REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA ARMADA

UNEFA NUCLEO LARA

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIN DE LA EMPRESA TORNIREPUESTOS LA 48, C.A BARQUISIMETO - ESTADO LARA.

INTEGRANTES: ERIKA BRICEO. C.I.20.415.728 FRANCISCO VIERA. C.I.21.503.319 JOSE VIERA. C.I.21.503.321 SECCION: 7M2-IS

BARQUISIMETO; ABRIL DE 2013

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En el mbito Mundial, las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC), representan uno de los campos de investigacin, desarrollo y aplicacin de mayor auge, que evoluciona vertiginosamente en la bsqueda de novedosas soluciones para el tratamiento de la informacin y la transmisin de datos. Generando efecto importante en todos los niveles de las organizaciones. En el nivel operativo, donde la automatizacin representa la fase actual de una tendencia a largo plazo hacia una mayor complejidad y modernizacin de los sistemas tecnolgicos para la produccin de bienes. Incluye la vinculacin de los procesos de control computarizados y la maquinaria en un sistema integrado de produccin. Por su parte, Montilva (2000) Seala lo siguiente: Un sistema de informacin es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto, interacta con su ambiente mediante el intercambio de informacin y se adapta a las necesidades del ambiente que contiene; (2) es un sistema hombre-mquina, permite el uso de mquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de

transformacin, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada esta constituida por datos y su salida por informacin, el proceso de transformacin de datos en informacin constituye la funcin esencial del sistema de informacin. (p. 35) Su influencia se extiende a los diversos campos de la actividad del individuo y del que hacer de las organizaciones. Sin embargo, an hay muchas lneas de trabajo que estn en ciernes y que merecen una atencin especial. Entre ellas se encuentra el alineamiento de las Tecnologas de la Informacin a la forma de hacer negocio en las organizaciones y en la concepcin de nuevos rubros que

generen ingresos a la empresa y satisfactorias al consumidor. Segn J. Barrios (2001), hace referencia que: Un sistema automatizado es aquel que, a travs de tecnologa informtica manipula un conjunto de datos (hechos o eventos organizacionales originados por las transacciones, entidades o procesos) y los convierte en informacin (significado relevante) requerida para apoyar tantos las actividades organizacionales como a la toma de decisiones. (p. 14) En otras palabras, es aquel mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en informacin de manera esquematizada y ordenada, para que sirva de apoyo a las actividades y a la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Segn A. Hernndez (2001): un sistema de informacin debe tener precisados sus principales funciones, es decir, la facturacin segregada de los cobros de este contexto. (p. 16). Esto refleja que, un sistema de facturacin se disea e implanta con el objetivo de registrar y manejar las operaciones de venta en la organizacin, estableciendo cuanta de las ventas as como para evitar los errores de consideracin de ventas efectuadas y no registradas. Con el fin de llevar a cabo las tareas de la organizacin apoyndose en la Tecnologa de informacin, generalmente redunda en un procesamiento ms rpido y confiable de sus datos. La informacin resultante tiene mayor movilidad y accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras relevan a los empleados de numerosas actividades repetitivas y aburridas, permitindoles aprovechar mejor su tiempo en actividades que agregan ms valor. A medida que los precios de los equipos de computacin bajan, su capacidad aumenta, y se hacen ms fciles de usar, la TI se utiliza en nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones son diversas. Hoy en da, la mayora de las empresas medianas y grandes (y cada da ms pequeas y micro-empresas) utilizan la TI para gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados, facturacin, cobranza, pagos, compras, y mucho ms.

Contribuye a minimizar el tiempo en que se realiza los procesos, ayude a disponer de informacin completa y actualizada, como sea de fcil manejo y manipulacin. Evaluar de manera econmica, operativa, tcnica y ambiental el diseo del sistema, para su funcionamiento y as determinar las condiciones ptimas. De igual manera, un sistema debe brindar informacin completa y confiable en el momento oportuno, constituyndose para garantizar la gestin eficaz de los recursos as como, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse al entorno que la rodea por lo tanto se requiere un diseo del sistema adecuado que planifique, desarrolle y mantenga un sistema de informacin eficiente; es decir, un sistema que produzca en termino de calidad, cantidad y oportunidad de informacin que ayude o facilite el cumplimento de los objetivos de las funciones de la organizacin. Finalmente, Cohen (2000) expresa que un sistema de informacin es un Conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de la empresa o negocio. (p. 36) Todos estos planteamientos llevan, a la empresa TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara; la cual tiene ms de 10 aos en el mercado. En observaciones realizadas en dicha empresa se ha podido constatar que el inventario de mercanca, es realizado manualmente, no cuentan con un sistema de facturacin automatizado, todos los procesos se realizan de forma manual, lo cual puede estar afectar el crecimiento y desarrollo econmicos de la empresa. De igual manera, se ha podido constatar que el proceso de la facturacin es realizado de forma manual, segn los empleados esto ha generado un caos, por cuanto no se cuenta con un registro de clientes que pueda estar a la mano, lo que les hace en muchas ocasiones perder tiempo, al traspapelarse el registro manual de facturas, que comprende entre otros aspectos: Cdigo del Producto, cantidad y descripcin del producto, en el rengln; descripcin del producto; se vacan las caractersticas de los productos que se estn vendiendo, el precio de cada

