SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN (ERP)

LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE GESTIN INTEGRAL

La evolucin de los Sistemas Informticos de Gestin
El entorno cada vez ms competitivo y exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drstica la gestin y a facilitar la integracin de las distintas reas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc. Los Sistemas Integrados de Gestin (ERP1) surgen en los aos noventa como una evolucin de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestin de inventarios y planificacin de la produccin, en sus distintas versiones (MRP: Material Requirements Planning, de los aos setenta; MRP II: Manufacturing Resources Planning, de los aos ochenta); programas de contabilidad; aplicaciones de gestin de la facturacin; etc. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestin de todos los recursos de la empresa, a travs de la integracin de la informacin de los distintos departamentos y reas funcionales.

La integracin a nivel de procesos

En la estructura organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente. En principio, este planteamiento parece el ms lgico para mejorar la productividad, ya que se basa en una divisin y especializacin del trabajo, de manera que un determinado departamento se encarga de las actividades comerciales y de marketing, otro se ocupa de toda la gestin financiera y administrativa, etc. La paulatina introduccin de la informtica en las empresas permiti dar soporte a cada uno de estos departamentos y reas funcionales de forma aislada. Pero, de esta forma, cada departamento se centra en la funcin que tiene asignada y pierde la visin global de las actividades de la organizacin. La separacin entre las distintas funciones puede dificultar la comunicacin interdepartamental y el flujo de actividades que se desarrollan a nivel global por la empresa. As, por ejemplo, el cliente no va a percibir que el departamento de produccin es muy eficiente y rpido entregando los productos si, a la postre, la entrega se ve retrasada por una mala coordinacin con el departamento de logstica: de poco sirve fabricar bien y rpido si el producto debe esperar unos das en el almacn hasta que alguien se encargue de enviarlo a su destino.

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, trmino utilizado para denominar a las aplicaciones integradas de gestin empresarial de mayor nivel de complejidad.

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Al cliente le interesa el resultado final de la actividad global de la empresa y no el resultado de los trabajos realizados por cada uno de los departamentos. Por este motivo, es necesario adoptar una nueva visin del funcionamiento de la empresa, ms orientada hacia el cliente y hacia el resultado global: la visin por procesos. El funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de los clientes no es una secuencia aislada de actividades, sino, ms bien, el resultado de una secuencia coordinada de actividades en las que van a intervenir las distintas unidades organizativas (departamento comercial, departamento de produccin, departamento de administracin, etc.), es decir, en la empresa se producen flujos de actividades, a las que denominaremos procesos, que tienen la caracterstica de atravesar distintas unidades organizativas. Hammer y Champy definen un proceso como un conjunto estructurado y medible de actividades que se desarrollan en una organizacin con el objetivo de conseguir un resultado concreto para algn cliente o mercado especfico. Un proceso se caracteriza, por lo tanto, por una secuencia de actividades con unos inputs y unos outputs medibles. A la hora de estudiar las actividades que lleva a cabo una empresa, es interesante contemplarlas desde el concepto de la cadena de valor desarrollado por Michael Porter. Entendemos por valor la cantidad que los clientes estn dispuestos a pagar por lo que la empresa les proporciona y la cadena de valor es la secuencia de actividades que generan valor para el cliente final. Las actividades de valor se pueden dividir en dos grupos: actividades primarias, implicadas en la creacin fsica del producto y su venta y entrega al comprador, as como la asistencia posterior a la venta, y actividades de apoyo, que sustentan las actividades primarias y se apoyan entre s (actividades administrativas, de I + D, de sistemas de informacin, de gestin de recursos humanos, etc.).

Cadena de valor global Cadena Valor Proveedores Cadena Valor Empresa Cadena Valor Distribuidores

Cliente

Actividades de apoyo

Infraestructuras de la empresa Gestin de los Recursos Humanos Desarrollo de la Tecnologa Abastecimientos Logstica Produccin Logstica Marketing Posventa Interna Externa y Ventas Margen
Actividades primarias

Figura 1. La cadena de valor de la empresa (M. Porter) Con el enorme avance experimentado por las Tecnologas de la Informacin en estos ltimos aos, la capacidad existente para capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin se ha incrementado de manera espectacular y se han eliminado las barreras

