Excel

Enviado por:
Adriano Lucas Kuse Paschoal

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ndice
CONTEDO DO CURSO .......................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. INTRODUO ........................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. INICIANDO O MICROSOFT EXCEL ............................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO O EXCEL FUNCIONA ........................................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO DIGITAR DADOS NAS CLULAS ....................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO TRABALHAR COM AS CLULAS ........................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. SELEO DE CLULAS ............................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO SELECIONAR CLULAS .................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. MOVER E COPIAR CLULAS ....................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO MOVER E COPIAR CLULAS ............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. AUTOPREENCHIMENTO E AUTOCONCLUSO .............................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE SERVEM O AUTOPREENCHIMENTO E A AUTOCONCLUSO ........ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DO AUTOPREENCHIMENTO E DA AUTOCONCLUSOERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO UTILIZAR O AUTOPREECHIMENTO ................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO UTILIZAR A AUTOCONCLUSO ....................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. RENOMEANDO PLANILHAS ................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE RENOMEAR PLANILHAS ............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO RENOMEAR PLANILHA .................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FORMATAO.......................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE A FORMATAO FAZ ....................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DA FORMATAO ............................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FORMATAR CLULAS ...................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS .................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. VISUALIZAR IMPRESSO...................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. ANTES DE IMPRIMIR UMA PLANILHA.......................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O VISUALIZAR IMPRESSO FAZ ....................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DO VISUALIZAR IMPRESSO.............................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO VISUALIZAR IMPRESSO ................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. ENTENDENDO A TELA DO VISUALIZAR IMPRESSO .................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GUIA PGINA ............................................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GUIA MARGENS ......................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GUIA CABEALHO/RODAP ....................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GUIA PLANILHA ......................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. REA DE IMPRESSO............................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE DEFINIR REA DE IMPRESSO................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO DEFINIR A REA DE IMPRESSO ...................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. CONFIGURAO DE PGINAS ............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE CONFIGURAR PGINA E QUAL A SUA APLICABILIDADE ............... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO CONFIGURAR PGINA ..................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. CLASSIFICAR DADOS ............................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE CLASSIFICAR DADOS E QUAL A SUA APLICABILIDADE ................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO CLASSIFICAR DADOS ...................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GRFICO .................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O GRFICO FAZ E QUAL A SUA APLICABILIDADE ............................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O AUXILIAR GRFICO ............................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO.

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FUNES E FRMULAS......................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE AS FRMULAS E FUNES FAZEM ................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DAS FRMULAS E FUNES .............................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO UTILIZAR AS FRMULAS E FUNES .............................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMPREENDENDO OS OPERADORES........................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FUNO MDIA ......................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O AUTOSOMA ............................................................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS .................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FORMATAO CONDICIONAL............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE FORMATAO CONDICIONAL ....................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO A FORMATAO CONDICIONAL FUNCIONA .................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. ASSISTENTE DE FUNO - COLAR FUNO .................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O COLAR FUNO FAZ .................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DO COLAR FUNO........................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FUNCIONA O COLAR FUNO ......................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FUNO SE................................................................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FUNO PROCV ...................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FIXAR CLULAS....................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE E PARA QUE SERVE O FIXAR CLULAS .......................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FIXAR CLULAS ............................................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. ATINGIR META......................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O ATINGIR META FAZ...................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO UTILIZAR O ATINGIR META ............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. SUBTOTAIS E AUTOTPICOS .............................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE SERVE O RECURSO SUBTOTAIS .................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO O RECURSO SUBTOTAIS FUNCIONA ................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE SERVE O AUTOTPICOS ............................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO O AUTOTPICOS FUNCIONA ........................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. GRFICO COMO OBJETO EM PLANILHA ........................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE INSERIR GRFICO COMO OBJETO EM PLANILHA ....................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FAZER PARA INSERIR GRFICO COMO OBJETO EM PLANILHA ......... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. AUTOFILTRO ............................................................................................ ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O AUTOFILTRO FAZ E QUAL A SUA APLICABILIDADE ...................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FUNCIONA O AUTOFILTRO ............................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PERSONALIZAR MODO DE EXIBIO DA PLANILHA.................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O PERSONALIZAR MODO DE EXIBIO FAZ ..................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. QUAL A APLICABILIDADE DO PERSONALIZAR MODO DE EXIBIO ........... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO PERSONALIZAR MODO DE EXIBIO ............................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMENTRIO DE CLULA................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. PARA QUE INSERIR COMENTRIOS ............................................................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO UTILIZAR OS COMENTRIOS ........................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. FORMULRIO/BANCO DE DADOS ...................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. O QUE O FORMULRIO/BANCO DE DADOS FAZ .......................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. iv

QUAL A APLICABILIDADE DO FORMULRIO/BANCO DE DADOS................. ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. COMO FUNCIONAM OS FORMULRIOS ....................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO. EXERCCIOS ......................................................................................................... ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO.

INTRODUO

1.1 Iniciando o Microsoft Excel O Excel for Windows uma planilha eletrnica capaz de executar clculos, funes grficas e de banco de dados, alm de muito mais. Uma de suas principais caractersticas o fato de sua incrvel praticidade de operao. No nosso dia a dia podemos construir uma planilha no Excel para fazer o controle do extrato bancrio, controle de notas escolares, controle de estoque da empresa, despesas e receitas, controlar o pagamento de funcionrios e muito mais. 1.2 Como o Excel funciona Possui recursos de formatao de texto como negrito, itlico, formatao de fonte, alm de verificador ortogrfico, recursos que o fazem ficar semelhante a um editor de textos. Os dados do Excel so inseridos nas clulas de suas planilhas e podem ser editados rapidamente. A simples alterao de um dado afeta todas as clulas cujos clculos esto baseados nesse dado. Ele ainda possui formatos de nmero monetrio, percentual, data, hora, etc., alta qualidade e recursos de impresso, objetos de desenho como setas indicadoras e caixas de textos, diversos estilos de formatao de planilha pr definidos, pode trabalhar com edio de grupo de planilhas, permite a importao e exportao de dados para programas como Lotus, Dbase, Clipper, FoxPro, alm de diversos outros recursos. Para iniciar o Excel, basta clicar no menu Iniciar / Programas / Microsoft Excel. Ao ser aberto, a seguinte tela ser colocada na rea de trabalho. Vamos conhecer seus principais menus, barras e cones.

Barra de ttulos Alm de permitir que voc saiba qual aplicativo e arquivo esto abertos, voc ainda pode, atravs dos botes que se encontram na barra de ttulos, minimizar, restaurar ou maximizar e fechar. Barra de Menu A Barra de menu mostra os menus por meio dos quais voc seleciona comandos para trabalhar com o Excel. Voc usar a barra de menu constantemente para executar as opes na planilha. Barra de Ferramentas Padro A Barra de Ferramentas Padro serve como atalho para digitar os comandos do Excel usados com mais frequncia (voc simplesmente dar um clique do mouse, em vez de chamar um menu na Barra de Menu). Voc pode posicionar o mouse sobre cada um dos cones dessa barra e ver uma breve descrio daquele item. Barra de Frmula Voc usa a Barra de Frmula para introduzir informaes na planilha. medida que voc se movimenta pela planilha, a Barra de Frmula mostra o contedo da clula ativa.

A Janela da Pasta de Trabalho Uma pasta de trabalho contm uma srie de planilhas nas quais voc coloca dados em clulas. As clulas so organizadas em linhas identificadas por nmeros e em colunas identificadas por letras. Voc identifica uma clula atravs da intercesso de uma coluna com uma linha. Por exemplo: a clula do canto esquerdo superior da planilha chamada de clula A1, porque est na coluna A e na linha 1. A clula direita de A1 a clula B1, e a clula abaixo de A1 a A2. A letra que identifica a coluna vem sempre antes do nmero que identifica a linha. O limite de planilhas por pasta de trabalho fica limitado memria disponvel. A Guia das Planilhas e a Barra de Rolagem Horizontal Localizada antes da Barra de status, mostra as guias para acesso s planilhas e a tradicional Barra de rolagem horizontal. O Excel trata todo arquivo como uma pasta de trabalho contendo uma ou vrias planilhas, folhas de grficos. A Barra De Status A Barra de Status est localizada ao longo da parte inferior da tela. Do lado esquerdo da Barra de Status aparece uma mensagem relatando o estado atual do Excel. Por exemplo: a palavra Pronto indica que o Excel est esperando que voc comece uma tarefa; o indicador muda para Digite quando voc insere dados em uma clula, ou muda para Edita quando voc edita o contedo de uma clula. Quando voc destaca um item de menu, ou d um clique sobre um boto da Barra de Ferramentas, a Barra de Status indica a tarefa que aquele item ou boto executa. 1.3 Como digitar dados nas clulas Para digitar dados nas clulas do Excel, basta que ela esteja ativa. O dado digitado (texto, funo, etc.) aparece na clula e na barra de frmulas. Para ativar uma clula, basta clicar sobre ela com o ponteiro do mouse no formato de uma cruz branca. Uma borda em volta da clula indica que ela est ativa, ou selecionada. Suas coordenadas aparecem do lado esquerdo da barra de frmulas indicando o endereo da clula ativa. A notao A1, por exemplo, significa que esta clula a ativa. Voc pode digitar textos ou nmeros numa clula do Excel e, por padro, os textos ficam alinhados esquerda e os nmeros direita. Posteriormente, voc ver como alterar esse alinhamento. Clique com o mouse em forma de cruz branca sobre a clula A1 - caso no seja ela a clula selecionada no momento - e digite o texto "Cursos - Web Aula". Repare que o texto digitado mostrado na clula selecionada e na barra de frmulas.

Tecle Enter para que o Excel entenda que voc terminou a digitao daquela clula e selecione a clula imediatamente abaixo. Outra forma de ativar uma clula usando uma das quatro setas de movimentao do seu teclado, que permitiro que voc "caminhe" pela planilha at que a clula desejada esteja selecionada. Experimente ainda a tecla "Tab" (seleciona a clula ao lado) e a tecla "Enter" (seleciona a clula abaixo). Observe que o contedo da clula A1 est "invadindo" a clula B1. Mas se voc selecionar a clula B1 (clicando com o mouse em forma de cruz branca sobre ela), ver pela barra de frmulas que ela continua completamente vazia. Sendo assim, voc deve ento aumentar a largura da coluna A para que o texto "Cursos - Web Aula" caiba dentro da clula A1. Para isso, posicione o mouse sobre a diviso entre as colunas A e B e, quando ele virar uma seta apontando para os dois lados, clique, mantenha o clique pressionado e arraste de maneira a aumentar a largura da coluna A e fazer com que o texto caiba em A1. Se voc tem o domnio do duplo clique do mouse, pode dar um duplo clique ao invs de clicar e arrastar. Nesse caso, o Excel ir ajustar a coluna de maneira que ela tenha a largura mnima necessria para que o texto caiba na clula. Observao: Para realizar os exerccios e exemplos contidos neste curso, crie uma pasta com as iniciais de seu nome dentro da pasta Meus Documentos. Voc ir salvar todas as suas planilhas dentro desta pasta no arquivo Curso de Excel, que tambm ser criado por voc.

2 COMO TRABALHAR COM AS CLULAS 2.1 Seleo de clulas de grande importncia que voc saiba como selecionar as clulas do Excel. Voc sempre precisar selecionar uma ou vrias clulas para poder inserir dados, formatar, alterar dados, etc. Voc vai construir uma planilha com nomes de amigos e seus respectivos telefones. Precisa digitar seu ttulo na clula A1. Em seguida, precisa digitar os textos Nome, Telefone Residencial e Telefone Celular nas clulas B2, B3 e B4 respectivamente. Ento, precisa saber como selecionar as clulas para que possa digitar nelas os textos. Aps digitar o contedo das clulas, voc vai colocar o ttulo da planilha em negrito e fonte Arial, tamanho 14. Em seguida, coloque o contedo das clulas B2, B3 e B4 tambm em negrito, alm de Itlico, fonte Arial e tamanho 12. Fica mais fcil se voc puder selecionar mais de uma clula ao mesmo tempo. No se preocupe com os recursos de formatao mencionados aqui. Eles sero vistos a seguir. Fixe sua ateno apenas nas formas de seleo. 2.2 Como selecionar clulas Seleo de uma nica Clula Para selecionar uma clula, basta clicar nela com o mouse em forma de cruz branca, conforme voc j fez anteriormente, e ela estar selecionada. Agora s digitar ali o contedo que desejar. Selecione a clula A1. Repare que uma clula selecionada fica com uma "moldura" ao redor. Se a clula A1 j estiver com essa moldura, significa que ela j est selecionada e voc no precisa clicar sobre ela com o mouse em forma de cruz. Seleo de Multiplas Clulas Tente selecionar duas ou mais clulas do Excel ao mesmo tempo - por exemplo B2, B3 e B4. Selecione primeiro B2 e, em seguida, selecione B3. Voc perceber que, ao selecionar a clula B3, a clula B2 perde a seleo. Para solucionar esse problema, existem duas formas de seleo: a que serve para uma sequncia de clulas e a que serve para clulas alternadas. No primeiro caso, para selecionar, por exemplo, de B2 at B4, selecione normalmente a primeira clula (B2), mantenha a tecla SHIFT do teclado pressionada e selecione a clula B4. Voc perceber que sero selecionadas as clulas B2, B3 e B4, ou seja, a sequncia das clulas. Repare que a primeira clula da seleo - no caso, B2 - recebe a moldura, mas no fica negritada como as outras. Isso no significa que ela no est selecionada. O Excel sempre se comporta assim na seleo de mais de uma clula. Suponha agora que voc queira selecionar as clulas B2 e B4. Nesse caso, voc deseja fazer uma seleo alternada e, se usar a tecla SHIFT, a sequncia de clulas ser selecionada, ou seja, a clula B3 tambm far parte da seleo. Para resolver esse problema, a tecla que deve ser mantida pressionada a CRTL. Selecione a clula B2, mantenha pressionada a tecla CRTL do teclado e selecione a clula B4. Voc perceber que agora B2 ficar negritada e B4 ficar com a moldura em volta. Isso significa que as duas esto selecionadas igualmente. Caso voc deseje selecionar vrias clulas alternadas, basta manter a tecla CRTL pressionada e ir clicando com o mouse nas outras clulas.

2.3 mover ou copiar clulas Voc pode inserir a informao na clula errada e precisar mover ou copiar essa informao para outro local, sem a necessidade de digit-la novamente. Quando voc move a informao, ela retirada da clula original e levada para a clula destino. Quando voc copia, a informao mantida na clula original e uma cpia da mesma inserida na clula destino. Suponha que na planilha de Lista de Nomes e Telefones voc tenha digitado esse ttulo na clula A2 ao invs de digit-lo na clula A1. Voc no precisa apag-lo e digit-lo novamente na clula A1. Basta mov-la de A1 para A2. Ou ainda, se dois de seus amigos so irmos, moram na mesma casa, o telefone residencial dos dois o mesmo. Para no precisar digit-lo duas vezes, voc pode copiar o telefone do j digitado em uma clula para outra clula.

2.4 Como mover e copiar clula Como Mover Uma CLula: 1. Selecione uma clula editada qualquer. 2. Coloque o ponteiro do mouse sobre uma das bordas. O ponteiro assumir o formato de uma seta, indicando que voc pode arrastar a clula. 3. Com o ponteiro em forma de seta, pressione o boto esquerdo do mouse, arraste o ponteiro da clula para outra clula qualquer e solte o boto. O texto da clula original aparecer na clula destino. Como Copiar Uma Clula Proceda da mesma forma como se fosse mover a clula. No entanto, antes de soltar o boto do mouse, pressione a tecla CRTL, arraste e depois solte primeiro o mouse e depois a tecla. Observao Quando voc copia uma clula pressionando CRTL, aparece um sinal muito pequeno do smbolo (+) junto clula que est sendo copiada.

AUTOPREENCHIMENTO E AUTOCONCLUSO

3.1 Para que servem o Autopreenchimento e Autoconcluso Os dois recursos so muito parecidos e servem para ajud-lo a agilizar e facilitar o trabalho de digitao dos dados nas clulas. O autopreenchimento permite que voc digite o incio de uma srie contnua e o Excel continuar essa srie. A autoconcluso serve para incluir valores iguais em uma mesma coluna, sem a necessidade de digit-los novamente. Basta digitar o texto em uma clula e, quando digitar na mesma coluna, voc precisar digitar apenas as iniciais do texto e, quando perceber que o Excel completou o restante do texto, basta teclar ENTER e a entrada de dados ser concluda para voc.

