A lo largo de tu unidad has revisado los conceptos ms importantes del Proceso Administrativo en las Organizaciones.

En la unidad anterior estableciste el tipo y tamao de empresa que quieres implementar. Ahora, una vez ms, tendrs que ponerte el chaleco de empresario y determinar el proceso administrativo de tu empresa. Para debers desarrollar cuidadosamente los siguientes puntos.

Determina la misin, visin, premisas, propsitos, objetivos (generales, tcticos y operacionales), estrategias, polticas (generales, tcticos y operacionales), reglas,
programas, presupuesto y procedimiento principal. Misin: Ofrecer recubrimientos y servicios que satisfagan las expectativas del cliente para mejorar las condiciones profesionales y econmicas de todas las personas que integramos la organizacin en un medio ambiente seguro y en un ambiente laboral positivo Visin: Ser la empresa lder en recubrimientos con un crecimiento constante y rentable Premisas Internas: 1.- Una alta rotacin de personal 2.- Conflictos Interdepartamentales 3.- Mala Comunicacin 4.- Accidentes Siniestros Externas: 1) De carcter poltico - Sistema de gobierno - Relaciones Internacionales - Estabilidad poltica de un pas - Apertura Comercial 2) De carcter legal a) Tendencias Fiscales: - Impuestos sobre ciertos artculos o servicios - Formas de pago de impuestos - Extensiones de impuestos - Requisitos fiscales b) Tendencias en la legislacin - Cambios en la ley federal del trabajo Y aunque todas y cada una de las premisas anteriores tendran que estar presentes en mi empresa las principales a mi criterio seran:

Calidad Atencin al cliente

 Servicio de asistencia Preocupacin del medio ambiente Propsitos o Brindar un servicio de primera calidad, satisfaciendo las necesidades de cada cliente, brindndoles asesoras tcnicas especializadas. o Aumento de produccin y la introduccin de productos nuevos, brindado a nuestros clientes variedad, calidad, buenos precios, servicio al cliente pero sobre todo una excelente confianza. Objetivos Generales *Ser lderes en los mercados donde participamos *Representar la mejor opcin en cuanto a productos, servicio y precio *Satisfacer las necesidades de los clientes superando sus expectativas *Generar rendimientos atractivos a nuestros accionistas Operacionales *Triplicar el nmero de instalaciones y servicios el primer ao *Duplicar el personal operativo en el primer ao *Elevar la calidad en el servicio cada ao *Recuperar la inversin inicial en los primeros dos aos Tcticos *Aumentar mes a mes el nmero de ventas *Disminuir el tiempo utilizado en cada produccin semanalmente *Aumentar el nmero de instalaciones y productos cada mes Estrategias. Mantener un crecimiento constante buscando nuevos mercados y canales de distribucin. Fomentar en nuestro capital humano la capacitacin y el desarrollo integral. Buscar permanentemente proveedores con mejores estndares de calidad. Lograr un crecimiento exponencial de nuestros clientes siendo nuestro trabajo y nuestros productos la principal carta de recomendacin. Crear una fuerte presencia en nuestra localidad ubicando nuestra imagen en puntos estratgicos de la plaza. Polticas Generales
* Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.

* Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes. * Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en toda actividad. * Fomentar en todo momento los valores de la empresa: * Puntualidad * Cortesa * Tolerancia * Honestidad * La NO discriminacin. * La buena comunicacin * La fidelidad a la empresa. * La dedicacin al trabajo.

Tcticas
* Impulsar el desarrollo personal mediante la participacin en sesiones peridicas de capacitacin. * Colaborar en las evaluaciones peridicas y permanentes dirigidas a la revisin de los procesos de la organizacin. * Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual debern conocer los procedimientos a fin de orientarlos.

Operativas
* Evitar al mximo los accidentes laborales, para lo cual se deben observar las medidas de seguridad necesarias para su prevencin.

