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Softaula X3

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> INDICE DE MATERIAS

1. Configuracin 2. Alumnos 3. Profesores 4. Actividades 5. Empresas 6. Grupos. Matriculacin en Grupos 7. Calendarios 8. Presupuestos 9. Pre-Matrculas 10. Matrculas 11. Listados 12. Diseador dePlantilla 13. Caja Diaria

Guia rpida. Indice

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>Introduccin
El objetivo de esta Guia rpida es orientarle en el proceso de instalacin y puesta en marcha del programa Softaula. Tenga en cuenta que algunas de las opciones aqu mencionadas no estn incluidas en las versiones ms reducidas como Softaula X3 Basic y Softaula Lite, en estos casos puede ignorarlas. Tanto si es usted cliente de alguna de nuestras versiones comerciales, como si an no lo es y est evalundolo para una futura adquisicin le sugerimos esta gua para iniciarse en el manejo de nuestros programas. Esta gua consta de 11 lecciones terico-prcticas y al final de cada una de ellas se le propone seguir un vdeo para una mejor asimilacin de los conceptos tratados en cada leccin. Una vez finalizada esta gua le sugerimos consultar el Manual del Usuario para poder ampliar los conocimientos adquiridos. En el caso de que haya adquirido la versin X3 Profesional o Enterprise y desee acceder a los mismos datos de Softaula desde equipos distintos, le sugerimos consultar el manual de uso del programa donde sern tratados con mayor detalle todos estos aspectos.

Requisitos del programa Requisitos de Hardware Mnimos Procesador Intel Pentium 2 Gb o equivalente 512 Mb. Memoria RAM 1 Gb. Espacio libre recomendado en disco duro

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Resolucin mnima de 1280x1024 o superior.

pantalla

800x600.

Recomendada

Requisitos de software Sistema Operativo Windows XP, 2003, Vista o superior. Librera Mdac 2.8 (Microsoft Data Access Componentes) o superior. Microsoft Scripting Runtime 5.4 Microsoft JET 4.0 SP7 Microsoft Office 2000/XP/2003/2007

Otros requisitos Conexin a Internet

NOTA: Para poder reproducir las animaciones que se acompaan en cada leccin necesitar tener instalado el Plugin Macromedia Shockwave. Si no dispone del mismo podr descargarlo en esta direccin. http://www.adobe.com/es

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Garanta de uso La adquisicin de este programa se rige por las condiciones de garanta incluidas en el fichero de instalacin. Le recomendamos consultar dicho documento. Esta licencia de uso no podr transferirse a ninguna otra persona sin el consentimiento expreso de Softaula.

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> 1.Configuracin

Lo primero que haremos una vez instalado Softaula ser configurar todos los datos relativos a la escuela. Como podr comprobar, el formulario de configuracin est divido en varios subgrupos, entre ellos GENERAL, AVANZADAS, y SEGURIDAD.

1.1.Configurar, General, Datos Fiscales. Introducir los datos fiscales de su escuela.


Softaula incluir el logotipo de la escuela en los listados y plantillas que genere posteriormente. Recuerde que el formato admitido por el Softaula es el JPG y que las medidas recomendadas son 150 x 150 pixeles

Es importante que guarde el fichero de imagen en una carpeta comn a todos los usuarios y que preferiblemente sea en la subcarpeta \Plantillas

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1.2.Configurar, General, Datos Bancarios. Introduciremos los datos bancarios de la escuela y el sufijo bancario necesario para el envo de remesas bancarias segn el modelo cuaderno 19 establecido por el Banco de Espaa. Existe tambin la posibilidad de introducir ms de una cuenta bancaria.

El modelo de remesa bancaria es la Q19 establecida por el Banco de Espaa

1.3.Configurar, General, Opciones. El apartado de opciones se divide en dos apartados: Opciones generales y Opciones avanzadas (slo para las versiones Profesional y Enterprise). En nuestro caso dejaremos las opciones por defecto.

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1.5.Configurar, General, Organizar mdulos. Los mdulos son archivos externos autoejecutables a los que podr acceder desde el mismo men de Softaula

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Desde el men de opciones de Softaula localizaremos una opcin denominada mdulos externos y si hacemos clic en ella aparecern tantos elementos como entradas hayan sido creadas desde el men de configuracin.

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1.6.Configurar, General, Configuracin Internet. La configuracin de Internet nos permite el envo de correos electrnicos a los diversos perfiles de usuario, para ello deberemos introducir los datos relativos a cada una de las cuentas de correo, como son el servidor de correo saliente SMTP, la direccin de correo electrnico remitente, as como el nombre de la cuenta y su contrasea. Para garantizar la entrega de los mensajes le sugerimos marcar la opcin de requerido.
Aadiremos nuestro servidor de correo saliente SMTP La direccin de e-mail de la escuela.

Ttulo del e-mail

El mismo proceso lo utilizaremos para el envo de e-mails a profesores y empresas.

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1.7. Configuracin, avanzadas, avisos. La opcin de avisos la dejaremos por defecto.

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1.8. Configuracin, avanzadas, Cuestionarios. Los cuestionarios de evaluacin aportan un elemento importante para poder evaluar el nivel de satisfaccin de nuestros alumnos. Softaula incluye un cuestionario compuesto por 12 preguntas por alumno y matrcula.

En el caso de estar interesado en ms cuestionarios deber contactar con nuestro departamento comercial.

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1.9. Configuracin, avanzadas, Contadores. Los contadores le permiten establecer un valor de partida para las tablas principales y su valor se incrementa de forma correlativa a medida que se van aadiendo nuevos registros. Los contadores resultan especialmente tiles en el momento que desee asignar a un registro un valor determinado dentro de la posicin de su tabla.

Imagnese que a principios de ao desea comenzar los nmeros de matrcula con el valor 2009100. Tras introducir en la seccin de contadores el valor 2009100 el programa le asignar los valores 2009101, 2009101 y as sucesivamente.

Lo mismo ocurrir en los dems apartados, N de Factura, N de presupuesto, N de Remesa, etc. Tenga precaucin al modificar este contador dado que podra generar duplicados en los registros.

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1.10. Configuracin, avanzadas, Copia de seguridad. El proceso de BackUp o copia de seguridad de los datos resulta vital para salvaguardar la informacin gestionada por el programa. Si deseamos que Softaula nos cree automticamente una copia de seguridad cada vez que se cierre el programa deberemos indicarle una ruta donde copiar los datos y seguidamente marcar la casilla para activarla.

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1.11. Configuracin, Seguridad, Usuarios. Softaula ofrece la posibilidad de crear usuarios diferentes y asociarlos a a grupos con determinados niveles de permisos.

Softaula contempla 4 grupos de usuarios: usuarios bsicos, secretarias, profesores y administradores. Al establecer una serie de permisos sobre un grupo, todos los usuarios asociados al mismo dispondrn de sus mismos permisos.
Para crear un usuario nuevo dentro del grupo1 pulsaremos en el botn aadir y lo asociaremos al grupo al que pertenece.

Los usuarios se identifican mediante una clave de usuario y una contrasea y forman parte de un grupo de usuarios con una serie de privilegios

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1.12. Configuracin, Seguridad, Permisos. Desde la seccin permisos podremos configurar cada uno de los grupos de usuarios.

Los permisos se establecen tanto en lectura como en escritura para cada una de las opciones. Un recuadro marcado indica que tiene activados sus permisos y un desmarcado los tiene denegados. Le sugerimos marcar todas las opciones deseadas para un grupo y grabar los cambios antes de seleccionar otro. Cada vez que pulse el botn de grabar el programa le mostrar un mensaje de advertencia recordndole que los cambios no tendrn efecto hasta que inicie una nueva sesin.

Vdeo: Configuracin

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> 2.Alumnos

El apartado alumnos contiene todos los datos relativos a cada uno de los alumnos gestionados en el programa. Softaula le ofrece tres modos diferentes de acceso: a travs el explorador de documentos, del icono de alumnos situado en la barra superior de opciones o travs del men contextual

Icono Alumnos situado en la barra superior de opciones Men GENERAL, Mis Datos, Tablas, Maestras, Alumnos

El formulario de listado de alumnos se compone de una serie de opciones, la mayora de ellas comunes al resto de ventanas de listados: Aadir, Editar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Clonar, Filtrar, Configurar, Foto, Listado, Plantillas, Exportar.

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2.1. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Aadir.

En el aparatado Aadir, de la ventana gestin de alumnos introduciremos todos los datos relativos al alumno. Se compone de las siguientes secciones mostradas en forma de pestaas: Datos Personales, Facturacin, Acceso WEB, Menores, Matrculas, Contabilidad, Direcciones y Adicionales.

Personales. Nos situaremos con el cursor encima de cada pestaa e iremos introduciendo los datos.
Skype es una programa gratuito de telefona IP y una excelente herramienta de comunicacin. Softaula permite interactuar con l para el envo de mensaje SMS, ficheros, llamadas gratuitas o de pago, videoconferencias, chat, etc.

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Si queremos asociarle una foto del alumno a su ficha pulsaremos en el icono

Facturacin. Si deseamos aplicar unas condiciones de pago predeterminadas a un alumno lo podremos realizar completando los datos existentes en esta seccin.
Para evitar posibles errores tipogrficos tiene la posibilidad de verificar que el nmero de cuenta introducido sea el correcto pulsando sobre el botn de verificacin

Si el alumno trabaja para una determinada empresa ya introducida en el programa podremos establecer una relacin entre ambos para posteriores informes vinculados.

A cada alumno se le pueden aplicar diferentes formas de pago dependiendo del curso al que est inscrito o su situacin particular. Esta seccin es opcional y permite aplicar condiciones de pago predeterminada y posteriormente modificables.

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Acceso Web. Este est pensado para ser enlazado con nuestra potente herramienta de acceso web. Consulte con nuestro departamento comercial para obtener informacin sobre este mismo mdulo. Menores. En el caso de ser un menor de edad podemos completar cierta informacin importante como es el nombre del tutor legal, su relacin/parentesco, Nif, etc.

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Matriculas. Desde la misma ficha del alumno podemos acceder al histrico de todos los expedientes de matrcula de este alumno. Softaula mantiene un histrico de todos los expedientes para su inmediato acceso. Haciendo doble clic en cualquiera de ellas se le abrir una nueva ventana conteniendo el expediente completo seleccionado.

Tambin podr obtener una vista previa de este mismo listado mediante Microsoft Excel.

Contabilidad. Seguimiento contable de las matrculas.

El campo Contabilidad tambin podr ser visualizado mediante Microsoft Excel.

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Direcciones. En este apartado introduciremos las direcciones de contacto del alumno y las observaciones que creamos oportunas. Disponemos de tres opciones de edicin: Aadir, Editar y Borrar .

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Adicionales: La seccin de datos adicionales permite ampliar la informacin contenida en el formulario del alumno con nuevos datos definidos por usted mismo. La herramienta de diseo de Bases de Datos slo est disponible para determinadas versiones.

El smbolo de (+) le indicar que se trata de un desplegable de opciones. Si pulsa encima del smbolo se le abrir el desplegable

2.2. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Editar.

Para abrir una ficha de alumno ya existente lo podr realizar de diferentes maneras: pulsando el icono de editar en la barra superior de opciones o en el botn contextual, pulsando la tecla INTRO, pulsando la combinacin de teclas Control+E, o haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn.

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2.3. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Borrar.

A travs del comando Borrar o mediante la combinacin de teclas Control + B podremos borrar la ficha de alumno seleccionada.

2.4. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Actualizar.

Actualiza la vista actual.

2.5. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Seleccin.

En ciertos formularios se encontrar con la necesidad de vincular el registro actual con el de otra tabla, en este caso resultar de utilidad la opcin de Seleccin, actuando de forma similar a como lo hara un Pegar.

2.6. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Buscar.

Al pulsar el botn de bsqueda se le mostrar un formulario con tantos elementos de bsqueda como campos haya definido en la tabla. Seleccione el campo y texto a localizar y a observar que a medida que va escribiendo se va actualizando la lista resultante. Utilice las flechas arriba y abajo para desplazarse en la lista y por ltimola tecla Enter/Intro para seleccionar. Si pulsa nuevamente INTRO abrir la ficha seleccionada, de igual forma a como si hubiese pulsado el botn de Editar.

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2.7. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Clonar. Nos permite hacer un duplicado de los datos personales del alumno a excepcin de su DNI y n de la seguridad social. Bastar con hincar el alumno a clonar y el nuevo nombre del alumno.

2.8. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Filtrar. El comando filtrar le permitir acotar el listado de alumnos mostrado, dependiendo de una serie de criterios incluidos en el filtro. Los filtros al igual que otras muchas funcionalidades del programa estn asociadas a cada perfil de usuario con el que se inicia el programa, por ello tenga en cuenta que cada vez que se inicie el programa, softaula le asociar el mismo filtro que estableci en su ltima sesin.

2.9. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Configurar. Con el comando Configurar indicaremos los campos que queremos mostrar en la ventana Gestin de Alumnos.

2.10. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Foto. Este botn tiene dos estados: activado o desactivado, al puslarlo se nos mostrar el listado de los alumnos junto a su foto. 2.11. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Listado. Imprimi un listado de los alumnos mostrados en la vista actual, con o sin filtrado.

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2.12. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Plantillas.

Abre la ventanas de documentos de plantilla para que pueda seleccionar aquellos documentos a imprimir.Recuerdo que las plantillas son diseadas mediante la herramienta diseador de plantillas e incluirn, tanto informacin literal como dinmica, procedente de la base de datos del programa.

2.13. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn exportar.

Exportaremos el listado de alumnos a un documento de Excel

Vdeo: 2 Alumnos

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> 3.Profesores

El apartado Profesores contiene datos relativos a cada uno de los docentes, con independencia de su situacin laboral. El apartado listado de profesores contiene secciones similares a la de los alumnos y otras distintas.

3.1

Profesores, listado de profesores, Aadir.

Pulsaremos el botn de Aadir, para crear una nueva ficha de profesor. Observaremos como el formulario comprende diversos apartados, entre ellos: Personal, Web, Disponibilidad, Asistencias, Actividades, Gastos, Datos Adicionales.

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Personal. Comprende los datos personales y bancarios del profesor.


Softaula nos ofrece la posibilidad de verificar el DNI en caso de que fuese incorrecto

Marcaremos si esta activo o no.

