Administrao Organizacional

Funes administrativas: caractersticas

Planejamento:

uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. o lado racional da ao. um processo de deliberao abstrato e explcito que escolhe e organiza aes, antecipando os resultados esperados. Esta deliberao busca alcanar, da melhor forma possvel, alguns objetivos pr-definidos.

Tipos de Planejamento:
Planejamento Estratgico
Planejamento Ttico

Planejamento Operacional

Planejamento Estratgico

o processo administrativo que proporciona sustentao metodolgica para se estabelecer a melhor direo a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interao com o ambiente e atuando de forma inovadora e diferenciada.
OLIVEIRA, 2005

Planejamento Estratgico
Compromisso da gerncia em olhar para as possibilidades futuras e escolher prioridades.

Questes crticas: Que tipo de organizao queremos ser daqui a 5 ou 10 anos ? Quais so nossos grandes objetivos ? Em que atividade vamos atuar ?

Planejamento Estratgico Propsito

Desenvolvimento de processos, tcnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situao vivel de avaliar as implicaes futuras de decises presentes em funo dos objetivos organizacionais que facilitaro a tomada de deciso no futuro, de modo mais rpido, coerente, eficiente e eficaz.

Planejamento Estratgico Abordagem Convencional

Segregao entre planejamento e execuo. Dicotomia lgica planejamento-implementao: primeiro se planeja depois se executa. Endgeno: as avaliaes sobre o contexto e seus atores refletem exclusivamente a viso interna. Baseado em planos. As pessoas devem seguir os planos. Focado nos clientes ou nos instituidores. O desempenho visto como o realizado sobre o previsto. Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises..

Planejamento Estratgico Nova Abordagem

Integrao e participao entre planejamento e implementao. Gesto estratgica: monitoramento, formulao, ao e avaliao estratgica so momentos lgicos e no cronolgicos. Exgeno: os processos de planejamento estratgico so voltados para o contexto. Baseado em pensamento estratgico. Viso dos stakeholders O desempenho visto como resultado de eficincia, eficcia e efetividade dos processos organizacionais. Contnuo: parte de um processo de gesto estratgica.

Processo do Planejamento Estratgico

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 01 - Condicionantes
Variveis que determinam a alma do Planejamento Estratgico

Valores Ideais Concepes

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 02 Comportamentos

Comportamento no causa efeito Qual o comportamento relevante

Comportamento dos: Acionistas Executivos Colaboradores

Processo do Planejamento Estratgico: PPE - Viso

uma imagem futura que inspira e motiva, Determina a orientao e tipos de aes presentes e futuras

A viso um futuro excitante e desafiador, compartilhada com todos os membros da organizao, um pr-requisito para as empresas que almejam sucesso

Ser a menor-melhor empresa de consultoria e desenvolvimento em suas duas reas de atuao: strategic management e organizatinal behavior
Caravantes e Caravantes

Ser referncia em educao, integrao e transformao social

Universidade Sudoeste da Bahia

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 04 Misso

a razo de ser, o mandato fundamental de uma organizao.

uma resposta para s perguntas: Quem somos? Para que existimos? Qual nossa razo de ser?

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 04 - Misso

A misso diz respeito ao propsito final perseguido pela organizao e como ela se coloca diante dos usurios, um instrumento valioso para conduzir a organizao a um processo de pensar estrategicamente, abstraindo-se um pouco das presses de curto prazo
Motta

Apoiar nossos clientes a lograrem seus objetivos institucionais, empresariais e pessoais, auxiliando-os a construrem suas prprias solues por meio de novas abordagens gerenciais e comportamentais
Caravantes e Caravantes

Realizar com efetividade o ensino, a pesquisa e a extenso, produzindo, sistematizando e socializando conhecimentos para a formao de profissionais-cidados, visando promoo do desenvolvimento humano
Universidade Sudoeste da Bahia

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 05 -Polticas

So declaraes gerais emanadas da alta direo, destinadas e a orientar o pensamento na tomada de decises futuras; Conjunto de regras para se escolher entre alternativas de ao;

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 05 - Polticas

A organizao deve criar polticas para todos os atores envolvidos no processo e reas da organizao, desta forma haver politicas para:

Acionistas Fornecedores Clientes Funcionrios

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 05 - Polticas

Por exemplo: Poltica de RH: S sero admitidas pessoas com nvel superior Poltica de Compras: Realizar pedidos com empresas que tenham programas de responsabilidade social

