Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria-CONEAU

GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA AUDITORA DEL SISTEMA DE CERTIFICACIN PROFESIONAL DE LAS ENTIDADES CERTIFICADORAS
RESOLUCIN N 040-2012-SINEACE/P

Versin 1-2012 Lima-Per

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GUA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA AUDITORA DEL SISTEMA DE CERTIFICACIN PROFESIONAL DE LAS ENTIDADES CERTIFICADORAS

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SISTEMA NACIONAL DE EVALUACIN, ACREDITACIN Y CERTIFICACIN DE LA CALIDAD EDUCATIVA - SINEACE Consejo Superior: Peregrina Morgan Lora (IPEBA) PRESIDENTA Jaime Zrate Aguilar (CONEAU) Luis Ludea Saldaa (CONEACES)

CONSEJO DE EVALUACIN, ACREDITACIN Y CERTIFICACIN DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSITARIA - CONEAU Directorio: Jaime Zrate Aguilar - Presidente Miguel ngel Saravia Rojas - Secretario Francisco Delgado de la Flor Badaracco Jonathan Golergant Niego Edwin Uribe Pomalaza Wilson Alcntara Vidal Direccin de Evaluacin y Certificacin DEC Pedro Mendoza Arana - Director (e) Ruth Seminario Rivas Silvia Bravo Hernndez Myriam Sosa Espinoza Renato Cajahuamn Bravo

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Elaborado por: Ruth Seminario Rivas Silvia Bravo Hernndez Myriam Sosa Espinoza Renato Cajahuamn Bravo

Revisado por:

Aprobado por: Jaime Zrate Aguilar Miguel ngel Saravia Rojas Francisco Delgado de la Flor Badaracco Jonathan Golergant Niego Edwin Uribe Pomalaza Wilson Alcntara Vidal

Alexis Dueas Dvila

Asesor Tcnico: Fernando Alva Ruiz Colaboradores: 1. Aguirre Morales Anita 2. Allemant Centeno Gloria 3. Alva Ruiz Fernando 4. Barrientos Carbajo Alfredo 5. Becerra Medina Lucy 6. Brophy Felles Alicia 7. Carrasco Mendo Luis 8. Chimpn Chimpn Victoria 9. Cruz Gonzales Gloria 10. Espinoza Moreno Tula 11. Grate Camacho Ins 12. Guzmn Ganoza Isabel 13. Ikeda Artacho Mara Cristina 14. Iparraguirre Vargas Isaura 15. Jaimes Serkovic Valentin 16. Linares Weilg Carlos 17. Lujan Acevedo Lidia 18. Mesia Nomberto Mirtha 19. Palomino Cotrina Nora 20. Prraga Torres Cecilia 21. Pichn Len yhany 22. Ros de los Ros Guadalupe 23. Salcedo Ziga Mara Clelia 24. Salinas Fuentes Marianella 25. Snchez Pinedo Lucy 26. Snchez Ramrez Liliana 27. Flix Snchez Norma Odontloga Qumico Farmacutica Bilogo Psiclogo Enfermera Enfermera Bilogo Nutricionista Tecnlogo Mdico Enfermera Biloga Nutricionista Odontloga Odontloga Mdico Odontlogo Enfermera Profesora Nutricionista Obstetra Obstetra Obstetra Enfermera Biloga Obstetra Enfermera Qumico Farmacutica
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INDICE
CONTENIDO PRESENTACIN 1 2 3 4 5 6 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES PROCEDIMIENTO 6.1 Conformacin del equipo auditor 6.1.1. Registro de auditores del sistema de certificacin profesional del CONEAU y las entidades certificadoras. 6.1.2. Designacin del equipo auditor 6.1.3. Elaboracin y aprobacin del programa anual de auditora a las entidades certificadoras 6.2 Principios de la Auditora 6.3 Gestin del Programa de Auditora 6.4 Ejecucin de una Auditora 6.4.1. Planificacin de la auditora 6.4.2. Ejecucin de la auditora in situ 6.4.3. Informe de la auditora 6.4.4. Auditora de seguimiento 7 8 6.4.5. Evaluacin de la auditora REGISTROS ANEXOS Pgina 6 7 7 7 7 10 11 11 11 11 13 13 13 14 14 15 18 18 19 21 28

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PRESENTACIN

La Direccin de Evaluacin y Certificacin (DEC) del Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria (CONEAU), tiene entre sus funciones supervisar y evaluar las actividades de las entidades certificadoras, as como contribuir a garantizar la calidad de los procesos de evaluacin y certificacin de competencias1. Habiendo transcurrido ms de un ao de la autorizacin de las dos primeras entidades certificadoras y alrededor de ocho meses de las cuatro ltimas, se considera oportuno dar cumplimiento a esta funcin. En ese sentido la DEC considera la auditora como una herramienta de gestin de gran importancia para el seguimiento y la verificacin de la implementacin eficaz del sistema de certificacin y en especial de la evaluacin de competencias. La presente gua es un instrumento de apoyo para orientar la gestin de los programas de auditora y las acciones a realizar en las auditoras internas de las Entidades Certificadoras y externas de la DEC-CONEAU. Agradecemos la valiosa colaboracin del bilogo Fernando Alva Ruiz, as como a todos los participantes de la reunin tcnica de revisin y aportes al documento de propuesta inicial. La DEC CONEAU reafirma con ello, su poltica de construccin participativa de los procesos de certificacin profesional del Per.

