Manual de Procedimientos 1234935023235674 3

INSTITUTO DE INNOVACIN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL
METODOLOGA
PARA LA ELABORACIN DE MANUALES
Metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 1
DE PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
PRESENTACIN . I. CONCEPTUALIZACIN ... 1.Qu es un manual de procedimientos?............. 2.Justificacin 3.Objetivos.. II. 1.2.3.4.5.III. LINEAMIENTOS ..... En materia de elaboracin En materia de autorizacin En materia de publicacin. En materia de distribucin y control En materia de revisin y actualizacin...... 4 5 6 6 7 7 7 8 8 8 9
POLTICAS PARA LA ELABORACIN LITERAL DEL PROCEDIMIENTO .. 1.Actividades a desarrollar para la emisin de los procedimientos 2.Normas para su
10
10 11

redaccin a) De la descripcin de los procedimientos administrativos b) Uso de notas, parntesis, prrafo con negritas referencias de pgina, decisiones IV.DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO. 1.Smbolos bsicos para elaborar un diagrama de Flujo. 2.Aspectos a considerar en el Diagrama de Flujo....... V.FORMATOS UTILIZADOS.. 1.Instructivo para el llenado de formas. MODIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS..... 21 22 23 24 24 24 24
25 25 25 25 25
15 15 17
VI.-
VII. INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.Cartula...... 2.ndice 3.Introduccin

4.Objetivo del Manual 5.Marco legal 6.Alcance... 7.Simbologa.. VIII. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO.

1.2.3.4.5.6.7.8.Hoja de Aprobacin Objetivos del Procedimiento. Marco Legal rea Involucrada.. Polticas de Operacin Descripcin del procedimiento Diagrama del procedimiento... Formatos.. GLOSARIO ADMINISTRATIVO 25 26 26 26 26 27 27 28 30
PRESENTACIN

La Secretara de Administracin a travs del Instituto de Innovacin y Calidad Gubernamental, elabor esta gua tcnica con el propsito de apoyar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica del Estado de Oaxaca en la formulacin de sus Manuales de Procedimientos. Por tratarse de documentos de carcter oficial, se incluyen para la formalizacin y operacin de los mismos, los lineamientos normativos referentes a su autorizacin, impresin, publicacin, distribucin y control. El Instituto de Innovacin y Calidad Gubernamental est facultado en trminos del artculo 5 fraccin XVI de su Ley Orgnica para Prestar asesora en materia de administracin e innovacin gubernamental a las Dependencias y Entidades; as como apoyarlos en la instrumentacin de sus manuales administrativos y asegurar la vinculacin de estos con los reglamentos interiores y normatividad aplicable Se pretende as que los Manuales mantengan la uniformidad necesaria para facilitar la sistematizacin global de su informacin y permitan, tanto al usuario como a los servidores pblicos, un conocimiento ms profundo de la organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica Estatal. Contar con Manuales de Procedimientos, es necesario porque existen trmites que presentan cierto grado de complejidad y se requieren descripciones claras y precisas de los mismos, de tal manera que sea fcil consultarlos para aclarar dudas, asegurando as la uniformidad en el desarrollo de los trmites y procedimientos. De igual manera se incluyen de forma general, los puntos ms relevantes que deben contener los procedimientos que forman parte de un sistema de calidad, a fin de que los mismos cumplan tanto con el estndar internacional, como con las necesidades propias del rea en la que se llevan a cabo sus actividades.
I.
CONCEPTUALIZACIN
La comprensin de la metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos, requiere determinar algunos conceptos bsicos que nos lleven a decidir de manera lgica las causas principales y justificables necesarias para su realizacin; por lo anterior, es necesario conocer lo que es un proceso y un procedimiento e identificar sus diferencias. Un proceso es la transformacin de un conjunto de insumos (personas, materiales, energa, equipo, procedimientos) en resultados (producto, servicio o terminacin de una tarea), y consiste en: Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados. Colocar cada paso en la secuencia apropiada. Identificar cada tipo de paso y su aportacin al resultado Registrar toda la informacin que se considere importante. Un procedimiento es la sucesin cronolgica y detallada de las operaciones en su orden lgico y su mtodo de ejecucin. En ocasiones es comn determinar que un proceso es lo mismo que un procedimiento; la diferencia radica en que el primero contiene los pasos importantes para llevar a cabo la implantacin del sistema, mientras que un procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso. 1. Qu es un Manual de Procedimientos?
Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma secuencial y cronolgica, las operaciones que

