CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

Cdigo: ISRV_DTI_2011

GERENCIA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

Versin:

1.0

INSTRUCTIVO
SISTEMA DE VEEDURAS A LOS PROCESOS DE SELECCIN Y CONTRATOS DEL ESTADO

NOMBRE
Elaborado por: Liz Evelyn Palomino Rosas

CARGO
Consultor BID

FIRMA

FECHA
06/01/2012

Csar Herrera Jimnez Revisado por: Dario II Pacheco Roca

rea Atencin Usuario DTI 06/01/2012 Area de Desarrollo DTI Gerente del Departamento de Tecnologas de la Informacin

Aprobado por:

Leoncio Rodrguez Manyari

07/01/2012

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LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

SISTEMA DE VEEDURAS A LOS PROCESOS DE SELECCIN Y CONTRATOS DEL ESTADO

Versin:

1.0

NDICE
1. Objetivo ................................................................................................................................................ 3 2. Alcance ................................................................................................................................................ 3 3. Responsabilidad................................................................................................................................... 3 4. Descripcion del Instructivo ................................................................................................................... 3 4.1. Definiciones ................................................................................................................................. 3 4.2. Funciones del Mdulo .................................................................................................................. 4 4.3. Roles del Mdulo ......................................................................................................................... 4 4.4. Desarrollo del Mdulo .................................................................................................................. 5 4.4.1 Inicio de Sesin ................................................................................................................ 5 4.4.2 Registro de Nuevo Proceso de Seleccin......................................................................... 5 4.4.3 Registro de Nuevo Proceso de Ejecucin......................................................................... 7 4.4.4 Consultar Procesos .......................................................................................................... 8 4.4.5 Registrar Formato CCCE .................................................................................................. 9 4.4.6 Registro Formato CREP ................................................................................................... 9 4.4.7 Registro Formato Riesgo ................................................................................................ 10 4.4.8 Reportes ......................................................................................................................... 11 4.4.8.1 Reportes del Proceso de Seleccin ..................................................................... 11 4.4.8.1.1 Reporte de Listado de Procesos ............................................................ 11 4.4.8.1.2 Reporte de Listado de Riesgo ................................................................ 13 4.4.8.1.3 Reporte de Veeduras por Sector........................................................... 14 4.4.8.1.4 Reporte de Veeduras por Entidad ......................................................... 16 4.4.8.1.5 Reporte de Veeduras por Proy/Act ....................................................... 17 4.4.8.1.6 Reporte de Estado de Riesgos .............................................................. 18 4.4.8.1.7 Reporte de Distribucin de Riesgos por Sectores.................................. 19 4.4.8.2 Reportes del Proceso de Ejecucin Contractual .................................................. 20 4.4.8.2.1 Reporte de Riesgos por Contrato........................................................... 20 4.4.8.2.2 Reporte de Riesgos por Oficio ............................................................... 21 4.4.8.2.3 Reporte de Veeduras por Sector........................................................... 22 4.4.8.2.4 Reporte de Veeduras por Entidad ......................................................... 23 4.4.8.2.5 Reporte de Veeduras por Proy/Act ....................................................... 24 4.4.8.2.6 Reporte de Estado de Riesgos .............................................................. 26 4.4.8.2.7 Reporte de Riesgos por rea de incidencia ........................................... 27 4.4.8.2.8 Reporte de Distribucin de Riesgos por Sectores.................................. 28 4.4.9 Administracin ............................................................................................. 29 5. Control de Cambios ........................................................................................................................... 30

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1. Objetivo

SISTEMA DE VEEDURAS A LOS PROCESOS DE SELECCIN Y CONTRATOS DEL ESTADO

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1.0

El presente documento se ha elaborado con la finalidad de contar con una herramienta que permita guiar paso a paso a los usuarios -internos como externos- que usan el Sistema de Veeduras a los Procesos de Seleccin y Contratos del Estado, en el registro tanto del Proceso de Seleccin y el Proceso de Ejecucin Contractual como el registro de riesgos. 2. Alcance El presente instructivo est dirigido a todos los usuarios de las Unidades Orgnicas de la Contralora General de la Repblica y rganos de Control Institucional que tendrn acceso al sistema y algunos usuarios externos con autorizacin de la gerencia responsable.

