INTRODUCCION

El presente trabajo trata acerca del uso de un software de contabilidad contables, Ingresos, y como este y permite controlar operaciones as como de la financieras Inventarios, administrativas, por Cobrar,

suministrar informacin de cuentas importantes como lo son: Cuentas Costos Produccin y Gastos Operativos en un determinado momento a los usuarios para decisiones importantes y determinantes para una compaa. Un Sistema de de sus Contabilidad operaciones, es una estructura organizada de recursos como

mediante la cual se recoge la informacin de una empresa como resultado valindose formularios, reportes, libros etc. La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de una empresa es fundamental, ya que este es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras informacin y adems as los de de satisfacer mayor la necesidad la lectura de y y para obtener recursos, productividad

aprovechamiento

mediante

correcta digitacin de las transacciones contables pueden dar a conocer la situacin real de una empresa. Un Sistema Contable surge de la necesidad de informacin por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos negocio. los hechos econmicos que ocurren en el

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Utilizar el software "SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL

PLUS versin 7.0

para

procesar

informacin

contable,

que

sirva para leer informacin determinante de una empresa para facilitar el anlisis financiero-contable.

OBJETIVOS ESPECFICIOS Conocer el marco y legal que regula para los los activos programas

intangibles

particularmente

informticos utilizados en las empresas, as como su contribucin en estas. Estudiar el funcionamiento de un sistema contable

computarizado para lograr el procedimiento adecuado del procesamiento del mismo y de la informacin contable, administrativa compaa. Presentar los informes finales arrojados por el software de contabilidad atendiendo aspectos importantes de cumplimiento de la informacin. y financiera que interviene en una

TIPO DE ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD SE PUEDE ASOCIAR El SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS versin 7.0 se puede asociar a la rama del comercio ya que presenta aditamentos propios del dicho sector, adems se considera que no es el nico ni el mejor sistema contable computarizado ya que este se acopla a las necesidades de cada empresa o negocio que necesite una sistema contable computarizado para llevar mejor sus cuentas y controles financieros y contables. CUANTOS USUARIOS PERMITE (Y SI ES MULTIEMPRESA) Este sistema contable permite tener un nmero indeterminado de usuarios, adems proporciona niveles de seguridad para cada uno de estos usuarios ya que no solo tendr acceso a todo si no es el administrador de dicho sistema. EVALUACION E INDICACION DE LOS RECURSOS DE HARDWARE Y

SOFTWARE NECESARIOS PARA SU USO Evaluacin de recursos de hardware Sistema operativo Windows 95/98/ME/XP/NT/2000. CPU Pentium 166. Memoria RAM 32 MB. Monitor VGA, resolucin 800x600. Mejor dicho, en cualquier PC con Windows funciona. Con la nica diferencia que para poder ejecutarlo en Windows Seven se requiere que el sistema operativo tenga instalado el Adobe Reader 5 o actualizado ya que esto le permitir visualizar el manual del usuario.

EVALUACIN DEL SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO A UTILIZAR Nombre del Programa El SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS versin ya que permite la creacin de un nmero

7.0 es un sistema contable con la limitante de una modalidad empresarial determinado de 2 empresas ya preestablecidas a las cuales se les pueden configurar su propio plan contable, as como los diversos reportes contables.

SITUACION LEGAL DE LA LICENCIA DEL SOFTWARE Debido a la cantidad de operaciones que tenamos que realizar dentro de este software, se procedi a adquirir la licencia. Licencia de uso: Acuerdo de licencia de uso de QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS La instalacin y utilizacin de este programa est regida por el siguiente acuerdo de licencia de uso. Si no est de acuerdo con todas sus el clusulas, programa. todas Si las no debe utiliza clusulas instalar, el de este registrar acuerdo ni de utilizar licencia. Copyright El copyright de QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS pertenece programa, acepta

explcitamente

exclusivamente al autor del programa, Juan Antonio Rodrguez Rivero. Todos los derechos no garantizados expresamente en este acuerdo estn tambin reservados al autor.

 Distribucin La versin shareware de este programa puede ser utilizada, distribuida y publicada libremente, siempre que se acepten las limitaciones de dicha versin y que no se altere de ninguna manera el fichero de distribucin original. Actividades no permitidas La clave de registro y en de este programa se es podr personal e

intransferible

ningn

caso

publicar,

distribuir, traspasar, ceder o vender. No est permitido alterar el programa de ninguna manera, ni aplicar ingeniera inversa para descompilarlo. Este programa est protegido por las leyes de derechos de autor internacionales. El autor otorga a cada usuario registrado una licencia de uso personal e intransferible. Cualquier usuario podr instalar QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS en ms de un ordenador para su uso personal. Garanta limitada QUANTICUS ADMINCONTROL de una PLUS clave se de distribuye registro a "tal los cual". La

nica garanta ofrecida por el autor es el envo por correo electrnico usuarios registrados que les permitir desbloquear las limitaciones de la versin shareware. QUANTICUS original, ADMINCONTROL almacenado PLUS en los garantiza discos que "EL SISTEMA" y sus

magnticos

materiales impresos se encuentren libres de defectos en su material y mano de obra en condiciones normales de uso, operacin y servicio. Esta garanta se otorga por un plazo de treinta das a partir de la adquisicin de "EL SISTEMA" y siempre y cuando EL USUARIO hubiere enviado debidamente llenada la forma de datos de Registro del Usuario y junto con la documentacin que en la misma se solicita. En ejercicio de esta garanta, EL USUARIO deber entregar a QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS o al distribuidor autorizado el material o discos magnticos en que se contenga "EL SISTEMA" original, daados, para que ste, en su caso, a su vez lo enve a QUANTICUS SISTEMA", alguno. ADMINCONTROL lo PLUS, a EL dao que la que una sin vez cargo que o haya costo ser de sean comprobado los errores o defectos correspondientes de "EL reemplazar ningn de de caso cualquier utilidades USUARIO o En QUANTICUS ADMINCONTROL perjuicio, por cualquier PLUS caso

responsable informacin,

prdidas

imputables directa o indirectamente a "EL USUARIO" por el uso de "EL SISTEMA" o a "EL SISTEMA" mismo. Con excepcin de lo anterior, QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS no otorga otra garanta, ni en forma expresa ni de manera tcita, an cuando las hubiese declarado u ofrecido el distribuidor. Derechos de propiedad intelectual. El USUARIO reconoce como nico titular de los derechos

patrimoniales de autor de "EL SISTEMA" a DBXTRA, S.A. de C.V. Asimismo EL USUARIO reconoce que la informacin contenida en "EL SISTEMA" es de carcter confidencial y por ende, queda obligado seguridad a adoptar venta todas para o las medidas la de y precauciones de necesaria impedir alquiler
6

divulgacin, dicha

copiado,

reproduccin,

informacin,

incluyendo los programas que conforman a "EL SISTEMA", su base de datos, documentacin De igual forma y EL materiales USUARIO impresos a correspondientes. reconoce

QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS como nico propietario y legtimo titular de los derechos de cualquier adaptacin, arreglo, traduccin, compendio, crestomata, transportacin, reordenacin de la informacin, mejora o transformacin total o parcial de "EL SISTEMA", que implique una modificacin, cambio o alteracin a la forma o contenido del mismo o a cualesquier programa que lo conforman, incluyendo las actualizaciones o nuevas versiones que en lo futuro se realicen a "EL SISTEMA", la base de datos utilizada en el mismo y la disposicin grfica de las pantallas por las que visualmente ste se presenta, sus modificaciones, as como la reproduccin de cualquier programa resultante; an cuando cualquiera de stos los hubiese realizado o desarrollado "EL USUARIO", conviniendo ambas partes que QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS, en este ltimo caso, podr incorporar dichos cambios o modificaciones a nuevas versiones de "EL SISTEMA" y realizar su divulgacin, publicacin, comunicacin pblica, reproduccin, venta, alquiler o distribucin sin necesidad de autorizacin alguna de "EL USUARIO" y sin que este ltimo tenga derecho a contraprestacin alguna toda vez que el nico titular de los derechos patrimoniales sobre dicho desarrollo le correspondern en forma exclusiva a "QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS." . QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS autoriza a "EL USUARIO" para que pueda realizar una copia de respaldo de "EL SISTEMA", la que destinar exclusivamente como resguardo para sustituir la copia legtimamente adquirida, cuando en su caso, no pueda
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utilizarse

esta

ltima

por

dao

prdida,

debiendo

"EL

USUARIO" transcribir en los medios magnticos que almacene la copia de respaldo, las leyendas sobre Derechos de Autor, as como en las etiquetas externas de los mismos, manteniendo dicha copia en su poder y para su uso exclusivo. La misma autorizacin se otorga para "EL SISTEMA" que trabaje en Red. Cmo funciona el sistema contable computarizado Iniciar sesin empresa. En la ventana de Iniciar

Sesin Empresa, seleccione alguna de las dos empresas con las que puede evaluar haciendo clic en el nombre de la misma de o con las de teclas movimiento

cursor (arriba abajo) y haciendo clic en el botn Aceptar o presionando la tecla Enter. Tambin puede seleccionar la empresa haciendo doble clic

sobre el nombre de la misma.

Utilizando estas empresas no se solicitar un Password, sin embargo se podr activar posteriormente. Inicialmente el nico usuario que existe es el usuario ADMIN (Administrador de la aplicacin) y el Password es 1. Sucursales. Admincontrol Plus incluye una sucursal por omisin, esta

sucursal tiene el nombre Sucursal 1. La versin gratuita solo permite el manejo de una sucursal. 2.1 Desea modificar el nombre de la sucursal? Si En el men principal seleccione la opcin Catlogos Diversos, en la ventana que se despliega, haga clic en la opcin Varios y seleccione de la lista que aparece en el extremo izquierdo la opcin Sucursales. Haga clic en el nombre de la sucursal y modifique el valor actual.

Almacenes. Admincontrol nombre Plus incluye La un almacn por omisin solo con el el

Almacn

1.

versin

gratuita

permite

manejo de una sucursal.

Desea modificar el nombre del almacn? Si En el men principal seleccione la opcin Productos Catlogo de Almacenes. Haga clic en el botn el BUSCAR, botn de se abrir EDITAR y una ventana de la

bsqueda, hacer doble clic en el Almacn 1, se abrir el catlogo, oprimir modificar DESCRIPCION.

Asignar folios inciales. Si Abrir el catlogo de Almacenes como se menciona en el punto 3.1, hacer clic en tabulador 2.- Folios Impresos y especificar los folios inciales. Los folios aqu especificados sern los primeros en ser

impresos.

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Bancos. Desea utilizar el mdulo de Bancos? No Ir a Paso 6. Si - Desea imprimir cheques? No Ir a paso Si En el men principal, seleccione la opcin utileras y selecciones las opciones Configurar Bancos Formato de Cheques, se abrir la ventana Formato Cheques, en el men de esta ventana haga clic en el botn Nuevo. Proporcione una clave para el formato del cheque (mximo 25 caracteres) y una descripcin los mrgenes (en centmetros) Para cada concepto que aparece en la ventana tomando como referencia el margen superior e izquierdo de su cheque y haga clic en Guardar para el formato del cheque (mximo 255 caracteres), la clave debe ser nica. Especifique

Crear Bancos En el men principal seleccione la opcin Catlogos

Diversos, en la ventana que se despliega, haga clic en la opcin Bancos y seleccione de la lista que aparece en el extremo izquierdo la opcin Banco. Para adicionar un Banco, haga clic en el siguiente rengln vaco en la columna Clave Banco
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y proporcione la clave del

nuevo Banco, esta clave puede ser alfanumrica (mximo 20 caracteres) por ejemplo HSBC. Posteriormente proporcione el nombre (descripcin) del Banco (mximo 255 caracteres) por ejemplo HSBC y opcionalmente un comentario para el nuevo Banco.

Crear Cuenta de Bancos. Quanticus Admincontrol Plus le permite manejar una cuenta bancaria. Si realizo el paso anterior omita este prrafo y contine con la explicacin, En el men principal seleccione la opcin Catlogos Diversos, en la ventana que se despliega, haga clic en la opcin Bancos y seleccione de la lista que aparece en el extremo izquierdo la opcin Banco Cuenta Banco. Para adicionar una Cuenta Bancaria, haga clic en el siguiente rengln vaco en la columna Clave Cuenta clave ser HSBC. Posteriormente (mximo 255 proporcione caracteres) el nmero ejemplo de Cuenta Bancaria de la nueva Cuenta (mximo Bancaria, 20 alfanumrica y proporcione esta clave por la puede ejemplo

caracteres)

por

455512345, la descripcin de la Cuenta Bancaria (mximo 255 caracteres).

12

En la columna Banco seleccione uno de los bancos disponibles en la lista. En la columna cuenta tipo seleccione el tipo de Cuenta Bancaria que desea utilizar, por ejemplo CH Cheques. En la columna Formato Cheque seleccione un formato de los disponibles en la lista.

Proporcione el Saldo Inicial de la cuenta, al ingresar un valor de forma automtica se creara el primer abono a su cuenta, la cual podr ser consultada en el mdulo de BANCOS. Opcionalmente proporcione el nmero de CLABE (Solo Mxico) Catlogos. Desea Importar sus catlogos de otras aplicaciones? Si Admincontrol Plus le permite importar sus catlogos de otras aplicaciones como ContPAQ, ASPEL COI Microsoft Excel. ADMINPAQ ASPEL SAE. Para importar su catlogos, Seleccione la opcin Importar Datos del men Utileras, se abrir la ventana Importar Catlogos.

13

En el campo Datos a Importar seleccione el catlogo que desea importar. En el campo Aplicacin Origen seleccione ASPEL SAE ADMINPAQ. Haga clic en el botn "[...]" para seleccionar la carpeta en la que se encuentran los archivos origen. Haga clic en el botn Importar para iniciar el proceso de importar datos.

