Enabling 

Collaboration
Three Priorities for the New 
Administration
The Fundamental Problem
“We cannot meet 21st century challenges with 
a 20th century bureaucracy.” – Barack Obama

We face critical challenges:
● Rigid hierarchies and stovepipes constrain our action 
and trap information
● Complacency leads us to maintain the status quo 
rather than proactively innovate
● Issues evolve faster than we are able to respond
2
How It Works
To many, 
government 
looks like this.
1. Government 
makes a decision
2. Government 
reveals it to 
citizens
3. (Repeat.)
3
How It’s Changing
Technology is 
enabling 
transparency, 
collaboration & 
participation.
● Citizens can see
inside their 
government…
● …and influence it.
4
Changing The Way We Work
The Old Way The New Way
20th‐century industrial‐era  21st‐century emergent, 
hierarchy agile networks
The citizen at the end of a  The citizen directly involved 
service delivery chain in governance
Focus on doing it “faster,  Focus on doing it differently
cheaper, better”
Need‐to‐know Need‐to‐share
5
1. Build Open IT Infrastructure
● Government’s basic communications 
infrastructure is outdated.
● Today, computing power isn’t a physical asset – it’s a 
utility
● Cloud computing and SaaS mean lower costs and 
greater environmental sustainability
● More managerial agility and flexibility, especially for 
bringing the CIO shop into the mission
● Using these tools is the only way to stay relevant to 
the citizen
6
2. Treat Data as a National Asset
● We need to incentivize sharing data instead 
of controlling it.
● Use lightweight, interoperable data formats that 
anyone in government or the public can understand 
and use
● Data is no longer “owned” – it has to flow seamlessly 
without our outmoded concept of stewardship
● Use collaborative tools to manage knowledge across 
constant leadership transitions

7
3. Build a Culture of Collaboration
● Ultimately, this isn’t a technology issue; 
this is a leadership issue.
● Find and celebrate success stories and best practices 
to create a “safe‐fail” environment
● Give CIOs a seat at the program table – and make 
sure they use it
● Resolve the legal and policy ambiguities that 
empower our “inner lawyer”

8
The Result
● These three steps will build a government 
that can:
● Collaborate internally across silos and through 
hierarchy
● Empower citizens and civil servants with data to 
make their own discoveries and conclusions
● Enable government to act on citizen input

9
How Does This Start?
● With you.
● Get engaged with MAX Community (if you’re in 
government)
● Push to understand your IT environment and partner 
with your CIO on your core challenges
● Learn the tools and engage the community
● Visit and add to www.collaborationproject.org

Ask not what your country can do for you…
Ask what we can do together.
10
About Us
The Collaboration Project
The Collaboration Project (www.collaborationproject.org) is an independent forum of leaders who share a 
commitment to the adoption and use of collaborative technologies to solve complex problems of public 
management. With the support of dedicated staff and access to the National Academy’s distinguished Fellows and 
other subject matter experts, the Collaboration Project convenes members in person and online to share best 
practices; produces research on the opportunities and challenges of collaboration; and assists agencies in 
implementing collaborative tools and approaches.

For More Information:
Frank DiGiammarino, Vice President
(202) 204‐3673 • frankd@napawash.org

Lena Trudeau, Program Area Director 
(202) 315‐5476 • ltrudeau@napawash.org

Danielle Germain, Project Director 
(202) 468‐7092 • dgermain@napawash.org

This work is licensed under a Creative Commons Attribution‐Noncommercial‐Share Alike 3.0 
United States License. See http://collaborationproject.org/x/HIA4AQ for more information.
11