Rpublique du Sngal

Elaboration de la stratgie de communication de lAgence de lInformatique de lEtat

20 JUILLET 2012

Identification

ADIE Technopole, Dakar. Tel : +221 33 879 34 00 Fax : +221 33 879 34 44

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Rvisions

Versio n 0.1 0.2Titre Type Document Projet Rsum Date cration

Auteur

Objet

Equipe Projet Plan de communication de lADIE Elaboration de la stratgie de communication de Rdacteurs lAgence de lInformatique de lEtat Document de Synthse Elaboration de la stratgie de communication de lAgence de lInformatique de lEtat Ce prsent document dcrit la stratgie de communication prconise pour lA.D.I.E de 20 Juillet 2012

Diffusion
Destinataires quipe projet Mme DIANE Fatimtou DRC/ADIE M Khassoum Wone DG/ADIE Comit de Direction ADIE Personnel delAgence

Pour Info x x x x x

Pour Action x x x x x

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SOMMAIRE
I Introduction 4 II Communication Interne .5 1. Etat de la communication lADIE..5 interne au sein de

1.1. Enqute de satisfaction : laboration dun questionnaire...5 1.2. Dpouillement du questionnaire5 1.3. Analyse gnrale ...9 2. Stratgie de la interne....10 communication

2.1. Contexte .10 2.2. Objectifs .10 2.3. Cibles ...11 2.4. Supports 11 2.4.1. Supports oraux ..11 2.4.2. Supports crits. . ...12 3. Recommandations 14
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4. Echancier .15 III Communication Externe..16 IV Conclusion

I Introduction
LAgence de linformatique de lEtat (A.D.I.E) est une structure administrative autonome rattache au Secrtariat Gnral de la Prsidence de la Rpublique. Elle a en charge le pilotage, lexcution et la mise en uvre de la politique de lEtat en matire de TIC et dE-Gouvernement. Pour atteindre ces missions, lA.D.I.E a besoin de mener une communication soutenue et efficace envers les diffrents dmembrements de lAdministration. Jusqu prsent, aucune stratgie na rellement t labore pour dfinir et planifier les actions de communication. Elle est surtout ponctuelle et informelle do labsence quasi-totale de fiabilit des informations. Malgr ses nombreuses innovations en matires de TIC, lAgence peine atteindre une certaine notorit, et les services offerts manquent de visibilit. LAdministration qui est sa principale cible ne bnficie pas totalement de toutes les possibilits quelle offre. Pour une meilleure adhsion sa politique informatique, lADIE doit mieux cibler sa communication pour une approche stratgique afin dimposer ses services aux diffrentes structures administratives et, de ce fait, jouer

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pleinement son rle. Cette stratgie cohrente, planifie et approprie, va pouvoir rassurer tous les usagers de lIntranet sur la valeur ajoute quelle offre dans une dynamique de performance et defficacit dans lexcution des taches. Cest dans cette optique que nous allons laborer, dans ce document, la stratgie de communication pour lAgence pour essayer de combler ce manque de visib ilit simposer comme lunique oprateur de lAdministration sngalaise. Cest dans ce sens que nous allons nous attaquer aussi bien la communication interne quexterne.

II Communication Interne
1.Etat de la communication au sein de lA.D.I.E
1.1. Enqute de satisfaction : laboration dun questionnaire
Soixante dix (70) questionnaires ont t labors et ventils au sein de lAgence de lInformatique de lEtat (ADIE) sur ces deux principaux sites : Technopole et Orana. Sur ce total, 63 ont t minutieusement remplis. Les dix huit (18) questions portaient essentiellement sur : La communication au sein de lAgence ; La circulation de linformation ; Argumentaire sur la circulation de linformation

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La relation entre lagent et le suprieur hirarchique ; La connaissance des missions de lAgence ; Lintgration des nouveaux venus au sein de lAgence ; Le climat social ; Lexistence de facteurs de motivation ; Le rle de lAmicale ; La mise en place dun journal dentreprise.