2.1 Lmites del Instructivo El presente instructivo presenta las siguientes limitaciones: a. El instructivo se limita a todo lo comprendido al proceso del Sistema de Veeduras a los Procesos de Seleccin y Contratos del Estado y no discute otros tipos de procesos que se realizan en la DTI. b. En el tiempo, a medida que el sistema sea modificado, se contemplar la actualizacin de nuevas versiones del presente documento. 3. Responsabilidad A continuacin, se describen las responsabilidades que se desarrollan dentro del presente instructivo, a seguir: La comunicacin y coordinacin de las modificaciones y actualizaciones del presente instructivo es responsabilidad del Departamento de Tecnologa de la Informacin. El Departamento de Gestin de Procesos es el responsable de custodiar, modificar, comunicar e informar el instructivo actualizado. 4. Descripcin del Instructivo 4.1. Definiciones CGR Contralora General de la Repblica. UO Unidad Orgnica. CCCE Cuadro de Conformacin del Comit Especial. CREP Cuadro Resumen de Evaluacin de Propuestas.

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SVPSCE

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1.0

Sistema de Veeduras a los Procesos de Seleccin y Contratos del Estado.

4.2. Funciones del Mdulo El Sistema de Veeduras a los Procesos de Seleccin y Contratos del Estado tiene las siguientes funciones: a. Registrar los datos del Proceso de Seleccin. b. Registrar los datos del Proceso de Ejecucin Contractual. c. Registrar los datos de los riesgos tanto del Proceso de Seleccin como de Ejecucin Contractual, la atencin y seguimiento de los riesgos. d. Para el usuario con perfil de administrador y supervisor le permitir emitir reportes de los registros de los procesos de seleccin y ejecucin contractual y registro de los riesgos. 4.3. Roles del Mdulo El administrador puede realizar las acciones de: - Consulta de lo registrado en el sistema. - Emitir reportes que le servirn para la toma de decisiones y el Administrador informe consolidado que se elabora de manera peridica. - Habilitar un formato o eliminar un proceso a pedido del veedor o jefe de OCI. - El supervisor puede realizar las acciones de consulta de lo Supervisor registrado en el sistema. - Emitir reportes. El veedor registra los datos generales y los formatos (CCCE, CREP y Riesgos). Hay dos tipos de veedor: Veedor Interno (es un veedor que pertenece a la CGR) y externo (veedor que no pertenece a la CGR). Entre las acciones que puede realizar en el sistema son: Veedor - Registrar datos generales del proceso de seleccin y del proceso de ejecucin contractual. - Registrar los datos en el formato CCCE. - Registrar los datos en el formato CREP. - Registrar riesgos y la atencin y seguimiento de riesgos. Jefe de OCI El jefe de OCI puede realizar las mismas acciones del veedor.

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4.4.

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Desarrollo del mdulo

4.4.1 Inicio de Sesin - En Entidad colocar el cdigo de la entidad y click en buscar. - Si no es Jefe de OCI, quitar la seleccin Soy Jefe de OCI y en Usuario colocar el cdigo de usuario. - En Clave colocar su contrasea de acceso. - En Ingrese cdigo mostrado, ingresar la imagen que se visualiza al lado izquierdo. - Click en el botn Ingresar.

4.4.2 Registro de Nuevo Proceso de Seleccin

- Al ingresar un usuario podr visualizar la siguiente pantalla:

- Si desea registrar un nuevo proceso de seleccin, de hacer click en Procesos y click en Nuevo Proceso de Seleccin.

- Visualizar la siguiente pantalla, en donde registrar los datos del Proceso de Seleccin:

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- Al finalizar el registro hace click en Aceptar. 4.4.3 Registro de Nuevo Proceso de Ejecucin - Si desea registrar un nuevo proceso de seleccin, debe hacer click en Procesos y click en Nuevo Proceso de Ejecucin.

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- Visualizar la siguiente pantalla, en donde registrar los datos del Proceso de Ejecucin:

- Al finalizar el registro hace click en Aceptar.

4.4.4 Consultar Procesos - Si desea consultar, hacer click en Procesos y click Consulta. Pgina 7 de 32

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- Visualizar la siguiente pantalla, en donde consultar sobre los Procesos de Seleccin y/o de Ejecucin:

- Por default el Tipo de Proceso es Proceso de Seleccin, pero se puede seleccionar el Proceso de Ejecucin si se desea. - Si se tiene el N del Proceso se coloca el nmero en N Proceso sino se deja en blanco. - Hacer click en el botn de Consulta. Se visualizar la siguiente pantalla:

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- Si hacemos click en el botn Nuevo se visualizar la pantalla de ingreso de datos de un nuevo proceso de Seleccin o de Ejecucin segn sea el caso. - Si hacemos click en el botn Editar -previo debemos seleccionar el proceso a editar- y se visualizar la pantalla de edicin del proceso seleccionado. 4.4.5 Registrar Formato CCCE - Al hacer click en el botn Formato CCCE se procede a llenar los datos del Formato de Cuadro de Conformacin del Comit Especial en la siguiente pantalla:

- Al finalizar el registro hace click en Enviar formato a la CGR. 4.4.6 Registrar Formato CREP - Al hacer click en el botn Formato CREP se procede a llenar los datos del Formato de evaluacin de propuestas en la siguiente pantalla:

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- Al finalizar el registro hace click en Enviar formato a la CGR. 4.4.7 Registrar Formato Riesgo - Al hacer click en el botn Formato Riesgo se procede a llenar los datos del Formato de Riesgos en la siguiente pantalla:

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- Luego se realiza el registro de atencin de riesgos en la siguiente pantalla

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- Al finalizar el registro hace click en Enviar formato a la CGR. - Posteriormente se puede realizar el seguimiento en la siguiente pantalla

4.4.8 Reportes - Hacer click en el men principal en Reportes. Se visualizar la siguiente pantalla:

- Todo reporte tiene la opcin de Imprimir (haciendo click en (seleccionando en ).

) y de Exportar

4.4.8.1 Reportes del Proceso de Seleccin - Hacer click en Reportes Proc. Seleccin. Se visualizar la siguiente lista de reportes:

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4.4.8.1.1 Reporte de Listado de Procesos Al hacer click en el reporte de Listado de Procesos se visualizar la siguiente pantalla:

Hacer click en el botn de

, se visualizar la siguiente pantalla:

Se hace click en Cdigo y se digita el cdigo de la entidad (sino se sabe el cdigo se puede seleccionar la descripcin de la entidad, haciendo click en , se

visualizar lo siguiente: -

).

Se visualizar un detalle en donde seleccionar la entidad deseada haciendo click en el cdigo que se encuentra subrayado . Pgina 13 de 32

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-

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Si se desea hacer el filtro por proceso, se hace click en N de Proceso y se ingresa el nmero del proceso que desea visualizar. Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el listado de Procesos por Entidad seleccionada en el filtro.

4.4.8.1.2 Reporte de Listado de Riesgo Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/Listado de Riesgos

Al hacer click en el reporte de Listado de Riesgo se visualizar la siguiente pantalla:

Hacer click en el botn de

, se visualizar la siguiente pantalla:

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Versin:

1.0

Se hace click en Cdigo y se digita el cdigo de la entidad (sino se sabe el cdigo se puede seleccionar la descripcin de la entidad, haciendo click en , se

visualizar lo siguiente: -

).

Se visualizar un detalle en donde seleccionar la entidad deseada haciendo click en el cdigo que se encuentra subrayado .

Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el listado de Riesgos por Entidad seleccionada en el filtro.

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4.4.8.1.3 Reporte Veeduras por Sector Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/ Veeduras por Sector.

Al hacer click en el reporte de Veeduras por Sector se visualizar la siguiente pantalla:

Los filtros de este reporte son: 1. Sector: Puede seleccionar la opcin (TODOS) o algn sector en especial.

2.

Fecha inicio: Selecciona la Fecha de inicio haciendo click en siguiente pantalla: y selecciona la fecha.

se visualizar la

3.

Fecha Fin: Selecciona la Fecha de Fin haciendo click en siguiente pantalla: y selecciona la fecha.

se visualizar la

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Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el reporte del porcentaje de veeduras por sector, mes y ao para el proceso de seleccin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.1.4 Reporte de Veeduras por Entidad Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/ Veeduras por Entidad.

Al hacer click en el reporte de Veeduras por Entidad se visualizar la siguiente pantalla:

Los filtros de este reporte son: Pgina 17 de 32

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1. 2. 3.

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Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.

Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el reporte del porcentaje de veeduras por entidad, mes y ao para el proceso de seleccin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.1.5 Reporte de Veeduras por Proy/Act - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/ Veeduras por Proy/Act.

- Al hacer click en el reporte de Veeduras por Proy/Act se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: Pgina 18 de 32

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1. Actividad: Para filtrar por actividad se selecciona 2. Proyecto: Para filtrar por proyecto se selecciona - Se hace click en el botn de Reporte.

. .

- Se visualizar el reporte veeduras por Actividad/Proyecto para el proceso de seleccin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.1.6 Reporte de Estado de Riesgos - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/ Estado de Riesgos.