Microsoft Excel. Para abra importar el sus catlogos desde Microsoft incluido Excel, en la archivo CATALOGOS.XLS,

instalacin y localizado en la carpeta: C:\Archivos de programas\Quanticus\Admincontrol\Wiz_Importar. Es necesario que habilite las macros de Excel haciendo clic en el men Herramientas y seleccionando las opciones Seguridad Macros Seguridad y seleccionar el nivel Bajo. En este archivo existe una hoja de trabajo para cada catalogo en la cual deber capturar la informacin de sus catlogos. Si necesita adicionar renglones haga clic en el botn Insertar Renglones y especifique cuantos desea insertar. Una vez que cuente con su informacin en estas hojas de trabajo, haga clic en el botn "Validar " para verificar la informacin capturada. Al finalizar de validar sus datos,

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guarde la hoja de Excel y Siga el proceso antes mencionado para importar sus catlogos. Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el

nombre. No puede aadir columnas o cambiar los nombres a las columnas. La columna de la clave no podr contener datos duplicados. La captura sistema. Una vez que ha terminado de capturar o copiar la informacin dentro de las para columnas verificar correspondientes, la informacin Use el botn Al "VALIDAR" capturada. de los siguientes caracteres no estn permitidos:

" / \ : | < > * ? ' ya que ocasiona inconsistencias en el

finalizar de validar sus datos, guarde la hoja de Excel. Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el

nombre, aadir columnas o cambiar los nombres a las columnas. Para importar su catlogos, Seleccione la opcin Importar Datos del men Utileras, se abrir la ventana Importar Catlogos. En el campo Datos a Importar seleccione el catlogo que desea importar. En el campo Aplicacin Origen seleccione Hoja de Excel. Haga clic en el botn "[...]" seleccionar encuentran para la los

carpeta en la que se

15

archivos

origen.

Haga

clic

en

el

botn

Importar

para

iniciar el proceso de importar datos. Alta de informacin de forma manual en Catlogos. Usted podr adicionar vendedores, productos, clientes y/o proveedores como los vaya necesitando desde el respectivo catlogo despus de haber importado datos o puede darlos de alta todos desde un inicio. Catlogo de Vendedores. Seleccione la opcin Vendedores del men Catlogos. Haga clic en el botn Nuevo del men de esta ventana. Proporcione Ingresar la clave para hacer referencia social, al vendedor, 120 mximo 20 caracteres nombre, apellidos, razn mximo caracteres en caracteres. Los datos indispensables son la clave y nombre del vendedor. cada uno. Ingresar razn social mximo 255

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Catlogo de Clientes. Seleccione la opcin Clientes del men Catlogos. Haga clic en el botn Nuevo del men de la ventana Catlogo de Clientes. Proporcione la clave para hacer referencia al Cliente, mximo 20 caracteres. Proporcione la razn social y datos para facturacin. Los datos indispensables son la Clave y Razn Social.

En la Pestaa 2. Condiciones definir la lista de Precios y Das de Plazo que se les dan a los Clientes.

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Catlogo de proveedores. Seleccione la opcin Proveedores del men Catlogos. Haga clic en el botn Nuevo del men de la ventana Catlogo de Proveedores. Proporcione la clave para hacer referencia al Cliente, mximo 20 caracteres. Proporcione la razn social y datos del Proveedor. Los datos indispensables son la Clave y Razn Social.

En la Pestaa 2. Condiciones definir los Das de Plazo que el proveedor le da a la empresa.

Catlogo de Productos y/o Servicios. Seleccione Catlogos. Haga clic en el botn Nuevo del men de la ventana Catlogo de productos Catlogo de Servicios. Proporcione la clave la opcin Productos Servicios del men

18

para

hacer

referencia la Los

al

Producto del

Servicio,

mximo

20 255 y

caracteres. Proporcione caracteres). Descripcin. descripcin datos producto son (mximo la Clave indispensables

En la Pestaa puede comprar o

4. UM existe un campo llamado Unidades de vender un producto. Inicialmente en el

Medida, la unidad de medida determina las formas en que se sistema slo existe la unidad PZ Pieza. Los precios y costos se debern determinar en base a la unidad de medida mnima.

Inventario Inicial. Para registrar las existencias inciales se podr realizar de dos distintas formas: Compra de ajuste o Importacin desde Microsoft Excel.

19

Compra de Ajuste Para realizar una compra de ajuste al inventario, haga clic en el men Operaciones y seleccione las opciones Proveedores Compras Presione las teclas Shift + F6, en la ventana que se despliega, haga clic en el botn Nuevo.

Seleccionar

el

almacn

al

cual

ingresarn

los

productos

comprados. Selecciona el concepto de Compra: AJUST = Ajustes Afecta inventarios y no las cuentas por pagar. De forma automtica se asignara por omisin al Proveedor *AJ* y la condicin 00000 estos datos no podrn ser modificados. Ingresar los productos a comprar. Para ingresar los productos a comprar, haga clic en el

primero rengln de la cuadricula que se encuentra en la parte inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione la cantidad del producto a comprar.

20

Haga

clic

en

la

columna

correspondiente

la

clave

del

producto y escriba directamente la clave del producto, en caso de no recordar la clave, podr presionar la tecla F2. Se abrir la bsqueda de Productos En la ventana de bsqueda de productos se observaran todos los datos ordenados por la clave del producto en forma descendente. En la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar para filtrar la informacin que se muestra. Proporcione Buscar. Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al ingrese la palabra TINTA y haga clic en el botn Buscar nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la palabra TINTA en la descripcin. el valor a filtrar y haga clic en el botn

Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el rengln o en se el botn Seleccionar, todos los al seleccionar relacionados el al producto, producto. Haga clic en el botn Guardar para guardar la compra, al guardar se las existencias y en este caso al tener como concepto AJUST no se afectaran las cuentas por pagar.
21

mostraran

datos

Importacin desde Microsoft Excel. Para importar el inventario inicial desde Microsoft Excel es indispensable que esta sea la primera operacin. No puede haber otras operaciones en el sistema. En caso de existir operaciones realizar la captura de inventario fsico. Abra el archivo CATALOGOS.XLS, incluido en la instalacin y localizado en la carpeta: C:\Archivos de programas\Quanticus\Admincontrol\Wiz_Importar. Es necesario que habilite las macros de Excel haciendo clic en el men Herramientas y seleccionando las opciones Seguridad Macros Seguridad y seleccionar el nivel Bajo. En este archivo existe una hoja de trabajo llamada

Existencias en la cual deber capturar la informacin de su inventario. Si necesita adicionar renglones haga clic en el botn Insertar Renglones y especifique cuantos desea insertar.

Una de

vez

que

cuente haga

con clic

su

informacin en el

en

esta

hoja

trabajo,

botn

"Validar

22

Existencias"

para

verificar

la

informacin

capturada.

Al

finalizar de validar sus datos, guarde la hoja de Excel y Siga el proceso. Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el

nombre. No puede aadir columnas o cambiar los nombres a las columnas. La columna CLAVE PRODUCTO no podr contener datos duplicados. La captura sistema. Para importar sus Existencias, Seleccione la opcin Importar Datos del men Utileras, se abrir la ventana Importar Catlogos. En el campo Datos a Importar seleccione Inventario Inicial. Seleccione la sucursal, almacn, moneda e ingrese la fecha. En la opcin APLICACIN ORIGEN seleccione HOJA DE EXCEL. Haga clic en el botn "[...]" para seleccionar la carpeta en la que se encuentran los archivos origen. Haga clic en el botn Importar para iniciar el proceso de importar datos. de los siguientes caracteres no estn permitidos:

" / \ : | < > * ? ' ya que ocasiona inconsistencias en el

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Compras. Para realizar una compra, haga clic en el men Operaciones y seleccione las opciones Proveedores Compras Presione las teclas Shift + F6, en la ventana que se despliega, haga clic en el botn Nuevo.

