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SISTEMAS Y CAOS EN LAS ORGANIZACIONES

Jess Alberto Zeballos, Mara Rosa Rodrguez, Myriam De Marco y Juan Carlos del Carril (Facultad de Ciencias Econmicas - Universidad Nacional de Tucumn)

1.- Introduccin La Epistemologa clsica propona un mtodo lineal de explicacin, denominado "hipottico deductivo". Este mtodo se basa en una secuencia de hiptesis y consecuencias observacionales. La explicacin y la prediccin cientfica consistan en esta linealidad deductiva. Pero la realidad es mucho ms compleja que un encadenamiento lineal de causas y efectos; su estructura parece ser ms bien un sistema de redes interrelacionadas. Las explicaciones cientficas, en consecuencia, no pueden seguir siendo una mera secuencia lineal de razonamientos eslabonados. Un pensamiento complejo y ordenado por un conjunto de teoras, entre las cuales destacamos la teora de los sistemas y la teora del caos, describe y explica mejor esta realidad. El presente trabajo quiere mostrar la aplicabilidad de estas teoras al campo de la Administracin. Estas teoras no slo son instrumentos tiles para la organizacin y administracin de empresas e instituciones, sino que tambin ofrecen una explicacin ms aproximada de sus procesos internos. 2.- La Teora General de Sistemas Ludwig von Bertalanffy, que propone su Teora General de Sistemas en 1950, define "sistema" como "un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes" o "grupos de unidades combinadas que forman un todo organizado y complejo, cuyo resultado es mayor que el de las unidades si funcionaran independientemente". Esto es, "un conjunto de elementos en interaccin dinmica que persiguen una finalidad". La teora de los sistemas abrev en diversas fuentes. De las ciencias formales toma los conceptos de tipos lgicos y grupos. De la fsica, los cmulos de energa y materia, organizados en sistemas y subsistemas interrelacionados unos con otros; adems del concepto termodinmico de entropa. De la Biologa toma la concepcin organsmica, opuesta al mecanicismo y al vitalismo y los conceptos fundamentales de homeostasis, morfostasis y morfognesis. Al concepto termodinmico de entropa contrapone el de neguentropa y al de homeostasis el de homeorresis.

El segundo principio de la termodinmica, entropa, sostiene que los sistemas tienden a desordenarse y desintegrarse aumentando su aleatoriedad. Pero, si aumenta la informacin disminuye la entropa. De aqu, la neguentropa es la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. Por "homeostasis" se entiende el equilibrio entre las partes de los sistemas. Estos tienden a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios del entorno. Como los sistemas, al alcanzar el estado ptimo de equilibrio, lo pierden, no hablamos ya de un estado homeosttico, sino de un proceso dinmico lmite, denominado "homeorresis". La teora de los sistemas considera que los procesos son circulares y crean espirales de intercambio progresivamente ms complejos. Su estudio exige nuevos marcos conceptuales; su lgica y su epistemologa son discontinuas con respecto a ciertos principios tradicionales del anlisis cientfico, tal como el de "aislar" una sola variable. Los sistemas cibernticos constituyen un modelo acabado para esta teora. La Administracin y el fenmeno organizativo, donde se consideran una serie de variables interdependientes, se vinculan necesariamente a una concepcin sistemtica. Una teora de sistemas, aunque en adarmes y no siempre reconocida explcitamente, subyace a cualquier teora de la administracin. La novsima teora de la administracin tiende a ser una descripcin multivariable, adaptativa, interdisciplinaria, cuyos resultados obedecen a explicaciones y predicciones probabilsticas y no determinsticas. Una teora sistemtica minimal de la administracin considera que las

organizaciones son entes dinmicos, multidimensionales y estratificados, que involucra los momentos: entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente. De las interacciones de sus miembros emergen procesos que no son reducibles a las propiedades o elementos componentes, los cuales influyen en los propios miembros. Entre estos procesos, se destacan la cultura de la empresa, los estilos de liderazgo, la participacin, etctera. La propia organizacin puede ser vista como un emergente. La existencia de estos emergentes enfatiza la necesidad de una tercera visin, la sistmica, entre la monstica y holstica. La primera pone el acento en el individuo y la segunda en el conjunto. La visin sistmica pone de relieve las relaciones y la retroalimentacin entre una y otra.

