INGENIERA INDUSTRIAL CONTROL DE GESTION UNIDAD TEMTICA 1 INTRODUCCION AL CONTROL DE GESTION

FECHA 21/04/03

AUTOR CZ

ACCION Creacin

15/3/2010 CZ

Revisin

OBSERVACIONES Material preparado a partir de apuntes de clases utilizados en los aos 2001 y 2002, y basado tambin en el libro Contabilidad y Gestin de Enrique Herrscher y colaboradores. Contribuy tambin con observaciones y agregados el Ing F Arias , de la ctedra. Modificaciones y agregados menores y correcciones de formatos

1) Introduccin 2) Contabilidad Patrimonial Contabilidad de Gestin Control de Gestin 3) Alcances y objetivos de la funcin Control de Gestin 4) Pautas bsicas del control de Gestin 5) Relacin de control de Gestin con otras reas de la Empresa

1) Introduccin
Gestin es dirigir , o sea : Saber , Entender y Orientar. Primero SABER , o sea informarse de lo que est sucediendo ,basado en los sistemas de informacin disponibles . Luego ENTENDER , o sea interpretar las cifras ,verificar tendencias y entender causas y efectos. Finalmente DECIDIR/ORIENTAR , o sea cambiar cursos de accin parara llegar a los objetivos. Algo de Historia : a principios del siglo XX estaban vigentes los principios de la administracin tayloreana . stos se basaban en la INCIDENCIA DECISIVA DE LA MANO DE OBRA como factor de costos , la CONCENTRACION DEL CONOCIMIENTO en pocas personas dentro de la empresa y la ESTABILIDAD DEL ENTORNO de la empresa .Esas condiciones no se dan actualmente. La evolucin del conocimiento , la globalizacin y la evolucin de la tecnologa han cambiado fundamentalmente estas pautas. Esos cambios refuerzan la necesidad del control de Gestin como elemento de ASESORIA INTERNA dentro de la empresa industrial , dedicado al DIAGNOSTICO y CONTROL , y no a la sola comparacin de valores previstos y reales. Qu es Control? : tenemos al menos dos significados ; el ms antiguo significa verificacin , examen. El ms moderno implica gua , impulso correctivo , que es el que queremos remarcar. En general es : (1) FIJAR STANDARDS (2) COMPARAR REAL Vs PREVISTO (3) TOMA DE DECISION OPTIMIZANTE (4) REALIZACION DE ACCION . En todos estos pasos debe existir interaccin de la funcin de Control de Gestin.

2) Contabilidad Patrimonial Contabilidad de Gestin Control de Gestin

2.a) Una contradiccin aparente es la que se plantea es entre la CONTABILIDAD PATRIMONIAL (de presentacin ) y la CONTABILIDAD DE GESTION , sobre la cual se basa el Control de Gestin. En este caso , es importante remarcar que la Contabilidad Patrimonial est sujeta a ciertas pautas (Normas generalmente Aceptadas) , mientras que la informacin de gestin no est sujeta en principio a normas externas a la empresa. (S a criterios bsicos de consistencia y utilidad).Un problema normal es el armado de estructuras de informacin que tratan de cumplir ambas condiciones : las contables y las de gestin. Esto puede dar lugar a sistemas de informacin muy grandes y complejos. Parece ms recomendable el diseo de sistemas basados en el mismo origen de informacin ,pero con tratamientos distintos y verificaciones de consistencia en puntos intermedios y finales.

2.b) El Esquema grfico sera entonces

GESTION
Cont Pat

CONTROL DE GESTION GESTION

Cont Gest

, y los problemas se deberan analizar desde una nica perspectiva , que incluya a todas las funciones . Por ejemplo : Precios de compra en Suministros -> una visin unilateral de baja de precios de compra de insumos , puede tener como consecuencia problemas en la continuidad de la produccin por incumplimiento de plazos o standards de calidad en los insumos . Asignacin de crditos en venta -> dem anterior , una gestin de ventas enfocada exclusivamente en volumen y precio puede tener como consecuencia problemas en la gestin de cobranza , o altos niveles de morosidad e incobrabilidad. La funcin de Control de Gestin debe tener una visin integradora necesariamente , y esa visin debe verse reflejada en el diseo de los sistemas de informacin gerenciales. El Control de Gestin debera asegurar que la organizacin perciba con la mayor anticipacin posible las oportunidades y las amenazas, como asi tambin que valide permanentemente sus fortalezas y debilidades. En resumen , el Control de Gestin se sintetiza en 3 conceptos : INTERACCION con todas las reas MULTIDISCIPLINARIO ,por el mismo motivo anterior MOTOR DE CAMBIO por cuestionar permanentemente lo vigente , ponerlo en tema de juicio .

