LOGISTICA

PROCESO LOGISTICO

ENTREGAS Beneficios de las Entregas Certificadas Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de mercanca: espera, descargue y verificacin. Reducir la excesiva manipulacin de la mercanca. Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relacin como socios entre el Proveedor y el Cliente. Pasos de la Entrega Certificada Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza Proveedor: Debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehculo. -Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. - Identificacin y Codificacin de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificacin con cdigo de barras. Utilizacin de infraestructura (muelles, bodegas, estanteras) y equipos (lectores, gatos hidrulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercanca. - Paletizacin: Cuando el volumen de la mercanca lo amerite se despachar la carga paletizada en estibas de intercambio estndar.

-EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Aviso de recibo, Instrucciones de transporte). - Proceso de Facturacin: Posterior a la separacin de la mercanca y en el caso de utilizar EDI despus del Informe de Recibo. - Certificacin de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que estn certificadas. - Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente. Cliente: El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer personal idneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura fsica y de sistemas adecuados para la recepcin de la mercanca, debe contar con: Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras. -Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, bsculas (si aplica), lectores, entre otros. Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario para llevar a cabo la entrega. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de recibo). -Programacin de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo mximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente. -Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del proveedor en el recibo. -Generacin de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generacin de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generacin de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo. -Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicacin de ste programa. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logsticos -EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros). -Vehculos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir que el vehculo este: limpio, carrocera se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos. -El orden de la mercanca en el vehculo: en caso que el transportador lleve mercanca de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos. -Seguridad: Utilizacin de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo). -Facturacin del servicio de transporte: 100% de documentos correctos. -Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc). -Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicacin de este programa. Paso 2: capacitacin Capacitacin del Personal: Cada una de las partes ser responsable de implementar un programa de capacitacin del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logstico haga parte

de estos procesos de capacitacin y este a su vez reforzar la capacitacin cuando realice entregas a otras ciudades. Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitacin se realice antes y despus de haber finalizado el proceso de implementacin, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo. Padrinos: sern los responsables durante el periodo de certificacin de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo as como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada. Paso 3: Definicion del acuerdo Recibo del Pedido -Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Telfono, etc, durante el proceso de certificacin. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido va EDI para obtener la certificacin. -Definir la frecuencia de pedido, das de pedido, fecha y hora de entrega. -Cuando el operador logstico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. - Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisin de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspeccin al 100%. Despacho -Se determin como prerrequisito para la certificacin entregar la informacin al transportador y al cliente, sobre la mercanca enviada, mediante el Aviso de Despacho (EDI). -Definir las condiciones de manipulacin de la mercanca entre el proveedor y la EPSL. -Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercanca. Transporte - Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harn parte del acuerdo en entregas certificadas. -Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales, etc.) -Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicacin para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vas, etc.) Para estos casos, el cliente no registrar una mala calificacin a la entrega. -Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operacin de transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la empresa. -En el caso que un operador logstico sea el mismo para varios industriales, este puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehculo, tanto de proveedores certificados como no certificados, garantizando la correcta identificacin de la mercanca del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.

Entrega y/o Recibo de la Mercanca -Determinar la forma de enviar la informacin al transportador y al cliente, de la mercanca recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura Remisin visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. -Establecer el nmero de personas que van a realizar la entrega y el nmero de personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspeccin y al tipo de vehculo. -Lista de los facilitadores con los que deber contar el cliente para recibir la mercanca. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulacin de mercanca. - Acordar el procedimiento y causales para la devolucin de mercanca. -Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averas y extravos. -Establecer los mecanismos para la solucin de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentacin del producto, empaques, documentos, etc. Verificacin de la Mercanca -Definir los perodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspeccin de la mercanca en el recibo. -Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercanca. Acciones Correctivas - Deben quedar las direcciones electrnicas, Telfono y Celular de los padrinos a quienes se les transmitir las Acciones Correctivas. As mismo se definir dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisicin para que se le de una solucin. Esquemas de Seguridad: -Entre las partes definirn y registrarn el nmeros de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehculo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado; Furgn, etc). Paso 4: Indicadores de gestion

Paso

5:

Procedimiento

sugerido

para

una

Entrega

Certificada

Preparacin y despacho del Pedido. Recibo del pedido. Verificacin del cupo de crdito y dems condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificacin para expender los medicamentos de uso controlado Reserva de la mercanca. En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generacin de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logsticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho va EDI. Preparacin del pedido por parte del proveedor u operador logstico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de

lo solicitado en la calidad acordada y la facturacin de cantidades iguales a las fsicamente entregadas. En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercanca la lista de empaque estar contenida en el Aviso de Despacho. Generacin y envo del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho va EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que sern despachados para entregar la mercanca solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rtulo) el nmero localizacin del punto de entrega simbolizado en cdigo de barras. Facturacin registrando el nmero del sello de seguridad que lleve el vehculo al igual que el nmero de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.