Seleccionar C = Compra

el

almacn

al

cual

ingresarn

los

productos

comprados. Selecciona el concepto de Compra: AJUST = Ajustes Afecta inventarios y no las cuentas por pagar. Proporcione la clave del proveedor al que se le comprar el producto, en caso de no recordarla, podr buscarla presionando la tecla F2 o haciendo clic en el botn que se localiza a la derecha. Se abrir la bsqueda de Proveedores. En la ventana de bsquedas se observaran todos los datos ordenados por la clave del proveedor en forma descendente. En la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar
24

para filtrar la informacin que desea mostrar. Proporcione los valores en los campos por los cuales desea filtrar y haga clic en el botn Buscar. Por ejemplo, en el campo que corresponde a la Razn Social al ingresar la palabra DISTRIBUI y hacer clic en el botn Buscar nos regresara todos aquellos proveedores en los que la Razn Social contiene la palabra indicada, seleccione al Proveedor deseado y haga doble clic sobre el rengln o un clic en el botn Seleccionar.

Ingresar los productos a comprar. Para ingresar los productos a comprar, haga clic en el

primero rengln de la cuadricula que se encuentra en la parte inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione la cantidad del producto a comprar. Haga clic en la columna correspondiente a la clave del

producto y escriba directamente la clave del producto, en caso de no recordar la clave, podr presionar la tecla F2. Se abrir la bsqueda de Productos En la ventana de bsqueda de productos se observaran todos los datos ordenados por la clave del producto en forma descendente. En la parte superior existen unos campos que se
25

pueden utilizar para filtrar la informacin que se muestra. Proporcione Buscar. Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al ingrese la palabra TINTA y haga clic en el botn Buscar nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la palabra TINTA en la descripcin. el valor a filtrar y haga clic en el botn

Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el rengln o en se el botn Seleccionar, todos los al seleccionar relacionados el al producto, producto. Haga clic en el botn Guardar para guardar la compra, al guardar se afectaran las cuentas por pagar y las existencias. Pagar la compra Para realizar el pago desde el mdulo de Bancos, haga clic en la opcin Movimientos del Men Bancos, se abrir la ventana de cuentas contables. Seleccionar la cuenta de bancos de donde se emitir el pago haciendo doble clic sobre ella. mostraran datos

26

Se abrir el modulo de Bancos y podr observar en pantalla su saldo al da actual.

Para realizar el pago del documento creado por la compra, Haga clic en el botn Cargos o Cheques, se abrir la ventana Cheques de la Cuenta: Cuenta Prueba. Proporcione una referencia que mencin de la factura a pagar. es un comentario que haga

Proporcione la clave del proveedor en el campo beneficiario. En el caso de CHEQUE especificar el nmero del cheque. Haga clic en el botn: CxP Abono.
27

Se abrir la ventana Cuentas por Pagar: clave campo Abonos, del esta ventana En ya el tendr capturada la fecha y la proveedor. Documento con esta el cual esta pro

Abono ingrese la referencia del documento pagando factura,

ejemplo: Cheque Folio: 1. En la seccin Documento Cargo, seleccionar el cargo o factura a liquidar y haga clic en el botn Guardar, para afectar el saldo del documento y los regresara a saldos de bancos. Al salir la ventana principal de bancos y vera el saldo

actualizado y el movimiento creado.

Ventas. Para realizar una compra, haga clic en el men Operaciones y seleccione las opciones Clientes Ventas Presione las teclas Shift + F3, en la ventana que se despliega, haga clic en el botn Nuevo.

28

Seleccionar F = Factura R = Remisin

el

almacn

del

cual

saldrn

los

productos

vendidos. Selecciona el concepto del documento de venta:

RSD = Remisin sin desglose de impuestos AJUST = Ajustes Afecta inventarios y no las cuentas por cobrar. Proporcione presionar la directamente tecla F2 o clave hacer del cliente en el al que se que le se

vender producto, en caso de no recordar la clave, podr clic botn localiza a la derecha. Se abrir la bsqueda de Clientes. En la ventana de bsquedas se observaran todos los datos ordenados por la clave del cliente en forma descendente. En la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar para filtrar la informacin que se muestra. Ingresar el valor a filtrar y oprimir el botn Buscar. Por ejemplo, en el campo que corresponde al RFC al ingresar la palabra DPA y oprimir el botn Buscar nos regresara todos aquellos clientes en donde aparece la palabra proporcionada en el RFC.

Seleccione al cliente deseado y hacer doble clic sobre el rengln o un clic en el botn Seleccionar. Por omisin aparecer el vendedor que tiene asignado el cliente y su condiciones de venta.
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Ingresar los productos a vender. Para ingresar los productos a vender, haga clic en el primero rengln de la cuadricula que se encuentra en la parte inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione la cantidad del producto a vender. Haga clic en la columna correspondiente a la clave del

producto y escriba directamente la clave del producto, en caso de no recordar la clave, podr presionar la tecla F2. Se abrir la bsqueda de Productos En la ventana de bsqueda de productos se observaran todos los datos ordenados por la clave del producto en forma descendente. En la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar para filtrar la informacin que se muestra. Proporcione Buscar. Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al ingrese la palabra TINTA y haga clic en el botn Buscar nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la palabra TINTA en la descripcin. el valor a filtrar y haga clic en el botn

30

Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el rengln o en se el botn Seleccionar, todos los al seleccionar relacionados el al producto, producto. Haga clic en el botn Guardar para guardar la compra, al guardar se afectaran las cuentas por cobrar y las existencias. Al guardar se mandara a imprimir el documento. Se preguntara si se ha impreso correctamente, al momento de responder afirmativamente se afectaran las cuentas por cobrar y los inventarios. Si no se imprime no se considera finalizada por lo que no afectara las cuentas por cobrar e inventarios. Posterior a esto se preguntara si se desea realizar el abono, de responder afirmativamente se realizar el pago, el cliente ya no tendr el adeudo pero no se registrara en el modulo de Bancos. Si se desea utilizar el mdulo de Bancos responder NO. Cobrar la Venta. Para realizar el cobro desde el mdulo de Bancos, seleccione la opcin Movimientos del Men Bancos, se abrir la ventana de cuentas contables. Seleccionar la cuenta de bancos de donde se abonar el cobro haciendo doble clic sobre ella. mostraran datos

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Se abrir el modulo de Bancos y podr observar en pantalla su saldo al da actual.

Para realizar el abono del documento cobrado, Haga clic en el botn Abonos, se abrir la ventana Abonos en Cuenta: Cuenta Prueba. Se abrir la ventana Cheques de la Cuenta: Cuenta Prueba.