producto descrito con su total, aqu es importante indicar que, este vaciado

requiere de suficiente tiempo para su llenado, esto justifica en cierta forma la automatizacin del mismo. Como consecuencia de los mtodos empleados en la organizacin, hay facturas acumuladas, extraviadas para el momento de la entrega o en algunos casos se hace necesario realizar una nueva factura, lo cual implica un desajuste en la secuencia de facturas y la modificacin de los libros de inventario, por medio de tachaduras, enmiendas o el vaciado de informacin en una nueva hoja. Otro aspecto no menos importante se presenta al momento de realizar el proceso de vaciado de las facturas en los libros de contabilidad, aqu se puede evidenciar que; los nmeros no se entienden por la rapidez con que fueron realizadas las facturas, o al momento de realizar el desglose del monto del producto vendido, tambin genera problemas, es por ello que la empresa

deberan automatizar el proceso de facturacin, ahorrando con este: tiempo, dinero y por ende lograr una atencin de calidad superior, para una mayor satisfaccin del cliente. Con miras a satisfacer la demanda, surge la necesidad de sistemas que permita manejar la informacin de manera automatizada, transformando los procesos manuales y permitindoles ser consistentes y confiables con el uso de computadoras y sistemas de informacin. El sistema ser utilizado por las personas que realizan el proceso de facturacin, esto permitir hacer clculos ms rpidos, consultas y ventas en tiempo oportuno, minimizando as el margen de errores que se puedan cometer, entre otros beneficios, y est orientado exactamente hacia los objetivos de la empresa en general, dado que el sistema aportara un seguimiento de los pedidos y reportes diarios a la gerencia llevando un control ms slido de la empresa. De acuerdo con estos planteamientos surgen las siguientes interrogantes: Cul es la situacin actual del proceso de facturacin en la empresa TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimeto-estado Lara? Tendr factibilidad la propuesta de realizar un sistema de facturacin en la empresa TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimeto-estado Lara?

Cul ser la necesidad de disear un sistema de automatizado para control de factura e inventario de TORNIREPEUSTO LA 48 C.A. en Barquisimeto-estado Lara? Con el propsito de dar respuesta a estas interrogantes a continuacin se presentan los objetivos de la investigacin.

Objetivos de la investigacin

Objetivo General Disear un sistema automatizado de facturacin de la empresa

TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimeto estado Lara.

Objetivos Especficos

Diagnosticar la necesidad que tiene la empresa TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimeto de contar con un sistema automatizado de facturacin. Determinar la factibilidad tcnica, operativa y financiera de disear un sistema de facturacin de la empresa TORNIREPUESTOS LA 48 C.A en Barquisimetoestado Lara. Disear un sistema de automatizado para control de factura e inventario de TORNIREPEUSTO LA 48 C.A. en Barquisimeto-estado Lara.

Justificacin e Importancia

Con la llegada de la Informtica muchos cambios se han producido en los diversos sectores del pas, ms an en las empresas y sus diferentes departamentos, ya que la Informtica tiene el potencial de contribuir al mejoramiento de la calidad de las actividades o procesos que se realizan con la utilizacin de tecnologa.

