Planificación

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Rafael Mara
Baralt Sede: Los Puertos de Altagracia
Procesos Administrativos
Planificacin - Organizacin
Administracin Tributaria Procesos Administrativos
Esquema
Planificacin: 1. Definicin de Planificacin 2. Principios de la planificacin 3. Necesidad de la Planificacin 4. Tipos de Planes 5. Herramientas y Tcnicas de la planeacin 6. Proceso de Planificacin 7. Importancia de la planificacin para las organizaciones 8. Caso prctico Organizacin 1. Definicin de Organizacin: 2. Proceso de Organizacin: 3. Principios de la Organizacin: 4. Importancia de la Organizacin: 5. Tcnicas de organizacin: 5.1. 5.2. Manuales Organigramas
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Planificacin
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Planificacin
1. Definicin de Planificacin:
Para planificar el administrador debe escudriar en un futuro caracterizado por la incertidumbre, a fin de obtener un conocimiento o una visin lo ms aproximada posible de lo que suceder en ese futuro, para luego definir los planes de accin que sean necesarios para alcanzar los resultados que se desean.
La planificacin implica un proceso consciente de estudio y seleccin del mejor curso de accin a seguir, frente a una variedad de alternativas posibles y factibles de acuerdo a los recursos disponibles.
La actividad de planificar abarca un amplio campo de decisiones que incluye: la definicin de un objetivo, la materializacin de un plan y programa, la fijacin de polticas, la determinacin de normas y procedimientos, todos necesarios para el desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa y del logro de sus objetivos
En consecuencia se puede definir la planificacin como la concepcin anticipada de una actividad de acuerdo a una evaluacin racional entre fines y medios. Se dice tambin, que la planificacin es prever el futuro.
Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de
predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son
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elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
La planificacin tiene como objetivo o fin ltimo la eliminacin al mximo de los imprevistos, es decir, lograr los objetivos y metas de la empresa con el mximo de ventajas, el mnimo de desventajas, el mnimo de riesgos y optimizando al mximo el uso de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa.
2. Principios de la planificacin:
La planificacin tienes los siguientes principios: Racionalidad: se requiere el establecimiento de objetivos claros y precisos encuadrados en el contexto de la realidad. Es la utilizacin de recursos para alcanzar no slo una buena efectividad, sino una mxima eficiencia. Previsin: En los planes debe presentarse los lapsos definidos en que se ejecutarn las diferentes actividades. As mismo, se debern prever y jerarquizar los recursos necesarios para su realizacin. Utilidad: Los planes deben formar una integracin orgnica, armnica y coherente a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos. Flexibilidad: Los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecucin y ms an tratndose de planes relacionados con el hecho educativo, el cual se caracteriza por su intenso dinamismo. Continuidad: Las metas jams deben ser abandonadas, cumplidas unas, se perseguirn otras, de lo contrario iramos en contra de los principios de racionalidad, eficiencia y planificacin misma.
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Inherencia: La planificacin es inherente al hecho educativo. Se hace necesaria para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educacin. Una buena planificacin nos permitir el incremento de la calidad y la eficiencia de la educacin desvindola definitivamente del camino del empirismo y de la improvisacin.
3. Necesidad de la Planificacin:
Un concepto que subyace detrs de la conveniencia y utilidad de elaborar un plan es la necesidad de planificacin. La planificacin y por consiguiente el plan de empresa, es necesaria para:
Tener claros los objetivos y a dnde se quiere ir. Orientar las acciones hacia el cumplimiento de dichos objetivos. Asignar las responsabilidades para que se sepa quin tiene que llevar a cabo cada accin.