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espaciales y temporales que en muchos casos dificultaban la coordinacin entre las distintas funciones de la empresa. Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de informacin de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor. Adems, hay que tener en cuenta que la cadena de valor sobrepasa los lmites de la empresa, ya que incluye tanto a las actividades realizadas por los proveedores, como a las propias del canal de distribucin. De esta forma, se produce una integracin vertical de actividades hasta llegar al cliente final. La satisfaccin del cliente depender del resultado completo de la cadena de valor y, por lo tanto, no llega con gestionar eficaz y eficiente las actividades de la empresa, sino que es necesario preocuparse de la gestin global de la cadena de valor, en estrecha relacin con los proveedores y con el canal de distribucin. Por este motivo, los modernos sistemas ERP incluyen el soporte y la integracin de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Management). La gestin por procesos implica una visin horizontal del funcionamiento de una empresa, donde las unidades organizativas pasan a ser consideradas como eslabones de una cadena de prestacin de servicios. De este modo, la empresa ya no se centra en s misma, sino en el cliente, y sus reas funcionales actuarn correctamente en la medida en que estn aportando valor a los procesos en los que participen. En la gestin por procesos el nfasis se centra en qu, cmo, por qu y para quin se hacen las cosas y no tanto en el quin las hace, es decir, la empresa desplaza su punto de mira desde el producto hacia el cliente, ya que la clave de su xito est en generar valor y mejorar la satisfaccin del cliente. Podemos considerar que el producto (o, en su caso, la prestacin de servicio) es el medio que permite a la empresa alcanzar el fin que garantiza su xito en el mercado: ofrecer valor al cliente. No existe unanimidad a la hora de identificar los principales procesos de la empresa. John Sviokla y otros investigadores de Harvard sostienen que slo hay dos procesos principales: gestionar la lnea de productos y gestionar el ciclo de pedidos. Por su parte, John Rockart y James Short, de la MIT Sloan School of Management, defienden que son tres los procesos principales: desarrollo de nuevos productos, entrega de productos a los clientes y gestin de las relaciones con los clientes. La mayora de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave. Cada uno de estos procesos principales se pueden subdividir en subprocesos, tal como muestra la siguiente tabla (Surez C. 1998): Tabla 1. Procesos tpicos en empresas de distribucin e industriales

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PROCESOS PRINCIPALES
Procesos de direccin

SUBPROCESOS
Investigar el entorno y disear la estrategia de la empresa. Definir las actividades a desarrollar coherentes con la estrategia y sus responsables. Establecimiento de objetivos generales y control de la empresa. Gestionar la mejora organizativa Investigar mercados y necesidades cliente Analizar viabilidad comercial, tcnica y financiera Diseo bsico producto y proceso Desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales Disear, fabricar y evaluar prototipos Medida de la satisfaccin de los clientes Planificacin comercial Promocin y publicidad Acciones comerciales (presupuestacin, visitas, etc.) Proceso de pedidos de clientes Control de ventas Planificacin de recursos necesarios para la produccin (materiales, capital, personal, tecnologa, etc.). Transformacin de los recursos en productos Entrega/instalacin de los productos Control de entregas: seguimiento pedidos, stocks, calidad, etc.

Procesos de diseo y desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales

Procesos de marketing y ventas

Produccin y entrega para empresas orientadas a produccin industrial

Ejecucin de servicios Planificacin de recursos necesarios para proporcionar el (empresas orientadas a servicio Desarrollo de las capacidades servicios)
Entrega del servicio Control de la calidad del servicio

Facturacin y servicio post-venta

Facturar al cliente Suministrar servicio post-venta Responder a las sugerencias o reclamaciones

Procesos de compras e Localizar y seleccionar los proveedores inventario Negociar con los proveedores
Realizacin de pedidos Recepcin de pedidos Controlar inventarios Controlar los pedidos realizados

Procesos de personal

Planificacin de las necesidades Contratacin Formacin/Carrera Motivacin Retribuciones Planificacin financiera Negociacin con bancos y otras fuentes Plan de Inversiones Gestin cobros Gestin pagos Control de tesorera Contabilizacin

Gestin Financiera

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PROCESOS PRINCIPALES
Procesos de InformacinComunicacin

SUBPROCESOS
Definicin necesidades, tratamiento y proceso de la informacin y de la comunicacin. Gestin de los Sistemas de Informacin. Evaluacin de la calidad de la informacin y de su utilizacin en la toma de decisiones.

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (ERP)

Definicin de un Sistema ERP
Los sistemas de gestin ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las reas funcionales de una empresa de forma integrada: finanzas, produccin, compras, ventas, recursos humanos, etc. Hasta la presentacin en el mercado de estos sistemas ERP, se sola utilizar un software independiente para cada departamento, dando lugar a mltiples problemas derivados de la dispersin de datos y formatos, que dificultaban la integracin de la informacin: la tpica situacin de islas de informacin que no se podan interconectar. Podemos definir un sistema ERP como un sistema integrado de software de gestin empresarial, compuesto por un conjunto de mdulos funcionales (logstica, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente. Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestin en uno solo, basndose en una nica base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que stos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicacin o mdulo funcional que los requiera (as, por ejemplo, si una factura ha sido registrada en el mdulo de clientes, ya no es necesario introducirla de nuevo en el mdulo de contabilidad y finanzas). Un sistema de estas caractersticas debera estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestin de varios idiomas, monedas y sistemas de tributacin, as como la generacin de informes y documentos adaptados a la legislacin vigente en cada pas. Se trata de un importante aspecto a tener en cuenta, dada la diversidad de normativas existentes y las variaciones que sufren a lo largo del tiempo. Por otra parte, ante la demanda por parte del mercado de soluciones especficas para los diferentes sectores industriales o de servicios, los proveedores de sistemas ERP han desarrollado productos especializados que incorporan aplicaciones y funcionalidades a la medida de un determinado sector, denominadas soluciones verticales o sectoriales.