DS N 018-2007-ED, Reglamento de la Ley N 28740, Ley del Sistema Nacional de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad Educativa, Art.66, c) y d).

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1.

OBJETIVO Establecer los procedimientos a seguir para la Auditora del Sistema de Certificacin Profesional de las entidades certificadoras autorizadas por el Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria (CONEAU). ALCANCE La presente norma es de alcance nacional para el CONEAU y todos los sistemas de certificacin profesional de las entidades certificadoras autorizadas por l. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (BASE LEGAL)

2.

3. 3.1.3.2.-

Ley N 27444. Ley de Procedimientos Administrativos. Ley N 28740. Ley del Sistema Nacional de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad Educativa (SINEACE). 3.3.- Decreto Supremo N 018-2007-ED. Reglamento de Ley del SINEACE. 3.4.- Decreto Supremo N 016-2010-ED. Modifican el Reglamento de la Ley N 28740. 3.5.- Resolucin N018-2012 SINEACE/P de fecha 28.03.2012. Oficializa la segunda versin de la Gua de Procedimientos para Autorizacin y Registro de Entidades Certificadoras y Certificacin Profesional. 3.6.- Resolucin N 019-2012-SINEACE/P de fecha 28.03.2012. Oficializa el Manual de Gestin del Sistema de Certificacin Profesional. 3.7.- Resolucin N 020-2012-SINEACE/P de fecha 28.03.2012. Oficializa la segunda versin de la Gua de procedimientos para la evaluacin de competencias con fines de certificacin profesional. 3.8.- Directriz CRT-acr-16-D. Directriz para la aplicacin de la Norma NTP-ISO/IEC 17024 para organismos de certificacin de personas, 2007-01-09. Versin 00. RN018-2008INDECOPI7CRT del 2008-02-10. 3.9.- Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad. 3.10.- Norma ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management systems. 4. 4.1 DEFINICIONES Alcance de la auditora Extensin y lmites de una auditora (ISO 19011:2011, 3.14). Auditora Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. (ISO 19011:2011, 3.1).

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4.3

Auditor Persona que conduce una auditora. (ISO 19011:2011, 3.8). Auditado Organizacin a ser auditada. (ISO 19011:2011, 3.7). Nota. Para efectos de la presente gua la organizacin es el sistema de certificacin profesional de la entidad certificadora que puede ser auditada en su conjunto o por componentes. Auditora interna Auditora realizada por la propia entidad certificadora a su propio sistema de certificacin y de gestin de la calidad. Nota. Puede ser uno o varios componentes del sistema de certificacin profesional de la entidad certificadora. Auditora externa Auditora realizada por el CONEAU a travs de auditores independientes de las entidades certificadoras auditadas con el objeto de determinar que el sistema de certificacin y de gestin de la calidad est documentado e implementado de acuerdo a los requisitos especificados en la norma aplicable. Nota. Puede ser uno o varios componentes del sistema de certificacin profesional de la entidad certificadora. Calidad Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. (ISO 9000:2005, 3.1.1) Certificacin de competencias Proceso mediante el cual la entidad certificadora reconoce formalmente las competencias profesionales demostradas por un/a colegiado/a en la evaluacin de desempeo, de acuerdo a los criterios establecidos por el CONEAU-SINEACE.2 Cliente de la auditora Organizacin o persona que solicita una auditora. (ISO 19011:2011, 3.6). Nota. Para efectos de la presente gua, cliente de auditora es el/la decano/a de la entidad certificadora que solicita una auditora.

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

4.9

Adaptado de la definicin de Certificacin de competencias del Reglamento de la Ley N 28 740, Ley del SINEACE.

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4.10

Competencia Integrar y movilizar saberes conceptuales, procedimentales y actitudinales para resolver problemas profesionales en forma autnoma y flexible en contextos determinados. (CONEAU-Per, 2009). Competencias profesionales Referidas a aquellas que han adquirido las personas en la educacin universitaria.3 Conclusiones de la auditora Resultados de una auditora despus de considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. (ISO 19011:2011, 3.5). Criterios de auditora Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual la evidencia de auditora es comparado. (ISO 19011:2011, 3.2). Entidad certificadora Colegio profesional que rene los requisitos establecidos por el CONEAU y ha sido autorizado para certificar las competencias profesionales de sus miembros. Equipo auditor Es uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. (ISO 19011:2011, 3.9). Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en formacin. Evaluacin de competencias Proceso por medio del cual un evaluador obtiene y analiza las evidencias del desempeo profesional de una persona con base en una norma de competencia para emitir el juicio de demostr la competencia o an no demostr la competencia, e identificar aquellas reas de desempeo que requieren ser fortalecidas mediante capacitacin para alcanzar el nivel de competencia requerido.4 Experto tcnico Profesional que provee conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. No acta como un auditor.

