UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS INFORMATICOS HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD

UNIDAD II HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS PARTE I

2.1. PROGRAMACION DE PROYECTOS A. ETAPAS DE UN PROYECTO

Desde un punto de vista general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas: a) Fase de planificacin: Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin temporal y costo. Una planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. b) Fase de ejecucin: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realizacin del proyecto, es decir, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde ante todo a las caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien conocida por los tcnicos en la materia. c) Fase de entrega o puesta en marcha: Como ya se ha dicho, todo proyecto est destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es tambin muy importante no slo por representar la culminacin de la operacin sino por las dificultades que suele presentar en la prctica, alargndose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos. A estas tres etapas se pueden aadir dos: d) Fase de iniciacin: Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparacin del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deber ser especialmente cuidada. Una gran parte del xito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias. e) Fase de control: Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Diferencias entre los tipos de proyecto.

B. CONCEPTOS GENERALES PROGRAMACIN DE PROYECTOS

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo. recursos para alcanzar un objetivo concreto,

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Todos los proyectos constan de tres fases principales: 1. Crear el plan 2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto 3. Cerrar el proyecto Programar un proyecto tiene como objetivo determinar de forma precisa los datos ms importantes relacionados al proyecto: El tiempo mnimo para la finalizacin del proyecto Las actividades crticas. El tiempo ms temprano y ms tardo para iniciar y terminar una actividad. El tiempo de holgura de una actividad. Las mejores alternativas. Las alternativas en las cuales los recursos extras deben ser utilizados. Si la marcha de un proyecto es acorde a la programacin o al presupuesto. Definir un nivel constante de utilizacin de recursos. Completar el proyecto en un tiempo mnimo bajo recursos limitados.

TAREA
La tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin. Todas las tareas deben tener asignado un tiempo (generalmente estimado) y muy frecuentemente costos, para su realizacin. Dado que un proyecto est compuesto de tareas, es necesario finalizar todas las tareas para dar por finalizado el proyecto.

ENFOQUES
Predictivo: El enfoque predictivo es el que intenta anticipar las causas potenciales de problemas de programacin, para que puedan ser corregidos por planes de contingencia Reactivo: Este enfoque reacciona a problemas que se desarrollan sobre la programacin en ejecucin.

CARACTERSTICAS
La programacin de un proyecto debe considerar que los proyectos tiene una serie de caractersticas que determinan el xito o el fracaso del mismo. 1. Complejidad Interdependencia de actividades Requerimientos de mltiples recursos Mltiples eventos concurrentes Objetivos en conflicto Restricciones tcnicas Conflictos de secuenciacin

2. Incertidumbre Inconsistencia de material insumo Desglose de equipamiento Rendimiento de operadores Ausentismo de fuerza laboral

3. Dinmico Variabilidad de recursos

Cambios en ordenes de trabajo Sustituciones de recursos

C. ETAPAS DEL ANALISIS DE LA RED DE UN PROYECTO FASE DE PLANEAMIENTO DE LA RED

Identificacin de actividades y su respectivas relaciones de precedencia Grfica de la red Estimacin de tiempo, costo y recursos

Las fuentes de las estimaciones pueden ser informacin histrica, valores estndares, pronsticos, funciones de regresin, u otros modelos cuantitativos

FASE DE PROGRAMACIN DE LA RED

Mediante el uso de algoritmos de avance y retroceso se determina las fechas ms temprana y tarda de inicio y fin de las actividades (cronograma del proyecto). Las holgura de las actividades La duracin del proyecto Rutas crticas del proyecto Adicionalmente se realiza la asignacin de recursos y la evaluacin costo tiempo

FASE DE CONTROL DE LA RED

Involucra el seguimiento del proyecto sobre la base de la programacin. Se realizan las medidas correctivas.

