Guía Práctica de Los Procedimientos Contractuales para Las Acciones Exteriores de La Unión Europea

Gua Prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Unin Europea
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TABLA
1. INTRODUCCIN .......................................................................................................... 8 2. NORMAS BSICAS .................................................................................................... 10
2.1. Panorama general....................................................................................................................10 2.2. Modalidades de gestin...........................................................................................................10 2.3. Criterios de elegibilidad y otros principios esenciales............................................................13 2.3.1. La regla de la nacionalidad y del origen ...........................................................................13 2.3.2. Excepciones a la regla de la nacionalidad y del origen ....................................................15 2.3.3. Motivos de exclusin........................................................................................................16 2.3.4. Sanciones administrativas y financieras ...........................................................................19 2.3.5. Visibilidad.........................................................................................................................20 2.3.6. Otros principios esenciales ...............................................................................................20 2.4. Procedimientos de contratacin pblica .................................................................................21 2.4.1. Determinacin del procedimiento aplicable a cada caso ..................................................21 2.4.2. Procedimiento abierto .......................................................................................................22 2.4.3. Procedimiento restringido.................................................................................................22 2.4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo...........................................................23 2.4.5. Contrato marco .................................................................................................................23 2.4.6. Sistema dinmico de compra ............................................................................................23 2.4.7. Dilogo competitivo .........................................................................................................24 2.4.8. Procedimiento negociado..................................................................................................25 2.4.9. Competencia leal y transparente .......................................................................................25 2.4.10. Preferencias (nicamente FED) ........................................................................................25 2.4.11. Criterios de seleccin y de adjudicacin de los contratos.................................................26 2.4.11.1. Criterios de seleccin.................................................................................................26 2.4.11.2. Criterios de adjudicacin ...........................................................................................29 2.4.12. Procedimiento con clusula suspensiva ........................................................................29 2.4.13. Anulacin del procedimiento de contratacin pblica......................................................30 2.4.14. Clusulas deontolgicas....................................................................................................31 2.4.15. Vas de recurso .................................................................................................................33 2.5. Volumen de los contratos........................................................................................................33 2.6. Trminos de referencia y especificaciones tcnicas de los contratos......................................33 2.7. Normas de procedimiento sobre conciliacin y arbitraje........................................................35 2.8. El Comit de Evaluacin ........................................................................................................35 2.8.1. Composicin .....................................................................................................................35 2.8.2. Imparcialidad y confidencialidad......................................................................................36 2.8.3. Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin .......................................36 2.8.4. Calendario.........................................................................................................................37 2.8.5. Periodo de validez de las ofertas.......................................................................................37
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2.9. Adjudicacin del contrato .......................................................................................................37 2.9.1. Notificacin al adjudicatario.............................................................................................37 2.9.2. Preparacin del contrato y firma.......................................................................................38 2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato .....................................................................39 2.10. Modificacin de los contratos.................................................................................................40 2.10.1. Principios generales ..........................................................................................................40 2.10.2. Preparacin de un apndice ..............................................................................................41
3. CONTRATOS DE SERVICIOS.................................................................................. 43
3.1. Introduccin ............................................................................................................................43 3.2. Procedimientos de contratacin pblica .................................................................................43 3.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 200. 000 EUR .............................................43 3.2.1.1. Procedimiento restringido..........................................................................................43 3.2.2. Contratos por un importe inferior a 200. 000 EUR ..........................................................43 3.2.3. Otros procedimientos........................................................................................................44 3.2.3.1. Procedimiento negociado ..........................................................................................44 3.2.3.2. Dilogo competitivo ..................................................................................................45 3.3. Procedimiento restringido (para contratos de importe igual o superior a 200. 000 EUR)......46 3.3.1. Publicidad de los contratos ...............................................................................................46 3.3.1.1. Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa ..............................46 3.3.1.2. Publicacin de los anuncios de licitacin ..................................................................46 3.3.2. Elaboracin de la lista restringida.....................................................................................47 3.3.3. Redaccin y contenido del expediente de licitacin .........................................................49 3.3.4. Criterios de adjudicacin ..................................................................................................50 3.3.5. Informacin complementaria durante el procedimiento ...................................................51 3.3.6. Plazo de entrega de las ofertas..........................................................................................51 3.3.7. Perodo de validez de las ofertas.......................................................................................51 3.3.8. Presentacin de las ofertas................................................................................................51 3.3.9. Comit de Evaluacin.......................................................................................................52 3.3.10. Fases del proceso de evaluacin .......................................................................................52 3.3.10.1. Recepcin y registro de las ofertas ............................................................................52 3.3.10.2. Sesin de apertura de plicas.......................................................................................52 3.3.10.3. Evaluacin de las ofertas ...........................................................................................52 3.3.10.4. Evaluacin de las ofertas financieras.........................................................................55 3.3.10.5. Conclusiones del Comit de Evaluacin ...................................................................56 3.3.11. Anulacin del procedimiento de licitacin .......................................................................58 3.3.12. Adjudicacin del contrato.................................................................................................58 3.3.12.1. Notificacin al adjudicatario .....................................................................................58 3.3.12.2. Preparacin del contrato y firma ...............................................................................58 3.3.12.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato ..............................................................58 3.3.13. Aprobacin de los expertos principales ............................................................................58 3.3.14. Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos............................................................59 3.4. Modalidades de adjudicacin de los contratos por un importe inferior a 200.000 EUR ........60 3.4.1. Contrato marco .................................................................................................................60 3.4.1.1. mbito de aplicacin del contrato marco ..................................................................60
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3.4.1.2. Invitacin a presentar una oferta de prestacin .........................................................61 3.4.1.3. Adjudicacin de contratos especficos.......................................................................62 3.4.2. Procedimiento negociado en rgimen competitivo...........................................................64 3.5. Modificacin de los contratos de servicios .............................................................................65
4. CONTRATOS DE SUMINISTRO.............................................................................. 66
4.1. Introduccin ............................................................................................................................66 4.2. Procedimientos de contratacin pblica .................................................................................66 4.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 150.000 EUR ..............................................66 4.2.1.1. Licitacin internacional abierta .................................................................................66 4.2.2. Contratos por un importe igual o superior a 60.000 EUR e inferior a 150.000 EUR.......66 4.2.2.1. Licitacin local abierta ..............................................................................................66 4.2.3. Contratos por un importe inferior a 60.000 EUR procedimiento negociado en rgimen competitivo .......................................................................................................................66 4.2.4. Otros procedimientos........................................................................................................66 4.2.4.1. Procedimiento negociado ..........................................................................................66 4.2.4.2. Sistema dinmico de compra .....................................................................................68 4.2.4.3. Dilogo competitivo ..................................................................................................68 4.3. Licitacin internacional abierta aplicable a los contratos por un importe igual o superior a 150.000 EUR ..........................................................................................................................69 4.3.1. Publicidad de los contratos ...............................................................................................69 4.3.1.1. Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa ..............................69 4.3.1.2. Publicacin de los anuncios de contrato....................................................................69 4.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin .........................................................70 4.3.3. Criterios de seleccin y de adjudicacin...........................................................................72 4.3.3.1. Contratos de suministros que no prevn la prestacin de servicios auxiliares ..........72 4.3.3.2. Contratos de suministros que prevn la prestacin de servicios auxiliares ...............73 4.3.3.3. Suministros particularmente complejos.....................................................................73 4.3.4. Informaciones complementarias durante el procedimiento ..............................................73 4.3.5. Fecha lmite de entrega de las ofertas ...............................................................................74 4.3.6. Perodo de validez de las ofertas.......................................................................................74 4.3.7. Presentacin de las ofertas................................................................................................74 4.3.8. El Comit de Evaluacin ..................................................................................................74 4.3.9. Fases del proceso de evaluacin .......................................................................................74 4.3.9.1. Recepcin y registro de las ofertas ............................................................................74 4.3.9.2. Reunin preparatoria .................................................................................................75 4.3.9.3. Sesin de apertura de plicas.......................................................................................75 4.3.9.4. Evaluacin de las ofertas tcnicas .............................................................................75 4.3.9.5. Evaluacin de las ofertas financieras.........................................................................77 4.3.9.6. Eleccin del adjudicatario .........................................................................................78 4.3.9.7. Conclusin del Comit de Evaluacin.......................................................................78 4.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin .......................................................................79 4.3.11. Adjudicacin del contrato.................................................................................................80 4.3.11.1. Notificacin al adjudicatario .....................................................................................80 4.3.11.2. Preparacin y firma del contrato ...............................................................................80 4.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato ..............................................................80 4.4. Licitacin abierta local para contratos de importe igual o superior a 60.000 EUR e inferior a 150.000 EUR ..........................................................................................................................80
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4.5. Procedimiento negociado en rgimen competitivo aplicable a los contratos por un importe inferior a 60.000 EUR.............................................................................................................81 4.6. Modificacin de los contratos de suministros.........................................................................81
5. CONTRATOS DE OBRAS.......................................................................................... 82
5.1. Introduccin ............................................................................................................................82 5.2. Procedimientos de contratacin pblica .................................................................................82 5.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 5.000.000 EUR ...........................................82 5.2.1.1. Procedimiento abierto................................................................................................82 5.2.1.2. Procedimiento restringido..........................................................................................82 5.2.2. Contratos por un importe igual o superior a 300.000 EUR e inferior a 5.000.000 EUR..82 5.2.2.1. Licitacin local abierta ..............................................................................................82 5.2.3. Contratos por un importe inferior a 300.000 EUR - procedimiento negociado en rgimen competitivo .......................................................................................................................82 5.2.4. Otros procedimientos........................................................................................................83 5.2.4.1. Procedimiento negociado ..........................................................................................83 5.2.4.2. Dilogo competitivo ..................................................................................................84 5.3. Licitacin internacional abierta (para los contratos de importe igual o superior a 5.000.000 EUR) .......................................................................................................................................84 5.3.1. Publicidad de los contratos ...............................................................................................84 5.3.1.1. Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa ..............................84 5.3.1.2. Publicacin de los anuncios de licitacin ..................................................................85 5.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin .........................................................85 5.3.3. Criterios de seleccin y de adjudicacin...........................................................................87 5.3.4. Informacin complementaria en el curso del procedimiento............................................88 5.3.5. Plazo de presentacin de las ofertas .................................................................................89 5.3.6. Perodo de validez de las ofertas.......................................................................................89 5.3.7. Presentacin de las ofertas................................................................................................89 5.3.8. Comit de evaluacin........................................................................................................89 5.3.9. Fases del proceso de evaluacin .......................................................................................89 5.3.9.1. Recepcin y registro de las ofertas ............................................................................89 5.3.9.2. Reunin preparatoria .................................................................................................90 5.3.9.3. Sesin de apertura de plicas.......................................................................................90 5.3.9.4. Evaluacin de las ofertas ...........................................................................................90 5.3.9.5. Evaluacin de las ofertas financieras.........................................................................91 5.3.9.6. Eleccin del adjudicatario .........................................................................................92 5.3.9.7. Conclusin del Comit de Evaluacin.......................................................................92 5.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin .......................................................................93 5.3.11. Adjudicacin del contrato.................................................................................................94 5.3.11.1. Notificacin al adjudicatario .....................................................................................94 5.3.11.2. Firma del contrato......................................................................................................94 5.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato ..............................................................94 5.4. Procedimiento restringido para contratos de importe igual o superior a 5.000.000 EUR.......94 5.5. Licitacin abierta de publicacin local (para contratos de importe igual o superior a 300.000 EUR e inferior a 5.000.000 EUR)...........................................................................................94 5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo .................................................................95 5.7. Modificacin de los contratos de obras...................................................................................96
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6. SUBVENCIONES......................................................................................................... 98
6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvenciones ...................................................98 6.1.1. Definicin .........................................................................................................................98 6.2. Visin general .......................................................................................................................100 6.2.1. Modalidades de gestin ..................................................................................................100 6.2.2. Herramientas de gestin..................................................................................................101 6.2.3. Criterios de elegibilidad..................................................................................................102 6.2.3.1. Normas aplicables en materia de nacionalidad........................................................102 6.2.3.2. Excepciones a las normas aplicables en materia de nacionalidad ...........................102 6.2.3.3. Motivos de exclusin...............................................................................................102 6.2.4. Programacin ..................................................................................................................102 6.2.5. Transparencia..................................................................................................................103 6.2.6. Igualdad de trato .............................................................................................................103 6.2.7. Carcter no acumulativo .................................................................................................103 6.2.8. Irretroactividad ...............................................................................................................103 6.2.9. Cofinanciacin................................................................................................................104 6.2.10. Carcter no lucrativo.......................................................................................................105 6.2.11. Otros puntos esenciales...................................................................................................105 6.3. Procedimientos de concesin ................................................................................................106 6.3.1. Convocatoria de propuestas ............................................................................................106 6.3.1.1. Publicacin ..............................................................................................................106 6.3.1.2. Convocatoria de propuestas abierta o restringida....................................................106 6.3.1.3. Cooperacin.............................................................................................................106 6.3.2. Concesin de subvenciones sin convocatoria de propuestas (concesin directa) .......107 6.4. Convocatoria de propuestas ..................................................................................................108 6.4.1. Publicidad .......................................................................................................................108 6.4.2. Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes..................................................108 6.4.3. Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin) .................................109 6.4.3.1. Criterios de elegibilidad...........................................................................................109 6.4.3.2. Criterios de evaluacin: seleccin y concesin .......................................................109 6.4.4. Informacin complementaria antes de la finalizacin del plazo de presentacin de las propuestas .......................................................................................................................110 6.4.5. Plazo para la presentacin de las propuestas ..................................................................110 6.4.6. Presentacin de las propuestas........................................................................................111 6.4.7. Comit de Evaluacin.....................................................................................................111 6.4.7.1. Composicin............................................................................................................111 6.4.7.2. Recurso a asesores ...................................................................................................112 6.4.7.3. Imparcialidad y confidencialidad ............................................................................113 6.4.7.4. Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin..............................113 6.4.8. Fases del proceso de evaluacin .....................................................................................113 6.4.8.1. Recepcin y registro de las propuestas....................................................................113 6.4.8.2. Sesin de apertura y control administrativo ............................................................113 6.4.8.3. Evaluacin del documento de sntesis .....................................................................115 6.4.8.4. Evaluacin del formulario de solicitud....................................................................115 6.4.8.5. Verificacin de la elegibilidad.................................................................................116
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6.4.8.6. Conclusiones del Comit de Evaluacin .................................................................116 6.4.9. Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas.........................................118 6.4.10. Concesin de las subvenciones.......................................................................................118 6.4.10.1. Notificacin a los solicitantes..................................................................................118 6.4.10.2. Preparacin del contrato y firma .............................................................................119 6.4.10.3. Caractersticas del contrato estndar de subvencin................................................119 6.4.10.4. Publicidad de la concesin de las subvenciones......................................................120 6.5. Subvenciones de importe inferior en gestin descentralizada ..............................................121 6.6. Convocatoria de propuestas restringida ................................................................................121 6.7. Modificacin de los contratos de subvencin .......................................................................122 6.7.1. Principios generales ........................................................................................................122 6.7.2. Preparacin de los apndices ..........................................................................................122 6.8. Celebracin de contratos por los beneficiarios de subvenciones ..........................................122 6.8.1. Principios generales ........................................................................................................122 6.9. Organizaciones internacionales.............................................................................................123
7. RELACIONES CON LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES, ESTADOS MIEMBROS, PASES BENEFICIARIOS Y LOS OTROS PROVEEDORES DE FONDOS: COOPERACIN DELEGADA Y COFINANCIACIN. ....................................................................................................... 125
7.1. Relaciones con las organizaciones internacionales...............................................................129 7.1.1. Procedimientos ...............................................................................................................129 7.1.2. Tipos de contrato e implementacin ...............................................................................130 7.2. Relaciones con los Estados miembros de la Unin Europea y otros proveedores de fondos ..............................................................................................................................................132 7.2.1. Reglas bsicas: forma de ejecucin/modo de gestin.....................................................132 7.2.2. Acuerdos aplicables y ejecucin.....................................................................................135 7.3. Relaciones con pases beneficiarios (gestin descentralizada) .............................................136 7.4. Cofinanciacin conjunta gestionada por la Comisin Europea ............................................139 7.5. Contratacin conjunta ...........................................................................................................140
8. TEXTOS LEGALES .................................................................................................. 141

8.1. Marco jurdico para la contratacin publica .........................................................................141 8.1.1. Presupuesto general ........................................................................................................141 8.1.2. FED.................................................................................................................................142 8.2. Marco jurdico para las subvenciones...................................................................................142 8.2.1. Presupuesto general ........................................................................................................142 8.2.2. FED.................................................................................................................................143
9. LISTA DE ANEXOS .................................................................................................. 144
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1.
Introduccin
La presente Gua Prctica es la principal y nica herramienta de trabajo que explica los procedimientos de adjudicacin aplicables a los contratos de ayuda exterior de la UE financiados con cargo al presupuesto general de la Unin Europea (Presupuesto general) y al Dcimo Fondo Europeo de Desarrollo (FED). A partir de la entrada en vigor del Dcimo FED, la participacin en los procedimientos de adjudicacin de contratos y de concesin de subvenciones financiados por el Noveno y Dcimo FED estar abierta a todas las personas fsicas y jurdicas de los 27 Estados miembros. A partir de la adopcin de la revisin del Anexo IV del Acuerdo de Coton, los contratos y las subvenciones financiadas por el Dcimo FED debern ser adjudicados y ejecutados conforme a las normas de la Unin Europea y, salvo en los casos previstos en las mismas, de conformidad con los procedimientos y los documentos modelo establecidos y publicados por la Comisin para la ejecucin de las operaciones de cooperacin con los terceros pases, vigentes en el momento del inicio del procedimiento en cuestin. En lo que respecta a los procedimientos financiados por el Noveno FED, remtase a la versin anterior de la presente Gua Prctica, salvo en aquellos casos en los que los Acuerdos de Financiacin hayan sido modificados para aplicar la versin revisada del Anexo IV al Acuerdo Coton. Recoge las disposiciones correspondientes de los textos legales que regulan el Presupuesto general y FED respectivamente, ya que el objetivo de esta herramienta es el de proporcionar a todos los usuarios, de manera ntegra, toda la informacin necesaria para la ejecucin del procedimiento de contratacin pblica o de subvencin desde las primeras etapas hasta la adjudicacin de contratos o concesin de subvenciones. Los anexos abarcan tanto la fase de contratacin como la fase de adjudicacin de contratos o concesin de subvenciones. La Gua recoge los procedimientos que deben aplicarse en regmenes centralizados (centralizado y centralizado indirecto1) y regmenes descentralizados con aprobacin ex ante o controles ex post de la Comisin Europea. La Gua se aplica nicamente a la contratacin en la implementacin de los proyectos. Segn la terminologa de los Reglamentos Financieros, los diferentes tipos de descentralizacin pueden aplicarse tambin a otros aspectos que no estarn cubiertos por esta Gua. A pesar de que los procedimientos para la adjudicacin de contratos aplicables al Presupuesto general y al FED son bastante similares, se sealaran algunas especificaciones a lo largo de esta Gua Practica. La seccin 8 enumera los textos legales y la seccin 9 todos los anexos de la Gua. El anexo A1 contiene un glosario de los trminos utilizados en esta Gua.
Que es lo que no cubre la Gua Practica?

La Gua no se aplicar a los contratos en los cuales la Comisin acta en su nombre como rgano de Contratacin. Ello se recoge en el Ttulo V, Captulos 1 y 2 del Reglamento Financiero. Los servicios de la Comisin deben utilizar en este caso los procedimientos y modelos de contratos de uso interno (Vademcum de contratacin pblica). Esta Gua no se aplica a las operaciones llevadas a cabo en el marco de la ayuda humanitaria ni las operaciones de emergencia llevadas a cabo por ECHO. Tampoco se aplica a los rganos de Contratacin en el caso en que, la Comisin les autorice a utilizar sus propios procedimientos de adjudicacin o procedimientos de adjudicacin acordados entre los donantes conforme al reglamento aplicable.
El enfoque centralizado indirecto se refiere a los casos en los que la Comisin delega sus obligaciones a entidades tales como las agencias ejecutivas de los Estados Miembros.
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Los contratos en rgimen de gestin administrativa son contratos que se ejecutan a travs de agencias o servicios del pas beneficiario pblicos o semipblicos, donde la administracin del pas tiene administradores cualificados. El presupuesto-programa es un documento por el que se establecen los medios materiales y los recursos humanos y materiales necesarios, el presupuesto, as como las disposiciones tcnicas y administrativas de aplicacin de manera detallada para la ejecucin de un proyecto durante un periodo de tiempo determinado a travs de una gestin administrativa y, en su caso, por la adjudicacin de contratos pblicos y la concesin de subvenciones especificas. Los procedimientos relativos a los contratos en rgimen de gestin administrativa y los presupuestos- programa se exponen en una gua separada (Gua prctica de gestin de contratos en rgimen de gestin administrativa y de presupuestos-programas- enfoque para proyectos).
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2.
Normas bsicas
2.1. Panorama general

La adjudicacin de contratos est sometida a reglas estrictas que contribuyen a garantizar la imparcialidad y la calidad de la seleccin de los adjudicatarios, as como una utilizacin ptima y con la transparencia que exige el uso de fondos pblicos. En la presente Gua Prctica se encuentran consolidados los procedimientos establecidos por la Comisin Europea para la adjudicacin de contratos celebrados en el marco de los programas de ayuda exterior de la Unin Europea cubiertos por su mbito de aplicacin. Antes de que se inicie cualquier procedimiento de licitacin, los servicios, suministros u obras objeto del contrato deben haber sido aprobados en primer lugar por una Decisin de Financiacin y, cuando proceda, por un posterior Convenio de Financiacin y los fondos deben estar disponibles, salvo que la licitacin se beneficie de una clusula suspensiva.
2.2. Modalidades de gestin

Hay varios regmenes posibles de gestin de los procedimientos correspondientes a los proyectos financiados por los programas de ayuda exterior de la UE (referidos como "modalidades de ejecucin" o "mtodos de ejecucin"): Centralizado: la Comisin Europea es el rgano de Contratacin y adopta las decisiones por cuenta del pas beneficiario. En este caso, las actuaciones del rgano de Contratacin en la presente Gua Prctica deben interpretarse como referidas a la Comisin Europea actuando por cuenta del pas beneficiario. Centralizado Indirecto: se aplica el rgimen centralizado. En este caso, la Comisin delegar sus prerrogativas al rgano de Contratacin. Descentralizado: - Ex ante: el rgano de Contratacin adopta las decisiones en materia de procedimientos y de adjudicacin de los contratos y las somete a la aprobacin previa de la Comisin Europea. - Ex post: el rgano de Contratacin adopta las decisiones previstas en el Convenio de Financiacin sin someterlas previamente a la aprobacin de la Comisin Europea (salvo en el caso de las excepciones a los procedimientos ordinarios definidos en la presente Gua Prctica). A lo largo de la Gua Practica se detallar ms informacin sobre los procedimientos de aprobacin ex ante y ex post. Gestin conjunta: En esta modalidad de gestin determinadas tareas de ejecucin se delegarn a organizaciones internacionales. Gestin compartida: Cuando la Comisin ejecuta el presupuesto mediante gestin compartida, las tareas de ejecucin se delegarn a los Estados miembros de conformidad con el artculo 53.b) del Reglamento Financiero. Dicho mtodo se aplicar en principio a los programas operativos conjuntos para la cooperacin transfronteriza ejecutada por una autoridad de gestin conjunta conforme al reglamento por el que se establece un Instrumento de Vecindad y Asociacin2. En tal caso, las normas de adjudicacin de contratos que debern aplicarse sern aquellas contempladas en las normas de ejecucin que establecen disposiciones especficas para la ejecucin de la cooperacin transfronteriza. Del mismo modo, el Instrumento de Ayuda
Reglamento n 1638/2006 de 24.10.2006.
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Pre-Adhesin (IPA)3 prev esta opcin, sujeta a las condiciones definidas por este mismo reglamento. PRESUPUESTO GENERAL La Comisin Europea decide en cada proyecto el sistema de gestin que ser utilizado, de acuerdo con su normativa interna y procedimientos y el contenido de cada acto de base. FED Los textos legales que rigen los proyectos financiados por el FED estipulan en qu caso los recursos financieros del FED sern ejecutados por la Comisin de manera centralizada, descentralizada (directa o indirectamente) o gestin conjunta con una organizacin internacional. La eleccin del modo de gestin quedar reflejada en la correspondiente decisin de financiacin (p.ej.: ficha de accin de la decisin de financiacin aplicable / Programa de Accin (Anual). El mtodo de ejecucin es un elemento fundamental de la decisin de financiacin. La participacin de la Comisin en los contratos en rgimen descentralizado implica simplemente su aprobacin en cuanto a la financiacin del contrato. En el supuesto en que no se respeten los procedimientos previstos en la presente Gua practica, los gastos relativos a las operaciones en cuestin sern inelegibles segn la financiacin de la UE. Las intervenciones de los representantes de la Comisin respecto a los procedimientos de celebracin o ejecucin de contratos en rgimen descentralizado, financiados en el marco de las acciones exteriores de la Comisin, tienden nicamente a constatar si los requisitos para la financiacin de la UE se cumplen o no. En ningn caso podrn tener como objetivo o como posible consecuencia, la infraccin del principio segn el cual los contratos en cuestin consisten en contratos nacionales preparados, celebrados y negociados bajo la responsabilidad nica del rgano de Contratacin descentralizado. Los solicitantes o beneficiarios de estos contratos no podrn ser considerados como destinatarios de los actos que provienen de los representantes de la Comisin en lo que se refiere a la conclusin o ejecucin de estos contratos. Los solicitantes o beneficiarios tienen nicamente una relacin jurdica con el rgano de Contratacin descentralizado y los actos de los representantes de la Comisin no pueden tener como consecuencia la substitucin de una decisin de la Administracin Contratante por una decisin de la UE. En todos los casos, el rgano de Contratacin asume la plena responsabilidad de sus acciones y debe rendir cuenta de ellas en caso de auditora o investigacin ulterior. La presente Gua expone los procedimientos que deben aplicarse de la manera siguiente: REGIMEN CENTRALIZADO Procedimientos aplicables en los programas centralizados directos. Los contratos se ejecutan directamente por la Comisin Europea que acta por cuenta del pas beneficiario. La Comisin Europea elaborar las listas de preseleccin (procedimiento restringido) y ser responsable de preparar las invitaciones para licitar, recibir las ofertas, presidir los Comits de Evaluacin, decidir los resultados de los procedimientos de licitacin y firmar los contratos. Procedimientos aplicables en un programa centralizado indirecto. Los contratos se concluyen por un organismo delegado al que se le encomienda llevar a cabo tareas de ejecucin. Tales tareas pueden incluir la preparacin, ejecucin y finalizacin de los procedimientos de contratacin y la gestin del gasto correspondiente. REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE
Reglamento n 1085/2006 de 17.07.2006.
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Procedimientos aplicables en los programas descentralizados con controles ex ante. Los contratos se celebran por el rgano de Contratacin designado en el convenio de financiacin, por ejemplo, el estado o una entidad del pas beneficiario con personalidad jurdica con el que la Comisin Europea concluye el convenio de financiacin. El rgano de Contratacin elabora las listas de preseleccin (procedimiento restringido). Antes de comenzar el procedimiento, el rgano de Contratacin debe someter para aprobacin los expedientes de licitacin a la Comisin Europea. En base a la aprobacin de las decisiones, el rgano de Contratacin ser responsable de lanzar las invitaciones para licitar, recibir las ofertas, presidir los Comits de Evaluacin y decidir los resultados de los procedimientos de licitacin. El rgano de Contratacin somete el resultado de la evaluacin para su aprobacin y posteriormente, despus de haber notificado el contratista, recibido y analizado los documentos justificativos relativos a los criterios de seleccin y de exclusin (opcional para el Presupuesto general - contratos de un importe inferior al requerido para las licitaciones internacionales, ver artculos 2.3.3 y 2.4.11.1.1), la proposicin de adjudicacin de contrato a la Comisin Europea para refrendo. No se necesitar ningn refrendo por parte de la Delegacin en determinados casos que se contemplan en la Gua Practica para Presupuestos- programas. Una vez recibida esta aprobacin, el rgano de Contratacin firma los contratos y adjudica el contrato. Por regla general, la Comisin Europea estar siempre representada en la apertura de plicas y evaluacin de ofertas y debe siempre estar invitada. El rgano de Contratacin debe entregar los anuncios de publicacin y los anuncios de adjudicacin a la Comisin Europea para su posterior publicacin. Con arreglo al Instrumento de ayuda Pre-Adhesin (IPA), podr aplicarse una renuncia escalonada a los diferentes tipos de control ex ante. REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST Procedimientos aplicables en los programas descentralizados con controles ex post. Los contratos se celebran directamente con el rgano de Contratacin definido en un convenio de financiacin, por ejemplo, el estado o una entidad del pas beneficiario con personalidad jurdica con el que la Comisin Europea concluye el convenio de financiacin. El rgano de Contratacin elaborar las listas de preseleccin (procedimiento restringido) y ser responsable de preparar las invitaciones para licitar, recibir las ofertas, presidir los Comits de Evaluacin, decidir los resultados de los procedimientos de licitacin y firmar los contratos sin previo acuerdo de la Comisin Europea. El rgano de Contratacin debe entregar los anuncios de publicacin y los anuncios de adjudicacin a la Comisin Europea para su posterior publicacin
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2.3. Criterios de elegibilidad y otros principios esenciales 2.3.1. La regla de la nacionalidad y del origen
PRESUPUESTO GENERAL Nacionalidad El acceso a la ayuda exterior de la UE se define en los actos de base que regulan el mbito de la cooperacin en cuestin, conjuntamente con el Reglamento Financiero Las normas correspondientes sobre nacionalidad y origen vienen enumeradas en el Anexo A2 de la presente Gua Prctica por cada acto de base. Sin perjuicio de la particularidad de cada acto de base que contiene las disposiciones de elegibilidad aplicables a cada instrumento, la participacin en los procedimientos de adjudicacin de contratos y atribucin de subvenciones est generalmente abierta en igualdad de condiciones a todas las personas fsicas y jurdicas procedentes de: a) un Estado miembro de la Unin Europea; b) un Estado miembro del Espacio Econmico Europeo; c) un pas candidato reconocido oficialmente/ un pas que se beneficia del Instrumento de ayuda Preadhesin; d) un pas que se beneficia directamente de la ayuda ejecutado mediante el correspondiente acto de base; e) en el caso de contratos y subvenciones financiados en el marco de un programa temtico, un pas en desarrollo tal como se especifica por el Comit de Ayuda al Desarrollo OCDE anexo al instrumento; f) una organizacin internacional; g) los pases beneficiarios de una decisin estableciendo la reciprocidad del acceso a la ayuda exterior; h) en el caso que se aplique, otro pas tercero (vase el apartado 2.3.2). Origen Todos los suministros y equipos adquiridos en el marco de un contrato financiado a cargo de un instrumento de la UE deben ser originarios de la Unin Europea o de un pas elegible (vase nacionalidad y excepciones a las reglas de nacionalidad y origen). El trmino origen se define en la normativa de la Unin Europea relativa a las normas de origen a efectos aduaneros.
FED Nacionalidad 1/ La participacin en procedimientos para la adjudicacin de contratos financiados por el Fondo estar abierta a las personas fsicas y jurdicas de los Estados ACP y de todos los Estados miembros de la Unin Europea4;
Las personas fsicas, sociedades o empresas u organismos pblicos o semipblicos de los Estados ACP y de los Estados miembros; las sociedades cooperativas y dems personas jurdicas de Derecho pblico o de Derecho privado de los Estados miembros o de los Estados ACP, y las empresas conjuntas o agrupaciones de sociedades o empresas de Estados ACP o de Estados miembros. Vase Anexo A2 para la lista de pases.
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2/ La participacin en procedimientos para la adjudicacin de contratos estar abierta a las organizaciones internacionales; 3/ Cuando el Fondo financia una operacin ejecutada a travs de una organizacin internacional, la participacin en procedimientos para la adjudicacin de contratos estar abierta a las personas fsicas y jurdicas elegibles de acuerdo con el punto 1, y a todas las personas fsicas y jurdicas que sean admisibles con arreglo a las normas de dicha organizacin, garantizndose al mismo tiempo la igualdad de trato a todos los donantes. Las mismas normas sern aplicables a los suministros y a los materiales; 4/ Cuando el Fondo financia una operacin ejecutada en el mbito de una iniciativa regional, la participacin en procedimientos para la adjudicacin de contratos estar abierta a las personas fsicas y jurdicas elegibles de acuerdo con el punto 1, y a todas las personas fsicas y jurdicas de un pas participante en dicha iniciativa. Las mismas normas sern aplicables a los suministros y a los materiales; 5/ Cuando el Fondo financia una operacin cofinanciada con un tercer pas, la participacin en procedimientos para la adjudicacin de contratos estar abierta a las personas fsicas y jurdicas elegibles de acuerdo con el punto 1, y a todas las personas fsicas y jurdicas elegibles con arreglo a las normas del anteriormente mencionado tercer pas. Las mismas normas sern aplicables a los suministros y a los materiales. Origen Los suministros y materiales adquiridos en el marco de un contrato financiados por el FED deben ser originarios de un pas elegible con arreglo al punto 1 (Nacionalidad). En este contexto, la definicin del concepto de productos originarios ser evaluada tomando como referencia los acuerdos internacionales5 pertinentes y los suministros originarios de la UE incluirn los suministros originarios de los pases y territorios de ultramar. Nacionalidad: Para comprobar la conformidad con la regla de la nacionalidad, el expediente de licitacin prescribe que los licitadores deben indicar el pas del que son nacionales, aportando los documentos habituales con arreglo a su legislacin nacional. Si el rgano de Contratacin sospecha que un candidato o licitador tiene nicamente un domicilio social en un pas o estado elegible y que la nacionalidad del candidato/ licitador no es elegible, el candidato/ licitador ser responsable de probar los vnculos econmicos continuos y reales con la economa de dicho pas. Esto tiene como objetivo evitar adjudicar contratos a empresas, que teniendo nacionalidades no elegibles, disponen de un apartado de correos en un pas elegible para eludir las reglas de la nacionalidad. Origen: Un producto no puede ser originario de un pas en el cual no se ha efectuado ningn proceso de fabricacin. Por otra parte, el pas de fabricacin no es necesariamente el pas de origen excepto cuando se cumplen los requisitos establecidos en las normas relevantes del Reglamento del Consejo (CEE) 2913/92 y sus normas de desarrollo. Adems, el pas de origen no es necesariamente el pas del cual el producto ha sido enviado y suministrado. En el caso en que solo haya un pas de fabricacin, el origen del producto final es fcilmente identificable. Sin embargo, en el caso en el que haya un producto en cuya produccin haya intervenido ms de un pas ser necesario determinar cual de esos pases confiere el origen al producto final. Se considerar como el pas de origen, el pas en el cual la mercanca haya experimentado su ltima transformacin o elaboracin sustancial econmicamente justificada y las disposiciones del Artculo 24 del Cdigo aduanero Comunitario sern de aplicacin a ese producto caso por caso. Si la ltima transformacin substancial no se ha producido en un Estado miembro de
En particular el Protocolo no 1 incluido en el anexo V del Acuerdo de asociacin ACP-UE.
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la Unin Europea o uno de los pases elegibles, los productos no podrn participar en la licitacin para un proyecto. El suministrador tiene que certificar que los productos de su oferta cumplen con la regla de origen que especifica el pas o pases de origen. En caso de licitaciones de sistemas que comprenden ms de un producto, se deber especificar el origen de cada producto del sistema. El suministrador deber proporcionar toda la informacin complementaria y /o un certificado de origen en apoyo del origen declarado en la oferta, en caso de peticin al respecto. La regla de nacionalidad se aplica a todos los productos licitados y suministrados. En consecuencia, no ser suficiente que solo un determinado porcentaje de los productos licitados y suministrados o un determinado porcentaje del importe total de la oferta y del valor del contrato cumplan este requisito. Cuando no es posible la presentacin de un certificado de origen (en muchos pases estos solo sern emitidos bajo presentacin de facturas comerciales a la Cmara de Comercio), el licitador puede en estos casos entregar su propia declaracin. Los certificados de origen oficiales sern entregados antes de la aceptacin provisional. En caso contrario, el rgano de Contratacin no podr entregar los fondos al contratista. Los certificados de origen deben ser extendidos por las autoridades designadas al efecto por los pases de origen de los suministros o del proveedor, de conformidad con los acuerdos internacionales de los cuales el pas interesado sea signatario. Compete al rgano de Contratacin comprobar la existencia del certificado de origen. En caso de albergar dudas fundadas sobre la autenticidad del certificado de origen (por ejemplo, debido a la incoherencia del documento, errores ortogrficos, etc.), el rgano de Contratacin deber ponerse en contacto con la Cmara de Comercio emisora y solicitar la confirmacin de la autenticidad de los documentos presentados. Si el rgano de Contratacin ha identificado un riesgo elevado, tales comprobaciones ad hoc debern complementarse con una verificacin de certificados mediante muestreo. Expertos: Salvo lo dispuesto en contrario en el acto de base y/o los Convenios de Financiacin, los expertos contratados por los licitadores podrn ser de cualquier nacionalidad.
2.3.2. Excepciones a la regla de la nacionalidad y del origen

En algunos casos, pueden hacerse excepciones a las reglas de la nacionalidad y del origen. Estas excepciones se determinan caso por caso, previa concesin de una exencin o derogacin por los servicios de la Comisin, antes del inicio del procedimiento. Si la adjudicacin del contrato va precedida de un procedimiento de licitacin, la derogacin deber ser mencionada en el anuncio de licitacin. PRESUPUESTO GENERAL Sin perjuicio de la particularidad de cada acto de base que prevea, en su caso, excepciones a la regla de nacionalidad y origen la Comisin Europea en casos debidamente justificados: - podr ampliar la elegibilidad a las personas fsicas y jurdicas de pases no elegibles; - podr autorizar la adquisicin de suministros y materiales originarios de pases no elegibles. Las derogaciones podrn justificarse por la falta de disponibilidad de determinados productos y servicios en el mercado de los pases en cuestin, por motivos de extrema urgencia o en caso de que las reglas de elegibilidad imposibiliten la ejecucin de un proyecto, programa o accin, o la conviertan en excesivamente difcil.
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No obstante, a este respecto hay que subrayar que el argumento de que el producto de origen no autorizado es menos costoso que el producto de la UE o nacional no constituye por s mismo una causa vlida para obtener una excepcin. Cuando un acuerdo de ampliacin de mercado para la contratacin de suministros, obras o servicios en el que la Unin Europea es parte sea de aplicacin, los contratos de la licitacin financiados por el presupuesto estarn tambin abiertos a los nacionales de terceros pases distintos a los establecidos en los dos prrafos anteriores, de conformidad con las condiciones estipuladas en este acuerdo. FED En casos excepcionales debidamente justificados, podr autorizarse a las personas fsicas o jurdicas nacionales de terceros pases no admisibles de acuerdo con la regla de origen a participar en procedimientos para la adjudicacin de contratos financiados por la UE, previa solicitud motivada de los Estados ACP afectados. Los Estados ACP afectados suministrarn en cada caso a la Comisin Europea la informacin requerida para tomar una decisin acerca de esta derogacin, atendiendo en particular a: a) la localizacin geogrfica del Estado ACP de que se trate; b) la competitividad de los empresarios, proveedores y consultores de los Estados miembros y de los Estados ACP; c) la necesidad de evitar aumentos excesivos del coste de ejecucin del contrato; d) las dificultades de transporte o los retrasos debidos a los plazos de entrega o a otros problemas similares; e) la tecnologa ms apropiada y mejor adaptada a las condiciones locales; f) en caso de ayuda de emergencia; g) la disponibilidad de productos y servicios en los mercados afectados. Adems, durante la ejecucin de las operaciones y previa informacin al Jefe de Delegacin, el rgano de Contratacin decidir sobre: - las compras en el mercado local, sin consideracin del origen, hasta el lmite del procedimiento negociado en rgimen competitivo, es decir 60.000 EUR; - la utilizacin de materiales de construccin y maquinaria de obra no originarios de los Estados miembros o de los Estados ACP, siempre que no exista una produccin comparable de dichos materiales y maquinaria en la UE ni en los Estados ACP.
2.3.3. Motivos de exclusin

Quedarn excluidos de la participacin en un contrato aquellos candidatos o licitadores: a) que estn incursos en un procedimiento de quiebra, liquidacin, intervencin judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situacin similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales; b) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por cualquier delito que afecte a su tica profesional; c) que hayan cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el rgano de Contratacin por cualquier medio a su alcance; d) que no estn al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del pas en que estn establecidos, del pas del rgano de Contratacin o del pas donde deba ejecutarse el contrato;
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e) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupcin, participacin en una organizacin delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la UE; f) que en la actualidad sean objeto de las sanciones administrativas referidas en el artculo 96 (1) del Reglamento Financiero (Presupuesto General) / Artculo 99 del Reglamento Financiero (Dcimo FED). Las letras a) a d) no se aplicarn en el caso de adquisicin de suministros en condiciones particularmente ventajosas de un proveedor que ste liquidando definitivamente su negocio, o de los depositarios judiciales o liquidadores de un procedimiento de quiebra, un acuerdo entre acreedores o un procedimiento similar conforme a la legislacin nacional. Los supuestos referidos en la letra e) son los siguientes: 1) casos de fraude referidos en el artculo 1 del Convenio relativo a la proteccin de los intereses financieros de las Comunidades Europeas establecido por el acto del Consejo de 26 de julio de 19956; 2) casos de corrupcin referidos en el artculo 3 del Convenio relativo a la lucha contra los actos de corrupcin en los que estn implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros de la Unin Europea, establecido por el acto del Consejo de 26 de mayo de 19977; 3) casos de participacin en una organizacin delictiva, tal y como se define en el Artculo 2 (1) de la Accin Comn 98/733/JHA del Consejo8; 4) casos de blanqueo de capitales tal y como se define en el artculo 1 de la Directiva del Consejo 91/308/CEE9. El rgano de Contratacin aceptar como prueba suficiente de que el candidato o el licitador no se encuentra en una de las situaciones previstas en las letras a), b) o e) la presentacin de un extracto reciente del certificado de penales o, en su defecto, de un documento reciente equivalente expedido por una autoridad judicial o administrativa del pas de origen o de procedencia, que indique que se cumplen esas exigencias. El rgano de Contratacin aceptar como prueba suficiente de que el candidato o licitador no se encuentra en la situacin mencionada en la letra d) , un certificado reciente expedido por la autoridad competente del pas en cuestin. En caso de que ese tipo de documento no sea expedido por dicho pas10 y para los otros casos de exclusin enumerados anteriormente, podr ser sustituido por una declaracin jurada o solemne efectuada por el interesado ante una autoridad judicial o administrativa, un notario o un organismo profesional cualificado del pas de origen o de procedencia. El rgano de Contratacin deber tener en cuenta, como norma general, que los criterios de exclusin se refieren a las personas jurdicas o fsicas que intervienen como candidatos o
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DO C 316, 27.11.1995, p. 48. DO C 195, 25.06.1997, p.1. DO L 351, 29.12.1998, p.1 Accin comn de 21 de diciembre de 1998 relativa a la tipificacin penal de la participacin en una organizacin delictiva en los Estados miembros de la Unin Europea. DO L 166 28.06.1991, p.77 Directiva de 10 de junio de 1991, modificada por la Directiva 2001/97/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 4 de diciembre de 2001 (JO L 344, 28.12.2001, p.76).
10 La informacin comunicada por los Estados miembros sobre los certificados (en concreto, sobre los tipos de justificantes expedidos/aceptados en cada uno de ellos) est disponible en la siguiente direccin de la pgina Internet de la DG Mercado Interior: Certificates issued on the eligibility of tenderers and official lists of economic operators - http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm Obsrvese que este listado es indicativo.
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licitadores, y no a sus representantes en el caso de personas jurdicas. No obstante, dependiendo de la legislacin interna del pas en el que est establecido el licitador o el candidato, y cuando lo estime necesario el rgano de Contratacin, o en caso de que ste albergue dudas en relacin con la situacin personal del licitador o candidato, los documentos mencionados anteriormente podrn tambin referirse a personas fsicas, tales como a los directores de las empresas o a cualquier persona con facultad de representacin, de decisin o de control del candidato o licitador. Cuando, por su naturaleza, un candidato o licitador no puede encontrarse en alguna de las categoras indicadas anteriormente y/o no puede presentar los documentos indicados (por ejemplo, las administraciones pblicas nacionales y organizaciones internacionales), bastar una simple declaracin que explique su situacin particular. Los candidatos y los licitadores, a excepcin de aquellos que se encuentran en la segunda fase de un procedimiento restringido para los contratos de servicios o en un dilogo competitivo, debern firmar sus ofertas incluyendo una declaracin de que no se encuentran en ninguna de las situaciones previstas en los apartados precedentes. Dependiendo de la evaluacin de riesgos, el rgano de Contratacin podr renunciar a la exigencia de la declaracin anteriormente mencionada de que los candidatos o licitadores no se encuentren en ninguna de las situaciones de exclusin para contratos de un valor igual o inferior a 10.000 EUR. Dependiendo de la evaluacin de riesgos, el rgano de Contratacin podr renunciar a la exigencia de la declaracin anteriormente mencionada de que los solicitantes de subvenciones no se encuentren en ninguna de las situaciones de exclusin para contratos de un valor igual o inferior a 5.000 EUR. Los licitadores a los que se les notifique una decisin de adjudicacin de contrato en el marco de un procedimiento abierto deben presentar las pruebas habituales, con arreglo a la legislacin del pas donde estn establecidos, de que no se encuentran en ninguna de las situaciones previstas en los puntos anteriores. En los procedimientos restringidos, los documentos justificativos deben remitirse junto a la oferta. Estas pruebas o documentos deben llevar una fecha que no puede ser anterior a 1 ao a la fecha de la presentacin de la oferta. Adems, los licitadores deben presentar una declaracin en el sentido de que no se han producido modificaciones en su situacin desde la fecha de expedicin de los documentos probatorios. Cuando los documentos no estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea, debern adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento. Cuando los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta de la del procedimiento, tendrn que ser aceptados. No obstante, se recomienda vivamente adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento para facilitar la evaluacin de los documentos. Los documentos de prueba requeridos los deber presentar el licitador y los miembros de su consorcio. Los documentos podrn ser originales o copias. Los documentos originales sern puestos a disposicin del rgano de Contratacin a peticin de ste. Si se recurre a subcontratistas, tampoco estos podrn encontrarse en ninguna de las situaciones de exclusin. Siempre a solicitud del rgano de Contratacin, el adjudicatario de la licitacin / Titular deber presentar una declaracin del subcontratista en cuestin de que no se encuentra en ninguna de las situaciones de exclusin. En caso de duda sobre esta declaracin de honor, el rgano de Contratacin solicitar los documentos de prueba mencionados anteriormente. Para los candidatos preseleccionados en un procedimiento restringido, as como en el caso del dilogo competitivo, las pruebas documentales respecto a los criterios de exclusin sern presentadas por todos los candidatos durante la fase de la presentacin de la oferta. Para contratos por un importe inferior al requerido para las licitaciones internacionales (servicios < 200.000 EUR, suministros, < 150.000 EUR, obras < 5.000.000 EUR), el rgano de Contratacin puede, en funcin de su propio anlisis de riesgos derogar esta obligacin. de presentar dichas pruebas documentales. Sin embargo, cuando esta obligacin haya sido derogada, y en caso de
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dudas, el rgano de Contratacin podr solicitar al candidato al que tiene intencin de adjudicar el contrato las pruebas documentales necesarias. El rgano de Contratacin podr tambin liberar a cualquier candidato o licitador de la obligacin de presentar las pruebas documentales referidas anteriormente si dichas pruebas le han sido ya presentadas para otro procedimiento de licitacin y siempre que la fecha de emisin de los documentos no sea anterior a 1 ao y tengan todava validez. En tal caso, el candidato o licitador deber declarar por su honor que las pruebas documentales ya han sido presentadas en un procedimiento anterior y confirmar que no se ha producido cambio alguno en su situacin. Si se considerase necesario, el rgano de Contratacin descentralizado podr consultar los servicios competentes de la Comisin Europea para valorar la situacin de los candidatos o licitadores. Quedarn excluidos de la adjudicacin de un contrato aquellos candidatos, solicitantes o licitadores que, durante el procedimiento de adjudicacin del mismo: a) se hallen en una situacin de conflicto de intereses; b) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la informacin exigida por el rgano de Contratacin para poder participar en el contrato o no hayan facilitado dicha informacin. c) se encuentran en uno de los motivos de exclusin de los procedimientos de adjudicacin de contratos. Al menos antes de tomar la decisin de adjudicacin de adjudicacin del contrato, el rgano de Contratacin deber garantizar que ningn tercero interesado (es decir, el solicitante, candidato, licitador o sus socios) se encuentra inscrito en el Sistema de Alerta Temprana (W5)11.
2.3.4. Sanciones administrativas y financieras

Sin perjuicio de la aplicacin de sanciones contractuales, los candidatos o licitadores y los contratistas que hubieren hecho declaraciones falsas, errores substanciales, cometido irregularidades y fraude, o haber sido declarado culpable de incumplir gravemente sus obligaciones contractuales podrn ser excluidos de la concesin de contratos y subvenciones financiados por el presupuesto de la UE/FED por un perodo de tiempo mximo de cinco aos a partir del acta de infraccin, confirmada previo intercambio contradictorio con el contratista. La exclusin podr ser de hasta diez aos en caso de reincidencia en los cinco aos siguientes a la fecha mencionada anteriormente. A los licitadores o candidatos que hayan realizado declaraciones falsas, cometido errores substanciales o irregularidades y fraude se les impondrn, adems, sanciones financieras de un importe entre un 2 % y un 10 % de la cuanta total estimada del contrato en curso de adjudicacin. A los contratistas que sean declarados culpables de incumplir gravemente sus obligaciones contractuales se les impondrn, tambin, sanciones financieras de un importe entre un 2 % y un 10 % de la cuanta total del contrato en cuestin. El ndice podr ser incrementado entre un 4% y un 20% en caso de reincidencia en los cinco aos siguientes a la fecha mencionada anteriormente. Cuando resulte que en el procedimiento de licitacin se produjeron errores sustanciales, irregularidades o fraude, el rgano de Contratacin suspender el procedimiento y podr adoptar cualesquiera medidas que sean necesarias, incluidas la anulacin del procedimiento. Cuando, despus de la adjudicacin del contrato, se observe que en el procedimiento de adjudicacin o en la ejecucin del contrato se han producido errores sustanciales, irregularidades o fraude, el rgano de Contratacin dependiendo de la fase en la que el procedimiento se encuentre podr renunciar a
11 C(2004) 193/3 de 03.02.2004, como modificado por ultima vez por las reglas internas de 2007 (http://www.cc.cec/budg/i/earlywarn/imp-110-060_decision_en.html)
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concluir el contrato o suspender la ejecucin del mismo o, si fuera oportuno, proceder a su terminacin. Cuando los errores, irregularidades o el fraude sean atribuibles al Titular, la Comisin podr adems negarse a hacer pagos, recuperar importes ya abonados o terminar todos los contratos concluidos con este Titular, en proporcin a la gravedad de los errores, irregularidades o fraude. La suspensin del contrato tendr por objeto comprobar si existen errores e irregularidades sustanciales o presuntos fraudes. En caso de no confirmarse tal extremo, la ejecucin del contrato se reanudar al trmino de dicha comprobacin. Ser constitutiva de error o irregularidad sustancial toda infraccin de una disposicin contractual o reglamentaria resultante de una accin u omisin que acarree o pueda acarrear un perjuicio al presupuesto de la UE/FED.
2.3.5. Visibilidad
Salvo solicitud o acuerdo en sentido contrario de la Comisin Europea, el titular de un contrato de servicios, de suministros o de obras, o el beneficiario de una subvencin, as como las entidades que gestionan fondos en nombre de la Comisin (cooperacin delegada), adoptarn las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiacin o cofinanciacin de la Unin Europea. Dichas medidas debern respetar las normas aplicables en materia de visibilidad para las acciones exteriores, definidas y publicadas por la Comisin. Estas normas se describen en la Comunicacin y el Manual de Visibilidad de la UE en la accin exterior disponible en el sitio web de EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_es.htm
2.3.6. Otros principios esenciales