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Estructura de un ERP
EL SISTEMA BSICO DE UN ERP
La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa: el mdulo de gestin financiera, el mdulo de gestin de compras, el mdulo de gestin de ventas, el mdulo de recursos humanos, etc. Todos estos mdulos estn interconectados y comparten una base de datos comn, garantizando de este modo la coherencia e integracin de los datos generados. El hecho de que estos productos sean modulares posibilita la implantacin del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organizacin al facilitar la transicin desde los sistemas anteriores. Normalmente, el primer mdulo que se pone en marcha es el financiero y, posteriormente, se van integrando los restantes, dependiendo de las caractersticas particulares de cada empresa. El sistema bsico del ERP est formado por las aplicaciones tcnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los mdulos. Proporciona herramientas de administracin para controlar tanto el sistema en s (rendimiento, comunicacin con otras aplicaciones y otros sistemas, etc.), como la base de datos que constituye el ncleo del producto. Las principales plataformas de servidores son los sistemas Windows Server y Linux, mientras que las bases de datos ms utilizadas son Oracle, Microsoft SQL Server e IBM DB2. Tambin es importante destacar la proliferacin en estos ltimos aos de ERP de propsito general o verticales, basados en plataformas de software libre, que por lo general suelen utilizar las bases de datos MySQL o Postgress. Por otra parte, las ltimas versiones de los ERP incluyen el soporte a las tecnologas derivadas de Internet, como el estndar XML o el lenguaje de programacin JAVA. Cada proveedor de ERP define la modularizacin de su solucin, atendiendo a razones comerciales o tcnicas. En la tabla siguiente se muestran, a modo de ejemplo, la modularizacin de dos ERP: SAP y LIBRA, ERP desarrollado por la empresa espaola EDISA. Tabla 2 Comparativa de mdulos en dos productos ERP Procesos principales
Gestin Financiera y Control.

Mdulos de SAP
Finance. Treasure Management. Entreprise Controlling. Invest Management. Material Management. Sales and Distribution. Production Planning. Plant Maintenance.

Mdulos de LIBRA
Libra Financiera.

Aprovisionamiento y Logstica Interna. Ventas y Logstica Externa. Produccin. Gestin de Medios Tcnicos. Gestin de Relaciones

Libra Compras. Libra Almacenes. Libra Ventas. Libra Produccin. Libra Gestin de Medios Tcnicos y Mantenimiento. Libra CRM

CRM

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Gestin de Recursos Humanos.

Human Resources.

Libra Recursos Humanos.

Seguidamente, se muestran algunas de las funcionalidades incluidas en los principales mdulos que constituyen un sistema ERP.

MDULO DE APROVISIONAMIENTO
El proceso de aprovisionamiento en una empresa comprende la gestin de materiales y la relacin con los proveedores. En el apartado de gestin de materiales el sistema debe dar soporte a la definicin de los datos necesarios para el tratamiento de los materiales a lo largo de toda la cadena logstica, as como las transacciones realizadas con ellos, facilitando el control de los stocks, la generacin de nuevos pedidos, la valoracin de inventarios de acuerdo con distintos criterios, etc. En lo que se refiere al apoyo a la relacin de la empresa con los proveedores, el sistema debe proporcionar toda la informacin sobre precios y condiciones de entrega, historial de compras, disponibilidad, etc., facilitando de este modo el proceso de toma de decisiones de compra. As mismo, mediante distintas opciones de anlisis, el sistema puede realizar una valoracin de los proveedores: cumplimiento de plazos de entrega, estado de los materiales, fiabilidad, etc. Este mdulo se apoya en dos bases de datos fundamentales: La base de datos de materiales, que permite registrar para cada referencia su cdigo, descripcin, peso, dimensiones, calidad, cantidad en stock, etc. La base de datos de proveedores, que almacena los datos sobre cada uno de los proveedores seleccionados: nombre, personas de contacto, direccin de pedido, datos fiscales para facturacin, etc., as como precios y condiciones de entrega de los productos que ofrece. El mdulo de aprovisionamiento facilita la planificacin de los pedidos a proveedores a partir de las necesidades de compra de la empresa, que pueden venir determinadas por la demanda de productos terminados o por el control de unos stocks mnimos de produccin. Adems, este mdulo puede ofrecer la posibilidad de consultar el historial de los proveedores y de los movimientos de materiales que se han realizado. En definitiva, el mdulo de aprovisionamientos deber dar soporte a todos los procesos de compra, desde la gestin de proveedores y tarifas hasta el control de los procesos de pedidos, conciliacin de facturas y otras fases implicadas en el aprovisionamiento, tanto de productos como de materias primas, bienes de inversin o servicios, as como la gestin de contratos de suministro.

MDULO DE PRODUCCIN
El mdulo de produccin se encarga de gestionar los materiales y servicios empleados en la cadena de produccin de una empresa, as como los recursos (mquinas, utillaje, personal) utilizados en sta.

