Sunteți pe pagina 1din 126

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C.

TOCAR PROD SRL

UNIVERSITATEA SPIRU HARET


FACULTATEA MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

LUCRARE DE LICEN

Prof. coordonator, Lect. Univ. Dr. Haiduc Lcrmioara

Absolvent,

BUCURETI 2006

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

UNIVERSITATEA SPIRU HARET


FACULTATEA MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

ORGANIZAREA I EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR INTERN n cadrul S.C. TOCAR PROD S.R.L.

Prof. coordonator, Lect. Univ. Dr. Haiduc Lcrmioara

Absolvent,

BUCURETI
2006

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CUPRINS

INTRODUCERE Capitolul 1 Sistemul de control financiar contabil 1.1. Conceptul de control 1.2. Evoluia i sensurile sistemelor de control financiar. 1.3. Definiie, sfer de activitate i clasificarea controlului financiar-contabil. 1.4. Organizarea i funcionarea sistemului de control financiar n Romnia. 1.5. Controlul financiar contabil, funcie eficient a conducerii. 1.6. Sistemul de documente primare n evidena tehnic-operativ i contabil-obiect i surs de informaii pentru controlul financiar. Capitolul 2 Control financiar propriu al agenilor economici 2.1. Controlul financiar preventiv 2.2. Controlul financiar intern 2.3 . nventarierea patrimoniului Capitolul 3 Organizarea si exercitarea controlul financiar intern 3.1. Obectivele controlului financiar intern. 3.2. Organizarea controlului financiar intern. 3.3. Exercitarea controlului financiar intern. 3.4 Implementarea controlului financiar intern la agentii economici 3.5. Actele de control financiar intern Capitolul 4

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Prezentarea S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti 4.1. Scurt istoric 4.2. Structura tehnico-organizatoric. 4.3. Organizarea compartimentului financiar contabil. 4.4. Caracterizarea economico-financiar a ntreprinderi. Capitolul 5 Metodologii de exercitare a controlului financiar intern n cadrul S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti 5.1. Modaliti de exercitare a controlului financiar intern 5.2. Valorificarea rezultatelor actelor de control financiar intern i importana acestora. 5.3. Indicatorii de eficien ai activitii controlului financiar intern. CONCLUZII I PROPUNERI Bibliografie

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

INTRODUCERE

Controlul contabil arat, n adevr, originile contabilitii. Acum mai bine de 3000 de ani .e.n.. au fost relevate legile comerciale i raporturile contabile la Ninive i la Babylone. In aceast, epoc , aparatul de control era un scrib mputernicit s noteze tranzaciile importante pe tblie cerate i s le legalizeze prin semntura sa. Faraonii Egiptului antic erau efi ai intendenei, ndeosebi avnd ca ndeletnicire n temple, notarea intrrilor i ieirilor de cereale, principalele materii impozabile ale epocii. Aceste intrri i ieiri le erau semnalate prin negustorii ambulani. In preajma anilor 300 .e.n. funciona la Atena o instituie de urmrire a finanelor publice: Curtea de Logistic. Rolul su era verificarea conturilor casierilor i urmrirea fraudelor. Un colegiu de 10 revizori, alei de popor controla n parte conturile magistrailor. In plus, exista un colegiu de 10 revizori ce exercita justiia administrativ. De-a lungul epocii, o lege promulgat la Atena, impunea publicarea conturilor asociaiilor. Administratorul finanelor din Atena. a. prezentat conturile sale, n jur de 340. Celebra "MARBRE DE CHOISEUL", numele coleciei lui Marquis de Choiseul, descoperit n 1788 este un calcul al socotelilor publice extraordinare deservite de cavalerie, expediiile navale, expuse public pentru a ine cont de utilizarea fondurilor avute n grij. La Roma, pe vremea Republicii, Senatul exercit revizia conturilor funcionarilor taxatori i ncasatori, instituind o separare a puterilor ntre cel care declar conturile i autoritatea mputernicit cu verificarea lor.

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Pe vremea Imperiului, controlul finanelor publice era exercita! prin consuli. Ele erau apoi gerate prin cenzori, dup aceea prin magistraii romani, n jurul anilor 400 .e.n. transformndu-se n mandatarii procurori) care erau mputernicii cu jurisdicia contencioas n materie de impozite i de conturi ale Statului. Pe vremea lui Traian, dup aceea a lui Adrian, magistraii revizuiau finanele municipale i alte bugete locale.Evul Mediu a fost marcat prin-un recul n materie de metode a controlului contabil. La mijlocul comunitii cretine, Gregoire I cel Mare (590-604) superviza distribuia fondurilor tezaurului papal. n secolul al 13-lea, LA Pisc ca i n registrul conturilor atestat de suveranul NCOLAS III, contabilitatea era inut de dou persoane distincte, registrul primului trebuind s se gseasc n concordan cu registrul celuilalt. Acest procedeu s-a rspndit . Se cerea astfel a nu se confunda aceast metod cu contabilitatea prin partid dubl. In Anglia controlul a fost exercitat n timpul regelui HENRI 1(1101-1134), n plus vechea nregistrare contabil englezeasc, datat din 1130 rezuma nregistrrile inute printr-un erif Controlul a. fost instaurat n jurul lui 1120 prin Departamentul administraiei centrale a finanitilor . erifii se prezentau la Departament de dou ori pe an la Saint - Michel (29 septembrie), percepii. In Irlanda n 1316 impozitele trebuiau s fie percepute sub supravegherea unor 4 sau 6 "oameni cumsecade" i conturile trebuiau s fie supuse comunitii sau altor auditori. In Italia contabilitatea cunoscut la sfritul Evului Mediu a avut un considerabil progres. Crile frailor GENES furnizeaz n jurul anului 1406 primele documente ale unei contabiliti n partid dubl. Se gsesc astfel conturile intitulate capital i profituri i pierderi. Primul tratat de unde avea loc prezentarea, drilor de seam contabile de

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

contabilitate dateaz din 1494 i se gsete nglobat n opera lui Luca Paciolo: SUMMA DE ARITHMET1CA, GEOMETRIA, PR0P0RTI0NI ET PROPORTIONALITA. In Frana expertizele contabile se publicau n faa tribunalelor, aa cum sunt atestate ntre 1667 i 1690. Controlul efectiv dateaz din secolul al XVIIl-lea la nceputul vieii economice moderne, apariiei manufacturilor i a comerului maritim. Comercianii i manufacturierii aveau nevoie de contabilitate; n plus legislaia juca de asemenea un rol. Legitii fceau apel la competena specialitilor de contabilitate pentru a evita falimentele, litigiile. In concluzie, constatm c nc din antichitate controlul era recunoscut ca fiind necesar. Contabilitatea prin partid dubl a dat natere la necesitatea autocontrolului. Controlul contabil are dincolo de funcia sa tehnic un rol de ordin public. Revizorul contabil i asum o funcie remarcabil n economie. El are, n plus, un rol social prin etica i morala pe care le dovedete. In acest caz ni s-a prut interesant citatul pronunat de S.S. PIE XII, punctele sale de vedere fcute cunoscute lumii nc. de la nchiderea Congresului Uniunii Europene a Experilor Contabili Economicii i Financiari. Industriile, societile financiare i bncile, comerul en gros, en detail, ansamblul vieii economice cu mecanismul su i relaiile internaionale intervin n viaa societii i influeneaz toate prile ntr-o manier profund. In plus, societatea are dreptul de a exista. Cei care exercit o anumit influen asupra funcionrii economiei i finanelor trebuie s-i orienteze judecata i aciunea lor dup principiile moralei sociale: societatea cu care ei au afaceri este un corp n care organele particulare au obligaii i funcii diverse . Exigenele justiiei sociale sunt pretutindeni aceleai n formula lor abstract, n plus forma lor concret, depinznd de asemenea de circumstanele de timp, loc i cultur.-

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CAPITOLUL 1
SISTEMUL DE CONTROL FINANCIAR Ultimele patru decenii, bazate pe sistemul centralizat de conducere a economiei naionale n rile est-europene i centrale au marcat o ruptur n toate planurile vieii sociale, care i-au pus amprenta i asupra perioadei actuale de tranziie la economia de pia, n care create. realitile concorda cu situaiile nou Sistemul de control financiar este un fenomen de mari dimensiuni,

diversificat, a crui necesitate obiectiv rezult din nsui natura activitilor economico-financiare i condiiile economice de pia cunoscnd o evoluie notabil n perioada postbelic. 1.1 Conceptul de control Etimologia cuvntului control provine din expresia latineasc control rolus, prin care se ntelege verificarea unui act duplicat dup original"1. Controlul in accepiunea lui msuri semantic este o analiz permanent sau periodic a unei activiti , a unei situaii pentru a urmri mersul ei i pentru a lua de mbuntire2.n acelai timp el semnific o supraveghere continu n literatura de specialitate mai avem i alte accepiuni ,astfel:
1 2

moral i material, ca i stpnirea unei activiti , a unei situiaii .

M.Ghi Control financiar component a mecanismului economiei de pia ,Ed.Universitaria ,Craiova ,1995 Dicionarul explicativ al limbii romne , Ed. Academiei , Bucureti

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n accepiunea francofon controlul este o verificare , o inspecie atent a corectitudinii unui act 3; n acceptiunea anglo-saxon controlul este aciunea de supraveghere a cuiva , a ceva , o examinare minuioas sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism4. Analiznd conceptul de control , constatm c acesta este un atribut al managementului , o funcie a conducerii , un mijloc de cunoatere a realitii i de corectare a erorilor. Sensul cel mai comun asociat controlului este acela de verificare, care frecvent se asociaz cu activitatea de cunoatere i permite managementului s coordoneze activitile din cadrul organizaiei ntr-un mod ct mai economic i eficient. Controlul din punct de vedere al misiunii sale , este o component intrisec a managementului , este o activitate specific , care servete att conducerii ,terilor parteneri de afaceri , ct i autoritilor publice i chiar populaiei. Controlul a evoluat i evolueaz continuu prin apariia altor i altor tipologii de control, datorit mediului in care funcioneaz i care se afl , la rndul su, ntr-o continu micare, prin perfecionarea relaiilor economice i permanente evoluie a economiei de pia. 1.2Evoluia i sensurile sistemelor de control financiar Sistemul de control financiar este un concept complex, care se refer la un ansamblu de msuri pe care statul le pune n practic, prin aparatul specializat, astfel constituit, pentru a efectua controlul administrrii i utilizrii mijloacelor financiare ale organelor centrale i locale ale administraiei de stat, precum i ale
3 4

Le petit Larouse-Dictionaire enciclopedique, Paris ,Larousse , 1975 The New Merriam Webster Dictoinary

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

instituiilor de stat i verific respectarea reglementrilor financiar-contabile n activitatea desfurat de ctre regiile autonome, societile comerciale i ali ageni economici n legtura cu ndeplinirea obligaiilor acestora fa de stat. De asemenea acesta urmrete activitatea agenilor economici privai din punct de vedere al constituirii, organizrii, funcionrii i achitrii obligaiilor fiscale. Un asemenea sistem de control specializat, o dat constituit, are ca scop controlul i supravegherea disciplinei financiare a tuturor categoriilor de ageni economici, iniierea de aciuni operative pentru prevenirea i combaterea fraudelor contraveniilor i infraciunilor la regimul fiscal vamal i de preuri lund msurile prevzute de legislaia n vigoare. Pornind de la scopul sistemului de control financiar putem deduce obiectivele acestuia ce se delimiteaz pe forme de control (preventiv, concomitent i ulterior), care se intercaleaz i se completeaz reciproc fr s se substituie, rspunznd clar necesitilor de conducere. Asemenea obiective se refer la prentmpinarea pagubelor, deficienilor i abaterilor, identificarea i mobilizarea rezervelor existente, examineaz legalitatea i rezultatele efectiv obinute; descoper operaiile nereale; proiecteaz desfurarea obiectivelor viitoare; stabilete msurile de remediere a activitii i de perfecionare a acestora. Acest sistem de control s-a extins i a evoluat att pe msura aplicrii metodelor tiinifice de organizare i conducere a firmelor, ct i pe msur ce agenii economici, pe de o parte i autoritile publice-administraiile centrale i locale, pe de alt parte, au devenit tot mai contiente de faptul c modul de utilizare a resurselor nu este o chestiune particular, ci privete ntreaga comunitate. De aici i necesitatea raionalitii i gospodririi resurselor la toate nivelurile activitii i aplicarea, n consecin, a unui sistem adecvat de conducere i control. Sistemul de control financiar, n esena lui, ca scop, obiective i principii de baz este acelai pentru ntreaga activitate economic i financiar, oferind o imagine real asupra societilor unde se exercit. El este diferit de la ar la ar i de la o

10

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

perioad la alta. Aceast evoluie ine de deopotriv de gradul de maturitate a agentului economic, de obiectivele politice financiare urmrite, ca i de msura n care mecanismele pieei concurente, preurile, salariile, dobnda, creditul funcioneaz mai mult sau mai puin liber, adic de modul n care autoritile guvernamentale intervin n viaa economic. Politica economico-financiar contemporan a demonstrat c sistemele de control financiar din diferite ri au progresat continuu, ceea ce le confer acestora un caracter dinamic determinat de multitudinea de transformri i nouti din economia statelor lumii (mutaii pe planul structurilor economice, ale celor funcionale i operaionale ale mecanismelor reglatorii ale economiilor ). Este vorba de o schimbare a sistemelor economice, a modului lor de funcionare, dar i a ansamblului de mentaliti i comportamente dobndite pe parcursul ultimelor decenii, conferindu-le acestora i un caracter specific. 1.3.Definiie, sfer de activitate n clasificarea controlului financiar contabil n perioada actual, a crei caracteristic principal este preocuparea permanent de promovare a tuturor criteriilor generale ce vizeaz, n mod prioritar, laturile calitative ale activitilor umane, nevoia de cunoatere devine o condiie absolut indispensabil desfurrii, n regim de eficien, a acestor activiti. Cum rigorilor acestei preocupri le sunt supuse i fenomenele economice indiferent de locul i modul de manifestare, n cadrul societilor comerciale sau al instituiilor publice, n organisme administrative sau de protecie social, necesitatea de cunoatere a activitilor pe care aceste entiti le exercit, constituie una din cerinele de prim ordin ale derulrii n regim de eficien a acestora. Toate sistemele economice oricare ar fi forma sau natura lor, sunt alctuite dintr-un complex de activiti i fenomene supuse unui proces continuu de

11

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

transformri i prefaceri structurale, determinate att de scopurile pentru care au fost create i de obiectivele ce i le-au propus ct i condiiile concrete n care aceste obiective se realizeaz n cadrul sistemului dat. Coordonarea tuturor acestor activiti, avnd drept el realizarea n condiii de eficien a scopurilor finale, pornind chiar de la obiective, presupune din partea personalului nsrcinat cu managementul general al unitilor economice, o foarte exact cunoatere a ntregii game de fenomene ce le guverneaz i le determin. Aceast necesitate de cunoatere complet i continu a fenomenelor ce determin funcionarea sistemelor economice ca i a condiiilor n care acestea evolueaz, rezid, n primul rnd din nevoia permanent de a fi alimentate i meninute la zi cu toate datele necesare fundamentrii, dispunerii i aplicrii corecte a deciziilor de ctre personalul de conducere. Cu ct acest fond de informaii va fi mai bogat i alimentat permanent cu date corecte i actuale, cu att premisele stabilirii unor decizii pertinente sunt mai mari i, deci, efectul acestora pe msura obiectivelor propuse. Procesul de cunoatere a fenomenelor care, prin forma de manifestare, guverneaz ntreaga activitate economic, se realizeaz prin metode i tehnici specifice fiecrui domeniu, toate avnd la baz, ns, compararea unor realiti faptice cu prevederile legale sau cu alte norme, programe, decizii sau ordine prin care aceste activiti au fost, aprioric, definite i instituionalizate. Stabilirea modului n care activitile economice au fost sau urmeaz a fi efectuate, comparativ cu prevederile prin care sunt definite, se realizeaz prin instrumente pe care statul sau persoanele cu sarcini de conducere din unitile economice le institue, la diferite niveluri, n baza competenelor ce le revin din regulamente, fiecruia n domeniul su de activitate. Controlul financiar contabil, ca unul dintre aceste instrumente, reprezint, prin rezultatele sale, una din cele mai importante surse de informaii necesare

12

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

desfurrii n condiiile de eficien a activitii de management general, al crei principal scop este stabilirea deciziilor optime ce vor fi utilizate ca prghii ale statului sau ale conductorilor de activiti economice, la realizarea programelor i a obiectivelor propuse. Atunci cnd statul, prin instituiile sale guvernamentale, este i principalul sau unicul realizator al activitilor economice, rspunderea pentru o eventual gestiune defectuoas capt dimensiuni deosebite prin consecinele pe care aceasta stare ar avea o asupra ntregului sistem economico-social, ca urmare a introducerii, n interiorul su, a unor elemente eronate cu efect perturbator. n consecin, considerm c putem defini controlul financiar contabil ca o aciune de determinare a realitii privind starea unor activiti economice care urmeaz a se efectua sau care au fost efectuate, prin compararea acestora cu prevederile sau normele legale prin care au fost definite i instituionalizate, n vederea prentmpinrii sau depistrii i remedierii eventualelor abateri de la aceste prevederi i norme satisface aceasta cerin. Din analiza acestei definiii rezult c activitatea de control financiar contabil reprezint mai mult dect o verificare determinat de anumite situaii efectuat n scopul remedierii unor abateri constatate. Concomitent cu efectuarea acestor operaiuni, controlul financiar contabil este activitatea care, prin rezultatele sale, ofer posibilitatea de a se dispune, n orice moment, de un sistem complet i complex de date care ofer factorilor de conducere, informaii n legtur cu starea unui fenomen, dintr-un anumit domeniu economic, de interes pentru acetia. ntr-un sistem economic pot s apar unele disfuncionaliti n relaiile pe care statul, prin prevederi sau norme legale, le institue, la un moment dat, ntre operatorii economici sau ntre acetia i diferitele sale instituii sau organisme guvernamentale.

13

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Asemenea disfuncionaliti sunt generate de cauze subiective, cum ar fi sustragerile deliberate ale operatoriilor economici de la ndeplinirea obligaiilor fa de stat sau de o defectuoasa gestionare -bad management- a activitii acestora, situaie care nu le mai permite realizarea ndatoririlor ce le revin, ct i de cauze obiective determinate, n cele mai multe cazuri, de situaii care nu au putut fi prevzute pentru a fi prentmpinate. Controlul financiar contabil, aa cum a fost definit mai sus, prin efectele de prevenire sau de reglare a unora dintre disfuncionalitile ce pot interveni, la un moment dat, n activitatea sistemelor economice, este activitatea care servete, n primul rnd, interesele statului n realizarea politicii sale n domeniul financiar contabil. n al doilea rnd, n vederea evitrii acestor situaii de disfuncionalitate n procesul de gestionare a patrimoniului, este necesar ca fiecare operator economic, la instituirea sistemului propriu de conducere, s prevad i o structur de control intern asupra modului de derulare a operaiunilor ce fac obiectul activitii sale. Necesitatea cerinele instituiri sistemului de control intern rezult din nevoia rspunderilor pentru integritatea i corecta cunoaterii n detaliu i n orice moment a strii patrimoniului ct i din privind stabilirea administrare a acestuia. Dei este de presupus c informaiile rezultate din controlul intern sunt reale i redau cu fidelitate starea patrimonial a operatorului economic, la un moment dat, totui, pentru o mai mare credibilitate n faa partenerilor, aceste informaii trebuie validate i de ctre o autoritate extern, independent fa de cele dou entiti, emitentul i receptorul sau utilizatorul acestora. Crearea unor stri de transparen asupra activitilor desfurate de ctre operatorii economici presupune existena i a unui sistem extern de control, independent, care s dea posibilitatea oricrui partener de a accede, prin

14

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

intermediul

acestuia,

la toate

datele

informaiile

referitoare la starea

patrimonial a acestora. Activitatea de control extern este cunoscut sub denumirea de audit financiar i se realizeaz de ctre profesioniti independeni sau organizai n structuri distincte ca persoane juridice, i care, pn la urm, reprezint organisme care exercit tot forme ale controlului financiar contabil. n afara acestor dou tipuri, extern i intern, controlul financiar contabil se poate manifesta i sub alte forme dup cum se iau n consideraie diferite criterii de clasificare ale acestuia. Astfel, dup momentul efecturii, fa de timpul de desfurare a activitii verificate, controlul financiar contabil poate fi clasificat, dup cum urmeaz: Control financiar preventiv este forma controlului financiar contabil care se exercit nainte de efectuarea operaiuni sau activitii supuse verificrii, sau nainte ca un document s fie lansat n procesul economic. Control financiar operativ curent este a cea form a controlului financiar care se caracterizeaz prin faptul c se realizeaz concomitent cu desfurarea activitii sau a fenomenelor economice controlate. Control financiar ulterior este a cea form a controlului financiar contabil care se exercita dup efectuarea activitilor i proceselor economice supuse aciunilor de verificare. Dup structurile care o exercit, activitatea de control financiar se poate clasifica astfel: Control financiar organizat i exercitat de instituiile specializate ale statului denumit, control financiar al statului mbrac la rndul su urmtoarele forme:

15

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n sfera de activitate a

legislativului

controlul

financiar este organizat i exercitat de ctre Curtea de Conturi a Romniei instituie suprem de control financiar ulterior extern.

n sfera de activitate a executivului, controlul contabil este exercitat de ctre structurile specializate ale

financiar

Ministerului Finanelor Publice n baza prevederilor legale proprii 5 de organizare i funcionare,prin structuri specializate i ale Autoritii Naionale de Control n baza prevederilor legale proprii6. Control financiar organizat si exercitat de ctre structurile proprii, aparinnd unitiilor economice denumit, control financiar propriu se exercit la rndul su, n urmtoarele forme : Controlul financiar preventiv, se efectueaz n scopul perturbator asupra activitii economice desfurat de agenii evitrii nerespectrii prevederilor legale n vigoare ce ar genera efecte cu caracter economici, exercitndu-se, n special, asupra operaiunilor care reflect drepturile i obligaiile patrimoniale aflate n faze de ncasare i, respectiv, de angajare sau de plat. Control financiar intern, se efectueaz n vederea stabiliri modului de respectare a prevederilor legale i a normelor interne cu privire la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale i bneti, pe baza operaiunilor economice nregistrate n documente i evidene tehnico-operative, financiare i contabile n cadrul unei societi comerciale. Controlul financiar contabil se mai poate clasifica i dup alte criterii cum ar fi volumul lucrrilor controlate, felul i termenul n care se

Hotrrea nr.1574 din 18 decembrie 2003, privind organizarea i funcionarea Ministerului Finanelor Publice i a Ageniei Naionale de Administraie Fiscal. 6 Hotrrea nr. 745 din 3 martie 2003 ,privind organizarea i funionarea Autoritii Naionale de Control , Publicat n M.O. nr. 496 din 9 iulie 2003.