3.2 Qual a aplicabilidade do Autopreenchimento e da Autoconcluso Imagine que voc deseja digitar um nmero sequencial comeando de 1 antes de cada nome dos seus amigos. Voc teria que digitar todos os nmeros um a um, ou pode usar o recurso de auto preenchimento, que permite digitar somente os nmeros 1 e 2 e fazer com que o Excel continue a sequncia para voc. Imagine ainda que voc tem 3 amigos com o mesmo nome, considerando apenas que voc est digitando o primeiro nome de cada um. Aps ter digitado o nome pela primeira vez, basta comear a digitar o nome novamente que o Excel se encarrega de completar o texto para voc.

3.3 Como utilizar o Autopreenchimento - Animao 1. Selecione a clula A3 e digite o valor 1. 2. Em seguida, selecione a clula A4 e digite o valor 2. 3. Agora selecione as duas clulas ao mesmo tempo. Para isso, basta que voc clique na primeira clula (A3) com o ponteiro do mouse em forma de uma cruz branca, mantenha o clique pressionado e arraste at a clula A4. Veja na figura como ficaro as duas clulas selecionadas. Lembre-se de que a primeira clula da seleo indicada apenas com uma moldura em volta: 4. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula ou seleo at que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha (Ala de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o boto esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse at a clula A6 e solte. Observe que, medida que voc vai arrastando o mouse, um quadradinho amarelo colocado ao lado da seleo, indicando qual ser o contedo daquela clula. Veja a figura: Veja abaixo o resultado final, aps soltar o clique do mouse na clula A6:

Observao Se, ao invs de selecionar uma sequncia, voc selecionar uma clula apenas, seu valor ser copiado para as outras subsequentes.

3.4 Como utilizar a Autoconcluso Suponha que voc agora tenha que digitar o nome de outro amigo que tem o mesmo nome daquele digitado na clula B1, por exemplo. Clique ento na clula B7 e, ao digitar Joa, o Excel entende que voc deseja digitar um nome igual ao que j foi digitado naquela mesma coluna e completa o nome para voc. Basta ento teclar ENTER e o nome ser colocado na clula. Mas agora, supondo que na clula B8 o nome a ser digitado Joana, ao digitar Joa o Excel ir sugerir que o nome Joaquim. Nesse caso, no tecle ENTER e continue digitando o nome normalmente. A partir da primeira letra diferente entre os dois nomes - no caso, quando voc chegar em Joan - o Excel desconsidera o nome sugerido e aceita exatamente aquele que voc est digitando no momento.

4 RENOMEANDO PLANILHAS 4.1 Para que renomear planilhas Um arquivo do Excel, ao qual ele chama de Pasta, pode possuir vrias planilhas. As mesmas vem com o nome de plan1, plan2, plan3, etc. Voc pode deix-las com esses nomes, mas o melhor seria renome-las, mantendo assim uma melhor organizao no arquivo. Se voc der um nome sua planilha que seja capaz de identificar o assunto do qual ela trata, mesmo aps vrios dias quando voc abrir o arquivo, ser possvel identificar a planilha que est precisando simplesmente visualizando seu nome. 4.2 Como renomear planilhas Uma das maneiras de renomear uma planilha dar um duplo clique na guia onde est escrito "plan1" e, em seguida, digitar o nome "telefones", por exemplo. Aps a digitao, tecle ENTER, ou clique em qualquer clula da planilha de maneira a fazer com que o cursor pare de piscar na guia. 4.3 Exercicios Voc o proprietrio da Chocolcia, uma loja que vende chocolates caseiros de diversos sabores, formas e recheios em lindas embalagens. Abra um novo arquivo no Excel e, na plan1, faa a planilha abaixo usando os recursos que voc aprendeu anteriormente. A planilha ir mostrar o produto, a quantidade vendida e o valor de custo dos chocolates no ms de janeiro. Veja a figura abaixo: 1. Comece renomeando a planilha de plan1 para Chocolcia. 2. Digite os dados da planilha. Lembre-se de que os dados das clulas de A3 at A6 no devem ser todos digitados. Utilize o recurso autopreenchimento. 3. Ajuste a largura das clulas. 4. Salve o arquivo. Crie na pasta Meus documentos uma pasta com o nome WebExcel e salve seu arquivo com o nome Curso de Excel.

5 FORMATAO 5.1 O que a Formatao faz A formatao d uma melhor aparncia planilha. Ela funciona como a maquiagem, ou o complemento de uma arrumao. Veja a barra de formatao do Excel e conhea suas principais ferramentas:

1. Caixa Fonte: Lista as fontes disponveis e permite a escolha de uma delas. 2. Caixa Tamanho da Fonte: Lista os tamanhos de fonte disponveis para a fonte selecionada na caixa Fonte. 3. Negrito: Aplica o formato negrito aos caracteres contidos na clula selecionada (clique novamente sobre ele para remover o negrito). 4. Itlico: Aplica o formato itlico aos caracteres contidos nas clulas selecionadas (clique novamente sobre ele para remover o itlico). 5. Sublinhado: Aplica um sublinhado simples aos caracteres contidos nas clulas selecionadas (clique novamente sobre ele para remover o sublinhado). 6. Alinhar esquerda: Alinha esquerda o contedo das clulas selecionadas. 7. Centralizar: Centraliza o contedo das clulas selecionadas. 8. Alinhar direita: Alinha direita o contedo das clulas selecionadas. 9. Mesclar e centralizar: Mescla as clulas selecionas e centraliza o contedo entre elas. Esse recurso muito utilizado para colocar ttulos em planilhas. 10. Estilo Moeda: Aplica o formato de moeda atualmente definido na clula selecionada. O smbolo da moeda varia de acordo com aquele que foi definido na caixa de configuraes regionais, acessada a partir do Painel de Controle do Windows. Este formato, se aplicado antes da digitao, d a impresso de que nada aconteceu na clula, mas assim que algum valor for digitado, aparecer com formato monetrio. 11. Estilo Porcentagem: Se selecionado antes de digitar o contedo da clula, quando um valor for digitado, aparecer com o formato porcentagem. Se selecionado aps o valor da clula ser digitado, ir multiplicar esse valor por 100 e acrescentar o formato porcentagem logo aps o nmero.

12. Separador de Milhares: Aplica o formato separao de milhar atualmente definido no valor da clula selecionada, colocando um ponto a cada grupo de trs nmeros e acrescentando dois zeros aps a casa decimal, caso o nmero seja inteiro. O formato do separador de milhar vai variar de acordo com o que foi definido na caixa de configuraes regionais, acessada a partir do Painel de Controle do Windows. Este formato, se aplicado antes da digitao, d a impresso de que nada aconteceu na clula, mas assim que algum valor for digitado, aparecer separado por milhares. 13. Aumentar casas decimais: Adiciona uma casa decimal ao nmero cada vez que voc clicar sobre o cone. 14. Diminuir casas decimais: Diminui uma casa decimal ao nmero cada vez que voc clicar sobre o cone. 15. Aumentar recuo: aumenta o recuo do contedo de uma clula, afastando seu contedo para a direita. 16. Diminuir recuo: Diminui o recuo do contedo de uma clula, afastando seu contedo para a esquerda. 17. Bordas: Exibe uma paleta de estilos de bordas para que voc aplique s clulas selecionadas. A seguir, a descrio dos cones de bordas na ordem em que aparecem, comeando da esquerda para a direita: Retira as bordas internas e externas das clulas selecionadas. Insere borda externa abaixo da rea de clulas selecionadas. Insere borda externa esquerda da rea de clulas selecionadas. Insere borda externa direita da rea de clulas selecionadas. Insere borda externa dupla abaixo da rea de clulas selecionadas. Insere borda externa grossa abaixo da rea de clulas selecionadas. Insere borda acima e abaixo da rea de clulas selecionadas. Insere borda externa dupla abaixo e simples acima da rea de clulas selecionadas. Insere borda dupla externa abaixo e borda simples acima da rea de clulas selecionadas. Insere bordas simples externas e internas na rea de clulas selecionadas. Insere borda externa simples na rea de clulas selecionadas. Insere borda externa grossa na rea de clulas selecionadas. 18. Cor do preenchimento: Muda a cor do preenchimento da clula. Se voc clicar diretamente no cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o boto. Voc pode ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar a cor que mais lhe agradar. 19. Cor da fonte: Muda a cor do contedo da clula. Se voc clicar diretamente no cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o boto. Voc pode ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar a cor que mais lhe agradar. 5.2 Qual a aplicabilidade da formatao Imagine que, na planilha telefones que voc construiu, o ttulo Lista de Nomes e Telefones seja negrito, fonte tamanho 14 e centralizado em relao s clulas A1, B1, C1 e D1. Voc deseja tambm que o contedo das clulas B2, C2 e D2 fique centralizado, cada um na sua clula, em negrito , itlico, fonte Arial, tamanho 12. Depois de formatada a fonte, voc quer colocar bordas de maneira que a borda externa seja mais grossa que a interna e as duas fiquem na cor verde escuro. 5.3 Como formatar celulas Animao Selecione a clula A1 e aplique as formataes Negrito, Fonte Arial e Tamanho da fonte 14. Em seguida, selecione as clulas A1, B1, C1 e D1 e clique no cone Mesclar e Centralizar para dar um efeito de ttulo da planilha. Veja a figura no momento da seleo e logo aps ter clicado no cone. Agora, selecione as clulas A2, B2, C2 e D2 e clique nos cones Centralizar e Negrito. Verifique a fonte e, se no estiver em Arial tamanho 12, selecione tambm essas opes. Ajuste a largura das colunas para que o contedo de cada clula possa ser visto totalmente. Veja como fica a planilha aps essas formataes e a indicao do cone centralizar (observe bem a diferena entre centralizar e centralizar entre colunas). Ainda necessrio colocar bordas na planilha para que ela fique mais bonita e fcil de visualizar aps ser impressa. Voc pode achar que isso desnecessrio, visto que est enxergando as linhas de grade da planilha. Mas, por padro, essas linhas no so impressas. Para melhorar a aparncia da planilha, selecione todas as clulas que contm dados (uma dica: basta selecionar uma clula da rea de dados e, em seguida, manter a tecla CTRL pressionada e pressionar a tecla "*" do teclado e toda a rea de dados ser selecionda). Em seguida, clique na setinha que fica ao lado do cone bordas e selecine o segundo item da terceira coluna:

5.4 Exercicios Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia e formate-a de acordo com a figura a seguir:

1. Use o cone Estilo Moeda para aplicar a formatao monetria nas clulas D3 at D8. 2. Centralize entre colunas o contedo da clula A1 (de A1 at D1). 3. Formate a clula A1 de maneira a ficar com fonte Verdana, Tamanho 14, negrito e cor cinza claro. 4. Formate as clulas A2, B2, C2 e D2 de maneira que o contedo de cada uma fique centralizado na clula onde se encontra, fonte Verdana, Tamanho 8, cor cinza claro. 5. Centralize o contedo das clulas A3 at A8. 6. Ajuste a largura das clulas. 7. Formate a cor de preenchimento das clulas conforme desejar. 8. Salve o arquivo. 6 VISUALIZAR IMPRESSO 6.1 Antes de Imprimir uma planilha Quando construmos uma planilha, no temos a idia exata de como ela ficar ao ser impressa. Seria improdutivo e dispendioso imprimir para ver como est a planilha, fazer as alteraes necessrias e depois imprimir novamente. um bom hbito sempre visualizar a impresso antes de imprimir planilha. O recurso visualizar impresso utilizado para se ter uma prvia de como ficar planilha aps a impresso. 6.2 O que o Visualizar Impresso faz Conforme dito anteriormente, o visualizar impresso permite que voc veja previamente como a planilha ser impressa, e ainda possui recursos que possibilitam configurar o lay out da pgina. No visualizar impresso, voc tem um "atalho" para o recurso configurar pgina, disponibilizando a grande maioria dos recursos encontrados l, e ainda pode imprimir assim que a planilha estiver de acordo com o que voc deseja. 6.3 Qual a aplicabilidade do Visualizar Impresso Voc deve sempre utilizar o visualizar impresso antes de imprimir uma planilha para ter uma viso geral de como ela ficar depois de impressa. atravs deste recurso que voc pode verificar se as margens esto de acordo com o que voc deseja, se a planilha est centralizada corretamente, se o contedo do cabealho e rodap est de acordo com o que voc precisa, etc. Voc pode ainda configurar diversos desses recursos e com a vantagem de, logo aps a configurao, poder visualizar imediatamente o resultado, alterar novamente caso no lhe agrade, voltar a visualizar at que tudo esteja de acordo. E pela mesma tela voc pode tambm imprimir a planilha. 6.4 Como Visualizar Impresso Para visualizar a impresso, voc precisa ter uma planilha aberta no Excel. Portanto, abra seu arquivo Curso de Excel (c:\Meus Documentos\Iniciais do seu nome\Curso de Excel) e selecione a planilha Telefone que voc comeou a construir nos outros mdulos. A forma como as pginas so exibidas na janela de visualizao depende das fontes e cores disponveis, da resoluo da impressora e das cores disponveis. E se a planilha tiver um grfico incorporado (recurso que ser visto mais adiante), e o mesmo estiver selecionado, o visualizar impresso exibir somente o grfico, significando que somente ele ser impresso. Clique no cone Visualizar impresso que se encontra na barra de ferramentas padro ou escolha o menu Arquivo / Visualizar impresso. Conforme voc pode ver, h muito a melhorar antes de imprimir a planilha. Detalhes de configurao de pgina como centralizar a planilha na pgina, configurar o tamanho do papel e das margens, personalizar cabealho e rodap, podem ser feitos atravs do boto "Configurar..." que se encontra na barra superior da tela. 6.5 Entendendo a tela do Visualizar Impresso Barra de Status a barra que se encontra na parte inferior da tela, logo abaixo da pgina. Serve para indicar o Status do visualizar impresso. Barra de opes A barra de opes fica acima da visualizao da pgina. atravs dela que voc poder navegar atravs das pginas, aumentar ou diminuir o zoom para visualizao, configurar a pgina, etc. Veja a figura abaixo e conhea, a seguir, cada um de seus itens.

Prxima: Clicando em prxima, ser exibida a prxima pgina da planilha. Quando esse item est desativado, significa que a planilha s tem uma pgina, ou que voc est visualizando a ltima pgina da planilha. Anterior: Clicando em anterior, voc exibir a pgina anterior da planilha. Quando esse item est desativado, significa que a planilha s tem uma pgina, ou que voc est visualizando a primeira pgina da planilha.

