COMO APROVECHAR MEJOR SU TIEMPO LIBRE EN LA OFICINA

Presentado por: ISVELIA AGREDO MEJIA

MULTITECH ASISTENCIA ADMINISTRATIVA PROMOCION XVII BUCARAMANGA 2013

COMO APROVECHAR MEJOR SU TIEMPO LIBRE EN LA OFICINA

Presentado por: ISVELIA AGREDO MEJIA

Presentado a: LUIS JOSE COGOLLO RUEDA ADMINISTADOR DE EMPRESAS

MULTITECH ASISTENCIA ADMINISTRATIVA PROMOCION XVII BUCARAMANGA 2013

LISTA DE CONTENIDO

Introduccin 1. Como aprovechar mejor su tiempo en la oficina? 1.1 Consejos tiles para optimizar su eficiencia en su lugar de trabajo 1.2 Como organizar su tiempo 1.3 Claves para gestionar bien el tiempo 1.4 Perfil de un buen gestor del tiempo 1.5 Lo bueno de aprovechar bien el tiempo. 2. Conclusiones 3. Anexos 4. Glosario 5. Bibliografa

INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia de la buena administracin del tiempo libre, para lo cual es necesario realizar un estudio de que tan eficientes estamos siendo en el desempeo de nuestras labores mediante un diario vivir, con el fin de concientizarnos y autoevaluarnos. Posteriormente analizaremos que ayudas podramos implementar para lograr ser tiles proactivos y destacados en cada actividad que realizamos. Pretendiendo llegar a una respuesta absoluta , y as entregar algunos elementos que permitan al lector profundizar en el tema y obtener sus propias conclusiones.

COMO APRECHAR MEJOR SU TIEMPO LIBRE EN LA OFICINA? Ser puntual, concentrarse a todo momento y olvidarse de las jornadas de trabajo interminables son algunos puntos que le ayudarn a aprovechar al mximo cada instante en la oficina. Frecuentemente los trabajadores se quejan del poco espacio que tienen para realizar todas las tareas asignadas a lo largo de su jornada laboral. Retrasos, cambios en la agenda de terceros y desconcentracin son algunas de las causas para la prdida sistemtica de tiempo en la oficina. Por lo que, en este caso, es necesario gestionar mejor la duracin individual y colectiva de cada tarea programada durante el da, de esta forma los resultados sern mucho ms eficientes y proactivos en las tareas encomendadas por el empleador. Al final del da, al fin y al cabo, lo que cuenta no es el horario, o el tiempo que nos dedicamos a estar trabajando en la oficina, si no lo que s ser importante es la cantidad de tareas que logramos concluir durante este periodo. Piense, en que beneficia ms a una empresa el tener colaboradores que cumplen sus actividades en muy poco tiempo que personas que tengan jornadas interminables para cumplir los objetivos.

1.1 CONSEJOS UTILES PARA OPTIMIZAR SU EFICIENCIA EN EL TRABAJO. Claves que lo harn aprovechar al mximo el tiempo en su trabajo 1. Sea puntual: Est dispuesto y preparado para comenzar cualquier actividad a la hora en la que esta fue programada. El llegar a tiempo, no slo es una manera de demostrar respeto, sino que es una muestra de seriedad y compromiso, adems que podr hacerle ganar algunos minutos si la actividad empieza antes de la hora pactada. 2. Aproveche el tiempo: Enfquese en terminar sus tareas antes que termine el da y piense que esos instantes que usted se ahorre por su eficiencia pueden servirle para realizar cualquier otra actividad de su escogencia. Es necesario concentrarse y mentalizarse en cumplir objetivos especficos, para lograr as terminar las tareas del da sin necesidad de pasar ms horas de las debidas en el lugar de trabajo o llevarse cosas pendientes a casa.