Conflicto de inters12: Toda empresa o experto que participe en la preparacin de un proyecto debe quedar excluido de participar en las licitaciones basadas en ese trabajo preparatorio y relacionadas con el proyecto en cuestin, a menos que pueda probar al rgano de Contratacin que su participacin en la preparacin de un proyecto no constituye competencia desleal. Principios de adjudicacin: Todos los contratos pblicos financiados total o parcialmente con cargo al presupuesto general de la UE y al FED, deben respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminacin. Carcter no retroactivo de las adjudicaciones: Los contratos entrarn en vigor desde la fecha de la firma de la ltima parte signataria. Bajo ningn concepto podrn aplicarse con carcter retroactivo (es decir despus del final del perodo de ejecucin) ningn contrato ni apndice a los contratos. Esto implica que no se efectuar desembolso alguno ni se suministrarn mercancas o prestarn servicios con anterioridad a la firma del contrato o del apndice correspondiente. En todos los contratos debern figurar las fechas reales de la firma de las partes contratantes. Utilizacin de documentos tipo: deben utilizarse los contratos y los documentos tipo que figuran en los anexos. Conservacin de documentos: Sin perjuicio de la normativa de acceso a los documentos del rgano de Contratacin, el rgano de Contratacin deber conservar los documentos relativos a todo el procedimiento de licitacin/convocatoria de propuestas, as como mantener su confidencialidad conforme a la poltica de archivos que haya sido adoptada. Las propuestas que no hayan resultado seleccionadas tendrn que conservarse durante tres aos a contar desde el plazo lmite de presentacin de propuestas. Las ofertas no seleccionadas tendrn que conservarse durante cinco aos a contar desde el plazo lmite para la presentacin
12 Se produce conflicto de inters cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones se ve comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad poltica o nacional, de inters econmico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario.
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de las ofertas. Los documentos contractuales y financieros tendrn que conservarse durante un mnimo de 7 aos a partir de la fecha de pago del saldo y hasta la fecha de la prescripcin de cualquier litigio conforme a la ley que rige el contrato. Durante y despus de este periodo, el rgano de Contratacin tratar los datos personales de conformidad con su poltica de privacidad. Toda la documentacin escrita relativa al conjunto del procedimiento de licitacin/convocatoria de propuestas, y mantener su confidencialidad. La documentacin que se tendr que conservar debe incluir todos los documentos preparatorios, el correspondiente acuerdo de financiacin, los originales de todas las solicitudes/ofertas/propuestas presentadas, as como toda la correspondencia conexa. Disponibilidad de los fondos: Antes de iniciar cualquier procedimiento, los fondos debern estar disponibles. No obstante, excepcionalmente podrn lanzarse las convocatorias con una clusula suspensiva previa aprobacin de los servicios competentes. La convocatoria se lanzar entonces antes de la decisin de financiacin o de la firma del acuerdo de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario. La convocatoria ser anulada si no se adopta la decisin de la Comisin o no se firma el acuerdo de financiacin. La firma del contrato no ser posible hasta que los fondos estn disponibles (vase el apartado 2.4.12). Cualquier desviacin de los procedimientos establecidos en la presente Gua requiere la aprobacin previa de los servicios competentes de conformidad con las normas internas. Si fuera oportuno o relevante, se tendrn que anunciar dichas desviaciones en el anuncio de licitacin y en los documentos de la licitacin (contratos) y en la gua para los solicitantes (subvenciones). Aspectos medioambientales: Sin perjuicio de los principios que rigen la adjudicacin de contratos y la concesin de subvenciones, los aspectos medioambientales debern ser debidamente tenidos en cuenta en la medida de lo posible. Esto podra incluir, por ejemplo, trminos de referencia/orientaciones/especificaciones ms respetuosas con el medio ambiente, un mayor empleo de medios electrnicos, una reduccin en el consumo de papel (impresin por ambos lados), etc.
2.4. Procedimientos de contratacin pblica

El principio bsico por el que se rige la adjudicacin de contratos es la licitacin competitiva, que persigue un doble objetivo: garantizar la transparencia de las operaciones, y obtener servicios, suministros y obras de la calidad deseada en las mejores condiciones de precio. Existen diferentes tipos de procedimientos de contratacin con diferentes grados de apertura de la competencia.
2.4.1. Determinacin del procedimiento aplicable a cada caso

Las normas aplicables a los procedimientos ordinarios de contratacin pblica se describen ms adelante en este mismo apartado y se resumen en el cuadro que figura a continuacin. Se clasifican en tres categoras: servicios (por ejemplo, asistencia tcnica, realizacin de estudios, aportacin de conocimientos tcnicos y actividades de formacin), suministros (por ejemplo, equipos y materiales) y obras (por ejemplo, obras de infraestructura e ingeniera). Una vez que la Comisin Europea aprueba una actividad determinada en el marco de una Decisin de Financiacin y, cuando proceda, de un Convenio de Financiacin, el rgano de Contratacin puede iniciar los trmites de licitacin y de contratacin con arreglo a esos procedimientos ordinarios Los lmites indicados en el cuadro se basan en el presupuesto mximo para el contrato de que se trate (incluidos los supuestos de cofinanciacin). Cuando los contratos estn divididos en lotes, el valor de cada lote ser tomado en cuenta para el clculo del lmite total.
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Con independencia del procedimiento empleado, el rgano de Contratacin debe garantizar que se respetan todos los principios bsicos (incluidos los de elegibilidad, exclusin y seleccin). Los proyectos no podrn ser fraccionados artificialmente para eludir los lmites de contratacin.
SERVICIOS 200 000 Licitacin internacional restringida < 200 000 pero> 10 000 Contrato marco Procedimiento negociado en rgimen competitivo SUMINISTROS 150 000 Licitacin internacional abierta < 150 000 pero 60 000 Licitacin local abierta < 5 000.000 pero 300 000 Licitacin local abierta < 60 000 pero > 10 000 Procedimiento negociado en rg. competitivo < 300 000 pero > 10 000 Procedimiento negociado en rgimen competitivo 10 000 Oferta nica 10 000 Oferta nica 10 000 Oferta nica
OBRAS
5 000 000 1. Licitacin internacional abierta 2. Licitacin internacional restringida
2.4.2. Procedimiento abierto

La licitacin ser abierta cuando cualquier agente econmico interesado puede presentar una oferta. En este caso, se da la mxima publicidad al contrato, mediante la publicacin de un anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea (serie S), en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP (FED), en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. En el procedimiento abierto, todas las personas fsicas o jurdicas que deseen presentar una oferta reciben, con slo solicitarlo, el expediente de licitacin (previo pago o de manera gratuita), conforme a las modalidades fijadas en el anuncio de contrato. Las ofertas recibidas se analizan y el adjudicatario se selecciona tras el procedimiento de seleccin (que incluye la comprobacin de la elegibilidad y la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional de los licitadores) y tras el procedimiento de contratacin pblica (comparacin de las ofertas) segn lo previsto en el artculo 2.4.11. No se permite ninguna negociacin.
2.4.3. Procedimiento restringido

La licitacin ser restringida cuando todos los operadores econmicos pueden solicitar participar, pero nicamente pueden presentar una oferta los candidatos que renan los criterios de seleccin. En el procedimiento restringido, el rgano de Contratacin invita a un nmero limitado de candidatos a presentar una oferta. Antes de iniciar la licitacin, elabora una lista restringida de candidatos preseleccionados por sus capacidades. El proceso de seleccin, que sirve para pasar de una lista general (en la que estn incluidos todos los candidatos que han respondido al anuncio publicado) a la lista restringida, se efecta mediante el anlisis de las candidaturas recibidas en respuesta a la publicacin de un anuncio de contrato, en el que se exponen los criterios de seleccin y una descripcin general de las actividades a realizar. En la fase de preseleccin y antes de que sta se apruebe por el Comit de Evaluacin, el rgano de Contratacin tambin garantizar que no se encuentre inscrito tercero interesado alguno (es decir, el solicitante, candidato, licitador o sus socios) en el Sistema de Alerta Temprana (W5).
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En una segunda fase, el rgano de Contratacin convoca a los candidatos seleccionados en la lista restringida y les entrega el expediente de la licitacin. Para asegurar la competencia leal, las ofertas debern ser presentadas por el mismo proveedor de servicios o consorcio que ha presentado el formulario de solicitud por el que ha sido pre-seleccionado y se le ha enviado la carta de invitacin para licitar. No se permite ningn cambio en la identidad o composicin del licitador excepto mediante previa aprobacin por escrito del rgano de Contratacin. Dicha aprobacin podra darse en el caso de una fusin entre un candidato en fase de preseleccin/ miembro de un consorcio con otra empresa y cuando la nueva entidad rene los criterios de elegibilidad y exclusin y no crea un conflicto de inters o competencia desleal. La eleccin del adjudicatario se decide tras el procedimiento de adjudicacin que incluye el anlisis y la comparacin de las ofertas (vase el artculo 2.4.11). No se permite ninguna negociacin.
2.4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

En el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el rgano de Contratacin invita a los candidatos de su eleccin a que presenten sus ofertas. Como resultado de este procedimiento, el rgano de Contratacin selecciona la oferta tcnicamente conforme que sea econmicamente ms ventajosa en caso de licitaciones de servicios y la oferta conforme ms econmica en caso de licitaciones de suministros o de obras. Vase una exposicin ms detallada en los artculos 3.4.2, 4.5 y 5.6.
2.4.5. Contrato marco

Un contrato marco es un contrato celebrado entre uno o varios rganos de Contratacin y uno o varios prestadores de servicios para establecer los trminos esenciales que rigen una serie de contratos especficos que se adjudicarn durante un perodo determinado de tiempo, en particular en lo que respecta a la duracin, el objeto, los precios y las condiciones de ejecucin del contrato, as como las cantidades previstas. Los contratos marcos celebrados con varios prestadores de servicios se denominan contratos marco mltiple y adoptan la forma de contratos separados pero celebrados en idnticos trminos. Las instrucciones para los licitadores precisan el nmero mximo y mnimo de operadores con los cuales el rgano de Contratacin puede contratar. El nmero mnimo de operadores no podr ser inferior a 3. La duracin de los contratos no podr ser superior a 4 aos, salvo en casos excepcionales justificados, en particular, por el objeto del contrato marco. El rgano de Contratacin no podr recurrir al contrato marco de forma abusiva o de tal forma que tenga por objeto o efecto impedir, restringir o falsear la competencia. Los contratos especficos basados en un contrato marco se celebrarn en los trminos fijados en dicho contrato marco y debern respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato, no discriminacin y competencia real.
2.4.6. Sistema dinmico de compra

Un sistema dinmico de compra es un proceso completamente electrnico para realizar compras de tipo frecuente cuya duracin es limitada y es accesible durante su validez a cualquier operador econmico que satisfaga los criterios de seleccin y haya presentado una oferta indicativa que sea conforme. No se aplica ningn lmite especfico. Para cada contrato individual, el rgano de Contratacin publica un anuncio de contratacin e invita a todos los contratistas admitidos en el sistema de acuerdo con el prrafo anterior. El contrato ser adjudicado a la oferta tcnicamente conforme que sea econmicamente ms ventajosa. El nico criterio ser el de la oferta econmicamente ms ventajosa.
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Vase el apartado 4.2.4.2 para mayor detalle. El marco legal de este procedimiento se define para su uso futuro, pero los apoyos informticos (confidencialidad, seguridad) para hacerlo posible todava no estn disponibles en la Comisin.
2.4.7. Dilogo competitivo

El rgano de Contratacin puede utilizar el dilogo competitivo mencionado en el Artculo 29 de la Directiva 2004/18/CE en caso de contratos particularmente complejos donde considera que un uso directo de un procedimiento de licitacin abierto o restringido no permitira que el contrato fuese adjudicado a la oferta con mejor relacin calidad-precio. Se considera que un contrato es particularmente complejo cuando el rgano de Contratacin no puede definir de manera objetiva los medios tcnicos capaces de satisfacer las necesidades u objetivos o la estructura legal o financiera del proyecto. No se aplica ningn lmite especfico. Los rganos de Contratacin publican un anuncio de contratacin que expone sus necesidades y requisitos que debern estar definidos en dicho anuncio y/o en un documento descriptivo. Abren un dilogo con los candidatos que satisfacen los criterios de seleccin indicados para identificar y definir los medios ms adecuados para asegurar sus necesidades. El nmero mnimo de candidatos invitados a la licitacin no debe ser inferior a 3, siempre que un nmero suficiente de candidatos satisfaga los criterios de seleccin. Cuando el nmero de candidatos que satisfacen los criterios de seleccin es inferior a 3, el rgano de Contratacin puede continuar el procedimiento nicamente con estos. El rgano de Contratacin no podr incluir otros operadores econmicos que no hayan participado en el procedimiento o candidatos que no tengan las capacidades necesarias ya que no satisfacen los criterios de seleccin. Durante el dilogo, los rganos de Contratacin debern asegurarse de la igualdad de tratamiento entre los licitadores y la confidencialidad de las soluciones propuestas o de toda informacin comunicada por el candidato que participa en el dilogo excepto en el caso en que consienta su divulgacin. Los rganos de Contratacin debern estipular que el procedimiento pueda desarrollarse en etapas sucesivas para reducir el numero de soluciones que sern discutidas durante la etapa de dilogo aplicando los criterios de adjudicacin en el anuncio de contratacin o el documento descriptivo en el caso de que haya una mencin incluyendo sta posibilidad en el anuncio de contratacin o el documento descriptivo. El rgano de Contratacin deber preparar un informe que justifique la forma en que dichos dilogos se llevaron a cabo. Despus de informar a los participantes que el dilogo ha sido dado por concluido, los rganos de Contratacin debern pedirles que presenten sus ofertas finales en base a la solucin o las soluciones presentadas y detalladas durante el dilogo. Estas ofertas debern contener todos los elementos necesarios para la ejecucin del proyecto. A peticin del rgano de Contratacin, las ofertas podrn ser aclaradas, detalladas y matizadas mientras no se cambien los aspectos bsicos de la oferta o la invitacin para licitar, o dichas variaciones puedan falsear la competencia o tener un efecto discriminatorio. A peticin del rgano de Contratacin, el licitador identificado como el que ha entregado la oferta con la mejor relacin calidad-precio podra aclarar aspectos de la oferta o confirmar obligaciones mencionadas en la oferta mientras no se modifiquen aspectos importantes de la oferta o la invitacin para licitar, o no haya riesgo de falsear la competencia o causar una discriminacin. Los rganos de Contratacin debern detallar los precios o pagos a los participantes en el dilogo. El contrato ser adjudicado a la oferta tcnicamente conforme que sea econmicamente ms ventajosa, siendo ste el nico criterio de adjudicacin. REGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE Se necesita el acuerdo previo de los servicios competentes de la Comisin Europea para el uso del dilogo competitivo REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST
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No se necesita el acuerdo previo de la Comisin Europea para el uso del dilogo competitivo.
2.4.8. Procedimiento negociado

Debe utilizarse solo en casos excepcionales. Vanse los artculos 3.2.3.1, 4.2.4.1 y 5.2.4.1. No se aplica ningn lmite especfico.
2.4.9. Competencia leal y transparente

Las disposiciones sobre el procedimiento de convocatoria de las licitaciones y la publicidad de los contratos de servicios, suministros y obras dependen del valor de cada contrato. Se resumen en el apartado 2.4.1. En el caso de contratos mixtos en los que se da una combinacin de proporciones variables de servicios, suministros y obras, el rgano de Contratacin determina el procedimiento aplicable a cada contrato (con el acuerdo de la Comisin Europea si aplica el rgimen descentralizado ex ante). Esta decisin se toma en funcin del componente contractual predominante (servicios, suministros u obras), lo cual se evala tomando como referencia el valor y la importancia estratgica de cada uno de estos aspectos en el contrato en su conjunto. Ningn contrato podr fraccionarse artificiosamente con objeto de sustraerlo a la aplicacin de las normas establecidas en la presente Gua. En caso de duda sobre el modo de calcular el valor estimado de un contrato, el rgano de Contratacin debe someter la cuestin a los servicios de la Comisin Europea antes de poner en marcha el procedimiento de licitacin. Independientemente del procedimiento aplicado, el rgano de Contratacin debe velar por que se respeten las condiciones que garantizan una competencia leal. Siempre que se d una disparidad evidente y significativa entre los precios propuestos y las prestaciones que ofrece el licitador, o una disparidad significativa entre los precios propuestos por los diferentes licitadores (en particular, cuando participen en un concurso empresas pblicas, empresas sin nimo de lucro u organizaciones no gubernamentales junto con empresas privadas), el rgano de Contratacin debe efectuar verificaciones y solicitar toda la informacin adicional necesaria. El rgano de Contratacin debe mantener la confidencialidad de tal informacin complementaria.
2.4.10. Preferencias (nicamente FED)

FED Se adoptarn medidas para favorecer una participacin lo ms amplia posible de las personas fsicas y jurdicas de los Estados ACP en la ejecucin de los contratos financiados por el FED a fin de permitir una utilizacin ptima de los recursos fsicos y humanos de dichos Estados. Con este fin: 1. (a) en el caso de contratos de obras de un valor inferior a 5.000.000 EUR, los licitadores de los Estados ACP, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal de direccin sea originario de uno o varios de los Estados ACP, se beneficiarn de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica, tcnica y administrativa equivalente; (b) en el caso de contratos de suministros, cualquiera que sea su importe, los licitadores de los Estados ACP que oferten suministros cuyo valor de contrato sea originario de pases ACP en al menos un 50 % se beneficiarn de una preferencia del 15 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica, tcnica y administrativa equivalente; (c) en cuanto a los contratos de servicios, en la comparacin de ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente, se dar preferencia a: (i) los expertos, instituciones o sociedades o empresas de consultora de Estados ACP con
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la competencia necesaria; (ii) las ofertas presentadas por una empresa ACP individualmente o en consorcio con socios de la UE; y (iii) las ofertas presentadas por licitadores de la UE que recurran a subcontratistas o a expertos de los pases ACP; (d) cuando se tenga la intencin de recurrir a subcontratistas, el licitador elegido dar preferencia a las personas fsicas, sociedades y empresas de los Estados ACP capaces de ejecutar el contrato en condiciones similares; y (e) el Estado ACP podr, en la invitacin a licitar, proponer a los posibles licitadores la colaboracin de sociedades o empresas o expertos o asesores nacionales de los Estados ACP, elegidos de comn acuerdo. Dicha cooperacin podr adoptar la forma de una empresa conjunta, de una subcontratacin o de una formacin del personal empleado. 2. Cuando se consideran dos ofertas equivalentes en base a los criterios mencionados anteriormente, se dar preferencia: (a) al licitador de un Estado ACP; o (b) si dicha oferta no est disponible, al licitador que: (i) permite en la medida de lo posible la utilizacin de recursos fsicos y humanos de los Estados ACP; (ii) ofrece las mejores posibilidades de subcontratacin para las empresas ACP, entidades o personas fsicas; o (iii) es un consorcio de personas fsicas, compaas y entidades de los Estados ACP y la Comunidad; NB. Los organismos sudafricanos no podrn beneficiarse del sistema de preferencia.
2.4.11. Criterios de seleccin y de adjudicacin de los contratos

Con independencia del tipo de procedimiento empleado, la adjudicacin de los contratos se hace siempre mediante las operaciones siguientes:
2.4.11.1.
Criterios de seleccin
2.4.11.1.1. Principios generales Los rganos de Contratacin definirn criterios de seleccin claros y no discriminatorios en todos los procedimientos de contratacin pblica a efectos de evaluar la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional del licitador. Antes de decidir sobre los criterios apropiados, el rgano de Contratacin deber considerar cules son los documentos probatorios qu debern solicitarse en relacin con los criterios que se estimen oportunos. El rgano de Contratacin puede fijar niveles mnimos de capacidad que le permitan seleccionar a los candidatos. Todo licitador o candidato puede ser invitado a acreditar su autorizacin para producir el objeto a que se refiera el contrato de conformidad con el Derecho nacional: inscripcin en el Registro Mercantil o de la profesin especifica de que se trate, declaracin jurada o certificado, pertenencia a una organizacin especfica, autorizacin expresa o inscripcin en el registro del IVA. Los rganos de Contratacin debern especificar en el anuncio de contratacin o la convocatoria de invitacin a manifestacin de inters o la invitacin para presentar una oferta, las referencias elegidas para verificar la situacin y la capacidad legal de los licitadores y candidatos. El alcance de la informacin solicitada por el rgano de Contratacin como prueba de la capacidad financiera,
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econmica, tcnica y profesional del candidato o licitador y los niveles mnimos de capacidad requeridos determinados por los criterios de seleccin, no pueden sobrepasar el objeto del contrato y tienen en cuenta los intereses legtimos de los operadores econmicos, en particular, en relacin con la proteccin de los secretos tcnicos y comerciales de la empresa. En el formulario de solicitud o de presentacin de la oferta, se les solicitar a los solicitantes o licitadores que presenten la informacin relativa a su capacidad econmica, tcnica, profesional y financiera conforme a los criterios de seleccin especificados en los documentos del procedimiento de licitacin. Para los contratos de servicios y suministro, solo los candidatos elegidos debern entregar los documentos probatorios a fin de corroborar la informacin presentada en el formulario de solicitud o de presentacin la oferta antes de la adjudicacin del contrato. Para los contratos de obras, las pruebas mencionadas sern entregadas de conformidad con el expediente de licitacin. Un operador econmico, puede, llegado el caso y para un contrato determinado, hacer valer la capacidad de otras entidades, cualquiera que sea la naturaleza jurdica de los vnculos existentes entre l y dichas entidades. En este caso debe probar al rgano de Contratacin que dispondr de los medios necesarios para ejecutar el contrato, por ejemplo, presentando el compromiso de tales entidades de poner dichos medios a su disposicin. Estas entidades, por ejemplo la matriz del operador econmico debe respetar las mismas normas de elegibilidad y, en particular, las de la nacionalidad, en calidad de operador econmico. Para los contratos de un importe inferior al requerido para las licitaciones internacionales (servicios, < 200.000 EUR, suministros, < 150.000 EUR, obras, < 5.000.000 EUR), el rgano de Contratacin podr, dependiendo de su anlisis de riesgo, no solicitar a los licitadores la entrega de pruebas documentales mencionadas anteriormente. En ese caso, no habr posteriormente prefinanciacin alguna, excepto en el caso en que el contratista presente una garanta financiera por el mismo valor. Sin embargo, cuando el contratista es un organismo publico, no ser necesaria solicitar dicha garanta financiera. 2.4.11.1.2. Verificacin de la elegibilidad de los licitadores o candidatos Se efecta segn lo previsto en el artculo 2.3, Criterios de elegibilidad y otros principios esenciales. 2.4.11.1.3. Verificacin de la capacidad financiera y econmica de los licitadores o candidatos La justificacin de la capacidad financiera y econmica puede acreditarse mediante uno o varios de los documentos siguientes: a) declaraciones apropiadas de bancos o el justificante de la existencia de un seguro de riesgos profesionales; b) la presentacin de balances o extractos de los mismos correspondientes a los dos ltimos ejercicios cerrados como mnimo, si el Derecho de sociedades del pas de establecimiento del operador prescribe la publicacin de los balances; c) una declaracin sobre el volumen de negocios global y sobre el volumen de negocios relativo a las obras, suministros o servicios objeto del contrato, realizados durante un perodo correspondiente como mximo a los tres ltimos ejercicios.
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2.4.11.1.4. Comprobacin de la capacidad tcnica y profesional de los licitadores o de los candidatos y de sus directivos La capacidad tcnica y profesional de los operadores econmicos se evala y comprueba con arreglo a las disposiciones del prrafo siguiente. En los procedimientos de adjudicacin de los contratos de suministros que requieran obras de instalacin, prestacin de servicios y/o ejecucin de obras etc., la capacidad se evaluar en relacin con su conocimiento, eficacia, experiencia y fiabilidad. Dicha capacidad podr probarse, segn la naturaleza, cantidad o importancia y utilizacin del suministro, servicios u obras a efectuar, mediante uno o varios de los documentos siguientes: (a) La presentacin de los ttulos acadmicos y profesionales del proveedor o del contratista; o de los cuadros de la empresa y, en particular, del responsable o responsables de la prestacin o la direccin de las obras; (b) La presentacin de un listado de: - los principales servicios y suministros efectuados en los ltimos tres aos, con indicacin de los importes, fecha y destinatario, pblico o privado, de los mismos; En el caso de los contratos marco (sin valor contractual), solo se tendrn en cuenta los contratos especficos correspondientes a las misiones ejecutadas en el mbito de dicho contrato marco. En caso de que el destinatario de los servicios o suministros fuere un rgano de Contratacin, se presentar como prueba de ejecucin la certificacin expedida o refrendada por la autoridad competente; - las obras ejecutadas durante los cinco ltimos aos, haciendo constar los importes, la fecha y la ubicacin de las mismas. A la lista de las obras ms importantes debern adjuntarse los oportunos certificados de buena ejecucin, en los que se indicar si se han efectuado con profesionalidad y si la ejecucin de las mismas ha sido correcta; (c) una descripcin del equipamiento tcnico, herramientas y material utilizados en la ejecucin de un contrato de servicios o de obras; (d) una descripcin del material tcnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, as como de los medios de estudio e investigacin de la empresa. (e) la indicacin de los tcnicos u organismos tcnicos, formen o no parte de la empresa, en particular de los que son responsables del control de la calidad; (f) en el caso de los suministros: muestras, descripciones y/o fotografas autnticas y/o certificados de institutos o servicios oficiales encargados del control de la calidad, de reconocida competencia en la certificacin de la conformidad de los productos a las especificaciones o normas vigentes; (g) una declaracin en la que se indique la tabla media anual del personal del prestador de servicios o del empresario y el nmero de directivos durante los tres ltimos aos; (h) la indicacin de la parte del contrato que el prestador de servicios tiene intencin de subcontratar. El rgano de Contratacin podr tambin solicitar que el candidato o licitador presente cualquier informacin sobre la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional del subcontratista previsto, en particular cuando la subcontratacin representa una parte significativa del contrato; (i) en el caso de los contratos de obra pblica y contratos de servicios pblicos, y nicamente en casos apropiados, se debern acompaar las medidas de gestin ambiental que el operador econmico va a aplicar en la ejecucin del contrato. En caso de que los servicios o productos sean complejos o, de manera excepcional, deban lograr un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional puede justificarse por un control efectuado por el rgano de Contratacin o, en nombre de ste, por un organismo oficial competente del pas en el
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que est establecido el prestador de servicios o proveedor, previo acuerdo de este organismo. Dicho control se efectuar sobre la capacidad tcnica y las capacidades de produccin del proveedor y, si fuere necesario, sobre los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como sobre las medidas aplicadas para controlar la calidad. En caso de que los rganos de Contratacin necesiten certificados elaborados por rganos independientes que den fe de la conformidad del operador econmico con determinadas normas de control de calidad, debern referirse a las normas de control de calidad de los sistemas de certificacin de calidad europeos. Cuando los rganos de Contratacin necesiten certificados elaborados por rganos independientes que den fe de la conformidad del operador econmico con determinadas normas de control de gestin del medio ambiente, debern referirse al sistema de la UE de gestin y auditora medioambientales (EMAS) definido en el Reglamento (CE) N 761/2001del Parlamento Europeo y del Consejo o a las normas de gestin medioambiental que se basan en las normas europeas o internacionales relevantes acreditadas por rganos que se acogen al derecho de la UE o los pertinentes sistemas de certificacin europeos o internacionales. Debern reconocer certificados equivalentes de rganos establecidos en otros Estado Miembros. Debern igualmente aceptar otras pruebas o medidas de gestin medioambiental equivalentes de operadores econmicos. El rgano de Contratacin podr controlar la autenticidad de los certificados facilitados por el operador. Cuando los documentos no estn redactados en una de las lenguas oficiales de la Unin Europea, debern adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento. Cuando los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta de la del procedimiento, se recomienda vivamente no obstante adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento para facilitar la evaluacin de los documentos.
2.4.11.2.
Criterios de adjudicacin
Los contratos son otorgados en base a los criterios de adjudicacin establecidos para cada convocatoria en una de las de las dos siguientes formas: a) por adjudicacin, en cuyo caso el contrato se otorga a la oferta con el precio ms bajo de entre todas las ofertas regulares y conformes; b) por atribucin a la mejor relacin calidad-precio (es decir la oferta econmicamente ms ventajosa). Los criterios de seleccin deben estar definidos con precisin, no pueden producir efectos discriminatorios y no deben alterar de forma perjudicial el juego de la competencia.
2.4.12. Procedimiento con clusula suspensiva

En casos debidamente justificados, las licitaciones pueden convocarse con una clusula suspensiva bien antes de la adopcin de una decisin de financiacin, o antes de la firma de un convenio de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario. PRESUPUESTO GENERAL La excepcionalidad del empleo de la clusula suspensiva se debe al hecho de que la lgica del sistema de normas financieras de la UE requiere la adopcin de una decisin de la Comisin (o, cuando proceda, la conclusin de un convenio de financiacin) previa a la publicacin de la convocatoria de licitacin o de propuestas. Podran darse circunstancias excepcionales en las que pueda quedar justificada la desviacin del procedimiento decisorio habitual. Como norma general, las circunstancias que justifican el empleo de la clusula suspensiva se hallan fuera del control de la Comisin. Obsrvese: - que el uso de la clusula suspensiva despus de la adopcin de la decisin de financiacin y antes de la firma del convenio de financiacin puede considerarse en la mayora de los casos
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como algo ajeno al control de la Comisin, dado que la entrada en vigor de dicho convenio depende de la voluntad de un tercero (p.ej.: el pas beneficiario); - que el empleo de la clusula suspensiva antes de la adopcin de una decisin de financiacin requiere un nivel adecuado de justificacin / motivacin de las circunstancias objetivas conducentes al empleo de dicha clusula y la imposibilidad de esperar a la adopcin de dicha decisin. Esta justificacin debera quedar debidamente reflejada en la solicitud de autorizacin previa y/o en la decisin de financiacin aplicable. La adjudicacin y firma real de los contratos con arreglo a convocatorias publicadas bajo clusula suspensiva quedan en consecuencia condicionadas a la adopcin de la decisin de financiacin y/o, cuando proceda, a la celebracin del Convenio de Financiacin. Dadas las consecuencias que la existencia de esta clusula puede tener, el anuncio de licitacin o la gua para los solicitantes de subvenciones deben mencionarla explcitamente. En todos los casos, el procedimiento debe anularse si el procedimiento decisorio de la Comisin Europea no se ha completado o no ha tenido lugar la firma del Convenio de Financiacin. FED Se recuerda que el uso de esta clusula antes de la adopcin de un acuerdo de financiacin se autoriza expresamente en el FED (vase el artculo 19b del Anexo IV del Acuerdo Coton) en todos aquellos casos debidamente justificados con el fin de garantizar el pronto inicio del proyecto.
2.4.13. Anulacin del procedimiento de contratacin pblica

Mientras no se haya firmado el contrato, el rgano de Contratacin podr renunciar al contrato y anular el procedimiento de contratacin pblica, sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningn tipo de indemnizacin. Si el procedimiento se divide en lotes, podr anularse un nico lote. La anulacin puede producirse en los siguientes casos: - cuando la licitacin haya quedado desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta o ninguna de las recibidas merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico; - cuando los elementos tcnicos o econmicos del proyecto se hayan modificado de manera fundamental; - cuando circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hagan imposible la ejecucin normal del proyecto; - cuando todas las ofertas que cumplan los criterios tcnicos excedan de los recursos financieros disponibles; - cuando se hayan producido irregularidades en el procedimiento, en particular si han entorpecido su desarrollo en condiciones de competencia leal. En caso de anulacin del procedimiento de contratacin pblica, todos los licitadores deben ser informados con la mayor brevedad por escrito de los motivos de la anulacin. En el supuesto de que se anule una licitacin, deber publicarse el correspondiente anuncio de anulacin. Vase el modelo que figura en el anexo A5. Tras la anulacin del procedimiento, el rgano de Contratacin puede decidir: - iniciar un nuevo procedimiento de licitacin; - entablar negociaciones con uno o varios licitadores que hayan participado en el procedimiento, siempre que las condiciones iniciales del contrato no hayan sido sustancialmente modificadas (esta opcin no es aplicable cuando la anulacin se deba a irregularidades en el procedimiento de licitacin que hayan entorpecido el desarrollo de sta en condiciones de competencia leal);
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- no celebrar ningn contrato. En cualquier caso, la decisin final corresponde al rgano de Contratacin (con la aprobacin previa de la Comisin Europea en el caso de los contratos celebrados por dicho rgano en virtud del rgimen descentralizado ex ante). En ningn caso el rgano de Contratacin deber abonar indemnizacin alguna, debido a la anulacin de una licitacin, incluso si el rgano de Contratacin hubiere sido informado previamente por un candidato o licitador de la existencia de daos potenciales, en concepto de prdidas y ganancias. La publicacin de un anuncio de licitacin no supone la contraccin por el rgano de Contratacin de obligacin legal alguna de aplicar el programa o ejecutar el proyecto objeto del anuncio. RGIMEN CENTRALIZADO La responsabilidad de anular un procedimiento corresponde a los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE La responsabilidad de anular un procedimiento corresponde al rgano de Contratacin, previa aprobacin de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST La responsabilidad de anular una licitacin corresponde al rgano de Contratacin. No se requiere la aprobacin previa de la Comisin Europea.
2.4.14. Clusulas deontolgicas

Toda tentativa de un candidato, solicitante o de un licitador de obtener informacin confidencial, realizar acuerdos ilcitos con sus competidores o influir sobre el tribunal o el rgano de Contratacin a lo largo del procedimiento de examen, de clarificacin, de evaluacin y de comparacin de las ofertas y de las solicitudes tiene como consecuencia el rechazo de su candidatura, propuesta u oferta. Salvo que dispongan de una autorizacin por escrito del rgano de Contratacin, el titular de un contrato y su personal, as como cualquier otra empresa con la cual el titular est asociado o vinculado, no podrn prestar otros servicios, ni siquiera con carcter accesorio o por subcontratacin, ni realizar otras obras o suministros que tengan relacin con el proyecto. Esta prohibicin es tambin aplicable, en su caso, a los dems proyectos o programas respecto de los cuales el titular o el beneficiario de la subvencin, debido a la naturaleza del contrato, pudiera encontrarse tambin en una situacin de conflicto de intereses. En el momento de entregar su candidatura o su oferta, el candidato o el licitador debe declarar que no existe ningn conflicto de intereses potencial y que no tiene ningn tipo de relacin equivalente al respecto con otros licitadores u otras partes interesadas en el proyecto. Si durante el perodo de ejecucin del contrato se produce tal situacin, el titular est obligado a comunicrselo inmediatamente al rgano de Contratacin. Los funcionarios pblicos y dems personal de la administracin pblica del pas beneficiario, cualesquiera que sea su estatuto administrativo, no podrn ser contratados como expertos por parte de los licitadores salvo en caso de acuerdo previo de la Comisin Europea. El titular debe actuar en todo momento con imparcialidad y como asesor de buena fe con arreglo al cdigo deontolgico de su profesin. Debe abstenerse de hacer declaraciones pblicas sobre el proyecto o los servicios sin la aprobacin previa del rgano de Contratacin y no puede comprometer en modo alguno al rgano de Contratacin sin su consentimiento previo por escrito. Durante el perodo de ejecucin del contrato, el titular y su personal deben respetar los derechos humanos y se comprometen a no contrariar los usos polticos, culturales y religiosos del pas
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beneficiario. En particular y conforme al acto jurdico de base en cuestin, los licitadores a los que se les han adjudicado contratos debern respetar las normas fundamentales del trabajo como las definidas en las Normas Internacionales del Trabajo de la OIT, los convenios sobre el derecho de sindicacin y negociacin colectiva, la eliminacin del trabajo forzoso, la eliminacin de la discriminacin en el empleo y la ocupacin, y la abolicin del trabajo infantil). La remuneracin del titular en virtud del contrato constituye su nica retribucin en el marco del mismo. El adjudicatario y su personal deben abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificacin que entre en conflicto con las obligaciones que tiene contradas con el rgano de Contratacin. El titular y su personal estn sujetos al secreto profesional a lo largo de toda la duracin del contrato y despus de su terminacin. Todos los informes y documentos recibidos o elaborados por el titular en el marco de la ejecucin del contrato son confidenciales. La utilizacin por las partes contratantes de todos los informes y documentos elaborados, recibidos o entregados a lo largo de la ejecucin del contrato se rige por las condiciones establecidas en ste. El titular se abstiene de toda relacin que pueda poner en peligro su independencia o la de su personal. Si el titular pierde su independencia, el rgano de Contratacin podr con independencia del perjuicio, rescindir el contrato sin preaviso y sin que al titular le asista el derecho a reclamar indemnizacin alguna por incumplimiento. La Comisin se reserva el derecho de suspender o anular la financiacin de los proyectos si se descubren prcticas de corrupcin de cualquier naturaleza en cualquier etapa del procedimiento de adjudicacin del contrato y si el rgano de Contratacin no toma todas las medidas oportunas para poner remedio a esta situacin. A efectos de la presente disposicin, se entiende por "prctica de corrupcin" toda propuesta de entrega o consentimiento de oferta a cualquier persona de un pago ilcito, un regalo, una gratificacin o una comisin en concepto de incitacin o de recompensa para que realice o se abstenga de realizar actos relacionados con la adjudicacin o con el propio contrato celebrado con el rgano de Contratacin. En particular, todos los expedientes de licitacin y contratos de servicios, obras y suministros deben incluir una clusula que especifique que se rechazar cualquier oferta y se anular cualquier contrato en caso de que la adjudicacin del contrato o su ejecucin haya dado lugar al pago de gastos comerciales extraordinarios. Se entiende por gastos comerciales extraordinarios cualquier comisin que no se mencione en el contrato principal o que no resulte de un contrato vlido que haga referencia a ese contrato principal, cualquier comisin que no retribuya ningn servicio legtimo efectivo, cualquier comisin abonada en un paraso fiscal y cualquier comisin abonada a un beneficiario que no est claramente identificado o a una empresa que presente todas las apariencias de ser una empresa ficticia. El adjudicatario se compromete a presentar a la Comisin, a peticin de sta, todos los documentos justificativos de las condiciones de ejecucin del contrato. La Comisin puede realizar todos los controles documentales o sobre el terreno que estime necesarios para reunir pruebas en relacin con una sospecha de gastos comerciales extraordinarios. En el caso de que se descubran pagos de gastos comerciales extraordinarios en proyectos financiados por la Comunidad, independientemente de la gravedad de los hechos, los adjudicatarios sern responsables de la terminacin de sus contratos o de la exclusin de manera permanente de la obtencin de fondos de la UE. En caso de incumplimiento de una o varias de las clusulas deontolgicas resultar en la exclusin del candidato, solicitante, licitador o contratista de otros contratos de la UE adems de sanciones. La persona fsica o la compaa/entidad deber ser informada de este hecho por escrito.
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El rgano de Contratacin tiene la obligacin de velar por la transparencia del procedimiento de contratacin y por que se complete con criterios objetivos y sin influencia externa posible alguna.
2.4.15. Vas de recurso

Los licitadores que se consideren perjudicados por un error o una irregularidad cometida en el transcurso de un procedimiento de seleccin o de contratacin pblica pueden recurrir directamente ante el rgano de Contratacin. El rgano de Contratacin deber responder en el plazo de 90 das a partir de la fecha de recepcin de la reclamacin. Cuando la Comisin Europea no es el rgano de Contratacin y una vez informada de una reclamacin de este tipo, la Comisin Europea debe comunicar su opinin al rgano de Contratacin y hacer todo cuanto sea posible por alcanzar un arreglo amistoso entre el recurrente (el licitador) y el rgano de Contratacin. En el caso de que el rgano de Contratacin no observara las disposiciones sobre contratacin pblica establecidas en la presente Gua Prctica, la Comisin Europea se reserva el derecho de suspender, denegar o recuperar los fondos correspondientes a los contratos de que se trate. Cuando la Comisin Europea es el rgano de Contratacin, el licitador podr recurrir a los procedimientos establecidos en la legislacin de la UE. Recurdese el principio de derecho administrativo segn el cual cualquier parte interesada (los licitadores perjudicados en este caso) pueden recurrir una decisin administrativa ante el superior jerrquico del organismo que haya adoptado la decisin13. Los ciudadanos o residentes europeos, incluyendo las entidades legales con una sede en la Unin Europea, tambin tienen derecho a presentar una reclamacin al Defensor del Pueblo Europeo que investiga las reclamaciones relativas a la mala administracin de las instituciones Europeas.
2.5. Volumen de los contratos

En el caso en que proceda, con el fin de lograr economas de escala, de garantizar la mxima coordinacin entre las actividades correspondientes y de que la administracin de los programas sea lo ms sencilla posible, es preciso concebir los proyectos de manera que permitan su financiacin mediante un contrato del mayor volumen posible, evitando as la fragmentacin innecesaria de los programas en una serie de contratos de menor entidad.
2.6. Trminos de referencia y especificaciones tcnicas de los contratos

El objeto de los Trminos de Referencia (aplicable a los contratos de servicios) y de las Especificaciones Tcnicas (aplicables a los contratos de suministros y obras) es facilitar a los licitadores en la fase de licitacin instrucciones y directrices sobre la naturaleza de la oferta que deben presentar y servir de mandato a los adjudicatarios durante la ejecucin del proyecto. Los Trminos de Referencia o las Especificaciones Tcnicas se incluyen en el expediente de licitacin y se convertirn en un anexo del contrato celebrado posteriormente, a raz de la licitacin. La preparacin minuciosa de los Trminos de Referencia y de las Especificaciones Tcnicas constituye un factor de gran importancia para el xito del proyecto. Es importante asegurar que la concepcin del proyecto ha sido correcta, que las distintas actividades se han llevado a cabo con arreglo al calendario previsto y que no se han malgastado los recursos. Por lo tanto, el esfuerzo adicional que supone la fase de preparacin del proyecto se traducir en un ahorro de tiempo y dinero en las fases ulteriores del ciclo de proyecto.
13 En lo que se refiere a la Oficina de Cooperacin EuropeAid, el superior del Jefe de Delegacin respecto a las decisiones en materia de contratos es el Director geogrfico responsable en la Sede. Cuando se trate de decisiones adoptadas por un Director, lo ser el Director General.
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En particular, el presupuesto del modelo de contratos de servicios incorpora una provisin fija para gastos imprevistos (para todos los gastos efectivos no relacionados con honorarios) que debe determinarse en el expediente de licitacin. Esta provisin debe ajustarse a los requisitos de los Trminos de Referencia y calcularse cuidadosamente. Los Trminos de Referencia, las Especificaciones Tcnicas y el presupuesto permitirn a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia. Definen las caractersticas exigidas a un producto, servicio, material u obra en relacin con el uso a que el rgano de Contratacin los destina. Estas caractersticas incluyen: a) el grado de calidad; b) la repercusin medioambiental (p.ej.: se deber prestar atencin en la medida de lo posible al hecho de que las especificaciones tengan en cuenta las ltimas novedades en la materia); c) la concepcin para todos los usos (incluyendo el acceso a las personas discapacitadas, los aspectos medioambientales de conformidad con las ltimas novedades en la materia); d) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad, incluyendo los aspectos medioambientales; e) la propiedad de empleo; f) la seguridad o las dimensiones, incluyendo las prescripciones aplicables a los suministros para la denominacin de venta y el manual de instrucciones y para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado (incluyendo el etiquetado medioambiental; p.ej.: sobre consumo energtico), los procedimientos y mtodos de fabricacin. Es importante garantizar la claridad y la concisin al redactar los Trminos de Referencia y las Especificaciones Tcnicas. En cuanto a stas ltimas, no podrn indicar marcas o tipos especficos. Adems, no podrn ser tan especficas como para limitar el grado de competencia. La preparacin de los Trminos de Referencia y de las Especificaciones Tcnicas corresponde al rgano de Contratacin. A fin de reforzar la apropiacin y la calidad de los mismos, en los casos en los que la Comisin sea el rgano de Contratacin, la prctica habitual consiste en consultar sobre los Trminos de Referencia y las Especificaciones Tcnicas al pas beneficiario - y si procede, al resto de los participantes-, y obtener la aprobacin de ste o stos. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin, especialmente las Especificaciones Tcnicas/ Trminos de Referencia, requiere la ayuda de uno o varios expertos tcnicos especialistas. Cada especialista deber firmar una Declaracin de Objetividad y Confidencialidad (vase anexo A3). Una vez ultimados los Trminos de Referencia o las Especificaciones Tcnicas, la licitacin debe iniciarse lo ante posible. Los Trminos de Referencia o las Especificaciones Tcnicas recogidos en un expediente de licitacin (que representa, en principio, la base del plan de trabajo de los proyectos) deben reflejar la situacin en el momento del inicio del proyecto, de modo que se evite el considerable esfuerzo que supondra tener que volver a concebir el proyecto durante su fase inicial. La estructura general de los Trminos de Referencia aplicables a un procedimiento de adjudicacin de contratos de servicios que figura a continuacin ha sido elaborada de conformidad con los principios de gestin del ciclo de proyecto. La finalidad es garantizar que se tengan en cuentan todas las cuestiones de manera sistemtica y que se sometan a un examen detallado factores clave en relacin con la claridad de los objetivos y la sostenibilidad. En el anexo B8 figura un modelo de Trminos de Referencia donde se indican las informaciones detalladas que, como mnimo, deben suministrarse en cada una de estas secciones.
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2.7. Normas de procedimiento sobre conciliacin y arbitraje

FED Las controversias relativas a los contratos financiados con cargo al FED que, con arreglo a las Condiciones Generales y las Condiciones Particulares que regulen dicho contrato, deban ser resueltas por conciliacin o arbitraje, se resolvern de conformidad con las normas de procedimiento de conciliacin y arbitraje para dichos contratos, definidas en el Anexo V de la Decisin no 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 29 marzo de 1990 que adopta las reglas generales, las condiciones generales y las normas que gobiernan el procedimiento de conciliacin y arbitraje para las obras, suministro y contratos de servicios financiados por el FED. Estas normas se encuentran en el Anexo A12. PRESUPUESTO GENERAL Las normas sobre resolucin de controversias estn previstas en las Condiciones Generales de los modelos contractuales aplicables (Artculo 40 de las Condiciones Generales de los contratos de servicios y suministros, y el artculo 65 del contrato de obras).
2.8. El Comit de Evaluacin 2.8.1. Composicin

La apertura de plicas y la evaluacin de las ofertas corren a cargo de un Comit de Evaluacin nombrado formal y oportunamente por el rgano de Contratacin compuesto por un Presidente y un Secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (un mnimo de tres). Todos los miembros del Comit deben poseer conocimientos suficientes de la lengua en que estn redactadas las propuestas presentadas. Los miembros con derecho a voto deben poseer los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio calificado sobre las ofertas. La confidencialidad de la identidad de los evaluadores debera mantenerse. RGIMEN CENTRALIZADO Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes y la participacin de otros observadores aprobada. Para la evaluacin de una licitacin de servicios, la prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto debe ser un representante del pas beneficiario. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin. La composicin del Comit de Evaluacin debe someterse a la Comisin Europea para su aprobacin. Se considera que la composicin del Comit de Evaluacin ha sido aprobada si despus de 5 das laborables desde la recepcin de la nominacin, la Comisin Europea no formula ninguna objecin. La Comisin Europea designa un observador encargado de efectuar un seguimiento de todas o parte de las actividades del Comit de Evaluacin. El observador debe ser un experto independiente. Para la participacin de otros observadores se precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. DESCENTRALIZADO: EX POST Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes y la participacin de otros observadores aprobada.
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Los miembros del Comit de Evaluacin deben asistir a todas las reUnin es. Toda ausencia de un miembro del Comit deber registrarse y justificarse en el Informe de Evaluacin. Los votos de todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin tienen el mismo valor.
2.8.2. Imparcialidad y confidencialidad

Todos los miembros del Comit de Evaluacin y los posibles observadores deben firmar una Declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad (vase el anexo A4). Si un miembro u observador del Comit de Evaluacin pudiera tener un conflicto de intereses derivado de su vinculacin con algn licitador o solicitante, deber declararlo y cesar en su cargo inmediatamente, quedando excluida su participacin en las reUnin es del Comit en virtud de cualquiera de sus atribuciones. El Presidente del Comit de Evaluacin determina en qu medida debe reiniciarse el proceso de evaluacin. Se deber dejar constancia as como justificar esta decisin en el Informe de Evaluacin. Durante el desarrollo del procedimiento, todos los contactos entre el rgano de Contratacin y los candidatos o licitadores deben cumplir las condiciones que garanticen la transparencia y la igualdad de trato; no podr implicar la modificacin del contrato o de los trminos de la oferta original. Ningn dato relacionado con el anlisis, aclaracin, evaluacin, o con las decisiones referentes a la adjudicacin del contrato, podr ser revelado antes de la firma del contrato o contratos. Cualquier intento de un licitador o solicitante de influir de algn modo en la marcha del proceso (ya sea estableciendo contacto con los miembros del Comit de Evaluacin o de cualquier otra forma) dar lugar a la exclusin inmediata de su oferta o propuesta. Exceptuando la sesin de apertura de plicas, las deliberaciones del Comit de Evaluacin se llevan a cabo a puerta cerrada y son confidenciales para los procedimientos de suministro y de obras, sujeto a la poltica del rgano de Contratacin en materia de acceso a los documentos. En los procedimientos para los contratos de servicios y en las convocatorias de propuestas, las deliberaciones desde la sesin de apertura de plicas/propuestas a la terminacin del trabajo del Comit de Evaluacin se llevan a cabo a puerta cerrada y son confidenciales, sujeto a la poltica del rgano de Contratacin en materia de acceso a los documentos. Con el fin de proteger la confidencialidad de sus deliberaciones, la participacin en las reUnin es del Comit de Evaluacin est limitada a los miembros del mismo designados por el rgano de Contratacin y a los eventuales observadores autorizados (incluidos los asesores designados en el caso de convocatorias de propuestas). Adems de las copias entregadas a cualquier asesor o asesores en la convocatoria de propuestas, las ofertas o propuestas no se podrn sacar de la sala o del edificio en que se celebren las reUnin es del Comit hasta que finalice la labor del Comit de Evaluacin. Deben guardarse en un lugar seguro cuando no estn siendo utilizadas.
2.8.3. Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin

El Presidente del Comit coordina el proceso de evaluacin con arreglo a los procedimientos expuestos en la presente Gua Prctica y asegura su desarrollo en condiciones de imparcialidad y de transparencia. Los miembros con derecho a voto asumen colectivamente la responsabilidad de las decisiones adoptadas por el Comit. El Secretario del Comit se hace cargo de todas las labores administrativas del proceso de evaluacin, entre las que cabe mencionar las siguientes: - distribuir y recoger las Declaraciones de Imparcialidad y Confidencialidad, - redactar las actas de las reUnin es del Comit de Evaluacin y llevar la documentacin prescrita en dicho proceso,
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- dejar constancia de la asistencia a las reUnin es y preparar el Informe de Evaluacin y sus anexos. Toda solicitud de aclaracin que implique una comunicacin con los licitadores o solicitantes durante el proceso de evaluacin debe efectuarse por escrito. Se adjuntar copia de cualquier comunicacin de esta ndole al Informe de Evaluacin. En el caso de que una oferta o una propuesta no cumpla los requisitos formales, el Comit de Evaluacin podr, discrecionalmente, decidir si la excluye o no del resto del proceso, mientras asegura la igualdad de trato de las ofertas y de los solicitantes y de acuerdo con el principio de proporcionalidad. En cualquier caso, en el Informe de Evaluacin debe quedar plena y justificada constancia de la decisin que, en uno u otro sentido, haya adoptado el Comit de Evaluacin. Las ofertas o propuestas que se encuentren dentro de los siguientes ejemplos no deberan ser excluidas: - si se presentan en un numero inferior de copias al requerido; - si se presentan con la presentacin errnea (pero usando los modelos adecuados); - ofertas o propuestas que no han sido firmadas o que contienen una firma escaneada (la firma puede ser requerida posteriormente y si no se obtiene la oferta ser rechazada)
2.8.4. Calendario
El Comit de Evaluacin debe constituirse con antelacin suficiente para que sus miembros designados (y, eventualmente, los observadores nombrados por la Comisin Europea en el caso del rgimen descentralizado ex ante) puedan estar disponibles en las fechas previstas para preparar llevar a cabo el proceso de evaluacin. La evaluacin de las ofertas debe completarse lo antes posible para que el rgano de Contratacin pueda (una vez recibidas todas las aprobaciones necesarias) enviar al adjudicatario del contrato la correspondiente notificacin dentro del plazo de validez de las ofertas especificado en el expediente de licitacin. Los ordenadores subdelegados debern de forma explicita y oportuna aprobar el Informe de Evaluacin a la mayor brevedad posible una vez lo reciban.
2.8.5. Periodo de validez de las ofertas

Las ofertas vinculan a los licitadores durante el perodo que establezca la carta de invitacin a licitar y/o el expediente de licitacin. Ese perodo deber ser suficientemente largo para que el rgano de Contratacin pueda proceder al anlisis de las ofertas, a la aprobacin de la propuesta de adjudicacin, a la notificacin de la adjudicacin y a la celebracin del contrato. El perodo de validez de las ofertas es de 90 das a partir del vencimiento del plazo fijado para su presentacin. En casos excepcionales, antes de la expiracin del perodo de validez de las ofertas, el rgano de Contratacin puede pedir a los licitadores una prrroga de ese perodo de una duracin determinada que no puede superar los 40 das. El licitador seleccionado debe mantener la validez de su oferta durante 60 das adicionales. Este periodo de 60 das ser aadido al periodo de validez con independencia del da de notificacin.
2.9. Adjudicacin del contrato 2.9.1. Notificacin al adjudicatario

RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Antes de la expiracin del perodo de validez de las ofertas y en base al Informe de Evaluacin aprobado, el rgano de Contratacin informa por escrito al adjudicatario de que su oferta ha sido
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seleccionada (vase el modelo de carta en el anexo A8) y le comunica los eventuales errores aritmticos corregidos durante el proceso de evaluacin. A ms tardar antes de la notificacin de la adjudicacin de un contrato, el rgano de Contratacin / organismo delegado garantizar que no se encuentra inscrito tercero interesado alguno (es decir, el solicitante, candidato, licitador o sus socios) en el Sistema de Alerta Temprana (W5). REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, La Comisin Europea deber dar su aprobacin formal de la adjudicacin antes de la entrega de la carta de notificacin. La notificacin al adjudicatario implica una prrroga automtica de 60 das del perodo de validez de su oferta. Al mismo tiempo, el rgano de Contratacin aprovecha la ocasin para solicitar al adjudicatario el envo de los documentos requeridos en el expediente de licitacin, en base a las declaraciones que figuran en su declaracin jurada, en un plazo de 15 das a partir de la fecha de la carta de notificacin. El rgano de Contratacin debe examinar las pruebas presentadas por el adjudicatario antes de enviarle el contrato para que lo firme. Cuando se trate de un contrato adjudicado en el marco de un Convenio de Financiacin que no hubiera sido celebrado en el momento de iniciarse la licitacin, el rgano de Contratacin no puede notificar la adjudicacin del contrato hasta que dicho Convenio haya sido formalizado. En los casos de procedimientos restringidos y de dilogo competitivo, las pruebas documentales respecto a los criterios de exclusin sern presentadas por todos los candidatos durante la fase de la presentacin de la oferta (vase el apartado 2.3.3). En los casos de contratos de un importe inferior al requerido para las licitaciones internacionales (servicios, < 200.000 EUR, suministros, < 150.000 EUR, obras, < 5.000.000 EUR), no existe la obligacin de presentar dichos documentos (ver los apartados 2.3.3 y 2.4.11.1.1).
2.9.2. Preparacin del contrato y firma

En la preparacin del contrato para la firma, el rgano de Contratacin debe seguir los siguientes pasos: Preparar un expediente de contrato (en lo posible, impreso por ambas caras) tomando como base la siguiente estructura: a) b) c) Nota explicativa utilizando el modelo que figura en el anexo A6 Copia del Convenio de Financiacin por el que se autoriza el proyecto Copia de las publicaciones relativas a la convocatoria (anuncio de informacin previa, anuncio de contrato y lista restringida), el Informe de Preseleccin, el Informe de Apertura de Plicas, el Informe de Evaluacin, el Programa de Trabajo Anual, la Gua para los Solicitantes, la apertura de propuestas y el Informe de Verificacin Administrativa, los Informes de Evaluacin, el listado de subvenciones que se concedern y cualquier otra informacin pertinente) Tres ejemplares del proyecto de contrato, basado en el modelo estndar de contrato de servicios
d)
Los anexos estndar del contrato relativos a las Condiciones Generales, formularios y otros documentos pertinentes deben reproducirse sin modificacin alguna en todos los contratos de servicios. nicamente las Condiciones Particulares (y el presupuesto en el caso de las subvenciones) debern ser completadas por el rgano de Contratacin. En el rgimen DESCENTRALIZADO: EX ANTE el rgano de Contratacin enviar el expediente de contrato a la Delegacin de la Unin Europea para refrendo. La Delegacin firmar todos los originales del contrato para refrendo (y rubricar todas las pginas de las Condiciones
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Particulares) para confirmar la financiacin de la UE y posteriormente los enviar de vuelta al rgano de Contratacin. No se requiere el refrendo de la Delegacin para determinados casos contemplados en la Gua Practica para Presupuestos- programas. - Firmar y poner la fecha en todos los originales del contrato y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares. - Remitir los tres originales del contrato al adjudicatario/solicitante seleccionado, quien debe firmarlos en un plazo de 30 das a partir de su recepcin y; - Devolver al rgano de Contratacin dos de ellos junto con la(s) garanta(s) de prefinanciamiento estipulada(s) en el contrato, si aplicable. Si el adjudicatario/solicitante seleccionado no cumple la condicin anterior dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no desea o no puede firmar el contrato, no se le podr adjudicar ste. En tal caso, deber iniciarse de nuevo el proceso de preparacin del contrato desde el primer paso y se preparar un nuevo expediente de contrato usando la oferta con la siguiente puntuacin ms alta (siempre que dicha oferta haya alcanzado o superado el mnimo de puntuacin tcnica y se halle dentro de los lmites del presupuesto mximo disponible para el contrato).En el supuesto de las subvenciones, el contrato se ofrecer en lo posible al solicitante que aparezca en primer lugar en la lista de reserva. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario/solicitante seleccionado, se revisa que estos corresponden exactamente a los enviados al adjudicatario, y se enva un original al servicio financiero responsable de los pagos y el otro al Gestor del Proyecto. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario/solicitante seleccionado, el rgano de Contratacin enva uno de ellos a la Delegacin de la Unin Europea. El rgano de Contratacin comprobar la facultad de representacin de la persona fsica que firma el contrato en nombre de la entidad legal a la que se le ha adjudicado el contrato. La fecha de la ltima firma ser la fecha de entrada en vigor del contrato. Ningn contrato puede aplicarse a servicios anteriores, o entrar en vigor antes de dicha fecha, salvo en casos excepcionales debidamente justificados (vase el apartado 6.2.8). Los rganos de Contratacin debern conservar toda la documentacin relativa a la adjudicacin y la ejecucin del contrato durante un mnimo de 7 aos a partir de la fecha de pago del saldo y hasta la fecha de la prescripcin de cualquier litigio conforme a la ley que rige el contrato. Durante y despus de este periodo, el rgano de Contratacin tratar los datos personales de conformidad con su poltica de privacidad. Estos documentos debern facilitarse a efectos de inspeccin a la Comisin Europea, a la OLAF y al Tribunal de Cuentas.
2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato

Con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de Contratacin informar lo antes posible a los candidatos y licitadores de las decisiones tomadas sobre la adjudicacin del contrato, as como de los motivos por los que hubiere decidido bien renunciar a una adjudicacin. Una vez firmado el contrato, el rgano de Contratacin debe preparar un anuncio de adjudicacin de contrato de servicios y remitirlo a la Comisin Europea, que publica los resultados de la licitacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y, si procede, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. El anuncio de adjudicacin ser publicado en los procedimientos en los que se haya publicado un anuncio de licitacin o en los que el valor del contrato supere los umbrales internacionales
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(servicios >200,000 EUR, suministros >150.000 EUR, obras>5.000.000 EUR), excepto cuando el contrato sea declarado secreto o la ejecucin del contrato deba acompaarse de especiales medidas de seguridad, o cuando la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario as lo requiera, y cuando la publicacin del anuncio de adjudicacin no se considere apropiada. Adems, con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de Contratacin debe: - remitir a los dems licitadores una carta tipo (anexos B13, C8, D8) en un plazo mximo de quince das desde el recibo del contrato firmado; - dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al procedimiento de adjudicacin del contrato incluidos el valor del contrato y los nombres de los dems licitadores y del adjudicatario. Corresponde al rgano de Contratacin preparar el anuncio de adjudicacin del contrato de servicios utilizando el modelo que figura en los anexos B14, C9, D9 y, una vez recibido el contrato firmado por el adjudicatario, remitirlo inmediatamente a la Comisin Europea a efectos de su publicacin en versin electrnica.
2.10.Modificacin de los contratos

Los contratos pueden requerir alguna modificacin durante su perodo de vigencia si las circunstancias que afectan a la ejecucin del proyecto han variado desde la firma del contrato inicial. Las modificaciones de los contratos deben formalizarse mediante una orden administrativa (esto no es aplicable a las subvenciones) o un apndice al contrato de acuerdo con lo estipulado en las Condiciones Generales del contrato. Las modificaciones substanciales al contrato, debern realizarse por medio de un apndice. El apndice debe ser firmado por las partes contratantes (y, en caso del rgimen descentralizado ex ante, aprobados y refrendados por la Comisin Europea). Los cambios de direccin, de cuenta bancaria o de auditor (en el caso de una subvencin o de un contrato de servicios) pueden ser simplemente notificados por escrito por el titular del contrato o el beneficiario al rgano de Contratacin, sin perjuicio del derecho que tienen estos ltimos de rechazar la eleccin de la cuenta bancaria o del auditor hecha por parte del titular.
2.10.1. Principios generales

Deben respetarse siempre los siguientes principios generales: Ninguna modificacin del contrato podr alterar las condiciones vigentes de adjudicacin en el momento de la adjudicacin del mismo. Siguiendo esta misma lgica, no se podrn realizar mediante un apndice o una orden administrativa cambios relevantes como una alteracin sustancial de los Trminos de Referencia o de las Especificaciones Tcnicas. Las solicitudes de modificacin de los contratos no deben ser aceptadas automticamente por el rgano de Contratacin. La modificacin de un contrato debe responder a motivos justificados. El rgano de Contratacin debe examinar los motivos aducidos y desestimar las solicitudes que no estn debidamente justificadas. Las modificaciones del contrato slo pueden ser formalizadas durante el perodo de ejecucin del contrato. La finalidad del apndice o de la orden administrativa debe estar estrechamente relacionada con la naturaleza del proyecto objeto del contrato inicial. Las solicitudes de modificacin de contratos deben ser presentadas (por una parte contratante a la otra) con suficiente antelacin para permitir que el apndice sea firmado por las partes antes del trmino del periodo de ejecucin del contrato.
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Cuando las modificaciones de los contratos prolonguen actividades que se estn llevando a cabo estos casos se consideran procedimientos negociados (vanse apartados 3.2.3.1, 4.2.4.1, 5.2.4.1 para mayor detalle relacionados con los procedimientos negociados y los apartados 3.5, 4.6 y 5.7 para mayor detalle sobre las modificaciones de los contratos). En la medida en que el contrato est financiado por el presupuesto de la UE o por el FED, toda modificacin que suponga una prrroga del perodo de ejecucin del contrato debe permitir que tanto la ejecucin como los pagos finales puedan ser completados antes de la expiracin del Convenio de Financiacin por el que se rige la financiacin del contrato inicial.
2.10.2. Preparacin de un apndice

En la preparacin de un apndice, el rgano de Contratacin debe seguir los siguientes pasos: 1) Utilizar el modelo de apndice (anexos B16, C12, D11, E10): Toda referencia a los nmeros de los artculos y a los anexos que deban modificarse en virtud del apndice propuesto debe corresponder a los artculos y a los anexos respectivos del contrato inicial. Todo apndice que introduzca modificaciones en el presupuesto debe incorporar un presupuesto que lo sustituya indicando las modificaciones introducidas en el desglose presupuestario del contrato inicial en virtud de dicho apndice (y de cualquier apndice precedente) (vanse anexos B17, C13, D12, E3c). En caso de que el apndice conlleve la modificacin del presupuesto, el calendario de pagos debe ser a su vez modificado en consecuencia, teniendo en cuenta los pagos que ya hayan sido efectuados durante la ejecucin del contrato. El calendario de pagos no debe ser modificado, excepto en los casos en que se modifique el presupuesto o el contrato sea prolongado. 2) Preparar un expediente que contenga los siguientes documentos: a) b) c) Nota explicativa (vase el modelo del anexo A6) en la que se exponga la justificacin tcnica y financiera de las modificaciones recogidas en el apndice propuesto. Una copia de la solicitud (o acuerdo) de las modificaciones propuestas. Tres originales del apndice propuesto, basado en el modelo de apndice incluidos del apndice propuesto, basado en el modelo de apndice incluido los anexos revisados, si los hubiere.
RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST 3) Firmar y poner la fecha en todos los originales del apndice as como rubricar todas las paginas de las Condiciones Particulares. El rgano de Contratacin enva el expediente del apndice a la Delegacin de la Unin Europea para refrendo (e inicializa todas las paginas de las Condiciones Particulares) para confirmar la financiacin de la UE. No se requiere el refrendo de la Delegacin para determinados casos contemplados en la Gua Practica para Presupuestos-programas.
RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE 3)
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4)
Remitir los tres originales firmados del apndice al adjudicatario del contrato, quien debe firmarlos en un plazo de 30 das a partir de su recepcin y, posteriormente, devolver dos de ellos al rgano de Contratacin junto con las garantas financieras estipuladas en el apndice, si las hubiere. Una vez recibidos los dos originales firmados, enviados por el titular del contrato, se enva uno al servicio financiero responsable de los pagos y el segundo al Gestor del Proyecto. Una vez recibidos los dos originales firmados, enviados por el titular del contrato, el rgano de Contratacin enva uno a la Delegacin de la Unin Europea.
RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST 5)
DESCENTRALIZADO EX ANTE 5)
El apndice entrar en vigor a la fecha de la ltima firma.
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3.
Contratos de servicios
3.1. Introduccin
La asistencia tcnica y econmica en el marco de la poltica de cooperacin implica el recurso a conocimientos tcnicos externos mediante la celebracin de contratos de servicios, principalmente de estudios y de asistencia tcnica. Los contratos de estudios incluyen, en particular, estudios para la determinacin y preparacin de proyectos, estudios de viabilidad, estudios econmicos y de mercado, estudios tcnicos, evaluaciones y auditoras. Por regla general, los contratos de estudios comportan una obligacin de resultado, lo que significa que el titular del contrato debe proporcionar un producto determinado, sean cuales sean los medios tcnicos y operativos de que haya de servirse para alcanzar el objetivo fijado. Por consiguiente, estos contratos son objeto de un pago global. El titular slo tiene derecho al pago ntegro del contrato si se consigue el resultado especfico. Los contratos de asistencia tcnica (basados en honorarios) se utilizan cuando el proveedor de servicios recibe el encargo de ejercer una funcin de asesoramiento, asumir la gestin o la supervisin de un proyecto o facilitar los expertos que especifique el contrato. Los contratos de asistencia tcnica se concluyen generalmente por el pas beneficiario, con el cual la Comisin redacta un convenio de financiacin (gestin descentralizada). Frecuentemente, en los contratos de asistencia tcnica slo se especifican los medios, es decir, que el titular es responsable de realizar las tareas que se le asignan en los Trminos de Referencia y de garantizar la calidad de los servicios prestados. Estos contratos se pagan en funcin de los medios y de las prestaciones que efectivamente se hayan utilizado y efectuado. No obstante, el titular tiene un deber contractual de diligencia, ya que est obligado a advertir a su debido tiempo al rgano de Contratacin de cualquier acontecimiento que pudiera afectar a la correcta ejecucin del proyecto. Algunos contratos de servicios pueden tener un carcter mixto e incluir tanto una obligacin de aportacin de medios como una obligacin de resultado.
3.2. Procedimientos de contratacin pblica 3.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 200. 000 EUR
3.2.1.1. Procedimiento restringido
Todos los contratos de servicios de importe igual o superior a 200.000 EUR deben adjudicarse mediante licitacin restringida tras la publicacin internacional de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de contrato con arreglo a lo dispuesto en el apartado 3.3.1.
3.2.2. Contratos por un importe inferior a 200. 000 EUR

Los contratos por un importe inferior a 200.000 EUR pueden adjudicarse en virtud de un contrato marco (vase apartado 3.4.1) o, si no es posible utilizar un contrato marco o ha sido infructuoso, de un procedimiento negociado en rgimen competitivo (vase apartado 3.4.2) en el que participen como mnimo 3 candidatos, salvo en los casos en que, con arreglo al artculo 3.2.3.1., est prevista la aplicacin del procedimiento negociado.
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3.2.3. Otros procedimientos

3.2.3.1. Procedimiento negociado
REGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE Se debe solicitar el acuerdo previo de los servicios competentes de la Comisin Europea para aplicar el procedimiento negociado. REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se necesita el acuerdo previo de la Comisin Europea para aplicar el procedimiento negociado. En los contratos de servicios, los rganos de Contratacin podrn recurrir a un procedimiento negociado a partir de una nica o varias ofertas, en los siguientes casos: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de Contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos en rgimen competitivo contemplados en el Articulo 91 (1) (a), (b) y (c) del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto General. Las circunstancias alegadas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser atribuibles en ningn caso al rgano de Contratacin. Se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a las que se refiere el apartado 2 del artculo 168 de las Normas de Desarrollo (vase el anexo A 11 a14). b) Cuando los servicios hayan de ser prestados por organismos pblicos o instituciones sin animo de lucro y se refieren a actividades de naturaleza institucional o dirigidas a proveer asistencia social a las poblaciones; En el caso de contratos que prolonguen servicios ya iniciados, pueden darse dos supuestos: - Prestaciones complementarias no incluidas en el contrato principal, pero que, debido a circunstancias imprevistas, se convierten en necesarias para la ejecucin del contrato, siempre y cuando estas prestaciones no puedan separarse ni tcnica ni econmicamente del contrato principal sin acarrear graves inconvenientes al rgano de Contratacin y el importe acumulado de tales prestaciones complementarias no rebase el 50 % de la cuanta del contrato principal; - Prestaciones adicionales consistentes en la repeticin de servicios similares encomendados al prestador del primer contrato, titular del mismo, a condicin de que se hubiese publicado un anuncio de licitacin para el primer contrato y que en dicho anuncio de licitacin se indicase claramente la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado en caso de nuevas prestaciones para el proyecto, y que el coste estimado se hubiera indicado claramente en la publicacin del anuncio de licitacin de la primera prestacin. El contrato podr ampliarse una sola vez y su cuanta y duracin mxima no sern superiores a la cuanta y duracin del primer contrato; d) Cuando una licitacin sea declarada infructuosa, es decir, que no ha dado lugar a ninguna oferta que merezca ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente. En este caso, previa anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin podr entablar negociaciones con el/los
c)
14 Ayuda de emergencia es un supuesto adicional de procedimiento negociado, especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionada en la letra a), en particular para acciones que no estn reguladas por el nuevo artculo 19c del Anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin del artculo 72 y/o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a).
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licitador/es que prefiera de entre los que hubieran participado en la licitacin, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales de la licitacin y se respete el principio de la igualdad de trato; e) Cuando el contrato en cuestin sea consecuencia de un concurso y deba otorgarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador del concurso o a uno de los ganadores del mismo, en cuyo caso todos los ganadores del concurso sern invitados a participar en las negociaciones; En los contratos cuya ejecucin pueda encomendarse nicamente a un prestador de servicios determinado, por razones tcnicas o por razones de proteccin de derechos de exclusividad. Cuando el uso del procedimiento negociado en rgimen competitivo ha fallado tras haber intentado, sin xito, el uso del contrato marco o un lote adecuado del contrato marco no est disponible: En tal caso, una vez cancelado el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el rgano de Contratacin puede negociar con uno o ms licitadores, segn sea su eleccin, que hayan participado en la anterior invitacin a licitar, a condicin de que las condiciones iniciales del contrato no se alteren de forma sustancial. en los contratos que han sido declarados secretos, o cuya ejecucin deba acompaarse de especiales medidas de seguridad, o cuando la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o el pas beneficiario as lo requiera.
f) g)
h)
El rgano de Contratacin debe preparar un Informe de Negociacin (vea modelo en el Anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la decisin de adjudicacin del contrato resultante de las mismas. Los procedimientos expuestos en el apartado 3.3.12.1 y 3.3.12.2 se aplican de manera anloga; el Informe de Negociacin debe incluirse en el expediente del contrato.
3.2.3.2.
Dilogo competitivo
El rgano de Contratacin puede utilizar el dilogo competitivo en caso de contratos particularmente complejos donde no puede definir de manera objetiva los medios tcnicos capaces de satisfacer las necesidades u objetivos o la estructura legal o financiera del proyecto y donde considera que un uso directo de un procedimiento de licitacin restringido no permitira que el contrato fuese adjudicado a la oferta con mejor relacin calidad-precio. Este procedimiento debera sin embargo utilizarse con cautela, teniendo en cuenta su naturaleza excepcional. El rgano de Contratacin deber publicar un anuncio de contratacin que exponga sus necesidades y requisitos. Abrir un dilogo con un mnimo de 3 candidatos que satisfagan los criterios de seleccin publicados. Todos los aspectos de la licitacin pueden ser discutidos durante el dilogo, sin embargo el dilogo se llevar a cabo con cada licitador de manera individual y sobre la base de sus soluciones e ideas propuestas. El rgano de Contratacin tiene que asegurar la igualdad de tratamiento de los licitadores as como la confidencialidad de las ofertas, lo que significa que la seleccin de manera aleatoria o cherry-picking no est permitida. Vase el apartado 2.4.7 para mayor detalle. El contrato ser adjudicado al licitador que presente la oferta tcnicamente conforme que sea la ms ventajosa econmicamente, siendo este criterio el nico criterio de adjudicacin. Teniendo en cuenta que este es un procedimiento nuevo, se deberan utilizar los modelos tipo y modificarlos cuando sea necesario.
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3.3. Procedimiento restringido (para contratos de importe igual o superior a 200. 000 EUR) 3.3.1. Publicidad de los contratos
Para garantizar una participacin lo ms amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada, el rgano de Contratacin debe publicar para todos los contratos de servicios por un importe igual o superior a 200.000 EUR, anuncios de informacin previa y anuncios de licitacin.
3.3.1.1.
Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa
Un anuncio individual de informacin previa en el que se precisan las caractersticas especficas de la licitacin que se va a convocar se publica, salvo circunstancias excepcionales, al menos 30 das antes de la publicacin del anuncio de contrato. Los anuncios individuales de informacin previa deben indicar sucintamente el objeto y el contenido de los correspondientes contratos. (Vase el modelo que figura en el anexo B1). Dado que se trata nicamente de una informacin previa, esta publicacin no compromete al rgano de Contratacin a financiar los contratos. Por consiguiente, los prestadores de servicios no deben enviar en esta fase formularios de solicitud. Los anuncios de informacin previa de licitacin se publican en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE / DESCENTRALIZADO: EX POST Los anuncios individuales de informacin previa deben ser enviados en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, sirvindose del modelo que figura en el anexo B1, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin.
3.3.1.2.
Publicacin de los anuncios de licitacin
Para todos los contratos de servicios de importe igual o superior a 200.000 EUR, adems de la publicacin de los anuncios de informacin previa, es preceptiva la publicacin de un anuncio de contrato especfico (procedimiento restringido) en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome) o en cualquier otro medio adecuado. Entre la publicacin del anuncio de informacin previa y el anuncio de contrato debe transcurrir un plazo mnimo de 30 das. La publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid corresponder a la Comisin actuando por cuenta del rgano de Contratacin. En el caso de que el anuncio de contrato se publique a escala local, ser el rgano de Contratacin quien garantice directamente esta publicacin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Los anuncios de contratos deben ser enviados en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, sirvindose del modelo que figura en el anexo B2, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin.
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RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente expuesto, tambin deben presentarse a la Comisin Europea, al mismo tiempo o con anterioridad, los Trminos de Referencia definitivos (vase el articulo 2.6) para demostrar que el anuncio de licitacin propuesto corresponde a los objetivos del contrato. El texto del anuncio de licitacin debe proporcionar a los proveedores potenciales la informacin necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Los criterios de seleccin definidos en el anuncio de licitacin deben: estar expuestos claramente, sin ambigedad alguna; ser comprobables fcilmente tomando como referencia la informacin que consta en el formulario de solicitud normalizado (vase el anexo B3); estar concebidos de tal modo que sea posible evaluar de forma inequvoca (mediante SI/ NO) si los candidatos cumplen cada uno de ellos. poder ser probados por el licitador. Los criterios que figuran en los documentos anejos a la presente Gua se exponen a ttulo de ejemplo y deben adaptarse en funcin de la naturaleza, la cuanta y la complejidad del contrato. El plazo concedido a los candidatos para presentar sus solicitudes debe ser lo suficientemente amplio como para hacer posible una competencia efectiva. El plazo mnimo de recepcin de las solicitudes es de 30 das a partir de la fecha de publicacin del anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Este plazo depender de la magnitud y de la complejidad del contrato. Los anuncios de licitacin que sean publicados tambin a escala nacional por el rgano de Contratacin deben ser idnticos a los publicados en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid, y su publicacin debe ser simultnea. El anuncio de publicacin deber ser lo suficientemente claro para evitar que los candidatos tengan que solicitar informacin adicional durante el procedimiento. Si el rgano de Contratacin, por propia iniciativa o en respuesta a una peticin de un solicitante, modifica la informacin en el anuncio de licitacin, un anuncio de rectificacin (corrigendum) mencionando los cambios eventuales deber ser publicado como mencionado anteriormente, teniendo en consideracin que los anuncios a escala internacional debern ser entregados para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista. El plazo limite para la presentacin de solicitudes deber ser prorrogada para permitir que los licitadores tomen en cuenta los cambios. Si es necesario aclarar la informacin del anuncio de licitacin, esto podr publicar en la pgina de Internet de EuropeAid.
3.3.2. Elaboracin de la lista restringida

La elaboracin de la lista restringida de candidatos debe ser realizada por un Comit de Preseleccin nombrado por el rgano de Contratacin y compuesto por un Presidente y un Secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (como mnimo tres) que posean la capacidad tcnica y administrativa necesaria para emitir un juicio calificado sobre las candidaturas. Todos los miembros del Comit deben poseer un dominio razonable de la lengua en que estn redactadas las ofertas presentadas. Todos los miembros del Comit de Preseleccin estn obligados a firmar una Declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad (vase el anexo A4). En relacin con las responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin, vase el apartado 2.8.3.
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RGIMEN CENTRALIZADO Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes de la Comisin Europea. Para la evaluacin de una licitacin de servicios, la prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto debe ser un representante del pas beneficiario. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin. La composicin del Comit debe someterse a la Comisin Europea para su aprobacin. Se considera que la composicin del Comit ha sido aprobada si despus de 5 das laborables desde la recepcin de la nominacin, la Comisin Europea no formula ninguna objecin. Como regla general, la Comisin Europea designa un observador encargado de efectuar un seguimiento de todas o parte de las actividades del Comit de Preseleccin. Para la participacin de otros observadores se precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin. El procedimiento de seleccin consiste en: - la elaboracin de una lista general (vase el modelo que figura en el anexo B4) en la que queden reseadas todas las solicitudes recibidas; - la exclusin de los candidatos no elegibles (vase el apartado 2.3.1) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los apartados 2.3.3 y 2.3.5; - la aplicacin de los criterios de seleccin publicados sin ninguna modificacin. Respecto al requisito de presentar las pruebas documentales relativas a los criterios de exclusin y seleccin, vase los apartados 2.3.3 y 2.4.11.1.1. Concluido el anlisis de las respuestas al anuncio de licitacin, se elaborar una lista restringida con los nombres de los proveedores de servicios que ofrezcan las mejores garantas de ejecutar debidamente el contrato. Esta lista deber contener entre cuatro y ocho candidatos. En el caso de que el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin sea superior a ocho, los criterios adicionales publicados en el aviso de licitacin se aplicarn para reducir el nmero de candidatos elegibles a ocho. Cuando el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin sea inferior al mnimo establecido de cuatro, el rgano de Contratacin puede invitar a presentar una oferta solamente a los candidatos que cumplen con los requisitos necesarios para poder licitar. RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX ANTE Se deber pedir la previa aprobacin de los servicios competentes de la Comisin Europea antes de invitar a menos de cuatro candidatos. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se requiere la aprobacin previa de la Comisin Europea. Tanto el proceso de preseleccin como la lista restringida resultante deben figurar ntegramente documentados en el Informe de Preseleccin de candidaturas (vase el modelo que figura en el anexo B5).
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En la fase de elaboracin de la lista restringida y antes de que sta sea aprobada por el Comit de Evaluacin, el rgano de Contratacin deber tambin garantizar que no se encuentra inscrito tercero interesado alguno (es decir, el solicitante, candidato, licitador o sus socios) en el Sistema de Alerta Temprana (W5). El informe de Preseleccin de candidaturas estar firmado por el Presidente, Secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. RGIMEN CENTRALIZADO El informe de preseleccin deber ser sometido a la aprobacin de los servicios competentes de la Comisin Europea, que debern decidir si deciden o no aceptar sus recomendaciones. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El informe de preseleccin deber ser sometido a la aprobacin de los servicios competentes de la Unin Europea, que debern decidir si deciden o no aceptar sus recomendaciones. El rgano de Contratacin deber entonces someter el informe de preseleccin junto con su recomendacin a la aprobacin de la Comisin Europea. Si la Comisin Europea no acepta la recomendacin del rgano de Contratacin, deber escribir al rgano de Contratacin motivando las razones de su decisin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se requiere previa aprobacin de la Comisin Europea antes de que el rgano de Contratacin acte siguiendo las recomendaciones del Comit de Evaluacin. A los candidatos que no hayan sido seleccionados se les comunica que su candidatura no ha sido seleccionada por el rgano de Contratacin mediante una carta tipo, cuyo modelo figura incluido en el anexo B7. Los candidatos seleccionados reciben una carta de invitacin a la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin (vase el modelo que figura en el anexo B8). Simultneamente, la lista restringida definitiva deber publicarse en el sitio web de EuropeAid. Corresponde al rgano de Contratacin preparar el anuncio de preseleccin de empresas utilizando el modelo que figura en el anexo B6 y presentarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid en el momento del lanzamiento de la licitacin.
3.3.3. Redaccin y contenido del expediente de licitacin

La redaccin correcta de los documentos de la licitacin es esencial no slo para la debida tramitacin del procedimiento de adjudicacin del contrato, sino tambin para garantizar la correcta ejecucin del mismo. Tales documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los candidatos invitados a licitar puedan presentar sus ofertas: los trmites que deben seguirse, la documentacin requerida, los casos de no conformidad, los criterios de adjudicacin y su ponderacin respectiva, las condiciones de subcontratacin, etc. Puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en su fase inicial. Vase el artculo 2.6 para las directrices para la preparacin de los Trminos de Referencia. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin puede requerir la asistencia de uno o varios especialistas tcnicos externos. Cada especialista deber firmar una Declaracin de Objetividad y Confidencialidad (vase anexo A3). La elaboracin de estos documentos corresponde al rgano de Contratacin. RGIMEN CENTRALIZADO Los servicios competentes de la Comisin Europea deben aprobar el expediente de licitacin antes de su publicacin.
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La prctica habitual es consultar sobre el expediente de licitacin al pas beneficiario y, si procede, al resto de las partes participantes, y obtener su aprobacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El rgano de Contratacin debe remitir el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin antes de su publicacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa la aprobacin previa del expediente de licitacin por la Comisin Europea. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN De acuerdo con el anexo B8 A. Instrucciones para los licitadores B. Proyecto de contrato y condiciones particulares con sus anexos C. Otra informacin (Anuncio de preseleccin, tabla de cumplimiento administrativo, tabla de Evaluacin) D. Modelo de presentacin de la oferta En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta es firme y no revisable. Los precios debern ser normalmente precios fijos y no revisables, pero en casos especficos una clusula de revisin de precio podra estar justificada. En ese caso, el expediente de licitacin deber exponer las condiciones y/o frmulas para la revisin del precio durante el periodo de vigencia del contrato. El rgano de Contratacin tendr entonces en especial consideracin: a) b) c) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; sus intereses financieros.
Se exigir una garanta como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 150.000 EUR. Sin embargo, el ordenador responsable del contrato, de acuerdo con su anlisis de riesgo, puede renunciar a pedir dicha garanta si el contratista es un organismo pblico. Esta garanta se liberar de una sola vez a ms tardar en el momento en que el 80% del importe del contrato haya sido pagado en contratos basados en honorarios. Para contratos de precio global, la garanta financiera permanecer en vigor hasta que el ltimo pago haya sido efectuado.
3.3.4. Criterios de adjudicacin

Los criterios de adjudicacin del contrato sirven para determinar cul es la oferta econmicamente ms ventajosa. Se trata de criterios tanto de calidad como de precio de la oferta. Los criterios tcnicos sirven para valorar la calidad de las ofertas tcnicas. Los dos tipos principales de criterios tcnicos son la metodologa y la valoracin del curriculum vitae de los expertos principales propuestos. Los criterios tcnicos pueden pormenorizarse mediante subcriterios. La metodologa, por ejemplo, puede analizarse a la luz de los Trminos de Referencia, del uso ptimo de los recursos tcnicos y profesionales disponibles en el pas beneficiario, del calendario de trabajo, de la adecuacin de los recursos a las tareas previstas, del apoyo propuesto a los expertos sobre el terreno, etc. Cada curriculum vitae podr ser calificado en funcin de subcriterios como las cualificaciones, la experiencia profesional, la experiencia geogrfica, los conocimientos lingsticos, etc. Se atribuye a cada criterio un nmero de puntos, tomando como referencia una puntuacin mxima de 100 puntos distribuidos entre los diferentes subcriterios. La ponderacin respectiva de cada
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criterio tcnico depende de la naturaleza de los servicios requeridos y se especifica caso por caso en el expediente de licitacin. Los puntos deben vincularse con la mayor exactitud posible a los Trminos de Referencia donde se describen las prestaciones y referirse a parmetros que sean fcilmente identificables en las ofertas y, si es posible, mesurables. En el expediente de licitacin debe figurar obligatoriamente la tabla de evaluacin tcnica completa con los diferentes criterios y subcriterios, as como su ponderacin respectiva. Los criterios de seleccin utilizados para elaborar la lista restringida y los criterios de adjudicacin utilizados para determinar cul es la oferta ms favorable, deben ser claramente diferenciados.
3.3.5. Informacin complementaria durante el procedimiento

El expediente de licitacin debe ser lo suficientemente claro como para evitar que los licitadores tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento de licitacin. Si el rgano de Contratacin, a iniciativa propia o a instancia de un licitador que figure en la lista restringida, decide proporcionar informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, debe hacerlo por escrito y simultneamente a todos los dems licitadores. Los licitadores pueden presentar sus preguntas por escrito como muy tarde 21 das antes de la fecha lmite de entrega de las ofertas. El rgano de Contratacin debe responder a las consultas de todos los licitadores (enviando copia a la Comisin Europea, en caso de rgimen descentralizado ex ante) al menos 11 das antes de la fecha lmite de recepcin de las ofertas.
3.3.6. Plazo de entrega de las ofertas

Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada en la invitacin a licitar, a ms tardar, en la fecha y hora sealadas en dicha invitacin. Slo un plazo razonable de presentacin de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST El plazo mnimo entre la fecha de envo de la carta de invitacin por el rgano de Contratacin y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de 50 das. No obstante, en casos excepcionales, (en el caso de regimenes centralizado y descentralizado ex ante: con la previa autorizacin del servicio competente de la Comisin Europea), puede fijarse un plazo ms corto.
3.3.7. Perodo de validez de las ofertas

Vase el apartado 2.8.5.
3.3.8. Presentacin de las ofertas

Las ofertas deben enviarse con arreglo al sistema de doble sobre, es decir, en un paquete o sobre exterior que contenga dos sobres distintos y precintados, uno con la mencin: Sobre A - Oferta tcnica y otro con la mencin Sobre B - Oferta financiera. Todas las partes de la oferta, salvo la oferta financiera, deben presentarse en el sobre A. Toda infraccin de esta medida (por ejemplo, sobres sin precintar o indicacin de un elemento de precio en la oferta tcnica) constituye un elemento de no conformidad y da lugar a la desestimacin de la oferta.
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Este sistema permite evaluar sucesiva y separadamente la oferta tcnica y la oferta financiera, y garantiza que la calidad tcnica de las ofertas se juzgue independientemente del precio propuesto. La oferta debe ser presentada de acuerdo con las Instrucciones para licitadores.
3.3.9. Comit de Evaluacin

En relacin con la composicin, imparcialidad y confidencialidad, las responsabilidades y el calendario durante toda la evaluacin, vase el apartado 2.8. RGIMEN CENTRALIZADO La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto debe ser un representante del pas beneficiario.
3.3.10. Fases del proceso de evaluacin

3.3.10.1. Recepcin y registro de las ofertas
El rgano de Contratacin debe registrar las ofertas tan pronto las reciba y expedir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas deben numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).
3.3.10.2.
Sesin de apertura de plicas
Primera parte: Fase preliminar Primera reunin del Comit de Evaluacin que debe celebrarse antes del inicio de la evaluacin propiamente dicha. El expediente de licitacin debe haber sido distribuido con anterioridad a los miembros del Comit de Evaluacin. El Presidente presenta, en trminos generales, el objeto de la licitacin y expone los procedimientos que deber seguir el Comit, incluyendo la tabla de evaluacin, los criterios de adjudicacin y los coeficientes de ponderacin establecidos en el expediente de licitacin. Segunda parte: Cumplimiento de los requisitos formales de entrega Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo B9. El Comit debe decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales de presentacin en esta fase (es decir, tras la apertura de la plica y la apertura de la oferta tcnica). El resumen de ofertas recibidas, que se adjunta al Informe de Apertura de Plicas (vase el anexo B10) debe utilizarse para registrar la conformidad con los requisitos formales de cada una de las ofertas. El Presidente debe verificar (sobre la base de la lista de candidatos preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados) que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores. Vanse tambin los apartados 2.8.2 y 2.8.3.
3.3.10.3.
Evaluacin de las ofertas
Con el acuerdo de los dems miembros del Comit, el Presidente puede dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, concedindoles la posibilidad de responder por fax dentro de un plazo lmite razonable que ser fijado por el Comit. Primera parte: Conformidad administrativa El Comit verifica la conformidad de las ofertas con las instrucciones contenidas en el expediente de licitacin y en particular con la tabla de conformidad administrativa (vase anexo B8). Los
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vicios de forma importantes o las restricciones importantes que puedan afectar a la ejecucin del contrato o falseen la competencia, motivan el rechazo de la oferta en cuestin. Nacionalidad de los subcontratistas: el Comit de Evaluacin deber verificar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas identificados en las ofertas tcnicas satisfacen la regla de nacionalidad del artculo 2.3.1. Si se requiere en los Trminos de Referencia que el proveedor de servicios debe proveer los suministros de acuerdo con unas Especificaciones Tcnicas detalladas y mencionadas en los Trminos de Referencia, el Comit de Evaluacin deber verificar que los suministros propuestos satisfacen las reglas de origen del artculo 2.3.1. Los licitadores debern presentar las pruebas documentales en relacin con los expertos clave propuestos. Esto implica copias de los ttulos acadmicos mencionados en el CV y los certificados o referencias de los empleadores que prueben la experiencia profesional indicada en el CV. Se podrn solicitar solo las pruebas omitidas respecto a la experiencia pertinente y a los ttulos incluidos entre las exigencias de los Trminos de referencia. Para dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas, debe emplearse la tabla de conformidad administrativa incluida en el expediente de licitacin. Segunda parte: Conformidad tcnica A continuacin, el Comit procede al examen de las ofertas tcnicas, sin abrir las ofertas financieras. Al evaluar las ofertas tcnicas, cada miembro del Comit asigna una nota a cada oferta hasta una puntuacin mxima de 100 puntos distribuidos segn lo establecido en la tabla de evaluacin tcnica (donde figuran los criterios y subcriterios tcnicos, as como su ponderacin respectiva) establecida en el expediente de licitacin (vase el punto 3.3.4). Ni el Comit ni sus miembros podrn, bajo ninguna circunstancia, modificar la tabla de evaluacin tcnica incluida en el expediente de licitacin comunicada a los licitadores. En la prctica, se recomienda calificar sucesivamente cada uno de los criterios en cada una de las ofertas, en vez de calificar una oferta tras otra con arreglo a la totalidad de los criterios. Si el contenido de una oferta es incompleto o diverge sustancialmente de uno o varios de los criterios tcnicos establecidos en el expediente de licitacin (por ejemplo el perfil solicitado de un experto), la oferta ser automticamente desestimada y no recibir ninguna puntuacin, pero esto debera ser justificado en el Informe de Evaluacin. Para un experto la puntuacin deber otorgarse en comparacin con las exigencias establecidas en los Trminos de Referencia. Se tomarn en cuenta solo los ttulos y la experiencia probados documentalmente. Si el expediente de licitacin autoriza explcitamente la presentacin de variantes, stas se califican por separado. Cuando se permitan variantes, el rgano de Contratacin podr tenerlas en cuenta cuando: - sean presentadas por el licitador que presente la oferta que sea econmicamente ms ventajosa en la evaluacin; y - cumplan los requisitos determinados en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y la ejecucin mnimas exigidas. Cada uno de los miembros del Comit con derecho a voto debe dejar constancia de su evaluacin de cada oferta tcnica cumplimentando una tabla de evaluacin (vase el anexo B12) con el fin de obtener una valoracin general de los mritos y las debilidades de cada oferta tcnica. Una vez terminada la evaluacin tcnica, en reunin del Comit se comparan las notas atribuidas por cada uno de los evaluadores. Aparte de comunicar el resultado numrico de su calificacin, el evaluador debe motivar sus decisiones y justificar la puntuacin ante el Comit de Evaluacin.
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El Comit delibera sobre cada oferta tcnica y cada evaluador le asigna una puntuacin final. Los miembros del Comit pueden modificar sus propias tablas de evaluacin como resultado de la discusin general de los mritos de cada oferta. Una vez examinadas las ofertas tcnicas, cada miembro del Comit completa su tabla de evaluacin para cada una de las ofertas tcnicas y la firma antes de entregrsela al Secretario del Comit que, por su parte, debe redactar un resumen de los comentarios de los miembros del Comit que formar parte del Informe de Evaluacin. En caso de que se produzcan discrepancias sustanciales, los miembros que estn en desacuerdo deben justificar plenamente su postura en una reunin del Comit de Evaluacin. El Secretario calcula la puntuacin final global, que resulta de la media aritmtica de las puntuaciones individuales finales. Las entrevistas con los expertos principales propuestos constituirn la prctica habitual (p.ej.: para verificar la informacin contenida en el CV). Debern en consecuencia estar previstas en el expediente de licitacin y debern prepararse adecuadamente si se llevan a cabo. El mtodo preferido para realizar entrevistas ser por telfono (o medio equivalente). Dado que las entrevistas presenciales ocasionan costes nada desdeables a los licitadores y al rgano de Contratacin, este ltimo mtodo podr emplearse excepcionalmente y solo en el caso de que est debidamente justificado. El Comit de Evaluacin, tras adoptar sus conclusiones provisionales y antes de concluir definitivamente la evaluacin de las ofertas tcnicas, puede decidir entrevistarse con los expertos principales propuestos por los licitadores que hayan presentado ofertas tcnicamente aceptables (es decir, los que hayan conseguido una media de 80 puntos o ms en la evaluacin tcnica). Se recomienda que los licitadores que han obtenido una media cercana al mnimo de oferta tcnicamente aceptable sean tambin invitados a la entrevista. En cuanto a las entrevistas, los expertos se entrevistan con el Comit a intervalos de tiempo lo suficientemente breves como para poder establecer comparaciones entre ellos. Las entrevistas se desarrollan con arreglo a un formato predeterminado con preguntas formuladas por el Comit y aplicado a todos los expertos o equipos convocados. La fecha y la hora de la entrevista se deben comunicar a los licitadores con una antelacin mnima de 10 das. En caso de que un licitador no pueda participar en la entrevista por razones de fuerza mayor, se acordar una fecha y hora que convenga a las dos partes. Si el licitador no pudiera participar en la segunda convocatoria, su oferta quedar excluida del proceso de evaluacin. Al trmino de las entrevistas, el Comit de Evaluacin, sin modificar la composicin ni la ponderacin de los criterios establecidos en la tabla de evaluacin tcnica, decide si procede ajustar la puntuacin de los expertos entrevistados. Este ajuste debe motivarse. Este procedimiento debe ser mencionado en el Informe de Evaluacin. En el expediente de licitacin debe figurar el calendario indicativo de las entrevistas. Una vez que el Comit ha atribuido la puntuacin media final de cada oferta tcnica (la media aritmtica de las puntuaciones asignadas por cada miembro del Comit con derecho a voto), quedarn excluidas automticamente todas las ofertas que no hayan alcanzado un mnimo de 80 puntos. Si ninguna oferta alcanza una puntuacin igual o superior a 80 puntos, la licitacin puede declararse desierta. De las ofertas que han alcanzado el umbral de 80 puntos, se le asignan 100 puntos a la mejor oferta tcnica. Las dems ofertas se puntan con arreglo a la siguiente frmula: Puntuacin tcnica = (puntuacin final de la oferta tcnica/puntuacin final de la mejor oferta tcnica) x 100. Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas Primera parte: evaluacin tcnica
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Nota mxima posible Evaluador A Evaluador B Evaluador C Total Nota media (media aritmtica) Nota tcnica (nota final efectiva/nota final ms alta) 100 100 100 300
Licitador 1 55 60 59 174 174/3 = 58,00 Eliminado*
Licitador 2 88 84 82 254 254/3 = 84,67 84,67/85,33 x 100 = 99,22
Licitador 3 84 82 90 256 256/3 = 85,33
100,00
* Solo los licitadores que hayan obtenido una nota media igual o superior a 80 puntos pasarn a la evaluacion financiera
3.3.10.4.
Evaluacin de las ofertas financieras
Una vez concluida la evaluacin tcnica, se abren los sobres que contienen las ofertas financieras correspondientes a las ofertas que no hayan sido eliminadas, es decir, las que hayan obtenido una puntuacin media de 80 puntos o ms en la evaluacin tcnica, y el Presidente y el Secretario del Comit de Evaluacin rubrican todos los originales de esas ofertas financieras. El Comit de Evaluacin debe comprobar que las ofertas financieras cumplen con todos los requisitos formales. Las ofertas financieras que no cumplan tales requisitos podrn ser desestimadas. Cualquier exclusin decidida por este motivo debe constar plenamente justificada en el Informe de Evaluacin. El Comit de Evaluacin comprueba que las ofertas financieras no contienen errores aritmticos. Los eventuales errores aritmticos se corrigen sin penalizacin para el licitador. Los sobres que contienen las ofertas financieras de los licitadores excluidos junto con el resto de la documentacin de la licitacin deben permanecer cerrados. Deben ser archivados por el rgano de Contratacin, junto con otros documentos del procedimiento. El importe total del contrato comprende los honorarios (incluidos los gastos generales relacionados con el equipo propuesto), los gastos imprevistos y la provisin para la verificacin de gastos15 especificados en el expediente de licitacin. Este importe total se compara con el presupuesto mximo disponible para el contrato. Se eliminan las ofertas que sobrepasen el presupuesto mximo disponible para el contrato. Acto seguido, el Comit de Evaluacin procede a la comparacin financiera de los honorarios entre las diferentes ofertas financieras. La provisin para gastos imprevistos, as como la provisin para la verificacin de gastos se excluyen de esta comparacin de las ofertas financieras, ya que van especificadas en el expediente de licitacin. A la oferta con los honorarios globales ms bajos se le asignan 100 puntos. Las dems ofertas se puntan con arreglo a la siguiente frmula:
15 En los casos excepcionales en los que la verificacin del gasto deba realizarse por los servicios mismos de la Comisin, los documentos de licitacin incluido el modelo contractual propuesto- deber adaptarse debidamente. Se requerir en consecuencia una derogacin.
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Puntuacin financiera = (honorarios globales ms bajos/honorarios globales de la oferta en cuestin) x 100. Al evaluar las ofertas financieras, el Comit de Evaluacin compara nicamente los honorarios globales. Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas Segunda parte: Evaluacin financiera* Nota maxima posible Honorarios globales Nota financiera (honorarios globales ms bajos/honorarios globales efectivos x 100) Licitador 1 Eliminado tras la evaluacin tcnica 100,00 Licitador 2 951.322 Licitador 3 1.060.452 951.322/1.060.452 x 100 = 89,71
* En la evaluacin financiera, slo se tendrn en cuenta los licitadores que hayan obtenido una nota media igual o superior a 80 puntos en la evaluacin tcnica.
3.3.10.5.
Conclusiones del Comit de Evaluacin
La seleccin de la oferta econmicamente ms ventajosa resulta de una ponderacin entre la calidad tcnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto 80/20. A tal efecto: - se multiplican los puntos atribuidos a las ofertas tcnicas por un coeficiente de 0,80; - se multiplican los puntos atribuidos a las ofertas financieras por un coeficiente de 0,20. Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas Tercera parte: Evaluacin compuesta Nota maxima posible Nota tcnica x 0,80 Nota financiera x 0,20 Nota global Clasificacion final Eliminado tras la evaluacin tcnica Licitador 1 Licitador 2 Licitador 3
99,22 x 0,80 = 79,38 100,00 x 0,20 = 20,00 79,38 + 20,00 = 99,38 1
100,00 x 0,80 = 80,00 89,71 x 0,20 = 17,94 80,00 + 17,94 = 97,94 2
Se declara adjudicataria del contrato a la oferta que obtiene la puntuacin general ms alta sumando la puntuacin tcnica y la puntuacin financiera as ponderadas. Es esencial efectuar los clculos aplicando rigurosamente el mtodo que se acaba de describir. FED Si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia: a) b) al licitador de un Estado ACP, o en su defecto, al licitador:
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- que permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP, o - que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP, o que consista en un consorcio de personas fsicas, empresas y sociedades de los Estados ACP y de la Unin Europea. Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las siguientes recomendaciones: Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta: o que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; o cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el proyecto; o que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin, y o que, cumpliendo todos los requisitos mencionados, sea la oferta econmicamente ms ventajosa presentada. Anular la licitacin en casos excepcionales, tales como: o que ninguna de las ofertas satisfaga los criterios de seleccin o adjudicacin establecidos para la licitacin; o que ninguna de las ofertas alcance el lmite de puntuacin mnimo establecido a efectos de la evaluacin tcnica; o que el precio total (incluidos honorarios, los gastos imprevistos y la provisin para verificacin de gastos) de todas las ofertas recibidas sobrepase el presupuesto mximo disponible para el contrato. Se elaborar el Informe de Evaluacin. Acto seguido, el rgano de Contratacin adoptar una decisin. RGIMEN CENTRALIZADO El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin debe remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que deciden si aceptan o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin debe remitirse a los servicios competentes del rgano de Contratacin, que deciden si aceptan o no las recomendaciones del Comit. El rgano de Contratacin somete el Informe de Evaluacin y su decisin correspondiente a la aprobacin de la Comisin Europea. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an copias de las ofertas, deben remitrsele estos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta por el rgano de Contratacin, debe escribir a este ltimo motivando su decisin. La Comisin Europea tambin puede sugerir al rgano de Contratacin cmo debe proceder y explicar en qu condiciones podra refrendar un borrador de contrato elaborado sobre la base del procedimiento de licitacin.
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Por el contrario, si la Comisin Europea aprueba la decisin del rgano de Contratacin podr iniciar el procedimiento de adjudicacin del contrato (vase el apartado 3.3.12), o bien proceder a la anulacin de la licitacin, si as lo propone. REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se necesita ningn acuerdo previo de la Comisin Europa para actuar bajo las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, debe completarse durante el perodo de validez de las ofertas. A este respecto, conviene tener presente el riesgo de que el adjudicatario no est ya en condiciones de confirmar su oferta (por ejemplo, porque uno o varios de los expertos principales ya no estn disponibles) si el proceso de evaluacin se prolonga en exceso. Sin prejuicio de la normativa del rgano de Contratacin relativa al acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitacin es confidencial desde la elaboracin de la lista restringida hasta la firma del contrato por ambas partes. Las decisiones del Comit son colectivas y sus deliberaciones se mantienen en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin y los eventuales observadores tienen la obligacin de respetar la confidencialidad. El Informe de Evaluacin es de uso oficial y no deber ser divulgado a los licitadores ni a otra parte externa a los servicios autorizados del rgano de Contratacin, la Comisin Europea y las autoridades supervisoras (por ejemplo el Tribunal de Cuentas).
3.3.11. Anulacin del procedimiento de licitacin