 Zoom: Clicando em zoom, voc alterna entre uma visualizao do tamanho da tela da planilha e uma visualizao ampliada. Esse recurso no altera o tamanho da planilha no momento da impresso. Ele exclusivo para efeito de visualizao na tela. Outra forma de alternar entre uma visualizao do tamanho da tela e da planilha ampliada clicando com o mouse sobre qualquer rea da planilha. Imprimir: Clicando sobre imprimir, voc poder definir as opes de impresso e, em seguida, imprimir a planilha selecionada. Configurar: Clicando em configurar, voc poder definir as opes que controlam a aparncia da planilha impressa (voc ver, a seguir, cada opo do configurar detalhadamente). Margens: Clicando em margens uma vez, voc exibe as alas de margem. Posicione seu mouse sobre elas, aguarde at que ele vire uma seta dupla, mantenha o clique pressionado e arraste para ajustar as margens da planilha, do cabealho e rodap e a largura das colunas. Clicando pela segunda vez em margens, voc oculta as alas. Visualizar quebra de pgina / Modo de exibio Normal: clicando no visualizar quebra de pgina, voc alterna para a visualizao da quebra de pgina na planilha, podendo ajust-la na planilha ativa. Voc pode ainda redimensionar a rea de impresso e editar a planilha. Para voltar ao modo de exibio normal, clique no menu Exibir/Normal e clique novamente no cone Visualizar impresso para continuar visualizando a impresso da planilha. Se voc estava no modo quebra de pgina e visualizou impresso, clique em Modo de exibio normal para visualizar a planilha ativa no modo normal. Fechar: Clicando em Fechar, voc fecha a janela de visualizao de impresso e volta visualizao anterior da planilha ativa. Ajuda: Clicando em ajuda, ser apresentada uma janela na tela com ajuda para cada um dos itens citados acima. Agora clique no boto configurar para aprender um pouco sobre as opes de configurao da planilha. Surgir a seguinte tela: Logo abaixo da barra de ttulos "Configurar Pgina", so exibidas as guias de opes de configurao da pgina: 1. Pgina: Exibe a janela com opes para configurao da pgina da planilha. 2. Margens: Exibe a janela com opes para configurao das margens da planilha, alm das opes para centralizar a planilha no papel. 3. Cabealho e Rodap: Exibe a janela com opes para personalizar o cabealho e o rodap da planilha. 4. Planilha: Exibe a janela com opes para a configurao da planilha. Algumas opes estaro desativadas, mas podero ser acessadas atravs do menu Arquivo/Configurar pgina, que se encontra no modo de edio da planilha (para voltar a esse modo, clique no boto Fechar). 6.6 Guia Pgina Orientao: Determina a orientao do papel para retrato (vertical) ou paisagem (horizontal). Na figura a seguir, na planilha "Telefones", voc pode perceber melhor a diferena entre as duas formas de orientao. Dimensionar: Permite ajustar a planilha de maneira a reduzir ou ampliar seu tamanho. muito utilizado quando voc tem uma planilha que ocupa mais de uma pgina, e na ltima pgina fica apenas uma pequena parte, uma coluna ou duas colunas, por exemplo, ou uma ou pouco mais linhas. Nesse caso, voc pode marcar a opo que reduz a porcentagem, diminuir e ir fazendo testes, ou ainda marcar a opo que permite determinar qual a quantidade mxima de pginas a serem impressas na largura (refere-se ao caso de colunas sobrando), e qual a quantidade mxima da pginas a serem impressas na altura (refere-se ao caso de linhas sobrando). Boto Opes...: Acessa as configuraes da impressora. Essas configuraes iro variar de acordo com a impressora instalada. O boto Opes ser apresentado nas telas de todas as guias. Tamanho do papel: Permite configurar o tamanho do papel que ser usado na impresso. Verifique se nas configuraes da impressora o papel definido possui tambm esse tamanho. Qualidade da impresso: Permite que voc selecione a resoluo, em pontos por polegada (DPI), que aparecer na pgina impressa. Quanto maior o nmero, melhor a qualidade. Nmero da primeira pgina: Permite que voc determine um nmero diferente de 1 para iniciar a numerao de pginas da planilha. Esse nmero aparecer na primeira pgina e nas pginas seguintes a numerao ser seqencial, mas partir do nmero determinado na primeira pgina. Para que o nmero de pgina seja impresso, ainda necessrio inserir no cabealho ou no rodap, o que ser visto a seguir. Para a planilha Telefones, selecione na guia pgina as seguintes opes: Orientao paisagem; ajustar para 100% do tamanho normal; Tamanho do papel: A4; Qualidade da impresso 300dpi (se no houver escolha a maior que for mostrada) e Nmero da primeira pgina Automtico. Voc pode configurar todas as guias e somente depois clicar no OK. A mudana de uma guia para outra no significa que se v perder as configuraes feitas anteriormente. Mas se quiser ver como planilha est ficando, clique no boto OK e, em seguida, volte a clicar no boto Configurar para continuar aprendendo sobre as outras guias.

6.7 Guia Margens 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Superior: Permite definir o tamanho da margem superior. Inferior: Permite definir o tamanho da margem inferior. Esquerda: Permite definir o tamanho da margem esquerda. Direita: Permite definir o tamanho da margem direita. Cabealho: Permite definir o tamanho do cabealho em relao ao topo da pgina. Rodap: Permite definir o tamanho do rodap em relao base da pgina. Centralizar na pgina: Horizontal: centraliza a planilha horizontalmente na pgina. Vertical: centraliza a planilha verticalmente na pgina. Selecione nessa guia as seguintes opes: Margens superior, inferior, esquerda e direita = 3; Cabealho e Rodap, 1,5; Centralizar na pgina horizontalmente. Agora, clique em Ok e veja como a planilha est ficando. Repare que ela est centralizada somente no sentido horizontal. Clique novamente no Configurar e na guia Margens (se essa foi a ltima guia selecionada antes do OK, o Excel j abrir a janela Configurar Pgina com ela selecionada). Selecione a opo centralizar verticalmente. Ela agora comea a tomar um aspecto mais profissional, mas est muito no centro da pgina no sentido vertical. Para fazer com que ela no fique muito no alto nem to no centro, voc pode usar uma combinao de recursos. Clique novamente em configurar e, na guia Margens, desmarque a opo Centralizar na pgina Vertical e altere o valor da margem superior para 5. Clique em OK para ver como a planilha est ficando. Em seguida, clique novamente em Configurar para aprender mais recursos.

6.8 Guia Cabealho e Rodap Na janela acima, alm dos itens indicados pelas setas, voc ainda percebe que existem os botes e , aos quais vamos dar uma ateno especial. O que caracteriza um cabealho ou um rodap, alm deles serem inseridos dentro das margens superior e inferior respectivamente, que tudo que for digitado ou inserido no cabealho ou no rodap aparecer em todas as pginas da planilha. As personalizaes de cabealho e rodap so idnticas. A nica coisa que difere os dois que tudo que for feito a partir do Personalizar cabealho ir aparecer no topo da pgina, e a partir do Personalizar rodap, na base da pgina. Clique no boto Personalizar cabealho. Formatar fonte (o texto a ser formatado deve ser selecionado antes). Inserir o nmero da pgina corrente. Suponha que sua planilha tenha 3 pginas. Se voc digitar o nmero 1 no cabealho ou no rodap, esse nmero aparecer nas trs pginas. Significa que na pgina 2 voc ver o nmero 1, e o mesmo acontecer na pgina 3. A funo inserir nmero de pgina vem justamente solucionar esse problema, fazendo com que o nmero da pgina corrente seja inserido em cada uma. Significa que na planilha com 3 pginas, o nmero 1 ser inserido na pgina 1, 2 na pgina 2 e 3 na pgina 3. Ao inserir o nmero da pgina no cabealho ou rodap, voc ver na tela acima &[pgina] exatamente no local onde o seu cursor estava piscando quando clicou no inserir nmero de pgina. essa funo que ser substituda pelo nmero de cada pgina. Aps clicar em todos os OK necessrios e voltar a visualizar a impresso, poder ver exatamente como o resultado ser impresso. Inserir o total de pginas do documento. Naquela planilha de 3 pginas, imagine que voc precisa mostrar no rodap o seguinte: pgina 1 de 3 na primeira pgina, pgina 2 de 3 na segunda e pgina 3 de 3 na terceira. Nesse caso, voc poderia at digitar o nmero 3, mas para isso teria que saber exatamente quantas pginas a planilha tem. Imagine agora que, depois de digitar o 3, voc visualizou a planilha e percebeu que na pgina 3 h apenas uma coluna. Voc j sabe que pode reduzir o nmero de pginas atravs da guia Pginas do visualizar impresso. Nesse caso, bastaria clicar no Ajustar para 2 pginas de largura por 1 de altura e clicar em OK. Mas como voc digitou o total de pginas, precisaria se lembrar disso e configurar novamente o rodap para alterar o valor digitado. Esse ltimo trabalho poderia ter sido poupado se voc tivesse inserido o total de pginas do arquivo atravs da funo, e no digitado o valor. Ainda poderamos levar em considerao que uma planilha muitas vezes pode crescer, visto que voc pode vir a acrescentar novos dados. Dependendo da quantidade de dados, ela pode passar a possuir mais pginas. Mais uma vez, voc teria que alterar a configurao do rodap. Ao inserir o total de pginas do arquivo no cabealho ou no rodap, voc ver na tela acima &[pginas] exatamente no local onde o cursor estava piscando quando clicou no cone correspondente. Aps clicar em todos os OK necessrios e voltar a visualizar a impresso, poder ver exatamente como ser impresso. Insere a data corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[data] no local onde ela for inserida. A vantagem de se inserir a data do sistema operacional que, toda vez que voc for imprimir o arquivo, ele ir atualizar a data independente de quando tenha sido feito. Mas ateno: se voc deseja que a data da impresso seja sempre a mesma, aquela na qual a planilha foi construda, voc deve digitar a data e no inseri-la. Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[hora] no local onde ela for inserida. A vantagem de se inserir a hora do sistema operacional que, toda vez que voc for imprimir o arquivo, ele ir atualizar a hora independente de quando tenha sido feito. A atualizao da hora feita no momento da impresso. Isso significa que voc no ver as horas correrem na tela. Mas ateno: se voc deseja que a hora da impresso seja sempre a mesma, aquela na qual a planilha foi construda, voc deve digit-la e no inseri-la.

Insere o nome do arquivo que contm a planilha. Aparecer &[arquivo] no local onde o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[arquivo] no local onde for inserido. Insere o nome da guia da planilha (aquele que voc digitou no lugar de plan...) no local onde o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[guia] no local onde for inserido. muito comum ver o nome do arquivo e da guia da planilha num local bem discreto, geralmente no canto inferior direita, com tamanho de fonte bem pequeno, de forma que no chame a ateno. Mas no caso de voc ter a planilha impressa e precisar fazer alguma alterao ou imprimi-la novamente, ser fcil localiz-la. Voc deve ter percebido que o cabealho e o rodap esto divididos em trs sees cada um. possvel digitar um texto e/ou inserir uma ou mais funes citadas anteriormente em qualquer uma das sees. A diferena entre as sees a seguinte: Seo esquerda: tudo que for inserido ou digitado na seo esquerda fica na margem superior ou inferior esquerda e seu alinhamento ser esquerda. Seo central: tudo que for inserido ou digitado na seo central fica na margem superior ou inferior central e seu alinhamento ser centralizado em relao ao ponto onde o cursor estiver piscando. Seo direita: tudo que for inserido ou digitado na seo direita fica na margem superior ou inferior direita e seu alinhamento ser direita. Aproveite que voc est posicionado no personalizar cabealho e personalize o cabealho da planilha telefone. Na seo esquerda, insira a hora corrente (clicando no cone inserir hora ); na seo central, insira o nome da planilha (clicando no cone inserir guia da planilha); em seguida, selecione o &[guia] com o mouse e formate a fonte (clicando no cone formatar fonte ) mudando o Tamanho para 14, negrito e itlico. Em seguida, clique em OK da janela formatar fonte; na seo direita, insira a data corrente (clicando no cone inserir data ). Clique no OK da janela Cabealho e veja que voc j tem uma prvia de como ficar o cabealho. Agora, clique no personalizar rodap e na seo central digite a palavra "pgina" em seguida, insira o nmero da pgina (clicando no cone inserir nmero da pgina), digite "de" e insira o total de pginas (clicando no cone inserir total de pginas). Clique na seo direita e insira o nome do arquivo (clicando no cone inserir nome do arquivo ), coloque uma barra invertida "\", e clique no cone inserir guia da planilha . Agora, selecione com o mouse o que foi inserido na seo direita e formate a fonte para Arial, Tamanho 8 e clique em OK. Clique no OK da janela Rodap e, em seguida, no OK da janela configurar pgina para ver o resultado final na planilha. 6.9 Guia Planilha Conforme dito anteriormente, voc pode perceber na guia planilha que algumas opes esto desativadas. Elas s podero ser acessadas atravs do menu Arquivo/Configurar pgina, que voc ver mais adiante no seu curso. Procure entender agora apenas as opes que esto disponveis. Imprimir: 1. Linhas de grade: Quando esse item for marcado, as linhas de grade da planilha sero impressas. Experimente marc-lo e clique em OK para visualizar. Em seguida, volte para a tela anterior. 2. Preto e branco: Imprime toda e planilha em preto e branco, usando a escala de cinza para imprimir o que for colorido. 3. Qualidade de rascunho: Como o prprio nome diz, imprime numa qualidade de rascunho. uma qualidade inferior, onde alguns itens - como as linhas de grade (quando marcadas) - no so impressos. Mas, em contrapartida, reduz o tempo de impresso e consome menos tinta da impressora. 4. Cabealhos de linha e coluna: Imprime os nmeros das linhas e as letras das colunas. interessante que voc marque essa opo, clique em OK e visualize a impresso do cabealho de linha e coluna. Ordem da Pgina: Controla a ordem de impresso e a numerao das pginas de uma planilha que possui mais de uma pgina. 1. Abaixo e direita: A impresso e a numerao comeam na primeira pgina, seguindo para a que est imediatamente abaixo dela. Quando completar a primeira coluna de pginas, passa para a segunda. Veja a figura a seguir: 2. A direita e abaixo: A impresso e a numerao comeam na primeira pgina, seguindo para a que est do lado direito dela at completar a linha, quando passa para a segunda linha. Veja a figura a seguir:

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AREA DE IMPRESSAO

7.1 Para que definir area de impressao Definir rea de impresso permite que voc defina na planilha apenas uma rea para ser impressa. Assim, os dados da planilha que no fizerem parte daquela rea no aparecero no momento da impresso. Muitas vezes voc possui uma planilha, mas no deseja imprimir todos os dados dela. Para que no seja necessrio criar outra planilha ou apagar alguns dados da planilha, basta definir a rea que dever aparecer quando a planilha for impressa. Durante a impresso, os dados que fazem parte dessa rea sero impressos, mantendo toda a sua formatao. 7.2 Como definir Area De Impressao Voc possui mais de uma maneira de definir a rea de impresso. Vamos ver primeiramente a mais simples delas: Abra o arquivo Curso de Excel e clique na guia da planilha Telefones. Suponha que voc precise imprimir o nome e telefones residencial e celular do Joaquim, Raimunda e Josefina para entregar a um amigo que conhece os trs. Voc no quer apagar os outros nomes da planilha nem digitar dos dados novamente. Selecione o intervalo de clulas A1 at F5. Em seguida, clique no menu Arquivo / rea de impresso e veja que ele possui duas opes: Definir rea de impresso e Limpar rea de impresso. A opo Definir rea de impresso define exatamente a rea selecionada como sendo a rea que dever ser impressa. Como voc j selecionou a rea desejada, clique nessa opo e veja que o Excel marcou sua planilha atravs de uma rea pontilhada para determinar a rea de impresso. Visualize a impresso e observe que o intervalo de clulas A6 at D8 foi omitido pois ficou fora da rea de impresso. Aps imprimir a planilha dessa forma, pode ser necessrio remover a rea de impresso. Para isso, basta clicar no menu Arquivo / rea de impresso / Limpar rea de impresso. No necessrio se preocupar com seleo de clulas para retirar a rea de impresso. Visualize novamente a planilha e poder constatar que, aps limpar a rea de impresso, toda a planilha volta a ser visualizada, o que significa que poder ser totalmente impressa. 8 CONFIGURAO DE PGINA

8.1 O que configurar pgina e qual sua Aplicabilidade O recurso configurar pgina permite que voc defina configuraes para a pgina, margens, cabealho e rodap e para a planilha. A maioria desses recursos fica disponvel tambm ao clicar no boto configuraes quando se visualiza a impresso de um documento, conforme voc j viu no mdulo anterior. Mas voc pode constatar que, atravs do visualizar impresso, alguns recursos esto desabilitados, mas quando acionados atravs do configurar pgina, os mesmos se encontraro habilitados. Alm de tudo que voc viu anteriormente com relao ao configurar pgina, ainda possvel definir a rea de impresso atravs dele, selecionar linhas que sero consideradas como ttulos, selecionar linhas e colunas que se repetiro em todas as pginas da planilha e imprimir comentrio (recurso que voc ver posteriormente). 8.2 Como configurar pgina Com a guia da planilha Telefones selecionada, clique no menu Arquivo / Configurar pgina. Voc pode reparar que a tela praticamente igual quela vista atravs do boto configurar que se encontra na tela de configurar impresso. Na guias Pgina, Margens e Cabealho/Rodap, a nica diferena que surgem os botes Imprimir e Visualizar Impresso. Ao clicar no boto Imprimir, surge uma nova janela com opes que permitem configurar a impresso da planilha. Veja a figura A mesma janela (Imprimir) surge quando voc clica no menu Arquivo / Imprimir. Impressora: permite que voc selecione a impressora com a qual deseja imprimir (no caso de ter mais de um drive de impressora instalado). Intervalo de impresso: Especifica quais as pginas na planilha selecionada que devem ser impressas. 1. Tudo: Imprime todas as pginas na planilha selecionada. 2. Pgina(s): Imprime o intervalo de pginas especificado nas caixas "De" e "At". Os nmeros de pginas selecionados nas caixas "De" e "At" afetam a determinao de quais clulas sero impressas, e no a numerao das pginas em que sero impressas. Para