16

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

efectueaz, dar aceste tipuri se regsesc sub o form sau alta n formele prezentate mai sus i care sunt i cele mai importante.

1.4 Organizarea i funcionarea sistemului de control financiar n Romnia Aflat n perioada de tranziie spre economia de pia, Romnia resimte astzi puternic urmrile ineficienei, anomaliilor, comportamentelor economice eronate, specifice economiei centralizate, de comand, organizrii sistemului de control financiar. n Romnia , n perioada economiei planificate , controlul avea o natur i obiective diferite, situaie n care statul impunea sistemul de control din interiorul unitii economice i organiza i controlul extern pentru urmrirea modului de exercitare a controlului intern a unitilor economice, toate fiind obligatorii. Din aceste motive , perioada 1990-1999 s-a caracterizat prin profunde reorganizri, concretizate n restrngerea treptat a controalelor obligatorii iinstituirea unui sistemde control intern organizat i meninut in funcie de management, funcie de riscurile cu care se confrunt organizaia. Aezarea economiei romaneti, pe principiile economiei de pia concurenial, nceput imediat dup 1989 a promovat crearea i extinderea ntreprinderilor private. n prezent n Romnia funcioneaz mai multe categorii de ageni economici a cror activitate face obiectul controlului financiar. Ne referim att la persoane fizice i asociaii familiale autorizate s desfoare activitii economice7, ct i la regii autonome i societi comerciale constituite prin pe care s-a bazat n peste 40 de ani postbelici. Aceast stare de lucru s-a imprimat i asupra

Decretul - Lege nr.54/1990 privind organizarea i desfurarea unor activiti economice pe baza liberei iniiative, M.O. nr.14/13 decembrie 1990

17

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

reorganizarea ntreprinderilor de stat 8, precum i la societile comerciale cu capital privat9, inclusiv societile mixte cu participare de capital strin 10. La acestea se mai adaug diverse forme de ntreprinderi, n domeniul agriculturi, cu caracter privat i de stat, ca forme specifice de organizaii cooperatiste 11, ct i din alte domenii12. Toi agenii economici din Romnia acioneaz ntr-un mediu de pia convenional, ceea ce nseamn c ei i organizeaz activitatea i funcioneaz n condiiile unui cadru juridic adecvat, care s reglementeze statutul lor i modul de desfurare a activitii economico-financiare. Un asemenea cadru creat impune necesitatea introduceri unui sistem de control financiar riguros care s apere interesele nu numai ale angajailor i acionarilor, ci i ale tuturor celor interesai n activitatea firmei, inclusiv ale statului. ncepand din 1999 , n sistemul de control romnesc este introdus prin lege controlul intern i auditul intern pentru entitile publice, ceea ce a impus clarificri ale conceptului i practici n domeniu. Dac pn nu de mult agenii economici se complceau s se adapteze situaiilor cu care se confruntau, n prezent ei trebuie s fie activi, s ajung i s se impun n mediul economic s aib o putere economica real, izvort din capacitatea de a crea i combina eficient resursele conform exigenelor locale i nu numai schimbrile produse, precum i cele ce se vor produce n societatea romneasc impun rspundere i responsabilitatea agenilor economici care pornesc, n esen de la propria activitate.
8

Legea nr. 15/1990 privind reorganizarea unitilor economice de stat ca Regii autonome i societi comerciale, M.O. nr.98/1990 9 Legea nr.31/1990 privind societile comerciale, M.O. nr. 126/1990 10 Legea nr.35/1991 privind regimul investiiilor strine n Romnia, M.O. nr. 73/10 aprilie 1991 Legea nr.71 /1994 privind acordarea unor faciliti suplimentare fa de Legea nr .35/1191 11 Legea nr. 36/1991 privind societile comerciale agricole i alte forme de asociaii n agricultur, M.O. nr. 97/1991 12 Legea nr.33/1191 privind activitatea bancar, M.O./1991 Legea nr. 47/1991 privind constituirea, organizarea i funcionarea societilor comerciale n domeniul asigurrilor, M.O. /1991

18

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n vederea dinamizrii agenilor economici, organizarea i funcionarea unui sistem de control financiar, conceput pe respectarea principiilor economiei de pia i a creterii rolului acestora, s-a dovedit o necesitate ce a fost reflectat n legislaia de specialitate13 adoptat imediat dup decembrie 1989 . Acest sistem de control financiar, care a fost creat, s-a perfecionat continuu n aceasta perioad de nceput a tranziiei la economia de pia. n prezent se consider c sistemul de control financiar din Romnia cuprinde trei componente intriseci care se completeaz i se intercondiioneaz reciproc i eficient, astfel: controlul financiar suprem, care este control al legislativului; controlul financiar al statului, care este control al executivului; control financiar propriu economici. Consider c controlul intern este propus intr-o manier european , in sensul c legea nu prevede dect atribuiile generale i specifice ale acestuia , modul de organizare i exercitare rmnnd la dispoziia managerului entitii publice. Modul acesta de organizare a sistemului de control intern, nespecific economiei planificate, a creat impresia managerilor c organizarea controlului este benevol i coroborat cu lipsa raspunderi manageriale , a slbit eficiena sistemului de control. 1.5. Controlul financiar - funcie eficient a conducerii Caracteristica esenial de pia este egalitatea ntre agenii economici independeni i autohtoni. Libera iniiativ, care este motivul i dimensiunea economiei de pia, acioneaz
13

al

ordonatorilor

de

credite

i al agenilor

n contextul generalizrii treptate a relaiilor

Legea nr. 31/1990 privind societile comerciale, M. O. 126/1990 Legea nr. 30/1991 Legea controlului financiar i a Grzii Financiare, M.O. 64/1991 H.G. nr. 720 /1991 privind aprobarea Normelor de organizare i exercitare a controlului financiar, M.O. 75 / 1992 Legea nr. 82/.1991 Legea contabilitii, M.O. nr.265/1991

19

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

specifice economiei de pia ntre toi agenii economici i se manifest pentru satisfacerea anumitor interese economice. Economia de pia funcioneaz fr restricie din partea statului. n consecin, fiecare agent economic este liber s cheltuie, utilizeze, produc, economiseasc ct i cum crede de cuviin i s-i urmreasc propriile interese economice n contextul general al amortizrii acestora cu interesele i nevoile reale ale societii. ns, piaa nu este cu adevrat n ntregime liber. Ea se manifest n conformitate cu scopurile, elurile de ansamblu ale societii. Piaa evolueaz ntr-un cadru legal stabilit de stat. Practic nu exist o economie de pia pur. Statul exercit o intervenie indirect i global asupra economiei de pia o completeaz i o sprijin, i corecteaz eecurile i vegheaz asupra funcionrii ei14. Orice agent economic dorete profit. n economia de pia, agenii economici sunt supui examenului riguros, exigent, dar drept al nevoile reale ale consumatorilor. Cunoaterea condiiilor economice i financiare n raport cu cerinele i legalitile pieei n care se deruleaz activitatea agenilor economici, evitarea situaiilor de ncetare a plilor i de faliment, asigur profitul. Cunoaterea situaiei patrimoniului a capacitii acestuia de a genera profit a solventei comerciale ori de faliment n care se pot afla agenii economici, la un moment dat, este asigurat cu ajutorul att al contabilitii reale, operative i tiinifice, ct i al controlului financiar organizat i exercitat competent. Controlul este la nivel micro i macro o funcie eficient i necesar conducerii. n mod exigent i pieii care opereaz dup criteriul eficienei, al concordanei activitii economice cu

14

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, Controlul financiar i expertiza contabil, Editura Eficient, Bucureti

20

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Conducerea este un proces de cunoatere, acionare i perfecionare, un raport docil ntre factorii de conducere i cei condui. Conducerea nseamn organizare, comand, coordonare, control . Controlul perfecionarea este o funcie a conducerii care asigur cunoaterea i modului de gestionare a patrimoniului ale ei de orientare,

organizare i desfurare a activitii de producie i desfacere. n raport cu interesele economico-financiare agenilor economici controlul ndeplinete, cu grad difereniat, funcia de cunoatere - evaluarea realitii economico-financiare, a rezultatelor activitii. Cunoaterea asigurat de control se bazeaz pe analiza riguroas a realitii n vederea sesizrii operative a eventualelor tendine de ineficient. Prin funcia de cunoatere - evaluare a controlului, se apreciaz i se stabilesc, n condiiile n care i au izvorul factori a cror aciune tinde spre rezultate negative, spre ineficiena economic15. Controlul financiar asigur perfecionarea, creterea profitului n condiii de concuren liber i loial. Cunoaterea implic perfecionarea. Controlul este o necesitate obiectiv i subiectiv, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfecionare a activitii executate, inclusiv a procesului de conducere a acestuia. Pe aceast linie controlul are ca direcii eseniale organizarea mai bun a muncii, ntrirea ordinii i disciplinei n organizarea i desfurarea activitii economice a disciplinei, tehnologiei. Prin control se acioneaz n direciile eseniale ale cerinelor sociale, se acord atenie deosebit problemelor economice i financiare concrete, trecerea de la faza de preocupri generale, de program, la asigurarea activitii practice i eficiente. Controlul are menirea de a orienta munca spre obiective majore, ntr-o ordine de prioriti raionale de perspectiv, care s previn i s nlture risipa
15

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

21

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

de efort uman i mijloacele materiale i s asigure eficiena economic i social. Controlul este un factor care contribuie la meninerea activitii i a unei situaii normale, la soluionarea cu inteligen i competen a problemelor privind dezvoltarea i modernizarea economic, n condiii de eficien real. Controlul urmrete n principal, funcionarea unitii de producie la capacitatea normal. Controlul financiar descoper elemente de progres i contribuie la aplicarea celor mai moderne metode de organizare i conducere, a experienelor pozitive, iar prin studiile efectuate lrgete orizontul de informare i prospectare n legtur cu rentabilizarea activitii economico-sociale16.

1.6. Sistemul de documente primare n evidena tehnico-operativ i contabil - obiect i surs de informaii pentru controlul financiar Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicare care s asigure transmiterea clar, precis, complet i rapid a informaiilor, instruciunilor, ordinelor, direciunilor necesare bunului deciziilor. Conducerea posibiliti pentru economico-sociale. Evidena i controlul sunt eseniale n conducerea activitii economicosociale pe criterii de profil. Evidena i controlul implic ordine i disciplin economic
16

mers al activitii.

Sistemul de informare implic controlul asupra fundamentrii i executrii bazat controlul pe un sistem adecvat de de informare a creeaz activitii

asupra

modului

desfurare

financiar. Necesitatea

ordinei

disciplinei

economice

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

22

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

financiare

determin

necesitatea

evidenei

stricte

controlul

riguros

sistematic asupra mijloacelor ei bneti, proceselor economice i rezultatelor obinute. Organizarea raional i clar a evidenei i controlului asigur disciplina economic, contractual, gestionar i financiar. Controlul ca funcie a conducerii presupune informaii continue, concordan ntre activitatea economico-financiar i deciziile de conducere, legi, norme, standarde, ordine, precizri, relevarea influenei conducerii asupra activitilor a abaterilor de la deciziile ei principale de conducere i organizare adoptate i a cauzelor acestor abateri, stabilirea cilor de corectare a organizrii activitii conduse, a mijloacelor de nlturare a abaterilor a deficienelor i dificultilor care ngreuneaz desfurarea optim a activitii economicosociale17. Controlul nu se confrunt cu evidena, cu fotografierea i reflectareastimularea dinamicii activitii economico-social. Evidena este att utilizarea real a activitii economico-sociale ct i controlul asupra mersului cantitativ al activitii economice i al rezultatelor financiare obinute. Sistemul de eviden reprezint deci sursa esenial de informaii pentru controlul financiar. Pentru a obine o imagine fidel a activitii economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informaii ale controlului s fie reale, legale, concrete, de calitate. De aceea, sub acest aspect, n sfera controlului se cuprind mai nti, obiective privind att ntocmirea documentelor primare cu respectarea condiiilor de form i coninut, ct i organizarea i conducerea evidenei tehnic-operative i contabile cu respectarea normelor metodologice. Datele consemnate n documentele primare i evidena tehnic-operativ i contabil are cea mai larg utilizare n exercitarea controlului ntruct acestea reflect ntreaga activitate economico-financiar a agenilor economici.
17

Mircea Boulescu, Ghi Marcel, op. Cit.

23

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice i financiare se consemneaz la locul i n momentul efecturi lor, servesc pentru informarea economici. Pentru contabilitate, documentele ndeplinesc funcia de acte justificative. Caracteristica esenial a documentelor const controlul financiar intern. De aceea documentele trebuie s ndeplineasc anumite cerine, att n ceea ce privete structura ct i circulaia i pstrarea lor indiferent de mijloacele utilizate pentru ntocmirea i prelucrarea datelor. Dezvoltarea documentelor echipamentelor tradiionale de cu calcul supori a fcut tehnici posibil de nlocuirea primare informaii, care n faptul c reflect situaia patrimonial i angajeaz rspunderea material, iar pe baza lor se exercit operativ a conducerii agenilor

ndeplinesc att rolul de documente primare, ct i pe acela de import tehnic de date necesare prelucrrii lor n continuare. O importan deosebit se acorda controlului documentelor, att nainte de a se nregistra n conturi ct i ulterior. Controlul documentelor se face sub aspectul formei i coninutului. Un obiectiv esenial al controlului documentelor l constitue gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special. Formularele tipizate cu regim special au menirea s evidenieze circulaia i utilizarea valorilor materiale i bneti. Prin folosirea frauduloas sau neconform cu actele normative formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau bneti n scopul nsuirii lor n interes personal sau al justificrii neglijentei, risipei, slabei gospodriri. Formularele cu regim special constitue deci un mijloc important de prevenire a pgubirii patrimoniului.

24

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Mijloacele moderne de calcul i eviden asigur exactitatea sporit a rezultatelor, fapt care permite exercitarea unui control mai sigur al legturilor dintre documentele primare i situaiilor centralizatoare. Evidena automatizat la sistemul de prelucrare i prezentare a datelor, asigur o baz unitar a informaiilor statistice, operative i contabile, precum i gruparea lor n mai bune condiii, ceea ce face posibil efectuarea cu mai mult uurin i eficien a controlului fenomenelor economice i financiare. n condiii optime de organizare a evidenei automatizate culegerea datelor, centralizarea i prelucrarea se realizeaz mai operativ fa de sistemul clasic, controlul avnd posibilitatea s examineze fenomenele n actualitatea lor. Evidena automatizat d rezultate precise atunci cnd pornete de la documente ntocmite corect i cu date certe. De aceea un obiectiv important al controlului documentar-contabil, n condiiile utilizrii mijloacelor moderne de calcul, l constituie activitatea prelurii i prelucrrii datelor, precum i modul n care este exercitat n contabilitate controlul asupra exactitii datelor ce se prelucreaz cu mijloace moderne. Acest obiectiv se refer ndeosebi la pregtirea datelor primare curente pentru nregistrare, prelucrarea datelor din operaiunile precedente, prelucrarea i furnizarea datelor. Dac nu este bine pus la punct, evidena automatizat ofer posibiliti mai mari de producere de erori i denaturri dect evidena obinuit manual. Organizarea n bune condiii a controlului asupra exactitii datelor ce se prelucreaz creeaz posibilitatea exercitrii unui control financiar cuprinztor i fundamentat. Pentru aceste considerente, aplicarea tehnici contabile moderne necesit promovarea unui sistem de control care s cuprind: realitatea, exactitatea, codificarea i prelucrarea datelor, controlul procesului de prelucrare efectuat de ctre persoane desemnate i de ctre main prin programare.

25

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Un astfel de sistem de control asigur aplicarea corect a normelor de organizare, purttori tehnici de date cu coninut corect prelucrarea corespunztoare a datelor cu ajutorul mainilor. Centrul de greutate al controlului se deplaseaz spre controlul prin sondaj asupra modului de aplicare a normelor privind efectuarea lucrrilor de eviden i controlului al sistemului de prelucrare, acordndu-se n acelai timp atenie sporit controlului obiectivelor economice i financiare. n literatura de specialitate exist o ntreag tipologie a controlului , dar din punct de vedere al exercitrii acestuia avem: Control intern care cuprinde ansamblul entitii; Control extern care cuprinde totalitatea controalelor care se adreseaz entitiilor din afara acestora. n prezent controlul intern este perceput ca un atribut al managementului care rspunde de organizarea acestuia , dar mai ales este preucupat de permanenta actualizare a sistemului de control intern, din cauza evoluiei riscurilor cu care se confrunt realitatea. controalelor din interiorul

26

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CAPITOLUL 2
Controlul financiar propriu al agenilor economici 2.1. Controlul financiar preventiv Controlul preventiv este un atribut al funciei financiar contabile din cadrul agenilor economici i opereaz ca un atribut al gestiunii previzionale. El are drept scop prentmpinarea unor fenomene negative, utilizarea ct mai eficient a resurselor, ntrirea ordinii i disciplinei n administrarea patrimoniului i mai multor grade de rspundere a celor care adopt decizii privind angajarea i efectuarea cheltuielilor. Necesitatea acestui control decurge din faptul c ntr-o economie concurenial sunt incompatibile cheltuielile supradimensionate, plile nelegale, proasta gospodrire, risipa. Controlul financiar preventiv este organizat i funcioneaz pe toate treptele i compartimentele economiei naionale. n cazul Regiilor Autonome i exercitarea controlului financiar a instituiilor publice, organizarea i se stabilete prin norme ale preventiv

Ministerului Finanelor aprobate prin Hotrri ale Guvernului (63943/1991 aprobata prin H.G. nr. 720/1991). n cazul celorlalte societi comerciale, modul concret de organizare i exercitare se stabilete prin statutele proprii sau este lsat la atitudinea

27

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

conducerii i a Consiliului Acionarilor, fr a se putea nclca prevederile legale ( Legea 30/1991), care oblig toate unitile s aib control. Sarcinile de baz ale controlului financiar preventiv vizeaz cu prioritate prentmpinarea nclcrii normelor juridice i producerii de pagube sau prejudicii, iar coninutul acestei activiti este dat de examinarea pe baz de documente a operaiunilor economico-financiare care se vor produce n viitor, sub cele apte aspecte eseniale ale acestora, i anume: Legalitate Realitate Necesitate Oportunitate Economicitate Eficacitate Eficien n cadrul normativelor n vigoare se supun obligatoriu controlului financiar preventiv toate operaiile cu caracter patrimonial, respectiv acele operaiuni din care deriv, se nasc, se modific, se sting drepturile i obligaiile patrimoniale ale unitilor din sectorul public fa de alte persoane juridice sau fizice, fa de bugetul statului, bnci, organisme de asigurare i protecie social, personal propriu, etc18. Controlul financiar preventiv vizeaz aceste operaii att n faza de angajare ct i n faza de plat. La nivelul societilor comerciale, indiferent de forma i capitalului social ale acestora, preventiv urmtoarele operaiuni: natura pot fi supuse activitii de control financiar un asemenea

18

Florea Ion, Curs Controlul financiar i expertiz contabil, IAI 1996-1997

28

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

ncheierea contractelor sau comenzilor interne sau externe de aprovizionare sau a contractelor ce au ca obiect executarea de lucrri sau prestri de servicii; Efectuarea de pli n lei i/sau valut, pentru produsele aprovizionate, lucrrile executate sau diversele servicii prestate; Efectuarea de pli pentru activitatea desfurat n cadrul unitii de ctre personal propriu ca i a altor drepturi cuvenite acestuia; Trecerea pe seama cheltuielilor sau a rezultatelor financiare a pierderilor i/sau a daunelor aduse patrimoniului care nu au fost produse cu vinovie; Alte operaiuni stabilite de conducerea unitii economice. La nivelul instituiilor publice, ministerelor i altor instituii centrale asimilate acestora, principalele operaiuni pentru care se stabilesc obiective de control financiar preventiv sunt: Deschiderea, repartizarea i modificarea creditelor bugetare;

Angajamentele din care rezult, direct sau indirect, obligaii de plat ctre teri; Ordonanarea cheltuielilor; Concesionarea, nchirierea, transferul, vnzarea i schimbul bunurilor ce formeaz patrimoniul instituiilor publice; publice. Ca principiu general, controlul financiar preventiv se organizeaz i se exercit n cadrul tuturor unitilor patrimoniale, care au personalitate juridic i organe proprii de contabilitate. n aceast categorie se cuprind: Autoritile publice i autoritile administrative autonome; Alte operaiuni stabilite de ordonatorul de credite al instituiei

29

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Instituiile publice aparinnd administraiei publice centrale i locale i instituiile publice din subordinea acestora; Regiile autonome de interes naional sau local; Companiile sau societile naionale; Societile comerciale la care statul sau o unitate administrativAgeniile cu sau fr personalitate juridic, care gestioneaz teritorial deine capital majoritar; fonduri provenite din finanri externe, rambursabile sau nerambursabile, cum ar fi: unitile de coordonare a proiectelor (UCP), Oficiul de pli i contractare PHARE (OPCP), Agenia SAPARD, Fondul Naional de Preaderare, precum i alte agenii de implementare a fondurilor comunitare; Ministerul Finanelor Publice, pentru operaiunile de trezorerie, datorie public realizarea veniturilor statului i a contribuiei Romniei la bugetul Uniunii Europene; Autoritile publice executive ale administraiei publice locale, pentru operaiunile de datorie public i realizarea veniturilor proprii. Entitile publice prin care se realizeaz veniturile statului sau ale unitilor administrativ teritoriale vor organiza controlul financiar preventiv conform normelor specifice elaborate n funcie de modalitile prevzute de legislaia fiscal pentru stabilirea i pentru reducerea, ealonarea sau anularea acestora. Regiile autonome, companiile/societile naionale, precum i societile comerciale la care statul sau unitile administrativ teritoriale dein capital majoritar vor elabora, de asemenea norme specifice de control financiar preventiv, innd cont de legislaia aplicabil entitilor care sunt organizate i funcioneaz n regim comercial.