3.- La Teora del Caos. La teora del caos est basada en ciertos modelos matemticos que intentan explicar los mecanismos del universo cuyo comportamiento no es racional, previsible y determinado, sino catico y aleatorio. La teora del caos no es slo una teora epistemolgica sino tambin metafsica, ya que sostiene que la realidad es un continuum de orden, desorden, orden, etc... La inestabilidad e imprevisibilidad de los hechos no estn determinadas por el observador, sino que son inherentes al desarrollo mismo de los acontecimientos. La teora del caos supone, sin embargo, que si hay un orden oculto es de un tipo totalmente distinto al visible y por ello propugna una especial atencin en los matices, diferenciaciones, irregularidades de las cosas ms que en el orden y la regularidad. El comportamiento catico es mucho ms frecuente y universal de lo que en principio podra suponerse. De ah su aplicacin a las ms diversas disciplinas. Por otra parte, est contenido en un nmero relativamente pequeo de ecuaciones matemticas, facilitando su mltiple aplicabilidad. En la teora del caos, existen tres conceptos claves transversales: control (o descontrol), creatividad y sutileza. La incertidumbre y la contingencia son fenmenos que acompaan toda la vida. El intento de "mantener el control" es un ideal inalcanzable. Los sistemas caticos no son predecibles, manipulables ni controlables. Al aceptar la incertidumbre frente al caos surge la creatividad que nos permite percibir sutilezas, ambigedades y detalles provocando cambios significativos. Lo impredecible conduce a lo nuevo. Asociando la teora de los sistemas con la teora del caos se ve que un sistema tiende al estado de equilibrio, pero al encontrar un elemento perturbador; el sistema ingresa en un proceso de caos progresivo hasta alcanzar un punto llamado de "bifurcacin". En este punto, que es un acontecimiento azaroso, el sistema tiene dos opciones: o bien regresa al estado de equilibrio original (retroalimentacin negativa) o comienza a autoorganizarse (retroalimentacin positiva) para evolucionar en una nueva estructura: la estructura "disipativa" o "dispersiva". La estructura disipativa es una fluctuacin asumida por un sistema en sus interacciones con el medio. Una estructura disipativa no puede existir al margen del mundo externo. Necesita de los aportes continuos de energa y de materia que sostienen los procesos disipativos. A su vez, las estructuras disipativas tambin presentan umbrales de inestabilidad, umbrales que si alguna fluctuacin atraviesa conducirn la estructura disipativa hacia

una nueva estructuracin, hacia un nuevo modo de funcionamiento cualitativamente diferente. Vemos, pues, que del caos puede nacer el orden. Del carcter inestable y dinmico de los procesos reales surge la no linealidad del caos, que muestra una gran sensibilidad a sus condiciones iniciales. Como consecuencia de la no-linealidad que rige la dinmica del sistema, se pierde el contacto con las condiciones iniciales, por lo que no es posible la inversin temporal. Hay una incapacidad para retroceder en el tiempo debido a la irreversibilidad de la dinmica y a la necesidad de infinita informacin para recuperar las condiciones iniciales. El tiempo es una flecha que apunta en una sola direccin. El dinamismo y la no linealidad del caos produce el efecto mariposa que, por un lado, establece lmites a la capacidad de prediccin de modelos (predicciones a largo plazo son imposibles), por otro exige que el proceso de verificacin cientfica se base en propiedades estocsticas antes que en la prediccin deductiva. Debido al efecto mariposa, determinismo y predictibilidad dejan de ser trminos correlativos. En los sistemas caticos, pese a ser estrictamente deterministas porque vienen generados por reglas que no encierran en s mismas ningn elemento de azar, el comportamiento es impredecible al cabo de un breve tiempo. Las pequeas incertidumbres se agrandan hasta dominar el sistema. Sin embargo, en los sistemas caticos, la dinmica es determinista e indeterminista al mismo tiempo. Se trata de una nueva paradoja. Es determinista porque la dinmica obedece a unas reglas muy concretas. No obstante, la mnima variacin de las condiciones iniciales origina procesos muy diferentes, en cuyo caso la dinmica se presenta como indeterminista. Determinismo e indeterminismo se intersectan. Epistemolgicamente el indeterminismo aparece como una construccin humana, el determinismo como una abstraccin y una simplificacin metafsica para hacer inteligible la complejidad cotidiana y actuar con ella. El caos se expresa a travs de ecuaciones deterministas sencillas, como se ve en los modelos de simulacin. La naturaleza tambin se muestra en sistemas caticos, en los que puede observarse una dinmica regida por un conjunto finito y reducido de variables. La complejidad del caos no viene dada por el nmero de variables sino por el tipo de relacin entre ellas: relaciones caticas, no lineales. Por otra parte, la complejidad es una propiedad intrnseca del propio sistema y no proveniente del medio exterior, que tambin es complejo y catico.

