Metodologia de Proyecto a-SAP Con Entregables

METODOLOGIA DE TRABAJO PARA PROYECTOS SAP
Tuyunta Consultores Ltda. Avda. Cristian Barros Ruiz-Tagle 060 Casilla Correos 248 Talagante, Chile
fono: 569-8742439 email: info@tuyunta.com web: www.tuyunta.com

FASE 1 Preparacin Proyecto FASE 2 Business Blueprint FASE 3 Realizacin FASE 4 Preparacin Final FASE 5 Puesta en Marcha FASE 6 Soporte
Carta de Navegacin del Proyecto
Planificacin General del Proyecto

Definicin de: Misin Metas y Objetivos Alcance, Estructura de Proyecto Definicin de Procedimientos y Estndares Planificacin y preparacin de requerimientos tcnicos Estructura Land Scape Capacitacin Nivel 1
Preparacin del ambiente de trabajo

Adecuacin de Instalaciones de trabajo - Recursos Lanzamiento (kickoff)

Modelo de Negocio Instalacin del entorno tecnolgico del proyecto Utilizacin de Base Line como acelerador de la configuracin del proyecto Refinacin del plan de proyecto con base en la informacin obtenida en el Modelo Conceptual Anlisis de los procesos de la organizacin Mapeo de procesos de alto nivel Matriz de procesos Estructura organizacional Anlisis de Requerimientos Anlisis de la brecha (GAPs) de los procesos frente a la solucin SAP. Identificacin de requerimientos relacionados con nuevos desarrollos (interfaces, conversiones de datos, reportes especficos, etc.). Definicin y Validacin de Modelo Final de Negocio Realizacin del plan de comunicacin, capacitacin, tecnologa y conversin de Datos Capacitacin Nivel 2
FASE2 BUSINESS BLUEPRINT

Generacin Business Process
Analizar Business Process Equipo Funcional Lista de los procesos propios Equipo Funcional Revisin conjunta y verificacin de completitud Lider + Equipo
Anlisis de Procesos
Descripcin de cada proceso Equipo Funcional
Generacin Documentacin Equipo Funcional
Revisin y aprobacin documentacin Lider + Equipo
Anlisis y Definicin Estructura Organizacional
Exposicin de unidades organizacionales Consultor
Definicin de unidades organizacionales Equipo Funcional
Revisin y aprobacin Estructura Organizacional Lider
Anlisis del Template
Lista de Procesos en Template Equipo Funcional
Lista de Procesos Cliente versus cobertura en Template Equipo Funcional
Revisin y aprobacin documentacin Lider
Diseo Procesos en SAP
Lista de procesos Cliente no cubiertos por Template versus cobertura SAP
Revisin y aprobacin BPP Todos los Lideres
Aprobacin Fase Business Blueprint
Revision & Aprobacion Gerencia Proyecto
SAP BUSINESS COMPOSER & SAP BUSINESS MAP
SAP BUSINESS MAP : TEMPLATES
SAP SOLUTION MAP
SAP BUSINESS SCENARIOS GROUP

Politics, Stakeholders, Government Agencies Strategic Planning Operation Support Service Delivery Citizens, Constituents
Human Capital Management Procurement for Public Sector Public Sector Accounting Social Services and Social Security Grants Management Government Programs Tax and Revenue Management Organization Management & Support
Analytics
Financial Analytics Operations Analytics Human Capital Management Talent Management Workforce Process Management Corporate Services Travel Management Environment, Health, and Safety Compliance Management Incentive and Commission Management Operations Support Life-Cycle Data Management Project and Portfolio Management Quality Management Enterprise Asset Management Global Trade Services Global Trade Management Real Estate Management Records Management Workforce Deployment Workforce Analytics
SAP BUSINESS DESCRIPTION

Tax and Revenue Management
Tax and Revenue Management is a scenario group for public tax and revenue agencies that serves your tax administration needs while addressing the customer service requirements of taxpayers. Tax and Revenue Management contains an integrated set of applications that brings you proven best practices. Key processes include registration and account maintenance, tax return filing and remittance processing, correspondence and contact management, billing, audit, and compliance. Depending on customer requirements, the solution includes SAP Public Sector Collection and Disbursement, SAP Customer Relationship Management, SAP Biller Direct, SAP Business Information Warehouse, and SAP Funds Management.
Politics, Stakeholders, Government Agencies
Strategic Planning
Operation Support
Service Delivery
Citizens, Constituents
Tax and Revenue Management
Taxpayer Identification and Returns Processing