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 06 - Feedback

Consiste na capacidade de o sistema operacional poder reajustar sua conduta futura em funo de seu desempenho efetivo

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 07 e 08 Deciso e Comunicao

O estabelecimento da viso, misso e poltica exige uma certa dose de centralizao por parte de seus gestores e uma comunicao eficaz aos demais escales

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 09 Informaes / Presente

Elaborao de uma banco de dados sobre as informaes do presente, dados reais dos seguintes aspectos
Aspectos Internos: Negcios/atividades Recursos Humanos Recursos Financeiros Recursos Materiais Tecnologia Estrutura Clima Organizacional

Aspectos Externos: Mercado Concorrncia Legislao

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 10 Pressuposto / Futuro

Elaborao das situaes provveis, em virtude das tendncias de um futuro distante dos seguintes aspectos
Aspectos Internos: Negcios/atividades Recursos Humanos Recursos Financeiros Recursos Materiais Tecnologia Estrutura Clima Organizacional

Aspectos Externos: Mercado Concorrncia Legislao

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 11 Matriz SWOT

uma ferramenta utilizada para fazer anlise do ambiente, sendo usada como base para gesto e planejamento estratgico, mas podendo, devido a sua simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de anlise de cenrio, desde a criao de um blog gesto de uma multinacional.
Anlise Externa: Oportunidades Ameaas
Anlise Interna: Foras Fraquesas

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 11 Matriz SWOT

O termo SWOT uma sigla oriunda do idioma ingls , e um acrnimo de:

Foras Fraquezas Oportunidades Ameaas Strengths Weaknesses Opportunities Threats

Processo do Planejamento Estratgico:

PPE 11 Matriz SWOT

Concentre-se nos pontos fortes, reconhea as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaas
SUN TZU, 500 a.C.

Processo do Planejamento Estratgico: PPE 11 Matriz SWOT

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Interno

O ambiente interno pode ser controlado pelos dirigentes da empresa, uma vez que ele resultado das estratgias de atuao definidas pelos prprios membros da organizao. Desta forma, durante a anlise, quando for percebido: Ponto forte ele deve ser ressaltado ao mximo Ponto fraco ele deve ser controlado ou minimizado

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Interno

Foras descreve quais as competncias mais fortes da sua empresa, aquelas que esto sobre sua influncia. Uma forma de encontr-las utilizando as seguintes perguntas: O que sua empresa tem de melhor est sob seu comando? Quais so os recursos que voc tem? O que possui melhor que seus concorrentes? O que faz os clientes voltarem sua empresa? O que voc, sua empresa e equipe fazem bem? Que recursos especiais voc possui e pode aproveitar? Quais os seus diferenciais? O que a concorrncia, a equipe, os clientes e os fornecedores acham que voc faz bem?

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Interno

Fraquezas so as competncias que esto sobre sua influncia mas que, de alguma forma, atrapalham e/ou no geram vantagem competitiva. Voc pode encontr-las fazendo as seguintes perguntas: Meus funcionrios so capacitados para suas funes? Onde eu deveria melhorar minha empresa? Por que meus clientes escolhem os concorrentes? Quais so as deficincias dos meus colaboradores? Por que os clientes no voltam depois de uma compra? No que voc precisa ficar atento? O que precisa melhorar? Onde deve se blindar? Onde possui menos recursos que os demais? Quais so suas fraquezas identificadas pelos outros?

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Externo

O ambiente externo est totalmente fora do controle da organizao. Corresponde s perspectivas de evoluo de mercado. Mas, apesar de no poder control-lo, a empresa deve conhec-lo e monitor-lo com freqncia. Oportunidades aproveitar Ameaas evitar e enfrent-las, minimizando seus efeitos.

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Externo

Oportunidades so as foras externas que influenciam positivamente a organizao, mas que no se controle sobre elas. As oportunidades muitas vezes podem vir atravs de algum aspecto econmico: advento da classe mdia, aumento do nmero de filhos, melhoria da renda e do crdito, aes polticas do governo, como a escolha de investir em infraestrutura. Para encontra-las, utilizamos as seguintes perguntas: Quais so as oportunidades externas que voc pode identificar? O que seu cliente deseja e precisa que pode servir como oportunidade de negcio? Como agregar valor ao seu produto e ao seu servio? Que tendncias voc pode aproveitar ao seu favor?