Sustentamos que nuestra investigacin es descriptiva por qu haremos una recopilacin de las caractersticas de nuestro problema u objeto de estudio para llegar a la solucin del mismo, presentado una propuesta a Tornirepuestos la 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara, en donde exponemos porque es necesario realizar un sistema de informacin para el control de facturacin de dicha empresa, para as poder desempear sus actividades de manera ms rpida y confiable. Esta investigacin se realiza con el propsito de determinar las posibles fallas o errores que posea la seguridad en la base de datos que maneja la empresa Tornirepuestos la 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara quien actualmente utiliza el software SAINT como administrador y controlador de la base de datos de todos sus productos, mercanca y artculos, este sistema ya muy reconocido por muchas empresas, gracias a todos los beneficios que brinda al usuario, como la facilidad de su uso, control de registros en facturas, inventarios, entre otras actividades necesaria dentro de la administracin de una empresa, dando a destacar la seguridad que brinda a los que posean una distribucin de dicho programa. Por lo tanto verificaremos si esta seguridad funciona y se maneja correctamente, de tal forma evitar inconvenientes, como prdida de informacin, confusiones entre registros, que estropearan las actividades de la empresa. Con miras a satisfacer la demanda surge la utilizacin de sistemas que permitan manejar la informacin de manera automatizada, transformando los procesos manuales y permitindoles ser consistente y confiable con el uso de computadores y sistemas de informacin. En Venezuela el campo de los sistemas de informacin automatizados experimenta un crecimiento constante debido al incremento de los niveles de exigencias de las diferentes empresas. TORNIREPUESTO LA 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara no escapa de este crecimiento por lo cual se hace necesario el desarrollo de un sistema de informacin que permita automatizar los procesos de facturacin e inventarios realizados en ella.

La lnea de investigacin: Ingeniera, Tecnologa e innovacin INTEI pretende, a travs de sus distintos campos de actuacin por medio de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Arma, estimular y promover actividades de investigacin, desarrollo e innovacin tecnolgica orientadas al fortalecimiento del desarrollo social del pas. Esta lnea procura potenciar las capacidades cientficos tecnolgicas de nuestros programas acadmicos con la intencin de generar soluciones a los problemas del pas, facilitando la apropiacin del conocimiento, la inclusin social y el desarrollo de las capacidades nacionales en la bsqueda de un verdadero desarrollo integral estableciendo as una nueva cultura cientfica y tecnolgica, donde la investigacin y sus aplicaciones se orienten hacia la socializacin del conocimiento. El objetivo de esta lnea es: Desarrollar y promover conocimientos cientficos y tecnolgicos tendientes a la solucin de problemas de la sociedad venezolana, que permitan avanzar en la independencia tecnolgica, la inclusin social y el progreso de las capacidades nacionales en pro del desarrollo endgeno, sustentable y humano del pas. Esta lnea de investigacin interpreta que el conocimiento tecnolgico debe estar al servicio del colectivo en el propsito de impulsar el desarrollo del poder popular.

Alcance Los beneficios que favorecer a la empresa es que al crear el sistema automatizado de facturacin de acuerdo a la evaluacin tcnica, opertica y econmica del proyecto es para que se puedan conocer los elementos involucrados y requeridos para el buen desarrollo del sistema y cumpla con la disponibilidad de la informacin organizada diariamente sealando mejoras en las operaciones de la empresa u organizacin; finalmente este sistema busca brindar un proceso de facturacin de manera ptima, dando perfecciones en las tomas de decisiones y control de los inventarios, de igual forma facilita la elaboracin del reporte.

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

Este captulo consta de los antecedentes vinculados a esta investigacin, las bases tericas que la soportan y la definicin de los trminos bsicos empleados en su realizacin. Se presenta tambin el sistema de variables empleada en el desarrollo del sistema de informacin automatizado.

Antecedentes de la Investigacin

Los antecedentes de la investigacin son el producto de experiencias previas y revisiones bibliogrficas relacionadas con el proyecto, en cuanto a sistemas automatizados de facturacin, Para sustentar esta investigacin se tomaron en cuenta como antecedente diversos estudios previos, tesis de grados y opiniones las cuales se mencionarn a continuacin: En el mbito Nacional, Rivera P. (2010), realizo un estudio titulado Sistema de informacin automatizado para llevar los registros de facturacin e inventario, de la empresa refrigeracin frio Altagracia C.A, en la Universidad Tecnolgica de los Llanos Venezuela, el cual tuvo como objetivo principal desarrollar un sistema de informacin automatizado que le permita a la misma realizar sus funciones administrativas de forma mucho ms rpida, segura y eficiente y con ello el alcance de sus objetivos. La recoleccin de informacin se bas en la entrevista y observacin directa, al comienzo de la investigacin se realiz un anlisis situacional de cmo se realizan los procesos basados en el sistema actual, ya que actualmente sus procesos tanto de compra y venta se llevan manualmente, la informacin pertinente es almacenada en carpetas, este proceso implementado es til pero no es eficaz y puede originar perdidas de informacin importante que maneja la empresa, podramos decir que no manejan un registro total de compras en producto para determinar las inversiones que hace la empresa en cierto periodo,