Aprovechar mejor las oportunidades. Prever las circunstancias y actuar en consecuencia. Reaccionar mejor y a tiempo.
Coordinar las actividades. Asignar los recursos y tenerlos preparados y dispuestos. Ayudar a aunar y compartir los objetivos y por tanto los intereses. Evitar acciones no deseadas, conflictos e interpretaciones errneas o no alineadas con el propsito perseguido.
Ayudar a crear mtodo y disciplina de trabajo. Permitir una visin global ms clara y resumida de la empresa. Identificar errores y desviaciones a tiempo y corregirlas, disminuyendo efectos negativos, consecuencias graves y facilitando la adopcin de soluciones cuando an se est a tiempo.
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Otorgar credibilidad a la empresa y al equipo directivo frente a agentes externos e internos. En resumen, lo importante del plan es que dice: Qu se debe hacer Quin lo debe hacer Cundo debe hacerse
4. Tipos de Planes:
4.1. Segn su amplitud:
Estratgicos:
Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la misma. Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Las caractersticas de esta planeacin son, entre otras, las siguientes: Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes. Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin. Establece un marco de referencia general para toda la organizacin. Se maneja informacin fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin.
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Normalmente cubre amplios perodos. No define lineamientos detallados. Su parmetro principal es la efectividad.
Directivos:
Los planes pueden ser considerados especficos cuando no admiten ninguna interpretacin y deben realizarse tal como han sido definidos. Los planes direccionales, por el contrario, marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo.
4.2. Segn el nivel en que se formulan:
Corporativos:
El propsito principal de la planificacin corporativa es asegurar que todos los miembros de la organizacin se integren para formar una empresacomn. De ah que el proceso contemple una correcta informacin para alcanzar un conjunto de objetivos que relacionamos a continuacin: Ser capaces de realizar previsiones a largo plazo, necesidades de la organizacin, garantizando su
ajustadas a las presencia en
los mercados potenciales. Definiendo los objetivos estratgicos en trminos fcilmente cuantificables. Identificando los puntos fuertes y dbiles de la empresa, mediante anlisis y diagnsticos de calidad, realizados permanentemente. Diseando planes de accin que el personal en su conjunto pueda entender y en los que se les pueda involucrar y responsabilizar.
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Controlando
supervisando
peridicamente
todas
las
acciones
empresariales para detectar los cambios que puedan producirse en los planteamientos realizados.
Operativos:
Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de los planes estratgicos porque atienden su aplicacin a corto plazo. se orientan a actividades especficas asignando recursos y definiendo estndares de actuacin. un plan operativo es disminuir 10% la rotacin del personal poniendo en marcha programas de capacitacin, implementacin de sistemas de incentivos y
otorgamiento de prestaciones.
Funcionales:
Estos determinan planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los planes estratgicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecucin se dan a mediano plazo y abarcan un rea de actividad especfica.
4.3. Segn el periodo:
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:
Planes a corto plazo:
Se lleva a efecto en cada planta y almacn. es una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos flexibles, los
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relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no mayor a un ao. Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
Planes a mediano plazo:
Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo. Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la planeacin a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo.
Planes a largo plazo:
Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. comienza con un entendimiento realista de los mercados,
productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno sobre la inversin,