Receivables and Payables Management Collections Management Case Management Revenue Accounting Financial Customer Care for Public Sector
SAP BUSINESS COMPONENTS FOR EACH SCENARIO

Politics, Stakeholders, Government Agencies Strategic Planning Operation Support Service Delivery Citizens, Constituents
Tax and Revenue Management Taxpayer Identification and Receivables and Payables Returns Processing Management
Registering Taxpayer (SAP S25 ) Handling Licenses Capturing Tax Return Data (SAP S25 ) Billing of Tax Returns (SAP S25 ) Processing Tax Returns (SAP S25 ) Posting Documents (SAP S19,S25 ) Managing Security Deposits (SAP S19,S25 ) Processing Incoming and Outgoing Payments (SAP S19,S25 ) Creating Incoming and Outgoing Payments (SAP S19,S25 )
Collections Management
Taxpayer Segmentation (SAP S25 ) Managing Collections (SAP S25 ) Handling Delinquent Filers (SAP S25 ) Managing Collection Worklists (SAP S25 ) Processing Collection Work Items (SAP S25 )
Case Management
Case Management Analysis (SAP S16 ) Case Processing in CRM (SAP S25 )
Revenue Accounting
Processing Daily Reconciliation (SAP S25 ) Performing Closing Operations (SAP S25 ) Classic General Ledger (SAP S25 ) Integration with Funds Management (SAP S25 )
Financial Customer Care for Public Sector

Managing Financial Inquiries in Interaction Center for Public Sector (SAP S25 ) Displaying Invoices in Interaction Center (SAP S25 ) Capturing Payment Authorizations in Interaction Center (SAP S25 ) Managing Credits Managing Processing Locks in Interaction Center (SAP S25 ) Managing Inbound Correspondence (SAP S25 ) Managing Disputes (SAP S25 )
Billing of Tax Objects (SAP S25 )

Convergent Invoicing (SAP S25 )
Postprocessing of Payments (SAP S19,S25 )

Clarifying Open Items (SAP S19,S25 ) Distributing Revenues (SAP S19,S25 ) Handling Doubtful and Bad Debts (SAP S19,S25 ) Electronic Bill Presentment and Payment (SAP S25 )
Managing Deferrals and Installment Plans in Interaction Center (SAP S25 )

Managing Promise to Pay in Interaction Center (SAP S25 ) Interacting with External Collection Agencies (SAP S25 ) Monitoring Promises to Pay (SAP S25 ) Monitoring Collection Success (SAP S25 )
SAP BUSINESS TASKS FOR EACH SCENARIO