Puede Anadir tanto profesores que estn activos como aquellos que mantuvo una relacin contractual en el pasado. Solo aquellos profesores que se encuentren en situacin de Activos podrn ser gestionados por el programa.

Web. Esta seccin ser valida nicamente para aquellos clientes que hayan adquirido el modulo de acceso web. Lo utilizaremos para enviar un e-mail a travs de nuestro servidor de correo electrnico. Calendarios. Desde la seccin de calendario obtendremos una visin rpida de los das y horas de clase que han sido reservados para este docente, a su vez, podrn aadirse nuevas citas para que el programa las tenga en cuenta a la hora de crear los calendarios de clase

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en los grupos. La opcin para gestionar conflictos estar slo disponible en las versiones Profesional y Enterprise.
Pulsando el botn de aadir o haciendo doble clic en una hora del calendario se nos abrir un formularo para crear una cita

Podremos seleccionar el perodo del calendario: diario, 5 das, semana 7 das y mensual.

El botn exportar Calendario nos permitir crear un archivo con extensin iCal para poderlo importar desde Google Calendar y compartirlo con todos los alumnos

Asistencias. Muestra un informe de asistencias del profesor para un periodo indicado. Este informe ofrece a su vez dos opciones de vista: por horas/actividad y por horas totales Actividades. Desde esta pestaa incluir las actividades que podra llegar a realizar este profesor. En la columna izquierda se encuentran las disponibles y a la derecha las que tiene asignadas.

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En la ventana izquierda seleccionaremos la actividad y con la flecha central la trasladaremos a la ventana derecha de actividades asignadas

Gastos. Esta pestaa permite anotar gastos en la cuenta del docente. Adicionales. Incluir los campos que podr personalizar Documentos. Tambin podr vincular archivos externos en diversos formatos (word, excel pdf, etc) y as poderlos llamar desde la misma ficha del docente, ello le permitir una mejor organizacin de la documentacin manejada y un rpido acceso a la misma. 3.2. Profesores, listado de profesores, Editar. A travs del comando Editar podremos modificar los datos del Profesor. Seleccionaremos el profesor y pulsaremos en Editar para abrir y consultarla.

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3.3. Profesores, listado de profesores, Borrar. A travs del comando Borrar podremos borrar una ficha de profesor. Si intenta borrar un profesor que se encuentra vinculado con un grupo, matrcula o cualquier otro documento fiscal, se le mostrar un mensaje de advertencia y le obligar a eliminar cualquier vnculo antes de completar esta accin. En el momento que marca a un profesor como no Activo har que el programa no lo tenga en cuenta en los futuros calendarios que sean creados. El resto de opciones como actualizar, seleccin, buscar, etc funcionarn de forma similar a como se explico en el anterior apartado de alumnos.

Vdeo: 3 Profesores

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> 4.Actividades
En la seccin de Actividades definiremos aquellas actividades formativas que se impartirn en su escuela. Entenderemos por Actividad a una asignatura, conjunto de asignaturas, plan de estudios, etc.

4.1. Actividades, listados de Actividades, Aadir. Pulsaremos el botn Aadir en la ventana de Actividades para dar de alta una nueva actividad. En primer lugar indicaremos el tipo de actividad a crear. ACTIVIDAD FORMATIVO. BASICA, ACTIVIDAD AGRUPADA, o PLAN

Actividad Bsica es el elemento bsico de formacin. Una Actividad Agrupada incluye a un conjunto de Actividades Bsicas

Los Planes Formativos son una combinacin de ambas y estn orientados a centros de formacin con planes de estudios compuestos de diversas tiologas como troncales, obligatorias, optativas,etc

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4.2. ACTIVIDAD BSICA. En primer lugar deberemos empezar por crear las Actividades Bsicas y para ello seleccionaremos la primera de las opciones.

Referencia. Son las siglas que le permitirn identificar una Actividad.

Estado Actual. Por defecto ser Activa.

Utilice esta opcin nicamente en caso de que vaya a crear grupos, cuyos horarios coincidan exactamente con el definido en la Actividad

Duracin determinada. Duracin total de la Actividad en horas segn formato hh,mm

En el momento que decida eliminar una Actividad podr hacerlo siempre y cuando no forme parte de algn grupo o calendario de clases, siempre podr cambiar su estado a obsoleto y as no se tendr en cuenta en futuras asignaciones.

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Si la actividad a crear tiene siempre la misma duracin en horas podr indicarlo en este formulario, si en cambio su duracin depende de otros factores como festividades ser mejor que lo establezca en el momento de crear el grupo.

4.2.1. Actividad Bsica, Condiciones econmicas. Esta seccin ser de utilidad en el caso de que la Actividad tenga un coste fijo, de ser variable es preferible que deje el valor a 0 y lo establezca con posterioridad.

4.2.2. Actividad Bsica , Profesores asignados. Si pulsa sobre el boton aadir se le mostrar una nueva ventana con un listado de todos los profesores existentes a fin de que indique aquellos que desea asociar con esta Actividad.

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Si no le aparecen es debido a que todava no ha creado ninguno. Tenga en cuenta que el incluir un profesor en esta seccin no implica necesariamente que vaya a ser quien tenga que dar una determinada asignatura o curso. nicamente le indicaremos al programa que el docente que puede asignar a un curso estar entre los mostrados en esta lista.
Recuerde que previamente en el men tablas/profesores deber haber dado de alta a los profesores.

4.2.3. Actividad Bsica Aulas asignadas: Lo mismo ocurrir con las aulas. Como el programa no nos muestra ningn aula aprovecharemos para crear una de nueva y asignarla a esta Actividad. Softaula nos requerir un nombre y una capacidad.

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Para asignar un aula a la Actividad, previamente la daremos de alta, travs del men tablas/aula.

4.2.4. Actividad Bsica, Relacin de temarios: Puede tambin vincular diversos documento externo del tipo MS Word, excel, PDF, etc

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4.2.5. Actividad Bsica, Requisitos para la inscripcin. En el caso que quiera condicionar la inscripcin de un alumno a una determinada actividad, dependiendo de que se haya completado alguna otra, lo indicaramos en este apartado.

4.2.6. Actividad Bsica, Material a entregar. Si al alumno inscrito se le va hacer entrega de algn material (libro, manual, lpices, etc.) utilice esta opcin.

Previamente en el men Tablas/Tablas secundarias/Artculos habremos definido el material a entregar.

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4.2.7. Actividad Bsica, Material de apoyo. De igual forma, podr indicar aquellos recursos necesarios para impartir esta actividad de formacin.

Previamente en el men Tablas/Tablas adicionales/material de apoyo daremos de alta el material de

4.2.8. Actividad Bsica, Documentacin requerida. En el momento de matriculacin de un alumno es posible que se le requiera entregar cierta documentacin..

Previamente en el men Tablas/Tablas adicionales/documentacin daremos de alta la documentacin requerida.

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4.2.9. Actividad Bsica, Datos adicionales. En la seccin de Datos Adicionales podremos incluir otra informacin personalizada para este formulario, como es el caso de un Hiperenlace.

4.3. ACTIVIDAD AGRUPADA. Una actividad agrupada es un conjunto de actividades bsicas previamente creadas. Una actividad agrupada siempre incluir las mismas actividades bsicas. Una actividad bsica podra darse en caso de que formase parte de mltiples actividades agrupadas.

La informacin relativa a las actividades bsicas incluidas dentro de la actividad agrupada podra ser editada, sin afectar con ello la informacin general de la actividad.

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4.3.1.Actividad agrupada, descripcin de la actividad. Rellenaremos los datos igual que una actividad bsica.

Un ejemplo de Actividad agrupada podra ser un curso de Ofimtica, compuesto por Acces, Excel, y Word que seran las actividades bsicas.

4.3.2. Actividad agrupada, actividades que comprende. En este apartado incluiremos las actividades bsicas, que formarn la actividad agrupada.
Seleccionaremos nicamente, las actividades que formaran parte de la actividad agrupada.

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4.3.3. Actividad agrupada, condiciones econmicas.

Si activamos esta casilla, Softaula nos sumar el importe total de las actividades bsicas de forma automtica.

4.4. PLAN FORMATIVO Los planes formativos estn orientados a escuelas que realizan planes de estudios ms extensos. Un plan formativo comprende tanto actividades bsicas como actividades agrupadas. Su tratamiento es similar al de las actividades agrupadas.

4.4.1 Actividades, listados de Actividades, Editar.

A travs del comando Editar podremos modificar los datos de las actividades. Seleccionaremos la actividad y pulsaremos en Editar.

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4.4.2 Actividades, listado de Actividades, Borrar. Recuerde que una vez creada una Actividad bsica y si esta forma parte de otra agrupada, la actividad bsica no podr borrase hasta que se la desvincule de la agrupada.

4.4.3 Actividades, listado de actividades, Actualizar.

Actualizar los cambios realizados.

4.4.4 Actividades, listado de actividades, Seleccin.

4.4.5 Actividades, listado de actividades, Buscar.

Buscar una actividad introduciendo su nombre.

4.4.6 Actividades, listado de actividades, Filtrar.

Con el comando Filtrar podremos acotar el listado de Actividades mostradas a partir de un criterio de filtrado que le podamos indicar.

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4.4.7 Actividades, listado de actividades, Configurar. Con el comando Configurar indicaremos los campos que queremos mostrar en la ventana listado de actividades.

4.4.8 Actividades, listado de actividades, imprimir.

Imprimiremos un listado los Profesores.

4.4.9 Actividades, listado de actividades, Plantillas.

Abriremos un asistente para impresin de documentos.

4.4.10 Actividades, listado de actividades, Exportar.

Al igual como el resto de formularios disponemos de la opcin de exportar la vista actual en formato MS Excel.

Vdeo: 4 Actividades.

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> 5.Empresas

El apartado gestin de empresas est pensado para que pueda gestionar su propia base de datos de empresas y entidades con las que trabajar. Para acceder a los diversos registros deber utilizar las opciones existentes en el men GENERAL, a travs del icono de acceso directo, o del men contextual tablas.

Icono Empresas

Men GENERAL, Mis Datos/ Tablas/Maestras/Empresas

Men Tablas/empresas

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El apartado gestin de empresas se compone de las opciones habituales de edicin.

5.1

Empresas, Gestin de empresas, Aadir. Para introducir una nueva empresa pulsaremos sobre el botn aadir e iremos completando la informacin contenida en las diversas pestaas del formulario.

Se compone de los siguientes apartados: Personal, Facturacin, Histrico, Empleados, Documentos, Adicionales y Tablas. Personal. Rellenaremos los datos de la empresa.
El cdigo de empresa es un valor interno y correlativo asignado por el mismo programa .

La numeracin del cdigo de empresa la determinaremos en el men configuracin/avanzadas/contadores

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Facturacin. Rellenaremos las condiciones de pago predeterminadas de la empresa.

En Formas de pago tenemos diversas modalidades de pago: Contado efectivo, Tarjeta VISA, Recibo Domiciliado Transferencia, Taln o cheque, y Financiado.

El botn de verificar le permitir verificar que el n de cuenta bancaria sea correcto y compatible con el formato establecido por el Banco de Espaa

Histrico. Relacin de matrculas y alumnos actuales asociadas a esta empresa con la posibilidad de exportarlo a un formato MS Excel.

El campo Histrico de Matriculas y Alumnos puede ser exportado a un documento Excel externo haciendo clic en este icono.

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Empleados. Relacin de empleados de la empresa que ha realizado algn curso en el centro.

El campo Empleados tambin puede ser exportado a un documento Excel.

Documentos. Todos la documentacin asociada a esta empresa podr ser vinculada a travs de la pestaa de documentos.

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Adicionales. La ventana de campos adicionales le permitr mostrar cualquier nuevo campo definido por usted mismo a travs de la herramienta de bases de datos.

Con el Botn derecho del ratn encima del campo, podremos enlazar un documento local o un Hipervnculo.

Vdeo: 5. Empresas

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> 6. Grupos
El tratamiento de los grupos de alumnos es uno de los apartados que requieren un mayor grado de atencin dada sus mltiples posibilidades. Una vez que se familiarice con los grupos ver lo fcil y prctico que resulta gestionar sus matrculas en bloque. Para entender el significado de los grupos y las actividades imaginaremos el caso de una escuela de idiomas que imparte diversos idiomas: Ingls, Alemn, Italiano y Ruso. Dentro del idioma existen varios niveles: Iniciacin, Nivel I, Nivel II, Nivel III, Nivel Avanzado, y adems se realizan otros cursos especficos como Ingls Comercial. Dentro del nivel I se crearn 2 grupos: el Grupo ING10910MJ que se impartir los martes y jueves y el ING10910LX los lunes y mircoles. Su esquema sera el siguiente:

Ingls

Italiano

Alemn

Ruso

Nivel I

Nivel II

Nivel III

Avanzado

Comercial

ING10910MJ

ING10910LX

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En primer lugar crearemos las 5 actividades de ingls:

Si anteriormente ha definido profesores y aulas, deber indicar en cada actividad los docentes que podran impartir cada una de las actividades y lo mismo con las aulas. Cuando decimos que podran no significa que le vayamos a asignar ningn profesor concreto a esta actividad, simplemente le indicamos entre cuales elegir en el momento de crear el calendario de cada grupo. Para ello pulsaremos el botn de aadir, marcaremos los profesores a incluir y seguidamente seleccionar.

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Hecho esto podemos pasar a crear los grupos y seguidamente a matricular a inscribir alumnos en dichos grupos. Para acceder a los grupos disponemos de un acceso directo en la barra de iconos.

El cdigo del grupo es libre y lo deber definir usted mismo pero le aconsejamos utilizar unas siglas que le permitan identificar su contenido con solo verlo. En el caso del grupo ING10910MJ podramos interpretar que se trata de un grupo de ingls, nivel 1, del cuso 2009-2010 y los martes y jueves. Si en el mismo martes y jueves hubiese ms de un grupo podras aadir un nmero al final o la hora, por ejemplo: ING10910MJ1730 Evidentemente que todo esto se podra simplificar, pero si tiene pensado manejar una cantidad importante de grupos le recomendamos utilizar unas siglas identificativas.

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Tras pulsar el botn aadir se nos abre un formulario vaco, empezaremos completando la informacin bsica como el cdigo del grupo, el nombre del grupo a mostrar,..

Cdigo de grupo : ING10910MJ

Mximo n de plazas

y el nmero de plazas mnimas y mximas. Este dato es importante porque el programa no nos permiti superar el nmero mximo de plazas permitidas. Seguidamente aadiremos la actividad a impartir en el grupo, en nuestro caso ingls 1. Pulsaremos sobre la opcin de actividades y el programa nos pedir confirmacin para el cdigo intoducido, aceptaremos.

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Ahora pulsaremos sobre el botn de aadir y seleccionaremos la modalidad de actividad bsica. Pulsaremos el botn de aceptar.

En el listado de todas las actividades seleccionaremos la que nos interesa que es Ingls Nivel 1, la marcaremos y pulsaremos sobre seleccionar.

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Observemos como la actividad seleccionada ya aparece en la ventana de actividades del grupo:

Con la actividad ya en el grupo podremos asignarle un calendario. Seleccionaremos la opcin calendario y seguidamente el botn de aadir.

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Tambin puede hacer doble clic en un da concreto y el programa le mostrar una ventana para la creacin del calendario.

Por defecto el formulario nos incluir la actividad y fecha de inicio, que la toma de la fecha en la que nos hemos situado, ahora nosotros indicaremos el profesor, aula, fecha de finalizacin, horarios y das de clase, en nuestro caso martes y jueves.

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Pulsaremos el botn de aceptar y el programa crear el calendario que le hemos indicado.

Si pulsamos el botn del ratn encima de una de las celdas nos mostrar un detalle de la reserva.

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En la pestaa de listado de reservas dispondremos del calendario que hemos creado anteriormente, listado cronolgicamente.

Para finalizar la creacin de este el grupo y grabar los cambios pulsaremos sobre el botn de aceptar. Seguidamente observaremos como el nuevo grupo aparece en la ventana de listado de grupos.

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El siguiente paso ser matricular alumnos en el anterior grupo. En la barra de iconos superior dispone de un botn de Matrculas. Haremos clic sobre el mismo.

En el asistente elegiremos la opcin de Matriculacin en Grupo y haremos clic sobre el botn de siguiente.

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Ahora le deberemos indicar la actividad a la que deseamos inscribir al alumno (en nuestro ejemplo ser Ingles Nivel 1) y el programa nos mostrar un listado de todos los grupos disponibles para esta actividad. Otra opcin sera no indicar ninguna actividad y as nos apareceran todos los grupos activos, para cualquier actividad existente.

Observe que tambin se nos muestra el nmero mximo de plazas permitidas y el de disponibles. Esta ltima informacin depender de los alumnos ya inscritos, a medida que vaya realizando nuevas matrculas se ir decrementando este valor.

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En la siguiente ventana aadiremos los alumnos que deseemos matricular en este grupo. Si las fichas de los alumnos no han sido todava creadas puede hacerlo en este mismo proceso. Para incluir un alumno en el asistente sitese sobre l y pulse el botn de seleccin.

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Como no le hemos indicado las condiciones econmicas para los alumnos desmarcaremos las opciones de Facturar todas las matrculas y cambiar el estado a facturadas, ms adelante veremos como facturarlas individualmente. Pulse el botn de finalizar.

Si ahora accede a la seccin de matrculas observar como le aparecen las dos nuevas matrculas que acaba de crear.

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> 7. Agendas y Calendarios

La Agenda cumple una importante funcin dentro de Softaula ya que le provee de las herramientas necesarias para poder organizar las Actividades llevadas a cabo en su escuela. Las Agendas se muestran a partir de lo que llamamos "vistas" y cada una de estas vistas nos muestra una perspectiva diferente de la informacin. Si abrimos el panel de calendarios a la izquierda de su pantalla nos encontraremos con 3 iconos de las posibles vistas :

Lista de Asistencias El Listado de Asistencias muestra todas las reservas (previsiones de asistencia) para un determinado da.

Calendario Muestra de una forma grfica la situacin de todos sus espacios y recursos.

Mensajes y avisos Permite enviar y recoger avisos entre usuarios, as como recordatorios.

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Lista de Asistencias Diarias Todas las Actividades mostradas en la Listado de Asistencias Diario son obtenidas a partir de un calendario de reservas que dispone cada alumno, sin embargo podra darse la situacin de un alumno que quisiera asistir a una clase sin que previamente tuviese reserva para ese da.
Barra de herramientas

rea de reservas diaria

Con el botn Aadir crearemos una nueva reserva.

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Disponemos de tres opciones para Aadir una reserva:

Recuperacin de clases: Nos permite recuperar clases pendientes de realizar Clases particulares: Permite aadir nuevas reservas matrculas, con la modalidad de facturacin por horas Sin reserva: Permite aadir reservas libremente de horas a

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Calendario, Lista de Asistencias Diarias, Editar. El cambio del estado de asistencia de los alumnos puede ser modificado editando la asistencia y a su vez el estado que tiene asociado. Cada reserva tiene asociado un estado y los estados posibles son los siguientes: Sin confirmar -> indica que est programada una cita para este da y hora. Retraso -> El alumno ha asistido a clase con cierto retraso, el criterio para determinar dicho tiempo depender de cada escuela. Asistente -> El alumno ha asistido a clase. Anulado -> Se considera tambin una falta justificada y que posteriormente al alumno se le dar posibilidad de recuperar la clase. No Presentado -> Falta no justificada.

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Calendario, Listado de Asistencias, Asistente. El asistente para edicin mltiple resultar til en aquellas ocasiones en las que desee realizar cambios en la situacin de sus reservas diarias.

La primera de las opciones le permitir cambiar el estado de sus reservas de mltiples usuarios, todo en un mismo proceso. Para indicar las reservas sobre las que desea aplicar los cambios las marcar manualmente y a continuacin seleccionar el nuevo estado y pulsar finalizar.

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Al volver a la vista principal observar como se le ha actualizado el estado de las reservas segn criterio aplicado. Experimente con el resto de las opciones incluidas en el asistente para habituarse al uso del programa.

2.Calendarios, Calendario Grfico En esta vista tendremos una representacin ms grfica de la informacin y con posibilidad de cambiar a otras modalidades de vista.

Opciones de vista. Haremos clic en uno de los paneles para cambiar de vista

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En la barra superior de la ventana de calendarios disponemos de un conjunto de iconos, el primero de ellos resultar de gran utilidad si configura el programa en modalidad multicentro . El siguiente cargar todos los calendarios de los alumnos, tengan estos asociados grupos o no. El icono de Grupos mostrar los calendarios segn la informacin almacenada en la tabla de grupos.

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La comprensin de sus diferencias son importantes para entender el funcionamiento de los calendarios en Softaula. Anteriormente, cuando explicamos el procedimiento para crear un grupo de Ingles Nivel 1, vimos como crear su calendario. Si despus de este paso hubisemos abierto la ventana de calendarios y seleccionado el botn de Grupos observaramos como nos aparece el mismo calendario creado. En cambio, si pulsara el de los alumnos el calendario le aparecera vaco. El motivo es porque hasta que no haya inscrito a como mnimo un alumno no le apaecer nnguna informacin. El icono de vista para grupos slo har que se muestren los calendarios asociados a grupos, en cambio el de los alumnos har que se muestre los calendarios de los alumnos, tanto si se inscriben a grupos como si se imparten clases individuales, que es otra de las modalidades que permite Softaula.

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Gestin de recursos Entenderemos por recursos a los materiales de apoyo como pueden ser proyectores, pizarras, ordenadores porttiles, etc. Los recursos se dan de alta en el men superiores de opciones, tablas secundarias y pueden ser gestionados facilmente por Softaula desde el calendario general.

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Para reservar un recurso lo podremos hacer desde el formulario de grupos o a travs de este mismo calendario, pulsando sobre el icono de recursos. Clicamos en el icono de recursos y hacemos doble-clic en el calendario. Se nos mostrar un formulario en el que introduciremos la fecha en que se va a reservar el recurso, la hora de inicio y final de la reserva. Si lo desea puede asociar este recurso a un determinado grupo. En el caso de que el recurso entre en conflicto con otra reserva el programa nos lo indicar inmediatamente.

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Avisos Softaula permite gestionar dos modalidades de avisos: los avisos programados y los avisos manuales. Los avisos programados se activan a partir de determinadas situaciones configurables y slo est disponible en las versiones Profesional y Enterprise. Los avisos manuales se gestionan desde la ventana de calendario, pulsando el icono de avisos. Los avisos manuales aportan permiten un rpido y eficaz medio de comunicacin entre usuarios. Para crear un aviso haremos doble clic en el calendario y completaremos la informacin que se nos solicita.

Tambin seleccionaremos los destinatario del aviso y pulsaremos sobre el botn de aceptar para grabarlo.

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Para poder activar el sistema de avisos deberemos marcar la opcin correspondiente en el formulario de configuracin.

La prxima vez que inicie el programa se le mostrarn todos los avisos disponible para el usuario que ha iniciado sesin y por medio de una ventana emergente. El mensaje nos ofrece dos opciones. Recordar ms tarde (1 hora) o no mostrar mas. Si no selecciona ninguna opcin el mensaje se mostrar cada 5 minuntos.

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> 8.Presupuestos

Softaula incluye una herramienta de gran utilidad para confeccionar sus propios presupuestos. Para acceder a esta pulsaremos sobre el icono Presupuestos en la barra superior de opciones. El apartado Presupuestos se compone de 11 apartados: Aadir, Editar, Clonar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Filtrar, Configurar, Imprimir y Exportar. 1. Presupuestos, Aadir. En el aparatado Aadir, de la ventana Presupuestos daremos de alta un presupuesto nuevo.

Se compone de 4 apartados: Datos Personales, Datos Empresa, Detalle y Adicionales.

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Datos Personales. Rellenaremos los datos personales de la persona a que vamos hacer el Presupuesto.

En caso de tratarse de un alumno o ex alumno podemos volcar los datos que disponemos de este a la ficha actual pulsando en el botn

El N de preuspuesto es asignado automticamente por la misma aplicacin, si embargo, tiene la posibilidad de incluir tambin su propia referencia. Si desea establecer usted mismo en interno de presupuesto inicial generado por el programa puede hacerlo accediendo a la seccin de contadores en configuracin. Para conseguir un eficaz seguimiento de los presupuestos existe un combo desplegable denominado estado actual..Por defecto su estado ser Pendiente. En el caso de tratarse de un alumno o ex alumno podemos volcar los datos de que disponemos, al ficha actual y establecer una relacin entre los diversos alumnos y los presupuestos realizados.

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Datos Empresa. En caso de tratarse rellenaremos los datos en la siguiente ventana.

de

una

empresa

Seleccionaremos el alumno

Al igual que con alumnos, podremos volcar los datos procedentes de la tabla clientes

Detalle. En la seccin detalle le indicaremos toda aquella informacin relativa al curso por el que se interesa y las condiciones econmicas que le proponemos para poderlas recuperar en un futuro.

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Tabla Medios de Captacin (motivo que le ha llevado a informarse en un determinado curso)

Tabla Campaa (campaa o accin comercial realizada)

Aadiremos el tipo de Actividad en la que est interesado

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Adicionales. En el caso de haber creado determinados campos adicionales le aparecern en la ventana actual.

Existen una serie de opciones de edicin comunes a la mayor parte de acceso a los datos como son Editar, Clonar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Filtrar, Configurar, Imprimir y Exportar.

Vdeo: 8. Presupuestos

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> 9.Prematrculas

La opcin Prematrcula realiza las funciones de una preinscripcin y sin que se le haya asignado al alumnos calendario ni grupo, nicamente la(s) actividad(es) en la que se deseara inscribir. Si finalmente se decide completar el proceso de inscripcin podr convertir dicha preinscripcin en una matrcula real o simplemente borrarla. Esta preseleccin de asignaturas al inscribir es muy importante, ya que permite a la escuela prever la demanda acadmica del siguiente perodo y as planificar de manera adecuada la oferta acadmica del mismo para que las necesidades acadmicas de los estudiantes queden cubiertas.

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Hay dos formas de incluir un alumno en una prematricula: si el alumno ya existe bastar con situarse encima de l y seleccionarlo, en caso contrario crearemos primero su ficha, la grabaremos y de nuevo en la ventana de alumnos haremos una seleccin de su ficha pulsando el botn de seleccionar.

Abrir ventana Gestin de alumnos localizaremos al alumno y pulsaremos seleccin

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Si lo desea podr indicar medio que le ha llevado a su escuela.

Seguidamente indicaremos la modalidad de Actividad que desea inscribir al alumno: Actividad Bsica, Actividad Agrupada, o Plan Formativo.

Seleccionaremos las Actividades

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La ventana Facturacin recoge las condiciones econmicas de la matrcula. Su tratamiento es el mismo que en el apartado Matriculacin

Forma de pago: Es la modalidad de cobro asignada a este alumno y para esta matrcula

Seleccionaremos la empresa a la que queramos asociar la prematricula

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Todas las matrculas en las que el alumno se haya inscrito previamente aparecern en Histrico/Matrculas

Mediante el asistente de impresin de documentos podremos imprimir los documentos que hayamos previamente aadido o algunos de los ya existentes.

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Para convertir una prematricula en matrcula, tan solo tendremos que seleccionarla desde la ventana listado de prematriculas y con el botn derecho del ratn pulsaremos en convertir a matrcula

Vdeo: Prematriculas

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> 10.Matriculacin

Las matrculas representan el nexo de unin entre las diversas reas administrativas y docentes. Por tanto, deberemos tener presente que para inscribir a un alumno en un curso y gestionar sus calendarios antes deberemos pasar por el proceso de matriculacin. Softaula ofrece 4 modalidades de matriculacin: 1. Matriculacin Manual 2. Matriculacin en una Actividad 3. Matriculacin en un Grupo 4. Matriculacin en Mltiples Grupos

1. Matriculacin manual Para poder matricular a un alumno de forma manual deber tener definida previamente otra informacin bsica como es la Actividad a la cual se desea inscribir, los Profesores, las Aulas y muy especialmente el Calendario de Festividades Anuales

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Para crear una Matrcula Manual pulsaremos sobre el icono matrculas y seleccionaremos la opcin Aadir nueva matrcula.

icono Aadir

La Matriculacin Manual la utilizaremos para realizar una matrcula de forma totalmente personalizada

Se nos abrir una nueva ventana con 3 grandes bloques: General, Informes y Herramientas.

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General: recoge la mayor parte de informacin del expediente, tanto de tipo personal, como administrativo y acadmico. Informes: Muestra una serie de informes histricos predefinidos. Herramientas: Enlaza con los diversos documentos de plantilla existentes.

1.1 Matriculacin Manual, General, Datos personales Hay dos formas de incluir un alumno en la matrcula: si el alumno ya existe bastar con situarse encima de el y seleccionar, en caso contrario crear primero su ficha, la grabar y de nuevo en la ventana de alumnos la seleccionar.

Aadir Alumno

Aadir Medio de Captacin

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1.2 Matriculacin Manual, General, Actividades A continuacin incluiremos las Actividades a las cuales deseamos inscribir.

Pulse Aadir para seleccionar una Actividad

Repita el mismo proceso para incluir ms Actividades en la matrcula.

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Para editar una de las actividades que se han aadido pulsaremos el botn de Editar o haremos doble clic sobre la misma.

1.3

Matriculacin Manual, General, Facturacin

La ventana Facturacin recoge las condiciones econmicas de la matrcula.

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Importe matrcula: Pueden darse dos situaciones: que no exista coste adicional de matrcula o que esta este incluida en el precio del curso. Precio curso: Dependiendo de la modalidad de pago tendremos un precio total del curso o una cuota mensual. N Cuotas: En el caso que desee fraccionar el pago deberemos indicar el n de cuotas o recibos a generar. Importe cuota: Importe de cada uno de los recibos o cuotas a generar. Entrega a cuenta: Existe la posibilidad de emitir un recibo de cobro en el mismo momento en que estamos generando la matrcula y que corresponde a la cantidad percibida. Descuento: Siempre que apliquemos un descuento a la matrcula se nos actualizarn los valores. Los descuentos pueden ser aplicados de forma porcentual o mediante cantidades fijas Forma de pago: Es la modalidad de cobro asignada a este alumno y para esta matrcula. La informacin ser tomada de la ficha del alumno. Tipo de Facturacin: Existen tres modalidades de facturacin; Facturar matrcula, prorrogar mensualmente y Facturar por horas aunque la ms habitual ser la primera de ellas . Emitir una sola Factura para todos los recibos: Permite generar la factura y los recibos indicados en el mismo proceso, si le decimos grabar nos preguntar si nos generar la factura. Emitir tantas facturas como recibos se generen: Genera los recibos con la fecha de vencimiento establecido pero a diferencia de la modalidad anterior no emitir ninguna factura, nicamente los recibos.

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Si hemos introducido las condiciones econmicas, tras pulsar el botn de grabar nos aparecer un nuevo mensaje que nos preguntar si deseamos facturar esta matrcula, aplicando las condiciones indicadas en la matrcula. Pulsaremos aceptar para facturarla y el programa nos mostrar una vista previa de la factura con el mismo desglose de pagos que estableci. Si pulsa nuevamente el botn de aceptar se generar la factura con sus correspondientes recibos de cobro.

Si edita esta misma matrcula comprobar como ha cambiado su estado a facturado y se ha bloquedo la seccin de facturacin. El motivo es para evitar que pueda ser vuelta a facturar por error. Si desea cambiar el estado de una matrcula de facturado a No Facturado bastar que se site encima de la ventana de matrculas y con el botn derecho del ratn seleccionar la opcin Cambiar estado.

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1.4 Matriculacin Manual, General, Material Desde Softaula podemos realizar un seguimiento del material que entregamos a cada uno de los alumnos Para incluir un nuevo artculo pulsaremos en Aadir y los seleccionaremos de la lista.

Icono Aadir

1.5 Matriculacin Manual, General, Diplomas El funcionamiento de los Diplomas tiene cierta similitud a la de los artculos.

Icono Aadir

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1.6 Matriculacin, General, Calidad Desde esta seccin anotaremos la valoracin de cada uno de los elementos incluidos en la seccin de configuracin. Las valoraciones se realizarn, asignando un valor que puede oscilar entre 0 y 10.

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1.7 Matriculacin, General, Evaluaciones Un expediente de matrcula puede tener asociadas una serie de pruebas evaluables o exmenes, y cada una de estas pruebas podra ser definida libremente, para ello deber utilizar una tabla de uso comn denominada Exmenes Genricos.

Los datos que se muestran se han obtenido de la tabla Evaluaciones 1.8 Matriculacin Manual, General, Documentacin Un expediente de matrcula puede tener asociadas una serie de Documentacin, para ello deber utilizar una tabla de uso comn denominada Tabla Documentacin. 1.9 Matriculacin Manual, General, Datos Adicionales Los Datos Adicionales estn diseados especficamente para cubrir las necesidades de la escuela segn la Actividad que desarrolle

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2.1 Matriculacin Manual, Calendarios Para poder crear el calendario de una matrcula procederemos de forma similar a como vimos en el anterior captulo de grupos. Nos situaremos en la seccin de calendarios y pulsaremos sobre el icono de aadir.

Rellenaremos el formulario segn el criterio deseado.

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Y el programa nos crear el calendario y actualizar la informacin de su actividad.

3.1 Matriculacin Manual, Histricos Histrico de todas las matriculas del alumno 4.1 Matriculacin Manual, Herramientas, Plantillas

2. Matriculacin en una Actividad Otra de las opciones es matriculacin en una Actividad y la utilizaremos para inscribir alumnos en una o varias Actividades sin tener en cuenta grupos ni horarios.

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Matriculacin en una Actividad

Si pulsamos sobre el botn Aadir se nos abrir el asistente de matriculacin en una Actividad donde daremos de alta la Actividad en la que queremos matricular.

Icono Aadir para abrir el listado de Actividades

Seleccionaremos la Actividad o Actividades que deseamos incorporar a la matrcula

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Si avanzamos a la siguiente pantalla obtendremos una ventana con todos los alumnos existentes en la BBDD en el margen izquierdo. Para inscribir a un nuevo alumno utilizaremos las flechas situadas entre ambas ventanas

Pulsar en la flecha para inscribir a los alumnos

Completaremos los datos relativos a la matrcula en cuanto a la Descripcin de la Actividad y la Descripcin del Horario, y pulsaremos siguiente para finalizar.

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3. Matriculacin en un Grupo Esta opcin ya la comentamos con anterioridad al hablar de los grupos.

Matriculacin en un Grupo

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4. Matriculacin en mltiples Grupos La ltima de las opciones es la de matricular a un alumno en diversas actividades asociadas a grupos diferentes. Su tratamiento es similar al de matricular en un grupo.

Vdeo: Matriculacin

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> 11. Listados

La opcin de listados es accesible desde el men superior de opciones. Para acceder a un listado puede optar por seleccionar uno de los ya existentes o bien crearse su propio listado personalizado.

Una vez seleccionado el tipo de listado pulsaremos el botn siguiente para avanzar hasta la ventana de filtrado

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El asistente nos permite aplicar hasta un mximo de 5 condiciones de filtrado sobre un mismo tipo de listado. Adems, dependiendo del tipo de campo a buscar y su contenido nos mostrar un desplegable con los diversos valores posibles, a modo de recordatorio.
Si desea guardar esta misma condicin de filtrado para utilizarla en el futuro pulse el botn de Guardar

En el campo de expresin introduciremos el valor deseado para la condicin de filtrado seleccionada. Si pulsa la flecha hacia abajo ver como se le muestra un listado con todos los valores disponibles.

