Arquivologia Lei 8159

No Brasil a instituio arquivo definida pelo artigo 2, Cap. I da Lei no 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos e entidades privadas e d outras providncias e conceitua: Consideram-se arquivos, para fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio das atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Documento = Informao + Suporte

-Ateno: Se vier na prova que arquivo o conjunto de documentos recebidos Falso -Suporte o meio fsico...e sendo assim se o documento estiver em um CD ou fita esta Correto.

ATENO

1- Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2-O gerenciamento da informao a:

-gesto de documentos; - procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento. -diagnsticos; - a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio de forma a identificar possveis falhas existentes no armazenamento dos documentos. -arquivos correntes e intermedirio; -protocolos; - protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento -validao de documentos; -arquivos permanentes. - arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo.

A Instituio quem armazena e protege os documentos existentes ali.

3-Topologias documentais e suportes fsicos: Microfilmagem, automao, preservao, conservao e restaurao de documentos.

Documento Unidade de registro de informaes (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado. Documentao o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenci-los ou comprov-los. Formato a unio de todas as caractersticas de um documento: suas caractersticas fsicas, as tcnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informao nele registrada, e seu contedo informativo Fundo Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma provenincia. O mesmo que arquivo Suporte o material no qual as informaes so registradas

Conceitos
Arquivo O primeiro conceito importante o de arquivo. A lei de arquivos, Lei n 8.159/91, assim define arquivo: Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Documento Outro conceito que o candidato deve conhecer, e que est intimamente ligado ao de arquivo, o conceito de documento. Mas, para compreender o conceito de documento, tambm antes necessrio conhecer outros dois conceitos, o de informao e o de suporte. Informao - Ideia, Mensagem ou Conhecimento. Suporte - Meio no qual a informao est registrada. Para documentos de arquivo ser sempre fsico, material. Documento - toda informao registrada em um suporte material. Em resumo: INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Acervo Mais um conceito que tambm aparece em provas, embora com pouca frequncia, o de acervo. Acervo nada mais do que o conjunto de documentos que pertencem ao arquivo.

Acondicionamento O Acondicionamento a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento Armazenamento a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. No confundir com acondicionamento.

Anexao

Anexao a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter definitivo, prevalecendo o nmero do processo mais antigo. A anexao ocorre quando h um caso de antecedente, que so situaes similares relacionadas com a mesma pessoa.

Apensao

Apensao a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter temporrio, conservando cada processo sua identidade e independncia. A apensao ocorre quando h casos de precedentes, que so situaes similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensao servir apenas como orientao nas decises a serem tomadas.

Protocolo

Assim como o termo arquivo, tambm o termo protocolo polissmico. Ele pode significar: 1 - Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. 2 - O nmero de registro do documento em um sistema de gesto, informatizado ou no. 3 - O livro onde registrada toda a movimentao de um documento no ambiente interno de uma instituio.

(Esaf, Tcnico Administrativo - Senado) Analise os conceitos a seguir:

I. Documento oficial aquele emitido ou reconhecido por instituio do poder pblico. II. A duplicata consiste em dois ou mais exemplares de um mesmo documento. III. O emissor a pessoa ou entidade responsvel pela produo de um documento, independente de conter assinatura.

???

IV. A guia-fora um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoo temporria. Assinale a quantidade de itens corretos.
A) 0. B) 1. C) 2. D) 3. E) 4.

(Esaf, Tcnico Administrativo - Senado) Analise os conceitos a seguir:

I. Documento oficial aquele emitido ou reconhecido por instituio do poder pblico. II. A duplicata consiste em dois ou mais exemplares de um mesmo documento. III. O emissor a pessoa ou entidade responsvel pela produo de um documento, independente de conter assinatura.

???

IV. A guia-fora um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoo temporria. Assinale a quantidade de itens corretos.
A) 0. B) 1. C) 2. D) 3. E) 4.

rgos de Documentao
Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia (que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, e so unidos pelo seu contedo, e em sua maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar. Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar. Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como tridimensionais.