2.2. MODELOS DE REDES PARA LA PROGRAMACION DE PROYECTOS

Los modelos de redes para la programacin de proyectos consisten en describir en forma de red de actividades y sus relaciones, la forma en que se deber ejecutar un proyecto. Estos modelos se dividen en: No restringido por los recursos Anlisis del camino critico (CPM) Aceleracin de actividades y reduccin de programacin (Evaluacin de tiempo costo)

Restringido por los recursos Tcnicas heursticas Tcnicas de programacin matemtica

A. DIAGRAMA DE REDES DE PROYECTOS

Es una representacin esquemtica de la lgica de las relaciones o secuencias entre las actividades del proyecto. Existen dos tipos: Activity On Arrow (AOA) o Arrow Diagramming Method (ADM)1 Activity On Node (AON) o Precedence Diagramming Method (PDM)2

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE AOA Y AON

AOM (ADM)

AON (PDM)

Maneja solo relaciones de dependencia (Finish to Maneja cuatro tipos de relaciones de dependencia, Start) aprovechando el paralelismo parcial de las actividades. 1 2 Actividad sobre flecha o Mtodo de diagramacin sobre flecha Actividad sobre nodo o Mtodo de diagramacin por precedencias

AOM (ADM) No permite manejar tiempo entre tareas

AON (PDM) Permite manejar tiempo entre tareas

Requiere el uso de actividades ficticias entre tareas, lo No requiere el uso de actividades ficticias entre tareas. que genera ms clculo. Opcionalmente, solo para los extremos del proyecto. Es de mayor simplicidad e ideal para fines didcticos Es implementado por la mayora de software Presenta fechas de comienzo ms realistas de las actividades iniciales del proyecto.

TIPOS DE DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Finish to Start (FS) (Fin a comienzo)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A)

Start to Start (SS) (Comienzo a comienzo)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A)

Finish to Finish (Fin a Fin)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A)

Start to Finish (Comienzo a Fin)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A)

B. CASO DE APLICACION
ACME es una fbrica de computadoras personales. Actualmente est en el proceso de diseo, manufactura y comercializacin del modelo ACME 2002. Existen tres grandes tareas a realizar: Manufacturar la nueva computadora. Entrenar el nuevo staff y vendedores Publicitar la nueva computadora.

ID A B Actividades de manufactura

DESCRIPCION Diseo del prototipo del modelo Compra de materiales

TIEMPO ESTIMADO DE PREDECESORAS DURACION INMEDIATAS 90 15 A B G D A C, F D A D, I

Manufactura del prototipo del modelo C D E Entrenamiento general del staff F 25 Entrenamiento del staff en el prototipo del modelo Entrenamiento del personal de ventas H Pre-produccin de la campana de publicidad 28 30 produccin de la campana de publicidad 45 I J 14 Revisin del diseo Produccin de lote inicial 21 5 20

Actividades de entrenamiento

Actividades de publicidad

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ACTIVIDAD A B C D E F G H I J

TIEMPO PREDECESORAS ESTIMADO INMEDIATAS Y TIEMPOS DE DE FINALIZACION DURACION 90 15 A(90) 5 20 21 B(105) 25 C(110), F(115) 14 G(129) 28 D(149) 30 45 D(149), I(120)

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE 0 90 90 90 105 115 129 149 149 149 A 90 105 115 120 110 129 149 170 177 194

Diagrama AOA

Diagrama AON

Programacin de proyecto en Project 2010

Informacin del proyecto

Diagrama de Red Project 2010

2.3. METODO DE LA RUTA CRITICA

La ruta crtica en un proyecto es la sucesin de actividades que dan lugar al mximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo ms corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Para poder determinar el tiempo de ejecucin del proyecto, es necesario conocer la duracin de todas las actividades de las que consta. El concepto de ruta crtica es utilizado por dos mtodos: Tiempo estimado (CPM). La duracin de una actividad es la ms probable de duracin. Tiempo que se empleara en condiciones normales (m). Situacin determinista. Tiempo esperado (PERT). Determinacin probabilstica de los tiempos esperados (T ), en funcin de
e

los siguientes tiempos: Duracin ms corta (a) Duracin ms larga (b) Duracin ms probable (m) (el mismo que en CPM) Duracin esperada: T = (a + 4m + b) / 6
e