as como tampoco generar las ganancias de producto para cada cierto tiempo, los procesos son ineficaces ya que son llevados manualmente. Estos indicadores son captados por los clientes ocasionando insatisfaccin al mismo ya que puede causarle prdidas de tiempo a este a la hora de que efectu una compra as como tambin la solicitud de un determinado producto, el registro de las compras entre otros, otras es que el cliente observa cmo se desenvuelve cada uno de estos procesos y en donde es almacenado, esto ocasiona una crtica destructiva de la empresa generando posibles malas recomendaciones acerca de la misma. En este caso la metodologa a utilizar es la propuesta por Booch Grady en el ao (1996), donde a travs del Microproceso y Macroproceso de desarrollo permite la comprensin de manera ms sencilla y precisa de los problemas e inconvenientes que presenta la organizacin, No poseer esta ventaja hace que la organizacin este sometida a varias equivocaciones y esto no es factible para ninguna empresa. El uso de un sistema automatizado es una inversin que debe ser tomada en cuenta como una de las bases principales para la solidez de la misma esto hace que agilice todos los procesos correspondientes o por los menos la especialidad donde se va a desempear el sistema. Se concluy que hoy da la implementacin de la tecnologa es una alternativa viable para realizar las actividades en menor tiempo comparadas con las que realiza el personal correspondiente, as como tambin, el ahorro de procesos manuales llevndolos automatizados y respaldando la informacin esto con el propsito de evitarse cantidades de archivos de informacin y para no someterse a posible perdidas de informacin. Por esta razn surge la propuesta de implantar un sistema automatizado transaccional para el registro de compras y ventas de la empresa refrigeracin frio Altagracia C.A De igual manera, Pacheco C. (2012), realizo un estudio titulado Diseo de un Sistema de Control de Inventario para la Empresa Comercial Vinverca, C.A. El cual tiene como objetivo fundamental el desarrollo de un software que permita la

automatizacin sobre el control de inventario que se maneja en la empresa la cual se dedica a la comercializacin al mayor y detal de artculos de ferretera y quincallera. En ella se realiz un tipo de investigacin cuantitativo, descriptivo y de campo en la modalidad de proyecto factible para conocer los procesos que funcionan dentro de la empresa como tambin el aspecto mejorable de la misma, esta arroj una serie resultados sobre los problemas ms notables en sus procesos de control de inventario en el almacn ya que esta se desconoca la ubicacin especifica de una gran cantidad de producto y su cantidad exacta por lo que conllevaba al desconocimiento de la inversin de la empresa y deficiencia al momento de dar una respuesta a un cliente sobre un producto solicitado. En conclusin para aportar solucin a esta problemtico se realiz una planificacin y organizacin de los productos con el fin de conocer su ubicacin especfica y las cantidades exactas artculos que almacena la empresa, posteriormente se procedi al diseo y adquisicin de software que permitiera el control y gestin de los recursos que maneja la empresa para minimizar los tiempo de bsqueda como tambin la informacin necesaria para ofrecerles a los cliente una respuesta eficaz y eficiente sobre los requerimientos, de manera que se logre la satisfaccin de la empresa y sus clientes. Es un estudio que guarda mucha relacin con el que desarrollamos nosotros actualmente por que la empresa con la que trabajamos Tornirepuestos la 48 C.A en Barquisimeto estado Lara lleva su facturacin e inventario de manera manual y que en ella trabaja con respuesta automotriz como tambin de ferretera, no solo eso sino que muchos de los objetivos especficos sern utilidad para darnos orientacin en nuestro proyecto de investigacin, en el caso que se plantea posteriormente se explicara de forma resumida lo que se quiere lograr con la ayuda este antecedente.

En el mbito Internacional, Casalnovo J. (2010), realizo un estudio titulado Diseo e implementacin de un software nuevo de facturacin e inventario automatizado en la Universidad Nacional de Lomas de Zamora Argentina. El

cual tuvo como objetivo principal disear e implementar una aplicacin para la toma de decisiones que permita mejorar y agilizar los procesos de comercializacin de productos y el control de estos en la empresa. Para llevar a cabo el desarrollo del sistema informtico, la investigacin estuvo dentro del enfoque cuantitativo, enmarcada en un estudio de campo. La poblacin objeto de estudio estuvo conformada por el director y el personal de cada rea del proceso de inventario y facturacin de la organizacin, la cual fue asumida como muestra, por considerar que todos deban participar en el estudio, luego de realizar las entrevistas correspondientes y la observacin en el desenvolvimiento de los procesos se identific los siguientes conflictos: Incertidumbre en la toma de dediciones, Informacin no disponible de los clientes mayoristas, Excesivo pedido de mercadera, por falta de informacin adecuada, Retrasos en los pedidos, La no existencia de un sistema de inventario con apoyo cientfico para la toma de decisiones para hacer los pedidos necesarios manteniendo un equilibrio. Concluyendo la implementacin del nuevo sistema de control de inventario y facturacin beneficiara a toda la organizacin otorgando una informacin ms certera para la toma de las decisiones y aplicar las polticas que maneja la empresa para una mejor administracin de ella.