Tipos de Arquivos

Segundo as entidades criadoras/mantenedoras

*Pblicos: - (federal, estadual, municipal) *Privados: - Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes). *Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e freqncia de uso. So muito usados pela administrao.
Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena freqncia de uso pela administrao. Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo.

Quanto Espcie/Tipologia Documental:

os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa ideia pode ser aplicada a vrios outros documentos.

Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)

Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinrios) ou sigilosos.
Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros. Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurana especiais para sua custdia e divulgao.

(TRE - Tcnico Administrativo) Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia. I. Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. II. Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. III. Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. IV. A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. V. O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos.
Esto certos apenas os itens A) I e II. B) I e III. C) II e IV. D) III e V. E) IV e V.

???

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(TRE - Tcnico Administrativo) Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia. I. Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. II. Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. III. Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. IV. A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. V. O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos.
Esto certos apenas os itens A) I e II. B) I e III. C) II e IV. D) III e V. E) IV e V.

???

Finalidade do Arquivo
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

Guardar os documentos; Garantir a preservao dos documentos; Atender aos pedidos de desarquivamentos de documentos. Permitir o acesso.

Mtodos de Organizao
Mtodo alfabtico: Organiza a partir de nomes. Mtodo numrico: numrico simples: organiza por um nmero relativo ao documento. Ex. Por data. Mtodo Geogrfico: Pelo rea em que o mesmo foi produzido. Mtodo Ideogrfico: Pelo assunto do documento.

Valor dos documentos

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais - aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao.

Permanentes - so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.

Distino entre valores primrios e secundrios

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados. Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado.

Valores probatrios Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento.

Valores Informativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao.

Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; c) importncia.

Gerenciamento da Informao:

A lei n 8159/91. pargrafo 3, Define Gesto de documentos como o conjunto procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
No temos gesto em fase permanente (pois permanente documento histrico)

Gesto de documentos

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Objetivos da Gesto:

1 assegurar de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao. 2 garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde necessria.

3 assegurar a eliminao dos documentos quando no tem valor administrativo e fiscal, legal ou para pesquisa cientfica.
4 Assegurar o uso da Micrografia, processamento de dados avanados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. 5 Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientficos. A gesto de documentos de cada rea pblica assegura quando e como os documentos devem ser guardados, podem ser eliminados...etc

???

(TSE, Cespe - Tcnico Judicirio) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operaes de conservao so
A) higienizao, exausto, congelamento e preservao. B) umidificao, limpeza, calafetao, restaurao. C) laminao, refrigerao, evaporao e encapsulamento. D) desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. E) N.R.A.

???

(TSE, Cespe - Tcnico Judicirio) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operaes de conservao so
A) higienizao, exausto, congelamento e preservao. B) umidificao, limpeza, calafetao, restaurao. C) laminao, refrigerao, evaporao e encapsulamento. E) N.R.A.

D) desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao.

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Gesto de documentos

A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).

Fases da Gesto de Documentos.

Produo

Ato de elaborar documentos em razo das atividades do rgo ou setor. no se faz reproduo nesta fase.

Utilizao

Refere-se ao caminho percorrido pelos documentos. (fase de protoloco, arquivamento, tramite...)

Destinao

Fase de analise, destinao e quais os documentos sero armazenados ou eliminados.)

-S os 3...nada mais

Diagnstico
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio de forma a identificar possveis falhas existentes no armazenamento dos documentos. O diagnstico feito pela gesto de documentos e normalmente feito por um arquivista que define como proceder com o mesmo.

Qual a funo do diagnstico:

1- Definir como esto as instalaes fsicas; 2-Condies ambientais (temperatura, luminosidade); 3-Condies de Armazenamentos; 4-Estado e conservao do documento; 5-Espao fsico ocupado; 6-Volume documental; 7-Controle de emprstimos; 8-Recursos Humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional de quem trabalha com os documentos) 9-Acesso a informao 10-Gnero de documentos (tipos=escritos, textuais, audiovisuais...etc) 11-Classificao dos documentos (verifica qual a melhor forma de arquivamento) 12-Tipos de acondicionamentos (pastas, caixas, amarrados...)