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Este mdulo facilita la planificacin de los materiales y de las capacidades de los recursos, lanzando las rdenes de montaje o de fabricacin y adaptndose a las caractersticas especficas de los distintos sistemas de fabricacin: fabricacin contra stock, fabricacin a medida contra pedido (build to order) o montaje (nicamente se realiza el ensamblaje final de las distintas piezas que componen el producto). Para contribuir a una adecuada gestin de los stocks de materiales, este mdulo debe estar totalmente integrado con el mdulo de aprovisionamientos. Adems, este mdulo puede incorporar diferentes funcionalidades adicionales como la planificacin a capacidad finita, la captura de datos en planta, la gestin de subcontrataciones, etc.

MDULO DE VENTAS
El mdulo de ventas se ocupa de la relacin de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa (contactos, presupuestos) y post-venta (entrega, factura, devoluciones...). As mismo, facilita la gestin y configuracin de los pedidos, la logstica de distribucin, la preparacin de entregas, la expedicin y el transporte. Para un correcto funcionamiento, el mdulo de ventas deber estar integrado con los mdulos de almacn, logstica, mdulo financiero, etc. As mismo, cada vez se exige un mayor nivel de integracin entre ventas y compras, reflejo de una progresiva orientacin a una operativa bajo pedido.

MDULO DE FINANZAS
El mdulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la gestin financiera de la empresa. Se trata de un mdulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes mdulos. Por este motivo, resulta fundamental para la correcta implantacin del ERP. Este mdulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la contabilidad financiera, como a la contabilidad analtica o de costes. Entre sus mltiples funciones relacionadas con la operativa financiera y contable podemos destacar las siguientes: Contabilizacin de las operaciones de la empresa (generacin de asientos contables). Elaboracin de los balances y de la cuenta de resultados. Elaboracin de presupuestos, generacin de informes y anlisis de desviaciones. Gestin de la tesorera (control de flujos de cobros y pagos, gestin de cuentas corrientes, lneas de crdito y de depsitos, etc.). Gestin de activos. Este mdulo tambin proporciona funciones especficas para el departamento de administracin de una empresa: Facturacin (emisin de las facturas). Liquidacin de los impuestos (sobre Sociedades, IVA, etc.). Carlos Surez Rey 2010 8

Gestin de cobros y reclamacin de impagados. En general, todos los sistemas ERP disponen de un gran nmero de informes financieros y contables estndar e incorporan herramientas de diseo a medida para facilitarles la generacin de informes adaptadas a las necesidades de cada cliente, como en el caso de la liquidacin de impuestos en cada pas.

MDULO DE RECURSOS HUMANOS

El mdulo de recursos humanos de un ERP permite gestionar la informacin relacionada con los empleados de una organizacin (datos personales, formacin recibida, experiencia, ocupacin, salario, historial profesional, perodos vacacionales, bajas por enfermedad, premios, sanciones, etc.). Entre las mltiples funciones que facilita podemos destacar las siguientes: Definicin de estructuras organizativas. Planificacin de las necesidades de personal. Soporte al proceso de evaluacin y seleccin de personal (registro de curricula vitae, gestin de pruebas de evaluacin, clasificacin de candidaturas, etc.). Control de presencia (gestin de turnos de trabajo y de horarios, as como de perodos vacacionales, bajas por enfermedad, permisos, etc.), relacionado generalmente con el mdulo de produccin. Soporte a la contratacin de personal (registro y modificacin de los distintos tipos de contratos laborales). Gestin de las acciones formativas. Registro de gastos de representacin y de dietas por desplazamientos. Soporte a la generacin de nminas.

MDULO DE GESTIN DE MEDIOS TCNICOS Y MANTENIMIENTO

Este mdulo facilita el control de los recursos materiales y tcnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos; e integran las funciones empresariales de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales. Adems del inventario de todos los recursos materiales, es importante destacar la funcionalidad referida a la gestin de stos: mantenimientos preventivos y correctivos, reparaciones, alquileres, etc.

Caractersticas generales de un ERP

A continuacin se presentan de forma detallada algunas de las caractersticas comunes a los principales ERP del mercado.

CAPACIDAD DE PARAMETRIZACIN
Se trata de la caracterstica diferencial de los ERP frente a la mayor parte de las soluciones de gestin orientadas a pequeas empresas.

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La parametrizacin de un ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa, as como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestin lo requiere, sin requerir de desarrollos especficos o a medida del cliente La parametrizacin del ERP exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa y, por ello, este trabajo requiere de un importante esfuerzo de consultora, que supone un captulo fundamental en un proyecto de implantacin de un ERP. La complejidad de un producto ERP est directamente relacionada con el nivel de parametrizacin que ste permite. Son varios los aspectos que pueden personalizarse a travs de este proceso de parametrizacin: Estructura fiscal de la empresa o grupo de empresas que incluye la configuracin social del grupo y sus relaciones, estructura de impuestos, etc. Localizacin a nivel de pas, para adaptarse a caractersticas concretas como pueden ser los usos horarios, las divisas, los impuestos y, sobre todo, los idiomas en los que debe manejarse la informacin y el acceso al sistema. Tipologa de productos: estructuras, conjuntos, etc. Reglas de negocio: polticas de precio, polticas de distribucin, comisiones, etc. Estructura fsica que define las sedes administrativas y operativas, diferenciando en stas las distintas zonas, almacenes, plantas productivas, llegando hasta la configuracin de las ubicaciones en los propios almacenes o la descripcin de los muelles de carga para la logstica. Estructura organizativa y funciones: permite definir los usuarios, roles y perfiles, funciones accesibles, niveles de seguridad en el acceso a datos, etc. Flujo de procesos, automatizacin de tareas y gestin de alertas. Relacionado con este tema cabe destacar la incorporacin en los ERP de funcionalidades BPM (Business Process Management), orientadas al establecimiento de flujos de trabajo, que relacionan la estructura organizativa (usuarios de los sistemas) con la informacin y los eventos registrados en los sistemas de informacin de la empresa. Estructura documental de la empresa.

INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE

Normalmente, los ERP incorporan las ltimas tecnologas y avances en la interfaz de usuario, con facilidades grficas o la posibilidad de definir diversos dispositivos de acceso: ordenadores personales, terminales de radiofrecuencia, PDA, etc. Destaca en el momento actual la posibilidad de acceso mediante interfaces Web, lo que aporta la posibilidad de acceso a colectivos externos a la empresa desde la extranet de la empresa.

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Figura 2. Ejemplo de interfaz de usuario de un sistema ERP (corresponde al sistema LIBRA de la empresa EDISA)

INTEGRACIN CON OTRAS APLICACIONES

Esta caracterstica facilita la comunicacin e intercambio de datos por medio de interfaces estandarizadas con paquetes de software EDI, herramientas de Internet, aplicaciones ofimticas, soluciones de Business Intelligence, etc.

CAPACIDAD DE ACCESO A INFORMACIN

Los ERP cuentan con un conjunto de salidas e informes predefinidos y, adems, posibilitan la interaccin desde distintas herramientas de acceso a datos: OLAP, generadores de informes, aplicaciones ofimticas, herramientas de Business Intelligence, etc.

OTRAS CARACTERSTICAS
Entre estas otras caractersticas de los ERP, podramos citar la incorporacin de herramientas de seguridad, ayudas en lnea, etc.

METODOLOGIA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIN DE UN SISTEMA ERP

En este apartado se presentan una serie de criterios que se deberan tener en cuenta a la hora de elegir el sistema ERP ms adecuado para una organizacin: Funcionalidad del ERP: mdulos que ofrece el sistema para dar soporte a las necesidades de las distintas reas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta carencias en alguna de estas reas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realizacin de desarrollos a medida. Criterios tcnicos: plataformas tcnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas, lenguajes de programacin incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de comunicacin con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estndares de las tecnologas Internet (XML, EDI-Web), etc.

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Criterios econmicos: coste de las licencias, del proceso de implantacin y de los servicios de consultora asociados, as como de las posteriores revisiones y actualizaciones. En este apartado conviene realizar un anlisis del retorno de la inversin, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles, que puede generar para la organizacin la implantacin del sistema ERP. Criterios organizativos: evaluacin del impacto y de los cambios en los procesos y en la organizacin necesarios para la correcta implantacin del ERP. Facilidad de uso de las herramientas del sistema. Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las empresas de consultora encargadas de su implantacin. As mismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo sector y con caractersticas similares (volumen de negocio, dispersin geogrfica, nmero de empleados, etc.). Por otra parte, es conveniente tener en cuenta todos los servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantacin: formacin, desarrollo de aplicaciones a medida, integracin con otros sistemas, actualizaciones futuras, etc. Referencias de implantacin, tanto del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencias en el propio sector de actividad. Adems de considerar los criterios anteriores, es importante seguir un proceso adecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresa que llevar a cabo dicha implantacin, es decir, se necesita definir el binomio producto - proveedor. En la seleccin del producto y del proveedor se suele hacer un anlisis de la oferta disponible, siguiendo para ello un proceso ms o menos formalizado. Con frecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan documentacin sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectos recogidos anteriormente, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la seleccin final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5 candidatos. En el proceso de seleccin se suele hacer partcipe a las reas ms implicadas de la organizacin, ya que la decisin tendr una gran repercusin, pues se trata de un proyecto que adems de ser complejo en lo que se refiere a la implantacin, suele orientarse como una solucin a largo plazo o de futuro. Para reducir la dedicacin que supone el anlisis de toda la informacin de los productos y proveedores del mercado, lo ms habitual es establecer una comisin de seleccin del producto y un responsable de la misma, que habitualmente ser el responsable de Sistemas de Informacin de la empresa. Esta comisin es la que participa en las reuniones de presentacin de los proveedores, la que debe encargarse de trasladar todos los requisitos y la que finalmente realiza la valoracin de las alternativas planteadas, elaborando un informe para la direccin general, que tomar la decisin final. En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripcin de las necesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajo para los proveedores, a la hora de disear sus presentaciones o demostraciones y tambin para la realizacin de sus ofertas.

