IUT Charlemagne Initiation Word TP4

TP4 : Fiche de donnes, publipostage, cration dtiquettes

Durant ce TP, nous allons utiliser un outil trs pratique lorsque vous avez un grand nombre de courriers relativement identiques envoyer des destinataires diffrents : le publipostage. Comment fonctionne le publipostage ? Word vous offre la possibilit de crer une ossature de document, disons un masque, quil peut remplir avec des donnes fournies par exemple dans un tableau excel. La premire tape consiste saisir les donnes dans un tableau excel. La seconde tape consiste demander Word dutiliser ces donnes pour crer automatiquement les documents. Exercice 1- Cration dune feuille de donnes sous Excel Dans ce premier exercice, je vous propose de lancer Excel et de saisir le tableau suivant :

La dernire colonne est volontairement laisse vide parce que nous allons utiliser une fonction Excel pour la remplir automatiquement. On fait lhypothse que la demande de cotisation doit tre relance si et seulement si elle na pas t dj paye auparavant, cest dire si et seulement si le champ Paye le est vide. - cliquez sur la cellule A relancer de la premire personne (cellule I2 sur la figure) - saisissez la fonction suivante : =SI ( ESTVIDE (H2) ; "oui" ; "" ) Cette dernire fonction vrifie si le champ Paye le de lentre courante est vide ou non. Le cas chant, Excel insre le texte oui dans la cellule A relancer de lentre courante.

Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-1-

IUT Charlemagne Initiation Word TP4 Maintenant, on va utiliser cette formule pour toutes les entres. Comment faire ? . En utilisant la copie incrmente. Pour cela, cliquez sur la cellule I2. Vous verrez alors un carr noire en bas droite de la cellule, cliquez alors dessus et descendez votre souris jusqu la cellule I9. Cette dernire manipulation permet de recopier la formule, en ladaptant lentre courante. Ce que jappelle entre courante est la ligne sur laquelle vous travaillez : la ligne 1 puis la ligne 2, puis la 3, etc. Vous devriez obtenir (vrifiez le !) le tableau suivant :

Slectionnez tout le tableau, allez dans le menu Insertion/Nom/Dfinir et ajoutez le nom Adhrents cette feuille de calcul (cf. figure suivante)

Lintrt de cette manipulation est que vous pouvez associer un nom une table de donnes. Ainsi, si vous saisissez plusieurs tableaux sur une mme feuille de calcul Excel, Word vous proposera, lors du publipostage, de choisir la table de donnes que vous souhaitez utiliser. Sauvegardez votre feuille de donne Excel sur votre disque dur U : , dans un rpertoire ou vous pourrez le retrouver facilement, sous le nom donnees.xls . Maintenant que la feuille de donne est saisie, lancez Word et passez lexercice 2 pour raliser le publipostage proprement parl. Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr -2http://www.loria.fr/~fix

IUT Charlemagne Initiation Word TP4 Exercice 2 Importation de la feuille de donnes et publipostage 1. Lancez Word et crez un nouveau document vide. 2. Cliquez sur Outils/Publipostage. 3. La fentre qui souvre (cf. figure suivante) se remplie pas pas : 1. Dans le champ Document principal , slectionnez Lettre type . Puis dans la fentre de dialogue qui souvre, choisissez Fentre active 2. Dans le champ Source de donnes , cliquez sur Ouvrir la source de donnes et allez chercher votre document Excel ralis lexercice 1. Slectionnez la feuille de calcul Adhrents . Cliquez sur Modifier le document principal Vous devriez dsormais vous retrouver face une page vide, avec la barre doutils Publipostage ajoute votre interface :

Il vous reste alors dfinir lossature de votre courrier et y insrer ce que Word appelle les champs de fusion , cest dire les champs que vous avez insrs dans votre feuille de calcul Excel. Je vous propose de saisir le texte suivant : Adhrent : Adresse : Objet : paiement de votre cotisation.
Sauf erreur de notre part, vous tes redevable de la somme de pour votre cotisation 2001.