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flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal.
4.4. Segn su contenido:
Visin-Misin:
La visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y espacio, y por encima de los dems, significa visualizar, ver con tos ojos de la imaginacin, en trminos del resultado final que se pretende alcanzar.
La misin o el propsito identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operacin organizada tiene propsitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una funcin o tarea bsica que les asigna la sociedad.
Metas-Objetivos:
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organizacin.
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Estrategias-Tcticas:
Denotan casi siempre un programa general de accin y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las polticas que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos.
Programas-Proyectos:
Los Programas son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc.
Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un principio, pero deben tener una fase de conclusin. Por ejemplo, el proyecto de construir un edificio. La naturaleza supone un trmino para cumplir con los objetivos para los que fue formulado.
Polticas:
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con
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este objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran las polticas de los departamentos.
Reglas-Normas:
Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms sencillo. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisin administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta accin.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no permiten flexibilidad en su aplicacin.
Procedimientos:
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin mas que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujo gramas.
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Presupuestos:
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
5. Herramientas y Tcnicas de la planeacin:
La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. stas tcnicas sirven para obtener una visin del proceso general de la planeacin estratgica, mediante el manejo de los cmo, pautas y guas para estructurar su plan de negocios y adaptar inteligentemente estrategias al entorno competitivo y econmico en que se desenvuelve su empresa.
Adicionalmente,
van
apoyadas
en
unas
herramientas
las
cuales
determinarn cmo realmente puede impactar su estrategia a travs del anlisis de factores internos y externos, entendern el impacto del entorno sobre su negocio, reconocern lo realmente importante al llevar a cabo su proceso estratgico y definirn competencias estratgicas para su organizacin.
Las tcnicas ms empleadas y usadas por los empresarios de pymes son:
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El "Brainstorming", o Lluvia de Ideas, es la prctica de una tcnica de conferencia en la que un grupo de personas busca la solucin a un problema especfico, juntando todas las ideas aportadas en forma espontnea por sus integrantes.
El Diagrama de causa-efecto, identificando las variables o causas que intervengan en el proceso, pudiendo comprender asi, el efecto que podra resultar de modificar algunos de estos factores o causas. El Diagrama de Gantt, que consiste en una matriz de doble entrada en la que se anotan en las lneas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarn esas actividades. El Flujograma Situacional, que consiste en elaborar una red causal del problema, cuyos diferentes nudos explicativos, se ubican en distintos planos de la realidad.
El FODA, es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos. Se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos. El Mapa Poltico, es una herramienta diseada para analizar las dimensiones polticas en la formulacin de polticas y programas y para el planeamiento de acciones para administrar el ambiente polticoRole playing o juego de roles, es la representacin de una situacin con el objeto de que se torne real, visible, vivida, de modo que se comprenda mejor por parte de quin o quines deben intervenir en ella en la vida real.
Phillips 66, se pide a los/las participantes que se dividan en grupos de seis personas. Se plantea una pregunta o un tema de discusin sobre el que cada grupo deber discutir y llegar a una conclusin en 6 minutos.
La Tcnica de Escenarios, es un instrumento de la planificacin que contiene la descripcin de una situacin futura, junto con un esquema de los sucesivos eventos que la conforman, desde una situacin base a una futura.
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6. Proceso de Planificacin: Descubrir la oportunidad: no es necesario inventar algo nuevo, sino estar alerta a las nuevas oportunidades que se nos pueden presentar. Muchas veces podemos tomar una idea o producto existente, y a partir de estos desarrollar una innovacin o valor agregado, complementndolo o
