Gestión de Riesgos PDF

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental
Archivo General de la Nacin Vol. LXXXIV
Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental
Sofa Borrego Alonso Maritza Dorta Valds Ana Prez Lara Maritza Mirabal Villason
Santo Domingo, D. N. 2009
Archivo General de la Nacin, Volumen LXXXIV Ttulo: Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental Autoras: Sofa Borrego Alonso, Maritza Dorta Valds, Ana Prez Lara, Maritza Mirabal Villason
Departamento de Investigacin y Divulgacin Directora: Dra. Reina C. Rosario Fernndez Cuidado de edicin: Lillibel Noem Blanco Fernndez Diagramacin y diseo de cubierta: Juan Fco. Domnguez Novas
De esta edicin: Archivo General de la Nacin Calle Modesto Daz 2, Ciudad Universitaria, Santo Domingo, Distrito Nacional Tel. 809-362-1111, Fax. 809-362-1110 www.agn.gov.do
ISBN: 978-9945-020-71-7 Impresin: Editora Bho, C. por A.
Impreso en Repblica Dominicana / Printed in Dominican Republic
Contenido
Introduccin............................................................................................. 9 Tipologa de desastres y fenmenos
de destruccin asociados. ....................................................................... 13
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Clasificacin de los desastres segn su extensin.......................... 13 Clasificacin segn su naturaleza................................................... 15 Fenmenos de destruccin asociados............................................ 20
Planificacin para enfrentar situaciones de desastres. ......................................................................... 23 . Otros aspectos a tener en cuenta . en el proceso de planificacin........................................................ 26 . Personal implicado en el proceso de planificacin. . Asignacin de responsabilidades.................................................... 27 . Aspectos a tener en cuenta para la definicin . del plan de trabajo del equipo de desastre.................................... 33 . Redaccin del plan.......................................................................... 41 . Mantenimiento del plan . ............................................................... 43 . Prevencin........................................................................................ 43 . Adquisicin de medios materiales.................................................. 51 Intervencin o respuesta......................................................................... 61 . Salvamento y rescate del patrimonio documental afectado. ......... 66 Conclusiones........................................................................................... 83 Bibliografa. ............................................................................................ 85
S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal
Anexos Anexo 1. Trminos y definiciones usadas...................................... 91 Anexo 2. Definicin de fuego, incendio y caractersticas de los fuegos.......................................... 93 Anexo 3. .......................................................................................... 99 Anexo 4. Planilla de instrucciones de emergencia...................... 107 Anexo 5. Suministros y equipos bsicos de emergencia. ............. 109 Anexo 6. Lista de control de elementos de riesgo. ...................... 111 Anexo 7. Proteccin de documentos y libros en papel contra los hongos. ................................ 117 Anexo 8. Secado de documentos y libros..................................... 131 Anexo 9. Rescate de emergencia de fotografas.......................... 139 Publicaciones del Archivo General de la Nacin................................ 143
Introduccin
La gran cantidad de libros y documentos que poseen las bibliotecas, archivos y museos estn amenazados, bsicamente, por cuatro factores: la naturaleza de los soportes que contienen la informacin, el ambiente en el que se almacenan, la forma en que se manipulan y los riesgos, ya sean de origen natural o provocados por el hombre. Exceptuando el primer factor de deterioro, se puede minimizar el impacto de los otros tres peligros mediante el conocimiento de su naturaleza, la planificacin de la respuesta y la adopcin de medidas de seguridad. Pero la violencia y capacidad de destruccin de los desastres de gran magnitud, tales como incendios, inundaciones, penetraciones del mar, huracanes de gran intensidad y terremotos, son tan elevadas, que la previsin de su enfrentamiento es un componente importante en la planificacin general de la preservacin. Esta debe contemplar todos los posibles riesgos, incluyendo los de agua y fuego, cuyos embates constituyen una amenaza importante para las colecciones. Por ello, es necesario un plan sistemtico organizado y formalmente escrito que permita una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimice los peligros para el personal, en la medida de lo posible, y garantice la integridad de las colecciones y la edificacin. Debe cubrir tanto medidas preventivas como procedimientos de rescate y recuperacin, as como un
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componente de entrenamiento; ya que todo el personal debe conocer, por ejemplo, la ubicacin y la operacin de las vlvulas de cierre de las tuberas de agua en los inmuebles en los que se albergan las colecciones. El plan se revisar regularmente junto con el personal especializado, por lo menos cada ao, y deber incluir listas de procedimientos a seguir si ocurre un desastre, las fuentes de suministros y asistencia que puedan requerirse. Contar con un plan escrito, garantiza que en medio de la excitacin y la confusin de una emergencia donde los procedimientos y las fuentes de ayuda fcilmente se olvidan, sea consultado. Asimismo, puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias, si el personal no est familiarizado con los mtodos de recuperacin. El objetivo bsico de un plan de preparacin para desastres es minimizar los riesgos en la medida de lo posible y maximizar la eficiencia de la respuesta en caso de que ocurra un desastre. Este libro es una herramienta de trabajo para la gestin de riesgo, planificacin y recuperacin del patrimonio documental afectado en caso de desastres, pues brinda informacin prctica y til a los especialistas encargados de esta proteccin en cmo: 1. garantizar la seguridad y salud del personal ocupante, 2. preservar la integridad de la documentacin y la informacin, 3. proteger la disponibilidad de las instalaciones y los servicios prestados, 4. reducir los costos econmicos asociados a la catstrofe. Para elaborar un plan eficaz, la institucin necesita realizar una evaluacin cuidadosa de los peligros que pueden existir y de la probabilidad relativa de que ocurran, as como de la vulnerabilidad institucional y de las colecciones. (Ver anexo 1). Tambin debe conocer los procedimientos para frenar un desastre y los recursos necesarios para llevarlos a cabo con vistas a mejorar la planificacin de su presupuesto y calificacin del personal; asimismo, deber comprometerse en aceptar recomendaciones
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que le realicen expertos y actualizar el plan de manera sistemtica para que pueda ser aplicado inmediatamente se necesite enfrentar un desastre. Este trabajo es el resultado de la creacin del Consejo Asesor Nacional contra Desastres y Emergencias en el Patrimonio (CADEP) en el 2007, el cual se encarg de establecer pautas de trabajo para la proteccin del Patrimonio Cultural Cubano ante situaciones de desastres. Asimismo, CADEP establecida en el 2007 forma parte del diseo de una estrategia de conservacin del patrimonio documental enmarcada dentro de la poltica de la nacin cubana.
Tipologa de desastres y fenmenos de destruccin asociados

Un desastre es un evento que ocurre en la mayora de los casos de forma inesperada, provocando alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y/o el medio ambiente. Abarcan una amplia tipologa, atendiendo a su origen, naturaleza y extensin. Estos ltimos pueden ser: accidentes menores, desastres moderados, desastres mayores y catstrofes.
Clasificacin de los desastres segn su extensin

Dependiendo de su escala o extensin, se pueden sealar cuatro tipos fundamentales (Walsh, 1997). Cada uno de ellos implica una tasa de destruccin o de daos, la disponibilidad o no de determinados servicios, as como de diferentes acciones de rescate y recuperacin. Accidentes menores. Son los ms habituales. Se trata de pequeos accidentes (una gotera, la cada de una estantera o la rotura de una ventana y la entrada de elementos extraos como agua, polvo, nieve, etc.). No suponen la interrupcin del servicio y tampoco afectan el abastecimiento de agua, electricidad o funcionamiento de las redes informticas. Implican una
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cantidad muy reducida de ejemplares o de equipos y pueden ser fcilmente abordados por personal con una preparacin bsica. De no ser remediados a tiempo, pueden acarrear graves daos. Los efectos, exceptuando los que afectan a los equipos, pueden ser subsanados en el propio centro con escasos recursos. El componente fortuito o accidental es muy elevado, pero una correcta evaluacin y previsin de riesgos puede reducir notablemente su aparicin. Desastres moderados. Las causas son similares a los accidentes menores, pero el nmero de objetos daados aumenta notablemente, siendo necesario realizar una recuperacin compleja que incluya operaciones como el secado por ventilacin o la congelacin en instalaciones externas colaboradoras de la institucin o de alquiler. No se produce una interrupcin del servicio y, exceptuando la zona daada, el resto de reas del edificio funcionan con normalidad. En los accidentes moderados es imprescindible una preparacin del personal y una coordinacin de las labores de recuperacin, pero no es necesario activar el equipo de enfrentamiento a desastres completamente. Desastres mayores. Cuando se produce un incendio, una inundacin grave o el derrumbamiento de partes importantes del edificio, los daos afectarn a un gran nmero de objetos. Aunque todos los servicios y suministros quedarn colapsados o suspendidos, la situacin en el exterior de la institucin afectada es de normalidad y los problemas se reducen al propio edificio o a su permetro prximo. En estas situaciones ser necesario activar el equipo de enfrentamiento a desastres y esperar a que los bomberos, la polica u otros responsables aseguren la normalizacin de la situacin y el acceso seguro al interior del recinto. Los daos sern cuantiosos y se deber proceder a un salvamento largo y costoso, en el que ser inevitable recurrir a servicios externos de congelacin y transporte. As mismo, ser de gran ayuda contar con la colaboracin de otras instituciones similares o de rango superior para el asesoramiento en las tareas de salvamento y recuperacin. Un desastre de estas caractersticas puede destruir la totalidad de los fondos
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y colecciones almacenadas, de forma que la recuperacin total es, en la prctica, imposible. Catstrofes. En situaciones blicas o cuando se producen fenmenos naturales extraordinariamente violentos (terremotos, erupciones volcnicas, huracanes, deslizamientos de terreno, inundaciones, etc.) donde la totalidad de la regin queda devastada. En estas condiciones, las tareas de salvamento son sumamente difciles y la recuperacin de los centros culturales queda supeditada a las tareas de salvamento de la poblacin y a la reconstruccin de los servicios fundamentales tales como hospitales, comunicaciones, suministro de agua y electricidad, etc. Slo la coordinacin de esfuerzos entre centros culturales, el establecimiento previo de un plan regional que marque las directrices y prioridades y la elaboracin de programas de cooperacin pueden aliviar las graves crisis culturales desencadenadas por catstrofes regionales.
Clasificacin segn su naturaleza

La naturaleza o factores que provocan el dao en las colecciones sern los referentes para establecer una tipologa bsica de desastres. Atendiendo a estas causas, se debern establecer los mecanismos adecuados para su paralizacin o freno y los mtodos precisos de salvamento y recuperacin. Sin embargo, es necesario precisar que los tres elementos bsicos, fuego, agua y fuerzas fsicas, suelen presentarse en todo tipo de siniestros, interactuando entre ellos, aunque haya sido una sola la causa que iniciara el suceso. 1. Provocados por el fuego. Un incendio es, sin duda, uno de los sucesos ms traumticos a los que puede enfrentarse un centro documental. Genera una reaccin qumica violenta que libera una gran cantidad de calor. A su alta capacidad de destruccin se une el hecho de que, durante los incendios, se generan grandes volmenes de humo txico, holln y
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partculas de combustin. Las altas temperaturas registradas durante el mismo, harn que la documentacin sufra daos qumicos que jams se daran en condiciones normales. En los centros documentales los incendios pueden ser provocados consciente o inconscientemente, pueden ocurrir por reacciones espontneas de determinados productos o soportes documentales como ocurre con pelculas a base de nitrato de celulosa, pero tambin pueden generarse en las instalaciones elctricas o en determinados equipos tales como lmparas, cocinas, estufas, calderas, entre otros. (Ver anexo 2).
2. Provocados por el agua. El agua es un elemento presente en cualquier tipo de desastre. Su aparicin puede estar relacionada con pequeos eventos, como la rotura de una caera o, en mayor proporcin, ligada a los incendios (al ser el mtodo ms eficaz y econmico de extincin) o a desastres naturales como huracanes, lluvias torrenciales e inundaciones. Los efectos del agua en los materiales son de dos tipos: a. Efectos inmediatos en la documentacin, por la propia absorcin del agua. Se manifiestan por el ensuciamiento, sobre todo cuando se trata de riadas e inundaciones, donde el lodo y el barro arruina los documentos en papel y en otros soportes, equipos informticos, discos duros y otros materiales. Ocasiona problemas fsicos y qumicos como resultado de deformaciones y contracciones de los soportes, corrimiento de tintas, compactacin de la documentacin realizada en papeles estucados, debilitamiento de los soportes, reblandecimiento de las colas de encuadernacin, de las emulsiones fotogrficas y la desnaturalizacin de los materiales protenicos, fundamentalmente del cuero y el pergamino. b. Biodeterioro. Es el segundo efecto que tiene lugar a mediano plazo y resulta una consecuencia del primero. La aparicin de colonias de hongos y bacterias puede producirse en la documentacin mojada en un plazo
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inferior a 72 horas en condiciones normales de temperatura (20C). En climas clidos, esta proliferacin puede ser notablemente ms rpida, pues la temperatura es mayor y generalmente muy prxima a la temperatura ptima de crecimiento de muchos grupos microbianos (30C-37C). 3. Provocados por fuerzas fsicas. Al igual que en el caso anterior, los daos provocados por las fuerzas fsicas son inherentes a todo tipo de desastre. A la calcinacin, desnaturalizacin de los plsticos, etc. que puede ocurrir en un incendio se unir la fragilidad de la documentacin expuesta a altas temperaturas y los daos provocados por la cada de ejemplares, el derrumbamiento de las estructuras y la cada de estanteras. En el caso de las inundaciones, los ejemplares mojados habrn absorbido agua y ser muy dificultosa la manipulacin, de forma tal que cualquier operacin incorrecta provocar deterioros fsicos importantes. a. Naturales. Dependen en gran medida de la zona geogrfica en la que est enclavado el edificio y, por lo general, provocan daos que se pueden clasificar en la categora de catstrofe. Dentro de ellos se encuentran: temporada de lluvias excepcionalmente copiosa, tormentas torrenciales, vendavales, tornados, huracanes, monzones, erupciones volcnicas, terremotos, deslizamientos o hundimientos del terreno, maremotos, etc. b. Humanas. La convivencia del personal, de los usuarios y visitantes con la documentacin puede generar desastres de todos los tipos expuestos arriba. El hombre, por voluntad o descuido, es uno de los peores enemigos del patrimonio escrito y sus acciones, especialmente cuando se trata de acciones intencionadas, causa graves destrozos cuantitativos y cualitativos. Pueden resumirse en las siguientes categoras:
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Tcnicos. El descuido, la mala gestin de las instalaciones o una instalacin deficiente pueden devenir en desastre de diferente amplitud: una ventana abierta, un cigarrillo mal apagado o una estufa encendida. Tambin pueden tener una procedencia exterior, como un coche, el derrumbamiento de un edificio vecino, etc. Voluntarias. Son las ms peligrosas desde el punto de vista de las prdidas que acarrean. Estas tienen un afn exhibicionista o intimidatorio, por lo que los objetivos atacados son de gran trascendencia social y los mtodos elegidos, enormemente destructivos. Psicpatas. Ciertas enfermedades mentales pueden llevar a los sujetos a cometer acciones difcilmente justificables por individuos sanos. Es el caso de los pirmanos. Sabotajes y terrorismo. En pos de lograr sus objetivos polticos, el terrorismo se ha servido de la trascendencia de acciones violentas en centros culturales relevantes, bibliotecas y archivos. Vandalismo. Puede estar subyacente un motivo poltico, pero no tan organizado como en el caso anterior. Sus destrozos son ms indiscriminados y suelen dirigirse ms a bienes y equipos que a las colecciones bibliogrficas o archivsticas. No obstante, se han registrado a lo largo de la historia quemas indiscriminadas de libros considerados perjudiciales por determinados elementos sociales. Acciones blicas. Las bibliotecas y archivos han constituido un objetivo militar directo con la intencin de acabar con los testimonios escritos o bien han sufrido los efectos colaterales de acciones emprendidas contra objetivos prximos. Numerosas bibliotecas fueron destruidas durante la II Guerra Mundial y ms recientemente en Croacia, Bosnia-Herzegovina, Kosovo e Irak.
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c. Accidentales. En este grupo han de englobarse los generados por equipos o instalaciones, aunque su responsabilidad ltima sea humana. Por lo general, provocan desastres que pueden ser desde accidentes menores hasta desastres mayores o de gran cuanta. En el fallo accidental de un equipo, siempre se encontrar la accin humana por mal diseo, fabricacin, instalacin, mantenimiento o uso. Pero la capacidad daina estriba en los componentes agresivos del sistema: energa, reactividad, toxicidad, etc. Teniendo en cuenta la posibilidad de emisiones dainas y las particularidades de las diferentes instituciones, se puede establecer la siguiente clasificacin: Accidentes de carcter fsico o mecnico. Explosiones de calderas y sistemas de vapor, averas de mquinas, cada y proyeccin de objetos por la sobrecarga de estanteras y pisos. Elctricos. Descargas a personas, daos a instalaciones elctricas y equipos suministrados, interrupcin del suministro (interna o externa), cortocircuitos, incendios. Fallos en las conducciones de agua. Interrupcin o rotura de los conductos internos de agua y de las instalaciones alimentadas: grifos, cisternas, aire acondicionado y calderas y dispersin a travs de pisos, forjados, cimientos, tejados o paredes. Contaminacin ambiental interior. La aparicin en el ambiente de cantidades apreciables de partculas slidas, lquidas o gaseosas puede ocasionar inconvenientes para la salud de las personas y problemas de conservacin graves en los objetos. En caso de inundaciones de polvo, los equipos informticos pueden sufrir daos fsicos importantes y, en los depsitos, las condiciones de suciedad, unidas a tasas elevadas de humedad y calor, aceleran notablemente las reacciones qumicas de alteracin y hacen posible la propagacin de microorganismos.
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Accidentes de carcter qumico. Liberacin de productos txicos, uso de productos inflamables, qumicamente nocivos para la documentacin, altamente reactivos o txicos. Accidentes por fallos en la organizacin. El descuido de los trabajadores cuando realizan determinadas tareas puede provocar graves desastres, especialmente cuando se trata de tareas que implican el uso de agua o de sustancias inflamables. Por otra parte, la sobrecarga de enchufes y el uso inapropiado de los equipos e instalaciones pueden devenir en desastre.
Las fuerzas desencadenadas por un terremoto, tornado o huracn provocarn el derrumbamiento de muros, techos y estanteras. Los documentos caern al suelo producindose daos importantes a los que habr que unir los de otros elementos. Adems, la rotura de conducciones elctricas puede desencadenar incendios y el rompimiento de los conductos de agua, inundaciones importantes.
Fenmenos de destruccin asociados

El peligro de los desastres estriba en su capacidad de desencadenar mltiples procesos de degradacin que interactan agravando sus efectos y en la extraordinaria violencia que demuestra cada uno de ellos. A modo de resumen, los daos producidos en la documentacin pueden ser clasificados en cuatro categoras: 1. Daos fsicos. Roturas, desgarros, prdidas, afectaciones en la imagen, prdida de legibilidad por la solubilizacin de las tintas, desvanecimiento de pigmento en manuscritos iluminados, estropeo de la encuadernacin o en el contenedor, friabilidad, erosiones en la superficie de los registros magnticos, fotogrficos o en los videodiscos, etc.
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2. Daos qumicos. Hidrlisis cida, degradacin trmica, desnaturalizacin de los polmeros plsticos, etc. Estos daos provocarn una debilidad extrema, haciendo muy difcil la manipulacin, o la prdida total de la informacin registrada. 3. Biodeterioro. Proliferacin de microorganismos y plagas de insectos. 4. Alteracin de la informacin. Este ltimo grupo se refiere a la calidad de la informacin transmitida. Los daos abarcan desde la modificacin de la imagen o del texto original por la aparicin de manchas o el desvanecimiento de las tintas, a la imposibilidad de su lectura (daos fsicos en discos duros de ordenador o en registros de audio y vdeo). Tras el desastre, los daos registrados no responden por lo general a una sola de estas categoras, sino a las cuatro, especialmente en los de mayor intensidad y catastrficos. El grado en el que se manifiesten estar relacionado con la extensin del suceso y muy especialmente, con la eficacia de los planes desarrollados y la formacin de los especialistas encargados de la recuperacin.
Planificacin para enfrentar situaciones de desastres

Teniendo en cuenta que los perjuicios causados por cualquier tipo de desastre son elevados, la elaboracin de un programa de prevencin debe ser una de las mximas prioridades de un centro documental, aun cuando este no tenga asignadas responsabilidades de conservacin a largo plazo. Mediante la planificacin el centro lograr: 1. Erradicar prcticas o situaciones potencialmente peligrosas. 2. Prevenir la aparicin de desastres evitables. 3. Minimizar los daos en la documentacin cuando se produce el desastre. 4. Reducir los gastos en la reparacin de materiales daados, equipos, mobiliario e infraestructura. 5. Garantizar el acceso a la informacin con la mayor brevedad. Para lograr estos objetivos, se deber trabajar en seis reas bsicas: 1. Evaluacin de riesgos. Deben ser examinadas todas las variables internas y externas que pueden derivar en una situacin catastrfica con el fin de asegurar que la planificacin se ajuste a las posibles situaciones. Por ello, el catlogo de riesgos deber actualizarse constantemente, readaptndose a las nuevas situaciones que pudieran crearse.
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2. Sistema de comunicaciones. En situaciones de riesgo, la eficacia de las comunicaciones garantiza una accin rpida entre los diferentes actores implicados. La cadena de comunicaciones deber asegurar el contacto con los responsables del equipo las 24 horas del da. Adems, deber prever los posibles fallos en la cadena. 3. Formacin de los trabajadores. La situacin creada por un accidente puede convertirse en un desastre mayor si no se toman las decisiones adecuadas. Por tanto, la formacin de la plantilla del centro y de los posibles voluntarios, debe ser otra de las prioridades en la planificacin. Para ello, se debern realizar cursillos especficos en los que se expliquen los principales riesgos, los mtodos de salvamento y la manipulacin de materiales culturales en caso de desastre. 4. Elaboracin del manual de prevencin de desastres. Un programa se concreta cuando el trabajo del comit de prevencin de desastres se materializa en forma del manual de prevencin de desastres de la institucin. En l se recoger toda la documentacin elaborada, los diferentes formularios y recomendaciones, as como el listn telefnico. 5. Abastecimiento de materiales. La adquisicin y almacenamiento de equipos y materiales necesarios para enfrentarse a la catstrofe deber realizarse con antelacin. En los momentos de crisis no es posible perder tiempo localizando botas de agua, ropa adecuada o bateras de linterna, por ello, los materiales necesarios sern adquiridos dependiendo de los resultados de la evaluacin y de su tabulacin. Por otra parte, se deber comprobar peridicamente su estado. 6. Cooperacin con agentes locales, regionales o nacionales. Los contactos se realizan en tres direcciones: empresas de suministros (congelacin, materiales, equipos en calidad de prstamo, conservadores), cuerpos de seguridad (polica local, bomberos, proteccin civil, ejrcito, Cruz Roja, etc.) y organismos culturales (centros de conservacin regionales, instituciones documentales, ministerios, oficinas locales, etc.). Se crea una red cooperativa con dos fines fundamentales: reducir los gastos
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de la recuperacin, en ocasiones difcilmente soportables por una sola institucin, e involucrar a la comunidad en la conservacin de la informacin. La decisin de establecer un programa de prevencin de desastres implica tres compromisos previos: 1. Que el propio centro considere la necesidad de su desarrollo. El compromiso de los responsables de la institucin de adoptar las medidas oportunas y destinar las partidas presupuestarias necesarias. 2. Una actitud positiva por parte de todos los implicados en el desarrollo del plan. 3. Para evitar confusiones, es necesario precisar que deben existir dos tipos de planificaciones con respecto a los desastres en edificios culturales, de archivos y bibliotecas, aunque pueden tener ciertos elementos en comn: a. Los programas de emergencias suelen estar regulados por la legislacin de cada pas y le concierne a todos los edificios pblicos, por lo que cada centro estar obligado a su elaboracin y cumplimiento para garantizar la seguridad de las personas mediante la creacin y sealizacin de vas de evacuacin, la formacin de determinados trabajadores como responsables de emergencias y facilitar la salida de los compaeros, dar la voz de alarma y avisar a los cuerpos exteriores de seguridad. b. Los programas de siniestros, desastres o catstrofes, cuyo objetivo se dirige a la prevencin, salvamento y recuperacin de los bienes documentales o culturales se pondrn en marcha slo cuando la seguridad de las personas est totalmente garantizada y el desastre haya sido controlado. Por otra parte, al ser elaborados a la medida del centro, no existen normas fijas en cuanto a su alcance o repercusin, por lo que pueden diferir enormemente de una institucin a otra.
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Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso de planificacin

