Sunteți pe pagina 1din 105

Managementul calitii totale

5. Auditul Sistemelor de Management

Florin ROTARU 2009!


1!

Auditul sistemelor de management Cuprins


5.1. Principii i concepte! 5.2. Auditarea i certicarea sistemelor de management! 5.3. Standardul ISO 19011:2002! 5.4. Auditarea conform SR EN ISO 9001:2008! 5.5. Auditul intern! 5.6. Procesul de auditare! 5.7. Planicarea auditului! 5.8. Desfurarea auditului! 5.9. Activitile de urmrire! 5.10. Auditorul!
2!

Obiectivele cursului 5!
Dup studierea cursului 5 vei putea s:!
cunoatei

principiile i metodele de

auditare;!
elaborai elaborai

planicarea auditurilor;! documentaia de auditare. !


3!

5.1. Principii i concepte


5.1.1 Principiile managementului calitii!
I. Organizaia orientat ctre client! II. Leadershipul! III. Implicarea angajailor! IV. Abordarea procesual ! V. Abordarea sistemic a managementului! VI. mbuntirea continu! VII. Abordarea faptic n luarea deciziilor! VIII. Relaiile reciproc avantajoase cu furnizorii!
4!

I. Organizaia orientat ctre client!


Organizaia depinde de clienii si ! i trebuie s neleag, ! s anticipeze i s rspund la! orice cerine ale clienilor cu o! excelen a produselor i serviciilor
5!

II. Leadershipul!
Conductorii stabilesc! unitatea de principii, direcia i ! creeaz mediul n care angajaii devin! pe deplin angajai n realizarea obiectivelor organizaiei.!
6!

III. Implicarea angajailor!


Fiecare angajat ! s e un membru al echipei i ! s participe ! la ndeplinirea obiectivelor organizaiei.!
7!

IV. Abordarea procesual!


Rezultatul dorit ! este realizat prin ! procese inute sub control, ! cu resurse i activiti adecvate.!
8!

V. Abordarea sistemic a managementului!


Identicarea, nelegerea i conducerea unui! sistem de procese nlnuite, # pentru un obiectiv dat contribuie la! eciena i ecacitatea ! Sistemului de Management al organizaiei.!
9!

VI. mbuntirea continu! mbuntirea continu!


s e un !

obiectiv permanent!
al !

organizaiei.!
10!

VII. Abordarea faptic n luarea deciziilor! Deciziile eciente !


sunt bazate pe !

analiza logic i intuitiv !


a!

datelor i informaiilor.!
11!

VIII. Relaiile reciproc avantajoase cu furnizorii!


Relaiile reciproc avantajoase ! dintre ! organizaie i furnizorii si ! mrete capacitatea ambelor organizaii de a crea valoare.!
12!

mbuntirea continu a SMC!


Responsabilitatea managementului

Clieni
Satisfacie

Managementul resurselor

Msurare, analiz i mbuntire

Clieni
Realizarea produsului

Cerine

Date de intrare

Produs

Date de ieire

13!

Exerciiu!
Principiile managementului calitii:!
! !Clasicai mpreun cu echipa cele 8

principii ale managemetului calitii n ordinea importanei acestora.! ! !Confruntai rezultatele cu cele obinute de celelalte echipe i susinei-v punctul de vedere.!
14!

5.1.2. Concepte referitoare la audit (I)!


audit (3.9.1) procesul metodic, independent i documentat care permite obinerea de probe de audit i evaluarea lor obiectiv pentru a determina n ce msur criteriile de audit sunt satisfcute constatrile auditului (3.9.5) rezultatele evalurii probelor de audit n raport cu criteriile auditului

clientul auditului (3.8..6) organism sau persoan care cere un audit

organizaie care este auditat

prob de audit (3.9.4) nregistrri, enunuri ale faptelor sau alte informaii pertinente pentru criteriile de auditat (3.9.8) audit i verificabile

program de audit (3.9.2) ansamblu de unul sau mai multe audituri pentru o durat specific i dirijat spre un scop precis

concluziile auditului (3.9.6) rezultatul unui audit la care echipa de audit ajunge dup ce a luat n considerare obiectivele auditului i toate constatrile auditului
15!