Processo do Planejamento Estratgico Matriz SWOT Ambiente Externo

Ameaas so as foras externas que pesam negativamente para sua empresa. Elas podem ser consideradas como um desafio imposto empresa e que pode deteriorar sua capacidade de gerar riqueza. Devem ser constantemente monitorada pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco muito maior que a capacidade de retorno.

Para encontra-la usamos as seguintes perguntas: Que leis, regulamentos e acordos podem me prejudicar? Quais concorrentes podem me prejudicar? Qual o ponto forte do seu concorrente que pode ser uma ameaa para voc? Quais as estratgias e diferenciais dos seus concorrentes?

Processo do Planejamento Estratgico: Matriz SWOT

Desenvolva da seguinte forma: Coluna 1 liste os fatores estratgicos SWOT; Coluna 2 defina um peso para cada fator, sendo 1,0 (mais importante) a 0,0 (no importante). Os pesos totais devem somar 1,0; Coluna 3 atribua uma nota de 5 (excelente) a 1 (fraco), baseandose na resposta da empresa a esse fator; Coluna 4 multiplique o peso de cada fator por sua respectiva classificao para obter a pontuao ponderada de cada fator; Na coluna 5 (comentrios) expor as razes do uso de cada fator; Aps finalizar a matriz SWOT, feito o somatrio dos valores da coluna 4, onde so somadas as oportunidades e foras e subtrado as ameaas e fraquezas.

Processo do Planejamento Estratgico

Cenrios:

So histrias construdas sobre o que pode acontecer no futuro. No com o propsito de previso do futuro e sim como uma procura das diferentes foras que podem manipular esse futuro.

Planejamento Estratgico
Cenrios
So ferramentas que ajudam a empresa a concentrar-se em diferentes futuros plausveis considerando o que seria se...

Assim, permite que a empresa seja gil e desempenhar-se com xito nos eventos vindouros

Planejamento Estratgico
Cenrios

a. b. c. d. e. f. g.

Identificar o assunto-foco ou deciso Listar as foras-chave no ambiente interno Listar as foras condutoras: macro ambiente Classificar por importncia e incertezas Selecionar a lgica do cenrio Implicaes Seleo dos indicadores principais

Planejamento Estratgico
Cenrios

Planejamento Ttico

Envolve os objetivos de curto prazo e que afetam apenas uma parte da empresa, tendo em vista que o objetivo otimizar determinada rea ou departamento e no a empresa como um todo, ou seja, ele passa a ser uma parte que compe o planejamento estratgico.

Planejamento Operacional

Formalizao dos documentos, mtodos, procedimentos onde deve conter com detalhes os recursos, os procedimentos, os objetivos ou resultados almejados, os prazos e os responsveis pela execuo. elaborado em nveis setoriais.

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 16 Objetivos Ensaio

Objetivos so resultados quantificados, previamente estabelecidos, que devem ser atingidos e mantidos durante um perodo de tempo. Orientam o desempenho, exprimem uma poltica quantificada e implicam em continuidade

Os objetivos devem seguir: O princpio da comunicao total O princpio da coerncia vertical O princpio da coerncia horizontal

Processo do Planejamento Ttico Operacional

Deve tambm: Ser especficos, respondendo as seguintes questes: O que se deseja? Quando se deseja? Quanto se deseja? Exemplo: Errado aumentar as vendas do produto XYZ Correto aumentar as vendas do produto XYZ em 60% at o dia 31/12/12

Processo do Planejamento Ttico Operacional

Deve tambm: Ter uma redao clara e precisa Quanto mais claro e simples mais rpido ser o entendimento e cumprimento do mesmo Ser sempre um desafio: nem fcil de ser alcanado e nem impossvel de ser atingido

Ser apresentando, em sua redao de forma individual, evitando combinar dois ou mais objetivos numa mesma frase : Exemplo: Errado treinar cinco digitadores e dois engenheiros at...
No deve indicar como fazer, para no limitar a escolha do mtodo

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 17 reas-chave

a definio de objetivos para todos os setores/reas em que a realizao e resultados afetem crtica e vitalmente a sobrevivncia e o sucesso da organizao