4.11

4.12

4.13

4.14

4.15

4.16

4.17

3 4

Adaptado de la definicin del Reglamento de la Ley N 28740, Ley del SINEACE. Adaptado del SENA, Colombia en la Gua de procedimientos para la evaluacin de competencias con fines de certificacin profesional.

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4.18

Evidencia de auditora Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de la auditora y que son verificables. La evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. (ISO 19011:2011, 3.3). Lista de verificacin Es un instrumento de registro y se elabora a partir del Plan de Auditora. Se prepara para cada actividad de la auditora. Registra el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos. Se constituye en una oportunidad para resumir lo observado. Con la lista de verificacin se asegura que se cubre todo lo planificado, as como continuidad y profundidad de la auditora; ayuda a controlar el tiempo, a planificar auditoras posteriores, organiza la toma de notas y es parte del reporte de auditora.

4.19

4.20

Hallazgo de la auditora Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. (ISO 19011:2011. 3.4). Plan de auditora Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. (ISO 19011:2011, 3.15). Programa de auditora Conjunto de una o ms auditoras acordadas y planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. (ISO 19011:2011, 3.13). Sistema de Gestin Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. (ISO 9000:2005, 3.2.2). Sistema de Gestin de la Calidad Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. (ISO 9000:2005, 3.2.3). RESPONSABILIDADES La Direccin de Evaluacin y Certificacin (DEC) del CONEAU o a quien delegue y los representantes de las entidades certificadoras son responsables del cumplimiento y desarrollo de los procedimientos conforme la presente gua.

4.21

4.22

4.23

4.24

5.

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6. 6.1

PROCEDIMIENTO Conformacin del Equipo Auditor

6.1.1. Registro de auditores del sistema de certificacin profesional del CONEAU. 6.1.1.1 El CONEAU apertura y mantiene actualizado un registro de profesionales capacitados y acreditados como auditores del sistema de certificacin profesional, que poseen el siguiente perfil: a) Profesional habilitado y certificado5 en su respectivo Colegio. b) Competencia en sistema de gestin de la calidad. c) Competencia para planificar, analizar y organizar actividades. d) Poseer habilidades psico-biosociales que garanticen el xito de la auditora. e) Evaluador de competencias o experiencia en procesos de certificacin profesional f) Experiencia laboral profesional mnima de 10 aos. g) Formacin como auditor en alguna norma de evaluacin de la conformidad de calidad de sistemas o personas. h) Experiencia en auditoras o procesos similares6. i) Desarrollo profesional continuo. (acreditados de los ltimos 5 aos en alguna norma de evaluacin de la conformidad de calidad de sistemas o personas). j) No tener sanciones en curso. 6.1.1.2 Para ser registrado como auditor del CONEAU el profesional debe presentar un portafolio con evidencias de su capacitacin, experiencia y dems requisitos del perfil y pasar una evaluacin con resultado favorable de la DEC-CONEAU. 6.1.1.3 La DEC-CONEAU verificar el cumplimiento de todo lo antes mencionado y emitir un provedo favorable con lo cual queda expedito para su registro como auditor CONEAUSINEACE. 6.1.2. Designacin del equipo auditor. La DEC-CONEAU, 30 das antes de la fecha programada para la auditora a una entidad certificadora, selecciona del conjunto de auditores registrados en el CONEAU a los que conformarn el equipo auditor de esa entidad, considerando lo siguiente: a) Pertenecen a un colegio profesional distinto al auditado.
5 6

Se excepta de este requisito a los profesionales cuyo colegio an no est certificando las competencias. Procesos oficiales de verificacin de conformidad, supervisin documentada de procesos o servicios, y otros.

