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1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES LOGSTICA La Logstica, en cualqulertpo de empresa, siempre ha constituido uno .

.de los aspectos ms importantes de su funcionamiento. Est; importara cia se ha incrementado notablemente con el advenimiento d e nuevos ysofisticados procedimientos destinadbs a acelerar la produccin, le que a su vez, ha hecho que la logstica adquiera un valor determinante, en su propsito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su planeamiento, hasta la fase final del proces empresarial ^ El proceso logistico :de una empresa, visa la organizacin y direccin de I fluir de los materiales, componentes, abastecimientos, movimientos y otras actividades, desde los productores o proveedores hasta los clientes o usuarios.

La logstica se encargar entonces, de organizar los recursos materiales, para satisfacer las necesidades que plantee la empresa como indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las. fuentes internacionales que pudieran proveer esos recursos.

IMPORTANCIA DE LA LOGSTICA
ItUflMOS OPIpocho s mmvos nidldoi Porqu es importante la Logfstica7

* FINANZAS i

Coslo Detos.: 20-60% Flujo de Caja

SEGURIDAD
PRODUCCION
Ausencia de Robos = costo Exacto. Abastecimiento' Oportuno = costos Operativos bajos

TECNOLOGIA Nuevos avances tecnolgicos = Buenas relaciones comerciales

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CAPTULO I

LA FUNCIN LOGSTICA, SU PROCESO Y ESTRUCTURA

1.1 CONCEPTOS SOBRE AfMINISTRAC|N DE lifimi O LOGSTICA Considerando el .proceso que deben seguir todos los materiales dentro de la empresa, encontramos que estos deben ser adquiridos, almacenados, controlados y por ltimo
;

distribuidos para su utilizacin o venta; es decir, que todas actividades se realizan cuando se necesitan

estas

materiales,: sean estos materias primas, productos . terminados, semi - manufacturados o en proceso, cualquier otro tipo de existencias servicio que generalizando, llamaremos' materiales. Recordando esta . finalidad dentro de la administracin empresarial, podremos definir que la Administracin de Materiales o logstica es la funcin que planea, organiza, dirige, coordina y controla el proceso de los materiales, desde su adquisicin hasta su entrega al usuario o consumidor. La Administracin de Materiales es una parte de la Administracin General que comprende el uso de principios, mtodos y tcnicas pre - establecidas, para permitir de wna

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manera ms econmica y racional la utilizacin de los medios materiales, en la cantidad, calidad y otras condiciones conseguidas en.funcih de fa produccin. La logstica, entendida como una funcin dentro del mbito militar, encargada de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es un .concepto que sirvi inicialmente para definirla. En la actualidad, la funcin logstica puede definirse como el conjunto de operaciones que permiten..poner a. disposicin de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada, todos ios artculos y productos necesarios para su funcionamiento ai menor costo posible. A esto habra que agregar, que toda la operacin deber permitir el eficiente flujo de materiales desde las fuentes'en que se inicia la produccin hasta el usuario final. Para hacer efectiva esta funcin, se necesita contar con una compleja red de medios fsicos y tcnicas de organizacin. La Administracin de Materiales o Logstica, involucra la totalidad de los flujos de materiales de la empresa, desde la programacin de materiales, compra, recepcin, almacenamiento en la bodega, movimiento de materiales, transporte interno, y almacenamiento en el depsito de productos acabados. Se refiere a la totalidad de las funciones relacionadas con los materiales, ya sea con su programacin, adquisicin, resguardo, distribucin, etctera, desde su llegada a la empresa hasta su salida con direccin a los clientes.

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LAifi^lfcglS:a como parte importante del rea administrativa, posibilita el aprCjvtefcnaWieito de las empresas,, la ejecucin de planes de fabricacin ^ produccin y la distribucin de productos. Todas estas funciones debers estar debidamente relacionadas dentro de un sistema flftgiinal mayor, que garantice eficiencia y
Sisada.

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APLICACIONES DE LOS PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN, N

* LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES O LOGSTICA $fendo,los principios de la Diree^Ka aplsable en sp;totsjdad a IOft48tgentes de encades* lilqilfera . sea li nivel h que actei, es lgico pensar qt aquellos que se p*la^|lpE del -fibto )-

&$k$timtB\ de,Materiales y Heneo persona! a ;fti rdenes, de|#ri


tee/1 ifsnte las n#fciil$, guias $ |M|pR ifHMacfes a fin de aplicarlos h .el desempeo di s -tJfcrtW#i:e
a.

Planeamiento.- se puede afirmar que la mayora de los

planes que se elaboran dentro de una entidad, obligan a las dependencias de materiales i confeccionar sus propios planes, para :S#fapfF#nM ifffwcin, por cuanto enfepap

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. elloilei.pmpto^falne^e adcn|s||3nes y ulliacfn de flfhUOi que hacen intervenir a la Dependencia de matlffefe# que por su funcin est obligada a proporArtrielfeiipiunarnetie y con la mayoreconwla posible. La deteiOTnactf| del objetivo en la Administracin de materiales, as como la elaboracin de los planes para alcanzarlo, debe basarse en el objetivo general de la empresa y en los planes relacionados con su obtencin, de manera que unos con otros estn enlazados, cumpliendo de esta manera, con los principios referentes a la furfFI de planea^'i^Bdpsarroltep los Btofc:" * . Si se ha cditft^ado que esta fundn tiene primacji sobr las otras que desarrollan los dirigentes, es indudable que para el administrador de materiales la responsabilidad que asume al planear las adquisiciones, lo obliga a llevar al ertresi la elaboracin, de los planes,-programas, y pee supuestos que le permita tomar rpidas y acertadas decisiones. b. Organizacin.- Una de las deficiencias que generalmente se constatan en las empresas, es la ubicacin correcta de
t;

ia dependencia administradora de Materiales dentro de la Organizacin de la Empresa, y esta deficiencia es la que da lugar en la mayor parte de, los casos, a que no se fije exactamente y con propiedad,'el nivel y la finalidad que deba sta cumplir. Ello permite, muchas veces, convertir a los Compradores en mandaderos y a los almacenera en simples guardianes de los materiales.

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En la organizacin, debemos determinar con precisin las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo general, y.debe contemplarse en forma espillea cuales son las que corresponden a la Administracin de Materiales, de manera que se pueda agruparlos bajo un solo mando, y no tenerlas dispersas o asignadas a varias dependencias. . Pero, todos los cuidados y medidas que se tomen al organizar la empresa pii establecer la Independencia administrativa de la uftn logldtica, po tendrn efic^rti la propia dependencia no se organiza con igual cuidado. Por lo tanto, al departamentalzarla, al darle autoridad y responsabilidad, al dividir el trabajo que en ella se ha de realizar y al asignarle sus funciones, hay que tener siempre presente que su existencia debe facilitar el trabajo de los que requieren de sus servicios, mediante la entrega oportuna y econmica de los artculos que necesiten para poder funcionar. c. Formacin de Cuadros.- La mayor traba en la centralizacin del proceso de materiales en una sola dependencia, se encuentra en la desconfianza que los usuarios sienten hacia dicha dependencia, as como el temor de no poder contar con los artculos que necesitan en el momento preciso. Esta desconfianza y este temor se basan generalmente en el personal que se destine para desempear estas actividades, as como en su falta de capacitacin, lo que da lugar a que l control de las existencias y su renovacin no se aplique eficientemente. Por lo expresado, y sabiendo que esta funcin completa la anterior, debe contemplarse una seleccin rigurosa del personal que se destine a la dependencia Administradora de Materiales.

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d. Direccin,- Dirigir significa orientar, guiar y supervisar a los subordinados, canalizando sus actividades hacia el objetiv. Es indudable que las dependencias que actan con los materiales requieren la aplicacin de todos los principios relativos a esta funcin. Para lograr una buena direccin, debe unificarse el mando y no duplicarse, poniendo bajo un solo jefe el proceso completo de los materiales dentro de la Empresa, a fin de qu este contemple todos los aspectos que con se relacionan, y por lo tanto dirigir mejor su dependencia, haciendo comprender a su personal qu es lo que se pretende de ellos, y de su desempeo en los puestos que ocupan dentro del funcionamiento regular y eficiente de toda dependencia administradora de Materiales, o. Coordinacin.- Al tratar este aspecto, tenemos que relacionarlo con elobjetivo principal de las Administracin de Materiales dentro de las Empresas, por cuanto la coordinacin est basada en la armona de los esfuerzos para alcanzar el opN^o. Por tanto, si para esta el objeji pffapal consiste en servir a los que necesite los materiales, proporcionndoselos oportunamente, f haciendo adquisiciones econmicas y evitando Jas prdidas . Ppi^h^SSjKOsivas; es indudable que para iarilf dicho objetivo,, debe funcionar la coordinacin entre todos los elementos que en la empresa tiene a su cargo el aspetli J de FMlfatefp idemll^ ifisfs los usuarios que los npHI pan su fusKiohanieiibi.

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Es notorio todava que en it|Uf|#s E m p r e s a s l a s adgutetfeftes se efectuarn sin establecer la ntSfsari coordinacin con la Dependencia de Almacenes, para cei^war?e si sta dispone d# espacia.fwcesaip para sti almacenaje o si los consumos ti relacin con las . cantidades a adffcftife,
f. Control.- Sin control #f:

.midiendo, cortitata.ndo y corifendolas alldade.t'qii,s realizan doriamente, se podr guiar, ofiear f pontfiir . iiejt|a dependenoia hacla.su objifeo comn.

El control en |a Administracin de Materiales, es base fffiportaniipara lograr ana dependencia lefttable f para obtener el otffts d dar rtia y mantener la:fp#n.ufdd del abastecimiento, qferffMafti acaasferta, o dapfer adquisiciones e$gy jjfljfff todo, para dar pwMqai a los usuarios de que contarn con los materiales qye requieren p el mm.<f de control bien establecidas, que faciliten el acoplamiento de los planes en las medidas que se torpen para constatar su realizacin, se podr preveer las*deficiencias, los problemas y dificultades; y, se podr adelantar en la solucin, a fin de mantener la eficiencia y rentabilidad de la dependencia.

I 4 PLAN DE ORGANIZACIN DE UNA DEPENDENCIA


ADMINISTRADORA DE RECURSOS MATERIALES. II mtodo que seguiremos nos permitir efectuar un anlisis conducente a establecer un plan de organizacin:

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A. Definir el Problema. El primer paso a seguir consiste en definir Cul es e| problema que se tiene entre manos y cmo debe solucionarse?. La mejor forma de definir el problema es contestar algunas preguntas que uno plantearse y que podran ser: 1. De qu tipo de entidad se trata, Industrial Comercial?. 2. Se encuentra ya funcionando, o va a iniciar sus operaciones?. 3. Las dependencias.que intervienen en .el proceso de la Administracin de Materiales, existen ?, estn centralizadas?, de quin dependen?. 4. De qu cantidad dispone para su organizacin?, tiene factores limitativos l respecto?. B Situacin Inicial. Una vez definido el problema, se estudiar la situacin en que se encuentra ia dependencia que se trata de organizar en razn de: La organizacin que tiene, Los medios con los que cuenta. Procedimientos que emplea, Control que se realiza, y Actividades que est cumpliendo. mismo puede

Y en igual forma que en el primer paso, puede analizarse n razn de contestar preguntas como: 1. Cmo estn organizadas las reas que integran la Administracin

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2. 3. 4.

Logstica? Qu nivel ocupan dentro de la actividad? De quin dependen? A quines mandan? De qu medios humanos dispone? Son suficientes? Cuntos necesita? Qu grado de instruccin requiere cada puesto? En qu condiciones trabajan? Existe un Manual de Organizacin? Qu indica?

5.

6. De qu materiales dispone? Cmo se utilizan? Cunto requiere? 7. Se est efectuando el control? Cmo? Es suficiente? Es excesivo? Cul es su costo?. Establecida en esta forma la situacin real que vive la dependencia, se continua el estudio mediante: En est paso se debe determinar: 1. Qu se est haciendo bien? 2. Qu se est haciendo mal? 3. Qu mejoras pueden implantarse? 4. En qu forma o cuntas alternativas existen para corregir
lo que se est haciendo mal o para mejorar los procedimientos de la dependencia?

D.

Comparacin de las Alternativas. Al terminar el anlisis deben tenerse varias soluciones para cada aspecto de la situacin inicial y de los problemas detectados. Estas varias soluciones o alternativas que se encuentran, se compararn entre s y con relacin a los principios de la direccin, factores limitativos, poltica establecida en la entidad, etc., que constituyen jos patrones de comparacin, que permitirn determinar las ventajas y
i*

desventajas de cada alternativa para alcanzar eficientemente el objetivo general que se haya establecido.

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E.

Eleccin de la mejor Alternativa o Decisin El ltimo paso es el de decidir de acurdo con la comparacin efectuada, cul de las alternativas es la ms conveniente, para lo cual se requiere saber cul es la que tiene ms ventaja y menos desventajas, que pueden solucionarse con facilidad y,sin mayor costo. Al tomar la \ decisin y elegir la mejor alternativa, hay que elaborar el plan correspondiente, en base a dar respuesta a las
preguntas siguientes: Qu?, Cundo?, Dnde?, Cmo?, 'Quin?, Con qu?, Por qu?, Para qu?; es decir determinando': t Qu se va a hacer? En que tiempo?

A qu costo? ' ' En que condiciones? Dnde se har? Cundo se iniciar y cundo terminar? Cmo se realizar? Quin o quienes lo harn? Con qu medios?

En conclusin, mediante el anlisis y la comparacin de la situacin que se encuentra, podremos dar solucin a los problemas que se presenten teniendo siempre en cuenta los patrones que nos ayudarn a escoger la mejor alternativa, es decir, aquella que se podr llevar a cabo con l menor esfuerzo, y al menor costo posible.

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ORGANIGRAMA TPICO DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

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INVESTIGACIN

1.5 RELACIONES DE LA LOGISTICA CON OTRAS FUNCIONES DE LA EMPRESA La conclusin de que el flujo de materiales da lugar a un proceso
I que debe ser integrado para permitir un mejor servicio a la

empresa en su conjunto, ha facilitado la centralizacin de las actividades y la creacin del sistema loglstico, cuyo diseo y administracin absorbe funciones que en el pasado estuvieron a cargo de las otras dependencias de la empresa. Es conocido que las actividades logsticas sufrieron una descentralizacin casi total, hasta que s lleg a comprender que eran elementos de un solo proceso, cuyo reconocimiento s produjo despus de extensas polmicas en las que se demostr el carcter integral del sistema, en oposicin a la idea de que cada actividad se podra desempear mejor y con resultados positivos para la entidad,.involucrndola en las dependencias a las que servia. La centralizacin dada por el sistema y la posicin de funcin directiva o gerencial de alto nivel que ha logrado alcanzar la dependencia logstica, aunque la denominen en diferentes formas, ha dado origen a que en el cumplimiento de sus funciones, establezca relaciones con otras dependencias de la empresa a nivel directivo, las que n algunos casos se ven afectados por discrepahcias en las soluciones que se den a los variados problemas de materiales que a diario se presentan y que son vistos en diferente forma, especialmente, por aquellos que tuvieron las actividades, hoy centralizadas, bajo su mando.

Aunque las relaciones de la dependencia logstica abarcan a todos los elementos de la empresa, son dirigidas principalmente hacia Produccin, Comercializacin, Finanzas y Contabilidad, Ingeniera de Producto y Control d Calidad y* lgicamente, hacia la Gerencia General. a. Logstica - Gerencia General Como se ha indicado anteriormente la ubicacin de la dependencia logstica en la organizacin de la empresa, es uno de los problemas que se presentan al centralizar las actividades relacionadas con ella. Se considera problema porque conform han venido funcionando, las decisiones se han tomado, solamente, teniendo en cuenta satisfacer al usuario, y, por lo tanto, atendiendo sus exigencias y, a veces, caprichos, sin pensar en la importancia econmica que cada, decisin poda tener, para la empresa. Las relaciones entre el Gerente General y el de Logstica, deben basarse en la comprensin de la funcin que se ha asignado a ste por el conocimiento que tiene de la organizacin y del servicio que debe proporcionrsele, as como por la aceptacin de sus responsabilidades para administrar eficientemente, con poltica y procedimientos adecuados a fin de lograr resultados con costos econmicos en todos los aspectos de su actividad. Lgicamente que para ello la Gerencia General debe apoyar al Gerent de Logstica, asignndole la autoridad que le corresponde a la responsabilidad que asume y procurando que cuente con todos los medios que le permitan alcanzar eficiencia en su trabajo.

