Qu es y cmo crear una tabla dinmica?

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Contenido de la leccin
Tema 1: Qu es y cmo crear una tabla dinmica? Tema 2: Agregar campos a una tabla dinmica Tema 3: Datos cambiantes en las tablas dinmicas Tema 4: Aadir etiquetas de columna en una tabla dinmica Tema 5: Filtrar el informe de las tablas dinmicas Tema 6: Qu es la segmentacin de datos? Tema 7: Cmo usar la segmentacin de datos? Tema 8: Qu son y cmo crear grficos dinmicos? Tema 9: Desafa tu conocimiento

Tema 1: Qu es y cmo crear una tabla dinmica?

Una tabla dinmica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de clculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fcil y rpidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de sta una herramienta muy poderosa.

Pasos para crear una tabla dinmica:

Partiendo de una hoja de clculo que contiene las estadsticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: Cunto es el total de ventas por cada vendedor?. Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podramos utilizar la funcin Subtotal todava tendramos un montn de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinmica puede hacer todas las operaciones matemticas al instante y resumir los datos de una manera que no slo es fcil de leer sino tambin, de manipular.

Para crear una tabla dinmica que responda a la pregunta, sigue estos pasos: 1. Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar. 2. En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinmica.

3. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Asegrate de que la configuracin sea correcta y haz clic en Aceptar.

4. Una tabla dinmica en blanco aparecer al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

Buenos, hasta aqu todo consiste en seleccionar las celdas y el comando Tabla dinmica. Sin embargo, no entiendo qu debo hacer. Explcame.

Tema 2: Agregar

campos a una tabla dinmica

Tendrs que decidir qu campos a aadir a la tabla dinmica una vez la has creado. Cada campo es simplemente una cabecera de columna de los datos de origen. Puede ser til recordar la pregunta que ests tratando de responder. En este ejemplo, queremos saber el total vendido por cada vendedor.

Pasos para agregar campos a la tabla dinmica

1. En la lista de campos, coloca una marca de verificacin al lado de cada campo que desees agregar. 2. Los campos seleccionados se agregarn a una de las cuatro reas por debajo de la Lista de campos. En este ejemplo, el campo Vendedor se agrega al rea Etiquetas de fila, y el Total vendido se agrega al rea Valores. Si un campo no est en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente. 3. La tabla dinmica ahora muestra la cantidad vendida por cada vendedor.

Toma nota
Al igual que con los datos de hojas de clculo normales, puedes ordenar los datos en una tabla dinmica utilizando el comando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Tambin puedes aplicar cualquier tipo de formato que quieras. Por ejemplo, es posible que quieras cambiar el formato de nmero de moneda. Sin embargo, ten en cuenta que algunos tipos de formato pueden desaparecer cuando se modifica la tabla dinmica.

Es muy fcil! Dime, qu debo hacer si quiero responde a otra pregunta. Por ejemplo, cul es el total vendido en cada mes?

Tema 3: Datos cambiantes en las tablas dinmicas

Una de las mejores cosas acerca de las tablas dinmicas es que te permiten cambiar los datos para responder a mltiples preguntas e incluso experimentar con los datos y aprender nuevas cosas.

En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinmica para responder a la pregunta Cul es el total vendido por cada vendedor?. Sin embargo, ahora nos gustara responder a una nueva pregunta, por ejemplo, cul es el total vendido en cada mes?. Podemos hacer esto con slo cambiar las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos:

Pasos para cambiar las etiquetas de fila

1. Arrastra los campos existentes fuera del rea Etiquetas de fila, y desaparecern.

2. Arrastra un campo nuevo de la Lista de campos al rea Etiquetas de fila. En este ejemplo, estamos usando el campo Mes.

3. La tabla dinmica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este ejemplo, ahora nos muestra la venta total en cada mes.

Hasta ahora, nuestra tabla dinmica slo ha mostrado una columna de datos a la vez. Qu debo hacer para mostrar varias columnas?

Tema Aadir etiquetas de columna en una tabla dinmica

Para mostrar varias columnas en una tabla dinmica, tendrs que aadir etiquetas de columna. A continuacin, te mostrar cmo hacerlo.

Pasos para aadir etiquetas de columna

1. Arrastra un campo desde la Lista de campos al rea Etiquetas de columna. En este ejemplo, estamos usando el campo Regin.

2. La tabla dinmica ahora tendr varias columnas. En este ejemplo, existe una columna para cada regin.

Genial! Martica, quiero saber algo ms. Es posible concentrarse slo en una parte de los datos y filtrar todo lo dems?