Los desastres naturales, tales como los huracanes o terremotos nos conciencian acerca de nuestra vulnerabilidad ante ellos. Es lamentable que al personal de las instituciones le corresponda a menudo aprender, a travs de una dura experiencia, las ventajas de estar preparados para enfrentarlos, ms an en nuestro pas que anualmente es azotado por ms de un cicln; sin embargo, los peligros frecuentemente pueden mitigarse o evitarse por completo con un programa global y sistemtico para enfrentar las emergencias, pues proporcionan un medio para reconocer, evitar riesgos y responder efectivamente. Un nmero creciente de profesionales sabe que las emergencias en pequea escala pueden controlarse si el personal est preparado para reaccionar con prontitud. El dao puede ser limitado an ante un desastre de gran magnitud si varias instituciones culturales de una provincia o municipio se agrupan para realizar una correcta preparacin e incluso para determinar la necesidad de recursos para el enfrentamiento por varios aos y de esa forma colaborar estrechamente. El plan escrito es el resultado final de una amplia gama de actividades preliminares. La totalidad del proceso ser ms eficiente si se asigna formalmente a un individuo la planificacin de las acciones a tomar frente a situaciones de desastre para el centro, con la asistencia de un equipo o un comit de planificacin. El director puede desempear este papel principal o puede delegar dicha responsabilidad; pero es importante recordar que debe estar respaldado al nivel ms alto si se quiere que este sea efectivo. El planificador debe establecer un cronograma para el proyecto, y definir el alcance y las metas del mismo, lo cual depende en gran medida de los riesgos que enfrente la institucin. Para cualquier coleccin, el riesgo de un desastre es una combinacin de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecnicos y de las colecciones. Un
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estudio de los riesgos presentes en toda la institucin constituye la mejor manera de evaluar estos factores. La investigacin de acontecimientos pasados y de problemas previos tambin ayuda a identificar los peligros. Por ello la planificacin comprende tres pasos bsicos: 1. Asignar responsabilidades. 2. Determinar los objetivos y el alcance del plan. 3. Establecer un calendario y plazos aproximados de actuacin. El resultado tangible de todo el proceso es el plan escrito.
Personal implicado en el proceso de planificacin. Asignacin de responsabilidades

Los primeros pasos en la elaboracin del programa conducirn a la creacin de la organizacin y del equipo de trabajo. Para lograr la mayor eficacia posible, es preciso nombrar a un miembro del centro responsable con plenos poderes para el establecimiento del plan. Esta figura, vital para una correcta planificacin, recibir el nombre de coordinador de desastres. Ha de ser un empleado permanente con un conocimiento amplio de la importancia de los diferentes fondos o colecciones, de la institucin y de la distribucin de los locales. Ya avanzado el plan, deber contar con un sustituto que acte a su mismo nivel en caso de ausencia o cuando cause baja en la plantilla del centro. Las funciones del coordinador de desastres tendrn una gran repercusin en el funcionamiento normal del centro y pueden resumirse en los siguientes puntos: 1. Crear un comit de desastres, rgano fundamental en el desarrollo de las actividades. 2. Establecer la estructura y responsabilidades de dicho comit, escogiendo a sus miembros y asignndoles tareas precisas.
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3. Informar a los trabajadores del centro. 4. Informar a otros cuerpos externos que intervendrn en caso preciso (bomberos, cuerpos de seguridad, agencias del gobierno o instituciones anlogas). 5. Contar con la ayuda de otros coordinadores, encargados de evaluar conjuntos homogneos. En instituciones de gran envergadura, la existencia de numerosas divisiones o secciones puede complicar en exceso la estructura del plan. 6. Coordinar a los diferentes grupos de trabajo, asignando responsabilidades y tomando las decisiones pertinentes. 7. Saber transmitir grandes dosis de optimismo, manteniendo el clima de trabajo en alza. 8. Suscribir una pliza de seguros. 9. Establecer convenios de cooperacin con otros organismos. El coordinador, por tanto, es la figura sobresaliente en la programacin de prevencin de desastres. Para gestionar correctamente el programa, deber desarrollar diferentes matrices de planificacin, en las que se describirn las actividades y etapas del proceso. Se debern extremar las precauciones a la hora de sealar las hiptesis de riesgo, es decir las condiciones reales o hipotticas que pueden hacer peligrar el desarrollo de la planificacin. El comit de desastres estar compuesto por personal de los diferentes grupos representativos del centro. Aunque la estructura y dotacin de personal puede variar enormemente de un centro a otro (por poner un ejemplo, las diferencias sern enormes entre un archivo administrativo y una biblioteca nacional), debern formar parte del comit representantes calificados de los siguientes grupos: 1. Personal facultativo, cuyo conocimiento de las colecciones o fondos de la institucin ser fundamental a la hora de establecer las prioridades en la proteccin y salvamento. Como norma general, se considera la atencin a los catlogos como prioritaria sobre el resto de los documentos, ya que no slo es el elemento ms valioso de la institucin, sino
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que ser la herramienta fundamental durante la reconstruccin despus de un siniestro de grandes proporciones. En caso de falta de acuerdo, el coordinador deber imponer su criterio previamente acordado con los responsables de la institucin. Ser responsabilidad del personal de conservacin dominar, ensear y divulgar las diferentes tcnicas y mtodos que han de seguirse para el rescate de los materiales daados. Como es frecuente que en la plantilla no figure nadie con la formacin necesaria, el coordinador deber seleccionar a un trabajador calificado para que reciba la formacin necesaria, bien asistiendo a cursos externos o estudiando la bibliografa existente. Siempre que sea posible, se contratarn los servicios de un conservador experimentado para la realizacin de cursos internos o para el asesoramiento en la planificacin o en caso de desastre. Si el centro posee un servicio de vigilancia interno, la presencia del jefe de seguridad en el comit de desastres es fundamental y deber conocer todas las decisiones adoptadas. Dado que los desastres suelen desencadenarse en horas de baja presencia de personal en el edificio, los vigilantes son generalmente los que darn la voz de alarma y activarn la cadena de comunicaciones; por este motivo, juegan un papel esencial en la prevencin de catstrofes y su formacin deber incluir la toma de decisiones en situaciones crticas y los mtodos adecuados para la resolucin de problemas en sus inicios. En centros que carecen de servicio de vigilancia, el coordinador de desastres deber informar a los agentes externos (cuerpos de seguridad, bomberos, etc.) del desarrollo del plan. Es conveniente que las diferentes instituciones externas que brindarn apoyo, tengan conocimiento de la estructura del edificio, de su importancia y de las personas de contacto. Durante la evaluacin del edificio y de los posibles riesgos, ser necesario contar con la experiencia del encargado de
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mantenimiento, pues coordinar las labores de los tcnicos de oficios (calefactores, fontaneros, electricistas, etc.) en el momento del desastre, debiendo dar las rdenes oportunas para cerrar una va de agua o crear corrientes de aire que posibiliten el secado de la documentacin. Por otro lado, ser el encargado de la creacin y mantenimiento de un almacn con los materiales y elementos necesarios para la recuperacin que comprenden desde deshumidificadores, ventiladores o bombas de agua hasta el vestuario o las cajas para la evacuacin de la documentacin daada. En caso de que este trabajador no exista en la institucin deber encargarse de ello otra persona que domine las cuestiones antes mencionadas. 6. Otros trabajadores del centro, como ayudantes, auxiliares o personal administrativo, conformarn las brigadas de rescate y debern recibir una formacin adecuada para conocer con exactitud sus funciones ante la eventualidad de un siniestro. Dentro de cada grupo habr un responsable que organizar y transmitir noticias al coordinador de desastres. En instituciones de pequeo tamao, se debe tener en cuenta la posibilidad de incluir grupos de voluntarios, personal de la comunidad o usuarios que, de forma desinteresada, ofrezcan su ayuda ante la eventualidad de un desastre. Una vez que el equipo de desastres ha sido definido, quedar un enorme trabajo por realizar. En cualquier caso, los miembros de las brigadas debern estar plenamente concienciados de sus funciones y compromiso, siempre desinteresado, pero firme.
1. Importancia de la formacin de los especialistas

El xito de la respuesta depender de los conocimientos que los implicados hayan adquirido sobre normas generales de actuacin ante emergencias y tcnicas de rescate de los materiales. Los implicados son, principalmente, los miembros del equipo de emergencias y de la brigada de desastres, que
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recibirn formacin de manera prioritaria. En este punto resulta fundamental la sensibilidad del mximo responsable del plan y del coordinador para conseguir que determinados profesionales (restauradores, conservadores, bibliotecarios expertos, profesores universitarios) enseen al equipo a aplicar el plan, las responsabilidades de cada uno, la activacin de la cadena de comunicacin, las normas generales de actuacin ante situaciones de emergencia, los tipos de materiales documentales y de secado, qu materiales se utilizan en las tareas de salvamento, transporte y manipulacin de la coleccin daada, cmo empaquetar documentos que vayan a ser congelados, estabilizacin del ambiente, etc. La formacin tambin comprender otros aspectos, no menos importantes, para la actuacin del equipo, como son: la autoproteccin ante eventuales lesiones producidas por la presencia de agua insalubre, moho txico, polvo, etc., medios de afrontamiento del estrs en una situacin crtica o tcnicas de trabajo en equipo y de comunicacin eficaz, entre otros conocimientos. Teniendo en cuenta que en la mayora de nuestras instituciones labora un reducido grupo de trabajadores, es altamente recomendable que el resto de la plantilla reciba algn tipo de formacin bsica con el fin de implicar a todos los trabajadores en la prevencin y respuesta ante emergencias y desastres. Adems los capacitara para ayudar a la brigada de desastres y realizar algunas tareas de tratamiento cuando el incidente es menor (por ejemplo, un pequeo derrame de agua sobre la coleccin). Junto con la formacin se puede mantener una lista de correos electrnicos para enviar noticias aparecidas en medios de comunicacin o artculos profesionales interesantes sobre siniestros ocurridos en otros lugares. Finalmente, es bsico que los miembros del equipo de emergencias estudien de forma individual la bibliografa existente sobre el tema y que se publica en monografas, pginas web especializadas, publicaciones profesionales o listas de distribucin.
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2. Importancia de los simulacros

Es imprescindible que se realicen simulacros peridicos para mantener vivos los conocimientos y fijarlos por repeticin. Los simulacros de evacuacin que de vez en cuando se llevan a cabo en los centros de trabajo como parte de las actividades de prevencin de riesgos laborales, constituyen una continuidad con la planificacin de emergencias, seguridad y desastres en las bibliotecas y archivos. Dichos simulacros habitan a todo el personal a responder adecuadamente ante la situacin de emergencia, a localizar y utilizar correcta y rpidamente los sistemas de alarma y de extincin de incendios, a activar la cadena de comunicacin, etc. En cuanto al rescate de una coleccin daada, se pueden realizar simulacros mediante ejercicios sencillos como presentarle a la brigada de desastres un conjunto de documentos daados a propsito (procedentes, por ejemplo, de un expurgo) para ver cmo se organizan y responden ante la situacin: el despeje del lugar, el establecimiento de un rea de trabajo adecuada, el registro de las operaciones llevadas a cabo y del estado de los documentos, el transporte, manipulacin y empaquetado de los fondos destinados a la congelacin, etc. Es conveniente contar con documentos empapados, secos o levemente hmedos, con encuadernacin o sin ella. Tras el simulacro, se celebrar una reunin en la que cada participante expondr su experiencia, aporte sugerencias, de manera que se puedan discutir los mtodos, mejorarlos y aprender de los dems (Seibert, 1996; National Archives and Record Administration NARA, 1993). Otro simulacro podra centrarse en la activacin del sistema de comunicacin, tanto en horas de trabajo como fuera de horario, para detectar los fallos en la cadena y controlar el tiempo de respuesta.
3. Importancia de la cooperacin
Existen varias lneas posibles de cooperacin: con particulares, empresas (de suministros, equipos de congelacin o
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frigorficos), organismos no gubernamentales (para apoyar la recuperacin en caso de un siniestro muy grave), cuerpos de seguridad, redes de bibliotecas y archivos, fundaciones e instituciones culturales nacionales e internacionales a travs de convenios, contratos, acuerdos de intercambio, organizacin de jornadas, talleres y conferencias, etc. La cooperacin en materia de planificacin de desastres constituye una maravillosa oportunidad para establecer relaciones con otros organismos y aprender de ellos. Puede aliviar los costos de la formacin y la recuperacin de colecciones daadas, sirviendo de cauce para el intercambio de experiencias y para la sensibilizacin de las instituciones sobre la importancia de conservar la herencia cultural de la sociedad (Snchez, 2000).
Aspectos a tener en cuenta para la definicin del plan de trabajo del equipo de desastre
Un primer paso prudente es la enumeracin de los peligros geogrficos y climticos, as como de otros riesgos que puedan poner en peligro el edificio y las colecciones. Estos pueden incluir la susceptibilidad de dicha institucin a ser afectada por huracanes, tornados, inundaciones sorpresivas, terremotos o incendios forestales. Considere adems los desastres provocados por el hombre, tales como interrupciones de energa elctrica, fallas en el suministro de combustible o agua, derrames qumicos, incendios premeditados, amenazas de bombas u otros problemas de este tipo. Tome nota de los riesgos ambientales que le rodean tales como industrias qumicas, rutas de embarque de materiales peligrosos, proyectos de construccin adyacentes y cualquier otro acontecimiento que constituya una posibilidad real deber estar contemplado en su plan de emergencia. El plan de desastres debe ser realista. De nada sirve una planificacin minuciosamente detallada si los objetivos propuestos son excesivamente complejos, si ante la carencia de medios o de personal, la mayora de las recomendaciones son impracticables.
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Por lo que el coordinador deber establecer un borrador bsico al que se irn aadiendo elementos a medida que avance la evaluacin y formacin de los trabajadores o cuando se dispongan de partidas presupuestarias para la realizacin de mejoras en el edificio, como instalacin de alarmas o sustitucin de caeras en mal estado. Esto implica que, lejos de ser un trabajo cerrado, la planificacin de desastres debe ser concebida como un proceso en continua renovacin y que la obsolescencia del plan puede ser enormemente perjudicial. Una vez establecidos los primeros contactos, el comit deber definir el alcance de la planificacin, los recursos que sern necesarios y asignar las responsabilidades. A modo de gua, se debern valorar los siguientes puntos:
1. Revisar cuidadosamente el estado constructivo del edificio y el lugar que este ocupa, as como el terreno circundante:
a. Si el edifico es un bien de inters cultural. b. Si est ubicado en una pendiente. c. Si el stano se encuentra por encima del nivel de inundacin. d. Si hay rboles grandes cerca del edificio. e. Si las instalaciones y las conexiones principales de servicios pblicos ofrecen seguridad. f. Si el techo es plano, cmo y con qu est cubierto, si se acumula el agua, etc. g. Si los albaales y drenajes funcionan adecuadamente y si se limpian con regularidad. h. Si las ventanas y claraboyas estn en buen estado. i. Si existen antecedentes de filtraciones u otros problemas estructurales y de construccin. j. Si se trata de un edificio moderno, bien equipado o de un centro viejo y obsoleto. k. Si es necesario abordar algunas reformas y de qu tipo. l. Si existen afectaciones estructurales.
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m. Si existen limitaciones legales para la transformacin del edificio. n. Si existen barreras arquitectnicas para acceder o transitar por el edificio. o. Si existen espacios libres para realizar las tareas de salvamento y recuperacin. p. Cules son las zonas ms seguras para el almacenamiento de los conjuntos valiosos.
2. Dentro del edificio, los sistemas de proteccin contra incendios, los elctricos, los de climatizacin ambiental y las tuberas constituyen una preocupacin de primer orden. Por ello, tener en cuenta:
a. Si existen suficientes extintores de incendio y si se inspeccionan regularmente. b. Si el edificio posee alarmas contra incendios y sistemas de extincin, si se les da mantenimiento. c. Si se encuentran despejadas las vas de escape. d. Los aos que tiene el cableado y si est sobrecargado. e. Si los equipos elctricos se desenchufan en la noche. f. Si se dispone de energa auxiliar en caso de que sea necesario. g. Si estn en buen estado las tuberas de agua, si existen detectores de agua y si funcionan. h. Si existe algn problema con el sistema de control ambiental.
3. Es importante tambin determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman las colecciones:
a. Los diferentes tipos de materiales. b. Si se daan con facilidad. c. Si son particularmente susceptibles a ciertos tipos de daos, tales como los relacionados con humedad, fuego, rompimiento y otros factores o eventos similares. d. Cmo y dnde se almacenan las colecciones de su entidad.
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e. Si estn protegidas por cajas u otros estuches. f. Si la estantera est empotrada en los elementos estructurales del edificio y si es estable. g. Si se encuentra algn objeto colocado directamente sobre el suelo, donde podra daarse por causa de goteras o inundaciones. h. Si los materiales estn colocados debajo o cerca de fuentes de agua. i. Analice sus procedimientos de seguridad y limpieza: si esos procedimientos exponen las colecciones al peligro de hurto, vandalismo o ataque de insectos.
4. Considere las vulnerabilidades administrativas:

a. Si existen dificultades en la institucin para el establecimiento del plan. b. Si estn aseguradas las colecciones de su institucin. c. Si existe un inventario completo y preciso de las mismas. d. Si se conserva un duplicado del inventario en otro sitio. e. Si estn establecidas las prioridades de las colecciones. f. Cerciorarse de si la institucin posee una lista de prioridades de reposicin en caso de no poder rescatar los objetos de primera prioridad debido a la magnitud del dao sufrido por el edificio o a la naturaleza del desastre. h. Si se cuenta con recursos econmicos para el pago de servicios o se deber apelar a la voluntad de cooperacin. i. Si es posible establecer convenios sobre una base legal con otras instituciones.
5. Es necesario seleccionar las colecciones o fondos prioritarios:

a. Los objetos, libros y/o fondos documentales que son ms valiosos. b. Las colecciones o fondos imprescindibles y cules constituyen informacin complementaria.
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c. Si dentro de las colecciones existen unas unidades ms importantes que otras. Definir esto. d. Cul coleccin tiene prioridad de rescate en caso de incendio, accidente por agua u otra emergencia. e. Si es factible un acceso rpido y seguro en caso de emergencia. f. La identificacin de colecciones prioritarias siguiendo un cdigo de colores en el plano. Es importante tener en cuenta que la decisin de expurgar una parte concreta del fondo o coleccin, tras el desastre, debe tomarse de antemano y nunca en el momento del rescate. De esta forma se ahorrar un tiempo precioso sin riesgo de perder documentos significativos.
6. Evaluacin del estado de las colecciones y posibilidades de recuperacin:

a. Dependiendo del tipo de siniestro y de si es posible su recuperacin. b. Si la recuperacin de piezas, libros o documentos implica mayores gastos que el valor real que poseen en el comercio o si son sustituibles. c. Si es posible realizar copias de seguridad en previsin de daos irrecuperables. d. En caso contrario, si es posible conseguir copias o reimpresiones de los documentos perdidos, dnde y a qu costo.
7. Evaluacin de otros elementos, diferentes de los documentales, a considerar en la proteccin o recuperacin:

a. Si existen muebles o enseres de valor histrico o artstico, la cantidad. b. Caracterizarlos por sus dimensiones o peso.
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c. Si es posible ponerlos a salvo con facilidad en caso de emergencia.
8. Recursos econmicos para la aplicacin del plan:

a. Si las reformas propuestas pueden llevarse a cabo conjuntamente o deben ser escalonadas. b. En este caso conocer qu reformas son las ms beneficiosas y ms econmicas. c. Si es posible solicitar fuentes de financiacin externa.
9. Con relacin a la contratacin de seguros:

a. Si existe alguna aseguradora especializada en centros documentales y qu riesgos debe cubrir.
10. Recursos humanos para el desarrollo del programa:

a. La cantidad de personas necesarias. b. Si hay en la plantilla trabajadores con experiencia en la planificacin. c. Si estn dispuestos a trabajar con la brigada. d. Si poseen una buena formacin o deben pasar cursos especficos. e. Si se carece de experiencia en la planificacin de desastres, analizar si es posible la contratacin de un tcnico o solicitar la colaboracin de un especialista de otra institucin.
11. Organizacin de las brigadas de trabajo en caso de desastre:

a. La cantidad de grupos se van a formar. b. La persona que va a coordinar cada grupo. c. Si habr personal externo en los grupos.
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d. Si es necesario recurrir a voluntarios para completar las brigadas.
12. Documentos que deben crear la brigada o equipo de prevencin de desastres para la elaboracin del plan de mitigacin de riesgos y prevencin contra desastres del centro.
Durante la planificacin, se generar una serie de documentos que servirn de referencia para las actuaciones a seguir en caso de desastre. Estos quedarn reunidos en el plan de mitigacin de riesgos contra desastres del centro, instrumento bsico de trabajo. Este documento deber ser distribuido por todo el centro, asegurndose de que, al menos una copia, ser colocada en una zona visible de cada seccin. Aunque los manuales variarn en extensin de un centro a otro, debern constar, al menos, de los siguientes elementos: a. La extensin que tiene el manual de prevencin de desastres. b. Quin se encargar de su redaccin. c. La persona que se encargar de elaborar la lista de telfonos de emergencia. d. El perodo de actualizacin. e. Quin buscar los telfonos de recursos externos. f. La persona que se encargar de elaborar la lista de materiales de emergencia. g. El formato que tendrn las hojas de emergencia. h. Los lugares donde se colocarn. 12.1. En la creacin de la cadena de comunicaciones es necesario saber: La persona que encabezar la lista. La cantidad de nmeros telefnicos o direcciones que se le asignar a cada miembro.
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En caso de no estar disponible alguno de los elementos de la cadena, qu alternativas existen. Si es necesario adquirir telfonos mviles o localizadores. Saber con qu empresa se contratarn los servicios de telefona mvil. 12.2. En el calendario de actividades quedar explcito: Las fases que se establecern en la planificacin. Las actividades que se desarrollarn en cada fase. Los plazos para la finalizacin de cada fase. Si se realizarn simulacros sin previo aviso.
13. Dificultades tcnicas de la institucin:

a. Si en la propia institucin existen los medios para enfrentarse al desastre. b. Si existen empresas en la zona que puedan ayudarnos. c. Si existen en el centro o en la zona otros tcnicos calificados. d. Los recursos externos con que se puede contar en caso de desastre.
14. Establecimiento de convenios de colaboracin con instituciones externas:

a. Las instituciones con que se debe contar. b. Si se requiere de convenios y cules son las obligaciones de las partes. c. Si el convenio se formalizar por escrito o slo verbalmente. d. Si los convenios exigirn gastos de financiacin.
15. Mtodos de recuperacin de los objetos:

a. Si es factible realizar la recuperacin en el propio centro. b. Si se cuenta con los equipos y personal necesarios. c. En caso de siniestros de gran envergadura, si se va a congelar la documentacin daada por el agua.
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d. Si existen medios en la localidad para efectuar la congelacin de grandes cantidades de documentos. e. Si es posible realizar el transporte de la documentacin daada. f. Si se dispone de medios para el empaquetado de la documentacin daada. g. El proceso de secado que se va a seguir. h. Si es necesario pedir ayuda a otros organismos locales que disponen de medios adecuados. Todos estos elementos, y otros que irn surgiendo durante las reuniones de trabajo, servirn para delimitar la extensin exacta del plan. Una planificacin eficiente se basa en el cumplimiento de las diferentes fases y en el seguimiento escrupuloso de los plazos de trabajo. Aunque son tolerables ciertos desfases derivados de una complejidad mayor a la esperada, el coordinador de desastres deber crear una hoja de planificacin que servir de referencia para observar el cumplimiento.
Redaccin del plan