Proporcione una referencia que mencin de la factura a cliente en la columna Cliente.

es un comentario que haga e ingresar la clave del

cobrar

Haga clic en el botn: CxC Abono. Se abrir la ventana Cuentas por Cobrar: Abonos, esta ventana ya tendr capturada la fecha y la clave del Cliente. En el campo Documento Abono ingrese la referencia del documento con

32

el esta

cual

est factura, Cobro

cobrando por Factura:

ejemplo: 1. En la

seccin o

Documento el a

Cargo, cargo

seleccionar factura

liquidar y haga clic en el botn Guardar, para afectar el saldo del documento y los saldos de bancos. Al salir regresara a la ventana principal de bancos y vera el saldo actualizado y el movimiento creado. regresara a la saldo actualizado y el movimiento creado. Al salir ventana principal de bancos y vera el

33

ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN. LEY REGULADORA DEL EJERCICIO DE LA CONTADURIA Art. 17.Los contadores pblicos intervendrn en forma

obligatoria en los siguientes casos: a) Autorizar las Descripciones de los Sistemas Contables, los Catlogos de Cuentas y Manuales de Instrucciones que deben llevar los comerciantes, a los que la Ley exige llevar casos contabilidad en que leyes entes y a quienes deseen no un sistema que contable. Esta autorizacin proceder en todos aquellos especiales establezcan determinados fiscalizados; b) Legalizar los registros o libros que deben llevar todos los comerciantes, de conformidad con las leyes de la materia, previa solicitud del interesado por escrito y autenticada. El contador no podr emitir las autorizaciones a las que se refieren los literales a) y b) del presente artculo, sin que previamente se hubiese cerciorado del cumplimiento de las obligaciones profesionales de los comerciantes exigidas en los Ttulos I y II del Libro Segundo del Cdigo de Comercio. fiscalizadores gubernamentales

autoricen los sistemas contables de sus respectivos entes

CODIGO DE COMERCIO CONTABILIDAD REGIMEN LEGAL

El comerciante de acuerdo con el Art.435 est obligado a llevar contabilidad debidamente organizada
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de acuerdo con

alguno de los sistemas generalmente aceptados y autorizados por un contador pblico. Dentro del rgimen de la de contabilidad, carcter en el y Cdigo normas de de

Comercio

existen

normas

general

carcter especial.

COMERCIANTE SOCIAL Art. 20.No obstante su calidad de mercantiles, las

sociedades que se constituyan como colectivas o comanditarias simples, de capital fijo, y que tienen exclusivamente una o ms de las finalidades que se indican a continuacin, una vez inscritas quedarn exentas de las obligaciones profesionales de los comerciantes contempladas en el Libro Segundo de este Cdigo, excepto las mencionadas en los nmeros I y IV del Art. 411 de este Cdigo. Las finalidades a que se refiere el inciso anterior son: a) b) El ejercicio de la agricultura y ganadera. La construccin y arriendo de viviendas urbanas, siempre que no se construya con nimo de vender en forma regular y constante las edificaciones. c) El ejercicio de las profesiones liberales.

CONTABILIDAD Art. 435.- El comerciante est obligado a llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con alguno de los sistemas

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generalmente aceptados en materia de Contabilidad y aprobados por quienes ejercen la funcin pblica de Auditoria.

Los

comerciantes

debern

conservar

en

buen

orden

la

correspondencia y dems documentos probatorios.

El

comerciante

debe

llevar

los

siguientes

registros

contables: Estados Financieros, diario y mayor, y los dems que sean necesarios por exigencias contables o por ley.

Los

comerciantes

podrn

llevar

la

contabilidad

en

hojas

separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y tambin podrn hacer uso de sistemas electrnicos o de cualquier otro medio tcnico idneo para registrar las operaciones conocimiento Estado. contables. de la Todo lo que anterior ejerce la lo har del del Oficina vigilancia

Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarn en moneda nacional. Toda contabilidad deber llevarse en el pas, an la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La contravencin ser sancionada por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado de conformidad a su ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infraccin, est obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada.

36

Art.

438.-

Los

registros

obligatorios

deben

llevarse

en

libros empastados o en hojas separadas, todas las cuales estarn foliadas, y sern autorizadas p r el Contador Pblico autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratndose de comerciantes sociales, ser el Auditor Externo quien autorizar los libros o registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha autorizacin.

Las hojas de cada libro debern ser numeradas y selladas por el Contador Pblico autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razn firmada y sellada, en la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizar, el objeto a que se destinan, el nmero de hojas que se autorizan y el lugar y fecha de la entrega al interesado.

La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizar el cumplimiento de esta obligacin, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante o sus administradores, segn el caso, todo de conformidad a la Ley.

Art. 439.- Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su contabilidad con claridad, en orden cronolgico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, y sin presentar seales de alteracin.

Se salvarn a continuacin, inmediatamente de advertidos, los errores u omisiones en que se incurriere al escribir en los
37

registros,

explicando

con

claridad

en

qu

consisten,

extendiendo el concepto tal como debiera haberse escrito.

Inmediatamente

despus

de

haberse

descubierto

el

yerro

reconocida la omisin en que se incurri, se har el oportuno asiento de rectificacin.

Art. 440.- Las disposiciones de los artculos 436, 438 y 439 son aplicables a todos los registros que por ley, deban llevar los comerciantes, aunque no sean de contabilidad.

Art. 443.- Todo balance general debe expresar con veracidad y con la exactitud compatible con sus finalidades, la situacin financiera del negocio en la fecha a que se refiera. Sus renglones se formarn tomando como base las cuentas abiertas, de acuerdo con los criterios de estimacin emitidos por el Consejo de Vigilancia de la Profesin de Contadura Pblica y Auditoria, y en su defecto por las Normas Internacionales de Contabilidad.

Dicho balance comprender un resumen y estimacin de todos los bienes de la empresa, as como de sus obligaciones. El balance se elaborar conforme los principios contables autorizados por el mencionado Consejo, y a la naturaleza del negocio de que se trate.

38

Art. 444.- Para la estimacin de los diversos elementos del activo y en se su observarn defecto, las por reglas las que dicte el Consejo de de Vigilancia de la Profesin de Contadura Pblica y Auditoria, Normas Internacionales Contabilidad; en el caso que no hubiere concordancia entre las reglas anteriores, y dependiendo de la naturaleza del negocio de que se trate, as como de la existencia de Bolsas de Valores o Bolsas de Productos; se debern observar las normas establecidas en las leyes especiales.

Art. 448.- La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado, por medio de sus delegados, vigilar si los comerciantes llevan sus registros con arreglo a las disposiciones de este Cdigo. Si de la inspeccin resultare que no estn con arreglo a la ley, o que no se llevan, dicha oficina impondr al comerciante infractor una sancin de conformidad a su Ley, debiendo adems exigirse la correccin de las irregularidades que motivaron la multa.

CDIGO TRIBUTARIO Del art. 44 al 45 En el art. 44 se establece que todo sistema computarizado que sirva para la emisin de documentos contables debern contener una serie de identificaciones que sern los datos correspondientes a la Unidad Central de Procesamiento, si el sistema est en red, los datos correspondern tanto a las terminales que se autorizarn como al servidor central. En caso que los sistemas computarizados adquiridos por el contribuyente no sean originales de fbrica, sino armado por
39

piezas de diferentes fabricantes, generarn la serie por cada equipo, fijando en ellos la identificacin de tal manera que garantice el inters fiscal. Art. 45 los con tiquetes los emitidos por estos que sistemas las deben cumplir mismos requisitos facturas

establecidos en el art. 114 literal b) del Cdigo Tributario. Del art. 48 al 51 El art. 48 estipula que las mquinas registradoras o sistemas computarizados que se autoricen a efecto de garantizar el inters fiscal, debern tener un sistema de control denominado "Registro de reposicin a Z o cero", que consisten en un contador automtico inviolable que registra la cantidad de tiquetes emitidos y el total de las ventas acumuladas en el da, sin perder el acumulado de las ventas efectuadas, de tal forma que luego del cierre de operaciones del da, deja a la mquina a o sistema en condiciones el da de de registrar nuevas ventas acumular para operaciones siguiente,

partiendo de un total de ventas a cero, pero conservando la secuencia del contador de transacciones. Debido a que las autorizaciones se otorgarn a mquinas registradoras o sistemas computarizados cuya numeracin de tiquetes cambian automticamente en la medida que se emiten, no estar permitido Las por motivo a en los el alguno, retroceder o la numeracin. computarizados cumplirn inclusive lo el mquinas registradoras sistemas emitirn

autorizadas establecido ltimo

contribuyentes, art. del 47 del

reportes de venta totales mensuales (Gran Total Z), stos reglamento, referido, considerando que los requisitos de los literales c), d) y e), inciso artculo corresponden a operaciones acumuladas mensuales.