3.3.12. Adjudicacin del contrato

3.3.12.1. Notificacin al adjudicatario
Vanse los apartados 2.9 y 2.4.14 (en caso de clusula suspensiva).
3.3.12.2.
Preparacin del contrato y firma
Vase el apartado 2.9. El contrato propuesto debe seguir las pautas del anexo B8.
3.3.12.3.
Publicacin de la adjudicacin del contrato
Vase el apartado 2.9.
3.3.13. Aprobacin de los expertos principales

Cuando la Comisin Europea sea el rgano de Contratacin, cuando el beneficiario no haya sido invitado a participar en el Comit de Evaluacin como evaluador y, cuando proceda, se deber notificar al pas beneficiario, a travs de la Delegacin competente de la Unin Europea, el nombre del licitador seleccionado y obtener la aprobacin de los expertos principales propuestos antes de la firma del contrato. El pas beneficiario tendr que presentar objeciones debidamente justificadas para rechazar a un experto que el ordenador deber evaluar (p.ej.: persona non-grata, cuestiones de desorden pblico, revelacin de elementos desconocidos para el comit de evaluacin que podran tener influencia en el resultado de la evaluacin). En el supuesto de que el ordenador acepte el rechazo propuesto, se podr recurrir a la segunda mejor oferta, si existe. En este supuesto, el pas beneficiario tendr derecho a aprobar los expertos. Si no existiera una segunda mejor oferta o en el supuesto de que se produzca un segundo rechazo, la licitacin ser cancelada. La solicitud de la
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aprobacin de los expertos principales aqu descrita no constituye, sin embargo, una solicitud de aprobacin del procedimiento de evaluacin de la Comisin Europea. La aprobacin tambin deber obtenerse para cualquier reemplazo de un experto principal propuesto por el titular. El pas beneficiario no puede bloquear su acuerdo salvo que comunique, motivndolas por escrito, sus objeciones relacionadas con los expertos a la Delegacin de la Comisin. Si el pas beneficiario no emitiera o no rechazara su autorizacin en el plazo de 15 das a partir de la fecha de solicitud de aprobacin de los expertos principales, el experto se considerar aprobado. El pas beneficiario slo podr solicitar la sustitucin de los expertos si se justifican debidamente por escrito las objeciones a los mismos.
3.3.14. Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos

Cuando el contrato tenga por objeto la puesta a disposicin de expertos, el titular est obligado a proporcionar los expertos especificados en su oferta. Esta exigencia puede adoptar distintas formas. Cualquiera que sea la forma adoptada, en el contrato se identificar nominalmente a los expertos principales que debe poner a disposicin el titular para la ejecucin del contrato. En caso de que la empresa licitadora y/o los expertos propuestos hayan ocultado voluntariamente en su oferta la falta de disponibilidad de la totalidad o parte del personal propuesto en la fecha prevista para la puesta a disposicin de tales expertos, indicada en el expediente de licitacin, el Comit podra recomendar que sean excluidos de la licitacin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Si el rgano de Contratacin tuviera conocimiento despus de la adjudicacin del contrato que estos hechos han sido ocultados, podr decidir anular la adjudicacin del contrato y convocar una nueva licitacin o adjudicar el contrato a la oferta clasificada en segunda posicin por el Comit de Evaluacin (siempre que esa oferta haya alcanzado el mnimo de 80 puntos en la evaluacin tcnica y se halle dentro de los lmites del presupuesto mximo disponible para el contrato). Este comportamiento puede dar lugar a la exclusin del licitador de otros contratos financiados por la Unin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo mencionado anteriormente, se requiere la aprobacin previa de la Comisin europea antes de cancelar el contrato. No obstante, el contrato no slo debe indicar la identidad del personal esencial, sino especificar tambin las cualificaciones y la experiencia que debe poseer ese personal. Esto es importante en el caso de que el adjudicatario deba sustituir a ese personal despus de la firma y de la celebracin del contrato. Esta situacin puede darse incluso antes del inicio de la ejecucin del contrato o durante su ejecucin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST En ambos casos, el titular debe recabar la aprobacin previa por escrito del rgano de Contratacin, de la solicitud de sustitucin debidamente justificada que ha presentado. El rgano de Contratacin dispone de 30 das desde la fecha de recepcin de la solicitud para dar a conocer su respuesta. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, se requiere la aprobacin previa de la Comisin Europea. El titular debe proponer dicha sustitucin a iniciativa propia en los siguientes casos: - en caso de fallecimiento, enfermedad grave o accidente de un miembro del personal;
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- si resulta necesario sustituir a un miembro del personal por cualquier otra razn ajena a la voluntad del titular del contrato (por ejemplo, en caso de dimisin). RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Durante la ejecucin del contrato, el rgano de Contratacin podr asimismo presentar una solicitud escrita debidamente motivada pidiendo la sustitucin de un miembro del personal al que considere incompetente o inadecuado a los efectos del contrato. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, se requiere la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de presentar la solicitud de sustitucin. Cuando se deba proceder a la sustitucin de un miembro del personal, el sustituto debe poseer una cualificacin y experiencia al menos equivalentes a las del experto sustituido, y los honorarios que percibir no podrn, en ningn caso, ser superiores a los percibidos por el experto sustituido. En el caso de que el adjudicatario no pudiera encontrar un sustituto que posea una cualificacin y una experiencia equivalentes, el rgano de Contratacin podr decidir la resolucin del contrato, cuando su correcta ejecucin se vea comprometida o, si considera que se no es el caso, aceptar al sustituto, a condicin de que los honorarios de este ltimo se renegocien a la baja para reflejar el nivel de remuneracin adecuado. Los gastos suplementarios causados por la sustitucin del personal corren a cargo del titular del contrato excepto en caso de fallecimiento o cuando el rgano de Contratacin pide una sustitucin que no esta prevista en el contrato. En el caso de que el experto no sea sustituido inmediatamente y transcurra un tiempo antes de que el nuevo experto asuma sus funciones, el rgano de Contratacin podr pedir al titular que asigne al proyecto un experto provisional hasta la llegada del nuevo experto o que adopte otras medidas de carcter temporal. En cualquier caso, el rgano de Contratacin no abonar ninguna remuneracin por los periodos de ausencia del experto o su sustitucin temporal o definitiva.
3.4. Modalidades de adjudicacin de los contratos por un importe inferior a 200.000 EUR 3.4.1. Contrato marco
Los contratos de servicios en el marco de las acciones exteriores de un valor superior a 10.000 EUR e inferior a 200.000 EUR debern celebrarse preferentemente mediante el Contrato marco. Para los contratos de asistencia tcnica de corta duracin o de estudios cuyo valor sea inferior a 200.000 EUR y cuya duracin de realizacin (es decir, la duracin de los servicios efectivos a prestar) sea inferior a 12 meses, existe un contrato marco concluido tras un concurso restringido internacional para los pases beneficiarios de la ayuda exterior. Recurrir a este contrato es obligatorio. En este captulo se ofrece informacin detallada sobre las modalidades de su utilizacin. Para aquellos mbitos no cubiertos por el contrato marco, o cuando el recurso a dicho contrato sea estril o imposible, se deber utilizar el procedimiento negociado competitivo. El presente apartado de la Gua tiene por objetivo explicar las condiciones y modalidades del recurso al contrato marco como modalidad de adjudicacin de contratos. En cuanto a las caractersticas especficas de cada contrato marco las informaciones estn disponibles en el sitio de Internet de EuropeAid.
3.4.1.1.
mbito de aplicacin del contrato marco
Para los contratos cuyo valor supere 10.000 EUR pero sea inferior a los 200.000 EUR, el contrato marco deber emplearse y primar sobre el procedimiento negociado competitivo, que slo podr emplearse si el recurso al contrato marco resulta imposible o estril.
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El contrato marco slo podr emplearse si se renen todas las condiciones siguientes: - Los crditos proceden de la ayuda exterior, aunque los ejecute una Direccin General de la CE que no sea EuropeAid; - La operacin es en inters exclusivo de las autoridades beneficiarias de la ayuda exterior; - El presupuesto es inferior a 200.000 EUR, incluidos los apndices y sin subdivisiones abusivas, - Cada experto no puede prestar servicios durante ms de 260 das por operacin; - Y el plazo de ejecucin de la operacin no sea superior a 2 aos (730 das naturales), apndices incluidos. Cuando se recurra a ellos ser indispensable respetar los trminos y normas consustanciales a este contrato que figuran en los documentos contractuales del contrato marco, publicados en el sitio Internet de EuropeAid. El contrato marco se ha celebrado por un importe contractual de 0 EUR: el contrato marco no est vinculado a importe alguno. Por consiguiente, el rgano de Contratacin de un contrato especfico deber disponer de los fondos necesarios para cubrir los servicios contratados mediante el contrato marco. El contrato marco es un instrumento para la rpida y transparente contratacin de expertos dentro del ciclo del proyecto. Contiene varios lotes temticos. Para cada lote, se seleccionan varios contratistas. La mayora son consorcios con un responsable que los representa. Este ltimo es designado por los otros socios para que acte en su nombre en lo referente al contrato y slo l est facultado para contraer compromisos en nombre del consorcio. Los nicos contactos contractualmente vlidos son los que se establecen con dicho responsable.
3.4.1.2.
Invitacin a presentar una oferta de prestacin
Tratndose de un contrato marco mltiple, la adjudicacin deber basarse en la competencia. Se deber enviar una invitacin a 3 contratistas marco del mismo lote. La invitacin a presentar una oferta slo podr enviarse durante el perodo de vigencia del contrato marco. No obstante, el contrato que de sta se derive podr ser concluido y ejecutado (apndices incluidos) despus de la expiracin del contrato marco. La consulta de los tres contratistas marco deber respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato, no discriminacin y competencia real, y no estar sometida a las normas de derogacin aplicables a las licitaciones. Por ejemplo, las instrucciones para la reduccin del plazo de entrega de las ofertas en el caso de una licitacin no se aplican a una invitacin a presentar ofertas del contrato marco. Al contrario de lo que sucede en una licitacin (en cuyo caso puede introducirse una clusula suspensiva), en el caso del contrato marco no podr enviarse ninguna invitacin si no existen los crditos necesarios para cubrir la operacin. Se aconseja no utilizar las lneas cuya fecha lmite de pagos est prxima a la del fin de ejecucin del contrato. a) Trminos de Referencia especficos Los TDR especficos deben contener toda la informacin necesaria para que un contratista marco pueda presentar una oferta y sea posible comprobar la conformidad de las prestaciones pedidas con las obtenidas. La calidad, y especialmente la claridad, de los TDR especficos es determinante para la cantidad de la oferta y el xito de la misin. Debern incluir toda la informacin que se especifica en el modelo publicado en el sitio Internet.
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Antes de empezar la redaccin de los TDR especficos es indispensable conocer con todo detalle los TDR globales (parte contractual). Los TDR especficos deben cumplir las disposiciones previstas en los TDR globales. Es imprescindible definir de manera precisa los resultados esperados. Ser entonces posible basarse en esta definicin para juzgar si el contratista marco ha ejecutado o no las prestaciones pedidas conforme a los TDR globales. Metodologa Si la complejidad de la misin lo justifica, se podr adjuntar una metodologa a la oferta. Expertos principales La distincin entre expertos principales y no principales no existe en el caso del contrato marco. Todos los expertos debern ser descritos (perfil o competencias) en los TDR especficos y debern ser propuestos, evaluados y formar parte del contrato inicial. Duracin de la misin El plazo de ejecucin de una misin no podr superar los 730 das naturales. Dicho plazo se inicia en la fecha de puesta a disposicin de los expertos (por ejemplo, para el trabajo preparatorio o "desk study", sesiones de intercambio de informacin en la sede, etc.) y termina cuando el rgano de Contratacin acepta o rechaza formalmente el informe final (es decir, el informe que tiene en cuenta los comentarios al informe preliminar). Conflicto de intereses El gestor operativo deber especificar en su caso qu acciones anteriores presentan un conflicto de inters con la misin descrita en los TDR. De hecho, la responsabilidad de identificar y declarar que existe un conflicto de intereses corresponder al contratista marco. b) Establecer una solicitud
Seleccin del lote El gestor operativo elegir el lote en funcin de la naturaleza de la prestacin. No se puede lanzar una misma invitacin a contratistas marco que pertenezcan a lotes diferentes. En el caso de misiones pluridisciplinares, la seleccin del lote deber corresponder al sector preponderante de la prestacin. Plazo de presentacin de las ofertas El plazo contractual para que los contratistas marco presenten sus ofertas ser, como mnimo, de 14 das a partir del envo de la invitacin. Es aconsejable prolongar este plazo para garantizar una mejor calidad de las ofertas. Ser, asimismo, posible reducir este plazo pero, puesto que se trata de una modificacin de los trminos contractuales, slo si se cumplen las dos condiciones siguientes: 1) que el equipo del contrato marco de EuropeAid d su acuerdo previo y 2) que ninguno de los tres contratistas marco consultados lo rechace. Si uno de los contratistas rechaza el plazo reducido, se aplicar el plazo mnimo de 14 das y el gestor operativo deber informar a los tres contratistas marco de una fecha de presentacin de la oferta que respete lo 14 das. Modificacin de una solicitud Cuando sea necesario proceder a una o varias modificaciones importantes de la invitacin o de los TDR especficos, la invitacin podr renovarse y lanzarse de nuevo a los contratistas marco. La fecha de presentacin deber tener en cuenta el tipo de modificacin introducida.
3.4.1.3.
a)
Adjudicacin de contratos especficos
Presentacin de las ofertas
Aclaraciones
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Cuando preparen la oferta, los contratistas marco podrn pedir aclaraciones sobre los TDR especficos al gestor operativo. Las respuestas debern enviarse simultneamente a los tres contratistas marco. Si una peticin de aclaraciones diera lugar a un cambio de los TDR especficos, el gestor operativo deber modificarlos e informar de ello a los contratistas marco, e incluso enviar a todos los contratistas marco la versin actualizada de los TDR especficos. Si se aportan modificaciones a los TDR especficos o al presupuesto que tengan repercusiones en cuanto a la bsqueda de los expertos, deber adaptarse la fecha de entrega de las ofertas. Conflicto de intereses Los contratistas marco tienen la obligacin de informar cuanto antes al gestor operativo de cualquier conflicto o riesgo de conflicto de intereses. Si se comprobase la existencia de un conflicto de intereses, el gestor operativo podr elegir entre: - Continuar el procedimiento con los dos contratistas marco restantes. - Crear la nueva versin de la invitacin de ofertas con los dos contratistas marco restantes y un contratista marco al que no se haya aun consultado para esta operacin. Contenido de la oferta La oferta deber incluir: - Una oferta financiera segn el modelo normalizado. La presentacin deber ser la misma y con el mismo grado de detalle, tanto si se trata de un contrato especfico a tanto alzado como de precios unitarios. - Una metodologa, si se pide en los TDR especficos. - Los CV de todos los expertos con sus declaraciones de disponibilidad y dedicacin exclusiva. Validez de las ofertas Las ofertas sern vlidas durante los 14 das naturales siguientes a la expiracin del plazo de presentacin de la oferta. Nmero de ofertas No es indispensable que se reciban tres ofertas. Aunque slo se reciba una oferta, habr que evaluarla y podr concluirse el contrato especfico. b) Procedimiento de evaluacin No existe ninguna formalidad para designar a los evaluadores que debern ser dos como mnimo. La conformidad administrativa se efecta en base a los siguientes criterios: 1. 2. 3. 4. Recepcin de la oferta dentro del plazo Respeto de las normas de subvencionalidad en cuanto a la nacionalidad de los expertos Respeto de los precios del contrato marco Respeto del importe del presupuesto si en la invitacin se haba fijado un presupuesto mximo. disponibilidad de los expertos conformidad de los expertos propuestos con relacin a las competencias o perfiles definidos en los TDR especficos el total de los honorarios
La evaluacin tcnica y financiera incluye tres requisitos: 1. 2. 3.
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La oferta seleccionada deber ser la oferta ms ventajosa econmicamente. Evaluacin estril Si no es posible seleccionar ninguna oferta, el gestor operativo deber enviar de nuevo la invitacin a tres contratistas marco distintos de los inicialmente consultados, siempre que el nmero de los contratistas marco en el lote en cuestin lo permita. Si tras haber consultado a todos los contratistas marco del lote ninguna evaluacin resulta positiva, caben dos opciones: 1. 2. Analizar los TDR especficos para ver si se impone una revisin en profundidad; Utilizar el procedimiento negociado en rgimen competitivo.
Notificacin de los resultados En razn de la duracin limitada de la validez de las ofertas, el gestor operativo deber notificar a todos los contratistas marco los resultados en un plazo de 14 das al trmino del plazo de recepcin de las ofertas. No deber esperar a la firma del contrato especfico para notificar los resultados de la evaluacin. c) El contrato especfico El contrato especfico se basar en la oferta que haya sido objeto de una evaluacin positiva. Dicha oferta no podr negociarse. Slo se permiten las correcciones, pero no las negociaciones. Estas correcciones debern ser objeto de una nueva oferta del contratista marco. El contrato especfico comprende el contrato especfico mismo, los TDR especficos, una metodologa cuando sea necesaria y la oferta financiera. Entrar en vigor cuando sea firmado por el rgano de Contratacin.
3.4.2. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Cuando el contrato marco no sea aplicable o no ofrezca los resultados esperados (por ejemplo, cuando no permita disponer de las competencias tcnicas necesarias), el rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de importe inferior a 200.000 EUR mediante el procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin. Conviene tener presente que en el procedimiento negociado en rgimen competitivo el tiempo necesario para iniciar la ejecucin del contrato es superior al del contrato marco. El rgano de Contratacin elabora una lista compuesta por al menos tres proveedores de servicios de su eleccin. Los candidatos seleccionados reciben la carta de invitacin para la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin. El ordenador puede decidir utilizar el procedimiento simplificado de licitacin para el contrato de servicios as como el procedimiento de nica oferta (vase ms abajo). Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada en la invitacin a licitar, a ms tardar, en la fecha y hora sealadas en dicha invitacin. Debe concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de 30 das a partir de la fecha de envo de la carta de invitacin para presentar sus ofertas. Si, tras consultar a los licitadores, el rgano de Contratacin recibe solamente una oferta vlida desde el punto de vista administrativo y tcnico, el contrato puede adjudicarse siempre que los criterios de adjudicacin se respeten. En caso de un fallo del procedimiento negociado en rgimen competitivo haber intentado sin xito el uso del contrato marco, el contrato podr concluirse mediante procedimiento negociado y sujeto a la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. El sistema de evaluacin de las propuestas y de adjudicacin del contrato es el mismo que en el procedimiento restringido (vanse los puntos 3.3.9 y 3.3.12.2).
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El rgano de Contratacin puede adjudicar contratos de servicios de valor igual o inferior a 10.000 EUR sobre la base de una nica oferta.
3.5. Modificacin de los contratos de servicios

Vase el apartado 2.10 en lo que se refiere a informacin general sobre la modificacin del contrato. Cualquier modificacin justificada que implique un cambio en el valor total del contrato debe tramitarse mediante la adopcin de un apndice. Las prestaciones adicionales y las prestaciones complementarias se considerarn procedimientos negociados, vase el apartado 3.2.3.1 c). Deber adoptarse un apndice o firmarse un nuevo contrato.
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4.
Contratos de suministro
4.1. Introduccin
Los contratos de suministro tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, el arrendamiento-venta, con o sin opcin de compra, de productos. La entrega de los productos podr implicar, con carcter accesorio, obras de instalacin y mantenimiento que entraran dentro del contrato de suministro.
4.2. Procedimientos de contratacin pblica 4.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 150.000 EUR
4.2.1.1. Licitacin internacional abierta
Todos los contratos de suministros deben ser objeto de una licitacin internacional abierta tras la publicacin de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de contrato con arreglo a lo dispuesto en el artculo 4.3.
4.2.2. Contratos por un importe igual o superior a 60.000 EUR e inferior a 150.000 EUR
4.2.2.1. Licitacin local abierta
En este caso, el procedimiento aplicable a la adjudicacin de contratos es el de licitacin abierta en la que el anuncio de licitacin se publica exclusivamente en el pas beneficiario. Por otra parte, la Comisin Europea publica en el sitio de internet de EuropeAid la referencia de las licitaciones (referencia de publicacin, pas, rgano de Contratacin y tipo de contrato) con la direccin donde las empresas pueden obtener informacin complementaria. Tambin es posible la publicacin del anuncio de licitacin completo y el expediente de licitacin en el sitio de internet. Para ms informacin, vase el apartado 4.4.
4.2.3. Contratos por un importe inferior a 60.000 EUR procedimiento negociado en rgimen competitivo
Los contratos de suministros de importe inferior a 60.000 EUR se adjudican mediante procedimiento negociado en rgimen competitivo. Al menos se les remitir una invitacin para licitar a tres candidatos. No se precisa la publicacin del anuncio de licitacin. Para ms informacin, vase el apartado 4.5. No obstante, el rgano de Contratacin puede adjudicar contratos de suministros por valor igual o inferior a 10.000 EUR sobre la base de una nica oferta.

RGIMEN CENTRALIZADO Para aplicar el procedimiento negociado, es precisa la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea.
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RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El rgano de Contratacin debe obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea para aplicar el procedimiento negociado. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los contratos de suministros se pueden adjudicar por procedimiento negociado basado en una nica oferta en las siguientes situaciones: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de Contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos en rgimen competitivo contemplados en el Articulo 91 (1) (a), (b) y (c) del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto General. Las circunstancias alegadas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser atribuibles en ningn caso al rgano de Contratacin. Se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a las que se refiere el apartado 2 del artculo 168 de las Normas de Desarrollo (vase el anexo A11a16); b) cuando la naturaleza o las caractersticas especificas de determinados suministros lo justifiquen, por ejemplo, cuando la ejecucin del contrato quede reservada exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias que regulen su utilizacin; por lo que respecta a las entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial y destinadas, bien a la renovacin parcial de los suministros o de las instalaciones de uso corriente, bien a la ampliacin de los suministros o de las instalaciones existentes, y cuando el cambio de proveedor obligue al rgano de Contratacin a adquirir un material de tcnica diferente que implique una incompatibilidad o dificultades tcnicas de utilizacin y de mantenimiento desproporcionadas; cuando una licitacin quede desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico. En ese caso, tras la anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin, puede iniciar negociaciones con el proveedor o los proveedores de su eleccin que hayan participado en el concurso, siempre que no sean sustancialmente modificadas las condiciones iniciales del contrato y se respete el principio de igualdad de trato; Cuando el uso del negociado en rgimen competitivo ha fallado dos veces, es decir, cuando no se ha recibido ninguna oferta que sea vlida desde el punto de vista administrativo o tcnico, o cuando no se ha recibido ninguna oferta que merezca la pena ser considerada desde el punto de vista financiero o cualitativo. En este caso, una vez cancelado el procedimiento negociado competitivo, el rgano de Contratacin puede negociar con uno o ms licitadores, segn sea su eleccin, que hayan participado en la anterior invitacin a licitar, a condicin de que las condiciones iniciales del contrato no se alteren de forma sustancial; para los contratos declarados secretos, cuya ejecucin deba acompaarse de especiales medidas de seguridad o cuando la proteccin de intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario as lo requiera;
c)
d)
e)
f)
16 Ayuda de emergencia es un caso adicional de procedimiento negociado especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionado en la letra a), en particular para las acciones que no reguladas por el nuevo artculo 19 c) del Anexo IV al Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin del articulo 72 y/o 73 del Acuerdo de Cotonou
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g) h)
para los contratos relacionados con suministros presupuestados y comprados en un mercado de mercancas; para los contratos relacionados con las compras en condiciones particularmente ventajosas, ya sea de un proveedor que est definitivamente liquidando su negocio o de los depositarios judiciales o liquidadores de un procedimiento de quiebra, un acuerdo entre acreedores o un procedimiento similar conforme a la legislacin nacional.
El rgano de Contratacin debe preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el Anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la decisin de adjudicacin del contrato resultante de las mismas. Los procedimientos expuestos en el artculo 4.3.11.1-2 se aplican de manera anloga; el informe de negociacin debe incluirse en el expediente del contrato.
4.2.4.2.
Sistema dinmico de compra
Un sistema dinmico de compra es un proceso completamente electrnico para realizar compras frecuentes que tiene una duracin limitada (mximo 4 aos). Se publica un anuncio de contrato para invitar a ofertas indicativas que sern evaluadas en los 15 das. Los licitadores que cumplen con las especificaciones sern admitidos en el sistema. Este sistema esta abierto durante toda su validez a todo operador econmico que satisfaga los criterios de seleccin y haya presentado una oferta indicativa que se considere conforme. Para cada contrato individual, se publica un anuncio de contrato simplificado dando la posibilidad a los licitadores que no han sido admitidos en el sistema de presentar una oferta indicativa en los 15 das. El rgano de Contratacin invita entonces a todos los licitadores admitidos en el sistema a presentar una oferta dentro de un plazo de tiempo razonable. El contrato ser adjudicado al licitador que haya presentado la oferta con mejor relacin calidad- precio en base a los criterios de adjudicacin detallados en el anuncio de contrato para el lanzamiento de un sistema dinmico de compra. El rgano de Contratacin no podr recurrir a este sistema para evitar, restringir o falsear la competencia. El marco legal de este procedimiento se define para su uso futuro, pero los soportes informativos (confidencialidad, seguridad) para hacerlo posible todava no estn disponibles en la Comisin.
4.2.4.3.
Dilogo competitivo
El rgano de Contratacin puede utilizar el dilogo competitivo en caso de contratos particularmente complejos donde no puede definir de manera objetiva los medios tcnicos capaces de satisfacer las necesidades u objetivos o la estructura legal o financiera del proyecto y donde considera que un uso directo de un procedimiento de licitacin restringido no permitira que el contrato fuese adjudicado a la oferta con mejor relacin calidad-precio. Este procedimiento debera sin embargo utilizarse con cautela, teniendo en cuenta su naturaleza excepcional. El rgano de Contratacin deber publicar un anuncio de contratacin que exponga sus necesidades y requisitos. Abrir un dilogo con un mnimo de 3 candidatos que satisfagan los criterios de seleccin publicados. Todos los aspectos de la licitacin pueden ser discutidos durante el dialogo, sin embargo el dialogo se llevar a cabo con cada licitador de manera individual y sobre la base de sus soluciones e ideas propuestas. El rgano de Contratacin tiene que asegurar la igualdad de tratamiento de los licitadores as como la confidencialidad de las ofertas, lo que significa que la seleccin de manera aleatoria o cherry-picking no est permitida. Vase el apartado 2.4.7 para mayor detalle. El contrato ser adjudicado al licitador que presente la oferta tcnicamente conforme que sea econmicamente ms ventajosa, siendo ste el nico criterio de adjudicacin.
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Teniendo en cuenta que este es un procedimiento nuevo, se deberan utilizar los modelos tipo y modificarlos cuando sea necesario.
4.3. Licitacin internacional abierta aplicable a los contratos por un importe igual o superior a 150.000 EUR 4.3.1. Publicidad de los contratos
Con objeto de garantizar una participacin lo ms amplia posible en las licitaciones y una transparencia adecuada, cada licitacin abierta debe ser objeto de la publicacin de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de contrato.
4.3.1.1.
Un anuncio en el que se precisan las caractersticas especficas de la licitacin que se va a convocar se publica, salvo circunstancias excepcionales, al menos 30 das antes de la publicacin del anuncio de contrato. Los anuncios individuales de informacin previa deben indicar sucintamente el objeto y el contenido de los correspondientes contratos. (Vase el modelo que figura en el anexo C1). Dado que se trata nicamente de una informacin previa, esta publicacin no compromete al rgano de Contratacin a financiar los contratos propuestos. Por lo tanto, los proveedores interesados no deben enviar ofertas en esta fase. Los anuncios de informacin previa de contratos se publican en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST Las previsiones de contratos individuales que se publiquen deben ser enviadas en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, sirvindose del modelo que figura en el anexo C1, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin. Los anuncios de informacin previa deben publicarse al menos 30 das antes de la fecha de publicacin del anuncio de licitacin correspondiente.
4.3.1.2.
Publicacin de los anuncios de contrato
Para todos los contratos de suministro de importe igual o superior a 150.000 EUR (, adems de la publicacin de las previsiones, es preceptiva la publicacin de un anuncio especfico de licitacin en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid (http://ec.europa.eu/europeaid/index_es.htm) o en cualquier otro medio apropiado. Entre la publicacin del anuncio de informacin previa y el anuncio de contrato debe transcurrir un plazo mnimo de 30 das. La publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid corresponder a la Comisin Europea actuando por cuenta del rgano de Contratacin. En el caso de que el anuncio de contrato se publique a escala local, ser el rgano de Contratacin quien garantice directamente esta publicacin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST Los anuncios de contratos deben ser enviados en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, sirvindose del modelo que figura en el anexo C2, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin del anuncio de contrato.
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El texto del anuncio debe contener toda la informacin que los proveedores de suministros potenciales necesiten para determinar su capacidad para realizar el contrato en cuestin. En el caso de que el anuncio de contrato se publique tambin a escala local, debe ser idntico al publicado en el sitio web de EuropeAid, y la publicacin debe ser simultnea. El expediente de licitacin correspondiente al contrato debe ser publicado en el sitio web de EuropeAid pero ser enviado a los proveedores potenciales interesados que lo soliciten.

La redaccin correcta de los documentos de la licitacin es esencial no slo para la debida tramitacin del procedimiento de adjudicacin del contrato, sino tambin para garantizar la correcta ejecucin del mismo. Tales documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: los trmites que deben seguirse, la documentacin requerida, los casos de no conformidad, los criterios de adjudicacin, etc. Se considera conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en su fase inicial. Vase en el artculo 2.6 las directrices sobre la preparacin de las Especificaciones Tcnicas. Las Especificaciones Tcnicas permitirn a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia. Las Especificaciones Tcnicas definen las caractersticas exigidas a un producto, servicio, material u obra en relacin con el uso a que el rgano de Contratacin los destina.Estas caractersticas incluyen: a) b) c) d) e) f) el grado de calidad; la repercusin medioambiental; la concepcin para todos los usos (incluyendo el acceso a las personas discapacitadas); los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad; la propiedad de empleo; la seguridad o las dimensiones, incluyendo las prescripciones aplicables a los suministros para la denominacin de venta y el manual de instrucciones y para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procedimientos y mtodos de fabricacin;
La elaboracin de estos documentos corresponde al rgano de Contratacin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST Habida cuenta de la complejidad tcnica que encierran muchos contratos de suministros, la preparacin del expediente de licitacin y, en particular, de las Especificaciones Tcnicas puede requerir la asistencia de uno o ms especialistas externos. Cada especialista debe firmar una Declaracin de Objetividad y Confidencialidad (vase el anexo A3). Tal como ocurre con el Trminos de Referencia de los contratos de servicios, es preciso prestar especial atencin a la preparacin de las Especificaciones Tcnicas de los suministros objeto de la licitacin, ya que constituyen el factor esencial que determina su xito y la correcta ejecucin del contrato de suministros y del proyecto. Las Especificaciones Tcnicas reflejan, lote a lote cuando proceda, la naturaleza exacta y las prestaciones de los suministros. Cuando sea pertinente, tambin establecern las condiciones de entrega y de instalacin, as como las actividades de formacin conexas y la asistencia de seguimiento que deber prestarse.
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Es esencial que las prestaciones correspondan al objetivo previsto en el contrato. En el caso de que sea necesario concertar una reunin para aclarar los requisitos tcnicos del lugar donde est prevista la instalacin de los suministros, se har constar dicha circunstancia en las instrucciones a los licitadores, junto con los detalles del procedimiento. La finalidad de las Especificaciones Tcnicas es definir con precisin los suministros solicitados. Los requisitos mnimos de calidad definidos en las Especificaciones Tcnicas permitirn al Comit de Evaluacin determinar cules son las ofertas admisibles desde un punto de vista tcnico. A menos que el objeto del contrato lo justifique, estn prohibidas las Especificaciones Tcnicas que mencionen o describan productos de una marca u origen determinados y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su nombre comercial, seguido obligatoriamente de la mencin o equivalentes. RGIMEN CENTRALIZADO: Los servicios competentes de la Comisin Europea deben aprobar el expediente de licitacin. La prctica habitual es consultar sobre el expediente de licitacin al pas beneficiario y, si procede, al resto de las partes participantes, y obtener su aprobacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Antes de su publicacin, el rgano de Contratacin debe remitir el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa la aprobacin previa del expediente de licitacin por la Comisin Europea. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN A. Instrucciones para los Licitadores B. C. Proyecto de contrato, Condiciones Particulares y sus Anexos (incluidas las Especificaciones Tcnicas) Informacin adicional
D. Modelo de presentacin de la oferta para un contrato de suministro Vase modelo tipo en anexo C4 En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta es firme y no revisable. Los precios debern ser normalmente precios fijos y no revisables, pero en casos especficos una clusula de revisin de precio podra estar justificada. En ese caso, el expediente de licitacin deber exponer las condiciones y/o frmulas para la revisin del precio durante el periodo de vigencia del contrato. El rgano de Contratacin tendr entonces en especial consideracin: a) b) c) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; sus intereses financieros.
Se exigir una garanta como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 150.000 EUR. Sin embargo, el ordenador responsable del contrato, de acuerdo con su anlisis de riesgo, puede renunciar a pedir dicha garanta si el contratista es un organismo pblico. Esta garanta se liberar despus de la recepcin provisional de acuerdo con los trminos del contrato.
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4.3.3. Criterios de seleccin y de adjudicacin

Los criterios de seleccin se basan en la capacidad del licitador de ejecutar contratos similares. El procedimiento de seleccin consiste en: 1. 2. La exclusin de los candidatos no elegibles (vase el apartado 2.3.1) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los apartados 2.3.3 y 2.3.5; La comprobacin de que la situacin financiera de los candidatos es slida y saneada (capacidad financiera y econmica) solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los tres ltimos aos si ello se requiere de manera especifica en el expediente de licitacin (vase el apartado 2.4.11.1.3); Comprobacin de la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, demostrada por ejemplo por su tabla de personal media anual, la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, as como los principales servicios prestados en el mbito de la accin considerada durante los ltimos aos (vase el apartado 2.4.11.1.4).
3.
Los criterios de seleccin que figuran en los documentos anejos a la presente Gua Prctica se exponen a ttulo de ejemplo y deben adaptarse en funcin de la naturaleza, la cuanta y la complejidad del contrato. Si, por alguna razn excepcional que el rgano de Contratacin estima justificada, el licitador o candidato no est capacitado para aportar las referencias solicitadas, ste podr demostrar su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio considerado apropiado por parte del rgano de Contratacin. Si los servicios o productos a suministrar son complejos o, a ttulo excepcional, deben responder a un fin particular, la capacidad tcnica y profesional puede justificarse mediante un control llevado a cabo por el rgano de Contratacin, o por un organismo oficial competente que acte en su nombre, y que sea originario del pas en el que el proveedor o suministrador esta establecido, previo acuerdo de dicho organismo. Ese control se efectuar sobre la capacidad tcnica y la capacidad de produccin del licitador y, en su caso, sobre los medios de estudio e investigacin de los que disponen as como sobre las medidas que toman para controlar la calidad. nicamente los adjudicatarios debern suministrar los documentos justificativos para los criterios de seleccin antes de la adjudicacin del contrato (opcional para los contratos por un importe inferior a 150.000 EUR, vase el apartado 2.4.11.1.1.). El criterio de adjudicacin del contrato aplicado a las ofertas tcnicamente conformes es el precio de la oferta o, en casos excepcionales y previa derogacin por parte de los servicios competentes de la Comisin Europea, la oferta econmicamente ms ventajosa. Estos criterios deben estar definidos con precisin, no pueden producir efectos discriminatorios y no deben alterar de forma perjudicial el juego de la competencia. Todos los criterios establecidos en el expediente de licitacin deben ser aplicados con arreglo a lo dispuesto y en ningn caso podrn ser modificados en el transcurso del procedimiento. La evaluacin tcnica se llevar a cabo sobre la base de la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin, que no podr ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la gran diversidad de suministros y de su naturaleza tcnica, dicha tabla se preparar para cada licitacin individual con arreglo a un formato de respuestas afirmativas o negativas, para poder evaluar claramente la conformidad de la oferta con las Especificaciones Tcnicas contenidas en el expediente de licitacin.
4.3.3.1.
Contratos de suministros que no prevn la prestacin de servicios auxiliares
El precio es el nico criterio para la adjudicacin de los contratos de suministros que no incluyen servicios complementarios (como los servicios posventa y la formacin). Una vez eliminadas todas
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las propuestas que no sean conformes, el contrato se adjudica al licitador que haya presentado la propuesta financiera conforme menos onerosa. Si dicha oferta sobrepasa el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplica lo dispuesto en la letra d) del apartado 4.2.4.1.
4.3.3.2.
Contratos de suministros que prevn la prestacin de servicios auxiliares
En el caso de los contratos de suministros que incluyen servicios complementarios como servicios posventa o formacin, la evaluacin tcnica debe tener en cuenta la calidad de esos servicios mediante un sistema que permita la respuesta en trminos afirmativos o negativos inequvocos. En este caso, dado que ya han sido eliminadas todas las propuestas no conformes, el contrato se adjudicar al licitador que haya ofertado el precio total ms bajo para el equipamiento y los servicios auxiliares. Si dicha oferta sobrepasa el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en la letra d) del apartado 4.2.4.1.
4.3.3.3.
Suministros particularmente complejos
En caso de suministros particularmente complejos, una combinacin de calidad y precio se usara como base para adjudicar el contrato a la oferta econmicamente ms ventajosa. Esto debera limitarse a los productos con limitaciones concretas en trminos de seguridad/ produccin/ ejecucin. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE Los servicios competentes de la Comisin Europea deben dar su aprobacin previa para el recurso a este mtodo y proporcionarn asistencia tcnica caso por caso. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST En el caso de que el rgano de Contratacin prevea utilizar este mtodo, debe hace constar su justificacin en el Informe de Evaluacin y comunicarlo a la Comisin Europea.
4.3.4. Informaciones complementarias durante el procedimiento

El expediente de licitacin debe ser lo suficientemente claro como para evitar que los licitadores tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento de licitacin. Si el rgano de Contratacin, a iniciativa propia o a instancia de un licitador, proporciona informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, debe hacerlo por escrito y simultneamente a todos los dems licitadores. Los licitadores pueden presentar sus preguntas por escrito como muy tarde 21 das antes de la fecha lmite de entrega de las ofertas. El rgano de Contratacin debe responder a los licitadores (enviar una copia a la Comisin Europea en caso de rgimen descentralizado ex ante), a ms tardar, once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Se publicarn las preguntas y respuestas en el sitio web de EuropeAid. Si la identificacin de licitadores potenciales resultara imposible en el marco de una licitacin abierta, se debe publicar un anuncio en el que figuren los cambios introducidos en el expediente de licitacin en los trminos descritos en el artculo 4.3.1, teniendo en cuenta que los anuncios internacionales deben ser remitidos a los servicios competentes de la Comisin Europea a efectos de su publicacin al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista. Puede concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta tales modificaciones. El corrigendum tambin se publicar en el sitio web de EuropeAid. En el caso de que el componente tcnico de la licitacin sea particularmente complejo, el rgano de Contratacin puede concertar una reunin de aclaracin o una visita sobre el terreno. Dicha
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reunin debe anunciarse en el expediente de licitacin y debe celebrarse al menos 21 das antes de la fecha de expiracin del plazo. Todos los costes ocasionados por la asistencia a la reunin corren a cargo de los licitadores. No se permitirn visitas de empresas individuales durante el procedimiento, a menos que las visitas de aclaracin o las visitas sobre el terreno hayan sido programadas para todos los licitadores.
4.3.5. Fecha lmite de entrega de las ofertas

Las ofertas debern llegar al rgano de Contratacin en la direccin indicada en el expediente de licitacin, a ms tardar, en la fecha y hora sealadas en dicho expediente. Slo un plazo razonable de entrega de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. El plazo lmite para la entrega de las ofertas debe fijarse en un da laborable del pas del rgano de Contratacin y si es posible combinada con la sesin de apertura de plicas. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas es de 60 das. No obstante, en casos excepcionales, puede fijarse un plazo ms corto con el acuerdo previo de los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se requiere ningn acuerdo previo de la Comisin Europea en caso de plazo ms corto.


Las ofertas tcnicas y financieras deben situarse en un nico sobre precintado dentro de un paquete o sobre exterior. La oferta deber ser presentada de acuerdo con las Instrucciones para licitadores.
4.3.8. El Comit de Evaluacin

En relacin con la composicin, imparcialidad y confidencialidad, las responsabilidades y el calendario durante toda la evaluacin, vase la seccin 2.8. RGIMEN CENTRALIZADO La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto debe ser un representante del pas beneficiario.

