NDICE DE FIGURAS. DESCRIPCIN Ubicacin Geogrfica de SIDOR, C.

A Tipificacin de los Proyectos Esquematizacin del N de seguimiento de Proyectos Estructura del Costo Final Estimado. Planilla de detalle de Proyecto 7 8 9 10 11 12 Estructura Organizativa de Sidor, CA Organigrama general de la Direccin de Adm. y Finanzas Esquema de la clasificacin de las Inversiones Esquema del Sistema de Control de Costos de Inversiones Detalles de gasto de presupuesto de Proyectos Plan de Trabajo inicial Pg. 6 26 27 30 36 72 73 74 75 76 77

FIGURA 1 2 3 4 5

NDICE GENERAL Pg. 4 6 6 7 7 7 7 8 10 12 15 16 17 18 19 60 65 67 71 72 72 73 74 75 76 77

Introduccin Desarrollo Descripcin de la empresa -Misin -Visin -Principios y Valores -Objetivo General -Estructura Organizativa -Descripcin de la unidad de Activo Fijo e Inversiones Problemas observados Objetivos Plan de trabajo Logros Facilidades y dificultades Apreciacin sobre los conocimientos adquiridos Conclusiones Recomendaciones Glosario Referencias Bibliogrficas Anexos Anexo 1 Estructura Organizativa de Sidor, CA Anexo 2 Organigrama general de la DIAF Anexo 3 Esquema de la clasificacin de las Inversiones Anexo 4 Esquema del Sistema de Control de Costos Anexo 5 Detalle de gastos del Presupuesto Anexo 6 Plan de trabajo inicial

INTRODUCCIN

La ciencia administrativa consiste en interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las distintas reas y niveles de la empresa, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin. En toda actividad administrativa surgen desvos que afectan a la Organizacin; por lo que se requiere, con el objeto de contrarrestar ese efecto o impacto, la identificacin de dichos desvos, la naturaleza o causas por la cual se originan y el alcance organizacional sujeto al impacto, definiendo de ese modo un perfil de desviacin que permita plantear posibles soluciones y medidas de prevencin. Una vez descifradas las irregularidades y conocida la situacin actual, se necesita entonces en conjunto con los recursos tangibles e intangibles y de los mtodos que pudieran aplicarse, del control de gestin organizacional para la eliminacin o disminucin al mximo del efecto en el rendimiento global generados por ellas en la organizacin. En orden a esto; se realiz un anlisis del proceso de seguimiento y control de los registros de informacin de costos de las Inversiones Capitalizables en la Siderrgica del Orinoco, Sidor, C.A. llevada a cabo en el sector de Activo Fijo e Inversiones, en el departamento de Administracin, adscrito a la direccin de Administracin y Finanzas, que involucra los factores de control contable, extracontable y de las asignaciones presupuestarias otorgadas a los Responsables de Ejecucin, disponindose para tal propsito los reportes de los movimientos incurridos en dichos Proyectos de Inversin. Por tal motivo surge la idea de realizar un documento que involucre los procedimientos operativos del control de costos de los Proyectos de Inversin, con el fin de proporcionar una herramienta al analista de inversin, quien es el

responsable, que servir de gua para efectuar correcta y eficientemente las actividades que se ejecutan en dicho proceso y que permita verificar si el presupuesto que se ha formulado en funcin a un Proyecto, se este ejecutando de acuerdo a lo planificado y si las premisas de ejecucin del mismo se estn cumpliendo conforme a la normativa interna. En funcin a lo anteriormente expuesto, el documento a presentar consiste en un informe descriptivo acerca de las operaciones correspondientes al seguimiento y control de las obras en curso, dnde se detalla los pasos a seguir para cumplir con la gestin eficaz del manejo de los costos de Inversin, lo que implica la aprobacin de Proyectos, el conocimiento de los costos incurridos en la ejecucin a travs de los registros al Elemento PEP, la disponibilidad y estatus de los Proyectos, solicitudes de ampliacin, entre otros. La realizacin de ste trabajo de pasanta no slo permiti la adquisicin de nuevos conocimientos aplicados al tratamiento contable de las Inversiones Capitalizables, sino tambin, proporcionar un aporte a la Organizacin por medio de la recoleccin sintetizada de forma integral, comprensible y actualizada, que servir de base para la elaboracin de un Manual operativo para el control de costos de los Proyectos de Inversin. Por medio de la experiencia adquirida, queda claro que generalmente las Inversiones se mantienen bajo una visin de mediano a largo plazo, convirtiendo la actividad de control en un mecanismo indispensable, si se quiere garantizar el manejo eficiente de los recursos. El proceso de seguimiento y control, constituye un instrumento sumamente importante que permite tomar previsiones de los costos para hacer efectiva la puesta en marcha de los Proyectos, en funcin al presupuesto asignado.

4.- Descripcin de La Empresa

SIDERRGICA DEL ORINOCO Alfredo Maneiro Sidor, C.A. La Siderrgica del Orinoco Alfredo Maneiro, Sidor C.A, es un complejo siderrgico integrado que utiliza tecnologas de Reduccin Directa y Hornos Elctricos de Arco. Los procesos de esta siderrgica se inician con la fabricacin de Pellas y culminan con la entrega de productos finales Largos (Barras y Alambrn) y planos (Lminas en Caliente, Lminas en Fro y Recubiertos). Este complejo est ubicado en la zona industrial de Matanzas, estado Bolvar, regin suroriental de Venezuela, sobre la margen derecha del ro Orinoco, a 282 Km. de su desembocadura en el ocano Atlntico.

Figura 1. Ubicacin geogrfica de Sidor, C.A.

Fuente: SIDOR, C.A.

Misin Comercializar y fabricar productos de acero con altos niveles de productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador nacional como base del desarrollo endgeno, con eficiencia productiva y talento humano altamente calificado, comprometido en la utilizacin racional de los recursos naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a los clientes y a la Nacin. Visin

Ser la empresa socialista siderrgica del Estado venezolano, que prioriza el desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino, caribeo y del MERCOSUR, para la fabricacin de productos de acero con alto valor agregado, alineada con los objetivos estratgicos de la Nacin, a los fines de alcanzar la soberana productiva y el desarrollo sustentable del pas. Principios y Valores Humanismo Patriotismo tica Socialista Disciplina Eficiencia Excelencia Visin Colectiva Solidaridad Honestidad Objetivos de la Empresa Optimizar la produccin en funcin de las exigencias, requerimientos y necesidades del consumidor en cuanto a volumen, calidad y costo. Optimizar los beneficios de la empresa mediante la venta de sus productos, cumpliendo con los requisitos del mercado y prestando a sus clientes el mejor servicio. Procesar el mineral de hierro para obtener productos semi-elaborados y productos acabados de acero, los cuales son destinados a cubrir la demanda del mercado nacional y gran parte del mercado internacional. Alcanzar una estructura financiera sana, tomando en cuenta las necesidades de la empresa y las polticas financieras del pas.

DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLL EL TRABAJO. Sector de Activo Fijo e Inversiones. Es la unidad responsable de la administracin, control y contabilizacin de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Empresa, a travs del control administrativo y de los procesos relacionados que garanticen el seguimiento fiel de todos los bienes y su resguardo fsico y automatizado, velando por el cumplimiento y transparencia en la preparacin de documentos, movimientos, registros y generacin de anlisis, adems del control y seguimiento de la ejecucin de los costos de los Proyectos de Inversin objeto de capitalizacin. La responsabilidad del sector est dividida en dos unidades: Con respecto a la unidad Activos Fijos, es responsable de: Garantizar la realizacin de las inspecciones peridicas, a fin de verificar las condiciones de los bienes y validar los inventarios realizados por las reas usuarias. Elaborar avalos tcnicos referentes a la venta, permuta y donacin de activos fijos. Ingresar, controlar y supervisar las Altas, Bajas y modificaciones del activo fijo e intangible de acuerdo con los procedimientos administrativos. Actualizar y controlar los registros del activo fijo. Realizar los registros contables en SAP de la depreciacin mensual de los activos fijos e intangibles. Que los activos fijos de la empresa estn debidamente identificados con etiquetas, con el mtodo, cdigo y fecha de rotulacin, estn e almacn o uso. Crear y mantener actualizado el archivo Excel del movimiento del activo fijo.

 Efectuar la capitalizacin parcial o total de los activos, una vez que el responsable de la ejecucin del proyecto cierre el mismo con la aprobacin del Lder usuario y de mantenimiento. Velar por el movimiento detallado de las obras en curso. Cargar adiciones y retiros en API y registrar todas las capitalizaciones de proyectos en el sistema API. Preparar el archivo Excel de asientos de ajuste por inflacin de activos fijos e intangibles y generar el anlisis del activo fijo en API. En cuanto a Inversiones, es responsable de: Analizar y proponer la tipificacin de los proyectos de inversin. Verificar que el proyecto est previsto en el presupuesto de aprobacin y erogacin. Verificar el cumplimiento de la normativa para la aprobacin del FAI. Crear en el sistema SAP las cuentas correspondientes al FAI. Mantener los datos maestros de las cuentas PEP, rdenes controlling. Realizar el anlisis, revisin, contabilizaciones y reclasificaciones de las cuentas de los proyectos en el sistema SAP. Realizar mensualmente el anlisis, revisin y elaboracin del costo final estimado (CFE) del Proyecto o cuando lo solicite el Lder del proyecto. Revisar los saldos de las solicitudes de pedidos (SOLP), pedidos y reservas en el SAP. Determinacin y propuesta final del costo estimado (proyeccin) y mantener y actualizar el site de inversiones. Elaboracin, emisin y distribucin del Informe de Proyectos (libro blanco). Controlar el costo del Proyecto hasta su terminacin a travs del site de inversiones. Llevar el control presupuestario y de disponibilidad de acuerdo con lo indicado en el procedimiento.

 Notificar al usuario los bloqueos de los proyectos por desvos. Elaborar la propuesta de capitalizacin y cierre de cuentas de proyectos, coordinada con la Direccin de Ingeniera. Verificar fsicamente los proyectos terminados para su capitalizacin.

5.- PROBLEMAS OBSERVADOS.

El objetivo comn de toda Empresa radica fundamentalmente en la elaboracin de un producto o la prestacin de un servicio de alta calidad, a tiempo, al menor costo posible, con una mnima Inversin de capital, con una mxima satisfaccin de los empleados y que a la vez cumpla con las especificaciones y exigencias de los clientes en cuanto a nivel de calidad y confiabilidad del producto o servicio. Para la consecucin de este objetivo es necesario lograr un ptimo funcionamiento tanto en los procesos productivos como en los administrativos dentro de la Organizacin. Esta es una de las principales razones por las cuales, las empresas actualizan no solo su infraestructura, maquinarias y equipos, sino tambin sus prcticas de trabajo operativas y administrativas. Con respecto a la parte administrativa; Sidor C.A. a consecuencia del proceso de Nacionalizacin, para hacer cumplimiento con la Ley de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal, y del proceso de auditora en ese perodo de transicin, fue recomendado la creacin del sector de Activo fijo e Inversiones, para el resguardo de los bienes que son propiedad de la Nacin. La incorporacin de esta unidad administrativa que se encarga entre muchas otras actividades de salvaguardar los activos fijos de la empresa del Estado y del control de las Inversiones objeto de capitalizacin, permiti hacer cumplimiento con las exigencias legales.