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Seleccionaremos los elementos de la tabla a mostrar e indicaremos el orden en que desea que sean mostrados.

Por ltimo indicaremos el formato de salida y la ruta donde se guardar el archivo generado.

Formato del documento

Carpeta de destino

Nombre el documento

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Para crear un listado personalizado seleccione la opcin del men Listados Personalizados y seguidamente el botn aadir

El recuadro llamado SQL utiliza el lenguaje estndar transact-SQL o MySQL, dependiendo de la versin instalada. Aqu deberemos introducir la sentencia deseada o importar alguna de las ya existentes desde su rea privada de clientes.

Al pulsar el botn de Aceptar el programa comprobar que la sintaxis utilizada en la cadena SQL sea la correcta

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En nuestro ejemplo crearemos un nuevo tipo de listado de alumnos y le incluiremos 4 datos bsicos como son su nombre, domicilio, poblacin y provincia

Existe la posibilidad de exportar e importar ficheros conteniendo modelos de SQL predefinidas, segn su necesidad. Para ello acceda a su rea privada de clientes, seccin descargas.

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Una vez grabado el nuevo listado podr acceder al mismo desde la opcin listados personalizados.

Vdeo: Listados

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> 12. Diseador de plantillas


En este captulo aprender a crear sus propios diseos de plantillas y acceder a ellos desde los diversos formularios. Softaula se suministra con diversas plantillas de ejemplo que a su vez podr modificar para adaptarlas a sus propias necesidades. Las plantillas se alojarn en la carpeta \Plantillas en la unidad donde se encuentran alojados los datos del programa y Sotaula le ofrece dos formas de acceder a Diseador de Plantillas:

Men Herramientas/ Diseador de Plantillas

Panel General/Explorador de documentos

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Los diversos documentos existentes se agrupan en torno a ocho grupos principales. Cada pestaa identifica a un grupo y al seleccionarla se nos muestra todos los documentos relacionados con esta.

Si seleccionamos uno de los documentos de la lista y hacemos clic en el icono de Editar se nos mostrar en la ventana de vista previa el documento seleccionado.
Campos dinmicos Men Microsoft Word

Nombre de la plantilla

Ttulo del documento

Campo descriptivo del documento

Vista previa

Barras de desplazamiento

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En la ventana principal se nos abrir una instancia del documento Word vinculado para que podamos modificarlo. Las plantillas creadas mediante Softaula son documentos 100% compatibles con el formato Microsoft Word. Las plantillas de documentos Word manejadas por Softaula combinan textos literales y dinmicos. Los campos dinmicos se representan siempre entre corchetes y tienen que coincidir exactamente con el nombre del campo original.

Campos dinmicos

Para insertar un nuevo campo dinmico en el documento lo deberemos seleccionarlo de la lista y seguidamente pulsaremos sobre el botn de copiar o Control + C. Seguidamente situaremos el puntero del ratn en la posicin del documento donde deseamos incluirlo y pulsaremos el botn pegar o pulsaremos la combinacin de teclas Control + V. Una vez realizados los cambios procederemos a grabarlos pulsando sobre el botn de grabar. Para crear un documento nuevo en blanco deberemos primero seleccionar la pestaa que corresponde al grupo de

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documentos al que queremos vincular y seguidamente pulsaremos sobre el botn de aadir.


Nombre documento

Nombre con extensin doc (Microsoft Word)

En el cuerpo del documento disponemos de una hoja en blanco totalmente vaca. Para incluir el contenido de otro documento en la nueva plantilla deberemos primero abrir el documento a copiar, seleccionar todo su contenido y copiarlo en el portapapeles.

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Activar/Desactivar Men MS Word

Edicin/Seleccionar todo y edicin copiar

Seguidamente volveremos a abrir la ventana del diseador de plantillas y pulsaremos pegar el contenido del portapapeles en el documento. Para terminar copiaremos los diversos campos dinmicos en el documento de plantilla y grabaremos. Si la operacin se ha realizado correctamente deberemos localizar una nueva entrada en el listado de plantillas con el nuevo documento creado.

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Si desea crear una plantilla vinculada a un documento de Word ya existente deber proceder de la siguiente manera: Asegrese que el documento a vincular se encuentra dentro de la carpeta plantillas, y dentro de la carpeta de Softaula. En el caso de trabajar en red se encontrar en la unidad compartida. Pulse el botn de importar para seleccionar el documento Word con el que desea vincular. Puede documento. introducir tambin un comentario descriptivo del

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Y en situaciones especiales podr incluso ejecutar una determinada macro, ponindole como argumento un determinado campo dinmico.

Vdeo: Diseador deCaja plantillas > 13 Diaria

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> 13. Caja Diaria


La opcin de caja diaria y arqueo est pensada para ayudarle a controlar el flujo de dinero de su escuela. En la caja se muestran de forma sencilla los totales de las entradas y salidas de dinero y a qu tipo de movimiento corresponde cada una. Accederemos a la caja diaria a travs del men de Gestin administrativa/Gestin de Caja y Arqueo.

En la caja diaria se muestra de forma sencilla la totalidad de las entradas y salidas de dinero y a que tipo de movimientos corresponden. Para poder realizar cualquier movimiento de caja, antes deber realizar el proceso de apertura. El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle el saldo inicial, asociarle los diversos movimientos diarios de entradas y salidas, y por ltimo realizaremos la accin de cierre.

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Softaula nos permite adems mantener abiertas varias cajas de forma simultnea.

El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle un saldo inicial, para ello pulsaremos en Aadir/abrir caja y donde pone saldo inicial introduciremos el importe.

Abrir caja para empezar una caja nueva

Fecha de apertura

Movimientos de caja Saldo inicial con el que empezaremos la Caja

Softaula nos permite adems mantener abiertas varias cajas de forma automtica

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Para cerrar una caja pulsaremos el botn de cerrar caja, pero antes deber recordar que una vez cerrada la caja ya no podr realizarse ningn movimiento en la misma. Podremos asociarle los diversos movimientos diarios de entradas y salidas.

Entenderemos como Gasto, al dinero que sale de la caja.

Pulsaremos en el icono Gasto e introduciremos el nombre del proveedor, el concepto y la cantidad en la ventana que nos aparece.

Entenderemos como Ingreso todo aquel dinero que entra en la caja. Para introducir un nuevo ingreso deberemos pulsar sobre el icono de ingreso y seguidamente podremos hincar el concepto y la cantidad a entrar.

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Para editar un movimiento de caja deber situarse soobre el mismo y seguidamente pulsar sobre el icono Editar

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Borrar un movimiento.

Actualizar movimientos

Imprimir

Exportar movimiento a un documento de MS Excel

Es importante recordar que el saldo es la diferencia entre el total de entradas imputadas a esta caja y el total de salidas. Existe el caso de que haya algn movimiento que todava no est asociado a ninguna caja como es el caso de un recibo cobrado en efectivo. El movimiento se representar mediante un signo de interrogante lo cual nos indica que esta pendiente de que le indiquemos a que caja asociarlo. Para asociar un movimiento con una determinada caja nos situaremos encima del mismo y pulsaremos sobre el botn de asociar caja.

Vdeo: Caja Diaria

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