El Mayor en T. La mayorizacin.

Balance de comprobacin
El mayor en T Conocido tambin como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la informacin registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un perodo determinado. Uno de los formatos ms conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta. Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas ms completos que incluyen una columna adicional para la obtencin del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en captulos posteriores. La Mayorizacin La mayorizacin es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lgico este proceso no se puede dar sin previamente disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorizacin vamos a realizar el siguiente ejercicio: Transacciones: El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situacin de la Empresa XT dedicada a la prestacin de servicios publicitarios con los siguientes datos: Dinero en efectivo Cuenta Corriente en el Banco Popular Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar Edificio Muebles y Enseres 350,oo 12.600,oo 21.500,oo 25.700,oo 86.250,oo 18.000,oo

Vehculos Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Hipotecas por Pagar Capital Social

15.600,oo 15.800,oo 20.300,oo 23.900,oo 120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, segn comprobante 01. El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, segn papeleta de depsito 1562, comprobante 01. El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 segn factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular. Una vez hechos los anlisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostrara de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorizacin, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los dbitos y crditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que la mayorizacin est bien realizada, colocamos junto a cada cifra el nmero de asiento de donde proviene ese valor.

Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento, no abrimos otra T, pues el objetivo de la mayorizacin es la acumulacin de los valores debitados o acreditados en una sola T. Una vez terminado el proceso de mayorizacin, analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay ms de una cifra ya sea en el Debe o Haber, procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos. Terminado el proceso de mayorizacin, el Mayor General se mostrara de la siguiente manera:

Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobacin, precisamente para comprobar si se realiz bien el proceso de mayorizacin.

Balance de Comprobacin Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser as se tendr la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorizacin hasta que los totales cuadren, es decir totalicen cifras iguales. A continuacin vamos a observar el Balance de Comprobacin luego del proceso de mayorizacin antes expuesto.

______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realiz correctamente, en razn de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, tambin van a cuadrar y efectivamente as es. Con este pequeo ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aqu nicamente cuentas del Estado de Situacin pero posteriormente incluiremos tambin cuentas de ingresos y gastos.

Al realizar un anlisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobacin observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto tambin en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor nmero de movimientos. Una vez totalizadas las cifras, se traza doble lnea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance.

Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros

La Hoja de Trabajo Esta hoja segn algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobacin. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente Productos Kevin por concepto de cancelacin de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad, comprobante de ingreso 02. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja el da anterior, segn papeleta 6258. c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente Productos Kevin, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03 del Banco Popular, adems se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en televisin con cheque 04 del mismo banco. d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de mes.

e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales, segn comprobante de ingreso 03. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. Columna, para el cdigo de cada cuenta 2da. Columna, para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas. 3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobacin 4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobacin 5ta. Columna, para el Debe del Diario General 6ta. Columna, para el Haber del Diario General, sta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, tambin se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un perodo o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fcilmente los dbitos y crditos de cada transaccin. 7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobacin Ajustado 8va. Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobacin Ajustado 9na. Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados 10ma. Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados 11va. Columna, para registrar los activos en el Balance General 12va. Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que cuadran; los totales de las 4 ltimas columnas por lo general no cuadran por cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos, cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio), el valor de la diferencia se registra en la columna de gastos para

efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas, y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo, para cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la cuenta Resultado del perodo. En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar deber ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de Trabajo.

Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobacin Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad cada cifra tiene nicamente dos opciones en razn de que si tiene saldo deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este anlisis el reparto de las cifras, se hace ms fcil. En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $ 18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del perodo, que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos expuestos en la Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fcilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad.