8.

COMUNICAREA INTERNA SI ROLUL EI IN ORGANIZATIE

8.1-OBIECTIVELE COMUNICARII INTERNE 8.2-PROIECTAREA STRATEGIEI DE COMUNICARE INTERNA 8.3-PUBLICURI INTERNE SI ROLUL LOR IN COMUNICAREA INTERNA 8.4-SELECTAREA CANALELOR DE COMUNICARE INTERNA 8.5-FEEDBACK PENTRU COMUNICAREA INTERNA IN ORGANIZATII 8.1-OBIECTIVELE COMUNICARII INTERNE Se pare ca cea mai folosita forma de comunicare interna la ora actuala in organizatiile romanesti este comunicarea scrisa. Intocmirea unui referat cere experienta pentru ca trebuie sa fie concis, sa contina cuvinte clare si fraze scurte si la obiect, sa fie bine documentat sis a aiba o forma de prezentare grafica atractiva. COMUNICAREA IERARHICA-este din pacate prea formala si se refera indeosebi la transmiterea stricta a unor directive, insa un manager bun trebuie sa depaseasca acest nivel sis a se apropie mai mult de oamenii din subordinea sa. Oamenii raman intr-o firma nu numai datorita banilor pe care ii castiga ci si datorita faptului ca aceasta le ofera stabilitate, ori datorita dorintei de a da performanta si nu in ultimul rand datorita recunoasterii si aprecierii valorii muncii. THOMAS ACHELIS-(presedintele Confederatiei Europene de Relatii Publice-CERP ) spune ca: foarte multi angajatori nu acorda importanta satisfactiei angajatilor lor, care ar

trebui sa fie cel putin la fel de importanta ca satisfacerea clientilor, iar pe de alta parte, pentru companiile de success, satisfactia angajatilor este un obiectiv clar stipulate in enuntul misiunii companiei. Pentru a fi multumiti de compania in care lucreaza, angajatii trebuie in primul rand sa se simta acceptati, iar acest lucru presupune un anumit nivel de informare.Pentru companie avantajul este acela ca angajatii foarte bine informati pot sa contribuie la cultura organizationala, pentru ca incep sa gandeasca in stilul companiei. Multe companii au observat ca in masura in care au un sistem bine pus la punct de comunicare interna si un staff motivate, numarul de zile libere pe caz de boala(mai ales zile de luni si vineri), dar si numarul de erori de productie pot fi scazute in mod substantial. Beneficiul obtinut prin economiile in aceste doua directii, reprezinta un plus financiar important la balanta fiscala a oricarei companii. Putine companii i-si pot permite luxul de a avea un compartiment separat de Comunicare Interna, fata de cel de Resurse Umane. Angajatii reprezinta una dintre resursele care pot asigura succesul companiei. Acestia sunt factori cheie in productie, marketing si vanzari. OBIECTIVELE COMUNICARII INTERNE SUNT: -dezvoltarea unor legaturi effective intre diferitele departamente din organizatie -incurajarea participarii, a cooperarii si a lucrului in echipa -exploatarea sinergiilor cu sistemul de Relatii Publice( departamentul de relatii externe) -imbunatatirea performantelor, atat la nivel individual cat si global -imbunatatirea calitatii globale a actului decizional

RESPONSABILITATILE UNUI SPECIALIST IN COMUNICARE INTERNA SUNT: 1. pregatirea unei strategii de comunicare interne viabile si editarea unui manual de comunicare interna care sa poata fi consultat de angajatii ce vor sa aleaga un canal de comunicare formal 2. implementarea strategiei si urmarirea ei 3. colectarea si distribuirea informatiilor prin canale de comunicare interna specifica 4. evaluarea perceptiilor angajatilor despre comunicarea interna din companie 5. monitonizarea nevoilor comunicationale ale angajatilor prin realizarea de sondaje, chestionare, etc., asistarea managementului in ideile de imbunatatire a comunicarii interne 6. suport pentru programele de training care dezvolta abilitati de discurs public, comunicare scrisa si verbala, tehnici de prezentare, etc. 7. planificarea si efectuarea activitatilor ce tin de domeniul interactive media, in sprijinul comunicarii interne 8. oferirea unui raspuns imediat oricarei intrebari primite de la angajati 9. pregatirea materialelor informative pentru orice tip de situatie de criza 10. pregatirea de evenimente pentru angajati si familiile lor, tururi ale companiei, momente aniversare,lansare de noi produse,etc.

8.2- PROIECTAREA STRATEGIEI DE COMUNICARE INTERNA

Prof. Univ. DR. Dumitru Iacob si Lector Univ. DRD. Diana Cismaru identifica urmatoarele etape in aplicarea strategiei de comunicare interna: 1.-ETAPA DE CERCETARE -stabilirea domeniilor din care trebuie culese informatiile si a scopurilor cercetarii -fixarea metodelor adecvate de investigatie -determinatea unui model de segmentare a publicurilor, care sa fie semnificativ pentru problema studiata -obtinerea de date despre modul in care este vazuta organizatia si personalul ei 2.-ETAPA DE PLANIFICARE Orice plan de comunicare trebuie sa cuprinda: -obiective clare -strategii si tactici pentru atingerea obiectivelor -metode de evaluare a rezultatelor -buget si termene de realizare pentru fiecare actiune in parte 3.-ETAPA DE IMPLEMENTARE A PLANULUI 4.-ETAPA DE EVALUARE Arata nu numai daca obiectivele propuse au fost indeplinite, ci si daca planul a fost bine conceput si daca strategiile si tacticile au fost adecvate. Urmatorii pasi vor fi definitorii in PROIECTAREA STRATEGIEI DE COMUNICARE INTERNA: 1.-analiza mediului 2.-planificarea strategiei 3.-selectarea canalelor pentru comuicarea interna 4.-resurse(umane si financiare) 5.-implementarea propriu zisa 6.-feedback 7.-evaluarea si aplicarea corectiilor necesare 8.-revizuirea rezultata a canalelor de comunicare existente

8.3-PUBLICURILE INTERNE SI ROLUL LOR IN COMUNICAREA INTERNA Publicul intern este cel mai usor de identificat, fiind cel mai apropiat de companie, este deseori neglijat sau considerat de o importanta secundara. O cunoastere corecta a modului in care se construieste si se intretine imaginea unei organizatii va presupune si constientizarea faptului ca in realitate imaginea incepe de acasa adica porneste de la proprii angajati. 8.4-SELECTAREA CANALELOR DE COMUNICARE INTERNA Principalele canale de comunicare formala interna sunt: REFERATELE-sa aibe caracter unitar -in partea stanga sus sa fie logo-ul firmei -daca exista in conducere persoana vorbitoare a unei limbi straine, toate referatele vor fi insotite obligatoriu de respective traducere MESAJE OFICIALE-director general -secretariat -director adjunct -sef departament -sef compartiment -angajat INTRANETUL-este o buna investitie a unei companii si contine:-necesarul informational al clientilor -lista telefoanelor angajatilor din diferite locatii -evenimente si intruniri -conferinte de presa -produse si servicii noi aparute -postarea locurilor vacante -postarea de anunturi flash news FLASH NEWS-mesaj de email catre grupuri de utilizatori

Exista mai multe grupuri de utilizatori: EVERYONE( toti utilizatorii); MANAGEMENT si PERSONAL. Cei care folosesc flash news sunt rugati sa raspunda emitatorului daca au primit email-ul. MANUALUL DE COMUNICARE INTERNA VA CONTINE:un set de reguli ce trebuie apicate in alegerea canalului de comunicare interna dorita, si trebuie adus la cunostiinta tuturor angajatilor prin mijloacele de informare cunoscuteavizier,intranet,referate distribuite la nivel de divizie etc. 8.5-FEEDBACK PENTRU COMUNICAREA INTERNA IN ORGANIZATII Comunicarea eficienta implica un transfer correct al mesajului si depinde de lideri sa stabileasca cele mai bune metode de a obtine feedback-ul de la angajati.Astfel feedback-ul trebuie sa fie imediat, correct si prcis, trebuie sa se concentreze pe sarcina si nu pe persoana.Un feedback pozitiv produce efecte superioare celui negative. Satisfactia muncii este o importanta componenta a resurselor umane(RU) ale organizatiilor, fiind unul din factorii fundamentali de care depinde eficienta generala a muncii. Din punct de vedere psiho-sociologic, satisfactia muncii este rezultatul diferentei dintre ceea ce individual obtine ca recompense a muncii si ceea ce estimeaza el ca ar trebui sa obtina.