3)

Alcances y objetivos de la funcin Control de Gestin

3.a) El Control de Gestin ha evolucionado entonces desde una funcin de simple comparacin entre valores reales y previstos , a una funcin de asesoramiento interno a los verdaderos gerenciadores , que son los responsables de la operacin de la empresa. Es una tpica funcin staff .La evolucin puede sintetizarse en : De lo financiero a lo econmico De la simple verificacin al diagnstico Del simple control al consejo y la colaboracin Esta evolucin se desarroll al mismo tiempo que las estructuras de las empresas tambin evolucionaban desde la tpica pirmide a la organizacin por procesos .El Control de Gestin entonces forma parte del ciclo Planeamiento Control trabajando sobre su materia prima bsica que es la INFORMACION. Esto involucra una fuerte interaccin con el rea de Sistemas 3.b) Sus funciones y objetivos bsicos son : CUANTIFICAR las operaciones ya pasadas Reflejar los cambios en la asignacin de responsabilidades , pautas y medidas Reflejar las modificaciones en la fijacin de metas COORDINAR planes de distintas reas PREVER medidas correctivas COMPARAR logrado contra previsto AJUSTAR metas a objetivos EVALUAR resultados y esfuerzos INFORMAR a todos los niveles DESARROLLAR TODO EL CICLO de Planeamiento y Control 3.c) Las Areas Crticas sobre las que el Control de Gestin (como funcin asesora) debera concentrarse : a) ECONMICA : Contabilidad de resultados , balance , indicadores standard /institucionalizados. b) FINANCIERA : flujo de fondos, y sus indicadores especficos. c) COMERCIAL : / SERVICIO AL CLIENTE (este ltimo concepto resultante de la competitividad) d) PRODUCTIVA/ OPERACIONES (pueden ser servicios) ,midiendo los procesos clave. e) PERSONAL : indicadores cualitativos (Ej rotacin) y cualitativos. f) APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL g) RELACIONES CON LA COMUNIDAD En cada caso haciendo comparaciones y anlisis entre los indicadores propios y Historia propia Standards o valores planificados Misma o similar rama industrial Procesos similares de otras industrias (benchmarking). Estos INDICADORES pueden ser definidos solamente con conocimiento de : OBJETIVOS de cada funcin RECURSOS utilizados en la funcin OBJETIVOS de nivel superior a la funcin

, y consisten generalmente en distintas combinaciones de trminos y/o factores que incluyen medidas propias de la funcin , cuya variacin puede ser asignada en forma unvoca a la funcin. 3.d) Las PREGUNTAS BSICAS que la funcin Control de Gestin debera estar en condiciones de responder son 1. Cunto ganamos.? 2. Cunto nos deben .? 3. Cunto tenemos.? 4. Cmo nos fue.? 5. Cunto hicimos.? 6. Cmo lo hicimos.? 7. A qu costo lo hicimos.? 8. Cun buena fue la inversin.? 9. Cun buena fue la gestin.? 10. Hacia dnde vamos .? 11. Cmo podemos hacerlo mejor.? 12. Cmo estamos cumpliendo los planes que se derivan de las estrategias.? 13. Cmo estamos en el mercado.? 14. Cmo estamos respecto de nuestros competidores.? 15. Cul es nuestro market share en cada segmento estratgico.? 16. Cmo evolucionan nuestros indicadores de los procesos clave de negocios.? 17. Cmo anda nuestro plan de capacitacin? 18. Cmo esta nuestro compromiso con la sociedad.?