Una vez que ha emprendido las acciones preliminares, la redaccin del plan debera hacerse en forma relativamente rpida. Aunque cada plan es diferente, se presenta a continuacin un esquema de resumen. (Ver anexos 3, 4 y 5). 1. Introduccin. Seala las lneas de autoridad y los posibles acontecimientos contemplados en el plan. 2. Acciones a tomar en caso de advertencia previa a un acontecimiento determinado. 3. Procedimientos de respuesta preliminar. Incluyen a quin se debe contactar primero, segn cada tipo de emergencia; cules son las acciones inmediatas que debern emprenderse y
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4.
5. 6.
7.
8.
cmo se notificar sobre el asunto al personal o a los equipos de trabajo. Procedimientos de emergencia con secciones dedicadas a cada eventualidad de emergencia contemplada en el plan. Lo que ha de hacerse durante el acontecimiento y los adecuados procedimientos de rescate a seguir una vez superado el primer momento de alteracin. Incluye planos de cada piso. Planes de rehabilitacin institucional. Apndices, que pueden incluir planos de evacuacin por piso y los siguientes listados: miembros del equipo que atendern las emergencias y sus responsabilidades, telfonos de inters, ubicacin de llaves, procedimientos ante la activacin de alarmas contra incendio o hurto, colecciones prioritarias, arreglos para la reubicacin de las colecciones; lista de suministros in situ, lista de suministros y servicios que se encuentren fuera de la institucin, informacin sobre seguros, lista de voluntarios, lista de verificacin, planillas para llevar el registro de los objetos movilizados durante los esfuerzos de rescate y procedimientos de rescate. Asegrese de que el plan sea impreso y distribuido ampliamente. Las copias deben colocarse en fundas plsticas o laminarse, a fin de que puedan ser usadas en una emergencia que involucre agua, y algunas deben estar fcilmente disponibles fuera del sitio en caso de una verdadera emergencia como es el caso de las casas de los miembros del equipo de desastres. El plan debe ser conocido por todo el personal de la institucin y se sugiere que deben tener copia: a. b. c. la administracin responsable de la institucin, los servicios de emergencia (incendio y rescate) correspondientes, las otras bibliotecas, archivos y otras instituciones culturales que podran involucrarse y cooperar con la respuesta.
9. Tenga en cuenta que puede haber detalles confidenciales en el plan que deben colocarse en una seccin aparte que no
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deber distribuirse a las agencias o personas que no forman parte del personal imprescindible.
Mantenimiento del plan

Lo ms importante del plan para enfrentar situaciones de desastres, es que sea actualizado peridicamente. Los nombres, direcciones, telfonos y el personal cambian constantemente; se adquieren nuevas colecciones, se efectan cambios al edificio y se instalan nuevos equipos. Si el plan no se mantiene completamente al da, es posible que no ayude a manejar una situacin de desastre en forma efectiva. Por otro lado, es necesario que todo el personal est educado y entrenado en los procedimientos vigentes. Un plan de desastres debe considerarse un documento vivo. Todas sus listas, incluyendo la evaluacin de los riesgos, deben ser revisadas peridicamente junto a las prioridades en cuanto a las colecciones, segn sea necesario. Un efectivo plan de respuesta asegura la salvaguarda de las colecciones histricas de nuestras instituciones culturales. El plan debe comprender todas las acciones que se debern realizar en las tres etapas siguientes: 1. Prevencin y preparacin. 2. Intervencin o respuesta. 3. Restablecimiento o recuperacin donde se produce el rescate de documentos afectados. A continuacin se explican los aspectos que deben ser tomados en cuenta en cada etapa del plan.
Prevencin
En el proceso de prevencin se realiza un conjunto de acciones importantes entre las que se encuentran:
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1. 2. 3. 4. 5.
Identificar los peligros. Evaluar y catalogar los riesgos. Establecer medidas organizativas y operativas. Establecer prioridades. Garantizar medios materiales.
1. Identificacin de los peligros

En la actividad de un centro de documentacin participa un conjunto de sistemas de cuya alteracin o desajuste pueden surgir diferentes efectos dainos. El medio geogrfico y su entorno urbano o rural, conforman un primer grupo de fenmenos naturales o sociales de los que se pueden derivar perjuicios. Las condiciones de la edificacin, las instalaciones y equipamiento de que est dotado representan otra fuente de produccin o de amortiguacin de agresiones. Por otra parte, los ocupantes de los locales, en su distinta condicin de usuarios, visitantes o empleados, constituyen el grupo de emisiones de peligros de origen humano, a la vez que pueden actuar como sujetos receptores del dao. En consecuencia, el estudio de los riesgos que amenazan a las bibliotecas y archivos requiere la identificacin precisa y ordenada de las fuentes potencialmente agresivas existentes y del nexo causal de su desencadenamiento. Para acometer esta primera labor es de gran utilidad la experiencia disponible de accidentes y siniestros ocurridos en el pasado, tanto en la sede propia como en la de otras entidades. Adicionalmente, ser necesario un estimado de otros hechos negativos que pudieran provocarse en el entorno y en el tiempo en que se produce el funcionamiento del centro ya que es importante el estudio de los riesgos sobre la base de una dinmica de trabajo apropiada y sistemtica.
2. Evaluacin y catalogacin de los riesgos

Los factores de riesgo son circunstancias concretas que pueden provocar una situacin de emergencia, cuyo control
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es determinante a la hora de prevenir los daos para las personas, en primer lugar, y para las instalaciones y objetos, en segundo. Identificar las deficiencias y amenazas para los locales y colecciones constituye el primer paso hacia la proteccin preventiva de nuestros fondos. No obstante, el trabajo se puede simplificar si contamos con la colaboracin de tcnicos de prevencin laboral (pertenecientes a la institucin o externos) y con los encargados de mantenimiento. La informacin que proporcionen supone un punto de partida a partir del cual la institucin podr evaluar los riesgos asociados directamente con las colecciones. Cada institucin puede aplicar la lista de control por fases, a la medida de sus caractersticas y de los asuntos que consideren prioritarios. Por ejemplo, una biblioteca o archivo ubicado en un edificio de nueva construccin puede pasar por alto algunas cuestiones relativas a la instalacin elctrica, mientras que otra institucin, poseedora de un fondo antiguo valioso, podra centrarse, en una primera fase, en la evaluacin de riesgos por robo o hurto y, posteriormente, llevar su atencin hacia la prevencin de otras emergencias. A pesar de que parte de la evaluacin debe realizarla personal especializado en prevencin y mantenimiento, la propia institucin puede llevar a cabo, por s misma, la comprobacin de la mayora de los elementos que pueden suponer un riesgo; no tiene por qu consumir mucho tiempo, ya que una simple inspeccin visual y algo de sentido comn proporcionarn casi todos los datos necesarios para una correcta evaluacin. La evaluacin del riesgo es una actividad constante en el tiempo, por lo que se revisar cuando: 1. Se produzcan cambios en los tiles y herramientas de trabajo, se incorporen nuevas tecnologas o se modifiquen las instalaciones. 2. Varen las condiciones de almacenamiento de la coleccin, al modificarse de forma significativa algn aspecto relativo a las instalaciones, a la organizacin o al mtodo de trabajo.
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3. Se detecten daos en la coleccin que hagan suponer que existen riesgos fuera de control. 4. Se aprecie que las actividades de prevencin son inadecuadas o insuficientes. 5. Se determine una periodicidad de evaluacin para determinados riesgos. Por otra parte, cuando se estudia el resultado de la evaluacin de riesgos para las colecciones, estos se calificarn como buenos, aceptables, deficientes o muy deficientes, con el fin de establecer prioridades, definindose como sigue: 1. Bien: no requiere de ningn tipo de medida especfica, puesto que las condiciones de almacenamiento de los fondos o colecciones se ajustan a los criterios de referencia adoptados. 2. Aceptable: aunque no es necesario mejorar el elemento en el que se detect alguna deficiencia, es conveniente realizar inspecciones peridicas para asegurarse de que los fondos y colecciones se encuentran almacenados en buenas condiciones respecto de los criterios de referencia adoptados. 3. Deficiente: el elemento de riesgo est bastante lejos de las condiciones ptimas definidas para asegurar un almacenamiento correcto de los fondos y colecciones. Es preciso adoptar medidas correctoras en un perodo de tiempo determinado. 4. Muy deficiente: la probabilidad de un accidente asociado a un factor de riesgo es elevada. Urge tomar medidas correctoras o trasladar los fondos y colecciones a un lugar ms seguro hasta que se subsane la situacin. La lista de elementos de riesgo que se propone en el anexo 6 agrupa las siguientes reas: exterior, edificio, locales, seguridad, proteccin de fondos valiosos, proteccin contra incendios, proteccin contra daos por agua, proyectos de construccin y reformas, respuesta ante siniestros y emergencias y seguro.
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3. Establecimiento de medidas organizativas y operativas

Comprenden las actuaciones de carcter organizativo que fundamentalmente se debe recoger en el manual de planificacin y prevencin de desastres en los archivos y bibliotecas. Entre estas medidas se destacan: 1. Definicin de responsabilidades y funciones a desempear por el personal, con atribucin indispensable de los siguientes cargos: a. Director(a), Consejo de Direccin y responsable de Seguridad. b. Conservadores. c. Responsables de mantenimiento y telecomunicaciones. 2. Formacin e informacin del personal. Formacin adaptada al nivel de las actuaciones que se pretendan atender como: a. b. c. d. e. f. g. Conocimientos preventivos de base. Manejo de los sistemas de seguridad instalados. Realizacin de simulacros. Evacuacin personal de los locales. Primeros auxilios. Mantenimiento general y de los sistemas de seguridad. Mantenimiento programado de las instalaciones tcnicas de electricidad, agua, gas, calefaccin y aire acondicionado. h. Mantenimiento programado de los sistemas contra incendios e intrusin. 3. Mantenimiento programado de los sistemas de seguridad. 4. Orden y limpieza. 5. Vigilancia humana presencial. El servicio de vigilancia con personal propio o contratado que garantice el control de la disposicin normal del edificio e instalaciones con respecto
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a los riesgos de intrusin, de incendio, falta de suministro elctrico, derrames de agua, inundaciones y otras incidencias, desempea un papel fundamental en las horas de inactividad del centro, ya que permite descubrir la emergencia, dar aviso a los organismos y personas designadas y adoptar las primeras actuaciones. 6. Actuaciones en caso de emergencias. Las actuaciones necesarias ante la ocurrencia de emergencias han de estar previstas en la fase de prevencin, para que puedan ser debidamente ejecutadas en el momento que se produce la alteracin de la situacin normal. 7. Definicin y disposicin de los planes de emergencia: La definicin y disposicin de los planes de emergencia requiere el siguiente proceso: a. Anlisis de los riesgos. b. Definicin de las actuaciones a desplegar. c. Disposicin de los medios humanos y materiales necesarios y coordinacin con los servicios de socorro externos disponibles. d. Designacin de los responsables del mando, coordinados con los de los servicios externos. e. Realizacin de simulacros que reproduzcan las situaciones reales de emergencias y permitan comprobar la validez de los planes. 8. Establecimiento de brigadas.
4. Establecimiento de prioridades
La prioridad ante cualquier desastre es la seguridad humana. Salvar las colecciones nunca justifica poner en peligro la vida del personal o de los usuarios. En un acontecimiento de envergadura, los bomberos, defensa civil u otros profesionales pueden restringir el acceso al edificio hasta que este pueda ser evaluado en su totalidad. Una vez atendidas las preocupaciones de seguridad, la
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prxima consideracin sern los registros y equipos vitales para la operacin de la institucin, tales como registros de archivo, inventarios y archivos administrativos. El rescate de las colecciones y la rehabilitacin del edificio constituirn el paso siguiente. Los objetos o colecciones de gran importancia para la institucin deben ser identificados con antelacin. Si esto no se hace, se desperdiciar un tiempo valioso salvando materiales de poco valor, o bien discutiendo sobre lo que debera rescatarse primero. En condiciones ideales, este paso incluye un plano de planta que seale con claridad el orden de prioridad en cuanto al rescate de las colecciones. Este debera anexarse al plan de desastre, pero la seguridad de este tipo de informacin ha de tenerse en cuenta, por lo que el acceso a dicha informacin slo debe conocerla el personal de ms alto nivel. Las prioridades de rescate se basarn no slo en el valor de los objetos, sino en su vulnerabilidad al dao en particular causado durante la situacin de emergencia. Si no tiene conocimiento sobre los peligros a los que estn expuestos algunos materiales, contacte a un conservador para que lo ayude a incorporar estas consideraciones en su plan de rescate. El papel y la tela, por ejemplo, son susceptibles de desarrollar hongos cuando estn hmedos y en ambiente clido. Muchos metales se oxidan rpidamente en las mismas condiciones. El agua salada puede acelerar este dao. Los revestimientos y el mobiliario pueden haberse construido con adhesivos solubles en agua. Los objetos pueden hacerse muy friables luego de la exposicin a las temperaturas generadas durante un incendio. Cada tipo de coleccin debe contar con procedimientos especiales de manejo y rescate desarrollados por profesionales experimentados. Por tanto, el establecimiento de prioridades resultar muy til en dos aspectos: en primer lugar, servir de base para la toma de decisiones sobre los recursos necesarios y las fases de aplicacin de las medidas correctoras de los riesgos detectados, y en segundo lugar, porque se sabr por dnde empezar a evacuar la coleccin, en caso de siniestro (sin tomar decisiones
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apresuradas), y permitir estudiar de antemano las opciones y costes de recuperacin. De ah que los especialistas de archivos y bibliotecas deben de antemano hacer una distincin entre: los materiales de valor excepcional, los materiales insustituibles, los secundarios y los prescindibles, bien porque se pueden reemplazar, porque siguen a la venta o porque existen en otros formatos (es el caso de las publicaciones en papel volcadas en microformas o en soportes pticos); bien porque figuran entre los fondos de otras bibliotecas, o bien por su carcter corriente. Puesto que cada biblioteca y archivo es diferente en cuanto a su tipologa, procedencia y uso de los fondos, debern establecer sus propias prioridades, para lo que se exponen a continuacin algunos criterios de utilidad (Buchanan, 1990): 1. De existir catlogos de fichas (o topogrficos) de colecciones, estos deben constituir una prioridad de salvamento, ya que su prdida implica la nica fuente de informacin de un fondo concreto. 2. Valor histrico o cultural. 3. Valor econmico. 4. Valor para la investigacin o el desarrollo de los planes de estudio y programas de la universidad. 5. Singularidad de una coleccin completa por su temtica, procedencia u otros factores. 6. Posibilidad de reemplazar el ejemplar por otro nuevo en el mismo u otro soporte. 7. Materiales insustituibles por su antigedad o por encontrarse agotados. 8. Estado de conservacin de los documentos (en combinacin con el resto de los criterios, los ms deteriorados tal vez sean prioritarios). 9. Existencia de ejemplares en otras bibliotecas del entorno. 10. Presencia de objetos de valor (colecciones de monedas, sellos, etc.).
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11. Tipologa documental (teniendo en cuenta que unos soportes son ms estables y resistentes que otros). A estas consideraciones aadiremos que es necesario recabar informacin sobre dos puntos: la restauracin de un documento considerado relevante, dnde y a qu coste, y la posibilidad de realizar copias de dichos documentos. Tambin es necesario evaluar si la recuperacin implica ms costes que comprar un ejemplar nuevo o de segunda mano en el comercio. Merece la pena realizar estas reflexiones con antelacin para evitar que, tras el desastre, se tomen decisiones precipitadas sobre salvamento, expurgo y rehabilitacin que deriven en prdidas irreparables y gastos intiles en recuperacin. Una vez establecidas las prioridades, se utilizarn marcas o colores para identificar las baldas y la situacin de las colecciones en los planos de la biblioteca, de manera que las personas involucradas en la evacuacin (bibliotecarios, voluntarios, servicios de emergencia, etc.) sepan con certeza por dnde empezar. Un sencillo cdigo de colores identificara las colecciones de la siguiente manera (Buchanan 1995; Snchez, 2000): 1. 2. 3. 4. Rojo: colecciones de gran valor cultural. Amarillo: colecciones de valor medio, pero irremplazables. Verde: colecciones de uso frecuente. Azul: colecciones reemplazables.
La sealizacin de las prioridades se debe realizar por locales para asegurar una correcta actuacin a la hora de evacuar el fondo.
Adquisicin de medios materiales

Los medios materiales que pueden ser precisos para conseguir un nivel de seguridad apropiado han de concretarse en
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cada caso, de entre los que se presentan a continuacin, para los riesgos caractersticos de los archivos y bibliotecas.
1. Proteccin preventiva contra incendios

Frente al riesgo de incendio se dispone de las siguientes protecciones, de entre las que se seleccionarn las que procedan en cada caso particular: a. Medios constructivos Limitacin de la presencia de materiales combustibles (madera, plsticos, tejidos) en la construccin y superficies de acabado de pisos, paredes y techos. Resistencia de la estructura del edificio durante un tiempo suficiente para que no se derrumbe por efecto del incendio. Refuerzo en caso de que sea deficiente. Compartimentacin de zonas de uso independiente mediante muros, forjados, ventanas y puertas cortafuego. Disposicin de vas de evacuacin de los ocupantes (pasillos, rampas y escaleras). Reforzamiento de paredes y pisos de los locales donde se alojen las calderas de vapor y otras instalaciones susceptibles de explotar (gas, aire comprimido). En edificios de nueva construccin, lejana de gasolineras, subestaciones elctricas, depsitos de gas, etc. b. Sistemas de deteccin de incendios Detectores: los detectores se instalarn en los techos de todo el edificio y estarn conectados a una central de alarma ptica y acstica (en el propio edificio o remota) y, adems, a los servicios de bomberos y polica. Pueden ser: pticos: detectan el humo. Inicos: detectan gas (en las primeras fases del fuego) y humo. De llamas: detectan la radiacin luminosa. Termoestticos: detectan la temperatura.
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Termovelocmetros: miden la variacin de temperatura en relacin a la velocidad a que vara. Central de alarmas: conectados a los detectores contra incendios, reciben seales luminosas y acsticas en un local situado en el propio edificio o fuera de l. Es importante que siempre estn vigilados para poder activar la cadena de comunicacin. Pulsadores de alarma: se activan manualmente y es preciso que se siten por todo el edificio y en lugares bien visibles. Extintores manuales: este medio de extincin puede constituir la mejor respuesta a un conato de incendio producido por chispas, por colillas de cigarrillos mal apagadas en una papelera, etc. Sistemas automticos (por gases, aspersores de agua, nebulizadores de agua): es conveniente instalar sistemas automticos y/o manuales que rocan agua y esparcen gases sofocantes en previsin de incendios de mayores dimensiones o en momentos en que el edificio est desocupado: Rociadores de agua: existen de columna hmeda y de columna seca. La diferencia entre ellos radica en que en el primer sistema las tuberas que enlazan la fuente de abastecimiento y el rociador estn llenas de agua todo el tiempo, mientras que la segunda lleva aire comprimido o nitrgeno en las tuberas, que slo se llenan de agua cuando se abre la vlvula del aspersor. A pesar de su efectividad contra incendios, debemos prever soluciones a los daos que la accin del agua provoque sobre los fondos. Rociadores de agua nebulizada: estos rociadores tienen mayor capacidad de enfriamiento de la zona incendiada con menos cantidad de agua, por lo que algunos autores los consideran altamente
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recomendables para proteger la documentacin de la accin del agua. Sistemas automticos de gases inertes: su efectividad es alta por reduccin del oxgeno presente en el aire, por lo que el fuego se consume sin daos adicionales por el uso del agua. El Haln 1301, ampliamente conocido en unidades documentales, ha sido sustituido por gases como el CO2 (el ms utilizado actualmente) por ser altamente perjudicial para la capa de ozono. El inconveniente estriba en que este y otros gases constituyen un riesgo para las personas que se encontrasen accidentalmente en el lugar en el momento de la activacin. Por esta razn se ha de estudiar cuidadosamente el uso y la ubicacin de este sistema. Bocas de incendio equipadas e hidrantes: suponen el mayor sistema de extincin cuando el incendio adquiere grandes proporciones. Su instalacin y ubicacin se realizar conforme a lo que dicte la ley. A pesar de que los daos por agua pueden ser gravsimos, siempre sern un mal menor frente a la destruccin del fuego. Alumbrado de emergencia y sealizacin: resulta de vital importancia que exista un alumbrado de emergencia junto con una buena sealizacin de las salidas, pulsadores de alarma y sistemas manuales de extincin de incendios con el objeto de facilitar la evacuacin del local y para que la brigada de desastres pueda orientarse cuando se le autorice la entrada. Es necesario establecer un programa de mantenimiento de las instalaciones a fin de mantener la operatividad y efectividad del sistema de deteccin y extincin de incendios una vez que est funcionando. Dicho mantenimiento se debe realizar segn las especificaciones de los fabricantes y la legislacin vigente. Los aparatos, equipos, sistemas y componentes de las instalaciones generales de los edificios se sometern a operaciones de
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revisin por parte de los fabricantes, suministradores o instaladores despus de un incendio, segn la frecuencia que establezca la legislacin vigente para los diversos tipos de instalaciones o, en su defecto, con una frecuencia mnima anual. Las actas de las revisiones deben ser realizadas por empresas autorizadas y registradas por el rgano competente de la administracin. En dichas actas debe figurar el nombre, sello y nmero de registro correspondiente, as como la firma del tcnico que ha procedido a las mismas. Las actas deben estar a disposicin de los centros, de los servicios de emergencia y de la administracin de la biblioteca o el archivo. Por ltimo, se sustituirn o repararn los componentes averiados toda vez que se detecten anomalas. c. Sistemas de proteccin contra incendios Para garantizar una correcta proteccin contra incendios, es imprescindible dar cumplimiento de las normas de prevencin de incendios que a continuacin se citan: Normas de prevencin de incendios Realizar la inspeccin y mantenimiento peridico de los circuitos y de todos los equipos elctricos, y llevar registro detallado de todas las inspecciones y obras que se deriven de ellas. Mantener los cables fuera de las zonas de paso o protegidos con canaletas. Asegurarse de que todos los equipos tales como computadoras, fotocopiadoras, etc., estn aislados de las reas de depsito de documentos y que queden apagados y desconectados durante la noche. Inspeccionar el lugar de trabajo al final de la jornada laboral; si es posible, desconectar los aparatos elctricos que no se necesiten mantener conectados. Desenchufar los equipos sin tirar de los cables. No sobrecargar los enchufes. Si se utilizan regletas o alargaderas, para conectar diversos aparatos elctricos a un
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mismo punto de la red, consultar previamente a personal calificado. No manipular en el interior de los equipos ni los desmonte para evitar contactos elctricos. Mantener siempre el orden y la limpieza. Los espacios ocultos son peligrosos: no echar en los rincones, debajo de las estanteras o las de las puertas lo que no se quiera que est a la vista. No fumar donde pueda resultar especialmente peligroso (sala de ordenadores, archivos, almacenes o ascensores). No acercar focos intensos de calor a materiales combustibles. No depositar vasos con lquido sobre ordenadores, impresoras u otros aparatos elctricos. Utilizar los ceniceros, asegurndose que no queda ninguna colilla encendida y no tirar nunca la ceniza en las papeleras. Si se detecta cualquier anomala o deterioro en las instalaciones elctricas o de proteccin contra incendios, comunicarlo al responsable de la oficina. No obstaculizar en ningn momento los recorridos y salidas de evacuacin, as como la sealizacin y el acceso a extintores, bocas de incendio, cuadros elctricos, etc. Identificar los medios de lucha contra incendios y las vas de evacuacin de la planta y familiarizarse con ellos. Se debe emplear, siempre que sea posible, la deteccin automtica de incendios. Para ello, se pueden utilizar detectores con sensores inicos (de gases y humos) o trmicos (de calor) instalados en el techo de todos los locales y conectados a una central local de alarma ptica y acstica. Se deben emplear extintores porttiles en la extincin de incendios de un tamao reducido. Los extintores apropiados para la proteccin general de archivos son aquellos que utilizan como agente extintor el polvo qumico seco (efectivo contra slidos, lquidos inflamables, gases y electricidad), aunque la literatura
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tambin recomienda el agua pulverizada. En zonas donde existan equipos electrnicos y elctricos se deben disponer extintores de anhdrido carbnico (CO2), ya que no conduce la electricidad y no deja residuos contaminantes. Todos los extintores deben ser probados peridicamente, recargados y colocados de nuevo en su lugar. Todo el personal debe recibir capacitacin obligatoria peridica en el uso de extintores. Es conveniente instalar sistemas automticos y/o manuales que rocen agua y esparzan gases sofocantes en previsin de incendios de mayores dimensiones o en momentos en que el edificio est desocupado. Es necesario establecer un programa de mantenimiento de las instalaciones a fin de mantener la operatividad y efectividad del sistema de deteccin y extincin de incendios una vez implantado, por lo que sern sometidas al mantenimiento preventivo correspondiente segn las especificaciones de los fabricantes y la legislacin vigente. Los documentos y objetos de gran valor esttico, funcional o econmico, que requieran ser protegidos frente al incendio, pueden ser guardados en armarios antifuego, resistentes durante un tiempo determinado a los efectos destructivos. Asegurarse de la existencia de un acceso fcil y bien sealizado a las mangueras o reguladores de agua (tomas de agua) que es donde se conectan las mangueras.
2. Proteccin preventiva frente a daos por agua

