Gestin de Proyectos

Gestin de Proyectos
Elementos Bsicos a Tener en Cuenta como Punto de Partida para Realizar Eficazmente su Proyecto

El Autor
Lorena Casal Otero es licenciada con grado en Ciencias de la Educacin (USC). Ha participado en varios proyectos de investigacin en la Universidad de Santiago de Compostela relacionados con el uso de las TIC para la formacin. Temtica sobre la que sigue trabajando en la actualidad en su Tesis Doctoral. Es mster en e-Learning y su trayectoria profesional ha estado vinculada al trabajo en proyectos de investigacin relacionados con las TIC y la Formacin. En la actualidad es Tcnico de Proyectos en una empresa con amplia experiencia en el desarrollo e investigacin de proyectos europeos, estatales y autonmicos.

Ficha de catalogacin bibliogrfica

Gestin de proyectos. Elementos bsicos a tener en cuenta como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto 1 Edicin Ideaspropias Editorial. Vigo, 2006 ISBN 10: 84-934607-8-8 ISBN 13: 978-84-934607-8-5 Formato: 17 x 24 cm. Pginas: 120

GESTIN DE PROYECTOS. ELEMENTOS BSICOS A TENER EN CUENTA COMO PUNTO DE PARTIDA PARA REALIZAR EFICAZMENTE SU PROYECTO
No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. DERECHOS RESERVADOS 2006, respecto a la primera edicin en espaol, por Ideaspropias Editorial. ISBN 10: 84-934607-8-8 ISBN 13: 978-84-934607-8-5 Depsito Legal: C-80-2006 Autores: Lorena Casal Otero e Ideaspropias Editorial Diseo: Ideaspropias Publicidad, S. L. Produccin Editorial: Gesbiblo, S. L. Impreso en Espaa - Printed in Spain

NDICE 1 Fundamentos........................................................................................ 1.1. Introduccin ............................................................................... 1.2. Las bases de la gestin de proyectos............................................ 1.3. El entorno del proyecto............................................................... 1.4. El jefe de proyecto....................................................................... 1.5. El equipo de proyecto.................................................................. EJERCICIO 1 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 1.6. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 1 ..................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... El equipo .............................................................................................. 2.1. Introduccin ............................................................................... 2.2. Jefe del proyecto.......................................................................... 2.3. Planificacin organizativa de proyectos ...................................... 2.3.1. Elementos a tener en cuenta en la planificacin ............. 2.3.2. Finalidad de la planificacin ........................................... 2.4. Dotacin de personal y la cohesin del equipo .......................... EJERCICIO 2 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 2.5. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 2 ..................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... Coordinacin ....................................................................................... 3.1. Introduccin ............................................................................... 3.2. Integracin del proyecto ............................................................. 3.3. Desarrollo de un plan ................................................................. 3.4. Implementacin de un plan ........................................................ 3.5. Control de cambios..................................................................... EJERCICIO 3 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 3.6. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 3 ..................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 1 1 1 7 8 10 13 14 15 16 17 19 19 19 22 23 24 25 30 31 32 33 34 35 35 35 39 40 42 44 45 46 47 48

El proceso............................................................................................. 49 4.1. Introduccin ............................................................................... 49

4.2. El proceso en la gestin de proyectos.......................................... 4.2.1. Procesos estratgicos de la gestin de proyectos.............. 4.2.2 Procesos de soporte de la gestin de proyectos................ 4.2.3. Procesos operacionales de la gestin de proyectos........... 4.3. Inicio y planificacin de proyectos.............................................. 4.4. Ejecucin y control ..................................................................... 4.5. Cierre .......................................................................................... EJERCICIO 4 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 4.6. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 4 ..................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 5 Estimacin de costes ............................................................................ 5.1. Introduccin ............................................................................... 5.2. Aproximacin de costes.............................................................. 5.3. Presupuesto de costes.................................................................. 5.4. Control de costes ........................................................................ EJERCICIO 5 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 5.5. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 5 ..................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... Estndares de calidad........................................................................... 6.1. Introduccin ............................................................................... 6.2. Conceptos generales de calidad .................................................. 6.3. Planteamiento de la calidad........................................................ 6.4. Evaluacin de la calidad ............................................................. 6.5. Control de la calidad .................................................................. EJERCICIO 6 ....................................................................................... SOLUCIONES .................................................................................... 6.6. Resumen de contenidos .............................................................. AUTOEVALUACIN 6 ..................................................................... SOLUCIONES ....................................................................................