El rgano de Contratacin debe registrar las ofertas mencionando la fecha y la hora tan pronto las reciba y expedir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas deben numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).
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4.3.9.2.
Reunin preparatoria
La Primera reunin del Comit de Evaluacin debe celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas. El expediente de licitacin debe haber sido distribuido con anterioridad a los miembros del Comit de Evaluacin. El Presidente presenta, en trminos generales, el objeto de la licitacin, los procedimientos que deber seguir el Comit incluyendo la tabla de evaluacin y los criterios de seleccin y de adjudicacin detallados en el expediente de licitacin.
4.3.9.3.
La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar que las ofertas no hayan sido presentadas de forma incompleta, que se aporta la preceptiva garanta de licitacin y que, en trminos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido. La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El Comit de Evaluacin abre las ofertas en sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque es publica, la participacin a la sesin de apertura de plicas se limita a los representantes de las compaas que van a licitar para el contrato. Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo C5 donde se describen en detalle los trmites que debe realizar el Presidente asistido por el Secretario. RGIMEN CENTRALIZADO: El Comit de Evaluacin designado por los servicios competentes de la Comisin Europea lleva a cabo la sesin de apertura de plicas. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE La Comisin Europea debe ser informada de la sesin de apertura de plicas. Podr estar representada en calidad de observadora en la apertura de plicas y recibir copia de cada una de las ofertas. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa informar a la Comisin Europea de la celebracin de la sesin de apertura de plicas. La Comisin Europea no participa en ella. El Presidente debe verificar (sobre la base de las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados) que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores. Vase el apartado 2.8.2. El Comit debe decidir si acepta o no las ofertas que no cumplen plenamente los requisitos formales. Para dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas, debe emplearse el resumen de ofertas recibidas incluida en el Informe de Apertura de Plicas (vase el anexo C6). El acta de esta reunin se incluir en el Informe de Apertura y deber estar disponible para los licitadores que lo soliciten. Se pueden devolver las garantas de licitacin a los licitadores que lo soliciten. Ello implica que las ofertas que lleguen despus de la fecha lmite de entrega debern ser igualmente abiertas (despus de la sesin de apertura de plicas) para que las garantas puedan ser devueltas.
4.3.9.4.
Evaluacin de las ofertas tcnicas
Para proceder a la evaluacin tcnica es preceptiva la utilizacin de la tabla de conformidad administrativa publicada en el expediente de licitacin. En el proceso de evaluacin tcnica, el Comit analiza los aspectos comerciales de las ofertas y, cuando proceda, el componente de formacin de las mismas para determinar si cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin. Los resultados se consignan en una tabla de anlisis diseada para responder en trminos afirmativos o negativos en relacin con todos los
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elementos especificados en el expediente de licitacin. No se debe utilizar ningn mtodo basado en la atribucin de una puntuacin. Si la oferta se reparte en lotes, la evaluacin tcnica debe efectuarse lote a lote. Con el acuerdo de los dems miembros del Comit, el Presidente puede dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, concedindoles la posibilidad de responder en un plazo razonable que ser establecido por el Comit. Primera parte: Conformidad administrativa Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el rgano de Contratacin comprueba su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir la tabla de conformidad administrativa). Una oferta es conforme cuando respeta todas las condiciones, disposiciones y especificaciones contenidas en el expediente de licitacin, sin desviaciones ni restricciones importantes. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos del rgano de Contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato, o falsean la competencia respecto a los licitadores que hayan presentado ofertas conformes. Se examina la conformidad de cada propuesta tcnica con el expediente de licitacin, prestando especial atencin a que: - la documentacin aportada sea completa; - se haya utilizado el idioma estipulado en el expediente de licitacin; En el caso de los consorcios: que la confirmacin de su asociacin y la designacin de una empresa principal haya sido firmada por todos los socios del consorcio. En el caso de los licitadores que prevean la subcontratacin de algunas actividades (siempre que el expediente de licitacin lo autorice): que el licitador haya incluido una declaracin relativa al contenido y a la proporcin de las actividades cuya subcontratacin prev, que debe acomodarse a los lmites fijados en el expediente de licitacin. Se debe dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas en el Informe de Evaluacin (vase el anexo C7). Segunda parte: Conformidad tcnica de las ofertas La evaluacin pormenorizada de las ofertas se efecta despus de haber verificado su conformidad administrativa. Los criterios aplicables a tal efecto son los que figuran publicados en el expediente de licitacin y, en consecuencia, debe utilizarse la tabla de evaluacin incluida en l. Ni el Comit ni los evaluadores podrn, bajo ninguna circunstancia, modificar la tabla de evaluacin tcnica incluida en el expediente de licitacin enviado a los licitadores. La finalidad de esta evaluacin es determinar si las ofertas admitidas a la licitacin cumplen los criterios de seleccin establecidos y renen los requisitos tcnicos mnimos. Regla de origen: Todas las ofertas deben cumplir los requisitos establecidos en el apartado 2.3.1. En caso de duda sobre el origen de los productos, se pedir informacin complementaria. Si, an entonces persistiera la duda, el caso debe someterse a la Comisin Europea (en el caso en que no sea el rgano de Contratacin). El licitador debe aportar, con anterioridad a la firma del contrato en el caso en que sea posible, un certificado de origen u otro documento oficial como prueba documental prima facie del origen de los productos.
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Con el fin de determinar su origen, es preciso identificar el lugar donde el producto ha sido obtenido o producido. Deben desestimarse aquellas ofertas que incumplan manifiestamente la norma aplicable al origen. Nacionalidad de los subcontratistas: el Comit de Evaluacin debe verificar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas identificados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el apartado 2.3.1. Tras la evaluacin de las ofertas, el Comit de Evaluacin emite un juicio sobre la conformidad tcnica de cada oferta y clasifica las ofertas en dos categoras: conformes y no conformes tcnicamente. En los casos de contratos que incluyen servicios posventa o de formacin, al efectuar el anlisis tcnico de las ofertas se evala tambin la calidad tcnica de esos servicios de acuerdo con los criterios publicados.
4.3.9.5.
Una vez concluida la evaluacin tcnica, el Comit de Evaluacin comprueba que las ofertas financieras no contengan errores aritmticos. Los eventuales errores se corrigen sin penalizacin para el licitador. En el caso de que la oferta est dividida en varios lotes, las ofertas financieras se compararn para cada lote individual. La evaluacin financiera debe identificar la mejor propuesta financiera para cada lote, teniendo en cuenta cualquier descuento garantizado por los licitadores. Modelo de aplicacin de descuentos: La empresa A ofrece un descuento de 20% si se le adjudican los lotes 1 y 3, la empresa B ofrece un descuento de 10% si se le adjudican los tres lotes, la empresa C NO propone ningn descuento. Empresa A LOTE 1 LOTE 2 LOTE 3 90 no licita 60 Empresa B 80 40 70 Empresa C 70 50 55 Ranking sin descuento Empresa C Empresa B Empresa C
Despus de aplicar el descuento: Empresa A

(20% de descuento)
Empresa B
(10% de descuento)
Empresa C (sin descuento) 70 50 55
LOTE 1 LOTE 2 LOTE 3
72 no licita 48
72 36 63
Las 3 combinaciones posibles: Combinacin 1: Combinacin 2: Combinacin 3: 72+40+48= 160 72+36+63= 171 70+50+55, pero como hay una oferta menos onerosa para el lote 2, la suma se convierte en 70+40+55= 165
El rgano de Contratacin debe elegir la combinacin 1, adjudicar los contratos para los lotes 1 y 3 a la empresa A y el lote 2 a la empresa B por el precio inicial propuesto.
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4.3.9.6.
Eleccin del adjudicatario
El adjudicatario es el que presenta la oferta menos onerosa clasificada como tcnicamente conforme durante la evaluacin tcnica. Se considerara como la oferta elegida si es igual o inferior al presupuesto mximo asignado al contrato. Si la oferta elegida es superior al presupuesto mximo asignado al contrato, se apicaran las disposiciones del apartado 4.2.4.1. (d). En los supuestos de ofertas anormalmente bajas, el Comit de Evaluacin pedir las precisiones oportunas sobre la composicin de las ofertas. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el rgano de Contratacin, antes de rechazarlas meramente por esta razn, solicitar por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composicin de la oferta, que comprobar a continuacin en funcin de las distintas razones aducidas despus de escuchar a las partes. El rgano de Contratacin podr tener en cuenta particularmente motivos que atiendan: a) b) c) a la economa del mtodo de fabricacin, de la prestacin de servicios o del mtodo de construccin; a las soluciones tcnicas adoptadas o a las condiciones excepcionalmente favorables a disposicin del licitador; a la originalidad de la oferta del licitador.
La justificacin de la aceptacin o de la exclusin de la oferta anormalmente baja debe quedar reflejada en el Informe de Evaluacin. FED Licitadores de los Estados ACP que ofrecen suministros de origen ACP que ascienda al menos al 50% del valor del contrato se les acordar un 15% de preferencia de precio cuado se comparen con otras ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente. Adems, si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia: a) b) al licitador de un Estado ACP, o en su defecto, al licitador: - que permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP, o - que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP, o - que consista en un consorcio de personas fsicas, empresas y sociedades de Estados ACP y de la Unin Europea.
4.3.9.7.
Conclusin del Comit de Evaluacin
Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las siguientes recomendaciones: Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una propuesta: o que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; o cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el proyecto; o que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin, y o que corresponda a la oferta menos onerosa (respetando igualmente las condiciones anteriores).
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Anular la licitacin, en los casos en que por ejemplo: o ninguna de las ofertas satisfaga los criterios de seleccin o adjudicacin establecidos para la licitacin; o todas las ofertas recibidas sobrepasen el presupuesto mximo disponible para el contrato. RGIMEN CENTRALIZADO El conjunto del procedimiento (evaluaciones tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin debe remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que deciden si aceptan o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El conjunto del procedimiento (evaluaciones tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin debe remitirse a los servicios competentes del rgano de Contratacin, que deciden si aceptan o no sus recomendaciones. El rgano de Contratacin somete el Informe de Evaluacin y su decisin correspondiente a la aprobacin de la Comisin Europea. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an copias de las ofertas, deben remitrsele estos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta por el rgano de Contratacin, debe escribir a este ltimo motivando su decisin. La Comisin Europea tambin puede sugerir al rgano de Contratacin cmo debe proceder y explicar en qu condiciones podra refrendar un contrato propuesto elaborado sobre la base del procedimiento de licitacin. Por el contrario, si la Comisin Europea aprueba la decisin propuesta, el rgano de Contratacin podr iniciar el procedimiento de adjudicacin del contrato (vase el apartado 4.3.11), o bien proceder a la anulacin de la licitacin, si as se propone. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST El rgano de Contratacin no precisa obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea sobre las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Se elaborar el Informe de Evaluacin. Acto seguido, el rgano de Contratacin adoptar una decisin. Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, debe completarse durante el perodo de validez de las ofertas. A este respecto, conviene tener presente el riesgo de que el adjudicatario no est ya en condiciones de confirmar su oferta si el proceso de evaluacin se prolonga en exceso. Sin prejuicio de la normativa del rgano de Contratacin relativa al acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitacin es confidencial desde el final de la sesin de apertura de plicas hasta la firma del contrato por ambas partes. Las decisiones del Comit son colectivas y sus deliberaciones se mantienen en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin y los eventuales observadores tienen la obligacin de respetar la confidencialidad. El Informe de Evaluacin es de uso oficial y no deber ser divulgado a los licitadores ni a otra parte externa a los servicios autorizados del rgano de Contratacin, la Comisin Europea y las autoridades supervisoras (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas).

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Los licitadores tienen derecho a recuperar sin demora su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula antes de la apertura de plicas, stas se devolvern a los licitadores cerradas y precintadas.

Vanse los apartados 2.9 y 2.4.12 (en caso de clusula suspensiva).
4.3.11.2.
Preparacin y firma del contrato
Vase el apartado 2.9. El contrato propuesto debe seguir las disposiciones del anexo C4.
4.3.11.3.
Vase la seccin 2.9.
4.4. Licitacin abierta local para contratos de importe igual o superior a 60.000 EUR e inferior a 150.000 EUR
En el caso de una licitacin de publicacin local, la publicacin del anuncio de informacin previa no es obligatoria y el anuncio de licitacin no se publica en el Diario Oficial de la Unin Europea sino exclusivamente en el pas del beneficiario. Por otra parte, la Comisin Europea publica en el sitio de internet de EuropeAid los datos de las licitaciones (referencia de publicacin, pas, rgano de Contratacin, etc.) con la direccin donde las empresas pueden obtener informacin complementaria. El anuncio de licitacin local se publicara al menos en el Diario oficial del pas beneficiario o en cualquier medio de comunicacin equivalente. La publicacin local es responsabilidad del beneficiario. Habida cuenta de que el coste de la publicacin del texto ntegro del anuncio de contrato en los medios de comunicacin nacionales puede ser prohibitivo, el modelo que figura en el anexo C3 recoge la informacin mnima que debe contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de contrato junto con el expediente de licitacin debe poder obtenerse en la direccin consignada en la publicacin, junto con el expediente de licitacin. Tambin ser posible la publicacin del expediente de licitacin y del anuncio de licitacin en el sitio web de EuropeAid e informar de este hecho en el Anuncio estndar para los procedimientos abiertos locales (anexo C3). El ordenador puede decidir utilizar el procedimiento simplificado de licitacin para el contrato de suministro as como cualquier procedimiento aplicable a contratos por un importe inferior (vase ms abajo). Las licitaciones abiertas de publicacin nacional deben garantizar la participacin de otros proveedores elegibles en las mismas condiciones que los proveedores locales. No est permitido establecer condiciones cuya finalidad sea restringir la participacin de otros proveedores que cumplan los requisitos de admisin (por ejemplo, la obligacin de registrarse en el pas beneficiario o de haber obtenido ya contratos locales). En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de contrato en la prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas es de 30 das. Las disposiciones aplicables a una licitacin internacional abierta descritas en el apartado 4.3 se aplican de manera anloga a las licitaciones abiertas nacionales. Si no se pueden identificar los licitadores potenciales en el caso de un procedimiento abierto local, un anuncio de rectificacin o corrigendum mencionando los cambios eventuales al anuncio de publicacin deber ser publicado. El plazo lmite para la presentacin de solicitudes deber ser prorrogada para permitir que los licitadores tomen en cuenta los cambios. Posibles aclaraciones
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durante la licitacin sern publicadas a nivel local y en el sitio web de EuropeAid, y la referencia para encontrar posibles aclaraciones ser mencionada en el Anuncio estndar para los procedimientos abiertos locales (anexo C3). El rgano de Contratacin puede exigir una garanta de licitacin.
4.5. Procedimiento negociado en rgimen competitivo aplicable a los contratos por un importe inferior a 60.000 EUR
El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de importe inferior a 60.000 mediante el procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin. El rgano de Contratacin elabora una lista de al menos tres proveedores. Los candidatos seleccionados reciben la carta de invitacin a licitar junto con el expediente de licitacin. El ordenador puede decidir utilizar el procedimiento simplificado de licitacin para el contrato de suministro. Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada, a ms tardar, en la fecha y hora sealadas. Debe concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de 30 das a partir de la fecha de envo de la carta de invitacin para presentar sus ofertas. Las ofertas son abiertas y evaluadas por un Comit de Evaluacin dotado de los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios y designado por el rgano de Contratacin. Si, tras consultar a los licitadores, el rgano de Contratacin recibe solamente una oferta vlida desde el punto de vista administrativo y tcnico, el contrato puede adjudicarse siempre que los criterios de adjudicacin se respeten. En caso de 2 fallos sucesivos del procedimiento negociado en rgimen competitivo, el contrato podr concluirse mediante procedimiento negociado y sujeto a la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. El resto del procedimiento (incluida la preparacin del expediente de licitacin, la evaluacin de las ofertas y la adjudicacin del contrato) se rige por las mismas normas que el procedimiento abierto internacional (ver secciones 4.3.2 y 4.3.11.2). El ordenador puede decidir utilizar el procedimiento simplificado de licitacin para el contrato de suministro. En este caso no se exige ninguna garanta de licitacin. El rgano de Contratacin puede adjudicar contratos de servicios de valor igual o inferior a 10.000 EUR sobre la base de una nica oferta.
4.6. Modificacin de los contratos de suministros

Para informacin general relativa a la modificacin de los contratos, vase la seccin 2.10. El rgano de Contratacin no puede, en ningn caso, incrementar el presupuesto del contrato inicial o autorizar o acordar la compra de material que no est previsto en la licitacin original y del contrato subsiguiente. La nica excepcin a esta norma la constituyen las entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial y destinadas, bien a la renovacin parcial de los suministros o de las instalaciones de uso corriente, bien a la ampliacin de los suministros o de las instalaciones existentes cuando un cambio de proveedor obligue al rgano de Contratacin a adquirir un material de caractersticas tcnicas diferentes que implique una incompatibilidad o dificultades tcnicas de utilizacin y de mantenimiento desproporcionadas. Los suministros adicionales se considerarn como un procedimiento negociado (vase el apartado 4.2.4.1 c). Se deber adoptar un apndice o firmar un nuevo contrato. De conformidad con el artculo 22 de las Condiciones Generales, el rgano de Contratacin tiene la facultad de expedir una orden administrativa a efectos de modificacin del contrato. El titular est obligado a llevar a cabo la modificacin ordenada.
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5.
Contratos de obras
5.1. Introduccin
Los contratos de obras tienen por objeto la ejecucin, o conjuntamente la concepcin y ejecucin de trabajos u obras, o una obra relacionada con alguna de las actividades mencionadas en el anexo I de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (Presupuesto general), o la realizacin, cualquiera que sea el medio utilizado, de una obra que responda a los criterios exigidos por un rgano de Contratacin determinado. Una obra es el resultado de un conjunto de trabajos de construccin o de ingeniera civil destinada a ejercer por s misma una funcin econmica o tcnica. Los contratos de obras los celebra, por regla general, el beneficiario con el que la Comisin ha concluido un Convenio de Financiacin (contratos descentralizados).
5.2. Procedimientos de contratacin pblica 5.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 5.000.000 EUR
5.2.1.1. Procedimiento abierto
Por regla general, el procedimiento que se ha de seguir para la adjudicacin de los contratos de obras es la licitacin abierta internacional tras la publicacin de un anuncio de contrato. Para ms detalles, vea el apartado 5.3.
5.2.1.2.
Procedimiento restringido
En casos excepcionales, habida cuenta de las particularidades de determinados proyectos, es posible un procedimiento de licitacin restringido (con el acuerdo previo de la Comisin Europea en caso de control descentralizado ex ante). Tambin en ese caso es preceptiva la publicacin del anuncio de licitacin para conseguir una participacin lo ms amplia posible. Para ms detalles, vea la seccin 5.4.
5.2.2. Contratos por un importe igual o superior a 300.000 EUR e inferior a 5.000.000 EUR
5.2.2.1. Licitacin local abierta
El procedimiento aplicable a la adjudicacin de contratos de obras es el de licitacin abierta publicada a escala local, en la que el anuncio de licitacin se publica exclusivamente en el pas beneficiario. La Comisin Europea publica en el sitio web de EuropeAid las referencias de estas licitaciones (referencia de publicacin, pas, rgano de Contratacin y tipo de contrato), con la direccin donde las empresas pueden obtener informacin complementaria. Para ms detalles, vea la seccin 5.5.
5.2.3. Contratos por un importe inferior a 300.000 EUR - procedimiento negociado en rgimen competitivo
Los contratos de obras de importe inferior a 300.000 EUR se adjudican mediante procedimiento negociado en rgimen competitivo. Se le remitir una invitacin para licitar a al menos tres candidatos. No es necesario publicar un anuncio de licitacin. Para ms detalles, vea la seccin 5.6. No obstante, el rgano de Contratacin podr adjudicar contratos de obras de cuanta igual o inferior a 10.000 EUR sobre la base de una sola oferta.
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RGIMEN CENTRALIZADO Para aplicar el procedimiento negociado se requiere la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El rgano de Contratacin debe obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea para aplicar el procedimiento negociado. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los contratos de obras pueden celebrarse por procedimiento negociado sobre la base de una sola oferta, previa aprobacin de la Comisin si esta ltima no es el rgano de Contratacin, en los casos siguientes: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de Contratacin aludidos y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos en rgimen competitivo (contemplados en las letras a), b) y c) del apartado 1 del artculo 91 del Reglamento Financiero). Se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a las que se refiere el apartado 2 del artculo 168 de las normas de desarrollo (vase el anexo A11 a17); b) En el caso de obras complementarias que aun no figurando en el primer contrato concluido sean necesarias, por circunstancias imprevistas, para la ejecucin de la obra principal, siempre que se adjudiquen al mismo contratista que ejecuta la obra principal, siempre y cuando: - las obras no puedan separarse ni tcnica ni econmicamente del contrato principal sin perjuicio grave para el beneficiario; - aunque las obras puedan separarse de la ejecucin del contrato inicial, sean estrictamente necesarias para la ejecucin de ste; Sin embargo, el importe acumulado de los contratos adjudicados para estas obras complementarias no rebasa el 50 % de la cuanta del contrato principal. Vase la seccin 5.7). c) Cuando una licitacin haya sido declarada desierta, debido a que ninguna oferta mereca ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente. En este caso, previa anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin podr entablar negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hubieran participado en la licitacin, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato y se respete el principio de igualdad de trato. Cuando el uso del negociado en rgimen competitivo ha fallado dos veces, es decir, cuando no se ha recibido ninguna oferta que sea vlida desde el punto de vista administrativo o tcnico, o cuando no se ha recibido ninguna oferta que merezca la pena ser considerada desde el punto de vista financiero o cualitativo. En este caso, una vez cancelado el procedimiento negociado
d)
17 Ayuda de emergencia es un caso adicional de procedimiento negociado especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionada en la letra a), en particular para las acciones que no reguladas por el nuevo artculo 19 c) del Anexo IV al Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin del articulo 72 y/o 73 del Acuerdo de Cotonou
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competitivo, el rgano de Contratacin puede negociar con uno o ms licitadores, segn sea su eleccin, que hayan participado en la anterior invitacin a licitar, a condicin de que las condiciones iniciales del contrato no se alteren de forma sustancial. e) Para los contratos declarados secretos, o cuya ejecucin deba acompaarse por especiales medidas de seguridad o cuando la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o el pas beneficiario as lo requiera.
El rgano de Contratacin debe preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el Anexo A10) en el que se describa el modo en que se han llevado las negociaciones y se motive la decisin de adjudicacin del contrato resultante de las mismas. Los procedimientos expuestos en el artculo 5.3.11.1-2 se aplican por analoga y el informe de negociacin debe incluirse en el expediente del contrato.
5.2.4.2.
Dilogo competitivo
El rgano de Contratacin puede utilizar el dilogo competitivo en caso de contratos particularmente complejos donde no puede definir de manera objetiva los medios tcnicos capaces de satisfacer las necesidades u objetivos o la estructura legal o financiera del proyecto y donde considera que un uso directo de un procedimiento de licitacin restringido no permitira que el contrato fuese adjudicado a la oferta con mejor relacin calidad-precio. Este procedimiento debera sin embargo utilizarse con cautela, teniendo en cuenta su naturaleza excepcional. El rgano de Contratacin deber publicar un anuncio de contratacin que exponga sus necesidades y requisitos. Abrir un dilogo con un mnimo de 3 candidatos que satisfagan los criterios de seleccin publicados. Todos los aspectos de la licitacin pueden ser discutidos durante el dilogo, sin embargo el dilogo se llevar a cabo con cada licitador de manera individual y sobre la base de sus soluciones e ideas propuestas. El rgano de Contratacin tiene que asegurar la igualdad de tratamiento de los licitadores as como la confidencialidad de las ofertas, lo que significa que la seleccin de manera aleatoria o cherry-picking no est permitida. Vase artculo 2.4.7 para mayor detalle. El contrato se le adjudicar a la oferta tcnicamente conforme que sea la ms ventajosa econmicamente, siendo este criterio el nico criterio de adjudicacin. Teniendo en cuenta que este es un procedimiento nuevo, se deberan utilizar los modelos tipo y modificarlos cuando sea necesario.
5.3. Licitacin internacional abierta (para los contratos de importe igual o superior a 5.000.000 EUR) 5.3.1. Publicidad de los contratos
Con objeto de garantizar una participacin lo ms amplia posible en las licitaciones y una transparencia adecuada, cada licitacin abierta debe ser objeto de la publicacin de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de licitacin.
5.3.1.1.
Los anuncios individuales de informacin previa deben indicar las caractersticas de los contratos correspondientes, y salvo en circunstancias excepcionales, deben publicarse por lo menos 30 das antes de la publicacin del anuncio de licitacin. Los anuncios de informacin previa deben indicar sucintamente el objeto y el contenido de los contratos correspondientes. Los anuncios de informacin previa se envan lo ms rpidamente posible tras la decisin por la que se autoriza el programa para los contratos de obras. (Vase modelo en el anexo D1). Dado que se trata nicamente de informacin previa, esta publicacin no compromete al rgano de Contratacin a
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financiar los contratos propuestos. Por lo tanto, los contratistas interesados no deben enviar ofertas en esta fase. Los anuncios de informacin previa se deben publicar en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST Los anuncios de informacin previa que se vayan a publicar deben enviarse en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, utilizando el modelo que figura en el anexo D1, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin. Los anuncios de informacin previa deben publicarse al menos 30 das antes de la fecha de publicacin del anuncio de licitacin correspondiente.
5.3.1.2.
Publicacin de los anuncios de licitacin
Para todos los contratos de obras de importe igual o superior a 5.000.000 EUR , adems de la publicacin de los anuncios de informacin previa, es preceptiva la publicacin de un anuncio de licitacin especfico en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio adecuado. Entre la publicacin del anuncio de informacin previa y el anuncio de licitacin debe transcurrir un plazo mnimo de 30 das. La Comisin (actuando en nombre del rgano de Contratacin) se hace cargo de la publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de licitacin se publica localmente, el rgano de Contratacin debe hacerse cargo directamente de la publicacin nacional. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST Los anuncios de licitacin deber enviarse en formato electrnico para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea, utilizando el modelo que figura en el anexo D2, al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista, con objeto de disponer de tiempo para la traduccin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, el expediente de licitacin definitivo (vase el apartado 5.3.2) debe presentarse a la Comisin Europea en ese momento, o previamente, con objeto de comprobar que el anuncio propuesto corresponde a los objetivos del contrato. En el anuncio de licitacin deben constar de forma clara, precisa y completa el rgano de Contratacin y el objeto del contrato. En el caso de que el anuncio de licitacin se publique tambin a escala local, debe ser idntico al publicado en el sitio web de EuropeAid y la publicacin debe ser simultnea. El rgano de Contratacin debe enviar el expediente de licitacin a los contratistas potenciales interesados. Normalmente, dado su volumen y su coste de reproduccin, los expedientes de licitacin de obras se distribuyen previo pago de un precio fijo. El expediente de licitacin se podr consultar tambin en los locales del rgano de Contratacin y de la Comisin Europea.

Es esencial redactar cuidadosamente los documentos de la licitacin no slo para garantizar la buena ejecucin del contrato, sino tambin para el correcto desarrollo del procedimiento de contratacin pblica. Tales documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los candidatos invitados a licitar puedan presentar sus ofertas: los trmites que deben seguirse, la documentacin requerida, los casos de no conformidad, los criterios de adjudicacin, etc. Se considera conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la
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preparacin de la licitacin en su fase inicial. Vase en el artculo 2.6 las directrices sobre la preparacin de las Especificaciones Tcnicas. Las Especificaciones Tcnicas deben permitir la igualdad de acceso de los candidatos y licitadores y no dar lugar a la creacin de obstculos injustificados a la apertura a la competencia de la contratacin pblica. En ellas se definen las caractersticas requeridas de un producto, un servicio o un material o estructura en funcin del uso al que los destine el rgano de Contratacin. Estas caractersticas incluyen: a) b) c) d) e) f) los niveles de calidad; los resultados medioambientales; cuando sea posible, la concepcin para todos los usos incluido el acceso a las personas con minusvalas; los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad; la propiedad de empleo; la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables a los suministros para la denominacin de venta y las instrucciones de uso y para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, las pruebas y los mtodos de prueba, el embalaje, el marcado y el etiquetado, as como los procedimientos y mtodos de produccin. los procedimientos relativos a la garanta de la calidad y las normas relativas al diseo y coste, las condiciones de prueba, inspeccin y aceptacin de las obras y mtodos o tcnicas de construccin y el resto de condiciones tcnicas que el rgano de Contratacin pueda imponer conforme a las normas generales o especficas en relacin con las obras finalizadas y los materiales o partes que stas conllevan.
g)
La elaboracin de estos documentos es responsabilidad del rgano de Contratacin. REGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE, DESCENTRALIZADO: EX POST Habida cuenta de la complejidad tcnica que encierran muchos contratos de obras, la preparacin del expediente de licitacin y, en particular, de las Especificaciones Tcnicas puede requerir la asistencia de uno o ms especialistas externos. Cada uno de ellos debe firmar una Declaracin de Objetividad y Confidencialidad (vase el anexo A3). Como sucede con los Trminos de Referencia en el caso de los contratos de servicios, es esencial conceder una atencin especial a la preparacin de las Especificaciones Tcnicas correspondientes a las obras objeto del concurso. Las Especificaciones Tcnicas son determinantes para el xito del concurso y la buena ejecucin del contrato de obras y del proyecto. Las Especificaciones Tcnicas reflejan, cuando proceda lote a lote, la naturaleza exacta y las prestaciones de las obras. Cuando sea pertinente, tambin establecern las condiciones de entrega y de instalacin, as como las actividades conexas de formacin y de servicio posventa. Es esencial que las prestaciones correspondan al objetivo previsto en el contrato. En el caso de que sea necesario concertar una reunin para aclarar los requisitos tcnicos en el lugar donde est prevista la realizacin de la obra, dicha circunstancia deber indicarse en las Instrucciones a los licitadores, junto con los detalles del procedimiento. La finalidad de las Especificaciones Tcnicas es definir con precisin las obras objeto del contrato. Los requisitos mnimos de calidad definidos en las Especificaciones Tcnicas permitirn al Comit de Evaluacin determinar cules son las ofertas admisibles desde un punto de vista tcnico. A menos que el objeto del contrato lo justifique, estn prohibidas las Especificaciones Tcnicas que mencionen o describan productos de una marca u origen determinados y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar determinados productos. No obstante, cuando los productos no puedan
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describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su nombre comercial, siempre que este vaya seguido obligatoriamente por la mencin o equivalentes. REGIMEN CENTRALIZADO Los servicios competentes de la Comisin Europea deben aprobar el expediente de licitacin. La prctica habitual es consultar sobre el expediente de licitacin al pas beneficiario y, si procede, al resto de las partes participantes, y obtener su aprobacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Antes de su publicacin, el rgano de Contratacin debe remitir el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa la aprobacin previa del expediente de licitacin por la Comisin Europea. El expediente de licitacin debe contener los siguientes documentos: CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN Volumen 1: Instrucciones para los licitadores y formato de presentacin de la oferta Volumen 2: Modelo de contrato y condiciones Volumen 3: Especificaciones Tcnicas Volumen 4: Modelo de desglose del precio Volumen 5: Documentacin del proyecto y planos Vase anexo D4 para modelo tipo. En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta es firme y no revisable. Una clusula de revisin de precios podra estar justificada. Los contratos de obras estn generalmente sujetos a la revisin de precios. En ese caso, se recomienda la inclusin de una frmula para la revisin de precios que siga los modelos establecidos en las Condiciones Particulares.. A fin de adoptar una decisin a tal respecto, el rgano de Contratacin tendr en especial consideracin: a) b) c) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; sus intereses financieros.
Se exigir una garanta como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 150.000 EUR. Sin embargo, el ordenador responsable del contrato, de acuerdo con su anlisis de riesgo, puede renunciar a pedir dicha garanta si el contratista es un organismo pblico. Esta garanta se liberar cuando los pagos de prefinanciacin sean deducidos de pagos a cuenta o pagos de saldos efectuados al contratista en conformidad con los trminos del contrato.
5.3.3. Criterios de seleccin y de adjudicacin

Los criterios de seleccin se basan en la capacidad del licitador de ejecutar contratos similares, principalmente por referencia a obras realizadas en los ltimos aos. El procedimiento de seleccin consiste en: 1. 2. eliminar a los candidatos no elegibles (vase el apartado 2.3.1) y a los que se encuentren en una de las situaciones de exclusin previstas en los apartados 2.3.3 y 2.3.5; comprobar que la situacin financiera de los candidatos es slida y saneada (capacidad financiera y econmica) solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen
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de negocios de los tres ltimos aos si se requiere de manera especfica en el expediente de licitacin (vase el apartado 2.4.11.1.3); 3. comprobar la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, examinando, por ejemplo, su tabla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, as como los principales servicios prestados en el mbito de la accin considerada durante los ltimos aos (vase el apartado 2.4.11.1.4).
Los criterios de seleccin que se incluyen en los documentos anejos a la presente gua se presentan como ejemplo y deben adaptarse en funcin de la naturaleza, el importe y la complejidad del contrato. Si, por alguna razn excepcional que el rgano de Contratacin estima justificada, el licitador o candidato no est capacitado para aportar las referencias solicitadas por el rgano de Contratacin, este podr demostrar su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio considerado apropiado por parte del rgano de Contratacin. Si las obras son complejas o, a ttulo excepcional, deben responder a un fin particular, la capacidad tcnica y profesional puede justificarse mediante un control llevado a cabo por el rgano de Contratacin, o por un organismo oficial competente que acte en su nombre, y que sea originario del pas en el que el licitador est establecido, previo acuerdo de dicho organismo; ese control se efectuar sobre la capacidad tcnica y de produccin del licitador y, en su caso, sobre los medios de estudio e investigacin de los que disponen as como sobre las medidas que toman para controlar la calidad. Estos criterios deben ser precisos y no discriminatorios y no deben alterar de forma perjudicial el juego de la competencia. Todos los criterios establecidos en el expediente de licitacin deben ser aplicados con arreglo a lo dispuesto y en ningn caso podrn ser modificados en el transcurso del procedimiento. La evaluacin tcnica se llevar a cabo sobre la base de la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin, que no podr ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la gran diversidad de obras y de su naturaleza tcnica, dicha tabla se preparar para cada licitacin individual, de forma que permita determinar con claridad (con un S o un NO) la conformidad de la oferta con las Especificaciones Tcnicas contenidas en el expediente de licitacin. El criterio de adjudicacin aplicado a las ofertas tcnicamente conformes es el precio o, en casos excepcionales y previa derogacin por parte de los servicios competentes de la Comisin Europea, la oferta econmicamente ms ventajosa.
5.3.4.
Informacin complementaria en el curso del procedimiento
El expediente de licitacin debe ser lo suficientemente claro como para evitar en la medida de lo posible que los licitadores tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento de licitacin. Si el rgano de Contratacin, por iniciativa propia o a instancia de un licitador, proporciona informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, debe hacerlo por escrito y simultneamente a todos los dems licitadores. Los licitadores pueden presentar sus preguntas por escrito como muy tarde 21 das antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de Contratacin debe responder a las preguntas de todos los licitadores (enviando una copia a la Comisin Europea, en caso de gestin descentralizada ex ante) al menos 11 das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Las preguntas y respuestas se publicaran en el sitio web de EuropeAid. Si en el marco de una licitacin abierta resultara imposible la identificacin de licitadores potenciales, se debe publicar un anuncio en el que figuren los cambios introducidos en el expediente de licitacin, tal como se dispone en el artculo 5.3.1, teniendo en cuenta que los anuncios internacionales deben ser remitidos a la Comisin Europea a efectos de su publicacin al menos 15 das antes de la fecha de publicacin prevista. El corrigendum deber ser tambin publicado en el sitio web de EuropeAid.
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Puede concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los licitadores puedan tener en cuenta tales modificaciones. En el caso de que el componente tcnico de la licitacin sea particularmente complejo, el rgano de Contratacin puede concertar una reunin de aclaracin o una visita sobre el terreno. Dicha reunin debe figurar anunciada en el expediente de licitacin y debe celebrarse al menos 21 das antes de la fecha de expiracin del plazo. Todos los costes relacionados con dicha reunin o visita corren a cargo de los licitadores. Se permitirn visitas individuales de las empresas durante el procedimiento de la licitacin mediante autorizacin previa de la parte del rgano de Contratacin, asegurando transparencia e igualdad de trato.
5.3.5. Plazo de presentacin de las ofertas

Las ofertas deben llegar al rgano de Contratacin a la direccin indicada en el expediente de licitacin, y, a ms tardar, en la fecha y hora indicadas en el mismo. Slo un plazo razonable de presentacin de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. El plazo lmite para la presentacin de las ofertas debe fijarse en un da laborable en el pas beneficiario y combinarse con la sesin de apertura de plicas. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas es de 90 das. No obstante, en casos excepcionales y con la autorizacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea, puede fijarse un plazo ms corto. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se requiere una autorizacin previa de la Comisin Europea en caso de plazo ms corto.


Las ofertas tcnicas y financieras deben situarse en un solo sobre precintado dentro de un sobre exterior. La oferta deber ser presentada de acuerdo con las Instrucciones para licitadores.
5.3.8. Comit de evaluacin

En relacin con la composicin, imparcialidad y confidencialidad, las responsabilidades y el calendario durante toda la evaluacin, vase la seccin 2.8. RGIMEN CENTRALIZADO La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto debe ser un representante del pas beneficiario.

El rgano de Contratacin debe registrar las ofertas tan pronto las reciba y expedir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores que contienen las ofertas
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deben numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).
5.3.9.2.
Reunin preparatoria
La primera reunin del Comit de Evaluacin debe celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas. El expediente de licitacin debe haber sido distribuido con anterioridad a los miembros del Comit de Evaluacin. El Presidente presenta, en trminos generales, el objeto de la licitacin, los procedimientos que deber seguir el Comit incluyendo la tabla de evaluacin y los criterios de seleccin y de adjudicacin detallados en el expediente de licitacin.
5.3.9.3.
La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar si las ofertas estn completas, si se aporta la preceptiva garanta de licitacin, si la documentacin ha sido debidamente firmada y si, en trminos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido. La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El Comit de Evaluacin abre las ofertas en sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque es publica, la participacin a la sesin de apertura de plicas se limita a los representantes de las compaas que van a licitar para el contrato. Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo D5 donde se describen en detalle los trmites que debe realizar el Presidente asistido por el Secretario. RGIMEN CENTRALIZADO: El Comit de Evaluacin designado por los servicios competentes de la Comisin Europea lleva a cabo la sesin de apertura de plicas. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE La Comisin Europea debe ser informada de la sesin de apertura de plicas. Podr estar representada en calidad de observadora en la apertura de plicas y recibir copia de cada una de las ofertas. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST No se precisa informar a la Comisin Europea de la celebracin de la sesin de apertura de plicas. La Comisin Europea no participa en ella. El Presidente debe verificar (sobre la base de las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados) que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores. Vase el apartado 2.8.2. El Comit debe decidir si las ofertas cumplen totalmente los requisitos formales. Para dejar constancia de la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales, se debe emplear la declaracin de conformidad incluida en el Informe de Apertura de Plicas (vase el anexo D6) que deber estar disponible para los licitadores que lo soliciten. Se pueden devolver las garantas correspondientes a los licitadores no considerados que lo soliciten. Ello implica que las ofertas que llegan despus de la fecha lmite de entrega debern ser igualmente abiertas (despus de la sesin de apertura de plicas) para que las garantas puedan ser devueltas.
5.3.9.4.
Evaluacin de las ofertas
El Comit de Evaluacin debe usar preceptivamente la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin. En el proceso de evaluacin tcnica, el Comit de Evaluacin analiza los aspectos comerciales de las ofertas y, cuando proceda, el componente de formacin de las mismas para determinar si cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin. Los resultados se consignan en
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una tabla diseada para responder en trminos afirmativos o negativos en relacin con todos los elementos especificados en el expediente de licitacin. No se debe utilizar ningn mtodo basado en la atribucin de una puntuacin. Si la oferta se reparte en lotes, la evaluacin tcnica debe efectuarse lote a lote. Con el acuerdo de los dems miembros del Comit, el Presidente puede dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, concedindoles la posibilidad de responder en un plazo lmite razonable que ser fijado por el Comit. Primera parte: Conformidad administrativa Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el rgano de Contratacin comprueba su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir la tabla de conformidad administrativa). Una oferta es conforme cuando respeta todas las condiciones, disposiciones y especificaciones contenidas en el expediente de licitacin, sin desviaciones ni restricciones importantes. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos del rgano de Contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato, o las que falsean la competencia en relacin con los licitadores que hayan presentado ofertas conformes. Se examina la conformidad administrativa con el expediente de licitacin de cada oferta con arreglo a la tabla publicada de conformidad administrativa. Se debe dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas en el Informe de Evaluacin (vase el anexo D7). Segunda parte: Conformidad tcnica de las ofertas La evaluacin pormenorizada de las ofertas se efecta despus de haber verificado su conformidad administrativa. Los criterios aplicables a tal efecto son los que figuran publicados en el expediente de licitacin y, en consecuencia, debe utilizarse la tabla de evaluacin en l incluida. Ni el Comit ni los evaluadores podrn modificar la tabla de evaluacin tcnica incluida en el expediente de licitacin enviado a los licitadores. La finalidad de esta evaluacin es determinar si las ofertas admitidas a la licitacin renen los requisitos tcnicos y cumplen los criterios de seleccin establecidos. Norma aplicable al origen: Todas las ofertas deben cumplir la norma en virtud de la cual los suministros objeto del contrato y los materiales utilizados para la construccin deben cumplir con los requisitos mencionados en el artculo 2.3.1. Deben desestimarse aquellas ofertas que incumplan manifiestamente la norma aplicable al origen. La norma aplicable al origen no se aplica al equipo del contratista que utilizara durante la construccin. Nacionalidad de los subcontratistas: el Comit de Evaluacin debe verificar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas identificados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el apartado 2.3.1. Una vez evaluadas las ofertas, el Comit de Evaluacin decide sobre la conformidad de cada oferta individual desde el punto de vista tcnico, clasificndolas en ofertas tcnicamente conformes y ofertas que no son tcnicamente conformes.
5.3.9.5.
Una vez concluida la evaluacin tcnica, el Comit de Evaluacin comprueba que las ofertas financieras no contengan errores aritmticos. Los eventuales errores se corrigen sin penalizacin para el licitador. En el caso de que la oferta est dividida en varios lotes, los precios se compararn para cada lote individual. La evaluacin financiera debe identificar la oferta tcnicamente conforme con el precio ms bajo presentada para cada lote, tomando en cuenta todo descuento propuesto.
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Para una muestra aplicacin de descuentos, vase el apartado 4.3.9.5.
5.3.9.6.
Eleccin del adjudicatario
El adjudicatario ser el licitador que haya presentado la oferta econmicamente ms ventajosa, es decir, la oferta menos onerosa de entre aquellas que hayan sido clasificadas como tcnicamente conformes, siempre que el importe de la oferta sea inferior o igual al presupuesto disponible para el contrato. Si la oferta seleccionada sobrepasa el presupuesto mximo disponible para el contrato se aplicar lo dispuesto en la letra c) del artculo 5.2.4.1. En los casos de ofertas anormalmente bajas, el Comit solicitar las precisiones oportunas sobre la composicin de la oferta. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el rgano de Contratacin, antes de rechazarlas meramente por esta razn, solicitar por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composicin de la oferta, que comprobar a continuacin en funcin de las distintas razones aducidas despus de haber escuchado a las partes. El rgano de Contratacin podr tener en cuenta particularmente motivos que atiendan: a) b) c) a la economa del mtodo de fabricacin, de la prestacin de servicios o del mtodo de construccin; a las soluciones tcnicas adoptadas o a las condiciones excepcionalmente favorables a disposicin del licitador; a la originalidad de la oferta del licitador.
La justificacin de la aceptacin o de la exclusin de una oferta de importe anormalmente bajo debe quedar reflejada en el Informe de Evaluacin. FED Si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia: al licitador de un Estado ACP, o en su defecto, al licitador: - que permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP, o - que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP, o - que consista en un consorcio de personas fsicas, empresas y sociedades de Estados ACP y de la Unin Europea.
5.3.9.7.
Conclusin del Comit de Evaluacin
Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las siguientes recomendaciones: o Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta: - que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; - cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto disponible para el proyecto; - que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin, y - que, cumpliendo todos los requisitos mencionados, sea la oferta menos cara. o Anular la licitacin en casos excepcionales, tales como: - que ninguna de las ofertas satisfaga los criterios de seleccin o adjudicacin establecidos para la licitacin;
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- que todas las ofertas recibidas sobrepasen el presupuesto mximo disponible para el contrato. RGIMEN CENTRALIZADO El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo en el anexo D7) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin se remite a los servicios competentes de la Comisin Europea, que deciden si aceptan o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo en el anexo D7) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El Informe de Evaluacin se remite a los servicios competentes del rgano de Contratacin, que deciden si aceptan o no las recomendaciones del Comit. El rgano de Contratacin somete el Informe de Evaluacin y su decisin a la aprobacin de la Comisin Europea. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an copias de las ofertas, deben remitrsele estos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta por el rgano de Contratacin, debe escribir a este ltimo motivando su decisin. La Comisin Europea tambin puede sugerir cmo debe proceder el rgano de Contratacin y explicar en qu condiciones podra refrendar un contrato propuesto sobre la base del procedimiento de licitacin. Si la Comisin Europea aprueba la decisin del Comit de Evaluacin, el rgano de Contratacin podr iniciar el procedimiento de adjudicacin del contrato (vase el apartado 5.3.11), o bien proceder a la anulacin de la licitacin, si as se propone. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST El rgano de Contratacin no precisa obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea si acepta las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, debe completarse durante el perodo de validez de las ofertas. A este respecto, conviene tener presente el riesgo de que el adjudicatario no est ya en condiciones de confirmar su oferta si el procedimiento de evaluacin se prolonga en exceso. Todo el procedimiento de licitacin es confidencial desde el final de la sesin de apertura hasta la firma del contrato por ambas partes, salvo que se especifique lo contrario en la poltica de acceso de los documentos del rgano de Contratacin. Las decisiones del Comit de Evaluacin son colectivas y sus deliberaciones se mantienen en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin tienen la obligacin de respetar la confidencialidad. En particular, el Informe de Evaluacin es de uso exclusivamente interno y no puede ser divulgado a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de Contratacin, de la Comisin Europea o las autoridades de control (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas Europeo).

Vase el apartado 2.4.13. Los licitadores tendrn derecho a la liberacin inmediata de su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula antes de que se haya abierto ninguna plica, se devolvern a los licitadores las plicas cerradas y precintadas.
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Vanse los apartado 2.9 y 2.4.12 (en caso de clusula suspensiva).
5.3.11.2.
Firma del contrato
Vase la seccin 2.9. El modelo de contrato debe seguir las pautas del anexo D4.
5.3.11.3.
Vase la seccin 2.9.
5.4. Procedimiento restringido para contratos de importe igual o superior a 5.000.000 EUR
REGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE En casos excepcionales debidamente justificados por las caractersticas particulares de determinados proyectos, puede utilizarse el procedimiento de licitacin restringida. Los servicios competentes de la Comisin Europea deben dar su aprobacin previa para el recurso a este mtodo y proporcionarn asistencia tcnica al rgano de Contratacin caso por caso. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST En el caso de que el rgano de Contratacin prevea utilizar este mtodo, debe hace constar su justificacin en el Informe de Evaluacin y comunicarlo a la Comisin Europea. Es preceptiva la publicacin del anuncio de licitacin en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. El procedimiento de licitacin restringida comienza con una fase de preseleccin que debe concebirse especficamente para cada proyecto. Sobre la base del resultado de esta fase de preseleccin, el rgano de Contratacin (tras obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea en el caso del rgimen descentralizado ex ante) elabora una lista de las empresas a las que se invitar a licitar. El rgano de Contratacin enva la invitacin a licitar, junto con el expediente de licitacin, nicamente a los candidatos seleccionados en la lista restringida. En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha del envo de la carta de invitacin a licitar y la fecha lmite de recepcin de las ofertas es de 60 das. Las medidas aplicables en el marco del procedimiento abierto, expuestas en los artculos 5.3.2 a 5.3.11.3, se aplican por analoga en el procedimiento restringido para los contratos de obras.
5.5. Licitacin abierta de publicacin local (para contratos de importe igual o superior a 300.000 EUR e inferior a 5.000.000 EUR)
En este caso, el anuncio de licitacin no se publica en el Diario Oficial de la Unin Europea sino nicamente en el pas beneficiario. La Comisin Europea publica en el sitio web de EuropeAid datos de estas licitaciones (nmero de expediente, pas, rgano de Contratacin, etc.), con la direccin donde las empresas pueden obtener informacin complementaria. El anuncio de licitacin para una licitacin local debe ser publicado como mnimo en el Diario Oficial del pas beneficiario o cualquier otro medio de comunicacin apropiado. La publicacin local es responsabilidad del beneficiario.
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Habida cuenta de que el coste de la publicacin del texto ntegro del anuncio de licitacin en los medios de comunicacin nacionales puede ser prohibitivo, en el modelo del anexo D3 se indica la informacin mnima que debe contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de licitacin junto con el expediente de licitacin debe poder obtenerse en la direccin consignada en el anuncio publicado. Las licitaciones de publicacin nacional deben garantizar la participacin de otros proveedores elegibles en las mismas condiciones que los proveedores locales. No est permitido establecer condiciones cuya finalidad sea restringir la participacin de otros proveedores que cumplan los requisitos de admisin (por ejemplo, imponer a las empresas la obligacin de estar legalmente establecidas en el pas beneficiario o de haber sido adjudicatarias de contratos anteriormente en dicho pas). En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin en la prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas es de 60 das. Si en el marco de una licitacin abierta resultara imposible la identificacin de licitadores potenciales, se debe publicar un anuncio en el que figuren los cambios introducidos en el expediente de licitacin. El plazo lmite para la presentacin de solicitudes deber ser prorrogada para permitir que los licitadores tomen en cuenta los cambios. Posibles aclaraciones durante la licitacin sern publicadas a nivel local y en el sitio web de EuropeAid, y la referencia para encontrar posibles aclaraciones ser mencionada en el Anuncio estndar para los procedimientos abiertos locales (anexo D3). Las medidas aplicables a un procedimiento internacional abierto, descritas en el artculo 5.3, se aplican de manera anloga al procedimiento abierto de publicacin nacional. La principal diferencia es que el nmero mnimo de miembros con derecho a voto en el Comit de Evaluacin es de tres. El rgano de Contratacin puede exigir una garanta de licitacin. Corresponde al rgano de Contratacin preparar el anuncio de adjudicacin del contrato de obras utilizando el modelo que figura en el anexo D10 y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea a efectos de su publicacin en un plazo de 24 horas a partir de la recepcin del contrato firmado por el adjudicatario. FED En el caso de contratos de obras de un valor inferior a 5.000.000 EUR, los licitadores de los Estados ACP, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal de direccin sea originario de uno o varios de los Estados ACP, se beneficiarn de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica, tcnica y administrativa equivalente.
5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

En el caso de contratos por un importe inferior a 300.000 EUR, el rgano de Contratacin puede realizar la adjudicacin del contrato por procedimiento negociado en rgimen competitivo sin publicacin. El rgano de Contratacin elabora una lista de al menos tres contratistas. Los contratistas seleccionados reciben la carta de invitacin para la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin. El rgano de Contratacin debe recibir las ofertas en la direccin y, a ms tardar, en la fecha y hora sealadas en dicha invitacin. Debe concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de 30 das a partir de la fecha de envo de la carta de invitacin para presentar sus ofertas. Las ofertas son abiertas y evaluadas por un Comit de Evaluacin dotado de los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios y designado por el rgano de Contratacin. Si, tras consultar a los licitadores, el rgano de Contratacin recibe solamente una oferta vlida desde el punto de vista administrativo y tcnico, el contrato puede adjudicarse siempre que los criterios de adjudicacin se respeten.
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En caso de 2 fallos sucesivos del procedimiento negociado en rgimen competitivo, el contrato podr concluirse mediante procedimiento negociado y sujeto a la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. El resto del procedimiento (incluida la preparacin del expediente de licitacin, la evaluacin de las ofertas y la adjudicacin del contrato) se rige por las mismas normas que el procedimiento abierto internacional (vase los apartados 5.3.2 y 5.3.11.2). En este caso no se exige ninguna garanta de licitacin. El rgano de Contratacin podr adjudicar contratos de obras de cuanta igual o inferior a 10.000 EUR sobre la base de una sola oferta.
5.7. Modificacin de los contratos de obras

Para informacin general relativa a la modificacin de los contratos, vase la seccin 2.10. No procede la modificacin del contrato: En la gran mayora de los casos, el contrato de obras establece que stas se remuneran por medicin: En tales contratos, las cantidades indicadas en los estados de mediciones son estimaciones, como lo es el precio inicial del contrato derivado de estas cantidades estimadas. Siempre que se presente una solicitud de pago, el Supervisor mide, en relacin con las respectivas unidades, las cantidades reales de obra ejecutada y certifica, mediante la aplicacin de las tarifas por unidad, la cantidad debida. Los aumentos en relacin con el precio inicial del contrato, que resultan exclusivamente del hecho de que la cantidad real medida supere el estado de mediciones o la lista de precios, no representan un cambio en el contrato y no requieren ni una orden administrativa de modificacin ni un apndice al contrato. Igualmente, ese mismo efecto puede producirse por la aplicacin de la clusula de revisin de precios del contrato. Del mismo modo, no se requerir modificacin alguna del contrato para permitir el aumento en relacin con el precio inicial del contrato en respuesta a ese efecto, ya que la frmula de revisin de precios ya fue acordada por las partes contratantes en el contrato inicial. En ningn caso podr utilizarse un apndice o una orden administrativa para obtener obras complementarias que no sean necesarias para la finalizacin del contrato inicial. Orden administrativa: En un contrato de obras, el Supervisor tendr la facultad de emitir una orden administrativa para modificar cualquier parte de la obra que resulte necesaria para la buena finalizacin y/o el buen desarrollo de la misma. Estas variaciones podrn consistir en aadidos, supresiones, sustituciones, cambios de calidad, cantidad, forma, carcter, tipo, posicin, dimensin, nivel o alineamiento, y en cambios en la secuencia, el mtodo o el calendario de ejecucin de la obra. Vase el artculo 37 de las Condiciones Generales. El contratista est obligado a llevar a cabo la modificacin ordenada. El contratista no podr retrasar las obras ordenadas si estuviera pendiente una decisin sobre una posible solicitud de extensin del periodo de ejecucin o de pago adicional. Apndice: Las modificaciones de un contrato que no estn cubiertas por una orden administrativa debern formalizarse a travs de un apndice. A tal respecto, en el caso de obras complementarias que aun no figurando en el primer contrato concluido sean necesarias, por circunstancias imprevistas, para la ejecucin de la obra principal, podr adoptarse un apndice con arreglo a las condiciones establecidas en el apartado 5.2.4.1 b). Es necesario ejecutar las modificaciones mediante un apndice al contrato cuando dicha variacin produzca un aumento o una reduccin del valor total de las obras en ms de un 15% del porcentaje del precio inicial del contrato.
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REGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Si se solicita financiacin de la UE adicional, deber ser refrendado por la Delegacin de la UE antes de que el rgano de Contratacin adopte compromiso alguno. El periodo total de ejecucin de un contrato de obras incluye el plazo de ejecucin operativa de las obras y el periodo de garanta entre la recepcin provisional y definitiva. Durante el periodo de ejecucin del contrato, su plazo de ejecucin puede extenderse mediante orden administrativa o apndice al contrato, incluso despus de que el plazo de ejecucin operativa especificado en el contrato haya expirado. El contratista compromete a finalizar las obras y el rgano de Contratacin se compromete a pagar las obras certificadas. Estos compromisos y el contrato siguen teniendo validez incluso si el contratista no finaliza las obras en el periodo o periodos establecidos al respecto en el contrato, siendo la consecuencia que la indemnizacin liquidada por retrasos pueda descontarse de las cantidades debidas.
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6.
Subvenciones
6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvenciones 6.1.1. Definicin

