2010

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

RIVAS AGOSTINI, Daniel Fernando ORGANIZACIN Y PROYECTOS DE OBRAS

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Introduccin
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo recursos o costos. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo como, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto de proyecto de millones de pesos. La mayora de los proyectos comparten Tareas comunes, como la divisin del proyecto en tareas de ms fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de los equipos a medida que progresa el trabajo. Adems todos los proyectos constan de 3 fases principales: Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto. Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente para el usuario.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos Qu es Microsoft Project?

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

Modelos tradicionales de la administracin de proyectos

Mtodo De Ruta Crtica (MRC) o critical path metod (CPM).
El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50. DuPont Corporacin y Rmington Rand, en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica: un modelo matemtico que calcula la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qu tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado fundamentalmente en el software para la administracin de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.

Tcnica de revisin de evaluacin de programa (PERT).

Durante los aos 50, la Marina de EE.UU. desarroll el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, cre el sistema de programacin PERT (Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da, un diagrama PERT (tambin llamado diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas. El mtodo del camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora de los grficos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante grficos. Se denomina "grfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos grficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duracin. Este es denominado "camino crtico" e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ("tareas crticas") deben ser las ms controladas y en caso de desear acelerarlo, habr que comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y una terminacin (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos Diagrama De Gantt

En un desarrollo independiente de sistemas de administracin de proyectos, Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las Tareas a lo largo de una escala de tiempo. El grfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y, sin duda, el ms usado. El grfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres, tareas, rdenes de trabajo, etc... El grfico establece, de tal forma, una relacin cronolgica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado. Podr utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin as como hacer el seguimiento e imprimir informes.

Definir un proyecto
Durante la fase de planificacin de proyectos que tienen una duracin significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es especfico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: -Una lista de resultados del proyecto. -Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los hitos intermedios. -Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. -Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto. Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estn oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de forma sencilla.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. Para comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipotticas y a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: Los participantes del proyecto puedan criticarlas y despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. Se pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional sobre esos factores. Hay que tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes: Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto estn bajo otro cargo, a cargo de quin estn? Y, ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos? Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas? Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, estn de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar? Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El xito del proyecto depende en ltimo trmino de la identificacin de suposiciones y de la realizacin de planes alternativos de seguridad, as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto: Tringulo de proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son: Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. Alcance: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Este tro de tiempo, dinero y alcance forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.

Iniciando Microsoft Project 2007

Creacin y organizacin de la programacin Calendario laboral
Una vez que iniciamos Microsoft Project lo que primero debemos hacer es decidir las fechas de comienzo o fin del proyecto, es decir, se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible). Luego pasamos a definir el calendario de proyecto. Para esto es importante tener claros horarios de trabajo y los das no laborales. Microsoft Project proporciona tres calendarios base a los cuales se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general: Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Por lo tanto el usuario tiene 2 opciones: a)Modificar alguno de los calendario bases o b) Crear un calendario totalmente nuevo.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos Programacin de tareas Tarea

Los elementos en los que los proyectos son subdivididos para poder desarrollarlos de acuerdo a un programa de trabajo son llamados tareas. Una tarea es una pieza reconocible de trabajo que tiene un comienzo y fin bien determinados. Cada tarea tiene diferentes caractersticas propias, las que pueden subdividirse en los atributos cuantitativos (medibles) y los atributos cualitativos (no medibles, sirven para identificar la tarea) Atributos cuantitativos: Duracin estimada: corresponde al perodo de tiempo que se le asigna a cada tarea para lograr ser terminada. Fechas de inicio y trmino: estos corresponden a dos eventos los que delimitan entre qu fechas debe realizarse la tarea. Porcentaje de avance terico: es el porcentaje de avance de una tarea que se debiera tener en una fecha de control determinada, de acuerdo al programa. Costo estimado: es el costo determinado para cada tarea, el que se usa para el clculo del presupuesto total. Recursos: mano de obra, materiales y equipos: para cada tarea se debe sealar el requerimiento de recursos que tenga. Atributos cualitativos: Nombre de la tarea: debe ser lo suficientemente claro para identificar la tarea fcilmente y no confundirla con otra. Descripcin del trabajo incluido: para cada tarea debe realizarse un detalle del trabajo que se necesita para completarla, incluyendo eventos importantes como son el inicio y el fin de stas. Nmero o cdigo: se utiliza para identificar ms fcilmente tareas y poder as relacionar grupos de stas para formar partidas de trabajo. Calendario de trabajo asociado: se debe determinar el tipo de calendario que utilizar cada tarea. Dentro de un mismo proyecto pueden encontrarse distintos tipos de calendario (de lunes a domingo con tres turnos; un solo turno de lunes a viernes, etc.). Para ordenarlas y realizarles seguimiento y control de estado, stas se pueden clasificar en:

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Segn su comportamiento:

Tareas de desarrollo continuo: estas son las que una vez iniciadas no tienen contempladas detenciones en su ejecucin. Tareas de desarrollo discontinuo: propio de tareas tales como pueden ser las instalaciones dentro de una edificacin (elctrica, gas, agua, etc.). Tareas peridicas o repetitivas: tpico de tareas de mantencin o limpieza. Tareas mutuamente excluyentes: son aquellas que la ejecucin de una implica que no se puede estar realizando la otra. Segn su jerarqua: Tarea resumen: es una tarea que se compone de subtareas y resume esas subtareas. Subtareas: es una tarea que forma parte de una tarea resumen. Tarea crtica: tarea que tiene una holgura igual a cero, es decir que si esta tarea se retarda, tambin retarda la fecha de finalizacin del proyecto.

Relacin entre tareas:

Para que exista una relacin entre tareas es obvio que deben existir al menos 2 tareas. Cada una de estas tiene una caracterstica que la define: Tarea Predecesora: una tarea A es predecesora de B, si al menos parte de A debe ser completada antes que la tarea B pueda comenzar. Tarea sucesora: si la tarea B es sucesora de A, entonces la actividad B no puede comenzar hasta que al menos parte de la actividad A se haya completado. Entre dos tareas cualquiera se pueden dar las siguientes dependencias: Fin a comienzo (FC): Es la ms comn de todas, aqu la tarea sucesora no puede comenzar hasta que la tarea predecesora no finalice.

Comienzo a comienzo (CC): la tarea sucesora no puede comenzar hasta que no comience la predecesora.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Final a final (FF): la tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice su sucesora.

Comienzo a final (CF): prcticamente no se usa. La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no comience su sucesora.

Tambin el usuario tiene la posibilidad de superponer o de retardar las tareas, por ejemplo, despus de hormigonar una losa para retirar los encofrados y puntales, se debe posponer esta ltima tarea un tiempo igual al frage del H. La posposicin puede ser indicada en das o como un porcentaje de la tarea predecesora.

Figura 1: Superposicin y retraso de tareas

Definir la duracin de las tareas

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en: Minutos (m o min) Horas (h o hr) Das (d o d) Semanas (S o sem) Meses (me o ms) Al ir completando la tabla con las duraciones se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

definieron en la informacin del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto. Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, as en el momento en que se omita alguna informacin el pueda trabajar con esta.

Cmo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea teniendo en cuenta como esta fue definida: Unidades Fijas: Tarea en la que las unidades (o recursos) asignadas son un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea. UNIDADES = TRABAJO / DURACIN Duracin Fija: Tarea en la que la duracin es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades afectadas. DURACIN = TRABAJO / UNIDADES Trabajo Fijo: Tarea en la que el trabajo es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duracin de la tarea ni por el numero de unidades (o recursos) afectadas. TRABAJO = DURACIN x UNIDADES En la siguiente tabla se muestra que valores actualiza MP cuando se modifica la duracin, el trabajo, o las unidades.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

10

IMPORTANTE: Microsoft Project calcula la duracin antes que el trabajo y eL trabajo antes que las unidades.