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RESUMEN .............................................................................................................. 97 EXAMEN................................................................................................................. 99 BIBLIOGRAFA...................................................................................................... 105

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Gestin de Proyectos

Fundamentos

1.1.

Introduccin

La gestin de proyectos puede resultar una tarea compleja, pero, a la vez gratificante debido a la cantidad de obstculos que ser necesario superar para lograr el objetivo final. En esta unidad didctica, considerada como introductoria y bsica a partir de la cual se podr seguir construyendo los conocimientos necesarios para alcanzar una visin de conjunto de lo que es la gestin de proyectos. En un primer momento sentaremos las bases de lo que nosotros entendemos por gestin de proyectos, estableceremos la definicin y las caractersticas de un proyecto para, a continuacin, profundizar en concepto de gestin de proyectos. A continuacin, nos centraremos en los elementos que forman parte del entorno del proyecto, como algo intrnseco a las posibilidades de desarrollo del mismo. Despus trataremos de clarificar un poco el concepto, las funciones y las tareas de jefe del proyecto. Y, ya por ltimo realizaremos unas breves pinceladas acerca de todo el equipo que forma parte del proyecto, destacando la importancia de su constitucin, la adecuacin de los perfiles de los miembros del equipo, etc.

1.2.

Las bases de la gestin de proyectos

Nos parece interesante, antes de comenzar a desarrollar en profundidad este tema, establecer lo que entendemos por proyecto.

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Tras la revisin de la literatura especializada, hemos comprobado la existencia de mltiples y variadas definiciones de proyecto. Nosotros, hacemos nuestra la definicin de la Norma Internacional ISO 10006, en la que se afirma que el proyecto es un proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos. A un conjunto de proyectos, orientados a un objetivo superior se le denomina programa, y un conjunto de programas constituyen un plan. A partir de estas matizaciones, podemos clarificar un poco ms el concepto que nos ocupa. As, cuando hablamos de proyecto, nos referimos a: - Algo que sale de lo ordinario. - Algo orientado a un objetivo. - Con una limitacin temporal. - Algo que tiene como exigencia previa una planificacin. La definicin establecida para proyecto nos permite sentar las bases que establezcan sus caractersticas. Para ello, tambin nos hemos apoyado en la clasificacin realizada por Perea (1996), quien de forma esquemtica, las presenta del siguiente modo:

Entidad, tamao, alcance: Un proyecto supone un gran esfuerzo porque requiere inversiones cuantiosas y porque, al mismo tiempo, est encaminado a producir un resultado de gran entidad y consecuencias, posiblemente transcendentes, para la empresa e, incluso, para el conjunto de la sociedad. Aunque no todos los proyectos son del mismo tamao y trascendencia, s se caracterizan todos como una obra de una enorme importancia, pues, de lo contrario, estaramos hablando de una rutina, que no justificara establecer toda la sistemtica de control de los proyectos complejos.

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Medios importantes, variados y cambiantes: Debido a que un proyecto est encaminado a la realizacin de una obra de envergadura, requiere la aportacin de medios importantes, en cantidad y calidad, tanto humanos como materiales y econmicos. Un proyecto implica utilizar un conjunto de recursos que pueden suponer un gran esfuerzo para la empresa, tanto a nivel econmico como de recursos humanos y materiales. Este hecho, provoca que, en muchos proyectos, aunque no sean excesivamente grandes, la dificultad de gestin deriva ms de tener que implicar conjuntamente a diferentes recursos muy diversos que el hecho de que la cantidad de cada recurso sea ms o menos importante.