40

En cuanto a la cinta de auditora el art. 49 estipula que las mquinas registradoras o sistemas computarizados debern estar dotadas de una cinta de papel o rollo de auditora, dichas cintas cumplirn con requisitos especficos para un mejor control. Adems la Administracin Tributaria podr autorizar la utilizacin de cintas de auditora electrnicas o bitcoras en sustitucin de cintas de papel, siempre que se verifique que garantizan el inters fiscal y que puedan ser impresas al requerido la Administracin Tributaria.

Del art. 73 al 74 Es importante mencionar que el llevar la informacin contable de forma digital tambin exige de acuerdo al art. 73 lleva todos los registros en estricto orden, de tal manera que un tercero experto en materia contable o auditora pueda deducir de ellos en un perodo de tiempo adecuado, una visin general de las operaciones relacionadas con los tributos y de la situacin patrimonial y tributaria del sujeto pasivo. Adems, siempre se debern llevar las transacciones en orden cronolgico, teniendo en cuenta el art. 74 el cual establece que se puede llevar un atraso en los asentamientos mayor a dos meses, contados desde el da siguiente en que se efectu la operacin, o para el caso de los ajustes a partir del da siguiente en que se efectu la operacin, o para el caso de los ajustes a partir del da siguiente en que se dio la circunstancia que d lugar a su contabilizacin conforme a principios Vigilancia de de contabilidad la Profesin aprobados de la por el Consejo Pblica de y Contadura

41

Auditora, o en su defecto por las Normas Internacionales de Contabilidad.

Contabilidad Formal Art. 139.Para efectos de este Cdigo se entiende por

contabilidad formal la que, ajustndose consistentemente a uno de los mtodos generalmente aceptados por contable apropiada para el negocio de que se llevada en libros autorizados en legal forma. la tcnica trate, es

Estn

obligados

llevar

contabilidad

formal

los

sujetos

pasivos que de conformidad a lo establecido en el Cdigo de Comercio o en las leyes especiales estn obligados a ello.

La contabilidad formal deber complementarse con los libros auxiliares establecer de con cuentas necesarios orden y y respaldarse claridad los con la documentacin legal que sustente los registros, que permita suficiente hechos generadores de los tributos establecidos en las respectivas leyes tributarias, las erogaciones, estimaciones y todas las operaciones tributaria. que permitan establecer su real situacin

Los

asientos

se

harn

en

orden

cronolgico,

de

manera en

completa y oportuna, en moneda de curso

idioma

castellano y expresado

legal. Las operaciones sern

asentadas a

42

medida que se vayan efectuando, y slo podr permitirse un atraso de dos meses para efectos tributarios.

No podr modificarse un asiento o un registro de manera que no sea determinable su contenido primitivo. Tampoco podrn llevarse a cabo modificaciones tales que resulte incierto determinar si han sido hechas originariamente o con posterioridad.

Las partidas contables y documentos debern conservarse en legajos y ordenarse en forma cronolgica, en todo caso, las partidas contables debern poseer la documentacin de soporte que permita establecer el origen de las operaciones que sustentan; lo anterior, tambin es aplicable a las partidas de ajuste.

La contabilidad podr llevarse en forma manual o mediante sistemas mecanizados, para lo cual no ser necesario obtener autorizacin previa de la Administracin Tributaria, bastando con cumplir las normas relativas a la conservacin de los respectivos archivos y programas.

Los sujetos pasivos estn obligados a exhibir la contabilidad en las oficinas de la casa matriz o en el lugar que hayan informado que la mantendrn.

43

Registros Especiales

Art. 140.- Todos los sujetos pasivos estn obligados a llevar con la debida documentacin, registros especiales para establecer su situacin tributaria de conformidad a lo que disponga este Cdigo y las respectivas leyes y reglamentos tributarios. Estn excluidas de esta obligacin las personas naturales por cuyos ingresos provengan prestados exclusivamente como empleados de bajo salarios, sueldos y otras compensaciones de carcter similar, servicios personales dependencia laboral. Es aplicable a los registros especiales lo dispuesto en el artculo anterior en lo pertinente.

Registros para contribuyentes inscritos del impuesto a la transferencia servicios de bienes muebles y a la prestacin de

Art. 141.- Los contribuyentes inscritos del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios, debern llevar los libros o registros de Compras y de Ventas relativos al control del referido impuesto, as como los registros y archivos especiales y adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales requeridas para el control del cumplimiento de dicho impuesto.

44

REGLAMENTO DE APLICACIN DEL CDIGO TRIBUTARIO Adopcin del Sistema de Contabilidad, Libros y Nomenclatura de las Cuentas y Subcuentas.

Art. sub

78.cuentas

El

sujeto de

pasivo acuerdo

al al

adoptar tipo de

el

sistema

de que o

contabilidad, los libros y la nomenclatura de las cuentas y que sean actividades la adecuacin desarrolla necesarias, considerar

ajuste de stos a fin de reflejar fielmente su situacin tributaria de acuerdo a los diferentes tributos.

Formulacin de los Estados Financieros Art. 79.- Los componentes de los estados financieros, debern formularse Vigilancia de de acuerdo la al establecido de la por el Consejo Pblica de y Profesin Contadura

Auditoria, y en su defecto por las Normas Internacionales de Contabilidad, en caso de que el sujeto pasivo est obligado a normas contables establecidas por entes reguladores con facultades en leyes especiales, deber cumplir con las normas que stos establezcan.

LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Amortizacin de programas informticos o software. Art. 30-A. Es deducible de la renta obtenida mediante

amortizacin, el costo de adquisicin o de produccin de programas informticos utilizados para la produccin de la renta gravable o conservacin
45

de su fuente, aplicando un

porcentaje fijo y constante de un mximo del 25% anual sobre el costo de produccin o adquisicin, todo sin perjuicio de lo dispuesto en los siguientes literales: a) En el caso de programas informticos producidos por el propio contribuyente para su uso, no ser deducible el costo capitalizado cuando hayan sido deducidos con anterioridad en un perodo o ejercicio de imposicin las erogaciones que conforman dicho costo. b) Para efectos de esta deduccin no es aplicable la

valuacin o revaluacin de los programas. d) Cuando se adquiera un programa utilizado, el valor mximo sujeto a amortizacin ser el precio del programa nuevo al momento de su adquisicin, ajustado de acuerdo a los siguientes porcentajes: PORCENTAJE DEL PRECIO AOS DE VIDA 1 ao 2 aos 3 aos 4 aos DEL PROGRAMA O SOFTWARE USADO 80 % 60 % 40 % 20 %

46

Los precios de los programas informticos o software sern sujetos de fiscalizacin. d) En el caso de los programas o software cuyo uso o empleo en la produccin de la renta gravada no comprenda un ejercicio de imposicin completo, ser deducible nicamente la parte de la cuota anual que proporcionalmente corresponda en funcin del tiempo en que el bien ha estado en uso de la generacin de la renta o conservacin de la fuente en el perodo o ejercicio de imposicin. e) El contribuyente solamente podr deducirse la amortizacin del programa o software de su propiedad, y mientras se encuentren en uso en la produccin de ingresos gravables. f) Cuando el de software ingresos se utilice y al no mismo tiempo o en que la no

produccin

gravables

gravables

constituyan renta, la deduccin de la depreciacin se admitir nicamente en la proporcin que corresponda a los ingresos gravables en la forma prevista en el Art. 28 inciso final de esta Ley. g) Si el contribuyente hubiera dejado de descargar en aos anteriores programa o la partida correspondiente no tendr de amortizacin a acumular del esas software derecho

deficiencias a las cuotas de los aos posteriores. h) No podr cambiarse el porcentaje de amortizacin sin la autorizacin de la Administracin Tributaria. Lo dispuesto en este artculo es sin perjuicio de lo

establecido en los Arts. 156-A y 158 del Cdigo Tributario.

LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL a. OBRAS PROTEGIDAS Art. 12.La presente ley protege las obras del espritu

manifestadas en forma sensible, cualquiera que sea el modo o la forma de su expresin, de su mrito o de su destino, con tal que dichas obras tengan un carcter de creacin intelectual o personal, es decir, originalidad. Art. 13.En las creaciones a que se la refiere obras el artculo y

anterior,

estn

comprendidas

todas

literarias

artsticas, tales como libros, folletos y escritos de toda naturaleza y extensin, incluidos los programas de ordenador; obras musicales con o sin palabras; obras oratorias, plsticas, de arte aplicado; obras las y versiones escritas o o grabadas y otras de de las la y u conferencias, misma clase; coreografa; cartas atlas y discursos, puestas mapas lecciones, en escena a sermones de

dramticas

dramtico-musicales obras dramticas

operticas; obras de arquitectura o de ingeniera, esferas, relativos obras geografa, ya geologa, sea obras para de topografa, astronoma o cualquier otra ciencia; fotografas, litografas grabados; muda, audiovisuales, o cinematografa hablada musicalizada;

radiodifusin o televisin, modelos o creaciones que tengan valor artstico en materia de vestuario, mobiliario, decorado, ornamentacin, que pudieran tocado, galas u objetos preciosos; dentro de planos los u otras reproducciones grficas y traducciones; y todas las dems considerarse comprendidas tipos genricos de las obras mencionadas.

48

a. PROGRAMAS DE ORDENADOR Art. 32.Programa objeto, de planes en es o un de la en ordenador, obra ya sea programa constituida mediante forma que, fuente por al o un ser es

programa conjunto cdigos,

literaria expresadas otra de

instrucciones

palabras,

cualquier

incorporadas

dispositivo

lectura

automatizada,

capaz de hacer que un ordenador, o sea, un aparato electrnico o similar capaz de elaborar informaciones, ejecute determinada tarea u obtenga determinado resultado. Se presume que es productor del programa de ordenador, la

persona que aparezca indicada como tal en la obra de la manera acostumbrada, salvo prueba en contrario. Art. 33.El y a contrato el favor su de entre ste los de y autores la del programa ilimitada de y

ordenador exclusiva decidir

productor,

implica los la

cesin

derechos ejercer

patrimoniales los derechos

reconocidos en la presente ley, as como la autorizacin para sobre divulgacin de morales sobre la obra, en la medida que ello sea necesario para la explotacin de la misma, salvo pacto en contrario. BASE TECNICA NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD No. 1 Finalidad de los estados financieros Prrafo 5 Los estados financieros constituyen una representacin

financiera estructurada de la situacin financiera y de las transacciones llevadas a cabo por la empresa. El objetivo de
49

los estados financieros, con propsitos de informacin general, es suministrar informacin acerca de la situacin y desempeo financieros, as como de los flujos de efectivo, que sea til a un amplio espectro Los de usuarios al tomar tambin Para sus decisiones los este econmicas. los estados se financieros han muestran cumplir

resultados de la gestin que los administradores han hecho de recursos los que les confiado. objetivo, estados financieros suministran informacin

acerca de los siguientes elementos de la empresa: a) b) c) d) activos; pasivos; patrimonio neto; ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las prdidas y ganancias; y e) flujos de efectivo.

Esta informacin, junto con la contenida en las notas a los estados financieros, ayuda a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros, particularmente en lo que se refiere a la distribucin temporal y grado de certidumbre de la generacin de efectivo y otros medios lquidos equivalentes.

Responsabilidad por la emisin de los estados financieros Prrafo 6 La responsabilidad por la elaboracin y presentacin de los estados financieros corresponde a la empresa, y recae en el
50

rgano

de

administracin al mismo, si

en bien

otro en

rgano algunas

de

gobierno la

equivalente

empresas

responsabilidad tiene carcter conjunto entre varios rganos de gobierno y supervisin.

Componentes de los estados financieros Prrafo 7 Un conjunto completo de estados financieros incluye los

siguientes componentes:

a) b) c)

balance; estado o cuenta de resultados; un estado que muestre: i. ii. todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien los cambios en el patrimonio neto distintos de los

procedentes de las operaciones de aportacin y reembolso de capital, as como de la distribucin de dividendos a los propietarios; d) e) estado de flujo de efectivo; y polticas contables utilizadas y dems notas explicativas.

51

Polticas Contables Prrafo 20 Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las polticas contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos establecidos en cada una de las Normas Internacionales de Contabilidad y en cada una de las Interpretaciones emanadas del Comit de Interpretaciones. Cuando no exista un requisito especfico, la gerencia debe desarrollar los procedimientos oportunos para asegurar que los estados financieros suministran informacin que es: a) relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios; y b) fiable, en el sentido de que los estados: i. presentan razonablemente los resultados de las

operaciones y la situacin financiera de la empresa; ii. reflejan la esencia econmica de los sucesos y

transacciones, y no meramente su forma legal; iii. son neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos; iv. son prudentes; y v. estn completos en todos sus extremos significativos.

52

Balance La distincin entre corriente y no corriente Prrafo 53 Cada empresa deber determinar, considerando la naturaleza de sus actividades, si presenta o no sus activos corrientes y sus pasivos slo corrientes la como categoras distincin separadas tenga lugar. dentro Cuando del la balance. Los prrafos 57 a 65 de esta Norma sern de aplicacin cuando anterior empresa opte por no realizar la clasificacin mencionada, los activos y pasivos deben presentarse utilizando como criterio genrico su grado de liquidez.

Prrafo 54 Sea cual fuere el mtodo de presentacin adoptado, la empresa deber despus revelar, de los para doce cada meses activo o pasivo, desde en la el que se del combinen cantidades que se esperan recuperar o pagar antes y siguientes fecha balance, el importe esperado a cobrar o pagar, respectivamente, despus de este periodo.

Activos corrientes Prrafo 57 Un activo debe clasificarse como corriente cuando: a) su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el transcurso del ciclo normal de la operacin de la empresa, o
53

b)

se

mantiene

fundamentalmente

por

motivos

comerciales,

para un plazo corto de tiempo, y se espera realizar dentro del periodo de doce meses tras la fecha del balance; o c) se trata de efectivo u otro medio lquido equivalente, cuya utilizacin no est restringida.

Todos los dems activos deben clasificarse como no corrientes.