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b) No tienen conflictos de intereses con la entidad auditada. c) No tienen ningn vnculo de dependencia con la parte auditada en los ltimos 12 meses. d) Pertenecen a colegios profesionales distintos entre s. 6.1.2.1 El equipo auditor est conformado por un mnimo de tres miembros: uno tiene la designacin de auditor lder y los dems son miembros. De ser necesario la DEC-CONEAU determina un nmero mayor de miembros del equipo auditor. 6.1.2.2 El auditor lder es uno de los miembros del equipo tcnico de la DEC-CONEAU. De ser necesario la DEC-CONEAU, designa a un auditor lder del conjunto de auditores que tiene registrados. 6.1.2.3 La DEC-CONEAU presenta a la Presidencia del Directorio del CONEAU los nombres de los integrantes del equipo auditor seleccionados para su aprobacin y nombramiento mediante documento escrito. 6.1.2.4 Son funciones del auditor lder: a) Organizar y conducir la auditora. b) Coordinar segn corresponda con la DEC-CONEAU, con el equipo auditor, con el cliente de la auditora y con el auditado. c) Elaborar el plan de auditora con su equipo auditor. d) Revisar y aprobar las listas de verificacin. e) Asignar las funciones al equipo auditor. f) Convocar expertos tcnicos como apoyo al equipo auditor. g) Conducir la apertura y cierre de la auditora. h) Elaborar y presentar el Informe de la auditora. 6.1.2.5 Son funciones de los auditores miembros del equipo auditor: a) Participar en la elaboracin del plan de auditora. b) Elaborar las listas de verificacin. c) Recolectar las evidencias de la auditora. d) Coordinar con el auditor lder y el equipo auditor. e) Apoyar la elaboracin del Informe de auditora. f) Cumplir con las funciones asignadas por el auditor lder.

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6.1.3. Elaboracin y aprobacin del programa anual de auditora a las entidades certificadoras. 6.1.3.1 La DEC-CONEAU designar a uno de sus miembros como responsable de la gestin del programa anual de auditoras. 6.1.3.2 La DEC-CONEAU bianualmente se reunir con los representantes de las entidades certificadoras para elaborar el programa de auditoras externas a los componentes del sistema de certificacin profesional. (registro N 01). 6.1.3.3 El alcance de la auditora puede incluir uno o ms componentes del sistema de certificacin; direccin, normalizacin, evaluacin, capacitacin y gestin de la calidad. El primer componente en ser auditado es el de evaluacin de competencias. Progresivamente se realizarn las auditoras a los dems componentes. 6.1.3.4 En el programa bianual de auditoras se incluyen las entidades certificadoras que por lo menos cuenten con seis meses de haber sido autorizados como entidad certificadora. 6.1.3.5 Una vez concordadas las fechas de las auditoras externas, ambas partes firman un acta en seal de compromiso. 6.1.3.6 El programa bianual de auditora es elevado por la DEC-CONEAU al Directorio del CONEAU para su aprobacin y tendr vigencia a partir de la fecha de aprobacin. 6.1.3.7 Las entidades certificadoras deben tener en sus planes de gestin del sistema de certificacin, al menos una auditora interna y una auditora externa bianual, esta ltima a concordar con CONEAU. El primer componente en ser auditado en la auditora interna tambin ser el de evaluacin de competencias; progresivamente se realizarn las auditoras a los dems componentes. 6.2 Principios de la Auditora La DEC-CONEAU toma como referencia la Norma ISO 19011:2011, Directrices para la auditora de los sistemas de gestin y asume sus principios: conducta tica, presentacin ecunime, debido cuidado profesional, independencia y enfoque basado en la evidencia. 6.3 Gestin del programa de auditora

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6.3.1. El programa de auditora de la DEC-CONEAU, concordado con las entidades certificadoras puede tener una o varias auditoras dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin del sistema de certificacin implementado. 6.3.2. El programa establece los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora, responsabilidades, recursos y el procedimiento de la auditora. 6.3.3. En general, la gestin de un programa de auditora cumple procesos de planificacin, ejecucin, verificacin y mejora continua del programa de auditora. (Ver anexo N 1). 6.3.4. La Entidad certificadora debe presentar 30 das antes de la fecha establecida en el programa de auditora aprobado por el CONEAU, la solicitud correspondiente (ver anexo N 2). 6.4 Ejecucin de una auditora (Ver anexo N 3). Una vez conformado el equipo auditor se inicia el desarrollo de la auditora la que comprende: 6.4.1. Planificacin de la auditora. 6.4.2. Ejecucin de la auditora in situ. 6.4.3. Informe de la auditora. 6.4.4. Auditora de seguimiento. 6.4.5. Evaluacin de la auditora.

6.4.1. Planificacin de la auditora 6.4.1.1 Para asegurar la eficiencia y efectividad de una auditora, el auditor lder y su equipo auditor deben: a) Hacer un anlisis preliminar de los documentos del CONEAU y de la entidad certificadora relacionados al proceso(s) a auditar. b) Analizar los registros de auditoras anteriores (si se hubieren realizado). c) Preparar el Plan de Auditora. d) Preparar la Lista de verificacin (herramienta til como documento de trabajo y registro de la auditora). 6.4.1.2 El plan de auditora y la(s) lista(s) de verificacin son los primeros registros de auditora. (ver Registros N 02 y N 03, respectivamente). 6.4.1.3 El plan de auditora debe ser aprobado por el Colegio Profesional respectivo y la(s) lista(s) de verificacin por el auditor lder con la aprobacin de la mayora de su equipo auditor.