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Estas Inversiones a las que se hace referencia tienen como fin realizar aquellas adecuaciones y mejoras, requeridas por la empresa en funcin al Plan Operativo Anual y al Plan estratgico, para lo cual es necesario llevar a cabo el seguimiento, anlisis y control de los costos de Proyectos de Inversin desde su aprobacin y ejecucin, hasta su cierre y capitalizacin. An cuando se ha incorporado una nueva unidad destinada al control de las Inversiones en proceso de ejecucin, sta empresa carece de una herramienta de informacin actualizada como soporte para la puesta en marcha de las actividades que all se realizan, es decir, que los procedimientos existentes no involucran los cambios que se han generado en la entidad, En la actualidad, la Siderrgica del Orinoco adems de no contar con informacin actualizada, carecen de un Manual Operativo que le permita al Analista de Inversin, contar con una gua prctica para efectuar correcta y eficientemente las operaciones que se llevan a cabo en la ejecucin de los Proyectos de Inversin. Adicionalmente para llevar a cabo estas actividades slo se encuentran capacitados dos analistas de Inversin, si se diera el caso que por circunstancias ajenas a la voluntad de alguno de los trabajadores, tuviera que retirarse de forma inmediata, ste sector quedara desprovisto de personal preparado para realizar el trabajo correspondiente. Entonces el documento a realizar sera una herramienta de gran ayuda para agilizar el entendimiento y la compresin de la complejidad de las tareas que se ejecutan en ste sector, si tuviera que incorporarse personal nuevo y sumado a esto, la informacin que se pretende elaborar constituye la base para la creacin del Manual operativo.

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En atencin a los requerimientos y necesidades detectadas en la Organizacin, se plantea la descripcin de los procedimientos operativos para la ejecucin, seguimiento y control de los Proyectos de Inversin, de Sidor C.A. En funcin a esto, el trabajo consistir en presentar detalladamente los pasos y actividades inherentes al control de las Inversiones Capitalizables, garantizando de ste modo, un proceso controlado en todas sus etapas segn la normativa establecida, los cambios ocurridos en la empresa y contribuyendo con el progreso productivo de la Organizacin.

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6.- OBJETIVOS DE LA PASANTA.

Objetivo general. Describir los procedimientos operativos para la ejecucin, seguimiento y control de los costos de las Inversiones Capitalizables, de la Siderrgica del Orinoco, Sidor C.A. Objetivos especficos. 1.- Describir las bases para la aprobacin de Proyectos de Inversin en la Siderrgica del Orinoco, Sidor CA. 2.- Diferenciar los tipos de inversiones que se generan en la Siderrgica del Orinoco, Sidor CA. 3.- Identificar los elementos tomados en consideracin para la ejecucin, seguimiento y control de los Proyectos de Inversin. 4- Sealar los mecanismos de control interno de los Proyectos de Inversin de la Siderrgica del Orinoco, Sidor CA. 5.- Explicar los parmetros de control de gestin y de disponibilidad de las Inversiones de la Siderrgica del Orinoco, Sidor CA. 6.- Describir el proceso de determinacin del Costo Final Estimado de los Proyectos y la deteccin anticipada de desviaciones en costos.

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7.- Explicar el tratamiento contable de los costos de las Inversiones en la Siderrgica del Orinoco, Sidor CA. 8.- Descripcin de los procedimientos operativos para el control de costos de las Inversiones capitalizables.

7.- EXPLICACIN DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO.

El plan inicial de trabajo contempla el desarrollo de las diferentes actividades pautadas a desarrollar en la unidad, referentes al anlisis, ejecucin, seguimiento y control de las inversiones, con la finalidad de manejar informacin relevante, veraz y oportuna de los costos de Proyectos en curso de la Siderrgica del Orinoco, Sidor C.A. La primera semana consta de una charla inductiva dirigida a los pasantes con el fin de proporcionar conocimientos relativos a los procesos productivos, identidad corporativa y seguridad industrial de la Organizacin. Tambin se realiz un recorrido por todas las instalaciones de la Empresa, para dar a conocer la extensin y las diferentes Plantas ubicadas dentro de la misma. En la segunda semana se procedi a la ubicacin en el departamento de Administracin, a la asignacin del tutor Industrial y la propuesta del tema a desarrollar para la realizacin del informe. A su vez, se llev a cabo la revisin y anlisis de los manuales y normativas aplicables al tratamiento de las Inversiones Capitalizables de Sidor, C.A. La tercera semana fue de capacitacin para el uso y manejo del sistema SAP, que es el software manejado por la empresa, que cubre todas las gestiones empresariales integradas al sistema productivo y constituye la herramienta principal, en conjunto con el Sistema de Control de Costos de Inversiones o Site de Inversiones, para la ejecucin de las actividades sujetas a realizar. A su vez se di inicio al informe de pasanta.

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La cuarta semana se realiz capacitacin y funcionamiento del site de Inversiones, sistema adicional que utiliza el Analista de Inversiones en interfaz con el sistema SAP para hacer los anlisis respectivos, a travs de la informacin que es transferida de forma directa por ste. A partir de la quinta a la dcima sexta semana se di comienzo al anlisis y procedimientos para determinar el Costo Final Estimado de los Proyectos en ejecucin en un momento determinado, por medio del seguimiento y control de las Inversiones capitalizables y a la par se fue desarrollando el informe de pasanta hasta su culminacin. LOGROS. Para el logro del objetivo de la pasanta Describir los procedimientos operativos para el seguimiento y control de los Costos de Inversiones Capitalizables- con la finalidad de ampliar y fijar conocimientos adquiridos durante el tiempo de preparacin acadmica, se observaron de forma directa las actividades ejecutadas en la empresa durante el proceso de induccin. Para alcanzar los objetivos planteados se requiri de una investigacin de tipo documental y de campo, debido a que la informacin necesaria se obtuvo directamente de la realidad objeto de estudio de una manera precisa y por medio de fuentes primarias, en intermediacin de la asesora brindada por el personal a cargo, capacitacin terica de manuales y normativas y capacitacin tcnica del sistema SAP y del Site de Inversiones. Para la efectividad del proceso se requiri de una entrevista al personal del sector de Activo fijo e Inversiones, de una revisin documental y de la demostracin prctica de la utilizacin del los sistema utilizados y de las actividades desarrolladas en el sector. A travs de sta metodologa, fue posible elaborar el documento que contempla la descripcin detallada de los

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procedimientos operativos del control de los costos de las Inversiones Capitalizables, de la Siderrgica del Orinoco, SIDOR, C.A. Por ende los logros alcanzados responden a los objetivos inicialmente planteados, la cual se obtuvieron despus de haber cumplido a cabalidad con el desarrollo continuo de las actividades reflejadas en el plan de trabajo.

8.-FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE PASANTA.

Facilidades: Conocimiento terico-prctico de las actividades que se desarrollan en el sector de Activo Fijo e Inversiones para el seguimiento y control de las obras en curso. La asesora y colaboracin brindada por el personal del departamento ante dudas o confusiones. Desenvolvimiento en el manejo de programas como Microsoft Excel y sistema SAP para el logro de los objetivos. Cumplimiento del objetivo principal planteado que en este caso era la elaboracin del Manual Prctico, como herramienta para ejecutar los pasos para llevar un seguimiento y control de las obras en curso. Capacidad de comprensin en las actividades asignadas, dando lugar al desarrollo continuo del informe de pasanta. Dificultades: Dominio de la serie de pasos y procedimientos en el sistema SAP para determinar la disponibilidad de las inversiones, debido a la complejidad del sistema.

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 Permiso restringido al acceso de Internet, ocasionando demoras en el desarrollo del informe por el acceso negado a la bsqueda de informacin va Web. No asignacin de clave para acceder al sistema SAP y al Site de Inversiones, actividades. Normativas y procedimientos desactualizados, lo que dio lugar a entrevistas con el personal para accesar a la informacin correcta. lo que produca dificultad para desarrollar ciertas

9.-APRECIACIN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.

A lo largo del perodo de pasanta fue posible reforzar los conocimientos tericos adquiridos durante el desarrollo acadmico, referentes al proceso de anlisis de Inversiones capitalizables, as como el procesamiento de la documentacin y obtencin de la informacin contable necesaria de las obras en curso, que suministran cada uno de los lderes de Proyecto en la Empresa Sidor, C.A. En orden a esto, a travs de la pasanta se corrobora que la adquisicin de conocimientos tericos es parte esencial del alumno para su posterior aplicacin en la prctica, por ello, se pone de manifiesto por medio del informe todos los conocimientos reforzados y adquiridos durante la prctica profesional, tanto tericos como prcticos. La Inversiones a las que se hace referencia, son aquellas destinadas a la produccin de la Organizacin consideradas dentro del activo fijo o inmovilizados, tales como: edificaciones, instalaciones, adecuaciones, adquisicin de maquinarias y equipos, construcciones, etctera. La Inversin es, por definicin, el volumen de dinero destinado a financiar un proyecto determinado. Decir, sin embargo, que una inversin es igual al monto

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desembolsado para su consecucin, carece de sentido a menos que se diga tambin quin y para qu se ha hecho esta Inversin.

La planificacin de los Proyectos de Inversin y su incorporacin al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificacin a mediano y largo plazo, que suele abarcar un perodo de 3, 5 tal vez 10 aos. El xito futuro de una empresa depende en gran medida de las Inversiones que en ella se hagan; de ah, que sea esencial realizar con efectividad la planificacin, control y seguimiento de los Proyectos de Inversin. Inexplicablemente, as como la planificacin es objeto de gran preocupacin, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia. En un sentido amplio, el seguimiento de los Proyectos abarca desde el momento de su concepcin, su ejecucin, hasta la auditoria posterior a su funcionamiento. La vida de un Proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir el seguimiento y control: 1. Creacin de ideas sobre Proyectos de Inversin. 2. Valoracin del Proyecto. 3. Aprobacin del Proyecto. 4. Incorporacin al presupuesto de Inversiones. 5. Implantacin del Proyecto. 6. Funcionamiento del activo objeto de la Inversin (Capitalizacin). Desde el punto de vista estratgico, las Inversiones se configuran como el reflejo de las prioridades que tiene la organizacin, en materia de inversin, para proyectar su desarrollo econmico-financiero, con la finalidad de estimular el desenvolvimiento de los sectores productivos para fortalecer la capacidad operativa de la Empresa.

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Desde una visin econmica-financiera, los Proyectos de Inversin representan desembolsos realizados por la empresa a fines de adquirir bienes y servicios para incrementar o mejorar la propiedad, planta y equipos. Estos incrementos se hacen con el objeto de obtener un beneficio, ahorro futuro o mejora en las condiciones de higiene, seguridad y medio ambiente; que en la caso de la empresa Sidor, C.A los tipos de inversiones a considerar son por: Incorporacin de equipos o instalaciones nuevas. Modificaciones y/o reconstrucciones de equipos existentes. Mejoras activables: Recuperacin de instalacin y gastos de estabilizacin que permitan alcanzar niveles operativos. Reemplazos. Adecuaciones tecnolgicas. El seguimiento es la funcin de control que permite completar un proceso determinado, ya que se encarga de hacer comparaciones de rutina entre los resultados obtenidos y lo planeado. La herramienta de control seala con rapidez las desviaciones con respecto a la planificacin, dando lugar a la toma de medidas correctoras necesarias para volver al rumbo perdido. En un sentido ms general al no existir un seguimiento, se escapara de las manos la definicin de perfiles de desviacin, y de este modo no es posible garantizar la ejecucin de los planes. Una entidad al no contar con medidas de control que informen y den la seal de alarma cuando sta se desve de los planes, interfiere y debilita el desarrollo de la Organizacin. El contenido del informe tiene una doble intencin, primero explicar los fundamentos sobre la cual se configuran las Inversiones Capitalizables en la Empresa, as como la descripcin de los diferentes procedimientos que se realizan para su ejecucin y control; y segundo, la explicacin de la importancia de la recoleccin de informacin alusiva a las Inversiones de los Proyectos,

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dado que resulta intil mantener datos o cualquier tipo de clculos a menos que la informacin obtenida sea utilizada para tomar medidas preventivas y/o correctoras. En tal sentido, los lineamientos a seguir son los siguientes: Todas las Inversiones que se realizan desde Ingeniera, tienen su base en un plan regulador, que suele ser quinquenal y en el cual estn definidos los Proyectos claves para alcanzar los objetivos globales de la empresa. Para facilitar su manejo, el plan regulador se divide en: proyectos Ordinarios Y Extraordinarios.