Dando un seguimiento en el mbito Internacional, Blanco C. (2012), realizo un nuevo Reglamento de Facturacin que se public a partir de 1 de enero de 2013 en el despacho espaol Cuatrecasas, Gonalves Pereira, en su opinin establece que se har especial referencia a las modificaciones que se introducen, con la aprobacin del Reglamento de Facturacin, respecto a la anterior regulacin, sin perjuicio que puedan comentarse, por su importancia y para una mejor exposicin, determinadas cuestiones que se mantienen inalteradas. Conviene apuntar que el Reglamento de Facturacin aprobado no supone una normativa muy diferente a la anterior regulacin, mantenindose algunos de los preceptos del anterior reglamento de facturacin con idntica redaccin. Como podr comprobarse se ha optado por modificar el Reglamento de Facturacin

exclusivamente en aquellos aspectos necesarios para no contravenir la nueva normativa Europea en materia de facturacin, con motivo del cambio producido por la segunda Directiva en materia de facturacin. Para llevar a cabo el desarrollo y aprobacin del Reglamento informtico, se emplear la metodologa investigativa, explorativa, descriptiva y de desarrollo. En este sentido, las menciones que debern contener las facturas simplificadas, que se aaden al contenido que ya se exiga para los tiques, son: fecha de expedicin de la factura simplificada y fecha de devengo de la operacin, identificacin de tipos de bienes entregados o servicios prestados, especificacin de la base imponible de cada operacin, cuando en una misma factura se documenten operaciones sujetas a distintos tipos impositivos de IVA, tipo

impositivo, determinadas menciones obligatorias y especficas para el caso de tratarse de una factura rectificativa, de una operacin exenta, de facturacin por el destinario y de inversin del sujeto pasivo.

De acuerdo con los antecedentes expuestos es de suma importancia resaltar, que en todos los estudios revisados, los mismos estn basados en normas y procedimientos para el buen desempeo y control de las facturas en la empresa Tornirepuestos la 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara, lo que permite destacar que el propsito de realizar un sistema de facturacin para mejorar y agilizar los procesos de comercializacin de productos y el control de estos en la empresa.

Finalmente en el mbito Regional, Gonzalez J. (2012), realizo una investigacin sobre la situacin actual de la merma de mercadera en la empresa Farmatodo C.A Sambil-Barquisimeto, enfocndose en los diferentes rubros suministrados por los proveedores externos en la empresa, contribuyendo de esta manera a elevar el nivel de conocimiento sobre el manejo de los activos circulantes ms importantes en la empresa como lo es el inventario, ya que incide en el flujo de efectivo y por ende en la rentabilidad y riesgo que se pueda

presentar en la gestin operativa en un periodo determinado. La presente investigacin es de tipo descriptiva de campo. La empresa podr reflejar una imagen de mayor confianza y captar ms clientes potenciales al garantizar la satisfaccin de la demanda de productos, suministrados por la red de proveedores externos y se podr fomentar un correcto manejo del inventario con mayor eficiencia y un clima laboral de cooperacin e integracin entre el personal de la empresa y los proveedores externos. Concluyendo que la funcin del supervisor de la empresa tiene la responsabilidad de apoyar y vigilar la coordinacin de actividades de (compra, registro, conteo, peso, manejo de inventario, entre otras), de tal manera que se realicen en forma satisfactoria; es por esto que una buena supervisin reclama ms conocimiento, habilidades, sentido comn y previsin, de igual manera el xito del supervisor en el desempeo de sus deberes determina el xito o fracaso de los objetivos o metas trazadas por la empresa. En relacin a nuestra investigacin o estudio es de gran importancia ya que, se refiere a la confiabilidad que debe tener el sistema de facturacin para la satisfaccin de la demanda de productos y controlar un correcto manejo de inventario con eficiencia, de tal manera que pueda realizar la operacin de compra y venta con mayor facilidad\confianza en la empresa Tornirepuestos la 48 C.A en Barquisimeto - estado Lara.