La Gerencia General debe permitir actuar libremente al Jefe de Logstica, confiando en sus conocimientos y escuchando sus opiniones, hacindolo partldpar; tt (s definicin de polticas y normas, asignndole el nivel gerencia! que debe tener, a! mjsmg lempo que le # el apoyo necesario para lograr la coordinacin de la funcin logstica con las de produccin, finanzas, comercializacin, etc., caso contrario la uncin se ver limitada, los inventarios no estarn adecuados a las necesidades y las roturas de stocks o los excesos de existencias seguirn producindose y las quejas de los usuarios aumentarn. b. Logstica - Produccin En las empresas {MNi JrftpFfci# Ipil directivos se concentra en la filn liIfliL TlU iTmnijili que todas las funciones giren alrededor de elia. Es indudable la Importancia que tiene esta funcin como principal consumidora de materiales y por ello, es que normalmente las actividades logsticas han estado bajo su dependencia y, an en la actualidad, son muchas las empresas que las subordinan a la direccin o gerencia de produccin. Sin embargo, un breve anlisis de la funcin principal de ambos elementos, nos permitir establecer que la mejor relacin entre ellos debe ser enfocada desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a su contribucin eficaz a los beneficios generales de ja empresa, Desde este punto de vista, se encontrar que i relacin entre los elementos debe ser de coordinacin'y no de subordinacin, no existiendo razones para que alguna de ellas domine y si ms bien para que, mediante el desempeo coordinado de ambos, pueda produccin contar i materiales que requiere, sin tener preocupaciones extras a su

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verdadera y principal funcin; la transformacin de las materas primas en productos tejfilnados a costos verdaderamente competitivos. Mientras-que para Produccin siempre es preferible pe sobren los materiales para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para logstica las sobre-existencias y las roturas de stock son prdidas que la empresa debe evitar por su similar gravedad. Esta afirmacin, concreta una de las razones por las que no puede subordinarse, una a la otra; y por ifo es que se debe tratar de alcanzar la ms estrecha colaboracin haciendo que Logstica conozca y participe en el planeamiento de las necesidades futuras de Produccin; de manera de lograr que su actividad tienda a mantener existencias a niveles adecuados a, que regule la renovacin de los stocks en funcin de la capacidad de almacenaje; del medio de transporte ms rpido y menos costoso para las cantidades que se adquieren, del control de inventarios y la posibilidad de sustituciones, de las relaciones con los proveedores, de la bsqueda de fuentes de abastecimientos que eviten depender, de un solo proveedor, en fin. las satisfaccin de las necesidades de Produccin, como uno de los usuarios, s afectar la economa de la empresa, lo que se puede lograr si una colaboracin y coordinacin estrecha e independiente .-jit failf las comunicaciones y el disponer deInfiMfii , adecuada con oportunidad tanto fi ftjfftfifltfct ippp en , otro. c. Logstica - Finanzas - Contabilidad Contabilidad; le compete el empleseflfpe del capi! que la empresa tiene f ii otftil de ffti

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i a^!daii;^'re|i^tji

con

el

manejo

de

dicho

capital.

Las

"relacions con Lffitlca soft constaras y lHd < im portanci ayaqueesstaia qus.se HP de loImaySres desembolsos que se efectan en la empresa en el 'cttcnplmeRo de su funcin, tanto en ffete a loi , ,i|itellteS''! Sit cMii,''ii&nSi- -iiitfc, adfiMsifcft dfe ' rs dal:.aftif,^ii aspectos ambos que slo pu'fgn pp? AtjMaagpi tenlndo en cuanta la disponibilidad de dteer# '.ellcstiio y las posibilidades de contar con recursos cp puedan ser .qirtpiifeidos pfe pagos,M$S>'

L^%ni6nlpg|f|i^'p^saj|sfig9c latBice^idl'f'te

usuarios compromete la economa de la empresa y, antes de hacerlo, deber coordinar con la dependencia de finanzas para definir sus posibilidades en las negociaciones con los proveedores y lograr'condiciones de pago acordes con la capacidad econmica definida por Finanzas. Aunque no debiera producirse, sucede muy a menudo en las compaas, que la entidad financiera se entere de los acuerdos tomados por Logstica con. los proveedores, al recibir la copia de la orden de compra epiitida; la que en muchos casos no puede ser cumplida en lo referente a condiciones de pago, por no tener posibilidades para ello la empresa, dado los acuerdos establecidos por Logstica. Teniendo en cuenta que las acciones de las dependencias logsticas deben ser registradas y controladas por Contabilidad, lo que origina una serie de operaciones contables, es conveniente que los formularios, impresos y dems documentos que manejan estas dependencias sean diseados considerando las

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necesidades, no slo de Logstica sino tambin de Contabilidad para evitar duplicaciones de formularios y de trabajo que encarecen los costos. La coordinacin en los procedimientos relacionados con materiales, es indispensable entre. Logstica y FinanzasContabilidad, para conseguir efectivos beneficios en los costos. Igualmente lo relacionado con la clasificacin de cuentas deber ser coordinada entre ambas dependencias. d. Logstica - Comercializacin La comercializacin de los productos que.fabrica una empresa, es otro de los aspectos que como Produccin la consideran ios directivos como de gran importancia, lo que es lgico por cuanto es sta actividad la generadora de ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha importancia no debe ser sobrevalorizada,' ai extremo de subordinar las otras actividades a ella. La poltica de comercializacin y las tcticas que se empleen para cumplirla tiene una influencia fundamental en e>l diseo y la operacin del sistema logstico, pues sus requerimientos establecen los limites entre los cuales debe trabajar el sistema, especialmente en la actividad de distribucin fsica afectando en muchos casos sus costos. A! establecer el pronstico de ventas, la dependencia de comercializacin e$t definiendo para la empresa sus necesidades en produccin, ya que sta dependencia deber planear sus actividades para responder al pronstico establecido y proporcionar los artculos que en l ha previsto vender. La dependencia logstica deber al mismo tiempo adecuar su sistema para abastecer a produccin con las materias primas que requieren los productos que fabricar, y adems preparar sus almacenes de productos

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terminados para recibir los artculos de produccin, controlndolos y renovndolo en funcin de la comercializacin que con ellos se realice. Como con las otras actividades, con la comercializacin se debe establecer relaciones de coordinacin y enlace que le permitan a Logstica disponer del artculo y entregrselo oportunamente al cliente final a travs de su dependencia de distribucin fsica. Para ello debe medir el servicio que ofrece en funcin de: La rapidez con que los artculos pueden ser entregados al cliente. Confianza que dicha rapidez genera en los clientes. Grado de disponibilidad inmediata de los artculos.

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Aspectos que se relacionan, ya que la rapidez de entrega est directamente afectada por la disponibilidad de los artculos, y la confianza se obtiene en bse a la disponibilidad y la rapidez. Al tratar de disponibilidad, se debe pensar que sta se logra, siempre y cuando se sepa dnde est el artculo para que disponiendo del medi de transprte, se pueda entregar con oportunidad al cliente, es decir, que disponiendo de un buen control de inventarios y del transporte adecuado, se lograr disponibilidad, rapidez y confianza, aun sin tener el artcuio en el propio almacn. e. Logstica - Control de Calidad A ste elemento le compete, como su nombre lo indica, controlar la calidad de los productos que fabrica la empresa y adems aquellos que son adquiridos para la produccin u otras dependencias. Por ello es que la actividad logstica debe establecer coordinaciones y obtener la colaboracin, de manera de asegurarse la calidad adecuada, hacindola certificar por el control de calidad. FASES DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES O LOGSTICA Cualquier procedimiento de administracin de materiales, emplear las siguientes fases:

1.

Programacin.- Prevee en forma racional y sistemtica, la satisfaccin conveniente, adecuada y oportuna de los

bienes, servicios y obras requeridas

por

las

distintas

dependencias de la Empresa, previa determinacin de los tilmos en base a sus metas institucionales. Constituye un elemento del planeamiento integral de la empresa y ordena la gestfndel abastecimiento.

2.

Adquisicin Compra.-^ tffls del cual se foati! y consolida la tenencia o disponibilidad de los bienes | servicios requeridos por las dependencias de una Empresa. Estasadquisiciones se realizan a travs de J ^aBII u oficinas de compras, y utilizando una serie de modalidades: adjlfeacilfiii directas, por concursos o por licitaciones, .teniendo en cuenta caraCter%&a:s propia# o con#8K

> & previstas (calidad, caridad, peso, wiumeri,:. etc, 3, Almacenamiento.- Actividad funcional relacionada con t ^uSfcacKsSica temporal de los bienes maftfiales adquiridos pBf ja entidad, en un espacio,fsico apropiado denorajipio almacn, >rf fines de custodia desfts? final a tos usuarios. Estos ambientes fsicos, denominados almacenes, deben reunir fas condiciones apropiadas para el debidoy adecuado StalleriTifentO^ conservacin, preservacin, seguridad Stema y efterna, d los materiales que aSssrgftffc, 4 , Distrtbuci^ Actividad H^I y tiffsa tajfaia g la directa satisfaccin de jas necesidades de bienes a las distintas dpeRderieias que oportunamente lo requiereri i - 1

___ J

En esta actividad, el sistema logistico pone a disposicin del usuano los bienes solicitados, previa presentacin del pedido, debidamente autorizado y firmado por el jefe de la dependencia solicitante.

6.

Transportes.- funcin logistica mediante la cual se realiza el movimiento de los materiales, desde las plantas de aprovisionamiento hacia las instalaciones de las entidades. consumidoras y/o hacia los usuarios o clientes.

CIRCUITO DE LA LOGSTICA EMPRESARIAL


( LOGISTICA '}

( COMPRAS i
INVI TIO ACIN OH MPRCAOOS ANALISIS OE
(IINIRA ORDEN

(SEGUIMIENTO) * V

PI COMPRA

V.
. RECEPCION . ALMACENAMIENTO* . DESPACHO TO I JCK. . ANALISIS OE STOCK REPOSICION

/ DISTRIBUCION v / DISTRIBUCION V
. TRANSPORTE . DISTRIBUCION TARIFAS

V V

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QUE ES LA LOGISTICA?

II fL AftAI Tf CIMICIif 0 C/iCiEMTC Of LO MATERIAL! V IfHVKjOl NO HAkOtil4t OO NC JITA UNA IMPRESA

EL ABASTECIMIENTO EFICIENTE ES TENER LOS MATERIALES EN


* LA CALMAD NECESARIA * il MOMENTO OPOATUNO * LA CANTIDAD REOUERtfM *

L MEMO* COSTOFOSIRLC
(MAO CTOKTUCMO

CL

ARASTE

CIMIENTO

CANTlOAO

WICISMTt

QUE ti TIENE OUi MACCA fAJU 0#TNR LO* fUQUlillOI ANTEfORIS

1) PROGRAMARLAS ^
NECESIOADES

FUNCIONES BASICAS DE LOGISTICA

2) CONTROL DE MATERIALES 1) COMPRAR \ 4) ALMACENAR


ESTAS 4 ACTIVIDADES SON LAS

SVTSi

CUANDO NO HAY PROGRAMACION IODOS LOS


REQUISITOS SON URGENTES

CUANDO Si REQUIERE ALGO URGENTE. EL MATERIAL SE CONVIERTE EN ESCASO Y CARO

CUANTO? VAMOS A COMPRAR

CUANDO? MU IIIAItlt MATERIAL DISPOMIU.C

MEDIANTE LA
ES DECIR :

PROGRAMACION 8E VA A DETERMINAR

a
ME OIANTE LA PROGRAMACION VAMOS A DETERMINAR LA CANTIDAD Y LA OPORTUNIDAD EN QUE EL MATERIAL DEBE ESTAR DISPONIBLE

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ES UNA FUNGN MUY IMPORTANTE PORQUE NOS VA A DETERMINAR

ES DECIR. NOS VA A DETERMINAR LA CALIOAD AOECUAOA, OE ACUEROO A NUESTRO PRODUCTO.

OUE7 ES LO NECESITAMOS

QUE

REALMENTE

CONTROL DE MATERIALES DEBE:

* CONFECCIONAR LNA FICHA TCMCA DE


CAOA MATERAL OUE CONTENGALOS REQUERIMIENTOS MNIMOS.QUE DEBENRELNIR PARA SER UTILES ALAEWRESA: .

* NO SE CESEN ACEPTAR MATERIALES OUE


NO CLMPLANCON LOS REQUERIMIENTOS MlNMOS SI LOS SUPERAH DEPENDE DEL PRECIO.

* CONTROL OE MATERIALES DEBE BUSCAR


SIEMPRE NUEVOS MATERIALES OUE SUPEREN A LOS TRADICIONALES EN EL ASPECTO TCNICOECONMICO.

ANTERIORMENTE, YA SE HA OETERMINAOO: CANTIDAD


OPORTUNIDAD Y

* CALIOAD LA LABOR CE CCMFRAS CONSISTE EN BUSCAR LA MEJOR OPERTA OUE SATISFAGA LOS REQUISITOS ^M^IONADOS

PARA ESTE FIN DESE REALIZA* UN BUEN ESTUOIO DEL MERCADO Y TENER:

37

UN PTIMO CATALOGO Y KEGISTKO OE PROVEEDORES

38

/ SE \ ENCARG A

* RECIBIR ALMACE NAR DISTRIBUIR

LOS MATERIALES EN PERFECTAS CCNOCICNES CUANDO SEAN SaiCITADOS POR LOS USUAROS

HEMOS PRESENTADO LAS FUNCIONES BASICAS DE LOGISTICA LUEGO LAS ESTUDIAREMOS

ESQUEMATIZACIOM DEL CICLO DE ABASTECIMIENTO

Trresrrsvr^T

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
Disee una definicin de Logstica, utilizando los siguientes conceptos: Sistema
ir Empresa

Aprovisionamiento Producqin - / Administracin Comercializacin Conteste Verdadero (V) o falso (F) a las siguientes afirmaciones: a. La logstica representa una gran inversin para la empresa. k->C; V .) b La logstica debe funcionar como ente independiente de las dems reas de una empresa. cantidad. . :.(.) (| c. Los objeSvos del abastecimiento son nicamente calidad y d. La funcin de distribucin fsica se encarga de ios movimientos d los productos en trnsito de un punto a otro. { ) Explfsjue- brevsmente: a. Importancia de la logstica en el contexto empresarial. b. Cules son las funciones bsicas de la logstica? c. Con qu departamentos de la empresase relaciona ms directamente la logstica? Disear a su criterio, un: a. SiStema logStico para una empresa industrial (pequea) b. Sistema logstieo para una empresa comercial (mediana)

CAPTULO II

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GESTIN DE COMPRAS

A.- PROGRAMACIN DE LAS COMPRAS

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PROGRAMACIN DE RECURSOS MATERIALES

PLANIFICACIN Y POLITICA DE COMPRAS En primer lugar, definamos lo que entendemos por planificacin: es el proceso de toma de decisiones anticipado acerca de Qu se debe hacer, Dnde y Quin lo har; es en cierto modo el puente que va desde el lugar donde estamos, hasta el lugar donde queremos llegar en un futuro deseado. Por su partela poltica es tambin un plan, en el sentido que es el conjunto d principios generales o maneras de comprender que guian o canalizan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones. Vistas Jas definiciones estamos frente a un tipo de toma de decisiones en el presnte, que producir resultados en el futuro,' de tal manera de contar conda adecuada provisin de bienes y/o servicios necesarios para la empresa en funcin de sus metas y su capacidad financiera, permitiendo su flujo constante que asegure su continuidad cumpliendo los criterios de racionalidad y austeridad. En cuanto a las unidades responsables que; Intervienen en la determinacin de la planificacin y poltica d compras, son principalmente:. a. Logstica.- Encargada del planeamiento y control de inventarios y por lo tanto de determinar las necesidades en trminos de cantidad. Asmfmo, *f coordinacin estrecha con los usuarios, la plena iderttlfrqacio da los materiales requeridos (Mombre, Caractersticas tcnicas, Calidad requerida, ifej-^por
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$nro es la encargada de disear la poltica de compras, especialmente era* cuanto a la oportunidad de las compras. b. Planificacin y Presupuesto.- Quin deber proveedlos gastos presupuestarios, programarte y financiarlos. La Bifortmijin proporcionada por ellos e bsica, pues de acuerdo a ella se priorizar las compras., decidiendo la asignacin de recursos. c. Compras.- Quin de acuerdo a la itfo|fiacin recibida y en coordinacin con los usuarios plartiar las compras. La planificacin y poltica, debe tener las siguientes caractersticas: a. Uniformidad.- la planificacin y la poltica establecida es valida para todas las dependencias de la empresa, ninguna dependencia debe tener un tratamiento excepcional, por mucha jerarqua que tenga. b. , Racionalidad.- Se refiere a que los mtodos y procedimientos

sean ordenadamente aplicados y adems que se garantice un eficiente empleo de los bienes y servicios.

44

c)

Flexibilidad.- Los mecanismos y procedimientos deben facilitar su actualizacin en caso que varen las condiciones que originaron lo nlcialmente establecido.

d)

Periodicidad.- La planificacin y la poltica se establecen de acuerdo a las condiciones existentes y stas son cambiantes. Una buena planificacin ,es aquella que responde de manera fidedigna a las condiciones, por ello, debe establecerse por un perodo de tiempo concreto.

e)

Austeridad.- Entendido como el empleo mesurado de los limitados recursos con que cuenta la empresa y su adecuada combinacin para obtener ms y mejores resinados, e ' los principales criterios de austeridad, podemos sealar: 1) Utilidad Mltiple.- A iftculos similares, en lo posible debe tenderse a estandarizados, de tal forma que un mismo articulo pueda servir para diferentes fines. 2) Uniformidad.- En lo posible deben agruparse bienes y/ o servicios similares, a fin de darles el mismo tratamiento t^nto en cuanto a compras, como en cuanto a mantenimiento. 3) Durabilidad.- Se debe dar preferencia a aquellos bienes, que relativamente respecto a su precio garanticen mayor duracin o menor riesgo de deterioro. 4) Racionalidad.- De acuerdo a la disponibilidad financiera prevee las necesidades indispensables para satisfacer las necesidades d la empresa. 5) Prioridad.- te empresa debe establecer con claridad los criterios de prioridad para aplicarlos en j caso que no sea posible obtener todo lo programado, en general, los que resulten crticos para e curfiplirpientp de. las metas o aquellos que tiendan a vallar de precio con mayor frecuencia y magnitud. 6) Facilidad de Conservacin*- Evitar en lo posible la obtencin
45

anticipada de aquellos bins y/o servicios cuyo mantenimiento o conservacin demande considerables gastos. 7) Ahorros de Gastos Adicionales.- En lo posible debe evitarse gastos adicionales como transporte, seguros, etc., tendiendo a que sean asumidos por el proveedor. PROGRAMACIN DE COMPRAS El proceso de programacin de las compras, consta de los Iguientes pasos: 1. Determinacin de Necesidades.- Identificar con claridad las necesidades de bines y/o servicios, formulndose en trminos de Nombre, Especificaciones tcnicas, tiempo mximo de provisin, Lugar en donde se requiere, etc. La determinacin de las necesidades debe efectuarse en coordinacin con la oficina de presupuestos a fin de que lo determinado est'dentro del tope presupuesta! establecido y de ste modo la programacin sea equilibrada y factible o en todo caso para hacer los reajustes necesarios.