diferencindolo. Tambin se puede buscar una manera diferente de realizar algo ya existente, o que no se ha desarrollado adecuadamente. "Pulir" la idea: a veces las ideas son un diamante en bruto, y es necesario pulirlas y verificar si realmente puede llevarse a cabo, si es rentable y satisface una necesidad concreta. Costos e Ingresos: como primer paso debemos analizar cul ser el costo del proyecto, lo que nos ayudar a determinar cul es el capital que necesitamos para llevarlo a cabo y el tiempo en el que recuperaremos la inversin. Tambin es importante identificar cules sern nuestros costos e ingresos para proyectar las posibles utilidades. Establecer las estrategias: es el proceso mediante el cual se define el plan de accin. Debemos definir cada una de las instancias para trazar el futuro del negocio. Definir el Plan de Negocios: para alcanzar los objetivos planteados es muy importante establecer cules van a ser los pasos a seguir. El plan de negocios nos ayuda a orientarnos hacia dnde vamos, y es una herramienta fundamental para presentar nuestro proyecto a los socios, inversionistas o clientes. Evaluacin y Control: adems de llevar a cabo un proyecto y ponerlo en marcha, es importante evaluar constantemente como se va desarrollando el proyecto para realizar los cambios o ajustes necesarios, e identificar el momento adecuado para retirarse. Al mismo tiempo nos sirve para realizar un anlisis sobre los errores y no cometerlos en un futuro.
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Seguimiento del plan. Ha de efectuarse un seguimiento continuo del plan que puede poner de manifiesto la convivencia de alterar alguna o varias de las fases.
7. Importancia de la planificacin para las organizaciones:
En las organizaciones, la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes, los gerentes no pueden saber cmo organizar a su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de qu deben organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems les sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cundo se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio til. Con mucha frecuencia, los planes deficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental!
La planificacin es una respuesta a ese conjunto de dificultades, una manera de enfrentarlas. La planificacin es extremadamente til en los sentidos siguientes: Da a la organizacin que la utiliza una unidad explicita de propsitos, permitiendo el engranaje fluido de las partes, reduciendo la dispersin de esfuerzos y el consiguiente despilfarro de recursos. Establece un mecanismo continuo de evaluacin de las actividades, lo cual permite corregirlas o reorientarlas permanentemente. Minimiza la improvisacin en la toma de decisiones y los riesgos inherentes a la misma, sin quitar valor a la intuicin como factor importante. Tiende a facilitar el paso entre el pensamiento y la accin.
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Otra manera de apreciar la importancia de la planificacin es tomndola como una forma de abordar problemas especficos, descomponerlos en partes manejables y encontrarles solucin. Y otra, menos visible, tomndola como vehculo que permite traducir conocimientos en accin, paso que frecuentemente no se maneja inmediatamente despus de haber obtenido esos conocimientos, sino luego de un proceso ms o menos largo de ensayo y error. Internalizando estos dos conceptos, la planificacin como solucionadora de problemas y como vehculo para operativizar conocimientos, puede llegar a convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos personales o profesionales de cualquiera.
Adems, est la poderosa capacidad investigativa y educativa de la planificacin, ya que su proceso implica discutir objetivos, ventilar conceptos y generar informacin; aumentando el conocimiento y la sensibilidad acerca de los problemas que se desea atacar, lo cual termina por actuar, tarde o temprano a favor de su solucin.
La planificacin es aplicable a cualquier actividad humana, con los alcances ms dismiles. Por eso hay diversos tipos de planificacin.
Por ltimo, planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que (1) la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin,
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ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
8. Caso prctico:
Supongamos que un grupo de miembros de un Centro de Madres decide formar un pequeo negocio de confecciones de lana, las que vendern en el barrio. Se renen y fijan sus objetivos: fabricacin de 100 suteres para seora al mes. El trabajo lo har cada una en su casa y utilizarn un crdito que otorga una institucin gubernamental para la compra de mquinas tejedoras, lanas y otros materiales.
El objetivo global est claro: 100 suteres. Como las socias son 10, inmediatamente subdividen este objetivo asignndosele 10 suteres mensuales a cada una. Como trabajarn en su casa, la organizacin de esta empresa ser bastante descentralizada, es decir, cada una de las socias tendr bastante autoridad para tomar decisiones con relacin a su propia tarea.
Este hecho debe llevar a la organizacin a fijar sus polticas, que son un tipo de planes. Al existir libertad de decisin entre las socias e, incluso, separacin fsica, es necesario dictar pautas generales para que las decisiones que tomen estn de acuerdo con los objetivos y los planes generales que se han fijado.
En este caso, las polticas seran el tipo de suteres y el tipo de tejido, en cuanto a la fabricacin; en relacin con la distribucin, se establece
como poltica que ella ser encargada a una de las socias, quien montar una pequea tienda en el local del Centro de Madres; la funcin de adquisicin de materiales se centralizar en otra socia, a la que se recurrir cada vez que se
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necesiten. Tambin se fijan polticas sobre los tamaos y caractersticas de los suteres.
Otro tipo de planes son los procedimientos, o la eleccin de una lnea de accin y su aplicacin a actividades futuras. En realidad, son guas para la accin y detallan de una manera exacta cmo debe ser realizada una cierta actividad. Por ejemplo, nuestra empresa de confecciones de lana puede establecer un procedimiento general para el proceso que desarrollar cada socia. Este procedimiento puede ser el siguiente:
1. Buscar la lana que est en poder de la seora encargada de las adquisiciones. 2. Firmar un papel indicando la cantidad de lana retirada, color, marca, etc. y para qu se utilizar. 3. Confeccionar las chombas. Este paso, dentro del procedimiento descrito, es susceptible, a su vez, de poseer su propio procedimiento, generalmente tcnico. 4. Entregar las chombas terminadas a la seora encargada de la distribucin. 5. Exigir de sta un comprobante de la entrega. 6. Cada dos meses presentar los comprobantes de entrega a la tesorera quien pagar la parte de la utilidad que le corresponde a las socias.
Como se puede observar, la caracterstica principal de los procedimientos es su secuencia cronolgica
Existen tambin las estrategias que pueden considerarse como un plan de accin que toma en cuenta las acciones o conductas de los competidores y de las otras organizaciones del medio que pueden afectar el logro de los objetivos de la empresa.
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Por ejemplo, en el caso de nuestra empresa de confecciones de lana, es posible que en la poblacin en que est ubicado este Centro de Madres, existan tiendas que, o son sucursales de fbricas grandes que elaboran producto, similares, o son pequeos negocios particulares que distribuyen, entre otras cosas, suteres para seoras.
El dirigente que establezca sus planes sin tomar en cuenta lo que hacen sus competidores puede ver fracasar todas sus previsiones, por correctas que stas sean. La bondad de una estrategia estar dada por la cantidad de informacin que se obtenga del medio y de los planes de los competidores. Sin duda que si nuestras seoras se dedican, durante un tiempo, a conversar con las socias del Centro de Madres para conocer sus gustos en cuanto a suteres, sus disponibilidades financieras para comprar, etc., estarn en mejor pie para desarrollar sus estrategias sobre el producto, sobre el precio y sobre la venta. Sus conocimientos sobre los precios de la competencia, las facilidades de pago, los diferentes productos que venden, etc., aumentarn las posibilidades de desarrollar estrategias que se basen en la realidad, logrndose as los objetivos que se ha planteado la organizacin.
Los
presupuestos constituyen
otro
tipo
de
plan.
Concretamente,
representan una declaracin de los resultados que se espera conseguir, los que pueden ser expresados en trminos financieros (en Bolvares Fuertes, por ejemplo) o en trminos de otras unidades (unidades de productos, horas hombres, etc.).
Las socias de la empresa de confecciones pueden hacer los siguientes clculos. Un suteres ocupa aproximadamente seis madejas de lana, cuyo costo es de Bs. F 3,50 c /u. Sobre estos clculos se puede hacer el presupuesto de entradas y gastos del mes, suponindose que en el mes se vende toda la produccin.
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Otros modelos:
Visin-Misin: Empresa Siemens de Venezuela:
Misin: Brindar las mejores soluciones a sus necesidades y oportunidades en el cuidado de la salud aumentando la satisfaccin y mejorando la calidad de vida de usted y las personas. Visin: Somos la mejor opcin en el mercado en soluciones integrales de salud porque somos sus socios en el cuidado de la salud. Objetivos: Si un empresario obtiene actualmente $ 1.000.000,- mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, stos debieran plantearse como: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sera de $ 1.500.000,-, tambin podra plantearse como objetivos una utilidad mensual de $ 2.000.000,- o de $ 1.400.000. Estrategias-Tcticas: Para una empresa que produce envases, la estrategia podra ser: "Incrementar las utilidades en un 30% anual, a travs de la produccin de envases de cartn reciclado, reemplazando los actuales envases plsticos, y comercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin utilizar distribuidores". Polticas: A modo de ejemplo, polticas en una empresa seran:
Competir sobre la base de precios y calidad Comprar al precio ms bajo de tres oferentes calificados. Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de produccin como en los materiales utilizados
Procedimientos: A modo de ejemplo, un procedimiento de administracin de caja chica por parte de la secretaria del rea de ventas sera:
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La secretaria de ventas solicitar a la Unidad de Finanzas, a travs de un memorando, la emisin de un cheque para caja chica.
En base al memorando el Jefe de Finanzas dispondr la emisin de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-
El encargado de la cuenta corriente bancaria emitir el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregar al Jefe de Finanzas para su aprobacin.
Una vez aprobado, entregar el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepcin conforme en el original y primera copia.
Hecho lo anterior, remitir a contabilidad el comprobante de egreso.
Reglas-Normas: A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:
Prohibido fumar en las reas de produccin. (Esta regla no forma parte de ningn procedimiento)
Todas las rdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).
Programas-Proyectos: Si el objetivo de la empresa es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo podra ser:
El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productiva de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas metas de venta, para ello deber:
Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la produccin.
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Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias primas para las nuevas necesidades de produccin.
Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos al personal de su rea con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario requerir del Departamento de Personal la contratacin de un staff adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de capacitacin.