Protocolo

A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).

Mtodos de Arquivamentos

Existem vrias formas de se tratarem os documentos. O melhor sistema de armazenamento no determinados por esse ou aquele rgo e sim pela estrutura e condio de armazenamento oferecido. A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir um referencial para a sua recuperao. Instrumentos utilizados no processo de classificao:

1 O plano de Classificao: Arquivos correntes e intermedirios. 2 - Quadro de arranjo Utilizados para arquivos permanentes.

Correntes= Alfabtica, Numrica e Alfa-numrica. Intermedirios= Plano de Classificao. Arranjo= Documentos Histricos por exemplo, vrias etapas. Plano de Classificao= Ordem alfabtica por exemplo (consultrios, etc). Arquivos permanentes = Documentos Histricos.

???

1 . ( Esaf, Tcnico Administrativo) Constituem atividades de protocolo, exceto, A) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular. B) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio. C) controlar o trmite dos documentos na organizao. D) receber a correspondncia para expedio. E) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.

???

1 . ( Esaf, Tcnico Administrativo) Constituem atividades de protocolo, exceto, A) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular. B) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio. C) controlar o trmite dos documentos na organizao. D) receber a correspondncia para expedio. E) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.

Mtodos de Arquivamentos

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. -Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice -Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. -Mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. -Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) - Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.

Classificao e Arquivamento

Classificao= Conjunto de mtodos utilizados por uma instituio para o arquivamento de seus documentos. Arquivamento= o conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e armazenamento de documentos.

Sistemas de arquivamentos: Sistema Direto= uma busca direta. (abro uma gaveta e busco o documento)
Sistema Indireto= aquele que para localizar um documento necessrio antes, consultar um ndice ou cdigo para depois chegar ao documento desejado.
Ateno: O mtodo alfabtico sempre direto . O mtodo numrico sempre indireto.

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Arquivos correntes
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes.

Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. 1 Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

Arquivos Intermedirios
Constituio de arquivos intermedirios Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.
Implantao e acompanhamento O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

Arquivos Permanentes

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: Arranjo - reunio e ordenao adequada dos documentos; Descrio e publicao - acesso aos documentos para consulta e divulgao; Conservao - medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; Referncia - poltica de acesso e uso dos documentos.

(TRE, Cespe/UnB - Analista Judicirio) Acerca dos procedimentos tcnicos (funcionalidades) executados no setor de arquivos, julgue os itens subsequentes em em (C) CERTO ou (E) ERRADO.
1) A fim de instruir os usurios sobre os documentos existentes no acervo arquivstico, diferentes instrumentos de pesquisa so elaborados, incluindo o guia do arquivo. 2) A tabela de temporalidade um instrumento utilizado em todas as fases do ciclo vital dos documentos. 3) Os documentos de cunho arquivstico auxiliam os profissionais da instituio no processo decisrio. A) C - C C C) E - E C E) C - E - C B) C - E E D) E - C E

???

(TRE, Cespe/UnB - Analista Judicirio) Acerca dos procedimentos tcnicos (funcionalidades) executados no setor de arquivos, julgue os itens subsequentes em em (C) CERTO ou (E) ERRADO.
1) A fim de instruir os usurios sobre os documentos existentes no acervo arquivstico, diferentes instrumentos de pesquisa so elaborados, incluindo o guia do arquivo. 2) A tabela de temporalidade um instrumento utilizado em todas as fases do ciclo vital dos documentos. 3) Os documentos de cunho arquivstico auxiliam os profissionais da instituio no processo decisrio. A) C - C C C) E - E C E) C - E - C B) C - E E D) E - C E

???

???

(PG-DF, Cespe - Assistente de Apoio s Atividades Jurdicas - 2005) Julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO

a) Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco. b) Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas tm direito a receber de rgos pblicos todas as informaes de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.

c) Em razo do seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os documentos cuja revelao no-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.
d) O grau de sigilo atribudo a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o documento.
A) C, C, C, E D) E, E, C, E B) C, E, C, E E) C, C, C, C C) E, E, E, E

???