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mudar a numerao de pginas impressas, especifique um nmero na caixa "Nmero da primeira pgina" da guia Pgina na caixa de dilogo Configurar Pgina. Imprimir: 1. Seleo: Imprime somente a rea selecionada previamente na planilha. 2. Planilha(s) selecionada(s): Imprime as planilhas cujas guias estiverem selecionadas. Para selecionar mais de uma guia de planilha, utilize as teclas SHIFT (para uma seleo em sequncia) e CTRL (para uma seleo alternada). 3. Pasta de trabalho inteira: Imprime todas as planilhas da pasta de trabalho. No caso do arquivo Curso de Excel, seriam impressas as planilhas Telefones, Escolinha e Chocolcia. Cpias: 1. Nmero de cpias: Permite que voc determine quantas cpias deseja imprimir para a planilha em questo. 2. Agrupar: Permite agrupar a impresso para planilhas que tenham mais de uma pgina. Imagine que a planilha Telefones tenha tantos nomes que possui 10 pginas. Voc precisa imprimir 5 cpias dessa planilha. Se a opo agrupar estiver desmarcada, ao mandar imprimir, voc ver que sero impressas 10 cpias da pgina 1, em seguida 10 cpias da pgina 2, e assim por diante. Com essa opo marcada, ser impressa uma cpia completa da planilha, da pgina 1 at 10, depois uma segunda cpia completa da planilha e assim por diante, o que facilitar muito no momento que voc for separar essas cpias. Cancele essa janela e clique agora no boto Visualizar impresso. Voc ver que ele abrir a tela de visualizar impresso, que foi vista no mdulo anterior. Feche o visualizar impresso e clique novamente em Arquivo / Configurar Pgina. Clique na guia Planilha e veja que os itens que estavam desabilitados quando chegamos a essa tela pelo visualizar impresso, agora esto habilitados. rea de impresso: Especifique o intervalo de planilha a ser impresso. Use esta opo sempre que desejar imprimir um intervalo especfico de uma planilha. Para especificar uma rea de impresso, clique sobre o quadradinho direita da caixa rea de impresso, depois arraste pelas reas da planilha que deseja imprimir. Veja a figura:

Na caixa rea de impresso, voc tambm pode digitar referncias de clulas ou nomes correspondentes s reas na planilha. Por exemplo: para especificar as clulas no adjacentes A1:B5 e D1:E5, clique na caixa e digite a1:b5, d1:e5. Estas reas no adjacentes sero impressas em pginas separadas. A1:B5 significa A1 at B5 e assim por diante. Imprimir ttulos: Selecione os ttulos de impresso para as planilhas selecionadas. Os ttulos so impressos como ttulos somente depois que as linhas e colunas que os contm terem sido impressas. Por exemplo: se voc selecionar uma linha ou coluna na segunda pgina como ttulos de impresso, os ttulos sero impressos apenas a partir da terceira pgina. Linhas a repetir na parte superior: Selecione a caixa e depois, na planilha, selecione a linha a ser utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode selecionar linhas adjacentes mltiplas. Colunas a repetir esquerda: Selecione a caixa e depois, na planilha, selecione a coluna a ser utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode selecionar colunas adjacentes mltiplas. Imprimir Comentrio: Imprime os comentrios criados na planilha. Por padro, nenhum, mas se quiser, voc pode definir a impresso no final da planilha ou onde o comentrio foi criado. 9 CLASSIFICAR DADOS

9.1 O que classificar dados e qual sua aplicabilidade Classificar, no Excel, significa ordenar os dados da planilha. O Excel possui uma classificao em ordem ascendente ou descendente, permitindo que voc escolha por qual coluna deseja que os dados sejam classificados, alm de permitir uma classificao dentro de outra. Se voc tem uma planilha - por exemplo, a de Telefones - e deseja exibir esses dados em ordem alfabtica, ser necessrio fazer primeiro uma classificao dos dados. 9.2 Como classificar dados Animao Para classificar os dados, clique na guia da planilha Telefones. No necessrio selecionar toda a planilha (o Excel far isso para voc), mas voc precisa estar com pelo menos uma clula da rea de dados selecionada, e os dados devem estar em forma de banco de dados. Para isso, insira uma linha antes da linha 2. Clique no ttulo 2 com o boto direito do mouse e selecione Inserir. Clique no menu Dados / Classificar e veja a janela que surge: Preencha as diversas opes da caixa de dilogo abaixo conforme as orientaes abaixo relacionadas: O Excel usa a seguinte ordem para classificao crescente: Clulas vazias. Nmeros. Texto e texto que inclua nmeros (CEPs, nmeros de peas etc.). Valores de erro. Valores lgicos.

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A classificao decrescente inverte a ordem anterior, exceto pelas clulas vazias, que sempre so classificadas por ltimo. Se o resultado da classificao no for o esperado, examine o tipo dos dados que voc est classificando. Para obter melhores resultados, certifique-se de que todas as clulas de uma coluna contenham o mesmo tipo de dados. Digite os dados como nmeros ou como texto, mas evite digitar nmeros em uma clula e texto na seguinte. As opes so: Classificar por Permite que voc escolha a coluna segundo a qual deseja classificar os dados, e que selecione as opes crescente ou decrescente para a ordem de classificao. Selecione a opo Classificar por Nome. Selecione o boto de opo Crescente para colocar o menor nmero, o incio do alfabeto ou a data mais antiga em primeiro lugar na lista de itens classificados. Selecione o boto de opo Decrescente para colocar o maior nmero, o final do alfabeto ou a data mais recente em primeiro lugar na lista de itens classificados. No caso da planilha Telefone, selecione Crescente para que os nomes fiquem em ordem alfabtica. Em seguida, por Duas caixas adicionais permitem que voc especifique a ordem de classificao das linhas, caso haja itens repetidos na coluna especificada anteriormente. Selecione o boto de opo Crescente ou Decrescente em cada caixa para determinar a ordem dos dados. Minha lista tem Determina se a primeira linha da lista ser includa ou excluda quando os dados forem classificados. Se a lista possuir rtulos de coluna, a opo Linha de cabealho ser selecionada e a primeira linha ser excluda. Essa opo deve estar marcada para a planilha Telefone. Selecione o boto de opo Nenhuma linha de cabealho para incluir a primeira linha na classificao. Opes Exibe a caixa de dilogo Opes de Classificao a partir da qual voc pode: Alterar a orientao da classificao de De cima para baixo e Da esquerda para a direita. Especificar uma classificao que faa distino entre letras maisculas e minsculas. Especificar uma ordem de classificao para a coluna especificada na caixa Ordem de classificao da primeira chave. Clique no boto OK e observe se a planilha ficou classificada Observe que a coluna A ficou desordenada, visto que o nmero precisou acompanhar o nome. Voc pode renumerar essa coluna, ou ainda exclu-la. Com no precisamos mais utiliz-la, vamos exclu-la. Clique na clula A2 e, em seguida, no menu Editar / Excluir. Observe que surge a janela Excluir. Selecione Coluna inteira e clique em OK. Voc perceber que o titulo da planilha, Lista de Nomes e Telefones tambm sumiu. Isso porque a coluna A foi excluda e o ttulo foi digitado na clula A1. Basta digit-lo novamente. Salve as alteraes feitas no arquivo para que possa utiliz-lo posteriormente. 9.3 Exercicios Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. 1. Insira uma linha antes da linha 2. 2. Classifique por Produto em ordem crescente. 3. Exclua a coluna A e digite novamente o ttulo na nova clula A1. 4. Veja como a planilha ficou:

5. 6. 7. 8. 9.

Defina a rea de impresso de forma que sejam impressas as clulas A1:C6. Imprima 2 cpias (caso tenha uma impressora conectada ao micro). Limpe a rea de impresso. Selecione o intervalo de clulas A3:C8 e formate com cor de preenchimento cinza claro. Clique em Fechar e salve o arquivo.

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10 GRAFICO 10.1 O que o Grfico faz e qual sua aplicabilidade O grfico permite que voc visualize mais claramente dados da planilha. Afinal, sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O grfico gera uma imagem permitindo comparao entre valores atravs de visualizao grfica, como o prprio nome diz. Imagine que voc est fazendo um curso de informtica dividido em quatro mdulos, e precisa atingir uma mdia de 70 pontos em cada mdulo. Voc j concluiu o curso e foram divulgadas suas notas em forma de planilha e de grfico, nesse caso representado por barras verticais. No grfico, foi destacada uma linha no valor da mdia. Fica visualmente mais fcil para voc visualizar seu rendimento atravs da representao grfica Alm disso, ao construir um grfico no Excel, o mesmo originado a partir de uma planilha previamente construda, e fica de certa forma "ligado" a ela. Isso significa que qualquer alterao feita na planilha ser automaticamente atualizada no grfico. 10.2 O Auxiliar Grfico - Animao Vamos construir uma nova planilha para posteriormente fazer o grfico de seus dados. Repare que voc no deve ter mais nenhuma planilha disponvel, mas como foi dito em mdulos anteriores, possvel inserir uma nova planilha no arquivo a qualquer momento. Caso o arquivo Curso de Excel no esteja aberto, abra-o (lembre-se que ele est em c:\Meus Documentos\ iniciais do seu nome\ Curso de Excel) e, com qualquer guia de planilha selecionada, clique no menu Inserir e selecione a opo Planilha. Repare que foi inserida uma nova planilha imediatamente esquerda daquela que estava selecionada. Renomeie a planilha para Curso Informtica e construa-a de acordo com a figura a seguir: Agora vamos fazer o grfico das notas da Mariazinha. Antes de qualquer coisa, voc precisa selecionar a rea da planilha que ser necessria para a confeco do grfico. Para isso, sempre bom idealizar antes como voc deseja que o grfico fique. Nas primeiras vezes, faa at mesmo um esboo do grfico e veja exatamente quais dados da planilha voc precisou consultar para fazer seu esboo. Esses sero os dados selecionados. Para que o Excel gere o grfico contendo os nomes dos cursos e as notas tiradas em cada curso, devemos selecionar o intervalo de clulas A2:D3. Faa ento essa seleo e, em seguida, clique no cone Assistente de grfico. O assistente de grfico abre a janela Assistente de grfico etapa 1 de 4 tipo de grfico, o que significa que voc est na primeira etapa de uma srie de 4 e que essa primeira recebe o nome tipo de grfico. Nessa etapa, voc deve selecionar o tipo do grfico que deseja construir. Veja a figura a seguir:

Na figura acima, clique nos tipos de grfico para conhec-los e tambm conhecer seus subtipos. Para a nossa planilha Curso de Informtica, vamos selecionar o tipo Colunas e o subtipo Colunas agrupadas, conforme a figura. Depois de selecionadas as opes, voc pode pressionar e manter o boto para ter uma prvia visualizao do grfico. Em seguida, clique no boto Avanar para passar etapa 2 da construo do grfico: dados de origem do grfico. Essa etapa mostra o intervalo de dados que voc selecionou previamente para a construo do grfico. Caso voc verifique que esse no o intervalo correto, pode alter-lo no prprio assistente de grfico, bastando para isso clicar no quadradinho ao lado do intervalo de dados (a janela da etapa 2 de 4 minimizada), selecionar a rea desejada e clicar novamente no quadradinho para maximizar a janela do assistente de grfico e continuar a sua construo. Voc

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pode ainda cancelar a construo do grfico voltando sua planilha, selecionar novamente os dados e recomear a confeco do grfico atravs do assistente. Veja a seguir a figura janela de etapa 2 de 4.

Escolha as opes conforme a figura e clique em avanar, chegando etapa 3 de 4 opes de grfico. Como o nome diz, nessa etapa voc pode escolher opes para o seu grfico como o ttulo, a localizao da legenda ou ainda se no deseja que a mesma aparea, exibir ou no eixos X e Y, quais as linhas de grade que deseja visualizar, mostrar valores ou rtulos de dados, mostrar ou no a tabela de dados selecionada juntamente com o grfico. Vamos ver essas opes. Cada uma est numa guia diferente, e vamos percorrer todas elas para que voc possa entender cada uma. Repare as vrias guias e veja que a guia Ttulo est selecionada. Vamos comear por ela. Caso voc esteja com outra guia selecionada, clique na guia Ttulo para que veja a mesma tela da figura. Observe que, para passar de um campo para outro, voc no deve teclar ENTER, pois acionaria o boto Avanar. Tecle TAB ou, se preferir, clique com o mouse no campo desejado. Ttulo do grfico: Digite aqui o ttulo do grfico (Digite "Curso de Informtica"). Eixo das categorias (X): Digite o ttulo que aparecer no eixo X (Digite: "Mdulos"). Eixo dos Valores (Y): Digite o ttulo que aparecer no eixo Y (Digite: "Notas"). Eixo das segundas categorias (X) e dos segundos valores (Y): Essas opes esto desativadas porque o grfico em questo no possui mais de duas dimenses. Agora, clique na guia Eixos e ver uma janela conforme a figura a seguir.

Experimente desmarcar as opes Eixo das categorias (X) e Eixo dos valores (Y) e observe, no exemplo do grfico, o que acontece. Veja a figura a seguir: Marque novamente essas opes, se preferir, e clique na guia Linhas de grade. Esta guia permite que voc exiba ou oculte as linhas de grade principais e secundrias para os eixos X ou Y. Em alguns grficos, pode parecer confuso exibir todas essas linhas de grade, mas dependendo da necessidade e da preciso do grfico, pode ser de extrema importncia. Veja a figura acima e experimente marcar uma a uma as opes: Clique na prxima guia, Legenda. Nela voc pode determinar se deseja ou no que a legenda seja exibida, e selecionar o local onde a mesma deve aparecer. Veja a figura e, no caso do grfico que est sendo construdo, como a

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legenda no traz nenhuma informao relevante, desmarque essa opo. Voc ver que o grfico vai parecer mais claro, mas ateno: muitas vezes a legenda pode ser de extrema importncia para um melhor entendimento do grfico. Clique na guia Rtulos de dados. Nessa guia voc poder definir se deseja ou no que rtulos ou valores sejam mostrados diretamente no grfico. Muitas vezes, isso pode ajudar na interpretao do grfico, mas em outras pode confundir. Experimente todas as opes mas, ao final, deixe marcada a opo Mostrar valor que, para o grfico em questo, parece ser bastante interessante. A nota de cada mdulo ser mostrada acima da barra que representa aquele mdulo. Veja a figura a seguir:

A ltima guia da Etapa 3 de 4 Tabela de dados. Essa guia permite exibir, junto ao grfico, os dados que foram selecionados para a confeco do mesmo. No caso de uma planilha muito grande, onde apenas alguns valores foram utilizados na confeco do grfico, essa opo muito utilizada. Veja ainda que ela permite mostrar o cdigo da legenda junto tabela de dados. Experimente marcar e desmarcar as opes disponveis para poder perceber melhor o que elas mostram ou ocultam. No nosso caso, vamos deixar desmarcada a opo Mostrar tabela de dados. Veja na figura a seguir como ficaria caso deixssemos marcada essa opo e a Mostrar cdigos de legenda. Observe ainda que a opo Mostrar cdigos de legenda s estar habilitada quando a opo Mostrar tabela de dados estiver marcada. Agora clique no boto Avanar e surgir a Etapa 4 de 4 local do grfico. Nessa etapa, voc deve determinar o local onde o grfico que voc criou ser inserido. Voc pode escolher dois locais: Como nova planilha: voc estar criando uma nova guia de planilha e deve dar o nome a ela no local onde est sendo sugerido Grfico1. Nesse caso, o grfico ocupar uma planilha s para ele mas, mesmo assim, continuar vinculado planilha de origem, o que significa que toda alterao feita na planilha afetar tambm o grfico. Como objeto em: voc estar inserindo o grfico como um objeto na planilha escolhida. Repare que uma lista Drop Down permite que voc escolha em qual planilha deseja inserir o grfico, e j est sendo sugerida a planilha que contm os dados que foram utilizados para a confeco do mesmo. Faa como a figura a seguir, que mostra a seleo da opo Como nova planilha e foi dado a ela o nome de planilha Grfico Mariazinha. Em seguida, clique no boto Concluir. Observe que, como voc j est na ltima etapa do Assistente de grfico, o boto Avanar est desabilitado. A planilha Grfico Mariazinha foi criada e seu grfico foi inserido nela. Agora, observe que o grfico j vem com padres de fonte e cores definidos, mas voc pode alter-los a qualquer momento. Para isso, basta dar um clique

