Sunteți pe pagina 1din 36

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

SUPORT CURS T.I.C.

STRUCTURA CURSULUI (competente) C1 Concepte de baza ale T.I. C2 Word C3 - Excel C4 Baze de date (Access) C5 Internet modalitati de conectare -servicii oferite -Programele instalate pe calculator pentru folosirea Internetului.

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

Cap.1 CONCEPTE DE BAZA ALE T.I.


Componente: 1)HARDWARE =reprezinta partea fizica a unui sistem de calcul; -reprezentat de : *UC=unitatea centrala *echipamente periferice de intrare (mouse ,tastatura) - de iesire (monitor, scaner, imprimanta etc). 2)SOFTWARE =reprezinta totalitatea programelor, aplicatiilor din calculator. -reprezentat de: * sisteme de operare (WINDOWS) *aplicatii specifice(programe, utiliare etc). 3)NOTIUNI DE OPERARE STRUCTURA INFORMATIEI Unitatea de masura a informatiei este bitul. MEDII DE STOCARE -magnetice (banda magnetica, discheta, hard disk) -optice (CD-uri, DVD-uri) -memorii statice (card de memorie, stick) FISIERUL (FILES) Informatia este structurata in fisiere(de date , voce, sunet etc) Fisierul este caracterizat prin NUME.extensie Extensia=tipul fisierului, contine 3 caractere. Ex: .doc=Word .xls= Excel .jpg = imagini (poze) .avi= audio-video Fisierele sunt grupate in foldere si subfoldere. Folderele au structura arborescenta. APLICATIILE STANDARD ALE WINDOWS XP. Din butonul Start Programs(programe) Accessories (accesorii=aplicatii standard ale WINDOWS).: Paint, Calculator, Wordpad, Notpad, Games, etc..

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

Cap.2-Editorul de texte - MS WORD.


2.1. PROGRAMUL MICROSOFT OFFICE INTRODUCERE Microsoft Office reprezinta un pachet de aplicatii (programe) care ne permite diverse utilizari: WORD= procesor de texte .Este o aplicatie pentru prelucrarea textelor si aranjarea lor sub forma de tiparitura: brosura, pliant, carte etc. EXCEL= pentru gestionarea folilor de calcul . permite prelucrarea datelor organizate sub forma de tabele(foi de calcul) si afisarea sub forma de diagrame a datelor din tabel. POWER POINT= aplicati de grafica (diapozitive), pentru realizarea prezentarilor pe calculator, care pot inlocui sau completa o prezentare verbala de informatii. ACCESS=sistemul de gestiune a bazelor de date.. permite gestionarea datelor organizate sub forma de baze de date. MICROSOFT OUTLOOK= permite organizarea corespondentei si planificarea activitatilor. PUBLISHER= pentru crearea publicatiilor speciale, cum ar fi brosuri, foi volante(fluturasi) si carti de vizita. ISTORIC Exista mai multe variante ale MS Office, primele fiind versiunile:4.0, 4.3, 97, 2000, XP, 2003 , MS Office 2007, cel mai actual fiind MS Office 2010. 2.2. PREZENTAREA Editorului de texte MS WORD =este un procesor de texte eficient si complet echipat, care ne furnizeaza toate instrumentele necesare pentru a realiza documente de foarte multe tipuri: de la documente simple(note si schite), pana la documente complexe (buletine informative ,pagini HTML pentru Internet). Extensia asociata fisierelor administrate de aplicatia Word este doc. ( pt versiunea 2007 este docx. ) Pentru a lansa in executie programul Word trebuie sa urmam cativa pasi: 1) pe suprafata de lucru WindowsXP , executam clic pe Start, All Programs. 2) clic pe pictograma Word. Este afisata fereastra de aplicatie Word. MENIURILE Editorului de texte WORD -File= contine optiuni pentru lucrul cu fisiere document(doc.) sau sabloane de documente(dot.) pe care le creaza si le actualizeaza Word; -Edit= optiuni pentru operatii de editare( de modificare a documentelor); -View= contine optiuni pt. a stabili modul de afisare a documentului si de configurare a ferestrei; -Insert= contine optiuni [pentru inserarea documentul activ , in pozitia cursorului , a diferitelor entitati; Din meniul Insert putem insera diagrame. Procesorul Word face apel la aplicatia Excel pentru realizarea diagramelor, de aceea vom dezvlota aceasta optiune in cadrul aplicatie Excel. -Format= contine optiuni pentru formatarea textelor si a obiectelor inserate in text; -Tools= contine optiuni pentru intretinerea documentului; -Table= contine optiuni pentru administrarea tabelelor inserate in document; -Windows= contine optiuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplicatiei. MENIUL FILE OPTIUNEA New Open SEMNIFICATIA Deschide un document nou sau un sablon Deschide un document creat anterior sau un sablon Prof. Ing. Dumitru Silvia 3