a. Puesto que la mayora de los siniestros en unidades documentales entraan, como causa principal o secundaria, la irrupcin de agua, prestaremos especial atencin a este elemento de riesgo. En respuesta a la entrada inesperada de agua procedente de derrames de conducciones internas o de inundaciones provenientes del exterior, se sugiere:
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b. Revisin y reparacin de cubiertas y tejados que pueden ser levantados por vientos fuertes y penetrados por el agua de lluvia. c. Revisin y reparacin de la hermeticidad de ventanas, puertas y otros mecanismos por donde puede filtrarse el agua de lluvia. d. Levantamiento de muros y/o desniveles en pisos y suelos a los que pueda llegar agua de inundacin por derrames incontrolados, sumideros o desages conducidos a la red de alcantarillado. e. Asegure el mantenimiento peridico de todos los sistemas de transporte de agua. f. Asegure la existencia de numerosas vlvulas de control de flujo (llave de paso), y que la ubicacin de las mismas sea ampliamente conocida por el personal. g. Instale grifos (en lavamanos, fregaderos) que se cierren adecuadamente. h. Considere cambiar el recorrido de los sistemas (ejemplo, las tuberas que pasan directamente por encima de las colecciones). i. Realice mediciones peridicas de la humedad relativa dentro del edificio, especialmente en las reas que se consideren vulnerables a la humedad (ejemplo stanos). j. Construccin de estanteras y otros soportes de documentacin que permitan dejar sin ocupacin espacios suficientes desde el suelo hasta una altura determinada a la que podra llegar el agua de inundacin; se recomienda respetar, al menos, una altura de 10 a 15 cm. k. Evite en lo posible colocar las cosas directamente sobre el piso. l. Eliminacin de conducciones y sistemas de agua en zonas de almacenamiento de fondos o colecciones documentales. m. Coloque barreras para el agua (nylon, cubiertas, lminas de plstico) en la parte superior de los estantes. n. Use tantos sistemas de barrera como sea posible y asequible (ejemplo, cajas para documentos, gavetas para mapas,
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o.
p. q.
r.
estampas y planos, gabinetes para archivar diapositivas, pelculas, fotografas, etc.) que brinden alguna proteccin contra el agua y el fuego y frenen su impacto. Asegrese de que todos estos medios de almacenamiento tengan etiquetas externas resistentes al agua. Disposicin, si el riesgo de acumulacin de agua lo merece, de una bomba de achique con motor de combustin o elctrico, si hay suministro elctrico garantizado en caso de emergencia. Control diario del vaciado de los recipientes de agua de los deshumidificadores, si se tienen. Para edificios de nueva construccin, tratar de convencer a las autoridades del peligro que supone la ubicacin del mismo cerca de un ro, colectores, sobre capas freticas o cauces secos. Lo ms indicado es contar con sistemas de deteccin. El mejor y ms eficaz sistema de deteccin es la vigilancia atenta de las personas en el edificio, ya sean bibliotecarios, otro personal o los propios usuarios. El servicio de seguridad inspeccionar la biblioteca en las horas en que permanece cerrada. Por otro lado, como complemento a la vigilancia, es fundamental establecer una cadena de comunicacin rpida y eficaz en cuanto se detecte el comienzo de un desastre.
3. Proteccin preventiva frente a terremotos y huracanes

Las medidas materiales de proteccin frente a terremotos y huracanes se concentran en el diseo de los edificios en relacin con los grados de intensidad que se pueden esperar en la zona geogrfica donde est situado el centro. La resistencia del edificio ante estos fenmenos radica fundamentalmente en la solidez de la cimentacin y la estructura y, en menor medida, de los cerramientos de paredes, pisos y cubiertas, ventanas que han de respetar lo establecido en las normas de construccin.
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Si en el anlisis de riesgos se detectara alguna deficiencia en este sentido, ha de corregirse interviniendo en los elementos constructivos correspondientes. Por otra parte, es aconsejable fijar ciertos equipos y materiales, que pueden ser desplazados en caso de terremoto o huracn, a las partes resistentes del edificio. Una vez que ocurre un evento con estas caractersticas, las actuaciones se dirigen a minimizar los daos.
Intervencin o respuesta
Una vez designados los responsables, evaluados los riesgos y establecidas las pautas y prioridades de actuacin, llega el momento de preparar la parte prctica de la respuesta: conocer los siniestros posibles, montar la cadena de comunicacin, realizar simulacros de emergencias y aprender a manipular el fondo y preparar los locales. En este documento exponemos pasos a seguir frente a determinadas emergencias:
1. Pasos a seguir para la evacuacin del personal

Cuando suene la alarma de desalojo o se le indique que abandone el edificio: a. b. c. d. e. f. g. Mantenga la calma. Suspenda cualquier actividad que pueda ser peligrosa. Desconecte los aparatos elctricos a su cargo. No utilice los ascensores. Siga las instrucciones. Ayude a las personas discapacitadas. Es conveniente recordar a las personas que se encontraban cerca para una comprobacin luego de que hayan abandonado el edificio. h. Abandone la zona de un modo ordenado. Cierre las puertas, pero no con llave.
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i. Salga por las salidas de emergencia establecidas previamente. j. Aljese de la estructura. Vaya directamente al punto de encuentro. Presntese ante el responsable de las tareas de evacuacin para hacer un recuento del personal. k. No bloquee la calle o las vas de acceso. m. Permanezca en el punto de encuentro hasta que se le d otra indicacin. n. Procure llevar consigo los objetos personales no voluminosos (documentacin, cartera, mvil, etc.) y nada ms dependiendo del tipo de emergencia. o. No vuelva al edificio a buscar a ninguna persona u objeto hasta que se le autorice.
2. Pasos a seguir en caso de emergencia por incendio

a. b. c. d. Mantenga la calma. Siga las normas generales de evacuacin ante emergencias. Salga SIN PORTAR NADA. Siga las instrucciones del responsable de emergencias del edificio. e. Localice al coordinador de emergencias.
Si pertenece a la brigada de desastres:

a. Mantenga la calma. b. Avise al coordinador de emergencias y al resto de la brigada de desastres. c. Siga las instrucciones del equipo de emergencias y de los servicios que intervengan (bomberos, polica). d. No propague rumores y espere a que le pidan colaboracin o le permitan el acceso a las instalaciones.
3. Pasos a seguir en caso de emergencia por inundacin

Dependiendo de la magnitud y del tipo de inundacin puede ser necesaria la evacuacin del edificio. No se evacuar
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a las personas si la inundacin implica un riesgo evidente en el exterior o si la planta baja est inundada. Si se ha de evacuar a las personas del edificio: a. Mantenga la calma. b. Se seguirn las normas generales de evacuacin ante emergencias. c. Se abandonar el edificio por las vas y salidas de emergencia sealadas. d. Procure llevar consigo los objetos personales no voluminosos (documentacin, cartera, mvil, etc.). e. Djese guiar por las instrucciones del responsable de emergencias del edificio. f. Localice al coordinador de emergencias. Si el derrame de agua no supone riesgo para la integridad de las personas: a. b. c. d. e. f. Mantenga la calma. Localice al coordinador de emergencias. Corte la corriente elctrica, para evitar cortocircuitos. Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edificio. Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derrame exterior. Mantngase apartado de las zonas con equipos informticos, fotocopiadoras, etc. que puedan suponer peligro de electrocucin. Espere la llegada de los responsables e informe de las zonas y elementos daados. Si es preciso, desaloje tranquilamente a los usuarios y resto de personas que se pudieran encontrar en la zona inundada.
g. h.
Es importante no actuar por cuenta propia, al margen de la brigada de desastres, es decir:
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a. b. c. d.
No active equipos elctricos sin autorizacin. No abra ni cierre libros mojados. No saque materiales. No encienda fuentes de calor para secar los documentos.
Si pertenece a la brigada de desastres: a. Mantenga la calma. b. Avise al coordinador de emergencias y al resto de la brigada de desastres. c. Corte la corriente elctrica, para evitar cortocircuitos. d. Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edificio. e. Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derrame exterior. f. Realice una primera evaluacin del alcance del desastre y siga las prioridades y tareas preliminares de salvamento de la coleccin. g. En el caso de que la inundacin tenga grandes proporciones, ante todo siga las instrucciones del equipo de emergencias y de los servicios que intervengan (bomberos, polica), no propague rumores y espere a que le pidan colaboracin o le permitan el acceso a las instalaciones.
4. Pasos a seguir en caso de emergencia de tornado

a. Guarzcase en el stano, de haberlo, o en un corredor interior. b. Los pisos superiores no son seguros. Si no le da tiempo de bajar a la planta baja o al stano, refgiese en un vestidor o habitacin pequea de paredes fuertes o en un corredor interno. c. No permanezca dentro de un vehculo. En ltima instancia, de no haber una zanja o quebrada cercana, refgiese debajo del vehculo.
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d. Si se encuentra en campo abierto, y tiene tiempo para hacerlo, busque un refugio apropiado. Si no lo hubiese, tindase en una zanja o quebrada. Mantngase alerta, pues pueden presentarse inundaciones repentinas.
5. Pasos a seguir en caso de accidentes causados por productos txicos.

a. En caso de que el accidente sea dentro del edificio: Evacue la zona aledaa. De ser necesario, inicie medidas de primeros auxilios u otras actividades de proteccin al personal. Notifquelo a las autoridades tan pronto como sea posible. No regrese a la zona afectada hasta que el personal responsable de las emergencias as se lo autorice. Si est entrenado y cuenta con el equipo adecuado, ayude en las tareas de limpieza si as se le indica. No propague rumores. b. En caso de que el accidente se produzca en la localidad: Sintonice la radio o televisin local. Siga las instrucciones del personal encargado en casos de emergencia. Abandone la zona cuando se le indique, siga la ruta indicada hacia el punto de reunin pre-establecido. No regrese a la zona afectada hasta que el personal encargado de las emergencias as se lo indique. No propague rumores.
6. Pasos a seguir en caso de terremoto

Si tuviera lugar un terremoto y estuviera bajo techo, es decir, dentro de la institucin, debe seguir los siguientes pasos durante los temblores:
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Permanezca donde se encuentre. Refgiese debajo de muebles macizos (escritorios, mesas, etc.) o de dinteles. Mantngase cerca del centro del edificio. No corra hacia las salidas, pues las escaleras podran estar daadas o abarrotadas de gente. No utilice los ascensores. Aljese de las ventanas o puertas de vidrio, vitrinas, estanteras, etc. No use velas, fsforos, encendedores, etc., pues podra haber escapes de gas. Extinga los fuegos con los extintores apropiados u otros mtodos.
Salvamento y rescate del patrimonio documental afectado

Esta fase es la ms crtica. El afrontamiento del siniestro en la zona cero dejar a la vista los aciertos y los fallos de la organizacin del plan. Esta fase determinar el alcance de los daos, la supervivencia de las colecciones afectadas y la rapidez en el restablecimiento del servicio. Cuando el desastre se ha producido, las actividades que se desarrollarn deben ser efectivas para garantizar la recuperacin del mximo posible de objetos. La visin de un depsito incendiado o de un edificio totalmente arruinado puede llenar de desnimo y consternacin a los trabajadores, pero en estos difciles momentos es necesario motivar e ilusionar al personal, hacindoles ver que no todo est perdido, que tras la imagen de desolacin se puede recuperar una parte importante de lo daado y que su trabajo es fundamental para lograrlo. Las primeras operaciones que se realizarn son comunes a todo tipo de catstrofe y son la primera toma de contacto con el suceso. Es en estos momentos cuando se hace ms necesaria la capacidad de gestin y resolucin de problemas del coordinador
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de desastres y estas cualidades, en gran medida, condicionarn la tasa de recuperacin. Durante esta etapa, el coordinador deber realizar los siguientes pasos: 1. Valorar el tamao del desastre. 2. Evaluar el dao en trminos culturales, es decir, determinar si afecta a conjuntos clasificados como prioritarios. 3. Calcular el nmero de brigadas de trabajo necesarias y suficientes. 4. Establecer la planificacin del salvamento (puntos por donde empezar, prioridades dependiendo del tipo de soporte, etc.). 5. Analizar si las operaciones se pueden realizar en el propio recinto. 6. Decidir si el centro suspender el resto de actividades. 7. Informar a la direccin. En una segunda etapa, se proceder a extraer y agrupar la documentacin daada, decidiendo los mtodos de recuperacin dependiendo del tipo y volumen de daos, de los soportes daados y de los medios disponibles. Antes de abordar las tareas de salvamento, creemos conveniente explicar la manera en que los siniestros daan a las colecciones (Snchez, 1999; National Archives and Record Administration, 1993).
1. Afectaciones de las colecciones por los siniestros

Cuando el siniestro ha tenido como protagonista al fuego la documentacin se habr carbonizado y ser imposible de recuperar. Pero tambin puede que lo que no se haya quemado est muy sucio de holln y humo; en este caso es posible recuperar el documento mediante la limpieza con productos especficos. Por otro lado, el agua aparecer de forma concurrente con el fuego por tratarse del mtodo que probablemente se utilice
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para sofocar las llamas. Por tanto, la biblioteca o archivo ha de estar preparado para evacuar urgentemente los materiales empapados y hmedos que todava se podrn salvar. En cualquier caso, tanto si el derrame es un elemento subsidiario del siniestro como si es la causa principal, los materiales absorben agua por capilaridad en una cantidad variable segn el tipo de papel. Esto tambin depende del estado de conservacin inicial y de las condiciones de almacenamiento. Los efectos inmediatos son el aumento de peso y de volumen, algunas tintas se borran, las encuadernaciones se hinchan, las hojas se pegan y el papel se vuelve extremadamente frgil. Las estanteras se vencern con mucha probabilidad al no poder soportar el peso de los volmenes, y habr que aadir daos fsicos adicionales a la coleccin. El papel satinado es especialmente vulnerable a la accin del agua, ya que las hojas se pegan entre s, y tal vez la nica forma de salvarlo, si est empapado, sea mojarlo de nuevo y empaquetarlo para su congelacin. El tiempo que transcurra entre el rescate y el transporte hacia los congeladores es crtico. Junto al fuego y el agua, las colecciones se vern afectadas seguramente por fuerzas fsicas. Se trata de daos ms sencillos de resolver: devolver los libros cados a sus estanteras, mandar a reparar las estanteras si se han roto o realizar pequeas reparaciones a los documentos (encuadernacin, limpieza, hojas rasgadas, etc.). a. Afectaciones por moho (hongo filamentoso). La literatura profesional destaca los peligros de una infeccin masiva por moho en unidades documentales como consecuencia de una inundacin o derrame de agua. A los daos producidos por el agua hay que sumar la aparicin de plagas de microorganismos. El moho aparece en un plazo aproximado de 48 horas a temperaturas altas en un ambiente cargado de humedad y con aire estancado. Por el contrario, la proliferacin del moho se frena en un ambiente estabilizado, es decir, que posee bajas temperatura y la humedad relativa y la ventilacin
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es buena. Una infeccin fngica se caracteriza por la aparicin de superficies grisceas aterciopeladas y manchas de diversos colores que llegan a borrar un texto, y cuya limpieza, a menudo, produce daos irreparables en la estructura fsica del material. Por otro lado, la celulosa del papel se vuelve frgil y quebradiza (es el alimento del microorganismo) y las hojas se pegan entre s. Ms detalles de sus caractersticas y de cmo combatir un brote de hongos podr verlos en el anexo 7.
2. La respuesta inmediata ante el desastre

Una vez conocida la manera en que el fuego, el agua y el moho deterioran el papel, el equipo de emergencias de la institucin seguir las siguientes normas generales de actuacin en caso de emergencia grave: a. Active la cadena de comunicacin. b. Evacue las instalaciones cuando la situacin lo requiera. c. Persnese en la institucin que ha sufrido un desastre y espere a que los servicios de emergencia autoricen la entrada en el local o en el edificio. d. Corte el suministro de agua y de luz, si es peligroso mantenerlo. e. Evale el tipo de desastre, el alcance, los materiales afectados y, por tanto, las necesidades. f. Reparta los planos de la institucin con indicacin de las prioridades de salvamento, ubicacin de los suministros, etc. g. Prepare un espacio para ubicar los documentos que sern rescatados. h. Estabilice el ambiente. Asegrese que toda la electricidad est apagada en los conductores principales. Proteja los materiales que no estn daados de los elementos (ejemplo, con forros plsticos). Garantice la seguridad del sitio de robo, saqueo (barreras, proteccin mediante el personal de seguridad).
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Asegure la extraccin del agua con bombas u otros medios. Utilice ventiladores, deshumidificadores, calefactores, etc., segn corresponda para alcanzar y mantener niveles ambientales. De ser posible coloque un equipo que haga lecturas peridicas de la temperatura y humedad relativa. i. Despeje pasillos y vas de acceso y comience el traslado. j. Siga las instrucciones del experto conservador. k. Tome fotografas de todo el proceso, desde la entrada hasta el final de la emergencia. l. Lance comunicados regulares a los implicados (brigada y voluntarios) y a los administradores de la universidad. Tambin a los medios de comunicacin, en caso de que el desastre sea extraordinario. m. D por finalizada la emergencia una vez evacuado el fondo, estabilizado el ambiente y contactado con las empresas y servicios de apoyo (suministros, transporte, congelacin). n. Elabore un informe detallado de lo sucedido y adjunte inventarios de material, formularios, fotografas, facturas y contratos.
3. Tareas de las brigadas de trabajo

Durante las fases de planificacin el comit de desastres habr decidido formar una serie de brigadas para el salvamento de la documentacin. Estas se agruparn segn tres tareas bsicas: a. Extraccin: se ocupar de recoger el material, tal como se ha encontrado, y clasificarlo para facilitar las tareas posteriores. b. Transporte: encargada del traslado de las piezas entre las diferentes brigadas. c. Recuperacin: de vital importancia, pues deber manipular documentacin en muy mal estado y procurar las operaciones bsicas para el secado o su proteccin. Cuando se decida proceder a la estabilizacin a bajas temperaturas, esta
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brigada se encargar del empaquetado y preparacin de los documentos para su congelacin. Como las operaciones que realiza este grupo son las ms complejas, ser el grupo ms numeroso aunque el coordinador decidir reducir o aumentar su nmero a la vista de los primeros resultados. El nmero de personas en cada unidad y sus responsabilidades deber estar previsto de antemano, habiendo recibido formacin expresa con el fin de mejorar su calificacin. Equipos reducidos pueden sobrecargarse excesivamente, con lo que aumentar el cansancio y el desnimo, pero los demasiado numerosos pueden resultar inoperantes ya que, en momentos de confusin, interferirn en el trabajo de sus propios compaeros o en el del resto de las brigadas y perdern minutos valiosos esperando que alguien les diga lo que deben hacer. Para evitar la sobrecarga de trabajo y agotamiento de los voluntarios, se realizarn relevos cada hora y media y se habilitar una zona de descanso donde sea posible descansar, beber, comer, asearse o recibir primeros auxilios. Cada miembro deber recibir un equipo completo de seguridad, compuesto de ropa adecuada (overol), casco, guantes, botas impermeables y, si fuera necesario, mascarillas que eviten la inhalacin de esporas de hongos, as como los utensilios adecuados para desarrollar las labores que les sean asignadas. (Ver figura 1). Por tanto, estas brigadas sern las responsables de preparar la remocin de los materiales daados por agua y realizar el movimiento y ubicacin de toda la documentacin afectada en los nuevos locales para que sean rescatadas. Para ello, debern realizar las siguientes acciones: a. Movilizar e instruir a los trabajadores para las labores de remocin, bajo la supervisin de los lderes del personal. b. Recordar al equipo de recuperacin la cantidad y variedad de peligros potenciales, por ejemplo estructuras inestables del edificio, estanteras inestables, superficies de los pisos resbaladizos e irregulares, agua contaminada.
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c. Asegurar que todo el personal tenga la indumentaria adecuada: botas, guantes (el sitio puede estar contaminado con fango, aguas negras, etc.) y mscaras, de ser necesarias. d. Seguir las prioridades que se hayan acordado en cuanto a qu se debe rescatar primero. Para realizar el traslado de los materiales daados por agua a reas preseleccionadas de recuperacin: a. Recuerde que el papel mojado es muy frgil. b. Traslade los documentos y otras piezas individualmente. c. Traslade primero el material que est tirado en el piso y luego los materiales que estn en estanteras de arriba hacia abajo. d. Siga una secuencia clara para la remocin de los materiales a fin de mejorar el rastreo/control intelectual. Una capacitacin cuidadosa previa y una buena supervisin durante el proceso pueden reducir significativamente el tiempo y los costos posteriores a la recuperacin, cuando hay que rastrear e identificar los materiales. e. Deje cerrados los volmenes que estn cerrados y abiertos los que estn abiertos. f. No separe los volmenes ni las hojas que estn pegados. g. No toque las superficies de ningn material fotogrfico. h. Mantenga cerrados los volmenes que se hayan ensuciado y enjuguelos con agua corriente limpia (con una manguera que posea poca presin de agua o sumergindolos en bandejas sucesivas con agua). i. La limpieza ms elaborada, como por ejemplo los materiales daados por humo, debe dejarse para despus que los materiales se hayan secado.
4. Primeras operaciones de salvamento

