MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

ESCUELA DE SUBOFICIALES Y NIVEL EJECUTIVO GONZALO JIMENEZ DE QUESADA Fecha: Sibat 13 de septiembre de 2011 Hora: 15:30 horas Lugar: Escuela de Suboficiales y Nivel Ejecutivo (Oficina Proyeccin Social) ACTA No. 21 COAGR- GRUIC-2.35 CON EL FIN DE SOCIALIZAR LA GUIA DEL AUDITADO FRENTE A UN EJERCICIO DE DENTRO DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL AGENDA 1. Verificacin de Qurum 2. Lectura del acta anterior 3. Verificacin de compromisos 4. Temas a tratar. 5. Compromisos DESARROLLO DE LA AGENDA 1. Verificacin del Qurum, Se verifica la asistencia del personal de la oficina de Proyeccin social. OF. 1 NE. 1 AG. 1 2. Lectura del acta anterior. Se omite 3. Verificacin de compromisos. Se omite. 1. Temas a tratar: OBJETIVO: Preparar a los funcionarios de las unidades policiales en todos los niveles (estratgico, tctico y operativo) para que conozcan el proceso de auditoras y atiendan de manera idnea y efectiva una auditora a sus procesos, procedimientos en todas sus dependencias, como una de las actividades que contribuye a la mejora contina de la Polica Nacional. ALCANCE: Esta gua es de aplicacin para todas las unidades, procesos y procedimientos del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional de Colombia. I. CONCEPTO DE AUDITORA * Definicin MECI 1000:2008. * Definicin NTCGP 1000:2009. AUDITORIA

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II. o o o

CLASIFICACIN DE LAS AUDITORAS

DE ACUERDO A QUIENES REALIZAN EL EXAMEN * Externa e * Interna: TIPOS DE AUDITORA * Las auditoras de primera parte, de segunda parte y de tercera parte DE ACUERDO AL ALCANCE DE LA AUDITORA Auditora interna Integral y Auditora Interna especfica: IV. ROL DEL AUDITADO FRENTE AL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ACTIVIDADES * Programa anual de auditora * Documento disponiendo auditora * Contacto inicial con el auditado * Revisin de la documentacin * Plan de auditora REFERENCIA DOCUMENTAL 1DS-MA-0001 Manual de calidad del sistema de gestin integral de la polica. Evaluacin Independiente manual de implementacin MECI 1000:2005 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental NTC-ISO 19011 Gua general de auditora pblica DAFP Cartilla de administracin pblica Rol de las oficinas de control interno, auditora in terna o quien haga sus veces. Norma tcnica de calidad en la gestin pblica (NTCGP 1000:2009) Normas Internacionales de Auditoria N.I.As, Normas de auditora Generalmente Aceptadas N.A.G.As, Normas de Auditora Gubernamental Colombiana N.A.G.C. TRMINOS Y DEFINICIONES IMPORTANTES Auditado: Auditor: Auditor lder (calidad): Accin correctiva. Accin preventiva. Adecuacin. Alta direccin. Auditora interna. Conformidad. Correccin. Conveniencia. Criterios de Auditora Equipo Auditor Evidencia de Auditoria Mejora continua No Conformidad: Aspecto por mejorar (Observacin): Resultados de la Auditoria: * Aceptacin * Apertura * Desarrollo de la auditora * Preparacin conclusiones * Reunin de cierre

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POSIBLES ASPECTOS A EVALUAR AL AUDITADO SOBRE REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008 SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Requisitos generales Requisitos de la documentacin Generalidades Manual de la calidad Control de los documentos Control de los registros Responsabilidad de la Direccin Compromiso de la direccin Enfoque al cliente Poltica de la calidad Planificacin Objetivos de la calidad Planificacin del sistema de gestin de la calidad Responsabilidad, autoridad y comunicacin Responsabilidad y autoridad Representante de la direccin Comunicacin interna Revisin por la direccin Generalidades Informacin de entrada para la revisin Resultados de la revisin Gestin de los recursos Provisin de recursos Recursos humanos Generalidades Competencia, formacin y toma de conciencia Infraestructura Ambiente de trabajo Realizacin del producto o prestacin del servicio Planificacin de la realizacin del producto Procesos relacionados con el cliente Determinacin de los requisitos relacionados con el producto Revisin de los requisitos relacionados con el producto o servicio Comunicacin con el cliente Produccin y prestacin del servicio Control de la produccin y de la prestacin del servicio Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio Identificacin y trazabilidad Control de los equipos de seguimiento y de medicin Medicin, anlisis y mejora Generalidades Seguimiento y medicin Satisfaccin del cliente Auditora interna Seguimiento y medicin de los procesos Control del producto o servicio no conforme Anlisis de datos Mejora continua Accin correctiva Accin preventiva

ALGUNOS ASPECTOS A PREPARAR FRENTE A LAS PREAUDITORIAS Y AUDITORIAS EN LA NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 El orden esta de acuerdo con el PHVA POSIBLES ASPECTOS A EVALUAR AL AUDITADO SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVES DEL MECI

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO Acuerdos, compromisos o protocolos ticos Desarrollo del talento humano Estilo de direccin Planes y programas Modelo de operacin por procesos Estructura Organizacional Contexto estratgico Identificacin de riesgos Anlisis del riesgo Valoracin del riesgo Polticas de administracin de riesgos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Polticas de operacin: Procedimientos: Controles: Indicadores: Manual de procedimientos: Informacin primaria: Informacin secundaria: Sistemas de informacin: Comunicacin organizacional: Comunicacin informativa: Medios de comunicacin SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN Autoevaluacin del control: Autoevaluacin a la gestin: Evaluacin del sistema de control interno: Auditoria interna: Plan de mejoramiento institucional: Planes de mejoramiento por procesos: Planes de mejoramiento individual:

3. COMPROMISOS 1. Una vez dada a conocer la informacin sobre la gua del auditadoa por parte del seor Teniente GEORGE LAVERDE VELASQUEZ Coordinador de la Oficina de Proyeccin Social de la Escuela de de suboficiales y Nivel Ejecutivo al personal que integra la misma, se comprometen a seguir los lineamientos establecidos dentro de la norma prescrita. 2. se realiza la respectiva acta de concertacin de la informacin suministrada. No siendo otro el objetivo de la presente, se da por terminada y en consecuencia se firma por quienes en ella intervinieron, una vez leda y aprobada.

ASISTENTES
GR. TE SI DG APELLIDOS Y NOMBRES LAVERDE VELASQUEZ GEORGE VELASQUEZ MAHECHA VICTOR GUERRERO G. ORLANDO UNIDAD ESJIM ESJIM ESJIM CARGO Responsable de proceso Responsable de procedimiento Responsable de procedimiento FIRMA

Kilometro 20 va Sibat Telfonos 7305400 7305402 Fax: 5297286 esjim.oac@policia.gov.co www.policia.gov.co

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