SUPORT DE CURS T.I.C.

Close Save Save As Versions Page Setup

Print Preview Print Send To > Properties Lista de docum Exit - MENIUL EDIT Undo Redo-Repeat Cut Copy Paste Paste Special... Clear Select All Find... Replace... Go To... Links... Object

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Inchide toate ferestrele documentului activ Salveaza modificarile facute in document, salvarea implicita. Salveaza noua versiune a documentului, sub un alt nume, sau in alt format (compatibil cu versiunea anterioara), sau in alta locatie Administreaza versiunile unui document Permite alegerea valorii parametrilor care determina: - asezarea in pagina pentru sectiunile selectate: portret (portrait) sau vedere(landscape), -formatul hartie( A5, A4, B 5, Letter, Legal, Custom size.) -marginile documentului (stanga-dreapta-sus-jos ) Previzualizarea documentului tiparit inainte de imprimare Tipareste la imprimanta documentul Deschide un submeniu din care putem alege destinatarul catre care poate fi trimis documentul activ folosind posta electronica. Afiseaza informatii despre fisierul care contine documentul activ: nr pg, nr caractere, data ultimei modificari,data ultimei accesari) Afiseaza o lista cu ultimele documente deschise (4-9). Putem deschide rapid un document din lista executand clic pe numele lui. Inchide aplicatia Word si ne cere sa confirmam salvarea documentelor scrise.

Anuleaza ultima actiune de corectura in text Repeta ultima actiune de corectura in text Muta obiectul selectat din zona sursa in clipboard Creaza in Clpiboard o copie a obiectului selectat din zona sursa Transfera continutul Clipboard-ului in zona de destinatie selectata Permite alegerea modului in care va fi inserat in document obiectul: prin incapsulare sau prin legare. Sterge zona de document selectata. Selecteaza tot documentul Cauta in document un text sau un stil de formatare Cauta in document un text sau un stil de formatare si il inlocuieste cu textul , respectiv tipul de formatare precizat. Muta cursorul de inserare in document, in pozitia specificata( pagina , sectiune, linie, marcaje de document etc.). Permite actualizarea legaturilor din document (adaugarea de noi legaturi, stergerea unor legaturi, schimbarea obiectelor legate, schimbarea caii la care a fost adaugata legatura.). Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat. Aplicatia va incarca in fereastra sa de lucru obiectul selectat in document.. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect.

Ctrl +Z Ctrl+Y Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Delete Ctrl +A Ctrl+F Ctrl+H Ctrl+G

MENIUL VIEW Normal Online Layout Page Layaout Outline Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de vizualizare: -modul normal; = recomandat cand scriem rapid textul in prima forma si nu ne preocupa inca cum arata scris pe hartie(tiparit); -modul asezare directa- sunt afisate texte si obiecte din document;nu se mai pastreaza formatarea paragrafelor== se recomanda numai pentru citirea documentului. -modul asezare in pagina=afiseaza toate elementele ferestrei document: anteturi, subsoluri, numere de pagina, margini,riglele, etc.==vedem documentul in forma finala in care va fi tiparit. -modul structura a documentului afiseaza o schita a documentului ; putem construi structura de baza a documentului ,titluri si subtitluri, urmand sa completam ulterior doc. Prof. Ing. Dumitru Silvia 4

SUPORT DE CURS T.I.C.