El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin de determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseos de los productos y envases en conjunto con el departamento de produccin si fuera necesario
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Organizacin
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Organizacin
1. Definicin de Organizacin:
La
palabra
organizacin
tiene
tres
acepciones;
la
primera,
etimolgicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organizacin como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.
Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organizacin.
Agustn Reyes Ponce define que la Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
Para Eugenio Sisto Velasco organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
Segn Isaac Guzmn Valdivia la organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de
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obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue.
Joseph L. Massie la define como la estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
La organizacin al definirla como proceso administrativo, nos permite estructural el Cmo y el porqu del funcionamiento de la empresa, estableciendo funciones, responsabilidades, lneas de autoridad, as mismo nos permite mostrar cmo se aplicaran y se distribuirn los recursos para el logro de los objetivos de la empresa, empleando para ello lo que se conoce como diseo organizacional.
2. Proceso de Organizacin:
Existe una lgica fundamental en la organizacin, el proceso de organizacin consiste de los siguientes seis pasos: Establecer los objetivos de la empresa. Formular objetivos, polticas y planes de respaldo. Identificar y clasificar las actividades necesarias para cumplirlos. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y la mayor forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de informacin.
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3. Principios de la Organizacin:
Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional.
1. Del objetivo: Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. 2. Especializacin: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. 3. Jerarqua: Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua. 4. Paridad de autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
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5. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad. 6. Difusin: Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 7. Amplitud o tramo de control: Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia. 8. De la Coordinacin: Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones. 9. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
4. Importancia de la Organizacin:
La organizacin es una serie de procesos y procedimientos que unidos logran los objetivos que deseamos alcanzar dentro de una empresa o organizacin. Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
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Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente. Establece canales de comunicacin Representar la estructura oficial de la empresa Establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades Reduce los costos Incrementa la productividad Delimita las funciones y responsabilidades
5. Tcnicas de organizacin:
5.1.
Manuales:
Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos.
Importancia de los manuales:
Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
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Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reduce costos al incrementar la eficiencia.
Tipos de Manuales:
a) Manuales departamentales:
Contienen: Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones bsicas. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. Carta de organizacin general y departamental. Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental. Anlisis de puestos. Graficas de proceso y de flujo.
b) Manuales nter departamentales:
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporciona la misma cantidad de informacin: Comprenden a todos los departamentos de la organizacin Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamento.
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c) Manual de Historia:
Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.
d) Manual de organizacin:
Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
e) Manual de polticas:
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de toma de decisiones Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
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f) Manual de procedimientos:
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
g) Manual de contenido mltiple:
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
5.2.
Organigramas:
Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional. Es la representacin grfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organizacin. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionara la visin general y el anlisis particular, pudiendo provocar decisiones errneas a que lo utiliza como instrumento de precisin.
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Importancia:
El Organigrama tiene doble finalidad: Desempea un papel informativo, al permite que los integrante de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. De instrumentos para anlisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada.