deben seguirse para la realizacin de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica de hacer un determinado trabajo de rutina. 2. Justificacin
La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando: Existen trmites complejos que requieren descripciones precisas y de fcil consulta; Se requiere uniformar el desarrollo de los trmites; Se deben simplificar el o los procedimientos; Es importante apoyar la capacitacin del personal; y Procede automatizar los mtodos y sistemas de trabajo. Esta metodologa nos conduce a analizar el qu estamos haciendo, y no slo a buscar el cmo y el quin lo est realizando, esto ltimo se contempla como un aspecto importante pero, la prioridad es conocer las actividades que hacen posible que un proceso, se vuelva rpido y factible econmicamente, basndose en los siguientes aspectos: Utilizacin de la informacin sobre la persona o puesto responsable para mejorar, arreglar o implantar las actividades. Bsqueda de la simplificacin. Diseo de opciones sobre las cuales una actividad pueda ser manejada a fin de satisfacer a sus usuarios o clientes. Mejoramiento de la comunicacin y coordinacin. 3. Objetivos

El contar con un Manual de Procedimientos permite el logro de diversos objetivos, entre ellos: La reglamentacin y uniformidad de los procedimientos. Instrumentar las polticas de la Institucin al establecer un mtodo obligatorio para realizar las actividades futuras. El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.
II.
LINEAMIENTOS
1. En materia de elaboracin De conformidad a la fraccin XVIII del artculo 24 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca corresponde a la Secretara de Administracin Elaborar, con la participacin de las Dependencias y Entidades, el Manual General de Organizacin de la Administracin Pblica, as como los Manuales de Procedimientos y de Servicios al Pblico La elaboracin de los Manuales de Procedimientos iniciar cuando la Dependencia o Entidad cuente con su Manual de Organizacin, el cual debe servir como marco de referencia para definir el rea responsable de la realizacin de los procedimientos. Las Dependencias y Entidades que integran la Administracin Pblica Estatal, sern las responsables de la elaboracin de sus respectivos manuales de procedimientos a travs de sus Unidades Administrativas, con el apoyo tcnico de la Secretara de Administracin a travs de la Subsecretara de Normatividad, Organizacin y Mtodos. 2. En materia de Autorizacin

Los Manuales de Procedimientos se sometern a la aprobacin y autorizacin de las instancias correspondientes, en el siguiente orden: Del Titular de la Dependencia responsable del manual. En las Entidades: del Consejo de Administracin o Junta Directiva; del Director General y posteriormente, del Secretario del ramo a que corresponda como cabeza del Sector. Del Titular de la Secretara de Administracin. 3. En materia de Publicacin Una vez elaborado y autorizado, las Dependencias o Entidades podrn hacerlo del conocimiento pblico a travs de publicaciones, trpticos, folletos, peridicos murales, Internet o cualquier otro medio de comunicacin; ya que los Manuales de Procedimientos se contemplan como informacin pblica en trminos de lo establecido en el artculo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Oaxaca. 4. En materia de Distribucin y Control La distribucin de los ejemplares se llevar a cabo por el personal de las reas responsables de su elaboracin, debindose efectuar reuniones o plticas de difusin y de instruccin sobre su uso con el personal encargado de realizar las funciones, actividades y las operaciones sealadas en el mismo. El personal de las Dependencias o Entidades que reciba la instruccin sobre el uso de los manuales, deber de

firmar de enterado de la operacin de los procesos en la entrega de los Manuales. Para llevar un control y actualizacin de los Manuales de Procedimientos, las Dependencias y Entidades debern remitir a la Secretara de Administracin el registro de funcionarios y unidades administrativas que cuentan con ejemplares de los mismos. 5. En materia de Revisin y Actualizacin Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios, adiciones o revisiones al manual, La Dependencia o Entidad presentar los proyectos de modificaciones correspondientes a la Secretara de Administracin. La Subsecretara de Normatividad, Organizacin y Mtodos de la Secretara de Administracin revisar los proyectos de manuales de procedimientos para asegurar la vinculacin de stos con los reglamentos interiores, manuales de organizacin y normatividad aplicable; as como para verificar que los mismos se realicen de acuerdo con las polticas generales de la Dependencia o Entidad y prever los posibles efectos en otras unidades, as como mantener la uniformidad de estilo y presentacin.
III. POLTICAS PARA LA ELABORACIN LITERAL DEL PROCEDIMIENTO