Reglas
* El trabajador deber prestar sus servicios con el cuidado y esmero apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos. * No se deber leer peridicos, revistas, libros, etc., durante las horas de trabajo. * Est prohibido ingerir alimentos o bebidas en lugares de trabajo. * Se deber asistir con puntualidad a los cursos de capacitacin o formacin a los que la empresa lo haya asignado. * El trabajador deber utilizar durante la jornada de trabajo los uniformes e identificacin de la empresa en forma permanente y obligatoria.

Programas o Programa de capacitacin

La capacitacin es una actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo de

todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

o Programa de motivacin
El objetivo principal de un programa de motivacin es encaminar las actividades de cada empleado para obtener los resultados satisfactorios, as como cubrir las necesidades que el recurso humano manifieste, haciendo cada una de sus reas productivas, este documento ser de gran importancia, ya que orientar la metodologa para que influya en el nivel de la motivacin de los empleados logrando el clima organizacional adecuado para que determine la eficiencia y eficacia del personal y de la empresa.

Presupuesto 1. Para la evaluacin de costos iniciales y el monto de capital de inversin se tomara en cuenta los costos que no son recurrentes de tal manera que la partida estara formada por los bienes races, muebles, accesorios y dems equipos considerando los precios de compra, la forma de pago y dems costos por instalacin y transportacin. De igual forma se aplicara para las mejoras, remodelaciones y decoracin, en los cuales se destinaran por depsitos, rentas, honorarios y permisos. Otra parte de esta evaluacin consistira en gastos por mercadeo, promocin y otros. Procedimiento Inicial Objetivo Disear, planificar, organizar y establecer el programa de formacin preventiva de la empresa, integrndolo dentro del programa formativo general de la empresa. Alcance El programa formativo abarcar a todo el personal de la empresa, incluyendo directivos, tcnicos, mandos intermedios y dems empleados. Metodologa Formacin preventiva inicial

Toda persona que se incorpore a la empresa y en un periodo mximo de 15 das, despus de su incorporacin, recibir una formacin inicial en materia preventiva que contendr los siguientes aspectos: Poltica preventiva, Manual General de Prevencin y procedimientos de actuacin. Normas generales de prevencin en la empresa. Plan de emergencia. Esta formacin estar integrada dentro de la formacin general de acogida de la empresa. Formacin preventiva especfica del puesto de trabajo En la formacin especfica del puesto, que imparten los mandos intermedios a los trabajadores a su cargo, se incorporarn los aspectos de seguridad y prevencin necesarios para ejecutar de forma segura los trabajos y operaciones crticas propias de cada puesto de trabajo. Para ello se utilizarn como base los procedimientos e instrucciones de trabajo de cada seccin. El mando intermedio de cada mbito de trabajo, con la colaboracin del monitor asignado a cada nuevo trabajador, cumplimentar el formulario que registra que el trabajador ha adquirido los conocimientos y destrezas necesarias, habilitndolo para poder trabajar en su puesto de trabajo, sabiendo superado el proceso tutorizado de formacin. Elabora el organigrama y determina el nmero de empleados por puesto.

En cuanto a la etapa de direccin determina las estrategias de motivacin a emplear, tipos

de comunicacin, descripcin del tipo de autoridad y estilo de gerencia.

Estrategias de Motivacin

* Crea un ambiente libre, donde la comunicacin fluya. Para esto debes establecer un cronograma de reuniones peridicas en las que todos los trabajadores compartan sus problemas, experiencias y conocimientos. * Incentiva la participacin en la toma de decisiones. Esto tiene que ver con aspectos relacionados con su trabajo y temas para los cuales estn capacitados. * Establece mecanismos de participacin directa. As te entregarn sugerencias, opiniones y contribuirn en la mejora de la gestin y el desarrollo de ideas. * Evala el desempeo. Intenta felicitar al trabajador cuando realice una buena gestin o explica qu medidas correctivas debe asumir cuando no se alcanzan los objetivos. * Haz programas de rotacin laboral. De esta forma, el trabajador se familiarizar con otras reas de la empresa y orientar su desarrollo profesional y personal dentro de la misma. * Fomenta que los trabajadores participen. Desarrolla actividades que complementen el desarrollo profesional y personal en cursos y talleres. * Intenta que los horarios no duren ocho horas. Si es necesario entrega un da libre y paga horas extras. Tipos de comunicacin La buena comunicacin debe conseguir mejorar la actitud de los trabajadores de la empresa. Primero que todo, cabe cuestionarse si las empresas tienen clara la idea de qu es comunicacin y de qu manera la empresa transmite la informacin a toda la organizacin. Se comunica? Es curioso observar como organizaciones de cierta entidad carecen de un sistema bsico de comunicacin, vehculo de transmisin de la informacin. Para poder comunicar debe haberse establecido un sistema de comunicacin ya sea formal o informal. Y el establecimiento de este sistema es una de las funciones y responsabilidades de la Direccin de la empresa.