46

PROGRAMACIN PARA EL ABASTECIMlENTO p E BIENES Y SERVICIOS


i ALTA (XRECCIft

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Oficu QtNtMJL OFICINA Di i DIPENONClA* I O^ICWA Di PLAMf)CAaOH Y

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---------------

47.

Consolidacin de Necesidades.* Consiste en reunir en un solo documento toda la Informacin recabada d. las necesidades de bienes y servicios de toda la empresa. Formulacin del Programa de Compras.- Consiste en determinar culescuntos de los bienes y los servicios requeridos habrn de comprarse, en que perfodof, a que costo global y con que modalidad. Este programa ser establecido previa informacin y aprobacin del presupuesto respectivo y debe establecer, entre otros:
7

a) Poltica de compras especifica para ei periodo. b) Objeivos cuantitativos y cualitativos para el periodo. c) Calendario de compras. d) Modalidades de adquisicin. El programa de compras, para facilitar su ejecucin debe ser desagregado en dos sub - programas, uno de bienes y otro de servicios; en lo posible, al formular el programano debe recortarse ia obtencin de algn bien o servicio* sino aplicando el criterio de racionalidad, distribuir las compras a lo largo del calendario de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros y actualizarlo peridicamente, a fin de introducir los cambios que se requiera.

( Entidad) Oucine General de Administracin

UNIDAD ORGANICA : GRUPO( METAS:


-' --

CUADRO DE NECESIDADES Oficina de Abastecimiento ___________________________ BIENES V SERVICIOS ( ) _______________________ Pgina K*


Programa

GRUPO GENERICO -------------------------------------------- - -------------------------------- ---------- 1 ?"nBd


--------- - - - - ..................................... .. - - Personas

DENOMINACION

Unidad Medida

OBSERVACIONES

FORM. SA-PRG-01/A-4 (21.0x29.7 )

Aprobacin : Unidad Medida Total Necesitado

DENOMINACION
FORM. SA - PRG -02 / A-4 (21.0 x 29.7 )

OBSERVACIONES

Aprobacin:

Firma / sello Funcionario Competente m

49
Lugar y fecha

4. Ejecucin del Programa de Compras.* Se entiende por ejecucin del programa de compras, el conjunto de acciones conducentes;a informacin, formular realizar ef documentos, seguimiento proporcionar

respectivo, hasta qu los materiales requeridos:estn al alcance de ios usuarios. 5,4 Evaluacin del Programa de Compras.- Se entiende por . evaluacin ai conjunto^de. operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos, dentro del. periodo de tiempo establecido, esperados comparndolos segnjla Mediante est con los y de resultados planificacin proceso

programa respectivo. resultados:

evaluacin se obtendr entre otros los siguientes

a) Comparacin entre lo previsto y lo obtenido para el periodo de tiempo evaluado. b) Informacin para obtener el costo global y parcial de lo ejecutado. c) Eficiencia de compras en cuanto a oportuna atencin de necesidades existentes. d) j Cantidad,; frecuencia y aspectos en que se ha tenido que reprogramar las adquisiciones. ) Determinar las causas de las desviaciones de lo

50

ejecutado con respecto a lo previ& j

52

El planeamiento, en cualquier organizacin, debe considerarse como algo vivo y unido a la realidad del momento. No puede ser un grupo de recetas que se utilizan rgidamente, como: En caso

Ftana / sello Funcionario Comptanla

de... haga.... La planificacin es una herramienta y debe usarse como tal. No se le puede dar carcter inflexible ni infalible. A qu preguntas debe responder un adecuado planeamiento en el rea de Abastecimientos, especficamente Compras? Mencionemos algunas: Cul es el tiempo mximo que deber transcurrir entre la recepcin de un pedido y su ejecucin? Cul debe ser la fluctuacin de existencias para compensar los altibajos en la demanda de ventas? En cunto deben extenderse las compras por encima de las necesidades normales, para prevenir los aumentos de precio o la escasez? * Sobre qu bases debemos fijar el nivel de consumo? Cules son los costos que debemos considerar para la evaluacin econmica de un pedido? Cul ser el periodo ms conveniente para ordenar un pedido? Qu productos necesitan un mejor estudio para la definicin de todas las interrogantes planteadas? Empecemos por absolver la ltima pregunta. Una empresa de produccin o comercializacin maneja, entre productos terminados (lo que produce o comercializa) y productos intermedios (materias primas y materiales de servicio o apoyo), una gran cantidad de artculos. Si todo y cada uno de ellos mereciera la misma importancia en la determinacin de cantidades y tiempo de solicitud, la labor de la seccin -incluso

apoyada por computadoras- serla titnica, y evidentemente insatisfactoria. Cualquiera que sea la solucin que adoptemos, debe aplicarse en los sectores que no permitan mayores ventajas,.

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' Al terminar ol estudio del.presento tema,'usted
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54

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ADMINISTRACIN.DE LAS CQMPRAS

FINALIDAD Y OBJETIVOS Los desembolsos econmicos que se efectan a travs de Compras y la incidencia del costo de compra en el articulo que se produce y/o vende, obliga a pensar que no sol se trata de satisfacer las necesidades de las dependencias de la empresa, proporcionndoles lo que solicitan, sino que hay qe tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinacin de todos los elementos de Compras, porque sta puede facilitar los materiales y, al mismo tiempo, beneficiar a la empresa. Para ello, se requiere no subordinar las compras a otra dependencia; hacerla actuar

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independientemente bajo la direccin, de la Gerencia de Logstica que coordine su accin con aquello a quienes debe servir, de manera que conociendo sus necesidades pueda facilitarles lo que requieren en forma econmica.
Do esta forma COMPRAS evolucion de una simple funcin de

Mrvlclo, en provecho de produccin, a una funcin directiva en In que hay que tomar decisiones constantes, qu muchas veces on alteradas en lapsos muy cortos, por las circunstancias (.amblantes de la economa y del comercio; ya no se trata de
operar rdenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay que |tfver las necesidades y los cambios que puedan producirse, para

hacerles frente sin que resienta a economa de la entidad. La finalidad de COMPRAS se determina conforme se va firecando su mportarpi para la empresa, iftgsta definirla en forma " correcta,, ADQUIRIR MATERIALES, SUMINISTROS, HERR/iSIENTAS, MAQUINAS, EQUIPOS, ETC. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN- EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO, Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE. Para cumplir con dicha finalidad, se determinan los objetivos fundamentales que debe alcanzar, los cuales, constituyen las metas permanentes de sus actividades. Dichos objetivos son: 1. Mantener la continuidad en el abastecimiento. 2P: Inversin mnima compatible cH la seguridad f provecho econmico.

3.

Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los


56

materiales.

4. 5. 6.

Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los material!. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que se requieran. Mantener la posicin competitiva de la empresa.

Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las caractersticas'de los materiales y el uso que se destinan para, en funcin de ello, realizar los esfuerzos necesarios y efectuar la adquisicin sin olvidar las metas que debe alcanzar. En esta forma podr solicitar a los usuarios la informacin que requiera y no se dejar llevar por ofrecimientos de ios vendedores que aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en realidad pueden estar atentando contra la continuidad del abastecimiento; producir duplicidad de adquisicin; no disponer del servicio.conveniente; o afectar la posicin competitiva do la empresa. l'ntre los factores especficos que han despertado una creciente Importancia en las compras, estn los siguientes: 1, Las oscilaciones cclicas de sobrantes y fallantes, sumadas al rpido aumento en el costo de materiales, especialmente este ltimo factor.

La '.reduccin de utilidades", que obliga a empleartodos los recursos de la compaa a fin de sobrevivir a la extraordinaria y continua competencia. El hecho, ya mencionado, de que el costo de los materiales

57

comprados represente una parte considerable det costo total de los artculos fabricados. >t La competencia extranjera cada ver mayor que encuentran los productos nacionales. Le complejidad de los mltiples productos de reciente . ' % creacin, como los sistemas de cohetes. La expansin de los mercados mundiales "productos, con tarifas reducidas y un flujo ms libre de componentes entre las compaas extranjeras y nacionales. En la industria las compras comprenden las gestiones de adquisicin y entrega de los materiales, los suministros, las mquinas, las herramientas y los servicios necesarios para la instalacin, conservacin, explotacin, comercializacin y administracin de una empresa. Desde el punto de vista de la Organizacin Cientfica, las compras constituyen una actividad altamente especializada de la Administracin de Materiales, cuyo objetivo es adquirir, para cada material necesario: La calidad apta, la cantidad justa, al precio razonable y con la entrega en el sitio y en el momento deseado. La funcin del Departamento de compras es procurar los materiales, los suministros, las mquinas, las herramientas y los. servicios a un costo final compatible con las condiciones econmicas que rodean a la partida, salvaguardando el standard de calidad y la continuidad del servicio, al mismo tiempo que establece y mantiene la reputacin de la Ca., en lo que corresponde a su seriedad y a su correccin.

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El concepto de compras involucra todo el proceso de localizacin de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a traVs de negociaciones de precio y condiciones de pago, asf como el acompaamiento del proceso con el proveedor seleccionado, y la recepcin del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas. La funcin Compras, comprende fundamentalmente las llgulentes actividades bsicas: 1, Bsqueda y Evaluacin de Proveedores. Constituye una de las actividades ms importantes dentro de la Funcin de Compras tendente a tener una calificacin de los proveedores en funcin de su "Capacidad de respuesta frente a nuestra Empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con los mismos, Este punto, tiene un inters especial, sobre todo cuanto en un entorno industrial trabajamos con una poltica de "co - fabricacin", como veremos oportunamente. 2. Mantenimiento de un archivo actualizado de productos con sus caractersticas, cdigos de identificacin, suministradores de los mismos, precio y condiciones de entrega y pago. 3. Negociacin permanentemente de precios, calidades,

presentaciones y plazos de entrega, en funcin de las previsiones de compra y clasificacin del proveedor.

59

4,

Previsin de Compras en DE sus LAS aspectos tanto tcnicos como CAMPO DE ACCIN COMPRAS econmicos y financieros. Planificacin de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

tenerse al da en lo que se refiere al

DE PROCESOS

DE MERCADOS

60

6.

Preparacinde Ordenes de Compra, lanzamiento de pedidos jf$egmnio de los mimos, hstg s recepcin y cortei d clidad en su caso. ' '

7. 0,

Solventar discrepancias en la recepcin del producto. Analizar variaciones en precio, plazos de entrega t' c^ldad

Para.-pqder resolver, con xito los problemas que ;e presentan en el desarrollo de la funcin compras, es necesrio establecer polticas orientadoras que fijerr los limites en el cumplimiento de los objetivos de Empresa. ..

la confianza, la inicativa, el enriquecimiento de la relacitlK comercial, el respeto, la tica p responsabilidad son ps? ; prlnclpales jvalores que se deben involucrar a los !- oncargados de la funcin compras.

Por lo anterior, podemos deducir que el campo de accin de las oompras, comprende 04 factores: Calidad, Cantidad, Precio y TImpo: LA CALIDAD; est dada por las especificaciones tcnicas del artculo que establece generalmente el Dpto. de Ingeniera o dependenciasinternas materia. ' o externas specializadas en la

2.

LA

CANTIDAD;

est

dada

en

funcin

las

R , 61 necesidades,

en *^f''o^^JfTV<is^nIc6W9 e-icah

ios Dpts.'d Produccin o ventas/o cualquier otra dependencia que lo requiera. especificaciones, volmenes, homogeneidad de productos, su ubicacin, etc. 4. ....EL TIEMPO; est dado en funcin a los. Programas .,;i establecidos por ls Dptos! de Produccin y/o ventas y
at P K-';W;
:

. 3. EL PRECIO; debe de estar determinado de acuerdo a las ' los

v Pihemerib;'pra la atencin oportunad sus necesidades y la de ios usuarios, consumidores o clientes. ;.

NORMAS TCNICAS EN CUANTO A CALIDAD, CANTIDAD, PRECIO V TIEMPO ... ........ ' ... , ... . .....

: .1 '~4? :'x' ** . Todas,-las normas y^ principios ;que sobre compras se pueda : t; :

i\

determinar/tendrn que tratar sobre estos cuatro aspectos:

^ ' -? *' ' v -

a.

La Calidad
L calidad estar en razn directa al uso que se vaya a dar . al articulo que se adquiera; por lo tanto, se fijarn normas , acordes cbrvja finalidad a que vayan a ser destinadas:

1. Isa Ca^ad debe definirse: Esto significa que el comprador debe establecer a priori las propiedades y especificaciones- que tendrn lis materiales por adquirir, de manera.que pueden ser preciados por sus propiedades fsicas y qumicas. 2. La Calidad no se-mide por el precio:

62

Es comn pensar que a mayor precio se obtiene mejor calidad del producto. En compras debe tenerse presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a otra, en artculos idnticos y a veces de inferior calidad.

3. La Galidad debe ser la conveniente: J' No siempre las adquisiciones se rigen por la mejor
calidad o por que la calidad conveniente ser siempre la mejor. Por eso debe indicarse en las especificaciones del pedido, la calidad mnima que puede aceptarse, ya que estos debemos relacionarlo con el precio y con el costo de venta.

4. La Calidad debe estar siempre disponible: Debemos cuidar que exista continuidad en la existencia del artculo en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se refiere a que el artculo pueda ser adquirido con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores, es imprescindible que compras'disponga de las especificacin#! necesarias para saber exactamente lo que necesita adquirir, y pueda as ponerlo en conocimiento de los proveedores, y estas puedan tambin, remitir artculos capaces de ser sometidos a inspeccionar y pruebas que determinen, si corresponde o no a la calidad deseada. Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro que la cantidad que adquiere, es la correcta. Para esto
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debe estar capacitado para determinar si la cantidad solicitada responde al consumo, y al mismo tiempo poder establecer la. Para pofpr i disposicin de! wl ittarios las cantidades que BiStopPf sus necesidades, debe Pupear, compulsar el equilibrio de los aspectos siguientes:
* *

La necesidad de consumo. Las ventajas econmicas, y t

* ' La seguridad de su almacenamiento.

Las normas a aplicarse sobre el particular pueden ser: 1. La Cantidad debe basarse en el control de tenias: Para los artculos de consumo constante que mantienen en almacn, las cantidades a pedir, deben ser basadas en el consumo que de ellos se hagan. Normalmente en los almacenes se establece un .control de existencias, que se debe poner a disposicin del comprador cuantas veces lo requieren, que le permitan tener elementos de Juicio ms exactos sobre las cantidades que se le
.

solicitan, preferencias

adquirirlas

evitando

H caprichos,

o condiciones especiales de los usuarios. Toda requisicin


64

que

reciba

compras

por

2. La Cantidad debe ser respaldada:

determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto ... a su determinacin se^refiere. En el caso de artculos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo ser el control de existencias; en el caso de artculos que se adquieren por primera vez o de adquisicin espordica, este respaldo consiste n la indicacin correcta del uso que se le va a dar del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad. 3, La Cantidad no debe ser influenciada por el precio unitario de compra: Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el- precio unitario de compra. Sin embargo,,no por ello.se comprarn grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirir la cantidad prevista. Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para

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establecer su poltica de compras que podra consistir en: - Para artculos cuyo precio varan poco, comprar de acuerdo a las necesidades. Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando baja teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que sube.

4. - La cantidad que se determina debe tener en cuenta el tiempo que se demora: Este tiempo, debe contarse desde el momento en que se hacen los trmites iniciales, hasta su disponibilidad v en el almacn. Es necesario , mantener la continuidad del servicio a los usuarios, especialmente cuando se trata de adquisiciones de productos importados, donde . es necesario aplicar el tiempo de pedido y embarque. 5. - El transporte a elegir es funcin deja, cantidad que se adquiera: SI'tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precios, es lgico que para determinar el medio y la va utilizarse tenga en cuenta la cantidad del articulo que - st solicitando.

66

2. La Cantidad debe serpuede respaldada: Este aspecto nos hacer

variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.