Una subvencin es un pago directo, por medio de una donacin, proveniente de los fondos de la Unin Europea o del FED, para financiar: - una accin destinada a promover la realizacin de un objetivo de alguna de las polticas de la Unin Europea, - o el funcionamiento de un organismo que persiga un objetivo de inters general europeo o un objetivo de alguna de las polticas de la Unin Europea. En otras palabras, es un pago de naturaleza no comercial por la Administracin Contratante a un beneficiario especifico para llevar a cabo una accin destinada a promover la realizacin de un objetivo de alguna de las polticas de la Unin Europea o un objetivo del Acuerdo de Asociacin ACP/CE o la Decisin de Asociacin Ultramar o de un programa o proyecto adoptado de conformidad con este acuerdo o decisin. Se entiende por organismos que persiguen un objetivo de inters general europeo los organismos europeos con fines educativos, formativos, informativos, de innovacin o de investigacin y de estudio de las polticas europeas, los organismos que desarrollan actividades para el desarrollo de de los derechos del hombre o del ciudadano, as como los organismos europeos de normalizacin, bien las redes europeas representativas de organismos sin nimo de lucro que operen en los Estados miembros o en terceros pases candidatos, que promuevan principios y polticas inscritos en los objetivos de los Tratados. El organismo que firma un contrato de subvencin se denomina beneficiario de la subvencin, concepto que no se debe confundir con el de beneficiario final de la accin18 ni con el grupo destinatario19. Se debe hacer una diferencia entre las subvenciones y otros tipos de compromisos jurdicos efectuados en el marco de las acciones exteriores, y entre las normas aplicables. Varias caractersticas permiten distinguir una subvencin de un contrato: Una subvencin est destinada a una accin propuesta a la Administracin Contratante por un beneficiario potencial (un solicitante) e incluida en el mbito normal de actividades de este ltimo. En cambio, en el caso de un contrato, es la Administracin Contratante quien elabora los Trminos de Referencia del proyecto que quiere hacer ejecutar. Si el objeto de un contrato versa principalmente o en gran medida sobre las funciones administrativas de la Administracin Contratante, la operacin debe considerarse incluida en el mbito de aplicacin de la normativa sobre contratacin pblica, ms que en el de la normativa sobre subvenciones. El beneficiario de la subvencin es responsable de la ejecucin de la accin y conserva la propiedad de sus resultados. En cambio, en el caso de los contratos, es la Administracin
18 Beneficiarios finales son los que se benefician de un proyecto a largo plazo a nivel de la sociedad o del sector
en sentido amplio.
19 Grupos destinatario son los grupos/ entidades que se vern afectados de manera positiva por el proyecto a nivel
del Objetivo del Proyecto.
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Contratante quien dispone de la propiedad de los resultados del proyecto y controla de cerca su ejecucin. Por regla general, la subvencin es objeto de una cofinanciacin por parte del beneficiario, salvo en los casos en que sea indispensable una financiacin de la UE o de los fondos FED ntegra para la realizacin de la accin (vase el articulo 6.2.9). En cambio, en el caso de los contratos, el contratista no suele contribuir financieramente al proyecto. Slo se puede conceder una subvencin a un proyecto cuyo objetivo inmediato no sea comercial. La subvencin no debe en ningn caso generar beneficios (es decir, debe limitarse a la cuanta necesaria para equilibrar los ingresos y los gastos del proyecto, vase el articulo 6.2.10), a excepcin de las acciones de refuerzo de la capacidad financiera de un beneficiario o la generacin de ingresos en el marco de las acciones exteriores. Los beneficiarios de la subvencin son, por regla general, sin nimo de lucro. El hecho de que se trate de un organismo sin nimo de lucro no es suficiente para indicar que el contrato que se vaya a celebrar con l sea una subvencin, ya que este tipo de organismos puede ser adjudicatario de contratos. Es necesario que el proyecto en s mismo sea de naturaleza no comercial. La subvencin adopta la forma de de un reembolso de una proporcin determinada mediante un porcentaje y un importe mximo de costes elegibles de la accin realmente incurridos por el beneficiario. Si se decide emplear otra forma de subvencin (cantidades fijas nicas, por un valor unitario no superior a 25 000 EUR por categora(s) de costes elegibles, o) una financiacin a tanto alzado), su uso y la cantidad mxima de esta forma de financiacin debe autorizarse, por subvencin o tipo de subvencin, por medio de una decisin de la Comisin Europea (por ejemplo, en la decisin de financiacin). El uso de cantidades fijas nicas, de financiacin a tanto alzado o de una combinacin de las formas anteriormente mencionadas requiere la modificacin del modelo de contrato de subvencin, para lo cual es necesario solicitar una derogacin. Por otro lado, la cuanta de un contrato es un precio determinado por las reglas sobre licitacin competitivas. Asimismo, se consideran subvenciones los beneficios derivados de la bonificacin de intereses y las inversiones de capital, con excepcin de las que benefician a instituciones financieras internacionales como el Banco Europeo de Reconstruccin y Desarrollo (BERD),u organismos de la UE especializados como el Fondo Europeo de Inversiones. Los ejemplos siguientes no se consideraran subvenciones en esta Gua Prctica: - Los contratos en rgimen de gestin administrativa; - Los prestamos, los instrumentos de riesgo de la UE o aportaciones financieras a dichos instrumentos, aportaciones, bonificaciones de tipos de inters y cualquier otra operacin financiera gestionada por el Banco Europeo de Inversiones; - La ayuda presupuestaria directa o indirecta, o para aliviar la deuda o exportar beneficios en caso de fluctuaciones a corto plazo; - Los abonos efectuados a los organismos a los que se les ha delegado tareas ejecutivas conforme a los artculos 53 c, 53 d y 54(2) del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto general y al artculo 25(3) del Reglamento Financiero del Dcimo FED, as como a los abonos efectuados a organismos establecidos por la autoridad legislativa en virtud de su acto de base constitutivo. Los Convenios de Financiacin celebrados con los Estados beneficiarios no son subvenciones. Cuando una operacin d lugar a la celebracin de un acuerdo con el Estado beneficiario (o con un ministerio u otro organismo de la administracin central de dicho Estado), el acuerdo debe adoptar la forma de un Convenio de Financiacin y no de un contrato de subvencin.
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Las subvenciones otorgadas en el marco de Convenios de Financiacin o acuerdos relacionados, contratos en rgimen de gestin administrativa y otros acuerdos con los organismos a los que se refieren los artculos 54, 55 y 185 del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto general y los artculos 25 - 28 del Reglamento Financiero del Dcimo FED, se atendrn a las normas que se exponen en la Seccin 6 de esta Gua Prctica. Slo se puede firmar un contrato de subvencin cuando la accin de que se trate est definida como subvencin, en funcin de los criterios anteriormente expuestos. Toda accin que pueda ser subvencionada debe estar claramente identificada. Queda prohibido dividir una accin con la intencin de sustraerla a las normas definidas en la presente Gua Prctica.
6.2. Visin general

Normas estrictas rigen la forma en que se conceden las subvenciones. La concesin de subvenciones est sujeta a los principios de programacin, transparencia e igualdad de trato. Las subvenciones no pueden ser acumulativas ni concederse con efecto retroactivo y debern conllevar cofinanciacin. No podr superarse el importe elegible para financiacin, tal como se especifica en el contrato de subvencin. La subvencin no podr tener como objetivo o efecto generar lucro al beneficiario a excepcin de las acciones que tienen por objetivo reforzar la capacidad financiera de un beneficiario o la generacin de ingresos en el marco de acciones exteriores. Las subvenciones debern concederse por una decisin de la Comisin notificada al solicitante seleccionado o mediante acuerdo escrito (modelo de contrato de subvencin) concluido con ste. En el supuesto de subvenciones concedidas en el marco de acciones exteriores, estas se conceden mediante acuerdo escrito (modelo de contrato de subvencin).
6.2.1. Modalidades de gestin

Hay varios regmenes posibles de gestin de los procedimientos para las acciones exteriores de la UE. Vase la seccin 2.2. En la presente Gua se exponen los procedimientos aplicables en cada uno de los diferentes supuestos: RGIMEN CENTRALIZADO Procedimientos que debern seguirse en un programa en rgimen centralizado. La concesin de las subvenciones corresponde a la Comisin Europea. La Comisin Europea es quien publica los programas de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibe las propuestas, preside las reUnin es del Comit de Evaluacin, aprueba los resultados de las convocatorias de propuestas y firma los contratos. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Procedimientos que debern seguirse en un programa en rgimen descentralizado con controles ex ante. La concesin de las subvenciones corresponde a la Administracin Contratante designada a tal efecto en un Convenio de Financiacin, es decir, el gobierno o una entidad del pas beneficiario dotada de personalidad jurdica con quien la Comisin Europea suscribe ese Convenio de Financiacin. La Administracin Contratante presenta a la Comisin Europea, para su aprobacin previa, los programas de trabajo anuales y en el caso oportuno, la Gua para los solicitantes, antes de publicar las convocatorias de propuestas. Sobre la base de las decisiones adoptadas por este sistema, la Administracin Contratante publica los programas de trabajo anuales, las convocatorias de propuestas, recibe las propuestas, preside las reUnin es del Comit de Evaluacin y aprueba los resultados de las convocatorias. La
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Administracin Contratante remite a la Comisin Europea, para refrendo, el Informe de Evaluacin y una descripcin detallada de las subvenciones propuestas y, si procede, los proyectos de contrato. No se necesitara el refrendo de los contratos por parte de la Comisin Europea en determinados casos contemplados en la Gua Practica para los procedimientos aplicables a los Presupuestosprogramas (vase el apartado 4.2.3). Una vez aprobada la subvencin, la Administracin Contratante firma el contrato y lo notifica a la Comisin Europea. La Comisin Europea deber ser siempre invitada, que, por lo general, estar representada en calidad de observador en la apertura y la evaluacin de las propuestas. La Administracin Contratante debe presentar a la Comisin Europea para publicacin los programas de trabajo anuales, la gua para solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones. El recurso a las derogaciones mencionadas de manera especfica en esta Gua Practica estar sometido al acuerdo previo de los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST Procedimientos que debern seguirse en un programa en rgimen descentralizado con controles ex post. La concesin de las subvenciones corresponde a la Administracin Contratante designada a tal efecto en un Convenio de Financiacin, es decir, el gobierno o una entidad del pas beneficiario dotada de personalidad jurdica con quien la Comisin Europea suscribe ese Convenio de Financiacin. Dicha Administracin Contratante es quien publica los programas de trabajo anuales y las convocatorias de propuestas, recibe las propuestas, preside las reUnin es del Comit de Evaluacin, aprueba los resultados y firma los contratos sin la aprobacin previa de la Comisin Europea. La Administracin Contratante debe presentar a la Comisin Europea para publicacin los programas de trabajo anuales, la gua para solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones.
6.2.2. Herramientas de gestin

RGIMEN CENTRALIZADO PADOR (Potential Applicant Database On-line Registration), Base de datos para la inscripcin en lnea de solicitantes potenciales) es el primer mdulo de los servicios en lnea de EuropeAid cuyo propsito es la gestin del conocimiento de sus socios, as como la mejora de los servicios ofrecidos a los solicitantes. Va dirigido a actores no estatales y a autoridades locales (no a las personas fsicas) interesadas en solicitar financiacin de la UE a travs de convocatorias de propuestas. PADOR permite a estas organizaciones inscribir y actualizar sus datos generales (p.ej.: que no sean especficos de una determinada convocatoria), as como introducir los documentos justificativos (por ejemplo, estatutos o documento equivalente). Una vez inscrito en PADOR, el solicitante o socio no necesitar ni cumplimentar las secciones relativas a la informacin no relacionada con la accin del formulario de solicitud de la subvencin, ni volver a presentar los documentos justificativos, ya que la evaluacin en este caso se basar en la informacin proporcionada por el solicitante en PADOR. Corresponde al solicitante garantizar que la informacin est actualizada. Cada convocatoria de propuestas tiene que especificar si la inscripcin previa en PADOR es o no obligatoria. Las eventuales solicitudes de derogacin recibidas procedentes de los solicitantes individuales en el contexto de convocatorias en las que se ha exigido la inscripcin estarn sujetas a la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. En tal caso, la Comisin Europea introducir los datos en PADOR.
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Vase para ms informacin http://ec.europa.eu/europaid/onlineservices/pador/index_es.htm donde encontrar: - la gua del usuario de PADOR - la formacin en lnea sobre PADOR - las preguntas ms frecuentes (FAQs) En CRIS, hay un mdulo de convocatoria de propuestas disponible para facilitar la gestin del procedimiento de evaluacin. El uso de este mdulo es obligatorio a partir del 1 de enero de 2009 para la inscripcin de solicitudes. Los servicios pueden elegir usarlo o no a efectos del procedimiento de evaluacin.
6.2.3. Criterios de elegibilidad

6.2.3.1. Normas aplicables en materia de nacionalidad
Vase el apartado 2.3.1. La participacin en la concesin de los contratos de subvencin est abierta en trminos de igualdad a todas las personas fsicas y jurdicas y, una vez obtenida la autorizacin previa del servicio competente de la Comisin Europea, a entidades que no tienen personalidad jurdica conforme a la legislacin interna aplicable, siempre que sus representantes tengan la capacidad de asumir obligaciones jurdicas en su nombre y responsabilidad financiera, y estn establecidos en un pas elegible conforme al acto de base que regule el programa en cuestin.
6.2.3.2.
Excepciones a las normas aplicables en materia de nacionalidad
Vase apartado 2.3.2.Las excepciones a las normas aplicables en materia de nacionalidad se debern indicar explcitamente en la Gua para los solicitantes y estarn sujetas a la aprobacin previa de la Comisin Europea. Las limitaciones a la norma aplicable en materia de nacionalidad no estn permitidas como tales. No obstante, si estuvieran previstas en el acto de base, sobre la base de los objetivos del programa, mbito y localizacin concreta de la(s) accin(es), la elegibilidad de los solicitantes podr quedar mediante hechos: p.ej.: el objetivo del programa es establecer la cooperacin entre universidades europeas y aquellas de una zona geogrfica concreta, por definicin solo podrn presentarse las universidades europeas y las de dicha zona.
6.2.3.3.
Motivos de exclusin
No pueden participar en las convocatorias de propuestas ni ser beneficiarios de una subvencin las personas fsicas o jurdicas que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en el apartado 2.3.3.
6.2.4. Programacin
La Administracin Contratante debe programar las subvenciones con arreglo a objetivos claramente definidos. El programa anual de trabajo se debe publicar, para cada lnea presupuestaria o programa, en el sitio Internet de la Administracin Contratante (o cualquier otro medio apropiado) y, en su caso, del sitio web de EuropeAid, utilizando el modelo que figura en el Anexo E1. Las modificaciones sustanciales del programa de trabajo que se produzcan durante el ao pertinente tambin debern adoptarse y publicarse con arreglo a lo indicado para el programa de trabajo anual inicial.
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RGIMEN CENTRALIZADO El programa de trabajo es aprobado por la Comisin y ser publicado en el sitio web de EuropeAid, si fuera necesario durante el ao anterior a ms tardar el 31 de marzo de cada ejercicio. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE El programa de trabajo es aprobado por la Administracin Contratante y ser publicado en el sitio Internet de la Administracin Contratante (o cualquier otro medio apropiado) y en el sitio web de EuropeAid, si fuera necesario durante el ao anterior a ms tardar el 31 de marzo de cada ejercicio. La Administracin Contratante presenta el programa de trabajo a la Comisin Europea para su aprobacin antes de publicarlo. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST El programa de trabajo es aprobado por la Administracin Contratante y ser publicado en el sitio Internet de la Administracin Contratante (o cualquier otro medio apropiado) y en el sitio web de EuropeAid, si fuera necesario durante el ao anterior a ms tardar el 31 de marzo de cada ejercicio.
6.2.5. Transparencia
Las subvenciones disponibles deben ser objeto de una publicidad generalizada y fcilmente accesible. Para la realizacin del programa de trabajo se publicarn convocatorias de propuestas, salvo en casos de urgencia excepcionales y debidamente justificados o si las caractersticas del beneficiario de la subvencin lo imponen como nica opcin para una determinada accin (vase el apartado 6.3.2). Anualmente, se publicarn todas las subvenciones concedidas durante el ejercicio, respetando los requisitos de confidencialidad y seguridad (vase el apartado 6.4.10.4).
6.2.6. Igualdad de trato

La concesin de las subvenciones debe desarrollarse en condiciones de absoluta imparcialidad. Esto significa, en particular, que un Comit de Evaluacin debe evaluar las propuestas, asesorado en su caso por expertos externos, en funcin de los criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin) publicados (vase el apartado 6.4.3).
6.2.7. Carcter no acumulativo

Ningn beneficiario podr recibir ms de una subvencin financiada por la Unin Europea o el FED en favor de una misma accin, salvo que se haya establecido lo contrario en el acto de base concreto. A un mismo beneficiario slo podr concedrsele una nica subvencin de funcionamiento financiada por la Unin Europea o el FED por ejercicio presupuestario. No obstante, en el rgimen centralizado, se puede aprobar una accin con cargo a diferentes lneas presupuestarias por varios ordenadores. El solicitante informar de forma inmediata al ordenador de todas las solicitudes y subvenciones mltiples relativas a la misma accin o al mismo programa de trabajo.
6.2.8. Irretroactividad
Por regla general, una subvencin slo puede cubrir los costes en los que se haya incurrido despus de la fecha de la firma del contrato de subvencin. Las acciones ya emprendidas slo podrn ser subvencionadas si el solicitante demuestra que era necesario comenzar la accin antes de la firma del contrato.
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En esos casos, sin embargo, los gastos que pueden ser financiados no podrn ser anteriores a la fecha lmite para presentar las propuestas de subvencin o, en el caso de concesin directa, a la fecha de presentacin de la solicitud de subvencin, y si fuese pertinente, a la fecha de la firma del convenio de financiacin aplicable. Queda excluida la subvencin retroactiva de acciones ya finalizadas. No obstante, en las situaciones de crisis recogidas en el prrafo 2 del articulo 168 de las Normas de Desarrollo del Reglamento Financiero, los gastos realizados por el beneficiario antes de la fecha de presentacin de su solicitud son elegibles respecto a la financiacin de la UE nicamente cuando los gastos estn relacionados con la constitucin por parte del solicitante de stocks ejecutados en el marco de la accin subvencionada, y/o a ttulo excepcional, y por causas debidamente justificadas, cuando las Condiciones Particulares del contrato de subvencin lo prevean expresamente estableciendo una fecha de elegibilidad anterior a la fecha de presentacin de la solicitud. El plazo mximo para la concesin del contrato de una subvencin de funcionamiento ser de 6 meses desde el comienzo del ejercicio presupuestario del beneficiario. Los costes elegibles a efectos de subvencin no podrn ser anteriores a la fecha de presentacin de la solicitud de subvencin ni al comienzo del ejercicio presupuestario del beneficiario.
6.2.9. Cofinanciacin
Por regla general, una subvencin no puede financiar la totalidad de los costes de la accin o de los gastos de funcionamiento del organismo beneficiario, salvo en las circunstancias que se exponen a continuacin. PRESUPUESTO GENERAL Se puede autorizar la financiacin ntegra de una accin, siempre que el acto de base no lo prohba, en los casos siguientes: - la ayuda humanitaria, incluida la asistencia a los refugiados, a las personas desarraigadas, a la rehabilitacin y a la retirada de minas; - la ayuda destinada a las situaciones de crisis previstas en el prrafo segundo del articulo 168 de las Normas de Desarrollo del Reglamento Financiero; - las acciones destinadas a proteger la salud o los derechos fundamentales de los pueblos; - las acciones derivadas de la ejecucin de Convenios de Financiacin o las acciones realizadas con organizaciones internacionales. La Administracin Contratante deber estar en disposicin de justificar que la financiacin ntegra es indispensable para la realizacin de la accin en cuestin y, consecuentemente, deber motivar la decisin de concesin de la subvencin. En los casos en que interese a la UE ser el nico donante de la accin, en particular para asegurar la visibilidad de una accin de la UE, se debe justificar dicha decisin en la decisin de financiacin. FED Se puede autorizar la financiacin ntegra de una accin siempre que la Administracin Contratante est en disposicin de justificar que la financiacin ntegra es indispensable para la realizacin de la accin en cuestin y, consecuentemente, deber motivar la decisin de concesin de la subvencin. El beneficiario aportas prueba respecto el importe aportado de cofinanciacin con sus propios recursos o mediante la forma de transferencias financieras de terceras partes. La Administracin Contratante puede aceptar cofinanciacin en especie, si as lo considera oportuno o necesario.
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Las subvenciones por un valor igual o inferior a 25.000 EUR, la Administracin Contratante puede, de acuerdo con su anlisis de riesgo, puede renunciar a pedir las pruebas para demostrar la cofinanciacin.
6.2.10. Carcter no lucrativo

La subvencin no podr tener por objeto o efecto producir beneficio alguno al beneficiario de la misma, excepto en el caso de que el objetivo u objetivos de la Accin sea reforzar la capacidad financiera de un beneficiario o generar un ingreso. En tal supuesto, este hecho deber constar en las Condiciones Particulares del modelo de contrato de subvencin. Se define como beneficio: - En el caso de una subvencin para una accin, el excedente de los ingresos respecto de los costes de la accin incurridos por el beneficiario cuando se presenta la solicitud de pago final. - En el caso de las subvenciones de funcionamiento, un excedente del presupuesto de funcionamiento del organismo beneficiario de la subvencin. Las cantidades fijas nicas y la financiacin a tanto alzado deberan fijarse de modo que la posibilidad de lucro quede excluida a priori. En el caso de subvenciones de funcionamiento a organismos que persiguen un objetivo de inters general europeo, la Administracin Contratante podr recuperar el porcentaje de beneficio anual correspondiente a la aportacin de la UE al presupuesto de funcionamiento del organismo en cuestin, en el caso en que dichos organismos sean igualmente financiados por entidades pblicas que exigen la recuperacin del porcentaje de beneficio anual correspondiente a su aportacin. No se tendrn en cuenta las aportaciones en especie al presupuesto de funcionamiento para calcular la cantidad que debe recuperarse.
6.2.11. Otros puntos esenciales

Vase el apartado 2.3.6. Celebracin de contratos de servicios, suministros y obras en el marco de una accin financiada mediante una subvencin: Si la ejecucin de una accin subvencionada implica la celebracin de contratos de servicios, suministros u obras por el beneficiario de la subvencin, debern aplicarse en cada contrato los procedimientos de adjudicacin de contratos previstos en el Anexo IV del contrato de subvencin. Si la accin requiere apoyo financiero en favor de terceros, podr concederse bajo la condicin de que el apoyo financiero no sea el objetivo principal de la accin y de que las condiciones para dar dicho apoyo estn estrictamente definidas en el contrato de subvencin sin margen alguno de discrecin. En consecuencia, el contrato de subvencin deber precisar: - los importes mnimos y mximos del apoyo financiero a favor de un tercero y los criterios para determinar el importe exacto; - los diferentes tipos de actividades que puedan recibir dicho apoyo financiero sobre la base de un listado cerrado. El importe mximo del apoyo financiero en favor de terceros por parte de un beneficiario es de 100.000 EUR con un mximo de 10.000 EUR por cada tercero. Salvo que se especifique lo contrario en el acto de base, cuando se renueven las subvenciones de funcionamiento a organismos (Presupuesto general: europeos), debern disminuir su importe gradualmente, a excepcin de que la subvencin sea en forma de cantidades fijas nicas y financiacin a tanto alzado.
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6.3. Procedimientos de concesin 6.3.1. Convocatoria de propuestas

Para la concesin de subvenciones se requiere obligatoriamente la publicacin previa de una convocatoria de propuestas, salvo en los casos que se enumeran en el siguiente apartado 6.3.2.
6.3.1.1.
Publicacin
La convocatoria de propuestas se publica en el sitio web de EuropeAid. Se publicar localmente tambin una convocatoria de propuestas cuando no se haya organizado por un servicio de la sede de la Comisin Europea.
6.3.1.2.
Convocatoria de propuestas abierta o restringida
La convocatoria de propuestas es abierta cuando todos los solicitantes que lo deseen pueden enviar un formulario de solicitud de subvencin incluyendo una propuesta completa como respuesta a la Gua para los solicitantes publicada (vase el apartado 6.4.2). Las convocatorias son restringidas cuando todos los solicitantes pueden solicitar participar pero slo se invitar a presentar una propuesta completa a los solicitantes que hayan sido preseleccionados (sobre la base de un documento de sntesis (vase Anexo E3b) en respuesta a la Gua para los solicitantes publicada). La eleccin del procedimiento depender del carcter tcnico del mbito de que se trate, del presupuesto disponible o del volumen esperado de propuestas.
6.3.1.3.
Cooperacin
Los contratos de subvencin pueden enmarcarse en convenios marco de cooperacin con objeto de establecer una relacin de colaboracin a largo plazo con la Administracin Contratante. En el convenio marco se precisarn los objetivos comunes, la naturaleza de las acciones previstas individualmente o con arreglo a un programa de trabajo anual que se apruebe, el procedimiento de concesin de subvenciones especficas con arreglo a los principios y normas de procedimiento de esta Gua Prctica, as como los derechos y obligaciones generales de cada parte en el marco de los contratos especficos. La duracin mxima de la cooperacin ser de cuatro aos, salvo en casos excepcionales, justificados en concreto por el objeto de la cooperacin marco. Los convenios marco de cooperacin se asimilarn a las subvenciones en lo que respecta al procedimiento de concesin. Esta forma, poco frecuente, de cooperacin (entre la Administracin Contratante y el beneficiario de la subvencin) no se debe confundir con la posibilidad, utilizada muy frecuentemente, de que un beneficiario ejecute una accin en cooperacin con una o ms organizaciones, a las que se denomina sus socios. RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE Para aplicar el procedimiento de convenio marco de cooperacin se requiere la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST Para aplicar el procedimiento de convenio marco de cooperacin no se requiere la aprobacin previa de la Comisin Europea.
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6.3.2. Concesin de subvenciones sin convocatoria de propuestas (concesin directa)

RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX ANTE Para aplicar el procedimiento de concesin directa se requiere la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX POST Para aplicar el procedimiento de concesin directa no se precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. nicamente en los casos que se mencionan a continuacin no es necesaria la organizacin previa de una convocatoria de propuestas para la concesin de las subvenciones: En casos excepcionales y debidamente justificados, es decir, cuando debido a acontecimientos imprevisibles la Administracin Contratante se vea obligada a actuar con una urgencia imperiosa incompatible con los plazos exigidos en los procedimientos de convocatoria de propuestas descritos en el apartado 6.3.1. Las circunstancias aducidas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser atribuibles en ningn caso a la Administracin Contratante (por ejemplo, que se acerque la fecha de expiracin del Convenio de Financiacin). Las acciones que se desarrollan en situaciones de crisis tal como se describen en el Anexo A11a se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa. Esta disposicin se aplica mutatis mutandis al FED. En la ayuda de emergencia prevista en el artculo 72 y 73 del Acuerdo de Cotonou (vase el Anexo A11a), es posible la concesin directa de subvenciones. La subvencin se concede en favor de un organismo que se encuentre en situacin de monopolio de hecho o de derecho, debidamente motivada en la correspondiente decisin de concesin. Se entender por monopolio de hecho o de derecho, cuando el beneficiario, que puede ser un consorcio: - disfrute de una competencia exclusiva en el mbito de actividad o en la zona geogrfica a que se refiera la subvencin en virtud de cualquier acto jurdico aplicable; o - sea la nica organizacin que i) opere o ii) sea capaz de operar en el mbito de actividad o en la zona geogrfica a que se refiere la subvencin debido a cualquier circunstancia de hecho o de derecho; la subvencin se concede en favor de organismos identificados por el acto de base pertinente como beneficiario de una subvencin, en el caso de investigacin y desarrollo tecnolgicos, a los organismos identificados en el programa anual de trabajo, cuando el acto de base expresamente establezca dicha posibilidad, y con la condicin de que el proyecto no se encuentre dentro del mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas; para las acciones con caractersticas especficas que exigen un tipo particular de organismo por su competencia tcnica, elevado grado de especializacin o competencia administrativa, a condicin de que las acciones no se encuentren dentro del mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas. Estos supuestos debern justificarse debidamente en la decisin de concesin; en el caso de subvenciones de un importe menor en gestin descentralizada (vase la seccin 6.5.)
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En cualquier caso, la Administracin Contratante debe preparar un informe explicativo en el que se justifique el modo en que se han identificado los beneficiarios y se ha determinado la cuanta de las subvenciones, y se motive la decisin de concesin. La Administracin Contratante deber garantizar que se respetan todos los principios bsicos aplicables a las subvenciones (incluidos los de elegibilidad y exclusin). Se aplican por analoga los procedimientos expuestos en el artculo 6.4.10; incluyndose el informe explicativo en el expediente de contrato.
6.4. Convocatoria de propuestas 6.4.1. Publicidad

Con objeto de garantizar la participacin ms amplia posible y una transparencia adecuada, deben publicarse las Guas para solicitantes para cada convocatoria de propuestas. Las guas se publican en Internet y en cualquier otro medio de comunicacin que se considere apropiado (prensa especializada, publicaciones locales, etc.). Tambin debern estar disponibles en versin papel con la Administracin Contratante. Debern estar disponibles en los idiomas relevantes de acuerdo con la convocatoria para propuestas. La publicacin en el sitio de internet de EuropeAid corresponder a la Comisin Europea. Cuando la Administracin Contratante no sea un servicio de la sede de la Comisin Europea, le corresponder a aquella la publicacin del anuncio a nivel local, y deber hacerse al mismo tiempo que se publica en Internet. Habida cuenta de los altos costes de publicacin de la totalidad de la Gua para los solicitantes en la prensa local, el modelo del Anexo E2 menciona la informacin mnima que se necesita para una publicacin local. La Gua debe estar disponible en la direccin mencionada en la publicacin local. Tambin es aconsejable, que despus del lanzamiento de la convocatoria de propuestas, se organicen una o ms sesiones informativas a la que puedan asistir los solicitantes potenciales.
6.4.2. Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes

En la Gua para los solicitantes (que incluye el formulario de solicitud y otros Anexos) se describe el objeto de la convocatoria de propuestas, los requisitos de elegibilidad exigidos a los solicitantes y a sus socios, los tipos de acciones y los gastos que se pueden financiar, y los criterios de evaluacin (seleccin y concesin; vase el Anexo E3a). Asimismo, la Gua incluye las instrucciones para cumplimentar el formulario de solicitud, qu informacin debe acompaar a esta ltima y los procedimientos establecidos para presentarla. Por ltimo, contiene informacin sobre el proceso de evaluacin posterior (incluido un calendario indicativo) y sobre las condiciones contractuales aplicables a los solicitantes seleccionados. Al redactar la Gua, se deben definir con gran claridad y precisin los objetivos y las prioridades de la convocatoria de propuestas, debindose prestar especial atencin a los criterios de elegibilidad. La Gua debe publicarse, as como cualquier modificacin de la misma. La informacin publicada ser vinculante para el Comit de Evaluacin una vez que finalice el plazo para la presentacin de propuestas. El formulario de solicitud que deben cumplimentar los solicitantes est compuesto de las siguientes partes: - Documento de sntesis - Informacin sobre la accin propuesta, incluido su presupuesto. - Informacin sobre el solicitante.
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- Informacin sobre sus socios. RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST La Administracin Contratante debe aprobar la Gua para los solicitantes antes de su publicacin. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE La Administracin Contratante debe presentar a la Delegacin de la Unin Europea, para aprobacin, la Gua para los solicitantes, antes de su publicacin.
6.4.3. Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin)

6.4.3.1. Criterios de elegibilidad
Los criterios de elegibilidad determinarn las condiciones para la participacin en una convocatoria de propuestas. Dichos criterios se establecern cuidadosamente sobre la base de los objetivos de la accin y respetarn los principios de transparencia y no discriminacin. Los criterios de elegibilidad se refieren a tres aspectos distintos: Elegibilidad del solicitante: criterios aplicables a la situacin jurdica y administrativa de los solicitantes vanse los apartados 6.2.3.1. (Normas aplicables en materia de nacionalidad) y 6.2.2.3 (Motivos de exclusin). En las convocatorias de propuestas que tengan por objeto acciones que deban ser ejecutadas con socios, se debe especificar el nmero mnimo de socio y los criterios de elegibilidad aplicables a cada uno de los socios del solicitante principal de la propuesta. Los criterios de elegibilidad aplicables al solicitante principal y los aplicables a los socios pueden ser diferentes. Elegibilidad de la accin: criterios aplicables a los tipos de actividades, los sectores o temas y las zonas geogrficas cubiertos por la convocatoria de propuestas.
6.4.3.2.
Criterios de evaluacin: seleccin y concesin
Los criterios de evaluacin se dividen en criterios de seleccin y criterios de concesin, que quedan definidos en las tablas de evaluacin. Los criterios de seleccin se emplean para evaluar la capacidad financiera y operativa del solicitante para llevar a cabo la accin propuesta: el solicitante debe disponer de fuentes de financiacin estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo de ejecucin de la accin y, si procede, para participar en su financiacin. Los solicitantes y sus socios deben disponer, adems, de las competencias y cualificaciones profesionales requeridas para llevar a cabo la accin propuesta. La verificacin de la capacidad financiera basada en el anlisis de los documentos justificativos aportados por los solicitantes no se efectuar si se trata de personas fsicas beneficiarias de una beca, organismos pblicos u organizaciones internacionales. Los criterios de concesin permiten evaluar la calidad de las propuestas presentadas respecto de los objetivos y las prioridades establecidas y conceder las subvenciones a las acciones que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Permiten seleccionar las propuestas que garanticen a la Administracin Contratante el cumplimiento de sus objetivos y prioridades, as como la visibilidad de la financiacin de la UE. Los criterios de concesin se refieren, en particular, a la pertinencia de la accin y a su coherencia con los objetivos del programa de subvenciones en cuyo marco se financia la convocatoria de propuestas; a la calidad, al impacto previsto y a la sostenibilidad de la accin, as como a su relacin coste-eficacia.
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Todos los criterios de elegibilidad y de evaluacin establecidos en la convocatoria de propuestas deben aplicarse con arreglo a lo dispuesto en la convocatoria de propuestas y no podrn ser modificados en el transcurso del procedimiento. Estos criterios deben ser precisos y no discriminatorios. Vanse los modelos de las tablas de evaluacin que se incluyen en los Anexos E5a y E5b.
6.4.4. Informacin complementaria antes de la finalizacin del plazo de presentacin de las propuestas
Durante el perodo de tiempo comprendido entre la publicacin y la fecha lmite de presentacin de las propuestas y en complemento de la posible sesin de informacin mencionada en el apartado 6.4.1, debe permitirse a los solicitantes formular preguntas con objeto de cumplimentar el formulario y preparar sus solicitudes. Por lo tanto, la Administracin Contratante debe poner a su disposicin un punto de contacto al que puedan dirigir sus consultas. Los solicitantes pueden formular consultas por escrito hasta 21 das antes de la fecha lmite de entrega de las propuestas. La Administracin Contratante debe responder a todas estas preguntas al menos 11 das antes de que finalice el plazo de entrega de las propuestas. En aras de los principios de transparencia y de igualdad de oportunidades, cuando a un solicitante se le d una respuesta sobre puntos que pudieran ser de inters para otros solicitantes, dicha respuesta se comunicar a todos los dems. La manera de hacerlo es a travs de la publicacin en Internet de una relacin de las consultas formuladas y las respuestas ofrecidas. Esta relacin se debe actualizar peridicamente hasta 11 das antes de la fecha lmite para la presentacin de las propuestas.
6.4.5. Plazo para la presentacin de las propuestas

Las propuestas deben presentarse ante la Administracin Contratante en la direccin y, a ms tardar, en la fecha indicadas en la convocatoria de propuestas (y antes de la hora indicada, cuando las propuestas sean entregadas en mano), siendo la fecha de la presentacin de la propuesta la del envo, tal y como conste en el matasellos o el resguardo del depsito (cuando las propuestas sean entregadas en mano el plazo para recepcin es la fecha y a la hora fijadas en la Gua). No obstante, por razones de eficacia administrativa en los casos en que la aceptacin de documentos de sntesis o de solicitudes que lleguen tarde pero presentados a tiempo retrasara considerablemente el procedimiento de concesin o cuestionara las decisiones ya adoptadas y comunicadas, la Administracin Contratante podr excluir cualquier solicitud recibida despus de la fecha efectiva de aprobacin de la primera fase de evaluacin. En los procedimientos abiertos, sta ser la de la aprobacin de la evaluacin del documento de sntesis. En los procedimientos restringidos, ser bien la aprobacin de la evaluacin del documento de sntesis (primera fase), bien la aprobacin de la evaluacin de la solicitud completa (segunda fase). Para garantizar la calidad de las propuestas, se debe disponer de un plazo razonable para su presentacin. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto disuade a los solicitantes de presentar sus propuestas o les induce a presentar propuestas incompletas o mal preparadas. El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para solicitantes y la fecha lmite para la tramitacin de las propuestas es de 90 das. Cuando el valor mximo de cada subvencin dentro del programa sea igual o inferior a 100.000 EUR, el periodo mnimo ser de 60 das. No obstante, en casos excepcionales, se permitir mediante derogacin un plazo ms corto. La convocatoria de propuestas puede prever diversos plazos de presentacin de las propuestas, con objeto de escalonar su tramitacin o cuando la naturaleza de las acciones que puedan ser subvencionadas no permita planificarlas con mucha antelacin. En este caso, toda propuesta presentada despus de finalizado un determinado plazo se trasladar automticamente al plazo siguiente.
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6.4.6. Presentacin de las propuestas

Las propuestas deben presentarse conforme a las instrucciones dadas en la Gua para los Solicitantes (vase el Anexo E3). El formulario de solicitud consiste en un documento de sntesis, el formulario de solicitud propiamente dicho, una lista de verificacin y una declaracin. El ordenador responsable de la convocatoria de propuestas individual decidir de manera discrecional si solicita los documentos justificativos a todos los solicitantes junto con el formulario de solicitud o nicamente a los solicitantes que hayan sido seleccionados de manera provisional despus de la evaluacin. Aunque ello no modifique el principio bsico de que los documentos justificativos de los solicitantes seleccionados de manera provisional sern los nicos examinados, la Gua para solicitantes y el formulario de solicitud deberan ser adaptados consecuentemente. No se solicitarn documentos justificativos para las solicitudes de subvenciones que no superen los 25.000 EUR. Los documentos justificativos solicitados deben presentarse en forma de documento original o de fotocopias. En el caso de que estos documentos no estn redactados en ninguna de las lenguas oficiales de la Unin Europea o en su caso, del pas donde se va a desarrollar la Accin, se solicitar una traduccin de los apartados pertinentes de los documentos que demuestren la elegibilidad del solicitante en la lengua/ en una de las lenguas de la convocatoria de propuestas para interpretar la solicitud. Respecto de las acciones en las que haya que financiar gastos superiores a 500.000 EUR, y en el caso de las subvenciones de funcionamiento de ms de 100.000 EUR, se adjuntar a la solicitud un informe de auditora externa, realizado por un auditor de cuentas autorizado. En ese informe se certificarn las cuentas del ltimo ejercicio disponible (los dos ltimos aos en el caso de acuerdos marco de cooperacin). Esta obligacin no es aplicable a las organizaciones internacionales ni a, en general, organismos pblicos. La Administracin Contratante, con arreglo a su anlisis de los riesgos de gestin, puede eximir de esta obligacin a los establecimientos de educacin secundaria o educacin superior y a los beneficiarios que hayan aceptado responsabilidad solidaria en el caso de acuerdos con un nmero de beneficiarios. RGIMEN CENTRALIZADO En vez de facilitar originales o fotocopias de los documentos justificativos requeridos, los candidatos podrn introducirlos en PADOR. En el supuesto de que sea obligatoria la inscripcin en PADOR para una convocatoria concreta de propuestas, tambin ser obligatorio introducir los documentos justificativos en PADOR. Los documentos justificativos requeridos para una convocatoria de propuestas concreta debern introducirse antes de la fecha y hora lmite comunicada por la Administracin Contratante.
6.4.7. Comit de Evaluacin

6.4.7.1. Composicin
La evaluacin de las propuestas corre a cargo de un Comit de Evaluacin nombrado por la Administracin Contratante y compuesto por un Presidente y un Secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (un mnimo de tres). Los miembros con derecho a voto deben poseer los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para pronunciarse validamente sobre las propuestas. Deben tener un dominio razonable del idioma en el que se han presentado las propuestas. Deben representar como mnimo a dos entidades de la Administracin Contratante que no tengan una vinculacin jerrquica entre s, salvo en el caso de que la Administracin Contratante sea una Delegacin de la Unin Europea. Se puede nombrar a sustitutos en las mismas condiciones que los titulares cuando el tamao y/o la naturaleza tcnica de la convocatoria de propuestas lo justifique.
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RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por la Administracin Contratante. La participacin de otros observadores precisa la aprobacin previa de la Administracin Contratante. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el Presidente, el Secretario y los miembros con derecho a voto) deben ser nombrados a ttulo personal por la Administracin Contratante que informar a la Comisin Europea. La composicin del Comit de Evaluacin se considerar aprobada si despus de 5 das hbiles la Comisin Europea no ha emitido ninguna objecin. La Comisin Europea puede designar un observador encargado de efectuar un seguimiento de la totalidad o una parte de las deliberaciones del Comit de Evaluacin. La participacin de otros observadores precisa la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los miembros del Comit de Evaluacin deben asistir a todas las reUnin es excepto a la sesin de apertura. Toda ausencia deber registrarse y justificarse en el informe de evaluacin. Todo miembro que se retire del Comit de Evaluacin por cualquier motivo, debe ser reemplazado por un sustituto de conformidad con el procedimiento estndar para el nombramiento de los miembros del Comit de Evaluacin. El Presidente del Comit de Evaluacin decidir en que medida el procedimiento de evaluacin debe ser reiniciado. Tanto esta decisin como cualquier otra relativa a la sustitucin de un miembro del Comit, deber ser constatada y justificada en el Informe de Evaluacin. Los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto tienen idnticos derechos de voto. El Comit de Evaluacin debe constituirse con antelacin suficiente para que sus miembros designados (y, eventualmente, los observadores nombrados por la Comisin Europea en el caso del rgimen descentralizado ex ante) puedan estar disponibles en las fechas previstas para preparar y llevar a cabo el proceso de evaluacin.
6.4.7.2.
Recurso a asesores
Puede suceder que, a causa del elevado nmero de propuestas recibidas o de la especificidad tcnica de las mismas, el Comit de Evaluacin no est en condiciones de examinarlas todas en detalle. En caso necesario, se puede confiar a los asesores la realizacin de parte o la totalidad de este examen detallado, de forma que el Comit de Evaluacin pueda deliberar sobre la base de sus valoraciones. Los asesores podrn asistir a las reUnin es del Comit de Evaluacin como observadores para presentar los resultados de sus valoraciones y contestar a cualquier pregunta de los miembros del Comit. En el supuesto de que no se recurra a asesores, basta que el Comit de Evaluacin cumplimente una tabla de evaluacin colectiva por cada fase del procedimiento. Los asesores trabajan bajo la supervisin del Presidente del Comit de Evaluacin. Aunque los mismos asesores puedan servir para las diferentes fases, como se requieren competencias diferentes para las diferentes valoraciones se recomienda recurrir a diferentes personas cuando sea posible. Cuando la convocatoria est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, uno de los dos asesores ser la delegacin del pas donde tenga lugar la accin (en caso de los proyectos regionales es la delegacin responsable, o si fuera apropiado, la sede, que consultar a las delegaciones concernidas en la regin cuando sea oportuno). En el caso en que no se recurra a asesores, la delegacin no obstante deber ser debidamente consultada. En la evaluacin de la conformidad administrativa y de la elegibilidad, los asesores analizan cada propuesta sobre la base de la lista de verificacin (vase la seccin V del formulario de solicitud) y la Declaracin del solicitante (vase Anexo E3b). Cada propuesta slo debe ser analizada por un solo asesor.
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Esta tarea se debera confiar, de preferencia, a funcionarios u otros empleados de la Administracin Contratante. Se pueden contratar asesores externos en funcin de las necesidades. En la evaluacin del documento de sntesis y de las solicitudes, los asesores hacen una valoracin escrita de cada propuesta sobre la base de la tabla de evaluacin publicada (vanse el Anexos E5a y E5b). Al menos dos asesores, que trabajen con independencia uno de otro, deben evaluar cada documento de sntesis y solicitud. Estos dos asesores deberan formar parte, de preferencia, de los servicios de la Comisin. Se pueden contratar asesores externos si no hay suficientes recursos internos. Los asesores externos deben tener un profundo conocimiento de las materias objeto del programa de subvenciones de que se trate. Su pericia se determinar a partir de su curriculum vitae, requirindose normalmente un mnimo de cinco aos de experiencia especfica. REGIMENES CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST Los asesores son seleccionados por la Administracin Contratante. Los asesores externos que no sean funcionarios o empleados de la Administracin Contratante o de la administracin del pas beneficiario deben ser seleccionados mediante un procedimiento de licitacin adecuado de contratos de servicios. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Los asesores son seleccionados por la Administracin Contratante. La lista de asesores debe ser aprobada por la Comisin Europea. Los asesores externos que no sean funcionarios o empleados de la Administracin Contratante o de la administracin del pas beneficiario deben ser seleccionados mediante un procedimiento de licitacin adecuado de contratos de servicio.
6.4.7.3.
Imparcialidad y confidencialidad
6.4.7.4.
Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin

El proceso de evaluacin se inicia con la recepcin de los documentos de sntesis /las propuestas por la Administracin Contratante y termina con la decisin de concesin de las subvenciones a los solicitantes seleccionados. El procedimiento se expone a continuacin.
6.4.8.1.
Recepcin y registro de las propuestas
Al recibir las propuestas, la Administracin Contratante debe proceder a su registro y emitir un acuse de recibo en el caso de las entregas en mano (vase el Anexo A7). Los sobres deben permanecer precintados y guardados en lugar seguro hasta que se lleve a cabo su apertura.
6.4.8.2.
Sesin de apertura y control administrativo
Todas las propuestas recibidas deben abrirse en una sesin de apertura en la que se verificarn y completarn los datos consignados en el registro y se numeraran las propuestas. El secretario del Comit de Evaluacin ser el encargado de supervisar la sesin de apertura y sealar si hace falta la ayuda de alguna otra persona de la Administracin Contratante. El registro de los documentos de sntesis /de las propuestas deber incluir la siguiente informacin: - Nmero de registro del documento de sntesis /de la propuesta;
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- Fecha de presentacin; - Nombre y direccin del solicitante. Respecto a cada una de las propuestas, - se guardar el original de un modo seguro en los archivos de la Administracin Contratante, y - se distribuirn las copias entre los evaluadores y, en su caso, entre los asesores. Las propuestas que respeten el plazo de presentacin se sometern a un control administrativo, que analizar si satisfacen los criterios mencionados en la lista de verificacin (Parte 1 de la seccin V del formulario de solicitud de la subvencin). Bajo ninguna circunstancia podrn cambiar los asesores o miembros del Comit de Evaluacin esta lista de verificacin. Los expedientes incompletos sern excluidos del proceso de evaluacin. Sin embargo, si no se cumple algn o varios de los criterios, de acuerdo con la opcin elegida en la convocatoria de propuestas, el solicitante ser rechazado o invitado a presentar una aclaracin dentro del plazo fijado por el Comit de Evaluacin. En este ltimo caso, el Comit de Evaluacin decidir de manera discrecional si todava va a considerar la propuesta durante el resto del proceso de evaluacin, a la vez que asegura la igualdad de trato de las propuestas y de acuerdo con el principio de proporcionalidad. Cualquier decisin del Comit de Evaluacin, deber constar y ser justificada en el Informe de Evaluacin (vase el apartado 2.8.3). La Administracin Contratante deber guardar las propuestas no consideradas para una evaluacin posterior. La verificacin de la conformidad administrativa puede ser realizada por los miembros del Comit de Evaluacin o por los asesores. Si no son los propios miembros del Comit de Evaluacin quienes realizan la verificacin, el Comit debe revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar este trabajo de revisin, el Secretario del Comit debe asegurarse de que se prepare una lista con las propuestas que no satisfagan los criterios administrativos mencionados en la lista de verificacin. En cada entrada de la lista se debern identificar los criterios que no han sido satisfechos. Despus de la sesin de apertura y de la verificacin administrativa, el Comit de Evaluacin se rene para decidir sobre algn caso litigioso y firmar el Informe de apertura de propuestas y de verificacin administrativa (vase el Anexo E6a): RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST Este informe (vase Anexo E6a) se someter a la Administracin Contratante que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente expuesto, la Administracin Contratante tendr que presentar la primera parte del informe de evaluacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Una vez recibidas las aprobaciones necesarias, la Administracin Contratante enviar una carta tipo (ver el Anexo E9a) a los solicitantes que incluir una afirmacin indicando a los solicitantes si sus propuestas se han presentado dentro del plazo, informndoles del nmero de referencia asignado, si su propuesta cumpla con todos los requisitos mencionados en la Parte 1 de la lista de verificacin y si su documento de sntesis ha sido recomendado para una evaluacin posterior.
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6.4.8.3.
Evaluacin del documento de sntesis
Los documentos de sntesis presentados dentro del plazo y que cumplan con los criterios administrativos mencionados en la lista de verificacin se sometern a una evaluacin de la pertinencia de la accin, su eficacia as como la viabilidad y la sostenibilidad de la accin en funcin de la tabla de evaluacin (vase el Anexo E5a).. El anlisis global se basar en la puntuacin obtenida en cada subapartado y sumndola por apartados. En el supuesto de que el Comit de Evaluacin no evale por s mismo los documentos de sntesis, la puntuacin total resulta de la media aritmtica de las puntuaciones otorgadas por los asesores. La Administracin Contratante se reserva el derecho de omitir la evaluacin de los documentos de sntesis cuando se considere justificado (por ejemplo cuando se hayan recibido un nmero de propuestas inferior al esperado) y de proceder directamente a la evaluacin de las correspondientes solicitudes completas. Cuando la convocatoria est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, se enviar una copia de cada documento de sntesis a la Delegacin de la Unin Europea en el pas en el que la accin propuesta tendra lugar, para su anlisis sobre la base de la misma tabla de evaluacin (vase el Anexo 8). A continuacin, el Secretario prepara una lista de todos los documentos de sntesis, clasificados en funcin de la puntuacin obtenida. En una primera fase, solo los documentos de sntesis a los que se les haya atribuido una puntuacin de un mnimo de 12 puntos en la categora "Pertinencia" as como una puntuacin total de un mnimo de 30 puntos sern tenidos en cuenta a efectos de preseleccin. El Comit de Evaluacin debe recibir las tablas de evaluacin cumplimentadas por cada documento de sntesis. RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST El informe de evaluacin del documento de sntesis (vase el Anexo E6b) se someter a la Administracin Contratante, que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, la Administracin Contratante tendr que presentar el Informe de Evaluacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Despus de evaluar los documentos de sntesis, la Administracin Contratante enviar una carta a los solicitantes cuyo documento de sntesis haya sido evaluado, indicando si su propuesta completa ser o no evaluada (vase el Anexo E9b).
6.4.8.4.
Evaluacin del formulario de solicitud
La calidad de los formularios de solicitud debe ser evaluada en funcin de la tabla de evaluacin (vase el Anexo E5b) que contiene los criterios de seleccin y de concesin. Se formulan comentarios sobre cada apartado sobre la base de las preguntas y los criterios utilizados en tal apartado. En casos particulares, tambin se deben formular comentarios sobre determinados subapartados. La valoracin global se basar en la puntuacin obtenida en cada subapartados y sumndola por apartados. En el caso que el Comit de Evaluacin no evale por s mismo las solicitudes, la puntuacin total resulta de la media aritmtica de las puntuaciones otorgadas por los asesores. Cuando la propuesta est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, se enviar una copia de cada formulario de solicitud a la Delegacin de la Unin Europea en el pas en el que la accin propuesta tendra lugar, para su valoracin sobre la base de la misma tabla de evaluacin (vase el Anexo 8). A continuacin, el Secretario prepara una lista de todas las propuestas, clasificadas en funcin de la puntuacin obtenida. El Comit de Evaluacin debe recibir las tablas de evaluacin cumplimentadas para cada propuesta.
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RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST El Informe de Evaluacin de los formularios de solicitud (vase el Anexo 6c) se someter a la Administracin Contratante que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente expuesto, la Administracin Contratante tendr que presentar el Informe de Evaluacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Despus de tener las aprobaciones necesarias, la Administracin Contratante enviar una carta a los solicitantes (vase Anexo E9c_1) indicando si su propuesta ha sido seleccionada de manera provisional de acuerdo con su puntuacin, e invitando a aqullos cuyas propuestas hayan sido provisionalmente aceptadas a presentar los documentos justificativos necesarios.
6.4.8.5.
Verificacin de la elegibilidad
Este anlisis debe ser llevado a cabo a partir de la Declaracin del solicitante (parte 2 de la seccin VI del modelo de solicitud de subvencin) y los criterios establecidos en la Gua para los solicitantes. Bajo ninguna circunstancia podrn los asesores o miembros del Comit de Evaluacin cambiar esta Declaracin. Es conforme la Declaracin del solicitante con los documentos justificativos solicitados? Todo documento justificativo que falte o incoherencia entre la Declaracin y los documentos justificativos conducirn al rechazo de la propuesta por este motivo. Elegibilidad: Son el solicitante, sus socios y la accin elegibles? Este punto se evala sobre la base de los criterios definidos en la Gua para los solicitantes. La verificacin de la elegibilidad puede llevarse a cabo por miembros del Comit de Evaluacin o por sus asesores. Cada propuesta podr ser examinada por una persona. Incluso si se prev que la verificacin de la elegibilidad se desarrolle al final del procedimiento exclusivamente respecto a los solicitantes provisionalmente seleccionados, el Comit puede decidir verificar este punto en cualquier momento anterior del procedimiento. Teniendo en cuenta las buenas prcticas administrativas, el Comit de Evaluacin podr excluir a un solicitante en cualquier momento del proceso de evaluacin de la convocatoria de propuestas siempre que sea evidente que este ltimo no rene los criterios de elegibilidad. Si no son los propios miembros del Comit de Evaluacin quienes realizan la verificacin, el Comit debe revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar este trabajo de revisin, el Secretario del Comit debe asegurarse de que se prepare una lista con las propuestas que no sean elegibles. En cada entrada de la lista se debern identificar el motivo o los motivos de la no elegibilidad.
6.4.8.6.
Conclusiones del Comit de Evaluacin
El Comit de Evaluacin redactar sus recomendaciones despus de que los asesores hayan examinado todas las propuestas. El Comit de Evaluacin no puede modificar las puntuaciones, las recomendaciones ni las tablas que hayan cumplimentado los asesores. El Comit de Evaluacin puede decidir aceptar la clasificacin establecida por el Secretario sobre la base del informe de los asesores. No obstante, si el Comit de Evaluacin no acepta las puntuaciones establecidas por los asesores para una propuesta, por ejemplo cuando hay una diferencia considerable entre la puntuacin otorgada por los asesores, deber motivar su decisin en el Informe de Evaluacin. Dependiendo de lo mencionado anteriormente, el Comit deber preparar una nueva tabla de evaluacin para la propuesta en cuestin. La clasificacin se
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modificar en funcin de las puntuaciones resultantes de esta nueva evaluacin, que reemplazar las completadas por los asesores. Las decisiones as adoptadas debern constar y estar plenamente justificadas en el Informe de Evaluacin. Las tablas de evaluacin cumplimentadas por los miembros del Comit de Evaluacin se deben conservar junto con las de los asesores. Las decisiones del Comit se adoptan de manera independiente y tienen carcter consultivo. El Comit debe aprobar la lista de las propuestas seleccionadas para su financiacin, indicando la puntuacin obtenida por cada propuesta, el importe de la subvencin propuesta y el porcentaje de financiacin de los costes elegibles propuesto. Dicha lista incluye las propuestas que han obtenido las mejores puntuaciones, clasificadas por orden y dentro del lmite de los fondos disponibles en el marco de la convocatoria de propuestas, a reserva de los puntos siguientes: el Comit puede no atribuir todos los fondos disponibles si considera que demasiadas pocas propuestas tienen la calidad requerida para beneficiarse de una subvencin; el Comit puede elaborar una lista por temas o regiones geogrficas enunciados en la Gua para los solicitantes; el Comit puede desestimar una propuesta si ha seleccionado otra de la misma naturaleza pero que haya conseguido una mejor puntuacin; cuando varias propuestas presentadas por el mismo solicitante son seleccionadas para financiacin, pero el solicitante no tiene la capacidad financiera y operativa necesarias para ejecutar todas las acciones al mismo tiempo, el Comit puede rechazar la(s) propuesta(s) que haya(n) obtenido una puntuacin menor, y seleccionar la(s) propuesta(s) que el solicitante tenga la capacidad de llevar a cabo. El Comit puede posteriormente preparar, en las mismas condiciones, una lista de reserva con un nmero limitado de propuestas que hayan obtenido las mejores puntuaciones despus de las seleccionadas para financiacin. Esta lista de reserva ser valida durante el periodo mencionado en el Informe de Evaluacin. Las propuestas incluidas en esta lista podrn recibir una subvencin en la medida en que haya fondos disponibles en la convocatoria de propuestas (reduccin de los costes elegibles de las propuestas seleccionadas, imposibilidad de firmar un contrato con un solicitante seleccionado, etc.) El Informe de Evaluacin final (vase el Anexo 6d), que cubrir la verificacin de la elegibilidad se elabora tras la reunin final del Comit de Evaluacin. Incluye las actas de las sesiones de evaluacin y debe ser firmado por todos los miembros del Comit de Evaluacin. RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST El conjunto del procedimiento de evaluacin se hace constar en un Informe de Evaluacin (vase el modelo en el Anexo 6d) que debe ser firmado por el Presidente, el Secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto, y remitirse a la Administracin Contratante, que deben decidir si aceptan o no sus recomendaciones. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente expuesto, la Administracin Contratante someter el Informe de Evaluacin y sus recomendaciones a la Delegacin de la Unin Europea para aprobacin. Cuando la Administracin Contratante confirme que no hay derogaciones (por lo que se refiere a las Condiciones Particulares o los Anexos del contrato) a las condiciones contractuales estndar anejas a la Gua para los solicitantes, la aprobacin por la Comisin Europea del Informe de Evaluacin incluyendo la lista de las propuestas de concesin equivale al refrendo global de los contratos correspondientes cuando ste sea necesario. La lista debe incluir todos los elementos necesarios para la celebracin de los contratos (incluidos los datos sobre los solicitantes, la cuanta
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mxima de la subvencin y la duracin del contrato). No se necesitar el refrendo de la Delegacin en determinados casos contemplados en la Gua Prctica para Presupuestos-programas. Una vez recibida dicha aprobacin, la Administracin Contratante podr iniciar la concesin de las subvenciones (vase el apartado 6.4.10). La decisin de concesin debe incluir el objeto y la cuanta global de la decisin, as como el Informe de Evaluacin aprobado y, si procede, los motivos por los que la Administracin Contratante decide no atenerse, en el caso de determinadas propuestas, a las recomendaciones del Comit incluidas en el citado informe. Teniendo en cuenta la poltica de la Administracin Contratante en materia de acceso a documentos, todo el procedimiento, desde la redaccin de la convocatoria de propuestas hasta la determinacin de los solicitantes seleccionados, es estrictamente confidencial. El Comit de Evaluacin adopta sus decisiones de forma colegiada y sus deliberaciones deben mantenerse en secreto. Los miembros del Comit tienen la obligacin de respetar la confidencialidad.
6.4.9. Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas

La Administracin Contratante puede decidir, en todo momento, la anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas, en especial, a la vista del Informe de Evaluacin, cuando: la convocatoria de propuestas haya quedado desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna propuesta o ninguna de las recibidas merezca ser seleccionada; los elementos tcnicos o econmicos del programa se hayan modificado de manera fundamental; circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hagan imposible la ejecucin de las acciones previstas; se hayan producido irregularidades en el procedimiento que impidan un trato igual. RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST La responsabilidad de la anulacin de una convocatoria de propuestas corresponde a la Administracin Contratante. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente expuesto, se debe contar con la aprobacin previa de la Comisin Europea. En caso de anulacin de una convocatoria de propuestas, la Administracin Contratante debe comunicarlo a los solicitantes, que no tienen derecho a ningn tipo de indemnizacin.
6.4.10. Concesin de las subvenciones

6.4.10.1. Notificacin a los solicitantes
RGIMEN CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO: EX POST Despus de que la Administracin Contratante haya aprobado oficialmente la lista definitiva de las subvenciones que se vayan a conceder, notifica a los beneficiarios que su solicitud ha sido seleccionada (vase el Anexo E9d_1). Remite asimismo a los dems solicitantes una carta normalizada (vase el Anexo E9d_2) por la que les informa de que sus propuestas no han sido seleccionadas, especificando los motivos de tal decisin.
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Si la convocatoria de propuestas se organizase por parte de un servicio de la sede central de la Comisin Europea, se enviar una copia de dichas cartas a la Delegacin de la Unin Europea en el pas en el que se prev llevar a cabo la accin propuesta, as como toda la documentacin y elementos de la evaluacin necesarios para la preparacin y la gestin del contrato. RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE Adems de lo anteriormente mencionado, se debe contar con la autorizacin previa de la Comisin Europea. Las cartas a los beneficiarios deben enviarse en el plazo de los quince das siguientes a la decisin de concesin y las dirigidas a los solicitantes que no han sido seleccionados, en el plazo de los quince das siguientes a la notificacin a los beneficiarios.
6.4.10.2.
Preparacin del contrato y firma
Para la preparacin del contrato de subvencin correspondiente a cada uno de los beneficiarios incluidos en la lista definitiva, la Administracin Contratante debe proceder tal y como se establece en el apartado 2.9.1.2. El presupuesto de la accin propuesta por el beneficiario con motivo de la convocatoria de propuestas debe ser corregido, antes de la firma del contrato, para eliminar los errores aritmticos o los costes no elegibles que pudiera contener. La descripcin de la accin propuesta por el beneficiario puede ser corregida llegado el caso. Se pueden aportar otras clarificaciones o correcciones menores a la descripcin de la accin o al presupuesto de la accin en la medida en que no contradigan la decisin de concesin de la subvenciona ni a la igualdad de trato entre los solicitantes y: - se refieran a aspectos claramente identificados por el Comit de Evaluacin; o - se dirijan a tomar en cuenta los cambios acaecidos desde la fecha de recepcin de la propuesta. Estas modificaciones no debern resultar en un incremento del importe de la subvencin ni del porcentaje de cofinanciacin fijado por el Comit de Evaluacin. Se prohbe cualquier otra modificacin de la propuesta del beneficiario o de negociacin con ste. Cuando el beneficiario sea una organizacin internacional que emplee procedimientos de contabilidad, auditora, control interno y de contratacin pblica que ofrezcan una garanta equivalente a las normas internacionalmente reconocidas (ver Seccin 6.9 a continuacin), en lugar del contrato normalizado de subvencin se deber utilizar el modelo de acuerdo de contribucin con una organizacin internacional (ver Anexo F1) o cualquier otro modelo de contrato aprobado entre dicha organizacin internacional y la Administracin Contratante (vanse los apartados 6.9 y 7.1 de la presente Gua).
6.4.10.3.
Caractersticas del contrato estndar de subvencin
El contrato estndar de subvencin reconoce la autonoma del beneficiario en la ejecucin de la accin y establece las correspondientes reglas simplificadas de gestin. En particular, ofrece al beneficiario la posibilidad de adaptar y modificar la accin sin necesidad de la aprobacin previa de la Administracin Contratante, siempre que las modificaciones no sean substanciales ni impliquen una modificacin de ms del 15% de ninguna de las partidas del presupuesto. El primer pago de prefinanciacin, que cubre segn los casos el 80% de la cuanta del contrato o el 80% del primer presupuesto anual, se abona tras la firma del contrato por ambas partes. A continuacin, en el caso de contratos por un importe elevado, se enva una vez al
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ao un informe intermedio (tcnico y financiero) y una solicitud de pago una vez que se haya utilizado el 70% del pago precedente (y el 100% de los pagos anteriores). Un nuevo pago de prefinanciacin se realiza bajo esa premisa. Cuando se haya utilizado menos del 70% de la prefinanciacin, la cantidad total de la nueva prefinanciacin ser reducida por la cantidad no utilizada del pago de prefinanciacin precedente. El saldo se paga tras la aprobacin del informe final. El beneficiario no puede enviar a la Administracin Contratante documentos en respaldo de su solicitud, pero debe conservarlos a efectos de control y auditora durante un periodo de siete aos despus del pago del saldo y hasta la fecha de prescripcin de cualquier litigio conforme a la ley del contrato. Durante y despus de este periodo, la Administracin Contratante tratar los datos personales conforme a su poltica de privacidad. La UE financia un porcentaje determinado de los costes elegibles totales de la accin, no una parte especfica de la accin. Si al finalizar la accin los costes elegibles reales han sido inferiores a los previstos, la subvencin se reduce proporcionalmente. El informe de verificacin de gastos se adjuntar al informe final si la cuanta de la subvencin es superior a 100.000 EUR, dicho informe tambin acompaar a toda solicitud de pago de prefinanciacin en el caso de subvenciones de importe igual o superior a 750.000 EUR. En el caso de una subvencin de funcionamiento, este informe acompaar a una solicitud de pago superior a 100.000 EUR por el ejercicio fiscal. Adems, se requiere una garanta financiera del mismo valor que la cantidad prefinanciada cuando la prefinanciacin sea de un importe superior al 80% del importe total de la subvencin, siempre que la misma sea superior a 60.000 EUR o, en el caso en que el beneficiario sea una organizacin no gubernamental, cuando supere 1.000.000 EUR o el 90% del importe total de la subvencin. La Administracin Contratante puede decidir dividir los pagos en varios plazos, en vez de solicitar una garanta financiera. Cuando el beneficiario de la subvencin hubiere de recurrir para la ejecucin de la accin a la celebracin de contratos, deber ajustarse a los principios enunciados en el Anexo IV. Salvo solicitud o acuerdo en contra de la Comisin Europea, el beneficiario adoptar las medidas oportunas para garantizar la visibilidad de la financiacin o la cofinanciacin de la Unin Europea. Vase el apartado 2.3.5.
6.4.10.4.
Publicidad de la concesin de las subvenciones
Una vez firmados los contratos, la Administracin Contratante debe preparar, para cada convocatoria de propuestas, un anuncio de concesin de subvenciones (vase el Anexo E11). Lo enviar sin demora a la Comisin Europea, que publicar los resultados de la convocatoria de propuestas en la pgina web de EuropeAid. Adems, la Administracin Contratante debe dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al procedimiento (incluidos el nmero de solicitantes en el ao anterior, el nmero y el porcentaje de solicitudes seleccionadas por convocatoria de propuestas, la duracin media del procedimiento desde la fecha de cierre de la convocatoria a la concesin de la subvencin, las cuantas de las subvenciones, los nombres de los solicitantes y los datos de los beneficiarios de las subvenciones). Por otra parte, al final de cada ao, la Administracin Contratante debe preparar y presentar a la Comisin Europea para su publicacin un cuadro general con arreglo al modelo que figura en la Gua Prctica (Anexo E11, incluido el cuadro de Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas). Corresponde a la Administracin Contratante preparar el anuncio de concesin de las subvenciones, utilizando el modelo que figura en el Anexo E11, y remitirlo en forma electrnica a la Comisin Europea a efectos de su publicacin.
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La Administracin Contratante tambin debe publicar esta informacin en su propio sitio Internet y/o en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. La Comisin Europea podr autorizar a la Administracin Contratante que no aplique esas obligaciones si la divulgacin de la informacin pudiera atentar contra la seguridad de los beneficiarios o perjudicar sus intereses comerciales.
6.5. Subvenciones de importe inferior en gestin descentralizada

En rgimen de gestin descentralizada, cuando: - el valor mximo de cada subvencin para concesin dentro del programa sea menor o igual a 10.000 EUR, y - los beneficiarios potenciales de las subvenciones son organizaciones establecidas en las comunidades u otras organizaciones locales del pas de la Administracin Contratante, la Administracin Contratante podr conceder subvenciones sin convocatoria de propuestas. Aplicar medidas de publicidad y seguir los procedimientos de evaluacin adecuados para este tipo de programa para asegurar el respeto al principio de transparencia y la igualdad de trato a la vez que evitar todo conflicto de intereses. Cada contrato de subvencin tendr que detallar el objeto de la subvencin, su beneficiario, la duracin, la cuanta mxima de la subvencin, la descripcin de la accin, el presupuesto aproximado, la aceptacin del beneficiario de los controles que sern llevados a cabo por la Comisin y el Tribunal de Cuentas y las obligaciones del beneficiario en relacin con la gestin y la presentacin de informes. Cuando la ejecucin de dicho contrato de subvencin necesite contratacin por parte del beneficiario, las reglas de nacionalidad y origen pertinentes sern de aplicacin. La subcontratacin estar circunscrita a una parte limitada de la accin.
6.6. Convocatoria de propuestas restringida

Las medidas aplicables a una convocatoria de propuestas abierta descritas en la seccin 6.4 se aplican de manera anloga a las convocatorias restringidas de propuestas, salvo en los casos que se indican a continuacin. En una convocatoria de propuestas restringida, se invita a los solicitantes, a travs de la Gua para los solicitantes, a enviar un documento de sntesis (vase el Anexo E3b_1). Despus de la sesin de apertura y la verificacin administrativa, se redactar un informe para cada una de las dos fases de la convocatoria restringida de propuestas (Anexo E7a y E7c). La verificacin administrativa de los documentos de sntesis y posteriormente de las propuestas completas se realizar a partir de las listas de verificacin pertinentes (vanse los Anexos E3b_1 y E3b_2 respectivamente). Se emplearn los informes especficos de evaluacin (vanse los Anexos E7b y E7d) para cada una de las dos fases del procedimiento. En la Gua para los solicitantes se puede especificar que se invitar a un nmero determinado de solicitantes a presentar una propuesta completa. En tal caso, se prepara entonces una lista restringida al nmero de publicacin, con los documentos de sntesis que hayan obtenido las mejores puntuaciones, clasificadas por orden. A continuacin, se invita por escrito (vase el Anexo E9f_1) a los solicitantes preseleccionados a que enven un formulario de solicitud completa. Solo se efectuar la verificacin de la elegibilidad para las propuestas que hayan sido seleccionadas de manera provisional al final de la evaluacin sobre la base de los documentos justificativos solicitados por la Administracin Contratante y de las Declaraciones del solicitante (vanse el Anexo E3b y E7e), de acuerdo con los requisitos
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establecidos en la Gua para solicitantes y dentro de la asignacin presupuestaria para la convocatoria. Los elementos evaluados sobre la base del documento de sntesis no debern ser modificados por el solicitante en el formulario de solicitud completa. La aportacin de la UE solicitada para la accin no puede variar ms de un 20% de la estimacin inicial. Si la aportacin de la UE solicitada diverge de la estimacin inicial, el porcentaje entre la aportacin de la UE y el coste total de la accin deber permanecer dentro de los lmites impuestos por la Gua para los solicitantes. El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para solicitantes y la fecha lmite para la presentacin de las propuestas preliminares es de 45 das. El plazo mnimo entre la fecha de envo de las cartas de invitacin a presentar los formularios finales y la fecha lmite fijada para la presentacin de las propuestas es de 45 das. No obstante, en casos excepcionales, puede fijarse un plazo ms corto mediante derogacin.
6.7. Modificacin de los contratos de subvencin 6.7.1. Principios generales

Vase el apartado 2.10.1. - Las modificaciones no podrn tener por objeto o efecto ni introducir en el contrato modificaciones que pudieran cuestionar la decisin de concesin de la subvencin, ni violar la igualdad de trato entre los solicitantes. - No se puede aumentar la cuanta mxima de la subvencin.
6.7.2. Preparacin de los apndices

6.8. Celebracin de contratos por los beneficiarios de
subvenciones
6.8.1. Principios generales
Cuando la ejecucin de una accin subvencionada por el presupuesto general de la UE o el FED en el marco de las acciones exteriores exigiese la celebracin de contratos por el beneficiario de la subvencin, este ltimo deber adjudicar el contrato a la oferta que sea econmicamente ms ventajosa en cumplimiento de los principios de transparencia, competencia leal entre los posibles contratistas y procurando que no exista conflicto de intereses. A tal efecto, el beneficiario deber respetar las reglas enunciadas en el Anexo IV del contrato de subvencin, a reserva de lo dispuesto en el apartado 6.9. Estas reglas se aplicarn mutatis mutandis a la contratacin por los socios del beneficiario. En caso de incumplimiento de los procedimientos antes citados, los gastos relativos a las operaciones en cuestin no sern elegibles para una financiacin de la UE/FED. En lo relativo a la concesin de apoyo financiero a terceros, vase el apartado 6.2.11. La Comisin ejerce un control ex post del cumplimiento de estas disposiciones por los beneficiarios de las subvenciones. En los contratos de subvencin se prev que la Comisin, incluida la OLAF, y el Tribunal de Cuentas podrn controlar, mediante verificacin de documentos o inspeccin in situ, a todos los contratistas o subcontratistas que hubieren percibido fondos de la UE.
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6.9. Organizaciones internacionales

Cuando el beneficiario de la subvencin sea una organizacin internacional, el Captulo 6 es plenamente aplicable (incluyendo por ejemplo, los principios de las secciones 6.2.4 y 6.8, limitacin de apoyo financiero a terceros al amparo de la seccin 6.2.11, procedimientos de concesin de la seccin 6.3, etc.). Las organizaciones internacionales cubiertas por esta seccin son aquellas definidas en la Seccin 7.1. Mtodo de ejecucin y procedimientos La decisin del mtodo de ejecucin de la accin es responsabilidad de la Comisin (Colegio) y ha sido determinada en la fase de la decisin de financiacin. En tal sentido, cuando una organizacin internacional haya sido seleccionada en el marco de una convocatoria de propuestas lanzada en modo de gestin centralizado o descentralizado, el apoyo financiero dado a la organizacin internacional constituir una subvencin a los efectos del presente Captulo 6. El Ordenador no puede cambiar el mtodo de ejecucin pre-establecido a menos que la decisin de financiacin prevea explcitamente la posibilidad de concluir un acuerdo de contribucin con una organizacin internacional en gestin conjunta (ver Seccin 7.1 a continuacin). Adems, el principio de igualdad de trato no permite distintos tipos de acuerdo y obligaciones en el marco de la misma convocatoria de propuestas a menos que ello figure explcitamente en la documentacin de la convocatoria (por ejemplo, la Gua para los solicitantes)20. Si el uso de un acuerdo de contribucin con una organizacin internacional est previsto en la Gua, la Administracin Contratante puede concluir este tipo de acuerdo con la organizacin internacional; sin embargo, las clusulas referidas a acciones en gestin conjunta no seran aplicables. La concesin de una subvencin en gestin centralizada o descentralizada no puede ser considerada como una alternativa a la delegacin en gestin conjunta de tareas de ejecucin presupuestaria/financiera, principalmente para, entre otras actividades, gestionar licitaciones y subvenciones financiadas por la UE (ver Seccin 7.1 a continuacin). Por lo tanto, debe limitarse a aquellos casos en que, por ejemplo, la organizacin internacional ejecute actividades principalmente por sus propios medios y no tenga que gestionar procedimientos de licitacin, contratos, subvenciones, etc. Al objeto de garantizar la coherencia de la manera en que la Comisin trata con organizaciones internacionales, la concesin de subvenciones a una organizacin internacional en gestin centralizada/descentralizada no sera recomendable cuando se puede aplicar la gestin conjunta. Cuando no sea posible aplicar la gestin conjunta, se recomienda que todos los acuerdos de contribucin con organizaciones internacionales que se vayan a concluir tras una concesin de subvencin sean firmados por la Comisin (por tanto, en gestin centralizada). Ello debera quedar debidamente reflejado en la decisin de financiacin y en el convenio de financiacin. Debe advertirse que, tal como se indica en la Seccin 6.3 anterior, el procedimiento normal a seguir para seleccionar la financiacin comunitaria de una accin de organizacin sera la convocatoria de propuestas, a menos que se rena una de las condiciones del artculo 168 del Reglamento sobre normas de desarrollo. En tal sentido, debe sealarse que las organizaciones internacionales no son tratadas de manera distinta a otros beneficiarios de subvencin (por ejemplo, una ONG) a la hora
20 La Comisin reconoce que las organizaciones internacionales que utilizan procedimientos de acuerdo con las normales internacionales son diferentes a otras entidades, como las ONGs, y, por ese motivo, un tipo diferente de contrato puede ser utilizado (ver por ejemplo los diferentes acuerdos concluidos entre la Comisin y organizaciones internacionales, el modo en que se trata a dichas organizaciones en los Reglamentos financieros EC y FED, etc.). De cualquier manera, dicha posibilidad debe ser anunciada de manera adecuada (por ejemplo, la Gua para solicitantes).
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de motivar la aplicacin del artculo 168 de las normas de desarrollo del Reglamento financiero CE. Por ejemplo, antes de afirmar que una Organizacin tiene el monopolio para ejecutar determinadas acciones, el ordenador en cuestin necesita garantizar que tal organizacin es la nica entidad, ya sea pblica o privada, que puede realmente ejecutar la accin requerida. Documento que debe firmarse El documento legal que debe firmarse es el contrato de subvencin a menos que la Administracin Contratante tenga evidencia (por ejemplo, a travs del anlisis de los cuatro pilares) de que puede firmarse un acuerdo de contribucin con organizacin internacional de acuerdo con la seccin 6.4.10 anterior. La firma de un acuerdo de contribucin estndar implica que la organizacin internacional puede utilizar sus procedimientos de auditora y control interno. Asimismo, tambin puede usar sus procedimientos de contratacin en la medida en que respeten los principios enumerado en la Seccin 6.8, y en particular: - eleccin de la oferta econmicamente ms ventajosa (es decir, la oferta con la mejor relacin calidad-precio); - transparencia; - competencia leal para posibles contratistas; - cuidado para evitar cualquier conflicto de intereses. Los anteriores principios constituyen estndares internacionales; por tales motivos, puede asumirse que la organizacin internacional que ofrezca garantas equivalentes a los estndares aceptados internacionalmente para la contratacin (ver Seccin 7.1 a continuacin) puede aplicar sus propios procedimientos. En aquellos casos en que el Estado beneficiario conceda una subvencin a una organizacin internacional en gestin descentralizada, se recuerda que algunas disposiciones del acuerdo de contribucin estndar solo son aplicables a la Comisin (y no al Estado beneficiario), tales como el artculo 8 de las Condiciones Generales relativo a la evaluacin de la Accin y el artculo 16.4 de las Condiciones Generales relativo a la verificacin. La Comisin deber prestar especial atencin a la hora de ejecutar los derechos reconocidos por estas disposiciones cuando sea necesario. Ver el punto 7.1.2 para mayor informacin sobre el acuerdo de contribucin estndar.
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7.
Relaciones con las organizaciones internacionales, Estados Miembros, pases beneficiarios y los otros proveedores de fondos: Cooperacin delegada y co-financiacin.
La Comisin Europea puede implementar las acciones exteriores dela UE con y/o a travs de socios como organizaciones internacionales, organismos nacionales y otros donantes, de acuerdo con los compromisos de la Comisin en materia de Divisin del Trabajo y la Eficacia de la Ayuda. Deben diferenciarse los aspectos jurdicos y de procedimiento del papel principal que pueden desempear los socios de la Comisin: implementar una accin en nombre de la Comisin (Cooperacin delegada) y/o financiar una accin junto a la CE (Co-financiacin). Delegacin de competencias de ejecucin a otros socios ("Cooperacin delegada") La Comisin Europea puede optar por delegar sus acciones exteriores a otros socios (delegacin de ejecucin presupuestaria/recursos FED): una organizacin internacional, un organismo nacional o un pas beneficiario. La eleccin del socio que implementa la accin determinar las disposiciones normativas que deben aplicarse (es decir, la forma de ejecucin presupuestaria/de recursos FED tambin llamado "modo de gestin", vase la seccin 2.2-, tal y como se refleja en los puntos a), b) y c) ms adelante, los procedimientos y los instrumentos legales que debe firmarse). La delegacin de las potestades de ejecucin implica que las entidades a las que estas potestades han sido delegadas, entre otras cosas, publicarn licitaciones y convocatorias de propuestas, firmarn contratos y otorgarn subvenciones financiados total o parcialmente por la UE o el FED para implementar una accin. Tambin puede delegarse la potestad de efectuar pagos o reembolsos a terceras partes (beneficiarios) en base a dichos contratos y subvenciones. La metodologa empleada para efectuar esta delegacin (el modo de gestin) se decide al nivel de la Comisin (Colegio), por lo que debe determinarse en la decisin financiera de la accin (es decir, en la ficha relevante del Programa Anual de Accin). Las reglas relativas a los procedimientos y sistemas que deben ser utilizados por las entidades que han recibido la delegacin de las potestades de ejecucin (reglas de la UE o otras) se definen en las disposiciones aplicables del Reglamento Financiero aplicable. En general, la eleccin de la forma de ejecucin presupuestaria/recursos FED as como el uso de procedimientos y sistemas diferentes al comunitario requieren un anlisis previo (ex ante) de los mismos por parte de la Comisin, de modo que sta se asegura de que dichos procedimientos y sistemas son conformes a las normas internacionalmente aceptadas y, de este modo, similares a las aplicadas por la Comisin. a) Si la entidad a la cual se delegan potestades de ejecucin es una organizacin internacional, la forma de ejecucin es la "gestin conjunta" (art. 53quinquies del Reglamento Financiero y 29/16 del Reglamento Financiero 10 / 9 FED), cuya utilizacin est sometida al anlisis previo de los "4 pilares". En este caso, la Comisin firmara un acuerdo de contribucin estndar para delegar las potestades de ejecucin a dicha organizacin (vase seccin 7.1 ms adelante); Si la entidad a la cual se delegan potestades de ejecucin es un organismo nacional21, la forma de ejecucin es la "gestin centralizada indirecta" (art. 54.2.c) del Reglamento Financiero y 25.3.b) / 14 del Reglamento Financiero 10 / 9 FED), cuya utilizacin est sometida al anlisis previo de los "6 pilares". En este caso, la Comisin firmara un convenio de
b)
21 Para el presupuesto CE, este modo de gestin podra aplicarse a las organizaciones internacionales.
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delegacin22 para delegar las potestades de ejecucin a dicho organismo (ver seccin 7.2 ms adelante); c) Si la entidad a la cual se delegan potestades de ejecucin es un pas beneficiario, la forma de ejecucin es la "gestin descentralizada" (art. 53 quater del Reglamento Financiero y 21/13 del Reglamento Financiero 10/9 FED), cuya utilizacin est sometida al anlisis previo de los "5 pilares". En este caso, la Comisin firmara un convenio de financiacin23 para delegar las potestades de ejecucin a dicho pas (ver seccin 7.3 ms adelante). Co-financiacin de acciones exteriores de la UE Una accin exterior puede ser financiada total o parcialmente por la UE o por el FED. Esto implicara que otros proveedores de fondos cofinancian una accin junto a la Comisin. Existen dos modalidades de cofinanciacin: la cofinanciacin paralela y la cofinanciacin conjunta. En el rgimen de cofinanciacin paralela, el proyecto se divide en subproyectos claramente identificables, cada uno de los cuales es financiado por las distintas entidades que participan en la cofinanciacin. En el rgimen de cofinanciacin conjunta, las distintas entidades que participan en la cofinanciacin se reparten las contribuciones al coste total de proyecto y todos los fondos aportados se ponen en comn, de modo que no se puede identificar la fuente de financiacin de las actividades especficas del proyecto. En los casos referidos en los apartados a), b) y c) anteriores, la Comisin puede decidir cofinanciar dichas acciones con otros socios. Se puede igualmente otorgar a la Comisin potestades de ejecucin de fondos por parte de otros donantes para implementar una accin cofinanciada conjuntamente (artculos 18.1, a) bis, del Reglamento Financiero y 9.2 del Reglamento de Ejecucin del 10 FED esta posibilidad no es posible bajo el 9 FED). La recepcin de fondos por otros donantes se efectuar a travs del acuerdo de transferencia. Una vez transferidos los fondos a la Comisin, los mismos se consideran fondos afectados a la ejecucin de la accin conjuntamente cofinanciada (vase la seccin 7.4). Es importante insistir que la accin debe siempre ser financiada conjuntamente. Se recuerda que esta modalidad no es una forma de ejecucin presupuestaria (o modo de gestin) sino una tcnica que permite la puesta en comn de fondos dentro del presupuesto CE (o FED) de varios recursos de financiacin. Una vez puestos en comn, los mismos sern ejecutados conforme a la forma de ejecucin decidida por la Comisin (Colegio de Comisarios) en la decisin de financiacin correspondiente. De acuerdo con las normas contenidas en los actos de base respectivos, los socios que participan en la cofinanciacin pueden ser: i) Estados Miembros, ii) organizaciones internacionales, iii) otros donantes de carcter pblico, iv) entidades privadas y v) pases beneficiarios. Cuando la Comisin Europea gestiona los fondos en cofinanciacin (vase la seccin 7.4), los fondos solo pueden ser recibidos de los donantes mencionados en los puntos i) a iii).
22 El acuerdo de delegacin no se utilizar para casos de delegacin a una agencia tradicional o ejecutiva (contemplados en los apartados a) y b) del articulo 54.2 del Reglamento Financiero CE) o a) del artculo 25.3 del Reglamento Financiero 10 FED). 23 En casos bajo a) y b), se puede firmar un convenio de financiacin con el pas beneficiario para la misma accin, cuando i) adems de las potestades delegadas a una organizacin internacional u organismo nacional, se delegan otras potestades al pas beneficiario (la misma accin tendra as dos o mas sub-acciones sujetas a diferentes modos de gestin). Este es, por ejemplo, el caso de las potestades residuales delegadas a travs de la gestin centralizada indirecta, en un contexto de gestin descentralizada al pas beneficiario; o ii) el pas beneficiario no recibe potestades delegadas de la Comisin, pero se considera que es necesario implicar a dicho pas o asegurar un adecuado acompaamiento de su implementacin por parte de la organizacin internacional u organismo nacional.
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En el mbito de esta Gua, y con el objetivo de asegurar la coherencia con la terminologa introducida por la nueva normativa aplicable, el termino cofinanciacin conjunta engloba trminos como puesta en comn de fondos (pool funding), cesta de fondos (basket funds), acciones o fondos con mltiples donantes, cofinanciacin pasiva o activa con Estados Miembros o trust funds con mltiples donantes, que son modalidades de cofinanciacin. En caso de cofinanciacin conjunta, la contribucin de la Comunidad/FED es por naturaleza fungible y por lo tanto no sera posible o adecuado con el fin mismo de la cofinanciacin conjunta exigir la identificacin permanente de dicha contribucin una vez transferidos los fondos/acciones conjuntamente cofinanciados y por lo tanto, mezclados con los fondos de otros donantes. Entidad a) organizacin internacional b) organismo nacional c) pas beneficiario Forma de ejecucin Gestin conjunta Gestin centralizada indirecta Gestin descentralizada Instrumento jurdico Acuerdo de contribucin Convenio de delegacin Convenio de financiacin Acuerdo de transferencia Procedimientos De la organizacin internacional Opcin entre los del organismo o los de la UE UE; pero posibilidad de usar los procedimientos del beneficiario (u otro donante) CE
Comisin Europea
A definir en la decisin de financiacin
Decisin de financiacin La eleccin de la forma de ejecucin/modo de gestin debe quedar reflejada en la decisin de financiacin correspondiente (por ejemplo, la ficha de accin del programa anual de accin). La forma de ejecucin es un elemento esencial de la decisin de financiacin. Las fuentes de financiacin de una accin en caso de cofinanciacin (es decir, nombres de los codonantes y las cantidades) se mencionan igualmente en dicha decisin. Disposiciones entre donantes en casos de cofinanciacin Los acuerdos mencionados con anterioridad (de contribucin, de delegacin, de financiacin y de transferencia) gobiernan las relaciones bilaterales entre la Comisin y la entidad a la que se delega potestades de ejecucin. En casos de cofinanciacin, las reglas aplicables a las relaciones entre codonantes relativas, por ejemplo, a la gobernabilidad de los fondos, el sistema de informes, el control, etc., normalmente estn reflejadas en un acuerdo escrito (por ejemplo, un "Memorandum of Understanding"). Vase la seccin 7.3 a continuacin. Compatibilidad entre las normas de elegibilidad de la UE y acciones financiadas conjuntamente La contribucin de la Comisin a una accin cofinanciada est sujeta a una serie de condiciones especficas (por ejemplo, cumplimiento de las reglas de nacionalidad y origen, restricciones sobre la elegibilidad de los impuestos locales, mbito geogrfico de los instrumentos legislativos que gobiernan la contribucin, etc.), que no se ajustan necesariamente a otros donantes. Dado que el riguroso cumplimiento de dichas condiciones por la entidad que gestiona los fondos requerira asegurar la identificacin permanente de los fondos de la UE, sera difcil conciliar dicha obligacin de identificacin con la naturaleza de los fondos conjuntamente cofinanciados, que son fungibles en esencia.
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Estas exigencias dificultan la participacin de la CE en una serie de acciones conjuntamente cofinanciadas, en especial si se constata que no se puede garantizar que cada euro gastado cumple con las condiciones de elegibilidad de la UE. Sera posible, sin embargo, tener una interpretacin ms pragmtica de estas exigencias (enfoque "nocional"), segn la cual el ordenador responsable puede decidir contribuir a una accin conjuntamente cofinanciada siempre que la cantidad aportada por otros codonantes sea suficiente para cubrir los costes de las actividades que son inelegibles de acuerdo con las reglas comunitarias. Si, por ejemplo, la UE financia el 40% de una accin y el reglamento de la CE aplicable excluye el pago de impuestos locales; y la entidad que gestiona el proyecto estima que solamente el 5% del presupuesto ser destinado a financiar dichos impuestos, la Comisin podra asumir que este 5% de costes no elegibles para la UE sean financiados por el 60% de los fondos aportados por otros codonantes, que no imponen tal restriccin a su contribucin. O, por ejemplo, si la CE financia el 20% de una accin con fondos FED y el 60% de los fondos de dicha accin se emplean para financiar pases ACP, la Comisin podra asumir que su contribucin cubrir exclusivamente pases ACP. De este modo, la Comisin podra participar en acciones conjuntamente cofinanciadas sin exigir la identificacin permanente de su contribucin (lo que seria contrario a la misma idea de cofinanciacin conjunto). Es importante destacar que esta posibilidad debe utilizarse con precaucin. Por ejemplo, es importante que, antes de decidirse a contribuir en acciones aplicando el enfoque nocional, el ordenador competente tenga una buena comprensin de la naturaleza de los costes definidos en el presupuestos de la accin, si dichos costes pueden ser elegibles segn las reglas de la UE, el nmero de codonantes y cantidades aportadas que pueden financiar costes no elegibles, etc. Se recomienda igualmente introducir una disposicin en las condiciones particulares del correspondiente acuerdo (de delegacin o contribucin) por el cual la entidad que gestiona los fondos se compromete a que existirn suficientes fondos de otros codonantes para cubrir los costes no elegibles de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del acuerdo. Se respetarn todas las condiciones del acuerdo aplicable, en particular los relativos a la elegibilidad de los costes. Por consiguiente, si el acuerdo establece, por ejemplo, un porcentaje mximo de contribucin de la CE, dicho porcentaje no debe excederse durante la implementacin del acuerdo. La aplicacin del enfoque nocional se decidir caso por caso y no debera emplearse cuando las circunstancias (en trminos de porcentaje relativo efectivamente desembolsado por otros codonantes, por ejemplo) no garanticen la exclusin de un conflicto con las exigencias de la UE (como ejemplo: la contribucin inicial de la UE es mayor que los costes elegibles de la accin segn las reglas comunitarias). Los servicios responsables de la Comisin controlarn la aplicacin de dicho enfoque nocional, principalmente a travs de los informes recibidos, y adoptar las medidas necesarias en caso de desviacin importante de las circunstancias (por ejemplo, retirada de uno de los codonantes que pueda cambiar la ratio de la contribucin de la Comisin de modo que no se garantiza que otros codonantes cubran los gastos no elegibles). Seguimiento de la cooperacin delegada De acuerdo con las instrucciones recibidas por el ordenador por delegacin24, la gestin de acciones delegadas a una entidad ser objeto de un seguimiento por parte de la Comisin con el propsito de analizar su eficiencia y operabilidad y facilitar un feedback o crtica constructiva para mejorar las actividades de gestin y los sistemas de control internos de dicha entidad. Este anlisis se llevar a cabo al menos una vez durante la ejecucin de la accin. Si, tras dicho anlisis, se detectan serios problemas durante la ejecucin de la accin, los servicios de la Comisin adoptarn
24 Para la Oficina de Cooperacin EuropeAid, este anlisis se realizara de acuerdo con la Nota de Instruccin del Director General desarrollada por la Direccin E.
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las medidas correctivas adecuadas incluyendo, si as es necesario, el cambio de la forma de ejecucin inicialmente elegida para la accin en cuestin y/o del acuerdo firmado con la entidad que gestiona dicha accin.
7.1. Relaciones con las organizaciones internacionales

De acuerdo con el artculo 43 de las Normas de Desarrollo del Reglamento Financiero CE, se entender por organizacin internacional las organizaciones de Derecho internacional pblico creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por aqullaspuede tratarse de organizaciones de escala mundial o regional. Las organizaciones constituidas en base a una normativa nacional no son organizaciones internacionales (por ejemplo, ONGs con varias oficinas regionales/nacionales). A modo de ejemplo, organizaciones como las Naciones Unidas y sus agencias y entidades especializadas, el Banco Mundial, la Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmico, la Organizacin Mundial del Comercio, el Fondo Monetario Internacional, la Organizacin para la Seguridad y la Cooperacin en Europa, el Banco Europeo para la Reconstruccin y Desarrollo y la Organizacin Internacional para las Migraciones entran dentro de la definicin de organizacin internacional. Para analizar si una organizacin est cubierta por esta definicin en casos dudosos, es necesario analizar la naturaleza de la misma a travs de sus instrumentos jurdicos (por ejemplo, sus estatutos o el acuerdo fundacional de la organizacin). Las siguientes organizaciones son reconocidas explcitamente como internacionales por el artculo 43 de las Normas de desarrollo: - el Comit Internacional de la Cruz Roja (CICR) y la Federacin internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (pero no las organizaciones nacionales de la Cruz Roja o la Media Luna Roja); - el Banco Europeo de Inversiones y el Fondo Europeo de Inversiones.
7.1.1. Procedimientos
Existen dos modos de financiar una accin implementada por una organizacin internacional: 9 La organizacin internacional puede ser el beneficiario de una subvencin concedida por la Administracin Contratante en gestin centralizada o descentralizada, de acuerdo con el Captulo 6 de la presente Gua. 9 La Comisin puede decidir delegar potestades de ejecucin presupuestaria/recursos FED utilizando, cuando sea apropiado, un modo de gestin del presupuesto especficamente establecido para las organizaciones internacionales: la gestin conjunta25 (vanse los artculos 53 quinquies del Reglamento Financiero y 29 del Reglamento Financiero 10 FED). De este modo, la organizacin internacional se convierte en una entidad delegada de la Comisin (no en un beneficiario de los fondos de la UE o del FED); en consecuencia, la organizacin puede ejecutar dichos fondos para publicar licitaciones o convocatorias de propuestas, conceder subvenciones, firmar contratos, etc. de acuerdo con sus propios procedimientos. Solo se puede recurrir a la gestin conjunta cuando una organizacin internacional emplee procedimientos de contabilidad, auditora, control interno y de contratacin pblica (los denominados "cuatro pilares") que ofrezcan una garanta equivalente a las normas
25 El trmino conjunta no implica que la accin ser implementada conjuntamente por la Comisin Europea y la organizacin internacional.
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internacionalmente reconocidas. La Comisin Europea deber cerciorarse de que existen los dispositivos adecuados de control y de auditora de la accin en su conjunto. Las organizaciones que cumplen estas condiciones podrn seguir sus propios procedimientos. A menos que el acto de base indique lo contrario, la organizacin aplicar sus propias reglas de nacionalidad y origen si no excluyen ninguno de los pases elegibles conforme a las reglas de la UE/FED, y se asegura la igualdad de trato de todos los donantes. Cuando se puede utilizar la gestin conjunta? El uso de la gestin conjunta con organizaciones internacionales que ofrecen las garantas mencionadas es posible cuando se cumple al menos una de las tres condiciones: 9 Cuando la operacin que se va a financiar implica la puesta en comn de los recursos de varios donantes, sin que la asignacin de la contribucin de cada uno de ellos a cada tipo de gasto sea razonablemente posible u oportuna ("cofinanciacin conjunta" o "acciones con mltiples donantes"), o 9 Cuando la accin que se va a financiar es implementada por una organizacin internacional con la cual la Comisin Europea ha concluido un acuerdo marco de larga duracin, o 9 Cuando la accin que se va a financiar ha sido conjuntamente elaborada por la Comisin Europea y la organizacin internacional. La eleccin de la organizacin internacional y de la acciones que se van a financiar en base a la gestin conjunta debe realizarse de modo objetivo y transparente, es decir, la decisin del ordenador debe ser motivada y estar debidamente documentada. Para aplicar esta forma de ejecucin presupuestaria/de recursos FED, la decisin de financiacin aplicable debe especificar que el modo de gestin aplicable ser la gestin conjunta.
7.1.2. Tipos de contrato e implementacin