Discontinuidad: Una de las caractersticas inherentes al concepto de proyecto es la discontinuidad. Un proyecto, tiene un comienzo y un final predeterminado y se trata de una actividad espordica que no tiene un carcter repetitivo.

Un proyecto es una operacin especial que siempre produce un cambio importante y que suele tener un carcter de excepcionalidad, o, al menos de falta de familiaridad, de inusual, de inhabitual.

Dinamismo y evolucin: El proyecto est en continua evolucin, derivada de su carcter de operacin inusual, tendente a crear algo nuevo. A diferencia de otros trabajos continuos, que pueden llegar a ser ms estables o rutinarios, el proyecto est en constante movimiento y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por parte de cuantos trabajan en l. En el proyecto, se suceden hechos imprevistos; por su carcter de operacin poco familiar, se incorporan nuevos recursos o se retiran los que ya han cumplido su tarea; se terminan las fases parciales o se acometen nuevas, etc. En definitiva, se vive en una situacin de inestabilidad permanente, con frecuentes cambios y con momentos en que se requiere un ritmo de actividad casi frentico.

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Irreversibilidad: A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones, para hacer progresar y avanzar la operacin. Estas decisiones son generalmente irreversibles o, al menos, con mayor grado de irreversibilidad que en las decisiones que suelen adoptarse en las decisiones continuas. En algunos casos la decisin puede no ser tan irreversible, pero la marcha atrs suele hacerse debido a importantes perjuicios econmicos o en detrimento de los plazos en los que ha de finalizarse el proyecto. A estos efectos es indiferente que la decisin adoptada fuese o no tcnicamente la correcta, el hecho de tener que modificarla y adoptar una decisin diferente es un importante contratiempo, cuando no entraa consecuencias dramticas para todo el proyecto o para toda la empresa.

Influencias externas: Es muy frecuente, sobre todo si se trata de operaciones de gran envergadura, que el proyecto est sometido a fuertes influencias externas ejercidas por el entorno social, poltico o econmico, de forma que los responsables de su ejecucin pueden verse incapaces de dominar algunas de las variables que resultan esenciales para el xito del proyecto aunque trabajen de forma correcta los aspectos tcnicos o gerenciales.

Riesgo: Algunos proyectos suponen un fuerte riesgo, econmico o de otra naturaleza, estando sometidos a contingencias difcilmente dominables e incluso azarosas. Si el proyecto es trascendental, su gestin resulta compleja, inusual y sometida a fuertes influencias externas. En estos casos no es de extraar que pueda finalizar en ocasiones en un fracaso estrepitoso y, ms frecuentemente, sin conseguir los objetivos de resultado, coste o plazo previstos. Casi todo proyecto implica, por tanto, riesgos importantes que es necesario prever, para poder prevenirlos con anticipacin y estar preparados para tomar las medidas que permitan, al menos, reducir el impacto de dichas amenazas.

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Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que, en algn momento, se encuentra cualquier empresa u organizacin, en el que intervienen una gran cantidad de factores, y estos factores actan, todos ellos, de forma interrelacionada. Cada vez ms, debido a las exigencias de la sociedad en la que vivimos, sometida a profundas y constantes transformaciones, se hace ms necesario acometer proyectos que respondan a esos cambios y transformaciones rpidas. As, y siguiendo a Lewis (2004), podemos decir que la gestin de proyectos consiste en facilitar la planificacin, el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir los objetivos del mismo. Cuando hablamos de gestin de proyectos, no aludimos nicamente a la programacin de un calendario, es necesario un paso ms, ya que el calendario, aunque considerado como una herramienta importante para la gestin de proyectos, no es la nica y tampoco es tan importante como desarrollar un conocimiento compartido sobre el objetivo del proyecto y cmo alcanzar ese objetivo. Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos, tendremos que preocuparnos en alcanzar los siguientes objetivos : - Concretar el proyecto y optimizar la estructura organizativa del equipo. - Establecer, convenientemente, los objetivos y la planificacin del proyecto. - Hacer valoraciones razonables de tiempo, costes y recursos. - Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir. La gestin de proyectos supone, por tanto, un conjunto de procedimientos explcitos, cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en relacin con la asignacin de recursos, para el logro de objetivos a travs de la movilizacin de medios adecuados para su obtencin. Su concrecin se verifica en el denominado ciclo de gestin de los proyectos, que supone una atencin detallada e integral de todos los pasos por los que un proyecto transita: desde su concepcin como idea hasta la evaluacin final o posterior. Pasando por todas las etapas correspondientes.

