PAC 1: Gestin de Proyectos

PAC 1: Gestin de Proyectos y PMBOK

01/04/2013 Universitat Oberta Catalunya Javier Coso Gonzlez

PAC 1: Gestin de Proyectos

Ejercicio 1
Para desarrollar este ejercicio nos basaremos en los dos primeros mdulos de los apuntes. Hay que responder las siguientes respuestas cortas teniendo presente que puede haber ms de una respuesta correcta en cada caso y hacer su justificacin. TEST: Javier Coso Gonzlez 1 2 3 N C D D Resp.

4 B

5 A

6 A

7 D

8 B

9 A-B

10 A-D

1. Cul de las siguientes afirmaciones no es estrictamente propia de la gestin de proyectos TIC? a) b) c) d) ES ITERATIVA Y PERMANENTE. EST ORIENTADA PRINCIPALMENTE A LA SATISFACCIN DE LOS CLIENTES. EST ORIENTADA A LA SATISFACCIN DE UNOS ESTNDARES DE CALIDAD . INVOLUCRA HABILIDADES QUE SE SUELEN ADQUIRIR MS CON LA EXPERIENCIA QUE CON LA FORMACIN.

Sabemos que el ciclo de gestin de un proyecto es iterativo y permanente y que para gestionar un proyecto la experiencia resulta ms esencial que la formacin. Por otro lado, un proyecto TIC tiene una orientacin muy estricta en torno al cliente y sus objetivos de negocio, sin embargo, los estndares de calidad no son tan estrictos en un proyecto como si lo pueden ser un producto. 2. Cul de las fases de un proyecto tiene un mayor grado de incertidumbre? a) b) c) d) CIERRE. SEGUIMIENTO Y CONTROL . PLANIFICACIN. INICIACIN.

Aunque existen fases de un proyecto como la fase de planificacin o la fase de seguimiento y control donde hay que tener en cuenta procesos crticos como la gestin de riesgos, la etapa de iniciacin posee el mayor grado de incertidumbre debido a que aqu se aprueba el proyecto a seguir una vez identificado e interpretado el problema de diferentes maneras y haber aprobado su viabilidad.

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PAC 1: Gestin de Proyectos 3. El grupo de procesos de Iniciacin del proyecto... a) ...MIDE EL NIVEL DE ADECUACIN DEL PROYECTO A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE . b) ...ELABORA Y DOCUMENTA ITERATIVAMENTE LA DESCRIPCIN DEL PROYECTO. c) ...FORMALIZA LOS PROCESOS DE COMUNICACIN ENTRE EL CLIENTE Y QUIEN TIENE QUE HACER EL PROYECTO . d) ...ENTREGA LA DEFINICIN DEL CONTENIDO , EL ALCANCE Y LOS REQUISITOS DEL TRABAJO QUE DEBE LLEVARSE A CABO . El resultado de la fase de iniciacin es un project chrter y una definicin inicial del contenido, alcance y requisitos del trabajo a desarrollar.

4. La planificacin operativa, incluida dentro del segundo grupo de procesos de gestin del proyecto, est enfocada a: a) b) c) d) RECURSOS Y COSTES . TAREAS Y ACTIVIDADES . METAS Y ACTIVIDADES. RESULTADOS.

Como podemos extraer de los apuntes, en la planificacin operativa se descompone cada EDT en actividades, que es el enfoque principal de esta planificacin.

5. Cul de los siguientes elementos no es un entregable de la gestin de proyectos? a) b) c) d) EL CDIGO FUENTE DE UNA APLICACIN WEB . LA PLANIFICACIN. LAS ACTAS DE REUNIN . LAS PETICIONES DE CAMBIOS.

En un proyecto los resultados se deben expresar en trminos de entregables, ya sean productos, aplicaciones, documentacin es por eso que el cdigo fuente de una web no se considera entregables como si puedan ser documentos ligados a la planificacin, la peticin de cambios o los actas de reunin.

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PAC 1: Gestin de Proyectos 6. El rea de conocimiento de gestin de la integracin abarca los procesos bsicamente relacionados con: a) COORDINAR DE FORMA EFECTIVA LA INTERDEPENDENCIA ENTRE LAS DIFERENTES DIMENSIONES
DEL PROYECTO Y LOS PROCESOS DE GESTIN NECESARIOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO .

b) ASEGURAR QUE TODAS LAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS NECESARIAS PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO SON CORRECTAMENTE EMPLEADAS POR EL EQUIPO DE PROYECTO . c) PONER EL EQUIPO DE PROYECTO A TRABAJAR CONJUNTAMENTE Y EFECTIVAMENTE HACIA LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO . d) ASEGURAR QUE EL ALCANCE, LOS TIEMPOS Y LOS COSTES PRESUPUESTADOS DEL PROYECTO SON
CONSISTENTES CON UN NIVEL ACEPTABLE DE CALIDAD Y DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE .

En la gestin de la integracin se dan unos procesos que propios del director del proyecto, que son tareas de coordinacin que no acostumbran a delegarse en otros miembros del equipo.

7. Cul de las siguientes frases define mejor el rea de conocimiento de gestin del alcance? a) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE LOS CAMBIOS EN LAS ESPECIFICACIONES SE HACEN DE MANERA CONTROLADA Y COORDINADA . b) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR LA OBTENCIN DE LOS RESULTANTES DEL PROYECTO DE ACUERDO CON LAS CARACTERSTICAS TCNICAS Y FUNCIONALIDADES DEFINIDAS . c) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE SE PRODUCIRN CORRECTAMENTE SUS ENTREGABLES . d) INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE SE PRODUCIR TODO LO NECESARIO PARA EL XITO DEL PROYECTO , PERO SLO LO NECESARIO . Es decir, identifica y produce lo que tiene que estar incluido en el proyecto y lo que no.

8. En los materiales se define la lnea base del alcance como "el conjunto de elementos que definen en un momento dado el compromiso hacia el alcance, o sea, lo que el proyecto debe producir". Qu de los siguientes componentes no forma parte de esta lnea base? a) b) c) d) EL ENUNCIADO DEL ALCANCE, DETALLADO Y APROBADO . LAS METAS DEL PROYECTO. EL EDT. EL DICCIONARIO DE LA EDT.

Por descarte, todas las dems forman parte de la lnea base del alcance.

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PAC 1: Gestin de Proyectos 9. Cul o cules de los siguientes procesos no forman parte del rea de conocimiento de la gestin de costes? a) b) c) d) DEFINIR ACTIVIDADES . ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES . EVALUAR LOS COSTES . SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO.

Tanto la definicin de actividades como la estimacin de los recursos de las actividades son principalmente procesos involucrado en la gestin del tiempo del proyecto. 10. Cules de las siguientes frases no aplica a la gestin de riesgos? a) LOS RIESGOS SON OBJETIVOS Y, POR TANTO , SU GESTIN EST TOTALMENTE PAUTADA Y ES PREVISIBLE . b) LA GESTIN DE RIESGOS A MENUDO ADOPTA UN CARCTER SUBJETIVO QUE SE VE REFORZADO
POR EL DIFERENTE NIVEL DE TOLERANCIA AL RIESGO QUE TIENEN TODAS LAS EMPRESAS Y PERSONAS DE UN PROYECTO .

c) ES RECOMENDABLE QUE LAS ORGANIZACIONES TENGAN NORMAS, POLTICAS, PROCEDIMIENTOS Y MTRICAS QUE EVITEN , EN LO POSIBLE , LAS SUBJETIVIDADES PROPIAS DE LAS PERSONAS . d) HAY QUE IDENTIFICAR EL MXIMO DE RIESGOS POSIBLES, YA QUE, DE ESTE MODO , SE EVITA CUALQUIER INCERTIDUMBRE EN EL TRANSCURSO DEL PROYECTO . Los riesgos no son objetivos, y mucho menos previsibles. Por otro lado, identificar un nmero muy alto de riesgos, por encima de los necesarios, puede aumentar los costes de gestin, por lo tanto, esta ltima frase tampoco es aplicable a la gestin de riesgos.

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Ejercicio 2
En la figura 8 del Mdulo 1 estn los diez mandamientos de la gestin de proyectos que incluyen los factores crticos de xito de un proyecto.

1. Reflexionad sobre por qu cada uno de estos aspectos son relevantes en el xito del proyecto. I. BENEFICIOS DE NEGOCIO Como en los diez mandamientos de la biblia, el primer mandamiento es el ms importante, en este caso se trata de beneficios de negocio, y es que no hay que olvidar la premisa de que un negocio se mantiene a base de beneficios econmicos, sin beneficios un negocio tiene un periodo de vida corto y por lo tanto, el proyecto fracasa. Por esta razn hay que controlar los costes y al mismo tiempo aumentar los ingresos en la medida de lo posible, de manera que se establezca un balance positivo entre gastos y beneficios. II. OBJETIVOS Y RESULTADOS DEL PROYECTO Este segundo mandamiento se define principalmente en la etapa de iniciacin de un proyecto, un proyecto necesita establecer unos objetivos y unos resultados que sean viables, muchos proyectos se caen en esta primera fase de establecimiento de objetivos y comprobacin de la viabilidad, de modo que reduciremos enormemente el riesgo de fracaso del proyecto estableciendo los objetivos y los resultados del proyecto. III. ALCANCE Y LIMITACIONES Gestionar el alcance de los procesos es esencial en un proyecto, de manera que se produzca lo necesario para alcanzar el xito del proyecto, pero siempre con unas limitaciones, ya que hay que identificar todo lo que se va a producir y tambin lo que no se va producir, para de este modo lograr el xito del proyecto.