6. - La cantidad debe tener en cuenta l espacio disponible El espacio de que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y

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sobre el mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y. tendr que estudiar la , ,,, solucin adecuada antes de cursar su pedido. Momento en que hay que comprar. tfsta norma evita realizar gastos intiles y hacer compras de ltimo minuto. Para ello es preciso tener en cuenta el "Punto de Pedido", como momento que nos alerta para solicitar el material. Como quiera que tambin depende de al ritmo de consumo, del tiempo de Pedido y Embarque, de las vas a utilizar, distancias de transporte, de la cantidad a adquirir, etc., nos obliga a una constante coordinacin con las dependencias de almacenes y de transporte, En sntesis, la norma a tener presente sobre el momento an que hay que comprar, depende de un buen sistema de control de existencias. Proclo ms conveniente Este factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero,.y por ello debe rocordarse l siguiente:

1, El precio de adquisicin, es un elemento bsico de la


venta

Por lo tanto, para lograr vender a precios competitivos

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en el mercado, es necesario adquirir a un precio que permita a la empresa competir cuando exponga su producto a los consumidores; 2. El precio debe buscarse en funcin de la calidad y la cantidad Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo . ms barato, sino el ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. Para ello, los compradores deben explotar y analizar el mercado hasta obtener dicha conveniencia. 3. El precio no solamente es el valor de compra La cantidad que se paga por un artculo es slo un factor que interviene en el costo de compra. Hay que tener presente, adems, el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc. y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que se adquieren. Hay que tener presente que algunos de estos costos son absorbidos por los proveedores. ORGANIZACIN FUNCIONAL DE COMPRAS La dependencia o elemento compras, su tamao, actividades, funciones, varan en relacin al tamao o magnitud de la empresa ya la necesidad, cantidad y variedad de artculos por adquirir. A mayor dimensin de la empresa, mayor ser el elemento comprador, y en la misma forma, a mayor variedad y cantidad
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la

materiales por adquirir, ser mayor |a necesidad de Mkimclalizacin y ms compleja la organizacin. I unciones de Cada Elemento de Compras; COMPRAS Y PEDIDOS Establecer ios contactos necesarios para efectuar las compras de los artculos que se les, solicit, obteniendo y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, asi como preocupndose por el costo de los artculos. Confeccionar los documentos pertinentes a compras, desde la cotizacin hasta los informes finales del proceso de compras que deben emitirse. h SEGUIMIENTO O CONTACTO Obtener el acuse de recibo por parte,del proveedor. ' Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de (os materiales o sie|#3s solicitados. Mantener correspondencia con los proveedores para estar informado sobre la obtencin de los pedidos, que se les ha hecho;- , : 1' Visitar las fbricas y empresas proveedores para establecerla op|fti|.ad de la atencin de los pedidos. 0 REGISTRO, ARCHIVOS E INFORMES DE COMPRAS Roglstros e,|nformes Del Departamento De Compras: Pora lograr alcanzar la finalidad, y objetivos que Compras llene asignados y teniendo en cuenta la

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aplicacin de los . procedimientos ya explicados, es muy importante llevar los siguientes registros: 1. De especificaciones de materiales. Es conveniente que todas las especificaciones de los .. artculos que Compras adquler, sean archivadas y ' clasificadas de tai manera qe el Jefe de Compras pueda disponer de ellas cuando sea necesario, especialmente cuando se trata de autorizar pedidos. En el Registro d Compras se deben anotar los datos ms saltantes de estas especificaciones, asi como el nmero del file o archivo en que se encuentran.

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ORGANIZACIN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS

Su finalidad es poder realizar una comparacin rpida y exacta de las compras efectuadas sobre un material o articulo determinado. Esta comparacin podr hacerse si para cada articulo se especifican los siguientes datos: Nmero de los pedidos efectuados. Descripcin detallada de los materiales, incluyendo especificaciones ms saltantes y nmero de file o archivo en que se encuentran;. Proveedores a los que sehaya solicitado cotizacin con las fechas de las cotizaciones/ precios, condiciones de pago, condiciones de envo, flete y cantidad. Proveedor o proveedores que obtuvieron los pedidos y observaciones sobre ellos en relacin
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a cumplimiento, servicio, calidad, etc. 3. De Contratos. Es muy conveniente disponer de unregistro de contratos donde se especifiquen las anotaciones pertinentes a los contratos establecidos. Dichas anotaciones indicarn lo siguiente; Mercanca materia del contrato. Proveedor. Nmero del pedido. Cantidad total contratada. Plazos del contrato. Precios. Unidad. . Condiciones. y la informacin necesaria para saber cuando se vence y la posibilidad de renovarlo. El archivo .de cada contrato deber ser llevado en un Indice para facilitar su disponibilidad cuando sea necesario. De Proveedores. Cuya finalidad es que el Jefe de Compras pueda
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conocer en cualquier momento a qu fuente de abastecimiento debe recurrir para la adquisicin de determinado material, y adems, el comportamiento y confianza que merece cada proveedor. Muchas veces se llevan files o archivos de cada proveedor en los cuales se guardan los documentos relativos a las adquisiciones que se le han hecho y sobre todo los informes que Compras ha obtenido de fuentes externas a la entidad. ste registro puede combinarse con el de Compras, por cuanto en la realidad lo que interesa es satisfacer la necesidad de determinado articulo y si disponemos de un archivo de las adquisiciones realizadas; podremos ,(l v. .encontrar los proveedores que puedan satisfacer la necesidad de dichos artculos buscando en l Registro de Compras.

5. De precios o cotizaciones.
Es conveniente llevar un registro o archivo de los precios de los artculos adquiridos y de las. diferentes cotizaciones presentadas sobre ellos; por cuanto es una ayuda para los que trabajan en Compras. Adems de tener con stos, precios ycotizaciones, se tiene las listas de precios, notas de descuentos, catlogos, circulares, etc, que envan los proveedores constantemente,

75

0. Resumen del trabajo d Compras, El funcionamiento de


compras

requiere planear el
de

trabajo y preparar programas

compras, tambin

debe ser factible constatar la eficiencia que demuestra en su funcionamiento, para lograr lo dicho anteriormente, sirve de ayuda un registro en el cual s indique: Nfliipi de pedidos hechos mensualmente y acumulados indicado la razn del otorgamiento decadpipo. Nmero e importe je cada factura aprobada y pagada. Nmero de recepciones efectuadas.

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- " Nmero de cartas escritas a los proveedores, anotndo la razn de cada una y el destinatario. - . Nmero d cotizaciones efectuadas y cantidad de proveedores que intervinieron. Contando con este registro el Jefe de Compras podr emitir con facilidad los informes mensuales que enviar a sus superiores inmediatos y stos podrn evaluar su trabajo y su dependencia. Ms importante an es el provecho que puede sacar el propio Jefe de Compras de este rtgistro para adqw f controlar su dependencia, contando con datos reales y veraces que le permitan trabajar rpidamente con mayor linffaf ooonfcacift, Los datos contenidos o que deben contener los diferentes registros que se han mencionado deben ser obtenidos por el personal de Compras, pero el sistema a emplear en el archivamiento de estos datos f la cantidad de registros que se requieran es prcticamente funcin de cada Jefe de Compras, quten determinar la cantidad de regaros |ue disppdr los dato# indicados. INFORMES V* 1, Informe sobre economas.
b) Es

la misma dependencia de compras la que debe


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confeccionar el informe relativo a las economas que ha obtenido en 1a adquisicin de los artculos. Pero, estas economas deben ser comprobadas y para ello es conveniente llevar grficos o registros comparativos de las principales clases de artculos que se adquieren, ya que es ba stante difcil hacerlo sobre todos ios artculos que se compran. En dichos grficos o registros, debern mostrarse los ' precios medios del mercado y los reales pagados por Compras en sus adquisiciones, para que en forma resumida se pueda dar a conocer a los directivos de la entidad las economas realizadas. b) Las economas logradas por mejoramiento de mtodos o sistemas, sustituciones, as se como las obtenidas como crdito por de consideran

Compras siempre y cuando se hayan originado en esa dependencia y as se demuestre en el informe que eleve Compras, por consiguiente es necesario que toda sugerencia al respecto se origine con un memorndum o solicitud en la que Compras requiere la adopcin de determinado mtodo o sistema, o solicita la prueba de determinado articulo en sustitucin de otro. Este memorndum o solicitud, as como las respuestas que se hayan obtenido a! respecto, debern constar en el informe que sobre estas economas se emita y muchas veces deber

78

acompaarlos. c) Tambin es conveniente informar sobre las economas que se obtengan por la adquisicin de-artculos que anteriormente se fabricaban en la entidad y que a solicitud de Compras hayan dejado de fabricarse para adquirirse a terceros con beneficio para la entidad. En resumen, debe tenerse en cuenta que las adquisiciones econmicas, la observacin de mtodos y sistemas que permitan y faciliten el abastecimiento regular de los materiales, la rapidez en la tramitacin, las sustituciones, etc., son factores que acreditan la eficiencia de la dependencia en su funcionamiento y que deben llegar a conocimiento de los directivos para que se pueda efectuar la evaluacin. 2. Informes de Pedidos Es un documento que basado en el registro de pedidos, permite establecer cules han llegado a tiempo y cules con, retraso. Para ello, indicar!
I

1. Pedidos pendientes al iniciarse el mes. 2. Pedidos emitidos durante el mes. 3. Pedidos recibidos en el mes. 4.1 Pedidos pendientes al final del mes, 5. Pedidos recibidos a tiempo. 0. Pedidos recibidos con retraso (cantidad y porcentaje):

79

a) b) c)

De un dia a dos semanas. . >De una a dos semanas. Mayor da dos semanas....

Al indicar los pedidos recibidos con retraso, es conveniente ostablecer la razn del retraso por cuanto esto puede ser por:' Ineficacia de Compras (en el seguimiento). Demoras en la tramitacin por causas ajenas a Compras o por responsabilidad de Compras. Demoras por causas del proveedor (cargables a Compras). El resultado de este informe permitir cargar los gastos, por descuido e ineficacia de compras, que se hayan factuado en los pedidos no llegados a tiempo. Es conveniente tener presente que la determinacin de estos yitatos y sobre todo su asignacin a Compras, depende del ilitema contable de la entidad y que es a veces bastante dificultoso el establecer su monto exacto, en consecuencia, y para obviar estos inconvenientes, se acostumbra a cargar n compras sobre cada pedido llegado con retraso, el costo da renovacin o tramitacin que se ha establecido por pedido.

80

3.

Informes que emite contabilidad sobre Compras. 3.1 Gastos de la dependencia.* De la manera ms
detallada es posible y a fin de establecer el costo promedio de un pedido en relacin con lo que cuesta a la entidad-la existencia de Compras, es conveniente determinar los gastos que efecta dicha dependencia, como por ejemplo: Sueldos y jornales. Suministros y artculos de escritorio. T Alumbrado, alquiler del local, telfono, telgrafo. 2 etc. Correo. ' Todos aquellos gastos que es necesario realizar para que Compras funcione.

3.2 Prdidas por errores.- Se incluyen en este Informe los


gastos ocasionados por ineficiencia de Compras y que generalmente se deben a: Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido. Prdidas al recibirlos o deterioros que son repuestos por el vendedor. Mercaderas defectuosas no sustituidas o no abonadas por el proveedor. Mercancas devueltas al proveedor por defectos. (Estas se cargarn a Compras, abonndose las

v..-

notas de crdito que por ejias se reciban cuando ingresen otras mercaderas en su reemplazo). Gastos de transporte por devoluciones. Gastos de manipulacin (menos aquellos que corren por cuenta del proveedor). -

Como se puede apreciar, los gastos que se indican son en su mayor parte causados por el mal funcionamiento de la dependencia que se evala, o sea Compras; en los casos en que se produzcan por causas ajenas a Compras, y que estos sean debidamente comprobados, se cargarn a la dependencia causante del defecto. 4. Informe de Control de Invntris o Almacenes. El informe que emite, ya sea Control de Inventarios o Almacenes, indicar la cantidad de material almacenado y los gastos que demanda su mantenimiento o inventario. Generalmente, el monto de esta cuenta se establecer como

y*

un porcentaje del Inventaro, medio, o mejor expresado, de su valor, que est en funcin del costo de posesin. Esta cuenta constituir un cargo para Compras, controle o no dicha dependencia los inventarios', en vista de que la cantidad de artculos almacenados estn basados directamente en la dificultad inherente a la tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse.

82

5.

Informe sobre las actividades de Compras A la direccin de una entidad deben llegar informes que muestran en forma ms o menos detallada las actividades desplegadas por Compras para llevar a cabo su tarea, es deeft, para obtener los objetivos que su funcin es asigna. Por lo tanto, es conveniente que Compras inicie un informe en el que indique: Nmero de solicitudes de compra o requisiciones recibidas. Nmero de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor total.

Facturas recibidas y visadas por Compras. - Cartas escritas, telegramas enviados, etc. '' Artculos.recibidos indicando la carga neta y l va. Devoluciones efectuadas.
C) INVESTIGACIONES

Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear,'clculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta la calidad de los productos y l economa de la empresa. d) RECEPCIN Y FACTURAS Tramitar la llegada d los materiales, estableciendo los contactos concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artculos, segn especificaciones solicitadas. Visar las facturas de los proveedores, para su cancelacin.

La Jefatura de Compras debe encargarse de: Organizar, dirigir y controlar las dependencias o unidades bajo sus rdenes. Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados^ teniendo en cuent los saldos en stock, la economa de la empresa y las necesidades de los usuros; 5 Llevar adelante el programa' de adquisicin, sin Interrupciones ni demoras; Mantener una red selecta de proveedores/ Toner siempre presente, en toda adquisicin, los criterios da calidad, cantidad, precio y tiempo. Mantener o crear reputacin de integridad y correccin en su trato y negocio con los proveedores. T Asesorar a ios directivos en relacin con los presupuestos de adquisiciones y en todas las actividades relacionadas con su dependencia: . Coordinar su accin con otras dependencias, especialmente con planeamiento, almacenes, finanzas y contabilidad; Evaluar permanentemente su dependencia para determinar s rendimiento. PROCEDIMIENTOS D COMPRAS Los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisicin. Su finalidad consiste en bajar el costo . de adquisicin por medio de sistemas eficientes en la tramitacin de las compras, haciendo que dicho trmite sea
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fcil, rpido y evite demoras innecesarias. La labor de compras requiere un variado nmero de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son: Trato con diferentes personas y dependencias. Recepcin de requisiciones por diferentes artculos, muchas veces en gr^n cantidad y variedad. Bsqueda de fuentes de aprovisionamiento y cont&cto con ellas, para conseguir buenos precios o rpidamente. Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos. I lo nos permite establecer que la funcin de Compras es Imitante complicada, en cuanto a volumen y variedad se refiere y por ello deben simplificarse los detalles administrativos, a fin ilo que el comprador no se pierda en ellos, o se preocupe tanto por cumplirlos qu olvide la parte tcnica y constructiva de su labor, l iij operaciones que se realizan en toda entidad son las Igulontes: ;;sj.; Definir la .necesidad;y, hacerla conocer Compras (R eq u igicin Determinar Q'u-y- Cunto hay que comprar. Estudiar las condiciones del mercado en funcin de la compra a realizar 5 l.scoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse los materiales solicitados..

Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor., Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra. Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento oportuno (Seguimiento). Recepcin, inspeccin y entrega. Visacin de facturas;
:

Informar sobre su funcionamiento. i iparaclonos para Comprar Inquisicin o Solicitud de Compra I i el documento o formulario por medio del cual el que solicita hace conocer a Compras su necesidad despus de haberla definido. Por consiguiente, toda adquisicin debe iniciarse con una solicitud de compra o requisicin qu enva aquel que necesita el ojos artculos, a fin de. que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orgenes. El almacn o control de inventarios, cuando se trate de artculos de stock: Cualquier dependencia para los artculos que se solicitan por primera vez o para las necesidades de un programa, o proyecto determinado, en nuevas lineas o aumentos de produccin o ventas, v. ' ': En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud se especifiquen detalladamente, los datos de los artculos que servirn a Compras para efectuar la dqulsicin
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sin

tropiezos

ni

inconvenientes

sin

exponerse

equivocaciones. os datos que debe tener la solicitud y que deben figurar n formularlos pre - establecidos son los siguientes: 3 Descripcin del o los artculos, especificando el smbolo qye lo denique. Cantidad necesaria y unidad de salida. Fecha en que deben estar disponibles en el almacn. - Cuenta a fa que se cargarn.

Utilizacin que se dar al articulo. Existencia disponible y consumo pasado y presente. Punto de entrega en la entidad. Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones correspondientes. Adems, se incluirn para que sean llenados por Compras, los datos referentes al proveedor y que indiquen: Nombre y direccin. Precio y condiciones de pago. Forma de embarque y embalaje. Poso aproximado. Nmero y fecha de pedido. Focha de entrega aproximada, a la cual se compromete I proveedor. Cotizacin o Proforma Cualquiera sea el origen de la solicitud de compra o fiqulllcln, si la compra procede, dar origen a la solicitud ta collzacln. Esta solicitud es el documento mediante el cual 10 establece contacto entre Compras y los Proveedores- liara doterminar los mejores precios de adquisicin, el mejor llampo de entrega de los artculos solicitados, la forma en i|tio afectuar la entrega, etc., y sobre todo, cual de los proveedores, es el que ms conviene. La solicitud de ni!/ncln debe contener los siguientes datos : (ocha de expedicin. -. Cantidad que se solicita.

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MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN


* Punt de entrga. Plazo de entrega de la mercadera.,
*

Unidad de despacho.

A Descripcin del articulo con especificaciones detalladas.

Inspeccin a la que se sometern los artculos solicitados.

Adems debe solicitarse informacin sobr lo siguiente: Precios. Condiciones de pago. Condiciones especiales que regirn la adqyttf*; Peso brl aproximado.
*

* . Plazo de rlega a la que se cmpremete. '

Productos sustitutos alternativas. '

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MPRAS MAM IAMENTO.DE . Este Formato no Y Constituye un CO ( Razn Social


pedido

Iffltll ia nos coticen: sus mejores condiciones para los materiales n 1.1"*.!..! tihnjo , que entregarse (FOB / CIF) a nuestra empresa, ser deber | ifOlliacln entregada a mas tardar el y en caso de ser deber aceptada se enviar a Uds. clones que se indican . !)! d cuerdo a las condi IMAD DESCRIPCION PRECIO DESCUENT PRECIO TOTAL AMI LISTA O NETO PARTIDA A

nuaia 1* (cha exacta de entreaa aue se aarantza r la (Makanla nos comprometemos a entregar los materiales arriba
indicados

TOTAL GENERA L

ai Htimlldonai anotadas, en las columnas respectivas .