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As mismo tambin es importante establecer otros requisitos, como el nmero de usuarios que accedern a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (para poder definir el esquema de comunicaciones necesario), las necesidades de migracin de datos, etc. Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de seleccin de una solucin ERP para la empresa es la identificacin de los desarrollos a medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP. Los desarrollos a medida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier proyecto y su delimitacin constituye por lo tanto un factor clave. Todo este proceso suele requerir varios meses de trabajo, en los que se llevan a cabo las siguientes actividades: Delimitacin del alcance del proyecto: Se trata de una fase eminentemente interna en la que la empresa debe definir sus necesidades y establecer las expectativas en las distintas reas a las que afectar la implantacin. Es una fase en la que puede requerirse el apoyo de una empresa externa para apoyar en el diagnstico y la definicin de necesidades. Identificacin de posibles candidatos: Es la fase en la que se envan a los proveedores el documento de solicitud de ofertas RFP (Request for proposal), y en los que se analiza la documentacin de un nmero importante de candidatos. Con frecuencia se lleva a cabo parte de este proceso sin implicar a cada posible proveedor, aprovechando la informacin que se ofrece a travs de las pginas Web de stos. Entrevista y demostracin de la solucin de los candidatos seleccionados: En esta fase participa habitualmente la comisin de seleccin y se implican, si se considera necesario, a alguna persona adicional en parte de las presentaciones. Es importante destacar la importancia de mantener la visin de conjunto de la empresa a lo largo de todo el proceso de seleccin, evitando que existan presentaciones departamentales en las que solamente estn presentes usuarios de dicho departamento. Esta es precisamente la razn por la que suele recurrirse a la figura de la comisin, que suele tener una visin completa de la organizacin y que debera estar presente en la totalidad de las presentaciones, con independencia de que en algn momento se incorporen usuarios de un departamento concreto. Anlisis de las ofertas. Firma del contrato con el proveedor seleccionado.

El mercado de los ERP

A la hora de seleccionar un producto o un proveedor de una solucin ERP, las empresas se suelen formular preguntas como las siguientes: Qu conviene ms, un producto proveedor local, nacional o internacional? Qu es ms conveniente, incorporar un producto sectorial (aplicacin vertical) o por el contrario merece ms la pena un producto multi-sectorial? Es posible que no exista nada en el mercado que satisfaga nuestras necesidades? En primer lugar, conviene destacar que no existe una nica respuesta a las preguntas anteriores, sino que ms bien depender de cada caso concreto. Las variables que ms

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condicionan la respuesta a las cuestiones anteriores son la dimensin de la empresa y el sector de actividad en el que se encuentra. Tambin los condicionantes de geogrficos (localizacin de la empresa), tienen su influencia. Algunos ERP utilizan un canal de distribucin para llegar a los clientes finales. En otros casos, el fabricante del ERP (editor del software) es quien asume directamente esta implantacin. En la tabla se muestra el tipo de solucin ms frecuentemente adoptada por los distintos segmentos empresariales. Tabla 3 Tipologa de productos ERP en funcin del segmento empresarial Segmentos empresariales
Micropymes (menos de 10 empleados)

Tipologa de productos ms frecuente

Aplicaciones sencillas desarrolladas por proveedores locales Aplicaciones estndar nacionales de carcter general o sectorial, implantadas por proveedores locales Aplicaciones desarrolladas por proveedores locales Aplicaciones sectoriales nacionales ERP nacionales o internacionales implantadas por la empresa desarrolladora o por partner regional ERP nacionales o internacionales implantadas por la empresa desarrolladora o por partner regional

Pequea empresa (entre 10 y 50 empleados)

Mediana empresa (50-250 empleados)

Empresas grandes (ms de 250 Desarrollos propios combinados con empleados) mdulos estndar de los ERP de mercado ERP nacionales o internacionales implantadas por la empresa desarrolladora o por partner regional Empresas multinacionales, con Desarrollos propios combinados con presencia mundial mdulos estndar de los ERP de mercado Soporte de empresas consultoras con presencia internacional para el despliegue.

Son muchas las alternativas que ofrece en estos momentos el mercado, si bien en muchas ocasiones no es sencillo encontrar el binomio producto-proveedor que se adapte a las necesidades de una empresa. No slo se necesita contar con un producto que se adece a las necesidades de la empresa, sino que es igualmente importante que la empresa implantadora cuente con experiencia en el sector, para entender adecuadamente los procesos de la empresa. Todo ello, hace que en muchas ocasiones las opciones disponibles se vean reducidas de forma considerable, ya que con frecuencia y sobre todo para las pequeas y medianas empresas, la cercana del proveedor constituye un elemento importante en el proceso de seleccin. Tambin es importante destacar la entrada en este mercado de soluciones de cdigo abierto que propugnan un modelo de negocio basado en los servicios de implantacin y de personalizacin para cada empresa. En la actualidad, el ERP de mayor notoriedad en el mercado a nivel mundial es el producto de la empresa SAP. De hecho, en algunos sectores se ha convertido en la solucin ms implantada en las grandes empresas. Otros fabricantes importantes dentro de este sector a nivel mundial son JD Edwards, PeopleSoft, Dynamics, Ross Systems, Adonix, Sage, etc.

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Tambin conviene destacar algunas soluciones desarrolladas por empresas nacionales, como el ERP LIBRA de EDISA, basado en Oracle, que nos ha permitido acceder a un importante nmero de ejemplos y experiencias prcticas de gran utilidad en la elaboracin de este libro.

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP

Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos, debido a la dificultad tcnica y organizativa que conllevan. La adquisicin de estos productos, as como los servicios de consultora requeridos para su correcta implantacin, tienen un coste bastante elevado, ya que suelen dirigirse a empresas de dimensin media y grande. Con frecuencia, estos proyectos de implantacin de un ERP no se valoran correctamente, ya que se suele producir una infravaloracin de los plazos de ejecucin y los recursos que se necesitan. Ambos factores casi siempre tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto, con el consiguiente incremento del coste global. Por otra parte, la implantacin de un sistema ERP puede implicar cambios importantes en los procesos, que pueden afectar tanto a la estructura organizativa, como a las actividades y puestos de trabajo desempeados por el personal. Por este motivo, para minimizar los problemas derivados del proceso de implantacin, es muy importante prestar una especial atencin a la participacin y formacin de los empleados de la organizacin que se van a convertir en los principales usuarios del sistema. As mismo, se debera contar con el compromiso de la alta direccin y los promotores del proyecto han de estar involucrados en la definicin de los objetivos. El papel desempeado por el implantador (consultora especializada o el propio proveedor del ERP en algunos casos) tambin suele ser de gran importancia durante todo el proceso de implantacin. La implantacin del sistema comienza con el estudio tcnico y funcional, que debe tener en cuenta las restricciones econmicas y temporales para la ejecucin del proyecto. Ya desde esta primera etapa puede contarse con el apoyo de empresas consultoras con amplia experiencia en la implantacin del sistema elegido, a fin de garantizar la coherencia y fiabilidad del estudio. Una vez tomada la decisin sobre qu ERP se va a implantar, se debera realizar un estudio de viabilidad para detectar las posibles carencias funcionales, que se manifiestan como diferencias entre los requerimientos definidos y la cobertura del ERP en cuanto a dichos requerimientos. En esta primera etapa, por lo tanto, se definen el alcance funcional (qu mdulos se van a implantar), el alcance organizativo (qu departamentos y procesos se vern afectados) y la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta las restricciones econmicas (presupuesto disponible), las restricciones tcnicas (integracin con otros sistemas y plataformas disponibles), las restricciones temporales (calendario de implantacin), as como el nivel de compromiso interno de la empresa. As mismo, se determinan los desarrollos especficos necesarios para cubrir la funcionalidad requerida por la empresa. Para el posterior desarrollo del proyecto, se puede adoptar una estrategia de implantacin progresiva por mdulos o de implantacin progresiva por unidades organizativas.

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Este ese un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de establecer los objetivos del proyecto. Es importante fijar objetivos realistas que posiblemente pasarn por establecer fases sucesivas para la implantacin de distintos mdulos del producto. En las grandes empresas es frecuente la implantacin por mdulos ya que el impacto de los cambios no hace viable una implantacin completa. En las empresas medianas suelen definirse los siguientes subproyectos: Mdulo financiero, compras, ventas y gestin de inventarios como un proyecto completo o a lo sumo, separando el mdulo financiero de los restantes mdulos y estableciendo una interfaz de integracin de datos. Mdulo productivo. Otros mdulos: Recursos Humanos, mantenimiento, etc. Algunos de los ERP del mercado incorporan herramientas que facilitan la definicin y el control del proyecto de implantacin, con el objetivo de optimizar dicho proyecto en trminos de calidad y esfuerzo, minimizando los riesgos y problemas derivados de la implantacin. Tambin puede resultar de gran ayuda la utilizacin de prototipos para mostrar la funcionalidad del sistema a los usuarios, validar distintas alternativas de implantacin e identificar posibles mejoras en los procesos de la organizacin. El ajuste tcnico del sistema (tunning), las demostraciones prcticas y la formacin de los usuarios constituyen las ltimas etapas del proyecto de implantacin. Sin embargo, durante todo el proyecto se debe tener en cuenta la gestin del cambio organizativo: acciones encaminadas a minimizar el posible impacto que la introduccin del nuevo sistema pueda tener sobre la organizacin, en cuanto a que puede suponer un importante cambio de cultura, el rediseo de los procesos, nuevos mtodos de trabajo, etc. Estas acciones deberan, adems, contar con el compromiso firme de la alta direccin de la empresa. La documentacin de todo el proyecto de implantacin tambin juega un papel importante, por lo que no se debera descuidar la preparacin de diversos materiales, entre los que podramos citar: Documentacin tcnica del sistema. Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificacin, etc. Manuales de usuario final. Material de formacin (ejemplos, casos prcticos, etc.). Por ltimo, no deberamos olvidar el posterior mantenimiento y actualizacin del sistema ERP para hacer frente a los cambios en los procesos de negocio, fusiones y reestructuraciones empresariales, cambios en el entorno legal y normativo, introduccin de nuevos estndares tcnicos, etc. Para ello, es necesario contar con los medios tcnicos y humanos necesarios, as como dotar de un presupuesto que permita garantizar el mantenimiento del ERP implantado.