1.2.

Dpouillement du questionnaire

Toutes les rponses ont t insres dans un tableau puis une analyse gnrale de la communication interne de lAgence a t faite sur la base de ce tableau rcapitulatif. Objet La communication interne de l'Agence La communication interne Rponses assez satisfaisante peu satisfaisante pas du tout satisfaisante aucune rponse occurrences 5 22 26 10

La communication est le maillon faible au niveau de lorganisation, elle nest pas satisfaisante voire quasi inexistante. Les agents semblent ne pas tre associs, ni informs dans les meilleurs dlais des principales dcisions. Recommandation : associer les agents aux prises de dcisions par rapport leur domaine de comptences pour une meilleure adhsion, une meilleure implication de lagent. Objet Linformation circule-t-elle au sein de lAgence ? Circulation de linformation au sein de lAgence Rponses Oui Non Aucune rponse occurrences 8 45 10

Nous pouvons aussi noter quil y a un problme dans la diffusion de linformation au sein lAgence ; cela laisse la place aux rumeurs et bruits de couloirs. Recommandation : mettre en place une cellule de communication interne qui va dfinir le canevas de circulation et de diffusion de linformation. Argumentaire sur la circulation de linformation 6

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Objet Argumentaire sur la circulation de l'information

Rponses absence de communication interne Rtention d'information cloisonnement des informations Absence dun cadre de dialogue ou dchange tabli cet effet Mconnaissance des projets et services offerts par lADIE Problme d'intgration des nouveaux venus Regroupement par affinit des agents

occurrenc es 9 7 10 10 8 5 12

Les agents se regroupent par affinit ou par clans. Cette situation se reflte dans les quipes qui pilotent les projets. Il n y a pas de symbiose entre les diffrentes directions. Il faut aussi noter linexistence dun cadre dchange et de dialogue favorisant le besoin dexpression des uns et des autres. Recommandation : mise en place dun cadre dchange entre les diffrentes directions ; mise en place dun outil de planification des diffrentes activits de lAgence : les agents pourront simprgner temps rel de ce qui se fait et pourront adhrer spontanment aux projets en cours.

Objet

La relation avec les suprieurs hirarchiques Rponses Trs satisfaisante Assez satisfaisante Peu satisfaisante Pas du tout occurrences 8 26 21 5

La relation avec les suprieurs hirarchiques

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satisfaisante Aucune rponse 3

Les rponses sont assez nuances et diffrent dune direction une autre. Dans certains cas, la collaboration est relativement bonne. Recommandation : multiplier la concertation dans les directions juges difficiles ; lchange pourra dissiper certaines incomprhensions. Objet Linformation sur les missions de lADIE : La connaissance des missions de lAgence Rponses Trs satisfaisante Assez satisfaisante Peu satisfaisante Pas du tout satisfaisante Aucune rponse occurrences 6 23 20 11 3

Les missions de lAgence ne sont pas trs bien assimiles par le personnel ; la documentation sur le rglement intrieur ainsi que le code de bonne conduite ne sont pas leur disposition. Recommandation : Large diffusion des diffrents documents lis la vie de lAgence.

Objet

Intgration des nouveaux venus (nouvelles recrues, stagiaires, contractuels, autres) au sein de lAgence Rponses Toujours Souvent occurrences 5 28 8

A larrive dune nouvelle

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recrue en tes-vous inform ? Jamais Aucune rponse 24 6

Le constat est alarmant, la plupart des nouveaux venus ne sont pas prsents leur arrive et lobjet de leur prsence nest pas notifi. Sil sagit dun stagiaire, son sujet de recherche ou de mmoire nest pas communiqu non plus. Recommandation : Meilleure encadrement dans la validation des demandes de stages et prsentation obligatoire par le DAF ou une personne dsigne. Objet Comment trouvez-vous le climat social au sein de lADIE ? Le climat social Rponses Bon 33 Mauvais 15 Moyen Aucune rponse 3 occurrences 12

Le climat social est tendu, latmosphre de travail et la collaboration en souffrent. Recommandation : Amliorer les relations de travail. Objet Existe-t-il des facteurs de motivation ? Lexistence de facteurs de motivation Rponses oui 22 Non Aucune rponse 12 occurrences 26

La plupart des agents sont motivs puisque les salaires tombent la fin du mois avec une bonne assurance sant. Les primes aussi sont rgulirement payes. Seulement, il est important de souligner cot le manque de promotion interne des agents d un manque de lisibilit sur le plan de carrire.