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 17 reas-chave

Para os tericos estas reas seriam: 1. Posio de mercado 2. Inovao 3. Produtividade 4. Recursos fsicos e financeiros 5. Rentabilidade 6. Desempenho e desenvolvimento dos gestores 7. Desempenho e desenvolvimento dos trabalhadores 8. Responsabilidade pblica

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 18 Obstculos / Facilidades

So filtros para depurao dos objetivos Um crivo para verificao da viabilidade de cada um dos objetivos determinados pela administrao

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 19 Estratgia

um conjunto de decises, consciente, racional e coerente, sobre as aes a empreender e sobre os recursos a utilizar que permitam o alcanar os objetivos da organizao

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 20 Objetivos Definitivos

o resultado final de todo o processo desenvolvido, devendo apresentar alto grau de consistncia e realismo, uma vez que, os objetivos-ensaio, foram depurados pelo contraste com os obstculos, facilidades e estratgias

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 21 - Estrutura

deve ser facilitadora do processo de desempenho, quando no facilita ou mesmo obstaculiza a performance organizacional e a consequente eficcia, possivelmente hora de reformul-la

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 22 Participao, Anlise e Deciso

elementos crticos na consecuo dos objetivos e fundamentais para o envolvimento de todos os atores na realizao do planejamento estratgico

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 23 - Metas

so objetivos intermedirios que balizam o caminho para o atingimento dos objetivos

Devem ser: 1. Especificas, claras e precisas 2. Prazos curtos 3. Data fatal 4. Compatveis com outras metas 5. Compatveis com outros objetivos 6. Facilidade de controle 7. Viveis e factveis

Processo do Planejamento Ttico Operacional PPTO 24 -Plano

Corresponde a um documento formal que se constitui na consolidao das informaes e atividades desenvolvidas no processo de planejamento. Os planos contm: O que ? Quem ? Como ? Quando ? Por que ? Onde ? Quanto ?

Processo do Planejamento Ttico Operacional

PPTO 25 - Ao

Caso no se traduza em ao o planejamento ser s inteno,

e de boas intenes, o ........... est cheio.

Processo do Planejamento Ttico Operacional

PPTO 26 - Resultados

no basta jogar bem, preciso fazer gol

Organizao:
Processo de reunir os recursos essenciais consecuo dos objetivos de uma empresa. A organizao : Combinao de esforos individuais que tem por finalidade realizar propsitos coletivos. Exemplo: a organizao determina o que far cada integrante para alcanar o objetivo coletivo, do grupo. Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho. Ou seja, um conjunto bem determinado de procedimentos.
Montana (2003)

Organizao:

preciso: Desenhar a Estrutura Organizacional Desenhar as tarefas Promover a especializao das tarefas Departamentalizao Autoridade e Responsabilidade Delegao

Direo:
a influncia para que outras pessoas realizem suas tarefas de modo a alcanar os objetivos estabelecidos, envolvendo energizao, ativao e persuaso daquelas pessoas.

Envolve: Liderana Motivao Comunicao Gerenciamento de Conflitos Gerenciamento de Mudanas

Controle:

um esforo da administrao de negcios para comparar o desempenho com o padro, os planos e as metas preestabelecidas para determinar se o desempenho esta de acordo com esses padres; caso contrrio, tomar a ao corretiva necessria para que os recursos sejam utilizados da maneira mais eficaz e eficiente na realizao dos objetivos da empresa.
(Mockler)

Fatores de Controle:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Rentabilidade Posio de mercado Produtividade Liderana do produto Desenvolvimento do pessoal Conduta dos funcionrios Responsabilidade Social Comparativos de CP & LP

Controle

Controle

Planejado

Real

Ao Corretiva

X1 Y3 Z5

X1 Y2 Z2

Ok Ao2 Ao1

Controlar fazer que algo acontea da maneira que foi planejado

O controle...

Deve ser: Preventivo Simultneo Feedback Precisa usar o: Poder

Poder...

Poder & Autoridade

autoridade pode ser definida como o direito de comandar ou de dar ordens

poder a habilidade de influenciar outras pessoas para que elas obedeam as ordens

Poder...

poder de cargo poder pessoal

deriva da posio do cargo. deriva do relacionamento do chefe com os outros atores.

Desenvolver as seguintes atitudes: 1. Senso de obrigao diante do lder 2. A crena de que o lder possui alto nvel de conhecimento 3. Senso de identificao com o lder 4. A percepo de que dependem do gerente