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PAC 1: Gestin de Proyectos IV. PLANES DETALLADOS DE HITOS En todo proyecto resulta esencial cumplir con los hitos acordados con el cliente en el tiempo. Esta gestin temporal de los procesos se ha de revisar y ajustar a lo largo del proyecto debido a la falta de secuencialidad que muchas veces poseen los procesos ya sea porque solapen varios procesos o porque interacten entre s. V. APOYO DE LA DIRECCIN El apoyo de la direccin debe estar latente a lo largo de todo el proyecto, es decir, resulta indispensable la consecucin de los objetivos y para ello deben existir una autoridad y unas responsabilidades relativas que permitan al proyecto y a la direccin cumplir los objetivos fijados. VI. INVOLUCRACIONISMO DE LOS USUARIOS En todo proyecto se busca por encima de todo la aceptacin del producto por parte del cliente, sin embargo, es fundamental la opinin de los usuarios para tener una planificacin y una gestin ms adecuada del proyecto. De este modo, mediante convocatorias o reuniones lograremos acaparar las expectativas de los usuarios y toda esta informacin que resulta fundamental para la aceptacin del trabajo. VII. RECURSOS Y PERFILES ADECUADOS Gestionar, orientar y organizar al equipo puede carecer de importancia a priori, sin embargo, los resultados de un equipo bien gestionado garantizan la excelencia de un proyecto, lo que se traduce en reduccin de tiempo, reduccin de costes, cumplir parmetros de calidad VIII. CONTROL Y REALIMENTACIN Mediante la monitorizacin se consigue tener un control de los procesos automticamente, y del mismo modo el equipo de proyecto puede vigilar el transcurro del proyecto mediante la realimentacin, las ventajas de este control en los procesos saltan a la vista, y es que muchas de las incidencias en un determinado proceso se resuelven mediante la monitorizacin. IX. TECNOLOGA ESTABLE Cuando hablamos de tecnologa estable hablamos de tecnologas maduras con un margen de error pequeo en la gestin temporal por posible desconocimiento de la materia, y adems, el personal que otorga el servicio debe asegurar el servicio a travs unos factores de xito como son la experiencia y la formacin. X. GESTIONAR, GESTIONAR, GESTIONAR Gestionar es un trmino imprescindible en la gestin de proyectos, por este motivo, cuando se registra cualquier tipo de incidencia estas se deben gestionar temporalmente teniendo en cuenta las posibles desviaciones que deriven de esa incidencia determinada, de modo que a travs la gestin se logre llevar el proyecto a buen puerto.

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PAC 1: Gestin de Proyectos 2. Qu acciones deben llevarse a cabo para asegurar estos factores de xito? Podemos reflejar el cumplimiento de estos diez mandamientos explicados anteriormente como las acciones a seguir para lograr el xito, es decir, cumplir estos diez mandamientos asegura estos factores de xito. Otra accin importante para asegurar estos factores de xito es la correcta gestin de todas las reas de conocimiento, ya sean acciones relacionadas con el tiempo, el alcance, los costes, la calidad Podemos resear algunas acciones que aseguren relativamente estos factores de xito como puede ser el alto compromiso de la direccin y la involucracin de los usuarios, una buena gestin administrativa y econmica, realizar las reuniones necesarias de seguimiento y control, realizar unos plazos de ejecucin realistas y una identificacin efectiva de los riesgos, asignar adecuadamente el personal al perfil deseado

3. A partir de la definicin de las reas de conocimiento descritas en el Mdulo 2, cules de estas reas estn claramente relacionadas con los factores crticos de xito? La gestin de qu reas ayudar a garantizar el xito de cules FCE? Como podemos comprobar, cada rea se asimila a un mandamiento y concluimos que todas las reas estn relacionadas con los factores crticos de xito. Por tanto, para garantizar el xito de los FCE se deben gestionar todas las reas.

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MANDAMIENTOS

REAS DE CONOCIMIENTO

BENEFICIOS DE NEGOCIO OBJETIVOS DEL PROYECTO ALCANCE Y LIMITACIONES PLANES DETALLADOS DE HITOS APOYO DE LA DIRECCIN INVOLUCRACION DE LOS USUARIOS RECURSOS Y PERFILES ADECUADOS CONTROL Y REALIMENTACIN TECNOLOGA ESTABLE GESTIONAR, GESTIONAR

Gestin de costes Gestin de la integracin Gestin del alcance Gestin del tiempo Gestin de calidad Gestin de recursos humanos Gestin de comunicacin Gestin de los riesgos Administracin de compras y contratos Todas las reas

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