30

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Potrivit art.23 din Legea nr.500/2002 privind finanele publice, controlul financiar preventiv se exercit asupra tuturor operaiunilor care efectueaz fondurile publice i/sau patrimoniul public. Controlul financiar preventiv se exercit asupra documentelor n care sunt consemnate operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea s devin acte juridice, prin aprobarea lor de ctre titularul de drept al competenei sau de ctre titularul unei competene delegate n condiiile legii. Nu intra n sfera controlului financiar preventiv analiza i certificarea situaiilor financiare i/sau patrimoniale, precum i verificarea operaiunilor deja efectuate. Controlul financiar preventiv const n verificarea sistematic a operaiunii care fac obiectivul acestuia, din punct de vedere al: a) respectrii tuturor prevederilor legale care vigoare la data efecturii operaiunilor (control de legalitate); b) ndeplinirii sub toate aspectele a principiilor i a regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaiuni din care fac parte operaiunile supuse controlului (control de regularitate); c) ncadrrii n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, dup caz (control bugetar). Controlul financiar preventiv al operaiunilor se exercit pe baza actelor i/sau documentelor justificative certificate n privina realitii, regularitii i legalitii, de ctre conductorii compartimentelor de specialitate emitente. Controlul financiar preventiv se exercit prin viz. Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaz patrimonial entitatea public se supun controlului financiar preventiv dup avizarea lor de ctre compartimentele de specialitate juridic i financiar-contabil. La entitile publice unde nu sunt organizate compartimente de specialitate juridic i/sau financiar-contabil, controlul financiar preventiv se va exercita exclusiv prin viza persoanei desemnate de conductorul entitii publice. le sunt aplicate, n

31

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Conductorii compartimentelor de specialitate rspund pentru realitatea, regularitatea i legalitatea operaiunilor ale cror acte i/sau documente de control financiar justificative le-au certificat sau avizat. Obinerea vizei sau avizate, care se

preventiv pentru operaiuni care au la baz acte i/sau documente justificative dovedesc ulterior nereale, inexistente sau nelegale, nu exonereaz de rspundere efii compartimentelor de specialitate sau alte persoane competente din cadrul acestora. 2.2. CONTROLUL FINANCIAR INTERN Controlul financiar intern se nscrie n problematica general a

controlului sistemelor, dar are n acelai timp caracteristici particulare. Controlul, n general, presupune c a fost definitivat - explicit sau implicit - starea dorit iar controlul financiar intern are ca premiz prealabil existena unor obiective stabilite prin politica pe termen lung a ntreprinderii, exprimnd marile opiuni ale societii.Controlul financiar intern apare astfel ca un proces de punere n aplicare a strategiei ntreprinderii. Controlul intern s-a confruntat n permanen cu o lrgire sistematic a ariei de aplicare.n prezent , controlul intern se refer la toate activitile , toate procedurile ,toate informaiile la intreg patrimoniul , la toi membri intreprinderii i actioneaz permanent ntregul proces de control intern trebuie neles ca o reflectare permanent asupra obiectivelor i mijloacelor, conducnd la definirea unor planuri de aciune pe termen scurt. Astfel privit, controlul nu mai corespunde unei faze finale a gestiunii ntreprinderii, ci se situeaz n punctul de nceput al acestuia. Controlul financiar intern pornete deci de la alegerile strategice ale obiectivelor pe termen lung pentru a constitui planuri de aciune pe termen scurt.

32

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Stabilirea obiectivelor se face aplicnd diverse metode de planificare prin intermediul urmtoarelor instrumente specifice: plan strategic, plan opional, planuri anuale i de buget. Planul opional corespunde cu promovarea pe termen aciunilor i mijloacelor necesare realizrii obiectivelor strategice19. Controlul financiar intern presupune n acelai timp o permanent i atent observare i msurare a realizrilor, iar compararea acestora cu previziunile fcute declaneaz decizii de corecie cnd se constat abateri. Concluziile desprinse din observare duc uneori chiar pn global a politicii generale. Observarea i msurarea realizrilor se nfptuiesc prin intermediul contabilitii generale i, n special, a contabilitii de gestiune. n Frana, n Planul Contabil General, controlul financiar intern este definit ca fiind un ansamblu de msuri i dispozitive luate pentru a furniza conductorilor i diverilor responsabili, date cifrice periodice, caracteriznd mersul societii. Compararea lor cu datele trecute sau prevzute pot, dac este cazul, s determine conductorii s declaneze rapid msuri corective. n aceast accepiune controlul de gestiune ncepe cu observarea fenomenelor i prin compararea constatrilor cu previziunile, se declaneaz decizii de corecii n cazul constatrii de ecarturi. Definirea controlului este mai apropiat de noiune de verificare dect sensul englez al acestui termen i anume de direcionare, respectiv orientare. T. Cuyambere i J.Muller includ planificarea n procesul de control al gestiunii n lucrarea Control de gestiune cu toate ca au un paragraf distinct intitulat Elementele unui sistem de planificare i de control , care las impresia c autorii se nscriu n preceptele date de Planul Contabil General francez. n ceea ce privete compararea
19

mijlociu a

la reorientarea

realizrilor constatate cu datele

Ineovan Felivia, Consideraii privind controlul de gestiune , Revista Finane, Credit, Contabilitate.

33

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

previzionate, acest lucru se nfptuiete prin intermediul analizei economicofinanciare, care trebuie s stabileasc nu numai ecarturile dintre datele efective i cele planificate, ci i cauzele i factorii care le-au determinat pentru ca deciziile de corecie aplicate s fie fundamentate tiinific. Diverse metode de analiz vor reliefa principalele echilibre i corelaii ce exist n cadrul patrimoniului ntreprinderii. Sintetizat, ntregul proces de control intern i domeniul informaional la care apeleaz este redat n urmtoarea schem: SCHEMA 1

34

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n vederea funcionrii sale, controlul financiar intern se transpune pe structura de gestiune care va fi dezvoltat pe subdiviziuni numit centre de responsabilitate. Fiecare dintre aceste centre se caracterizeaz prin obiecte i mijloace proprii, avnd autonomie decizional privind utilizarea prii din mijloacele ce i-au fost alocate n cadrul obiectivelor prestabilite 20. Controlul financiar intern este un control complet care vizeaz n principal administrarea corect a patrimoniului din uniti. El acioneaz ca un sistem de autoaprare i este n esena lui un control de factur contabil, fr a se limita ns la verificarea rezultatelor finale, ci eventual a celor intermediare ale operaiunilor de contabilitate. Necesitatea acestui control decurge din cerina ca fiecare agent economic n totalitatea lui, ca i fiecare subdiviziune din structura organizatoric i fiecare gestiune relativ independent sa fie supuse periodic (anual ) unui control analitic - control de fond. Spre deosebire de celelalte forme de control (propriu) care au caracter de continuitate i se exercit din interiorul unitii, controlul financiar de gestiune se efectueaz de regul o singura dat pe an, cuprinde totalitatea operaiunilor economice i financiare de la precedenta verificare i pn la zi i se exercit de organe de la un nivel superior n ierarhia sistemului.
20

Ineovan Felicia, op. Cit.

35

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Pentru evitarea unor confuzii, trebuie subliniat distincia ce trebuie fcut ntre controlul financiar intern i controlul gestiunilor de valori materiale bneti. Controlul financiar intern are o arie de cuprindere mai larg, nglobnd toate problemele ce privesc activitile economico-financiare, n timp ce controlul gestiunilor se limiteaz la inventarierea bunurilor sau valorilor i eventual la verificarea operaiilor de primire, pstrare, conservare i eliberare a lor. n aceste condiii controlul de gestiune reprezint numai o latur a controlului financiar de gestiune. Coninutul activitii de control de gestiune poate avea mai multe accepiuni n modalitile concrete de organizare i exercitare nregistreaz deosebiri importante de la un sistem economic la altul. n S.U.A. sarcinile de control de gestiune revin serviciilor de control intern din cadru fiecrei firme. Ei folosesc doua noiuni: Noiunea mai larg de control intern conceput ca instrument al conducerii prin care acesta urmrete ndeplinirea tuturor autorizrilor i responsabilitilor pe care le-au delegat, respectiv calitatea muncii de conducere, coordonare i execuie. Acest control acioneaz att post factum, n care caz implic constatarea neregulilor, identificarea erorilor i stabilirea msurilor de corecie: ct i ante factum, cnd presupune crearea unui post, cruia i se ncredineaz sarcina de a verifica nainte de ncepere, condiiile n care urmeaz s se desfoare un proces. n sensul su larg, controlul intern nu se limiteaz la urmrirea lucrrilor de contabilitate, ci se extinde asupra activitilor importante: aprovizionare, desfacere, evaluare. Noiunea mai restrns politicile organizaiei i de control de financiar lucru intern urmrete dac i de control ale metodologiile

compartimentului financiar contabil sunt corect aplicate. Acest control financiar intern este mai cuprinztor dect expertiza contabil, n sensul c folosete

36

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

metode mai ample, fr a depi ns cazul verificrilor interne de factur contabil i financiar. n Frana, noiunea de control intern coincide parial cu cea de control financiar de gestiune. Astfel, controlul intern reprezint ansamblul msurilor de siguran ce contribuie la inerea sub control a societii. El are drept scop, pe de o parte, protecia sau aprarea patrimoniului i calitatea informaiilor, iar pe de alt parte asigur aplicarea deciziilor conducerii, favorizeaz ameliorarea contraperformanelor. Pentru Compania Naional a Comisarilor de Conturi, controlul intern este constituit din ansamblul msurilor de control, pe care conducerea unitii l definete, aplic i supravegheaz sub propria responsabilitate pentru a asigura protecia patrimoniului societii i fiabilitatea nregistrrilor contabile i a conturilor anuale care rezulta din ele. Concepia francez privind controlul de gestiune, pornete de la controlul intern i de la controlul financiar de gestiune. Potrivit acestei concepii controlul intern trebuie s fie nainte de toate o preocupare a conducerii unitii. n ce privete conceptul de control de gestiune, acesta implic o urmeaz a fi ntreprinse, pentru viziune mai larg, fiind definit ca un ansamblu de proceduri clare i precise care permite asigurarea c aciunile ce atingerea obiectivelor fixate, sunt eficiente i eficace. Scopul acestui control este de a modela conduita ntreprinderii, ntrindu-i puterea de prevedere a evenimentelor viitoare i adaptarea la situaii mereu evolutive. Ca mijloace de aciune, controlul financiar intern pune la dispoziia conducerii i a celorlali responsabili date periodice care s permit declanarea rapid a msurilor corective. Aceste date i tehnicile utilizate pentru obinerea lor in de domeniul contabilitii analitice i a gestiuni bugetare, dar pot ajunge n unele cazuri pn la elaborarea tablourilor de bord care permit

37

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

urmrirea periodic a indicatorilor ce caracterizeaz bunstarea de control de gestiune. Aceste tipuri sunt:

economico-

financiar a societii. Complexitatea acestei tehnici vor genera anumite tipuri

1. Simpla supraveghere a evoluiei unor indicatori valorici alei n funcie de activitile societii i de obiectivele sale (venituri curente, cheltuieli, costuri, marje de diferite tipuri). 2. Compararea valorilor constante cu valorile prestabilite. 3. Controlul de gestiune, n sensul deplin al cuvntului, pornind de la o gestiune bugetar. Controlul financiar intern e un sistem aplicabil tuturor tipurilor de structuri, dar mai ales structurilor descentralizate, caz n care el acioneaz ca o funcie complementar a delegrii de responsabilitate. n Anglia, controlul de gestiune se realizeaz n principal prin profesionitii contabili, care sunt de dou feluri: 1. Verificatori , revizori, controlori , cenzori; 2. Experi contabili. n Germania, pe lng organele specializate n control contabil, care intervin doar la sfritul anului, societile au i organe proprii de supraveghere a gestiunii a cror misiune se apropie de cea a conducerii. n Italia, controlul de gestiune al ntreprinderilor este un control intern cu accept pe controlul mrimilor cantitative fr s exclud controlul extern reprezentat de controlul bilanier21. n Romnia, controlul intern vizeaz n principal respectarea normelor legale privitoare la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale i bneti consilierilor

21

Florea Ion, op. Cit.

38

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

pe baza documentelor nregistrate n contabilitate i a documentelor de eviden tehnic-operativ. Acest control este numai parial reglementat organelor administrative de stat de a organiza prin norme juridice i poate mbrca mai multe forme. Astfel Legea 30/1191 prevede obligaia un control financiar intern asupra patrimoniului propriu. Pentru agenii economici, aceeai lege fixeaz numai obligaia de a organiza un control financiar propriu care s fie n conformitate cu legea i cu prevederile din statutele proprii. Pe de alt parte, aceeai lege prevede c Ministerul Finanelor e ndreptit s emit norme unitare de organizare i exercitare a controlului propriu pentru sectorul de stat, care se aprob printr-o hotrre de guvern. Prin urmare, n Romnia principala form de organizare a controlului gestionar reglementat juridic este aceea a compartimentului de control financiar intern. 2.3 Inventarierea patrimoniului

Inventarierea este un ansamblu de operaiuni prin care se constat existena elementelor de activ i de pasiv , cantitativ i valoric sau numai valoric n patrimoniul unitii la data la care se efectueaz.Scopul principal al inventarieri este stabilirea situaiei reale a patrimoniului . Inventarierea cuprinde: toate elementele patrimoniale; bunurile i valorile deinute cu orice titlu , aparinnd altor persoane juridice sau fizice. Situaii in care se efectueaz inventarierea:

39

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Unitiile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului n urmtoarele cazuri: La inceputul activitii i la ncetarea acesteia; Cel putin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii; n cazul fuzionrii cu o alt unitate sau n cel al divizrii n mai multe uniti; n cazul predrii- primirii unor gestiuni sau cu prilejul reorganizrii acestora; n unele situaii aprute pe parcursul exerciiului , determinate de elemente conjuncturale cum sunt modificarea preurilor , atunci cnd exist indicii privind existena unor minusuri sau plusuri n anumite gestiuni, evaluarea efectelor unor calamiti naturale sau ale cazurilor de for major. Organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului sunt reglementate prin Hotrrea nr. 704 din 14 decembrie 1993 a Guvernului Romniei , emis n vederea aplicrii prevederilor Legii contabilitii nr .82 din 24 decembrie 1991 , cu completrile ulterioare , i prin Ordinul 2388/ 1995 al ministrului finanelor. Conform prevederilor acestor acte normative , au obligaia de a efectua inventarierea patrimoniului regiile autonome , societile comerciale , instituiile publice , unitiile cooperatiste , asociaiile i celelalte persoane juridice , precum i persoanele fizice care au calitate de comerciant. Obligaia organizrii activitii de inventariere revine administratorului , ordonatorului de credite sau altei persoane ce are sarcina gestionrii patrimoniului , n care scop elaborez instruciuni adaptate la specificul unitii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz de ctre comisiile de inventariere , formate din cel putin dou persoane , numite prin decizie scris emis de ctre persoanele autorizate. n decizie se vor meniona, n mod obligatoriu:

40

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Perioadele pentru care se face inventarierea; Gestiunile supuse inventarierii; Componena comisiilor centrale i a celor pe gestiuni , ca i a Datele de incepere i de sfrit ale acestei activiti.

responsabililor acestora;

Membri comisiilor de inventariere rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere , potrivit prevederilor legale n vigoare. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii i nici contabili care in evidena gestiunii respective. n vederea bunei desfurri a operaiunilor de inventariere , persoanele care au obligaia gestionrii patrimoniului trebuie s dispun msurile pentru crearea tuturor condiiilor corespunztoare de lucru , n special n ceea ce privete: Organizarea depozitrii valorilor materiale grupate pe sorto-tipodimensiuni , codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; inerea la zi a evidenei tehnico-operativ i a celei contabile pentru gestiunile de valori materiale contabile i efectuarea lunar a confruntrii datelor intre aceste evidene; Participarea intregii comisii la lucrrile de inventariere; Asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz, respectiv pentru sortare , aezare ,cntrire msurarei numrare; Asigurarea participrii la identificarea bunurilor iventariate,n vederea stabiliri calitii , sorturilor,preurilor acestora, a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia , la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care are obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise; Dotarea gestiuni cu instrumente i aparate adecvate i n numr suficient pentru msurare , cntrire, cu mijloace de identificare( cataloage , monstre etc.)a mrfurilor supuse inventarierii, precum i cu formularele i rechizitele necesare;

41

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor de inventariere; Dotarea gestiunilor (depozite , magazine) cu dou rnduri de incuietori diferite; Dup emitere deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere va ridica , sub semntura efului contabil sau a altei persoane desemnate s ndeplineasc aceast funcie, listele de inventariere , vizate i parafate de ctre acesta.Dup efectuarea acestor operaiuni , comisia se prezint la sediul gestiuni ce urmeaz a fi inventariat, in vederea efecturii inventarieri fizice. Msurile organizatorice ce urmeaz a fi luate de ctre comisia de inventariere sunt urmtoarele: a) rezulte dac: gestioneaz valorile materiale i n alte locuri de depozitare; are in gestiune i alte valori materiale n afara celor ce aparin unitii patrimoniale respective , terilor sau primite cu sau fr documente; are plusuri sau minusuri n gestiune despre a cror existen are cunotin; are valori materiale nerecepionate sau ce urmeaz a fi livrate i pentru care au fost ntocmite documentele aferente; a primit sau a eliberat valori materiale fr documentele legale; deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; deine documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care au fost predate la conabilitate. inainte de inceperea operaiunii de inventariere se solicit de la gestionarul rspunztor de gestiunile valorilor materiale o declaraie din care s

42

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

b) c)

identificarea tuturor locurilor (incintelor) n care exist valori asigurarea inchiderii si sigilarii, n prezenta gestionarului, ori

materiale ce urmeaz a fi inventariate; de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete incinta; d) bararea i semnarea, la ultima operaiune, a fielor de magazie, menionndu-se data la care au fost inventariate valorile materiale; e) vizarea documentelor care se refer la intrrile i/sau ieiri de valori materiale existente n gestiune, dar nenregistrate, i dispunerea nregistrrii acestora n fiele de magazie , precum i predarea acestora la contabilitatea, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea; f) verificarea numeralului din cas i stabilirea totalului ncasrilor din ziua curent, solicitndu-se ntocmirea monetarului(la gestiunile cu vnzare cu amnunutul) i depunerea numeralului la casieria unitatii; g) h) funcionare. n vederea desfurrii n bune condiii a aciunii de inventariere, este recomandabil ca operaiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii s fie oprite pe acest perioad cu conditia stabilirii din timp a msurilor corespunztoare de organizare astfel ca activitile unitii s nu fie stnjenite. Dac operaiunile de predare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se va crea un depozit n care vor fi depuse bunurile primite n timpul inventarierii sau cele care urmeaz a fi livrate clienilor. ridicarea benzilor de control de la aparatele de cas i a controlarea instrumentelor i a aparatelor de msur sau tampilei unitii(acolo unde este cazul) i pstrarea lor n condiii de securitate; cntrire, stabilindu-se dac acestea au fost verificate i dac sunt n bun stare de

43

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Cele dou operaiuni se efectueaz numai n prezena comisiei de inventariere.Operaiunea de stabilire a stocurilor faptice ca urmare a inventarierii se face prin numrare, cntrire, msurare sau prin alte operaiuni specifice, dup caz.

CAPITOLUL 3
DEFINIIA I CONTROLUL FINANCIAR INTERN 3.1. Obiectivele controlului financiar intern

Controlul financiar intern, ca form a controlului propriu, este controlul financiar ulterior care urmrete respectarea dispoziiilor legale cu privire la gestionarea i gospodrirea mijloacelor bneti pe baza documentelor nregistrate n evidena tehnic-operativ i n contabilitate.

44

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Controlul financiar intern are ca obiectiv principal, care se detaileaz n funcie de specificul activitii, respectarea normelor legale cu privire la: existena, integritatea, pstrarea i paza bunurilor i valorilor de orice fel; utilizarea valorilor materiale, declasrilor i clasrilor de bunuri; efectuarea, n numerar sau n cont, a ncasrilor i plilor n lei i valut, de orice natur, inclusiv a salariilor i a reinerilor din acestea i a altor obligaii fa de salariai; ntocmirea i circulaia documentelor primare i de eviden tehnicoperativ i contabil. Controlul financiar intern se exercit cel puin o dat pe an. n cazul unitilor i gestiunilor materiale reduse ca volum, conductorii unitilor pot aproba ca acestea s fie controlate la o perioad mai mare de un an, dar nu mai trziu de o dat de doi ani. Controlul se efectueaz n totalitate sau prin sondaj n raport cu volumul, valoarea i natura bunurilor, tentaiilor i posibilitile de sustragere, condiiile de pstrare i gestionare, precum i frecvena abaterilor constatate anterior, cuprinzndu-se un numr reprezentativ de repere i documente care s permit tragerea unor concluzii temeinice asupra respectrii actelor normative din domeniul financiar contabil i gestionar. n cazul constatrii de pagube, controlul se extinde asupra ntregii perioade n care, legal, pot fi luate msuri de recuperare a acestora i de tragere la rspundere a persoanelor vinovate. Prin aceste actele de dispoziie de de ordine activitii interioar, i de ministerele structura lor departamentelor, prefecturile, instituiile publice i regiile autonome vor detalia obiective funcie specificul organizatoric, putndu-le completa cu unele obiective noi cum ar fi:

45

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

efectuarea rezultatelor inventarierii;

inventarierii

periodice

corecta

nregistrare

respectarea statului juridic al documentelor cu regim special; ncadrarea gestionarilor i constituirea de garanii; aplicarea msurilor preventive i administrarea patrimoniului; realizarea drepturilor i ndeplinirea obligaiilor bneti, financiare i fiscale; ndeplinirea msurilor dispuse cu ocazia controalelor anterioare. Pentru buna funcionare a controlului intern eful compartimentului de control financiar intern particip de drept la edinele Cosiliului de Administraie cnd se dezbat probleme financiar-contabile sau care privesc

integritatea patrimoniului. De asemenea, ei informeaz semestrial Consiliul de Administraie asupra realizrii programului de control, asupra constatrilor fcute i a msurilor luate22. Conform bunei practice in domeniu , controlul intern se regsete n componena fiecrei activiti i trebuie s fie formalizat prin proceduri , pe baza fielor posturilor , care vor fi nsoite de chestionare-liste de verificare, care de fapt sunt procedurile / instruciunile de realizare arespectivelor controale interne. 3.2. Organizarea controlului financiar intern Controlul financiar intern la agenii economici se organizeaz in baza prevederilor legale 23care instituie obligativitatea organizrii si exercitrii controlului propriu doar pentru instituiile publice , menionnd totui la modul indicativ faptul ca .societile comerciale isi organizeaz controlul financiar propriu potrivit prevederilor din statutele proprii
22 23

Florea Ion ,op.cit Legea nr.30 din 22 martie , privind organizarea si funcionarea controlului financiar si a Grzii Financiare, publicata in M.O. nr. 64 din 27 martie 1991

46

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Organizarea rspunderi care

controlului revin n

financiar

intern

genereaz ce

obligaii

mod

difereniat conducerilor

organizeaz

compartimente de control, conducerilor i salariailor din unitile controlate i persoanelor cu atribuii de control ( revizori ). Conducerile de uniti n care se organizeaz controlul gestionar cu obligaia s se asigure necesarul de posturi, s ncadreze aceste posturi cu personal de specialitate, s utilizeze organe de control exclusiv pentru aceste aciuni, s analizeze periodic activitatea de control gestionar. Controlul financiar intern se organizeaz la: ministere, departamente, alte organe centrale de stat i organe locale, pentru controlul patrimoniului propriu, veniturilor realizate i cheltuielilor efectuate de instituii de stat subordonate din creditele bugetare alocate, precum i asupra legalitii i eficienei cheltuielilor efectuate de ctre regiile autonome din profilul lor de activitate; la regiile autonome, pentru controlul gestiunilor proprii, precum i al uzinelor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor i a altor subuniti din structura lor organizatoric. Controlul financiar intern funcioneaz ntr-un compartiment distinct n subordinea direct a odonatorului de credite ori a nlocuitorului de drept n cadrul ministerelor, departamentelor, altor organe centrale de stat i al organelor i a directorului general n cazul regiilor autonome. Se efectueaz de salariai cu studii economice superioare sau medii n funcie de volumul i complexitatea gestiunilor, ncadrati n compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele i condiiile legale. Persoanele mputernicite s exercite controlul finanaciar intern trebuie s aib pregatirea economic i experiena necesar, s ndeplineasc condiiile de cinste i corectitudine.