Inversiones Ordinarias: Son aquellas que se realizan para mantener la planta en sus niveles operativos. Usualmente son solicitadas por planta. Inversiones Extraordinarias: Tienen como finalidad aumentos de capacidad, mejoras de calidad y adecuacin tecnolgica. Se generan en funcin del Plan de produccin de la empresa a futuro, es decir el plan quinquenal. Los aspectos que se toman como base para la descripcin de los procedimientos de ejecucin, seguimiento y control de los costos de las Inversiones Capitalizables son los siguientes: 1.- Solicitud de Proyectos de Inversiones. Esta constituye la primera fase del proceso, en la cual se debe detectar la necesidad de un Proyecto y solicitar al rea de Ingeniera y Medio Ambiente o Sistemas, segn corresponda, siendo el responsable de su determinacin el Lder Usuario solicitante.

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Los Proyectos de Inversin debern ser clasificados en: Industriales o Tecnologa de Informacin, siendo los primeros atendidos por la Direccin Ingeniera y los segundos por Sistemas. Cada proyecto est sujeto a lo siguiente: En funcin a lo previsto en el Plan Global: Para ello se emitir un FAI (Formulario de Aprobacin de Inversiones) correspondiente a cada proyecto. Evaluacin Econmica: Toda Inversin ser justificada tcnica, econmica y financieramente antes de su aprobacin, la responsabilidad de los estudios estarn a cargo del sector que origine la Inversin. Emisin y aprobacin de Formulario de Aprobacin de inversin (FAI): Lo realizar la Direccin de Ingeniera a travs de cada departamento de Proyectos.

2.- Valoracin de Proyectos de Inversiones . La segunda fase corresponde a la valoracin, llevada a cabo igualmente por el Lder Usuario, quin deber adems evaluar el Proyecto, de modo que se definan detalladamente los objetivos y alcances del mismo, especificar la prestacin solicitada y en conjuncin con el Responsable de Ejecucin, la correcta evaluacin; tanto en costos, como en impacto y estructura de personal y que la misma responda a los objetivos funcionales definidos. As mismo, el Responsable de Ejecucin deber realizar los estudios tcnicos requeridos para la definicin del Proyecto, debiendo contar para ello con: los presupuestos correspondientes, especificaciones generales de ingeniera y el monto total del Proyecto. El presupuesto del Proyecto deber

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estar formulado de forma tal, que se muestre el detalle de gastos, siendo los rubros que lo conforman, los siguientes: Ingeniera y asistencia tcnica. Suministros y fabricacin nacional. Suministros y fabricacin extranjera. Construccin, instalacin y montaje. Gastos generales. Gastos administrativos. Contingencia. Estos rubros tienen asignado sus cuentas correspondientes, con excepcin de la Contingencia ya que no es cuenta imputable. Este rubro es creado para compensar todas aquellas eventualidades que puedan ocurrir durante la ejecucin del Proyecto. (Para ver detalle ir a los anexos, figura 3) 3.- Aprobacin de Proyectos de Inversiones. Para el proceso de aprobacin (tercera fase), se deber elaborar el FAI (Formulario de aprobacin de Inversiones), a travs del Responsable de Presupuesto y/o Ejecucin, quien gestionar su preparacin y emisin. El formulario deber contar con las firmas del Responsable del Presupuesto y/o del Responsable de Ejecucin, y para su formalizacin se requerir la aprobacin por parte del Responsable Operativo y /o del rea usuaria y las dems reas vinculadas al Proyecto. Todo Proyecto debe estar debidamente justificado y acompaado del FAI, el lder Usuario solicitante es el responsable de elevar el FAI a la respectiva

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gerencia para su consenso, el cual debe cumplir con los requisitos mnimos de informacin, tales como: El objetivo bsico y el tipo de inversin. Anlisis detallado de los objetivos y alcances funcionales del proyecto. Detalle de los bienes y/o servicios a adquirir y sus correspondientes valores, indicando cdigo de gasto y origen (nacional y exterior). Costo calculado en forma detallada, incluyendo una premisa de evolucin de precios que cubra la vida til del proyecto, notificado por Planeamiento a travs de mail con NFS. El impacto en la dotacin que el proyecto pudiera generar. La evaluacin tcnica y econmica industrial del proyecto, realizada por Ingeniera Industrial, que determinar la viabilidad econmica. La evaluacin de efectuar una cobertura de seguro en la construccin y montaje. Los niveles autorizantes del proyecto. Indicar si existe un Centro de Estudios Previos. Existen Proyectos de Inversin que antes de ser aprobados debern primeramente realizar ciertos estudios, en este proceso es normal que se generen desembolsos para lo cual se crea el Centro de Estudios Previos (CEP), asignados por Activo fijo e Inversiones quienes sern los responsables del uso adecuado del mismo. En la transicin de este periodo, las erogaciones correspondientes a los anlisis y estudios previos se imputan al Centro de Estudios Previos (CEP), que estar respaldado por un Centro de Costos Garante, en el que se cargarn dichas erogaciones de no transformarse en Inversin.

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Para la creacin del CEP, Ingeniera o Sistemas, enviar un mail con fondo de seguridad que rena los elementos (erogaciones a realizarse en detalle y con indicacin del cdigo de gasto) y comunicando a los responsables, que deber incluir en copia al responsable de Centro de Costos Garante y al Director de Ingeniera o Sistemas. Una vez abierto, Activo fijo e Inversiones debern informar el nmero de CEP. Si el presupuesto del CEP no es suficiente para su realizacin, deber seguirse el mismo procedimiento de apertura para otorgar mayor presupuesto. Culminado los estudios previos del Proyecto, se procede a dar inicio al proceso de emisin del mismo, elaborando el FAI para correr el circuito de firmas para su aprobacin. Cuando el Proyecto es emitido para su autorizacin, se incluir el monto acumulado por concepto de estudios previos. Autorizado el FAI, se analizan que cargos del CEP se transfieren a la Inversin o al Centro de Costos Garante. Si transcurridos doce meses sin que se emitiera el Proyecto, los gastos reales se transferirn al Centro de Costos Garante. Cumplidos todos los requisitos del FAI, Programacin y servicios General de Ingeniera asigna un nmero consecutivo al formulario para el control y seguimiento del proceso de autorizacin. Para ello, Activo Fijo e Inversiones deber verificar si el Proyecto est previsto en el presupuesto de aprobacin y erogacin (Presupuesto Anual), adems de analizar y definir la tipificacin del Proyecto ya sea, como un activo o gasto. Entre tanto se considerar como activo o gasto en funcin a la descripcin del cuadro que se muestra a continuacin: Figura 2. Tipificacin de los Proyectos

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CONCEPTO
Bienes registrables (inmuebles, automotores, marcas, etc.) Nuevos equipos e instalaciones (vida til igual o mayor a 1 ao)

Inversin (activo)

Gasto

Cualquier monto

Nunca

Mayor o igual a US$30.000 Vida til mayor a 1 ao y cuyo monto sea igual o mayor a US$100.000 para

El resto

Mejoras

plantas mayores y US50.000 para centros de servicios y plantas menores.

El resto

Mantenimiento y reparaciones. Intangibles (tecnologa, patentes, licencias, etc.) Hardware y software adquirido o desarrollado con personal propio o contratado. Asistencias tcnicas Fuente: Sidor, C.A. Nunca Mayor o igual a US$30.000 El resto Cualquier monto Nunca Mayor o igual a US$30.000 Cualquier monto. El resto

Una vez hecha la tipificacin del proyecto se dejar constancia de la imputacin definitiva en el FAI y determinada la viabilidad econmica financiera del mismo por Ingeniera Industrial, se anexar al expediente el informe justificativo econmico-financiero u otro (ambiental, gestin, seguridad) para someter el formulario al proceso de firmas de aprobacin. En caso de aceptacin y autorizacin del Proyecto de Inversin, Activo fijo e Inversiones mantendr un respaldo del FAI con su documentacin, firmado por los autorizantes segn el tipo de Proyecto, para lo cual deber hacer el registro

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correspondiente al sistema SAP, a travs de la creacin del Elemento PEP (Plan Estructurado de Proyecto) y cargar el presupuesto para su seguimiento y control. Adicionalmente, se publicar una copia del legajo del Proyecto en un directorio o carpeta compartida con acceso restringido, al que tendrn acceso Ingeniera y Sistemas. 4.- Incorporacin al presupuesto de Inversiones. Ya cumplido el proceso de aprobacin del Proyecto de Inversin, se asigna el Elemento PEP, que es el cdigo de cuenta auxiliar donde se harn los registros contables del proyecto a realizar, de esta manera queda identificada la inversin y la planta, segn el esquema siguiente: Figura 3. Esquematizacin del nmero de seguimiento de Proyectos.
CDIGO A B C D E F G H I J K L M Fuente: Sidor, C.a REA Pella HyL I HyL II Midrex I Midrex II Aceras planchones Laminador en Caliente Laminador en Fro Aceras de Palanquillas Barras y Alambrn Ingeniera y Medio Ambiente Infraestructura y Servicio Sistema y Comunicacin

El nmero de la inversin es como se indica a continuacin: A 8 000

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REAS

PROYECTOS

CONSECUTIVOS

El nmero de seguimiento se define por tres elementos: la letra que indica el rea en que se realiza el Proyecto, el nmero, que alude al tipo de financiamiento para lo cual se tiene: Financiamiento interno: 8 Recursos propios Financiamiento externo: 7 Fondo Comn Chino Venezolano FCCV1 6 Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa FONACIT 5 Fondo Comn Chino Venezolano FCCV2 Y por ltimo el nmero de seguimiento, que es un consecutivo asignado; por ejemplo: A7001: Proyecto en planta de Pella con financiamiento externo del FCCV1. Una vez asignado el nmero se deber realizar el seguimiento y control del Proyecto en cuestin. 5.- Implantacin del Proyecto. Desde el momento en que el Proyecto ha sido aprobado para su puesta en marcha, su ejecucin depende fundamentalmente de los parmetros definidos para el seguimiento y control de los costos de los Proyectos de Inversin; es decir, de la implantacin de los mecanismos de control interno, esto es, el parmetro de Control de Gestin y el parmetro de Control de Disponibilidad.