3. No robe el tiempo de los dems: No distraiga o desconcentre a sus compaeros, ya que esto puede verse no slo como un irrespeto, sino que al final del da, este atraso en las tareas de sus colegas pueden representarle a usted el tener que ayudar a completar proyectos o planes que no le corresponden. Por lo que en este punto es importante no arrastrar a los compaeros, jefes o subordinados a actividades improductivas para no perjudicar el horario propio. 4. Tenga hora de salida: Olvide las jornadas de trabajo interminables, que hacen que usted produzca menos y gaste ms tiempo en la oficina. Intente mantener el principio de salir a la misma hora que sus compaeros. As, usted se forzar a terminar el cumplimiento de sus tareas al mismo tiempo que ellos y podr motivarse al saber que si su trabajo es productivo durante el da, podr irse a descansar al igual que sus colegas. La perspectiva de terminar a la hora de salida ofrece la sensacin de que se controla el tiempo propio. 5. Aproveche las horas de comidas: Es aconsejable dedicar hora y media completa a su almuerzo, tomando en cuenta que es un tiempo para alimentarse, socializar, relajarse y cargar bateras para la jornada de la tarde. As una vez se haya descansado, usted podr concentrarse ms y renovarse para terminar eficientemente sus tareas. 6. Descanse apropiadamente: Muchos de los problemas tienen su origen en los malos hbitos de sueo o por el mal uso del tiempo libre. Algunos empleados trasnochan mucho y duermen poco, por lo que su productividad ser menor y esto ocasionar el gastar ms tiempo del necesario en el trabajo generando una sensacin an mayor de no tener descanso. Esto se puede mejorar simplemente intentando dormir un poco ms y aprovechar su tiempo libre con actividades que no exijan agotamiento durante la semana 7. Planifique: Regule cuanto tiempo se debe demorar en cada tarea, de modo que usted sepa cuando est atrasado y as podr forzarse a usted mismo a concentrarse ms. El planificar sus tareas en termino de tiempo, es la manera ms eficaz de aprovechar el al mximo su concentracin y as no tener que modificar sus horarios. Se aconseja seguir la regla de los tres ochos: ocho horas para trabajar, ocho para el ocio y ocho para descansar. No se deje desconcentrar por pequeas cosas y busque siempre equilibrar su vida personal con el tiempo que usted gasta en la oficina. De este modo, al optimizar su tiempo, usted realizar eficientemente sus tareas y tendr la oportunidad de descansar un poco ms.

1.2 COMO ORGANIZAR EL TIEMPO No cabe duda que una de las claves del xito personal y profesional tiene que ver con la capacidad de organizar o gestionar nuestro propio tiempo. Y aunque parece una tarea sencilla no lo es tanto, pues quin no ha sentido alguna vez que no es dueo de su tiempo, que ste se le escapa de las manos o que su tiempo pertenece a otros. Es importante que si has experimentado estas sensaciones alguna vez empieces a cambiar desde ahora la percepcin que tienes del control de tu propio tiempo, mtete una cosa en la cabeza: el tiempo es tuyo.

1.3 CLAVES PARA GESTIONER MEJOR EL TIEMPO Antes de plantearse gestionar de forma ms efectiva nuestro tiempo, lo primero que se debe tener en cuenta es qu se entiende por una gestin eficaz del tiempo. En este sentido, gestionar eficazmente tu tiempo supone adquirir las capacidades y habilidades necesarias para planificar adecuadamente el tiempo, con el fin de mejorar la eficiencia personal en diferentes mbitos de nuestra vida (laboral, familiar, social, personal, etctera). Para ello, es necesario que la persona consiga diferentes sub metas que le conducirn a dicho objetivo final, como son: Incrementar el rendimiento a travs de un anlisis personal sobre el uso que hace en la actualidad de su tiempo. Gestionar la planificacin del conjunto de actividades profesionales. Establecer mecanismos de gestin de las posibles perturbaciones en el tiempo favoreciendo el ptimo desempeo de sus actividades. Desarrollar estrategias para el control del estrs, ya que quien sabe gestionar su tiempo tambin se estresa en ms de una ocasin. En cualquier caso, deberemos tener en cuenta unos aspectos bsicos de cara a organizar bien tu tiempo. Estos son; el tiempo es equitativo (igual para todos), inelstico (no se puede controlar), indispensable (lo necesitamos), insustituible (el tiempo pasado ya pas) e inamovible (es el que hay).