Para los procedimientos en general, debern contar con la hoja de aprobacin, la cual contendr:

Escudo del Gobierno del Estado y nombre de la Dependencia o Entidad responsable. Nombre de la Unidad Administrativa que presenta sus procedimientos. Nombre del Procedimiento Fecha Nombre, puesto y firma de los funcionarios que elaboran, revisan, validan y aprueban el procedimiento. Estos requerimientos se necesitan tanto para procedimientos que se emiten por primera vez como para las actualizaciones y/o modificaciones posteriores. 1. Actividades a desarrollar para la emisin de los procedimientos Las Dependencias y Entidades realizarn las actividades siguientes: 1) Identificar el procedimiento 2) Delimitar el procedimiento 3) Desarrollar el procedimiento 4) Presentar el proyecto del procedimiento a la Unidad Administrativa para obtener sus comentarios. 5) Obtener las aprobaciones correspondientes. 6) Conservar el archivo de los originales de los procedimientos emitidos y las hojas de aprobacin correspondientes. 7) Se requiere determinar y difundir su ubicacin para facilitar su consulta, de tal forma que siempre este disponible y evitar la reproduccin constante (fotocopias innecesarias). 8) Resulta de gran utilidad realizar un inventario de procedimientos y establecer tiempo de las acciones de los mismos, lo que permite integrarlos a un proceso de mejora continua.

2 Normas para su redaccin. a) De la descripcin de los Procedimientos Administrativos. A fin de que los procedimientos que se emitan, mantengan una estructura de redaccin y presentacin homognea, en este apartado se describen las normas que debern observar las Unidades Administrativas encargadas de su elaboracin, por lo que debern utilizar el Formato A, que se encuentra en el apartado VIII de este documento. La descripcin del procedimiento se redacta de acuerdo a las siguientes reglas: En la columna rea responsable, se anotar el nombre del puesto o de la Unidad Administrativa que ejecuta la actividad, describiendo arriba el nombre del rea a la que pertenece, ejemplo: Direccin de Recursos Humanos Departamento de Capacitacin Departamento de Capacitacin Oficina de Seleccin de Personal Si las actividades subsecuentes son realizadas por el mismo responsable no es necesario volver a nombrarlo. Al usar otra hoja se debe anotar en la columna de rea responsable, el nombre del puesto o de la Unidad Administrativa correspondiente En el espacio descripcin de la actividad se describirn las actividades del procedimiento, en el rengln donde aparece el nombre del rea responsable, la redaccin ser tipo libreto; es decir,

en el orden en que las Unidades Administrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y as la redaccin tendr un orden secuencial y lgico. Se utilizarn letras altas y bajas, tipo arial tamao 12 en la redaccin de los procedimientos y en todo el documento. Al inicio de la redaccin y de cada paso o actividad, se utilizar un verbo en tiempo presente de modo indicativo. Ejemplo: Revisa documento, elabora oficio Cada actividad debe dividirse en las acciones que se consideren necesarias. Ejemplo: Elabora oficio en original y tres copias, recaba firma de autorizacin, sella, pone folio y turna. Se deben usar nmeros arbigos para enumerar las actividades y de manera continua.

Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redaccin es concisa. Ejemplo: INNECESARIO Adjunto ste documento Con el fin de En el caso de En relacin a Para cumplir las disposiciones RECOMENDABLE Adjunto Para Si Sobre De conformidad con
Evitar las incorrecciones. Es decir, colocar las frases aclaratorias y subordinadas despus de los nombres que califican. INCORRECTO Encargad a de admision es Despus del examen mdico entrevista al paciente CORRECTO Encargad a de admision es Entrevista al paciente, previo examen mdico
Evitar las palabras ostentosas. Sustituir las palabras rebuscadas por frases sencillas y claras ya que el manual los interpretar el usuario. A continuacin se muestra un ejemplo de la definicin de buzn, en forma rebuscada: Dispositivos de insumos de activacin manual para desarrollar la recuperacin de los materiales introducidos por quienes lo manejan. Expresarse con claridad. La eliminacin de palabras intiles es una buena manera de contribuir a la claridad, as como de una uniformidad en el estilo.