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6.4.2. Ejecucin de la auditora in situ (ver Anexo N 04). Es la implementacin del plan de auditora y comprende las siguientes etapas: a) Reunin de apertura. b) Recoleccin de evidencias. c) Reunin de cierre. 6.4.2.1 Reunin de Apertura a) El auditor lder en la fecha y hora pactadas con la parte auditada y la entidad certificadora realiza lo siguiente: Expresar agradecimientos. Presentar a los participantes. Explicar itinerario general. Explicar el objetivo, alcance y criterios de la auditora segn el Plan de auditora aprobado. Explicar la metodologa a utilizar. Reafirmar el principio de confidencialidad. Explicar los hallazgos y su clasificacin. Explicar sobre el informe y el seguimiento. Confirmar la reunin de cierre (da, hora y lugar). Explicar el Plan de accin correctiva . Elaborar el acta de apertura y recoger las firmas de los participantes. (Ver registro N 04). 6.4.2.2 Recoleccin de evidencias a) La recoleccin de evidencias es realizada por el equipo auditor a travs de tcnicas como: Entrevistas Preguntas (no es un cuestionario, debe ser ms un dilogo donde hay que saber escuchar la respuesta del entrevistado). Revisin documental. (Procedimientos, registros, portafolios, expedientes, carpetas, otros). Observacin de actitudes y condiciones de las reas de inters. Verificacin in situ. Muestreo. Declaraciones de hechos. Simulacin de situaciones. b) El registro de las evidencias recolectadas se realiza en la(s) lista(s) de verificacin. (Ver registro N 3). c) En la revisin documental se debe tener en consideracin: Pgina 15 de 32

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Fondo: Se examina el contenido de los registros de todo el proceso auditado. Forma: Organizacin y almacenamiento de los documentos y registros estandarizados (expedientes, portafolios, otros). Aplicacin: Efectiva implementacin de la documentacin.

d) El muestreo puede realizarse por mtodo estadstico o juicio de expertos. Muestreo estadstico: se realiza en base a un plan de muestreo elaborado con criterios tcnicos. Juicio de expertos: se basa en el conocimiento, habilidad y experiencia del equipo auditor. e) Concluido el recojo de evidencias el equipo auditor se rene para: - Analizar la informacin y datos obtenidos. - Analizar las listas de verificacin. - Hacer una lista de No conformidades y observaciones. f) Criterios para clasificar los hallazgos de la auditora Un hallazgo se clasifica como NO CONFORMIDAD MAYOR (NCM) cuando: - Existe la ausencia o falla total de un procedimiento requerido por DEC-CONEAU como parte del proceso auditado. - El cliente (entidad certificadora) ha fallado al manejar una No conformidad menor dentro del tiempo especificado. - La No Conformidad tiene posibilidades de resultar en un peligro inmediato. - Hay ocurrencia significativa de No Conformidades menores en contra de un elemento particular del proceso de evaluacin. El nmero de NCm debe estar indicado cuando se emite la NCM. Un hallazgo se clasifica como NO CONFORMIDAD menor (NCm) cuando: - Se identifica una falta (error) aislada respecto al estndar o un procedimiento requerido por parte del sistema. Se clasifica como Observacin (Obs) cuando: - La falta (error) identificado no afecta la funcionalidad del proceso ni afecta la calidad del producto.

g) Redaccin de hallazgos de auditora La redaccin de los hallazgos de la auditora debe tener la siguiente estructura:

HECHO

EVIDENCIA DE AUDITORA +

CRITERIO
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o Hecho: corresponde al suceso, falta o error, evidenciado. o Evidencia de auditora: el requisito, disposicin, o pauta establecida en el/los documentos normativos. o Criterio: acpite especfico que hace alusin al requisito. Ejemplo: No pudo encontrarse en el expediente del postulante Carlos

el registro Juicio de las Competencias

de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.3.1 de la Gua de procedimientos para la Evaluacin de competencias V2 DEC-CONEAU. tal como lo requiere el numeral 6.1.1 de la Gua de procedimientos para la evaluacin de c V2 DECCONEAU. tal como lo establece el numeral 7. De la Gua de procedimientos para la evaluacinV2 DEC-CONEAU.

No existe evidencia de que el Colegio haya realizado

la etapa de Sensibilizacin

El Colegio no cuenta con

los registros de profesionales certificados

6.4.2.3 Reunin de Cierre a) El auditor lder en la fecha y hora pactadas con la parte auditada y la entidad certificadora realiza lo siguiente: Expresar agradecimientos. Ratificar el objetivo, alcance y criterios de la auditora realizada. Presentar de manera general los resultados de la auditora (sustentar si es necesario). Explicar el informe de auditora y la fecha de entrega. Elaborar el acta de cierre y recoger las firmas de los participantes. (Ver registro N 05). Despedida. b) La presentacin de los resultados de la auditora incluye: Explicacin de los hallazgos: No Conformidades Mayores (NCM), No Conformidades menores (NCm) y las Observaciones (Obs). El auditor debe fundamentar ante el cliente los hallazgos, con las pruebas y criterios de auditora.