"M*iM!imij(ornos tambin a entregarlos dentro del plazo especificado arriJMiCIUM.I.I lm condiciones expuestas en la presente solicitud; i-hn Firma

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Esta solicitud debe ser enviada a todos los proveedores, que segn los registros puedan proporcionar los artculos que se estn solicitando. Este aspecto es de responsabilidad exclusiva de Compras, quien en base a su registro de proveedores encontrar los datos necesarios sobre artculos que proveen, cumplimiento en la atencin de los pedidos, servicios que prestan, comportamiento en relacin con los precios, calidad, entrega, etc. Hay que tener presente que cuando menos deben solicitarse 3 cotizaciones, y que las solicitudes deben remitirse n duplicado para que el proveedor utilice Una copia l cotizar. Al mismo tiempo que se remiten las solicitudes deber confeccionarse el cuadro comparativo - Anlisis de Cotizaciones donde anotar los nombres de aquellos a quienes se les remite la cotizacin y la fecha de vencimiento de presentacin de solicitudes. En este cuadro el da que se abran las cotizaciones recibidas se anotarn los precios y condiciones que estipule cada proveedor, las que servirn para que compras determine cual de los proveedores es if .. que atender a la entidad, indicndolo en el cuadro y exponiendo la razn por l a cual se le otorg la buena pro. 3. Pedido u.rden de Compra Seleccionado el proveedor o los proveedores que proporcionaran el o los artculos, materia de la
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FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA requisicin, se procede a confeccionar el pedido u orden de compra. Este documento tiene por finalidad autorizar ai proveedor .para que enve y cargue al comprador Ips mercaderas o materiales especificados en eila. Tambin se puede agregar que el comprador se compromete a abopar e| valor de los artculos que ha recibido. En esta forma y por medio d este documento se ha establecido una relacin contractual entre el comprador y el proveedor, cuyos contactos se Iniciaron con la solicitud de cotizacin y la oferta o cotizacin. Por lo indicado, estamos seguro que el pedido en orden de compra es el ms importante entre los documentos que emite Compras, por lo tanto, sus estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debindose revisar a menudo para modificarlo si fuere necesario. Debe abarcar en forma concreta y precisa, todos los elementos esenciales- de la compra, de manera talque se eviten las malas Interpretaciones, los errores y las posibilidades de cambiar correspondencia al respecto; que quitan tiempo al proveedor y al comprador/

I n ln empresa, debemos procurar "crear estrategias de ubMtecImiento" .para impulsar el cambio de una |irp6ctiva tcita de compras a una estratgica. Un estrategia de compras bien estructurada, refleja un nlandlmlento profundo de la dinmica empresarial y

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OUMtlflca la rentabilidad estimada de la invensin. ZONA 2 DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razn Social, direccin, telfono, direccin cablegrfica, etc N* de la ZONA 3 DATOS DEL PROVEEDOR Razn Social, direccin, telfono, etc Orden Fecha EL ZONA 1 DATOS DE INTERES PARA COMPRADOR Y EL PROVEEDOR

ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL EVlO ZONA 5 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA

ZONA 6

PARA SOLICITAR LOS MATERIALES

ZONA 7 FIRMA

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FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA S Por ser un documento resultante de la solicitud d compra ^requisicin, deber basarse en ejla indicndose: Fecha de expedicin. Nmero de orden, (pre-impreso para su control) Cantidad que solicita ;1;: .L^-vv Descripcin desarticulo,'!?", , Instrucciones sobre entrega y expedicin o embarque. Facturacin y condiciones de pago. Precios. Clusulas relacionadas con la situacin del mercado, naturaleza de las mercaderas, etc. ||l'u Firmas y autorizaciones correspondientes. Unidad de despacho.. . ; '

La distribucin del pedido interesa al Proveedor, al Almacn, a Contabilidad, al usuario y a Compras por lo que el nmero normal de copias que deben emitirse son seis, con el siguiente destino: Original : Proveedor Copla 1 : Compras - Registro Copia 2 : Compras - Seguimiento

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Copia 3 : Almacn - Recepcin Copia A : Contabilidad Copia 5 : Dependencia que solicit el material.o Usuario.

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FLUJOGRAMA

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(2) (3) (4) Verifica Conformidad de especificaciones. Verifica cantidad y calidad Informa a Contabilidad para Pago de Factura.

En esta forma, al errarse el pedido se est informando a todos los interesados sobre fe adquisicin; que se efecta ft sobre la fecha aproximada en que se contar con los artculos. <1, El Seguimiento o Contacto en las Compras La responsabilidad dala dependencia Compras no termina con la emisin del pedido, por cuanto uno de los objetivos fundamentales que Compras tiene asignados consiste en: Mantener la continuidad en el abastecimiento, es deei& evitar que falten los artculos en el almacn: Por lo tanto, al omitir el pedido y envirselo al proveedor, comienza para Compras, el manteniniento del contacto con el fin de lograr que se cumpla; ps*i enriar tos; artculos solicitados en.la fecha correspondiente; esta labor corresponde al elemento qu dentro de compras defpninamos Seguimiento, y que cmo ss ha indicado jp la ^fiifibucin del pedido, debe reft^ una copia de st para poder realizar su trabajo.

Lo Importancia de seguir el pedido a travs del proveedor,


as evidente, ya que para mantener un programa Ininterrumpido de produccin o ventas, es necesario contar con los materiales a tiempo. V En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, (echa que figura en la requisicin, en la solicitud de cotizacin, y por ltimo en el pedido u orden de compra.

Los mtodos o sistemas a adaptar para realizar etti|0

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de seguimiento, dependen del ingenio y del conocimiento que de su labor tenga el encargarlo de realizarla, " Por seguimiento de las compras se entiende al conlrol que debe existir para-que los plazos determinados para cada proceso de adqtiri se; ssiTiplan. ;i Asi tenemos q para contemplar la adquisicin de.yifi requisicin, se deber cumplir las siguientes funciones: Eleccin de los posibles.proveedores. " (Estudio de Mercados) *

Solicitud de cotizaciones. Recepcin de ofertas. Anlisis de las ofertas y decisin tcnicas - econmica Colocacin de o/c. Aprobacin de o/c.. m

Entrega de la mercaderfa. - Recepcin. Para cada uno de estos procesos, se le estipula un tiempo, qpUltj
se

denomina: Tiempo, tpico d ;compra.

Seguimientos contraa que para cada proceso se Cumpla este tiempo tpico, de lo contrario origina una Alffpcn al Agente erfcargado de la requisicin; Se entiende qu estos tiempos deben ser calculados en iase a la experiencia y estadstica que se tengarj. Asimismo,' debemos tener en cuenta que son tiempos NORMADLES. En algunos casos (urgentes) se reducen
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notablemente, y en otros, se puede alargar, . El seguimiento para ser efectivo, debe disearse lo ms simple posible y contemplar el control slo de los principales pasoij'de lo coipario, no ser muy fectivo. 5. Entrega del Material Una vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias que puedan existir, comienza a correr eJ plazo la entrega del material. . En este paso de intervenir prirtipaimehte

'seguifflliitps|. quien avar al prveedopJen. la feha estipulada y gestionar el cumplimiento de la entrega de la mercadera en la forma correcta. En el caso debe Mercadera de importacin; adems 3l embarque hay que controlar, de y la activar el desaduanminto. cuantitativa es El el encargado verificacin

Departamento de RECEPCIONES de la empresa. Este departamento har ias verificaciones correspondientes con la o/c, planos y catlogos u otro material y medios que en ella se estipulen. Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el i usuario, laboratorio,departamento,;de Control de Calidad^ etc. ;. Si todo est conforme, emitir la NOTA DE INGRESO, una

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de cuyas copias es enviada a Compras (seguimientos). De no estar la mercadera de acuerdo con la o/c, emitir nota de rechaz y la regresar al proveedor comunicado al Dpto. de compras que es el nico que .debe hacer la coordinacin proveedor, 6. Facturacin y Pago De ninguna manera el file de una requisicin debe cerrarse con el ingreso de la mercadera como comnmente ocurre. Es responsabilidad del agente, verificar que el pago del suministro se efecte de acuerdo a lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas cora los proveedores que incidirn directamente en suministros futuros. , En muchas empresas la recepcin de las facturas no sigue un mismo canal, lo cual origina prdidas o traspapleos. Debe existir un slo organismo encargado de la recepcin de facturas de.los proveedores y de los documentos internos (nota de ingreso, guia de remisin), quien previa revisin, dar su Vo B para el pago correspondiente. Se dbe orientar las acciones del abastecimiento a crear y mantener relaciones estrechas con ios proveedores. Las metas de mejora y las inversiones con proveedores juegan un papel significativo en forjar el tipo de cooperacin mutua, para logrr ventajas competitivas. y/o reclam correspondiente con el

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Es importante apalancar la base de los proveedores y capacidad de innovacin de stos. Hoy en da existen proveedores que tambin actan como cliente competidor, y hasta socio estratgico, y esa capacidad de innovacin, multiplica la oportunidad de desarrollar nuevos productos mejorar la calidad de los actuales, .en beneficio de los consumidores.

101

102

CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIN


1, Conteste Verdadero o Falso a las siguientes afirmaciones: a) b) c) La .gestin de. compras es un subsistema de la funcin logstica.' La calidad del material se coordina entre los departamentos de Mercadeo y Compras tesorera se encarga de efectivizar el pago. Explique brevemente: () () Una vez que Operaciones verifica la recepcin de pedidos, * ()

a) b)

Cules son las funciones del Planeamiento de Compras?

()

Cules son las funciones principales que se le asignan al Area de Compras? Compras?. () ()

o) Cules son los principales problemas que afronta el Area de

Cules son. los tipos de compra?. ( )

103

104

6.

- GESTIN DE COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO NACIONAL El sistema de Abastecimiento en el Sector Pblico Nacional, CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIN constituye ei conjunto Interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atffbuciones, procedimientos y procesos tcnitos, orientados al racional suministro, y conservacin de los medios materiales, asi como de aquellas acciones encaminadas a asegurar la continuidad de los procesos productivos . Su mbito de aplicacin, es tanto para los bienes materiales como a los servicios no personales, siendo sus principales procesos tcnicos los siguientes: a. b. c. d. e. a. La programacin La Adquisicin. El Almacenamiento. La Distribucin racional. EIDespacho. La programacin, con el fin de determinar, la clase y cartdad de necesidades de bienes y de ser^felos, en general, de todas, y cada una de las dependencias de Cada entidad pblica; la fecha para el abastecimiento; el importe requeridoJisiistntatoro
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dei

^respectivo

calendario de compromisos; la modalidad de adquisicin o el proceso de seleccin a aplicar, segn el importe total a utilizar, etc.

1. La adquisicin, a fin de, una vez que se cuenta con la respectiva disponibilidad presupuesta! certificada por la Oficina de Planificacin y Presupuesto, aplicarla modalidad de adquisicin o el proceso de seleccin que de acuerdo la ley sea el pertinente, de acuerdo al valor unitario o de conjunto.de los bienes o servicios por adquirir procurando, aplicando y enseando siempre a los usuarios, las ventajas econmicas y tcnicas significativas de su estandarizacin. El almacenamiento, instruyendo oportunamente al responsable del respectivo Almacn Institucional, que slo debe recibir y darla conformidad a los bienes que estn entregando los proveedores o contratistas, siempre y cuando las caractersticas propias (calidad, cantidad, peso, medida, volumen, etc.) de stos, guarden concordancia con las Indicadas en los documentos fuente de entrada girados para el efecto; previendo anticipadamente el lugar apropiado dentro del Almacn Institucional, en el que sern ubicados y colocados fsicamente, de acuerdo a su naturaleza y caracteristicas. La distribucin racional, en el sentido que la entrega fsica do los bienes adquiridos con sujecin a.la programacin del abastecimiento, a las dependencias solicitantes, se haga con estricta sujecin a sus necesidades reales de las
-.*.

mismas. La distribucin de bienes del Almacn


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institucional puade ser: a los usuarios para uso o consumo inmediato, con pedido comprobante de salida o, a los almacenes perifricos para uso o consumo posterior, con pedido interno do .ilmacn. r
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La Ley N 26850 de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado, vigente

desde el 28 de setiembre de 1998 determina que el rgano rector del sistema d adquisiciones en el Sector Pblico Nacional en el consejo Superior de Contratacional y Adquisiciones del estado (CONSUCODE).

Conforme al reglamento Unico de Adquisiciones - RUA, derogado, bienes son todos aquellos elementos materiales, individualizabies que se pueden medir, intercambiar y utilizar para el dsarroilo de procesos productivos de diversa naturaleza. El concepto engloba a los ar tculos materiales, insumos, instrumentos de produccin maquinarias, equipos, repuestos y accesorios y otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas,;! En consecuencia la adquisicinene a ser el procedimiento, tcnico establecido, constituido por un conjunto de acciones tcnicas, administrativas y jurdicas orientadas a conseguir la prioridad, en el derecho de uso o de acceso a la prestacin de servicios. Se encuentran sujetas a la presente norma, todas las entidades del Sector pblico, con personera jurfdjca de derecho pblico y las entidades comprendidas en e! artculo 24 de la Ley 26703, Ley de Gestin Presupuestaria del estado. Ailmismo, se encuentran comprendidas dentro de los alcances de la presente Ley: Las empresas del estado de

derecho pblico o privado, ya sean d propiedad del Gobierno central, regional o Local; y las empresas mixtas en las cuales el control de las decisiones de los rganos de gestin est en manos del estado y en general los rginteis y deplderiiSlis del Estado a fes que la Ley otorgue capacidad para celebrar contratos. 6.1 PRINCIPIOS QUE RIGEN A LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL SECTOR PBLICO NACIONAL
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Los procesos de contratacin y adquisicin regulados por esta Ley y Sif reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre c o m p e t e n c i a 'Impa realld a d, iei#ia, transpona, ecorprnla, vigencia teSnJgieaf trato jj|$o e igualitario a feados los airiratstas; teniendo como feaiidad garantizar que s entidades del Sectil Pbftco obtengan bienes y servicios dla calidad requriia, en forma oportuna y a precios o costos;adecuados. PRINCIPIO DE MORALIDAD Todos los actos referidos a la adquisicin, antes durante y ' despus del suministro o la prestacin deben caracterizarse por la honradez, feracidad, iatarigibiid, reserva, eqtf da, lesicia ^ prosidad, por parte de Iosiep#onis y tfeionarisit iMfcos intervinientes. PRI'lCIPIO DE tBRE COMPETEiCW . '
De conformidad cantos artculos 61* y 62 deM'ConH^%i poifllp def peni y*et Decreto legistatlo J* 701 modffipf##

por ol Decreto Legislativo N 807, se elimina toda prctica monoplica; controlsta y restrictiva de la jibre competencia an la produccin y comercializacin de biene y en la prostacin de servicios, permitiendo que la libre iniciativa privada se desenvuelva procurando el mayor beneficio de los usuarios y consumidores. Siendo de aplicacin lo Indicado a toda persona natural o jurdica sean de derecho pblico o privado, que realicen actividades econmicas.
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PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD Por este principio, el Comit y los funcionarios que participan nn el Proceso de Seleccin actan con falta de designio Anticipado o de prevencin a favor o en contra de los contratistas, de lo que resulta la posibilidad de juzgar o proceder con rectitud; PRINCIPIO DE EFICIENCIA Mor la eficiencia todo Proceso de Seleccin tiende al uso ptimo de los recursos y al logro de resultados en materi do adquisiciones y contrataciones, aplicando los criterios do calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo, en ese orden do prioridad. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Todos los actos deben ser difanos sin ninguna ambigedad que pueda poner en duda la imparcialidad, la equidad y la ' moralidad del proceso de Seleccin. PRINCIPIO DE ECONOMA Este es un prineipio rector en los procesos en general; en el Proceso de Seleccin esta dirigido a lograr ahorro en gastos, en tiempo y en perjuicio a los Postores respecto del proceso. La celeridad es su consecuencia y objetivo, pues procura emplearej menor tiempo posfe ai tramitar una adquisicin o contratacin, sin menoscabo de las racionales acciones de control previo y concurrente, las cuales no deben significar instancia, retraso o demora. PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLGICA Los bienes o
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servicios a adquirir, incluso las obras a contratar, deben estar regido por la tecnologa ms avanzada, la vigente en el tiempo del Proceso. PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIO Todo postor debe, potencialmente, tener iguales oportunidades en el Proceso de Seleccin sin discriminacin alguna. 6. 2. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LAS ADQUISICIONES Y CONf RATACIONES La Ley establece que cada entidad establecer la dependencia o dependencias responsables de planificar los procesos de adquisicin o contratacin, sealando en sus manuales de organizacin y funciones o dispositivo equivalente, las actividades que competen a cada cargo, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes. Cada entidad elaborar un Pian Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho Plan debe prever el tipo de bienes y orvicios que se requerir durante el ejercicio presupuesta!
I *'

y el monto del presupuesto requerido. El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ser aprobado por la mxima autoridad administrativa de la Entidad antes de Iniciado el ao calendario. Al finalizar el ao calendario, la dependencia presentar
112

un Informe de la ejecucin del plan, en el que se dar cuenta do la ejecucin real de lo planeado y de las adquisiciones o contrataciones extraordinarias que se efectuaron. Este Informe servir para la evaluacin de ia gestin de la dependencia y de los servidores responsables.