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Como es de suponer y tal como lo exige el Manual de Procedimiento de Autorizacin de Inversiones de Sidor, C.A, al momento de plantear una idea de Proyecto de Inversin, deber hacerse una estimacin de todos los costos inherentes a la puesta en marcha del mismo, por lo tanto, es necesario tener bien definido el alcance en el Presupuesto y una estimacin del CFE (Costo Final Estimado) adecuada. El Presupuesto es la estimacin del monto a erogar para concretar un Proyecto determinado. Sin embargo, es corriente que surjan situaciones imprevistas a la hora de ejecutar dichos Proyectos, lo que da lugar a costos que no se contemplaron al momento de elaborar el presupuesto, ocasionando desvos. El parmetro de Control de Gestin de Proyectos desde el punto de vista de Costos, tendr como finalidad controlar la diferencia entre el Presupuesto, que se refiere al solicitado por el Responsable del Presupuesto y/o Responsable de Ejecucin aprobado por va del FAI y el Costo Final Estimado, que en tal caso no deber ser superior al 10%; El Control de Disponibilidad no es ms que una medida de Control para administrar los costos de los Proyectos, en funcin al presupuesto previamente asignado. ste parmetro de Disponibilidad corresponde a la diferencia existente entre el Presupuesto y el comprometido total (invertido + compromiso), que no deber exceder al 5%. La estructura del costo del Proyecto est agrupada segn los documentos imputados a la Inversin, de la siguiente manera:

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Figura 4. Estructura del Costo Final Estimado.

Comprometido Faltante

INVERTIDO

Saldos De Pedidos y Reservas

Solicitudes De Pedidos (Solp)

Estimacin del analista

DESVOS

Devengado contable

Presupuesto COSTO FINAL ESTIMADO

Fuente: Sidor, CA.

El Costo Final Estimado: es el valor total del Proyecto en un momento determinado, corresponde a la sumatoria del comprometido total y el faltante. El invertido: son todos aquellos montos contabilizados en la cuenta del Proyecto. Coincide con el devengado contable, y debera corresponderse con la realidad fsica de la obra. El comprometido: corresponde a la sumatoria de los montos invertidos y los saldos de los pedidos y reservas imputadas a la cuenta del Proyecto. El faltante: corresponde a todos los costos de las actividades no comprometidas necesarias para la culminacin del Proyecto y consideradas dentro del alcance del mismo, estn o no incluidas dentro del presupuesto. Los desvos: es la totalidad de los costos que sobrepasan el presupuesto aprobado, superando el control de gestin y de disponibilidad y cuyos costos corresponden a todas aquellas actividades necesarias para la culminacin del proyecto que no estaban incluidas dentro del presupuesto.

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Estados del Elemento PEP Para tener Control sobre la asignacin de imputaciones de costos de un Proyecto al Elemento PEP, el analista de inversin manejar los estados del Elemento PEP en el sistema SAP, que podra encontrarse en 5 estatus diferentes, en los que tenemos: Inversiones en curso: 1.- ABIERTO (estatus del sistema=abierto): cuando se ha creado el Elemento PEP y requiere liberacin para realizar imputaciones. 2.- LIBERADO (estatus del sistema=liberado): en el que se pueden comenzar a imputar gastos al Proyecto. 3.- BLOQUEADO (estatus del sistema=bloqueado): estado en la cual el Proyecto representa una situacin transitoria por suspensin de la obra o por cualquier otro motivo. 4.- CIERRE TCNICO (estatus del sistema=cierre tcnico): estado en el cual han concluido la obra fsica y estn pendientes detalles administrativos. Aplica desde el momento en que se recibi el mail con fondo de seguridad de terminacin de obra. Inversiones cerradas: 5.- CIERRE DEFINITIVO (estatus del sistema=cierre definitivo): se aplica a los 120 das de realizado el cierre tcnico, una vez recibido el correo de autorizacin de capitalizacin por el rea ejecutora.

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El estatus de un Proyecto de Inversin se encontrar abierto una vez que sea aprobado y creado el elemento PEP, y en su seguimiento, liberado luego de cambiar su estatus abierto por medio de la asignacin de la norma de liquidacin. Este permanecer liberado siempre y cuando su ejecucin responda a la planificacin y presupuesto acordado inicialmente y cumpla con los parmetros establecidos. Por el contrario, el bloqueo del mismo ser realizado cuando supere la tolerancia admitida (5% de Control de Disponibilidad); y preventivamente, el analista de Inversin enviar un correo con fondo de seguridad al Lder del Proyecto cuando el Costo Final Estimado an no supere el 10% de desvo admitido (Control de Gestin). El Proyecto podr desbloquearse al levantar el Control de Disponibilidad en las siguientes condiciones: Si el proyecto tiene un desvo igual o inferior a US$ 50.000 por sobre la tolerancia admitida: El Analista de Inversin deber solicitar a travs del correo NFS al jefe de Administracin la liberacin del Proyecto, debiendo informar al Lder del Proyecto o Director de Ingeniera Director de Sistemas. La liberacin del Proyecto se otorgar si tiene un complemento en autorizacin o alguno de los anteriores ha comunicado la fecha y el monto del complemento a solicitar (el Proyecto podr encontrarse en esta situacin por el trmino de 60 das a partir de la autorizacin del jefe de Administracin). Si el proyecto tiene un desvo superior a US$ 50.000 por sobre la tolerancia admitida:

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El Analista de Inversin deber solicitar a travs de correo con NFS al Director de Administracin y Finanzas la liberacin del Proyecto, debiendo informar al Lder de Proyecto, Director de Ingeniera Director de Sistemas. La liberacin del Proyecto se otorgar si cumple con lo estipulado para los desvos iguales o inferiores a US$ 50.000, anteriormente expuesto. Adicionalmente podr bloquearse un Proyecto por solicitud del Lder, a efectos de algn tema de control, quin har la solicitud a travs de correo NFS con las causas que motivaron la solicitud de bloqueo al Analista de Inversin. Por otra parte, ha sabiendas que los Proyectos de Inversin Extraordinarios son aprobados y autorizados por medio de un Plan Quinquenal, su asignacin presupuestaria est en funcin del Presupuesto Anual, por lo que es comn que, an cuando un Proyecto ha sido aprobado, la alcuota correspondiente al ao no sea otorgada por falta de disponibilidad de dinero al considerar dentro del Presupuesto Anual, otras prioridades. Y preventivamente, cuando el Analista de Inversin considere que el Proyecto est prximo a excederse, comunicando al Lder de Proyecto y/o dems involucrados. Si el Analista recibiere notificacin sobre fecha y monto del complemento a solicitar, esta informacin cumplir con el procedimiento para desvos superiores a US$ 50.000. Si el proyecto est bloqueado y se comprueba que tiene fondos disponibles y se requiere levantar el Control de Disponibilidad o desbloqueos para reclasificaciones internas, contabilizaciones de montos comprometidos o por algn otro inconveniente el Analista de Inversin deber solicitar a travs de correo NFS la liberacin al jefe de Activo Fijo e Inversiones. La esencia del Control de los Costos de las Inversiones en curso es la de establecer medidas de restriccin para imputar cargos sobre un Proyecto,

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cuando existe una probabilidad razonable de que los responsables de ejecucin y presupuesto incumplirn con la asignacin presupuestaria o incluyan costos no relacionados a la Inversin. Al excederse de los parmetros permitidos o al tener sospecha de desvo el Analista deber activar el bloqueo al respectivo Proyecto, en la que los responsables no podrn realizar contabilizaciones sobre la Inversin; por ende, no ser posible hacer ningn tipo de solicitud para llevar a cabo las actividades que requiera el Proyecto para su culminacin y cierre, permaneciendo bloqueado. Para dar continuidad a su desenvolvimiento deber primeramente otorgarse la liberacin del Proyecto, y para esto, los responsables debern cumplir con la normativa y realizar los trmites correspondientes. Una vez cumplido con lo anteriormente expuesto y transcurrido el perodo de ejecucin y finiquitado todos los detalles tcnicos del Proyecto en cuestin, se procede al cierre del mismo. Para el cierre de los Proyectos de Inversin el Lder usuario deber enviar va correo con NFS el informe de terminacin de obra al Analista, para cual no deber tener ninguna solicitud pedido ni reserva pendiente. Seguidamente; el Analista, ya recibido el correo de terminacin de obra proceder a la verificacin fsica del Proyecto y realizar un chequeo de los componentes del mismo a fin de evaluar la concordancia del presupuesto, lo ejecutado y la obra fsica. Realizada la inspeccin y comprobado la relacin entre los factores, preparar el informe para su respectiva capitalizacin y ser incorporado en la cuenta de propiedad, planta y equipo que corresponda, para su funcionamiento.

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Sistema de Control de Costos de Inversiones El sistema de control de costos de inversiones permite controlar cada Proyecto desde el momento en que se aprueba hasta su capitalizacin o cierre contable y cubrir el proceso desde que se crea el nmero de inversin (Elemento PEP), hasta que se cierre o se capitalice el Proyecto. El suministro de informacin sobre la marcha en forma rpida y eficiente aproxima a una determinacin del Costo Final Estimado, permitiendo a travs de la deteccin anticipada de desviaciones de costos en Proyectos, su ejecucin. Para ello se utilizan algunos reportes generados en el sistema SAP y el Site de Inversiones. A travs de la informacin suministrada por dichos reportes se crean los siguientes documentos de control de los Costos de los Proyectos de Inversin. Planillas de detalle del Proyecto. Tambin llamadas Cost Control, que muestra la situacin presupuestaria de la Inversin en un momento determinado. Este documento refleja de un Proyecto el detalle de gasto, su presupuesto aprobado, el monto invertido, comprometido y el faltante, para determinar su CFE y la variacin existente entre el presupuesto y el CFE. A continuacin se muestra una planilla de detalle de proyecto: Figura 5. Planilla de detalle del Proyecto L8188.

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Fuente: Sidor, C.A

A partir de sta planilla puede demostrarse como se lleva a cabo la evaluacin y anlisis para el control de los costos de los Proyectos de Inversin, teniendo para ello: 1.- En la columna descripcin: se encontrarn todos los detalles de gastos o clase de costos del Proyecto de Inversin.