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 -se afiseaza propria bara de instrumente:; - Outlining =collapse=restrangere numai titluri; expand= dezvolta =se afiseaza si textul.; -promote=promovati= titlu ierarhic superior, la stanga; - demote= retrogradati =titlu ierarhic inferior ,spre dreapta. =se recomanda in prima faza cand construim scheletul documentului si cand trebuie sa organizam ideile care stau la baza documentului. Master -modul document principal =ne ajuta sa organizam un document mare (ex o carte); Document documentul este impartit in subdocumente; se poate lucra in echipa, de personae diferite, dupa care subdocumentele pot fi asamblate . Toolbar Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor de instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor). Ruler Optiune de tip comutator care controleaza afisarea riglelor. Document Optiune de tip comutator care controleaza afisarea structurii documentului intr-un panou Map care se deschide pe marginea stanga a ferestrei documentului . acest panou poate fi folosit pentru o deplasare rapida in document. Header and Deschide zona de editare pentru anteturi si subsoluri si afiseaza bara de instrumente Footer Header and Footer pentru formatarea lor. Footnotes Optiune de tip comutator care permite accesul in zona de editare a notei de subsol sau de sfarsit a documentului. Este disponibila daca au fost inserate note de subsol sau de sfarsit. Comments Optiune de tip comutator care permite accesul la fereastra de editare a comentariului. Este disponibila numai daca au fost inserate comentarii. Full Screen Optiune de tip comutator care ,daca este activata, comuta in modul de vizualizare ecran plin. Pe ecran se afiseaza numai continutul documentului si butonul Close Full Screen.. Zoom Permite modificarea scarii de afisare in fereastra documentului. Zoom To : 200% (> de 2 ori) 100% (normal), 75%(< la 75%); Page Width=<sau> afisarea a.i. sa vedem marginile din dreapta/stanga fata de pagina fizica; Whole Page= < afisarea a.i. vedem intraga pagina= vedem incadrarea textului in pagina fara sa-l derulam; Many Page= clic pe pictograma monitorului si selectam nr de pg care vrem sa fie afisat. Percent=>sau< textul fata de normal cu un procent pe scrie in zona de editare (intre 10 % si 200%) MENIUL INSERT Break ... Page Numbers . Date andTime AutoText Field ... Symbol ... Comment Footnote ... Caption Cross-reference IndexandTables Picture Text box File... Object... Bookmark... Insereaza marcajul de intrerupere de pagina, de coloana sau de sectiune Insereaza numarul paginii Permite inserarea datei si a orei preluate din sistem, stabilirea formatului pentru data si ora Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea intrarilor din AutoText. Insereaza un camp ales dintr-o lista de campuri. Insereaza un simbol (caracter special) ales din lista de caractere a unui font. Insereaza un comentariu si deschide fereastra pentru administrarea comentariilor definite. Insereaza o nota de subsol sau o nota de sfarsit de document. Insereaza o legenda deasupra sau sub obiectul selectat. Insereaza o referinta la o entitate din acelasi document. Insereaza o tabela de index, de cuprins, de obiecte sau de autoritati. Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imgini preluate dintr-un fisier cu imagini sau dintr-o alta aplicatie. Activeaza instrumentul de desenare pentru o caseta de text. Permite inserarea continutului unui alt fisier document. Permite inserarea prin incapsulare sau legare a unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama,etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista aplicatiilor instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului. Administreaza marcajele in document (creare, stergere, localizare).

