2012

GESTION LOGISTICA Y OPERACIONES

CASO HEPEVASA

CURSO:

GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

DOCENTE:

LIC. CARLOS MIRANDA

INTEGRANTES

AO:

I.

OBJETIVO Recomendar poder mejorar los niveles de rotacin de inventarios y reducir los excesos de stocks de la compaa.

II.

SITUACION De la evaluacin realizada por una empresa de Consultores, esta recomienda: Reducir precios de venta en 15 % para colocar el aceite, producto estrella de HEPEVASA, en un nivel competitivo. Existen dos reas en la empresa donde se pueden reducir costos: Publicidad Logstica Adems, realizan un diagnstico de la empresa y dan a conocer ocho (08) puntos de cmo se encuentra funcionando. Ante esta situacin la empresa forma dos equipos de trabajo, uno de ellos, trabajo por hacer, est formado por personal de produccin y compras para estudiar la situacin y emitir recomendaciones para lograr el objetivo del trabajo.

III.

ANALISIS - Segn la descripcin del caso se puede verificar que existe un problema de planificacin y organizacin el cual no se est realizando de manera eficiente. A su vez existe una carencia de planteamiento de objetivos, estrategias y modo de operacin los cuales no estn permitiendo que la empresa se pueda adaptar a los cambios y competitividad en el entorno. Se ha podido determinar de acuerdo al diagnstico de los Consultores, que la empresa viene funcionando de la manera siguiente:

1. El manejo de inventarios de productos terminados es totalmente independiente del de insumos. RECOMENDACIONES PUNTO 1: No existe una coordinacin y control entre las reas involucradas de ventas, compras y manufacturacin. 2. No existe en la compaa quien asuma las responsabilidades logstica, ni de administracin de inventarios, dando lugar a aquellos que tienen a su cargo o se relacionan con el manejo de inventarios tiendan a imponer mrgenes de seguridad elevado, aumentando los niveles de inventarios y ocasionando los sobre stocks. RECOMENDACIN DEL PUNTO 2: Disear e implementar un modelo logstico integral que tome en cuenta todos y cada uno de los elementos constitutivo de la cadena los interrelacione y los haga igualmente participe de la responsabilidad productiva en el mercado.

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA

GERENCIA GENERAL

VENTAS

MANUFACTURA

COMPRAS

MARKETING

FINANZAS

ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO

ALMACEN DE INSUMOS Y MATERIALES

DISTRIBUCION

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL

GERENCIA VENTAS

GERENCIA MANUFACTURA

GERENICA LOGISTICA

GRENCIA MARKETING

GERENCIA FINANZAS

AREA DISTRIBUCION ALMACEN DE PRODUCTO TERMINAO ALMACEN DE SUMINISTROS

PLANEAMIENTO

COMPRAS

3. El manejo de inventarios de productos terminados est bajo ventas, los que no consideran una prioridad el optimizar los niveles de los mismos. RECOMENDACIN PUNTO 3: Que el rea de ventas no debe tener bajo su responsabilidad los inventarios de productos terminados debiendo de estar encargada el reas de distribucin. 4. No existe sistema de planeamiento y control de inventarios. RECOMENDACIN PUNTO 4: Se debe crear las reas de planeamiento y almacn de producto terminado y almacn de suministros, implementar un TI (Tecnologa de Informacin), que se adecue a las necesidades de la empresa, por ejemplo SAP, etc. 5. No existe canales de comunicacin formal y permanente entre la gerencia de ventas, manufactura y compras. RECOMENDACIN PUNTO 5: Se deben crear canales de comunicacin formales y permanentes, entre las reas involucradas como : correo elctricos, informes, reportes, reuniones, as generara una mejora continua. 6. A pesar de existir una gerencia de compras, estas solo cumple funciones de rutina y tramitacin de papeles, en el cumplimiento de los pedidos que recibe. RECOMENDACIN PUNTO 6: Que el gerente de compras es la persona que debe cumplir con una funcin de servicio hacia todas las dems actividades de la empresa, es por ello que debe de canalizar todo su esfuerzo como un solo principio para la consecucin de los objetivos y polticas de la compaa. 7. Las decisiones de distribucin fsica corresponde a ventas que se encargan de hacer llegar los productos a sus distribuidores y clientes, para lo cual tienen bajo sus rdenes a los elementos de transporte. RECOMENDACIN PUNTO 7: Se debe implementar un rea de distribucin. 8. En dos o tres oportunidades manufactura ha tenido que cambiar de produccin por falta de insumos, fabricando productos que no son de preferencia de los consumidores y que se almacenan, esperando que ventas logre darles movimientos. RECOMENDACIN PUNTO 8: El problema lo origina produccin por falta de comunicacin continua con el rea de compras ya que ellos se encuentran supeditado al requerimiento de produccin. Tener un stock de seguridad con los productos que tienen mayor rotacin.