Le rle de lAmicale 9

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Objet LAmicale joue-t-elle son rle ?

Rponses oui

occurrences 14 39

Non Aucune rponse

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Le rle de lAmicale est incompris. Recommandation : Revoir les textes qui rgissent lAmicale et redynamiser ses activits pour une meilleure prise en charge des attentes du personnel. Objet Mise en place dun journal dentreprise La mise en place dun journal dentreprise Rponses oui 7 Non Aucune rponse 8 occurrences 48

Le besoin de la mise en place dun bulletin dinformation est pertinent pour la majeure partie des agents. Mettre en place un bulletin dinformation ainsi que le cadre du comit de rdaction.

1.3. Analyse
Au sein de lAgence, la communication reste un maillon faible. Des mcanismes sont certes mis en place depuis sa cration mais ils ne sont pas utiliss bon escient. Les informations sont vhicules de manire parse. Si certaines sont transmises par voie officielle dautres deviennent des bruits de couloirs, la vie de lAgence est souvent rythme par des rumeurs : quil sagisse de promotion, de nomination, daffection De ce fait, les agents vivent dans la hantise (perte de poste, de privilge, etc.), les prjugs sinstallent. Cela affecte invitablement lambiance de travail et le climat social se dtriore. Il est aussi ressorti de lenqute de satisfaction quil ny a un dficit de concertation dans la prise de dcisions au niveau de lAgence. La consquence directe est que le personnel ne se sentant pas concern ny adhre pas forcment. Une large concertation devrait tre opre pour permettre aux agents de mieux apprhender certains enjeux : nomination, dfinition dune nouvelle politique sociale, etc.

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Il n y a pas aussi assez de runions interservices qui permettent huiler les relations entre collgues. Les informations sont cloisonnes dans les directions. Les documents relatifs la vie de lAgence ne sont pas bien connus du personnel ou ne sont pas comprises. Il nexiste aucune politique dintgration des nouveaux venus. Lencadrement des stagiaires laisse dsirer dans certains cas. Par ailleurs, la promotion interne fait rellement dfaut. Le rle de lAmicale nest pas bien compris par le personnel, son cahier de charges doit tre revu et radapt aux besoins des uns et des autres par exemple pour une certaine catgorie le fait daller en week-end ne les arrange pas forcment. Les agents souhaitent vraiment tre informs sur les moindres dtails qui rythment lAgence. Cest pourquoi, ils prconisent le lancement dun bulletin dinformations qui pourra palier le dficit de communication et apporter des correctifs. Mais ce nest quavec une bonne stratgie de communication interne sur le long terme que nous pourrons faciliter les changes lintrieur de lAgence.

2.Stratgie de communication interne

La communication interne regroupe l'ensemble des actions de communication mis en uvre au sein dune entreprise destination de ses salaris. Au sein de lADIE, il sagira davoir une approche stratgique afin de faire circuler les bonnes informations et de ragir trs rapidement afin dviter tous les biais (rumeurs, informations qui sapent le moral du personnel ou crent des conflits).

2.1. Contexte
LADIE a besoin de dvelopper sa visibilit et renforcer sa crdibilit. Cest dans ce sens que la communication interne va agir sur la perception que le personnel a de lAgence. Elle sera une source de motivation, dimplication et de valorisation (sentiment dappartenance). Elle sera aussi un moyen de mieux imprgner les agents des missions de lagence.