Concepte referitoare la audit (II)!


audit (3.9.1) procesul metodic, independent i documentat care permite obinerea de probe de audit i evaluarea lor obiectiv pentru a determina n ce msur criteriile de audit sunt satisfcute
echipa de audit (3.9.10) unul sau mai muli auditori care realizeaz un audit

criterii de audit (3.9.3) ansamblul de politici, proceduri sau cerine folosite ca referin expert tehnic (3.9.11) persoan avnd cunotine specifice sau experien specific sau cunotine specifice

auditor (3.9.9) persoan avnd competen pentru realizarea unui audit


16!

Audit (3.9.1)!
Proces sistematic, independent i documentat in scopul obinerii de dovezi de audit i evalurii lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit!
17!

Program de audit (3.9.2)!


Ansamblu de unul sau mai multe ! audituri planicate! pe un anumit interval de timp i ! orientate spre un scop anume!
18!

Criterii de audit (3.9.3)! Ansamblu de ! politici, proceduri sau cerine ! utilizate ca referin!

19!

Dovezi de audit(3.9.4)!
nregistrri, ! declaraii sau fapte ! sau alte informaii care ! sunt importante n raport cu ! criteriile de audit i vericabile.!
Not: dovezile pot calitative sau cantitative.!
20!

Constatri ale auditului (3.9.5)!


Rezultatele evalurii, ! n raport cu criteriile de audit,! a dovezilor de audit colectate.!

21!

Concluziile auditului (3.9.6)!


Rezultatele unui audit ! furnizate de echipa de audit ! dup considerarea n raport cu ! obiectivele de audit! a tuturor constatrilor de audit!
22!

Clientul auditului (3.9.7)!

Organizaie sau persoan ! care solicit un audit.!

23!

Auditat (3.9.8)!

Organizaie care este auditat!

24!

Auditor (3.9.9)!
Persoan ! care are competena ! pentru a conduce un audit!

25!

Echipa de audit (3.9.10)!


Unul sau mai muli auditori care conduc un audit!
Nota 1 Un auditor din echipa de audit este n general desemnat auditor ef! Nota 2 Echipa de audit poate include auditori n curs de formare i experi tehnici! Nota 3 Observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu pot aciona ca parte din aceasta.!
26!

Expert tehnic (3.9.11)!


Persoan care furnizeaz ! cunotine sau expertize n legtur cu! domeniul obiectului care este auditat!
Nota1 Cunotinele specice sau expertizele includ cunotine ale sau expertize din cadrul organizaiei, procese, sau alte activiti care se auditeaz precum i ndrumri de limb sau cultur! Nota 2 Un expert tehnic nu acioneaz ca auditor n echipa de audit!

27!

Competena (2.9.12)!
Abilitate demonstrat ! de a aplica ! cunotine i ndemnri.!

28!

Exerciiu!
Programul de audit:!
! !Identicai care ar putea

scopurile unui program de audit n organizaia dumneavoastr.!

29!

5.2. Auditarea i certicarea sistemelor de management!


5.2.1. Tipuri de audit:!

de Prim Parte!
Auditul propriului sistem de management!

de Secund Parte!
Auditul efectuat de un client unui furnizor!

de Ter Parte!
Auditul efectuat de ctre o organizaie independent.!
30!

5.2.2. Obiectivele auditului


mbuntirea sistemului de management Determinarea conformitii sistemului de management cu condiiile specificate

Determinarea eficacitii cu care sistemul de management satisface obiectivele

Satisfacerea condiiilor de reglementare nregistrarea sistemului de management


31!

5.2.3. Considerente pentru iniierea auditului


Evaluarea iniial a unui furnizor Verificarea dac sistemul calitii satisface condiiile specificate i dac este implementat

Idem pentru un furnizor ntr-o relaie contractual Evaluarea sistemului calitii n raport cu un standard

32!

5. 2.4. Certicarea sistemelor de management!

RENAR organism naional de acreditare

AEROQ

SRAC

SIMTEX

TUV

MOODY

Organisme de certificare
33!

Scopul i avantajele certicrii!


5.2.5.Scopul certicrii:! Asigurarea c organizaia a implementat i menine un sistem de management n conformitate cu standardul de referin.! 5.2.6. Avantajele certicrii:! evaluare independent calicat! identicarea unor posibiliti de mbuntire! susinerea ncrederii clienilor ! ndeplinirea condiiilor de participare la anumite licitaii! mbuntirea imaginii! ...!