13, NORMAS ESTABLECIDAS EN LA LEY GENERAL DE


PRESUPUESTO PARA LAS ADQUISICIONES EN EL SECTOR PUBLICO Do conformidad con la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 1999 - ley N 27013 - Capitulo II - Art. 6\ los montos a que se sujetan las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas, son los ilgulentes:
*) Para la contratacin de obras:

Licitacin Pblica, si al valor referencial es igual o superior a S/. 900,000 ( Nuevos Soles )

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Adjudicacin Directa, si el fataf/eferenEfc) es inferior a Sf, 900,000 ( Nuevos Soles | Cuando el monto del valor referencial de isa obra pblica sea igual o mayor a S/. 4'05,000, el organismo ejecutor no podr ejercer la supervisin y cowi de obras, debiendo ser contratada obligatprlijpsnte.
b) Para la adquisicin de bienes y suministros:

- Licitacin Pblfea, si. e| valor referental es Igual o superior a SI. 350,000. - Adjudicacin Directa, si el valor referencia! es inferior a SI. 350,000 c| Para la contratacin de senis fie oorisajtorfa. tales ' forno prestaciones d eitf res asle servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamientos o finaneietos, iyesttgaAns,' proyeirfol;' estudila disetes, supervisiones;* Inspeccin ti,. gerenfias. , gitSsnes, auditorias, asesoras Concurso Pblico, if ll valor referencial es igual o superior a S/. 150,000 Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a SA 150,000 . La de auditoras externas, se realiza de . conforriidad con las normas quefjgert al Sistema Nacional de Control.
114

OFICINA fONTROt, OFICINA CONTA81 PATRIMONIAL (1) DE BIENES SJERV|CIOS ALMACEN UOAD Y TESORERIA Y/O IIHADQUISICIN AN
II IIIIMI AtAITICIMIENTO
OJICINA

PROVEEDOR

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115

OFICINA GENERAL ADMINISTRACIN

A9AITECMIENTD UOAD Y TESORERAY/O ALMACEN ADJUDICACION ADQUISICIN DE BIENES SERVICIOS (2)

OFICINA

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COMITE

PROVEIDOS

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' La aplicadn del presente artculo de la de Presupuesto, se realiza en concordancia con la Ley N' 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su.Reglamento aprobado por el D.S. N" 039- K 98-PGM del 28-Set-98. .

6.

4 PROCESO DE SELECCIN DE PROVEEDORES


Para ser postor de obras ser requiere estar inscrito en el registro Nacional de Contratistas y no estar incluido en el registro de Inhabilitados para contratar con el estado. Este ltimo requisito es tambin vlido para el caso de adquis dones, sumih^fs, servfctos generales y consuitria. El reglamento establecer la organizacin, funciones y procedimientos de los Registros, asi como los requisitos para la*nscripcin #ficlusn y la periodicidad pon a que o publicar en el Diario Oficial El Peruano la relacin de Inhabilitados! Los Registros debern observar los pringos conten dos en la Ley de Simplificacin Ad Wiitr#!. fin todos los casos para ser postor; se requiere no tener incin vigente segn el registro de Inhabilitados para contratar ,con el estado; para el efecto bastar que en la propuesta el postor presente una Declaracin jurada, la intima que, en caso de ser favorecido con la buena pro, iltber reemplazar poctlft cerificado emtto por el regiitr flipictlvo.

Estn Impedidos de ser:

Postores
a) El Presidente y los Vicepresidentes de la Repblica, los representantes al Congreso, Ios-Ministros de Estado, los Vocales de la corte Suprema de justicia de la Repblica, los titulares y los medios del rgano colegiado de los organismos constitucionalmente autnomos y el Presidente del Instituto Peruano de Seguridad Social, hasta seis meses despus de haber dejado el cargo; b) Los titulares de instituciones de organismos pblicos descentralizados, los alcaldes, los dems funcionarios pblicos, los directores y funcionarios de las empresas del estado; las personas naturales de la Entidad que tengan intervencin directa en ia definicin de necesidades, especificaciones, evaluacin de ofertas, seleccin de alternativas, autorizacin de adquisiciones o pagos; c) El conyugue, conviviente o los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y el segundo de afinidad de las personas a que se refiere los literales precedentes. d) Las personas jurdicas en las que las personas naturales a que se refieren los literales a), b) y c) tengan una participacin superior al cinco por ciento del capital social, dentro dp los veinticuatro meses anteriores a la convocatoria; e) Las personas naturales o jurdicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitacin
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temporal o permanente para contratar con entidades del Sector pblico. En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) el impedimento para ser postor se restringe al mbito de la jurisdiccin o sector al que pertenecen las personas a que refieren los literales a) y b). En el caso de los organismos constitucionalmente autnomos, el impedimento se circunscribe a las adquisiciones y contrataciones que realizan dichas entidades. Contratistas Las personas naturales o jurdicas, que tengan obligaciones pendientes con el Instituto Peruano de Seguridad Social, asi como con las entidades prestadoras de salud a que se refiere ia_Ley N 26790, con la Oficina de Normalizacin Previsional o las entidades del Sistema privado de Pensiones, con la Superintendencia nacional de Administracin Tributaria, o con la Superintendencia Nacional de Aduanas, por ' deudas vencidas hasta el mes anterior a la fecha de suscripcin del contrato.

No puede ser contratista aquella persona natural o jurdica que haya participado como tal en la elabOrabn de los estudios o informacin tcnica previa que da origen al Proceso de Seleccin y sirve de base para el objeto del contrato, salvo en el caso de los contratos de supervisin. Las propuestas que contravengan a lo dispuesto en el presente articulo, se tendrn por no presentadas, bajo responsabilidad de los miembros del Comit. Los contratos celebrados en contravencin de lo dispuesto anteriormente, son nulos, sin perjuicio de las acciones a que hubiere lugar. REQUISITOS DE LA CONVOCATORIA En toda Licitacin Pblica o Concurso Pblico se deber observar obligatoriamente lo siguiente: I. Realizar la convocatoria pblica a travs de la publicacin de la misma por lo menos en el Diario Oficial El Peruano, en uno de circulacin nacional y en otro de circulacin en la localidad en que realiza la Licitacin Pblica o Concurso Pblico. El aviso deber contener por lo menos:a) La identificacin de la Entidad que convoca; b) Et proceso de seleccin; |p La descripcin bsica de los bienes, servicios u obras a ejecutarse; d) Las oficinas donde pueden recabarse las bases y su costo;
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e) La fecha, prevista para el acto pblico de presentacin de propuestas y para el acto de adjudicacin de la buena pro; f) y, El valor referencial.

La existencia de un plazo razonable entre la convocatoria y la presentacin de ofertas, el plazo ser establecido por la Entidad del Sector Pblico atendiendo a la urgencia y caractersticas propias de cada proceso. En ningn caso el plazo entre la convocatoria y la presentacin d propuestas ser menor a veinte das hbiles. La existencia de bases aprobadas. En el caso de obras, adicionalmente, se requerir de la existencia del expediente tcnico. La celebracin de acto pblico para la presentacin de propuestas y para la publicacin. La convocatoria a un proceso de adjudicacin directa se fecta a travs de su publicacin en por lo_menc-s el Diario Oficial El Peruano y en otro de circulacin nacional o local. L convocatoria a un proceso de adjudicacin directa de monor cuanta, se hace mediante invitacin a no menos de Iros postores, en el caso de contratacin de obras y ooniultorla.
i

Previamente conviene hacer una distincin entre adquisicin y compraventa, pues algunos textos legales asimilan ambas categoras. Adquisicin es un trmino ms extenso que

121

7.2 Contrato de Transporte


compraventa y puede originarse a ttulo gratuito; en cambio la compraventa siempre lo es a titulo onerosp. La adquisicin en sentido jurdico no es otra cosa que la incorporacin de un derecho al patrimonio del adquiriente que deviene asi titular del mismo, puesto que el patrimonio es un conjunto de relaciones jurdicas. La compraventa es un acto siempre a titulo oneroso, que en todo caso puede ser considerado de adquisicin derivada y que excluye otro tipo de adquisiciones, como lo podran ser la accesin, la donacin, la sucesin o el comodat o. El contrato de compraventa constituye la figura tpica del Comercio Internacional y el medio que posibilita la mayor circulacin de divias . 7.1 Concepto La compraventa internacional representa una de las funciones bsicas del comercio exterior: la de transaccin. Es una operacin de intercambio por medio de la cual se entrega una cosa determinada contra su^equivalencia en dinero. Ampliamente puede definirse como una convencin mutua en virtud de la cual se obliga el vendedor a entregar la cosa que vende y el comprador el.precio convenido por ella. Es un vinculo entre la produccin y el consumo Internacional de bienes y servicios. Si la compraventa es un acto de intermediacin, quiere decir que es un hecho comercia.l; luego,la figura cpe dentro de los limites de Jos eventos mercantiles donde con ms propiedad
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debe considerarse, a diferencia de la compravetcMiqijJe es*un acto de consumo; compr-o para satisfacer mi necesidad; ei fin se realiza en el acto Mismo de la operacin, sin que contine el trnsito ni del negocio jurdico ni del bien. El otro ingrediente de'la compraventa, y que le da singularidad es el nimo de lucro, la especulacin, que est alejada de la compraventa civil en la que el sujeto busca racionalmente reducir costos para adquirir un bien que lo satisfaga, sin trasladar a otro el pago de dicho costo y percibir lo utilidad prevista por tal accin. El nimo de lucrar es necesario, aun cuando posteriormente el comerciante no obtuviera utilidad en la reventa. Adems, el comerciante adquiere las cosas para revenderlas. luego, la compraventa internacional se caraclffca por a) Un acto de intermediacin. b) Tener un fin especulativo, es decir buscar un lucro. c) Una relacin Intersoberanla, ya que la mercanca o servicio circula por ordenamientos jurdicos distintos, il) . La conexin de dos contratos simultneos, y sucesivos, , uno que vende, en este caso el exportador; y otro que compra, en este caso el importador, constituyendo una operacin econmica nica. Uno de los contratos que se derivan del contrato de compraventa, aun cuando es autnomo, es el de transporte, ya que si l no podra viabilizarse o ejecutarse el objeto principa! de la operacin de compraventa: hacer legar al
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7.2 Contrato de Transporte


comprador las mercaderas o el equipamtio.fc^^o , los

icaatraOs

complejos

como

el

tutn-key,

elJspsin

jffeiiiaBonftl, countertrading o el de construccin pesada, Si


ejecucin da origen a la formacin de esta figura coitractutp Una primera delimitacin es necesario efectuar: el coftrata de transport en general ha sido diferenciado en civil fr comercial. El primero es aquel que se hace a titulo gratuito, sin compromiso obligacionai ni moral alguno, y el segundo tiene siempre un propsito y un animus lucrandi. Son estos ltimos a los que nos estamos refiriendo desde que nuestra tarea est referida a los contratos de comercio internacional en los que hay un contenido patrimonial inmediato. Se puede conceptualizar este contrato como aquel segn el cual una persona natural o jurdica denominada el porteador se obliga a efectuar el traslado de mercaderas, por medios propios o ajenos de un establecimiento ubicado en un Estado a otro, segn lliccfeU Mgacin asumida por otra persona denominada expedidor, debiendo abonarse por ello una suma de dineroconafporte o flete. . Por otro lado, respecto a tai sujetos que .intervienen en este contrato a#e qye on tres:.el porteador, el cargador y cftslgnatwto- " ' a) Porteador. Es fe ^trsMa natifll 0 ^iSMIla que as.ume la obiigaiMl, f la responsabilidad de realizar . transporte, por ellg tai|rt se'le c#ee equo transportador o transportista. No necesariamente
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^importa que realice el transporte ni an siquiera que sea el operador, si sobre l recaen los riesgos del cumplimiento de la obligacin de transportar, Este sujeto, tambin conocido con el trmino de exped^fife en algunos casos pued'||rffpfal, como es laiwgdlldad dellipsppg com$|nado o m sM . b) Cargl;Es;f#|n sliita el transport^ qufi adquiere el derecho a eligir su plena realizacin'. Por ello, la mayora de Jos CcSfos de Comercio de A3f#t|a latina sealan que si el comMnsta acta en nombre fli2g$, asume las obligaciones del cargador, ' c) Destinatario. Es la persona a cuya orden van las mercancas. Usualmente es el comprador, dentro de las reglas de la compraventa, pero puede ser una tercera ,(.)-,h;prsona comprado precisamente el bien.'
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Muchas son las modalidades del contrato de transporte, dependiendo del medio fsico a travs del cual opera, '

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Las principales modalidades son: Terrestre, por ferrocarril, fluvial, lacustre, areo, multimodal y martimo, todos los cuales sern referidos en el ltimo captulo del presente Manual. 7.2.1 Trminos del Comercio Internacional Son usos y prcticas ordenados por gremios, asociacin de pases u organismos internacionales que complementan el contrato de compraventa internacional, ya que a travs de reglas estandarizadas las partes conocen con antelacin el punto de transmisin del riesgo y las obligaciones que estn asumiendo. Hay quienes consideran que son contratos de compraventa, sin embargo estn desprovistos de la relacin obligacional directa. Son usos ordenados y estandarizados que complementan al contrato de compraventa y que posibilitan fijar determinadas situaciones, tipos en las cuales se pueden ver involucrados los operadores dentro del largo espacio entre la fbrica y el punto de distribucin internacional. El riesgo de prdida o deterioro de las mercaderas, asi como la obligacin de asumir los costos relativos a las mismas, se transfieren del vendedor al comprador en el momento en que el vendedor cumpla su obligacin de entregar o poner a disposicin las mercaderas.
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LOS INCOTERMS
.

Eslos trminos fueron diseados por la Cmara de Comercio internacional de Pars en 1936 a fin de precisar las obligaciones de las partes y el punto de trasmisin del riesgo. Estas definiciones han sufrido una serie de revisiones (1953,1967,1976,1980) hasta el actual de 1990, que se conoce en sus siglas en ingls como Incoterms (International Commerce Terms). Su finalidad esencial es determinar claramente el punto en que una de las partes trasmite el riesgo a la otra, a fin de garantizar el derecho de pago y el de libre disposicin de la mercadera. Definen la responsabilidad de los contratantes y el lugar fsico de su cumplimiento de una forma simple y segura, eliminando cualquier zona gris en la entrega o puesta a disposicin de las mercaderas. Adicinalmente, se refieren a otros aspectos como el transporte, el seguro, manipulacin, embalaje, gestin y entrega de la documentacin. I ixlsten trece trminos segn la ltima versin de la Cmara de Comercio internacional, que se han clasificado en cuatro grupos como se aprecia en el grfico. I. tos grupos o familias se han identificado con las letras E, K,C.yD. El grupo E contiene el nico trmino (EXW) mediante el cual el vendedor coloca las mercancas a disposicin del

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compradoren su propio domicilio olocal de produccin que puede ser una fbrica, Industria, almacn, plantacin, coiforme Jo pactado en contrato de cfpravenfe. Euial razn, el exportador debe facilitar tas mercaderas y la factura comercial el mensaje electrnicocjTespondiente asi como prestar al comprador, a pedido,' riesgo y costo de ste, toda la asistencia en la obtencin dp cualquier licencia de exportacin u otra oficial necesria para M d e las mercaderas. El grpo F contiene los trminos segn los cuales el vendedor debe enviar la mercanca en lo que respecta a su transporte, de conformidad con las instrucciones dadas por el comprador puesto que es ste quien debe concluir el contrato de transporte y designar el transportador. Este grupo comprende los trminos FCA, FAS y FOB. Para articular este grupo hay que tener en cuenta las reglas ISO (Internacional Standard Organizaron). Segn el grupo JG, el vendedor lia de encontrar el Sansporte stas cond iciones fe ccftyrnbr, pei.1ftas*r el riesgo de prdida o dao de la mercanca o de costos adicionales debido a hechos acaecidos despus de su enffe o despacho. En este grupo se encuentrifbs tptihos CFR, .C1F, CPT y CIP. En todos ellos es necesario haeer eonstar el plinto hasta donde se ha de pagar el transporte,
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pues sa es una ligacin del ipndedO; donde 10# LOS INCOTERMS Jegos de prdida o averia de tos productos, as EoniM&H costos adicionales resultantes de los acontecimientos que

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despus de la entrega de la mercadera al medio de transporte, recaen en el importador. Estos trmino son de la misma naturaleza que el grupo F, por cuanto el vendedor viabiliza ei cumplimiento del contrato en el pas de embarque o de despacho; aun cuando, particularmente, se deben articular con mucho cuidado al momento de aadir obligaciones del vendedor referentes a un tiempo posterior al mencionado punto critico de la transferencia del riesgo. Segn la propia'naturaleza de los indicados trminos, el vendedor est exonerado de todo riesgo o costo suplementario, una vez que ha cumplido debidamente con su contrato, encargando el transporte y entregando la mercanca al transportador o consiguiendo un seguro (CIF yCIP). Los trminos D son totalmente diferentes a los ya sealados, pues en este caso el vendedor responde d la llegada de la mercanca al lugar de destino. El vendedor soporta la totalidad de riesgo y de costos para hacer llegar el bien al lugar convenido. Este grupo rene cinco trminos como: DAF, DES, DEQ, DDU y DDP, los cuales peden aglutinarse en dos subgrupos: los DAF, DES y DDU, en los cuales el vendedor no tiene que entregar la mercanca despachada de importacin; y los DEQ y DDP, en los qu tiene que despacharla.
,l'1.