En la columna tiempo se anotar en el rengln correspondiente a las actividades, la suma del tiempo que se utiliza en realizarlas.
b) Uso de notas, parntesis, prrafo con negritas, referencias de pgina, decisiones. Notas Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instruccin se usarn notas en el procedimiento, stas deben ser breves e irn al final de la actividad referida, no incluir demasiadas Parntesis Se usa adems de los casos citados en pginas anteriores, para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copia de un formato o para proporcionar informacin adicional que se juzgue conveniente. Comillas Se usan cuando se transcribe textualmente un prrafo de algn documento, para alguna leyenda o para resaltar alguna referencia. Prrafos con negritas Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se trata de resaltar. Referencia de actividades

Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se sealar con las palabras retorna o contina y el nmero de la actividad donde se dirige. Se indica al final de la actividad donde sea requerida. Ejemplo: No aprueba documento, (retorna a la actividad No. 3) Decisiones En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, estas debern anotarse en la descripcin del procedimiento en letras negritas.
IV. DEL DIAGRAMA PROCEDIMIENTO
DE
FLUJO
DEL
Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento de quien lo consulte, los diagramas de flujo representan en forma grfica la secuencia en que se realizan las operaciones y/o recorrido de las personas, formas o los materiales. Muestran las reas administrativas responsables de la atribucin y puestos que intervienen para cada operacin descrita y pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada caso. Se emplean principalmente en el anlisis de los procedimientos; sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una descripcin sinttica de conjunto, que facilita la comprensin de los mismos. 1. Smbolos bsicos para elaborar un diagrama de flujo Los smbolos que a continuacin se sealan son los que convencionalmente se han tomado para representar las operaciones de un procedimiento por lo que debern aplicarse en todas las Dependencia o Entidades.

SMBOLO SIGNIFICADO ACTIVIDAD: describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del smbolo DOCUMENTO: representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se enve, se reciba, se genere o salga del procedimiento. INICIO O TERMINACIN DEL FLUJO: puede ser accin o lugar, se escribe dentro del smbolo la palabra inicio o final. FLUJO O LNEA DE UNIN: conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. DECISIN O ALTERNATIVA: indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisin, es decir, en una situacin en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas.
SI
NO
O
CONECTOR DE OPERACIN: representa la conexin o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. CONECTOR DE PGINA: representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo ARCHIVO: representa un archivo comn y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente. ARCHIVO TEMPORAL: representa la guarda o almacenamiento de documentos de manera temporal. NOTA: describe dentro del smbolo de manera breve alguna aclaracin o instruccin dentro del procedimiento 2. Aspectos a considerar en el diagrama de flujo Para su elaboracin se utilizar el Formato B, que se encuentra en el apartado VIII de este documento, anotando los datos que se requieren en el mismo. En cada columna se anotar el nombre de las reas responsables que intervienen en el procedimiento, en este caso se indicarn en el mismo orden en que aparecen en el procedimiento literal.

Las actividades debern tener el mismo nmero sealado en la descripcin del procedimiento, anotando el nmero en la parte superior derecha del cuadro de la actividad, a excepcin del smbolo de decisiones el cual no se numerar. Cuando se elabora o genera un documento con copia o copias se anota dentro del smbolo documento el nombre del documento, la letra O de original, una diagonal y el nmero de copias que corresponda, ejemplo:
- Elabora oficio Oficio O/3
En la distribucin o destino del documento, las copias se marcarn con el nmero que les corresponda sealando su destino, ya que ningn documento debe quedar suelto.
Ejemplo: Unidad Administrativa Departamento de Recursos Humanos
Direccin de Recursos Humanos Direccin Unidad de Servicios al Personal
- Elabora oficio
- Recibe oficio Metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos Oficio O - Recibe 19