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En particular, la gestin de proyectos puede dividirse en la gestin de subreas, en trminos de Domingo (2000): Subreas de la Gestin de Proyectos segn Domingo (2000) Abarca las actividades orientadas a garantizar que se satisfagan todas las tareas necesarias, y slo las necesarias para completar el proyecto, incluyendo la identificacin del alcance completo, la verificacin de su cumplimiento, y la gestin de los cambios al mismo que puedan producirse durante los trabajos. Incluye actividades necesarias para garantizar que el resultado del proyecto satisface los requisitos y necesidades planteadas por el cliente, y que las mismas se organizan y resuelven de manera adecuada y eficiente. Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecuta en el plazo previsto, y los resultados estn a disposicin del cliente en la fecha comprometida. Se incluyen en este apartado la identificacin de las actividades proyectuales, la estimacin de su duracin, su secuenciamiento, la supervisin de la ejecucin en el tiempo, y la correccin de las desviaciones. Trata los procesos orientados a asegurar que los trabajos se llevan a cabo dentro de los lmites econmicos impuestos al proyecto, e incluye las actividades de planificacin de recursos, estimacin de costes y control de costes y gastos. Comprende las actividades orientadas a asegurar que el proyecto satisface los requisitos bajo los que se contrat, e incluye la elaboracin de un plan de calidad, su aplicacin y seguimiento. Incluye las actividades orientadas a hacer un uso lo ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, incluyendo la organizacin jerrquica y funcional del mismo, la seleccin del equipo de trabajo, la asignacin de las responsabilidades y la supervisin del grupo. A diferencia de la actividad de direccin, la gestin de recursos humanos no comprende las actividades propias del liderazgo, tales como la motivacin, la interrelacin, etc.

Gestin del alcance y contenido

Gestin tcnica

Gestin de recursos temporales

Gestin de costes

Gestin de la calidad

Gestin de los recursos humanos

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Subreas de la Gestin de Proyectos segn Domingo (2000) (Cont.) Gestin de la comunicacin Gestin de riesgos Gestin de compras Tiene como objeto garantizar que la informacin del proyecto, formal e informal, se genera, se recoge, se almacena, se disemina y se utiliza de forma adecuada, en volumen y tiempo. Identifica, analiza y cuantifica los riesgos propios de un proyecto y anticipa mecanismos de correccin de los potenciales efectos negativos, asociados a los mismos. Adquisiciones y subcontratos, en proyectos de cierto tamao, se hace necesario un conjunto de procesos orientados a la correcta definicin y obtencin de bienes y servicios procedentes de fuera de la empresa.

La divisin en cada una de estas reas se hace ms patente en grandes proyectos, debido a la complejidad de su estructura. En pequeos proyectos, pueden unirse varias reas.

1.3.

El entorno del proyecto

El entorno del proyecto se considera un elemento de vital importancia, ya que ser la clave para que su gestin sea un elemento de xito. Aludimos, en este caso, a la necesidad de que dentro de un proyecto se cumplan una serie de requisitos que garanticen una cierta armona a lo largo de todo el proyecto. Diversos autores, especialistas en la materia, coinciden en considerar que los factores de xito en el entorno interno del proyecto son: - Reconocimiento y elogio a la participacin de todos los miembros. - Asuncin de riesgos. - Reconocimiento de esfuerzos y logros. - Buenas relaciones laborales. - Comunicacin abierta entre todos los integrantes del proyecto. - Confianza.