MENIUL FORMAT SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 5

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Font... Formateaza caracterele din zona selectata sau caracterele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Ctrl+D Paragraph... Formateaza paragrafele din zona selectata sau paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Bullets and Creaza si formateaza o lista marcata sau numerotata. Number Borders and Formateaza chenarele si umbrele paragrafelor, textelor selectate, tabelellor si celulelor din Shading ... tabel si formateaza chenarele paginilor. Columns... Imparte in coloane zona selectata. Tabs... Permite stabilirea pozitiei tabulatorilo si a tipului lor de stergerea tabulatorilor pentru paragrafele din zona selectata sau pentrru paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului. Drop Cap... Formateaza caracterul cu care incepe paragraful selectat (letrina) Text direction Stabileste directia de orientare a textului selectat (pe orizontala sau pe verticala) ChangeCase... Schimba tipul de litera (din litere mari in litere mici in zona selectata). AutoFormat... Permite formatarea automata a textului din zona selectata , cu valorile prestabilite. StyleGallery Permite preluarea unui stil de document din lista de sabloane definite. Style... Administreaza stilurile de formatare (creare, modificare, stergere). Background... Permite stabilirea culorii si modelului fundalului documentului. Object... Formateaza un obiect desenat (linie de contur, model de umplere, dimensiune, pozitie, etc.) MENIUL TOOLS Spelling and Grammar Language Permite verificarea docum. din punct de vedere ortografic si gramatical. Deschide un submeniu care contine optiuni pentru alegerea limbii folosite pentru instrumentele gramaticale, pentru gasirea unui sinonim sau antonim pentru cuvantul selectat (Thesaurus...; scurtatura Shift+ F7) sipentru stabilirea modului in care se face despartirea cuvintelor in silabe(Hyphenation...). Afiseaza o situatie statistica a documentului activ (numar de caractere, de cuvinte, de linii de text, de paragrafe si de pagini.) Afiseaza un sumar al documentului activ pe care il poate insera in documentul activ sau intr-un alt document. Administreaza intrarile in AutoCorrect (crearea si stergerea lor) Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor facute in document sipentru compararea a 2 versiuni ale aceluiasi document. Adauga la documentul curent un alt document. Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea documentului (inclusiv stabilirea unei parole). Administreaza documentele postale. Administreaza si tipareste etichete postale. Lanseaza in executie procedura asistent pentru admnistrarea documentelor postale. Inlantuire de comenzi simple cu scopul de a automatiza procesarea textelor. Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie). Permite schimbarea sablonului documentului activ sau modificarea valorilor parametrilor acestui sablon Personalizeaza elementele interfetei (bare de instrumente, sistemul de meniuri, si scurtaturi de la tastatura). Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitia de aplic. Word

Word Count... AutoSummarize... AutoCorrect... Track Changes Merge Document... Protect Document... Mail Merge... Envelopes and Labels... Letter Wizard... Macro Templates and Add- ins... Customize... Options...

MENIUL TABLE Draw Table Insert Insereaza in document un tabel prin desenarea lui. Insereaza intr-un document un tabel, iar intr-un tabel una sau mai multe celule, linii sau coloane. Prof. Ing. Dumitru Silvia 6

SUPORT DE CURS T.I.C.

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Delete... Sterge tabelul select. sau celulele, randurile sau coloanele select. intr-un tabel Merge Cells Reuneste celulele selectate intr-un tabel, intr-o singura celula. SplitCells... Divizeaza fiecare celula selectata din tabel in doua sau mai multe celule. Select Row Selecteaza randul curent din tabel. Select column Selecteaza coloana curenta din table. Select Table Selecteaza tot tabelul. Table AutoFormat Permite stabilirea unei formatari pentru table. Formatarea va fi aleasa dintr-o lista de formatari prestabilite. DistributeRows Evenly Atribuie acceasi inaltime randurilor sau celulelor selectate. DistributeColumnsEvenl Atribuie aceeasi latime coloanelor sau celulelor selectate. Cell Height and Width Permite stabilirea inaltimii si latimii randurilor si/sau coloanelor dintr-un tabel. Headings Optiune de tip comutator cre controleaza daca tabelul va avea un antet ce va fi afisat la inceputul fiecarei pagini. Convert Text to Tabel Transforma textul selectat intr-un table, respective tabelul selectat intr-un text. Convert Tabel to Text... Sort... Rearanjeaza zona de tabel selectata intr-o anumita ordine (crescatoare sau descrescatoare) ifd valorile dintr-o coloana, din 2 sau 3 coloane. Formula... Insereaza in celula curenta un amp de tip formula (camp a carui valoare se calculeaza prin aplicarea unei formule de calcul asupra valorilor inregistrate in anumite celule ale tabelului) . Split Imparte un tabel in 2 tabele, inserand un marcaj de sfarsit de paragraf inaintea Table liniei curente din tabel. Show Optiune de tip comutatoer care controleaza daca este afisata pe ecran grila gridlines imaginara care desparte intre ele randurile si coloanele tabelului(grila nu se tipareste; este folosita numai pentru identificarea celulelor tabelului). MENIUL WINDOW New Window Arrange All Deschide o fereastra noua pentru documentul activ. Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopere unele pe altele(cascada). Split/ Imparte documentul din fereastra activa in 2 zone de lucru si permite Remote Split dimensionarea acestor zone, reespectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone. Lista cu ferestre Afiseaza o lista cu numele ferestrelor document deschise. Putem sa document deschise activam rapid un alt document executand clic pe numele documentului din lista. Operatii de Mutare, Copiere Pentru mutarea sau pentru copierea unui text, selectati initial textul, apoi efectuati una dintre urmatoarele operatii - Cut (Decupare) sterge obiectul selectat, memorndu-l n Clipboard - Copy (Copiere) ncarca selectia n Clipboard fara a afecta continutul sursei - Paste (Lipire) descarca la destinatie continutul Clipboard- ului Pentru a muta sau copia cu drag and drop efectuati urmatoarele operatii: 1. Selectati textul pe care doriti sa-l copiati sau sa-l mutati. 2. Pentru a muta obiectul selectat, glisati selectia pna n locul n care doriti sa o inserati. Pentru a copia obiectul selectat tineti apasata tasta CTRL n timp ce deplasati selectia pna n locul n care doriti sa o inserati. 3. Eliberati butonul stng al mouse-ului Puteti sa mutati sau sa copiati un text utiliznd butonul din dreapta al mouse-ului pentru a glisa selectia. Cnd veti elibera acest buton, se va deschide un meniu derulant n care sunt prezente optiunile pentru mutare si copiere. Pentru a muta sau copia portiuni de text ntre documente diferite, efectuati urmatoarele operatii: 1. Selectati textul pe care doriti sa-l mutati sau sa-l copiati SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 7