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2. En la columna presupuesto aprobado: el monto del presupuesto total aprobado (413.000 US$) y su asignacin por detalle de gasto (columna 2 a la 9). La columna de presupuesto indica el monto a invertir por partida; es decir, la estimacin detallada y la distribucin de los costos hecha por Ingeniera. 3.- En la columna invertido: se muestra la totalidad de los costos registrados del Proyecto que ya se encuentran contabilizados por clase de costo y en forma totalizada (202.090 US$). 4.- En la columna compromiso (total): el detalle de las erogaciones que ya han sido comprometidas, en este se incluyen los pedidos, y las reservas imputadas al Proyecto, y se deducen del presupuesto asignado por detalle de gasto y en forma general (202.090 US$). Observe el detalle de gasto de Ingeniera cuyo presupuesto aprobado es por US$ 34.000, sin embargo el comprometido total supera su asignacin presupuestaria por US$ 3.242, por lo tanto su Costo Final Estimado corresponde a la sumatoria del presupuesto ms la variacin producida, es decir, US$ 37.242. Si el analista de Inversin estimare que se producirn costos adicionales a los que se encuentran imputados debern incluirse en el regln del Faltante, entonces su CFE se incrementar con la determinacin de dicho monto. Aunque en el Cost Control la variacin negativa del presupuesto se refleja en el detalle Ingeniera, puesto que el objetivo aqu es proyectar el comportamiento de los costos para determinar su CFE, contablemente se reclasifica a otra partida de caractersticas similares que tenga disponibilidad de presupuesto. En el caso del detalle Provisiones locales al cual no se le asign presupuesto y que presenta una variacin negativa absoluta de US$ 98.877,

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igualmente se muestra la proyeccin del costo en el detalle de gasto que corresponde, sin embargo, su imputacin fue rebajada de la partida Construccin, Instalacin y Montaje, informacin que puede verificarse en el documento del Faltante del Proyecto. Para Construccin, Instalacin y Montaje su imputacin propia es por US$ 65.971, y se ha disminuido de su presupuesto total (US$ 325.000), los US$ 3.242 de Ingeniera referente a la variacin negativa absoluta de sta partida, adems de US$ 70.954 correspondiente al detalle de gasto de Provisiones locales a la que no fue asignado presupuesto. La diferencia del CFE de Provisiones locales (US$ 27.923) fue cubierta con la contingencia, que si bien no es una partida su presupuesto se asigna a la cuenta que lo requiera. Veamos de forma grfica como fue distribuido el costo de Provisiones locales Presupuesto afectado (DETALLE) Construccin, Instalacin y Montaje Contingencia Total Costo Final Estimado Provisiones Locales US$ 70.954 27.923 98.877

Por lo tanto el faltante del detalle Construccin, Instalacin y Montaje queda de la siguiente forma: Presupuesto aprobado: - Comprometido total - Variacin detalle Ingeniera - Variacin detalle Provisiones locales = Faltante Y su Costo Final Estimado ser: CFE= comprometido total + faltante 325.000 (65.971) (3.242) (70.954) 184.833 US$

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CFE= 65.971 + 184.833 CFE= 250.804 US$ Para la contingencia sera: Presupuesto aprobado: - Variacin detalle Provisiones locales Saldo 54.000 (27.923) 26.077 US$

5.- En la columna faltante: se consideran las solicitudes de pedido y de reservas que formarn parte del Proyecto de Inversin. Este monto se estima igualmente por clase de costo y en forma general siendo ste ltimo por US$ 210.910. La estimacin del faltante es hecho de dos formas: primero por el sistema Site de Inversiones de forma automtica, y segundo, por el Analista de Inversin. Este clculo es de gran importancia, puesto que su determinacin adecuada permite hacer una proyeccin del Costo final certero, que da lugar al anlisis del comportamiento de los costos, es por ello, que se requiere del Analista, quin evaluar si el monto propuesto por el sistema es el indicado o deben implicarse otros costos adicionales que el sistema por s mismo no es capaz de reconocer. 6.- En la columna CFE (Costo Final Estimado): Corresponde a la sumatoria del comprometido total y el faltante, representa la esencia de los clculos de los costos, puesto que a partir del CFE se ejerce el respectivo control segn la proyeccin del mismo.

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7.- En la columna variacin (en USD): representa la diferencia existente entre el presupuesto y el CFE. En la planilla se muestra la diferencia a detalle; sin embargo, a efectos de control, su consideracin es total y no por partida. El detalle de gasto de Ingeniera y Provisiones locales (columna 2 y 3), muestra resultados deficitarios con respecto al presupuesto, por el contrario Construccin, Instalacin y Montaje muestra una tendencia positiva. La variacin general o total del Presupuesto, en este caso es equivalente al CFE. 8.- En la columna variacin porcentual (%): puede observarse la relacin porcentual de la diferencia individual (por clase de costo) y total existente entre el presupuesto y el CFE, el cual en orden al Control de Gestin no deber exceder al 10% del total. El Proyecto L8188 lleva varios aos de ejecucin, razn por la cual la mayora de las partidas no tienen estimacin del faltante, porque se han concluido los cargos a dichas partidas, y ya no requiere de las solicitudes o documentos que forman parte del faltante que impliquen otras erogaciones al mismo. En este caso el Presupuesto es igual al CFE, an cuando existen variaciones tanto positivas como negativas, ya que en efecto Construccin, Instalacin y Montaje cuenta con un presupuesto que sirvi para compensar la subestimacin de las otras clases de costos. Para ejercer el control tendramos que el dficit generado por los detalle de gasto de Ingeniera y Provisiones locales, que presenta una variacin absoluta por defecto de US$ -3242 y -98.877, respectivamente, es cubierto por la disponibilidad de presupuesto de Construccin Instalacin y Montaje, que presentaba un saldo de US$ 259.029, y adicionalmente el de la Contingencia por US$ 54.000

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An cuando los detalles de gastos de Ingeniera y Provisiones locales presentan dficit, las otras dos partidas cuentan con presupuesto para cubrir la totalidad del dficit, en cumplimiento con los controles el Proyecto L8188 no es bloqueado por lo siguiente.
Parmetro de Control de Disponibilidad

5%

Presupuesto comprometido total.

Entonces: 413.000 202.090 = 210.910 US$, que representa una diferencia positiva del 51.07% con respecto al presupuesto.
Parmetro de Control de Gestin

10%

Presupuesto CFE

Entonces: 413.000 413.000 = 0 US$, no existe variacin del presupuesto por lo tanto es 10% En ambos casos el Proyecto cumple con los parmetros de Control Si el proyecto excediera en 5 10% el Control de Disponibilidad o Gestin, respectivamente, el Analista de Inversin proceder a su bloqueo, de forma tal que no se hagan cargos adicionales al Elemento PEP. Para la continuacin del Proyecto se requiere entonces del documento de ampliacin, en funcin a la cantidad del desvo, ya sea, inferior o superior a US$ 50.000 segn el procedimiento de Ejecucin, Seguimiento y Control de los Proyectos de Inversin. Cada Proyecto de Inversin deber contar con su respectiva planilla de detalle y la informacin generada en cada una de ellas estar anexada en forma resumida en el Libro Blanco.

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 El Libro Blanco. Es un informe mensual que contiene todos los Proyectos aprobados, con su presupuesto, el comprometido total y CFE en forma generalizada; por lo tanto, los montos de la planilla de detalle de la situacin presupuestaria de los Proyectos deben coincidir exactamente con los del Libro Blanco. Para la elaboracin de estos informes (Cost Control y Libro blanco) se requiere de todos los documentos imputados al Proyecto, esta informacin es suministrada por los reportes bajados del sistema SAP y el Site de Inversiones, que a travs de su procesamiento permiten detectar desvos por represupuestacin del faltante o variacin de un rengln. Para el control de costos de los Proyectos de Inversin es imprescindible la utilizacin del SAP que trabaja en interfaz con el Site de Inversiones, debido a que con este sistema es posible: Determinar la brecha del invertido. Determinar la devaluacin del comprometido. Calcular el lmite inferior de contingencia. Actualizar los saldos de USD equivalentes, de solpes y pedidos (comprometidos). Proponer el faltante del nuevo perodo. Determinar el saldo de pedidos indexados. Para su realizacin el sistema Site de Inversiones cuenta con tres mdulos: Carga, Clculo y Visualizacin. 1.- MDULO DE CARGA

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Dentro de ste mdulo se encuentran los siguientes submdulos: Sub-mdulo de datos maestros: Donde se ingresan los datos principales del proyecto. Centro de Inversin. Descripcin del proyecto. Responsable. Tipo de Inversin. rea de Inversin. Finalidad de la Inversin. Motivo para las Inversiones de Medio Ambiente. Estatus. Observaciones. Sub-mdulo de presupuesto: Se indica el centro de inversin y los datos del presupuesto. Fecha de presupuesto. Fecha de aprobacin. Tasa de cambio del presupuesto. Monto del presupuesto detallado por cuentas. Sub-mdulo suplemento (presupuesto complementario): Se ingresan los datos del Presupuesto Complementario, indicando el centro de inversin a que corresponde, los datos a ingresar son: Fecha de emisin. Tasa de Cambio. Monto de la ampliacin del presupuesto detallado por cuentas.

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Sub-mdulo Interfase SAP Administrativo (Invertido): A travs de este modulo se van obtener todos los documentos contabilizados en el proyecto, de los cuales tomaremos los siguientes datos: 1) Centro de Inversin 2) Fecha de documento 3) Nmero de Documento 4) Tipo de Documento 5) Descripcin 6) Usuario 7) Documento de Compra (si lo posee) 8) Cuenta Mayor 9) Fecha de Contabilizacin 10)Monto del Documento 11)Moneda del Documento 12)Monto en Dlares 13)Monto en Bolvares Sub-mdulo Interfase SAP Abastecimiento (Comprometido): Este mdulo permitir al analista de costos obtener las reservas pendientes y saldos de pedidos que integran el comprometido, de los cuales vamos a tomar los siguientes datos: Para los Saldos de Pedidos: 1) Centro de Inversin 2) Nmero de Pedido (Orden de Compra) 3) Cuenta Mayor 4) Fecha de Emisin 5) Saldo del Documento

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6) Moneda de Documento 7) Saldo en Dlares 8) Saldo en Bolvares 9) Acreedor 10)Descripcin del Producto o Servicio 11)Clase de condicin ZIDP 12)Componente importado % de la condicin ZIDP 13)Importe precio Bruto 14)Fecha de oferta 15)Cantidad pendiente 16)Fecha de entrega Para las reservas pendientes: 1) Centro de Inversin 2) Nmero de Documento 3) Fecha de Emisin 4) Cdigo de Material 5) Descripcin del Material 6) Almacn 7) Fecha de Necesidad 8) Cantidad Necesaria 9) Cantidad a Tomar 10)Cantidad Faltante 11)Cuenta Mayor 12)Costo Estndar en Bolvares 13)Costo Total en Bolvares 14)Costo Estndar en Dlares 15)Costo Total en Bolvares 16)Orden de Compra (si la posee)

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Sub-mdulo Interfase SAP Abastecimiento (Faltante): A travs de este mdulo se van obtener las solicitudes de Pedidos, que estn asignadas a proyectos, de las cuales tomaremos los siguientes datos: 1) Centro de Inversin 2) Nmero de Documento 3) Cuenta Mayor 4) Fecha de Emisin 5) Monto del Documento 6) Moneda de Documento 7) Monto en Dlares 8) Monto en Bolvares 9) Acreedor 10)Descripcin del Producto o Servicio 11)Status de la Solicitud. Sub-mdulo Carga Faltante: La finalidad de este mdulo es determinar los costos necesarios para culminar el proyecto. En este mdulo el analista debe ingresar los siguientes datos: Centro de la Inversin Fecha de Registro Descripcin Cuenta Mayor Monto Original Moneda Monto en Dlares 2.- MDULO DE CLCULO

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La finalidad de este mdulo es determinar los factores necesarios para identificar las desviaciones del proyecto. Los clculos sern realizados por el sistema y los factores a calcular son: 1) Costo Final Estimado: El Costo Final Estimado no es ms que la suma del comprometido ms el faltante. CFE = comprometido + faltante 2) Variacin: Es la diferencia entre el presupuesto y el costo final estimado Variacin = Presupuesto Final Costo Final Estimado 3) Variacin Porcentual Variacin P = (Variacin M / Presupuesto Total) * 100 Es importante sealar que los saldos y solicitudes de pedidos, deben ser ajustados a la tasa de cambio de cierre del mes a informar respecto a su relacin con el USD. Para tal ajuste debemos aplicar las siguientes formulas: 4) Saldo de Pedido en moneda diferente al USD SP (USD) = SP (UM)/Tc2 SP (UM) = Saldo de Pedidos en moneda del pedido Tc2 = Tasa de cambio del periodo 5) Solicitud de Pedido en Bolvares Solp (USd) = Solp(veb)/Tc2