Tareas condicionadas por el esfuerzo

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando se asignan o quitan personas de una tarea, Project alarga o acorta la duracin de sta basndose en el nmero de recursos de unidades asignados a dicha tarea pero no cambia el valor de ella. La programacin condicionada por el esfuerzo afecta a la frmula de programacin cuando aplica los tipos de tareas de la siguiente manera:

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utilizan las herramientas siguientes: Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos. Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.
Vistas: Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de

recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la informacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas o grficos.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

11

Las hojas: representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene

informacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos. Los formularios: representan la informacin en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso individual. Tablas: Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. Filtros: Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas crticas.

Asignacin de recursos y de costos

Todas las tareas para ser realizadas necesitan contar con recursos. Un recurso puede ser una sola persona, como Juan Gmez, una unidad de equipamiento o un determinado materia como por ejemplo el rido(m3) necesario para la elaboracin de hormigones .

El personal, el equipamiento y los materiales son los recursos con los que trabaja el proyecto. El asignar recursos a las tareas permite llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento y adems asegura una buena descripcin y compresin del proyecto. Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn sobre-asignados desde el momento de su concepcin. Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos. En el Project lo que primero debemos hacer para comenzar con la asignacin de recursos es un listado de todos ellos en la hoja de recursos en la cual adems pueden meterse los costos que estos representan. Las unidades de un recurso determinado aparecern por defecto en (porcentajes%), por ejemplo, si nosotros quisiramos especificar que determinado recurso, oficiales por ejemplo, tiene una capacidad mxima de 7 personas, diremos que tenemos una capacidad del 700%. Al similar ocurre cuando tenemos que especificar que un oficial trabajar, en determinada tarea, medio da, aqu al momento de asignar este recurso, lo asignaremos con un 50% en lugar del 100%. No obstante puede predeterminar en el programa que las unidades sean mostradas como un nmero decimal, as el 100% equivaldr a 1,00.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

12

Figura 2: Asignacin de costos y recursos

Cuando empecemos a cargar los recursos, en la hoja de recursos, debemos ir teniendo en cuenta los siguientes tems para ir completando los campos de la tabla: El campo nombre: Este campo contiene el nombre que le asignamos al recurso. Tambin podemos utilizarlo para detallar las unidades del recurso, por ejemplo: hormign (m3), pintura (lts), etc. El campo iniciales: Muestra la abreviatura del nombre del recurso. El campo grupo: contiene el campo del grupo al que pertenece el recurso. El campo capacidad mxima: contiene el porcentaje mximo o el nmero de unidades que representan la capacidad mxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea. El campo tasa estndar: muestra la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. El campo de tasa de horas extras: muestra la tasa de pago por horas extras de trabajo realizado por un recurso.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

13

El campo costo por uso: muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Este es el costo que debe utilizarse si el recurso cobra una tarifa fija en vez de (o adems de) una tarifa variable o una tarifa por horas. El campo acumular: ofrece opciones para cundo y cmo se deben cargar, o acumular, los costos estndar y de horas extras de un recurso al costo total de una tarea. Las opciones que tenemos son: -Comienzo. -Fin -Prorrateo(es el que viene predeterminado) Debemos tener en cuenta que solamente se pueden prorratear los costos estndar y de horas extras de los recursos. Un recurso de costo nico se acumula solo al principio o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan al final. Por lo dicho, generalmente la mano de obra y las maquinarias, deben acumularse por prorrateo y los materiales al comienzo. El campo calendario base: define el calendario que se le asignar al recurso, por defecto aparece el calendario base del proyecto. Si hacemos doble click en esta celda se podr utilizar el mismo calendario que el proyecto y especificar los das de disponibilidad del recurso. No obstante, tambin podremos definir un calendario base especfico para este recurso, el cual debe ser previamente creado en Herramientas_ Cambiar calendario laboral _ Crear calendario.