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no local onde deseja mudar e selecionar as alteraes a serem feitas. importante ressaltar que alguns dados no podem ser alterados independentemente de outros. Por exemplo: ao alterar o tamanho da fonte de uma nota, voc estar alterando o de todas ao mesmo tempo. Clique uma vez sobre a nota 10 e repare que ela no fica selecionada, mas a barra que a contm fica marcada. Altere o tamanho da fonte para 14 e veja o resultado. Clique agora sobre a palavra Word e, mais uma vez, repare que ela tambm no ficou selecionada, e o eixo dos valores (Y) ficou marcado. Altere o tamanho da fonte para 14 e marque o cone Negrito. Selecione, a seguir, a nota 70, que se encontra acima da barra Word. Repare que todas as notas acima das barras foram selecionadas. Altere o tamanho da fonte para 14 e marque o cone Itlico. Clique uma vez sobre o ttulo do grfico "Curso de Informtica", altere o tamanho da fonte para 20 e selecione o cone Negrito. Faa o mesmo com os ttulos dos eixos (X) e (Y). Clique uma vez sobre uma das barras e, no balde de tinta que se encontra na barra de formatao, selecione cinza escuro. Repare que a cor de todas as barras foi alterada. Caso voc queira dar um destaque especial a uma delas - por exemplo, a barra internet que representa a maior nota - clique uma vez sobre uma das barras (todas ficam selecionadas), agora clique novamente sobre a barra Internet e observe que apenas ela ficou selecionada. Escolha agora a cor que deseja para esta barra clicando, por exemplo, no azul do balde de tinta. Para alterar a cor de fundo, clique uma vez sobre o fundo e selecione a cor desejada atravs do balde de tinta por exemplo, um cinza claro. Voc ainda pode fazer vrias alteraes em seu grfico, como redefinir alguns parmetros que foram definidos nas etapas do assistente de grfico, mudar o tipo e o subtipo, alterar o local do grfico, fazendo com que ele passe a ser um objeto em alguma planilha ao invs de ser uma planilha. Para fazer essas modificaes, repare que voc possui, na barra de menu, a opo Grfico. Clique nela e vejamos algumas de suas opes. Veja algumas das opes do submenu exibido: Tipo de grfico: permite redefinir o tipo e subtipo do grfico selecionado. Opes de grfico: permite redefinir opes da etapa 3 do assistente de grfico, onde voc possui as guias Ttulo, Eixo, Linhas de grade, Legenda, Rtulos de Dados e Tabelas de dados. Local: permite redefinir o local do grfico. Voc pode escolher, nesse momento, que o grfico deve ser um objeto na planilha desejada. Lembre-se que, nesse caso, o melhor escolher o grfico como objeto na planilha que possui os dados necessrios para a sua confeco. importante saber que, ao definir o grfico como um objeto em uma planilha, ele deve ser redimensionado e, muitas vezes, ainda necessrio alterar o tamanho das fontes utilizadas nos ttulos, legendas, etc. para que o mesmo possa ser mais bem visualizado. Selecione a opo Tipo de grfico e mude o tipo do grfico para linhas, mantendo como subtipo aquele que o Excel sugere. Em seguida, clique no boto OK. Observe que seu grfico alterado para o novo subtipo escolhido. Altere para outros tipos e subtipos a fim de visualizar o efeito final mas, ao terminar, volte para tipo linha, subtipo Linhas com marcadores definidos a cada valor de dado. A figura a seguir mostra como deve ficar seu grfico:

Antes de continuar, lembre-se de clicar no cone do disquete ou no menu Arquivo / Salvar para salvar o arquivo com as modificaes feitas em algumas de suas planilhas.

10.3 Exerccios

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Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. Faa o grfico de Produtos e Quantidade Vendida em Janeiro, conforme o grfico a seguir: 1. Observe os ttulos e formataes usados no grfico. Voc deve segui-los.

2. Depois de pronto o grfico anterior, mude o tipo para Barras e subtipo Barras agrupadas com efeito visual 3-D. 3. Observe que o valor mostrado ao lado das barras ficou muito prximo, quase no sendo possvel a sua leitura. Afaste-os um a um, bastando para isso dar um clique no valor, manter o mouse pressionado e arrastar um pouco para o lado direito. Veja como fica o grfico no final:

4.

Clique em Fechar e salve o arquivo.

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11 FUNES E FORMULAS 11.1 O que as frmulas e funes fazem Para tornar os dados realmente teis, voc precisa criar frmulas. Elas podem desempenhar tarefas simples, como somar valores de duas ou mais clulas, ou tarefas mais complexas. O Excel possui previamente definida uma srie de funes comumente utilizadas para facilitar o uso. Vamos aprender agora a funo mdia. No nosso dia a dia, usamos vrias vezes essa funo. O uso de frmulas pode ajud-lo a analisar os dados de uma planilha. Atravs de frmulas, voc pode executar operaes tais como adio, multiplicao e comparao de valores da planilha. Toda vez que desejar incluir valores calculados em uma planilha, o melhor recurso a utilizar ser frmula. 11.2 Qual a aplicabilidade das frmulas e funes Animao Imagine que a planilha do Curso de informtica que voc construiu anteriormente, e inclusive utilizou para fazer o grfico, agora vai ser modificada de maneira a mostrar as notas de cada aluno do curso. Mas agora cada mdulo vai ter um valor mximo de 20 pontos, e a soma da pontuao obtida em cada mdulo vai ser o resultado final do aluno. Com o auxlio da frmula soma, fica extremamente fcil fazer esse e outros clculos. Aps o resultado final com a nota de cada aluno, voc ainda precisa fazer o clculo da mdia obtida pela turma em cada mdulo e da mdia geral da turma. Mais uma vez, as frmulas e funes do Excel podem ajud-lo a fazer os clculos. Algumas vezes pode parecer mais fcil pegar uma calculadora de bolso e fazer os clculos que voc sempre fez dessa forma. Mas lembre-se que, usando os recursos do Excel para construir a planilha, voc s precisa fazer o clculo a primeira vez e, independente de quanto sua planilha cresa, o Excel continuar fazendo os clculos para voc. E Mais: com uma confiabilidade muito maior, pois a probabilidade de erro em uma planilha bem preparada chega a zero.

11.3 Como utilizar as frmulas e funes Antes de comear a fazer os clculos efetivamente na sua planilha, importante conhecer alguns conceitos do Excel: Uma Frmula no Excel sempre iniciada com o sinal de igual "=". Para visualizar a frmula, basta clicar duas vezes sobre a clula que a contm, ou clicar uma vez e visualizar o contedo da clula na barra de frmulas. Para totalizar uma coluna, ou mesmo uma seqncia de valores, basta clicar sobre o cone da AutoSoma e clicar no Enter. Aqui est um exemplo de como o Excel usa a funo SOMA para somar dois valores: 11.4 Compreendendo os operadores Os Operadores so usados para especificar a operao (adio, subtrao ou multiplicao) a ser executada nos elementos de uma frmula. Operadores Aritmticos: + adio - subtrao / diviso * multiplicao % porcentagem ^ exponenciao Por exemplo: a frmula =20^2*15% eleva 20 ao quadrado e multiplica o resultado por 0,15, gerando o resultado 60. Experimente fazer o teste em uma clula do Excel, mas lembre-se: voc s ver o resultado na clula depois que teclar ENTER. Operadores de comparao: = igual > maior que < menor que >= maior ou igual a <= menor ou igual a <> diferente Frmulas que geram valores de erro #DIV/0 efetua uma diviso por zero. #N/D refere-se a um valor no disponvel. #NOME? usa um nome que no reconhecido pelo Excel. #NULO! especifica uma intercesso invlida entre duas reas. #NM! usa um nmero incorretamente. #REF! refere-se a uma clula no disponvel. #VALOR! usa um operando ou argumento incorreto. ###### gera um resultado maior que a largura da clula. 11.5 Funo Mdia

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Abra o arquivo Curso de Excel e selecione a planilha Curso de informtica. Como o arquivo j possui vrias planilhas, ser necessrio movimentar a guia das planilhas para que voc possa localizar a planilha desejada, caso a mesma no esteja visvel. Para movimentar a guia de planilhas, observe que do lado esquerdo da mesma h um conjunto de setas. Veja como utilizar cada uma delas: importante que voc se lembre que as setas da figura anterior servem apenas para visualizar as guias das planilhas. Para selecionar a planilha, necessrio clicar na guia aps visualiz-la. Visualize a guia da planilha Curso de informtica e, em seguida, selecione-a para poder visualizar a planilha. Vamos agora fazer algumas alteraes na planilha para que voc possa utiliz-la a fim de entender melhor as funes mdia e soma. Selecione a clula A1 e observe a barra de frmulas. Voc deve estar vendo o texto Curso de Informtica Mariazinha. Selecione (na barra de frmulas) o nome Mariazinha e delete. Em seguida, tecle ENTER. Insira uma nova coluna antes da coluna A, onde colocaremos os nomes dos alunos. Para isso, selecione a clula A2 e, em seguida, clique no menu Inserir / Coluna. Observe que a nova coluna veio sem formatao. Formate-a e digite os textos de maneira que ela fique conforme a figura a seguir (repare que os valores das notas foram tambm alterados): Na planilha da figura anterior, observe ainda que acrescentamos a coluna F e, na clula A10, o texto total. Agora voc j pode fazer os clculos. Para fazer a mdia, voc pode utilizar a mesma frmula da matemtica, onde soma as notas dos alunos em cada mdulo e divide pela quantidade de alunos. A frmula para o clculo da mdia do Mdulo Windows ficaria da seguinte maneira: =(B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9)/7. necessrio o uso dos parnteses para que a soma seja feita antes da diviso. Voc poderia fazer dessa forma, mas o Excel traz um facilitador: ele j possui a funo mdia pr definida. Veja a seguir o que chamamos de sintaxe da funo, ou seja, a funo em sua essncia, bastando ser adaptada a cada caso.: MDIA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL), onde CLULA INICIAL:CLULA FINAL o intervalo de clulas para as quais voc deseja calcular a mdia. Trazendo a funo mdia para o caso da planilha Curso de informtica, clique na clula B10 e digite: =mdia(b3:b9), onde B3 a clula inicial e B9 a clula final. Observe que a funo mdia no precisa ser escrita em maisculas, mas precisa ser acentuada. As clulas inicial e final tambm podem ser escritas em letras minsculas. Aps digitar a funo, tecle ENTER. Ao teclar ENTER, o Excel automaticamente converte para maisculas o que for necessrio. Clique na clula que contm a frmula e ver o seguinte na barra de frmulas: =MDIA(B3:B9). Veja na figura a seguir como a planilha deve estar nesse momento. Observe tambm na planilha que a clula B10 est selecionada e que a funo mdia pode ser visualizada pela barra de frmulas. Como o Excel trabalha com referncia de clulas, enquanto ns estamos enxergando a funo mdia sendo calculada com os valores que compreendem o intervalo de clulas de B3 at B9, o Excel "enxerga" de forma diferente. Para ele, significa que em B10 est o clculo da mdia dos valores numricos acima da clula onde a funo foi inserida. Isso a princpio pode parecer irrelevante, mas ser a base para a construo de frmulas e funes em planilhas. Nesse caso, se copiarmos o contedo da clula B10 para a clula C10, na clula de destino o Excel vai continuar "enxergando" que deve inserir o resultado do clculo da mdia dos valores numricos que esto acima de C10 o que, nesse caso, significa a mdia de C3 at C9, e assim por diante. Experimente arrastar o contedo da clula B3 para as outras clulas da linha, usando para isso a cruz preta, aquela magra que voc j utilizou para copiar contedo de uma clula em outra subsequente. Arraste o contedo at a clula F10. Pode parecer estranho porque na coluna G ainda no foram inseridos valores, mas no momento em que eles forem inseridos, o clculo da mdia ser automaticamente feito na clula F10. Mas voc perceber um cdigo de erro,indicando que houve uma diviso por Zero. Agora, formate as clulas da linha mdia de maneira que elas tenham apenas uma casa decimal. Selecione o intervalo de clulas B10:F10 (mesmo que em F10 ainda no haja resultado, bom selecion-la pois, quando voc inserir algum valor, a clula j estar formatada) e clique no cone (diminuir casas decimais). Pode ser que nesse momento o Excel elimine as casas decimais. Isso porque ele se baseia na clula que tenha o menor nmero de casas decimais na seleo e, nesse caso, a clula C10 no tinha nenhuma casa decimal. Caso isso tenha acontecido, basta agora, ainda com as clulas selecionadas, clicar uma vez no cone (aumentar casas decimais). Pode ser tambm que seja necessrio reduzir pouco a pouco o nmero de casas decimais. Nesse caso, v clicando repetidas vezes no cone diminuir casas decimais at que chegue ao valor desejado. 11.6 O Autosoma

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Voc ainda precisa calcular a soma das notas de cada aluno, inserindo o resultado obtido por eles no decorrer do curso. Para calcular a soma, voc pode somar uma a uma as clulas, ou utilizar o recurso j visto anteriormente, o AutoSoma. Basta, para tal selecionar a clula F3 e clicar no cone AutoSoma . Repare que, ao clicar no cone, o Excel seleciona automaticamente o intervalo de clulas a ser somado. Para isso, ele procura os valores acima ou esquerda da clula selecionada. Caso o intervalo selecionado por ele no seja o desejado, voc pode clicar e arrastar o mouse selecionando as clulas de seu interesse. Repare que, no momento que voc clicou no AutoSoma, a frmula =SOMA(B3:E3) foi inserida na clula F3. A sintaxe da funo soma : =SOMA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL) muito parecida com a sintaxe da funo mdia. Veja que apenas foi trocada a palavra MDIA para SOMA. Nesse caso, o resultado seria o mesmo se voc tivesse digitado =B3+C3+D3+E3. Numa planilha pequena, primeira vista, pode at parecer mais fcil digitar a ltima opo, mas pense no caso de um professor com mais de 100 alunos, como ficaria mais fcil digitar a funo e somente arrastar o resultado. Para completar a operao, tecle ENTER, selecione novamente a clula F3, e com a cruz preta magra, arraste o resultado at a clula F9. Observe que, alm de fazer o clculo nas clulas em questo, a clula F10 agora tambm recebeu a mdia dos alunos. Isso porque voc j havia inserido anteriormente ali a funo Mdia. Uma das grandes vantagens do Excel, quando voc trabalha com frmulas e funes atravs do relacionamento das clulas, que ele atualiza os valores onde existe frmula toda vez que uma clula que foi utilizada para o clculo for alterada. Experimente alterar algumas notas e verifique voc mesmo como o resultado final automaticamente atualizado. Veja na figura a seguir algumas alteraes para voc fazer (as clulas que foram alterada esto circuladas). Lembre-se que, aps alterar a clula , necessrio teclar ENTER para que a modificao seja efetivada. Uma observao importante que, se voc se arrepender da modificao feita e ainda no tiver teclado ENTER, basta teclar ESC que o valor original da clula retornado:

11.7 Exerccios 5. Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. 6. Altere, acrescente algumas colunas e a linha Mdia de Vendas e faa o clculo do Total das vendas e da Mdia das vendas. Lembre-se de fazer o clculo desses dados utilizando frmulas e no digitando. A planilha, no final, deve ficar como a planilha a seguir:

7. Clique em Fechar e salve o arquivo.

12 FORMATAO CONDICIONAL 12.1 O que formatao condicional A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel ir dar uma formatao diferente a algumas clulas, com a possibilidade de mudana de fonte, bordas e sombreamento. Imagine que a planilha Curso de Informtica tivesse um total de 100 ou mais alunos, e que o resultado precisasse ser fixado na porta da sala de aula para que os alunos tivessem acesso. Aqueles alunos que obtiveram um total maior ou igual a 60 pontos foram aprovados, e aqueles que obtiveram uma nota menor que 60 pontos ficaram de recuperao. Seria muito mais fcil para todos que essas notas estivessem com cores diferentes. Os alunos que foram aprovados teriam suas notas em azul e os que tomaram recuperao teriam suas notas em vermelho. 12.2 Como a Formatao condicional funciona - Animao

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Selecione o intervalo de clulas F3:F9, onde mostrado o resultado do total obtido pelos alunos. Com essas clulas selecionadas, clique no menu Formatar / Formatao condicional. Veja na figura a seguir a janela que surge:

A janela permite que voc inclua at 3 condies diferentes para a mesma clula ou intervalo de clulas. Leia nas caixas de texto as frases relativas a cada condio. Para fazer a primeira condio - no caso, colocar fonte azul caso o total seja maior ou igual a 60 - proceda da seguinte maneira: 8. Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da clula . 9. Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha maior ou igual a. Observe que agora s tem mais uma caixa de texto. 10. Na terceira caixa de texto, digite o valor 60. 11. Clique no boto para escolher a formatao desejada e veja, a seguir, a janela que surge: 5. Na janela Formatar clulas , verifique se a guia selecionada Fonte. Caso no seja, selecione essa guia e, na opo Cor, escolha azul e clique no boto OK. 6. Agora, para fazer a formatao da Condio 2, clique no boto e veja a seguir a janela que surge. Na verdade, a mesma janela que recebe mais dados. 7. Na primeira caixa de texto, deixe O valor da clula . 8. Na segunda caixa de texto, escolha a opo menor do que e digite o valor 60 na terceira caixa de texto.