34!

5.2.7. Durata recomandat a auditului de certicare a SMC!


Numr de angajai 1- 4 5-9 10 - 19 20 - 29 30 - 59 60 - 100 101 - 250 251 - 500 501 - 1000 Zile de pregtire i analiz documente 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1,5 2 2,5 Zile de audit la sediu 1,5 2 2,5 3,5 5 6 6,5 8 9,5
35!

Exerciiu!
Alegerea colaboratorilor:!
!

!Elaborai

listele criteriilor dup care ai alege!

consultantul (inclusiv din surse interne) pentru sprijinul n proiectarea i implementarea unui sistem de management,!

organismul de certicare a sistemului de management al calitii.! ! !Confruntai rezultatele cu colegii.!


36!

5.3. Standardul ISO 19011:2002 Linii directoare referitoare la auditul sistemelor de management al calitii i/sau mediului! 5.3.1. Cuprins! 0. Introducere ! 1. Scop i domeniu de aplicare! 2. Refereniale normative! 3. Termeni i deniii: ! - se pstreaz deniiile specice seriilor ISO 9000 i 14000! - excepiile trebuie documentate i justicate! 4. Principii ale activitii de audit!
37!

5.3. Standardul ISO 19011:2002!


5.3.1. Cuprins (continuare)!

4. Principii ale activitii de audit! Caracteristicile personale al auditorilor:# Comportament etic: ncredere, integritate, condenialitate, discreie! Prezentare imparial: raportare del i precis (inclusiv a dicultilor i opiniilor divergente ntre auditor i auditat)! Caliti profesionale: acuratee i discernmnt! Independen: fa de zona auditat, absena conictului de interese! Procesul de audit:# Bazat pe dovezi obiective i vericabile!
38!

3. Standardul ISO 19011:2002!


3.1. Cuprins (continuare)! 5. Managementul unui program de audit! 5.1. Generaliti: procesul Plan-do-check-act i auditurile combinate! 5.2. Obiectivele (De ce? Ce?) i extinderea unui program de audit (domeniul i criteriile)! 5.3. Responsabilitatea, resursele i procedurile unui program de audit! 5.4. Implementarea programelor de audit! 5.5. nregistrrile programelor de audit! 5.6. Monitorizarea i evaluarea programului de audit!
39!

5.3. Standardul ISO 19011:2002!


5.3.1. Cuprins (continuare)!

6. Activitile auditului!
6.1. Generaliti! 6.2. Iniierea auditului (eful echipei de audit, echipa de audit, denirea domeniului i obiectivelor, fezabilitatea, contactarea auditatului)! 6.3. Conducerea evalurii documentaiei! 6.4. Pregtirea activitilor de audit pe teren (planul de audit, repartizarea activitilor, documentele de lucru)! 6.5. Conducerea activitilor de audit pe teren (edina de deschidere, comunicarea, colectarea i vericarea informaiilor, analiza i concluziile, edina de nchidere) concluziile pot include recomandri! 6.6. Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit! 6.7. Activitile de urmrire a auditului!

40!

3. Standardul ISO 19011:2002!


3.1. Cuprins (continuare)!

7. Competena i evaluarea auditorului!


7.1. Generaliti (competene generale i specice pentru calitate i mediu)! 7.2. Caracteristici personale! 7.3. Cunotine i abiliti (generale, de leader, calitate, mediu)! 7.4. Gradul de instruire, experiena n munc, formarea i instruirea ca auditor i experiena de audit! 7.4. Meninerea i ameliorarea competenei! 7.5. Evaluarea auditorilor!

41!

Exerciiu!
Standardul ISO 19011:2002:!
! !Analizai n echipe aplicarea ciclului lui

Deming (Plan-Do-Check-Act) la procesul de auditare folosind schema care urmeaz.! ! !Desemnai un reprezentant care s prezinte rezultatele.!
42!