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Solp (veb) = Solicitud de Pedido en bolvares Tc2 = Tasa de cambio del periodo Debido a las variaciones macroeconmicas del pas, es necesario determinar la diferencia que existe entre el invertido corriente y el invertido reexpresados a valores del presupuesto, a esta diferencia se le conoce como Brecha. Esta Brecha representa la variacin en precio del presupuesto y la diferencia ser reflejada en las tablas de visualizacin. Esta diferencia tambin se aplicar para el faltante. A su vez se deber determinar la variacin en dlares de los saldos de pedidos, que existe al cambiar la tasa de cambio del pedido, por la tasa de cambio del perodo. sta variacin se denomina Devaluacin La brecha y la devaluacin sern aplicadas solo a los cargos realizados en bolvares que estn comprendidos en el invertido, comprometido y faltante. Los resultados obtenidos al determinar la brecha y la devaluacin deben ser mostrados en dlares. 6) Saldos de Pedidos Indexados Entre los documentos comprendidos en el comprometido encontramos las rdenes de compra indexadas, las cuales poseen una condicin especial, ya que en estas, se ajustan los precios del producto o servicio a valores actuales, tomando como referencia la estructura de costo del producto o servicio y la paridad cambiaria de la fecha de la oferta y la actual. Debido a esto es necesario determinar el valor actual de los saldos de pedidos para las rdenes de compras indexadas. Frmula para determinar el saldo de Pedidos Indexados:

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SPI=

Pu * Comp.I TC3

. Tc2 + ( Pu - (Pu* Comp.I)) . Cant. Fal

Spi = Saldo de Pedido Indexado Pu = Precio Unitario Bruto CompI = Componente de Importacin TC2 = Tasa de Cambio del Periodo TC3 = Tasa de Cambio de la fecha de Oferta Cant.Fal. = Cantidad Faltante 7) Brecha del Invertido y el Faltante Para obtener la brecha se aplicar la siguiente frmula: BI$ = Inv (Veb) __I1___ Tc1. I2
- __I2___

Tc 2

Inv (veb) = Monto del Invertido en bolvares Tc1 = Tasa de cambio del presupuesto Tc2 = Tasa de cambio del perodo I1 = ndice de inflacin del presupuesto I2 = ndice de inflacin de perodo Para la Brecha del Faltante se sustituye el monto del Invertido en bolvares por el monto del Faltante en bolvares. 8) Devaluacin del Comprometido

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La devaluacin se determina a travs de la siguiente formula: Dc = SP (veb) _1 - 1_ Tc1 Tc2

SP = Saldo de Pedido en Bolvares Tc1 = Tasa de cambio del presupuesto Tc2 = Tasa de cambio del periodo 9) Limite Inferior de Contingencia Se refiere al mnimo valor de la contingencia el cual se determina por la relacin entre el comprometido total y el costo final estimado. Se obtiene con la siguiente formula:

LIC = Co

1 - _C_ CFE

Co C

= Contingencia = Comprometido total

CFE = Costo Final Estimado sin Contingencia 10) Costo Final Estimado para Inversiones Nuevas El costo final estimado para las inversiones nuevas ser igual al presupuesto. El monto total del presupuesto ser reflejado en el faltante; esto se debe a que se estima que lo presupuestado ser el costo final del proyecto al momento de culminarlo. 11) Faltante Propuesto por el Sistema

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Consiste en la comparacin del costo final estimado del mes anterior con el comprometido actual. Cuando el costo final estimado del mes anterior sea superior a el comprometido actual el sistema propondr la diferencia como faltante adicional, esto se realiza ya que el faltante adicional propuesto en el mes anterior no esta contemplado en las informacin suministrada por SAP, y al realizar el reporte del mes actual se evita realizar nuevamente los registros correspondientes a este faltante. A su vez asegura que el costo final estimado de un proyecto no disminuya sin el consentimiento de la seccin de control de costos de inversiones. Se determina con la siguiente formula: Faltante propuesto: Fp = CFE - C CFE-1 = Costo Final Estimado del Mes Anterior C = Comprometido del Mes Actual La sistematizacin de procesamiento de datos desarrolla y mejora los medios que garantizan la gestin empresarial correcta, eficiente y segura, es decir, un buen sistema de control interno. El suministro de informacin econmica financiera adecuada y fiable persigue evitar riesgos importantes a los que se puede estar expuesto, por ejemplo, llevar a cabo decisiones en base a unos detalles financieros errneos, al no estar preparados correctamente o al adoptar procedimientos definidos de manera equivocada. La aplicacin de los clculos anteriores persiguen un nico fin, y es el de proyectar el Costo Final Estimado de las Inversiones en un momento determinado, a travs de la estimacin del faltante que es el componente ms

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susceptible a producir variaciones en el presupuesto. La implantacin de medidas de control de costos permite asegurar y cumplir con la planificacin de un Proyecto segn el presupuesto. A travs del Costo Final Estimado es posible medir la eficiencia con que son utilizados los recursos, ya que ste costo representa en cierto modo, lo que debera causarse o el costo que se producir en la Inversin, por lo que su comparacin con el presupuesto aprobado nos origina una desviacin, que hay que analizar y cuantificar con el objeto de tomar medidas preventivas y decisiones importantes. En el desarrollo de la gestin empresarial los sistemas de control se utilizan para determinar eficazmente la manera de operar y ayudan a controlar la efectividad del sistema contable a travs del anlisis y los resultados que ste produce. Por ello, definir de una manera clara y prctica un conjunto de procedimientos y controles de la gestin empresarial del seguimiento de las Inversiones capitalizables, permite suministrar una fiabilidad en los registros contables y una eficacia en el desenvolvimiento de las actividades de la entidad para hacer una correcta evaluacin y anlisis de los procesos. 3.- MDULO DE VISUALIZACIN Para observar y verificar los datos comprendidos en los proyectos se crearn diferentes reportes los cuales estarn agrupados segn el tipo, rea, proyecto, documentos, entre otros. Los mdulos del Sistema de Control de Costos de Inversiones presentan informacin que es sensible, es decir, que slo debe ser del conocimiento de

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algunas personas o grupos de personas, las cuales estn relacionadas por su actividad. El sistema de seguridad garantiza que cada persona dentro de Sidor tenga el acceso a la informacin que est autorizada a ver. El acceso estar establecido de la siguiente manera por: PLAN a) Plan I: Los usuarios del sistema con acceso tipo Plan I, tendrn autorizacin completa al mdulo de visualizacin. b) Plan II: Los usuarios con acceso a este plan tendrn autorizacin a ver las pantallas generales, pero no podrn ver las pantallas correspondientes a las reas de los proyectos, proyectos, ni documentos asignados a cada uno de ellos. REA Los usuarios con acceso tipo rea podrn visualizar solo las pantallas correspondientes a sus reas de responsabilidad, incluyendo los proyectos y documentos asignados a cada uno de ellos. PROYECTO Los usuarios con acceso tipo proyecto estarn autorizados a visualizar sus proyectos y los documentos asignados. Este tipo de acceso es asignado a los lderes o responsables de la inversin. Esta informacin es tomada de SAP, la cual es ingresada al crear el Elemento PEP.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS COSTOS DE PROYECTOS DE INVERSIN.

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Desde un principio, cuando surge una propuesta de Inversin (perodo que requiere varios meses ya que implica un proceso de formulacin), se debe primeramente elaborar una idea de Proyecto de Inversin y demostrar la factibilidad tcnica y la viabilidad de dicho Proyecto, y es a partir de ese mismo momento en que empiezan a generarse gastos. Para evaluar y comprobar que un Proyecto de Inversin puede realizarse y que ser beneficioso para la Empresa, se requiere de conveniencia o no del mismo. Al igual que la adquisicin de bienes y servicios, los estudios previos; por ejemplo: los de ingeniera o los gastos por conceptos de traslados y viticos al personal, por motivos de investigacin sobre alguna tecnologa o algn tema relacionado a la implantacin del Proyecto, deben considerarse como costos de la Inversin. Sin embargo a primera instancia es difcil clasificar estas erogaciones, ya sea como un costo o como un gasto. La tipificacin a la que se refieren estos desembolsos depender si estos en un futuro sern activables, y esta condicin estar en funcin del beneficio que se reciban sobre los mismos, y no se tendr certeza de los posibles beneficios, hasta tanto no se haya comprobado la factibilidad y viabilidad del Proyecto de Inversin. Para llevar el registro de los cargos por concepto de estudios previos del Proyecto de Inversin, se crear el Elemento PEP, la cuenta auxiliar imputable hasta tener conocimiento sobre la aprobacin o negacin del Proyecto, que tendr un Centro de Costos Garante. An cuando en esta fase del Proyecto no se tiene certeza de su realizacin, existe la posibilidad de que esos costos formen luego parte de la Inversin, anlisis, pruebas y estudios previos a la puesta en marcha, con el objeto de tener certeza sobre la

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para este tipo de eventos la NIC N16 explica que la entidad deber evaluar todos los costos de propiedades, planta y equipo en el momento en que se incurre en ellos. En la empresa Sidor, C.A las Inversiones sobre las cuales se han hecho los estudios, son de aquellas obras en curso que luego formarn parte del activo fijo de la entidad, una vez sea capitalizada la Inversin. Estos costos a los que refiere la NIC N16 comprenden tanto aqullos en que se ha incurrido inicialmente para adquirir o construir una partida de propiedad, planta y equipo, como los costos incurridos posteriormente para aadir, sustituir parte o mantener el elemento correspondiente. En el caso de los estudios previos, si el Proyecto sobre el cual se han realizado los diferentes estudios es factible y es aprobado para su ejecucin, todas estas erogaciones formarn parte de los Costos del Proyecto incluyndolas en la cuenta del mismo. Si por el contrario; es rechazado, se considerar como un gasto, de modo que el centro de costos garante asuma el cargo llevndolo a resultados. No slo los estudios acerca de una Inversin son los nicos costos previos a la ejecucin de un Proyecto que deben ser incluidos. La NIC 16 expresa que todos los egresos por instalacin y puesta en marcha, los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, as como la rehabilitacin del lugar sobre el que se asentar, la obligacin en que incurre una entidad cuando adquiere bienes se corresponde al costo de la Inversin. Son ejemplos de costos atribuibles directamente : Los costos de preparacin del emplazamiento fsico. Los costos de entrega inicial y los de manipulacin o transporte posterior. Los costos de instalacin y montaje.

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 Los costos de comprobacin de que el activo funciona adecuadamente, despus de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera elementos producidos durante el proceso de instalacin y puesta a punto del activo (tales como muestras producidas mientras se probaba el equipo). Los honorarios profesionales. Este perodo que contempla los Estudios Previos, tendr un lapso no mayor a 12 meses; entonces surge una circunstancia que pudiera generar confusin en el registro de los desembolsos, si se diera el caso en que los estudios son realizados entre perodos econmicos distintos. Esto atendiendo a la hiptesis del devengo que expresa que los gastos que tienen lugar en un ejercicio econmico, deben ser reconocidos en el perodo en la cual fueron incurridos. La situacin planteada, alude al hecho de que si los gastos por la no realizacin de un Proyecto correspondientes a un perodo, no fueron considerados desde un principio como tal, sino como un costo, a consecuencia del desconocimiento de la puesta en marcha del Proyecto, se estara privando al perodo anterior del cargo del gasto que le corresponda. Debido a que se ha arrastrado un gasto perteneciente al perodo anterior al ao consecutivo, se deber realizar una reclasificacin distribuyendo el gasto correspondiente a cada ao, en la que la porcin adeudada del pasado ao ser incluida en la cuenta Gastos de Aos Anteriores, as mismo, la proporcin que corresponde al ao en curso ser imputada al Centro de Costo. Volviendo al caso de que sea aprobado el Proyecto de Inversin, entonces se considerar tambin como costo de la Inversin, las erogaciones por estudios previos.