9. Clique no boto , que est abaixo da condio que voc acabou de especificar, e selecione na guia Fonte a cor vermelho clicando, em seguida, no boto OK. 10. Antes de terminar a operao, leia as frases que ficaram escritas em cada condio para melhor entend-las: Condio 1: O valor da clula maior ou igual a 60. Condio 2: O valor da clula menor do que 60. Observe que, abaixo das duas condies, h uma visualizao prvia da formatao que voc escolheu para cada uma. 11. Clique no boto OK da janela Formatao condicional e veja o resultado na planilha. 12. Salve o arquivo. Voc poderia tambm ter selecionado somente a clula F3, estabelecer as duas condies para ela e, em seguida, arrastar com a cruz preta magra at a clula desejada.

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12.3 Exerccios 12. Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. 13. Utilizando o recurso formatao condicional, formate a coluna total das vendas de maneira que, se o total das vendas for menor do que 1000,00, aparea em vermelho. 14. Clique em Fechar e salve o arquivo.

13 ASSISTENTE DE FUNO - COLAR FUNO 13.1 O que o Colar funo faz Para usar funes alm da AutoSoma, voc precisa digit-las na clula. Voc j pode perceber isso claramente ao utilizar a funo mdia. Ficaria impossvel voc saber de cabea a sintaxe de todas as funes do Excel, mas ele traz um grande auxiliar: o recurso colar funo, que substitui a digitao da funo por uma janela de dilogo passo a passo. O Colar Funo, recurso incorporado ao Excel a partir da verso 5.0, permite que voc construa a funo na clula sem a necessidade de digit-la, pois ele traz um auxiliar que vai te ajudando passo a passo na construo da funo. Ao final do colar funo, a mesma estar construda na clula anteriormente selecionada, sem a necessidade de ter sido digitada, e at o sinal de igual, que deve vir antes da funo, inserido automaticamente. 13.2 Qual a Aplicabilidade do Colar Funo Alm da vantagem de facilidade de utilizao, o Excel possui vrias funes que atingem quase todas as reas de trabalho que podem ser manipuladas com uma planilha eletrnica, e seria humanamente impossvel decorar a sintaxe de todas essas funes. O Colar Funo possibilita que voc conhea detalhadamente cada funo do Excel e entenda seu funcionamento, inclusive trazendo exemplos para uma melhor compreenso. Na planilha Curso de Informtica que voc construiu, seria interessante que fosse inserida uma coluna com o resultado dos alunos, sendo escrito na clula as palavras aprovado ou recuperao de acordo com a nota final de cada aluno. Alm disso, foi estabelecida uma tabela com sete conceitos diferentes tambm baseados na nota do aluno, e deve ser inserida a coluna conceito para que os mesmos sejam divulgados juntamente com a planilha de resultado. At aqui, com o conhecimento que voc possui, teria que digitar nas respectivas clulas o resultado e conceito de cada aluno, mas imagine essa situao naquela turma com mais de 100 alunos. Comea a ficar muito trabalhoso para o professor digitar todos os dados. Atravs do colar funo, voc perceber que existem vrias funes, mas vamos detalhar duas delas - as que iro atender exatamente a esses casos - e a partir da voc ser capaz de pesquisar outras quando isso se fizer necessrio. 13.3 Como funciona o colar funo Animao Antes de comear efetivamente a utilizar o colar funo, vamos preparar a planilha Curso de Informtica inserindo nela as duas novas colunas desejadas. Quando voc opta por inserir uma funo utilizando o Colar Funo, pode clicar no menu Inserir / Funo ou no cone Colar funo que fica na barra de ferramentas padro, e surge a seguinte caixa de dilogo:

Voc deve proceder da seguinte forma: selecione a categoria em que se encontra a funo desejada em Categoria da funo, que se localiza esquerda, e em Nome da funo, direita, selecione a funo desejada. Obviamente voc no tem como saber em que categoria se encontram todas as funes que deseja. Portanto, duas categorias podero ajud-lo. Observe as categorias Mais recentemente usada, que traz as ltimas funes que foram utilizadas pelo Excel, e Todas, que traz todas as funes existentes no Excel, independente da categoria qual elas pertenam.

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Vamos dispensar uma ateno agora s duas funes que iro ajudar no problema levantado anteriormente, para o qual voc j preparou a planilha Curso de Informtica. As funes SE e PROCV so exatamente as que estamos procurando. Vamos entender cada uma separadamente a seguir.

13.4 Funo SE A funo SE retorna um valor se o teste lgico for avaliado como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO. Vamos tentar entender melhor essa funo que simplesmente traduz para o Excel exatamente aquilo que desejamos que ele faa. Escrevendo em portugus o que desejamos que o Excel faa, ficaria da seguinte maneira: Se a nota do aluno for maior ou igual a 60, escreva Aprovado, se no, escreva Reprovado. importante lembrar que o valor a ser comparado com 60 j foi calculado e se encontra na coluna F da planilha, na linha respectiva de cada aluno, e o aprovado ou reprovado deve ser escrito na coluna G, tambm na respectiva linha. Transportando isso para o Excel, posicione primeiro na clula onde voc vai inserir o resultado para o primeiro aluno - no caso, a Mariazinha na clula G3. Em seguida, clique no cone Colar funo. A funo SE normalmente se encontra na categoria Mais recentemente usada, mas ainda pode ser encontrada nas categorias Todas e Lgicas. Selecione a categoria Todas. Em seguida, selecione a funo SE Voc vai precisar rolar a lista de funes pela barra de rolagem que se encontra direita da janela. Para facilitar, essa lista foi colocada em ordem alfabtica. Veja que uma breve descrio da funo colocada na base da janela, muito parecida com aquela que colocamos no incio da descrio dessa funo.

Nesse momento, se voc precisar de mais detalhes sobre a funo, clique no cone da ajuda que aparece na base esquerda da janela e surgir o Assistente do Office. Se o Assistente j estiver na tela, voc nem precisa clicar sobre o cone. Em seguida, clique em Ajuda para este recurso e em Ajuda para a funo selecionada. Surgir uma tela onde voc poder ver a descrio da funo selecionada e ainda contar com exemplos dessa funo. Feche a janela da figura anterior para continuar a construo da funo. Depois de selecionadas a categoria e a funo, clique no boto OK. Na primeira caixa de texto, Teste_lgico, voc deve digitar o teste que deseja fazer. Na base da janela, logo abaixo da descrio da funo, colocada a descrio do campo selecionado. importante que voc leia essa descrio. Para a planilha em questo, o teste que deve ser feito se a nota do aluno maior ou igual a 60. Para isso, necessrio escrever a referncia da clula onde est a nota do aluno, visto que esse valor que ser comparado com 60. Caso voc no esteja vendo a planilha, pode arrastar a janela clicando com ou mouse em qualquer parte cinza da mesma, mantendo o clique pressionado e arrastando. Pode ainda clicar no quadradinho para minimizar a janela, como j fez outras vezes e, em seguida, clicar na clula que contm a nota da Mariazinha (j que est construindo a funo na clula que se refere a ela), a clula F3.

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Observe pela barra de frmulas que a funo SE comea a ser construda para voc. Clique na clula ou digite F3 na caixa de texto. Em seguida, sem deixar nenhum espao, digite >=, representando maior ou igual, e digite, ainda sem dar nenhum espao, o valor 60. Veja na figura a seguir como ficou a primeira caixa de texto da funo: Observe que a palavra verdadeiro foi colocada ao lado da caixa de texto que voc acabou de fazer. Significa que o teste j foi feito para a nota da Mariazinha e que o resultado foi verdadeiro. Isto porque o valor que se encontra na clula F3 no momento 74. O Excel fez o teste - 74 >= 60 - e obviamente encontrou, como resultado, o valor VERDADEIRO. Clique em seguida na segunda caixa de texto, Valor_se_verdadeiro, ou pressione a tecla TAB do teclado. Cuidado para no pressionar o ENTER pois o mesmo acionaria o boto OK e concluiria a funo exatamente no ponto em que ela se encontra. Em Valor_se_verdadeiro , voc deve escrever exatamente aquilo que deseja ver escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor verdadeiro para a condio especificada. Digite, ento, APROVADO nessa caixa de texto. Clique na caixa de texto Valor_se_falso e digite exatamente o que voc deseja ver escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor falso para a condio especificada. Digite REPROVADO nessa caixa de texto. Um exemplo disso seria se a nota da Mariazinha fosse 59. O Excel teria feito o teste lgico 59>=60, encontrado o valor FALSO e escreveria na clula destino o texto REPROVADO. Voc ter a oportunidade de ver isso acontecer com os outros alunos do curso de informtica. Veja na figura a seguir como ficou a janela Colar funo SE aps terem sido digitados todos os campos:

As aspas que aparecem antes e depois de APROVADO no foram digitadas, mas inseridas pelo Excel. Portanto, no se preocupe com elas. Observe que a funo j est inserida na barra de frmulas. Clique no boto OK para concluir a construo da funo e observe o resultado no clula G3. Arraste esse resultado, usando para isso a cruz preta magra, at a clula G9 e redimensione a largura da coluna G para que voc possa ver melhor o resultado nas clulas. Compare a funo que descrevemos anteriormente, em portugus, com a que voc definiu no Excel com o auxlio do Colar funo e com a sintaxe da funo que descrita logo abaixo:

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13.5 Funo PROCV A funo PROCV procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada. Vamos tentar entender o que o Excel faz quando usamos a funo PROCV. Para comear, vamos pensar o que faramos sem o auxlio do computador. Imagine que na planilha Curso de Informtica voc precise colocar o conceito dos alunos, mas para isso a diretoria da escola forneceu a seguinte tabela auxiliar: Nota Conceito Tendo em mos a tabela auxiliar e a planilha j impressa, voc ir pegar a nota do aluno, percorrer a primeira coluna da tabela auxiliar com essa nota at encontrar um 0 Pssimo valor equivalente e, na mesma linha onde encontrou o valor porm na coluna ao lado, vai 20 Ruim pegar o texto encontrado e escrev-lo no espao reservado para o conceito do aluno na 40 Razovel planilha. 60 Bom O processo utilizado pelo Excel o mesmo, mas antes de mais nada, voc 80 Muito Bom precisa construir a tabela auxiliar e dar um nome a ela. A mesma pode ser construda em 90 Excelente uma nova planilha ou na planilha Curso de Excel. 100 Fantstico Construa a tabela auxiliar na planilha Curso de Excel, comeando pela clula J1. No necessrio, mas sempre bom deixar uma coluna entre a sua planilha e a tabela auxiliar. Veja como ficar a planilha aps a digitao da tabela auxiliar. Observe que no necessrio colocar a linha de cabealho e nem formatar a tabela auxiliar, visto que a mesma no ser impressa.

Depois de construda a tabela auxiliar, voc precisa dar um nome a ela de maneira que o Excel identifique a rea da tabela toda vez que for feita uma referncia a esse nome. Para nomear a tabela, selecione o intervalo de clulas J1:K8, clique no menu Inserir / Nome e escolha a opo Definir. Surgir a seguinte janela: Digite em Nomes na pasta de trabalho o nome que voc deseja dar para a tabela auxiliar, ou aceite o nome que o Excel sugere. importante saber que o nome da tabela auxiliar no pode ter espao em branco. No caso da planilha em questo, digite o nome tabaux. Clique no boto Adicionar e, em seguida, clique no boto OK. De agora em diante, toda vez que voc fizer uma referncia a tabaux, o Excel reconhece a tabela auxiliar. Para fazer um teste, selecione qualquer clula da planilha apenas para tirar a seleo da tabela e clique na setinha ao lado da Caixa de nomes, que fica na barra de frmulas. Voc ir identificar o nome tabaux nas opes que surgem. Clique nele e ver que o Excel ir selecionar a rea da tabela que voc definiu como sendo tabaux. Agora voc j possui tudo que necessrio para criar a funo PROCV, e na planilhaCurso de Informtica voc deve construir a funo PROCV na clula H3. Veja a seguir a frmula que ser inserida na clula juntamente com a sintaxe da funo, e uma breve explicao de cada item da mesma. Mas no se preocupe, nesse momento, com a construo da mesma porque mais adiante voc ver o passo a passo atravs do recurso Colar funo. = PROCV (VALOR PROCURADO; MATRIZ TABELA; NUM NDICE COLUNA)
valor procurado na coluna esquerda de uma tabela auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.

O num ndice coluna especifica em qual coluna da tabela est o resultado que voc deseja ver escrito na clula destino e, diferente do que voc j est acostumado, o Excel no vai se referenciar coluna atravs do seu ndice alfabtico, mas ir considerar o ndice da coluna como sendo um nmero. Desta maneira, a primeira coluna da tabela recebe o ndice 1, a segunda coluna recebe o ndice 2 e assim por diante.

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Veja agora como construir a funo atravs do Colar funo. Certifique-se de que a clula H3 esteja selecionada. Clique no cone Colar funo, selecione a categoria Todas (a ttulo de conhecimento, a funo PROCV faz parte da categoria Procura e referncia) e selecione a funoPROCV. Veja a figura com a tela que voc est visualizando no Excel. Clique no boto OK e surgir a tela a seguir: Na caixa de texto Valor_Procurado, digite F3, que contm a nota para que o Excel procure na tabaux. Matriz_tabela: digite tabaux, a tabela auxiliar que voc criou. Nm_ndice_coluna: digite 2, nmero da coluna que contm o valor a ser escrito na clula de destino quando o Excel encontrar o valor procurado. Procurar_intervalo: para a planilha em questo, essa caixa de texto pode ficar em branco. Dois valores so aceitos para ela: VERDADEIRO ou FALSO. O valor verdadeiro significa que um intervalo de dados aceito, ou seja, usando o exemplo da planilha Curso de Informtica, o valor que se encontra no momento na clula F3 74. Voc pode verificar que no existe o valor 74 na tabaux, mas se valor procurado for verdadeiro, ele ir procurar no intervalo, ou seja, 74 est entre 60 e 80 e retornar na clula destino o texto Bom. Mas na verdade, voc leu anteriormente que no necessrio escrever nada na caixa de texto Procurar_intervalo. Isso porque ele o valor padro dessa condio, ou seja, se voc no digitar nada, o Excel considera como se tivesse sido digitado VERDADEIRO. Se no fosse interessante que o Excel procurasse num intervalo de dados, voc deveria digitar FALSO na caixa de texto. Assim, quando o valor procurado no for idntico ao da tabela auxiliar, o Excel retornar um cdigo de erro na clula de destino. Veja na figura a seguir como deve ter ficado a janela PROCV aps o preenchimento de todos os campos necessrios: Clique no boto OK e veja o resultado na clula H3. O Excel, aps executar a funo PROCV, inseriu na clula o texto "Bom". Voc ainda precisa arrastar o contedo da clula H3 at a clula H9. Para isso, com H3 selecionada, clique com a cruz preta magra no canto inferior direito da clula, mantenha o boto do mouse pressionado e arraste at H9. Veja na figura a seguir como ficou a planilha:

Pode ser necessrio reformatar as bordas da planilha de acordo com a figura anterior. Em seguida, salve o arquivo.

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13.6 Exerccios 15. Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. 16. Acrescente as colunas necessrias, formate e, atravs das funes SE, PROCV e Formatao condicional, faa com que ela fique conforme a figura a seguir:

3. Condio para o resultado: Se o total das vendas for Maior ou igual a 1000, Resultado "OK"; seno, Resultado "Melhorar". 4. Conceito: Deve ser calculada atravs da funo PROCV. Para us-la, ser necessrio construir a tabela auxiliar "tabvenda" a partir da clula J1. 5. Atravs da formatao condicional, faa com que o resultado OK fique da cor azul e o resultado Melhorar fique em vermelho. 6. Retire a formatao condicional feita no exerccio anterior (coluna Total Vendas). 7. Depois de tudo pronto, clique em Fechar e salve o arquivo. 14 FIXAR CELULAS 14.1 O que e para que serve o fixar clulas O Fixar Clulas permite criar uma referncia absoluta. Uma referncia absoluta deve ser usada sempre que houver a necessidade de uma clula especfica ser a base de clculo em vrias frmulas. Quando voc estiver construindo a frmula que ir usar a clula em questo, dever ento, nesse momento, fixar a clula que contm o valor a ser utilizado no clculo. Se voc quiser prever os resultados em uma planilha em funo do valor do dlar, esse valor ser inserido numa determinada clula. Ao construir a frmula que utilizar como base o valor em questo, voc deve fix-lo para que, ao copiar essa frmula para outras clulas, as referncias de linhas e colunas no sejam alteradas.