En este punto, las ecuaciones que determinan la dinmica del sistema se tornan no lineales. Una caracterstica bsica de toda ecuacin no lineal es la no-unicidad de solucin. Las soluciones posibles se bifurcan y el sistema adoptar una de ellas. La propiedad ms relevante del caos es la mezcla de orden y desorden a un mismo tiempo. En las dinmicas caticas los componentes individuales muestran claros rasgos de desorden, mientras que en el nivel de las macro escalas se produce la emergencia de un orden, fenmeno de autoorganizacin. Se puede concebir al caos como una regin intermedia entre el orden absoluto y el absoluto azar. La teora del caos trata sobre la estructura y el orden; pero un orden muy distinto al caracterstico de la mecnica clsica. En palabras de Prigogine, el orden se genera a partir del caos a travs de condiciones de no equilibrio En un estado alejado del equilibrio, la materia detecta minsculas diferencias, esenciales para la construccin de sistemas altamente coherentes y complejos, emergiendo un orden por fluctuaciones. Cuando una fluctuacin aumenta dentro del sistema ms all de un umbral crtico de estabilidad, se llega a un punto de bifurcacin. El sistema experimenta una transformacin, adoptando una organizacin y un modo de funcionamiento distintos, estructurados en el tiempo y en el espacio. 4 - Administracin Lineal y No Lineal Las teoras clsicas de la Administracin suponen: que el futuro puede predecirse (planificacin), que debe imponerse una estructura de funciones (organizacin), que las desviaciones de las prcticas normativas deben minimizarse (control) y que los lderes son expertos en la motivacin, los objetivos e instrumentos de la organizacin (liderazgo). La aplicacin de la teora de sistemas no lineales cuestiona cada una de estas funciones bsicas: Planificacin: Teniendo en cuenta que las organizaciones son sistemas complejos y no lineales y menos predecibles que los sistemas simples y lineales, habr que repensar la nocin de planificacin entendida como herramienta para predecir el futuro. Las empresas e Instituciones son sistemas sociales, no lineales, producto de la interaccin de sus componentes: personas, materiales, tecnologas....

Organizacin: Cuando el sistema se autoorganiza no hay necesidad de imponer ni la direccin ni la motivacin, ya que el sistema se auto-motiva y se auto-dirige. Se da por supuesto que como sistema debe poseer una estructura mnima pero no rgida. La capacidad de auto-organizarse es innata en todas las organizaciones pero requiere que se den las condiciones apropiadas para manifestarse, eliminando restricciones impuestas, como ciertas polticas o prcticas de empresa que impiden la emergencia del cambio auto-organizado. Todo el mundo en la organizacin acta de acuerdo a motivaciones personales que le presentan como ms atractivas determinadas funciones. Los empleados no se resisten al cambio sino que actan de acuerdo a esos atractivos. Por lo tanto una ptima organizacin no radica en modificar la resistencia de los empleados al cambio, sino en establecer las condiciones que propicien la emergencia de nuevos y ms efectivos atractores. Los buenos lderes son los que establecen las condiciones organizacionales que cautiven a sus empleados y logren que el trabajo sea productivo, de gran calidad y en un entorno de satisfaccin laboral. Cuando existen impedimentos en la organizacin, saben cmo ayudar a la organizacin a bifurcarse en nuevos y mejores atractores. La auto-organizacin como emergencia de nuevos atractores puede entenderse como un proceso de bifurcacin. Otra manera de entender la bifurcacin es en trminos de condiciones alejadas del equilibrio. Estas condiciones son los factores externos e internos de un sistema que exigen nuevas estructuras. Las condiciones alejadas del equilibrio eliminan el estatus quo y llevan al sistema a un estado de inestabilidad o de cambio mediante eventos pequeos y aleatorios. Las nuevas estructuras emergen como resultado de la incorporacin de eventos aleatorios, tomados de la interaccin con otros sistemas o el medioambiente. Cuando hay mucha informacin a lo largo del sistema y retroalimentacin con el medioambiente, aumenta el flujo de informacin y con ello la neguentropa. Control: En un entorno de trabajo no dominado por las restricciones que buscan el equilibrio, sus miembros estn continuamente auto-organizndose. Cuando existe un control excesivo por parte de los lderes o cuando la informacin no fluye a todos los niveles de la organizacin, un reto para los lderes es acabar con todo este tipo de restricciones y facilitar de este modo la emergencia de la autoorganizacin en el sistema. Liderazgo : El quehacer de los lderes es establecer las condiciones que faciliten los procesos auto-organizados dentro de una estructura preexistente. Pero sta tiene