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El Costo se suele definir como el volumen de erogaciones realizado en un objeto determinado, en el caso presentado nos referimos como Costo de la Inversin, a la totalidad de las erogaciones que tuvieron lugar en la construccin, adquisicin o instalacin de un bien o servicio cuyo fin es determinado por Ingeniera y que luego formar parte del activo fijo de la entidad. Para ello Ingeniera elabora un presupuesto detallado, donde distribuye el costo total a cada clase de costo, segn la proyeccin que estime gastar para cada uno. El conocimiento de los costos por rubros, garantiza que el clculo del Costo Final de la Inversin se aproxime ms a la realidad, debido a que a partir de ello, se determinan los costos por cada partida. Esta situacin produce la necesidad de obtener mediante reportes detallados mayor informacin sobre la que se harn los anlisis profundos de las cargas, es decir, en funcin al desglose realizado se obtienen resultados analticos que permiten evaluar que clase de costo a sufrido un desvo o variacin cuando el Proyecto se ha puesto en marcha. El objetivo aqu es determinar el Costo final estimado, es decir, la suma de todos los desembolsos realizados en la Inversin asignados a un Proyecto. Todos los costos que son atribuibles por concepto de inversin se cargan inicialmente al elemento PEP, y luego sern liquidados contra la cuenta del mayor correspondiente, en este caso Obras en Curso. A la cuenta mayor Obras en Curso sern cargados todos los costos del proyecto que fueron acreditados al elemento PEP, hasta tanto la inversin realizada no sea activable bajo las condiciones definidas por la gerencia para su uso, es decir, su capitalizacin. Culminado el Proyecto, una vez terminada la obra se liquidar la cuenta Obras en Curso contra la de propiedad, planta y equipo que le sea asignable.

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Existen proyectos que por su magnitud generan subproyectos, dando lugar a una ejecucin del mismo por etapas y por ende que la inversin objeto de capitalizacin se realice parcialmente segn el avance de la obra. Es decir, que a medida que la ejecucin progrese se irn capitalizando los costos, pudiendo hacer cierre de la obra mayor y quedando en curso los subproyectos, de esta forma se ir acreditando de la cuenta Obras en Curso, para abonar a la de Propiedad, Planta y Equipo segn corresponda. Para finalizar un Proyecto de Inversin, el Responsable de Ejecucin solicitar el cierre con la aprobacin del Lder Usuario, previa verificacin de que no existen compromisos pendientes. En el caso de cierre o capitalizacin parcial, se deber proceder al cierre de los elementos que cumplen con las especificaciones para ser activables. La capitalizacin de una Inversin, no es ms que la incorporacin del bien a la Propiedad, Planta y Equipo de la entidad para activar su uso. Cuando dicha capitalizacin se realiza de forma total, su tratamiento contable no es tan complicado, puesto que slo se liquidar la cuenta de Obras en Curso con la de Propiedad, planta y Equipo, por el monto de los desembolsos totales incurridos en la Inversin. En las Inversiones que se llevan a cabo por etapas, su capitalizacin se har segn el avance y culminacin de cada etapa, incorporando al activo fijo de la entidad, los activos que se encuentren en pleno funcionamiento y quedando en la cuenta de Obras en Curso aquellos cuya ejecucin an se encuentre en proceso. No obstante, existen contabilizaciones mucho ms complejas, como pudiera ser aquellas inversiones que se hacen para sustituir, reemplazar o mejorar partes de activo que conforma un sistema, lo que implica la

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desincorporacin parcial de un activo para incluir la parte que requera ser sustituida. La complejidad para el registro de este tipo de Inversiones recae en la determinacin del valor de la parte que fue sustituida, ya que al formar parte de un activo, cuyo valor es asignado en forma general, el valor asignado por desincorporacin a esa parte sustituida debe ser razonable en funcin al activo en conjunto. Adems implica la decisoria sobre la disposicin de la parte reemplazada, ya sea para la venta, chatarreo, donacin o uso futuro. Para el clculo del costo derivado de la sustitucin de una parte del activo, se determinar mediante la siguiente frmula: Valor desactivable = (VNA x VNR)_ VRN Donde; VNA= valor neto del activo. VNR= valor neto remanente. VRN= valor de reposicin a nuevo. En la que el VNR es igual a la diferencia del VRN y la depreciacin acumulada. VNR= VRN depreciacin acumulada. Ya determinado el importe en libros de la parte sustituida, entonces se dar de baja, utilizando el valor desactivable como indicativo de cul era el costo del elemento sustituido en el momento en el que fue adquirido o construido el activo objeto de capitalizacin. La prdida o ganancia derivada de la baja en cuentas de un elemento de propiedad, planta y equipo, se determinar como la diferencia entre el importe

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neto que, en su caso, se obtenga por la disposicin y el importe en libros de la capitalizacin, que deber se mostrada en el Estado de Resultados. Cuando se obtiene informacin veraz, es posible tomar decisiones con total seguridad o hacer cambios en la estrategias, pues enfrentarse con una serie de opciones para hacer frente a un problema, no debe ser un acto al azar, sino el resultado de un anlisis minucioso de cada una de las posibles alternativas que se presentan, adoptando siempre aquella que resulte ms beneficiosa sobre la que refleja una actuacin deficiente, persiguiendo siempre la eficiencia en la gestin organizacional.

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10.- CONCLUSIONES.
Una vez cumplidos los objetivos y actividades pautadas para esta pasanta, se lleg a las siguientes conclusiones: 1.El proceso contable que realiza la empresa Sidor, CA para registrar

los movimientos de los costos de las Inversiones capitalizables est perfectamente enmarcado dentro de la normativa aplicable (NIC 16 Propiedad, planta y equipo).

2.-

El proceso de seguimiento y control se realiza en base a las

exigencias de las normativas internas de la Empresa, y esto es realizado de forma sencilla, prctica y dejando respaldo de cada uno de los documentos pertinentes que emite el sistema para que los responsables lleven cuenta de la situacin presupuestaria de sus Proyectos.

3.-

La actualizacin de la situacin presupuestaria de los Proyectos de

Inversin es exacta y precisa, dado que se utilizan controles auxiliares extracontables, y antes de ingresar los datos de los movimientos al sistema SAP y al Sistema de Control de Inversiones se verifican la legitimidad de los mismos y una vez cargados al sistema, se comparan con la informacin que dio origen a los movimientos.

4.-

Algunas veces los responsables de presupuesto y/o ejecucin no

proporcionan a tiempo la informacin requerida, situacin que retrasa el control del proceso contable que llevan los analistas con respecto a los Proyectos, sobre todo con respecto a las horas hombre de Ingeniera.

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5.- El sector de Activo fijo e Inversiones de la empresa Sidor, CA no cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos actualizados que indique los cambios que se han generado en los procedimientos referidos al control de costos de Inversiones. No obstante, el personal conoce la nueva normativa, an cuando no se ha formalizado su documentacin y el procedimiento para realizar el clculo de costo final estimado es eficiente. El desarrollo de los procedimientos operativos para el seguimiento y control de los costos de las Inversiones capitalizables en Sidor CA, surgi como uno de esos elementos que requera la Empresa para dar respuesta a sus necesidades, puesto que no contaban con un instrumento que precisara detalladamente la secuencia de los procedimientos llevados a cabo en el cumplimiento de las funciones. La descripcin de los procedimientos en trminos operativos de las actividades de ejecucin, seguimiento y control de costos de las Inversiones, se convierte en informacin relevante. Puesto que el documento presentado define las funciones, objetivos, tareas y el flujo de datos que deben ser procesados. Dicha informacin servir para el posterior levantamiento del Manual de Usuario de los sistemas empleados en el desarrollo de las funciones del Analista de Inversin. Los sistemas administrativos implican la expresin operativa de los criterios emanados en los procedimientos, de all la importancia de su realizacin. De esta manera la recopilacin y sntesis del documento se enfoc en el registro de hechos que dan a conocer y analizar la informacin especfica y verdaderamente til para el Manual operativo.

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Uno de los aspectos ms importantes que engloba el estudio y descripcin de los procedimientos, es que gracias a la delimitacin de estos, se puede hacer una valuacin correcta de las inversiones, estableciendo controles preventivos para hacer frente a los desvos que pudieran generarse. El desarrollo del trabajo de pasanta permiti un ejercicio profundo de anlisis y evaluacin de la propia lgica de los procesos administrativos bajo un riguroso soporte terico, que dio lugar a la integracin de las decisiones de la organizacin en materia procedimental que pudieran aplicarse. El funcionamiento administrativo y contable adquirido y desempeado en la prctica profesional referente al control de costo de inversiones, tuvo como resultado proponer mejoras y nuevos diseos que contribuyan a la eficiencia de las operaciones en un nivel y sector de la organizacin. Por ende, construir a partir de los recursos disponibles, instrumentos que contribuyan con el logro de los objetivos constituye un aporte para la empresa por parte del pasante y un avance para la misma.

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11.- RECOMENDACIONES.
A la empresa Siderrgica del Orinoco Sidor, CA: 1.- Es importante mantener la formalizacin organizacional, en lo que se refiere a documentar y mantener actualizados los manuales de normas y procedimientos para evitar consecuencias disfuncionales, en bsqueda de una mayor eficacia y eficiencia organizacional, y la empresa no cumple con esta caracterstica. Adicionalmente los empleados, o al menos los del departamento de Administracin, desconocen y no tienen a su disposicin la estructura organizativa de la entidad. En un sentido crtico constructivo se recomienda a todo el personal de administracin prestar especial atencin en cuanto a su identidad corporativa y a los jefes de sectores dar a conocer al personal a cargo la estructura organizativa de la Empresa. 2.- As mismo en el tiempo de pasanta pudo observarse que en el caso particular del sector Activo fijo e Inversiones el personal operativo no participa en mantener actualizados los procedimientos, es importante que quienes tengan el conocimiento especfico de las funciones de un cargo intervengan en dicho proceso, porque en estos documentos se definen no solo los participantes responsables, sino que adems se establecen pautas claras realizables para el alcance de los objetivos propuestos. 3.- An cuando la entidad cuenta con el recurso humano plenamente calificado y capacitado para realizar las actividades inherentes al seguimiento y control de

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costos de las inversiones; es necesario contar con un soporte en fsico que traduzca los pasos que conlleva el anlisis de un trabajo tan complejo como ste. Por ello, se recomienda ahora que ya se ha realizado el informe descriptivo de los procedimientos operativos de la ejecucin, seguimiento y control de costos de Inversiones, mantener una evaluacin continua del mismo, de forma que la informacin contenida siempre se encuentre actualizada y responda a las necesidades de los usuarios, y la creacin del Manual Operativo, garantizando as, la eficiencia en los procesos administrativos y productivos de la Entidad. 4.- Debido al manejo del volumen de informacin que implica el control de costos de las Inversiones, la eficiencia de la gestin depende en gran parte de la informacin suministrada que es base para la ejecucin del trabajo, entonces es importante que se genere cierta informacin con fluidez, con el objeto de que pueda actuarse a la brevedad posible y adoptar medidas a tiempo. Es recomendable entonces que la informacin a cuenta de los Responsables sea enviada oportunamente para evitar una gestin deficiente, ya que la capacidad de actuar y reaccionar lo facilita la oportunidad de la informacin, es decir, la obtencin a tiempo de una informacin detallada, para evaluar el momento en que se produzcan las desviaciones ms significativas. A la Universidad Nacional Experimental de Guayana: 1.- Fomentar el conocimiento no solo terico, sino incluir tambin, la aplicacin prctica de dichos conocimientos de una forma ms acertada a la realidad del campo laboral, a fin de facilitar la adaptacin del estudiante en su desempao futuro como profesional.