47

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Legal nu pot fi imputernicite s exercite controlul financiar intern persoanele aflate n curs de urmrire penal, de judecat sau care au fost condamnate, chiar dac au fost graiate, pentru faptele privitoare la abuzul n serviciu, fals, uz de fals, nelciune, dare sau luare de mit i alte infraciuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. Dac n cursul urmririi penale, al judecii sau dup condamnare a intervenit amnistiia, cel care a svrit vreuna din infraciunile menionate, nu poate fi imputernicit s exercite controlul financiar intern timp de doi ani de la data aplicrii amnistiiei. Cel cruia i s-a suspendat condiionat executarea pedepsei nu poate fi imputernicit s exercite controlul financiar intern n cursul termenului de ncercare de doi ani de la expirarea acestui termen24 mputernicirea se face pe baz de ordin sau decizie a conducatorului unitii, prin ordin sau decizie se stabilesc concret operaiunile asupra crora se exercit controlul financiar intern, condiiile i perioada n care i desfoar aceast activitate.

3.3. Exercitarea controlului financiar intern Activitatea controlului financiar intern se exercita pe baza prevederilor legale in vigoare si a programului anual al fiecrei unitati economice. n programul de control sunt prevzute,pe unitile de timp-luni si semestre-,att gestiunile si in cadrul acestora activitile programate a se controla ,cat perioada supus controlului i cea stabilit pentru efectuarea controlului i organele de specialitate care urmeaz a efectua controlul 25.
24 25

de control ntocmit de ctre eful

compartimentului (serviciu sau birou) i aprobate de ctre consiliul de administraie

Boulescu Mircea ,Ghita Marcel ,op .cit. Boulescu Mircea ,Ghita Marcel ,op .cit.

48

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n legtur cu exercitarea controlului financiar intern, normele legale n vigoare prevd o serie de obligaii i rspunderi astfel: a) La cererea organelor de control financiar intern, conducerile i salariaii unitilor supuse controlului au obligaia: s pun la dispoziie registrele, corespondena, actele, piesele justificative i alte documente necesare controlului; s prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestioneaz sau pe care le are n pstrare, care intr sub incidena controlului; s elibereze, n condiii legale, documentele solicitate n original sau copii certificate; s dea informaie care formeaz obiectul controlului; s consemneze, cu sau fr obiecie actele de control i s comunice la termenele fixate modul de aplicare a msurilor stabilite n urma controlului; s asigure sprijinul i condiiile necesare bunei desfurri a controlului i s-i dea concursul pentru clarificarea constatrilor. b) Salariaii mputernicii cu exercitarea controlului financiar intern rspund disciplinar, contravenional sau penal n situaiile n care: nu efectueaz controlul conform programului de activitate aprobat; lucreaz cu superficialitate, nesemnalnd nclcrile de la normele legale n vigoare constatate cu ocazia controlului i nu stabilesc rspunderi potrivit normelor legale; dispun, prin interpretarea sau aplicarea greit a dispoziiilor legale n vigoare msuri sau produc pagube; nu ntocmesc i nu nainteaz conductorului unitii actele de control la termenele stabilite; nu iau sau nu propun msurile necesare pentru nlturarea lipsurilor i abaterilor consemnate n actele de control, tragerea la rspundere a celor vinovai;

49

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

nu ndeplinesc sau ndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor. c) n legtur cu organizarea i exercitarea controlului financiar intern constituie contravenii i se sancioneaz cu amend urmtoarele fapte: neemiterea n termen a actelor administrative privind modul de organizare i exercitare a controlului financiar intern; angajarea, meninerea, trecerea n funcia de organ de control financiar intern a unei persoane fr s se fi obinut n prealabil de la organele de poliie relaii scrise cu privire la antecedentele penale ale acestora; nesesizarea organelor competente de ctre eful compartimentului de control financiar intern, n cazul nelurii msurilor referitoare la recuperarea pagubelor; nepunerea la dispoziia organelor de control financiar intern a documentelor i datelor necesare controlului; refuzul de a semna, cu sau fr obieciuni, actele de control ntocmite de organele de control financiar intern precum i de a da explicaii scrise la cererea acestor organe; neexecutarea n termenele stabilite a dispoziiilor date ca urmare a controlului efectuat de controlul financiar intern sau comunicarea din culp a unor date eronate n legtur cu executarea lor; nedispunerea msurilor necesare pentru efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanelor de judecat, organelor de procuratur i poliie a controlului financiar intern necesar stabilirii prejudiciilor care au condus la svrirea unor fapte de natur penal. Constatarea acestor contravenii i aplicarea sanciunilor se fac de organele de control financiar de stat i de organele de control financiar intern ale unitilor la care se organizeaz i exercit controlul propriu26 .
26

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

50

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Alte particulariti n exercitarea controlului financiar intern vom ntlni la organizaiile cooperatiste, profesioniste, social-obteti. Prin statutele lor, aceste organe trebuie s aleag odat cu organele de conducere i organele de control care vor fi comisari de revizie sau comisari de cenzori. La nivelurile de baz, membrii acestei comisii sunt cooperatori i desfoar o activitate onorific, ceea ce-i plaseaz de fapt n categoria controlului social obtesc. La nivelul uniunilor sau federaiilor, organele de control pot fi formate din profesioniti. Prin urmare, chiar dac sunt numite comisii de cenzori, aceste organe nu se identific cu cenzorii societilor comerciale. Ele rmn organe de verificare enumerate anterior. Ele reprezint gestionar specifice n Adunarea organizaiilor General a rapoarte

Acionarilor, conferine sau congrese ce privesc administrarea patrimoniului, execuia bugetelor proprii, etc.27

3.4 Implementarea controlului finnciar intern la agenii economici Orice entitate funcioneaz prin desfurarea unor funcii/ activiti corelate i conexe care vizeaz atingerea obiectivelor fixate de managementul entitii. Controlul asupra fiecrui domeniu /compartiment/ funcii/ activiti sau program din cadrul entitiilor reprezent o parte integrant din sistemul de control al acestuia i presupune o multitudine de activiti de control . Activitile de control sunt reprezentate de calcule de control , comparaii, verificri , avize , aprobri, responsabiliti pentru nregistrare ,transmitere, arhivare. Practica internaional impune separarea clar a activitii de control intern de cele de audit intern i recomand conturarea unui sistem de control intern i a unei

27

Florea Ion , op. Cit.

51

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

structuri de audit intern , ambele n coordonarea managerului , capabil s rspund riscurilor cu care se confrunt entitile. Buna practic n materie presupune implementarea ansamblului controalelor interne n componena fiecrei funcii/avtiviti i formalizarea prin proceduri ,coroborate cu fiele posturilor i ROF-ul unitii , care vor fi insoite de liste de verificare cu activitile i responsabilitile ataate acestora i care de fapt reprezint instruciuni practice de realizare a controlului intern. Procedurile o dat realizate , urmeaz s fie completate i actualizate ori de cte ori se impune aceasta in activitatea practic. Stilul de implementare al activitilor de control , pe baza analizei riscurilor asociate activitilor este problema fiecrui manager pentru propria activitate, la care se mai adaug riscurile specifice acestuia. Implementarea activitilor de control implic parcurgerea urmtoarelor etape : Pregtirea implementrii ; Stabilirea activitilor de control intern ; Ierarhizarea activitilor de control intern ; A. Implementarea Pregatirea implementrii. activitilor de control intern , oricare ar fi ele , impun entitii ce revin managementului general al

definirea misiunii i cunoaterea regulilor ce trebuie respectate, Toate funciile /activitiile din cadrul unei entitii au la baz o politic general i fiecare responsabil trebuie s defineasc i s cunoasc aceast politic . astfel , exist o politic pentru funcia comtabil i o politic pentru funcia resurse umane. Fiecare politic va defini misiunea responsabilului , stabilind aciuunile pe care trebuie s le ntreprind, scopul i domeniul de aplicare.Pentru aceeai

52

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

funcie /activitate este posibil s existe o politic general i una sau mai multe politici specifice funciei , iar responsabilului i revine datoria s stabileasc activitile de control intern pentru a-i atinge obiectivele fixate, innd cont de toate aceste politici.n acelai timp responsabilul va avea n vedere c are oameni cu pregtiri diferite , mijloace limitate , sisteme informatice care nu pot oferiorice informaii etc. n consecin implementarea unui control adecvat presupune cunoaterea n prealabil a misiuni pe care o are funcia respectiv. Controlorul intern- cnd va trebui s aprecieze actele activitilor de control nu va putea s fac acest lucru dac nu va cunoate bine misiunea ncredinat responsabilului /activitii. Astfel prima sa intrebare va fi : care este misiunea dumneavoastr ?, pentru a nelege misiunea ncredinat responsabilului. Responsabilul funciei / activitii pentru indeplinirea misiuni trebuie s se asigure de existena mijloacelor i resurselor necesare, pe care trebuie s le identifice i s stabileasc modul cum le va utiliza saudac ni reuete este de datoria lui s modifice coninutul misiunii n situaia n care nu se poate ndeplini. De aici rezult ce anse piine exist de implementare a celor mai potrivite activiti de control cnd nu este stabilit politica misiunilor i nu pot fi identificate concret mijloacele i resursele. n acelai timp , misiunea incredinat nu poate fi ndeplinit cu orice pre , deoarece exist limite care trebuie avute n vedere , i unele nu pot fi depite sub nici o motivaie i anume : limitele fixate la dispoziiile legale bugetare i cele de deontologie profesional ale entitii. Aceste dispoziii fixeaz un cadru n afara cruia aciunea nu se poate desfura i controlul intern trebuie sa-l aib in vedere ;

53

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

limitele tehnice

, n sensul unui scadenar fiscal care trebuie pe baza contractelor ncheiate, condiii de

respectat, al unor obligaii juridice

realizare a mprumuturilor financiare solicitate .a. Toate aceste limite provoac responsabilului funciei/ activitii constrngeri de care este obligat s in seama. Pentru acestea responsabilul trebuie mai nti s le cunoasc , s le evolueze i s aprecieze existena posibilitilor de realizare a misiunii n aceste condiii . Abia n acest stadiu responsabilul va trece la fixarea activitilor de control generale, care ulterior vor fi actualizate periodic , pentru a garanta funcionarea i eficiena funciei / activitii sale. B.Stabilirea activitilor de control intern. Evoluia riscurilor care planeaz asupra funciilor / activitilor/ subactivitiilor / operaiilor i stabilirea activitilor de control aferente acestora este o preocupare major a managementului .Managerii ca i auditorii trebuie s dispun de cunoaterea exact a funciilor de care sunt responsabili , pentru a putea stabili activitiile de control care sunt necesare a fi implementate n vederea asigurrii funcionrii eficiente. Activitiile de control intern stabilite n vederea implementrii , care vor fi identificate prin utilizarea Chestionarelor de control intern , dau coeren sistemului de control intern i pot fi grupate n urmtoarele ase categorii : obiectivele ; mijloacele ; sistemele de informare ; organizarea ; procedurile; supervizarea.

54

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Obiectivele

reprezint

pentru

responsabilul

funciei/activitii

prima

indatorire pe care trebuie s o ndeplineasc , dup precizarea obiectului misiuni sale,ceea ce inseamn fixarea unei politici de aciune. nelepciunea popular spune cel care nu are obiective , nu risc s le ating, de aceea stabilirea obiectivelor trebuie s fie o motivaie primordial responsabilului funciei . Obiectivele stabilite trebuie s se ncadreze securitatea activelor ; calitatea informaiilor ; respectarea directivelor ; optimizarea resurselor. n obiectivele generale ale controlului intern, care sunt unanim recunoscute i anume : a

Responsabilii funciilor le revine sarcina respectrii obiectivelor generale de control intern i, pe lng acestea , ei vor defini obiectivele specifice misiunii lor , care ulterior vor fi apreciate de auditorii interni , avnd n vedre urmtoarele criterii pe care trebuie s le ndeplineasc : s participe la realizarea misiunii ncredinate responsabililor ; s fie repartizate n interiorul funciei , avnd n vedere o construcie piramidal a obiectivelor a cror totalitate concureaz la realizarea obiectivului general ; s fie msurabile , exprimate n valori reale , posibil de atins , indicatori de activitate cantitativi sau calitativi .a. ; s poat fi monitorizate prin sistemul de informare al managementului ; s se ncadreze n timp ; s fie concrete , clare s nu dea natere la confuzii. Abaterile reieite fa de aceste principii disfuncionaliti sau erori constitue puncte slabe , ale sistemului de control intern , instituit i aprobat de

55

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

responsabilul funciei , tot aa cum absena obiectivelor activitii este un punct slab la nivelul ntregii entitii. Mijloacele permit responsabilului realizarea obiectivelor .O problem care trebuie s fie n permanen n atenia managerilor este aceea a adaptrii mijloacelor la obiectivele fixate.n multe situaii analiza acestor probleme a scos la iveal grave neeguli , surse inevitabile de eecuri i de ineficacitate. Din practic a rezultat c verificarea existenei mijloacelor i a compatibilizrii acestora pentru atingerea obiectivelor sunt activiti de control foarte importante n lanul stabilit de responsabil. Referitor la mijloace trebuie s avem n vedere mijloace umane , poate cea mai esenial problem , dar privit mai degrab din punct de vedere al calitii dect al cantitii .Multe activiti de control sunt compromise n lipsa unui personal competent i adesea a reprezentat cauza unor ineficiene , anomalii grave .a. mijloace financiare materializate n bugete de exploatare sau de investiii corespunztoare obiectivelor stabilite care ridic ntotdeauna problema ncadrrii n aceste bugete pentru atingerea intelor fixate , atunci cnd nu vrem s modificm obiectivele. Mijloace tehnice se refer att la sistemele de gestiune i sistemele informatice , la tehnicile comerciale sau chiar industriale fr de care nu pot fi atinse obiectivele fixate. Sistemele de informare pe care le gsim n cadrul tuturor activitilor ca sitem integrat al ntreprinderii constitute atat din sisteme informaionale , ct i din sisteme informatice. Sistemele informaionale vizeaz toate activitile i trebuie s fie constituite pentru a permite un control eficient al acestora, ele includ i sistemele de informare

56

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

financiar contabile.Sistemele informatice reprezint partea automatizat din cadrul sistemului informaional, iar in activitatea auditorilor obiective de sine stttoare. Sistemele de informare trebuie s intruneasc o serie de condiii pentru a rspunde cerinelor controlului intern i anume : S fie fiabile ( credibile) ; S fie uor de verificat ; S fie exhaustive ; S fie disponibile in timp util ; S fie utile i pertinente. Sistemele de informare se ncadreaz in sistemul de comunicare al entitii pentru informarea intregului personal in funcie de necesiti i cuprinde : Sistemul de control al gestiunii; Sistemul de control bugetar ; Sistemul statistic de raportare ; Organizarea este o problem fundamental a managementului , iar practica demonstreaz c nu exist modele care pot fi aplicate , datorit diversitii mari a entitiilor , naturii activitii desfurate , structurii juridice etc. i nu in ultimul rnd datorit culturii organizaionale. Auditorii trebuie s urmreasc recunoscute i anume : Adaptarea , care este o preocupare a managerului general pentru realizarea unei organizaii eficiente , corespunztoare specificului entitii pentru a evita o descentralizare /centralizare excesiv schimbare. sau o organizare imobil fa de respectarea unor principii de organizare

57

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Obiectivitatea n organizare se refer la faptul activitii la plecarea / dispariia unui salariat.

c nu trebuie

construite structuri organizatorice n funcie de oameni pentru a evita dezorganizarea Separarea sau segregarea sarcinilor este un principiu care o dat respectat ne asigur o mai mare securitate i nseamn c anumite sarcini care sunt incompatibile , s nu poat fi executate de aceeai persoan. n practic ,sunt impuse unele separri de sarcini recunoscute n unanimitate de manageri i care ,cteodat , mai produc efecte nedorite.Astfel de separri sunt : Funcia de autorizare / decizie i funcia de nregistrare contabil de funcia financiar de plat ; Funcia de deinere de mijloace sau bunuri de funcia de control ; Realizarea unei separri reale a sarcinilor poate pune unele probleme deosebite ,mai ales la ntreprinderile unde se lucreaz cu personal mai redus. Pentru construirea unei organizri eficiente se impune s fie avute n vedere existena urmtoarelor : Organigrama , pentru a ti cine conduce i cine este condus ; Fia postului , pentru care fiecare angajat atribuiile i sarcinile ce-i revin i limitele competenei de caiune ; Cadrul material de creare a mediului propice desfurrii activitii i care asigur totodat i protecia fizic a bunurilor i persoanelor , dar i suportul culturii instituionale ale organizaiei. Procedurile i modalitile de lucru ale entitii trebuie s fie definite i formalizate pentru toate procesele i activitiile care se desfoar in organizaie. n prezent , trebuie s realizm faptul c nu mai putem lucra cu manageri care tiu totul pentru c realizeaz acele activitii de 10 sau 20 de ani , sau cu subalterni care nu tiu ce urmeaz s efetueze pn nui comunic eful. s i cunoasc

58

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Inexistena procedurilor sau a formlizrii acestora cu privire la modalitile de lucru , nseamn : Un slab control asupra activitilor efectuate ; A lipsi organizaia de acea indispensabil memorie fr de care nu mai poate funciona; A priva auditorul de indispensabilul sistem de referin, pe care se bazeaz atunci cnd procedurile sunt formalizate, n vederea evalurii diferenelor, pentru a evalua i formula recomandri i concluzii ; Managementului i revine sarcina definirii propriilor modaliti de lucru , care trebuie formalizate n proceduri simple i eficiente de realizare a atribuiilor i actualizate permanent.De asemenea , managementul are datoria de a pune la ndemna tuturor salariailor aceste instrumente de lucru i a-i obliga s le respecte. n acest sens, o preocupare major a fiecrui responsabil al funciei o reprezint ntocmirea i actualizarea permanent a procedurilor i instrumentelor de lucru specifice funciei pe care o coordoneaz. n organizaiile moderne , aceste documente sunt informatizate i fiecare poate consulta pe computer tot cea ce se raporteaz la activitatea sa.Acestea se constitue n importante faciliti pentru actualizarea sistematic a procedurilor care reprezint un instrument util n activitatea cotidian. Responsabilii funciilor , cu ocazia realizrii procedurilor , nu trebuie s omit activitiile de control care trebuie s fie incluse pe fluxul procedurii i, n funcie de evoluia riscurilor , acestea s fie diminuate ndeplinirea obiectivelor funciei. Supervizarea este o activitate de control intern , adesea omis chiar de ctre cei n responsabilitatea crora se gsete.muli manageri evalueaz suburdonaii pe baza ncrederii pe care o au n acetia, neinnd cont c supervizarea nu se opune lipsei de incredere i adesea contribuie la creterea acesteia. sau extinse pentru a genera

59

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Supervizarea inseamn : Un act de asisten , n sensul de a ajuta colaboratorul s-i realizeze sarcinile dificile , noi, pentru a soluiona conflictele i pentru a identifica punctele slabe i punctele tari ; Un act de verificare pentru evitarea aplicrii sau interpretrii unor proceduri n mod greit ; Un act de evaluare , din cnd n cnd , conform unei periodiciti aleatorii , a cea ce se ntmpl, pentru a evita tentaiile i a stimula mbuntirea activitiilor ; Un act colegial , prin care artm celorlali c ne intereseaz ce fac, vrem s tie c greutile i performanele lor nu sunt ignorate i dorim s putem valorifica oricare iniiativ valoroas la toate nivelurile ierarhice. Din practic s-a dovedit c efectuarea supervizrii responsabili i manageri are efecte deosebit de benefice. Pentru a fi eficient , activitatea de supervizare trebuie s ndeplineasc o serie de condiii , astfel : S lase o dovad a trecerii sale , respectiv o not , o viz , un raport pentru aprecierea calitii supervizare ; S fie universal , n sensul c trebuie s aib n vedre orice sarcin , oricare ar fi aceasta i de oricine a fost efetuat.Actul de supervizare nu trebuie s fac diferene intre sarcinile eseniale i sarcinile mai puin eseniale.adesea se constat xc cei cre nu respect activitatea de supervizare sunt tocmai nivelurile ierarhice cele mai inalte ; S msoare progresele realizate n urmrirea ndepliniri obiectivelor , asigurnd obinerea unor elemente reale i exacte , prin sistemul de informare i comunicare al entitii managementului i a evalua frecvena actelor de aleatoare de ctre

60

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

C.Ierarhizarea activitilor de control intern Managementul de linie ntocmete o list a activitilor de control pornind de la baza piramidelor organizatorice la obiectivele situate la vrf. Aceast abordare coincide cu ierarhia organizaiei, unde managementul general este interesat mai mult de activitile de control din parte ade sus a listei, care le revine , in timp ce managementul de linie este mai preocupat de activitile de control din partea a doua a listei. Cele doua categorii de activiti de control se pot mpri astfel : Activiti de control ce revin managementului general : Obiectivele ; Mijloacele ; Sistemele de informare : Activiti de control ce intereseaz n mod deosebit managementul de linie : Organizarea ; Procedurile ; Supervizarea. Activitile de control privesc toi salariaii entitii, dar n funcie de atribuiile ce le revin unii vor fi mai preocupai de cele de care rspund n mod direct. Activitiile de control prezentate se intercondiioneaz i se completeaz reciproc , contribuind la coerena i ierarhizarea care trebuie dat ansamblului i care asigur pertinena i vigoare organizaiei.

