Estrategia de Inventarios Cada industria enfrenta situaciones propias y caractersticas especficas en lo que se refiere a la decisin de cmo y cundo resurtir

su inventario. Sin embargo, la problemtica es similar en la mayora de los casos, por lo que un ejemplo genrico nos puede ayudar a aclarar conceptos bsicos y ayudarnos a decidir la mejor estrategia de reposicin de inventario. Consideremos a la compaa XYZ, la cual tiene un portafolio de 1,500 productos que ofrece al mercado nacional de manera indiscriminada (es decir, no especializados para un cliente en especial) a travs de una red de diez centros de distribucin con cobertura en todo el pas. En general, sus productos enfrentan una alta estacionalidad y una agresiva competencia, lo cual incrementa la variabilidad de la demanda y por consecuencia su dificultad para planearla. En los ltimos aos, el mercado ha ido exigiendo ms variedad, lo que ha forzado a la compaa XYZ a enfocarse en la innovacin y generar un promedio de 20 productos nuevos por ao. Despus de un anlisis ABC de su catlogo de productos, se encontr lo siguiente (ver tabla 1):

Una situacin como la de la compaa XYZ implica una alta complejidad en la planeacin, administracin y ejecucin de los procesos de su cadena de suministro. Un aspecto crtico en la planeacin es la decisin de cmo y cundo reponer los inventarios en los centros de distribucin. Esta definicin impacta directamente los siguientes resultados de negocio: - Nivel de servicio: la disponibilidad de productos en el momento en el que el cliente lo requiera (segn una oferta de servicio previamente definida). - Inversin en inventario: La disponibilidad mal planeada genera una inversin excedente en inventario, lo cual reduce la velocidad con la que el negocio convierte dicho activo en flujo. - Costos de operacin: Una deficiente planeacin de inventarios ocasiona ineficiencias en la operacin de los centros de distribucin pues se incurre en exceso o falta de capacidad y costos adicionales como traspasos de productos, diferencias de inventarios, tiempo extra, etc. Planeacin de inventarios Antes de elegir una estrategia de inventarios es necesario un par de definiciones anteriores: 1. Punto de desvinculacin de la cadena de suministro: Qu artculos se deben producir a la orden (make to order) y qu artculos se deben producir para inventario (make to stock). (Ver figura 1). 2. Diseo de la red de distribucin: En dnde se debe mantener el inventario de los productos bajo esquema make to stock.

Una vez que se han tomado estas decisiones para cada producto (qu se mantiene en inventario y en dnde), es necesario definir el mecanismo para administrar los que sigan una estrategia make to stock, es decir, el proceso de planeacin de inventarios. El proceso de planeacin de inventarios forma parte de un macro proceso de planeacin de la cadena de suministro. Si bien no es el nico, s es uno de los ms importantes, pues el resto de los procesos de planeacin (distribucin, capacidades, produccin, materiales) depende en gran medida de la estrategia de inventarios que se elija (ver fig. 2).

Para simplificacin del ejemplo, todos los productos de la compaa XYZ son make to stock y todos se deben tener disponibles en cada uno de los diez centros de distribucin. Por esto, el proceso de planeacin de inventarios es crtico para mantener el negocio rentable y competitivo. Este proceso debe responder las siguientes preguntas para cada producto-centro de distribucin: 1. Cunto inventario se debe tener? 2. Cada cundo se tiene que reponer este inventario? 3. Cmo se debe generar el requerimiento de reposicin? Estrategias de inventarios Para contestar las tres preguntas anteriores es necesario partir de un elemento comn: el Plan de Demanda o pronstico. Una de las razones de ser del inventario es asegurar el surtido de un producto ante una demanda incierta. A ms incertidumbre, ms inventario. Por lo tanto, toda estrategia de inventarios debe estar basada en un plan de demanda que exista como proceso formal dentro de la compaa. La compaa XYZ mantiene un proceso de planeacin de demanda soportado con una herramienta de tecnologa de informacin especializada en pronsticos y con la participacin de los

departamentos de ventas, servicio, mercadotecnia y logstica. En promedio, el error del pronstico es como se muestra en la tabla 2:

Los productos A mantienen caractersticas de poca variabilidad e incertidumbre, por lo que mantienen errores de pronstico bajos y son denominados productos funcionales. Los productos B mantienen un alto grado de innovacin y enfrentan alto grado de incertidumbre, por lo que en promedio mantienen errores de pronstico altos. Los productos C son completamente errticos, principalmente por el bajo volumen y la incertidumbre en su frecuencia de desplazamiento. Ante este escenario, la compaa XYZ debe decidir cmo utilizar el pronstico para la definicin de cunto, cundo y cmo manejar el inventario. En la actualidad, y debido a las herramientas de tecnologa de informacin que soportan las operaciones de la cadena de suministro, hay dos maneras diferentes de utilizar el pronstico para tomar decisiones de inventarios: 1. Tradicional (DRP): El DRP (Distribution Requirements Planning) normalmente se encuentra en el mdulo de distribucin de cualquier ERP y utiliza el pronstico para calcular los mximos y mnimos a mantener de cada producto en cada centro de distribucin. Este clculo de parmetros puede ser dinmico (recalcularse todos los das) o esttico (calcularse una vez cada 3 o 6 meses por fuera y alimentarlo al sistema). Los esquemas soportados por un sistema DRP son bsicamente dos: Punto de reorden (con variantes de mximos y mnimos, cantidad fija, entre otras) y Frecuencia fija (se repone una cantidad fija o a un mximo cada X das). 2. Reposicin por pronstico: Este mtodo est soportado por tecnologas de APS (Advance Planning Systems) y utiliza el pronstico para realizar la planeacin Aunque la reposicin por pronstico se presenta como la mejor alternativa en el mercado, tiene una gran desventaja: es 100% sensible al error del pronstico. Imagine el exceso de inventario y los costos adicionales por planear de esta manera productos con 300% de error. Esto ocasiona una mala utilizacin de las capacidades de la cadena y una deficiente habilidad de responder eficientemente a las demandas inciertas. Por otro lado, el mtodo tradicional, aunque efectivo, tiende a sobre inventariar productos con baja incertidumbre y con bajo error de pronstico, pues requiere un stock de seguridad para protegerse contra el tiempo de surtido. Cul es la mejor estrategia para la compaa XYZ? La respuesta debe cumplir los siguientes criterios: 1. Asegurar el servicio 2. Mantener la eficiencia 3. Ser manejable y administrable La estrategia de la compaa XYZ debe considerar las caractersticas de la demanda de los productos y los errores de pronstico. Los elementos de una posible estrategia que responde a los criterios expuestos anteriormente es: 1. Enfocar el proceso de planeacin de demanda a la reduccin del error de productos A, B y de introduccin, dejando los productos C slo a un pronstico meramente matemtico. Esta accin debe de tener objetivos claros de reduccin de error y responsables en cada rea. 2. Utilizar el

mtodo de reposicin por pronstico para productos A y aquellos productos B con errores menores al 30%-40%. 3. Utilizar el mtodo tradicional para productos B con errores mayores al 40% y para productos C. Conclusiones La mejor estrategia de inventarios es aquella que entiende y considera las caractersticas de la demanda de los productos y su complejidad. Debido al impacto que el inventario tiene en toda la cadena, este debe ser un proceso crtico de negocio que asegure un mantenimiento adecuado de los sistemas que lo administran. Una compaa como la XYZ requiere de herramientas de tecnologa que le ayuden a soportar la gran complejidad de administrar 1,500 productos en 10 centros de distribucin con caractersticas de alta incertidumbre y un alto ndice de introduccin de nuevos productos. Finalmente, el fin del proceso de planeacin de inventario debe ser, como el de la cadena de suministro, maximizar el servicio al cliente optimizando los recursos y capacidades que la empresa dedica para ello. Una definicin correcta de la estrategia de inventarios es un elemento clave para el logro de dichos objetivos.