5.3. Standardul ISO 19011:2002!


Autoritatea pentru programul de audit (5.1.) Definirea programului de audit (5.2-3) - obiective i extindere - responsabilitate - resurse - procedur Implementarea programului de audit (5.4-5) - programarea auditului - evaluarea auditorilor - grupul de audit - orientarea activitilor - nregistrrile auditului Monitorizarea i evaluarea programului de audit (5.6) - monitorizare i evaluare - identificare oportuniti de mbuntire Competena i evaluarea auditorilor (7) Activitile auditului (6) Planificare

Acionare

Ameliorarea programelor de audit (5.6)

Execuie

Verificare

43!

5.4. Auditarea conform SR EN ISO 9001:2001!


5.4.1. Sistemul de management al calitii! 5.4.2. Responsabilitatea managementului! 5.4.3. Managementul resurselor! 5.4.4. Realizarea produsului! 5.4.5. Msurare, analiz i optimizare!
44!

Exerciiu!
Standardul SR EN ISO 9001:2008:!
!

standardul SR EN ISO 9001:2001 prezentai pe scurt cerinele eseniale cuprinse n unul dintre capitolele 4, 5, 6, 7 i 8.!

!Utiliznd

!Timp de pregtire: 15 minute! !Timp de expunere: 3 minute pentru ecare capitol.!

45!

5.5. Auditul intern!


Misiunile auditului intern!
Referin Reprezentare Recomandare

Domeniul auditat

46!

Procesul auditului intern!


Misiuni Activiti Niveluri organizaionale

Referin

Concepere

Decizional

Reprezentare

Analiz

Aplicare

Funcional

Recomandare

Asimilare

Operaional
47!

Tipuri de audit intern!


De De De

evaluare! explicare! explorare!


48!

Auditul intern de evaluare!


Referenial

Determinarea diferenelor

Recomandri

Realitate

Resurse

Activiti de audit

Rezultate

49!

Auditul intern de explorare!


Definirea realitii de observat Diagnostic

Cercetare

Constituirea referenialelor

Resurse

Activiti de audit

Rezultate

50!

Auditul intern de explicare!


Probleme Cutarea relaiilor Cauze; Consecine Soluii

Realitate

Confruntarea cu referenialele

Resurse

Activiti de audit

Rezultate

51!

Metodologia auditului intern!


Misiune Concepere Evaluare Explorare Explicare

- Lectura referenialului

- Construirea referenialelor -Observarea aspectelor realitii

Aplicare

-Reprezentarea domeniului auditat

-Construirea referenialului Cauze-Consecine -Cutarea cauzelor problemelor

Asimilare

Diferene

Diagnostic

Soluii

Analiz

Coeren

Cunotine

Aciune
52!

Exerciiu!
Auditul intern:!
! !Descriei o situaie din organizaia

dumneavoastr care ar putea optimizat printr-un audit de explorare sau explicare. ! Justicai alegerea fcut.!
53!

5.6. Auditarea ca proces!


Scopul! Mrimile de intrare! Mrimile de ieire! Responsabilitate! Variabilele critice! Evaluarea ecacitii!
54!

5.6.1 .Procesul de auditare !


Scopul: obinerea de dovezi i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a stabili n ce msur criteriile de audit sunt ndeplinite Intrri Scop Principii Politic Obiective Criterii Resurse Proceduri Responsabilul de proces: conducerea organizaiei Parametri critici: resurse, competena auditorilor, politica, obiectivele Evaluare: eficacitatea sistemului de management, contribuia la ameliorare
55!

Ieiri
Programul de audit (5) Efectuarea auditului (5) Resurse competente (6)

Rapoarte Oportuniti de optimizare nregistrri

5.6.2. Managementul programelor de audit !


Scopul: determinarea tipului, numrului i resurselor pentru implementarea unor audituri obiective Intrri Obiective Resurse Proceduri Autoritate
Optimizare Monitorizare i evaluare Definirea programului Implementarea programului

Ieiri Program Resurse necesare nregistrri Oportuniti

Responsabilul de proces: responsabilul programului de audit Parametri critici: resurse Evaluare: respectarea programului, feed-back-ul, timpul le ndeplinire a activitilor recomandate
56!

5.6.3. Implementarea auditului !


Scopul: obinerea de dovezi i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a stabili n ce msur criteriile unui anumit audit sunt ndeplinite

Intrri Scop Resurse Proceduri

Urmrire Elaborare raport Auditare Pregtire

Ieiri Rapoarte Oportuniti de optimizare nregistrri

Responsabilul de proces: auditorul ef Parametri critici: resurse, competena auditorilor, claritatea obiectivelor Evaluare: contribuia la ameliorare
57!