IV.

CONCLUSIONES:

2.1 CAMBIO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para solucionar los problemas presentados se recomienda un cambio en la estructuracin del organigrama de la empresa. Implementacin de las reas de planeamiento, almacn de suministros, producto terminado y el rea de distribucin dentro del departamento de logstica. Funcionamiento de las reas implementadas en el rea de logstica El rea de almacn de producto terminado realizar inventarios mensuales de sus productos almacenados, para llevar un control adecuado del stock. Reduciendo los sobre stocks. A dems se emitirn los siguientes reportes: Reporte de stocks con movimiento y sin movimiento, Reporte de ocupabilidad de almacenes. En el almacn de suministros se proceder de la misma forma. El rea de planeamiento recopilara la informacin obtenida de acuerdo al plan de ventas, de los inventarios del cual generara el plan de necesidades de materiales para el rea de compra, a su vez con el rea de manufactura revisara las necesidades de recursos, capacidad de procesamiento y el plan de produccin . Con respecto a las decisiones de la distribucin fsica, estas ya no estarn a cargo de ventas, si no en el rea de logstica, especficamente en el rea de distribucin lo cual permitirn hacer llegar los productos a los distribuidores y clientes eficientemente, minimizando los costos. 2.2 IMPLEMENTACION DE UN ERP Dado que no existe un sistema de informacin en HEPEVASA y con la finalidad integrar todas reas de la empresa, se plantea implementar un ERP (Enterprise Resource Planning). El ERP, nos permitir aumentar la productividad de la planta o negocio, reducir de inventarios, minimizar el tiempo de reaccin ante un aumento de ventas, disminucin de compras, automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.), planificando todos los recursos de la empresa. Posibilitar la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Para aumentar la eficiencia y la eficacia del proceso de productividad en el rea de produccin y haya una mayor difusin y anlisis de informacin se crear el rea de PCP. El rea de PCP, establecer anticipadamente lo que la empresa deber producir y en consecuencia lo que deber disponer de materias primas y materiales, de equipos, de personas, as como existencias de productos acabados para proveer las ventas. Por otro lado, el Planeamiento y Control de la Produccin va a monitorear y controla el desempeo de la produccin en relacin con lo que fue planeado, corrigiendo eventuales desviaciones o errores que puedan surgir. PCP acta antes, durante y despus del proceso productivo. Antes, cuando planea el proceso productivo, programa de materiales, mquinas, personas y existencias. Durante y despus, cuando controla el funcionamiento del proceso productivo para mantenerlo de acuerdo con lo que fue planeado. En HEPEVASA, las principales interrelaciones del PCP con las dems reas de la empresa sern: Con el rea de Mantenimiento: Programar el funcionamiento de mquinas y equipos basndose en Documentos de Produccin.

Con el rea de provisiones y compras: El rea de provisiones y compras funcionar con base en lo planeado por el PCP. Con el rea de recursos humanos: El PCP programa la actividad de la mano de obra, al establecer la cantidad de personas que debern trabajar en el proceso de produccin. El reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal son actividades que se establecen en funcin al Planeamiento y Control de la Produccin. Con el rea financiera: El PCP se basar en los clculos financieros, para establecer los niveles ptimos de existencias de materias primas y de productos acabados, adems de los lotes econmicos de produccin. Con el rea de ventas: El PCP se basar en la previsin de ventas, informe que provee el rea de ventas, para elaborar el plan de produccin de la semana.

2.3 IMPLEMENTAR COMITS SEMANALES DONDE PARTICIPEN LAS REAS DE MANUFACTURA, VENTAS, PCP Y DISTRIBUCIN PARA QUE SE REVISEN LOS SIGUIENTES TPICOS: Cambios en los planes de ventas. Conocer los cambios en las ventas en las semanas o meses siguientes va permitir a las dems reas planificar mejor sus actividades ajustando sus necesidades de mano de obra, de materiales, de cumplimento de programas, etc. Mercado de nuestro producto. Revisar esta informacin en los comits es importante para saber qu producto me conviene producir, donde me conviene vender, etc. Status de materiales. Con esta informacin se podr saber si se va cubrir las necesidades de materiales de produccin de acuerdo a los planes de ventas, revisar esta informacin en el comit ayuda a tomar decisiones adecuadas para la compaa cuando existe riesgo de quiebres de stock de algn material. Indicadores de produccin. Revisar esta informacin en los comits es importante para saber si se est cumpliendo con los programas, si los costos de produccin estn dentro de lo presupuestado, si hay necesidad de contratar una maquila para cumplir los programas, etc. Reporte de stocks y movimientos. Dar a conocer esta informacin en los comits ayudar que se mueva los productos con riesgo de sobre stock y/o deterioro.