El xito de la recuperacin depender de la previsin de los responsables institucionales, de la calidad de los planes de recuperacin y del tamao, entrenamiento y coordinacin de
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los equipos de salvamento. La recuperacin de los materiales siniestrados consta de varias fases sucesivas que habrn de ser previstas con antelacin para ser puestas en prctica de la forma ms rpida posible: a. Activar la cadena de comunicaciones para reunir al personal. Antes de tomar decisiones apresuradas, se deber evaluar el alcance real del problema con ayuda del encargado de mantenimiento (si se trata de una emergencia menor o moderada) o de los grupos de expertos (bomberos, policas, etc.). Con todos los datos necesarios, el coordinador convocar a los responsables de cada grupo de trabajo, se les informar del problema y se transmitirn las primeras rdenes con el fin de ir coordinando a los diferentes voluntarios. b. Acceso a los locales y valoracin de los principales daos. El acceso a los locales afectados se realizar una vez se compruebe la seguridad de los miembros para el equipo de trabajo. En este primer contacto, el coordinador de desastres, acompaado por los coordinadores de las diferentes brigadas y por el jefe de mantenimiento, deber estimar la magnitud de daos, los sectores prioritarios, las vas de evacuacin y el nmero de personas que trabajarn en la extraccin de los materiales. Antes de realizar ninguna operacin es conveniente tomar fotografas de los daos y, si se ha localizado, del punto por donde empez el desastre. Es el momento de tomar las primeras decisiones, como la seleccin de locales donde se realizarn las labores de secado o empaquetado, si se congelar la documentacin daada o si se decide solicitar la cooperacin de agentes externos a la institucin. Durante la evaluacin se debern examinar con detenimiento los siguientes elementos: Verificar el estado de los pasillos y vas de paso. Es decir, si estn libres o hay derrumbamientos que impiden el paso y si es posible introducir carros para la evacuacin
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del material. A pesar de la apariencia de seguridad, saber si hay riesgo de accidentes. Verificar el estado de las estanteras. Comprobar si hay derrumbamiento de estanteras, si son casos aislados o es el patrn general. Como norma general, verificar qu baldas o entrepaos son las ms afectadas, las superiores o las inferiores, si se mantiene la colocacin original, si es necesario sustituir estanteras y cuntas. Verificar el estado de la documentacin. Cerciorarse de si son colecciones prioritarias o no, los daos que presentan, si son documentos sin proteccin (cajas, camisas, contenedores), identificar si hay documentos cados en el suelo, si son casos aislados o es el patrn general. Verificar la localizacin de las mayores aglomeraciones de dao, si los documentos estn secos, mojados o empapados, si estn muy deformados, si estn cubiertos de cenizas o barro, comprobar si hay documentos que por su soporte deban ser evacuados en primer lugar (papel estucado) y si hay documentos que por su estado de conservacin no sean prioritarios (papel extremadamente quebradizo). c. La estabilizacin del ambiente. En una sala inundada se debern tomar medidas inmediatas para frenar la entrada de agua (cerrando la llave de paso, cerrando ventanas o puertas por las que pueda continuar entrando el agua) y achicar la que haya con balletas o frazadas, si la inundacin ha sido pequea, o mediante bombas, si el derrame es mayor. Para frenar el desarrollo del moho se debe estabilizar el ambiente de la sala inundada, es decir, reducir la temperatura y la humedad y renovar el aire. Esto se logra encendiendo el aire acondicionado a mxima potencia y creando corrientes de aire o abriendo las ventanas. Los deshumidificadores sern de gran utilidad para reducir la humedad ambiental.
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En cuanto se pueda transitar por la sala, se debe eliminar todo foco de agua estancada y sacar cualquier textil mojado. Cuando las condiciones son calurosas y hmedas hay que actuar con mucha ms rapidez que cuando es fro y seco. d. Manipulacin y transporte. Cuando el desastre sucede en horario laboral se debe actuar con celeridad mientras se espera la intervencin de la brigada de desastres para evitar males mayores: si el derrame viene del techo, se deben cubrir las baldas o entrepaos superiores con lminas de polietileno hasta que se consiga que deje caer agua y los materiales puedan ser evacuados a otro lugar seguro; por el contrario, cuando est cubriendo el suelo, se deben retirar rpidamente los fondos de las estanteras ms bajas a otra parte (mesas, sillas, otra sala) hasta que se pueda cortar la entrada de agua y secar el local. Cuando el acceso a una sala o depsito inundado se produce a posteriori, lo que probablemente se encontrar es material empapado, cado por el suelo entre los pasillos de las estanteras y los corredores principales. Dicho material debe ser el primero en salir separadamente mediante cadenas humanas (a ritmo suave para evitar embotellamientos y acumulacin de material a la espera de ser tratado), en la condicin fsica exacta en la que son encontrados. Una vez despejados los pasillos y vas de acceso, el orden de evacuacin se ceir a las prioridades de salvamento establecidas de antemano por colecciones y locales. El plano de las instalaciones con el cdigo de colores y las marcas correspondientes en las baldas resultarn fundamentales. Cuando los materiales estn empapados, no se deben separar las hojas individualmente, ni quitar las cubiertas, ni manosear las cajas archivadoras, dibujos, grabados y fotografas mojadas. Los libros abiertos estarn muy hinchados por la absorcin de agua, pero no se debe hacer ningn intento por cerrarlos. Hacerlo ocasionar nuevos daos por desgarramiento de las
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hojas puesto que el papel mojado es sumamente frgil y no se desliza. Tampoco se intentar abrir un libro empapado. Cuando hay documentos dentro de cajas, estas se deben quitar (probablemente empapadas), comprobar el contenido y sustituirlas si los documentos no han sufrido percances. En cualquier caso es mejor no perder el tiempo en eliminar barro o cenizas (ya que requiere de conocimientos muy tcnicos de tratamiento y restauracin), ni en quitar grapas o clips, tareas que se realizarn despus cuando la documentacin est evacuada y seca. No frotar la suciedad que se haya podido incrustar e intentar conservar las marcas o elementos identificativos del material afectado. Si hay gente suficiente se podr montar una cadena humana bien supervisada que trasladar los documentos uno a uno a mano o en cajas de plstico rgido, dependiendo de lo mojado que estn. El traslado al espacio habilitado se efectuar respetando el estado en que se encuentren los documentos o libros. No deben empaquetarse en las cajas muy comprimidos, sino con el lomo hacia abajo u horizontalmente; as se evitar que el bloque de texto se desplace por el peso del agua y produzca desgarros u otras alteraciones fsicas. Es importante evitar la colocacin de libros grandes encima de pequeos para evitar deformaciones que sern difciles de corregir durante la restauracin. Estas orientaciones son vlidas tanto para la evacuacin del material en la sala, como para su traslado a cmaras de congelacin. A medida que se van sacando los libros y dems materiales, alguna persona debe estar presente en el mismo lugar de la evacuacin para tomar nota de todo a modo de inventario. En l se har constar la signatura o nmero de registro, localizacin, grado de humedad, prioridad asignada y nmero de caja antes de llevarlo a la sala de tratamiento. Esa persona se responsabilizar de que todo est debidamente etiquetado e identificado por tipo de material (documentos, libros, revistas, fotografas, microformas, etc.) y alcance de los daos (empapado, mojado, ligeramente hmedo). Deber tomar
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fotografas a fin de documentar el proceso de cara a la elaboracin de informes y para aprender de lo sucedido. Si la institucin ha contratado una pliza de seguros, las fotografas permitirn reclamar los daos ante la compaa. Las personas que intervengan en la evacuacin debern tener presente que las cajas y carros utilizados en la evacuacin de las colecciones no sean muy pesados para evitar lesiones de espalda. Usarn siempre guantes por si ya hubiese moho en los materiales (algunos son txicos), por la acumulacin previa de polvo o porque el agua de la inundacin est sucia. Si es preciso fumigar o desinfectar el ambiente por la aparicin de hongos, se solicitar la ayuda de expertos para asegurarse de que los productos empleados se usen correctamente y no sean peligrosos para la salud de las personas. Los materiales nunca se movern de su sitio en grandes montones ni se dejarn apilados unos sobre otros en el mismo lugar del desastre ni en la zona de recepcin temporal, puesto que el peso excesivo de los libros y documentos en soporte papel, daados por el agua, pueden conducir a graves daos fsicos. El espacio de recepcin temporal servir para almacenar las colecciones; all se decidir el destino de cada material, es decir, si se deben congelar, si se pueden secar por ventilacin, si se pueden retornar a las estanteras, as como lo que se puede desechar. El lugar estar vaco de mobiliario excepto por unas mesas sobre las que trabajar. Tanto estas como el suelo se cubrirn con lminas de polietileno. El ambiente se habr estabilizado tal y como se describi ms arriba. Se envolvern individualmente los libros destinados a ser congelados con papel siliconado o plstico (tipo film de cocina o bolsas de nylon) y se metern en cajas de plstico en posicin vertical con el lomo hacia abajo u horizontal de la misma manera que se explic para la evacuacin de la sala. Otra cadena humana puede llevar los materiales fuera del edificio para ser transportados al frigorfico.
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e. Lavado, congelacin de materiales y mtodos de secado. El lavado de encuadernaciones y libros manchados de barro, humo, etc. jams se realizar sin la supervisin de un conservador experto. En cuanto al secado, existen cuatro mtodos para materiales daados por agua, cuya eleccin depender del soporte del material y su valor intrnseco, el grado de humedad absorbido, la cantidad de ejemplares afectados y los recursos disponibles (personal, espacio, presupuesto, tiempo, suministros, existencia y cercana de empresas especializadas). (Anexo 8 y 9). f. Suministros, materiales y tiles de apoyo. La disponibilidad de suministros para afrontar el desastre es otro elemento clave de xito en la respuesta. Es importante que los suministros estn a mano en cada local para evitar la confusin de los primeros instantes en que nadie sabe dnde pueden haber objetos bsicos como, por ejemplo, una fregona y un balde. Conviene que su ubicacin est bien sealizada en el plano del archivo o biblioteca. Es importante que todo el personal conozca el contenido y su utilizacin, como tambin lo es que se verifique peridicamente su buen estado. En el anexo 5 se muestra una lista de verificacin de los suministros de los que se debera disponer para el afrontamiento inicial del desastre. En previsin de un siniestro es muy conveniente llevar a cabo con antelacin las siguientes tareas: La compra de un equipo bsico de respuesta para cada biblioteca (o varios, si la biblioteca es grande). La compra de suministros adicionales, ms caros y especializados (por ejemplo, deshumidificadores). Otra posibilidad es localizar departamentos, empresas o instituciones que puedan prestar o alquilar ese tipo de equipos.
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La creacin de un fondo presupuestario de contingencias o la gestin de un acuerdo con la institucin por el que, en caso de emergencia, el mximo responsable del plan pueda autorizar gastos de inmediato para adquirir o alquilar suministros, contratar servicios de congelacin y transporte, abastecer de comida y agua a las personas que participen en la evacuacin y abordar la restauracin de los fondos valiosos. El establecimiento de contactos con empresas de suministros y servicios para localizarlos de inmediato y ganar tiempo. g. Restablecimiento de la normalidad. Una vez finalizada la emergencia es imprescindible volver a la normalidad. La magnitud del siniestro determinar la rapidez con que se pueda restablecer el servicio. Podra suceder que el local haya quedado en malas condiciones, que el personal se encuentre atareado en mover los fondos de sitio o que la coleccin de mayor uso se haya perdido. La prioridad ser poner en condiciones los locales mediante la limpieza y las reformas necesarias. En caso de que el siniestro haya sido muy grave y los trabajos de reparacin se prevean duraderos, se intentar negociar con instituciones cercanas una ubicacin provisional para prestar algunos servicios y albergar las colecciones que se hayan salvado. Las colecciones sern revisadas para devolverlas a su ubicacin original si no han sufrido daos o si estos han sido leves. La congelacin de las colecciones daadas por agua permitir decidir con tranquilidad el destino de cada ejemplar (sustitucin, reparacin) y una planificacin por fases para el secado y reparacin de los fondos prioritarios. El anlisis de los hechos entre los implicados, con el apoyo de la documentacin elaborada durante el proceso, permitir aprender de la experiencia y ajustar el plan, replantearse los procedimientos y prioridades, las necesidades de formacin, la
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profesionalidad de las empresas y servicios a los que hayamos recurrido y, en suma, mejorar la respuesta en el futuro. Se debern reponer los suministros que se hayan agotado, evaluar su utilidad, la cantidad necesaria y qu otros materiales de apoyo son necesarios para ser empleados en el futuro. El siniestro, adems, supone la oportunidad de emprender las reformas y mejoras que no hayan sido posibles poner antes en prctica. Tambin es muy positivo difundir lo sucedido entre la comunidad profesional a fin de compartir la experiencia y concienciar a otras instituciones documentales de la importancia de estar preparado ante las contingencias. Finalmente, se reconocer pblicamente el esfuerzo realizado por la brigada y los voluntarios que hayan prestado su colaboracin.
Figura 1. Forma en que deben vestirse los especialistas en caso de un rescate de documentos donde se evidencia la aparicin de moho.
Figuras 2 y 3. Aspiradora pequea que tiene conectada una manguera fina para extraer el hongo que est en un libro, el cual cae en una jarra que contiene una solucin desinfectante.
Conclusiones
Implantar un programa completo de prevencin e intervencin en desastres constituye una empresa larga en el tiempo, que exige dedicacin y apoyo por parte de la institucin matriz. Requiere constancia, vigilancia permanente y actualizacin de conocimientos. Afortunadamente, los bibliotecarios cuentan con redes formales e informales de cooperacin e intercambio de experiencias que resultan fundamentales a la hora de abordar esta tarea. La gestin de las emergencias, la seguridad y los desastres suponen una magnfica oportunidad para tender un nuevo puente de colaboracin entre la biblioteca, el archivo y otras instituciones patrimoniales con otros centros de la localidad y con la comunidad sobre la importancia de conservar el patrimonio cultural que existe a su disposicin. Proporciona, adems, una ocasin idnea para ampliar la formacin de los especialistas en el campo de la conservacin preventiva, puesto que slo ellos se erigen garantes del mantenimiento de un servicio de excelencia. Por ltimo, al asumir el compromiso de conservar en el tiempo el legado cultural y cientfico de la humanidad, las bibliotecas y los archivos prestan a la sociedad el servicio ms antiguo y esencial de la profesin: la preservacin del saber para las generaciones futuras.
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Bibliografa
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Anexos
Anexo 1
Trminos y definiciones usadas
Amenazas o peligros (A). Es la probabilidad de ocurrencia dentro de un perodo de tiempo especfico y para un rea dada de un determinado fenmeno de origen natural, tecnolgico o provocado por el hombre con consecuencias potencialmente destructoras. Desastre. Evento de origen natural (terremotos, erupciones volcnicas, etc.), tecnolgico (incendios, accidentes industriales, etc.) o provocados por el hombre, que ocurren en la mayora de los casos de forma inesperada, provocando alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y/o el medio ambiente.Considerado por Hermelin (1995) como consecuencia de la vulnerabilidad de los elementos expuestos. Elementos expuestos al riesgo (E). Se refiere a la poblacin, las propiedades y las actividades econmicas expuestas al riesgo en un rea determinada. Factores condicionantes. Son los elementos que propician la ocurrencia de los eventos naturales debido a las relaciones espaciales y temporales de los objetos analizados, depende de la ubicacin fsico-geogrficas, la estructura geolgica y su historia gelogo-geomorfolgica. Factores desencadenantes (triger) (T). Son los elementos denominados por algunos autores disparadores, los cuales con su accin, desencadenan y cambian la dinmica de los
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procesos. Se hallan relacionados con otros fenmenos naturales y con acciones antrpicas que en ocasiones tienen como objetivo llevar a cabo el desarrollo. Riesgo especfico (RE). Es el grado de prdidas esperado debido a la ocurrencia de un fenmeno en particular. Se expresa por medio de la relacin: (RE) = (A x V). Riesgo total (RT). Significa el nmero esperado de prdidas de vidas, de heridos, de daos a propiedades y de interrupciones de la actividad econmica debido a un fenmeno natural determinado. RT = (E) x (RE) = (E) x (A x V). Susceptibilidad (S). Caractersticas naturales fsico geogrficas las cuales propician la accin combinada de varios factores que favorecen la ocurrencia de determinados eventos naturales y los mismos son puestos de manifiesto como resultado del anlisis de susceptibilidad ante los peligros. Vulnerabilidad (V). Ferrer (2000) lo define como el grado de daos o prdidas potenciales en un elemento o conjunto de elementos como consecuencia de la ocurrencia de un fenmeno de intensidad determinada. Depende de las caractersticas del elemento considerado (no de su valor econmico) y de la intensidad del fenmeno; suele evaluarse entre 0 (sin dao) y 1 (prdida o destruccin total del elemento) o entre 0% y 100% de daos.
Anexo 2
Definicin de fuego, incendio y caractersticas de los fuegos
Es frecuente que en el lenguaje cotidiano los trminos fuego e incendio se utilicen como sinnimos, en realidad no lo son, en diferentes glosarios de trminos revisados se establece la diferencia. Fuego: Reaccin qumica que consiste en la oxidacin violenta de la materia combustible, se manifiesta con desprendimientos de luz, calor, humos y gases en grandes cantidades. Incendio: Fuego no controlado de grandes proporciones, que puede presentarse en forma habitual, gradual o instantnea, al que le siguen daos materiales que pueden interrumpir el proceso de produccin, ocasionar lesiones o prdidas de vidas humanas y deterioro ambiental. En la mayora de los casos los errores humanos y sus efectos son siempre nocivos y hasta desastrosos. Para que un incendio se produzca y/o se mantenga son necesarias cuatro condiciones; la falta de una de ellas automticamente lo extingue. Estas cuatro condiciones son: Calor. Combustible: Toda materia capaz de arder. Comburente: Materia que aporta oxgeno para la combustin. Se requiere de 16% de este elemento para iniciar un incendio, normalmente en el aire tenemos un 21%.
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Reaccin en cadena: Las distintas etapas de la combinacin de las molculas de un combustible con el oxgeno. En un incendio intervienen cuatro fases que abarcan desde su etapa inicial hasta que se torna incontrolable como consecuencia de la magnitud que adquiere, esta situacin provoca graves riesgos para los ocupantes o bienes materiales de un inmueble. Fase inicial, en la que la generacin de calor es mnima, pero ya se empiezan a formar productos de combustin como gases y humos que, aunque difcilmente detectables por las personas, por lo que les denominan gases y humo invisibles, haran que algunos sistemas de deteccin temprana se activen. Fase segunda, cuando an la temperatura del incendio no es suficiente para ser detectada, pero los humos ya son visibles, y ya capaces de ser detectados por sistemas de deteccin convencional de humos. En esta fase el incendio es muy fcil de controlar porque la generacin de calor y las llamas, aunque incrementndose, no constituyen un obstculo para acercarse e iniciar su extincin. Los elementos de extincin ms adecuados en esta fase seran los extintores porttiles de polvo o CO2, por su accesibilidad y facilidad de manejo. Fase tercera, el fuego se ha extendido a elementos y estructuras cercanas al foco del incendio; la generacin de calor y las llamas aumentan muy rpidamente, lo que dificulta el acercarse al fuego, adems la cantidad de humo generado se acumula en sus inmediaciones. Este es el momento en el que el personal an no entrenado puede desde distancias seguras hacer frente a este incendio, evitando que se propague y extinguindolo si se ha detectado a tiempo. Fase cuarta, si el incendio no se ha detectado a tiempo y no se ha conseguido su extincin con los medios manuales, puede pasar a esta fase, en la cual el fuego se extiende rpidamente y la temperatura aumenta exponencialmente. Los humos pueden hacer imposible la presencia de personas sin proteccin respiratoria, es el momento de los sistemas
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automticos de extincin, porque la temperatura generada por el incendio ya es suficiente para su activacin en caso de que existieran.
Formas de propagacin del fuego El fuego puede propagarse por cualquiera de los tres medios existentes o por distintas combinaciones entre ellos. Estos medios son: radiacin, conveccin y conduccin. a. Radiacin: es el desplazamiento de ondas de calor, partiendo de un fuego, a una materia prxima. El ejemplo ms notorio es el calor que nos llega del Sol. El calor que radia un fuego se transmite en lnea recta, calentando los objetos y el aire prximos, propagndose en todas direcciones, sin tener en cuenta la direccin del posible viento reinante. Las ondas radiadas pueden ser reflejadas, en parte, por ciertos objetos tales como planchas metlicas. Las superficies oscuras absorben el calor radiado ms aprisa que las superficies de colores claros. b. Conveccin: Es el desplazamiento de los gases y aire caldeados. Cuando se calienta el aire o cualquier otro gas, este se dilata y se vuelve ms ligero; esto hace que ascienda y cuanto ms caliente se encuentre, mayor ser su ascensin. El humo y los gases calientes que se engendran en un fuego suben rpidamente, calentando todas las materias que estn por encima, pudiendo llegar a su temperatura de ignicin y arder. Cuando el calor se desplaza ascendiendo por un hueco de escalera, esta hacindolo por conveccin. Estos gases caldeados siguen la lnea de menor resistencia y, cuando tropiezan con algn obstculo en su desplazamiento hacia arriba, se propagan lateralmente, pasando por puertas y ventanas o saturando el lugar si estn cerradas. La conveccin esta influida por la velocidad del viento y las corrientes de aire.
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c. Conduccin: Es el avance del calor a travs de una sustancia. Esto queda demostrado si calentamos un extremo de una varilla de metal y la sostenemos por el otro extremo; al cabo de un momento notaremos el calor conducido por el metal. De aqu la importancia de la conductibilidad de los materiales en la propagacin de los incendios. De forma muy general podemos decir que los metales son buenos conductores y otros, como por ejemplo: el hormign, piedras o ladrillos son malos conductores.
Clasificacin de los fuegos Los fuegos se agrupan en cuatro clases, basndose en los elementos extintores para combatir cada uno de ellos, y son: Clase A: Son los que ocurren con materiales slidos como la madera, el papel, los trapos y los desperdicios. La accin sofocante y de enfriamiento del agua o soluciones que la contengan en porcentajes altos, son de importancia vital en esta clase de fuegos. Hay agentes de polvos qumicos secos especiales (de multiuso) que extinguen rpidamente las llamas y forman una capa que retrasa la combustin. Si fuese imperiosa una extincin total, se recomienda continuar con agua o con otro agente extintor de la clase A. Clase B: Son los que ocurren debido a la presencia de una mezcla de vapor-aire sobre la superficie de un lquido como puede ser gasolina, aceite, grasa, pinturas y algunos disolventes. El limitar el aire (oxgeno) e inhibir los efectos de la combustin son de importancia vital en esta clase de fuegos incipientes. Los chorros de agua favorecen la propagacin del fuego, aunque, en ciertas condiciones, las boquillas de niebla de agua han demostrado ser eficaces. Generalmente, se usan polvos secos comunes, polvos secos de multiuso, anhdrido carbnico, espuma e hidrocarburos halogenados.
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Clase C: Son fuegos producidos por equipos elctricos, por lo que para combatirlos, se requiere de agentes no conductores de electricidad, es decir, el agua, ni las espumas se pueden usar en estos fuegos. Se recomienda el uso de CO2, de agentes halogenados y, en algunos casos, polvo qumico. Clase D: Los fuegos que ocurren en metales combustibles como el magnesio, titanio, circonio, litio y sodio. Para controlar y extinguir fuegos de esta clase se han desarrollado tcnicas, agentes extintores y equipos de extincin especiales. En general, no debieran usarse agentes extintores comunes sobre fuegos metlicos, ya que existe el peligro, en la mayora de los casos, de aumentar la intensidad del fuego debido a una reaccin qumica entre algunos de los agentes extintores y el metal que se est quemando.
Es importante saber que a los daos propios del incendio habr que sumar una serie de elementos destructivos que actan paralelamente, ejemplo la cada de estanteras y estructuras arquitectnicas provocarn graves daos en la documentacin y el uso de agua como sustancia extintora generar otro desastre asociado. Por ejemplo, en el incendio de la Biblioteca de la Academia de Ciencias de Leningrado, los daos por el fuego directo afectaron a unos 400,000 ejemplares, sin embargo, la cifra de volmenes daados por agua ascendi a 3,600,000.
Anexo 3
I. Hoja de trabajo para esbozar un plan de desastre
Nombre de la institucin:____________________________________________ Fecha de culminacin o actualizacin de esta planilla:____________________ Miembros del personal a llamar en caso de desastre:_____________________
Cargo Jefe administrativo Coordinador del grupo de recuperacin Encargado del mantenimiento del edificio
Nombre
Telfonos
Responsabilidad especfica en caso de desastre
___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________
Catalogador / registrador ___________ ___________ Administrador de preser___________ ___________ vacin, conservador Miembros del equipo ___________ ___________ interno de recuperacin
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II. Servicios necesarios en caso de emergencia:

Servicio Seguridad interna Estacin de bomberos Estacin de polica Ambulancia Defensa Civil Asesora profesional/conservador Arquitecto o constructor Compaa de seguros Fotgrafo Congelacin Servicio de secado por congelacin Rescate de registros de computacin Emergencia en computacin Asesor legal Electricista Plomero Carpintero Exterminador de plagas Servicio de fumigacin Cerrajero Compaas de servicios pblicos Servicio de conserjera Vidriero Otros _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ Compaa y/o nombre del contacto _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ Telfonos ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________
Recuperacin de daos por agua/rescate _______________________
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III. Equipos y suministros de emergencia dentro de la instalacin. (Indique la ubicacin y anexe planos de
planta con los sitios sealados.)
A. B. Llaves: _________________________________________________________________ Principales servicios bsicos: Interruptor principal de electricidad:______________________________________ Vlvula principal de corte de agua:________________________________________ Cierre principal del gas: _________________________________________________ Sistema de extincin de incendio por rociadores:____________________________ Sistema de calefaccin/enfriamiento:______________________________________ Radio banda ciudadana ms cercana: _______________________________________ Extintores de incendio: Nmero por tipo: ______________________________________________________ Madera, papel, combustible (Tipo A): _____________________________________ Gasolina y lquidos inflamables (Tipo B):___________________________________ Elctrico (Tipo C):______________________________________________________ Todos los tipos rutinarios de incendio (Tipos ABC):__________________________ Alarma principal de incendio (caja de acceso): _______________________________ Detectores de humo y calor: _______________________________________________ Linternas: ______________________________________________________________ Bomba porttil (de haber una en el sitio):___________________________________ Lminas de plstico (almacenadas con tijeras y cinta adhesiva):_________________ Papel secante: ___________________________________________________________ Equipo de primeros auxilios: ______________________________________________ Carros de metal para libros: _______________________________________________ Tablilla con sujetapapeles: ________________________________________________ Mesas plegables porttiles: ________________________________________________ Ventiladores porttiles: ___________________________________________________ Espacio para el secado: ___________________________________________________ Fondos de emergencia: en efectivo: ________ u rdenes de compra: ____________
C. D.
E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q.
Estn todos los miembros del equipo de enfrentamiento de situaciones de desastre familiarizados con la ubicacin de los artculos de A a Q antes mencionados?_________ Fecha: ___________
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IV. Equipos y suministros de emergencia externos:

Artculo Deshumidificadores Espacio para el secado Camiones de refrigeracin Carros de metal para libros Guacales plsticos Generador porttil Bomba de desage porttil Iluminacin porttil Extensiones de electricidad de 15 m (con conexin a tierra) Lmina de plstico fuerte Ventiladores elctricos porttiles Aspiradora de humedad Personal adicional de seguridad Hojas de peridicos no impresas Hielo seco Papel para congelacin o encerado Bolsas plsticas de basura Papel secante Mesas porttiles Mangueras de agua Esponjas, paos, baldes Sedal de naylon de un filamento (para pesca) Escobas Guantes (goma/cuero) Delantal y botas de goma Lentes de seguridad Otros Proveedor Telfono
________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________ ________________________ _________________
Baldes plsticos y envases para basura ________________________ _________________
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V. Lista de verificacin de mantenimiento:

A. B. C.
D. E. F.
G. H.

I.

J. K.
Llaves y seguros de ventanas en lugares seguros e identificados? Nmeros de emergencia colocados cerca de cada telfono? ltima inspeccin hecha por funcionarios del departamento de bomberos? Frecuencia de las inspecciones: Extintores de incendios cargados y operativos? Detectores de humo y/o calor operativos? Sistema operativo de extincin por rociadores? Detectores de agua operativos? Alarmas contra incendio operativas? Linternas operativas: (una en cada departamento, punto de atencin al pblico y puesto de defensa civil) Radiotransmisor operativo? Familiaridad del equipo (por recorrido, no por mapa) con la ubicacin de los termostatos, salidas normales, salidas de emergencia en caso de incendio, extintores de incendio, linternas, radio, estacin de defensa civil y localizacin de los integrantes del equipo de recuperacin en caso de desastre? ltimo entrenamiento para enfrentar un incendio? Frecuencia? ltimo entrenamiento de defensa civil? Frecuencia? Fecha del ltimo anlisis/actualizacin de la cobertura del seguro? Frecuencia? Fotografas del interior y exterior del edificio? Existencia de un registro de la coleccin (en microforma, cinta de computadora) fuera del edificio? Frecuencia de actualizacin? Ubicacin?
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VI. Inserte aqu copias del ltimo informe de inventario y plizas de seguro actualizados. VII. Prioridades de rescate
Elabore una lista de los objetos que deberan rescatarse primero en caso de desastre, seleccionados por cada departamento, rea y/u oficina. Tome en cuenta las siguientes consideraciones cuando establezca las prioridades:
A. B. C.
D. E. F.
Es el objeto vital para las operaciones permanentes de la institucin? Puede reemplazarse? El costo del reemplazo sera mayor o sera menor que el costo de restauracin del objeto? (El costo del reemplazo debera incluir pedido, catalogacin, envo, etc., adems del precio de compra). Est disponible el objeto en otro formato, o en otra coleccin? Es el objeto de alta o baja prioridad en la coleccin? El objeto requiere atencin inmediata debido a su composicin (papel recubierto, vitela, tintas solubles en agua)?
VIII. Informacin sobre el plan de contingencia en situaciones de desastre:

A.
Quin en el equipo de enfrentamiento a situaciones de desastre posee una copia de este plan y est familiarizado con su contenido? B. Enumere todos los sitios donde se encuentra archivado este plan (dentro y fuera del edificio).
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IX. Compile y anexe una lista detallada de los procedimientos a seguir en caso de desastre.
A.
Estas deberan ajustarse a las necesidades particulares y a las colecciones de su institucin. Debera disponerse de copias de esta lista, tanto dentro como fuera del edificio.
Anexo 4
Planilla de instrucciones de emergencia
Esta planilla debera contener en pasos breves y fciles de entender (en una sola pgina) todas las instrucciones que cualquier miembro del personal, voluntarios o estudiantes necesitaran seguir en caso de presentarse una emergencia que afecte a las colecciones. Una copia de este material debera colocarse cerca de cada telfono del personal y en todos los puestos de servicio al pblico. Todos los miembros del personal deberan recibir capacitacin en cuanto a su uso. A continuacin se enumeran ejemplos de lo que podra contener esta hoja.
DESASTRE POR INCENDIO
1. 2. 3.
Llamar:_____________(estacin de bomberos) ___________ Ayudar en la evacuacin del edificio. Notificar:___________________ (director de la Biblioteca). ___________(responsable del plan para enfrentar desastres). ______________________ (supervisor inmediato).
DESASTRE POR AGUA
1. Llamar:__________ (plomero, personal de mantenimiento). __________ (responsable del plan para enfrentar desastres). ________________________ (supervisor inmediato).
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2.
Cubrir los materiales con lminas de plstico ubicadas en: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________
3. Mover los libros a posiciones ms altas en los estantes, 4. sacar los libros de los estantes utilizando carros para libros o 5. llevar los libros a otro lugar. Contine sealando instrucciones relevantes en relacin al edificio, las colecciones y a la ubicacin de los mismos. Escrbalas en forma breve y clara, de manera que el personal, incluso en momentos de perturbacin, las entienda y sepa qu hacer.
Anexo 5
Suministros y equipos bsicos de emergencia
Deshumidificadores. Carretilla (carrucha) metlica. Guacales plsticos. Linternas. Cables de 15 m de extensin (con conexin a tierra). Ventiladores elctricos porttiles. Aspiradora de humedad. Papel de prensa no impreso. Papel para congelar o papel parafinado. Bolsas plsticas para basura. Baldes plsticos y envases para basura. Papel secante. Esponjas. Sedal para pescar de naylon de un solo filamento. Escobas. Guantes (de plstico y/o de cuero). Delantales y botas de goma. Lentes de seguridad. Lminas de plstico (almacenadas con tijeras y cinta adhesiva). Equipo de primeros auxilios. Tablilla con sujetapapeles. Fondos de emergencia (en efectivo y rdenes de compra).
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Anexo 6
Lista de control de elementos de riesgo
* Los elementos marcados por un asterisco sern objeto de inspeccin frecuente. 1. EXTERIOR
Cercana de rboles, bosques o jardines Entorno contaminado o degradado Cercana de gasolineras, industrias qumicas o laboratorios, subestaciones elctricas, depsitos de gas Cercana de ros, cauces secos, colectores de agua Aguas subterrneas COMENTARIOS:
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2. EDIFICIO
Estructura y materiales. Signos de deterioro (grietas, pudricin, insectos) Cubiertas. Evidencia de tejas rotas, presencia de maleza o vegetacin, filtraciones o goteras, drenaje total, buen aislamiento Canalones y bajantes. Evidencia de filtraciones o de grietas Muros, paredes y techos. Presencia de grietas,* evidencia de goteras, humedades y/o filtraciones* Ventanas y claraboyas. Buen estado,* posibilidad de apertura y cierre,* evidencia de filtraciones.* Aislamiento Estructuras interiores adecuadas para la coleccin (en trminos de distribucin, circulacin, amplitud y adecuacin a las distintas colecciones y soportes) Presencia de pararrayos Construccin en el cauce seco de un torrente, ro o arroyo COMENTARIOS:
3. LOCALES
(contestar de forma diferenciada para cada local)

Situacin (a pie de calle, en el subsuelo, en la ltima planta) Ambiente: aire acondicionado, ventiladores de techo o ventana, ventilacin natural, filtros contra gases, polvo, etc. Deshumidificadores, humidificadores, termmetros, higrmetros Comunicacin con otras plantas Existencia de ventanas Nmero de puertas Mobiliario. Signos de deterioro (pudrimiento, insectos).* Reutilizado de otros negociados. Estanteras bien sujetas* y separadas de la pared COMENTARIOS:
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4. SEGURIDAD
Cristales de seguridad en ventanas y claraboyas, cierre seguro Seguridad de las puertas: control de llaves. Indicar quines tienen acceso a ellas y dnde se guardan Puertas de emergencias vigiladas y provistas de alarma contra accesos no autorizados Comprobacin diaria del cierre de puertas y ventanas * Comunicacin con edificios colindantes Celebracin de actividades extralaborales (fiestas, conferencias, presentaciones) Las reas de trabajo estn cerradas cuando no hay nadie en ellas* Existen taquillas para dejar bolsos y mochilas a la entrada. Los alrededores estn bien iluminados Se realizan copias de seguridad de la documentacin generada en formato electrnico* Vigilancia 24 horas Precedentes recientes de amenazas de bomba, disturbios o vandalismo. Indicar COMENTARIOS:
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5. PROTECCIN DE FONDOS VALIOSOS

Lista de personas autorizadas a acceder a llaves y sistemas electrnicos de seguridad Identificacin de los usuarios Depsito de enseres personales de los usuarios fuera de las salas de lectura Presencia constante de personal en salas de lectura Comprobacin visual del material devuelto tras su uso * Cmaras acorazadas Detectores de vibracin o movimiento Chips de posicin Cmaras de vigilancia Personal de vigilancia Indicar si es propio de la institucin y si hay rotacin de personal Sistema de alarma conectado con la polica COMENTARIOS:
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6. PROTECCIN CONTRA INCENDIOS

Instalacin elctrica. Buen estado de enchufes, interruptores, cuadros y alumbrado La potencia elctrica es adecuada a las necesidades de funcionamiento Comprobacin diaria del apagado de todos los aparatos * Conocimiento de la ubicacin de las llaves locales y general por parte del personal Materiales inflamables en la estructura del local o en el mobiliario Detectores. Indicar tipo Extintores manuales. Indicar tipo Sistemas automticos de extincin. Indicar tipo Alarma acstica. Conectada a central 24 horas o polica. Se refleja en un panel lumnico situado en conserjera, en la entrada o similar Existencia de plan de emergencia y evacuacin de personas. Sealizacin adecuada. Realizacin peridica de simulacros Cumplimiento de la prohibicin de fumar dentro de la institucin * Presencia de materiales de limpieza o suministros inflamables en el interior o cerca de los depsitos Cercana de cocinas, cafeteras, cuartos de contadores o laboratorios Aparatos porttiles de ventilacin y/o calor Pintura ignfuga en techos y paredes Presencia de cortinas y otros textiles Acumulacin de residuos y deshechos cerca Existencia de precedentes. Indicar en caso afirmativo COMENTARIOS:
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7. PROTECCIN CONTRA DAOS POR AGUA