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Sin embargo, en todo proyecto tambin ser necesario prestar atencin a los elementos externos que pueden afectar a nuestro proyecto. As, por ejemplo, destacamos los siguientes elementos externos : - El ambiente de la empresa. - La organizacin principal. - El entorno poltico en el que desarrolla el proyecto. - La ubicacin geogrfica de la organizacin.

1.4.

El jefe de proyecto

Un jefe de proyecto, con las aptitudes y actitudes adecuadas para que pueda gestionarlo y dirigirlo, de una forma adecuada, con el objeto de que se alcancen los objetivos establecidos previamente, es un elemento fundamental. El jefe del proyecto tiene un papel de gran relevancia en las fases de planificacin, ejecucin y control del proyecto. Acta como elemento fundamental, como impulsor de la accin mediante la toma de decisiones oportunas para la consecucin de los objetivos fijados. La denominacin del puesto, afirma Perea (1996), pone de relieve una caracterstica que conviene destacar y es que el jefe del proyecto es un verdadero jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones dentro del mbito y objetivos del proyecto. Cuando hablamos de jefe del proyecto, aludimos a un rol que supera el de coordinador o animador, de esta forma no podra tomar decisiones, y, tan slo podra llegar a ser el responsable de la obtencin de los resultados obtenidos.

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El jefe del proyecto tendr que tomar una serie de decisiones a lo largo del proyecto. Las ms relevantes segn Gmez, Coronel, Martnez de Irujo y Llorente (2000) son:

Identificacin y descripcin de actividades: Es una de las ms importantes tareas del jefe del proyecto. Consiste en hacer una relacin de las actividades y tareas a ejecutar, intentando no olvidar ninguna que pueda resultar importante para el proyecto global. La realizacin de todas las actividades y tareas identificadas es una exigencia obligatoria y suficiente para alcanzar el resultado final que persigue el proyecto. El jefe del proyecto, podr ser, en este punto, asesorado y aconsejado por otros expertos de su propia empresa o del exterior.

Cuantificacin de los recursos necesarios: Este punto puede llegar a ser especialmente delicado y conflictivo, por diversas razones: - Los proyectos requieren, frecuentemente, el empleo de recursos muy diversos y especialistas en diversas materias. - Esos recursos no se mantienen de una forma estable en el tiempo, sino que se van modificando en funcin de las actividades. - El tipo de recursos necesarios y la cantidad determinan los costes del proyecto. - Los recursos necesarios, sean stos materiales o humanos, son siempre limitados. La decisin sobre qu recursos conviene utilizar en cada fase del proyecto es compleja, y requiere siempre un profundo conocimiento tcnico de la materia, una gran dosis de experiencia y unas capacidades gerenciales destacadas.

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Por lo tanto, en todo proyecto es necesario prever: - Qu tipo de recursos se van a usar. - En qu cantidad. - Durante cunto tiempo. Sin embargo, como toda previsin, puede verse afectada por errores y presentarse como inadecuada cuando vayamos a ejecutar el proyecto, pero, en cualquier caso, esta previsin resultar siempre imprescindible porque servir de gua para la actuacin posterior. El jefe del proyecto tendr que tener un perfil que le permita asumir funciones y tareas amplias y complejas, por lo que ser necesario un jefe de proyecto con un triple perfil: Perfil del Jefe de Proyecto Gestor Tiene que dirigir a personas con perfiles diferentes, tratando de comprender su visin y tratando de ajustar los recursos necesarios. Segn Perea (1996), cualquier proyecto tiene una dimensin tcnica muy importante que hara muy difcil que una persona desconocedora de la tecnologa dominante de ese proyecto pudiese dirigirlo con eficacia y autoridad. El jefe del proyecto deber relacionarse con diferentes personas, formen parte o no del proyecto, para lo cual sern necesarias ciertas habilidades comunicativas y contactos personales.