Il nous reste plus qu utiliser le publipostage bon escient, afin de laisser Word remplir automatiquement les diffrents champs manquants. 1. Cliquez droite de Adhrent : , puis insrez les champs de fusion prnom et nom 2. Cliquez droite de Adresse : . Insrez un taquet de tabulation gauche pour que les diffrents champs de ladresse puissent tre aligns (cf. figure suivante). A laide de la touche tabulation, placez vous au niveau du taquet de tabulation et insrez le champ de fusion Adresse . Passez la ligne, insrez de nouveau un taquet de tabulation gauche, puis au niveau de ce taquet, insrez les champs de fusion Code postal et ville 3. Passez quelques lignes sous Objet : paiement de votre cotisation 4. Choisissez loption dalignement du texte Centr Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-3-

IUT Charlemagne Initiation Word TP4 Nous allons insrer les mots de salutations Cher ou Chre en fonction de la civilit de ladhrent. Comment faire ? 5. Insrez un mot cl Si.Alors.Sinon . La fentre suivante devrait souvrir.

Le mot cl Si.Alors.Sinon vous permet dutiliser des tests conditionnels afin de modifier du texte en fonction du contexte. A ct de Cher qui a du apparatre la suite de linsertion du test conditionnel, insrez le champ de fusion prnom Voici quoi devrait ressembler votre document.

Terminez votre saisie en ajoutant le champ de fusion Cotisation_2001 dans le corps de la lettre, aprs les mots redevable de la somme de . Votre document est dsormais bien format. Une dernire chose et le publipostage sera termin : la lettre ne doit tre dite (envoye) que pour les adhrents qui nont pas pay leur cotisation. Pour prendre ce paramtre en compte, ajoutez, en tte de votre document, le mot cl Sauter lenregistrement Si et dans la boite de dialogue, saisissez les bonnes informations pour que le test soit : Sauter lenregistrement si le champ relancer est diffrent de oui

Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-4-

IUT Charlemagne Initiation Word TP4 Votre document termin ressemble dsormais (si ce nest pas le cas, appelez-moi) :

SAUVEGARDEZ !! Sauvegardez votre document Word en lui donnant le nom de fichier : PublipostageCourrier.doc Pour terminer le publipostage, cliquez, dans la barre doutils Publipostage sur loutils Fusionner vers un nouveau document

Votre publipostage est enfin termin ! Pour profiter du spectacle, passez en mode daffichage Normal . Tous les courriers devraient apparatre vous devriez en avoir 5, si ce nest pas le cas, appelez-moi ! SAUVEGARDEZ !! Sauvegardez le document Word qui sest ouvert (celui ou apparat tout les courriers) en lui donnant le nom de fichier : Courrier.doc

Exercice 3- Ralisation automatique denveloppes ou dtiquettes par publipostage Maintenant que vos courriers sont prts, nous allons voir comment crer automatiquement des enveloppes ou des tiquettes tout aussi facilement. Pour ce faire, crez un nouveau document Word vide. 1. Rendez vous dans le menu Publipostage et pour la premire tape, au lieu de choisir Lettres Types , choisissez Enveloppes . 2. Utilisez la mme source de donnes que prcdemment (cest dire le fichier donnees.xls et la table Adhrents ). Cliquez sur Prparer le document 3. La fentre qui souvre alors vous permet de choisir limprimante sur laquelle imprimer. Comme nous nallons pas aller jusqu imprimer les enveloppes, faites simplement OK

Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-5-

IUT Charlemagne Initiation Word TP4 La fentre suivante devrait souvrir.

Elle vous permet de choisir les champs faire apparatre sur votre courrier. Arrangez-vous pour faire apparatre les champs : civilit nom prnom adresse code postal ville

Faites apparatre en gras les champs : civilit , nom et ville puis cliquez sur Fermer. Ajoutez en haut gauche de votre enveloppe le nom et ladresse de lentreprise suivante : Wood Computer 126 Boulevard Ney 76400 Maris Ajoutez en tte de votre enveloppe le mot cl Sauter lenregistrement si pour que le test conditionnel soit le suivant : Sauter lenregistrement si le champ relancer est diffrent de oui Votre document devrait dsormais ressembler la figure suivante.

Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-6-

IUT Charlemagne Initiation Word TP4

Cliquez sur loutil Fusionner vers un autre document et affichez le nouveau document en mode Normal pour voir le rsultat. Vous devriez obtenir 5 enveloppes quil ne vous resterait en thorie plus qu imprimer. Sauvegardez vos deux derniers documents sur votre compte informatique.

Jrmy Fix Jeremy.Fix@Loria.fr http://www.loria.fr/~fix

-7-