14.2 Como fixar celulas Animao Para criar uma referncia absoluta, coloque antes do ndice da coluna e/ou do ndice da linha da clula que deseja que seja absoluta, no local onde voc estiver construindo a frmula, um cifro ($). Um atalho muito til para inserir o $ , no momento em que voc estiver construindo a frmula, posicionar o cursor do mouse depois da clula que deseja fixar e pressionar a tecla F4 do teclado. Inicialmente, sero fixadas linha e coluna; no segundo toque fixada somente a linha; no terceiro toque, somente coluna; e no quarto toque, a referncia de clula volta sua condio padro, ou seja, sem fixao de linha ou coluna. Veja no quadro a seguir um exemplo de como fixar a referncia absoluta clula B2:

Abra o arquivo Curso de Excel e insira uma nova planilha (menu Inserir / Planilha). D um duplo clique na guia da planilha e renomeie para Equipamentos. Veja a seguir a planilha a ser construda. Procure seguir as mesmas referncias de linha e coluna para que posteriormente fique mais fcil acompanhar a confeco do restante da planilha.

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Depois de montada a planilha, voc deve calcular o valor do produto em R$. Para isso, clique na clula C4, digite a seguinte frmula =B4*B2 e tecle ENTER. Conforme voc vinha fazendo at agora, copie o resultado de C4 at C8 (selecione a clula C4 e clique com a cruz preta magra no seu canto inferior direito, mantenha o clique pressionado e arraste at C8). Voc pode verificar que ocorreu um erro em uma das clulas e nas outras, mesmo que no esteja to visvel o erro, o valor chega a ser absurdo. Mas isso j era esperado visto que, ao arrastar a clula, o Excel est copiando a referncia. Observe o que aparece na barra de frmulas quando voc clica em cada uma das clulas da coluna C. A figura a seguir mostra a clula C5 selecionada: Na barra de frmulas, aparece a frmula =B3*B5. Repare que o contedo da clula B3 um texto, motivo pelo qual o Excel inseriu o resultado #VALOR, um cdigo de erro indicando que foi feita a multiplicao de um texto por um valor. A frmula que deveria estar na clula para que fosse feito o clculo correto =B2*B5. O Excel no errou. Ele fez exatamente o que voc pediu a ele que fizesse ao copiar o valor da clula C4 at a clula C8. Esse um caso em que voc deve utilizar a referncia absoluta para que o Excel, independente de voc copiar, multiplique sempre por B2, local onde est inserido o valor da cotao do dlar. Para fazer dessa forma, selecione a clula C4 e, na barra de frmulas, clique logo aps B2 para que seu cursor fique piscando nesse local. Aperte a tecla F4 do seu teclado e observe que ser inserido um $ antes de B e outro antes de 2. Tecle ENTER, volte a selecionar a clula C4 e arraste novamente (cruz magra) at C8. Veja na figura a seguir o resultado. Clique nas clulas da coluna C para visualizar, na barra de frmulas, que toda vez que se faz uma referncia clula B2 a mesma absoluta, ou seja, voc vai visualizar $B$2.

Salve o arquivo para que possa continuar.

14.3 Exerccios 17. Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), clique na guia da planilha Chocolcia. 18. Na fbrica de chocolates Chocolcia, o lucro desejado de 10 % sobre o valor de custo dos produtos. Selecione a planilha Chocolcia , acrescente as colunas conforme a figura e faa as formataes necessrias. No digite os dados das clulas G3:G8.

8. Construa a frmula para o clculo do novo valor de venda dos produtos na clula G3 e depois copie at a clula G8. Lembre-se que o reajuste estar sempre na clula J3, devendo ser fixado no momento da construo da frmula.

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15 ATINGIR META 15.1 O que o Atingir Meta faz O Atingir meta permite que, se voc tiver em mente um resultado especfico, o Excel encontre automaticamente o valor de uma varivel para voc. Imagine que na planilha Equipamentos voc agora tem uma coluna onde inseriu a quantidade de equipamentos que precisa comprar, e em outra coluna o quanto vai precisar gastar com cada um e o total dos gastos em dlar. Suponha ainda que voc possui uma certa quantia em dlar, e precisa saber qual deve ser o valor mximo da cotao do dlar para que possa comprar as mercadorias. Voc sabe que no pode controlar a cotao do dlar, mas pode esperar que ele atinja aquele valor para que possa finalmente comprar suas mercadorias. Voc poderia ficar tentando alterar o valor do dlar de maneira a ver o resultado, mas isso tomaria muito tempo e esforo. Seria muito mais eficiente utilizar o recurso Atingir meta.

15.2 Como utilizar o Atingir Meta Animao Selecione a planilha Equipamentos e acrescente as colunas e formataes necessrias para que ela fique conforme a figura a seguir:

Voc possui 20.931,28 dlares e precisa saber qual deve ser a cotao do dlar para que possa comprar os equipamentos. Para isso, pode clicar na clula B2 e ficar tentando valores. Ao teclar Enter, voc poderia ver o resultado na clula E9 e saber se poderia ou no efetuar a compra. No entanto, o melhor utilizar o recurso Atingir Meta. Para utiliz-lo, siga os seguintes passos: 19. Selecione a clula que conter o valor objetivo da meta - no caso, a clula E9. 20. Clique no menu Ferramentas e escolha a opo Atingir Meta. Surge a janela Atingir meta, conforme a figura a seguir. Preencha os campos, como representado, e clique em OK.

9. A janela Status do comando atingir meta surge na tela. Clique no boto OK da janela para que a planilha seja atualizada. 4. Verifique que o Excel encontrou o valor 1,72914332920281 para a clula B2, sem que voc precisasse ficar tentando. 5. Diminua o nmero de casas decimais para que fique somente com duas. importante saber que, para utilizar o recurso Atingir meta, necessrio que a clula destino - no caso E9 - contenha uma frmula que esteja relacionada com a clula onde voc ir variar o valor. Essa clula onde voc ir variar o valor no pode conter uma frmula.

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15.3 Exerccios Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls) e clique na guia da planilha Chocolcia. Na fbrica de chocolates Chocolcia, o lucro desejado de 10 % sobre o valor de custo dos produtos. Selecione a planilha Chocolcia , acrescente as colunas e faa as formataes necessrias, conforme a figura a seguir. No digite os dados das clulas G3:G8. Lembre-se de utilizar o recurso Retorno automtico de texto para as clulas B2, C2, D2, E2, F2 e G2.

Construa a frmula para o clculo do novo valor de venda dos produtos na clula G3 e depois copie at a clula G8. Lembre-se que o reajuste estar sempre na clula J3, devendo ser fixado no momento da construo da frmula. Utilizando o recurso atingir metas, verifique de quanto deve ser o lucro para que o preo de vendas das barrinhas de chocolate ao leite seja R$15,00. Agora, calcule de quanto deveria ser o lucro para que o preo de venda da caixa com 36 chocolates sortidos fosse de R$22,30. Ao calcular o lucro para esse caso, o clculo anterior ser perdido. No se preocupe com isso. Calcule o preo de venda para que o lucro do pirulito de chocolate em formato de girassol seja de R$0,18. Volte o lucro para 10%, salve o arquivo e feche-o.

16 SUBTOTAIS E AUTO TPICOS 16.1 Para que serve o recurso Subtotais O recurso Subtotais permite resumir rapidamente dados de uma lista ou banco de dados do Excel sem precisar criar frmulas na planilha. Voc escolhe o grupo de dados que deseja totalizar e o Excel calcula automaticamente valores globais e os subtotais, insere e rotula as linhas com os totais e esquematiza a lista em tpicos. Com o recurso subtotais, voc pode ter uma melhor viso dos totais de sua planilha sem precisar fazer nenhum esforo para fazer os clculos. Nem ao menos precisar inserir linhas para acrescentar os resultados. O prprio recurso faz isso para voc. 16.2 Como o recurso Subtotais funciona Animao Para utilizar o recurso de subtotais, ser necessrio primeiramente criar uma planilha. Crie uma planilha para representar as notas do aluno Jos Maria do Curso de Informtica e renomeie para Curso Jos Maria. Para que ele seja aprovado em cada mdulo, dever obter uma mdia de 70 pontos. Ele ter aulas com 4 professores por mdulo, e cada um deles distribuir 4 notas diferentes, totalizando 100 pontos por professor. A mdia dos mdulos deve ser calculada considerando, para cada mdulo, as mdias do aluno obtidas com cada professor. Construa a planilha, conforme a figura a seguir, e calcule a mdia por professor utilizando a frmula =mdia(clula inicial:clula final): Precisaremos inserir uma linha antes da linha 2. Selecione a clula A2 e clique no menu Inserir / Linhas. Selecione uma clula da rea de dados da planilha - por exemplo, a clula A3. Clique no menu Dados / Subtotais. Quando voc clica no menu Dados com uma clula da rea de dados selecionada e escolhe uma das opes desse menu, automaticamente toda a rea de dados selecionada. Observe na planilha atrs da janela Subtotais que surgiu. Veja a figura:

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Selecione para a planilha Curso Jos Maria o seguinte: A cada alterao em: Mdulo. Usar funo: Mdia. Adicionar subtotal a: Mdia por professor (caso tenha alguma outra opo marcada, voc deve desmarc-la - lembre-se de rolar a tela para verificar). Substituir subtotais atuais: marcado. Quebra de pgina entre grupos: desmarcado. Resumir abaixo dos dados: marcado. Clique em OK e veja na figura a seguir como ficou a planilha:

Observe que, alm de calcular os subtotais, o Excel ainda inseriu como um "brinde" um outro recurso, o auto tpicos, representado pelos sinais de menos que esto esquerda da tela. Voc ver esse recurso a seguir.

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16.3 Exerccios 21. Voc foi contratado por uma escola para fazer uma planilha que faa o controle das despesas e receitas. 22. Abra o arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), insira uma nova planilha e a renomeie para Despesa X Receita Escolinha. 23. Construa a planilha conforme a figura a seguir. Os valores da coluna E devem ser calculados utilizando o recurso AutoSoma.

4. Insira uma linha antes da linha 2. Observe que a planilha j est classificada por tipo. Lembre-se de que, se ela no estivesse, voc deveria classificar. Insira o SubTotal (utilize o recurso Dados/Subtotais) para cada semestre e para o ano de 1999 a cada mudana de tipo. 5. Salve o arquivo. 16.4 Para que serve o Auto Tpicos O Auto tpicos permite ocultar ou exibir o detalhamento dos dados. Quando voc insere Subtotais em uma planilha, o recurso Auto tpicos inserido de acordo com os dados utilizados para os subtotais, conforme no exemplo anterior. Muitas vezes no necessrio visualizar ou imprimir todos o detalhamento da planilha, principalmente quando se trata de uma planilha muito grande e voc precisa apresentar apenas os resultados. No caso da planilha anterior, pode ser interessante para o aluno ver apenas a mdia em cada mdulo, sem a necessidade de ver o detalhamento por professor; ou ele pode querer ver somente a mdia por matria, sem a necessidade de saber quanto tirou na Nota 1, 2, 3 ou 4. Para isso, precisaremos utilizar o recurso Auto tpicos. Quando inserimos subtotais em uma planilha, automaticamente alguns tpicos so inseridos, mas nem todos.

16.5 Como o Auto Tpicos funciona Na planilha Curso Jos Maria, voc j est visualizando alguns tpicos. Eles permitem exibir ou ocultar o detalhamento dos mdulos. Clique sobre os sinais de menos que se encontram esquerda da tela e veja o que acontece. Comece pelo mdulo Windows e v clicando em um por um. Ao clicar, ele oculta o detalhamento e se transforma no sinal de mais. Para reexibir o detalhamento, basta clicar nos sinais de mais. Voc ainda no tem na tela os tpicos que iro permitir ocultar o detalhamento das Notas 1 a 4. Para isso, selecione qualquer clula da rea de dados, clique no menu Dados / Organizar estrutura de tpicos / Auto Tpicos. Surgir uma mensagem perguntando se voc deseja modificar a estrutura de tpicos existentes. Clique no boto OK. Proceda da mesma forma, clicando no sinal de menos que surgiu no alto da tela para ocultar o detalhamento e, posteriormente, no sinal de mais para reexibir o detalhamento. Salve o arquivo.

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16.6 Exerccios 1. 2. Na planilha Despesa X Receita do arquivo Curso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls), faa: Insira os AutoTpicos.

3.

Fexhe e salve o arquivo. 17 GRAFICO COMO OBJETO EM PLANILHA 17.1 Para que inserir grafico como objeto em planilha

O grfico como objeto em planilha serve para construir o grfico na mesma planilha que foi construda para os clculos. Ele pode ser inserido abaixo ou ao lado da planilha, e fica como um objeto que voc pode redimensionar e mover a qualquer momento. O grfico, quando construdo com um objeto na planilha, pode ser impresso separadamente ou na mesma folha em que a planilha for impressa, o que muitas vezes pode facilitar a sua interpretao. 17.2 Como fazer para inserir grafico como objeto em planilha Para construir um grfico como objeto em planilha, voc deve seguir as mesmas etapas que foram mostradas quando construiu um grfico, exceto a ltima etapa, Local do grfico. A voc deve selecionar a opo como objeto em planilha, escolher a planilha onde o grfico deve ser inserido e clicar em Concluir. Exemplo Com a planilha Curso Jos Maria selecionada, vamos construir um grfico de pizza, que ser inserido na mesma como um objeto, com as mdias de cada mdulo. Para a construo do grfico das mdias dos mdulos, siga os passos: 24. Selecione as clulas conforme a figura a seguir. Observe que o detalhamento est oculto: 2. Para ficar mais fcil a leitura dos dados, reduza o nmero de casas decimais para duas. 3. 4. 5. 6. Clique no cone Assistente de grfico . Na etapa 1 , selecione o tipo Pizza, o subtipo pizza com efeito visual 3-D e clique no boto Avanar. Na etapa 2, selecione a opo Colunas e clique no boto Avanar. Na etapa 3: Guia Ttulo: digite Mdia por Mdulo no ttulo do grfico. Guia Legenda: deixe marcada a opo mostrar legenda e selecione abaixo.

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 Guia rtulos de dados: selecione a opo mostrar valor e clique no boto Avanar. 6. Na etapa 4: deixe selecionada a opo como objeto em e verifique se a planilha selecionada Curso Jos Maria. Se no for, selecione e clique no boto Concluir. 7. Agora voc precisa melhorar o grfico. A primeira coisa a fazer posicion-lo na planilha. Clique na parte branca, fundo do grfico prximo a borda, mantenha o clique pressionado e arraste para posicion-lo onde desejar. 8. Para redimensionar o grfico, posicione o mouse em um dos quadradinhos pretos na lateral at que seu ponteiro se torne uma seta dupla. Ento clique, mantenha o clique pressionado e arraste para redimensionar. 9. Para alterar cores e formataes, proceda exatamente com nos mdulos anteriores, quando voc construiu alguns grficos. 10. Voc ainda pode mover as partes da pizza individualmente, ou todas de uma vez. Para mover todas, basta clicar dentro da pizza, manter o clique pressionado e arrastar na diagonal para fora; e para mover cada parte separadamente, selecione a pizza, clique e solte sobre a parte que deseja mover, assim somente ela ficar selecionada. Agora clique na parte selecionada, mantenha o clique pressionado e arraste o mouse na diagonal para fora. Veja na figura a seguir como fica o grfico com apenas uma parte afastada.

Observao Quando voc precisar imprimir apenas o grfico que foi inserido como objeto em uma planilha, basta clicar sobre ele (o grfico ficar com os quadradinhos pretos, indicando que est selecionado) e imprimir. Experimente visualizar a impresso de um grfico selecionado. Em seguida, clique em qualquer clula da planilha e visualize novamente a impresso. No primeiro caso, voc ver apenas o grfico, e no segundo, grfico e planilha.

17.3

Exerccios

25. Abra o arquivoCurso de Excel (c:\meus documentos\WebExcel\curso de excel.xls) e selecione a planilha Despesa X Receita Escolinha. 26. Construa um grfico do tipo pizza de Despesa Total X Receita Total para o ano de 1999 como objeto na planilha Despesa X Receita Escolinha. Veja a seguir como devem ficar a planilha e o grfico no final: 7. Salve e feche o arquivo.