Tcnico

Relaciones personales

Como actividad temporal que es un proyecto, el jefe del proyecto tambin tiene un carcter temporal, directamente relacionado con el carcter temporal del proyecto.

1.5.

El equipo de proyecto

Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto, con la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad.

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Cuando hablamos de equipo de proyecto, aludimos a la importancia de que todos los miembros del equipo se identifiquen y comprometan con los objetivos que persiguen. De otro modo, es improbable que el proyecto tenga xito, ya que de esto depender, en gran medida, la formacin de un equipo eficaz que sepa desarrollar el proyecto con una gran profesionalidad. Es fundamental la necesidad de implicacin y de compromiso de todos los miembros en el desarrollo del proyecto. Lewis (2004) nos recuerda la importancia de organizar el equipo antes de definir lo, para lo que recomienda seguir estas cuatro fases: - Decidir qu tiene que hacerse: utilizando la estructura del desglose del trabajo (EDT), las definiciones del problema y otras herramientas de planificacin. - Determinar los requisitos de personal para lograr las tareas identificadas en el primer paso. - Reclutar a los miembros del equipo del proyecto. - Completar el plan del proyecto con la participacin de los miembros del equipo. Tomadas estas decisiones, y como ya hemos visto, el proyecto suele requerir la participacin de un equipo interdisciplinar de personas, las cuales forman el equipo del proyecto. Es importante que este equipo se implique en el desarrollo del proyecto y aporte una cantidad adecuada de tiempo y esfuerzo. Para determinar el personal que formar parte del equipo del proyecto es importante que consideremos que la persona elegida tendr que: - Poseer las habilidades y conocimientos necesarios para poder aportarlos en el plazo previsto. - Satisfacer sus inquietudes profesionales con la participacin en el proyecto. - Conciliar con los dems miembros del equipo y con el jefe del proyecto, ya que ser con ellos, con quien pase gran parte del proceso del desarrollo del proyecto.

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- Tener la predisposicin a trabajar lo que sea necesario, si es preciso fuera de los horarios preestablecidos, para cumplir siempre los objetivos que se hayan planteado en el proyecto. El equipo, por tanto, est compuesto tanto por personas subordinadas directamente al jefe, como por personas de otras unidades de organizacin, que han sido denominadas para el proyecto en calidad de responsables. As, nos encontramos con dos grupos diferenciados en la configuracin del equipo del proyecto: - Las personas que formarn parte del equipo desde el principio hasta el final. Estarn a lo largo de todo el proceso. Suelen ser miembros principales y los responsables de que se completen todas las fases del proyecto en los momentos que, previamente, se han considerado oportunos. - El grupo de personas que formaran el resto del equipo. Sus actuaciones quedaran sometidas a actuaciones especficas y puntuales a lo largo del proceso. Hablamos de perfiles como marketing, formacin, calidad, administracin, etc.

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EJERCICIO 1
1. Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos, qu objetivos tendremos que tratar de perseguir?

2. Cuando hablamos de gestin de proyectos, aludimos nicamente a la programacin? Razone su respuesta.

3. Complete la siguiente frase: Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto, con la finalidad de alcanzar un prefijado .

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SOLUCIONES

EJERCICIO 1:
1. - Concretar el proyecto y optimizar la estructura organizativa del equipo. - Establecer convenientemente los objetivos y la planificacin del proyecto. - Hacer valoraciones razonables de tiempo, costes y recursos. - Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir. 2. La gestin de proyectos consiste en facilitar la planificacin, el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir los objetivos del proyecto. No se trata slo de establecer un calendario, es necesario un paso ms, ya que el calendario, aunque considerado como una herramienta importante para la gestin de proyectos, no es la nica y tampoco es tan importante como desarrollar un conocimiento compartido sobre el objetivo del proyecto y cmo alcanzar ese objetivo. 3. Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto con la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad.

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1.6.