5.6.4. Selecia auditorilor !


Scopul: definirea criteriilor de selectare a auditorilor competeni Intrri Competene necesare Indicatori Metode de evaluare Competene actuale
Evaluare iniial periodic Instruire iniial periodic

Ieiri
Selecie auditotori

Auditori competeni Necesiti de instruire

Responsabilul de proces: responsabilul pentru audit Parametri critici: resurse Evaluare: eficacitatea auditurilor, rezultatele evalurilor auditorilor, rapoartele de audit, confruntarea cu auditul urmtor
58!

5.6.5 Etapele auditului!


I. Planicare!

Pregtire i planicare iniial! Vizit preliminar! Planul detaliat! edina de deschidere! Auditare! Pregtire raportare! edina de nchidere! Elaborare i predare raport! Plan de supraveghere! Meninere nregistrri!
59!

II: Desfurare!

III: Urmrire!

Exerciiu!
Procesul de audit intern:!
! !Elaborai mpreun cu echipa

descrierea procesului de audit intern.!

60!

5.7. Planicarea auditului !


5.7.1. Planicarea iniial!
Stabilirea

responsabilului de audit! scopului auditului!

Determinarea Identicarea

criteriilor de audit!

Documentare! Planicarea

vizitei preliminare!
61!

7.2. Vizita preliminar la auditat!

culegerea de informaii!

procese, structur i organizare! documente ale sistemului de management! amplasare i condiii de securitate!

convenirea cu auditatul asupra condiiilor de auditare:!


dat! durat! coninut! acces! asigurarea logisticii!


62!

rspuns la ntrebrile de claricare ale auditatului!

5.7. Planicarea auditului 5.7.3. Planul de audit (1)!


Obiectivele i domeniul auditului Persoanele cu responsabiliti Identificarea documentelor de referin Identificarea membrilor echipei de audit Limba utilizat n timpul auditului
63!

5.7.3. Planul de audit(2)


Data i locul auditului Identificarea compartimentelor auditate Data i durata fiecrei activiti Programul i durata edinelor Condiii de confidenialitate Data estimat a raportului de audit
64!

Exerciiu!
Planul de audit:!
! !Elaborai mpreun cu echipa un

plan de audit intern n organizaia dumneavoastr.!

65!

7.4. Documente de lucru la audit

Liste de verificare pentru evaluarea elementelor sistemului calitii

Formulare pentru raportarea observaiior auditului

Formulare pentru documentarea dovezilor

66!

Exerciiu!
Lista de vericare pentru audit:!
!

standardul SR EN ISO 9001:2008 ntocmii liste de vericare pentru un paragraf la alegere din ecare dintre capitolele 4, 5, 6, 7 i 8.!

!Utiliznd

!Timp de pregtire: 15 minute! !Timp de expunere: 2 minute pentru ecare capitol.!

67!

5.8. Desfurarea auditului!


5.8.1. Sedina de deschidere

Prezentarea membrilor echipei de audit! Analizarea domeniului i obiectivelor auditului! Rezumat al metodelor i procedurilor! Informarea c se va folosi eantionarea! Stabilirea cilor ociale de comunicare! Conrmarea disponibilitilor resurselor! Conrmarea datei i orei edinelor intermediare i de nchidere! Claricarea detaliilor din planul de audit.!
68!

Exerciiu!
edina de deschidere:! Echipa A - auditori- pregtete i susine sub coordonarea unui auditor ef ales edina de deschidere a unui audit intern de evaluare a SMC! Echipa B - auditai - pregtete o list de ntrebri de claricare pentru edina de deschidere i particip n calitate de reprezentani ai auditatului! Echipa C - observatori - pregtete cte o list de criterii pentru auditori i auditai. n timpul edinei completeaz listele i noteaz cte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante i cte 1 aspect de mbuntit pentru auditori i auditai! Timp de pregtire: 10 minute! Durata edinei: 15 minute!
69!