3.5 Actele de control financiar intern

61

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Organele de control financiar intern consemneaz n actele de control bilaterale (procese verbale de control sau note de constatare ), cu indicarea prevederilor legale nclcate i stabilirea exact a consecinelor economice, financiare, patrimoniale, a persoanelor vinovate, precum i a msurilor luate n timpul controlului i a celor stabilite a se lua n continuare. Pentru abateri constatate se solicit note explicative scrise de la persoanele vinovate i se controleaz aprrile formulate. Dac pe parcursul exercitrii activitii de control financiar intern se constat abateri care trebuie eliminate operativ pentru a nu provoca n continuare efecte negative sau pentru care exist riscul ca elementele probatorii s nu poat fi conservate pn la finalizarea aciunii , se intocmesc note de constatare. Notele de constatare se ntocmesc ori de cte ori este necesar , se semneaz de ctre controlorii de gestiune , de ctre persoanele fcute rspunztoare i eventual de ctre unul sau doi martori asisteni i au aceai valoare juridic ca orice act de control constatator. Pentru a putea fi nscrise n actele de control , constatrile trebuie s fie legale, reale, s aparin persoanei care efectueaz controlul i s se refere la obiectul controlului. n cazul controlului prin inventarierea unor gestiuni, la procesele verbale de control se anexeaz declaraiile gestionarilor, lista de inventariere sau situaia plusurilor i a lipsurilor constatate i explicaiile gestionarilor asupra concluziilor acestora. Declaraia gestionarului se ia nainte de nceperea controlului asupra gestiunii. n declaraie trebuie s rezulte dac gestionarul are n pstrare i alte valori aparinnd terilor, are lipsuri n gestiune cunoscute, a primit sau eliberat bunuri fr documente legale, are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate pentru care s-au ntocmit documente aferente, are documente de primire eliberare care nu au fost operate la zi n evidena gestiunii sau care nu au eliberate la contabilitate, deine numerar rezultat din vnzarea mrfurilor

62

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

aflate n gestionarea sa, are plusuri n gestiune despre a cror cantitate sau valoare nu are cunotina, gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare dect acelea cu privire la care se ia declaraia i unde anume. n declaraie se menioneaz numrul i data ultimelor documente de intrare si ieire a valorilor materiale i bneti, precum i alte date i elemente pe care organul de control sau gestionarul le consider necesare pentru buna desfurare a inventarierii i gestionrii. Listele de inventariere se utilizeaz n cazul gestiunilor cu eviden global-valoric, iar situaia plusurilor i a lipsurilor ( situaie comparativ de gestiuni ) n cazul gestiunilor de eviden cantitativ-valoric28. Listele de inventariere i situaiile comparative de gestiune se ntocmesc pe locuri de depozitare, pe gestionar i pe categorii de bunuri i separat pentru bunurile de prisos, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, inutibilizabile sau deteriorate, aparinnd altor uniti economice valorile materiale i bneti aflate n gestiune ( nchiriate, n custodie, n momentul efecturii etc. ). n listele de inventariere ( situaiile comparative ) se consemneaz toate inventarierii, soldurile scriptice potrivit evidenelor contabile i diferenelor provizorii - in plus sau in minus - rezultatele. Evaluarea stocurilor faptice se face cu acelai pre folosit la nregistrarea calculelor n contabilitate. Pentru greelile descoperite cu ocazia controlului exactitii nregistrrilor i calculelor din contabilitate se ntocmete o not care se prezint compartimentului contabil, pentru msura de corectare. Diferenele preliminarii, stabilite prin compararea soldului scriptic din raportul de gestiune cu totalul rezultat din inventarul faptic, se trece pe lista de inventariere la sfritul recapitulaiei inventarului. Listele de inventariere se semneaz, pe alt fil, de ctre organul de control i gestionari, iar soldurile scriptice se certific de contabilul care conduce evidena analitic a gestiunii i
28

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

63

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

eful

compartimentului

financiar-contabil,

dup

terminarea

operaiei

de

inventariere faptic. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul menioneaz c toate cantitile au fost stabilite n prezena sa; bunurile respectivului se afl n pstrarea i rspunderea sa; nu mai sunt bunuri care nu au fost supuse inventarierii. Listele de inventariere se pot ntocmi ntr-o form simplificat - cu excepia gestiunilor a cror eviden se ine global-valoric - n sensul c n aceste liste se nscriu numai sortimentele la care cu ocazia inventarierii se constat plusuri sau minusuri de inventar. n acest caz este necesar s se asigure urmtoarele condiii: nerespectarea normelor metodologice cu privire la nregistrarea fielor de magazie i n contabiliti a tuturor documentelor de intrare i ieire a valorilor materiale, concordana dintre evidena gestionar i contabil; confirmarea stocurilor inventariate n fia de magazie, prin semntur, de ctre comisia de inventariere;
nscrierea n listele de inventariere a eventualelor plusuri sau

minusuri constatate, evaluarea i regularizarea lor potrivit normelor legale29. Actele de control se semneaz de ctre organele de control i persoanele fcute rspunztoere de producerea abaterilor , care conduc sau efectueaz operaiunile din cadrul gestiunilor controlate , i care nregistreaz la registratura unitii economice.

29

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

64

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CAPITOLUL 4

PREZENTAREA S.C. TOCAR PROD S.R.L. RADAUTI

4.1.Scurt prezentare

65

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

S.C. TOCAR PROD S.R.L. este persoan juridic cu legile romane, cu contractul si statutul de societate.

romn , are forma

juridic de societate cu rspundere limitata, i desfoar activitatea in conformitate Sediul societatii este in Romnia , localitatea Radauti ,str. Trandafirilor nr.15 Durata societatii este nelimitata cu ncepere de la data nregistrrii la Camera de comer si Industrie. Scopul societatii este obinerea de profit . Obiectul principal de activitate al societatii este procesare lapte. In cadrul S.C. TOCAR PROD SRL Colectarea laptelui proaspt productori; Transport cu mijloace speciale; Controlul calitii; Recepia cantitativa; Refrigerare; Prelucrarea laptelui in produse programate a fi realizate; Distribuie; Radauti se desfasoara activitatiile prin centre locale sau direct de la specifice procesului tehnologic de prelucrare a laptelui care cuprinde:

4.2 Structura tehnico- organizatorica Organizarea reprezint calea prin care activitatea oamenilor este coordonata pentru atingerea unui scop. In cazul unitatii analizate scopul este maximizarea profitului pe termen lung. Componenta structurii de conducere include un personal capabil sa indeplineasca rolurile cheie in orientarea unor strategii si mecanisme care

66

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

sa asigure continuitatea functionarii

intreprinderi in

conformitate

cu setul de

obiective si planul realist al dezvoltarii intreprinderii. Structura echipei manageriale este stabila si se va imbunatatii in functie de rolul fiecarui membru in atributiile procesului de producie , prin diviziunea muncii si funciunilor. Activitile de control privesc toi salariaii entitii , dar in funcie de atribuiile ce le revin unii vor fi mai preocupai de cele de care rspund n mod direct. Activitatea de planificare operationala va fi condusa prin aportul echipei in legatura directa cu prevederile bugetului si cerintele pietei. Previziunile echipei si din care cca. 50-60% de conducere privind scopurile firmei urmaresc sa sa fie orientate spre investitii ce vor mari puterea de realizeze produse competitive cu valori adaugate minime din care sa reiasa profituri mentinere pe piata a produselor realizate. Functiile conducerii sunt percepute ca o asigurare a unor orientari de ansamblu si monitorizare cu implicatii permanente, constante si responsabile in luarea deciziilor. Obiectivitatea n organizare se refer la faptul c nu trebuie construite structuri organizatorice n funcie de oameni pentru a evita dezorganizarea la plecarea / dispariia unui salariat. Separarea sarcinilor este un principiu care o dat respectat ne asigur o mai mare securitate i nseamn c anumite sarcini care sunt incompatibile , s nu poat fi executate de aceai persoan. Structura organizatoric a societaii realizeaz distribuirea autoritaii i responsabilitii in interiorul ntreprinderii pe compartimente. Structura tehnico- organizatorica

ADUNAREA GENERAL A ACIONARILOR

67

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

Director general

Cenzori

Departamentul produciei

Departamentul Resurse umane

Departamentul Marketing

Departamentul Economic

Director tehnic

ef cadre

Director economic

Contabil ef

Achiziie Producie C.T.C Distribuie

Personal nvmnt Salarizare

Aprovizionare Vnzari Marketing Depozite

Preuri Finane Contabilitate General Contabilitate De gestiune

Unitatea este organizat dup o structur functional in compartimente , acestea fiind apoi divizate in puncte de lucru sau birouri in functie de profilul fiecarui compartiment. In cadrul compartimentului Productie componentele sunt :

68

Director economic

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Departament productie . Aceasta tehnic. Cuprinde birourile achizitie realizeaza prelucrarea materiei prime

componenta este condusa

de director

materie prima, productie - unde se in produsele programate a fi realizate ,

urmarindu-se respectarea documentatiei si a normelor de consum. Parcul auto este alcatuit din mijloace de transport si utilaje proprii ale unitatii impreuna cu personalul ce le exploateaza si in ateliere de reparatii auto pentru intretinerea lor .Parcul auto este condus de un inginer. Biroul C.T.C. se ocupa cu verificarea calitatii lucrarilor , stabilirea parametrilor tehnici de calitate , se elibereaza certificate de calitate pentru produsele livrate. Directorul tehnic se ocupa cu conducerea compartimentului productie , influentand prin deciiziile sale si departamentul resurse umane. Sarcinile directorului tehnic : rspunde de aprovizionarea cu materie prime,materiale, si combustibil a societatii stabileste relatii cu directorul economic sau contabilul sef in vederea informarii cu privire la situatia financiara a firmei si cu disponibilul in privire la documentelor necesare cont , cu si toate activitatile pe care le desfasoara firma ;

stabileste relatii cu compartimentul aprovizionare desfacere, cu compartimentul administrare magazie ; rspunde de gospodarirea materiei prime si materialelor achizitionate ; Biroul producie poarta aceeai denumire ca si compartimentul din care face parte, iar prin aria pe care o are in cadrul unitatii este cel mai important birou.

Departamentul marketing. Acest departament este condus de un director economic. In componena sa sunt cuprinse birourile:

69

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Aprovizionare. Acest birou se ocupa cu asigurarea necesarului de materii si materiale auxiliare,studierea ofertelor diferiilor furnizori , luarea deciziilor si ntocmirea contractelor; Biroul este condus de un inginer. Desfacere . Aici se realizeaz contractele cu beneficiari , negocierile de pre , se stabilete termenul de livrare. Depozite . S.C. TOCAR PROD SRL dispune de doua depozite frig pentru produsul finit amplasate in zone diferite, prin care se asigura distribuia direct la beneficiar cu un consum constant si permanent in zona . In cadru acestui departament se tine gestiunea stocurilor de produs finit, si materiale auxiliare se nregistreaz intrrile de materiale precum si ieirile(avize de expediie , bonuri de consum etc.) Departamentul resurse umane. Acest compartiment cuprinde doua birouri: Birou personal .In acest birou se realizeaz : evidenta personalului angajat; pstrarea si completarea periodica a cartilor de munca; planificarea concediilor; ncadrarea sau eliberarea de personal in funcie de necesitai; Biroul salarizare. In cadrul acestui birou se calculeaz locurilor de munca. Departamentul este condus de un sef de personal. salariile

personalului angajat in funcie de fisele de pontaj primite de la pontatorii

70

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Activitatea productiv

Aproviziona rea cu materii prime Colectarea laptelui materie prim

Procesarea materiei prime Recepionare a materiei prime la secia de procesare

Urmrirea realizrii parametrilor calitativi Controlul pe fazele tehnologice

Depozitarea i livrarea produselor finite Asigurarea condiiilor optime de depozitare cu respectarea meninerii parametrilor calitativi Pregtirea n vederea livrrii

Depozitarea materiei prime n condiii optime Recepionar ea materiei prime de la centrele de colectare Transportul materiei prime

Prelucrarea materiei prime n produsele programate a fi realizate, cu respectarea documentaie ie tehnice i a normelor de consum Repartizarea sarcinilor pe operatori

Recoltarea i analizarea parametrilor produselor finite Evitarea apariiei defectelor de fabricaie

Livrarea i facturarea produselor

Exploatarea raional a dotrii tehnice a utilajelor i accesoriilor

Evidenierea i nregistrarea indicatorilor financiari

Funcia de producie n cadrul unitii are urmtoarele atribute:

71

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

1.Elaboreaz programul de producie pe baza prevederilor din contractele ncheiate cu furnizorii i beneficiarii; 2.Pregatete concret producia, urmrete , realizeaz i raporteaz programul de lucru periodic; 3.Folosete conform normelor capacitiile de productie existente; 4.Coreleaz producia de utiliti i producia auxiliar cu cerinele produciei de baz; 5. Calitatea produsului este in conformitate cu cerinele specificate n documentaia tehnologic i cerintele din contract; 6.Organizeaz aprovizionarea ritmic a locurilor de munc cu cele combustibilul necesare realizrii produselor nominalizate n programul de fabricaie; 7.Gospodarete judicios materiile prime , materialele, ,energia, unitaile i toate resursele de care dispune. 8.Organizeaz evidena proprie tehnico-operativ de urmrire i raportare a lucrrilor ,conlucrnd cu celelalte compartimente 5. n mod concret managerul stabilete pentru fiecare grup de activiti foemele de control intern menite s limiteze sau s elimine riscurile asociate sub forma : Autocontrolului activitii ; Controlului mutual ; Controlului ierarhic ; Controlului partenerial.

4.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil

Gherasim Mihai , Functiile societatii comerciale

72

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Activitatea compartimente:

financiar

contabil

este

organizat

pe

urmtoarele

1.Serviciul financiar; 2.Serviciul contabilitii

1.Atributiile serviciului financiar Asigur societaii comerciale; prin planul financiar i de trezorerie fondurile necesare

73

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Efectueaz calcule de fundamentare privind: -producia mrfii vndute i ncasate; -veniturile , mijloace circulante; -ali indicatori economici si financiari; ntocmeste ,cnd este cazul ,planul de credite i de cas pe care le depune la banc; Ia msuri mpreun cu seciile societii pentru reducerea costurilor , recalculeaz normativul de mijloace circulante i posibilitatea de mrire a vitezei de rotaie a acestor mijloace; Rspunde de realizarea integral i la timp a planului financiar; Rspunde de eliminarea imobilizrilor financiare; Asigur plata la termen a sumelor care constitue obligaia societii fa de bugetul de stat i alte obligaii fa de teri; Urmrete i ncaseaz toate facturile pentru produsele i serviciile efectuate; Asigur i rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului ; ntocmete proiectul planului de finanare creditare a investigaiilor i se ocup de celelalte operaiuni financiare n derularea operaiilor de investiii; ntocmete cu direcia proiectare planul de finanare a programelor de cercetare i proiectare produse noi ,la fel se procedeaz i cu celelalte compartimente; Asigur finanarea valutar pentru operaiunile de export-import i cooperare; ntocmete i rspunde de circulaia n valut a costurilor pentru fiecare produs contractat pentru export i acioneaz pentru obinerea unui beneficiu la fiecare tranzacie comercial; Urmrete primirea n termen a facturilor pentru produsele vndute;

74

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Urmrete permanent circulaia documentelor de decontare cu banca,analizeaz lunar facturile nencasate, stabilete msurile corespunztoare pentru a accelera ritmul ncasrilor; Efectueaz decontarea n termen a operaiunilor rezultate din activitatea de comer; 2.Atribuiile serviciului contabilitate Rspunde de organizarea i funcionarea n bune condiii a contabilitii valorilor patrimoniale; Asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind fondurile fixe, calculul amortizrilor acestora , mijloace circulante , cheltuieli de producie sau circulaie i calculul costurilor , rezultatele financiare; Asigur respectarea cu strictee a prevederilor legale privind nregistrarea patrimoniului i ia msuri legale pentru rentregirea acestuia n cazul n care a fost pgubit; Organizeaz inventarierea periodic a tuturor veniturilor patrimoniale ,urmrete definitivarea , potrivit legii , a rezultatelor inventarierii; ntocmete lunar balana de verificare pentru conturi sintetice i cele analitice i urmrete concordana dintre acestea ; ntocmete situaia principalilor indicatori economico- financiari lunari, bilanurile trimestriale i anuale i coordoneaz ntocmirea raportului explicativ la acestea; Prezint spre aprobare acionarilor bilanul i raportul explicativ ,particip la analiza rezultatelor economice i financiare pe baza datelor din bilan i urmrete modul de aducere la ndeplinire a sarcinilor ce i revin din procesul verbal de analiz;

75

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Particip la organizarea , perfecionarea sistemului informaional aplic msurile de raionalizare i simplificare a lucrrilor de eviden contabil , de mecanizare i automatizare a prelucrrii datelor; Execut potrivit legii control financiar preventiv; Relaiile ntre Compartimentul Financiar Contabil ,celelalte compartimente si mediul extern se pot concretiza n urmtoarea diagram:

Compartimentul Financiar-Contabil

Compartimentul Producie

Compartimentul Marketing Compartiment Resurse -Umane

1.Costul de producie trimis ctre Compartimentul Producie; 2.Costul unitar i situaia cheltuielilor cu materialele ctre Compartimentul Financiar- Contabil; 3.Informaii despre cost , pre, necesar de materiale transmise ctre Compartimentul Marketing; 4.Situaia vnzrilor trimis ctre contabilitate;

76

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

5.Pontaj, nivelul salariilor transmise ctre contabilitate; 6.Cheltuieli salariale transmise ctre Compartimentul Resurse Umane; In mediul extern relaia se concretizeaz n diagrama urmtoare:
Acionari

Banca i alte instituii Financiar-bancare

Compartimentul Financiar- Contabil

Organe fiscale

1.Predarea unor indicatori economici,n situaia ,n care societatea are de luat sau obine un credit , ctre banc; 2.Situaia disponibilitailor bneti trimis ctre Compartimentul FinanciarContabil; 3-4. Informaii privind situaia economico financiar a unitii; 5.Informaii privind impozitul pe profit i bilanul contabil trimise ctre organele fiscale; Activitatea financiar contabil are un rol important n orice societate comercial tocmai prin aceea c evideniaz veniturile din activitatea de baz i alte activiti , evideniaz cheltuielile aferente i reflect gradul de eficien prin contul profit i pierdere. Informaiile provenite din compartimentul financiar-contabil sunt folosite de catre toate celelalte compartimente ale societii precum i de organismele fiscale , de

77

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

prognoz a statului.Urmtoarea diagram ncearc s reflecte relatiile dintre compartimentul financiar-contabil i utilizatorii interni i externi.

Conducerea altor departamente

Administraia financiar municipal

D.G.F.P.C.F.S.

Conducerea societii

Bncile finanatoare

78

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Aprovizionare

nvestiii

Desfacere COMPARTIMENTUL FINANCIAR CONTABIL C.F.C

Conduc. Manag.

Programare i urmrire producie

Organizarea produciei

Puncte lucru

C.T.C. laborator

Centre de calcul

Banca teritorial

Descrierea relaiilor: (1) (2) Transmite bilanurile pentru activitatea proprie i primete Transmite propuneri de plan financiar ,plan credite i plan cas , indicaii de folosire a documentelor; modificri preuri i tarife ,bilanuri contabile i primete indicatori financiari , aprobri i avize. (3) Transmite planurile de control pentru coordonare i rapoartele de activitate i primete indicaii de lucru specifice.

79

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

(4)

Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele

planului de credite , modificri de preuri ,informri asupra situaiei financiare i primete avize , aprobri ,indicaii i dispoziii de lucru. (5) Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele planurilor de credite ,modificri de preuri ,informri asupra situaiei financiare i primeste avize , aprobri ,indicaii i dispozitii de lucru. (6) Transmite propuneri privind introducerea in circuitul economic a srocurilor disponibile i primete situaia stocurilor supernormative, elementele necesare elaborrii planului financiar ,documente de decontare. (7) Transmite propuneri privind reintroducerea n circuitul economic a stocurilor fr desfacere i primete documente de livrare a produselor, date privind stocurile fr desfacere i elemente necesare elaborrii planului financiar. (8) (9) (10) (11) Transmite planul de finanare i creditare a investiiilor i primete lista obiectivelor de investiii. Transnmite planul costurilor i a cheltuielilor administrativTransmite date i analize financiare necesare i primete situaia Transmite date financiare pentru fundamentarea unor indicatori i gospodreti i primete programul de producie valori. realizrii produciei fizice. propuneri de teme pentru noi studii i peimete studii de organizare elaborate pentru activitatea financiar ,norme ,protecie. (12) Transmite propuneri pentru exploatarea rationala a dotarii tehnice i creterea eficienei acestora i primete date privind a utilajelor (13)

realizarea operativ a produciei. Transmite documentele de eviden pentru activitatea proprie i primete lista obiectivelor de investiii.