Factores clave en la implantacin de un ERP

Entre los factores crticos de xito para la implantacin de un sistema ERP podramos citar:

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Planificacin realista, teniendo en cuenta las restricciones tcnicas, econmicas y organizativas. Compromiso de la direccin con el proyecto. Definicin precisa de los objetivos. Gestin del cambio organizativo. Formacin y soporte tcnico a los usuarios (redaccin de procedimientos, diseo de manuales de usuario, diseo e imparticin de cursos a usuarios finales, etc.). Equipo de implantacin con experiencia en el sistema elegido y dedicacin a tiempo completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, tcnicos informticos propios y consultores externos.

ANLISIS ECONMICO
Para evaluar desde el punto de vista econmico el proyecto de implantacin de un sistema ERP, deberamos considerar las siguientes partidas:

Inversin en hardware y software bsicos

Se debe tener en cuenta qu plataforma tcnica va a soportar el ERP: servidores, sistemas operativos y gestores de bases de datos relacionales. Tambin es necesario considerar cules son el hardware y el software mnimo que han de tener todos los equipos clientes, utilizados por los usuarios finales del sistema, as como los requisitos de los sistemas de comunicaciones. Por otra parte, hay que prever cunto se deber invertir en impresoras y otros dispositivos como terminales de radiofrecuencia, lectores de cdigos de barras, etc.

Inversin en licencias del ERP

Los fabricantes de los ERP aplican tarifas en funcin del nmero de usuarios y/o mdulos que se van a utilizar, por lo que la empresa deber adquirir un determinado nmero de licencias de acuerdo con estos parmetros. Tambin comienza a ofrecerse en estos momentos la modalidad de funcionamiento ASP (Application Service Provider), que repercute en los costes de licencia y comunicaciones por usuario y mes, con un enfoque ms orientado al alquiler que a la compra. La exigencia del mercado y la competencia ha llevado al establecimiento de modelos mixtos en los que se combina el alcance funcional (mdulos a incluir), con el nmero de usuarios, llegando incluso a distinguir entre usuarios de mbito administrativo (perfil de usuarios que introducen datos al sistema y que operan con el sistema la mayor parte de la jornada de trabajo) y usuarios espordicos que, por lo general, son usuarios que acceden al sistema para consultar alguna informacin o para introducir algn dato, pero no de forma continuada.

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Coste de la implantacin
En este apartado se incluiran todos los gastos derivados del proyecto de implantacin, incluidos los servicios de empresas consultoras externas, la parametrizacin del ERP, los gastos de formacin del personal, la preparacin de documentacin, etc.

Migracin de datos
Un ERP es un sistema que integra los datos procedentes de las distintas reas de la empresa, para funcionar en torno al concepto de un dato nico y una explotacin mltiple. Esto exige que los datos sean correctos y el concepto de producto integral facilita el que se alcance este nivel de calidad. Sin embargo, la puesta en marcha de un ERP suele presentar dificultades derivadas de la migracin de datos de los sistemas anteriores. Con frecuencia los criterios de codificacin y sobre todo la calidad de los datos en los sistemas de partida, exigen un esfuerzo importante para identificar el origen de cada dato, valorar su calidad, depurar e insertar en los ficheros del ERP. El desconocimiento del modelo de datos de partida, la existencia de redundancias, falta de integridad o los errores derivados de la falta de integracin del programa de partida son algunas de las razones que llevan a que la migracin de datos pueda ser un captulo significativo dentro de del presupuesto total de implantacin de un ERP, llegando a ser incluso uno de los ms importantes.

Coste de los servicios de telecomunicaciones

Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos e informacin entre las distintas oficinas, almacenes y centros de produccin de la empresa que van a estar gestionados por los mdulos del sistema ERP. Internet no siempre garantiza los anchos de banda que se necesitan para introducir los datos en los sistemas, sobre todo en las transacciones que condicionan la operativa empresarial: entradas de producto, salidas o traspasos. Por ello las empresas suelen contratar lneas de datos con niveles garantizados de ancho de banda y, en ocasiones, suelen establecer redes privadas en base a lneas dedicadas o redes privadas virtuales, para lograr mayores prestaciones y niveles de seguridad.

Desarrollos especficos
Existen costes que surgen del diseo e implementacin de nuevas funciones en el ERP para cumplir con todos los requisitos de la organizacin. Casi siempre en todo proyecto de implantacin de ERP surge la necesidad de desarrollo de listados, documentos de trabajo (pedidos, hojas de carga, albaranes) y tambin funcionalidades que no cubre la aplicacin. Por este motivo, ser importante detallar este captulo al mximo, ya que puede ser una fuente importante de desviacin de costes, al no quedar claro el alcance previsto. As mismo, conviene indicar que si en un proyecto de implantacin de un ERP el captulo de desarrollos especficos fuese muy elevado, cabra plantearse si la eleccin del producto ha sido la adecuada.

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Gastos de mantenimiento
Los gastos anuales del mantenimiento de un sistema ERP podran estimarse en torno a un 15% o un 20% de la inversin inicial. En este captulo se suele incluir el suministro de actualizaciones o nuevas versiones del producto.

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