Qu tipo de informacin se comunica? La informacin a comunicar tiene que ser informacin relevante y oportuna para toda la organizacin, que sea de inters y utilidad. Es valiosa? La informacin ha de ser valiosa, preciada, sustanciosa y sustancial. En la medida que la comunicacin sea de relleno, insustancial y vaca de contenido devaluar irreversiblemente el sistema de comunicacin de la empresa. Existe la comunicacin bidireccional? Para que un sistema de comunicacin empresarial sea valorado por los miembros de la empresa debe ser un sistema lo suficientemente honrado como para permitir los flujos de informacin de arribaabajo como los de abajo-arriba. La empresa, en la apuesta de conseguir la mxima implicacin de sus colaboradores, debe escuchar con atencin las propuestas e inquietudes de stos. La respuesta a estas cuestiones, hecha de una manera sincera por los estamentos responsables de la implantacin de un sistema de comunicacin dentro de la empresa, representa el primer paso, el inicial, de un sistema de comunicacin adecuado. Y ahora qu? Una vez determinado el marco en que se inscribe un sistema de comunicacin cabe plantearse si la buena comunicacin dentro de la empresa persigue mejorar la actitud de los trabajadores. Creo que la mejora de la actitud de los trabajadores ha de ser uno de los objetivos principales de cualquier sistema de comunicacin. Ahora bien, esta mejora se conseguir si el trabajador percibe que este sistema de comunicacin es Proactivo, Honrado, Oportuno y Proporcuinado. Proactivo - No hay peor informacin que la que viene del murmuro, la suposicin, los malentendidos y la desidia. La informacin, manteniendo la bidireccionalidad, debe anticiparse a cualquier posible suposicin. No debe surgir como respuesta a un clamor sobre el qu pasa? Honrado - La informacin debe ser tratada honradamente. Hay que comunicar sin tendenciosidad y sin buscar la manipulacin. Las cosas son como son y, de una forma u otra, todos estamos implicados en ellas. Oportuno - El dominio del tiempo en que la comunicacin debe fluir. Una comunicacin inoportuna puede traernos funestas consecuencias. La oportunidad en la transmisin de la informacin es casi tan importante como la informacin misma. Proporcionado - Tan mala es la carencia de informacin como el exceso de sta. Huyamos de la informacin sobredimensionada. Busquemos aquella informacin destilada, que corresponda a cada momento y a la dimensin adecuada.

Como conclusin, una buena comunicacin, que cumpla lo comentado en las lneas precedentes, por supuesto persigue mejorar la actitud de los trabajadores as como sincronizar y ampliar la capacidad de grupo. Y no solo esto, sino que representa una de las piedras angulares de la gestin del bien ms preciado del que tiene el lujo de disponer la empresa: Las personas. Tipos de Autoridad Autoridad en la Empresa a) Qu es la Autoridad? La Autoridad se define como una potestad o facultad para realizar algo. Tambin es el poder que tiene una persona sobre otra que le est subordinada. Y finalmente significan una o ms personas revestidas de algn poder o mando. La autoridad dentro una empresa se mide desde el punto de vista del rango o ttulo que poseen dentro de la organizacin. En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el ttulo o cargo que la persona tiene dentro de la empresa y no con sus caractersticas o atributos personales. Cuando una posicin de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las rdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le est subordinada b) Origen de la Autoridad La Autoridad surgi en los grupos humanos cuando se hizo necesario establecer reglas que permitieran afrontar contratiempos dentro de un medio hostil. Inicialmente consista en el derecho de un superior a que sus subordinados cumplieran exactamente sus propias obligaciones y deberes. La Autoridad en esos tiempos se desarrollaba en la cima y bajaba a travs de toda la comunidad. Era una situacin impuesta, sobre la cual la persona que no la tena deba aceptarla de parte de otra a quien se le haba conferido. Actualmente sucede todo lo contrario. La Autoridad es aceptada, no impuesta. Emana de abajo hacia arriba. Son los subordinados quienes deciden voluntariamente que una persona la posea y la utilice para bien de todo el grupo. El siguiente ejemplo ilustra los conceptos anteriores: Un nuevo gerente de produccin es integrado en la planilla de la empresa; como es obvio, desde el momento de su nombramiento adquiere la autoridad que el cargo tiene asignada. Esa autoridad tendr la efectividad necesaria, siempre que los subordinados la acepten como tal.

