SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

La teora de la organizacin y la prctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en aos recientes. La informacin proporcionada por las ciencias de la administracin y la conducta ha enriquecido a la teora tradicional. Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgi un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificacin de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias fsicas, biolgicas y sociales, como marco de referencia para la integracin de la teora organizacional moderna. Sistema:

Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.

Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema.

Una Empresa esta compuesta por niveles o subsistemas

SUBSISTEMA OPERATIVO Tiene que ver con la racionalidad tcnico-econmica, y trata de crear certidumbre cerrando el ncleo tcnico para muchas variables.

SUBSISTEMA DE COORDINACIN Opera entre los niveles operativo y estratgico y sirve de intermediacin y coordinacin entre ambos. Este nivel transforma la incertidumbre del medio ambiente, en la

racionalidad tcnico-econmica necesaria, como insumo, del subsistema operativo.

SUBSISTEMA ESTRATGICO

Encara el mas alto grado de incertidumbre entrminos de los insumos provenientes

del medio ambiente, sobre los cuales tiene muy poco o ningn control.

Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: cerrados y abiertos y en interaccin con su medio.

Sistema Administrativo

Es la combinacin de la unidad administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactan con la unidad, es decir:

1) el entorno en el que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad y es afectado por sta.

2) insumos y productos de la unidad, conectados entre s por el proceso de conversin y los mecanismos de retroalimentacin.

El sistema administrativo est integrado por subsistemas, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo con los siguientes criterios: -Por la funcin o actividad, por ejemplo: comercializacin, produccin, finanzas, etc. -Por su naturaleza, por ejemplo: hombres, mquinas, informacin, etc. -Por el nivel organizacional: estratgico, de coordinacin y operativo.

La organizacin de una empresa es un sistema de partes interrelacionadas,

operando conjuntamente a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales. El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean l y sus subordinados. Los componentes bsicos de un sistema son tres: el objetivo, los elementos y las interrelaciones. Cuando no se lleva a cabo la definicin de responsabilidades, sucede una de estas dos cosas: -El personal hace poco o ningncaso de los sistemas y procedimientos.
-El personal que de alguna manera lo hace, establece objetivos duplicados, conflictivos e incompletos.

Para que el personal tenga el conocimiento adecuado de los sistemas y procedimientos es necesario: -PRIMERO.- un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos de la empresa, expresando claramente su objetivo y firmado por el ms alto funcionario. -SEGUNDO.- partiendo del programa general de la empresa, la construccin de programas departamentales definitivos, hacindolos ms especficos, especialmente en lo concerniente a la responsabilidad. -TERCERO.- establecer reuniones de orientacin y discusin sobre el significado de los programas; para conducir el mutuo entendimiento y la coordinacin acerca de la forma en que estos programas operarn. -CUARTO.- ver que todas las descripciones escritas del trabajo contengan referencias especficas de las responsabilidades de cada individuo, y del trabajo que debe ejecutar.

Responsabilidades del supervisor

1)Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientos. 2)Coordinar su trabajo con el de otras unidades administrativas a fin de resolver asuntos relativos a los sistemas y procedimientos de mutua incumbencia.

El diseo de sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial ms completo; y este se logra a travs de la interpretacin de la informacin adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos empleados para crearla. Este control se ejerce con el propsito de lograr la mxima eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable.

NTRODUCCION La teora de la organizacin y la prctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en aos recientes. La informacin proporcionada por las ciencias de la administracin y la conducta ha enriquecido a la teora tradicional. Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgi un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificacin de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias fsicas, biolgicas y sociales, como marco de referencia para la integracin de la teora organizacional moderna. El primer expositor de la Teora General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodologa integradora para el tratamiento de problemas cientficos. La meta de la Teora General de los Sistemas no es buscar analogas entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad cientfica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varioscontinentes cientficos, toda vez que dicha extrapolacin sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

1. Los Sistemas y Procedimientos Administrativos

Un sistema Es una reunin o conjunto de elementos relacionados que interactan entre si para lograr un fin determinado

Procedimiento Mtodo para ejecutar algunas cosas

Segn Jonson y Kas

Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo

Barisch Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella.

Rodrguez Valencia Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes estn interrelacionadas a travs de un orden lgico, que contena sus actos hacia un fin determinado.