En esta unidad, nos centraremos en el estudio del Mtodo de la Ruta Crtica (Critical Path Method CPM-). El Mtodo de la Ruta Crtica (CPM) es un mtodo de programacin que asume que el tiempo estimado de ejecucin para una actividad es determinstico. Permite determinar : La fecha de finalizacin ms temprana del proyecto. Los tiempos de inicio ms temprana y tarda de fin de una actividad, los cuales no alteran la fecha de fin del proyecto. Las actividades con una programacin rgida y las actividades que tiene holgura (margen de demora) y no alteran la fecha de fin del proyecto.

A. IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES
Como se ha explicado anteriormente, la realizacin de todas las actividades y tareas identificadas es requisito necesario y suficiente para lograr el resultado final que el proyecto persigue.

Una de las primeras y ms importantes misiones del administrador del proyecto es la identificacin y descripcin de las actividades que es necesario realizar para llegar al resultado adecuado. Antes de iniciar la ejecucin hay que elegir el camino ms conveniente, el rumbo que se debe seguir y el ritmo a imprimir a cada etapa. Esta tarea implica elegir entre mltiples opciones y resolver un sinfn de incgnitas. En muchas circunstancias, el administrador del proyecto debe tomar estas decisiones con conocimiento pobre sobre algunas variables que interferirn en la ejecucin del proyecto. En proyectos de gran envergadura puede ser necesario establecer un segundo escaln de jefatura dentro del proyecto, nombrando responsables de subproyectos o de paquetes de actividades o de actividades y tareas. La metodologa siempre es la misma: subdividir el proyecto en partes con entidad propia pero ms dominables que el proyecto global. Si el caso lo justifica, la descripcin de actividades podr hacerse de forma piramidal en varios niveles: subproyectos, paquetes, actividades, tareas. Para la definicin de actividades es necesario contar con los siguientes datos: La Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) Especificaciones y objetivos del proyecto Informacin histrica: qu actividades fueron necesarias en proyectos similares anteriores Limitaciones: presupuesto total, plazo de entrega, etc. Una lista de actividades que complete la EDT incluyendo todas las actividades requeridas para realizar el proyecto.

En la tarea de descomposicin de actividades, se trata de subdividir los elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeos para facilitar las tareas de programacin, ejecucin y control. Para ello, ser necesario: 1. Identificar los elementos principales del proyecto, fases y microfases. 2. Identificar los componentes de dichos elementos Dnde acaba la descomposicin cuando se disponga de: Entradas y salidas definidas, obtencin de estimaciones adecuadas de duracin y costo? 3. Comprobar la correccin de la descomposicin, son los componentes inferiores necesarios?, es suficiente programar y presupuestar cada componente en el nivel en el que se encuentra? Pero la enumeracin de actividades no es suficiente, y debe ir acompaada de una descripcin concreta que permita comprender su razn de ser, su contenido, el resultado esperado, su responsable y las condiciones de ejecucin. Por ello, es recomendable disponer de alguna ficha o documento que sistematice dichas descripciones y sirva de gua a cuantos deban efectuarlas.

B. TIEMPOS ENTRE TAREAS

Tiempo de posposicin (lags) : Retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si se necesita un retraso de dos das entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempo de posposicin de dos das. El tiempo de posposicin se especifica como un valor positivo. Tiempo de adelanto (leads): Superposicin entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora est a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposicin negativo.

C. RELACIONES
Es lgico que las distintas actividades de un proyecto no se realicen ni de forma sucesiva ni de forma simultnea. Se trata de enlazarlas en el orden ms conveniente posible para resolver adecuadamente los requerimientos tcnicos del proyecto y para lograr la combinacin ptima de costos y plazos, obteniendo una lista de precedencias entre actividades. Sin embargo, no todas las actividades en un proyecto tienen que ser secuenciales. Las precedencias pueden ser de tres tipos: Tcnicas (p. ej.: los cimientos antes que la estructura). Procedimentales: Determinadas por la poltica y procedimientos de la organizacin (p. ej.: el plan de calidad antes que el diseo detallado) Impuestas: Por los recursos (p. ej.: vacaciones del personal) Por la administracin (p. ej.: el estudio de impacto ambiental antes que la ejecucin de la obra) Por el contexto (climatologa, otros proyectos, etc.). En la labor de secuenciacin de actividades y establecimiento de sus relaciones suele contarse con el apoyo de tcnicas de planificacin especficas como las que se han descrito anteriormente.

D. ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

Se trata de evaluar el nmero de perodos de trabajo estimados necesarios para completar la actividad. Algunos de los datos necesarios para la estimacin de duraciones son:

Los recursos asignados a la actividad La capacidad (productividad) de dichos recursos Informacin histrica Proyectos anteriores similares Bases de datos comerciales Conocimientos y experiencia del equipo de proyecto Tcnicas para la estimacin de duracin de actividades Asesora especializada , basada en experiencia en la gestin de proyectos en el sector. Estimacin por analoga o basada en informacin histrica de duraciones reales de actividades anteriores similares. Simulacin: Clculo de mltiples duraciones basadas en distintas hiptesis. Monte Carlo: definida una distribucin de probabilidad para cada actividad se calcula la distribucin de probabilidad para el proyecto completo.

E. LOS RECURSOS
La asignacin de los recursos suele ser en la prctica uno de los aspectos que ms complicaciones produce. La definicin y asignacin de recursos implica de hecho prever tres elementos: qu tipo de recursos se van a usar; en qu cantidad; durante cuanto tiempo. Y los tres elementos estn estrechamente ligados, puesto que el costo de su aplicacin es el producto de los recursos, la cantidad y el tiempo ( recurso x cantidad x tiempo), y por lo tanto, si se desea mantener el resultado fijo, cualquier variacin de una de las variables implica modificar alguna de las otras dos. La calidad de las estimaciones depende directamente de la capacidad y experiencia del administrador del proyecto y de la mayor o menor familiaridad en realizar ese tipo de proyectos.

F. PLAZOS Y COSTOS
Una vez que las tareas a realizar han sido identificadas y ordenadas en forma lgica y que se ha determinado qu recursos van a emplearse en cada una de ellas, aparecen con relativa facilidad los costos y plazos previsibles para

el conjunto del proyecto. As, lo difcil es saber cuntas horas/hombre u horas/mquina y de qu tipo vamos a emplear. El costo de la unidad de recurso es en general fcil de conocer. Y el costo total de proyecto ser la suma del costo de todas las actividades. Algo similar ocurre con los plazos: si habamos calculado el plazo de realizacin de cada actividad en funcin de los recursos empleados y hemos establecido el encadenamiento lgico de la actividades, el plazo total del proyecto resultar del camino ms largo que definan las actividades y las relaciones establecidas en la ruta crtica.

G. CALCULO DE LA RUTA CRITICA TIEMPOS DE UNA ACTIVIDAD

Ti: Duracin de una actividad ESi : Earliest Starting (tiempo de inicio ms temprano) LSi : Latest Starting (tiempo de inicio ms tardo) EFi : Earliest Finish (tiempo de finalizacin ms temprano) LFi : Latest Finish (tiempo de finalizacin ms tardo) TSi : Total Slack (holgura total)

Notacin de nodos

REGLA 1
A menos que se indique lo contrario el tiempo de inicio de un proyecto es el tiempo 0. Es decir el primer nodo (nodo 1) en el diagrama de red tiene :

ES ( 1 )=0
Si se desea una fecha de inicio t , entonces se especifica :
o

ES ( 1 ) =t 0

REGLA 2
El tiempo de inicio ms temprano (ES) para cualquier nodo (actividad i) es igual al mximo de los (EF) de los predecesores inmediatos del nodo

ES=Max ( EF ( j ) / j P ( i ) )
Donde:

Pi= Conjunto de predecesores inmediatos del nodo i

REGLA 3
El tiempo de finalizacin ms temprano es:

EF ( i ) =ES ( i ) +T i

REGLA 4
El tiempo de finalizacin ms temprano de un proyecto es igual al EF de la ultima actividad (nodo n) en el diagrama de red :

EF ( Proyecto ) =EF ( n )

REGLA 5
A menos que se indique lo contrario, el tiempo de finalizacin ms tardo del proyecto es igual al tiempo de finalizacin ms temprano :

LF ( Proyecto ) =EF ( Proyecto )

Esto es llamado la convencin de holgura cero del proyecto.