(PG-DF, Cespe - Assistente de Apoio s Atividades Jurdicas - 2005) Julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO

a) Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco. b) Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas tm direito a receber de rgos pblicos todas as informaes de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.

c) Em razo do seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os documentos cuja revelao no-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.
d) O grau de sigilo atribudo a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o documento.
A) C, C, C, E D) E, E, C, E B) C, E, C, E E) C, C, C, C C) E, E, E, E

Suporte:

Informao: Ideia ou Conhecimento (j no nvel da ideia temos Informao) Suporte: Onde a informao Registrada. (meio fsico)

Tipos de Suportes:
Textuais Impressos (manuscritos ou impressos) Cartogrficos Representao de Mapas por exemplo Iconogrficos Imagens (fotos, cones) Filmogrficos udio / Visual (ou s udio ou s som) rolos de filmes (no so fitas ou DVDs) Sonoros Fitas K7 Informtico Que envolvem a informatica como fonte de suporte. Microgrficos - Microfilmagem

???

(TRE-ES - Tcnico Administrativo) Qual alternativa abaixo NO se refere a mtodo de arquivamento?

A) B) C) D) E) alfanumrico; catalogrfico; alfabtico; numrico. N.R.A.

???

(TRE-ES - Tcnico Administrativo) Qual alternativa abaixo NO se refere a mtodo de arquivamento?

A) B) C) D) E) alfanumrico; catalogrfico; alfabtico; numrico. n.d.a

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???

(Esaf, Tcnico Administrativo) Com relao gesto de documentos eletrnicos, assinale a opo correta.
A) Um programa de gesto arquivstica de documentos eletrnicos est condicionado forma ou ao suporte no qual o documento produzido. B) A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um sistema eletrnico de gesto, que adotar requisitos funcionais e requisitos estruturais. C) Considera-se documento arquivstico digital o documento codifi cado em dgitos binrios armazenado por sistema computacional. D) A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de digitalizao s poder ser efetivada para documentos que apresentem valor secundrio. E) So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, stios na internet, bases de dados e tambm textos, entre outras possibilidades, em formato digital.

???

(Esaf, Tcnico Administrativo) Com relao gesto de documentos eletrnicos, assinale a opo correta.
A) Um programa de gesto arquivstica de documentos eletrnicos est condicionado forma ou ao suporte no qual o documento produzido. B) A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um sistema eletrnico de gesto, que adotar requisitos funcionais e requisitos estruturais. C) Considera-se documento arquivstico digital o documento codifi cado em dgitos binrios armazenado por sistema computacional. D) A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de digitalizao s poder ser efetivada para documentos que apresentem valor secundrio. E) So exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, stios na internet, bases de dados e tambm textos, entre outras possibilidades, em formato digital.

Dica:
As bancas organizadoreas dos vrios concursos pblicos costumam elaborar questes mencionando os termos valor primrio e/ou secundrio dos documentos. Sabemos que os documentos que esto os arquivos correntes e intermedirio possuem valor primrio e os que esto nos arquivos permanentes possuem valor Secundrio.

Os arquivos podem ser denominados corrente, intermedirio e permanente em funo da idade dos documentos mantidos sob sua guarda. No arquivo permanente, so guardados os documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados pelas unidades ou rgos que os produziram, para a busca de soluo de assuntos similares ou para retomar um problema que se pensava resolvido.
O problema est somente no podem ser solicitados, pois esta definio da fase intermediria, onde os documentos ainda podem ser enviados aos setores que os produziram. Na fase permanente, os documentos no podem ser enviados aos setores que os produziram. Falsa

???

???

Acervo conjunto de documentos mantidos sob guarda de um arquivo.