Sobreasignacin de recursos
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede. Para esto podemos utilizar las dos siguientes vistas: En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo. Esta vista nos muestra cuantas horas diarias est trabajando nuestros recursos y dividiendo esto por el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo. Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad especfica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente. En la vista Grficos de recursos podemos ver un grfico para cada recurso en donde las barras azules que estn por debajo de la lnea negra son recursos que trabajan segn su capacidad mxima. Las barras rojas que aparecen ms arriba de esta lnea muestra que ese da hay una sobreasignacin de tiempo para los recursos.

En las siguientes figuras se muestran las dos vistas citadas. Observe que el recurso cargadora est sobreasignado ya que debe trabajar 24 horas en un da y su capacidad mxima es de 8 horas diarias, note adems que este recurso se encuentra escrito en rojo.

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

14

Figura 3 : Vista Uso de recursos

Figura 4: Vista Grfico de recursos

Microsoft Project: Conceptos Bsicos Generacin de informes

15

Con Microsoft Project se pueden crear e imprimir informes. Un informe es un formato en el que se puede imprimir informacin de la programacin adecuada a los destinatarios en cuestin. Puede utilizar los informes predefinidos que se proporcionan con Project o crear informes personalizados, generales, de tareas y de recursos predefinidos que le ayuden a presentar los datos del proyecto a otros usuarios. Cualquiera de estos informes puede modificarse para presentar la informacin que desee.

Qu informes bsicos estn disponibles?

Los informes bsicos estn divididos en seis categoras en el cuadro de dilogo Informes (men Informe). En las secciones siguientes se proporcionan descripciones de los informes en cada categora. Puede modificar cualquiera de los informes en las categoras Actividades actuales, Costos y Asignaciones si cambia el filtro de tareas o aplica una tabla diferente. Tambin puede modificar la apariencia del texto en cualquiera de los informes bsicos.

Categora Resumen
Los informes de la categora Resumen le proporcionan una descripcin de nivel superior del proyecto.
Nombre Resumen del proyecto Descripcin Utilice este informe de esquema para imprimir un resumen del nmero de tareas y recursos, el costo del proyecto, las fechas de comienzo y fin y la cantidad total de trabajo. Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de las tareas de nivel superior y tareas de resumen que muestre las fechas de comienzo y fin programadas, la duracin, el porcentaje completado, el costo y el trabajo. En este informe, puede modificar el contenido (mediante tablas y filtros de tareas), el perodo de tiempo (o unidad) y los detalles (notas y objetos incluidos), as como ordenar los datos. Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de tareas crticas que muestre las fechas de comienzo y fin programadas, y las predecesoras y sucesoras de cada tarea. En este informe, puede cambiar el filtro de tarea o aplicar una tabla diferente para cambiar el contenido que se muestra. Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de hitos ordenados por fecha de comienzo. En este informe, puede cambiar el filtro de tarea o aplicar una tabla diferente para modificar el contenido que se muestra. Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de los tiempos de trabajo para cada da de la semana del calendario base.

Tareas de nivel superior

Tareas crticas

Hitos

Das laborables

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Categora Actividades actuales

16

Los informes de la categora Actividades actuales le proporcionan el estado de las tareas del proyecto.
Nombre Tareas sin comenzar Descripcin Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de tareas que an no han comenzado, su duracin, tareas predecesoras, fechas de comienzo y fin, recursos y asignaciones, ordenados por fecha de comienzo. Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que comienzan dentro del perodo de tiempo que especifique. Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que estn actualmente en curso, donde se muestran los meses en los que se realizan las tareas. Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas completadas donde se muestren los meses en los que se realizan las tareas. Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que tendran que haber comenzado en la fecha que especifique. Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que se han reprogramado para que finalicen despus de las fechas de fin previstas.