80

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

(14)

Transmite date privind contractele efectuate i primete informaii

despre disponibilul n cont. Compartimentul financiar contabil ndeplinete urmtoarele atribuii: Elaboreaz programul de dezvoltare economico-financiar a unitii prin dimensionarea real a fondurilor bneti , corelate cu resursele; ntocmete i urmrete realizarea bugetelor de venituri i cheltuieli la nivelul societii comerciale i a tuturor subsistemelor i , n primul rnd , a subunitiilor produciei de baz i auxiliare; Analizeaz i controleaz operativ costurile care trebuie s fie ct mai mici; Depisteaz i elimin fenomenele negative care afecteaz beneficiul unitii; Utilizeaz forme i metode moderne de eviden contabil i de control al activitii economico financiare; Asigur echilibru financiar al unitii; Evalueaz patrimoniul societii comerciale; Stabilete mpreun cu compartimentele de specialitate, preurile produselor fabricate si a produselor achiziionate , in funcie de cerere i ofert; Organizeaz sistemul informaional informativ progresiv n colaborare cu celelalte compartimente , pentru racordarea integral i rapid. Domeniul financiar contabil cuprinde toate activitile ce vizeaz colectarea,prelucrarea i interpretarea datelor financiar-contabile ,inclusiv mecanismele aferente , procurarea i folosirea mijloacelor financiare i contabile precum i controlul necesar n acest domeniu.
Operaiuni specifice activitii financiar contabile

81

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Culegerea ,conservarea transmiterea informaii i de

Prelucrarea datelor obinerea informaiilor pentru

Repartizarea rezultatelor compartiment pe

Efectuarea controlului financiar

Adoptarea deciziilor financiar- contabile i participarea la realizarea deciziilor economice

Evidena operaiilor de repartiie financiare

Obiective de natur financiar- contabil

Precizarea obiectivelor financiare

Elaborarea unui buget real de venituri i cheltuieli

Perfecionarea indicatorilor economico financiari

mbuntirea prin reorganizare a activitii financiare

4.4 Caracterizarea economico-financiar a ntreprinderii A. Indicatori ce stabilesc mrimea ntreprinderii Pentru a caracteriza unitatea din punct de vedere al dimensiunii economice vom urmrii evoluia urmtorilor indicatori pe o perioad de trei ani: Cifra de afaceri a initii , mrimea activului, numrul mediu al personalului. Cifra de afaceri reprezint volumul total al afacerilor firmei evaluate la preul pieei(vnzarea de mrfuri, produse, prestarea de servicii ,efectuarea de lucrri) , ntro perioad de timp determinat(nu include veniturile financiarei veniturile

82

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

excepionale) . Reprezint un indicator esenial pentru precizarea locului societii n sectorul de activitate , poziia acestuia pe pia, a capacitii de a lansa i dezvolta activiti profitabile. Tabelul urmtor prezint valorile acestor indicatori n perioada studiat Denumire indicatori Mrimea activului (mii lei) Cifra de afaceri (mii lei) Nr. personalului (mii lei)
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 anul2002 anul 2003 anul 2004 nr.personal

Anul 2002 1,083,828 4,372,873 50

Anul 2003 2,589,572 8,978,392 63

Anul 2004 4.846.570 20,151,626 90

Evoluia numrului de personal angajat n unitate Analiznd numarul angajailor din unitate precum si cifra de afaceri putem sublinia faptul c S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti face parte din categoria intreprinderilor mici i mijlocii cu toate drepturile i obligaiile ce decurg din acest statut.

83

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

25000000 20000000 15000000 10000000 5000000 0 anul 2002 anul 2003 anul 2004

Marimea activului Cifra de afaceri

Evoluia cifrei de afaceri i mrimea activului Mentionm c mrimea activului i cifra de afaceri nu au fost corectate cu indicile de inflaie din perioada analizat .Creterea valorilor acestor indicatori , aa cum rezult din grafic , este pronunat . Situaia rel nu se prezint astfel .Valorile indicatorilor doar sunt uor cresctoare. B. Analiza structurii capitalurilor proprii la S.C. TOCAR PROD SRL BUCURETI n tabelul urmtor vom prezenta 2004. An Den. indicator Capital social Rezerve Fonduri Subvenii Total Anul 2002 Valoare Procent (mii lei) 106,982 21,396 299,367 0 427,728 (%) 25,01 5 69,99 0 100 Anul 2003 Valoare Procent (mii lei) 335,398 57,885 376,548 5,931 775,762 ( %) 43,24 7,46 48,55 0,76 100 Anul Valoare ( mii lei ) 639,428 127,885 1,072,553 20,632 1,860,490 2004 Procent (%) 34,37 6,87 57,65 1,11 100 structura capitalurilor proprii aa cum

rezult din bilanurile societii , att valoric ct i procentual , n perioada 2002-

84

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

capital propriu Prezentm grafic variaia nivelului capitalului propriu la S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti in perioada 2002-2004

2000000 1800000 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 anul 2002 anul 2003 anul 2004 Capital social Rezerve Fonduri Subvenii Total

Evoluia capitalului propriu n perioada 2002-2004;

C. Structura imobilizrilor la S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti. Eficiena si viabilitatea unei firme ntr-o economie concurenial sunt asigurate i de msura n care aceasta dispune de un potenial material ai crei parametri tehnici i funcionali , a crei structur corespund noilor exigene ale economiei de pia. Aceasta profitabile . presupune existena unui potenial tehnic corespunztor ca volum, structur , calitate , care s ofere firmei posibilitatea realizrii unei activiti

85

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Structura imobilizrilor , aa cum rezult din documentele de sintez anuale ale societii sunt prezentate n tabelul urmtor: Categorie de imobilizri Necorp. Corporale Financiare Total Anul 2002 Valoric Procent (mii lei) 0 512,289 2,441 514,730 ( %) 0 99,52 0,48 100 Anul 2003 Valoric Procent (mii lei ) 902 927,778 3,485 932,165 (%) 0,1 99,53 0,38 100 Anul 2004 Valoric Procent (mii lei) 519 1,616,726 46,485 1,663,730 (%) 0,03 97,18 2,79 100

Prezentm grafic variaia nivelului imobilizrilor n perioada 2002-2004;


10000

1000 Necorporale 100 Corporale Financiare Total 10

anul 2002

anul 2003

anul 2004

Menionm c datele prezentate n tabel , n baza crora s-a trasat graficul de mai sus nu sunt actualizate cu indicii de inflaie corespunzatori perioadei 2002-2003. Analiznd valorile procentuale prezentate in tabel , ce reprezint procentul din totalul imobilizrilor, care aparine fiecrei categorii de imobilizri , putem concluziona c ponderea maxim o dein imobilizrile corporale (aproximativ 98%). Pentru a da o imagine ct mai fidel asupra activului , imobilizrilor , a capitalurilor proprii , a raporturilor dintre ele , vom analiza evoluia urmtorilor indici: 1.Ponderea imobilizrilor n capitalul propriu , definit ca raport procentual ntre activele imobilizate i capitalul propriu.

86

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

2.Ponderea

activului imobilizat n totalul activului , definit ca raport

procentual ntre activele imobilizate i total activ. 3.Ponderea activului circulant n totalul activului , definit ca raport procentual ntre totalul activelor circulante i total activ.

Prezentm n tabelul urmtor valorile acestor indici pentru perioada 2002-2004: Denumire indicatori Total active imobiliz (mii lei) Total active circulante (mii lei) Total activ (mii lei) Capital propriu (mii lei) Ponderea imobilizrilor n capital propriu Ponderea activului imobilizat n totalul activului Ponderea activului circulant n totalul activului Analiznd valorile acestor indici n perioada 2002-2004 putem concluziona urmtoarele: Volumul imobilizrilor n capitalul propriu al unitii rmne aproximativ constant n perioada 2002-2004 integistrnd o scdere n anul 2004; Volumul activelor imobilizate n totalul activului scade n perioada analizat de la 47,5% n 2002 la valoarea de 34,33% la sfritul anului 2004. n compensarea acestei scderi ,activele circulante nregistreaz o cretere a procentului lor n totalul activului de la 52,5% n 2002 la 65,67 % la sfritul anului 2004. Anul 2002 514,730 569,098 1,083,873 427,728 120,3% 47,5% 52,5% Anul 2003 932,165 1,646,277 2,589,572 775,762 120,1% 36% 63,57% Anul 2004 1,663,730 3,182,840 4,846,570 1,860,498 89,42% 34,33% 65,67%

87

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

D. Caracterizarea unitii prin prisma rentabilitii Exprimarea relativ a nivelului de rentabilitate ,completeaz diagnosticul prin capacitatea informaional a indicatorilor respectivi. Teoria i practica economic operez cu mai multe forme de exprimare a rentabilitii. Fiecare indicator are o putere informaional proprie , mdeplinind o funcie specific n activitatea proprie de gestionare a capitalului. a) Rata rentabilitii veniturilor (Rv): Rv =P/V *100 unde : P = profitul inaintea impozitrii V =veniturile totale aferente perioadei Prin coninut caracterizeaz eficiena ntregii activitii a societii n cursul exerciiului. b) Rata rentabilitii economice a activului (Ra) , caracterizeaz eficiena elementelor materiale angajate n activitatea firmei .Se calculeaz conform relaiei: Ra = P/A * 100 unde : P = profitul naintea impozitrii A = totalul activului (imobiliz.+circulante) n acelai context se definete i viteza de rotaie a activului , ca raport ntre veniturile totale aferente perioadei i totalul activului. v = V/A, unde marimile V i A au semnificaiile de mai sus. O alt categorie de indicatori ai rentabilitii vizeaz eficiena capitalului investit , respectiv utilizat. c) Rata rentabilitii financiare a capitalului propriu (Rf) , definit ca raportul procentual bntre profitul net i capitalul propriu. d) Rata rentabilitii financiare a capitalului permanent , denumit i rentabilitate economic (Re) , definit ca raport ntre profitul brut i capitalul permanent.

88

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Capitalul permanent = capital propriu + capitalurile mprumutate pe termen lung i mediu. n tabelul urmtor vom prezenta calculul acestor indicatori pentru perioada 2002-2004 .Datele sunt preluate din bilanurile anuale ale S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti.
Denumire indicatori Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Profit brut (mii lei) Profit net (mii lei) Venituri totale (mii lei) Total activ (mii lei) Capital propriu (mii lei) Capital permanent(mii lei) Rentabilitatea veniturilor Rentabilitatea economic a Activului (rd.1/rd.4)(%) Viteza de rotaie a activului (rd.3/rd.4) Rentabilitatea financiar (rd.2/rd.5) (%) Rentabilitatea economic (rd.2/rd.6) (%) Anul 2002 350,746 205,502 4,389,854 1,083,828 427,728 427,728 7,99 32,36 4,05 48,04 48,04 Anul 2003 729,776 493,518 9,188,540 2,578,442 775,762 984,062 7,94 28,3 3,56 63,62 50,15 Anul 2004 1,537,779 1,194,165 20,594,508 4,846,570 1,860,498 1,985,468 7,46 31,73 4,25 64,18 60,15

Vom prezenta grafic variaia acestor indicatori n perioada 2002-2004.


rentabilitatea veniturilor 8,1 8 7,9 7,8 7,7 7,6 7,5 7,4 7,3 7,2 7,1 anul 2002 anul 2003 anul 2004

rentabilitatea veniturilor

89

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Se observ din aceast reprezentare grafic faptul c rentabiitatea veniturilor a nregistrat o uoar scdere , de ordinul zecimilor de ptrocent.
rentabilitatea activului 33 32 31 30 29 28 27 26 anul 2002 anul 2003 anul 2004 rentabilitatea activului

Variaia rentabilitii economice a acvtivului n perioada 2002-2004 la S.C. TOCAR PROD SRL Rdaui
viteza de rotaie 4,4 4,2 4 3,8 3,6 3,4 3,2 anul 2002 anul 2003 anul 2004 viteza de rotaie

Variaia vitezei de rotaie a activului n perioada 2002-2004 la S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti Referitor la viteza de rotaie a activului , se observ c aceasta a sczut uor n 2003 fa de sfritul anului 2002 , pentru ca apoi s inregistreze o evoluie pozitiv , astfel nct la finele anului 2004 a depit valoarea din captul intervalului de comparaie.

90

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Aceast valoare a vitezei de rotaie a activului , relativ constant n jurul valorii 4 , denot o eficient utilizare a activului , precum i o stabilitate a activitii economice n ansamblu su. Rentabilitatea financiar a nregistrat , n perioada studiat , o cretere de aisprezece procente , ceea ce demonstreaz situaia financiar bun a unitii.

91

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

CAPITOLUL 5
Metodologii de exercitare a controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD S.R.L. 5.1 Modaliti de exercitare a controlului financiar intern

S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti nu are n structura sa organizatoric un compartiment de control financiar intern distinct. Acest gen de control se exercit prin intermediul unor echipe formate din proprii salariai care aparin compartimentului financiar contabil. Metodologia de exercitare a controlului financiar intern este o metodologie complex care se mpletete cu aspectele organizatorice, dar i cu sarcinile de valorificare a constatrilor i concluziilor. Privit n ansamblul ei, n societatea analizat, aciunea de control financiar intern parcurge cateva etape sau faze distincte: 1. pregtirea aciunii de control financiar intern; 2. organizarea muncii la locul verificrii; 3. verificarea propriu zis; 4. ntocmirea i perfectarea documentelor de control; 5. valorificarea rezultatelor controlului; 6. controlul ndeplinirii msurilor stabilite n urma verificrii. Coninutul acestor etape i sarcinile specifice lor sunt influenate de natura activitii de verificare, de mrimea unitii, de structura organizatoric precum i de natura obiectivelor i conpetenelor controlului.

92

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

1. Pregtirea aciunii de control financiar intern n S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti acest lucru revine ca sarcin unitii i const n principal n alegerea momentului i duratei controlului, desemnarea persoanelor care vor face verificarea i eventual instruirea acestora. Pregtirea aciunii de control financiar intern presupune mai nti o documentare asupra organizrii i desfurrii activitii n sectorul supus verificrii. n funcie de coninutul activitii i de sarcinile ce vor reveni echipelor de control se trece la desemnarea persoanelor care vor intra n componena acestora. Echipele desemnate pot fi intruite prin prezentarea unor referate, lecii de sintez, studiul actelor normative, ntocmirea unor ndrumare cu problemele de urmrit. n unitatea studiat, asemenea instructaje se finalizeaz printr-o seminarizare pentru a se vedea n ce msur organele de control i-au nsuit problemele de fond i dac cunosc sarcinile concrete care le revin. Societatea a mai organizat si schimburi de experien care au fost nsoite i de ndrumarea echipelor de control. Organele de control desemnate vor studia actele de control ntocmite cu ocazia verificrilor anterioare, ultimul bilan contabil, coresponden cu unitile verificate. n legtur cu alegerea momentului i duratei controlului trebuie evitate perioadele de verificare n activitatea societii, iar durata aciunii trebuie limitat la strictul necesar. 2. Organizarea muncii la locul verificrii Aceast etap ncepe cu prezentarea organelor de control, la compartimentul supus verificrii. Pentru nceput se ia legtura cu conducerea compartimentului n cadrul aa-zisului protocol de prezentare care presupune prezentarea documentelor de

93

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

mputernicire, prezentarea scopului controlului, obinerea onor prime informaii privind activitatea compartimentului i solicitarea sprijinului necesar n realizarea misiunii. Pentru prentmpinarea oricror posibiliti de acoperire a unor eventuale nereguli, dac obiectivele organelor de control fac necesar i oportun o asemenea operaiune imediat dup vizita de protocol se trece la verificarea inopinat a numerarului i a celorlalte valori din caserie, a titlurilor deinute precum i a valorilor materiale care necesit controlul inopinat. Dup controlul inopinat organele de control pot proceda la o documentare detaliat asupra organizrii i desfurrii activitilor n compartimentul analizat. n acest scop se pot vizita seciile de producie, se analizeaz procesele tehnologice, se cerceteaz modul de ntocmire i de circulaie a documentelor justificative, se verific modul concret de organizare a evidenei tehnice aplicative i eventual a contabilitii. n acelai timp se studiaz legturile dintre compartimente. De asemenea pot fi obinute unele informaii de la personalul compartimentului, informaii care privesc greutile ntmpinate, lipsurile semnalate, cauzele unor fenomene. Pot fi avute n vedere observaii sau recomandri de la organele superioare ale societii sau pot fi analizate unele sesizri i reclamaii ale salariailor. Dup ce s-au documentat n suficient msur, organele de control financiar intern ntocmesc un plan detaliat de verificare, axat pe realitile din compartiment, i corelat cu obiectivele urmrite i cu sarcinile ce le au organele de control. n aceste planuri se vor include obiectivele de verificat, timpul afectat fiecrui obiectiv i perioada n care urmeaz a fi controlat. n cazul abordrii selective a unora dintre elementele controlului se vor face obligatoriu toate precizrile necesare n planul detaliat, incluzndu-se cu exactitate obiectivele analitice, subunitile sau gestiunile, perioada pentru care verificarea se face prin sondaj.

94

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Aceast etap va cuprinde i stabilirea de comun acord cu conducerea unitii a modalitilor de atragere a unor salariai n munca de control, respectiv n formarea unor echipe sau comisii mixte. 3. Verificarea propriu-zis Aceasta este o etapa de baz ce mbrac dou forme : Forma unei verificri faptice Forma unei verificri documentare. Din punct de vedere al organizrii i desfurrii propriu zis trebuie s respecte cel puin trei reguli: 1. Verificarea obiectivelor nscrise n plan trebuie s se mpleteasc

obligatoriu cu respectarea modului n care compartimentul controlat a dus la ndeplinirea msurilor stabilite n urma aciunilor precedente de control. Accentul principal se pune pe : Respectarea disciplinei fiscale; Lichidarea datoriilor i creanelor; Recuperarea pagubelor suferite. 2.Sunt vizate sursele de informare. n cazul n care documentele existente nu permit organului de control s verifice i s clasifice toate aspectele, acesta poate solicita compartimentului de resort ntocmirea unor situaii, extrase de date, calcule analitice, note de justificare. Se recomand ca organul de control s limiteze asemenea sesizri la strictul necesar. 3.Tebuie avute n vedere raporturile organelor de control financiar intern cu reprezentanii compartimentului de controlat. Ca regul general, organele de control vor menine un contact permanent cu factorii de rspundere din societate n scopul

95

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

cunoaterii eventualelor obieciuni asupra constatrilor, concluziilor pariale, iar n asemenea cazuri problemele respective vor fi reanalizate cu toat rspunderea, precum i n scopul adoptrii operative a msurilor ce se impun. De asemenea, pentru a fi la curent cu cele mai actuale probleme ce frmnt compartimentul controlat, organele de control financiar particip la: Consftuiri de producie; edine de analiz; Alte manifestri similare. Pe de alt parte, din punct de vedere metodologic, etapa verificrii propriu-zise trebuie s satisfac obligatoriu alte trei cerine eseniale: 1. Aprecierea oricrei activiti, operaiuni, fapte, fenomene

economice trebuie s se fac n spiritul unei depline obiectiviti, innd cont de prevederile actelor normative n vigoare i numai pe baz de documente sau de constatri autentice. 2. n examinarea diferitelor fenomene/procese cu caracter economicofinanciar trebuie avute n vedere interdependenele dintre acestea, pentru aprecierea mai just: A cauzelor generatoare de deficiene; A mprejurrilor n care se produc deficienele; Pentru evaluarea mai realist a consecinelor lor. 3. Orice echip de control financiar intern s desfoare o munc armonioas, n sens c fiecare conpartiment are mai nti obligaia s ndeplineasc exemplar sarcinile directe care i revin, iar periodic s informeze pe eful echipei i pe coleg asupra constatrilor fcute n domeniul su. Mai mult, membrii echipei de control financiar intern trebuie s se ntruneasc periodic, n mod organizat n scopul: Confruntrii opiniilor;

96

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Informarea reciproc; Adoptarea n comun a msurilor preconizate sau mcar a celor mai importante. 4. ntocmirea i perfectarea documentelor de control Toate constatrile pe care organele de control financiar intern le fac n timpul verificrii se consemneaz n documentele specifice, care trebuie s prezinte, n mod clar, sistematizat i complet realitatea fenomenelor controlate. Actele de control vor cuprinde: Concluziile i aprecierile organelor de control asupra calitii i corectitudinii activitii economico-financiare; Deficienele constatate; Msuri propuse pentru lichidarea lor. Actul de control are un rol important n viaa economic i social a societii. n afar de consecinele lor imediate i directe, ele pot sta la baza unor importante aciuni de natur administrativ i juridic. Aceasta inseamn c informaiile i afirmaiile coninute n actele de control trebuie s fie bine fundamentate, confirmate sau susinute cu documente corespunztoare astfel nct s le fie asigurat o for probatorie de necontestat. Cel mai adesea n cadrul S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti, atunci cnd se constat abateri sau deficiene, organele de control stabilesc msuri de remediere obligatorii i aplic sau propun sanciuni mpotriva celor vinovai. Din punct de vedere al formei, aceste documente trebuie s conin toate elementele de identificare: Numele i funcia organului de control; Data i locul controlului; Compartimentul sau gestiunea controlat; Semnturi autorizate (att ale celor ce controleaz, ct i ale celor controlai).

