Unidad 1.

Elementos bsicos de Access 2010 (I)

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. Puedes ver un videotutorial haciendo clic en el icono de la derecha.

1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010. - Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa. - Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botn cerrar - Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre la . pestaa Archivo y pulsa el botn Salir

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las

de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2010 (II)

1.3. Las barras
La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar y cerrar . , maximizar/restaurar

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Veremos cmo ms adelante. La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso, aparecern nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de ms espacio de trabajo. Para ello, debers hacer doble clic sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn.

La pestaa Archivo La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada ( Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeo cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo la forma de los botones que ms utilices.

1.4. La ayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: Hacer clic en el botn de Ayuda Pulsar la tecla F1 del teclado. El programa tambin ofrece otras opciones interesantes, para elllo: Pulsar Ayuda en la pestaa Archivo. En este apartado adems encontrars enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarn informacin sobre las novedades de esta versin en concreto, ayuda tcnica o actualizaciones del programa. , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (I)

2.1. Conceptos bsicos de Access
Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2010, consltalo aqu .

2.2. Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.

Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nueva base de datos. sto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est lista.

Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: .

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.