Tareas que comienzan pronto Tareas en curso

Tareas completadas

Tareas que deberan haber comenzado

Tareas pospuestas

Categora Costos
Los informes de la categora Costos le ayudan a comparar los costos reales del proyecto con los costos presupuestados en el nivel de proyecto, tarea y recurso.
Nombre Flujo de caja Descripcin Utilice este informe de costos para imprimir una tabla que muestre los costos semanales por tarea. Puede modificar este informe y cambiar el perodo de tiempo. Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas que muestre el costo presupuestado de cada tarea y la variacin entre los costos presupuestados y los costos actuales. Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas cuyos costos exceden el costo previsto. Utilice este informe de costos para imprimir una lista de recursos cuyos costos exceden el costo previsto. Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas con los valores planeados, valores acumulados, costos actuales y variaciones, segn el costo presupuestado y el costo real del trabajo realizado.

Presupuesto

Tareas con presupuesto sobrepasado Recursos con presupuesto sobrepasado Valor acumulado

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Categora Asignaciones

17

Los informes de la categora Asignaciones proporcionan informacin sobre los recursos del proyecto y sus asignaciones (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.) de tareas.
Nombre Tareas y recursos humanos Descripcin Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas, el trabajo programado para cada tarea, las fechas de comienzo y fin y los detalles de recursos. Puede modificar este informe e incluir los detalles como notas y objetos. Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas y el trabajo diario programado para cada tarea. Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de tareas con su duracin, fechas de comienzo y fin y tareas predecesoras divididas por semana para el recurso que especifique. Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos sobreasignados y de las tareas a las que estn asignados.

Tareas, recursos humanos y fechas

Lista de tareas pendientes

Recursos sobreasignados

Categora Carga de trabajo

Los informes de la categora Carga de trabajo le ayudan a comprender la cantidad de trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) de los recursos durante el proyecto en incrementos semanales. Puede modificar los datos que se muestran en los informes de la categora Carga de trabajo y cambiar los incrementos de tiempo por perodos diferentes. Tambin puede modificar estos informes si cambia el filtro de tareas o el filtro de recursos.
Nombre Uso de tareas Descripcin Utilice este informe de carga de trabajo para imprimir una lista de tareas y los recursos que tienen asignados y la cantidad de trabajo programado semanalmente. Utilice este informe de carga de trabajo para imprimir una lista de recursos y sus tareas y la cantidad de trabajo programado semanalmente.

Uso de recursos

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

Informes personalizados

18

Los informes de la categora Personalizado proporcionan una base para desarrollar sus propios informes bsicos personalizados. Puede modificar los informes personalizados o crear nuevos informes personalizados que satisfagan sus necesidades.
Nombre Uso de recursos (materiales o de trabajo) Descripcin Utilice este informe personalizado para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas a cada uno de ellos y la cantidad de trabajo programado semanalmente. Puede modificar los datos que se muestran en este informe y cambiar el perodo de tiempo. Puede cambiar el filtro de tareas o de recursos para modificar el contenido mostrado. Utilice este informe personalizado para imprimir una tabla que muestre los das laborables, las horas de trabajo y los tiempos de descanso para todos los calendarios base del proyecto. Utilice este informe personalizado para imprimir un informe que muestre la informacin de tareas. Puede utilizar tablas, filtros de tareas y otros elementos para crear un informe de tarea personalizado. Utilice este informe personalizado para imprimir un informe que muestre la informacin de recursos. Puede utilizar tablas, filtros de recursos y otros elementos para crear un informe de tarea personalizado. Utilice este informe personalizado para imprimir un informe en forma de tabla que muestre la informacin sobre tareas y recursos en filas y los incrementos de tiempo en columnas. Puede utilizar filtros de tareas o de recursos y otros elementos para crear un informe personalizado general. Si lo desea, tambin puede utilizar las vistas Uso de tareas y Uso de recursos para ver este tipo de informacin.

Calendario base

Tarea

Recurso (materiales, de trabajo o ambos)

General

Microsoft Project: Conceptos Bsicos

BIBLIOGRAFA

19

Manual de Microsoft Project Aplicado a la construccin. Autor: Carlos Bello Curso de Microsoft Project 2007. Autor: Andrs Naranjo Lpez Ing. Civil Manual de Project. Autor: Luz Marina Palacio Quintero Manual de Microsoft Project 2007. Autor: Andrs Vasquez