Resumen de contenidos

Un proyecto es un proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos. A un conjunto de proyectos, orientados a un objetivo superior se le denomina programa, y un conjunto de programas constituyen un plan. Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que, en algn momento se encuentra cualquier empresa u organizacin, en el que intervienen una gran cantidad de factores, y estos factores actan, todos ellos, de forma interrelacionada. Segn Lewis (2004) la gestin de proyectos consiste en facilitar la planificacin, el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir los objetivos del proyecto. Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos tendremos que preocuparnos por perseguir objetivos como concretar el proyecto y optimizar la estructura organizativa del equipo, establecer convenientemente los objetivos y la planificacin del proyecto y hacer valoraciones razonables de tiempo, costes y recursos. - Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir. La gestin de proyectos supone, por tanto, un conjunto de procedimientos explcitos cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en relacin con la asignacin de recursos para el logro de objetivos a travs de la movilizacin de medios adecuados para su obtencin. El entorno del proyecto se considera un elemento de vital importancia, ya que ser la clave para que su gestin sea un elemento de xito. Cuando hablamos del entorno del proyecto, hacemos referencia a elementos internos y externos. El proyecto est formado por el equipo del proyecto. Todos los miembros del equipo deben identificarse y comprometerse con los objetivos que se persiguen, ya que, de otro modo, es improbable que el proyecto tenga xito.

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AUTOEVALUACIN 1
1. Cuando hablamos de proyecto, nos referimos a: a. b. c. d. Algo que sale de lo ordinario. Algo orientado a un objetivo. Con una limitacin temporal. Todas las opciones anteriores son correctas.

2. El jefe del proyecto tendr que tener un perfil que le permita: a. b. c. d. Dirigir a personas con perfiles diferentes. Ordenar las tareas a todos los miembros del equipo. Delegar responsabilidades. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

3. El conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior recibe la denominacin de programa: a. Verdadero. b. Falso. 4. Se considera equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto con la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad. a. Verdadero. b. Falso.

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SOLUCIONES

AUTOEVALUACIN 1:
1.d 2.a 3.a 4.a

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El equipo

2.1.

Introduccin

Al trabajar esta unidad didctica, lo que pretendemos es profundizar en elementos ya trabajados anteriormente, pero que hemos considerado de vital importancia a la hora de trabajar la Gestin de Proyectos. As, en las prximas pginas, volveremos de nuevo, pero con un mayor nivel de profundizacin, sobre la figura del jefe del proyecto, matizando elementos como sus funciones, las cualidades y los atributos atribuidos a este rol. A continuacin nos centraremos en la planificacin organizativa de proyectos, matizaremos la importancia de los procesos de planificacin, enumeraremos las fases y nos centraremos, de forma esquemtica, en todo el proceso. Por ltimo, trabajaremos la dotacin de personal y la cohesin del equipo del proyecto. Estableceremos los perfiles y las personas que forman parte del equipo. Tambin sealaremos las diferencias ms significativas entre un grupo y un equipo. Para finalizar, realizaremos una propuesta de ejercicios con sus soluciones, un resumen de contenidos y actividades de autoevaluacin, tambin, con sus soluciones.

2.2.

Jefe del proyecto

Aunque ya hemos abordado el concepto y algunos de sus aspectos fundamentales, nos parece oportuno retomar este tema en este momento, porque consideramos que el jefe del proyecto tiene un rol muy relevante en la gestin de proyectos. Recordamos que el jefe de un proyecto desempea, casi siempre, las mismas funciones, independientemente del objeto o de la temtica del mismo; est motivado a satisfacer unos requisitos especficos, de acuerdo siempre son unos objetivos fijados previamente y teniendo presentes las limitaciones temporales de costes y recursos.