De manera general, la cooperacin entre la Comisin Europea y las organizaciones internacionales para contribuir a una accin especfica se realiza a travs de la conclusin de un acuerdo estndar de contribucin con una organizacin internacional (vase el anexo F1). En determinados casos, el acuerdo de contribucin se complementa con los acuerdos marco. La Comisin ha concluido acuerdos marco de largo plazo con el Banco Mundial (Acuerdo marco de fondos fiduciarios y de cofinanciacin, de 8 de noviembre de 2001. -Vase Anexo F2-) y con las Naciones Unidas (Acuerdo marco administrativo y financiero de 29 de abril de 2003.- Vase Anexo F3-)26. La existencia de estos acuerdos permiten un uso ms extenso de la gestin conjunta (vase apartado anterior) y puede contener disposiciones que complementan, clarifican o adaptan el acuerdo estndar de contribucin que debe ser firmado con la organizacin en cuestin, teniendo en cuenta sus propias caractersticas27. Los acuerdos marcos a veces se complementan con cartas interpretativas, acuerdos especficos o directrices conjuntas en aspectos como la visibilidad, el sistema de informes o las verificaciones. Estos documentos estn disponibles en la siguiente pgina Internet de la Oficina de Cooperacin EuropeAid:
26 Vase igualmente acuerdos con el Consejo de Europa (Agosto de 2004), la OSCE (Julio 2007), la OCDE (Abril 2007) y la OMC (Agosto 2007) 27 Una explicacin del procedimiento empleado para concluir este tipo de acuerdos se encuentra en la pagina siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/other_international_o rganisations/index_en.htm
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http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/index_e n.htm El modelo de acuerdo de contribucin con una organizacin internacional debe utilizarse con todas las organizaciones internacionales que ofrecen las garantas requeridas respecto a los "cuatro pilares" salvo que se convenga de otro modo con la organizacin internacional de que se trate (por ejemplo, en caso de contribuciones al Banco Mundial se utilizarn modelos de contrato especficos). Este modelo de acuerdo se debe emplear en casos de atribucin de una subvencin en gestin centralizada o descentralizada como una contribucin basada en la gestin conjunta, Respecto al uso del acuerdo de contribucin en casos de subvencin, ver la seccin 6.9 de esta Gua. Presupuesto, descripcin de la accin, informes y control. El modelo de acuerdo de contribucin no impone el uso de un formato de presupuesto; de este modo, las organizaciones internacionales son libres de usar su propio formato (excepto en los casos en los que responden a una convocatoria de propuestas, para el cual se usa el formato incluido en los documentos de la convocatoria). Sin embargo, los servicios competentes de la Comisin Europea deben asegurarse que el presupuesto y la descripcin de la accin, documentos que forman parte del acuerdo de contribucin en tanto que anexos, sean suficientemente detallados para permitir una buena comprensin y una supervisin adecuada de la accin en su conjunto. Debe recordarse que el nivel de detalle de estos documentos determina el nivel de detalle de los informes de los progresos/avances y de los informes finales. Puesto que las organizaciones internacionales pueden usar su propia terminologa y estructura de costes, el contendido exacto de las rbricas o partidas del presupuesto de un acuerdo de contribucin debe ser conocido y entendido por los servicios competentes de la Comisin Europea. Un presupuesto suficientemente detallado y comprensible permite realizar el primer escrutinio respecto a la adecuacin del mismo con el acuerdo de contribucin (por ejemplo, en lo que concierne al reparto y calificacin de los costes como directos e indirectos). La descripcin de la accin debe contener los detalles sobre las modalidades de implementacin, incluidas los principios empleados para la atribucin de contratos y subvenciones. Para las organizaciones como Naciones Unidas que han firmado acuerdos marcos, es conveniente recordar que, segn estipulan dichos acuerdos, el escrutinio de la implementacin de la accin por los servicios de la Comisin Europea debe centrarse en los resultados. El acuerdo de contribucin debe fijar los objetivos y los indicadores de resultados y los correspondientes informes deben reflejar la evolucin de dichos objetivos con el fin de evaluar los resultados obtenidos. En cualquier caso, la necesidad de centrase en los resultados no exoneran a los servicios de la Comisin Europea de la obligacin de escrutinio de los gastos ligados a la implementacin de la accin, dentro del respeto de los limites fijados en el acuerdo de contribucin y, en su caso, de los acuerdos en materia de verificaron concluidos con la organizacin internacional respectiva. Dicho escrutinio se realiza a diferentes niveles, principalmente i) por medio del estudio de los informes remitidos y las demandas de informacin adicionales cuando dichos informes resultan insuficientes, y, en su caso, ii) por medio de verificaciones (es decir, a travs del control de documentos justificativos y de misiones de verificacin). El modelo de acuerdo de contribucin no impone el uso de un formato determinado para los informes narrativos y financieros. Sin embargo, el modelo establece el nivel mnimo de informacin de dichos informes. Los servicios competentes de la Comisin Europea deben asegurarse que los informes remitidos respetan i) dicho nivel mnimo de informacin y ii) la necesaria coherencia entre el nivel de informacin del presupuesto y de la descripcin de la accin y el contenido de los informes. Obligaciones de publicidad ex post de los beneficiarios/transparencia
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El acuerdo estndar de contribucin impone las siguientes obligaciones a la organizacin internacional en materia de publicacin y transparencia: - Una adecuada publicacin ex post de los beneficiarios de fondos de la UE. Esta obligacin se establece en las condiciones generales del acuerdo de contribucin, por la cual la organizacin debe publicar anualmente informacin sobre las entidades terceras (beneficiarios de subvenciones y contratistas) que han firmado contratos con la organizacin con fondos de la CE. La organizacin puede aplicar sus procedimientos de publicacin as como las disposiciones aplicables en materia de confidencialidad, seguridad y proteccin de datos personales. La organizacin internacional facilitar a la Comisin la direccin Internet (por ejemplo, la pagina Internet de la organizacin) donde dicha informacin puede encontrarse, y autorizar la publicacin de dicha direccin de Internet. En los casos en las que la organizacin delega la implementacin de la accin a uno de sus socios, como se ha previsto en el acuerdo de contribucin, la misma obligacin de publicacin ex post ser impuesta a dicho socio, pero no a sus subcontratistas o sub-beneficiarios de una subvencin de dicho socio. La organizacin internacional que firma el acuerdo con la Comisin es responsable del cumplimiento de esta obligacin. - La organizacin internacional facilitar a la Comisin informacin detallada de los acuerdos concluidos para ejecutar la accin, y en todo caso, esta informacin ser reflejada en el informe final. Si se conoce en el momento de la firma del acuerdo de contribucin, esta informacin debe incluirse en la descripcin de la accin28. Firma del acuerdo Siendo la gestin conjunta una de las opciones de ejecucin presupuestaria/de recursos FED, este modo de gestin solamente puede ser utilizado por la Comisin. Por consiguiente, los acuerdos con las organizaciones internacionales siguiendo este modo de gestin deben concluirse necesariamente por la Comisin (sede o delegaciones). En consecuencia, cuando, en la propuesta de financiacin se prevea que partes de la accin o programa que, en su mayora, se implementa en gestin descentralizada, sern delegadas a una organizacin internacional y no al pas beneficiario, el mtodo de gestin utilizado para esta parte del programa o accin debe ser el de gestin conjunta y no descentralizada. Es necesario en este caso identificar claramente en la decisin de financiacin y en el acuerdo de financiacin la(s) parte(s) de la accin(es) que sern delegadas a una organizacin internacional en gestin conjunta y aquellas que sern delegadas a un pas beneficiario en gestin descentralizada.. Respecto a la firma del acuerdo de contribucin en casos de subvencin en gestin centralizada o descentralizada, vase la seccin 6.9 de esta Gua.
7.2. Relaciones con los Estados miembros de la Unin Europea y otros proveedores de fondos 7.2.1. Reglas bsicas: forma de ejecucin/modo de gestin
La Comisin puede, en gestin centralizada indirecta, encomendar a organismos nacionales del sector pblico o gobernados por derecho privado con una misin de servicio pblico que proporcione las adecuadas garantas financieras, como por ejemplo agencias nacionales o Ministerios encargados de la ayuda al desarrollo, competencias delegadas de autoridad pblica y, en particular, tareas de ejecucin financieras del presupuesto general o del Fondo Europeo de
28 Vase el artculo 10.1 de las Condiciones Generales.
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Desarrollo (vase los artculos 52.2.c) y 56.1 del Reglamento Financiero, 38 del Reglamento de sus modalidades de ejecucin, y 25 a 28 del Reglamento Financiero del 10 FED)29. Aunque la cofinanciacin no es una precondicin para la utilizacin de la gestin centralizada indirecta, algunos actos de base (por ejemplo, el DCI o EIDHR) establecen que, en principio, este modo de gestin debe utilizarse en casos de cofinanciacin excepto en casos debidamente justificados. En general, la principal razn para utilizar este modo de gestin en el campo de la cooperacin exterior sera asegurar una mejor coordinacin entre donantes y una mayor eficiencia de la ayuda a travs de la delegacin de la ejecucin de presupuesto de la UE/recursos del FED a uno de los codonantes de una accin en la que la Comisin es igualmente codonante. As, debe utilizarse principalmente en casos de cofinanciacin y para programas grandes. Los servicios de la Comisin que tienen la intencin de emplear este modo de gestin no deberan emplearlo para pequeos proyectos financiados solamente por la Comisin. En principio, esta forma de ejecucin presupuestaria (que implica por su naturaleza la delegacin de potestades de ejecucin presupuestaria/recursos FED al organismo delegado, tal y como organizar licitaciones, firmar contratos, conceder subvenciones, etc.) no debera considerarse como una alternativa a una subvencin o un contrato de servicio a dicho organismo. Como regla general, no debera emplearse para ejecutar una actividad que, en el pasado, era implementada a travs de un simple contrato de servicio o subvencin. La delegacin es solo posible si as se prev en el acto de base (Reglamento aplicable). La Comisin debe informar anualmente a la autoridad legislativa de los casos y organismos a los que se han delegado potestades de ejecucin, facultando una justificacin adecuada de la razn para utilizar dichos organismos. Eleccin del organismo delegado Para que una delegacin de tareas de ejecucin presupuestaria sea posible, se debern cumplir todas y cada una de las siguientes condiciones: La eleccin de estos organismos se efectuar de modo objetivo y transparente, tras haber llevado a cabo un anlisis coste-eficacia, y se ajustar a las necesidades de ejecucin definidas por la Comisin Europea. La delegacin debe asegurar el respeto del principio de no discriminacin y la eleccin del organismo encargado de las competencias de ejecucin no podr dar lugar a una discriminacin entre los diferentes Estados miembros o pases interesados. En caso de gestin por una red que suponga la designacin de al menos un organismo o entidad por Estado miembro o pas implicado, tal designacin corresponder al Estado miembro o pas en cuestin, segn lo dispuesto en los actos de base. En todos los dems casos, la Comisin designar a dichos organismos en acuerdo con los Estados miembros o pases de que se trate. La delegacin debe responder a las necesidades de buena gestin financiera y, en particular, a los principios de economa, eficacia y eficiencia. La decisin debe reflejar los motivos por los que se han elegido este modo de gestin y la eleccin del organismo delegado, teniendo en cuenta los mencionados criterios, que sern discutidos en el comit competente segn el acto de base, durante la fase de aprobacin de la decisin de financiacin.
29 Para las acciones financiadas con cargo al 9 FED, las condiciones aplicables al correspondiente Reglamento Financiero limitan los casos de gestin centralizada indirecta a acciones cofinanciadas por los Estados miembros.
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La eleccin del organismo delegado, en particular en casos de cofinanciacin, puede requerir la previa coordinacin de los principales actores activos en el terreno (por ejemplo, las diferentes agencias nacionales y donantes de pases de la UE presentes en el pas o regin en cuestin). Igualmente, es necesario implicar lo ms rpidamente posible el pas del organismo delegado. En los casos de cofinanciacin, los acuerdos entre donantes pueden incluir una serie de elementos como reglas de gobernabilidad, informes, etc., que son frecuentemente incluidos en un documento ("Memorandum of Understanding"), que asegura la coordinacin entre donantes y complementan el acuerdo de delegacin (Seccin 7.3). En los casos en los que la accin se debe ejecutar en un pas beneficiario, este pas debe ser adecuadamente implicado en el diseo de la accin. Condiciones que deben ser cumplidas por el organismo delegado Las siguientes condiciones deben cumplirse por el organismo delegado: - Los organismos en cuestin deben presentar garantas financieras suficientes. Las garantas deben ser facilitadas por una autoridad pblica y permitir la recuperacin ntegra de los importes debidos a la Comisin. - La delegacin debe respetar el principio de visibilidad de la accin de la UE. - Las competencias de ejecucin que se les encomienden no debern dar lugar a conflictos de intereses. - Los organismos que realicen estas competencias de ejecucin deben verificar peridicamente que las acciones financiadas por el presupuesto de la UE o el FED se han ejecutado correctamente. - Los organismos en cuestin deben comprometerse a adoptar las medidas oportunas para prevenir irregularidades y fraudes y, si fuera necesario, interponer recursos judiciales para recuperar cantidades percibidas indebidamente. Adems, antes de firmar el convenio de delegacin, la Comisin llevara a cabo un anlisis institucional del organismo delegado, llamado anlisis de los 6 pilares, (que se reflejar en la correspondiente decisin de financiacin) con el fin de obtener la evidencia de la existencia y correcto funcionamiento dentro del organismo delegado de lo siguiente: - procedimientos de adjudicacin de contratos y de concesin de subvenciones transparentes, no discriminatorios y que impidan todo conflicto de intereses, conformes a las disposiciones de los ttulos V y VI del Reglamento Financiero CE o las reglas aplicables del FED; - un sistema de control interno efectivo y eficiente para la gestin de las operaciones, con separacin efectiva de las competencias de ordenador y contable o de las funciones equivalentes; - un sistema de contabilidad que permita verificar la correcta utilizacin de los fondos de la UE/FED y plasmar la utilizacin de los fondos en las cuentas de la UE/FED; - un sistema independiente de auditora externa; - un acceso pblico a la informacin a un nivel equivalente al previsto en la normativa de la UE; - garantas de la oportuna publicacin anual a posteriori de los beneficiarios de fondos procedentes del presupuesto UE/FED, teniendo en cuenta las exigencias de confidencialidad y seguridad.
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El anlisis de estos elementos (o "pilares") sern iniciados por la Comisin en respuesta a una expresin de inters por parte del posible organismo delegado o siguiendo la invitacin para cooperar recibida por parte de la Comisin. El posible organismo delegado entonces facilitar un documento de informacin general as como una declaracin de aceptacin de tal anlisis. El anlisis ser realizado por la Comisin30, una vez recibida la declaracin firmada de dicho organismo. Procedimientos que deber utilizar el organismo delegado y tareas a delegarse La Comisin puede aceptar que los sistemas de auditoria, contabilidad y de adjudicacin de contratos de los rganos delegados sean equivalentes a los suyos propios, teniendo debidamente en cuenta las normas reconocidas internacionalmente. El resultado del anlisis de los 6 pilares y el cumplimiento de los mismos por el organismo delegado (lo cual le permitira, en su caso, el uso de sus procedimientos y sistemas), ser reflejado en la decisin de financiacin correspondiente. PRESUPUESTO GENERAL Cuando la delegacin de potestades implica la posibilidad de conceder subvenciones a terceras partes, el organismo delegado deber utilizar los procedimientos de concesin de subvenciones de la Comisin (Captulo 6 de esta Gua). FED Cuando la delegacin de potestades implica la posibilidad de conceder subvenciones a terceras partes, se puede autorizar al organismo delegado a utilizar sus propios procedimientos, siempre que cumplan con las normas internacionales. Un ejemplo de las potestades que pueden delegarse, conforme a los Reglamentos Financieros para el Presupuesto general y para el FED, son las llamadas tareas o potestades residuales de la Comisin en la gestin descentralizada (control ex ante y cuando proceda pagos al tercer pas beneficiario vase la seccin 7.3).
7.2.2. Acuerdos aplicables y ejecucin

El convenio de delegacin (vase anexo F4) solo puede ser firmado con un organismo delegado cuando el resultado del anlisis de los 6 pilares, mencionado en el punto anterior, es positivo. Este acuerdo definir los procedimientos que pueden ser aplicados por dicho organismo, que sern los de la CE o los suyos propios. Plazo para la firma del convenio de delegacin El convenio de delegacin entre la Comisin y el organismo delegado deber concluirse antes del 31 de diciembre del ao N+1, siendo N el ao en el que el compromiso presupuestario (Presupuesto CE) o financiero (FED) ha sido efectuado. Plazo para los contratos que sern firmados por el organismo delegado La conclusin de contratos y la concesin de subvenciones por parte del organismo delegado, financiados por la CE/FED, para ejecutar la accin objeto del convenio de delegacin se efectuarn antes del 31 de diciembre del ao N+1, siendo N el ao de la firma del convenio entre la Comisin y el organismo delegado. Sin embargo, cuando, para acompaar la ejecucin de dicha accin, se firma un convenio de financiacin con el pas beneficiario, en el que se prev dicha delegacin de potestades de ejecucin al organismo delegado en gestin centralizada indirecta, entonces el plazo
30 Este anlisis ser realizado por la unidad G/2 en el caso de la Oficina de Cooperacin EuropeAid. El resultado de dicho anlisis ser distribuido a todos los Directores de dicha agencia y a los Jefes de Delegacin.
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mencionado para la conclusin de los contratos y concesin de subvenciones ser dentro de los 3 aos siguientes a la fecha de la firma del convenio de financiacin (D+3). Otros asuntos A menos que el acto de base indique lo contrario, en los casos de cofinanciacin, el organismo delegado aplicar sus propias reglas de nacionalidad y origen si no excluyen ninguno de los pases elegibles conforme a a las reglas de la UE/FED, y se asegure la igualdad de trato de todos los donantes. El organismo delegado realizar los informes sobre la ejecucin de la accin y remitir a la Comisin los informes de ejecucin y final conforme a lo establecido en el convenio de delegacin. La transferencia de fondos de la Comisin al organismo delegado se realizar en uno o varios plazos, segn se estipule en el convenio de delegacin. La Comisin es responsable de la supervisin, evaluacin y escrutinio de las potestades delegadas. Sin perjuicio de cualquier misin de evaluacin que la Comisin Europea como donante desee llevar a cabo, la Comisin, incluyendo la OLAF, y del Tribunal de Cuentas de la Unin Europea, o de cualquier otro representante designado por la Comisin, puede efectuar comprobaciones de los documentos y verificaciones in situ del uso de la financiacin de la UE en el marco del convenio de delegacin (incluidos los procedimientos de adjudicacin de contratos y subvenciones) y para llevar a cabo una auditora completa, si fuera necesario. El organismo delegado est sujeto a obligaciones en materia de visibilidad, transparencia y publicacin ex post similares a las descritas para las organizaciones internacionales en la Seccin 7.1.
7.3. Relaciones con pases beneficiarios (gestin descentralizada)

La Comisin puede delegar potestades de ejecucin del presupuesto/recursos FED a travs del uso de la gestin descentralizada, como se menciona en la Seccin 2.2. (vanse igualmente los artculos. 53quater y 56 del Reglamento Financiero as como 21 a 24 del Reglamento Financiero del 10 FED). Antes de decidir el grado de descentralizacin adecuado, el ordenador responsable debe: PRESUPUESTO GENERAL - Asegurarse que se cumplen las condiciones del artculo 56.2 del Reglamento Financiero. El ordenador competente, antes de concluir de un convenio de financiacin para la ejecucin de una accin que ser gestionada de manera descentralizada, se asegurar, mediante la comprobacin de documentos o in situ, que el sistema de gestin utilizado por el tercer pas beneficiario en la gestin de los fondos de la UE se ajusta a los criterios del artculo 56 del Reglamento Financiero, que se detallan a continuacin. FED - La Comisin se esforzar por promover en el pas beneficiario el cumplimiento del principio de buena gestin financiera y, en particular, la aplicacin progresiva de los criterios del artculo 24/13 del Reglamento Financiero del 10 / 9 FED, detallados a continuacin. Criterios para la descentralizacin Los artculos. 53 quater y 56 del Reglamento Financiero as como 21 a 24 del Reglamento Financiero del 10 FED establecen los criterios ("5 pilares") que permiten al ordenador competente asegurarse de que el pas beneficiario tiene un sistema de gestin y control adecuado para la delegacin de potestades de ejecucin del presupuesto/recursos FED:
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procedimientos de contratacin pblica y de concesin de subvenciones que sean transparentes, no discriminatorios y que excluyan cualquier conflicto de intereses (para el presupuesto general de la UE de conformidad con los Ttulos V y VI del Reglamento Financiero); un sistema de control interno efectivo y eficiente para la gestin de las operaciones, con separacin efectiva de las competencias de ordenador y contable o de funciones anlogas; un plan contable que posibilite la verificacin de la correcta utilizacin de los fondos de la UE/recursos del FED y la contabilizacin de dicha utilizacin; una auditora externa independiente (en el caso de FED, a cargo de una institucin nacional de censura de cuentas externa e independiente); garantas de la oportuna publicacin anual a posteriori de los beneficiarios de fondos procedentes del presupuesto de la UE/FED, teniendo en cuenta las exigencias de confidencialidad y seguridad. FED en el caso de operaciones en rgimen de gestin administrativa, disposiciones adecuadas para la gestin y control de las administraciones de anticipos locales y para la determinacin de las competencias, a nivel local, del administrador de anticipos y del contable. Los pases beneficiarios debern comprobar peridicamente la correcta ejecucin de las acciones financiadas por el presupuesto de la UE/FED y debern adoptar las medidas adecuadas para prevenir irregularidades y fraudes y, si ha lugar, emprender las acciones legales para recuperar los fondos abonados indebidamente. Con el anlisis del cumplimiento de los criterios citados por parte del pas beneficiario, el ordenador competente determinara el grado de descentralizacin que puede otorgarse y la posibilidad del mismo de aplicar sus procedimientos o no31. Procedimientos utilizados por el pas beneficiario En principio, el pas beneficiario debe utilizar los procedimientos de contratacin pblica y de concesin de subvenciones de la UE (recogidos en la presente Gua). Sin embargo, sera posible que la Comisin autorice al pas beneficiario el uso de otros procedimientos (procedimientos locales o los acordados entre los codonantes en caso de cofinanciacin). La decisin es competencia exclusiva de la Comisin (Colegio de Comisarios), quien la adopta despus de haber analizado adecuadamente los criterios mencionados anteriormente y siempre que las condiciones explicadas a continuacin se cumplan: PRESUPUESTO GENERAL A tenor del artculo 56.2 del Reglamento Financiero, cuando una accin cuya ejecucin ha sido delegada a un pas beneficiario se cofinancia de modo conjunto (por el pas beneficiario mismo u otros donantes), los procedimientos de licitacin y concesin de subvenciones que se han de utilizar pueden ser los de la CE, los del pas beneficiario o los acordados por los donantes. En otros casos, la Comisin puede aceptar: - que los procedimientos de licitacin del pas beneficiario son equivalentes a sus propios
31 Vanse los documentos relativos a la gestin descentralizada para la Oficina de Cooperacin EuropeAid (como la Gua Financiera o los modelos de Programas Anuales de Accin). Cuando se decide que el grado de descentralizacin ser parcial, con lo que el pas beneficiario empleara nicamente los procedimientos comunitarios (es decir, los contenidos en la presente Gua y en la de presupuestos-programa), no sera necesario el anlisis ex ante de los procedimientos comunitarios.
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procedimientos, teniendo en cuenta las normas aceptadas internacionales, como se prev en el artculos 56.1, ltimo prrafo, del Reglamento Financiero as como en los artculos 35.3 y 237.4 de sus normas de desarrollo. - que se apliquen las reglas sobre subvenciones diferentes a las de la CE, siempre que se especifiquen el convenio de financiacin correspondiente y estos esten basados en las reglas del capitulo 6 de la presente Gua, como se recoge en el artculo 169.a) del Reglamento Financiero. Antes de tomar tal decisin, la Comisin deber comprobar, en cada caso, que tales procedimientos se ajustan a los principios de transparencia, igualdad de trato y no discriminacin, impiden cualquier conflicto de intereses, ofrecen garantas equivalentes a las normas internacionalmente aceptadas y garantizan el cumplimiento de las disposiciones sobre buena gestin financiera, que requieren un control interno efectivo y eficiente. FED La posibilidad de utilizar procedimientos locales u otros acordados por los donantes se contempla en el artculo 19c del Anexo IV del Acuerdo de Coton. El artculo 65 de dicho Acuerdo, adems, establece que en caso de cofinanciacin, se adoptarn las medidas necesarias para coordinar y armonizar las operaciones de la Comisin y la de otros donantes, con el objetivo de minimizar el nmero de procedimientos que deben ser aplicados por el pas beneficiario, de modo que se d ms flexibilidad. A la luz de la relacin de partenariado con los pases ACP, es importante que el anlisis ex ante de los procedimientos realizados por la Comisin se efecte en estrecha cooperacin con dichos pases (evaluacin conjunta). En general, antes de tomar tal decisin, la Comisin deber comprobar, en cada caso, que tales procedimientos se ajustan a los principios de transparencia, igualdad de trato y no discriminacin, impiden cualquier conflicto de intereses, ofrecen garantas equivalentes a las normas internacionalmente aceptadas y garantizan el cumplimiento de las disposiciones sobre buena gestin financiera, que requieren un control interno efectivo y eficiente. El uso de procedimientos diferentes a los comunitarios por el pas beneficiario existe siempre que las condiciones anteriores sigan existiendo durante la ejecucin de la accin. Si, tras los controles realizados por la Comisin durante la ejecucin de la accin, se comprueba que las condiciones no se cumplen, la Comisin deber adoptar las medidas adecuadas (principalmente, pedir al pas beneficiario que utilice los procedimientos de la UE). Instrumentos jurdicos adoptados por la Comisin De acuerdo con el nivel de descentralizacin acordado por la Comisin, la decisin de financiacin correspondiente reflejar el resultado del anlisis ex ante. Dicha decisin reflejar tambin la forma de ejecucin presupuestaria/recursos FED (gestin descentralizada), el grado de descentralizacin y, en su caso, el uso de procedimientos diferentes a los de la CE. La delegacin de potestades de ejecucin se reflejar en la convencin de financiacin concluida con el pas beneficiario, que establecer32 entre otras cosas los procedimientos aplicables as como las disposiciones administrativas y tcnicas. En casos de cofinanciacin, los codonantes y los pases beneficiarios normalmente concluyen unos acuerdos (normalmente llamados Memorandum de Acuerdo o "Memorandum of Understanding") para fijar las reglas que gobiernan la relacin entre los mismos. Estos acuerdos normalmente tienen elementos como: i) disposiciones sobre la gobernabilidad del proyecto (por ejemplo, existencia de
32 Para la Oficina de Cooperacin EuropeAid, vase el modelo en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/financing_agreement/index_en.htm
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un comit de pilotaje33, papel, derechos y obligaciones de los codonantes y de los pases beneficiarios), ii) descripcin de las estructuras de gestin capaces de asegurar que se cumplan las condiciones anteriores sobre auditoria, control interno, sistema contable, etc. iii) descripcin o plan de las acciones que debern desarrollarse, su presupuesto estimado y como se aprueban y modifican los mismos iv) reglas sobre desembolsos, incluyendo prefinanciacin e informacin sobre las cuentas bancarias, v) reglas de licitacin y subvenciones que cumplan con los requisitos mencionados anteriormente; vi) reglas sobre informes, auditora, supervisin y evaluacin incluyendo planificacin de los mismos-, vii) reglas sobre visibilidad y transparencia (por ejemplo, publicacin de beneficiarios), viii) medidas para prevenir irregularidades y fraudes, as como la posibilidad de recuperar los fondos, ix) resolucin de disputas, etc. Se debe asegurar la coherencia de estos acuerdos con el convenio de financiacin y, en general, con las reglas de la UE/FED. Potestades residuales En los casos de gestin descentralizada, la Comisin puede decidir delegar a un organismo nacional diferente al pas beneficiario (por ejemplo, una agencia nacional de un Estado Miembro de la EU) una o varias de sus potestades residuales (bsicamente, control de los procedimientos y pagos). En estos casos, las potestades encomendadas a este organismo sern implementadas a travs de la gestin centralizada indirecta (vase la Seccin 7.2), que se lleva a cabo por medio de la firma de una convencin de delegacin entre la Comisin y el organismo nacional en cuestin. La descripcin de las potestades delegadas a dicho organismos, as como las modalidades prcticas de comunicacin, pagos y/o control entre el pas beneficiario y el organismo delegado se reflejarn en la convencin de delegacin entre la Comisin y el pas beneficiario. En estos casos, las disposiciones de la convencin de financiacin y de la convencin de delegacin deben ser compatibles y coherentes, y harn mencin a la existencia de dichos documentos.
7.4. Cofinanciacin conjunta gestionada por la Comisin Europea

La posibilidad de que la Comisin reciba fondos de otros donantes34 se refleja en los Reglamentos Financieros (EU y FED). Esta posibilidad existe solamente en los casos en los que el acto de base lo prev de modo explcito (por ejemplo, los artculos 17.3 ENPI, 27.3 DCI, artculo 9 del Reglamento de Ejecucin del 10 FED, etc.)35. Para implementar medidas conjuntas, los fondos se considerarn como fondos afectados a gastos especficos de acuerdo con los artculos 18.1 del Reglamento Financiero, 9.1 y 9.2 del Reglamento de Ejecucin del 10 FED y 16 del Reglamento Financiero del 10 FED. La ejecucin de los fondos conjuntamente cofinanciados por parte de la Comisin seguirn todos los procedimientos comunitarios: decisin financiera aprobada por la Comisin (Colegio de Comisarios), segn el procedimiento comitologa aplicable y donde se especificarn las fuentes de financiacin, el modo de gestin y, a continuacin, en su caso, se concluir la convencin de financiacin. Los pasos normales por los cuales se encomienda a la Comisin a ejecutar fondos recibidos de otros donantes son los siguientes:
33 Estas reglas deben permitir una participacin efectiva de la Comisin en dichos comits (por ejemplo, los documentos relevantes deben ser distribuidos con suficiente antelacin para que la Comisin pueda participar adecuadamente en las reUnin es). 34 Vase en la introduccin del Captulo 7 quien puede ser donante, incluyendo los Estados miembros de la UE, un pas donante tercero as como una organizacin internacional. 35 Esta posibilidad no exista bajo el 9 FED.
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publicacin de una convocatoria de expresin de inters a contribuir por parte de la Comisin o recepcin de una expresin de inters por parte de uno o varios donantes; firma de una acuerdo de transferencia (vase el Anexo F5) por el/los donante(s). comitologa y adopcin de una decisin de financiacin (normalmente bajo la forma de un Programa Anual de Accin) que debe incluir la autorizacin al ordenador por delegacin conforme a la cual puede aceptar los fondos del/de los donante(s) en cuestin y de firmar a su vez el acuerdo de transferencia previamente firmado por el donante (es importante destacar que si se van produciendo nuevas aportaciones, se debe adaptar la decisin de financiacin en consecuencia) firma del acuerdo de transferencia por el ordenante mencionado36; transferencia real y efectiva de los fondos. El acuerdo de transferencia indicar los porcentajes de la contribucin que se destina a cubrir los costes administrativos incurridos por la Comisin para gestionar los fondos recibidos. Para la Comisin, este porcentaje representa una media de un 4%, pero, dependiendo del caso especifico, este porcentaje puede superarse en casos debidamente justificados. El acuerdo de transferencia puede igualmente prever el contenido y frecuencia de los informes que deben facilitar la Comisin a los donantes. La contribucin de los donantes ser utilizada prioritariamente con respecto a la contribucin de la UE para financiar la accin y los intereses que puedan generarse se considerarn parte de dicha contribucin.
7.5. Contratacin conjunta

Cuando un contrato pblico o un contrato marco es necesario para la ejecucin de una accin conjunta entre una institucin y una administracin contratante de un Estado miembro, el procedimiento de adjudicacin puede llevarse a cabo conjuntamente por la institucin y esta administracin contratante. En este caso, se aplicarn las disposiciones de procedimiento aplicables a la Comisin37. No obstante, en algunos casos concretos, puede decidirse que las normas de procedimientos aplicables a la Administracin Contratante de un Estado miembro deban aplicarse siempre que puedan considerarse como equivalentes a las de la institucin.
36 En su caso, si as consta en una decisin previa de la Comisin (Colegio), el ordenador competente puede firmar el acuerdo de transferencia antes de la adopcin de la decisin de financiacin. 37 Ver artculo 91 del Reglamento financiero CE.
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8.
Textos legales
8.1. Marco jurdico para la contratacin publica 8.1.1. Presupuesto general

El marco jurdico que rige los contratos de servicios, suministro y obras financiados con los recursos del presupuesto general de la Unin Europea, concluidos en el marco de la cooperacin de la EU a favor de pases terceros y otorgados por el rgano de Contratacin de un pas beneficiario o la Comisin actuando en nombre y por cuenta del beneficiario, est constituido por: el Reglamento (CE, Euratom) n 1605/2002 del Consejo de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, (y, en particular el Capitulo III del Ttulo V de la segunda Parte sobre las disposiciones particulares relativas a las acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el Reglamento (CE, Euratom) n 1995/2006 de la Comisin de 13 de diciembre de 2006 el Reglamento (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Comisin, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento mencionado en el punto anterior (y en particular el Captulo III del Ttulo III de la Segunda Parte del mismo, relativo a las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores) tal como ha sido modificado por: - el Reglamento de (CE, Euratom) n 1261/2005 de la Comisin de 20 de julio de 2005; - el Reglamento (CE, Euratom) n1248/2006 de la Comisin de 7 de agosto de 2006; - el Reglamento (CE, Euratom) n 478/2007 de la Comisin de de 23 de abril de 2007. los Reglamentos38 y otros instrumentos jurdicos especficos relativos a los diferentes programas de cooperacin. Asimismo, son de aplicacin las disposiciones siguientes: El Acuerdo Marco firmado entre la UE y el pas beneficiario en cuestin, si existe. Este acuerdo define las normas de cooperacin administrativa entre ambas partes para la ejecucin de la ayuda exterior. El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario en cuestin para cada programa financiado por la UE. En l se establecen los objetivos y el presupuesto del programa. Las reglas y procedimientos relativos a los contratos de servicios, de suministros y de obras financiados con cargo al presupuesto general de las Comunidades Europeas en el marco de la cooperacin con los terceros pases [C (2007) 2034], adoptado por la Comisin Europea el 24 de Mayo de 2007. Los documentos y modelos que figuran en los anexos de esta Gua Prctica.
38 Como el Reglamento del Consejo (CEE) n 2913/92 de 12 de octubre de 1992 que establece el Cdigo aduanero
comunitario que define las reglas en materia de origen de los productos y los Reglamentos sobre el acceso a la ayuda exterior comunitaria.
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8.1.2. FED
El siguiente marco legal se aplica a los contratos de servicios, suministro y obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo: El Acuerdo de asociacin ACP-CE, firmado el 23 de junio de 2000 en Cotonou modificado por el Acuerdo modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Luxemburgo el 25 de junio de 2005 y su Anexo IV; Decisin del Consejo 2001/822/CE de 27 de noviembre de 2001, relativa a la asociacin de los pases y territorios de Ultramar a la Comunidad Europea (Decisin de asociacin Ultramar), modificada por la Decisin del Consejo 2007/249/CE de 19 de marzo de 2007; El Anexo V de la Decisin n 3/1990 del Consejo de Ministros ACP CE de 29 de marzo de 1990 que contempla las reglas de procedimiento en materia de conciliacin y arbitraje; El Reglamento del Consejo (CE) n 617/2007 de 14 de mayo de 2007 sobre la aplicacin del Dcimo Fondo Europeo de Desarrollo con arreglo al Acuerdo de Asociacin ACP-CE; Reglamento (CE) no 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al Dcimo Fondo Europeo de Desarrollo. Lo siguiente ser tambin de aplicacin: El Convenio de Financiacin firmado entre la CE y el pas beneficiario en cuestin para cada programa realizado con fondos CE. En l se establecen los objetivos y el presupuesto del programa; Esta Gua Prctica y los documentos estndares y modelos que figuran en sus anexos.
8.2. Marco jurdico para las subvenciones 8.2.1. Presupuesto general

El marco jurdico que rige los procedimientos aplicables a los contratos de subvencin financiados por la Unin Europea en el marco de la cooperacin en favor de pases terceros est constituido por: El Reglamento Financiero n 1605/2002, de 25 de junio de 2002, aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (y, en particular, el Ttulo VI de la primera parte, relativo a las subvenciones, y el Capitulo IV Ttulo IV de la segunda parte, relativo a las condiciones particulares aplicables a las subvenciones en las acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el Reglamento (CE, Euratom) n 1995/2006 de la Comisin de 13 de diciembre de 2006. El Reglamento n 2342/2002, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento Financiero antes citado (y, en particular, el Ttulo VI de la primera parte, relativo a las subvenciones, y el Capitulo IV Ttulo IV de la segunda parte, relativo a las condiciones particulares aplicables a las subvenciones en las acciones exteriores) modificado por: - el Reglamento (CE, Euratom) de la Comisin n 1261/2005, de 20 de julio de 2005. - el Reglamento (CE, Euratom) de la Comisin n 1248/2006, de 7 de agosto de 2006. - el Reglamento (CE, Euratom) de la Comisin n 478/2007 de 23 de abril de 2007. Los reglamentos y otros decisiones del Consejo, mencionadas como actos de base en el Reglamento Financiero y en esta Gua, as como otros instrumentos jurdicos especficos relativos a los diferentes programas de cooperacin.
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8.2.2. FED
El marco jurdico que rige los procedimientos aplicables a los contratos de subvencin financiados por el Dcimo FED est constituido por: El Acuerdo de asociacin ACP-CE, firmado el 23 de junio de 2000 en Cotonou modificado por el Acuerdo modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Luxemburgo el 25 de junio de 2005; Decisin del Consejo 2001/822/CE de 27 de noviembre de 2001, relativa a la asociacin de los pases y territorios de Ultramar a la Comunidad Europea (Decisin de asociacin Ultramar); Reglamento (CE) n 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se
o
aprueba el Reglamento financiero aplicable al dcimo Fondo Europeo de Desarrollo, concretamente el Ttulo VII de la Parte Primera relativa a subvenciones.
Asimismo, son de aplicacin las disposiciones siguientes: El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario en cuestin para cada programa financiado por la UE. En l se establecen los objetivos y el presupuesto del programa. Los documentos y modelos que figuran en los anexos de esta Gua Prctica y que incluyen los documentos estndar relativos al contrato de subvencin para las acciones exteriores (vase anexo E3), y los documentos estndar relativos a las convocatorias de propuestas (vanse anexos E1, E2 y E3). Las reglas y procedimientos elaborados por la Comisin Europea para la gestin de las subvenciones bajo el Dcimo FED tambin estn consolidadas en esta Gua Practica y debern aplicarse para las citadas subvenciones.
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9.
A A1 A2
Lista de Anexos
Anexos Generales Glosario Programas de la ayuda exterior de la UE a1_glossary_es.doc a2_ecprogrammes_es.doc a2_eligibilityprogrammes2007_2013_ es.doc a2_eligiblityprogrammesbefore2007_ es.doc
A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A11a
Declaracin de neutralidad y confidencialidad Declaracin de imparcialidad y confidencialidad Anuncio de anulacin Nota explicativa Recibo para solicitudes/ofertas/propuestas entregadas a mano Carta de notificacin Carta para la entrega de un contrato/ apndice Informe de negociacin Guas Gua sobre los procedimientos contractuales para casos de situaciones de crisis financiados por el Presupuesto General y el FED Gua para la redaccin de las especificaciones tcnicas de las instrucciones para los licitadores en el mbito de las acciones exteriores Gua para la redaccin de las especificaciones tcnicas de los procedimientos para contratar suministros de oficina en el mbito de las relaciones exteriores Gua para la redaccin de especificaciones tcnicas de las licitaciones de vehculos en el mbito de las relaciones exteriores Anexo V a la Decisin no 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 29 marzo de 1990 que adopta las reglas generales, las condiciones generales y las normas que gobiernan el procedimiento de conciliacin y arbitraje para las obras, suministro y contratos de servicios financiados por el FED. Servicios Previsin individual Anuncio de licitacin Resumen del anuncio de licitacin publicacin local
a3_decl_ob_conf_es.doc a4_decl_imp_conf_es.doc a5_cancnotice_es.doc a6_explnote_es.doc a7_receipt_es.doc a8_notifletter_es.doc a9_coverletter_es.doc a10_negotiationreport_es.doc a11_a_guidelines_crisis_es.zip
A11b
a11_b_it_guidelines_es.doc
A11c
a11_c_guidelines_furniture_es.doc
A11d
a11_d_guidelines_vehicles_es.doc
A12
a12_conciliationandarbitration_es.pdf
B B1 B2a B2b
b1_forecast_es.doc b2_procnotice_es.doc b2_b_summarypn_es.doc
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B3 B4 B5 B6 B7 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8
Formulario de solicitud de contrato de servicios Lista General Informe de preseleccin Anuncio de preseleccin Carta a los candidatos no preseleccionados Expediente de licitacin (incluido el contrato tipo) Carta de invitacin a licitar Instrucciones para los licitadores Contrato de servicios: Condiciones particulares Contrato de servicios: Condiciones generales (anexo I) Contrato de servicios: Trminos de Referencia basados en honorarios (anexo II) Contrato de servicios: Trminos de Referencia Global (anexo II) Contrato de servicios: Organizacin y Metodologa (anexo III) Contrato de servicios: Expertos principales (anexo IV) Contrato de servicios: Presupuesto (anexo V) Presupuesto para un contrato de precio global; Desglose presupuestario para un contrato basado en honorarios
b3_applform_es.doc b4_longlist_es.doc b5_shortreport_es.doc b6_shortnotice_es.doc b7_letternotshort_es.doc b8_invit_es.doc b8_itt_es.doc b8_contract_es.doc b8_annexigc_es.pdf b8_annexiitorfee_es.doc b8_annexiitorglobal_es.doc b8_annexiiiom_es.doc b8_annexivexperts_es.doc b8_annexvbudgetglobal_es.doc b8_annexvbudgetfee_es.xls
B8
Contrato de servicios: Formularios y otros documentos (anexo VI) Ficha de identificacin financiera Garanta bancaria Ficha de entidad legal (personas fsicas) Ficha de entidad legal (entidades privadas) Ficha de entidad legal (entidades publicas) b8_annexvifif_es.pdf b8_annexviguarantee_es.doc b8_annexvilefind_es.pdf b8_annexvilefcompany_es.pdf b8_annexvilefpublic_es.pdf b8_annexviiexpverif_es.doc b8_shortnotice_es.doc b8_admingrid_es.doc b8_evalgrid_es.doc b8_tenderform_es.doc b8_taxcustomsarrangements_es. doc b8_simplified_es.zip
B8 B8 B8 B8 B8 B8 B8
Contrato de servicios: Verificacin de gastos: Trminos de Referencia e Informe de anlisis de los hechos (anexo VII) Anuncio de preseleccin Tabla de cumplimiento administrativo Tabla de evaluacin Formulario de oferta de servicios Rgimen fiscal y aduanero Expediente simplificado (para el procedimiento negociado en rgimen competitivo y aplicable a procedimientos de cuanta inferior)
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B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B17 C C1 C2 C3 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4 C4
Lista de control de apertura de plicas Informe de apertura de plicas Informe de evaluacin Tabla de evaluacin Carta a los candidatos no seleccionados Anuncio de adjudicacin Formulario de valoracin del contratante Apndice al contrato de servicios Modificacin del Presupuesto Suministro Previsin individual Anuncio de licitacin Anuncio de licitacin procedimientos abiertos locales Expediente de licitacin (incluido el contrato tipo) Carta de invitacin a licitar Instrucciones para los licitadores Contrato de suministro Contrato de suministro: Condiciones particulares Contrato de suministro: Condiciones generales (anexo I) Especificaciones tcnicas (anexo II) Modelo de oferta financiera (anexo IV) Modelo de garanta de ejecucin (anexo V) Modelo de garanta de Prefinanciacin (anexo V) Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin Formulario de presentacin de una oferta Garanta bancaria Ficha de identificacin financiera Ficha de entidad legal (entidades privadas) Ficha de entidad legal (entidades publicas)
b9_openchecklist_es.doc b10_openreport_es.doc b11_evalreport_es.doc b12_evaluatorsgrid_es.doc b13_letterunsuccessful_es.doc b14_awardnotice_es.doc b15_assessment_es.doc b16_addendum_es.doc b17_budgetmodif_es.xls c1_forecast_es.doc c2_procnotice_es.doc c3_summarypn_es.doc c4_invit_es.doc c4_itt_es.doc c4_contract_es.doc c4_specialconditions_es.doc c4_annexigc_es.pdf c4_annexiitechspec_es.doc c4_annexivfinoffer_es.doc c4_perfguarantee_es.doc c4_prefinanceguarantee_es.doc c4_admingrid_es.doc c4_evalgrid_es.doc c4_tenderform_es.doc c4_tenderguarantee_es.doc c4_fif_es.pdf c4_lefcompany_es.pdf c4_lefpublic_es.pdf c4_taxcustomsarrangements_es. doc c4_simplified_es.zip
C4 C4
Rgimen fiscal y aduanero Expediente simplificado (para el procedimiento negociado en rgimen competitivo y aplicable a procedimientos de cuanta inferior) Lista de control de la sesin de apertura de plicas
C5
c5_openchecklist_es.doc
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C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C13 D D1 D2 D3 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4
Informe de apertura de plicas Informe de evaluacin Carta a los candidatos no seleccionados Anuncio de adjudicacin de contrato Formulario de valoracin del titular del contrato Aceptacin provisional y definitiva Apndice al contrato Modificacin del Presupuesto Obras Anuncio de informacin previa Anuncio de licitacin Anuncio para las licitaciones abiertas locales Expediente de licitacin (incluido el contrato tipo) Carta de invitacin a licitar Instrucciones para los licitadores Contrato de obras Contrato de obras: Condiciones particulares Contrato de obras: Condiciones generales Especificaciones tcnicas Cuestionario Formulario 4.1 Formulario 4.2 Formulario 4.3 Formulario 4.4 Formulario 4.5 Ficha de identificacin financiera Ficha de entidad legal (entidades privadas) Ficha de entidad legal (entidades publicas)
c6_openreport_es.doc c7_evalreport_es.doc c8_letterunsuccessful_es.doc c9_awardnotice_es.doc c10_assessment_es.doc c11_provfinalaccept_es.doc c12_addendum_es.doc c13_budgetmodif_es.doc d1_forecast_es.doc d2_procnotice_es.doc d3_summarypn_es.doc d4_invit_es.doc d4_itt_es.doc d4_contract_es.doc d4_specialconditions_es.doc d4_annexgc_es.pdf d4_techspec_es.doc d4_techofferquestion_es.doc d4_techofferform_4.1_es.doc d4_techofferform_4.2_es.doc d4_techofferform_4.3_es.doc d4_techofferform_4.4_es.doc d4_fif_es.pdf d4_lefcompany_es.pdf d4_lefpublic_es.pdf d4_techofferform_4.6_es.doc d4_finoffer_es.doc d4_designdrawing_es.doc d4_admingrid_es.doc d4_evalgrid_es.doc d4_tenderform_es.doc d4_tenderguarantee_es.doc
D4 D4 D4 D4 D4 D4 D4
Formulario 4.6 Oferta financiera Documentacin del proyecto y planos Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin Formulario de presentacin de la oferta Garanta de licitacin
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D4 D4 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 E E1 E2 E3 E3a E3b E3c E3d E3e
Garanta de prefinanciacin Garanta de ejecucin Garanta de retencin Lista de control de la sesin de apertura de plicas Informe de apertura de plicas Informe de evaluacin Carta a los candidatos no seleccionados Anuncio de adjudicacin de contrato Formulario de valoracin del titular del contrato Apndice al contrato Modificacin del Presupuesto Subvenciones Programa de trabajo anual Anuncio de convocatoria de propuestas local Gua para los solicitantes de subvenciones Gua para los solicitantes Formulario de solicitud Presupuesto Marco lgico de intervencin Ficha de entidad jurdica (persona fsica) Ficha de entidad jurdica (entidades privadas) Ficha de entidad jurdica (entidades publicas)
d4_prefinanceguarantee_es.doc d4_perfguarantee_es.doc d4_retentionguarantee_es.doc d5_openchecklist_es.doc d6_openreport_es.doc d7_evalreport_es.doc d8_letterunsuccessful_es.doc d9_awardnotice_es.doc d10_assessment_es.doc d11_addendum_es.doc d12_budgetmodif_es.xls e1_workprogr_es.doc e2_localpub_es.doc e3_a_guidelines_es.doc e3_b_applicform_es.doc e3_c_budget_es.xls e3_d_logfram_es.xls e3_e_lefind_es.pdf e3_e_lefcompany_es.pdf e3_e_lefpublic_es.pdf e3_f_fif_es.pdf e3_h_1_speccond_es.doc e3_h_2_gencond_es.pdf e3_h_3_awardproc_es.doc e3_h_4_requestpay_es.doc e3_h_5_interreport_es.doc e3_h_6_finalreport_es.doc e3_h_7_financialreport_es.xls e3_h_8_expendverif_es.doc e3_h_9_finguarantee_es.doc e5_a_conceptevalgrid_es.doc e5_b_propevalgrid_es.doc e6_a_opening_es.doc
E3f E3h_1 E3h_2 E3h_3 E3h_4 E3h_5 E3h_6 E3h_7 E3h_8 E3h_9 E5a E5b E6a
Formulario de identificacin financiera Condiciones particulares Condiciones generales (Anexo II) Procedimientos de adjudicacin de contratos (Anexo IV) Solicitud de pago (Anexo V) Informe descriptivo intermedio (Anexo VI) Informe descriptivo final (Anexo VI) Informe financiero Verificacin de gastos (Anexo VII) Garanta financiera (Anexo VIII) Tabla de evaluacin del documento de sntesis Tabla de evaluacin del formulario de solicitud Apertura y verificacin administrativa de solicitudes-
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E6b E6c E6d E8 E9a E9b E9c_1 E9c_2 E9d E9e E10 E11 F F1 F1a F1b F1c F1d F2a F2b F3 F4 F4 F5
Evaluacin de documentos de sntesis Evaluacin de la totalidad de las solicitudes Informe de evaluacin final Nota a la Delegacin evaluacin Carta a los solicitantes despus de la sesin de apertura Carta a los solicitantes seleccionados despus de la evaluacin del documento de sntesis Carta a los solicitantes rechazados despus de la evaluacin del documento de sntesis /de la propuesta Carta a los solicitantes rechazados despus de la evaluacin de la propuesta lista de reserva Carta de aceptacin/rechazo despus de la verificacin de elegibilidad Carta de concesin Apndice Publicacin
e6_b_conceptevalrepoc_es.doc e6_c_applicevalrep_es.doc e6_d_finalevalrep_es.doc e8_note_delegation_evaluation_ es.doc e9_a_letter_submission_admin_ check_es.doc e9_b_letter_cn_preselection_es. doc e9_c_1_letter_negative_ evaluation_es.doc e9_c_2_letter_negative_ evaluation_reserve_es.doc e9_d_letter_final_check_rs_es. doc e9_e_letter_award_es.doc e10_addendum_es.doc e11_publication_es.doc
Relaciones con las Organizaciones Internacionales, los Estados miembros y otros donantes Modelo de Acuerdo de Contribucin - Condiciones generales (anexo II) Modelo de Acuerdo de Contribucin - Condiciones particulares Modelo de Acuerdo de Contribucin -Ficha de identificacin financiera (anexo IV) Modelo de Acuerdo de Contribucin - Solicitud de pago (anexo V) Acuerdo marco de fondos fiduciarios y de cofinanciacin (Banco Mundial) Solicitud de pago (Banco Mundial) Acuerdo marco administrativo y financiero (Naciones Unidas) Acuerdo de Delegacin Condiciones Generales Acuerdo de Delegacin Condiciones Particulares Acuerdo de Transferencia f1_a_contr_agreement_gc_es.pdf f1_b_contr_agreement_sc_es.doc f1_c_fif_es.pdf f1_d_req_paym_es.doc f2_a_wb_agreement_es.pdf f2_b_wb_request_es.doc f3_un_fafa_es.pdf f4_a_deleg_agreement_gc_es.pdf f4_b_deleg_agreement_sc_es.doc f5_trans_agreement_es.doc
Pgina 149 de 149

Guía Práctica de Los Procedimientos Contractuales para Las Acciones Exteriores de La Unión Europea

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Guía Práctica de Los Procedimientos Contractuales para Las Acciones Exteriores de La Unión Europea

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Gua Prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Unin Europea

8. TEXTOS LEGALES .................................................................................................. 141

9. LISTA DE ANEXOS .................................................................................................. 144

Que es lo que no cubre la Gua Practica?

2.1. Panorama general

2.2. Modalidades de gestin

Reglamento n 1638/2006 de 24.10.2006.

Reglamento n 1085/2006 de 17.07.2006.

En particular el Protocolo no 1 incluido en el anexo V del Acuerdo de asociacin ACP-UE.

2.3.2. Excepciones a la regla de la nacionalidad y del origen

2.3.3. Motivos de exclusin

2.3.4. Sanciones administrativas y financieras

2.3.6. Otros principios esenciales

2.4. Procedimientos de contratacin pblica

2.4.1. Determinacin del procedimiento aplicable a cada caso

5 000 000 1. Licitacin internacional abierta 2. Licitacin internacional restringida

2.4.2. Procedimiento abierto

2.4.3. Procedimiento restringido

2.4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo

2.4.5. Contrato marco

2.4.6. Sistema dinmico de compra

2.4.7. Dilogo competitivo

2.4.8. Procedimiento negociado

2.4.9. Competencia leal y transparente

2.4.10. Preferencias (nicamente FED)

2.4.11. Criterios de seleccin y de adjudicacin de los contratos

2.4.12. Procedimiento con clusula suspensiva

2.4.13. Anulacin del procedimiento de contratacin pblica

2.4.14. Clusulas deontolgicas

2.4.15. Vas de recurso

2.5. Volumen de los contratos

2.6. Trminos de referencia y especificaciones tcnicas de los contratos

2.7. Normas de procedimiento sobre conciliacin y arbitraje

2.8. El Comit de Evaluacin 2.8.1. Composicin

2.8.2. Imparcialidad y confidencialidad

2.8.3. Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin

2.8.5. Periodo de validez de las ofertas

2.9. Adjudicacin del contrato 2.9.1. Notificacin al adjudicatario

2.9.2. Preparacin del contrato y firma

2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato

2.10.Modificacin de los contratos

2.10.1. Principios generales

2.10.2. Preparacin de un apndice

RGIMEN DESCENTRALIZADO: EX ANTE 3)

RGIMEN CENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO: EX POST 5)

El apndice entrar en vigor a la fecha de la ltima firma.

3.2.2. Contratos por un importe inferior a 200. 000 EUR

3.2.3. Otros procedimientos

Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa

Publicacin de los anuncios de licitacin

3.3.2. Elaboracin de la lista restringida

3.3.3. Redaccin y contenido del expediente de licitacin

3.3.4. Criterios de adjudicacin

3.3.5. Informacin complementaria durante el procedimiento

3.3.6. Plazo de entrega de las ofertas

3.3.7. Perodo de validez de las ofertas

3.3.8. Presentacin de las ofertas

3.3.9. Comit de Evaluacin

3.3.10. Fases del proceso de evaluacin

Sesin de apertura de plicas

Evaluacin de las ofertas

Licitador 1 55 60 59 174 174/3 = 58,00 Eliminado*

Licitador 2 88 84 82 254 254/3 = 84,67 84,67/85,33 x 100 = 99,22