2.2. Objectifs
A travers cette stratgie de communication interne, les objectifs pour lADIE sont multiples : Rendre plus fluide la diffusion des informations ; Faire adhrer les agents la politique de la direction gnrale ; Taire les rumeurs, les fausses nouvelles et interprtations ; Gommer les frustrations, les prjugs ;

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Aider la mise en place dune politique de promotion interne ; Aider lintgration des nouveaux venus ; Amliorer le climat social ; Crer et entretenir une vritable culture : avoir le sentiment dappartenir une communaut forte ; Concourir la ralisation des projets de la structure (en termes de rentabilit, de visibilit, dengagement social, culturel) ; Aider entretenir la communaut en acceptant la diversit.

2.3. Cibles
La communication interne vise lensemble du personnel aussi bien temporaire que permanent : Les cadres ; Les techniciens Le personnel dappui ; Les stagiaires.

2.4. Supports 2.4.1. Supports oraux

Loralit est le moyen de communication interne le plus ancien. En dehors du personnel dencadrement, le top management doit faire des visites spontanes ou planifies sur le terrain ceci afin : dtre lcoute du personnel ; de faire passer de nouveaux messages; dajuster certaines informations dformes par une mauvaise communication ou la rumeur ; et danticiper.

Outre cette dmarche de proximit, il faut noter la gestion des diffrentes runions

Les runions de service

Avant dorganiser une runion, il faudra sassurer que lobjectif est bien connu, bien partag. Lordre du jour doit toujours tre prcis lavance ainsi que le timing de la runion. Ceci permet aux participants de mieux se prparer et dapporter des propositions concrtes. Important : Un cadrage doit tre systmatiquement fait avant le dbut de chaque runion : timing, rappel de lordre du jour. Une personne sera dsigne tour de rle pour prparer la runion et

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rdiger un compte rendu. Si lordre du jour nest pas vacu aprs une 1h ou une 1h 30 maximum 2 heures, il doit tre remis la prochaine runion sauf urgence.

Les runions interservices

Elles permettent de dcloisonner les diffrents services, de mieux huiler les relations interservices. Les agents simprgnent mieux des activits quotidiennes des collgues.

Les vnements
Tous les vnements en interne, conventions ou vnements spciaux, peuvent tre encourags/ adapts, sils sont bien planifis, au sein de lAgence. o les conventions Les conventions visent informer les travailleurs mais galement les convaincre de la pertinence des orientations stratgiques : -vux de fin danne du Directeur Gnral, -prsentation du rapport annuel dactivits (sil existe), -lancement dun nouveau produit/service, -lancement dune nouvelle application par lingnierie ou autres, -prsentation dun nouvel organigramme, -organisation dun sminaire annuel ouvert tout le personnel sur la stratgie de lAgence. o les vnements spciaux -Mariages, -baptmes, -sorties, -matches de football, -pot de dpart, -pot de bienvenue, -retour de Mecque ou de Rome

2.4.2. Supports crits

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La note de service
Elle peut tre considre comme le premier instrument de communication interne. Des notes internes sont certes rdiges au sein de lADIE mais leur appropriation est difficile pour la quasi-totalit du personnel. En plus de lIntranet, le tableau daffichage devra venir en appoint pour un meilleur partage de linformation avec les diffrentes catgories. Elle suit une logique descendante. La note a pour objectifs de : - fixer les rgles de fonctionnement interne ; - tracer des directives ; - Informer les agents sur les grandes orientations de lentreprise et les modifications aussi bien commerciales, techniques que juridiques. Quelques exemples : Note interne : nouvelle disposition de la DG, nouveaux partenariats ; des coupures informatiques ou logiciel sont prvues, des migrations de systme Note interne pour le lancement doffre ; Note interne sur la mise disposition dun nouveau logiciel / application ; Note interne pour prvenir dun vnement : cocktail de prsentation des vux du DG, journes daction.