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 2. Pentru a muta selectia, faceti clic pe butonul Cut .Pentru a copia selectia n Clipboard executati clic pe butonul Copy 3. Comutati n celalalt document, unde vreti sa apara textul copiat. 4. Executati clic n locul n care doriti sa apara textul dumneavoastra. 5. Executati clic pe butonul Paste pentru a depune selectia n noua locatie. FORMATAREA UNUI DOCUMENT Conceptul de formatare se refer la schimbrile care se fac n aspectul documentului. ntr-un document se identific urmtoarele entiti care pot fi supuse formatrii: a.) Pagina util ; b.) Caracterul; c.) Paragraful Formatarea paginilor (Meniul FILE optiunea Page Setup) Presupune urmtoarele operaii: Stabilirea dimensiunii paginii fizice Paper Size formatul de pagin standard este A4 (210297mm) orientat pe verticat (portret). Stabilirea dimensiunii paginii utile Optiunea Margins Implicit, dimensiunile se masoara n inches, dar unitatea de masura se poate schimba n centimetri, din fereastra Options (deschisa cu optiunea Tools-Options), pagina General, lista Measurement Units. Stabilirea orientrii paginii - Page Layout optiunea Orientation Portrait sau Landscape

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013 Marginea superioar (Top) Marginea antetului ANTET

2012 -

PAGINA FIZIC Marginea stng (Left)

PAGINA UTIL

Marginea dreapt (Right)

SUBSOL Marginea subsolului Marginea inferioar(Botton) Pt. Numerotarea paginilor din meniu INSERT optiunea Page Number Pt. Crearea anteturilor i subsolurilor de pagin din meniu VIEW optiunea Header and Footer Formatarea caracterelor ( Meniul FORMAT optiunea Font) Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri (&,*), semne de punctuaie i spaii. Termenul de formatare al caracterelor se refer la atributele pe care le au caracterele individuale dintrun document. n cadrul unui text, caracterele utilizate sunt bine definite de anumite mrimi cum ar fi : tipul fontului (stilul de scriere) (Arial, Times New Roman, Comis Sans, Verdana) culoarea fontului stilul de afisare (B-bold (aldin), I-Italic(cursiv), U-underline (subliniat)) dimensiunea acestuia (12,14,16,18,...,72). Pentru formatarea caracterelor unui text se folosesc dou metode: 1. Cu ajutorul Barei de instrumente de Formatare