que posibilitar la emergencia de nuevas estructuras, nacidas de la interaccin de los componentes del sistema. El hecho de que la auto-organizacin es producto de alejarse de la norma establecida significa que la funcin controladora debe ser ms laxa para facilitar la emergencia de una auto-organizacin. 5.- Comportamiento Grupal. En las relaciones grupales todo es principio y es fin. Este concepto supone un cambio epistemolgico por el cual, todos los elementos influyen sobre los dems y a su vez son influidos por stos. Cada miembro adopta un comportamiento que influye en los otros. Todo comportamiento es causa y efecto. En el paradigma de la auto-organizacin disipativa, el grupo se mantiene abierto a las influencias del entorno, experimentando continuamente y ajustndose a dichas influencias pero siempre de manera autorreferencial. En el entorno siempre habr elementos de innovacin que es necesario asimilar; por ejemplo, las nuevas tecnologas y la inversin en capitales intangibles, en especial, los relacionados con la experiencia y la capacidad profesional. Los grupos sociales que funcionan dentro de condiciones turbulentas son ms eficaces en la realizacin de una tarea grupal cuando tienen diseos acordes con el modelo de la auto-organizacin disipativa. Es decir, ante condiciones de noequilibrio, los grupos realizan mejor la tarea de preparar un proyecto de trabajo, si poseen un alto grado de apertura, capacidad ptima de experimentacin, conciencia de la estructura profunda y los valores compartidos. De alguna manera se pone de manifiesto que el caos, en ambientes turbulentos, maximiza la neguentropa o proceso de informacin. 6 - Conclusiones La evolucin del pensamiento cientfico impone la necesidad de un nuevo enfoque para la Administracin en trminos de no linealidad. La teora del caos y la teora de los sistemas proporcionan una metodologa adecuada en el tratamiento de la inestabilidad, que supone procesos de autoorganizacin conducentes a un orden ms complejo. La gestin no lineal implica opciones abiertas, enfatizando la generacin de informacin y de adaptabilidad. Bajo este concepto la tarea del administrador debe orientarse principalmente a la observacin y comprensin del fenmeno de su organizacin. Esta nueva idea se contrapone a las teoras tradicionales de la Administracin, en las que el

administrador debe ser un rpido tomador de decisiones, una persona sagaz, impetuosa, que impone sus ideas y que es un generador de proyectos y tareas. El nuevo paradigma de las Ciencias de la Administracin, sugiere nuevas funciones para una gestin ms eficaz. El pensamiento sistemtico, complejo y las teoras del caos aplicadas a la Administracin muestran que es imposible evadir el caos pues es intrnseco a las organizaciones. Por lo tanto, se lo debe dejar fluir, observar, aprender de l y aprovecharlo, ya que es un medio frtil para nuevas metas, quizs ms convenientes que las originarias. La estrategia que sugiere esta teora consiste en nuevos modelos, tcnicas y prescripciones para cada situacin, basados en gran parte en la experiencia y las semejanzas con situaciones ya conocidas, modificando los modelos mentales tradicionales. En cuanto al tipo de control estratgico aplicable ante situaciones de cambio abierto que derivan de la dinmica catica, hay que destacar que el control estratgico debe entenderse como un control en sentido general, es decir, sobre las condiciones limitantes en torno a la inestabilidad. El diseo organizativo bajo el nuevo paradigma debe contemplar los siguientes aspectos: Acrecentar neguentropa, es decir, aportar informacin y nuevos significados. Estimular la polivalencia o policompetencia de los individuos. Determinar las variadas funciones internas segn los requerimientos del entorno. Especificar los valores fundamentales en los que se basan los objetivos de la empresa. Propiciar la competencia para fijar metas en los grupos autogestionarios. Aadir complejidad e incertidumbre para facilitar la autoorganizacin espontnea. La teora tradicional de la Administracin estuvo fuertemente condicionada por el concepto del objetivo. Los objetivos claros y fijos plantean que en una situacin ideal el camino a recorrer hacia este sera una lnea recta. Si el objetivo es uno slo y no hay dudas a lo largo del tiempo, entonces el camino ser perfectamente recto. Pero, lo recto, lo lineal, lo organizado exactamente, esta condenado a la muerte. En esa rectitud, que no puede adaptarse a los cambios, se anticipa el colapso de las

empresas. Mientras que en la plasticidad de una organizacin catica se asegura la perdurabilidad de las organizaciones. Bibliografa Bunge, M. (1999). Las Ciencias Sociales en Discusin. Buenos Aires. Argentina. Piados. CARBN POSSE, E. (2001). La Teora del Caos. Buenos Aires. Argentina. Siglo XXI. CHIAVENATO, A. (1992). Introduccin a la Teora General de la Administracin. 3ra. Edicin. New York. McGraw-Hill. COMBES, L. (2003). Contribuciones a los Sistemas de Diseo. Tucumn. Argentina. Edicin del autor. MORIN, Edgar. (1994). Introduccin al pensamiento complejo. Buenos Aires. Argentina. Paids. PRIGOGINE, Ilya (1983). Tan slo una ilusin?. Una exploracin del caos al orden. Barcelona. Espaa. Gra.