Laffichage/Tableau daffichage
Cest un moyen efficace pour sensibiliser, informer le personnel, travers les notes internes ou autres. Elle va permettre de rpercuter les informations tout le personnel (temporaire comme permanent). Elle peut tre crite ou visuelle. Elle sera rgulirement renouvele afin de susciter lattention. Des tableaux daffichage pourront tre installs au niveau de chaque tage ainsi quau rez-de-chausse ou bien au rez-de-chausse et au deuxime tage.

Le bulletin dinformation
Le bulletin dinformation sera un support intressant de communication interne car cest un outil relativement souple et contrlable mme si son cot de fabrication est une limite dans certains budgets. Ce sera un excellent support pour dcliner la stratgie de lAgence, mobiliser le personnel, informer, former, avoir des retours de gestion. Dans un premier temps, le bulletin dinformation sera lanc sous format lectronique puis

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sous format papier sur une dizaine de pages avec une parution trimestrielle. Voici le sommaire propos : 1. Editorial de la direction ou du Comit de rdaction ; 2. Politique gnrale de l'agence : extensions, diversification, accords avec d'autres structures ; 3. Informations techniques : nouvelles machines, nouveaux procds, nouveaux produits, recherche et dveloppement ; 4. Prsentation des diffrents services et des autres tablissements ; 5. Les activits de lAgence ; 6. (Information commerciale : rsultats, campagnes publicitaires, position par rapport la concurrence, nouveaux marchs); 7. Vie sociale : activits sportives et culturelles, carnet des mariages et dcs, arrives et dparts, dparts la retraite ; 8. Questions sociales : augmentations de salaires, modifications des horaires, des conditions de travail, hygine et scurit ; 9. Environnement de l'Agence : professionnel, conomique, rgional ; 10. Brves ; 11. Agenda.

La plaquette de prsentation
On la retrouvera laccueil et au niveau de chaque service. Elle peut revtir plusieurs formes : -document lgal comme la prsentation des rsultats de projets -un document stratgique -la confection de plaquettes pour tous les services y compris celle gnrale de lADIE -Etc. La plaquette est toujours cible en fonction du public cibl : agents, partenaires, grand public etc.

Le livret daccueil
Il sera lun des premiers contacts physiques quun employ aura avec lADIE. Il prsentera la stratgie, les missions, le rglement intrieur de lAgence mais galement tous les autres lments que le salari doit savoir : sa place dans lorganigramme, sa grille de rmunration.

La bote ides
Technique souple et pas trs coteuse, elle va permettre, de manire anonyme, aux agents de pouvoir sexprimer librement sur la vie de

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lAgence et faire des propositions en vue damliorer lorganisation. Elle est trs efficace en communication ascendante.

Les NTIC
Les Rseaux Sociaux dEntreprise (RSE) comme la plateforme YooLinkPro qui est une solution de rseau social

personnalisable qui permettra lADIE de crer son propre rseau social, davoir des fora de discussion et d'animer facilement sa communaut ;
LIntranet ; Les sms ;

3.Recommandations
1. Mise en place dune cellule de communication ; 2. Installation dun tableau daffichage ; 3. Lancement du bulletin dinformations de lADIE ; 4. Outil de planification des activits de lAgence (runions, missions, autres) ; 5. Mise en place dune salle de documentation et darchivage ; 6. Mise en place dun bureau ddi RH ; 7. Mise en place dune boites ide ; 8. laboration dun livret daccueil, plaquettes dinformation ; 9. Uniformisation des documents administratifs (compte rendus, lettres, rapports, etc.) ; 10. 11. 12. Personnalisation des box de travail (service ddi) ; Personnalisation des plateformes de travail ; Octroi dune machine la salle des chauffeurs.

13. Accompagner les quipes mobiles dans les interventions pour sensibiliser et changer avec les structures daccueil ; 14. Dsigner un mdiateur de lAgence.

4.Echancier

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Voici quelques actions prioritaires : Action Cellule de communication Bulletin dinformations Tableau daffichage Livret daccueil Boite ides Plaquettes dinformation Outil de planification des activits Dure en jour Responsable

III Communication Externe

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IV Conclusion

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