7 Tax and Revenue Management 7.1 Taxpayer Identification and Returns Processing 7.1.1 Registering Taxpayer 7.1.2 Handling Licenses 7.1.3 Capturing Tax Return Data 7.1.4 Billing of Tax Returns 7.1.5 Processing Tax Returns 7.1.6 Billing of Tax Objects 7.1.7 Convergent Invoicing 7.2 Receivables and Payables Management 7.2.1 Posting Documents 7.2.2 Managing Security Deposits 7.2.3 Processing Incoming and Outgoing Payments 7.2.4 Creating Incoming and Outgoing Payments 7.2.5 Postprocessing of Payments 7.2.6 Clarifying Open Items 7.2.7 Distributing Revenues 7.2.8 Handling Doubtful and Bad Debts 7.2.9 Electronic Bill Presentment and Payment
7.3 Collections Management 7.3.1 Taxpayer Segmentation 7.3.2 Managing Collections 7.3.3 Handling Delinquent Filers 7.3.4 Managing Collection Worklists 7.3.5 Processing Collection Work Items 7.3.6 Managing Deferrals and Installment Plans in Interaction Center 7.3.7 Managing Promise to Pay in Interaction Center 7.3.8 Interacting with External Collection Agencies 7.3.9 Monitoring Promises to Pay 7.3.10 Monitoring Collection Success
7.4 Case Management 7.4.1 Case Management Analysis 7.4.2 Case Processing in CRM
7.5 Revenue Accounting 7.5.1 Processing Daily Reconciliation 7.5.2 Performing Closing Operations 7.5.3 Classic General Ledger 7.5.4 Integration with Funds Management
7.6 Financial Customer Care for Public Sector 7.6.1 Managing Financial Inquiries in Interaction Center for Public Sector 7.6.2 Displaying Invoices in Interaction Center 7.6.3 Capturing Payment Authorizations in Interaction Center 7.6.4 Managing Credits 7.6.5 Managing Processing Locks in Interaction Center 7.6.6 Managing Inbound Correspondence 7.6.7 Managing Disputes
SAP BUSINESS DESCRIPTION FOR EACH SCENARIO GROUP
SAP BUSINESS DESCRIPTION FOR EACH BUSINESS SCENARIO
SAP BUSINESS OBJECTIVES FOR EACH BUSINESS SCENARIO
SAP BUSINESS KPI FOR EACH BUSINESS SCENARIO
SAP BUSINESS DETAIL FOR EACH BUSINESS SCENARIO
SAP Products Requirement

Key S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 Description DUET SAP Business Planning and Consolidation SAP Environmental Compliance SAP ERP SAP ERP: Environment, Health and Safety SAP ERP: Financial Supply Chain Management - Biller Direct, Dispute, Credit and Collections Mgmt. SAP ERP: Sales/Service Order Processing SAP ERP: SAP Real Estate Management
S9
S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22
SAP ERP: SAP Recycling Administration

SAP ERP: Treasury - SAP Treasury and Risk Management SAP Global Trade Services - Export SAP Global Trade Services - Import SAP Global Trade Services - Trade Preference SAP GRC Risk Management SAP Interactive Forms by Adobe SAP NetWeaver SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP XI) SAP NetWeaver Records Management SAP Payment Processing for Public Sector SAP Procurement for Public Sector SAP Program Management for Public Sector SAP Resource and Portfolio Management (SAP RPM)
SAP Partner Products Powered by SAP NetWeaver

Key P1 P2 P3 P4 P5 P6 Description Archiving Computer Aided Design Digital Signatures Document Conversion HTTP Content Server Process Control
SAP Endorsed Business Solutions Requirement

Key P1 P2 P3 P4 P5 Description Health Benefits Management for ERP v.2.0 by VitalSpring Livelink ECM - Records Management for SAP Solutions 9.6 by OpenText RCMO - Reliability Centered Maintenance and Optimization for SAP Service and Asset Management by Meridium RuleBurst 8.5.2 by RuleBurst zetControl Corporate Investment Management (CIM) 1.5. by zetVisions

Configuracin y Pruebas del Sistema Configuracin Base : Procesos cotidianos estndar en SAP (con o sin Base Line) Pruebas Unitarias e Integrales Configuracin Intermedia Procesos particulares del Negocio Pruebas Unitarias e Integrales Configuracin Final Procesos espordicos (Ej) Cierre mensual anual Emisin de Libros Legales Centralizacin de Remuneraciones Formularios y Reportes Pruebas Unitarias e Integrales
Diseo y desarrollo de los programas de conversin
Realizacin de Manuales de Usuario

Creacin de los ambientes de entrenamiento y pruebas Diseo y desarrollo de los programas de interfaces, reportes y programas Z y realizar pruebas Cargas Iniciales Capacitacin Nivel 3 Definicin de roles y perfiles de seguridad Activacin del plan de conversin de datos, depuracin
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FASE3 REALIZACION
Project Management Revisin Business Blueprint Status and Steering Committee Meeting Planificacin Inicial Production Support and Cutover Change Management Team Building + Comunicacion + Change Plan Definicin de la Administracin del Production System System Management
Desarrollo de Planes de Test del Sistema
Definicin del Nivel de Servicios ante fallas
Establecer Funciones de Administracin del Sistema
Definicin del Diseo del Production System
Instalar Ambiente de Produccin
Configuration
Configuracin Baseline
4 Ciclos de Configuracin
Ciclo de Integracin
Development
Identificacin y planificacin de recursos
Ciclo Interfases
Ampliaciones
Reportes
Formularios
Programas de carga de datos
Authorization
Crear diseo detallado
Implementar concepto de autorizacin
Validar autorizaciones
Integration Test
Preparar Integration Test
Planificar Integration Test
Conducir Integration Test
CICLO DE CONFIGURACION
CICLO DE INTERFASES
CICLO INTEGRATION TEST