1.4 EL PERFIL DE UN BUEN GESTOR Es evidente que hay personas que han aprendido a gestionar su tiempo mejor que otras. Y decimos que han aprendido porque nadie nace sabiendo gestionar su tiempo, sino que es una habilidad que se aprende y se va perfeccionando con el tiempo. Indudablemente hay caractersticas de la personalidad que pueden facilitar el proceso, como es el caso de las personas con menor rasgo de ansiedad, la necesidad de un mayor control sobre su vida o el poco gusto por la improvisacin entre otros. No obstante, aunque te falte este talento personal, con unas buenas pautas puedes conseguir gestionar tu tiempo de una forma satisfactoria. Para ello, con independencia de que te ayudes de unas pautas concretas como las que te daremos ms adelantes, debers disear un programa individualizado para organizar tu tiempo. Muchas personas caen en el error de querer imitar a otros cuando, en este caso, ms que en muchos otros, tu vida y caractersticas individuales te marcarn las pautas a seguir.

1.5 LO BUENO DE APROVECHAR EL TIEMPO Es bueno acabar el da muerto, realmente cansado, pero no exclusivamente de trabajar, sino de haber sido productivo en el da, de haberlo aprovechado en cosas tiles. Normalmente vivimos como millonarios del tiempo, ya que no sabemos cuidarlo ni aprovecharlo, sin embargo si el tiempo fuese solamente oro, podramos perderlo quiz, pero el tiempo es vida, y no sabemos cunto nos queda. Un buen comienzo para aprovecharlo es tener conciencia de que no lo estamos aprovechando al 100% y que podemos sentarnos a pensar un momento que actividades podemos hacer mejor. Algunos ejemplos pueden ser la cantidad de horas a dormir, en promedio es 7, sera ideal respetar esas horas, ni ms, ni menos. Otro recurso interesantes es hacer listas de asuntos pendientes: diarios, de mediano y a largo plazo y asignar prioridades a cada asunto. Las personas productivas no slo tienen listas de asuntos pendientes, se apegan a ellas. El manejar las reuniones es tambin muy til, ponerles orden y cumplir el horario de comienzo y fin para que no se extiendan indefinidamente.

Es muy importante tambin identificar aquellas actividades que desperdician tiempo, aprendiendo a evitar distracciones. Utilicen la regla del 80/20: 80% de nuestros logros provienen de apenas un 20% de nuestros esfuerzos. La tarea es encontrar cul es ese 20% Productivo, y dedicarse a esas actividades. Ajustar el horario en funcin a nuestros niveles de energa. Si somos de las personas que tienen ms energa temprano en la maana, por ejemplo, podemos planificar las actividades ms importantes a esa hora. Uno de los principales distractores es el realizar varias tareas diferentes a la vez. Por ejemplo, tener la mana de chequear el mail cada 5 minutos, porque distrae y resta concentracin. Se deben establecer fechas tope realistas, no comprometerse a cumplir cuando sepamos que tendremos dificultades para hacerlo. Cuando alguien dice que no tiene tiempo para dedicar al cnyuge, a los hijos, o a hacer algo por los dems est haciendo un anlisis correcto o no ser que no entra esto en sus prioridades? La verdad es que si tenemos muchas cosas que hacer solo podremos con un nmero limitado, generalmente lo que tengamos en la cabeza en primer lugar. Es por tanto una cuestin de orden, podemos hacer lo que consideramos ms importante.

ANEXOS

Cuando se ha estado en el trabajo todo el da y el tiempo es nuestro mayor verdugo nos damos cuenta es importante saber que hay que administrarlo de forma correcta.

Tener un buen equipo de trabajo tambin cuenta para ser productivo y manejar un ritmo adecuado.

CONCLUCIONES

Como resultado de la investigacin presentada, es posible concluir que existe una relacin entre los altos niveles de estrs y el tiempo mal utilizado por los trabajadores, debido a dos factores principales; el primero se debe al desorden del tiempo manejado por las actividades laborales diarias. Por otro lado a la falta de actitud para manipular y acceder de forma correcta a las labores encomendadas por los empleadores. De acuerdo a esto muchas veces mal utilizamos el tiempo libre en actividades poco enriquecedoras que nos permitan adelantar o capacitarnos en alguna rea para as adquirir conocimientos y poder crecer tanto laboral como personalmente.

GLOSARIO

BIBLIOGRAFIA

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