Comunicarea scris Introducere: Parcurgnd aceast secven v vei familiariza cu aspecte legate de comunicarea scris.

Ce tim despre: raport, scrisoare, minut, dare de seam, proces verbal, not, mesaje, referat, memoriu? Comunicarea scris reprezint o component a comunicrii umane. Regula ce ar trebui s stea la baza oricrei comunicri scrise este: nu trebuie s scrii n aa fel nct s te faci neles, ci n aa fel nct s nu lai , cu nici un chip, loc unei posibile nenelegeri. Putem comunica n scris prin intermediul mai multor mijloace: * pota, * faxul, * e-mail-ul, * Internetul. Pentru a avea o comunicare scris eficient trebuie respectate cteva reguli: Adopt o atitudine responsabil cu privire la coninutul mesajului; Concentreaz-te asupra ideilor din mesaj; Gsete rspunsul la ntrebri ca: ce vreau s spun, cui, ce responsabiliti am, ce argumente pot folosi, etc; Folosete un stil propriu; Folosete un vocabular adecvat; Utilizeaz pluralul n loc de singular la persoana I i II (v rugm); Folosete formele de politee; Utilizeaz timpul prezent n loc de viitor (produsul se ambaleaz); Evit regionalismele i expresiile populare; Evit argoul i jargonul; Folosete fraze i propoziii scurte; Folosete ordinea direct n propoziii i fraze; Recitete nainte s trimii mesajul; Evit s scrii negativ, fii pozitiv. Exist tipuri diferite de documente. Iat cteva dintre ele mai uzitate n viaa de zi cu zi a unei companii: Scrisoare de afaceri. trebuie s ctige atenia, s capteze interesul, s aprind dorina, s ndemne la aciune. Poate fi: *de vnzri, *de nsoire, *de remedieri, *de fidelizare, *de reclamaii. De regul scrisoarea va cuprinde:

Un prim paragraf n care este prezentat pe scurt situaia. Un al doilea paragraf care detaliaz problema sau ofer o rezolvare pentru problema ridicat. Un al treilea paragraf care descrie msurile ce vor fi luate, poa te formula o cerere, poate oferi un sfat sau poate exprima o dorin. Scrisoarea va indica cu precizie: identitatea semnatarului i statutul lui, identitatea destinatarului, data i locul n care a fost conceput, mesajul clar i la obiect. Nota..... nlocuiete scrisoarea n interiorul unei organizaii. Putem ntlni: - not de serviciu, - not de informare, - nota direciunii. Ea este impersonal i se poate adresa unei persoane, mai multor persoane, unui serviciu, mai multor servicii. Din punct de vedere juridic o not emis de direciunea unei organizaii are aceeai valoare ca regulamentul de ordine interioar. Minuta este un document care consemneaz anumite lucruri ce se deruleaz n interiorul unei organizaii. nregistreaz o propunere sau aciune ntreprins la un moment dat ce urmeaz a fi completat ulterior. Mesajele.... scrise sau electronice au rolul de a transmite foarte rapid o informaie scurt.Pot fi scrise de exemplu pe cartea de vizit, pot fi transmise prin fax sau pot fi transmise printr-un e mail. Referatul este un document scris n care sunt prezentate aspecte concrete, date i aprecieri n legtur cu o anumit problem i propuneri de modificare a situaiei existente.Cuprinde: - prezentarea succint a problemei abordate, - concluzii i propuneri, - semntura. Raportul cuprinde o relatare a unei activiti.El comport o analiz a informaiilor prezentate i propunerea de soluii. Elementele lui sunt: - titlu, - obiectul controlului, - data, numele i calitate a celor ce l-au ntocmit, - actul normativ, - faptele, - concluzii i propuneri, - ncheiere, - semnturi. Memoriul este o prezentare amnunit i documentat a unei probleme, situaii. Cuprinde ca elemente principale: - formula de adresare,

- numele, - funcia, - adresa, - prezentarea i analiza problemei, - soluii preconizate, - semntura, - funcia adresantului i organizaia. Darea de seam. este documentul care cuprinde prezentarea i analiza activitii unei organizaii, ntr-o anumit etap sau justificarea unei gestiuni. Materialul e critic evideniind dificultile, cauzele, soluii de remediere. Se prezint de conducere n faa salariailor. Are scopul de a informa, de a se constitui ntr-o dovad a celor realizate la un moment dat dar i de a facilita munca celor din compartimentul/ organizaia respectiv. Procesul verbal este un document oficial (o form particular a drii de seam) n care se nregistreaz o anumit constatare sau se consemneaz pe scurt discuiile i hotrrile unei anumite adunri. Poate fi: - de constatare, - de contravenie, - de predare- primire, - de consemnare a unei edine. Misiunea organizaiei arat de ce este necesar firma. Ea trebuie s rspund la o serie de ntrebri: - Cine sunt clienii? - Care sunt dorinele lor, care sunt nevoile, ateptrile, problemele lor i cum produsul sau serviciul lansat aceste probleme? - Care sunt atuurile afacerii? - Care sunt angajamentele pe care i le asum firma fa de consumatori? - Care sunt beneficiile oferite consumatorilor? Misiunea poate fi chiar sloganul firmei. De exemplu: Nokia Connecting people Junior Achievement Investete n educaie Obiectivele organizaiei trebuie s furnizeze informaii despre organizaie, s mobilizeze resursele, s msoare succesul i s exprime rezultatele finale. Strategiile organizaiei sunt un plan de joc pentru ca organizaia s i ating obiectivele. Strategiile au un rol foarte important n planificarea activitilor ele avnd rolul de a ghida derularea activitilor n urmtorii ani. Strategiile definesc: - direcia, filosofia, valorile firmei; - deciziile importante din cadrul organizaiei; - ghidul de orientare managerial harta managerilor. i rezolv

Regulament

de

ordine interioar....

reglementeaz

totalitatea

raporturilor i

jurisdicia muncii ntr-o organizaie.Dispoziiile acestuia se aplic n toate domeniile de activitate de ctre toi angajaii. El este revizuit periodic n concordan cu nevoile angajatorului sau cu noi norme legislative aprute. Fia postului.... cuprinde descrierea posturilor/sarcinilor de munc. Ea conine date despre: denumirea postului de munc, integrarea n structura organizatoric, responsabiliti ce i revin angajatului, sarcini, activiti i aciuni specifice postului, competenele necesare postului, contextul n care i desfoar munca, pregtirea necesar postului respectiv, salariul i condiiile de promovare. n cazul comunicrii scrise n cadrul unei organizaii de o foarte mare importan este utilizarea elementelor ce confer identitate vizual. Aceste elemente pot fi: - numele - logo-ul - codul de culori folosite. Aceste elemente au rolul: - de a conferi o personalitate proprie organizaiei; - de a se constitui ntr-o carte de identitate; - de a transmite un mesaj legat de valorile promovate de organizaie, de produsele/serviciile oferite de aceasta; - de a diferenia organizaia de concureni; - de a crea o baz comun pentru toate activitile promoionale din viitor; - de a crea o imagine pozitiv, uor de memorat n rndul clienilor; - de a facilita fidelizarea clienilor.