O conjunto dos documentos do arquivo chamado de acervo. J o conjunto de documentos de uma biblioteca chamado de coleo. Correta

???
Considerando as hipteses de arquivamento a seguir, correto afirmar que o mtodo principal empregado foi por assunto, mas foram empregados tambm os mtodos secundrios geogrficos, alfabtico e cronolgico. VECULOS - - Gois - - Minas Gerais - - So Paulo/Capital - - So Paulo/Interior PESSOAL ADMISSO E DEMISSO Na diviso principal, foi utilizado o mtodo ideogrfico - - de Abro, (por assunto) e dentro de cada um foram utilizados os Antonio at Carvalho, mtodos geogrfico (Gois, Minas Gerais...), alfabtico Paulo A. (nos nomes de pessoas) e numrico cronolgico (nas - - de Castro, Maria datas). S. at Dias, Paulo, R. A empresa pode utilizar vrios mtodos na organizao PAGAMENTOS de seus arquivos, inclusive combinado os mesmos entre - - antes de 2007 si, de forma a obter um melhor resultado no - - de 2008 a 2009 arquivamento de seus documentos. Correta. - - de 2010 a 2011

???
A tramitao de documento sigiloso pode ocorrer desde que o documento esteja em envelope lacrado, com indicao do destinatrio e do grau de sigilo do documento.

Pelo decreto j descrito (4553/2002), o documento sigiloso dever ser acondicionado em envelope duplo, sendo que a indicao do destinatrio ser colocada no envelope externo e o grau de sigilo no envelope interno. Falsa.

???

Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas.

No recomendvel o uso de objetos metlicos, pois os mesmos tendem a enferrujar e, desta forma, danificar os documentos. Em caso de necessidade, deve optar-se pelo uso de clipes e grampos plsticos. Correta.

???
Os recursos tcnicos de microfilmagem so contraindicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais.

O processo de microfilmagem aplicado aos documentos originais, permitindo que a instituio ganhe espao, pois passa a guardar documentos microfilmados no lugar dos documentos em papel, que ocupam muito mais espao. Tal procedimento s permitido aos documentos que no possuem valor histrico, pois estes no podero ser eliminados, ainda que microfilmados. Falsa.

???
Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.
O prazo de guarda dos documentos variar de acordo com os critrios estabelecidos pela Comisso de Anlise de Documentos. Diversos documentos podero ser preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou mais, de acordo com o valor que os mesmos apresentem. Aqueles que apresentarem valor histrico, por exemplo, sero guardados permanentemente, ou seja, no h o descarte de documentos pelo simples fato de os mesmos terem sido produzidos h mais de 20 anos. Falsa

Resumo: Tipos de Documentos

Pblicos: - (federal, estadual, municipal) *Privados: - Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes).
*Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Resumo: Quanto ao valor

Administrativo - Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

Fiscal - Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
Informativo - Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio.

Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
Permanente - Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Tambm referido como valor histrico. Primrio - Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Probatrio - Valor intrnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal. Secundrio - Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Resumo: Quanto natureza do assunto

Ostensivos: No h necessidade de ter acesso restrito, pois sua natureza de assunto no prejudica a administrao;
Sigilosos: So aqueles que, por seu contedo, devem ter o acesso restrito. No Brasil, h diferentes graus de sigilo (reservado, confidencial, secreto e ultrasecreto)

Resumo: Quanto ao gnero

Textuais Impressos (manuscritos ou impressos) Cartogrficos Representao de Mapas por exemplo Iconogrficos Imagens (fotos, cones) Filmogrficos udio / Visual (ou s udio ou s som) rolos de filmes (no so fitas ou DVDs) Sonoros Fitas K7 Informtico Que envolvem a informatica como fonte de suporte. Microgrficos - Microfilmagem

Quanto ao sigilo.
A lei que regula esse assunto a lei 4.553/02, que estabelece quatro graus de sigilo:

Ultrassecreto: informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. Prazo mximo: 30 anos, prorrogveis. Secreto: informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. Prazo mximo: 20 anos. Confidencial: informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. Prazo mximo: 10 anos. Reservado: informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Prazo mximo: 5 anos.

Ela tambm se refere a algo chamado guarda permanente, que so as informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservadas. Pode ser aplicado a qualquer um dos casos acima. No se trata de restrio informao, mas da preservao fsica do documento.