Tema 5: Filtrar el informe de las tablas dinmicas

Es posible que quieras concentrarte slo en una parte de los datos y filtrar todo lo dems. A continuacin, te mostrar cmo concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto en las ventas totales.

Pasos para agregar un filtro al informe

1. Arrastra un campo desde la lista de campos al rea de filtro de informe. En este ejemplo, estamos usando el campo Vendedor.

2. El filtro del informe aparece encima de la tabla dinmica. Haz clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del filtro para ver la lista de elementos. 3. Selecciona el elemento que quieres ver. Si deseas seleccionar ms de un elemento, coloca una marca de verificacin al lado de seleccionar varios elementos. A continuacin, haz clic en Aceptar. En el siguiente ejemplo, estamos seleccionando dos vendedores.

4. Haz clic en Aceptar. La tabla dinmica se ajustar para reflejar los cambios.

Las tablas dinmicas me facilitan mucho la lectura de mis datos. Dime, qu otras cosas puedo hacer?

Tema 6: Qu es la segmentacin de datos?

Excel 2010 tiene una herramienta llamada Segmentacin de datos para hacer el filtrado ms fcil e interactivo. Con ella puedes seleccionar los elementos y ver inmediatamente el resultado. Si colocas muchos filtros a las tablas dinmicas, es posible que prefieras utilizar la segmentacin de datos.

Pasos para insertar segmentacin de datos

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaa Opciones aparecer en la cinta de opciones. 2. En la ficha Opciones, haz clic en el comando Insertar segmentacin de datos. Un cuadro de dilogo aparecer.

3. Selecciona el campo deseado. En este ejemplo, seleccionaremos Vendedor. A continuacin, haz clic en Aceptar.

4. La cortadora aparecer al lado de la tabla dinmica. Cada elemento seleccionado se resaltar en azul. En el siguiente ejemplo, la mquina de cortar contiene una lista de todos los vendedores diferentes y cuatro de ellos son seleccionados actualmente.

Entiendo para qu sirve el comando Insertar segmentacin de datos. Sin embargo, cmo lo uso?

Tema 7. Cmo usar la segmentacin de datos?

Al igual que con los filtros de informe, slo los elementos seleccionados se utilizan en la tabla dinmica. Al seleccionar o deseleccionar elementos, la tabla dinmica al instante reflejar los cambios. Trata de seleccionar los distintos elementos para ver cmo afectan a la tabla dinmica.

Practica la segmentacin de datos

Para seleccionar un solo elemento, basta con hacer clic en l. Para seleccionar varios elementos, mantn presionada la tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en cada elemento que quieras. Tambin puedes seleccionar varios elementos haciendo clic y arrastrando el ratn. Esto es til si los artculos deseados son adyacentes entre s o si desea seleccionar todos los elementos. Para anular la seleccin de un elemento, mantn presionada la tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en el elemento.

La segmentacin de datos es una herramienta muy til. Tengo una pregunta. Es posible hacer grficos con las tablas dinmicas?

Tema 8: Qu son y cmo crear grficos dinmicos?

Los grficos dinmicos son como los grficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinmica. Al igual que un grfico normal, podrs seleccionar un tipo de grfico, el diseo y el estilo para representar mejor los datos.

Pasos para crear grficos dinmicos

En este ejemplo, vamos a utilizar un grfico dinmico para que podamos visualizar las tendencias en cada regin de ventas. Para ello, sigue estos pasos: 1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaa Opciones aparecer en la cinta de opciones. 2. En la ficha Opciones, haz clic en el comando Grfico dinmico.

3. En el cuadro de dilogo, selecciona el tipo de grfico deseado y haz clic en Aceptar.

4. El grfico dinmico aparecer en la hoja de clculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.

Ten en cuenta que

Si realizas algn cambio en la tabla dinmica, el grfico dinmico se ajustar.

Los grficos dinmicos son muy tiles! Martica, cmo hago para saber la tasa de inters mximo que puedo pagar para tener derecho a tener un coche?

En la siguiente leccin, te mostrar las herramientas de el anlisis de hiptesis en Excel 2010 para que puedas responder ese tipo de preguntas.

Tema 9: Desafa tu Conocimiento

Haz clic aqu para descargar el archivo estadiasticas_venta_alumno.xlsx. Una vez tengas el archivo abierto, sigue estas instrucciones: 1. Crea una tabla dinmica que muestre el total obtenido por cada vendedor 2. Ajusta la tabla dinmica para mostrar las ventas totales obtenidas en cada mes 3. Aade etiquetas de columna en la tabla dinmica para ver el total vendido tanto por meses como por ciudades 4. Practica la segmentacin de datos para ver cmo se afecta la tabla dinmica