Capacitacin a Usuario Final y Plan de GO LIVE Creacin y prueba del ambiente de produccin Capacitacin Nivel 4 Entrenamiento a usuario final 1 Definicin de procesos de transicin Preparacin para la migracin de sistemas Carga Final de Datos Plan de Cut-over (corte) Definicin de mesa de ayuda Realizacin de prueba tcnicas y de conectividad finales Migracin al sistema de produccin
FASE4 PREPARACION FINAL

Administracin del Proyecto Planificacin General de Actividades Seguimiento de Pendientes Fase3 Procedimientos Adm. Sistema Coordinacin Ciclo de Autorizaciones Test Integral
Administracin del Sistema
Coordinacin General
Preparacin Sistema Productivo
Instalacin Estaciones de Trabajo
Pruebas del Sistema
Capacitacin de Usuarios Finales
Coordinacin General
Programacin de Cursos
Preparacin Cursos
Equipo apoyo Consultora
Equipo apoyo Logstico
Definiciones generales
Preparativos para GoLive
Coordinacin General
Equipo Planificacin
Programacin Actividades
Programacin de la Carga de Datos
Coordinacin General
Equipo Trabajo
Definicin Datos y Secuencia de Carga
Definicin Actividades de Comprobacin
Prueba Carga de Datos cierre Agosto
Programacin Detallada
Planificacin Soporte al Productivo
Coordinacin General
Equipo Trabajo
Organizacin Help Desk
Soporte Logstica
Definicin Procedimientos
SEGUIMIENTO DE PENDIENTES FASE 3
CICLO DE AUTORIZACIONES

Creacin y prueba del ambiente de produccin. Conduccin de la carga final de datos
Conduccin de plan de cut-over

Puesta en marcha de la mesa de ayuda Entrenamiento a usuario final 2 Procesamiento con el nuevo sistema Desactivacin de sistemas Legacy Cierre formal de proceso de implantacin

Mejoras Post implementacin

Estabilizacin de la mesa de ayuda Mantenimiento de objetos de desarrollo Sintonizacin del desempeo del sistema Evaluacin Realizacin de beneficios
HITOS ESTANDAR DE TRABAJO PARA PROYECTOS SAP

Taller Inicial Equipo de Trabajo Presentacin General de Proyecto Proyecto Lanzado en la Compaa El proyecto ha sido lanzado en la compaa Modelo Conceptual se ha Completado El diseo detallado junto con los Gaps relacionados con la implantacin han sido identificados y se ha generado un documento llamado Modelo Conceptual que describe el diseo de la solucin propuesta. Configuracin final La configuracin ha sido finalizada y liberada para pruebas. Pruebas finalizadas & fase Realizacin completada Las pruebas unitarias e integrales han sido llevadas a cabo y todo ha sido transportado al ambiente de produccin Capacitacin Finalizada El sistema de produccin est listo para el Salida en Vivo: Los usuarios estn entrenados, el sistema productivo ha sido probado, los datos han sido migrados. Salida en Vivo Sistema entra en produccin Los sistemas legacy son desactivados y el soporte es establecido Proyecto es cerrado Sistema es estabilizado y la organizacin est a cargo del soporte
HITOS DE PROYECTO
ORGANIZACION DE TRABAJO PARA PROYECTOS SAP

COMIT DIRECCION
Sponsor + Ej.Consultor
COMIT VALIDACION
Gerencias x reas
GERENCIA PROYECTO
GP Cliente + Consultor
GESTION CAMBIO
Gestin & Mtodo
EQUIPO TRABAJO
Lideres x rea
EQUIPO DESARROLLO
Programadores
EQUIPO TECNOLOGIA
Administrador Consultor rea
rea 1
Equipo Funcional Consultor rea
rea 2
rea 3
rea N
ENTREGABLES PARA PROYECTOS SAP