Desde el punto de vista de la administracin de empresa Son medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos apara los cuales se ha creado

Se definen como la forma o manera en la cual se basan las empresas para la administracin de los negocios y para desarrollar sus tareas. La elaboracin de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guan y controlan el trabajo. El formulario es un instrumento que sirve para recolectar informacin precisa sobre personas, actividad o evento. Las tcnicas y los formularios son de gran importancia en la empresa, a travs de ellos se puede tener precisin y garanta de la informacin necesaria. Tambin existen mtodos de planeacin y control, tanto para los proyectos, como para las diferentes actividades que se realizan en la organizacin. Estos son mtodos grficos quepermiten representar hechos, situaciones, etc. Ellos expresan grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronolgica. Los mtodos de planeacin y control son: la grfica de Gantt, el

Organigrama, el diagrama de Proceso y el Flujograma.

El enfoque de Sistemas en Administracin

Los orgenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotlicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teora moderna de sistemas se desarroll por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quin indic que no existe elemento fsico o qumico independiente; todos los elementos estn integrados en unidades relativamente interdependientes. Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con: El grado de interaccin con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y cerrados. Su composicin material y objetiva: abstractos y concretos. Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos. Su movilidad interna: estticos, dinmicos, homeostticos y probabilstico Su grado de dependencia: independientes e interdependientes. En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos bsicos para su funcionamiento: 1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de los necesario para cumplir su misin. 2. Procesamiento: es la transformacin de los insumos. 3. Salidas o producto: es el resultado del proceso. 4. Retroalimentacin: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente. Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuentaadems con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa est compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro ms grande, comnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un rbol es un sistema que forma parte del

macrosistema vegetal, y ste forma parte de la ecologa del planeta, y as sucesivamente.

Teora General de Sistemas El primer expositor de la Teora General de los Sistemas (TGS) fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodologa integradora para el tratamiento de problemas cientficos. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes cientficos, toda vez que dicha extrapolacin sea posible e integrable a las respectivas disciplinas. La Teora General de los Sistemas se basa en dos pilares bsicos: aportes semnticos y aportes metodolgicos. Variables Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la accin, interaccin y reaccin de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinmico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas. Pero no todo es tan fcil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, segn el proceso y las caractersticas del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

CONCLUSION Se puede deducir, que para que los Sistemas y Procedimientos Administrativos resulten eficientes, se debe contar con el apoyo de buenas tcnicas y de formularios funcionales diseados inteligentemente, pues, son ellos los que guan y controlan el trabajo a las oficinas y dependencias de la empresa. Los formularios constituyen los medios materiales utilizados para lograr uniformidad y sencillez al registrar, transmitir, informar y analizar los datos correspondientes a cualquier problema u operacin de las empresas. Los formularios al registrar los hechos contables o administrativos se transforman en comprobantes sustentantes de dichos hechos. Existen comprobantes que cierran un ciclo de las respectivas operaciones, (como por ejemplo: Facturas del Proveedor en una compra), sirviendo como base de los asientos que se formulan, pero no historia las

operaciones desde su origen. Esta necesidad determina la utilizacin de otros mltiples comprobantes, (como por ejemplo, en una compra, la cotizacin, la orden de compra, la nota de recepcin, la gua de despacho, etc). En lo que se refiere a los mtodos grficos, podemos decir, que resultan de mucha utilidad, ya que se programa y controlan los resultados de las diferentes actividades que se puedan desarrollar en las organizaciones. BIBLIOGRAFIA Sistemas y Procedimientos Administrativos. - Francisco Gmez Rondn.- Ediciones FRAGOR. - Caracas 1999.

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO DE SISTEMA.-

El concepto de sistema en general est sustentado sobre el hecho de que ningn sistema puede existir aislado completamente y siempre tendr factores externos que lo rodean y pueden afectarlo Por lo tanto se dice que un sistema es: Un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre s y estn localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo La palabra sistema es fundamentalmente un trmino para designar la conectividad de las partes entre s.

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS ORIGEN Surge con los trabajo del Bilogo Alemn Ludwin Von publicados entre 1950 y 1968.

TIPOS DE SISTEMAS

* * Segn su constitucin: * Fsicos * Abstractos * Segn su Naturaleza: * Cerrados * Abiertos

El concepto de sistema Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y mtodos), relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Un sistema se compone:

Elementos fsicos: *Formas *Reportes *Equipo *Material *Papel

Elementos de informacin: * * Datos * Archivo de datos (memoria) * Instrucciones, cmo hacerlo? * Procedimientos, qu hacer y cmo hacerlo? (mtodo) * Medidas evaluaciones-comparaciones

Elementos humanos:

* Quin * Acciones tomadas * Conexiones-interrelaciones

Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre s y desarrolla- dos de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.

EL CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO

Un procedimiento puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos y la aplicacin de mtodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nmina, adquisicin de mobiliario, seleccin y contratacin de personal, control de existencias de medicamentos, etctera.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisicin y enajenacin de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administracin y desarrollo de personal, etctera.

Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita mdica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etctera.