De todos ellos el trmino DDU es una novedad en la versin Incoterms 1990, que posibilita al vendedor a entregar la mercadera en el pas de origen, sin despacho

de importacin y sin pagar los derechos. Sin embargo, a la luz de la experiencia, no es recomendable que los operadores latinoamericanos, principalmente vendedores, usen este trmino pues trae el peligro de una demora prolongada en el despacho y es extremadamente arriesgado comprometerse a entregar la mercanca ms all del punto de despacho de aduana. Los Incoterms 1990 deben ser estudiados conjuntamente con las reglas de la Convencin de Viena de 1980, sobre compraventas internacionales de mercaderas; tal es el caso de las costumbres y usos locales, que deben ser observados al momento de firmar un contrato de compraventa y que mantienen su existencia aun por encima de las propias estipulaciones de los trminos ya enunciados. Es, entonces, recomendable que los operadores de comercio internacional estn debidamente informados de tales costumbres cuando negocien un contrato y que establezcan clusulas precisas que se superpongan a cualquier interpretacin de los Incotermes. Otro, es el caso del embalaje, donde la obligacin del vendedor de embalar la mercanca puede modificarse segn el tipo y la duracin del transporte previsto, pero que dicha exigencia es vlida en la medida en que se lo hagan saber al vendedor en el momento de cerrar el contrato. a) EXW. En fbrica (ExWorks) "En fbrica" significa que la nica obligacin del vendedor consiste en facilitar la mercanca en sus

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locales o 'IfistaJaccMfs BteSIEfc fbrica^, en particular, si no es t el responsable de cargar la mercanca en ei vehculo ' srrfeistrado por el comprador, a no ser que se ajr acordado otra cosa. El comprador corres con todos tai costos y riesgos que entraan el transporte de la mercanca desde all hasta el punto de destino deseado. Este trmino supone, pues, la obligacin mnima para el vendedor y es el ms conveniente para el exportador latinoamericano, ya que nicamente est obligado a entregarla m e rea d erta con forme lratyp facilitar toda la asistencia para la obtencin de cua!qt!;fc|f# de exportacin o autorizacin gubernamental. b) FCA. Franco en el Transportista (Indicando el tugar) Se ha establecido este trmino, tambin conocido como free para indicar libre de. derechos en el transportl* Sirve para atender las exigencias ?if| transporte moderno, en partteular i denominado ' multimodal, como el d cpptedores o el transbordo de rodadura en ref^qpes y b^ies transbordadores. Se basa en el misnio|rtfcpio general que el FOB, con la diferencia de que el vendedor cumple sus obligaciones cuando entrega la mercanca a la cu.stoctla del transportista en el lugar convenido; Si no es posible * designar un punto preciso en el momento de firmar el ' contrato de compraventa, las partes deben referirse at lugar o a la zona dnde el transportista debe hacerse cargo de la
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mercanca. El riesgo de prdida o daos de la mercanca se transfiere del vendedor al comprador, entonce*, f s en la borda del buque. Transportista es toda persona que ha suscrito, o en cuyo nombre se ha firmado, un contrato de transporte. Cuando el vendedor o recibo tiene de que proporcionar un conocimiento s<| de embarque, hoja de ruta carga,*.cumple plenamente bjga#is presentando ese document expedido por u persona definida de ese modo. Este trmino puede ser utilizado en cualquier modalidad de transporte, incluso el multlmodal, por ello es que cuando se seala el terminal de transporte siiSea una estacin de ferrocarril, de carga, un terminal de contalners o patio o cualquier punto terminal de recepcin; c) FAS FAS quiere decir franco al costado del buque [Free along $100

Con meglo a estaclisylf elvendeir cumple sus obligaciones


cuando se ha puesto a mercanca al costado del bu|j;, en el muelle o en barcazas. Esto significa que el comprador llene que correr con todos los costos y riesgos de prdida o dao de la mercanca a partir de se momento. Procede sealar que, a diferencia delFOB, estiAfti&O imponi? al comprador la obligacin de despachar la mercanca para la hpEatoti^%, Sin embargo, ella no puede li# -IfPOfida cuando a| comprador na paedgk ci)f#ssia o atender las formalidades de expo||a^pf d) FOB FOB quiere deffenco a bordo (Free rUM^ El vendedor

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coloca a bordo de un buque la mergarMi eft el puerto de embarque convenido en ei ffPpP'fe compraventa. Se transfiere el riesgo de prdida o dao del vendedor ai comprador cuando la mercanca ha pasado la borda dfi buque en el puerto de embarque del|ra3. Ekfe^irtM^iJlOTliradotertlFili asumir todos los costos y riesgos de prdida o dao a las ma^papcas a parttcde aquel pi|pY e) CFR CFR quiere decir costo y flete (cos and El vendedor tiene que pagar los costos y fletes necesarios I para llevarla mercanca al punto de destino Conf#ii|,. pero se transfiere el riesgo de prdida o dao, ,t ciS), el de cualquier aumento de los costos, del vtndeisrff' comprador, cuando la mercanca pasa la borda del buque en el puerto de embarque. : ' f) CIF CIF quiere decir costo seguro, flete (Cos, I mf BB m and

(reighi). Este trmino es bsicamente

CFR, perp ei vendedor tiene que hacer, ad-iliij l ,,. seguro martimo contra e riesgo de prdida o dao de "i mercanca durante ei transporte. El vendedor establece el contrato con el asegifitKf T- paga la prima de seguro. El comprador debe tener en '

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cuenta que a la luz de este trmino, a.di ti vendedor obtener el seguro apenas con cobertura mnima, segn el Instituto de Corredores de Seg de Londres o cualquier entidad similar. Este seguro mnimo cubre el precio estipulado en el contratoms un '10% y deber ser cotizado en la moneda del contrato.
. . ..

El riesgo se trasmite a partir dei. momento til fie 'i pisado Ja borda diihll^len eifitiiito deembarql. g) CPT. Flete o Porte ^Pagado hasta Al igual qe CFR, flete o porte pagado hasta .ifta$pi or

carrikge paid (o) quiere decir que el vendedor paga los fletes de
la mercanca hasta el punto fe tfiSfto convenido. Sin embargo, el riesgo de prdida o dafto de la mercanca, asi como el de cualquier aumento de "los costos, se traniferen del vendedor al coSBjpracior cuando se entrega la mercanca a la custodia de! primer ibmpAsp^ y t en la Iwrdi *|g buque' #s puede emplear en todas fes. formas de transporte, isiidas las operaciones miilimodales y el trasporte en contenedores o ej transbordo de rodadura en remolques y buques transbordadores. Cuando el vendedor tiene que proporcionar un conocimiento de embarque, na tqjse-rut o n rcfbo de caifglj cumple plenamente f MI |b%aoh jPHfHiBAi ssgoeiHerD expedido por la persona cori'la "cul haontrtado el twiporte h'sta el "punto de desirid dgm^ B^k k, , h) CIP. Flete o porte seguro pagpdo hasta Este trmino (Freight orcarriage and nsurance paid to) es idntico a flete o prte pagadohasta ..., pero el
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vendedor tiene que hacer, adems, un seguro de transporte contra el riesgo de prdida o dao de la mercanca durante el transporte. El vendedor establece l contrato con el aseguradory paga la prima del seguro. El vendedor es apenas obligado a obtener el seguro con cobertura mnima. i) DAF. Entregado en frontera "Entregado en frontera" (Delivered at frontier) quiere decir que l vendedor ha cumplido sus obligaciones cuando llega la mercanca a la frontera, pero antes del limite aduanero del pas convenido en el contrato de compraventa. El trmino frontera puede ser usado para cualquier frontera, incluso la del pas de exportacin, por lo que es de vital importancia que sea claramente determinada. Este trmino est concebido principalmente para su uso cuando la mercanca ha de transportarse por ferrocarril o por carretera, pero se le "puede emplear independientemente de la forma.de transporte. J) DES. Entregado desde abordo

SSf

Ex shipo delivered ex ship quiere decir que el vendedor


ha de poner la mercanca a la disposicin del comprador a bordo del buque, en el punto de destino convenido en el contrato de compraventa. El vendedordebe hacerse cargo de todos los costos y
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riesgos que entrae el transporte de la mercanca hasta el puerto de destino designado. k) DEQ. Entregado en muelle "Entregado en muelle (Delivered ex quay) quiere decir que el vendedor pone la mercanca a la disposicin del vendedor en el muelle, en el punto de destino convenido en el contrato de compraventa. l vendedor debe hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrae el transporte de la mercanca hasta ese punto. S emplea dos variantes de los contratos sobre muelle: sobre muelle libre de derechos y sobre muelle derechos a cargo del comprador. Con arreglo a esta ultima clusula, la responsabilidad de los trmites de importacin de la mercanca Incumbe al comprador y no al vendedor. Las partes contratantes deben siempre hacer la descripcin completa de estos trminos, es decir sobre muelle Ubre de derechos o sobre muelle derechos a cargo del comprador para que queden bien claro quin s el responsable de dichos trmite^. I) DDU. Entregado sin pago de derechos El trmino DDU (Delivered duty unpaid) significa que el
vendedor

cumple

su

obligacin

cuando

as

mercaderas

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hubieran sido puestas a disponibilidad en el local designado en el pas de importacin. El vendedor debe asumir todos los costos y riesgos derivados de llevar las mercaderas hasta su destino (excluyendo derechos, Impuestos y otras cargas tributarias de importacin), asi como todos los costos y riesgos derivados de las formalidades aduaneras. El comprador tiene que pagar cualquier costo adicional y asumir cualquier riesgo causado por su omisin en desaduanarlas mercaderas. Si las partes desearen que el vendedor cumpla las formalidades aduaneras y asuma los costos y riesgos resultantes, tal hecho debe ser precisado^ con una declaracin para tal efecto. SI las partes desearen incluir en las obligaciones del vendedor alguno de los costos adeudados en razn de
IA

importacin de las mercaderas (como por ejemplo

el VAT, valor agregado al flete), ello debe ser aclarado Indicando: Delivered Duty Unpaid, Vat Paid (... named

place o destination},.
I lie trmino puede ser usado independientemente de lt modalidad del transporte. m| OOP. Entrega libre de derechos I I lrrrilno en fbrica supone la obligacin mnima dol vendedor; en cambio, entrega libre de derechos

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(Dollvtred duty paid), seguido de la designacin de los


locales del comprador, constituye el extremo opuesto, es decir, la obligacin mxima del vendedor. Significa que el vendedor cumple su obligacin de entrega cuando torna las mercaderas d isponibles en el lugar designado en el pas de importacin. Si las partes contratantes desean que sea el vendedor quien se haga cargo de los trmites de Importacin de la mercanca, pero excluyendo algunos de los costos pagaderos por la importacin de la mercanca -por ejemplo, el Impuesto s obre el valor agregado (IVA) o impuesto general a las ventas (IGV) u otros impuestos similares-, se deber precisar esta circunstancia aadiendo con tal fin las palabras pertinentes (por ejemplo: excluidos el IVA y/u otros impuestos). Los trminos descritos anteriormente permiten a las partes articular sus dive: rsas condiciones y obligaciones, haciendo uso para caso de la cotizacin, entrega de .documentos y transmisin del riesgo, de cualquiera de los trece trminos indiciados anteriormente.

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INCOTERMS 1990
Qrupo"E" ttnllda EXW Ex Works

OfUpo "F" Hin pago transporte (ilnelpal Crrupe'C"

FC

Fre Carrier Free Alongside Ship Free On Board

FAS FOB

CFR CIF CPT

Cost and Freight Cost, Insurance and Freight j Carriage Paid To Carriage and Insurance Paid To...

UtiM pngo transporte CIP 1


: : lltui'o

"D"

DDAF DES DEQ DDU DDP

Delivered At Frontier Delivered Ex Ship Delivered Ex Quay Delivered Duty Unpaid Delivered Duty Paid

1 Ingrid

m "'

L ------------------------------------------------------

141

METODOS DE COMPRAS

Cualquiera que sea la compra que se realice, es conveniente adoptar un mtodo determinado para efectuarla. Estos.mtodos pueden ser: a) Segn los factores que intervengan en la determinacin de cundo se comprar; y b) Segn la forma de compra. a) Segn la determinacin de cundo se comprar.

1. Ajustados a las necesidades.


En general, son las compras realizadas para producir a pedido especfico de un cliente. Se solicitan slo cuando elartculo es necesario. Su frecuencia de consumo es ocasional y, por lo tanto, baja. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock de productos definido. Se necesita de proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra.
* ' i1

2. Para periodos especficos.


Tal comb su nombre lo indica, se trata de adquirir artculos, para un determinado periodo. Sus caractersticas son: Ser utilizado, generalmente, para artculos de
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consumo regular;

Que las variaciones de precio de los artculos sean significativos; Que el periodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado en el control de existencias y en las variaciones de la fabricacin. Que la economia que pueda obtenerse, afecte el periodo de compra y al costo de almacenamiento. Que la cantidad que se adquiera, abarque al fijado por el programa o plan de produccin o por el consumo del almacn. 3. Segn la situacin del mercado. Por medio de este mtodo se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. Se caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del mercado, y de acuerdo a ello, se establece la cantidad por adquirir (si la demanda es alta , se adquieren cantidades para necesidades inmediatas; si'la oferta es alta , se compran mayores cantidades). Igualmente pueden establecerse contratos para

143

entregas especiales , que generalmente se utilizan para adquirir productos de consumo estable. Proporcionan grandes economas, pero demandan mayores espacios de almacenaje y controles ms exhaustivos. 4. Especulativas. ' Este mtodo de compra es asumido por ia alta direccin e implica mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren grandes :So|8ades con la lea de grisf f inep revendiendo 1Sexcederttef . mtPCado, asegurar C/n alto s toe fe.. No se toma ei el plan de produccin, pues su objetiv es el 'lucro,' lnfSlzart%rancah|ad de efec!{v|s|treqyjerer ' mucho espaci de almacenaje. Si bien pueden generar * grandes ganancias, la posibilidad de que el material comprado devenga obsoleto supone el riesgo de grandes pldS ' Segn la forma de compra 1. Compras por contrato Se estipula un contrato con el proveedor, segn el cual, ' por un p^ deteftliado, se eiegarlips artculos solicitados de acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas, se aprovechan'mejores precios, no se inflan ios stocks y se asegura ei aba s e cimie n{o c o n t n uo. Necesita de permanente

144

' asesora legal y precisin muy adecuada de los puntos < del contacto en lo referente a formas de pago, inspecciones, menteifpierfQ de la calidad, etc. 2. Compras en partidas agrupadas En este caso, se trata d artculos de menor consumo. Estos artculos tienen un costo de adquisicin mayor > que el precio del bien mismo y se adquieren en un sola operacin. Con esta forma se logran economas importantes, se despierta el inters del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitacin disminuyen. 3. Compras con arreglo ai plan de produccin En realidad, adquirir artculos bajo esta forma significa . lo mismo que utilizar el mtodo de compras de pedido continuo. Permite un mayor acercamiento a. los proveedores, como tambin mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisicin. Lo . recomendable, en esjp mtodo, es entregar copia de! plan de produccin a los proveedores, para que lo conozcan con antelacin y estudien la factibilidad de atendernos. 9. COSTOS LOGSTICOS La determinacin de ios costos ioglstcos es uno de los aspectos esenciales y de mayor importancia para efectuar n anlisis completo del sistema loglstio de una empresa, pero al mismo

tiempo la obtencin de dichos costos es difcil, en razn de que los elementos que lo constituyen y que afectan al sistema, no soh medidos por los procedimientos contables de costos industriales o finaruSieros empleados ualmente .e las compaas. A continuacin se describen ios diferentes tipos de costos que tienen relacin las actividades logsticas y que deben ser conocidos por los ejecutivos del rea para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en pro de una mejor administracin de todos aquellos insumos, artculos o materiales que maneja el rea logstica. 1, Costo Unitario. Se refiere al precio de compra, ms los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. en los materiales importados. En el caso de los materiales nacionales se considera como costo unitario al precio de los artculos puesto en los almacenes de la empresa. Costo de renovacin. Tambin llamado de Adquisicin, es la suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso determinado, generalmente en un ao, dividido entre el nmero de rdenes de compra emitidos en el mismo perodo de tiempo.
V

Los gastos que se efectan para la renovacin de las existencias o para su adquisicin se puede clasificar en: a) Gastos de ordenar. Se denomina as a la suma de todos los gastos efectuados desde la preparacin de la requisicin

146

hasta la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor (sueldos y leyes sociales, materiales de oficinas, servicios, programacin, computo, contabilidad, etc.). b) Gastos de seguimiento. Corresponde a la suma de todos los gastos efectuados en lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadera oportunamente en la fecha ofrecida. Dentro de la adquisicin de materiales, la labor del seguimiento o contacto con los proveedores, comprende gastos de cables, telex, llamadas telefnicas, visitas a las fbricas o plantas, etc. c) Gastos diversos. Existen otros gastos relacionados con la compra de materiales y que corresponden a actividades posteriores al ingreso del material a la empresa, pero que mientras no se efecten, no se puede cerrar la orden de compra y considerarla como atendida. stos gastos son: Control de facturas y seguimiento de stas dentro de la empresa para que se efecte el pago y se cumpla con el proveedor. Anotaciones en el control de inventarios y balance de los stocks. Documentos que hay que enviar a los usuarios despus de llegado el material, sea al proveedor, a los usuarios y a todos aquellos interesados en el control correspondiente. La obtencin del costo de renovacin permite definir para la empresa cuanto le cuesta cada orden de compra que emite y por ello es que la sma de

todos los gastos hay que dividir entre el nmero de rdenes emitidas. 3. Costo de posesin o de almacenaje. Contar con existencias le cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero .n las diversas actdades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales que almacena; por ello es que a mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual d poseer materiales. Estos costos se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren por tener existencias. Ti ... Para el costo de posesin los gastos se clasifican en: a) Gastos de inversin.- Corresponded a ste rubro los intereses dejados de percibir sobre el capital invertido en existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta conseguirlo. b) Gastos de riesgo.-Tener materiales implica el riesgo de perderlos por obsolescencia, robo Ipcendio, deterioro, etc., y por ello las empresas aseguran su existencias; el valor de la prima del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que, generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del inventario. c) Gastos de cuidado.- Tener materiales en los almacenes exige cuidarlos, ubicndolos en un determinado espacio y mantenerlos para evitar
148

su

deterioro,

asi

como

controlarlos movimiento.

para

eliminar

los

desperdicios,

la

obsolescencia y la acumulacin de materiales sin

d) Impuestos.- La influencia que ios inventarios tiene sobre los resultados hay que valorizados para establecer que porcentaje del impuesto que se pague se debe al monto convertido en materiales que guarda la empresa en los almacenes. 4. Costos de fallantes o de roturas de stock. La no existencia de un articulo o materia prima, necesario para la empresa cuando sta lo necesita, tiene un costo que en algunos casos llega a ser de consideracin, por cuanto la falta de este material puede interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de obra, equipo y maquinaria ociosa, elvando el costo de fabricacin, o a veces obligando a realizar compras de ltimo momento un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias adecuadas en el almacn.
L

Entre las formas que se utilizan para reducir los costos loglstlcos tenemos: Cambios en el diseo y en las especificaciones, que permitan a los proveedores fabricar a costos ms bajo.