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Guerra, Coronel, Martnez de Irujo y Llorente (2002) apuntan las funciones que a continuacin se detallan. Funciones del Jefe de Poyecto Bsicamente, este elemento consistir en la identificacin y descomposicin de los trabajos a realizar por l, considerando las dependencias y ligaduras de cada actividad y los recursos necesarios para su ejecucin. Es decir, identificar y atribuir las responsabilidades de ejecucin y supervisin de cada una de las tareas que componen el proyecto. Mediante la autorizacin, la priorizacin y la coordinacin de la ejecucin de cada una de las tareas del proyecto. Con el objeto de comparar el progreso, el desempeo del proyecto con las referencias establecidas en las fases de inicio y definicin, a fin de tomar medidas si aparecen desviaciones significativas.

1. Planificar y programar el proyecto.

2. Organizar y supervisar el proyecto.

3. Dirigir el proyecto.

4. Controlar y realizar el seguimiento del proyecto.

El jefe del proyecto debe tener unas cualidades determinadas, con el objeto de garantizar el desempeo eficaz y eficiente del mismo. Por regla general, el jefe del proyecto (Guerra, Coronel, Martnez de Irujo y Llorente, 2002) debe: - Conocer el entorno tecnolgico en el que se realiza el proyecto y, en particular, las tecnologas y los procesos utilizados en el proyecto. - Estar familiarizado con los principios de direccin y, en particular, debe conocer las metodologas y herramientas propias de la gestin de proyectos, con objeto de definir, planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar, de la forma ms eficaz y eficiente posible, los recursos necesarios para la ejecucin de los trabajos del proyecto. - Tener una gran capacidad de negociacin, con objeto de acordar contratos, plantear soluciones con clientes y otros participantes involucrados.

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- Poseer gran capacidad de comunicacin. El jefe del proyecto debe facilitar y fomentar el intercambio de informacin entre los integrantes de la organizacin del proyecto y debe comunicarse de forma adecuada con todos los participantes involucrados en el proyecto. - Tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo, con objeto de obtener resultados de los integrantes de su equipo al mismo tiempo que crea un equipo compacto con sus colaboradores activos. - Ser tico y profesional. El jefe del proyecto debe asumir principios ticos, debiendo desarrollar principios bsicos como la legalidad, la profesionalidad, la integridad y el respeto a la persona. Por otro lado, y complementando la idea de los anteriores autores, Lewis (1995) imputa al jefe del proyecto los siguientes atributos: - Saber escuchar. - Prestar apoyo. - Ser organizado. - Allanar obstculos. - Respeto mutuo. - Crear equipos. - Conocer sus limitaciones. - Sentido del humor. - Dar retroalimentacin. - Tomar decisiones. - Comprensin. - Conocer los puntos fuertes de los miembros del equipo. - Seguimiento. - Compartir la experiencia. - Disponibilidad. - Conocer los puntos dbiles de los miembros del equipo.

22 Gestin de Proyectos

- Liderazgo visible. - Conocimientos tcnicos. - Flexibilidad. - Apertura. - Delegar. - Honradez. - Estimular el buen trabajo. - Potenciar el resto de la organizacin. Por lo tanto, podemos resumir que elementos como la comunicacin, un estilo de liderazgo que se adapte a las demandas de los clientes, conocer a los miembros del equipo, unos conocimientos tcnicos para desarrollar con eficacia su trabajo y entender la tecnologa que est utilizando, la creacin del clima de trabajo del equipo, su habilidad para tratar los conflictos y para motivar a los miembros del equipo, se convierten en elementos clave que es necesario que maneje el jefe del equipo, para que todo el proceso se desarrolle de una forma ptima y se puedan alcanzar, de este modo, los objetivos propuestos. Consideramos de vital importancia la necesidad de que el jefe del proyecto tenga buenas aptitudes para la interaccin y la relacin con la gente, dado que tendr que trabajar con un grupo de individuos, con caractersticas muy diferentes, con ideas que pueden resultar a veces contradictorias, y con diferentes actitudes, por lo que el jefe del proyecto ser el encargado de armonizar todos estos elementos.

2.3.

Planificacin organizativa de proyectos

Podemos entender la planificacin organizativa de un proyecto como la forma en la que es necesario enfrentarse al mismo, para que, tras su desenlace, podamos hablar de criterios de xito.