copia de oficio
Oficio 1
Oficio O OO/3 Oficio 1 Finanzas Oficio 2 Oficio 3
Cuando varios documentos pasen al archivo o su destino sea una misma rea, se utilizar una llave para agruparlos indicando su envo.
- Enva documentos
Oficio O
Acta O Solicitud O
Sobre el smbolo de decisin la opcin de la situacin se escribir dentro del smbolo de manera resumida y en forma interrogativa. La respuesta a la pregunta planteada ser generalmente SI o NO y debern escribirse sobre las lneas de flujo, que sealan los diferentes caminos. Ejemplo:
Datos correctos ?
SI
NO
En ocasiones se podrn tener tres respuestas o alternativas a la pregunta planteada, como pueden ser SI, NO y PARCIALMENTE, y deber quedar claro el camino a seguir. Esto no deber prestarse a que se diagramen situaciones ambiguas o imprecisas. Ejemplo:
NO por saldo insuficiente
Procede ?
SI
NO por datos incorrectos
Respecto al smbolo conector de operacin debe usarse para evitar cruce entre lneas del flujo o para llegar a una mejor distribucin de lo smbolos, conviene indicar dentro de ellos letras en orden alfabtico segn se vayan utilizando con el fin de identificarlos fcilmente y no se confundan con los conectores de pgina. Ejemplo:
A 3 (salida) A 3 (entrada)
El conector de pgina se utiliza cuando por razones de espacio, el procedimiento no cabe en una pgina.

Cada conector debe identificarse con otro cuyo nmero sea el mismo (el mismo para el envo que para la recepcin). Ejemplo: Por cuestiones de presentacin los smbolos que se utilicen debern ser de un mismo tamao.
Sales
Entra
El smbolo nota se indica sobre la actividad que se quiere hacer, alguna aclaracin o instruccin. Para la elaboracin de los diagramas de flujo se sugiere utilizar el siguiente software: Visio, Word, Power Point Excel, o cualquier otro programa siempre y cuando se cumpla con los criterios sealados en la presente gua.
V.
FORMATOS UTILIZADOS
Los formatos que debern ser utilizados por las Dependencias o Entidades, son los que estn ya expresamente diseados por cada una de las Dependencias, llenando cada parte con la informacin correspondiente de acuerdo al ejemplo que se anexa a la presente gua. Toda oficina o rea administrativa, requiere de un control interno que le permita registrar la informacin obtenida por la realizacin de sus actividades, utilizando para ello formatos que permitan el manejo y control de la misma.

Un formato no es ms que un objeto (hoja) que tiene impresa informacin esttica con espacios en blanco para asentar informacin variable. Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un procedimiento deben tambin formar parte del Manual de Procedimientos y se debern incluir al final de los procedimientos de cada Unidad Administrativa. Los formatos que por su tamao no sea posible presentarlas en sus medidas originales, es necesario obtener fotocopia en reduccin para agregarlas. En ste caso se deber anotar una leyenda La medida original de esta forma es tamao.., e indicar la dimensin del tamao original o anotar en centmetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de tamao especial. 1. Instructivo para el llenado de los formatos
Las instrucciones para el llenado de un formato es un apartado necesario que debe aparecer en todo Manual de Procedimientos. Para que esas referencias o instrucciones sean eficaces deben contener el siguiente lineamiento: Se deben numerar los campos de llenado del formato con nmeros arbigos pequeos, encerrndolos en crculos, en el mismo orden aplicado para llenar el formato. En una hoja por separado se explicar la informacin necesaria en cada uno de los conceptos a llenarse de acuerdo al orden de la numeracin asignada a los campos del llenado del formato, tal y como se muestra en el ejemplo anexado a la presente gua.
VI. MODIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Toda modificacin. Alta o baja de un procedimiento, deber hacerse del conocimiento a la Subsecretara de Normatividad de la Secretara de Administracin a travs de la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad y cubrir los siguientes puntos: El o los procedimientos remitidos a la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad debern estar revisados por el Titular que corresponda. En caso de que la modificacin sea en una sola hoja y la numeracin de las dems no cambie ni altere el orden del procedimiento, sta se remitir para su integracin en el procedimiento que corresponda, previa revisin y validacin. En caso de que se altere la numeracin de las hojas y el orden del procedimiento, se mandar una impresin de todo el procedimiento previamente revisado, indicando en que consisten los cambios efectuados, para su validacin y autorizacin. Los nuevos procedimientos que sean remitidos para integracin al Manual de Procedimientos, debern cumplir con los criterios establecidos en la presente Gua. En el caso de los procedimientos que causen baja, la o las Unidades Administrativas debern justificar el motivo de su eliminacin dentro del Manual de Procedimientos.
VII. INTEGRACIN DEL PROCEDIMIENTOS
MANUAL
DE
En este apartado se describe el contenido de un Manual de Procedimientos, ya sea especfico para un solo rgano o bien que contenga descripciones de procedimientos que implican la intervencin de dos o ms rganos de la