97

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Concluziile de fond vizeaz n principal autenticitatea constatrilor i temeinicia concluziilor. Actele de control vor consemna numai date i fapte rezultate din propriile verificri i care exclud preri preconcepute, subiectivismul, arbitrariul. n S.C. TOCAR PROD S.R.L. Rduti se menine regula general prin care actele de control nu se nscriu deficienele sau faptele ilicite constatate de alii i mai ales pentru care s-au luat msuri legale i eficiente nainte de nceperea controlului. Ca principiu, actele de control financiar intern sunt documente bilaterale, ceea ce nseamn c ele se semneaz i trebuie s fie nsoite att de organele de control ct i de reprezentanii compartimentului controlat. Dac conducerea compartimentului controlat are unele obieciuni asupra constatrilor sau concluziilor controlului, acestea vor trebui clarificate i soluionate nainte de semnarea actelor de control. Dac obieciunile se menin n continuare, ele vor fi prezentate n scris n maxim trei zile de la semnarea documentului. Respectivele obieciuni vor fi analizate de ctre organele de control, care i vor formula punctul de vedere legal i fundamentat pe datele din procesul verbal, iar materialul (nota i obieciunile) va fi anexat la actele de control ca parte integrant a acestora. Semnarea actelor de control de ctre reprezentanii compartimentului controlat este o obligaie legal, indiferent dac aceasta se face cu sau fr obieciuni. n caz contrar, organele de control financiar intern vor propune sanciuni. n cazul controlului financiar intern cele mai importante i uzuale documente ce se ntocmesc sunt: Procesul verbal sau nota de constatare; Nota de prezentare; Notele unilaterale. Procesul verbal de verificare sau de control este documentul principal care se ntocmete n toate cazurile n care cenzorii contabili constat existena unor

98

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

abateri, insuficiene, fapte ilicite. Procesul verbal sistematizat pe capitole, n ordinea celor patru obiective sintetice, prevzute de Normele Ministerului Finanelor (Norme 63,943/1991 aprobat prin H.G. nr. 720/1991). Fiecare obiectiv va constitui un capitol distinct, iar eventualele aspecte care nu au un corespondent direct n obiectivele analitice se vor nscrie ntr-un capitol separat la Alte obiective. Revizorii contabili redacteaz procesul verbal pe foi separate, fapt care uureaz delimitarea i buna nelegere a problemelor consemnate. De regule, nu se deschid capitole separate pentru obiectivele la care nu s-au identificat deficiene sau abateri. Pentru a face dovada verificrii lor, organele de control financiar intern nscriu aceste obiective ntr-o anex la procesul verbal, menionndu-se: Operaiunile avute n vedere; Documentele folosite ca suport; Perioada verificat. n ce privete corectitudinea, respectarea realitii i a legalitii acestor obiective, acestea se atest prin semntura organelor de control. Din punct de vedere al formei de prezentare, procesul verbal cuprinde: 1. identificare; 2. O parte de coninut reprezentnd expunerea ordonat i detaliat a tuturor deficienelor. Coninutul procesului verbal respect ordinea succesiv a obiectivelor stabilite prin norme, detaliate i completate de orice societate care are n structura sa compartiment de control. Pentru a uura munca celor care verific actele de control, fiecare deficien trebuie prezentat n proces verbal n mod complet i concludent, menionndu-se n mod obligatoriu elemente cum sunt: a) Obiectivul verificat cu indicarea corect a: O parte introductiv care curpinde n principiu date de

99

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Operaiunilor i documentelor controlate; Perioada avut n vedere; Persoanele care au efectuat controlul. b) Constatarea sau constatrile considerate drept deficiene, abateri, fapte ilicite, cu indicarea expres a prevederilor legale inclcate i stabilirea exact a consecinelor economicee, financiare, fiscale, patrimoniale. c) Persoanele fcute rspunztoare i temeiul legal pe care se ntemeiaz aceast rspundere, inclusiv eventualele obieciuni i punctele de vedere ale organelor de control asupra acestora. d) Msuri luate n timpul controlului i cele care urmeaz a se lua n continuare de ctre unitatea verificat, cu indicarea termenelor i a persoanelor care rspund de ndeplinirea lor. Persoanele considerate vinovate de abaterile consemnate i procesul verbal vor fi ascultate cu privire la faptele reinute n sarcina lor, lucru care se realizeaz mai ales prin note explicative scrise. Organele de control financiar intern vor verifica apoi aprrile formulate. n caz de imposibilitate/refuz se vor face meniunile corespunztoare n procesul verbal, precizndu-se cauza nendeplinirii acestor msuri obligatorii. Potrivit uzanelor, in controlul financiar intern, persoanele fcute rspunztoare de abateri, fapte ilicite, vor fi solicitate s semneze personal procesul verbal la sfritul constatrilor respective n cadrul capitolului n care se ncadreaz obiectivul controlat. Dac abaterile svrite urmeaz s atrag stabilirea rspunderii penale, procesul verbal va fi obligatoriu semnat i de persoanele care au svrit faptele incriminate. 3. O parte final sau de ncheiere n care se preciazeaz: Numrul de exemplare i destinaia lor;

100

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Recunoaterea faptului c au fost restituite toate actele i documentele puse la dispoziia controlului; Semntura organului de control, reprezentanilor unitii controlate i eventual al martorilor care au asistat la verificare. Nota de prezentare nu este un simplu document de nsoire. Ea trebuie s conin i alte aprecieri sau propuneri fa de cele coninute n procesul verbal. Dintre acestea, cele mai frecvente consemnri suplimentare vizeaz aspecte ca: 1. Dac unele dintre deficienele semnalate n procesul verbal sunt consecina aplicrii dispozitivelor date sau recomandrilor date de organe sau persoane din afara compartimentului controlat, acestea trebuie nominalizate n nota de prezentare cu detalii necesare cunoaterii exacte a gradului de implicare. 2. Dac unele obiective, probleme sau aspecte necesit a fi controlate sau urmrite n continuare, organele de control financiar intern vor face n nota de prezentare propunerile corespunztoare. 3. Dac msurile adoptate de conducerea societii nu satisfac exigenele organului de control, nota de prezentare va consemna setul de msuri ce urmeaz a fi luate n continuare. Asemenea msuri privesc n principal aplicarea sanciunilor disciplinare, propuneri de imputare a pagubelor, stabilirea rspunderii penale, comunicri ce urmeaz a fi fcute altor persoane juridice sau fizice. Propunerile organului de control trebuie s fie motivate i realiste, s conin elementele necesare pentru soluionarea practic a problemelor i s se bazeze pe constatrile coninute n procesul verbal de control. n cazul n care organul de control nu mai are de fcut alte propuneri sau aprecieri fa de cele coninute n procesul verbal, nota de prezentare rmne fr obiect, iar ntocmirea ei nu mai este obligatorie.

101

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n cazurile n care revizorii contabili nu constat n urma verificrii nici o deficien, abateri sau fapte ilicite, precum i atunci cnd acestea prin volumul i importana lor nu justific ntocmirea unui proces verbal i a notei de prezentare, se va ntocmi o not unilateral. Acest document are rolul de a face dovada efecturii controlului i va consemna obiectivele i documentele verificate, perioadele avute n vedere i principalele constatri fcute. Procesul verbal de control i nota de prezentare sau nota unilateral, dup caz trebuie nsoite de toate documentele pe care se ntemeiaz concluziile sau care confer realitatea lor. n cazul controlului de gestiune, n categoria acestor documente se cuprind: Notele de constatare; Notele explicative sau declaraiile; Liste de inventariere; Declaraii de gestiune; Angajamente de acoperire a prejudiciilor; Sesizri primite de la diverse persoane fizice sau juridice; Tabele i situaii; Extrase de date. 4. Valorificarea rezultatelor controlului.

Aceast etap se refer n principal la stabilirea msurilor prin care gestiunea controlat urmeaz s remedieze deficienele constatate i s previn repetarea acestora. Funie de moment i de competena adoptrii lor, aceste msuri sunt de mai multe feluri i au reglementri diferite:

102

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

a) O parte de msuri se iau de ctre organele de control sau conducerea societii verificate chiar n timpul desfurrii actului de control. Aceste msuri se gsesc consemnate distinct n procesul verbal de control. n procesul verbal sau n notele de prezentare vor fi consemnate i acele msuri propuse de organele de control dar pe care unitatea refuz sau ntrzie s le adopte n mod operativ. b) Alte msuri sunt cele propuse de organul de control la terminarea operaiei de verificare sau sunt adoptate de conducerea societii pe baza concluziilor finale. c) O categorie distinct de msuri o constituie cele ce depesc competenele de adoptare att de organele de control ct i de societatea sau compartimentul verificat. Aceste msuri vor fi comunicate n scris organelor de drept. Controlul financiar intern presupune i unele particulariti n ceea ce privete valorificarea rezultatelor controlului. Astfel, pe baza actelor de control ntocmite de revizorii contabili, eful compartimentului de control financiar intern prezint conducerii unitii n care funcioneaz acel compartiment concluziile controlului efectuat mpreun cu msurile ce se propun pentru nlturarea abaterilor i pentru tragerea la rspundere a celor care au svrit nereguli, au produs pagube sau au comis infraciuni. Conductorul societii are obligaia ca n cadrul compartimentelor i termenelor stabilite de lege s aplice msurile propuse de lege i ndeosebi aplicarea sanciunilor, recuperarea pagubelor i naintarea dosarelor spre urmrire sau cercetare penal. Neluarea acestor msuri angajeaz propria rspundere a conductorului unitii. De regul, msurile se iau n cel mult trei zile de la data nregistrrii actului de control dac prin lege nu sunt prevzute alte termene. La solicitarea instanelor de judecat, a organelor de procuratur, a poliiei, conductorul unitii va dispune cu prioritate msurile de control gestionar necesare

103

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciuni i clarificarea mprejurrilor care au condus la svrirea unor fapte de natur penal. n cazurile n care conductorul unitii nu ia aceste msuri, eful compartimentului de control trebuie s sesizeze imediat n scris Consiliul de Administraie al societii n care funcioneaz, iar n cazurile ce privesc recuperarea pagubelor vor fi sesizate i organele de control financiar de stat. O important cale de valorificare a rezultatelor controlului o constituie preluarea actelor de control, respectiv a concluziilor finale, la diferite niveluri de reprezentare a societii verificate. 5. Controlul ndeplinirii msurilor stabilite n urma verificrii. Prezint o etap ulterioar controlului propriu-zis i este necesar deoarece misiunea controlului poate fi considerat ncheiat numai atunci cnd deficienele i neajunsurile au fost definitiv lichidate i s-au luat msurile pentru prentmpinarea repetrilor. Controlul ndeplinirii msurilor dispuse revin societii putndu-se folosi n acest scop diverse mijloace sau ci de realizare. Cel mai adesea societile verificate sunt obligate s trimit organului de control comunicri sau informri privind stadiul realizrii msurilor i eficiena aplicrii acestora. Cu ocazia viitorului control intern efectele actualelor msuri vor fi analizate n paralel cu verificarea obiectivelor din planul detaliat de verificare. Desfurarea operaiunilor propriu-zise de verificare a gestiunilor respect regulile generale ale inventarierii. Se utilizeaz n acest scop tehnici adecvate de constatare faptic, de msurare, evaluare, comparare i calcul n vederea stabilirii exacte a situaiei gestiunilor inventariate.

104

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

n cazul S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti cea mai frecvent metod de exercitare a controlului financiar intern este inventarierea. Inventarierea de acest gen nu are neaprat o legtur direct cu imaginea fidel a costurilor contabile sau anuale. Asemenea inventarieri poart numele de inventarieri de control i rolul acestora este de a garanta integritatea patrimoniului. Sarcina efecturii inventarierii de control revine cel mai adesea organelor proprii de control de gestiune. Acestea vor prezenta conducerii societii nu numai constatrile lor, dar i propuneri care trebuie nregistrate, determinarea prejudiciilor de natura lipsurilor n gestiune i recuperarea acestora. Inventarierea de control nu se suprapune cu inventarierea anual obligatorie. Ea vizeaz n principal excepiile de la regula general a inventarierii o dat pe an precum i situaiile sau cazurile sociale care fac obligatorie inventarierea. Inventarierea reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor de activ sau pasiv, fie cantitativ i valoric, fie numai valoric. Regula general stabilete c patrimoniul societii se inventariaz o dat pe an. De la aceast regul general exist o suit de excepii, n sensul c unele elemente sau grupuri de elemente patrimoniale trebuie inventariate la perioade mai mici de timp dect un an, n timp ce alte elemente sau unele gestiuni pot fi inventariate la perioade mai mari de un an. 1. Din posibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum i celelalte valori din caseria unitii trebuiesc inventariate obligatoriu cel puin o dat pe lun n conformitate cu reglementrile operaiilor de cas. Asemenea obligaii revin n sarcina revizorilor contabili pe timpul efecturii controlului. 2. Decontrile n cadrul grupului, decontrile n cadrul sistemului i cele din operaii din participaie, dar mai ales decontrile n cadrul societii respective ntre unitate i subuniti se inventariaz trimestrial pentru a se putea ntocmi sintezele cerute de finanele publice.

105

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

3.

Mrfurile i ambalajele din societile comerciale cu amnuntul,

inclusiv cele din alimentaia public, nu pot fi tratate n regimul de inventariere anual. Experiena arat c atunci cnd vnzarea se face cu plata direct la vnztor, mrfurile i ambalajele trebuiesc inventariate de 3 ori pe an. 4. Societile comerciale cu activitate sezonier sunt supuse unui regim de inventariere trimestrial i obligatoriu la sfritul perioadei de activitate. Un regim perticular au gestionarea silozurilor de ghea care nu pot fi inventariate pe parcurs. Acestea se controleaz numai scriptic, dup livrarea ntregii cantiti de ghea nsilozat. 5. Produsele n curs de execuie se inventariaz obligatoriu la sfritul fiecrei perioade de gestiune care implic determinarea costurilor sau a rezultatelor din exploatare. Putem asimila aici i imobilizrile n curs de execuie. Alte elemente patrimoniale pot fi inventariate numai scriptic, iar constatarea lor efectiv s se fac la perioade mici. n afar de termenele obligatorii trebuie avute n vedere toate mprejurrile cunoscute sub numele de situaii, cazuri speciale, care fac obligatorie inventarierea unui patrimoniu n ntregul su, a unor elemente patrimoniale, unor gestiuni sau unor pri din acestea. Asemenea cazuri sunt: 1. Predarea sau primirea unei gestiuni. Este cu desvrire interzis s se fac schimbarea gestionarului fr a avea la baz un inventar i un proces verbal, semnate att de gestionarul care pred ct i de cel care preia gestiunea. 2. inventariere. 3. 4. La cererea organelor de control financiar sau gestionar, a experilor n cazurile modificrilor de preuri. contabili sau altor organe abilitate de lege. Ori de cte ori sunt indicii c ntr-o gestiune exist plusuri sau minusuri de inventar a cror mrime efectiv nu poate fi determinat exact dect prin

106

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

5. 6. 7.

Cu prilejul reorganizrii gestiunii. Cu prilejul modificrilor structurale (comasrile, divizrile, dizolvrile n urma unor calamiti naturale, cazuri fortuite care afecteaz o

de uniti, subuniti sau gestiuni). gestiune sau alte elementee patrimoniale ale societii. n legtur cu periodicitatea operaiei de inventariere de control este necesar i precizarea c la gestiunile nou nfiinate sau care au un gestionar nou se recomand o nou inventariere de control n cel mult patru luni de la intrarea lor n funciune. Elementele patrimoniale ale societii prezint o mare diversitate nu numai sub aspectul coninutului lor material, dar i sub aspectul regimului lor economic i juridic, al destinaiei pe care o au i a rolului pe care l ndeplinesc n cadrul proceselor economice. Cele mai multe dintre acestea sunt bunuri concrete dee natura imobilizrilor corporale sau a stocurilor. Alte elemente patrimoniale mbrac forma bneasc, reprezentnd numerar, alte valori de trezorerie sau disponibilitile n contul de la banc. Celelalte componente ale patrimoniului pot reprezenta titluri, drepturi de crean, obligaii, fonduri, finanri. n asemenea condiii, inventarierea de control presupuneadoptarea unor tehnici specifice de lucru adecvatee diferitelor categorii de elemente patrimoniale. Inventarierea de control a activelor imobilizate i a imobilizrilor n curs de execuie este uurat de modul de organizare a evidenei, n sensul c evidena operativ reine pe locuri de folosin, iar fiecare obiect se identific prin numrul sau de inventar. Inventarierea presupune o constataree efectiv la faa locului a fiecrui obiect. Pentru aceasta, fiele mijloacelor fixe ntocmitee pe categorii, predate responsabililor cu mijloacele fixe i completate n cursul anului pe baza documentelor de micare, cuprind la sfritul de an situaia scriptic a gestiunilor.

107

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Revizorii ce efectueaz controlul au posibilitatea s confrunte situaia faptic constatat cu situaia scriptic i s determine cu uurin diferenele. Mijloacele fixe, care la data controlului se afl n afara societii sau bunurile trimise pentru reparaii se inventariaz de regul nainte de ieirea lor temporar din societate. n comer intervenia unor tehnici specifice de inventariere de control se manifest nc din faza pregtirii i organizrii operaiunii. Astfel, la compartimentele de vnzare cu amnuntul, n categoria lucrrilor de pregtire a inventarierii ce cuprind, pe lng msurile comune tuturor gestiunilor i unele operaii specificecum sunt de exemplu stabilirea ncasrilor din ziua curent, ntocmirea recapitulaiilor pe raioane, stabilirea eventualelor diferene ntre monetar i benzile de control, ntocmirea de ctre gestionari a raportului de gestiune. Pentru realizarea acestei sarcini, revizorii de gestiuni trebuie s asigure mai nti colectarea la caserie a sumelor rezultate din vnzare la toate punctele de desfacere, ntocmirea monetarului casei i totalizarea sumelor nregistrate n aparatele de cas. Dup anularea acestor totaluri i scoaterea benzilor de control, se ntocmesc pe raioane i se stabilesc eventualele diferene valorice. Aceste diferene vor fi menionate n monetar. n continuare, organele de control asist pe gestionar la ntocmirea raportului de gestiune n care vor fi incluse toate documentele de intrare i ieire a mrfurilor, precum i cele privind numerarul depus la caserie, document ntocmit pn n momentul nceperii controlului. Raportul de gestiune se trimite la contabilitate, iar responsabilul inventarului de control ridic tampila i toate documentele existente n gestiuni, inclusiv benzile de control ale aparatelor de cas, documentele ce rmn n pstrarea lui pn la terminarea controlului.

108

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Particularitile intervin n legtur cu modul concret de inventariere a unor mrfurii i ndeosebi a produselor alimentare i produselor agricole. n cazul lichidelor trebuie avut n vedere situaia unor produse cu densitate diferit. Pentru buturile inventariate, revizorii au obligaia de a stabili i verifica tria alcoolic, lucru ce se realizeaz prin analize de laborator i prin confruntarea rezultatelor cu meniunile din documentele de primire de la furnizori. Probele de laborator sunt necesare i pentru alte mrfuri alimentare cum sunt cele care prezint indici de alterare, precum i cele care pot fi uor denaturate sau diluate. Regula spune c ori de cte ori revizorii contabili ridic probe pentru analize de laborator, acestea se vor preleva n dublu exemplar, lsndu-se la gestiunea inventariat, n pstrarea gestionarului o contraprob sigilat. Operaiunea de prelevare a probelor se consemneaz obligatoriu n procese verbale distincte. n anumite situaii, tehnicile de inventariere de control sunt influenate de mrimea stocurilor sau de natura ambalajelor. La depozitul de combustibili solizi, dac stocurile sunt mai mici de 50 tone, ele se inventariaz prin cntrire, iar dac sunt mai mari, determinarea cantitii se face prin msurare, cubaj. O particularitate n cazul inventarierii gestiunilor de mijloace bneti i alte valori este dat de periodicitatea gestiunii casei ce se verific inopinat, cel puin o dat pe lun de conductorul compartimentului de control financiar intern, de nlocuitorul legal sau de drept al acestuia sau de o alt persoan desemnat n scris de conducerea unitii. Controlul inopinat al caseriei se concretrizeaz ntr-un proces verbal i prin semnarea registrului de cas pe fila cu nregistrarea din ziua controlului. Rezultatul inventarierii se va stabili pe baza datelor nscrise n monetarul casei i n listele de inventariere care consemneaz celelalte valori din caserie. Valorile efectiv inventariate se compar cu soldurile scriptice prin evidena operativ a casierului i cu cele din contabilitate.

109

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Controlul integritii mijloacelor bneti este n primul rnd un control faptic bazat pe inventariere. Aceasta nu exclude, ba chiar presupune, mbinarea lui cu verificarea documentar n scopul stabilirii corespondenei soldurilor i a legalitii operaiilor cu numerar.

5.2Valorificarea rezultatelor actelor de control financiar intern i importana acestora Eficiena sistemului de control const n nsuirea rezultatelor asupra situaiei societii i aplicarea msurilor sugerate, precum i rapiditatea aplicrii lor, depinznd ntr-o mare msur de competena directorului general, ca i a celor care utilizeaz controlul. Sistemul de control financiar este considerat eficient i n cazul n care stimuleaz creativitatea i aptitudinea, precum i introducerea noului. Aceast competen se exprim prin capacitatea conductorilor firmei de a analiza rezultatele controlului, de adncire care este un factor cheie care declaneaz redresarea, de a accepta soluii noi n abordarea situaiilor. Este, totodat, important s se manifeste i o capacitatee de motivare, de convingere a personalului societii s utilizeze noi trasee, s aib posibilitatea de comunicare pentru a nu crea confuzii. Plecnd de la diagnosticul controlului financiar intern, conducerea societii trebuie s stabileasc cauzele deficienelor constatate, s le grupeze dup gradul de independen, s stabileasc gravitatea acestora i, n funcie de toate acestea, s aplice soluiile adecvate. Trebuie admis faptul c obiectivele firmei nu sunt fixe, rigide, ci ele sunt elastice i pot fi schimbate n funcie de necesiti, pentru a asigura un viitor mai bun firmei.

110

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Eficiena procesului de control nu se rezum la controlul nsui, pentru c el, n sine, nu produce schimbarea necesar i salvatoare n funcionarea firmei, ci dimpotriv, acesta are loc numai atunci cnd agentul economic o consider util, valorificnd, astfel, i finaliznd controlul financiar. Eficiena controlului este dat i de caracterul lui de for pozitiv n viaa societii. Astfel, controlul genereaz pe plan psihosocial comportamente favorabile ale unor activiti eficiente, contribuie la integrarea aciunii individuale n efortul general al societii, influeneaz realizarea unei funcii manageriale eficiente. Eficiena controlului financiar intern poate fi apreciat n cele din urm n dublu sens: pe de o parte, prin ndeplinirea obiectivului controlului, iar pe de alt parte, prin aplicarea operativ a soluiilor rezultate din concluziile acestuia. Referindu-se la valorificarea controlului financiar, considerm c acesta presupune att ndeplinirea de ctre conducerea firmei a sarcinilor reieite din constatrile controlului, ct i acordarea de ctre organele de control a sprijinului necesar pentru stabilirea i aplicarea msurilor de eliminare a deficienelor, care nu au putut fi rezolvate pe parcursul controlului. Valorificarea controlului presupune o remediere operativ, n timpul acestuia, a unor aspecte negative ale activitii, cum ar fi: nedecontri la timp, lichidarea creanelor i debitelor, nerambursarea creditelor, pstrarea necorespunztoare a unor bunuri, neritmicitatea i aducerea la zi a unor evidene, etc. In afara acestor remedieri operative, de natur preventiv sau concomitent, deloc neglijabile, exist i remedieri ulterioare care se efectueaz pe baza unui plan de msuri corect i judicios ntocmit de ctre conducerea societii, sub supravegherea organelor de control. Acest plan cuprinde constatrile organelor de control, responsabilii deficienelor sau pagubelor constatate i, dup caz, include msurile de rspundere material sau penal a celor vinovai, de abaterile constatate, termenele de recuperare i persoanele rspunztoare din conducerea agentului economic.