5.8.2. Colectarea de dovezi


8.2.1. Aspecte generale

Metode

Interviuri Examinare documentaie Observare activiti

Indiciile semnificative se noteaz i investigheaz Se recomand verificarea informaiilor prin alte surse.
70!

5.8.2.2.Tehnici de audit
5.8.2.2.1. Interviul! Introducere, prezentarea auditorului, auditatului i situaiei! ntrebri deschise (care nu cer un anume rspuns precis)! ntrebri directe:!

Cine?! Ce?! Unde?! Cnd?! De ce?! Cum?!

Solicitarea de dovezi (documente, nregistrri, demonstraii)! ntrebri explicative pentru anumite claricri i interfee! ncheiere.!
71!

8.2.2.1. Interviul (continuare)!


Recomandri pentru interviu:! Atitudine deschis, calm, amabil! Meninerea contactului vizual! Acordarea de feed-back (reectare, reformulare) pentru conrmarea rspunsurilor! Evitarea ntrebrilor multiple (care solicit mai multe rspunsuri)! Notarea informaiilor relevante! Tratarea cu fermitate a situaiilor de noncolaborare:!

ntreruperi ! Evitarea rspunsurilor! Divagaii excesive.!

72!

Exerciiu!
Interviul pentru audit:! Echipa C - auditori- pregtete lista de control pentru auditarea compartimentului de managementul calitii i ecare membru intervieveaz cte un membru al echipei auditailor! Echipa A - auditai - pregtete o list cu documentele SMC cerute de SR EN ISO 9001:2008! Echipa B - observatori - pregtete cte o list de criterii pentru auditori i auditai. n timpul edinei completeaz listele i noteaz cte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante i cte 1 aspect de mbuntit pentru auditori i auditai! Timp de pregtire: 30 minute! Durata interviului: 15 minute!
73!

5.8.2.2.2. Examinarea documentaiei!


Criterii:!

Coerena documentelor SMC cu politica, obiectivele i referenialul! Autorizarea documentelor! Disponibilitatea documentelor valabile! Retragerea documentelor perimate! Existena i calitatea nregistrrilor! Modul de pstrare a documentelor i nregistrrilor.!

74!

Exerciiu!
Examinarea documentaiei:! Analizai conform criteriilor de mai sus documentaia unui SMC care v va pus la dispoziie.!

75!

5.8.2.2.3. Observarea activitilor!

Se observ i consemneaz att ! aspectele pozitive ! ct i cele negative!


76!

5.8.2.2.4. List sumar de verificare


Existena documentaiei! Structura documentaiei! Controlul documentelor! nelegerea documentelor! Structura i responsabilitile! Aplicarea proceselor! Existena i coninutul nregistrrilor! Descoperirea potenialului de mbuntire.!
77!

5.8.3. Pregtirea raportrii


8.3.1. Observaiile auditului :

S fie documentate Observaiile se analizeaz n echip pentru stabilirea raportrilor

Neconformitile s fie clar i concis documentate Neconformitile s fie identificate fa de standard sau documente conexe

Observaiile s fie analizate cu reprezentantul conducerii Neconformitile s fie comunicate conducerii.


78!

5.8.3.2. Constatarea neconformitilor


Raportarea neconformitii!

Descrierea faptic, precis, clar a problemei! Evidenierea cerinei nendeplinite din standardul de referin! Indicarea locului unde a aprut problema! Funcia sau persoana responsabil pentru:!

conrmare prin semntur c a neles i acceptat neconformitatea! propunere de aciuni corective!


79!

5.8.3.3. Clasicarea neconformitilor!

Majore - situaie n care SMC nu este funcional:!


lipsa unei documentaii cerute expres de standard! lipsa constant a aplicrii unor documentaii sau cerine a standardului! o serie de abateri mici abateri de la cerinele standardului, de la disciplin care au consecine importante asupra calitii produselor sau serviciilor!

Minore - abateri mici de la cerinele standardului sau lipsuri n disciplin pe fondul unui sistem de management funcional!
80!

Exerciiu!
Raport de neconformitate:! Elaborai n echipe formularul Fia de neconformitate.! Confruntai rezultatele i ntocmii varianta mbuntit.! Completai formularele cu neconformitile descoperite la exerciiul Examinarea documentaiei.!

81!

5.8.4. edina de nchidere!