149

Sustituir materiales para reducir e| valor dei artculo por menor valor del material o asegurarse una mejor calidad sin variar el costo.
w Precio de Compra + Gastos para que artculos lleguen a la empresa (flete, seguro, transporte en la emp. Etc.)

RENOVACIN Gastos de ordenar + Gastos de surgimiento Gastos diversos COSTO ROTURA DE STOCK Valoracin dal efecto que tiene fa falta de stock sobre tas operaciones

POSESION ' Gastos de InversinK Gastos de riesgo Gastos de cuidados Impuestos


Si

150

Reduccin de la variedad de artculos contenidos en los invntanos, mediante ia categorizacin de materiales. Eliminacin de artculos obsoletos o fuera de uso de la empresa. Aplicacin de tcnicas analticas que permitan reducir los costos sin afectar el valor de los materiales, transporte o servicio. Cambios de procedimientos que disminuyen el tiempo de demora en contar con el material, lo que incide en el stock a mantener y en las cantidades a comprar. Compra de materiales y equipos que reducen el costo de mao de obra o aumentan la eficiencia de las operaciones. LOTE ECONMICO DE COMPRA (tamao de pedido econmico) El lote econmico de compra o cantidad econmica es aquella que equilibra los costos de renovacin y de posesin, hacindolos igu ales en relacin al nmero de rdenes que se emiten y al almacenaje de las cantidades que se solicitan. Una Simple apreciacin de los inventarios permite constatar que las grandes cantidades aumentan ios gastos de posesin o almabenaje y disminuya el nmero de ordenes de compra o pedidos a los proveedores; y a la inversa si se.pide cantidades pequeas, se producir el efecto contrario, mayor cantidad de rdenes y menos

gastos de almacenaje. Lograr el equilibrio entre estos dos costos conduce a la cantidad econmica que hemos definido. Los factores que determinan l cantidad que se debe comprar segn el mtodo desarrollado por Davis, son los siguientes: S = Consumo del material en unidades por ao.

Tf = Tiempo de adquisicin, en aos, entre el momento de


formular el pedido y la recepcin del material.

T = Tiempo (en aos) en el que el lote que hay que comprar se

consumir.

Rf = Cantidad terica que constituye el punto d hacer el pedido;


justamente el material necesario para que dure hasta que lleguen nuevos embarques o expediciones, en el tiempo T1

R = Reserva, esto es, existencias que deben tenerse en almacn


para tener en cuenta las demoras en las entregas y tambin una cantidad adicional para los aumentos imprevistos en el consumo, las mermas o los desechos extra, etc. Es tambin la existencia mnima que debe haber en almacn.

R = Punto real del pedido, en unidades del material en existencia y disponible, suma de Rf + R2 Q * Cantidad en el lote de compra.
M = . Existencias mximas, cuando llega el nuevo mbarque, suma de Q + REjemplo: Si son aplicables a cierto material las siguientes condiciones Cul es la cantidad que debe comprarse a un proveedor y cundo debe hacerse el pe^ldp? 750 m Cantidad en existencia, en unidades. 3 semanas = Plazo de entrega. 4 semanas s reserva para los casos imprevistos urgentes. 300 = Consumo medio mensual, en unidades. 17 semanas Existencias mximas que puede haber en almacn La cantidad en existencia, 750, dividida por 300, consumo i mensual da 2,5 meses de consumo, o sea 2,5 x 4,33 (promedio de semanas en un mes) = 10.825 + el suministro semanal aun disponible, o sean 11 semanas. Se mantienen reservas suficientes para cuatro semanas y el plazo de entrega es tres semanas. Por consiguiente, el pdido debe hacerse dentro de 11 - 7 - 4 152 semanas. El punto de hacr el pedido se alcanza, por

consiguiente, cuando la cantidad en


300

existencias y disponible baja /-suntad. Puesto que la cantidad mxima que puede haber en almacn es el consumo de 17 semanas, o sea, 1.177, incluidas las reservas para cuatro semanas, la cantidad que hay que pdir es el consumo de 13 semanas, esto.es, tres meses, que es 3 x 300 900 unidades. Asi pues, el material se pedir cuatro veces por ao. Las existencias mnimas son:
300 4* -------- - 277 Unidades
4,33

Las cifras que anteceden no han tenido en cuenta el clculo de la importancia econmica del lote que debe comprarse, que, adems de servir a las necesidades de la produccin y de proporcionar reservas y puntos de pedido adecuados, introduce tambin el anlisis de los descuentos o los precios unitarios reducidos que se consiguen al comprar en cantidad, frente a los costos en que se incurre al tener que poseer y almacenar el material. Para determinar la importancia econmica del lote que debe comprarse de Un artculo hay que considerar diversos factores: 1. 2. 3. 4. 5. Cantidad en existencia y disponible ( no consignada o asignada) eri los almacenes. Consumo, y si ste es constante, peridico o irregular. Tiempo necesario para la entrega de un nuevo lote. Cantidad que debe tenerse como reserva para el caso que se retrase la entrega del material. Cantidad que debe tenerse en existencia para los caos urgentes imprevistos, tales como un aumento sbito en la demanda, una merma excesiva en la fabricacin, el deseo del departamento de ventas de aumentar sus existencias de productos acabados, etc. 6. 7. Longitud del periodo de fabricacin que se desea proteger teniendo materiales en existencia. Descuento por cantidad que puede obtenerse pidiendo 153 lotes grandes.

8. 9.

Costo

de

alquiler

del

espacio

ocupado

en

el

almacenamiento. Importancia del capital mvil empleado e intereses perdidos sobre este capital.

154

10. teos costos y otras prdidas inherentes a la posesin de los materiales: Impuestos, seguros, depreciacin, calda en desuso, manipulacin adicional, etc. Diversos investigadores han ideado frmulas para determinarla cantidad que debe comprarse con el fin de obtener el costo mnimo por unidad, y Ja cantidad que debe pedirse para obtener in tipo deseado de rendimiento sobre el capital mvil. Qjs, Lechoczs'ky, Pennington y otros han desarrollado frmulas de esa clase. Estando basados en datos empIHcos. estas frmulas dan slo resultados aproximados, pero lo propio sucede con todos los dems mtodos y, en todo caso, los resultados tienen que someterse al criterio del que efecta las compras. Aunque su eficacia se limla a ciertos casos, esas frmulas debeneoriocerlas todos los jefes de compras. Por el mtodo desaristado por Davis, el clculo matemtico ii la cantidad ms econmica a comprar desde ei puntode vista de las cargas por adquisicin, almacenamiento e intereses da cmo resultado la siguiente ecuacin:

En la que K * un factor de inters * LO

Y H - un factor del costo de almacenamiento =

155

de modo que la expresin anterior puede reducirse a:


2GS .

C7 > 2BE

Los trminos empleados se definen como sigue: Q - Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mnimo de compra, en nmero de unidades. G = Costo total de preparar, el pedido de compra, en dlares \} otra unidad monetaria, (gasto de funcionamiento del departamento de compras, costo de los impresos y otros materiales, gastos exteriores de compra tales como viajes, cualquier tiempo gastado por ejecutivos de la compaa en relacin con el pedido, etc.). S = Consumo del material en unidades por ao. CM = Precio total de compra de una unidad del material, incluidas las cargas de flete, en dlares u otra moneda. / = Tipo de inters sobre el dinero en tanto por uno, o sea, puesto el tanto por ciento en forma decimal.' B - . Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una unidad del material, en metros cuadrados. - Carga anual por almacenamiento por metro cuadrado de rea de suelo, en dlares u otra moneda.

156

La ecuacin anterior, da la cantidad ms econmica a adquirir de una vez para obtener el costo total unitario mnimo de comprar el material y almacenarlo. Ejemplo: Suponiendo ahora que haya que formular un pedido de compra en las condiciones que se indican a continuacin, Cul ser el lote de compra ms econmico y cul el que deba comprarse para obtener el rendimiento mximo sobre el capital mvil o de trabajo? G =$30 S = 8000 unid. C = $0,10 I = 5% B =0,002 m2 E = $30 El clculo de la cantidad ms econmica a pedir, es como sigue:

9,
Q
u

2 x 30 x 8000
WU

t --------------------------------------------------------------------------------------

0t10x 0,05 +2x0,002x30

ss 1 960 unid.

redondeando, la cantidad a pedir serla de 2,000 unidades, esto es, el consumo de 3 meses.

157

Tcnicas para determinar cuanto comprar o pedir


Para definir la cantidad a comprar, o pedir, se puede aplicar diferentes mtodos que nos conducen a la cantidad econmica. Oe estos el ms utilizado en la .actualidad es el de la formula de la cantidad econmica, sin embargo existen otros mtodos que pueden ser aplicados indistintamente y que se tratai* a continuacin. 1. Mtodo de tabulacin: Mediante este mtodo se facilita la determinacin de la cantidad econmica a comprar o pedir y la frecuencia de los pedidos o nmero de veces en qu hay que emitir rdenes de compra (o/c) n el ao; Muchas veces se pueden obtener descuentos en los precios unitarios en funcin de las cantidades que se adquieren y, por ello, en este mtodo se han establecido dos formas en su aplicacin, sin descuentos y con descuentos; lo cual significa que en el primer caso el precio Unitario es nico en comparacin con las diferentes formas en que pueden hacerse los pedidos, y en el segundo caso los precios unitarios varan en funcin del volumen o cantidad de artculos que se adquieren. Los datos a considerar son los siguientes:
-

Demanda, consumo anual pronstico de ventas. Precio unitarios (aplicables al segundo caso) Inventario promedio (IP) esta dado por la mitad de la
158

cantidad comprada o solicitada (CC) y su expresin matemtica es:

Costo de posesin (porcentaje sobre el valor del inventario promedio) - Costo de renovacin (valor de cqda orden de compra) Costo incremental (suma de los costos de renovacin y posesin) Valor del pedido (aplicable al segundo caso por su variacin de precio) Costo total (suma del costo de posesin ms costo de renovacin ms valor del pedido). Los resultados del mtodo de tabulacin se aprecian en los cuadros adjuntos, para cada caso, donde es posible analizar y comparar los costos totales resultantes de la suma de los costos de renovacin y posesin.

rOOG DE TABULACION : Prado Unitario con Descuento segn Volumen de Compra

160

0-4 H

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r Vi 00

NUMERO DE PEDIDOS EN EL AO

in oo* p o <N Oy o r* o o r-| T 00 O 00 N 0

METODO DE TABULACION : Precio Unitario Onlco y sin Variaciones por Volumen Predo Unitario: Stf. 10.00

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161

0/C" Orden de Compra

* ? H

Cantidad Econmica 26,714 unidades

C3\

El mtodo anterior puede aplicarse en empresas que tienen muy poca variedad de artculos, pero cuando existen miles de artculos diferentes, la labor de tabular las cantidades no es prctica. En esos casos es preferible utilizar la frmula de la cantidad econmica, la misma que se ha indicado anteriormente:

Q = J -----------------------

2GS

y Ci + 2BE

i1, , List odpii/os que se buscan alcarsar con la aplicacin de la frtreula de la cantidad econmica son:

Redtlpi'a! mnimo posible el nivel total de los inventarios.

162

que se puede exponer en forma de porcntaje y que nos dar el tanto por ciento de neflciencia de la dependencia. Si este porcentaje encontrado se resta de 100% que suponemos que 2. Mtodo matemtico es el mximo de rendimiento, se encontrar el porcentaje de eficiencia de compras. a) Costo Neto de Compras Para hallar el costo neto de compras, bastar determinar el gasto total de compras Gf que estar formado por: 1. Gastos;de funcionamiento. 2. Costos de retrasos, prdidas, errores, defnelas, et. 3. Gastos de almacenaje y comprobacin de las existencias en almacn (costos de posesin). A estos gastos se le resta las posibles economas que hubieren. El resultado de esta diferencia, se dividir por el valor tota) de las compras realizadas durante el tiempo en el que se quiere evaluar a la dependencia; se obtendr s un Indice que al ser multiplicado por 100%, dar el porcentaje correspondiente al costo neto final, en relacin con el valor de las mercaderas compradas. De lo expuesto se puede establecer que la frmula final ser:

Costo neto final (c) = Gastos (G) - Economas (E) ^ Valor total de compras

Encontrado el costo neto final 163 en forma de porcentaje, o

su expresin en relacin con el valor de las mercaderas compradas, se puede obtener el porcentaje de eficiencia de la dependencia, restndolo de 100, que es el mximo de eficiencia que se supone tiene toda entidad al comenzar un trabajo o labor. Ejemplo Aplicativo: La empresa X ha efectuado durainte el mes de julio, adquisiciones por valor de $ 150,000 en diferentes artculos necesarios para su produccin y funcionamiento. Al realizar estas adquisiciones su departamento de compras ha logrado una economa comprobada de $3,500, al obtener de los proveedores descuentos especiales y ai mejorar sus sistemas y procedimientos abreviando el. trmite. Durante este mes, se ha obtenido un ingreso por ventas de chatarra y materiales recuperados de $ 530. Los gastos del departamento de compras ha sido los siguientes: * a) Gastos de funcionamiento S/. 3240 b) Precios pegados en exceso en la adquisicin de materiales
c)

Costos de retraso

d) Perdidas y errores

SI. 270 SI. 350 SI. 7


8

164

El inventario medio de las existencias asciende a $ 58,9000 y el costo de posesin o almacenamiento en la entidad, es de 15%

Solucin:

. ................... *

Para resolver-este problema y evaluar la eficiencia del departamento de compras* debemos aplicar fa rmaS Indicada para hallar el costo neto bit' '
C w- ------ x 100
Gm

Reemplazando por los valeres dados en el ejemplo, tendremos:

" H - - ...... x 100 a 5.8%


/ 150,000 150,00

12773 - 4,030 8743

La enciericia del departamento le encontramos restando del mximo de eficiencia, o sea 100, el porcentaje hallado, y nos da:

100-5.8 = 94.2%

165

CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIN


Conteste verdadero o falso a las siguientes afirmaciones:

1.

Todos los artculos requeridos por una empresa para su funcionamiento merecen la misma importancia en ei proceso de adquisicin. () ()

2.

Los costos que interviene en la gestin de compras son dos: los costos de pedido y los costos de manejo.

La definicin del lote econmico permite establecer un punto, de partida para disear' la estrategia administrativa de abastecimiento. ( )

t Soluciones los siguientes casos y responda brevemente las preguntas planteadas: Una empresa requiere de 932 artculos para su funcionamiento. Gasta en promedio para comprarlos .M. 45,000, que se distribuyen de la siguiente manera: | Artculos A (10%) equivalen al 72% del costo. Artculos B (21%) equivalen al 20% del costo. Artculos C (69%) equivalen al 8% del costo. Responda lo siguiente: Ei I a. b. del coto representan? Cuntos artculos constituyen el grupo B y cul es el valor de su costo?
2. Redgfir iiifttimo la tncidncia de los faltantes.

'.

Cuntos artculos constituyen el grupo A y qu cantidad

3. Reducir los costos de renovacin (adquisicin) y . [ffisesMfi (almacetlje)

166

11.

- EVALUACIN DE LA QESlflN DE COMPRAS En cuanto al mtodo a utilizar, varia segn la importancia de la entidad: y de gompfiil qu se realice en ella, pero en general, la evaluacin se basa sobre la teora que, la medida de eficiencia, est dada por el costo final que se establece para realizar el gasto de la unidad monetaria, en comparacin con las economas realizadas. El resultado que se obtenga ser un ndice

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