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2.- Promover e incluir dentro del programa de estudio o currculo, o como actividad extracurricular, programaciones de cursos sobre sistemas informticos bsicos utilizados, en este caso en particular, sobre el rea contable y/o administrativa; de modo que el estudiante tenga conocimientos previos que sirvan de base en el manejo de otros sistemas ms especializados.

GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS.

FAI (Formulario de Aprobacin de Inversiones): Formulario utilizado para la aprobacin de inversiones. Inversin: Toda erogacin que deba incluirse en el Activo Fijo, por corresponder a un bien tangible o intangible cuya vida til supere el ejercicio econmico. Como as tambin, los costos asimilables a un bien de uso (por ejemplo: ingeniera, estudios, pruebas, otros) y toda mejora sobre un bien de uso que determine un incremento en su vida til y en su prestacin. Proyecto: Incluye la adquisicin de bienes registrables, proyectos

desarrollados por Ingeniera y Medio Ambiente o Sistemas cuyo monto sea superior a US$ 50.000, o toda adquisicin que deba incluirse en el activo fijo, por corresponder a un bien tangible o intangible cuya vida til es superior a un ejercicio econmico. Monto solicitado: Es el monto que se solicita sea aprobado. Monto total del proyecto: Son todos los costos estimados inherentes para realizar el proyecto. Tipificacin: Asignacin de la imputacin contable (inversin o gasto) de las erogaciones del proyecto.

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Centro de Estudios Previos (CEP): Objeto de costo utilizado para imputar los cargos relacionados con anlisis y estudios previos realizados para determinar la factibilidad del proyecto. Responsable de presupuesto: Es el responsable de la elaboracin del presupuesto del proyecto bajo la base del alcance definidito por el Lder Usuario Solicitante. Responsable de Ejecucin: Determina las especificaciones generales de ingeniera, los estudios tcnicos requeridos para la definicin del proyecto, la coordinacin, seguimiento y control del proyecto en sus aspectos tcnicos, econmicos y administrativos hasta su puesta en marcha. Es responsable por la ejecucin y/o presupuesto., puede ser diferente al responsable de presupuesto y es responsable nivel de los sistemas y procesos de autorizacin de erogacin que pudiera desarrollarse. Jefe de Departamento rea proyecto: Es el responsable de la coordinacin general de todos los proyectos del rea de su responsabilidad. Es el jefe del departamento Ingeniera y medio Ambiente o Sistema, bajo dependencia del responsable de Ingeniera Y Medio Ambiente o Sistemas. Presupuesto aprobado: Es el monto total autorizado del proyecto que incluye el monto original y ampliaciones o complementos. Es el equivalente al monto total del proyecto. Costo Final Estimado (CFE): Es el valor total del proyecto en un momento determinado, corresponde a la sumatoria de lo invertido + comprometido + faltante.

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Invertido: Son todos aquellos montos contabilizados en la cuenta del proyecto. Coincide con el devengado contable, y debera coincidirse con la realidad fsica de la obra. Comprometido: Es el monto de los compromisos ya asumidos a travs de los pedidos y/u rdenes de compra colocadas y/o reserva de materiales y/ rdenes en curso imputadas a la cuenta del proyecto. Faltante: Corresponde a todas las actividades necesarias para la culminacin del proyecto y consideradas dentro del alcance del mismo, estn o no incluidas dentro del presupuesto. Limite Inferior de Contingencia: Se refiere al mnimo valor de la contingencia el cual se determina por la relacin entre el comprometido y el costo final estimado.

Ajuste presupuestario: Se considera ajuste de presupuesto al aumento o disminucin del presupuesto aprobado, motivado por cambios en las variables macroeconmicas, como puede ser cotizaciones entre divisas internacionales, (ej. Relacin euro dlar) inflacin local o cambio de precios internacionales o cambios de alcance. SUPRA: Sistema Unificado de Presupuestacin y registro de actividades. Mejora: Se consideran mejoras cuando las erogaciones extienden la vida til del bien, incrementan su productividad o mejoran la calidad de los productos. Mantenimiento o reparaciones: Son las erogaciones efectuadas par mantener la capacidad operativa del bien o para subsanar problemas especiales que redujeron o detuvieron dicha capacidad.

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Elemento PEP: Cuenta auxiliar asignada una vez aprobada la Inversin, donde se realizan los registros contables del Proyecto quedando as identificada la Inversin y la Planta. FCCV: Fondo Comn Chino Venezolano FONACIT: Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa. Devaluacin: Variacin en dlares de los saldos de pedidos, que existe al cambiar la tasa de cambio del pedido, por la tasa de cambio del perodo.

Brecha: Es la diferencia que existe entre el invertido corriente y el invertido reexpresados a valores del presupuesto, representa la variacin en precio del presupuesto. USD (United State Dolars): cuyas siglas en ingls significan dlares Estado Unidenses, y corresponde a la moneda nacional de los Estados Unidos. VeB (Venezuela bolvares): Moneda oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.
Norma Internacional de Contabilidad N 16. Propiedades, Planta y equipos. SIDOR, C.A. (2008). Manual de autorizacin de Inversiones. Departamento de Administracin. SIDOR, C.A. (2009). Manual de procedimiento de Ejecucin, seguimiento y control de los Proyectos de Inversin. Departamento de Administracin. SIDOR, C.A. (2009). Manual de procedimientote solicitud y aprobacin de Proyectos de Inversin. Departamento de Administracin.

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ANEXOS
Anexo. 1 Estructura Organizativa de SIDOR, C.A.

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Direccin Direccin General General

Oficina Oficina Atencin Atencin ciudadana ciudadana

Asistente Asistente Presidente Presidente ejecutivo ejecutivo

Director Director despacho despacho Presidencia Presidencia

Direccin Direccin Administracin Administracin y y Finanzas Finanzas

Direccin Direccin de de Abastecimiento Abastecimiento

Direccin Direccin Produccin Produccin Industrial Industrial

Direccin Direccin Comercial Comercial

Direccin Direccin Planificacin Planificacin Estratgica Estratgica

Direccin Direccin Gestin, Gestin, rdenes rdenes y y logstica logstica

Direccin Direccin de de Relaciones Relaciones Industriales Industriales

Direccin Direccin de de Calidad Calidad

Direccin Direccin de de Sistemas Sistemas

Direccin Direccin Legal Legal

Direccin Direccin de de Talento Talento Humano Humano

Direccin Direccin de de Ingeniera Ingeniera

Gerencia Gerencia Promocin Promocin del del Acero Acero

Instituto Instituto de de Investigaciones Investigaciones Metalrgicas Metalrgicas

Gerencia Gerencia Auditoria Auditoria Interna Interna

Gerencia Gerencia de de Almacn Almacn

Gerencia Gerencia de de Proteccin Proteccin de de Planta Planta

Gerencia Gerencia Asuntos Asuntos Pblicos Pblicos Nacionales Nacionales

Fuente: SIDOR, C.A.

Anexo 2. Organigrama General Direccin Administracin y Finanzas

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Direccin Direccin Administracin Administracin y y Finanzas Finanzas

Departamento Departamento de de Administracin Administracin Asistente Asistente Administrativo Administrativo Auxiliar Auxiliar Contable Contable

Sector Sector Activo Activo Fijo Fijo e e Inversiones Inversiones

Sector Sector Contralora Contralora y y Edos. Edos. Financieros Financieros

Sector Sector de de Facturacin Facturacin

Sector Sector Cuentas Cuentas por por pagar pagar

Fuente: SIDOR, C.A.

Anexo 3. Esquema de la Clasificacin de las Inversiones

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Industriales Segn su rea Corporativas Sistema Otras

Proteccin de aguas

Clasificacin de Inversiones

Seguridad Ambiente Productividad Segn su finalidad Confiabilidad Calidad Gestin Reduccin de costos
Segn su destino

Lucha contra el ruido Proteccin ambiente Proteccin naturaleza y esttica paisaje Saneamiento

Anexo 4. Esquema del Sistema de Control de Costos de las Inversiones

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Sistema de Control de Costos de Inversin

Carga
Datos maestros Suplemento Presupuesto

Clculo
CFE Brecha Invertido Brecha faltante

Visualizacin

Variacin

Interfase SAP Administrativo Interfase SAP abastecimiento

Devaluacin Resto

Interfase SAP abastecimiento Carga faltante

Lmite Inferior Contingencia

Anexo 5. Detalle de gastos del Presupuesto.

INGENIERA Y ASISTENCIA TCNICA

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Cuentas Mayor 60400458 Cuentas Mayor 60400459 60400451 60400460 60400452 60400461 60400453 60400462 60400454 60400463 60400455 60400464 60400456 60400457 Cuentas Mayor 60400465 60400466 60400467 60400468 60400469 60400470 60400471 Cuentas Mayor 60400472 60400473 60400474 60400475 Cuentas Mayor 60400476 60400477 60400478 60400479 60400480 60400481 60400482 60400483 Cuentas Mayor 60400484 60400485 60400486

SUMINISTROS NACIONALES Descripcin Suministro y FabricacinDescripcin General Local Suministro y Fabricacin Mecnica Local Inspeccin de Obra. Suministro y Fabricacin Ingeniera terceros local. Elctrica local Suministro y Fabricacin Civil local Ingeniera bsica y coordinacin. Suministro y Fabricacin Electrnica local Ingeniera de detalle. Suministro y Fabricacin Instrumentacin local Ingeniera terceros extranjero. Suministro y Fabricacin Asistencia tcnica local Estructuras local Asistencia tcnica exterior SUMINISTROS EXTRANJEROS Descripcin Suministro y Fabricacin General exterior Suministro y Fabricacin Mecnica exterior Suministro y Fabricacin Elctrica exterior Suministro y Fabricacin Civil exterior Suministro y Fabricacin Electrnica exterior Suministro y Fabricacin Instrumentacin exterior Suministro y Fabricacin Estructuras exterior CONSTRUCCIN, INSTALACIN Y MONTAJE Descripcin Construccin y montaje general Obras preliminares Construccin civil Acabados de arquitectura GASTOS GENERALES Descripcin Fletes, seguro, caleta, estiba Almacn Servicios de transporte Servicios de comunicacin Equipos de computacin Servicios Capacitacin Pasajes y viticos GASTOS ADMINISTRATIVOS Descripcin Horas hombre Sidor Gastos adm. Transferidos del centro de costos Construccin civil

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIN DE PASANTAS Fecha de inicio: 01-08-2012 Fecha de culminacin: 20-11-2012

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DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS COSTOS DE LAS INVERSIONES CAPITALIZABLES EN LA SIDERRGICA DEL ORINOCO SIDOR, C.A. PLAN DE ACTIVIDADES.
Pasante: Empresa Andrea de los ngeles Expsito Bustamante C.I: 18.963.094 Sidor Departamento-sector Administracin-Activo fijo e Inversiones _____________________
Lic. Santiago Adriana Tutor Acadmico

___________________
Lic. Adrin David Tutor Industrial

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