- Al hacer click en el reporte de Estado de Riesgos se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. Pgina 19 de 32

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- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de porcentaje de riesgos mitigados y no mitigados para el proceso de seleccin.

4.4.8.1.7 Reporte de Distribucin de Riesgos por Sectores - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Seleccin/ Distribucin de Riesgos por Sectores.

- Al hacer click en el reporte de Distribucin de Riesgos por Sectores se visualizar la siguiente pantalla:

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- Los filtros de este reporte son: 1. 2. Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.

- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de distribucin de riesgo por sectores para el proceso de seleccin segn los filtros seleccionados.

4.4.8.2 Reportes del Proceso de Ejecucin Contractual - Hacer click en Reportes Proc. Ejecucin Contractual. Se visualizar la siguiente lista de reportes:

4.4.8.2.1 Reporte de Riesgos por Contrato - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin Contractual/Riesgos por Contrato.

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Al hacer click en el reporte de Riesgos por Contrato se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. 2. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. Contrato: Este filtro se puede dejar en blanco.

- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de riesgos por proceso de ejecucin.

4.4.8.2.2 Reporte de Riesgos por Oficio - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin Contractual/Riesgos por Oficio.

- Al hacer click en el reporte de Riesgos por Oficio se visualizar la siguiente pantalla:

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- Los filtros de este reporte son: 1. 2. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. Oficio de comunicacin: Se ingresa el nmero de Oficio de comunicacin.

- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de riesgos por oficio de comunicacin.

4.4.8.2.3 Reporte de Veeduras por Sector - Hacer click en el men principal Contractual/Veeduras por Sector. Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin

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Al hacer click en el reporte de Veeduras por Sector se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. Sector: Puede seleccionar la opcin (TODOS) o algn sector en especial.

2. 3.

Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.

- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de porcentaje de veeduras por sector, ao y mes para el proceso de ejecucin.

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4.4.8.2.4 Reporte de Veeduras por Entidad - Hacer click en el men principal Contractual/Veeduras por Entidad. Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin

Al hacer click en el reporte de Veeduras por Entidad se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son:

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1. 2. 3.

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Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.

Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el reporte del porcentaje de veeduras por entidad, mes y ao para el proceso de ejecucin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.2.5 Reporte de Veeduras por Proy/Act - Hacer click en el men principal Contractual/Veeduras por Proy/Act. Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin

Al hacer click en el reporte de Veeduras por Proy/Act se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. Actividad: Para filtrar por actividad se selecciona . Pgina 26 de 32

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2. Proyecto: Para filtrar por proyecto se selecciona - Se hace click en el botn de Reporte.

- Se visualizar el reporte veeduras por Actividad/Proyecto para el proceso de ejecucin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.2.6 Reporte de Estados de Riesgos - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin Contractual/Estados de Riesgos.

Al hacer click en el reporte de Estado de Riesgos se visualizar la siguiente pantalla:

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- Los filtros de este reporte son: Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. - Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de porcentaje de riesgos mitigados y no mitigados para el proceso de ejecucin, segn los filtros seleccionados. 1.

4.4.8.2.7 Reporte de Riesgos por rea de Incidencia - Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin Contractual/ Riesgos por rea de incidencia.

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Al hacer click en el reporte de Riesgos por rea de incidencia se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. 2. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente. rea de Incidencia: Seleccionar el rea de incidencia que requiera.

- Se hace click en el botn de Reporte. - Se visualizar el reporte de riesgos por rea de incidencia para el proceso de ejecucin, segn los filtros seleccionados.

4.4.8.2.8 Reporte de Distribucin de Riesgos por Sectores

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- Hacer click en el men principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecucin Contractual/ Distribucin de riesgos por Sectores.

Al hacer click en el reporte de Distribucin de riesgos por Sectores se visualizar la siguiente pantalla:

- Los filtros de este reporte son: 1. 2. Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.

Se hace click en el botn de Reporte. Se visualizar el reporte de distribucin de riesgos por sectores, segn los filtros seleccionados.

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4.4.9 Administracin - Hacer click en Administracin/Mantenimiento

- Se visualizar la siguiente pantalla:

- En esta pantalla podr habilitar el formato (Formato CCCE, Formato CREP, Formato Riesgos) que soliciten que se requiera ser habilitado y eliminar el proceso que se requiera ser eliminado. 5. Control de Cambios En el siguiente cuadro podemos apreciar el control de cambios referente al presente procedimiento: Fecha 30/11/2011 26/04/2012 Versin 00 01 Seccin/ tem Todas Todas Cambio Realizado Versin Inicial Versin Modificada Pgina 31 de 32

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