Apreciere asupra colaborrii cu auditatul! Legtura cauzal ntre dovezi i concluzii! Prezentarea elementelor principale ale raportului de audit!

neconformitile la modul general! concluzia! recomandrile!

Prezentarea neconformitilor n detaliu de ctre auditori! Convenire asupra activitilor corective i de urmrire! Convenire aspra difuzrii raportului nal scris! Angajament de condenialitate.!
82!

5.8.4. edina de nchidere!


Recomandrile auditului:!

Sistem de management ACCEPTABIL# Sistem de management ACCEPTABIL CONDIIONAT! Sistem de management INACCEPTABIL#

83!

Exerciiu!
edina de nchidere:! Echipa B - auditori- pregtete i susine sub coordonarea unui auditor ef ales edina de nchidere a unui audit intern de evaluare a SMC! Echipa C - auditai - pregtete o list de ntrebri de claricare pentru edina de nchidere i particip n calitate de reprezentani ai auditatului! Echipa A - observatori - pregtete cte o list de criterii pentru auditori i auditai. n timpul edinei completeaz listele i noteaz cte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante i cte 1 aspect de mbuntit pentru auditori i auditai! Timp de pregtire: 10 minute! Durata edinei: 15 minute!
84!

5.8.5. Raportul de audit


Domeniul i obiectivele auditului! Planul de audit, auditorii, reprezentanii auditatului, perioada auditului, organizaia! Documentele de referin! Principalele aspecte pozitive i principalele aspecte critice! Observaii asupra neconformitilor (numr, calicare)! Aprecierea asupra conformitii cu standardul de referin! Capacitatea sistemului de a realiza obiectivele! Recomandrile fcute ca urmare a constatrilor auditului! Lista de difuzare a raportului de audit.!
85!

Exerciiu!
Raportul de audit:! ntocmii n echipe un raport de audit avnd la baz rezultatele exerciiilor Evaluarea documentaiei, Interviul pentru audit i Raport de neconformitate.!
86!

5.9. Activitile de urmrire!


Elaborare Plan

i predare raport!

de supraveghere! nregistrri
87!

Meninere

5.9. Activitile de urmrire!

Auditatul este responsabil pentru stabilirea si inierea aciunilor corective necesare pentru a corecta o neconformitate sau cauza unei neconformiti

Auditorul este responsabil numai pentru identificarea neconformitii

Se recomand ca aciunile corective s fie ncheiate ntr-o perioad de timp convenit.


88!

5.10. Auditorul
5.10.1. Responsabilitatile auditorului (1)

Conformarea cu condiiile aplicabile auditului Comunicarea i clarificarea condiiilor auditului Planificarea i realizarea responsabilitilor atribuite Consemnarea observaiilor Raportarea rezultatelor auditului.
89!

5.10.1. Responsabilitatile auditorului (2)


Verificarea eficienei aciunilor corective (eventual) Pstrarea documentelor auditului

Prezentarea documentelor Asigurarea confidenialitii lor Tratarea cu discreie a informaiilor

Cooperarea cu auditorul ef.


90!

5.10.3. Responsabilitatile auditorului sef


Selectarea membrilor echipei de audit Luarea deciziilor finale privitoare la audit Elaborarea planului de audit Reprezentarea fa de conducerea auditatului Prezentarea raportului de audit.
91!

5.10.4. Activitile auditorului ef


Definirea condiiilor auditului Conformarea condiiilor auditului Planificare, elaborare documente de lucru i instruirea auditorilor

Determinarea adecvrii documentaiei Raportarea ctre auditat a neconformitilor critice Raportarea obstacolelor n calea auditului Raportarea rezultatelor auditului.
92!

5.10.5. Recomandari pentru auditori


Raportarea rezultatelor auditului Rmnerea n limitele domeniului de aplicare a auditului Obiectivitate Colectarea i analizarea dovezilor pentru elaborarea concluziilor Atenie la indicii S poat rspunde la ntrebri ca:

Documentele SC sunt cunoscute, nelese i utilizate? Documentele SC sunt adecvate realizrii obiectivelor?
93!

S acioneze etic.

5.10.6. Recomandari pentru conducerea auditatului


S informeze personalul asupra auditului S numeasc nsoitorii auditorilor S pun la dispoziie resurse pentru audit S asigure accesul la materiale doveditoare S coopereze cu auditorii S iniieze aciuni corective.
94!