c) Requisitos de aceptacin de la Autoridad El subordinado debe ser capaz de entender la comunicacin. Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organizacin. Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios ticos y morales. Debe poseer la capacidad fsica y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior d) Tipos de Autoridad Autoridad de lnea: Es la que posee un nivel jerrquico o jefatura para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relacin directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo y a la que se denomina cadena de mando. Por ejemplo, en una panadera que cuenta con varias sucursales, el propietario posee autoridad de lnea sobre el encargado de administrar las sucursales y ste sobre el personal de cada una de ellas. Autoridad de personal: Es la que se delega progresivamente en terceros, ya sea por la especializacin de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones especficas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de tratar de manejarlo todo, el propietario de la panadera delega ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de materias primas y suministros. A su vez, ste se limita a ejercer nicamente la autoridad que se le ha delegado. Autoridad funcional: Es la autoridad que tendra el administrador de la panadera sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad complementa la de lnea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada cadena de mando. Tipo de Gerencia La gerencia es una actividad realizada por seres humanos, y como tal, influenciada por sus caractersticas personales, como elementos determinantes de lo que se ha dado en llamar el estilo gerencial. Aspectos tales como liderazgo y capacidad para negociar y armonizar, son parte de la personalidad y a su vez definen el estilo del gerente y sus posibilidades para obtener resultados con un alto nivel de desempeo. Cada tipo de comportamiento gerencial genera un conjunto de relaciones y consecuencias que afectan la estructura, las prioridades y la calidad de la respuesta de una

organizacin, cuyas caractersticas se constituyen en la contrapartida del estilo gerencial. El estilo personal tiene influencia en el estilo gerencial. El mejor estilo gerencial es aquel que logra los mejores resultados, pues su estilo coincide ms frecuentemente con las situaciones a las que se enfrenta, y tiene la facilidad de adaptarse en los casos restantes. Y as en general, se pueden perfilar estilos de personalidad, los cuales tienen diferentes efectos sobre los resultados. Cada tipo de personalidad tiene un tipo de trabajo para el cual sus aptitudes/actitudes son las adecuadas. Parte importante del rol de la gerencia consiste en la jerarquizacin y prioritizacin de cada aspecto de la actividad de un negocio. El no saber asignar la criticidad adecuada a cada necesidad, distorsiona las relaciones y en general lleva a una innecesaria conflictividad (stress) y eventualmente al fracaso. La brecha que existe entre las demandas del tipo de trabajo y las caractersticas del gerente son el indicador de propensin al resultado de una empresa. Si el estilo coincide con el requerimiento, las condiciones estn dadas para que haya resultados satisfactorios. En caso contrario, o sea cuando la brecha es grande, el gerente debe modificar su estilo, redefinir los elementos del trabajo, cambiar el sistema de organizacin o inclusive renunciar al trabajo. El mejor estilo es el que funciona, y en tiempos de transformacin como los que vive nuestra empresa, se convierte en importante identificar la combinacin de estilos gerenciales que puedan dar como resultado el xito. El administrador efectivo debe ser humano, benevolente y justo (Confucio). Algunos razgos del administrador efectivo: La experiencia me muestra que cada vez que veo un caso exitoso, tiene detrs un administrador preocupado principalmente por la gente, asegurndose de que en los niveles ms bajos haya otros gerentes, que se preocupen tambin por la gente. A continuacin presento algunas caractersticas del administrador exitoso: -Enfatiza en las polticas y procedimientos -Mantiene su independencia -Evita mtodos autoritarios -Enfatiza la competitividad -Favorece el desarrollo personal -Alienta la participacin en la planificacin -Establece objetivos desafiantes -Promueve las iniciativas personales