REGLA 6
Si se dispone por restricciones contractuales de un plazo mximo de finalizacin del proyecto (deadlines) : tp Entonces el tiempo de finalizacin ms tardo es:

LF ( Proyecto ) =tp

REGLA 7
El tiempo de finalizacin ms tardo (LF) para cualquier nodo (actividad j) es igual al mnimo de los (LS) de las sucesoras inmediatas del nodo

LF=Min ( LS ( j ) / j S ( i ) )
Donde:

S= Conjunto de sucesoras inmediatas del nodo i

REGLA 8
El tiempo de inicio ms tardo es :

LS ( j ) =LF ( j ) T i

Al evaluar todas las actividades que no tienen predecesor inmediato y evaluar los ES de todos los nodos para el cual EF ha sido determinado, obtenemos el tiempo ms temprano de finalizacin del proyecto.

Diagrama de red para calcular el tiempo ms temprano de finalizacin del proyecto

El clculo de los tiempos de finalizacin de cada una de las actividades se calculan aplicando las reglas 1, 2 y 3. Por ejemplo, los tiempos de finalizacin para el nodo A se calcularn as:

Aplicando la regla 5 Aplicando la regla 7

ES = 0 EF = 0 + 90

Para calcular los tiempos de finalizacin para el nodo F, se tiene:

Aplicando la regla 2

ES = MAX(EF(A)) ES = MAX(90) = 90

Aplicando la regla 3

EF = 90 + 25 = 115

Para calcular los tiempos de finalizacin para el nodo G, se tiene:

Aplicando la regla 2

ES = MAX(EF(C), EF(F)) ES = MAX(110, 115) = 115

Aplicando la regla 3

EF = 115 +14 = 129

Puede observarse que el tiempo ms temprano de finalizacin del proyecto es 194. Posteriormente podemos determinar los tiempos de inicio y fin ms tardos de las actividades del proyecto.

Diagrama de red para calcular los tiempos ms tardos de las actividades del proyecto

Para calcular los tiempos ms tardos de las actividades aplicamos las reglas 5, 7 y 8, recorriendo el grafo de la red del nodo de finalizacin hacia el inicio. Por ejemplo, para calcular los tiempos de finalizacin del nodo H deberemos aplicar:

Aplicando la regla 5

LS(Proyecto) = EF(Proyecto) = 194 (aplicado al nodo ficticio de finalizacin) LF = MIN(LS(Proyecto)) LF = MIN(194) = 194

Aplicando la regla 7

Aplicando la regla 8

LS = 194 28 = 166

Para calcular los tiempos ms tardos del nodo D, se tiene:

Aplicando la regla 7

LF = MIN(LS(E), LS(H), LS(J)) LF = MIN(173, 166, 149) = 149

Aplicando la regla 8

LS = 149 20 = 129

El resultado puede describirse en la siguiente tabla y red de actividades.

Red de Actividades

TIEMPO DE HOLGURA
Es la cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada sin retrasar la fecha de finalizacin del proyecto, asumiendo que no hay otras demoras adicionales en el proyecto. Slack Time = LS ES = LF EF Las actividades con holgura cero, son crticas y constituyen el camino ms largo de la red del proyecto

RUTA CRTICA
Es un conjunto de actividades que no tienen holgura y conectan los nodos inicial y final del proyecto. Las actividades crticas forman al menos una ruta crtica. La suma de los tiempos de ejecucin de las actividades en la ruta crtica es el tiempo mnimo de ejecucin del proyecto.