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Destacar la implicancia de la No Conformidad y de la necesidad de una accin correctiva. Establecer fechas para que la parte auditada entregue los planes de acciones correctivas al auditor lder. (Ver registro N 07). El plazo para presentar el plan de acciones correctivas no debe exceder de 15 das tiles. Establecer fechas para la verificacin del cierre de las no conformidades mediante una auditora de seguimiento.

c) En el caso de que el componente auditado sea el de evaluacin de las competencias profesionales, la entidad certificadora no debe certificar a los postulantes del proceso hasta que el cierre de la(s) No Conformidad(es) Mayor(es) haya(n) sido verificado(s) mediante una auditora de seguimiento. 6.4.3. Informe de auditora El informe es un documento tcnico conciso, claro y objetivo, que el equipo auditor entrega a la DEC-CONEAU y a la entidad certificadora auditada. Comprende: objetivo, alcance, criterios, equipo auditor, auditados, describen las fortalezas y debilidades encontradas; se clasifican y cuantifican los hallazgos en No Conformidades Mayores (NCM), No Conformidades menores (NCm) y Observaciones (Obs); y conclusiones de la auditora. (ver Registro N 6). Al informe de auditora se debe adjuntar el plan de auditora y la(s) lista(s) de verificacin. Los informes de auditora se deben conservar de acuerdo a las normas establecidas y manteniendo la debida confidencialidad. 6.4.4. Auditora de seguimiento 6.4.4.1 Proceso que determina que la accin correctiva se ha implementado. El equipo auditor debe evaluar la implementacin de la accin correctiva propuesta, confirmar su efectividad y hacer el informe de cierre de la auditora de seguimiento, si lo anterior es conforme. 6.4.4.2 La auditora de seguimiento es una segunda auditora in situ con la misma metodologa de la auditoria inicial pero slo de la(s) no conformidad(es), detectadas en esa auditora inicial. 6.4.4.3 El equipo auditor de la auditora de seguimiento ser el mismo de la auditora inicial. 6.4.4.4 El equipo auditor presenta un informe en el que se documente los resultados de la auditora de seguimiento.

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6.4.4.5 Los informes de las auditoras se presentan a la DEC-CONEAU para las acciones necesarias establecidas por ella. 6.4.5. Evaluacin de la auditora El equipo auditor evaluar la eficacia de la ejecucin de la auditora como una herramienta para la mejora continua de este proceso, informando a la DEC-CONEAU de los resultados obtenidos.

7.

REGISTROS

REGISTRO N 01 PROGRAMA DE LAS AUDITORAS DEL SISTEMA DE CERTIFICACIN PROFESIONAL REGISTRO N 02 PLAN DE AUDITORA REGISTRO N 03 LISTA DE VERIFICACIN REGISTRO N 04 ACTA DE APERTURA DE LA AUDITORA REGISTRO N 05 ACTA DE CIERRE DE LA AUDITORA REGISTRO N 06 INFORME DE LA AUDITORA REGISTRO N 07 PLAN DE ACCIN CORRECTIVA 8. ANEXOS

ANEXO N01 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PARA LA GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA ANEXO N 02 MODELO DE SOLICITUD DE AUDITORA ANEXO N 03 DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES DE UNA AUDITORA ANEXO N 04 DIAGRAMA DE LA EJECUCIN DE UNA AUDITORA IN SITU ANEXO N 05 DIAGRAMA DE LOS COMPONENTES DEL SSITEMA CERTIFICACION PROFESIONAL

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BIBLIOGRAFA CONSULTADA

1. Norma Internacional ISO 19011:2011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. 2. Zgaib Aburad, Mariam G. Materiales del curso de formacin de Auditores del proceso de evaluacin de competencias con fines de certificacin profesional organizado por CONEAU, Noviembre 2011. 3. Riao Barn, William; Zgaib Aburad, Mariam. Metodologa para auditar el sistema de evaluacin y certificacin de competencias laborales. SENA-Colombia, 2004. 4. Vlez C., Manuel; Vlez L., Paulo. Directrices bsicas para la auditora de sistemas de gestin de calidad en instituciones de educacin superior. http://hal.archivesouvertes.fr/docs/00/43/65/36/PDF/3_Dir_Bas_AuSGC.pdf 5. Programa de auditoras para la empresa EBS. http://www.slideshare.net/gguisao/gestin-deun-programa-de-auditora-8138187

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REGISTRO N 01

PROGRAMA DE AUDITORA
1. 2. 3. 4. 5. PERIODO: Aos ____________

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OBJETIVO DE LA AUDITORA: _______________________________________________ ALCANCE DE LA AUDITORA: _______________________________________________ CRITERIOS DE LA AUDITORA: _______________________________________________ RESPONSABILIDADES:
De la entidad certificadora: . Del equipo auditor: ..