Dependencia o Entidad o varias de ellas. Se recomienda que en su formulacin se contemplen los apartados siguientes: 1. 2. Cartula Nombre oficial de la Dependencia o Entidad, Lugar y fecha de elaboracin, Nmero de revisin, Responsables de su elaboracin; Cantidad de ejemplares impresos. ndice
Es una relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento, sealando la numeracin progresiva que facilite su localizacin. 3. Introduccin
Es una sntesis del contenido del manual, en la que debern explicarse de forma clara y concisa la finalidad del documento, el objetivo que se pretende cumplir a travs de l, su alcance, cmo utilizar el manual y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. 4. Objetivo del Manual
Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual, indicando el que y para que. Por ejemplo: Recibir, registrar y distribuir la correspondencia a las diversas reas de la Secretara, con la finalidad de dar respuesta a los asuntos que correspondan 5. Marco Regulatorio

En este apartado se hace una relacin de los principales ordenamientos o disposiciones jurdicas de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad, indicndose la fecha de publicacin de cada ordenamiento. 6. Alcance
Este apartado se refiere al mbito del procedimiento y contiene una relacin de las Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa de sus respectivas responsabilidades. 7. Simbologa
Se representarn los principales smbolos que se utilizan en el diagrama de flujo
VIII.
CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
1. Hoja de Aprobacin Como ya ha quedado previamente establecido, se har de acuerdo al punto nmero 2 referente a los lineamientos para la aprobacin de la Admisin de Procedimientos Administrativos. 2. Objetivo del Procedimiento Es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo y que ste se aplique en el Manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la Dependencia conozca las acciones necesarias, para su desarrollo. 3. Marco Regulatorio En este apartado se hace una relacin de los principales ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se derivan las atribuciones de las Unidades Administrativas,

para llevar a cabo el procedimiento debe indicarse la fecha de su publicacin, adems de sealarse los artculos y las fracciones o apartados, si as lo requiere el procedimiento. 4. rea Involucrada
ste apartado se refiere al mbito y contiene una relacin de las Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa de sus respectivas responsabilidades. 5. Polticas de Operacin
Son las decisiones que se toman sobre ciertos asuntos y sus problemas, convirtindose en un plan permanente que proporciona guas generales, para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas. As mismo, facilitar las tareas de las Unidades administrativas que intervienen en el procedimiento, previniendo situaciones alternativas que pueden presentarse al aplicar los procedimientos. 6. Descripcin del Procedimiento
Es el punto central del Manual de Procedimientos, en ste apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en que consisten y sealar la Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecucin, el texto debe ser claro, y de manera narrativa, explicando cada paso en que consisten, cundo, cmo, con qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y por lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada paso, la Unidad Administrativa responsable de su ejecucin.

Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una Unidad Administrativa, debe indicarse el puesto del responsable de la ejecucin de cada operacin. 7. Diagrama del Procedimiento
Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento de quien lo consulta, los diagramas de flujo, representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; as como de los sujetos responsables de su ejecucin.

8.Formatos
Formato A
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD DIRECIN O REA RESPONSABLE
Nombre del procedimiento: Fecha de Emisin: No. del Procedimiento: Tiempo Total del Procedimiento: REA RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO

Formato B
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD DIRECIN O REA RESPONSABLE
Nombre del procedimiento: Fecha de Emisin: No. del Procedimiento: Tiempo Total del Procedimiento:
(REA)
INICIO
1 2 7
(REA)
(REA)
ACTIVIDAD
A
8
NOTA:
DOCUMENTO
T
DECISIN
SI
TERMINA
NO
6 5
GLOSARIO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD En un sentido genrico, actividad es un conjunto de actos, as se habla de actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza una institucin o parte de ella. En un sentido ms restringido, actividad es sinnimo de labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor. ANLISIS DEL PROCESO Descripcin de los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular, que identifica los pasos que le agregan valor y los que no lo hacen. CRONOGRAMA Grfico de programacin y control de actividades, utilizando diferentes unidades de medicin de tiempo. DESCRIPCIN DE LABORES Y ACTIVIDADES Es una relacin de lo que hace una persona o una unidad administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deban ser ejecutados. DESPERDICIO Toda accin que no le agrega valor a un proceso que incluye todo esfuerzo que desperdicia tiempo, materiales, movimientos y slo agrega demoras. DIAGRAMA

Es una carta que representa grficamente un hecho, una situacin, un movimiento, una relacin o un fenmeno cualquiera, generalmente por medio de smbolos convencionales. FLUJOGRAMA Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o su propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado. FORMATO Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable que se usa en los procedimientos de oficina. Una forma puede constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos. FUNCIN Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa. Por ejemplo, son funciones las compras, financiamiento, administracin personal, etc. La operacin, la actividad y la funcin se refieren a lo que se hace y a quin lo hace. El mtodo, el procedimiento y el sistema, se refieren adems a cmo se hace y en qu orden o con qu secuencia se hace. LISTA DE ACTIVIDADES Detalle sobre las labores principales de una Dependencia o Entidad. MTODO

Es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones. MODELO Es un patrn conforme al cual debe ser elaborado un documento. Se distingue de la forma propiamente dicha, en el que el modelo se copia, mientras que la forma requiere que el documento conste precisamente en el mismo papel impreso que constituye la forma. OBJETIVO Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin. OPERACIN En cada una de las acciones, fsicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. RGANO Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, que puede estar integrada por uno o varios puestos. Son rganos las direcciones, las gerencias, los departamentos, oficinas y puestos, etc. Todo puesto es un rgano, pero un rgano puede estar integrado por uno varios puestos. Un rgano es una unidad genrica; un puesto es una unidad especfica. Un rgano puede constar de un solo puesto y una sola plaza, como una pequea seccin de archivo que puede estar integrada por una sola persona. POLTICA

Es una norma de carcter general que gua la actuacin de los integrantes de la institucin, sobre una funcin determinada, para alcanzar los objetivos. Una poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Las polticas sirven para: a) Orientar a los subordinados en las decisiones particulares que deben tomar. b) Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales. c) Favorecer la coordinacin, uniformidad en el funcionamiento y el trabajo en equipo. PROCEDIMIENTO Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones lgicas y su mtodo de ejecucin, que realizada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin, un aspecto de ella o un procedimiento; es una rutina de trabajo. PROCESO Mezcla y transformacin de un conjunto especfico de insumos en uno de resultados ms valiosos. PUESTO Es una unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Un puesto puede estar integrado por una o varias plazas. Son puestos el de Director, Jefe de Departamento, Jefe de Oficina, Jefe de Seccin, etc.
REINGENIERA

Rediseo radical de un proceso en particular para lograr dramticas mejoras, consistentes en eliminar o reducir al mnimo todo el desperdicio relativo al proceso. REGLAS DE EJECUCIN Las reglas de ejecucin en un Manual son el texto que explica una rutina de trabajo. SISTEMA Es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y mtodos) relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Por ejemplo: sistema contable, de archivo, logstico, etc. TRABAJO Acciones que hacen avanzar un proceso y que le agregan valor en forma directa.

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III. POLTICAS PARA LA ELABORACIN LITERAL DEL PROCEDIMIENTO

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IV. DEL DIAGRAMA PROCEDIMIENTO

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CONECTOR DE OPERACIN: representa la conexin o enlace de una parte del

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Ejemplo: Unidad Administrativa Departamento de Recursos Humanos

Direccin de Recursos Humanos Direccin Unidad de Servicios al Personal

- Recibe oficio Metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos Oficio O - Recibe 19

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Oficio O OO/3 Oficio 1 Finanzas Oficio 2 Oficio 3

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NO por datos incorrectos

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VI. MODIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

VII. INTEGRACIN DEL PROCEDIMIENTOS

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Se representarn los principales smbolos que se utilizan en el diagrama de flujo

CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO

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