DIMENSIONES DEL TRABAJO

GERENCIAMIENTO GESTION AL CAMBIO COMUNICACIN TECNOLOGIA INTEGRACION & DESARROLLO DATOS MAESTOS
ENTREGABLES PARA PROYECTOS SAP FASE 1

FASE I
GERENCIAMIENTO
GESTION AL CAMBIO
TECNOLOGIA
DATOS MAESTOS
Project Charter
Estrategia de Comunicacin
Estrategia de Tecnologa
Estrategia de Conversin de Datos
Presentacin Ejecutiva
Estrategia de Capacitacin
Carta Gantt General del Proyecto
Procedimientos y Estndares

FASE 2
GERENCIAMIENTO
GESTION AL CAMBIO
COMUNICACIN
TECNOLOGIA
INTEGRACION & DESARROLLO
DATOS MAESTOS
Carta Gantt Detallada
Matriz de Procesos
Plan de Trabajo
Plan de Trabajo
Matriz de Desarrollos
Plan de Conversin de Datos
Anlisis de Gaps
Estructura Organizativa
Matriz de Interfaces
BBPs (uno por proceso)
Matriz de Gaps

FASE 3
GERENCIAMIENTO
PROCESOS
GESTION DE CAMBIO
INTEGRACION & DESARROLLO
Especificaciones Funcionales
Plan de Capacitacin
Especificaciones Tcnicas
Documentacin Pruebas Unitarias
Diseo de Roles y Perfiles
Documentacin de Pruebas de Desarrollo
Documentacin Pruebas Integrales
Manuales de Usuario

FASE 4
GERENCIAMIENTO
GESTION AL CAMBIO
TECNOLOGIA
DATOS MAESTOS
Entrenamiento a Usuario Final
Acta de Aprobacin del entorno Tecnolgico
Aprobacin de Pruebas de Conversin de Datos
Plan de Salida en Vivo
Establecimiento de Mesa de Ayuda
Carga de Datos

FASE 5
GERENCIAMIENTO
PROCESOS
Acta de Soporte Post-productivo implementado y operando
Informe final de ajustes y correcciones al Sistema
CAPACITACION PARA PROYECTOS SAP

Capacitacin en la metodologa ASAP Focus Capacitacin en los escenarios objetivos (procesos, funcionalidad SAP) Preparacin de datos maestros Ejecucin de pruebas integrales (todos los escenarios de operacin) Ejecucin de la capacitacin a usuarios finales Capacitacin en configuracin para los principales mdulos

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Carta de Navegacin del Proyecto

Planificacin General del Proyecto

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FASE2 BUSINESS BLUEPRINT

Descripcin de cada proceso Equipo Funcional

Generacin Documentacin Equipo Funcional

Revisin y aprobacin documentacin Lider + Equipo

Anlisis y Definicin Estructura Organizacional

Exposicin de unidades organizacionales Consultor

Definicin de unidades organizacionales Equipo Funcional

Revisin y aprobacin Estructura Organizacional Lider

Anlisis del Template

Lista de Procesos en Template Equipo Funcional

Lista de Procesos Cliente versus cobertura en Template Equipo Funcional

Revisin y aprobacin documentacin Lider

Diseo Procesos en SAP

Lista de procesos Cliente no cubiertos por Template versus cobertura SAP

Revisin y aprobacin BPP Todos los Lideres

Aprobacin Fase Business Blueprint

Revision & Aprobacion Gerencia Proyecto

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SAP BUSINESS COMPOSER & SAP BUSINESS MAP

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SAP BUSINESS MAP : TEMPLATES

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SAP BUSINESS SCENARIOS GROUP

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SAP BUSINESS DESCRIPTION

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Tax and Revenue Management

Taxpayer Identification and Returns Processing

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SAP BUSINESS COMPONENTS FOR EACH SCENARIO

Financial Customer Care for Public Sector

Billing of Tax Objects (SAP S25 )

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Managing Deferrals and Installment Plans in Interaction Center (SAP S25 )

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