5.10.7. Auditorul (dup ISO 19011:2002)


7. Competena i evaluarea auditorului!
7.1. Generaliti (competene generale i specice pentru calitate i mediu)! 7.2. Caracteristici personale! 7.3. Cunotine i abiliti (generale, de leader, calitate, mediu)! 7.4. Gradul de instruire, experiena n munc, formarea i instruirea ca auditor i experiena de audit! 7.4. Meninerea i ameliorarea competenei! 7.5. Evaluarea auditorilor.!
95!

ISO 19011 - Competena auditorului!


Calitate Cunotine i abiliti specifice (7.3.3.) Cunotine i abiliti generale (7.3.1-2.) Mediu Cunotine i abiliti specifice (7.3.4.)

Nivel de instruire

Experien n munc (7.4.)

Formare i instruire ca auditor

Experien de audit

Caracteristici personale (7.2.)

96!

Caracteristici personale!

Etic! Deschidere intelectual ! Diplomaie! Spirit de observaie! Receptivitate! Flexibilitate! Tenacitate! Capacitate de decizie! ncredere de sine.!
97!

Cunotine i abiliti!
7.3.1. Cunotine generale pentru auditori!
- principiile auditului! - sisteme de management i documente de referin! - organizarea auditului: structur, proces! - legislaia aplicabil i alte cerine !

7.3.2. Cerine specice pentru auditorul ef!


- planicarea i utilizarea resurselor! - comunicare cu clientul/auditatul! - conducerea echipei de audit n redactarea concluziilor! - prentmpiarea i rezolvarea conictelor

98!

Cunotine i abiliti (urmare)!


7.3.3. Cunotine specice pentru auditorii sistemelor de management al calitii:!
- principiile managementului calitii! - metode i tehnici ale managementului calitii! - cerinele standardelor de referin! - domeniul auditat!

7.3.4. Cunotine specice pentru auditorii sistemelor de management al mediului:!


- metode i tehnici ale managementului mediului! - informaii tiinice i tehnice despre mediu! - aspecte tehnice i de mediu ale activitilor auditate.!
99!

Educaie, experien !

Cerine pentru auditor!


- educaia necesar pentru cunotine i abiliti! - experien pentru exercitarea raionamentelor, rezolvarea problemelor, comunicare! - experien n calitate/managementul mediului! - instruire i experien n audit!

Cerine pentru auditorul ef!


- cele indicate la 7.3.2.! - experien de conducere a echipei de audit!

Cerine pentru auditorul de calitate i mediu!


- instruire suplimentar i experien! - efectuarea de audituri sub supravegherea unui auditor competent n disciplina a doua.!
100!

Educaie, experien!
Cerine minime (selecie):!
studii

medii! 5 ani de experien! 20 de zile de audit ! instruire specic: 40 de ore! Pentru auditori e: nc 15 zile de audit n ultimii 2 ani!
101!

Meninerea i mbuntirea competenelor!

Instruire continu n:!

managementul schimbrii organizaionale,! practicile de audit,! standardele aplicabile,! alte cerine.!

Participarea la audituri pentru meninerea abilitilor.!


102!

7.6 Evaluarea auditorului!


7.6.2 Procesul de evaluare iniial!
Stabilirea

criteriilor de evaluare! metodei adecvate de evaluare! evalurii!

Selectarea

Conducerea

103!

ISO 19011#

Documentaie mai clar! Relevan mai bun pentru auditurile interne i externe!

Conceptul i tehnicile programului de audit! Posibilitatea auditurilor integrate! Armonizarea SMC i SMM!
104!

Exerciiu!
Aprecierea perticipanilor:! Echipa A - Echipa B - Echipa C ! Pregtesc o prezentare de 15-20 de minute n echip cu un subiect la alegere din tematica modului Auditul sistemelor de management, innd cont de criteriile din grila de aprecierere.! Susin prezentarea de apreciere.! Noteaz individual conform grilei de apreciere performanele celorlalte echipe. ! Timp de pregtire: 120 minute! Durata ecrei prezentri: 15- 20 minute! Feed-back: 5 minute pentru ecare prezentare.!

105!