Conducciones de agua por el interior de los depsitos. Material (PVC, plomo, cobre) Conducciones de vapor o calderas de calefaccin en o cerca de los depsitos. Estado de las juntas y vlvulas Grifos y pilas, lavabos, cuarto de limpieza dentro de los depsitos Depsitos de agua o bebederos dentro o cerca de los depsitos de documentos Tubos de aire acondicionado. Protegidos por material aislante Conocimiento de la ubicacin de las llaves de paso por parte del personal Acumulacin de documentos directamente sobre el suelo Proteccin de documentos valiosos en cajas Acomodacin de documentos a menos de 12 cm. del suelo Equipos de deteccin de humedad (higrmetros, tiras indicadoras, termohigrmetros). Indicar tipo Condensacin de agua sobre las estanteras Precedentes. Explicar en caso afirmativo
COMENTARIOS:
Anexo 7
Proteccin de documentos y libros en papel contra los hongos
Los hongos constituyen un problema serio para las colecciones con soporte de papel. Representan una amenaza especialmente en las partes hmedas de los edificios y en reas geogrficas con perodos estacionales de alta humedad. Qu es el hongo, cmo se evita y cmo se elimina? Hongo es un trmino popular no especfico. Es el asignado al crecimiento fungoso observado en papel, cuero, telas y otros materiales orgnicos vinculados a los objetos culturales. El moho es un trmino general similar que usualmente se refiere a un tipo de hongo (hongos filamentosos). Los hongos constituyen un gran grupo de organismos que tambin incluyen levaduras, herrumbres o mohos y setas. Existen ms de 100 mil tipos conocidos de hongos. Ninguno de estos produce su propio alimento. Todos dependen de otros organismos para subsistir. La clase de organismos a la que nos referimos con la palabra hongo se propaga diseminando grandes cantidades de esporas producidas sexualmente, cuyo nombre ms apropiado es conidio. Estos, que son unicelulares, son transportados por el aire hacia nuevos lugares. Estas esporas o conidios se sedimentan en cualquier sitio y germinan en las condiciones adecuadas. La germinacin puede ocurrir en el lapso de horas. Las esporas producen unos tubos llamados hifas, que se ramifican y se convierten en amasijos conocidos como micelios, los cuales se propagan
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en la superficie, dentro del papel y otros soportes para extraer nutrientes y agua del interior del sustrato formando colonias. Los micelios producen sacos de esporas, que maduran y estallan, liberando ms esporas. Estas son transportadas por las corrientes de aire, insectos, animales o personas a nuevos materiales. As contina el ciclo que en condiciones de temperatura y humedad relativa adecuadas, ocurre a una alta velocidad. Los hongos excretan enzimas que les permiten digerir materiales orgnicos, lo cual altera y debilita estos ltimos. Muchos hongos contienen sustancias de colores, tales como la melanina, que manchan el papel, los tejidos o el cuero. Los hongos son peligrosos tanto para las personas como para las colecciones. Algunas especies, tales como Aspergillus fumigatus, son txicas. Por aadidura, los hongos son poderosos sensibilizadores: la exposicin a los mismos puede conducir a alergias, incluso en personas no propensas a ellas. Si las circunstancias son tales que no permiten que este tipo de hongo contine creciendo, se mantienen en estado latente o inactivo. La inactividad exgena (impuesta por el entorno) o latencia exgena ocurre cuando las condiciones ambientales se tornan desfavorables para el crecimiento; por ejemplo, cuando se seca el material en el que se encuentran. La inactividad puede tambin ser endgena (autoimpuesta), lo cual ocurre cuando la colonia alcanza cierto nivel de envejecimiento y detiene su metabolismo. De esta manera el hongo se hace inactivo o latente, an en condiciones favorables para su crecimiento. Cuando se encuentran en estado latente, las esporas estn inactivas y constituyen una menor amenaza para el bien cultural. Este perodo de descanso es, sin embargo, reversible. En las circunstancias adecuadas, las esporas reviven y comienzan a crecer aun cuando hayan sido congeladas o secadas. Las colonias de hongos inactivas representan otra amenaza para el papel y los libros. Muchos tipos son pigmentados y manchan los materiales si se deja que permanezcan en ellos. Se cree que la picada de herrumbre (moteado o foxing), pequeas manchas de color de xido encontradas en papeles viejos, es causada por hongos.
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Las esporas, activas o latentes, se encuentran en todas partes. Aunque una adecuada limpieza del lugar y una apropiada filtracin del aire ayudan, no es posible que los archivos, bibliotecas y museos logren tener una atmsfera libre de estos organismos. Existen en cada sala, en cada objeto de las colecciones y en cada persona que entra en el rea de la coleccin. Si las condiciones en esa rea se han mantenido a los niveles de clima recomendados para las colecciones con soporte de papel, los hongos probablemente estarn inactivos. La nica estrategia integral confiable consiste en controlar el entorno ambiental de manera que las esporas permanezcan latentes, as como en mantener el rea tan limpia como sea posible y evitar la introduccin de nuevas colonias activas.
Condiciones que propician el crecimiento fungoso Para germinar, las esporas necesitan tanto alimento como humedad. El alimento puede ser casi cualquier material orgnico. Las diversas especies tienen diferentes preferencias en cuanto al tipo de alimento pero, en general, es el papel de los documentos o libros, y especialmente su engrudo o componentes de gomas, los ms apetecibles. Los hongos tambin atacan a la gelatina que forma parte de la emulsin en las fotografas, el cuero, los textiles. Tambin degradan la celulosa pura que forma parte del papel, textiles y madera, aunque esta forma estructural de la celulosa es menos atractiva para ciertas especies. Se ha observado en colecciones de libros que los hongos a menudo se hallan en las encuadernaciones de tela con relleno de almidn mucho tiempo antes de que se desarrollen sobre el papel. La humedad necesaria para el crecimiento de hongos se encuentra a menudo en la atmsfera, pero tambin puede existir en la fuente de alimento o en la colonia fungosa misma. La humedad en el aire se mide como humedad relativa (HR). En general, mientras mayor sea la HR ms rpidamente crece el hongo. Si supera el
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70% por largos perodos, el crecimiento de hongos es casi inevitable. Sin embargo, es importante hacer notar que muchos tipos de hongos crecen a valores moderados de HR de hasta 45%. En estos casos la humedad necesaria puede existir en la superficie sobre la que crece el hongo, o en la misma colonia fngica. Al igual que todas las sustancias orgnicas, los materiales culturales y los hongos contienen humedad, la cual existe en equilibrio con la atmsfera circundante. Sin embargo, el contenido de agua de la colonia o de la superficie atacada puede ser mayor que el contenido de agua del aire. Debido a variaciones en los materiales solubles en agua, las diferentes sustancias poseen diferentes capacidades de retencin de humedad. Un ejemplo de tales variaciones estara representado por la presencia de un patrn denso de manchas de herrumbre que puede encontrarse en un volumen de lminas pintadas a mano. Estas pequeas manchas de color de xido, que creemos se deben principalmente al hongo, a menudo se presentan ms frecuentemente en reas de un color o colores especficos. Esta localizacin de las manchas de herrumbre podra deberse a una mayor capacidad de esos pigmentos para retener la humedad. Adems de la humedad y de los nutrientes, otras condiciones que influyen en el crecimiento de los hongos son las siguientes: Temperatura. El valor de temperatura preferido difiere con las diversas especies, pero la germinacin ocurre slo entre 0C y 36C, siendo 26C el valor ptimo. Si se congelara el hongo en plena actividad de crecimiento podra matarse la mayora de los micelios y esporas en proceso de germinacin, pero no en cambio los que para ese momento se encontrasen inactivos. Las esporas activas usualmente mueren si el ambiente es seco y las temperaturas son superiores a 36C. Circulacin del aire. El aire en movimiento parece reducir el crecimiento fungoso, probablemente debido a su accin desecante. Sin embargo, dado que el aire en movimiento esparce esporas, un problema de hongos puede agravarse
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si hay esporas activas y son transportadas hacia otras superficies. Por tal razn, debera moderarse la circulacin del aire y colocarse adecuadamente los materiales de papel en estuches. Luz. Se ha observado que muchas especies fungosas parecen crecer ms rpidamente en la oscuridad. Hasta el presente no hay pruebas concluyentes para esta observacin. Por otra parte, la exposicin a la luz es daina para los materiales de papel, por lo que no puede recomendarse para el control de hongos. Composicin qumica del material que sirve de soporte para el crecimiento del hongo. No existen pruebas de que el hongo degrade ms en un material cido que en uno alcalino, o viceversa, aunque ciertas sustancias qumicas pueden activar esporas inactivas en circunstancias especiales.
Control de hongos-medidas preventivas Los hongos son difciles de erradicar una vez que han comenzado a crecer, y las opciones para el tratamiento son limitadas. Definitivamente la mejor poltica contina siendo la prevencin. Estas recomendaciones generales buscan obstaculizar el crecimiento de los hongos. Los niveles de temperatura HR deben mantenerse constantes y moderados. Es aconsejable controlarlos las 24 horas del da. La HR nunca debera exceder el 55%; debera ser incluso menor si fuese posible. La temperatura parece ser menos crtica para el control de los hongos, pero se recomienda mantenerla constante y por debajo de 21C por otras razones (mayores temperaturas aceleran el deterioro del papel). Es aconsejable crear y mantener una adecuada circulacin de aire. Coloque las colecciones en estuches protectores y los materiales no encuadernados en carpetas dentro de gavetas o
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cajas. Se recomienda el uso de cajas individuales para los libros valiosos. Los cantos superiores de los libros que no se coloquen en cajas y estn en estantes deberan limpiarse regularmente. Las reas de almacenamiento y uso de las colecciones deben mantenerse tan limpias como sea posible. La limpieza debe ser exhaustiva y programarse regularmente. El polvo es una gran fuente de esporas, tanto activas como inactivas. Los pisos deben ms bien aspirarse, ya que el barrido contribuye a la dispersin del polvo. Debido a que las aspiradoras domsticas corrientes extraen las esporas de los hongos y expulsan el aire por su parte posterior, es importante utilizar una mquina equipada con un filtro HEPA (High Efficiency Particle: partcula de alta eficiencia). Estos son cada vez ms fciles de conseguir dado que se recomiendan para los que sufren de alergias. Los estantes deberan aspirarse o limpiarse con un pao magntico como los de marca Dust Bunny. Los topes de los libros pueden aspirarse con el aditamento de un cepillo suave o limpiarse con un pao magntico. Si los recursos financieros lo permiten, instale un sistema de filtracin mltiple de partculas en el edificio o en el depsito. Mantenga las ventanas cerradas. Hay esporas activas afuera, especialmente durante la poca hmeda o lluviosa. Prohba que haya plantas vivas en los depsitos de colecciones o en las reas de servicio. La tierra para las plantas es una gran fuente de hongos. Si el control indica una HR mayor al 55%, realice inspecciones peridicas en bsqueda de seales de hongos, especialmente durante el verano. Asegrese de examinar los mrgenes interiores de los libros cerca de las guardas y dentro de los lomos. Revise cuidadosamente los materiales que ingresan. Se recomienda dejar las nuevas adquisiciones en un rea de cuarentena por varios das. Evite almacenar colecciones en reas potencialmente hmedas o en sitios donde puedan ocurrir accidentes con
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agua. Estos lugares incluyen stanos o paredes que den al exterior y que no hayan sido aisladas. Los edificios deben mantenerse de manera tal que haya un riesgo mnimo de goteras. Es conveniente revisar regularmente el techo, los canales del tejado y los drenajes. Los canales y las caeras deben colocarse en forma tal que el agua no se deposite a lo largo de las paredes. Las colecciones no deberan ubicarse cerca de las tuberas de agua. Lleve a cabo una inspeccin peridica del sistema de clima, el cual constituye un buen criadero para los hongos. Limpie regularmente las bobinas de intercambio de calor, los canales de agua y los conductos. Cambie o limpie con frecuencia los filtros de aire. Prepare un plan para enfrentar situaciones de desastre e incluya una estrategia para enfrentar rpida y efectivamente un brote de hongos, el cual es a menudo, consecuencia de un accidente en el que el agua est presente. Una rpida respuesta evita el crecimiento de hongos, pero esta debe ser realmente rpida (dentro de un lapso de 48 horas), y todava ms en condiciones de clima clido y hmedo. El plan ante situaciones de desastre, con el que todos los empleados deberan estar familiarizados, debe incluir procedimientos para el secado de materiales en papel y libros, humedecidos o mojados. Si no pueden secarse inmediatamente, los materiales de bibliotecas y archivos deben congelarse para evitar el inicio de un crecimiento de hongos. Cuando las condiciones son favorables, el hongo activo germina y crece casi inmediatamente. Las esporas inactivas, sin embargo, tienen que reactivarse antes de que puedan crecer. Las esporas latentes tienen fuertes paredes celulares que necesitan romperse o ser penetradas antes de que pueda ocurrir la germinacin. Varios factores pueden activar las esporas latentes, incluyendo algunos que podran ser letales para las esporas activas bajo diferentes condiciones. Estos activadores varan segn las especies y circunstancias, pero incluyen:
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Calor. Exposicin a temperaturas entre unos 39C y 42C por diferentes perodos de tiempo, desde cinco minutos hasta cinco horas. De esta manera, el calor de un incendio o derivado del mal funcionamiento de un calentador podra activar ciertas esporas en estado de latencia. Congelacin. Bajas temperaturas o ciclos alternos de congelacin-descongelacin. La exposicin temporal al fro, tal como la que ocurre durante un transporte de material en invierno podra activar algunas especies de hongos. Actualmente, se estn realizando pruebas para determinar si el tratamiento de congelacin utilizado para erradicar insectos puede hacer que los materiales sean ms vulnerables al ataque de hongos. Los qumicos, tales como alcoholes, acetona, ciertos cidos, detergentes y algunos materiales alcalinos, pueden activar ciertas especies si se usan en cantidades especficas. Algunos, como el alcohol, son letales para activar el hongo en mayores cantidades. Tericamente, los procedimientos de desacidificacin podran acelerar el crecimiento de hongos, debido a que las sales alcalinas y los solventes pueden activar las esporas. Ciertas sales alcalinas pueden incluso estimular su crecimiento. Hasta el presente, no existe literatura o prueba que confirme esta teora, pero se debe tener en cuenta dicha posibilidad cuando se busquen las causas de los brotes de hongos en colecciones u objetos tratados. Debido a que ciertas sustancias qumicas podran activar las esporas latentes, las colecciones en soporte de papel deberan almacenarse en ambientes libres de sustancias qumicas y tratarse con estas cuando sea absolutamente necesario. Se necesita mucha ms investigacin sobre las caractersticas de los hongos latentes. Tambin es conveniente recordar que es difcil generalizar debido a la gran cantidad de especies de hongos y a la variedad de comportamiento de las mismas.
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Si efectivamente se presenta el hongo Si los hongos comienzan a crecer: Separe los materiales afectados del resto de los materiales y trasldelos a un rea limpia con una humedad relativa inferior al 45%. Cuando movilice objetos afectados por hongos, colquelos en bolsas de plstico selladas; esto ayuda a evitar la contaminacin de otros materiales durante la movilizacin. Remueva el hongo de los objetos tan pronto como sea posible. El crecimiento de los hongos en materiales hmedos o empapados puede detenerse secando, congelando o secando por congelacin los materiales. Si solamente unos pocos objetos estn mojados, esprzalos en un rea que posea una HR baja y djelos secar. Para evitar la diseminacin de esporas, no utilice ventiladores sobre materiales afectados por hongos. Una vez secos, los materiales deberan limpiarse y almacenarse en condiciones ambientales adecuadas. El ambiente de almacenamiento es vital ya que incluso despus de la limpieza, quedarn residuos de hongos en los materiales. Si el secado inmediato no es posible o si muchos objetos estn mojados, congele los materiales que podran luego descongelarse, secarse y limpiarse en pequeos lotes. Tambin pueden secarse por congelacin y limpiarse. Hasta hace poco, la fumigacin era un mtodo popular para detener el crecimiento de hongos, pero ya no se recomienda. La fumigacin es peligrosa para las personas y para ciertos objetos, y no garantiza para estos un posterior estado permanente libre de hongos. Hace una dcada los materiales con hongos se exponan a gases de xido de etileno (ETO) en cmaras especiales al vaco. Entre otras sustancias qumicas utilizadas se encuentran los gases procedentes de cristales de timol, ortofenilfenol y formaldehdo.
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El timol era empleado por muchos conservadores que cuidaban colecciones debido a que poda usarse fcilmente en cmaras de fabricacin casera. Sin embargo, todas estas sustancias qumicas pueden tener efectos adversos para las personas y los objetos. El xido de etileno, por ejemplo, es extremadamente txico para los seres humanos, incluso en cantidades minsculas, y puede ser retenido por el material despus del tratamiento. El timol, al inhalarse o ponerse en contacto con la piel, puede provocar afectaciones inmediatas o a largo plazo para la salud. Se ha propuesto el uso de tratamientos no qumicos, incluyendo la radiacin ultravioleta o la aplicacin de rayos gamma, pero ambas daan los materiales de bibliotecas y archivos. Aunque muchos tratamientos aniquilan el hongo activo, estn lejos de ser efectivos contra las esporas latentes, la cuales se protegen con paredes celulares relativamente impenetrables. Lo ms importante en el control del hongo, es el control del ambiente. Las condiciones climticas adecuadas asegurarn que el hongo latente permanezca inactivo y evitarn la germinacin de esporas activas accidentalmente introducidas al rea de almacenamiento de las colecciones. Si el ambiente es favorable para la actividad fungosa, el hongo crece: aun cuando la erradicacin completa sea posible, no sera una solucin permanente en espacios de almacenamiento sin control de clima. Siempre se introducirn ms esporas, y tarde o temprano estas se convertirn en un problema.
Limpieza de materiales afectados por hongos El residuo fngico debera removerse tan pronto como el material se seque. Debido a que el hongo es un sensibilizador poderoso, deben tomarse precauciones cuando se manipulan papeles o libros afectados. Es conveniente consultar a un miclogo para asegurarse de que no estn presentes ciertas especies txicas. Cuando se limpien materiales afectados por hongos:
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Trabaje al aire libre en la medida de lo posible y siempre use medios de proteccin. Utilice un tapaboca con un filtro apropiado que pueda cambiarse con frecuencia o se pueda desechar. Debe emplear guantes de goma desechables junto con lentes protectores y vestimenta adecuada para situaciones de poca limpieza. Es mejor utilizar ropa desechable; de no ser posible, la ropa debera dejarse en un rea designada para tal fin y lavarse con agua caliente y cloro. Las mscaras deben limpiarse frotndose con alcohol al 70% (para 1 litro, mezcle 700 ml de alcohol con 300 ml de agua). Las personas sensibles a los hongos o aquellas que deben realizar gran cantidad de trabajos de limpieza deberan usar una mscara contra el polvo txico, disponible en empresas proveedoras de material de seguridad industrial. La mscara debe ajustarse con un buen contacto alrededor de la nariz y el rea de la boca. Algunas personas no pueden usar mscaras. Una persona con vello facial o una forma facial inusual posiblemente no pueda encontrar una que le ajuste bien. Otras no pueden usarlas por razones psicolgicas o de salud. No es aconsejable que personas como estas trabajen en la limpieza de materiales afectados por hongos. Si no es posible remover los hongos al aire libre: Trabaje bajo una campana de extraccin y, en su defecto, de espalda a un ventilador, haciendo que la corriente del aire contaminado se dirija hacia la ventana. Nunca coloque el ventilador de frente a las personas para evitar que aspiren altas cantidades de polvo contaminado. Asegrese de que la campana de extraccin disponga de un filtro capaz de retener hongos.
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Asegrese tambin de remover los hongos en reas alejadas de otras personas y de los depsitos de las colecciones. Cierre el saln donde se realiza la actividad de limpieza. Si su edificio tiene circulacin de aire central/mecnica, bloquee los conductos de extraccin de manera que las esporas no se esparzan por el edificio a travs del sistema de control del aire. Tome precauciones cuando deseche materiales de limpieza como bolsas o filtros de aspiradoras. Estos deberan sacarse del edificio dentro de bolsas plsticas selladas. Para remover los hongos del papel o de los libros, asprelos, si es posible, con una aspiradora de mltiples filtros. Las unidades pequeas utilizadas para limpiar computadoras son tiles para este fin. Una aspiradora potente de filtrado hmedo-seco tambin puede usarse si el tanque se llena con una solucin de un fungicida a base de cloro. Para ello, debe extenderse un tubo desde la entrada de la manguera hasta la solucin, de modo que las esporas aspiradas se dirijan hacia all. (Ver figura 2). Los papeles pueden limpiarse con aspiradora a travs de una rejilla o pantalla plstica mantenida sobre el papel mediante algn peso para evitar la prdida de piezas sueltas. Debera emplearse cepillos para la limpieza de los libros. La limpieza de materiales afectados por hongos con una brocha suave no es tan segura como el uso de aspiradoras, pero es aceptable para el hongo en estado inactivo si se toman las precauciones pertinentes. El hongo inactivo es polvoriento y sale fcilmente con un pincel. Sin embargo, el hongo activo es blando y tiende a manchar o puede incrustarse en materiales porosos tales como papel o tela. Este ltimo se extrae mejor de los objetos valiosos con una aspiradora pequea o con una boquilla del tamao de un gotero conectado a un compresor. (Ver figura 2). Conviene que este delicado trabajo sea desempeado por un conservador. El rea donde ocurri el brote de hongo debe secarse y limpiarse exhaustivamente antes de que puedan reubicarse
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en ella los materiales afectados. Para casos moderados o considerables de brote fungoso se deben efectuar labores de deshumidificacin o limpieza de las instalaciones. Es importante determinar la causa del crecimiento de hongos tan pronto como se descubra la presencia de los mismos. Dependiendo de la causa: Es recomendable retirar todos los materiales del recinto. Si no existe un registro de las condiciones de HR, comience controlando el rea las 24 horas del da. Si no dispone de un higrotermgrafo para esta tarea, tome las lecturas de dos a cuatro veces al da, preferiblemente con un psicrmetro de aspiracin (ventilador de motor). Si la HR est por encima del 55% debe disminuirse antes de que la coleccin sea reubicada al rea. Ajustar el sistema de climatizacin o aadir un deshumidificador porttil puede ser todo lo que se necesite. Tambin verifique que no haya goteras o condensacin de agua en las paredes que dan al exterior. Inspeccione los equipos de climatizacin los cuales constituyen un notorio criadero para los hongos, y lmpielos con un desinfectante domstico a base de cloro. Limpie los estantes y el piso con una aspiradora de filtrado hmedo-seco provista de una solucin fungicida; luego lmpielos con soluciones a base de cloro o amonio cuaternario. Puede resultar til abrir envases de bicarbonato de sodio si persiste un olor a moho en la sala. Antes de regresar los materiales limpios al rea, revise la HR durante varias semanas para asegurarse de que no exceda el 55%. Despus de que los materiales se hayan instalado de nuevo en el lugar, mantenga una vigilancia diaria ante un eventual rebrote. Las esporas, activas o latentes, son ubicuas. Aunque es imposible deshacerse de todas las esporas, el desarrollo de hongos
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puede ser controlado. Deben mantenerse las condiciones que eviten el crecimiento de esporas activas o la reactivacin de las latentes. Aunque las condiciones que rigen el comportamiento de estas ltimas son an poco comprendidas, se recomienda evitar temperaturas extremas y la exposicin a sustancias qumicas, salvo en los casos en que sea absolutamente necesario para la preservacin del material. Lo ms importante para el control del hongo es mantener la HR inferior a 55% o, mejor an, por debajo de 45%. Tambin son de importancia el uso de estuches protectores, la limpieza meticulosa, el control de la HR y de la temperatura, y el ojo crtico. Si los recursos lo permiten, se recomienda una filtracin de alto nivel al menos en los depsitos, si no fuese posible en el edificio entero. La proteccin de las colecciones de bibliotecas y archivos contra accidentes con agua debera estar entre las primeras prioridades para cualquier institucin. Las colecciones humedecidas deben secarse de inmediato o estabilizarse mediante congelacin. Los materiales afectados por hongos deben ser aislados, secados si estuviesen hmedos, y, luego, limpiados utilizando estrictas precauciones. En cualquier biblioteca o archivo una invasin sigilosa de hongos siempre es causa de consternacin. Afortunadamente, existen maneras de evitarla, con conocimiento, cuidado y, sobre todo, vigilancia.
Anexo 8
Secado de documentos y libros
Actualmente, existen cinco maneras de secar libros y documentos. Todas ellas han sido sometidas por lo menos a pruebas mnimas en condiciones de emergencia, y varias se han utilizado extensivamente. Las mismas se describen en el presente artculo para ayudarle a elegir la mejor opcin segn sus propias circunstancias: causa y nivel de dao, nmero de objetos afectados, rareza/escasez de los mismos, y personal, presupuesto y servicio de secado disponibles. La asesora de un conservador o gerente de preservacin experimentado en la recuperacin de materiales afectados por un desastre puede ser til antes de hacer la seleccin definitiva. Las operaciones de recuperacin exitosas han demostrado que es menos costoso secar colecciones originales que reemplazarlas, incluso si dichas colecciones fuesen reemplazables. Es importante entender que ningn mtodo de secado restaura los materiales. Ellos nunca estarn en mejores condiciones de como se encontraban antes de comenzar el secado. Si no se pueden tomar las decisiones vitales en seguida, los libros y documentos deberan congelarse para reducir la distorsin fsica y la contaminacin biolgica.
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Secado al aire El secado al aire es el mtodo ms antiguo y comn para tratar libros y documentos mojados. Puede emplearse para un volumen o para muchos, pero es ms adecuado para pequeas cantidades de libros y documentos mojados o ligeramente humedecidos. Debido a que no requiere un equipo especial, a menudo se considera un mtodo de secado no costoso. Sin embargo, es extremadamente intensivo en trminos de volumen de trabajo, puede ocupar una gran cantidad de espacio y puede dar como resultado encuadernaciones y soportes torcidos. Rara vez es exitosa en el secado de papeles recubiertos y encuadernados. Debera siempre consultarse a conservadores de libros y de papel en los casos de materiales raros o nicos. Ellos pueden acordar la opcin de secar los libros al aire, o bien recomendar una de las otras posibilidades de recuperacin.
Deshumificacin Es el mtodo que ms recientemente ha ganado credibilidad dentro del mundo de las bibliotecas y archivos, aunque ha sido empleado por muchos aos para secar edificios y bodegas de barcos. Grandes deshumidificadores comerciales se instalan en el rea donde se encuentran todas las colecciones, equipos y mobiliario afectados. La temperatura y la humedad pueden controlarse cuidadosamente segn las especificaciones. Se estn realizando pruebas adicionales, pero la tcnica es realmente exitosa para libros ligera o moderadamente humedecidos, aun para aquellos con papel recubierto, siempre y cuando el proceso se inicie antes de que el material se hinche y se adhiera entre s. El nmero de volmenes que puede tratarse con la deshumidificacin se encuentra limitado slo por la cantidad de equipo disponible y por la experiencia de los operadores del equipo. Este mtodo tiene la ventaja de dejar los materiales en su lugar dentro de los estantes y cajas de almacenamiento, lo
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cual elimina la costosa fase de traslado a un congelador o a una cmara al vaco.
Secado por congelacin Los libros y documentos que slo estn humedecidos o moderadamente mojados pueden secarse con xito en un congelador por inyeccin de aire y autodescongelable, si se dejan all suficiente tiempo. Los materiales deberan colocarse en el congelador tan pronto como sea posible despus de haber sido afectados por el agua. Los libros se secan mejor si sus encuadernaciones son ajustadas firmemente para inhibir el hinchamiento inicial. Es conveniente que el equipo utilizado tenga la capacidad de congelar muy rpidamente y que alcance temperaturas inferiores a -23C para reducir la distorsin fsica y facilitar el secado. Los documentos pueden colocarse dentro del congelador en lotes, o bien ser esparcidos en el mismo para un secado ms rpido. Es posible que el proceso de secado con este mtodo tome varias semanas o varios meses, dependiendo de la temperatura del congelador y del grado de dao causado por el agua. Sin embargo, se recomienda tomar precauciones, ya que con este mtodo las hojas de papel recubierto pueden adherirse entre s.
Secado trmico al vaco Los libros y documentos pueden secarse en una cmara de secado trmico al vaco, en la cual se colocan ya sea mojados o congelados. Se extrae el aire de la cmara para crear el vaco, se introduce el calor, y los materiales se secan a una temperatura superior a los 0C. Esto significa que los materiales permanecen hmedos o mojados mientras se secan. Es una manera aceptable de secar documentos mojados, pero a menudo se produce una distorsin fsica extrema en los documentos y libros, casi siempre una compactacin (por adhesin entre s) del papel recubierto.
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Para grandes cantidades de material, este mtodo resulta ms fcil que el secado al aire y casi siempre muestra una mejor relacin costo-efectividad. Sin embargo, es de esperar una extensa labor de reencuadernacin de los libros o de reubicacin de los mismos en estuches. Este mtodo es una solucin para materiales que han sufrido un fuerte dao por accin del agua.
Secado por congelacin al vaco (liofilizacin) Este proceso requiere un equipo muy sofisticado y es especialmente adecuado para grandes cantidades de libros y documentos muy mojados, as como para el papel recubierto. Los libros y documentos a ser secados se colocan en una cmara de congelacin al vaco. Logrado el vaco, se introduce calor, y las colecciones, que se secan a temperaturas inferiores a 0C, permanecen congeladas. De este modo se lleva a cabo el proceso fsico conocido como sublimacin: los cristales de hielo se evaporan sin pasar por el estado lquido. En consecuencia, no ocurrir hinchamiento adicional o una distorsin fsica ms all de la que ya exista antes de que los materiales se coloquen en la cmara. Muchos papeles recubiertos (ejemplo: papel estucado y cromado) pueden ser difciles de secar sin que se adhieran entre s una vez que se han mojado. Debido a que es casi imposible determinar cules papeles se adherirn y cules no, todos los papeles revestidos deberan tratarse de la misma manera para fines del secado por congelacin al vaco. Antes de proceder a cualquier mtodo de secado, e idealmente dentro de un lapso de seis horas desde que ocurriera la mojadura, los materiales deberan congelarse a -23C o menos. Posteriormente, pueden secarse por congelacin al vaco con una mayor posibilidad de obtener resultados exitosos. Los materiales raros y nicos pueden tambin secarse con xito por congelacin al vaco, pero es posible que las pieles y los pergaminos no sobrevivan. Las fotografas no deberan secarse de esta manera a no ser que no haya otra posibilidad. Consulte en todo caso a un conservador
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de fotografas. Aunque este mtodo puede parecer inicialmente ms costoso debido al equipo necesario, los resultados a menudo son tan satisfactorios que no se necesita fondos adicionales para la reencuadernacin, y el lodo, sucio y/u holln salen a la superficie, lo que hace que la limpieza consuma menos tiempo. Si ha de secarse slo unos pocos libros, el secado por congelacin al vaco puede ser realmente costoso. Sin embargo, las compaas que ofrecen este servicio frecuentemente estn dispuestas a secar un pequeo grupo de libros de un cliente junto con un grupo ms grande de otro cliente, lo cual reduce el costo por libro y hace accesible el proceso.
Cmo secar al aire documentos mojados Los documentos mojados pueden secarse al aire si se toma la precaucin de seguir las directrices sugeridas por los expertos en preservacin. La tcnica es ms adecuada para pequeas cantidades de documentos que se han humedecido o han sufrido daos por el agua slo cerca de los bordes. Si hay cientos de pginas sueltas o si el dao causado por el agua es severo, otros mtodos de secado sern ms satisfactorios y ms efectivos en trminos de costos. Los lotes de documentos en papel recubierto o brillante deben separarse entre s inmediatamente para evitar la adhesin, o deben ser congelados mientras se espera una posterior decisin sobre el secado. Debe tambin tenerse cuidado con las tintas solubles en agua. Los documentos con tintas que se corren o que se borran deberan congelarse inmediatamente para preservar la informacin escrita. Despus de que los objetos se secan, se puede contactar a los conservadores para recibir asesora y asistencia. Si los documentos deben ser secados al aire, los siguientes pasos ayudarn a lograr resultados satisfactorios. Debe, en todo caso, tenerse presente que el papel mojado es extremadamente frgil y se desgarra o daa con facilidad, por lo que es necesario proceder con cuidado. Una vez mojados, los documentos nunca lucen igual
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y debe esperarse por lo menos alguna distorsin o formacin de arrugas: 1. Disponga de un lugar limpio y seco donde la temperatura y humedad sean lo ms bajas posible. La temperatura y la humedad relativa deben estar por debajo de 21C y de 50%, respectivamente; de lo contrario, es probable que se desarrollen hongos y que la distorsin fsica sea extrema. 2. Mantenga siempre el aire en movimiento utilizando ventiladores en el rea de secado. Esto acelera dicho proceso y obstaculiza el crecimiento de hongos. Si los materiales se secan fuera del edificio, recuerde que la exposicin prolongada a la luz solar directa puede palidecer las tintas y acelerar el envejecimiento del papel. Tenga en mente que la brisa puede arrastrar consigo documentos sueltos. Dirija los ventiladores hacia el aire y lejos de los documentos que se estn secando. 3. Las hojas sueltas pueden colocarse en mesas, pisos y otras superficies planas protegidas, si fuese necesario, por papel secante o papel peridico limpio y no impreso. Tambin pueden usarse cuerdas de tendederos dispuestas muy cerca unas a otras, colocando luego sobre ellas las hojas para que se sequen. 4. Si los documentos estn impresos en papel recubierto, deben separarse entre s para evitar que se adhieran. Este es un proceso tedioso, que requiere destreza y paciencia. Una prctica realizada con antelacin resultar til: coloque un trozo de pelcula de polister sobre el lote de hojas. Presinela suavemente contra la primera; luego levante simultnea y lentamente la pelcula de polister y la primera hoja de arriba. Culguelas en el tendedero, utilizando pinzas, para que se sequen juntas. Al secarse el documento, se separar de la superficie de la pelcula. Antes de que se caiga, remuvalo y permita que termine de secarse en una superficie plana. 5. Una vez secos, los documentos pueden reubicarse en sobres y cajas limpias. Tambin pueden fotocopiarse o cambiarse a
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formato de microfilme o ficha. Los documentos sometidos a proceso de secado siempre ocupan ms espacio que aqullos que no han sido afectados por el agua.
Cmo secar al aire los libros El secado al aire es ms apropiado para libros que slo estn hmedos o mojados en algunos lugares, como, por ejemplo, a lo largo de los bordes. Los libros que estn empapados deberan secarse por congelacin al vaco para minimizar la formacin de arrugas en las hojas y la distorsin fsica de las encuadernaciones. Los libros que contienen papel recubierto deberan congelarse mientras todava estn mojados y secarse por congelacin al vaco. Los libros con tinta que se corre o se borra deberan congelarse inmediatamente y secarse como sigue a continuacin: 1. Remtase a los pasos 1 y 2 de la seccin anterior. 2. Intercale, cada pocas pginas, papel secante u hojas de peridico limpias y no impresas, comenzando por la parte posterior del libro y volteando las pginas cuidadosamente. Tenga cuidado de no intercalar demasiadas pginas ya que el dorso puede hacerse cncavo y el libro puede sufrir distorsin fsica. Complete esta operacin de intercalado colocando papel secante limpio dentro de las cubiertas anterior y posterior de la obra. Cierre el libro y colquelo sobre varias hojas de papel absorbente. Cambie las hojas intercaladas con frecuencia. D vueltas al libro cada vez que realice el intercalado. 3. Cuando los libros estn secos pero todava frescos al tacto deberan cerrarse y apoyarse en forma horizontal en una mesa u otra superficie, llevarse suavemente a la forma normal, con el lomo convexo y el borde frontal cncavo (si esa era la forma original) y mantenerse en el lugar con un ligero peso. No coloque unos sobre otros los libros que se encuentren en proceso de secado. En ningn caso los libros deberan ser
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devueltos a los estantes hasta que no estn completamente secos; de lo contrario pueden desarrollarse hongos, particularmente a lo largo de los mrgenes interiores. 4. La humedad persistir por algn tiempo en los mrgenes interiores, a lo largo del lomo y entre las tapas y las guardas; especialmente en los volmenes cosidos a mquina. Verifique a menudo si hay crecimiento de hongos mientras los libros se estn secando. 5. Si sus bordes estn slo ligeramente mojados, un libro puede colocarse, abierto y apoyado verticalmente, en el trayecto de un flujo de aire (como el proveniente de un ventilador), de manera que se ventile levemente. Para minimizar la distorsin de los bordes, coloque los volmenes en forma horizontal bajo una ligera presin (por ejemplo, ladrillos cubiertos con papel) justo antes de que se complete el secado. 6. Si puede habilitar un saln con aire acondicionado capaz de mantener un nivel constante de humedad relativa de 25 a 35% y una temperatura entre 10 y 18C, los libros que slo presenten bordes mojados pueden secarse en forma exitosa en aproximadamente dos semanas sin necesidad de intercalacin de pginas. No trate de secar con este mtodo libros impresos en papel recubierto. En la mayora de los casos, la nica alternativa para salvar estos libros es congelarlos mientras estn mojados y secarlos por congelacin al vaco.
Anexo 9
Rescate de emergencia de fotografas
Debido a la enorme cantidad y variedad de los procesos, resulta difcil ofrecer un consejo responsable sobre el rescate de emergencia de fotografas mojadas. Dependiendo del proceso, algunas fotografas pueden soportar la inmersin en agua por un da o ms, mientras que otras se desfiguraran en forma permanente e incluso se destruiran despus de un par de minutos de inmersin. En general, las fotografas mojadas deberan secarse al aire o congelarse tan rpido como fuese posible. Una vez estabilizadas por alguno de estos mtodos, habr tiempo para decidir la posterior accin a seguir. En condiciones ideales, el rescate debera hacerse bajo la supervisin de un conservador, que puede minimizar el dao a una coleccin si tiene la oportunidad de dirigir el rescate y tratar la coleccin inmediatamente despus de ocurrido el dao. El tiempo es esencial: mientras mayor sea el tiempo que transcurra entre la emergencia y el rescate, mayor ser el dao permanente.
Minimizar el tiempo de inmersin Las fotografas se deterioran en el agua con rapidez: las imgenes pueden separarse de sus monturas, las emulsiones pueden disolverse o adherirse unas a otras y pueden formarse manchas. Los hongos, que pueden crecer en 48 horas bajo una humedad
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relativa de 60% y una temperatura de 21C, causan a menudo manchas permanentes y otros daos a las fotografas. Por estas razones, es necesario que sean secadas tan pronto como sea posible. Si no pudiesen secarse deberan ser congeladas.
Prioridades de rescate para fotografas mojadas En general, las pelculas (en base plstica) son ms estables que los impresos (en soporte de papel); por lo tanto, los impresos deben rescatarse primero. Entre las excepciones importantes se incluyen las pelculas de seguridad y las de base de nitrato deterioradas, que son extremadamente susceptibles al dao por el agua. Las fotografas elaboradas mediante los siguientes procesos deberan rescatarse primero: ambrotipos, tintipos, negativos de placa hmeda de colodin, negativos de placa seca de gelatina, diapositivas, pelcula de seguridad o de nitrato deterioradas, autocromos, positivos de carbn, positivos de gelatina no endurecidos o deteriorados y materiales en color. Las fotografas elaboradas con muchos de estos procesos no sobreviven a la inmersin. Entre las fotografas que son ms estables bajo inmersin en agua se incluyen: daguerrotipos, positivos de papel salado, positivos de albmina, positivos de colodin, positivos de platino, cianotipos.
Secado al aire de las fotografas Si se dispone de personal, espacio y tiempo, las fotografas pueden ser secadas al aire. Separe las fotografas de sus estuches, marcos y de otras fotografas. Si estn adheridas entre s o al vidrio, mantngalas as para ser congeladas y consulte a un conservador.
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Permita que el exceso de agua se escurra de las fotografas. Esparza las fotografas para que se sequen, con la imagen hacia arriba, colocndolas en forma plana sobre un material absorbente, como, por ejemplo, papel secante, papel peridico no impreso, toallas de papel o una tela limpia. Las fotografas pueden enrollarse durante el secado. Sin embargo, estas pueden regresarse a su estado plano posteriormente.
Congelacin de las fotografas Si no es posible secar al aire las fotografas en forma inmediata, o si las fotografas se encuentran adheridas entre s, conglelas. Coloque las fotografas adheridas en bolsas pequeas antes de congelarlas. De ser posible, previo a su congelacin, intercale entre las fotografas un material de polister (no tejido) o papel de cera. Esto facilitar la separacin de las mismas cuando sean tratadas posteriormente.
Secado de fotografas congelados El mejor mtodo de secado de las fotografas congeladas es permitir que se deshielen para luego dejarlas secar al aire. A medida que un grupo de fotografas se descongela, estas pueden ser desprendidas una a una cuidadosamente del grupo y colocarse con la imagen hacia arriba sobre una superficie limpia y absorbente para que se sequen al aire. El secado trmico al vaco, en el que el material congelado se deshiela (el agua pasa de nuevo a estado lquido) y es posteriormente secado al vaco, no es recomendable para las fotografas. Las fotografas de gelatina que se someten a este procedimiento, por ejemplo, tienden a vetearse seriamente y a adherirse entre s.
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Las fotografas pueden ser secadas por congelacin al vaco (liofilizacin, proceso donde el hielo para a vapor sin convertirse en agua); en este proceso no ocurre deshielo. Las fotografas de gelatina podran vetearse durante el proceso, pero no se adhieren unas a otras. Las placas de vidrio de colodin nunca deben secarse por congelacin; no sobreviven. Esto tambin es cierto para todos los procesos similares de colodin, tales como los ambrotipos, las diapositivas de colodin y los tintipos.
Rescate de diapositivas Las diapositivas pueden enjuagarse y sumergirse en una mezcla de agua y algn producto limpiador de diapositivas (Photoflo o cualquier otra marca comercial similar) y secarse luego al aire, preferiblemente colgadas en una cuerda o sostenidas por su borde. Lo ideal es que las diapositivas se saquen de sus marcos para que se sequen y luego se monten de nuevo. Las diapositivas montadas entre vidrio deben sacarse de su montura; de lo contrario, no se secarn.
Consulte a un conservador experimentado Las fotografas secadas o congeladas son razonablemente estables. Almacnelas hasta que pueda hablar con un conservador que posea experiencia en fotografas y pueda orientarle sobre las necesidades de tratamiento pertinentes.
Publicaciones del Archivo General de la Nacin
Vol. I Vol. II Vol. III Vol. IV Vol. V Vol. VI Vol. VII Vol. VIII Vol. IX Vol. X Vol. XI
Vol. XII Vol. XIII Vol. XIV
Vol. XV
Correspondencia del Cnsul de Francia en Santo Domingo, 1844-1846. Edicin y notas de E. Rodrguez Demorizi. C. T., 1944. Documentos para la historia de la Repblica Dominicana. Coleccin de E. Rodrguez Demorizi, Vol. I. C. T., 1944. Saman, pasado y porvenir. E. Rodrguez Demorizi. C. T., 1945 Relaciones histricas de Santo Domingo. Coleccin y notas de E. Rodrguez Demorizi, Vol. II. C. T., 1945. Documentos para la historia de la Repblica Dominicana. Coleccin de E. Rodrguez Demorizi, Vol. II. Santiago, 1947. San Cristbal de antao. E. Rodrguez Demorizi, Vol. II. Santiago, 1946. Manuel Rodrguez Objo (poeta, restaurador, historiador, mrtir). R. Lugo Lovatn. C. T., 1951. Relaciones. Manuel Rodrguez Objo. Introduccin, ttulos y notas por R. Lugo Lovatn. C. T., 1951. Correspondencia del Cnsul de Francia en Santo Domingo, 1846-1850, Vol. II. Edicin y notas de E. Rodrguez Demorizi. C. T., 1947. ndice general del Boletn del 1938 al 1944. C. T., 1949. Historia de los aventureros, filibusteros y bucaneros de Amrica. Alexander O. Exquemelin. Traduccin de C. A. Rodrguez. Introduccin de R. Lugo Lovatn. C. T., 1953. Obras de Trujillo. Introduccin de R. Lugo Lovatn. C. T., 1956. Relaciones histricas de Santo Domingo. Coleccin y notas de E. Rodrguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1957. Cesin de Santo Domingo a Francia. Correspondencia de Godoy, Garca Roume, Hedouville, Louverture Rigaud y otros. 1795-1802. Edicin de E. Rodrguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1959. Documentos para la historia de la Repblica Dominicana. Coleccin de E. Rodrguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1959. 143
144 Vol. XVI
Escritos dispersos (Tomo I: 1896-1908). Jos Ramn Lpez. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XVII Escritos dispersos (Tomo II: 1909-1916). Jos Ramn Lpez. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XVIII Escritos dispersos (Tomo III: 1917-1922). Jos Ramn Lpez. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XIX Mximo Gmez a cien aos de su fallecimiento, 1905-2005. Edicin de Emilio Cordero Michel. Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XX Lil, el sanguinario machetero dominicano. Juan Vicente Flores. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXI Escritos selectos. Manuel de Jess de Pea y Reynoso. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXII Obras escogidas 1. Artculos. Alejandro Angulo Guridi. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXIII Obras escogidas 2. Ensayos. Alejandro Angulo Guridi. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXIV Obras escogidas 3. Epistolario. Alejandro Angulo Guridi. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXV La colonizacin de la frontera dominicana 1680-1796. Manuel Vicente Hernndez Gonzlez. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXVI Fabio Fiallo en La Bandera Libre. Compilacin de Rafael Daro Herrera. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXVII Expansin fundacional y crecimiento en el norte dominicano (16801795). El Cibao y la baha de Saman. Manuel Hernndez Gonzlez. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXVIII Documentos inditos de Fernando A. de Merio. Compilacin de Jos Luis Sez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXIX Textos selectos. Pedro Francisco Bon. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXX Iglesia, espacio y poder: Santo Domingo (1498-1521), experiencia fundacional del Nuevo Mundo. Miguel D. Mena. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXI Cedulario de la isla de Santo Domingo, Vol. I: 1492-1501. Fray Vicente Rubio, O. P. (Coedicin: Centro de Altos Estudios Humansticos y del Idioma Espaol). Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXII La Vega, 25 aos de historia 1861-1886. (Tomo I: Hechos sobresalientes en la provincia). Compilacin de Alfredo Rafael Hernndez Figueroa. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXIII La Vega, 25 aos de historia 1861-1886. (Tomo II: Reorganizacin de la provincia post Restauracin). Compilacin de Alfredo Rafael Hernndez Figueroa. Santo Domingo, D. N., 2007.
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Vol. XXXIV Cartas del Cabildo de Santo Domingo en el siglo XVII. Compilacin de Genaro Rodrguez Morel. (Coedicin: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXV Memorias del Primer Encuentro Nacional de Archivos. Edicin de Dantes Ortiz. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVI Actas de los primeros congresos obreros dominicanos, 1920 y 1922. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVII Documentos para la historia de la educacin moderna en la Repblica Dominicana (1879-1894), tomo I. Raymundo Gonzlez. (Coedicin: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVIII Documentos para la historia de la educacin moderna en la Repblica Dominicana (1879-1894), tomo II. Raymundo Gonzlez. (Coedicin: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXIX Una carta a Maritain. Traduccin e introduccin del P. Jess Hernndez. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XL Manual de indizacin para archivos. Marisol Mesa, Elvira Corbelle Sanjurjo, Alba Gilda Dreke de Alfonso, Miriam Ruiz Merio, Jorge Macle Cruz. (Coedicin: Archivo Nacional de la Repblica de Cuba). Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XLI Apuntes histricos sobre Santo Domingo. Dr. Alejandro Llenas. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XLII Ensayos y apuntes diversos. Dr. Alejandro Llenas. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XLIII La educacin cientfica de la mujer. Eugenio Mara de Hostos. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XLIV Cartas de la Real Audiencia de Santo Domingo (1530-1546). Compilacin de Genaro Rodrguez Morel. (Coedicin: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. XLV Amrico Lugo en Patria. Seleccin. Compilacin de Rafael Daro Herrera. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. XLVI Aos imborrables. Rafael Alburquerque Zayas-Bazn. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. XLVII Censos municipales del siglo xix y otras estadsticas de poblacin. Alejandro Paulino Ramos. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. XLVIII Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo I). Compilacin de Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. XLIX Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo II). Compilacin de Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.
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Publicaciones del Archivo General de la Nacin Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo III). Compilacin de Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polmicas 1. Primeros escritos, textos marginales, Yanquilinarias. Flix Evaristo Meja. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polmicas 2. Textos educativos y Discursos. Flix Evaristo Meja. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polmicas 3. Ensayos. Flix Evaristo Meja. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Autoridad para educar. La historia de la escuela catlica dominicana. Jos Luis Sez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. Relatos de Rodrigo de Bastidas. Antonio Snchez Hernndez. Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 1. Escritos polticos iniciales. Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 2. Ensayos. Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 3. Artculos y Controversia histrica. Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 4. Cartas, Ministerios y misiones diplomticas. Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. La sumisin bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo I. Jos Luis Sez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. La sumisin bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo II. Jos Luis Sez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. Legislacin archivstica dominicana, 1847-2007. Santo Domingo, D. N., 2008. Libro de bautismos de esclavos (1636-1670). Transcripcin de Jos Luis Sez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008. Los gavilleros (1904-1916). Mara Filomena Gonzlez Canalda. Santo Domingo, D. N., 2008. El sur dominicano (1680-1795). Cambios sociales y transformaciones econmicas. Manuel Vicente Hernndez Gonzlez. Santo Domingo, D. N., 2008. Cuadros histricos dominicanos. Csar A. Herrera. Santo Domingo, D. N., 2008.
Vol. LI
Vol. LII Vol. LIII Vol. LIV Vol. LV Vol. LVI Vol. LVII Vol. LVIII
Vol. LIX
Vol. LX
Vol. LXI
Vol. LXII Vol. LXIII Vol. LXIV Vol. LXV
Vol. LXVI
Publicaciones del Archivo General de la Nacin Vol. LXVII
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Escritos 1. Cosas, cartas y... otras cosas. Hiplito Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXVIII Escritos 2. Ensayos. Hiplito Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXIX Memorias, informes y noticias dominicanas. H. Thomasset. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXX Manual de procedimientos para el tratamiento documental. Martha Marina Ferriol Marchena, Olga Mara Pedierro Valds, Marisol Mesa Len, Mercedes Maza Llovet. (Coedicin: Archivo Nacional de la Repblica de Cuba). Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXI Escritos desde aqu y desde all. Juan Vicente Flores. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXII De la calle a los estrados por justicia y libertad. Ramn Antonio Veras Negro. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXIII Escritos y apuntes histricos. Vetilio Alfau Durn. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXIV Almoina, un exiliado gallego contra la dictadura trujillista. Salvador E. Morales Prez. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXV Escritos 1. Cartas insurgentes y otras misivas. Mariano A. Cestero. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVI Escritos 2. Artculos y ensayos, por Mariano A. Cestero. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVII Ms que un eco de la opinin. 1. Miscelneos, 1874-1898. Francisco Gregorio Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVIII Ms que un eco de la opinin. 2. Escritos, 1879-1885. Francisco Gregorio Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXIX Ms que un eco de la opinin. 3. Escritos, 1886-1889. Francisco Gregorio Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXX Ms que un eco de la opinin. 4. Escritos, 1890-1897. Francisco Gregorio Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXI Capitalismo y descampesinizacin en el Suroeste dominicano. Angel Moreta. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXII Francisco Alberto Henrquez Vsequez: Radiografa de una vida. Testimonios orales, imgenes y documentos. Pastor de la Rosa Ventura. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXIII Perlas de la pluma de los Garrido. E. O. Garrido, Vctor Garrido y Edgna Garrido de Boggs. Edicin de Edgar Valenzuela. Santo Domingo, D. N., 2009.
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Coleccin Juvenil
Vol. I Vol. II Vol. III Vol. IV Vol. V Vol. VI Vol. VII Textos selectos. Pedro Francisco Bon. Santo Domingo, D. N., 2007. Heronas nacionales. Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2007. Vida y obra de Ercilia Pepn. Alejandro Paulino Ramos. Santo Domingo, D. N., 2007. Dictadores dominicanos del siglo xix. Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2008. Padres de la Patria. Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2008. Pensadores criollos. Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2008. Hroes restauradores. Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2009.
Coleccin Cuadernos Populares