6. 7. 8. N 1 2 3 4 5 6 7 8

RECURSOS: _______________________________________________________________ PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA: ______________________________________ CRONOGRAMA: ACTIVIDAD Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ Unidad certificadora del Colegio _________ MES FECHA RESPONSABLE CONEAU

FIRMAS:

__________________
DEC - CONEAU

__________________
DEC - CONEAU

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REGISTRO N 02

PLAN DE AUDITORA

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ENTIDAD CERTIFICADORA AUDITADA:___________________________________________ AUDITADO: ___________________________________________________________________ RESPONSABLE (PERSONA DEL COLEGIO):____________________________________________ FECHA DE AUDITORA: DD____ MM_____AA_____ LUGAR: ___________________________ AUDITOR LDER: _________________________________________________________ EQUIPO AUDITOR: _____________________________________________________________ OBJETIVO DE LA AUDITORA: _____________________________________________________ ALCANCE DE LA AUDITORA:___________________________________________________ CRITERIOS DE AUDITORA:______________________________________________________ REUNIN DE APERTURA: Lugar _________________ FECHA_______ HORA__________ REUNIN DE CIERRE: Lugar _____________________ FECHA______ ASPECTOS A AUDITAR ACTIVIDADES FECHA Y HORA HORA__________ AUDITOR

FIRMAS: _____________
AUDITOR LDER

__________
AUDITOR

_________
AUDITOR

___________________
RESP.COLEGIO AUDITADO

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LISTA VERIFICACIN

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ENTIDAD CERTIFICADORA AUDITADA:__________________________________________ FECHA DE LA AUDITORA: DD__________ MM__________AA__________ LUGAR: _____________________________________________________________________ CRITERIOS DE AUDITORA: ____________________________________________________ AUDITORA N ______ DE PROCESO ________ DE SEGUIMIENTO _______

ASPECTO A AUDITAR ____________________ Componente auditado: ______________ AUDITOR: ____________________________________________________________________ N Requisito C Pregunta o requisito Evidencia M NC m
OBS

*Elaborar una lista de verificacin para casa aspecto a auditar.

C=CONFORMIDAD

NC=NO CONFORMIDAD NCM=NO CONFORMIDAD MAYOR 0BS=OBSERVACIN

NCm= NO CONFORMIDAD menor

FIRMAS:

_______________________ AUDITOR LDER

____________________ AUDITOR

_____________________ AUDITOR

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REGISTRO N 04

ACTA DE REUNIN DE APERTURA DE LA AUDITORA

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Siendo las .(hora) del .. (fecha) en .. (lugar de la reunin) con la asistencia de: ...(nombres y cargos de todos los participantes), se dio inicio a la reunin de apertura de la auditora del ..(auditado) del Colegio ..(entidad certificadora solicitante). El auditor lder expres los agradecimientos a los asistentes, se present y solicit se presenten todos los participantes.
A continuacin explic: El objetivo, alcance y criterios de la auditora. El itinerario general. La metodologa a utilizar y procedimientos. Los hallazgos y su clasificacin. El informe y el seguimiento. El Plan de accin correctiva.

Reafirm el principio de confidencialidad que se guarda en toda auditora y confirm la fecha, hora y lugar de la reunin de cierre de la auditora. El representante de la entidad certificadora present a los expertos tcnicos que acompaarn al equipo auditor y confirm que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor estn disponibles. Qued establecido que:
FECHA DE INICIO DE LA AUDITORA: DD________ MM________AA_______ HORA_____ FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORA: DD________ MM________AA_______ HORA_____

Siendo las .(hora) del .. (fecha) se dio por concluida la reunin de apertura de la auditora, firmando en seal de conformidad: NOMBRE CARGO FIRMA

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Pgina __de__ ACTA DE REUNIN DE CIERRE DE LA AUDITORA

Siendo las .(hora) del .. (fecha) en .. (lugar de la reunin) con la asistencia de: ...(nombres y cargos de todos los participantes), se dio inicio a la reunin de cierre de la auditora del ..(auditado) del Colegio ..(entidad certificadora solicitante). El auditor lder expres los agradecimientos a los asistentes, ratific el objetivo, alcance y criterios de la auditora realizados y seguidamente present los resultados de la auditora con los sustentos respectivos.
Relacin de los hallazgos de la auditora: 1. . 2. . 3. .