4) Pautas bsicas del control de Gestin

Las PAUTAS BSICAS sobre las cuales se debera basar el funcionamiento de la funcin de Control de Gestin , y , como consecuencia , el diseo de los sistemas de informacin asociados a esa funcin , son las siguientes ->

PLANEAMIENTO CONTROL GESTION

Estos procesos deben estar totalmente integrados entre s , y previstas sus continuas interacciones ; esto en forma independiente del tamao de la organizacin. Los procesos de Planeamiento y presupuestacin no deben transformarse en limitantes que generen rigideces en las decisiones operativas y gerenciales. Tener en cuenta que no siempre la eficacia est basada en la asignacin de ms recursos (financiamiento). Los elementos de Organizacin y motivacin son tambin fundamentales. Sin embargo , las limitantes referentes a los recursos financieros deben figurar y ser consideradas siempre a lo largo del proceso de Planeamiento y Control. Las condiciones bsicas de la informacin til para la toma de decisiones que conducen a acciones , son Relevante En el momento oportuno En la cantidad necesaria Referenciada Simple Contextuada Al menor costo posible Con asignacin de responsabilidades Con un sistema de alarma asociado La funcin de Control de Gestin (y los sistemas de informacin asociados) deben suministrar los datos y la metodologa necesarios para la bsqueda sistemtica de alternativas de mediano y largo plazos , anlisis de limitaciones y fijacin de prioridades de proyectos y planes . El sistema de informacin de Control de Gestin debe ser diseado de forma tal que induzca , explicite y desarrolle objetivos coherentes con el Planeamiento y la modalidad de Gestin de la organizacin. Estos objetivos deben ser luego organizados ,asignados y medidos peridicamente. En esta organizacin de objetivos , debe tenerse presente que los objetivos globales (de toda la organizacin) estn por encima de los sectoriales (propios de una funcin , rea , etc).

ORGANIZACIN MOTIVACION FINANCIAMIENTO

INFORMACION DECISION ACCION

ESTRATEGIAS LIMITACIONES PRIORIDADES

OBJETIVOS RESPONSABILIDADES RESULTADOS

OPORTUNIDADES PROBLEMAS ALTERNATIVAS

Las lneas de accin originadas en el proceso de Planeamiento no deberan ser perpetuas. El sistema de informacin de control de Gestin debera prever en su diseo la posibilidad de evaluar cursos alternativos de accin originados en preguntas del tipo qu sucede si...

GANANCIA COSTO RIESGO

En el caso de organizaciones por divisiones /negocios/segmentos debe estar prevista una visin general , que tenga en cuanta la armona entre las distintas actividades relacionadas. La evaluacin de los resultados debera estar siempre basada sobre una ecuacin Costos Riesgo Beneficio. El anlisis del riesgo es un aspecto fundamental , pues (a) siempre existe (b) no se puede cuantificar exactamente (c) no se puede ignorar. Productividad = [Productos / Recursos ] Eficacia = [ Producto / Planeado ] Eficiencia = [Recursos standard / Recursos reales consumidos] Estos tres elementos deben ser considerados al evaluarse la asignacin de los recursos . Dentro de la visin integradora mencionada , se incluyen los aspectos referentes a los recursos humanos de la organizacin , y la relacin de sta con el medio ambiente (aspectos legales , ambientales , sociales , culturales , etc).

PRODUCTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA

FACTOR HUMANO RESPONSABILIDAD SOCIAL ETICA

5) Relacin de control de Gestin con otras reas de la Empresa

Esta relacin variar segn el peso de cada rea , pero en lneas generales son vlidas las siguientes pautas : EQUIPO DE DIRECCION : a travs del desarrollo de un Tablero de Control PRODUCCION : en este caso la informacin es muy estructurada y sistemtica . Hasta nivel operativo. SISTEMAS : diseo e implementacin de los sistemas de informacin necesarios , bajos las pautas mencionadas en los puntos anteriores. ADMINISTRACION/ CONTABILIDAD : tratar de lograr integracin , con validaciones peridicas y pautas comunes de funcionamiento , pero no buscar coincidencia .En realidad la Contabilidad tiene como uno de sus interlocutores al Control de Gestin ; los otros son entes externos en general (bancos , bolsa , entes pblicos , accionistas , etc).