Vol. 1 Ideologa Revolucionaria de Juan Pablo Duarte. Juan Isidro Jimenes Grulln. Santo Domingo, D. N., 2009.
Colofn
Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental, de Sofa Borrego Alonso, Maritza Dorta Valds, Ana Prez Lara y Maritza Mirabal Villason, se termin de imprimir en los talleres grficos de Editora Bho, C. por A. en el mes de julio de 2009, con una tirada de un mil (1,000) ejemplares.

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Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental

Archivo General de la Nacin Vol. LXXXIV

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres en el patrimonio documental

Santo Domingo, D. N. 2009

ISBN: 978-9945-020-71-7 Impresin: Editora Bho, C. por A.

Impreso en Repblica Dominicana / Printed in Dominican Republic

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Tipologa de desastres y fenmenos de destruccin asociados

Clasificacin de los desastres segn su extensin

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Clasificacin segn su naturaleza

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Fenmenos de destruccin asociados

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Planificacin para enfrentar situaciones de desastres

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso de planificacin

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Personal implicado en el proceso de planificacin. Asignacin de responsabilidades

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

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1. Importancia de la formacin de los especialistas

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

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2. Importancia de los simulacros

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

4. Considere las vulnerabilidades administrativas:

5. Es necesario seleccionar las colecciones o fondos prioritarios:

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

6. Evaluacin del estado de las colecciones y posibilidades de recuperacin:

7. Evaluacin de otros elementos, diferentes de los documentales, a considerar en la proteccin o recuperacin:

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c. Si es posible ponerlos a salvo con facilidad en caso de emergencia.

8. Recursos econmicos para la aplicacin del plan:

9. Con relacin a la contratacin de seguros:

10. Recursos humanos para el desarrollo del programa:

11. Organizacin de las brigadas de trabajo en caso de desastre:

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

d. Si es necesario recurrir a voluntarios para completar las brigadas.

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13. Dificultades tcnicas de la institucin:

14. Establecimiento de convenios de colaboracin con instituciones externas:

15. Mtodos de recuperacin de los objetos:

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Redaccin del plan

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

Gestin de riesgos para la prevencin y mitigacin de desastres...

Mantenimiento del plan

S. Borrego, M. Dorta, A. Prez, M. Mirabal

1. Identificacin de los peligros

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Baldes plsticos y envases para basura ________ _