La parte auditada acord presentar un plan de acciones correctivas en el plazo establecido en la Gua de Procedimientos para la Auditora del Sistema de Certificacin Profesional estableciendo como fecha lmite el (fecha).
Siendo las .(hora) del .. (fecha) se dio por concluida la reunin de cierre de la auditora, firmando en seal de conformidad: NOMBRE CARGO FIRMA

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REGISTRO N 06

INFORME DE AUDITORA

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ENTIDAD CERTIFICADORA AUDITADA: _____________________________________________ PROGRAMA BIANUAL: _____________ AUDITADO: ___________________________________________ AUDITORA N:________ LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORA: _______________________________________________ AUDITOR LIDER: ________________________________________________________ EQUIPO AUDITOR: _______________________________________________________________ OBJETIVO DE LA AUDITORA: _____________________________________________________ ALCANCE DE LA AUDITORA: _____________________________________________________ CRITERIOS DE AUDITORA: ________________________________________________________ FORTALEZAS IDENTIFICADAS: _____________________________________________________ _________________________________________________________________________________ DEBILIDADES IDENTIFICADAS: _____________________________________________________ _________________________________________________________________________________ HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: ____________________________________________________ CONCLUSIONES DE LA AUDITORA:

CONCLUSIONES DE AUDITORA NO CONFORMIDAD MAYOR-NCM NO CONFORMIDAD MENOR-NCm OBSERVACIONES-OBS. FIRMAS: _____________________ AUDITOR LDER ______________________ AUDITOR

NMERO

____________________ AUDITOR Pgina 26 de 32

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PLAN ACCIN CORRECTIVA

AUDITADO: _____________________________________________________ FECHA DE LA AUDITORA: DD__________ MM__________AA__________ NO CONFORMIDAD: _____ de ____ NCM: MCm:

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ENTIDAD CERTIFICADORA AUDITADA: _____________________________________________

OBSERVACIN: ________________________de______________________________________ A U D I T O R C O L E G I O DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD O DE LA OBSERVACIN:

ANLISIS DE LAS CAUSAS

ACCIN CORRECTIVA PROPUESTA: Firma Responsable de la EC Firma Decano de la EC

Fecha Implementacin: DD___MM___AA___ A U D I T O R VERIFICACIN DE LA IMPLEMENTACIN DE LA ACCIN CORRECTIVA Y DE SU EFECTIVIDAD: NO CONFORMIDAD CERRADA: SI____ CONTINA PENDIENTE: SI__ NO__ Firma Auditor Lder NO___

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ANEXO N 01 Diagrama de flujo del proceso para la gestin de un programa de auditora *

* Norma ISO 19011:2002 pg.5

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ANEXO N 02

MODELO DE SOLICITUD DE AUDITORA

Solicita: AUDITORA EXTERNA SEGN PROGRAMA

Seor Doctor . Presidente del CONEAU

El Colegio Profesional de ____________________________ , autorizado como entidad certificadora con Resolucin N _____________ de fecha ______, representado por su Decano/a _____________________________________; en cumplimiento de lo dispuesto por el CONEAU y el programa anual de Auditoras del Sistema de Certificacin Profesional del presente ao; solicita la ejecucin de la auditora externa programada, para lo cual adjuntamos la documentacin institucional del rea a auditarse.

---------------------------------------------FIRMA DEL DECANO COLEGIO PROFESIONAL Lima, . de ... de .

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ANEXO N 03

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES DE UNA AUDITORA COLEGIO CONEAU EQUIPO AUDITOR COLEGIO
NO

INICIO

DESIGNA AUDITOR LDER CONFORMA EQUIPO AUDITOR ELABORA CARTA DE PRESENTACIN

Elabora Plan de auditora

APROBADO?

HACE SOLICITUD DE AUDITORA

Elabora Lista de verificacin

SI

Hace reunin de apertura

Ejecuta la auditora in situ

Hace reunin de cierre

Elabora informe de auditora

Auditora de seguimiento

Evaluacin de la auditora

FIN

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ANEXO N 04 DIAGRAMA DE LA EJECUCIN DE UNA AUDITORA IN SITU

ENTREVISTA PLANIFICACIN (preparacin) a. REUNIN APERTURA ANLISIS DOCUMENTOS OBSERVACIN DE ACTITUDES Y DE LAS REAS DE INTERS VERIFICACIN IN SITU MUESTREO INFORME Y SEGUIMIENTO DECLARACIONES DE HECHOS SIMULACIN DE SITUACIONES

EJECUCIN

b. RECOLECCIN DE EVIDENCIAS

c. REUNIN CIERRE

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ANEXO N 05

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE CERTIFICACIN PROFESIONAL ORGANIGRAMA MATRICIAL

I.

Tcnico Normativo Nacional

Organizacin y Funciones establecidas por Ley N 28740 SINEACE y su Reglamento COMPONENTES Direccin Normalizacin Evaluacin Capacitacin Gestin Calidad

NIVELES DE ENTIDAD CERTIFICADORA II. III. Nacional Subnacional

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