18 AUTO FILTRO 18.1 O que o Auto Filtro faz e qual sua aplicabilidade O recurso Auto Filtro permite a seleo de dados de maneira rpida e prtica em sua planilha, atravs de critrios previamente estabelecidos por voc. Como o nome diz, ele filtra os dados e, quando voc precisar imprimir, sero impressos somente os dados filtrados. Alm disso, o filtro pode ser facilmente removido. Suponha que na planilha telefones construda no incio do curso voc precisasse imprimir os dados dos seus amigos que possuem telefone com prefixo 222. Imagine ainda que essa planilha tenha um nmero muito grande de amigos, mais de 50. Sem o recurso Auto Filtro, voc precisaria ordenar a planilha (Dados / Classificar) por telefone para que os telefones com prefixo 222 ficassem prximos, selecionar as linhas, copiar e colar em outra planilha. Seu problema seria resolvido, mas voc gastaria um tempo desnecessrio. Utilizando o recurso Alto Filtro, muito mais fcil, rpido e seguro fazer a filtragem e imprimir os dados. Posteriormente, se voc precisar fazer outra filtragem, pode reexibir e filtr-los novamente. Pode ainda retirar o filtro quando precisar. Voc seleciona os dados necessrios sem precisar alterar a planilha original nem criar uma nova.

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18.2 Como funciona o auto filtro Para utilizar o recurso Auto Filtro, abra o arquivo Curso de Excel e selecione a planilha Telefones. Veja na figura a seguir como a planilha deve estar:

Para utilizar o recurso, clique em qualquer clula da rea de dados da planilha - por exemplo, a clula A3. Clique no menu Dados / Filtrar / AutoFiltro. Veja a figura a seguir: Aparecer uma setinha apontando para baixo ao lado de cada clula considerada como clula de cabealho. Veja a figura da planilha aps ter sido inserido o Auto Filtro.

Para filtrar os telefones que comecem com 222, clique na setinha ao lado de Telefone Residencial e selecione a opo Personalizar. Surge a janela Personalizar auto filtro. Na caixa de texto abaixo de Telefone Residencial, voc deve selecionar a opo comea com e na frente digitar 222. Em seguida, clique no boto OK. Veja a figura a seguir:

Aps a filtragem dos dados, a planilha deve ficar como a figura a seguir:

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Observe que a setinha da coluna Telefone Residencial, onde foi feito o filtro, ficou de cor diferente, indicando que ali foi feita uma filtragem de dados. Essa setinha no aparece no visualizar impresso. Clique no cone Visualizar impresso e veja como a planilha ser impressa. A figura a seguir mostra essa situao:

Voc deve ter observado que, alm da caixa de texto que preencheu, existe outra e, entre elas, as opes e e ou. Significa que voc pode fazer duas filtragens de dados no mesmo campo, relacionando as duas. A opo "e" associada a uma segunda condio significa que voc deseja que as duas condies sejam atendidas na filtragem ao mesmo tempo. A opo "ou" associada a uma segunda condio significa que voc deseja que uma condio ou a outra seja atendida. Colocando isso num exemplo prtico, no caso da planilha, clique na setinha ao lado de Telefone Residencial, escolha a opo Personalizar, marque a opo "e", configure a segunda condio como a primeira (porm trocando o prefixo do telefone para 444) e clique no boto OK. Veja a figura:

Observe que no foi mostrado nenhum dado da planilha. Isso pode ser explicado pelo motivo de no existir nenhum telefone que comece com 222 e 444 ao mesmo tempo. Retire o filtro feito clicando no menu Dados / Filtrar / Mostrar todos e repita o processo anterior, marcando agora a opo "ou". Clique no OK e observe que agora foram exibidos os telefones que comeam com 222 e tambm os que comeam com 444, visto que a condio especificada que devem ser exibidos aqueles telefones que comecem com 222 ou que comecem com 444.

18.3 Exerccios 27. Abra o arquivo Curso de Excel, insira uma nova guia de planilha e construa a planilha Curso de informtica de acordo com a figura abaixo:

Observaes: Na coluna Total, os valores devem ser calculados atravs da funo soma (utilize o recurso somatrio para facilitar). Em seguida, formate de vermelho as notas menores que 60 e de azul as maiores ou iguais a 60 (utilize o recurso formatao condicional)

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 Na coluna Resultado, encontre os valores APROVADO e REPROVADO de acordo com a condio: APROVADO - Total maior ou igual a 60 e REPROVADO - Total menor que 60.(Utilize a funo SE.) Na linha Mdia, os valores devem ser calculados utilizando a funo Mdia. 8. Filtre os dados de maneira que sejam visualizados apenas os alunos que obtiveram uma nota menor do que 60. 9. Agora, faa um segundo filtro para saber quais os alunos, dentre aqueles que foram filtrados anteriormente, obtiveram uma nota final maior ou igual a 70. 10. Retire o filtro da planilha. 11. Salve o arquivo e feche. 19 PERSONALIZAR MODO DE EXIBIO DA PLANILHA 19.1 O que o personalizar modo de exibio faz O recurso Personalizar modo de exibio permite que voc personalize a maneira como quer que a planilha seja visualizada. atravs dele que voc pode exibir ou ocultar as barras de frmula e status, configurar a maneira como os comentrios (prximo recurso que voc ver ainda neste mdulo) e objetos sero visualizados na planilha, personalizar opes de janela e cores. 19.2 Qual a aplicabilidade do personalizar modo de exibio Muitas vezes pode ser necessrio exibir ou ocultar um comentrio, uma barra de ferramentas, mostrar uma frmula diretamente na planilha, retirar linhas de grade, etc. Imagine que voc abriu o Excel no seu computador e, ao comear a trabalhar, descobre que a barra de frmula no est na tela. Voc precisa saber como fazer para exibi-la. Suponha que voc construiu uma planilha no Excel que pode otimizar muito o trabalho da sua empresa. Voc tem uma reunio com seu chefe, mas na sala de reunies no tem computador. Voc imprime a planilha para demonstr-la e explic-la na reunio mas, ao imprimir, como j pode observar, as frmulas no aparecem. A sua explicao ficaria muito mais simples se, alm do resultado, voc tivesse como imprimir uma nova planilha, porm com as frmulas. O recurso Personalizar modo de exibio permite que voc exiba as frmulas nas clulas no lugar do resultado e, ao imprimir, as mesmas aparecero da mesma forma que estiverem exibidas na tela. 19.3 Como personalizar modo de exibio Para acionar o recurso Personalizar o modo de exibio, voc deve clicar no menu Ferramentas / Opes e, na janela que surge, selecionar a guia Exibir. Veja na figura a seguir a janela Opes com a guia Exibir selecionada:

28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36.

Exibe/Oculta a barra de frmulas. Exibe/Oculta a barra de status. No exibe os comentrios (quando a planilha tiver um comentrio). Exibe somente o indicador de comentrio (quando a planilha tiver comentrio, o mesmo no ser exibido, mas ser exibido um indicador na clula. Basta posicionar o mouse na clula para que o comentrio seja exibido). Exibe o indicador e os comentrios (exibe o comentrio diretamente na clula). Exibe todos os objetos (ex.: grficos, figuras inseridas, etc.). Exibe o espao reservado para o objeto. No exibe o objeto, mas exibe o espao que ser ocupado pelo mesmo. Oculta os objetos. Exibe a quebra de pgina, caso a planilha tenha uma ou mais.

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37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.

Exibe as frmulas diretamente nas clulas no lugar do resultado da operao. Exibe/Oculta o cabealho de linhas e colunas na planilha. Exibe/Oculta as linhas de grade da planilha. Altera a cor das linhas de grade da planilha. Exibe/Oculta os smbolos de estrutura de tpicos quando voc est utilizando este recurso. Exibe/Oculta o valor da clula quando o mesmo for igual a zero. Exibe/Oculta a barra de rolagem horizontal. Exibe/Oculta a barra de rolagem vertical. Exibe/Oculta as guias da planilha. 19.4 Exerccios

46. Abra o arquivo Curso de Excel e selecione a planilha Curso de informtica. 47. Exiba a frmula nas clulas. 48. Retire as linhas de grade da planilha. 49. Salve e feche o arquivo.

20 COMENTRIOS DE CLULA 20.1 Para que inserir comentrios O recurso inserir comentrio permite que voc insira uma caixa de texto, onde poder digitar uma anotao ou lembrete que podero ser impressos na planilha ou visualizados no momento desejado. Muitas vezes, pode ser interessante inserir uma anotao ou um lembrete em uma clula explicando, por exemplo, como voc chegou a uma frmula complexa. Imagine que voc est desenvolvendo uma planilha com um colega de trabalho, mas voc trabalha no perodo da manh e ele, tarde. Ao invs de deixar um bilhete para ele na mesa ou no bloquinho de anotaes, voc insere na clula um comentrio.

20.2 Como utilizar os comentrios Para acionar o recurso comentrio, abra a planilha Escolinha, clique na clula onde deseja inserir o comentrio (G2) e, em seguida, no menu Inserir / Comentrio. Surgir em sua planilha uma caixa de texto com o cursor piscando para que voc possa digitar o comentrio desejado. Digite o texto: para fazer o clculo do resultado foi utilizada a funo SE e, posteriormente, a formatao condicional. Observe que o texto grande para o espao reservado ao comentrio, mas a caixa de texto pode ser redimensionada, posicionando-se o mouse num dos quadradinhos at que ele se transforme numa seta dupla. Basta agora clicar, manter o clique pressionado e arrastar para o lado desejado. Ao clicar fora da clula que contm o comentrio, ele ir desaparecer e apenas um tringulo vermelho aparecer para indicar que ali existe um comentrio. Este tringulo no ser impresso. Para que ele seja visualizado na planilha, voc deve antes verificar se a opo Somente indicador de comentrio est marcada. Para isso, clique no menu Ferramentas / Opes e, na janela que surge, selecione a guia Exibir. Certifique-se de que a opo citada anteriormente est marcada e, caso no esteja, marque-a e clique em OK. Volte ao menu Ferramentas / Opes, na guia Exibir e marque Comentrios e indicador. Clique no boto OK e veja agora que o comentrio inserido est sendo visualizado na planilha, sem a necessidade de posicionar o mouse sobre a clula que o contm. Mais uma vez, clique no menu Ferramentas / Opes, na guia Exibir e marque Nenhum. Clique no boto OK e observe que agora voc no est visualizando o comentrio nem o seu indicador. Voc no apagou seu comentrio, apenas o ocultou. Para editar o comentrio, basta selecionar a clula que o contm e, em seguida, clicar no menu Inserir / Editar comentrio. Para excluir o comentrios, basta selecionar a clula que o contm e, em seguida, clicar no menu Editar / Limpar / Comentrios. Voc pode inserir quantos comentrios desejar em uma planilha e eles no sero impressos, a menos que voc clique no menu Arquivo / Configurar pgina na guia Planilha e, na caixa de texto Comentrios, selecione No final da planilha ou Conforme exibido na planilha. Veja a figura a seguir: A opo No final da planilha imprime toda a planilha e os comentrios em seguida, e Conforme exibido na planilha imprime os comentrios como eles so exibidos na planilha. Neste caso, interessante que antes voc clique no menu Ferramentas / Opes e selecione

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a guia Exibir. Marque a opo Comentrios e indicador e clique em OK. Visualize como os comentrios esto dispostos na planilha

20.3 Exerccios 1. 2. Abra o arquivo curso de excel e selecione a planilha Curso de informtica. Insira o seguinte comentrio na clula G3: para o resultado final, foi adotado o seguinte critrio: Alunos que obtiveram um total maior ou igual a 60 foram aprovados, e alunos que obtiveram total inferior a 60 foram reprovados. Certifique-se de estar visualizando apenas o indicador de comentrios. Salve o arquivo e o feche.

3. 4.

21 FORMULRIO / BANCO DE DADOS 21.1 O que o Formulrio / Banco de Dados faz O recurso Formulrio uma das formas do Excel de tornar mais eficiente a entrada e pesquisa de dados em uma planilha. Formulrio um recurso que transforma os dados dispostos em linhas e colunas em um formulrio de fcil entendimento e digitao. Para utilizar o recurso Formulrio, voc precisa entender antes o que um banco de dados. Ele funciona da seguinte maneira: A primeira linha fica sendo a linha de cabealho, o contedo de cada clula se transforma num Banco de dados e cada coluna recebe o nome dos campos. O nome dos campos aquilo que comum a todos os dados daquele tipo digitados na planilha. Cada linha abaixo da primeira passa a ser um registro, e cada clula da linha um campo. Para simplificar o entendimento, pense na sua agenda telefnica. Os nomes dos campos seriam as palavras nome, endereo, telefone, etc. que aparecem para cada amigo que voc v registrar ali. Os registros seriam cada amigo com todos os seus dados digitados (seu nome, seu endereo e seu telefone). E cada dado escrito seria um registro (por exemplo, no campo nome, voc escreve Adriana). 21.2 Qual a aplicabilidade do Formulrio/Banco de Dados A grande aplicabilidade do formulrio facilitar a digitao de planilhas muito grandes. Imagine uma planilha que ocupe mais de uma tela - talvez duas ou trs - no sentido horizontal. Fica chato e trabalhoso digitar esses dados, visto que ser necessrio rolar a tela sempre que voc desejar cadastrar os dados de uma determinada linha. Atravs do recurso formulrio, a digitao ficar extremamente fcil. 21.3 Como funcionam os Formulrios Alm de poder digitar os dados diretamente na planilha, voc tambm pode utilizar para a digitao o recurso formulrio. Para isso, necessrio ter pelo menos a linha de cabealho e a primeira linha de dados digitadas na planilha para que o Excel reconhea esta planilha como sendo um banco de dados. Se a linha de dados contiver frmulas, no formulrio no ser necessrio fazer absolutamente nada para que elas sejam copiadas na clula imediatamente inferior. Para definir um banco de dados, abra o arquivo Curso de Excel, insira uma nova planilha com o nome Fazenda de Caf e digite os dados conforme a figura a seguir:

As seguintes frmulas e funes foram utilizadas: 50. Clula D3: =C3/B3. Depois, foi aplicado o formato porcentagem na clula. 51. Clula E3: =SE(D3>=60%;"Boa";"Ruim") (para facilitar, pode ser utilizado o recurso Colar funo para inserir a funo SE). Aps digitar as linhas de cabealho e de dados, basta clicar em qualquer clula da rea de dados - por exemplo B3 - e, em seguida, no menu Dados / Formulrio. Surgir a tela a seguir: Veja a seguir o significado de cada boto da janela anterior:

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12. Novo: pressionado, fornece um novo registro (uma linha) para entrada de novos dados. 13. Excluir: quando pressionado, exclui um registro (uma linha) do banco de dados. 14. Restaurar: quando pressionado, volta o registro situao original antes de uma alterao. 15. Localizar anterior: quando pressionado, posiciona-se no registro anterior ao atual. 16. Localizar prximo: quando pressionado, posiciona-se no registro posterior ao atual. 17. Critrios: quando pressionado, aparece uma nova caixa de dilogos para que voc possa fazer uma pesquisa rpida e eficiente. Ex.: se desejar consultar apenas as regies que tiveram uma produtividade igual ou acima de 60%, basta ento clicar no boto critrios e na caixinha de Porcentagem de colhidos digitar o seguinte: >=60%. Para retornar ao formulrio, clique no boto formulrio. 18. Fechar: quando pressionado, retorna planilha. Clique no boto Novo e digite o seguinte no campo correspondente (obs.: para passar de um campo para o outro, voc pode teclar Tab ou clicar com o mouse): Regies: Regio 2. Ps Plantados: 2300. Ps Colhidos: 1250. Clique novamente no boto Novo e digite o seguinte no campo correspondente: Regies: Regio 3. Ps Plantados: 1500. Ps Colhidos: 1300. Clique mais uma vez no boto Novo e digite o seguinte no campo correspondente: Regies: Regio 4. Ps Plantados: 900. Ps Colhidos: 500. Observe que apenas estavam disponveis para edio os campos que no possuiam frmulas ou funes, visto que estes sero calculados aps voc ter digitado os dados necessrios. Clique no boto Fechar e veja na figura a seguir o resultado que deve ter sido gerado na planilha.

21.4 Exerccios Suponha que voc fez uma pesquisa de preos de alguns produtos e pretende compr-los para revender. Dever ter um lucro diferenciado para cada produto. 52. Abra o arquivo Curso de Excel, insira uma nova planilha e renomeie para Revenda de Produtos. 53. Construa a planilha conforme a figura a seguir, utilizando o recurso formulrio para auxili-lo. Para isso, faa somente as linhas de cabealho e a primeira linha de dados e cadastre os outros produtos atravs do recurso formulrio. 54. Faa o clculo do preo da venda. Este deve ser feito somando-se o Preo do Custo e o Lucro.

55. Salve e feche o arquivo.

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