Tienen una importancia fundamental en cualquier empresa. Se trata de un documento grafico, a travs del que se dan a conocer los diversos puestos que existen en la institucin, el nombre de cada uno de ellos, as como tambin el nombre de quienes ocupan cada cargo. A travs de lneas descendentes y horizontales, se da a conocer, como es la dependencia de los puestos o conjunto de puestos en la empresa. Es decir, quien le reporta a quien. Por ejemplo a un gerente, suponiendo que el nivel mximo de una empresa, departamento o seccin, le reportan comnmente los sub-gerentes y su secretaria, por lo menos.
Los organigramas son de vital importancia, porque determinan como son las lneas de mando en cualquier organizacin.
Tipos de Organigramas:
Los organigramas se clasifican por: Su objetivo:
a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa
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b) Funcionales: Indican en el grafico adems de los puestos y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
c) Especiales: Son los que destacan alguna caracterstica que la empresa desea resaltar.
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Su rea:
a) Generales: Presentan toda la organizacin, se llaman tambin cartas maestras.
b) Departamentales: Representan la organizacin de un departamento o seccin
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Su contenido:
a) Esquemticos: Contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico y no contienen detalles.
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b) Analticos: Son ms detallados y tcnicos.
Los organigramas pueden ser de forma:
a) Vertical:
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b) Horizontal:
c) Circular:
d) Mixto:
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Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama:
1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
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Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo
2. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
3. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.
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4. Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.
5. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
6. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura. 7. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.
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Bibliografa
http://www.emagister.com/curso-administracion-empresas/que-esplanificacion http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml http://ciberconta.unizar.es/Leccion/plandenegocios/capitulos/022.html http://teherpla.blogspot.com/p/tecnicas-y-herramientas-de-la.html http://www.monografias.com/trabajos56/conceptos-organizacion/conceptosorganizacion.shtml http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organizacio n/default2.asp http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Importancia-De-La-PlanificacionEn/4471965.html http://books.google.co.ve/books?id=g_nweMjueSkC&pg=PA290&lpg=PA29 0&dq=importancia+de+la+planificacion+para+las+organizaciones&source=b l&ots=l0RnBVFdBB&sig=CUmXeso1vizzbG99E59zzb_6kyY&hl=es&sa=X& ei=qqyBUfriDom48wThYCQAQ&ved=0CF4Q6AEwBw#v=onepage&q=importancia%20de%20la% 20planificacion%20para%20las%20organizaciones&f=false http://frankmorales.webcindario.com/trabajos/planificacion.html http://boards5.melodysoft.com/UNEFAPURE/re-que-es-organizacion158.html http://www.buenastareas.com/ensayos/OrganizacionAdministracion/871822.html http://www.monografias.com/trabajos56/conceptos-organizacion/conceptosorganizacion2.shtml http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigram as/default2.asp http://www.monografias.com/trabajos12/organ/organ.shtml#si
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elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

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4.1. Segn su amplitud:

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4.2. Segn el nivel en que se formulan:

ajustadas a las presencia en

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4.3. Segn el periodo:

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:

Planes a corto plazo:

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Planes a mediano plazo:

Planes a largo plazo:

productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno sobre la inversin,

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4.4. Segn su contenido:

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5. Herramientas y Tcnicas de la planeacin:

Las tcnicas ms empleadas y usadas por los empresarios de pymes son:

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7. Importancia de la planificacin para las organizaciones:

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Como se puede observar, la caracterstica principal de los procedimientos es su secuencia cronolgica

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Visin-Misin: Empresa Siemens de Venezuela:

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Hecho lo anterior, remitir a contabilidad el comprobante de egreso.

Reglas-Normas: A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:

Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la produccin.

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Importancia de los manuales:

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b) Manuales nter departamentales:

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g) Manual de contenido mltiple:

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Los organigramas se clasifican por: Su objetivo:

a) Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa

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a) Generales: Presentan toda la organizacin, se llaman tambin cartas maestras.

b) Departamentales: Representan la organizacin de un departamento o seccin