Pasivos corrientes Prrafo 60 Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando: a) se espera liquidar en el curso normal de la operacin de la empresa, o bien b) debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance. Todos los dems pasivos deben clasificarse como no corrientes. Informacin a revelar en el cuerpo del estado o cuenta de resultados o en las notas Prrafo 77 La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado o cuenta de resultados o en la notas al mismo, un desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificacin basada en la naturaleza de los mismos o en la funcin que vienen a desempear dentro de la empresa.

54

NORMAS DE CARCTER GENERAL a) El comerciante debe llevar los siguientes registros

contables autorizados: estados financieros, diario y mayor y los dems que sean necesarios por exigencia contable o por Ley.(Art.435 inciso tercero CC.). b) Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarn en colones o dlares de los Estados Unidos de Amrica. Toda contabilidad deber llevarse en el pas (Art.436 CC.). c) Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su sin y sin u contabilidad blancos, e presentar omisin con claridad, de en orden o Se cronolgico, tachaduras salvar cualquier a interpolaciones, seales al inmediatamente escribir raspaduras de en

alteracin. los

continuacin error

advertido, libros,

mediante el asiento de rectificacin (Art.439 CC.). d) Los registros obligatorios debern llevarse en libros

empastados u hojas separadas, foliados y autorizados por un contador pblico. En el caso de sociedades ser el auditor externo quien deber autorizarlos. Las hojas de cada libro debern ser numeradas y selladas por el contador pblico, debiendo objeto a poner que en se la primera el hoja una razn de firmada que y se sellada, en la cual se expresar el nombre del comerciante, destinan, nmero hojas autorizan, lugar y fecha (Art.438 CC). e) Los comerciantes su con activo por menor s a cien o mil colones, de su

llevaran

contabilidad

mismo

persona

nombramiento. Los que su activo exceda de cien mil colones debern llevarla por medio de contadores, bachilleres de
55

comercio ttulos

administracin por el

tenedores Estado.

de

libros, CC).

con Los

reconocidos

(Art.437

comerciantes con activo en giro menor a cien mil colones llevarn un libro encuadernado para asentar separadamente los gastos, compras y ventas.(Art.452 CC). f) El comerciante deber establecer al cierre de cada

ejercicio fiscal, la situacin econmica de la empresa, la cual mostrar a travs del balance y el estado de prdidas y ganancias. (Art.441 CC). g) Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservaran los registros de su giro en general por diez aos y hasta cinco despus de la liquidacin de todos sus negocios mercantiles. (Art.451 CC). Las cartas telegramas y facturas que reciban y las copias de las que expidan, se consideran anexas a la contabilidad y debern conservarse por los mismos perodos (Art.454). h) Los comerciantes u otro podrn medio, hacer para uso de microfilm, discos e

pticos

archivar

documentos

informacin, una vez transcurridos veinticuatro meses desde su emisin. Estos tendrn el mismo valor probatorio que los originales (Art.455). siempre que sean certificadas por notario

NORMAS DE CARCTER ESPECIAL En atencin a la naturaleza del negocio y del sistema de

contabilidad adoptado, podr autorizarse: a. Que la contabilidad se lleve en hojas separadas

56

b.

Que

el

libro

Diario

Mayor

puedan

llevarse

por

separado o en uno solo (Art.446) c. Que se aplique un sistema determinado de contabilidad.

De acuerdo a la normativa legal los sistemas contables, libros contables y libros del IVA podrn ser autorizados por cualquier Contador Pblico, excepto cuando se trate de una sociedad los libros contables slo pueden ser autorizados por su auditor externo.

LIBROS OBLIGATORIOS a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Estados financieros (Art.435 CC) Diario (Art.435 CC) Mayor (Art.435) Actas de Junta General de Accionistas (Art.40 CC) Actas de Junta Directiva Libro de Registro de Accionistas (Arts.147 y 155 CC). Libro Agentes Dependientes (Art.388 CC) Libro Diario Agente Intermediario (Art.408 romano II) Libro para Registro de Cierre de Operaciones (Art.408) Libro de Gastos, compras y ventas, comerciantes con activo menor a Cien mil colones (Art.452) k) Libro de Registro de Ttulos Nominativos de Emisor

(Art.654)
57

l)

Libro de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada (Art.113 CC)

m)

Libro de Aumento y Disminucin de Capital (Sociedades de capital variable) (Art.312)

n)

Libro Talonario nico de Registro de Almacenes de Depsito (Art.846)

o)

Libro 903).

de

Actas

de

Junta de

General

de

Tenedores (Arts. 692

de y

Certificados

Fiduciarios

Participacin

p)

Libro de Registro de Socios de Cooperativa (Art.19 romano V).

q)

Libros de Control de IVA (Compras, Ventas a Contribuyentes y Ventas a Consumidor final) (Art.141 CT)

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Factores Internos

Factores Externos

FORTALEZAS 1. Requerimientos mnimos de hardware 2. Fcil manejo 3. Generacin y recuperacin de Backus 4. Clculos financieros de amortizacin y depreciacin 5. Utilizable en redes.

DEBILIDADES 1. nicamente para uso familiar o personal no para empresas 2. Shareware 3. Registros Lineales 4. Confusin de gasto ingresos 5. No permite repeticin de nombres de cuentas aunque sean distinta cdigo 6. Reportes sencillos Establecer parmetros por el usuario Permitir codificacin nica numrica no alfabtica Mejorar los Reportes Utilizacin en red y multifamiliar No limitar tanto al demo Obsequiar licencias Buscar la forma de convertirlo en software libre o regalar licencias para aumentar la publicidad y su utilidad, evitar la piratera y minimizar las restricciones del demo para que el usuario pueda ver todas sus funcionalidades, establecer mejoras continuas a menor tiempo para estar actualizados y buscar en lnea o red

OPORTUNIDADES 1. Alta competencia para uso personal 2. Costo de licencia muy bajo 3. Mejores continuas para los reportes y utilidades 4. Compatibilidades con correo electrnico e internet

Enfocar el uso para familias y personal Eliminar el costo de Licencia Actualizar los Clculos financieros Mejorar la utilizacin en lnea

AMENAZAS 1. Software con mayores capacidades y especficos para contabilidad 2. Existencias de Software libres con mayores funcionabilidades 3. Actualizaciones continuas y soportes tcnicos para otros software

No establecer como caractersticas el uso de contabilidades para empresas porque su funcin est dirigida para el uso personal, por lo tanto no competir con los software contables sera la mejor forma de contrarrestar las amenazas

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CONCLUSIN Con el avance de la tecnologa tambin evolucionaron algunos procesos importantes con dentro ello de una empresa, alternativas contable pero con como es la los forma contabilidad, cuales se vinieron la de como de

diferentes software contables de cdigo abierto, gracias a los puede procesar costo informacin adquisicin computarizada, sin algunas

limitantes que todava estn en proceso de desarrollo o por cuestiones legales de derechos de propiedad intelectual.

Finalmente en base a lo estudiado se puede decir que un Sistema Contable Computarizado es para cualquier empresa una herramienta importante que ha permitido en muchos aspectos la facilitacin de la toma de decisiones gracias a la utilizacin eficiente de estos.

En muchas formas se puede ver la importancia del uso de un Software Contable, como por ejemplo que con un clic se puede calcular el saldo de una cuenta en particular o de todas aquellas utilizadas en un gran nmero de partidas de diario lo cual permite el ahorro de tiempo del operador, maximizando su jornada de trabajo mucho ms si el procesamiento de la informacin fuese de forma manual.

60