111

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Finalitatea controlului financiar al firmei, neleas ca eficien a acestuia, este determinat de contribuia sa att la prevenirea i remedierea disfunciilor, abaterilor i pagubelor, ct i la perfecionarea activitii firmei care contribuie la ridicarea calitii ntregii activiti economico-financiare. Controlul financiar intern devine un instrument eficient de aprare i dezvoltare a patrimoniului societii, dac se caracterizeaz prin fermitate, exigen, obiectivitate i dac se exercit pe baza unor principii i reguli riguros fundamentate, n raport cu activitatea economico-financiar. Eficiena controlului financiar depinde att de temeinicia i realitatea constatrii abaterilor, deficienelor, ct i de fermitatea i legalitatea valorificrii constatrilor fcute. Practic, eficiena controlului financiar se urmrete prin formele acestuia: preventiv i de gestiune. Eficiena controlului financiar intern se apreciaz n funcie de msurile controalelor efectuate: pagubele descoperite pentru care s-au luat msuri de mpcare sau de sesizare a organelor de urmrire penal; recuperrile operative n numerar din pagubele constatate; sanciunile disciplinare aplicate; amenzile contravenionale aplicate; plusurile de valori materiale i bneti identificate i nregistrate n eviden; numrul de dosare naintate pentru cercetare penal; debitori lichidai; valoarea bunurilor i a sumelor confiscate, gradul de pregtire profesional a persoanelor cu atribuii de control financiar intern i a valorificrii lor. Pentru a fi eficient controlul financiar trebuie s ndeplineasc n acelai timp cteva condiii: s fie un control unitar, adic s se desfoare pe baz de programe unitare, aprobate de conducerea Ministerului Finanelor; un control regulat; un control complet i complex, respectiv trebuie s cuprind

112

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

toate relaiile pentru a

agentului desprinde

economic toate

cu

statul, de

s n la

analizeze toat

verifice ei financiar

activitatea economico-fnanciar a

unitii

complexitatea

abaterile

reglementrile

contabile i consecinele financiare i fiscale ale acestora; un control obiectiv i specializat deoarece urmrete exclusiv aplicarea legii; un control responsabil, exigent i ferm, trsturi care capt noi valori i noi dimensiuni n spiritul legii privind organizarea i funcionarea controlului financiar. Activitatea de control financiar intern se urmrete de ctre eful compartimentului de control financiar intern pe baza programului de lucru semestrial. In acest caz se organizeaz o eviden simpl a actelor de control ncheiate, a altor aciuni efectuate n afara programului aprobat, precum i a principalelor rezultate obinute ( plusuri n gestiune, pagube constatate, sanciuni aplicate). In cazul S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti valorificarea constatrilor controlului financiar intern are loc conform urmtoarelor proceduri: a) pe baza actelor de control ntocmite, eful compartimentului de control financiar de gestiune prezint conducerii S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti concluziile controlului efectuat mpreun cu msurile ce se propun a fi luate n continuare, n vederea nlturrii infraciuni. b) n cadrul competenei i termenelor legale, conducerea societii ia msuri pentru aplicarea intergral i la timp a msurilor propuse, sancionarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor i naintarea ctre procuratur a actelor cuprinznd fapte penale. c) la solicitarea instanelor de judecat, organele de procuratur i poliie, conducerea unitii dispune cu prioritate msurile de control financiar abaterilor i tragerii la rspundere a celor care au svrit nereguli, au produs pagube sau au comis

113

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

intern necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciuni i clarificarea mprejurrilor care au condus la svrirea faptelor penale. Ipotetic vorbind, n situaia n care directorul societii nu ia msurile necesare, eful compartimentului financiar intern sesizeaz, n scris, consiliul de administraie al unitii, iar, n cazurile privind recuperarea pagubelor sesizeaz i Direcia Controlului Financiar de Stat, care n funcie de situaia concret dispune msurile legale ce se impun. eful compartimentului controlului financiar de stat intern particip la edinele consiliului de administraie al unitii atunci cnd se dezbat probleme financiare, contabile i de control de gestiune. El informeaz semestrial consiliul de administraie asupra condiiilor n care s-a realizat programul semestrial de control, constatrile fcute i msurile luate i propune luarea de masuri pentru aplicarea riguroas a legislaiei n domeniul financiar contabil, de gestiune i control. 5.3 Indicatorii de eficien ai activitii controlului financiar intern Pentru a pune n eviden eficiena activitii controlului financiar intern se utilizeaz o scrie de indicatori. Valoarea total a documentelor ce conin operaii prin care se angajeaz ori efectueaz cheltuieli, far baz legal sau neeconomicoase pentru societi. Valoarea acestui indicator este important deoarece respectivele operaii nelcgale i neeconomicoase au fost stopate nainte de a se efectua la timpul potrivit, n sensul c nu au produs nc efecte negative. De asemenea, ele au i un puternic impact moralizator asupra celor controlai i astfel avertizai pentru activitatea superficial sau necorespunztoare desfurat. Acest indicator simbolizeaz gradul care odat stabilite i refuzate la viza de control financiar, reprezint tot attea economii

114

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

de competitivitate i contiinciozitate al organelor care efectueaz controlul financiar intern. Valoarea amenzilor, penalitilor i locaiilor pltite de ctre cei controlai ne arat modul de organizare i desfurare a activitii controlate n limitele normalitii i legalitii. Acest indicator, comparat cu perioadele anterioare, evideniaz gradul de cunoatere a atribuiilor de serviciu, a dispoziiilor legale n vigoare, a disciplinei din interiorul societii. Prin analiza acestui indicator, n cadrul unei firme putem s ne facem o imagine apropiat de realitate asupra modului cum este organizat i exercitat activitatea de management i implicit, aceea de control financiar. Valoarea pagubelor descoperite pentru care s-au luat msuri de recuperare sau de sesizare a organelor de urmrire penal. Acest indicator este important dac are o valoare ridicat i denot o slab sau incompetent activitate de conducere, care impune controlul financiar de fond pentru stabilirea cauzelor activitii necorespunztoare. Numrul redus de dosare naintate spre cercetare penal nseamn o activitate ineficient n privina recrutrii personalului gestionar i pregtirii periodice a acestora. Sanciunile disciplinare aplicate , respectiv numrul acestora, denot starea de ordine i disciplin existent n cadrul societii, eficiena activitii manageriale, precum i adeziunea salariailor Ia modul de realizare a activitii de management. Plusurile de valori materiale i bneti identificate i nregistrate n eviden ne d posibilitatea s apreciem att eficiena activitii desfurate n cadrul compartimentului financiar - contabil al societii, ct i gradul de pregtire de specialitate, profesionismul organelor de control. n activitatea de analiz a eficienei controlului financiar propriu se mai pot folosi i ali indicatori, ca de exemplu: recuperrile operative n numerar din

115

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

pagubele constatate, amenzile contravenionale aplicate, debitori lichidai, operativitatea definitivrii rezultatelor aciunilor de control financiar intern i a valorificrii lor. In afara indicatorilor prezentai anterior mai pot fi stabilii i ali indicatori de eficien ai controlului financiar prin adncirea activitii de cercetare pe domenii de activitate economic i financiar, avnd n vedere particularitile acestora.

CONCLUZII I PROPUNERI Referitor la activitatea S.C. TOCAR PROD S.R.L. BUCURETI distingem urmtoarele aspecte sintetizate n categoriile : a) ASPECTE POZITIVE Societatea ocup o poziie dominant pe piaa intern. Aceasta deoarece practic preuri competitive, are o politic bun n selectarea clienilor cu pondere, cei tradiionali, precum i a celor cu capacitate de plat operativ indiferent de natura capitalului. Deoarece dispune de un capital tehnico-industrial relativ mare i de o activitate de dezvoltare i investiii susinut, societatea s-a aliniat la nivelul standardelor de producie occidental prin flexibilitatea produciei, prin integrarea fluxului tehnologic, o bun protecie a muncii i a unui nivel corespunztor de resurse umane (personal stabil cu experien profesional, structurat corespunztor, salarizare optim i conflicte de munc soluionate rapid). Din punct de vedere financiar contabil este de remarcat autonomia financiar i nivelul nalt de utilizare a capitalului, lipsa brevetelor de invenii, asigurarea operativ a necesarului de mijloace circulante. Aceste aspecte sunt corelate cu o situaie juridic clar i cu lipsa litigiilor privid dreptul de proprietate a patrimoniului.

116

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

b)

ASPECTE NEGATIVE

Referitor la tranziia actual i lipsa de experien n materie de marketing S.C. TOCAR PROD S.R.L. Bucureti lucreaz de regul pe baz de comenzi i contracte pe termen mediu i mai puin pe termen lung, situaie care nu permite ntocmirea unor programe de lucru de perspectiv. De altfel, aciunea de publicitate este slab, ceea ce lipsete societatea de impunerea pe pia. Notabil este i nivelul tehnic redus al utilajelor i echipamentului din dotare, slaba utilizare a informaiei, uzura fizic i moral a peste 50% din totalul echipamentului i utilizarea ineficient a unor utilaje tehnologice . Personalul indirect productiv este relativ supradimensionat, la care se mai adaug i o slab utilizare a tehnicii de calcul, o motivaie material redus a personalului de conducere datorit inexistenei participaiei la distribuirea profitului. De asemenea, se observ lipsa asigurrilor mpotriva incendiilor, calamitilor naturale, lipsa asigurrilor pentru ntreruperea activitii de productie. Aflat nc n faza incipient a liberalizrii, piaa exercita o influenta majora asupra structurii si funcionarii societii . Ca atare, se impune aplicarea de ctre aceasta a unei strategii hotrte de adaptare permanent la modificrile i cerinele pieii. Din analiza diagnosticului au rezultat urmtoarele obiective ce se doresc a fi atinse prin exinderea societii: asigurarea viabilitii i creterii economice a societii n mediul n care aceasta va ptrunde; accentuarea creterii intensive a societii. Societatea nu necesit restructurri majore, programul de investiii fiind orientat n primul cnd spre creterea productivitii n cadrul societii nu funcioneaz un compartiment distinct de control financiar intern. Acest control se efectueaz prin intermediul personalului propriu aparinnd diferitelor

117

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

compartimente, ceea ce conduce la anumite neglijene n serviciu. Lipsa responsabilitilor afecteaz n mod vizibil organizarea i exercitarea controlului. Politica preurilor va fi stabilit pe baza unor studii de pia, funcie de cerere, de preurile practicate de concuren, de mrimea costurilor de producie. Aceste studii trebuie s stabileasc gama serviciilor cerute de pia i s determine orientarea activitii firmei spre aceste obiective. Societatea trebuie s-i asigure date comparative despre toi furnizorii de materii prime din zona, n baza crora se ncheie contracte de aprovizionare numai de cei care satisfac cerinele de calitate i de preuri ale beneficiarilor. Rezolvarea problemelor aprute n procesul de producie cu referire mai ales la gestionarea i analiza mijloacelor fixe au fost tot timpul raportate i corectate n funcie de schimbrile intervenite n reglementrile i hotrrile Ministerului Finanelor. Intr-o etap urmtoare, modernizarea i retehnologizarea va avea n vedere toate secvenele procesului tehnologic. Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizeaz c: Oamenii fac ce trebuie s fac atunci cnd tiu c vor fi controlai. Plecnd de la acest principiu, dar si din alte motive, controlul intern a fost si rmne centrul preocuprilor managerilor de la toate nivelurile unei entiti. De-a lungul timpului controlul intern a evoluat n raport de gradul de dezvoltare al culturii organizailor. Pe msur ce s-au amplificat afacerile ntreprinderilor i s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a cptat noi valene att n concept, ct i n coninut. Conceptul de control intern a fost n permanen definit i redefinit, cel puin n raport cu dou aspecte, i anume:

118

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Descentralizarea activitilor, ceea ce a condus la creterea i delegarea competenelor n cadrul aceleai structurri; Amplificarea numrului de prevederi, normative, reguli i reglementri, care s asigure gestionarului cile de aciune pentru utilizarea corespunztoare a resurselor n vederea creterii eficacitii. Din practica realizat pe parcursul lucrrii au rezultat o serie de caracteristici ale controlului intern i anume: a)controlul intern este un proces i nu o funcie. Toate funciile conducerii, inclusiv funcia de audit intern, includ o structur de control, care influeneaz decisiv procesul managerial. Mai mult chiar fiecare activitate s aib componenta ei de control, care o ajut s funcioneze. Controlul intern, privit ca proces la dispoziia managerului, este un proces dinamic, care i adapteaz permanent instrumentele i tehnicile la schimbrile de mediu survenite managerilor. Controlul nu este un scop n sine, ci un mijloc . Astfel, controlul nu este organizat de dragul controlului, ci rolul lui este s confirme ateptrile managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici i instrumente specifice. n practic, exist i asemenea situaii cnd managerii creeaz structuri complexe, greu de controlat. Pentru realizarea unui control eficient trebuie s se proiecteze structuri simple, descentralizate i flexibile care s nu ngreuneze verificarea i aplicarea procedurilor. b) relativitatea controlului intern. Orict de bine ne-am organiza nu pretindem c vom fi la adpost de toate neregulile sau abaterile care pot s apar de le un ecart stabil, dar acesta ne va permite ameliorarea situaiei. Dac totui controlul nu exist i se tie bine acest lucru, atunci este posibil s apar situaii care nu pot fi stpnite. n cultura organizaiei determinate de gradul de competen a

119

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Scopul organizrii controlului intern este acela de a oferi o asigurare rezonabil mpotriva riscurilor i nu o asigurare absolut. O asigurare rezonabil este mai mult dect minim si se raporteaz ntotdeauna la obiectele entitii. De la controlul intern conducerea i consiliul de administraie al entitii ateapt asigurri rezonabile bazate pe evaluarea riscurilor, prin concentrarea pe cele trei principii ale performanei (economicitate, eficien i eficacitate). Pentru a aduga valoarea i a contribui la mbuntirea eficacitii managementului trebuie s facem recomandri. Nu putem recomanda numai adugarea a nc unui control n plus. Acesta presupune costuri, chiar dac exist riscuri. Trebuie s apreciem dac costul controlului justific costul mecanismului de control. De asemenea, trebuie sa vedem dac controlul este mai mic dect riscurile care pot aprea. Orict de bine ar fi planificat i executat controlul intern nu poate asigura dect o certitudine relativ, deoarece un control intern care ar viza atingerea obiectivelor propuse, n condiii de eficien , ar fi scump i neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizaiei, ci obiectivul su este relativ rezonabil. c) Controlul intern este universal. Controlul reprezint nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instruciuni, calculatoare i manuale de politici, ci i oameni la fiecare nivel al organizaiei. Controlul intern este un proces realizat de ctre personalul de la toate nivelurile, respectiv: consiliul de administraie, conducerea executiv, ntreg personalul. El este efectuat att de managementul de vrf, dar si de managementul de linie, adic responsabilii de compartimente, dar i de toi ceilali oameni. Fiecare membru al entitii este responsabil pentru controlul su intern. Mediul de control, mereu n schimbare, impune abordarea controlului la nivelul fiecrei entiti ca un sistem de control intern, difereniat i integrativ, construit n raport de interesele organizaiei. Aceast construcie va trebui s in cont

120

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

de structura organizatoric a entitii, de stilul de conducere al managerilor, de influena factorilor de mediu i implicit de riscurile care pot afecta entitatea. Excesul de norme, reguli, proceduri mpiedic realizarea unui control eficient, de aceea consider c este necesar gsirea unui echilibru optim n vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situaii n care se impune reguli precise, clare, stricte, adic un control riguros, spre exemplu, cazul ntreprinderilor aflate n faza de maturitate, dar sunt i situaii n care controlul trebuie s fie mai puin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor care se afl ntr-o faz de cretere. Modul de stabilire al acestor reguli ine, pe de o parte, de stilul de conducere i de capabilitile organelor ierarhice n delegarea responsabilitilor, iar pe de alt parte de nivelul de dezvoltare i de cultur al organizailor. n organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitate deoarece nu poi da reguli pentru fiecare situaie ntlnit i, de asemenea, o regul dac nu este de actualitate sau este prea rigid, stagneaz procesul i conduce la ineficacitate. Dup prerea mea o alt component a universalitii controlului intern o constituie faptul c urmare a expansiunilor domeniilor de activitate i a creterii nivelurilor ierarhice, precum i a descentralizrii activitilor pe funciuni, conducerea s-a ndeprtat de executani. n prezent, acionarii i asociaii firmelor se afl n faa pericolului de a nu mai stpni propria afacere, motiv pentru care acetia au acordat mandate de reprezentare unor administratori. Aceast extindere a activitilor a condus la extinderea domeniului (legi, reglementri, constrngeri profesionale) care s limiteze pe gestionarul de resurse, managerul, n aciunile sale, dar care s aib drept scop s-l ajute, s-l ghideze i ni n ultimul rnd s-l coordoneze i s-l supervizeze n ndeplinirea corespunztoare a atribuiilor tot mai complexe ce-i revin. n opinia mea, managementul general trebuie s fie un model nu numai prin discursul utilizat, ci i prin comportamentul fa de personal, clieni, furnizori .a.

121

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

numai ntr-un asemenea mediu controlul intern va funciona, va crete i se va dezvolta n cadrul unei organizaii. n aceste condiii, trebuie s se porneasc de la stabilirea unei politici organizaionale clare, respectiv definirea delegrilor de competen, adaptarea permanent a competenelor salariailor la cerinele posturilor, stabilirea de obiective realiste i realizabile i asigurarea unei gestionri eficiente a resurselor umane i chiar o finanare transparent i la vedere pentru toat lumea. Cnd n cultura unei instituii se constat disfuncii, pe baza crora se evalueaz un mediu slab de control, o condiie pentru reuita controlului intern o reprezint poziia de autoritate pe care acesta trebuie s o aib n organizaii . Mediul de control contribuie la mbuntirea precedurilor de control specifice , ns nu poate prin el nsui , chiar dac este un mediu de control solid, s asigure eficacitatea sistemului de control intern. Un element fundamental al controlului intern al unei entiti l reprezint existena unui sistem de analiz i evaluare a riscurilor din cadrul acesteia. Evaluarea riscurilor presupune definirea obiectivelor i condiiilor pe care trebuie s le avem n vedere n special pentru gestionarea chimbrii , innd cont de faptul c oamenii se schimb , procedurile se schimb , organizarea i politicile se schimb , deci i riscurile se schimb i n consecin controlul intern este condamnat la o permanent adaptare la noile condiii. Evaluarea riscurilor presupune s tim unde se gsesc riscurile n organizaii . Dac nu tim ce este riscant n entitatea noastr nu le vom putea evalua i urmri adecvat. Riscurile odat tiute implic necesitatea existenei activitilor de control pentru a putea fi stpnite sau cel puin diminuate n anumite limite tolerabile , ceea ce presupune comunicarea i informarea reciproc .Cea mai mare parte a riscurilor sunt obinute numai din comunicare , care se poate realiza spre exemplu , n mod formal , prin documente , sau informal prin telefon.

122

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

Organizarea sistemului de control intern este rspunsul managerului la apariia riscurilor asociate activitilor ce se desfoar n cadrul entitilor. n concluzie , sistemul de control intern reprezint cadrul n care funcioneaz aceste activiti de control la dispoziia managementului i el trebuie s aib n vedere schimbrile i s le anticipeze pentru realizarea caracterului previzional al controlului cu privire la evoluia entitii. Controlul intern este un proces realizat de ctre personalul de la toate nivelurile, respectiv consiliul de administraie , conducerea executiv i ntregul personal. Persoana responsabil la vrf pentru sistemul de control intern din cadrul entitii trebuie s-i organizeze controlul intern , iar oameni care sunt parte din acest sistem i vor oferi feed- back ul sistemului dac acesta funcioneaz bine , ceea ce se va realiza prin adrese i rapoarte scrise. n consecin , un control intern trebuie s priveasc la lumea nconjurtoare , s aib semnale de jos i din afar , s-i cunoasc obiectivele care trebuie actualizate periodic i apoi s se organizeze pentru a stpni riscurile. Riscurile majore sunt monitorizate de managerul general , dar cad i n responsabilitatea grupului care trebuie s le gestioneze prin delegarea formal , ceea ce presupune specificarea activitilor care revin mangementului de linie i mijloacele prin care acesta inelege / crede c i le va ndeplini.

123

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

BIBLIOGRAFIE
1. Alexandru Felicia - ''Fiscalitate i preuri n economie'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 2. Alexandru Marian - ''Dubla impunere internaional. Modaliti de evitare'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 3. Allaire Y., Frirotu M., - ''Management strategic. Strategiile succesului n afaceri'', Ed.Economic,Bucureti,1998 4. Bistriceanu Gheorghe, Adochiei M., Negrei E.- ''Finanele agenilor economici'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 5. Bojian Octavian Contabilitatea ntreprinderii Editura Eficient, Bucureti, 1999. 6. Botea Ion P. -'' Metode si tehnici fiscale'', Tipografia Somesul SA, Satu Mare, 1999 7. Boulescu Mircea - ''Auditul financiar, reorganizarea judiciar i lichidarea societilor comerciale'' Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 8. Boulescu Mircea - ''Curtea de Conturi tradiie i actualitate'', Expertconsult, Bucureti, 1993. 9. Boulescu Mircea - ''Management financiar-contabil'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 10.Boulescu Mircea, Bianca Preda, Corneliu Brnea - Expertiza contabil i audit financiar contabil Aplicaii i studii de caz , Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti 2001 11.Corduneanu Carmen ''Sistemul fiscal n tiina tiinelor'', Ed. Codecs, Bucuresti, 1998 12.Crciun tefan - ''Controlul i auditul financiar. Expertiza contabil'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 13.Dan Drosu Saguna ''Drept financiar si fiscal'', Ed.Eminescu, Bucuresti, 2000

124

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

14.Dumitru Marin, Haiduc Lcrmioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard ''Preuri i concuren'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 15.Dumitru Marin, Haiduc Lcrmioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard ''Impozitul pe venitul global'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 16.Hoan Nicolae - ''Evaziunea Fiscal'', Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 2002 17.Ionescu Luminia - ''Controlul i implicaiile economice, financiare i fiscale ale impozitelor indirecte'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 18.Juravle Vasile, Vintil Georgeta - ''Metode si tehnici fiscale'', Ed. Rolcris, Bucuresti, 2000 19.Moteanu Roxana - " Obligaii fiscale ale agenilor economici", Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2004 20.Moteanu Tatiana -."Buget i trezorerie public, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2003 21. Popeang Petre - ''Organizarea si exercitarea controlului financiar contabil'', Ed. Fundatiei Romania de Maine, Bucureti, 2003 22.Ristea Mihai Contabilitatea ntre fiscal i gestionar, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2002. 23.aguna Dan Drosu, Iliescu Sava ''Procedura Fiscala'', Ed. Oscar Print, Bucuresti, 2003

125

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. TOCAR PROD SRL

126