-Favorece nuevas ideas e innovaciones -Ofrece incentivos econmicos prcticos -Se asegura un adecuado coaching -Alienta el pensamiento no estructurado -Establece los lmites en las relaciones internas -Favorece el debate interno -Mantiene el equilibrio entre la autoridad y el debate -Estructura equipos ad hoc -Promueve el compromiso con el trabajo y con la empresa -Favorece a los ms participativos y contributivos -Mide el resultado ms y el esfuerzo. -Favorece al que usa intensivamente los recursos tecnolgicos a su alcance -Establece con claridad los resultados esperados y los medios para alcanzarlo. -Incentiva la comunicacin en todos los sentidos -Evala en forma independiente el desempeo de los equipos del de sus integrantes -Negocia y ensea a negociar -Desalienta el juego poltico en favor de la relacin cara a cara -Corrige cuando se equivoca y lo considera parte del trabajo -Evala basado en el pasado, el presente y el futuro con igual peso -Establece reglas en bases individuales -Reconoce la orientacin al s y los tiempos de respuesta dinmicos -Establece estndares basados en desempeo posible -Vincula cada asignacin con el desempeo global del negocio -Valora la conciencia de costos y gastos, pero favorece la rentabilidad -Establece un buen sistema de reportes e informacin -Gerencia el cambio -Delega, delega y delega. De la etapa de control define los controles a utilizar y las tcnicas de control a emplear.
Etapas de Control Para una mejor comprensin de la etapa de control, debemos de partir del concepto general de la palabra control, misma responde al arquetipo o modelo estatuido por la norma de la dual concepcin del ser y del deber ser. Es decir, que como seres humanos realizan un examen de conciencia que es la autocrtica, donde compara las experiencias vividas con las normas que los rigen, con el objetivo de eliminar los comportamientos malos y cambiarlos por comportamientos buenos. Este acto de comparacin se llama control. En ese entendido y visto desde el enfoque administrativo definimos al control como:

El Control, es la quinta etapa del proceso administrativo y en ella se identifican los resultados obtenidos, para compararlos con un modelo establecido a fin de corregir y formular nuevos planes, para lograr el objetivo y metas establecidos en la etapa de la planificacin. Esta etapa se basa y responde a principios, que son motivo de estudio del presente curso como son: Principio de Establecimiento de Estndares. Este principio nos seala que el estndar es la expectativa razonable de alcanzar un objetivo en un proceso, operacin, actividad, etc. Principio de Importancia y Necesidad de control. Este principio nos seala que un control deber realizarse si en el trabajo, se han reportado, falencias, errores y gastos fuera de lo normal, que ameriten ser justificados o sealados. Principio de la Excepcin. Este principio nos seala que el control administrativo para ser ms eficaz, debe de concentrarse en las areas en que no se logr los objetivos previstos. Principio del Carcter Administrativo de control. Este principio nos seala que es necesario distinguir Las Operaciones de Controles con la Funcin del Control. Para una mejor comprensin de este principio daremos seis ejemplos en ambos casos para realizar esta distincin entre Las Operaciones de Controles con la Funcin del Control. Operaciones de Control: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Son las formas, medios especficos o tcnicas, mediante las cuales se practica el control. Los controles pueden ser muchos. Se refieren a la medicin de informacin. Se relacionan con los medios. Tratan con hechos ocurridos. Son analticos y se interesan en lo que es.

Funcin de Control: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Es una funcin del proceso administrativo. El control consiste en un proceso. Se refiere a la direccin. Se relaciona con el fin. se ocupa de la expectativa o sea del futuro. El control es normativo y se interesa en lo que debe ser.