GUA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN

COMUNITARIO
SUBPROGRAMA COMUNIDAD DIFERENTE DIR. DESARROLLO COMUNITARIO

Esta gua tiene como finalidad facilitar la elaboracin de los planes comunitarios, por lo que en su interior encontraremos las definiciones de los elementos que debe incluir un plan, la manera de redactarlos, la organizacin de los mismos y algunas preguntas clave que pueden ayudarnos a obtener la informacin. Sin embargo, la redaccin de planes de trabajo no es especficamente nica, por lo que este documento no debe ser considerado un formato a llenar, sino, como un apoyo para facilitar la organizacin de la informacin.
ELABORADO
POR:

BRENDA FERNNDEZ CASTILLO Y SINUH OLIVARES MORENO, EQUIPO ESTRATGICO. DIF JALISCO

NDICE

NDICE..........................................................................................................................................................1 QU ES PLANEAR?..................................................................................................................................3 PLAN DE TRABAJO...................................................................................................................................4 ELEMENTOS QUE SE DEBE INCLUIR EN UN PLAN DE TRABAJO:............................................5 I. JUSTIFICACIN..............................................................................................................................................5 II. PARTICIPANTES............................................................................................................................................5 III. NORMAS DE TRABAJO................................................................................................................................6

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IV. LISTADO DE PROBLEMTICAS....................................................................................................................6 V. ESCENARIO PROSPECTIVO...........................................................................................................................6 VI. OBJETIVOS..................................................................................................................................................7 A. Generales:...............................................................................................................................................8 B. Especficos:.............................................................................................................................................8 VII. ESTRATEGIAS............................................................................................................................................8 VIII. ANLISIS DE POSIBILIDADES...................................................................................................................9 IX. METAS......................................................................................................................................................10 X. ACTIVIDADES.............................................................................................................................................10 XI. TAREAS....................................................................................................................................................11 XII. RESPONSABLES.......................................................................................................................................11 XIII. MATRIZ PARA ORGANIZAR LA INFORMACIN (APERTURA O SEGUIMIENTO)........................................11 XIV. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...........................................................................................................12 XV. EVALUACIN Y SEGUIMIENTO................................................................................................................13 XVI. MATRIZ PARA EVALUAR LOS PLANES COMUNITARIOS..........................................................................13

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Qu planear?

es

Planear significa definir objetivos, metas y prioridades; disear acciones y asignar recursos a partir del reconocimiento colectivo de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se tienen y con base en las aspiraciones de los distintos actores y sujetos sociales locales. Concebida de esa forma, la planeacin es un proceso que imprime racionalidad a las acciones de desarrollo y facilita la sistematizacin y el acuerdo de las estrategias mediante la bsqueda de consensos entre los habitantes y sus autoridades locales.
Planear es soar el futuro que anhelamos y poner todo nuestro empeo en construirlo, organizando las acciones para actuar sobre la realidad.

En cualquier planeacin es necesario pensar hacia atrs , es decir, comenzar por dnde se quiere estar al final del trabajo (escenario deseado), y generando los pasos necesarios para llegar ah desde donde se encuentra ahora. Las decisiones esenciales de la planificacin se encuentran en las respuestas a cuatro preguntas clave: 1. Qu queremos? 2. Qu tenemos? 3. Cmo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos? 4. Qu pasar cuando lo consigamos? Si las revisas cuidadosamente, vers que son las cuatro preguntas contenidas (a veces disfrazadas por la elaboracin) en cualquier discusin y documento de planificacin.

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PLAN
TRABAJO

DE

Qu es?
Un plan de trabajo es una herramienta o instrumento que permite llevar a cabo los fines de la comunidad, sealando los problemas a solucionar y las propuestas construidas por el grupo para resolverlos, mediante una adecuada utilizacin de los recursos con eficiencia, eficacia y economicidad.
Para qu sirve?

La finalidad de un plan de trabajo es trazar un curso o rumbo lgico y viable para el desarrollo de la comunidad, considerando estrategias de corto, mediano y largo
Qu NO es un plan de trabajo?

No No No No

es es es es

un calendario. un listado de tareas. el llenado de matrices. una lista de buenos deseos.

La suma de estos elementos no es por si sola una planeacin, por ejemplo; puedes esforzarte en preparar un calendario, listando las tareas por hacer, da a da, para un periodo determinado y aunque ser muy til esto no es un plan de trabajo. El plan de trabajo adems de hacer una lista de tus actividades es necesario establecer los objetivos y los resultados que se quieren conseguir, as como tambin mencionar cmo se piensa conseguir y para qu. Una vez descartadas estas falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.

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ELEMENTOS

QUE SE DEBE INCLUIR EN UN PLAN DE TRABAJO:

1. Justificacin.

9. Objetivos particulares. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Metas. Actividades. Tareas. Tiempo. Responsables. Cronograma de actividades por mes. 16. Evaluacin y seguimiento.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Participantes. Normas de trabajo. Listado de problemticas. Escenario prospectivo. Objetivo general. Estrategias. Anlisis de posibilidades.

I. JUSTIFICACIN
Consiste en fundamentar el por qu de la realizacin del plan, es decir, que la comunidad explique los motivos que los llevaron a construir el plan, la importancia que encuentran de realizarlo y los impactos, en la comunidad, que tendr en un futuro su trabajo. En los planes de seguimiento este apartado, adems de lo ya mencionado, deber incluir antecedentes, es decir, informacin y resultados recogidos de las evaluaciones realizadas y cualquier cambio relevante dentro de la comunidad.

II. PARTICIPANTES
Se refiere al listado de integrantes del Grupo de Desarrollo, debe estar conformado por personas que voluntariamente deseen poner en marcha acciones de beneficio en su entorno. Este apartado nos permite Tambin se deben reconocer el trabajo de las personas que integran los grupos.
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mencionar las comisiones, por eje de atencin, que estn formadas.

III. NORMAS

DE

TRABAJO

Las normas hacen referencia a los acuerdos generales del grupo de desarrollo, con los cuales Qu grupo queremos ser? se regirn al momento de En qu ambiente nos gustara participar y desempear sus tareas. Las normas participar? se ponen en el plano de Cmo queremos que trabaje lo que debera hacerse. el grupo?

IV. LISTADO

DE PROBLEMTICAS

Este listado orienta la estructuracin y desarrollo del plan de trabajo, ya que nos permite no perder de vista las situaciones que afectan directamente en la calidad de vida de las comunidades. La informacin de este apartado se obtiene del anlisis de problemticas realizado durante el proceso de diagnstico.

V. ESCENARIO PROSPECTIVO
Visualizacin que el grupo de desarrollo construye a partir de ejercicios participativos mediante los cuales se identifica el escenario deseable. Cmo soamos que sea nuestra comunidad? Qu deseamos lograr?

Es importante no olvidar que el escenario prospectivo debe ser coherente, con la problemtica analizada por la comunidad, con su justificacin y ser base para establecer fines, objetivos, metas y estrategias del plan.

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VI. OBJETIVOS
Un objetivo consiste en un deseo de lo que se quiere lograr. Este propsito debe ser expresado en forma clara y concisa. Al definir los objetivos se deben tomar en cuenta, tanto los Todo objetivo debe responder a problemas como el las preguntas: Qu se quiere escenario deseable, para hacer? y Para qu se quiere plantear situaciones que hacer? permitan mejorar las condiciones existentes. Caractersticas de los objetivos: Precisos: De tal forma que se pueda realizar una buena planificacin y adecuada evaluacin de los objetivos. Permite que cada individuo de la comunidad se identifique plenamente con su trabajo. Adecuados en el tiempo: Que se puedan cumplir en un perodo razonable de trabajo. Flexibles: Que sean posibles de modificar cuando se presenten situaciones inesperadas. Motivadores: Que sean para las personas un reto posible de alcanzar. Que los involucrados se sientan identificados con el desarrollo de actividades que mejoren la labor desarrollada. Participativos: Los mejores resultados se logran cuando los responsables del cumplimiento de los objetivos pueden participar en su establecimiento. Factibles: Deben ser reales, prcticos y posibles de lograr. Convenientes: Que sus logros apoyen los propsitos y misiones bsicas de la comunidad. Obligatorios: Una vez establecidos debe existir una obligacin razonable, para lograr su cumplimiento. Todo objetivo (ya sea general o especfico), debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una accin o compromiso. Por ejemplo: acelerar, actualizar, adecuar, atender, establecer favorecer, abrir, cumplir, contribuir, etctera.

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A. Generales: Estos objetivos desarrollan y concretan el contenido del escenario prospectivo, determinando los resultados que el grupo de desarrollo pretende conseguir a mediano plazo; constituyen el punto de partida del que derivan los objetivos Estos objetivos, adems del especficos u operativos. qu y el para qu, a diferencia de los especficos, deben Una vez que se establece este responder al cmo (las objetivo se deben definir acciones generales, a travs estrategias de la organizacin de las cuales se cumplir el para la consecucin del mismo. para qu). B. Especficos: Los objetivos especficos son los que se irn concretando para llegar al general; son ms concretos y se realizan a corto plazo. Estos deben ser viables y expresarse de manera clara, concisa y medible, de manera que sea posible determinar con precisin el grado en que se estn alcanzando.

VII. ESTRATEGIAS
Las estrategias ayudan a lograr los objetivos del plan, por lo que puede entenderse que las estrategias son las acciones generales que guan el camino a seguir. En este sentido, la estrategia es una secuencia general y flexible de acciones a implementar para conseguir el logro de los objetivos. Las estrategias orientan a la toma de decisiones de los agentes comprometidos con los objetivos del plan.

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VIII. ANLISIS

DE POSIBILIDADES

Existen muchas posibilidades y distintos caminos para solucionar las diferentes problemticas; cada uno de los cuales tiene ventajas y desventajas. Para elegir lo ms conveniente hay que tener en cuenta: Las ventajas y desventajas de cada alternativa. Lo que est ms a nuestro alcance para resolver actualmente (la solucin ms viable). La solucin que va a resolver la causa de algn otro problema (la solucin ms integral). Los recursos disponibles. El FODA nos permite, por un lado, valorar si el planteamiento de Antes de elegir una nuestro objetivo especfico es alternativa hay que viable, y por otro, que metas y tener en cuenta todos actividades sean las ms los factores, positivos y adecuadas para responder a la negativos que pueden influir en el desarrollo de la misma, para lo cual es recomendable hacer un FODA por cada uno de los problemas detectados.

Algunas preguntas que nos pueden ayudar en este anlisis de posibilidades de accin son las siguientes:

Qu recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para solucionar el problema? Qu recursos nos estn faltando? Quines nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado (municipal, estatal, nacional) Cmo nos pueden ayudar? Qu aportes pueden hacer? Cmo es nuestra relacin con ellos? De qu manera conseguiremos los recursos que nos faltan? De cunto tiempo disponemos? alcanza para llegar a esta solucin?

En los planes de seguimiento se debe incluir en este anlisis qu de lo hecho funcion y qu no funciono, en funcin de que, para la reprogramacin, sean tomados en cuenta.

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IX. METAS
Reflejan lo que se va a lograr en un tiempo determinado, respondiendo a cunto se desea alcanzar. La fijacin de metas hace posible la medicin de los resultados y la evaluacin del grado de cumplimiento de los objetivos. En otras palabras, la meta es la cuantificacin del objetivo especfico ubicado en el tiempo y lugar. Las metas se desglosan de los objetivos especficos NO de las actividades. Las metas definen la cantidad calidad de lo que se desea alcanzar a travs de los objetivos especficos. La principal caracterstica de una meta es que debe explicar claramente: qu se quiere?, cunto se quiere? y para cundo se quiere? y

Las metas deben ser: Realistas: Que se pueden alcanzar con los recursos disponibles. Precisas: Debidamente explcitas. Peridicas: Definir la fecha en la que se desean alcanzar. Medibles: Sealar unidades de medida. Coherentes: Vinculadas con los objetivos especficos. Qu no es una meta?

No son deseos. No son actividades generales. No son las tareas que nos ayudarn a lograr los objetivos.

X. ACTIVIDADES
Las actividades son todos aquellos eventos destinados al cumplimiento de las metas Las actividades deben previstas. Sealan los responder a las preguntas: qu se debe hacer? y cmo se debe hacer?
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pasos lgicos o el camino que se debe seguir para contribuir al logro de las metas.

XI. TAREAS
Las tareas son las acciones especficas que se desglosan de cada una de las actividades planteadas; ayudan a trazar el camino que hay que realizar para el cumplimiento de las mismas. Las tareas deben responder a la pregunta: Qu tenemos que hacer para realizar esta actividad?

XII. RESPONSABLES
Se debe sealar quin concretamente es el encargado de realizar, o estar al pendiente de que se realice la actividad.

XIII. MATRIZ

PARA ORGANIZAR LA INFORMACIN SEGUIMIENTO)

(APERTURA

Problema a resolver: ________________________________________________ Objetivo especfico: ________________________________________________ Anlisis de posibilidades: ___________________________________________

Metas
1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2

Actividades
1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2.1.1 2.1.2 2.2.1 2.2.2

Tareas

Responsabl es

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XIV. CRONOGRAMA

DE ACTIVIDADES

El cronograma consiste en detallar el perodo de ejecucin de las actividades que va a realizar el grupo. Para lo cual se utiliza un tipo de tabla que ayudar en el proceso de planeacin y control en el cual se visualiza el trabajo planeado y las metas para alcanzar las actividades en La pregunta que nos relacin al tiempo. ayudar a obtener esta informacin es: Cundo El cronograma sirve para realizaremos las saber cunto tiempo va a actividades? tardar la ejecucin del plan, calculando la duracin de cada actividad, valorando la adecuada distribucin de las mismas. A continuacin se presenta un ejemplo de cmo presentar un cronograma:

Meta
Tener un manual de promocin para agosto de 2006, que contenga las funciones del equipo de promocin.

Actividad
Recopilar el material de promocin. Organizar el material recuperado y hacer la estructura del manual. Redactar e imprimir el manual.

M E F r

A b

M y

J n Jl

A g

S O N D

Sirve para organizar y facilitar la consulta de la informacin.

Se organizan las actividades por meta.

Se seala el periodo de ejecucin de cada una de las actividades.

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XV. EVALUACIN

Y SEGUIMIENTO

La Evaluacin del plan de La construccin de trabajo es una parte indicadores debe responder fundamental del diseo de la a la siguiente pregunta: en metodologa y las herramientas qu me voy a fijar para (encuestas, entrevistas, saber si cumpl con las observaciones, registros, metas que programe? talleres, etctera) que van a ser utilizadas para recabar la informacin que nos permita conocer el avance en los objetivos. Antes de plantear las herramientas que emplearemos es necesario construir los indicadores para evaluar cada meta. Todo plan debe ser evaluado en forma continua antes (diagnstico), durante (ejecucin de actividades) y con posterioridad a su ejecucin. Los informes parciales de evaluacin pueden funcionar como insumos para el informe final y deben apuntar a introducir los ajustes y reprogramaciones Cundo voy a necesarias, tomando en cuenta evaluar? y por efectos o resultados no previstos en qu? la formulacin inicial. Al plantear la estrategia de evaluacin, sta debe tener en cuenta tanto los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia de la planeacin con respecto a sus objetivos, participacin, plazos y recursos utilizados para la ejecucin.

XVI. MATRIZ

PARA EVALUAR LOS PLANES COMUNITARIOS

Para los planes de seguimiento se sugiere utilizar la matriz que se presenta a continuacin, para evaluar el cumplimiento de las acciones y los impactos del trabajo realizado.

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Esta matriz se puede incluir antes de cada matriz de reprogramacin, para que sirva como contexto de lo que se va a reprogramar. Meta: 1.______________________________________________________
Actividad 1.1 1.2 1.3 1.4 Se realiz Si s se realiz Qu se obtuvo Si no se realiz Por qu Qu falt por hacer Quin lo va a hacer

Si

No

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