2. Cu ajutorul comenzii Font din meniul Format

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Semnificatia cmpurilor din fereastra de dialog Font este urmatoarea: lista Font: selectarea stilului de scriere a fontului dorit; lista Font Style: selectarea stilului de afisare a fontului ales; lista Size: selectarea dimensiunii fontului ales; lista ascunsa Underline: specificarea tipului de subliniere a caracterelor: Single, Words Only, Double, Dotted, Thick, Dash, Dot Dash, Dot Dot Dash, Wave; lista ascunsa Color: selectarea culorii caracterelor (exista 16 culori implicite); comutatorii Effects: aplicarea unor efecte speciale: Strikethrough, Double Strikethrough, Subscript, Superscript, Shadow, Outline, Emboss, Engrave, SMALL CAPS, ALL CAPS, Hidden ; cmpul Preview: vizualizarea fontului si a caracteristicilor selectate; butonul Default: modificarea caracteristicilor fontului din sablonul normal. dot. Grupul de optiuni Character Spacing permite specificarea spatierii textului (Spacing . . .By) si a pozitionarii sale verticale (Position . . . By), n timp ce prin intermediul grupului Animation utilizatorul poate aplica asupra textului efecte de miscare (un contur care si schimba culoarea sau care se roteste, un fond care clipeste etc. ). Daca am formatat un text si dorim aplicarea atributelor sale pentru un altul, putem copia formatul dorit selectnd textul initial, activnd butonul Format Painter si apoi selectnd textul nou. Atributele primului se vor aplica si pentru acesta (de fapt, se vor copia toate marcajele de format n noul text). Formatarea paragrafelor ( Meniul FORMAT optiunea Paragraph) Paragraful reprezinta o sectiune de text delimitata prin doua caractere de sfrsit de paragraf dintre care primul este considerat ca apartinnd paragrafului anterior. Aceasta sectiune de text poate cuprinde imagini grafice, obiecte create prin intermediul editorului matematic, orice alt tip de obiecte. Inserarea unui caracter de sfrsit de paragraf se realizeaza la fiecare apasare a tastei ENTER n timpul introducerii textului. Pentru modificarea spatierii liniilor de text executati urmatoarele operatii: 1. Selectati optiunea Paragraph din meniul Format 2. Selectati tabul Indents and Spacing 3. Selectati optiunea dorita din lista ascunsa Line Spacing, apoi apasati OK. Optiunile de distantare pot fi: Single - spatiere la un rnd; 1.5 Lines - spatiere la un rnd si jumatate; Double - spatiere la doua rnduri; At Least - spatierea liniilor va fi cel putin de valoarea nscrisa n casuta At; Exactly - spatierea liniilor va avea valoarea nscrisa n casuta; Multiple se spatiaza mai multe linii

11 Aranjarea textului pe coloane( Meniul FORMAT optiunea Columns) SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 10

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Pentru aranjarea textului pe mai multe coloane vom utiliza optiunea Columns a meniului Format sau butonul cu acelasi nume din bara de instrumente Standard. Optiunea Columns permite, prin intermediul cmpurilor ferestrei de dialog cu acelasi nume, specificarea numarului de coloane si a dimensiunilor acestora, dupa cum urmeaza: grupul Presets - cinci moduri predefinite de impartire pe coloane a textului; lista Number of Columns - numarul de coloane; grupul Width and spacing - specificarea latimii fiecarei coloane si a spatiilor dintre coloane (se pot folosi butoanele de incrementare/decrementare ale casetelor Width si Spacing) comutatorul Equal column width - coloanele vor avea latime egala; comutatorul Line between - inserarea unei linii verticale care sa delimiteze coloanele.

Utilizarea listelor O lista este o succesiune de paragrafe indentate fata de marginea stnga a textului din document si numerotate (listele numerotate - Numbered) sau marcate printr-un simbol n zona de indentare (listele cu bulete - Bulleted). Aceste doua tipuri de liste sunt liste simple. O lista multinivel ( Outline Numbered) este o lista care contine n interiorul ei una sau mai multe alte liste. In general, listele se pot crea prin actionarea butoanelor sau prin alegerea optiunilor specifice: dupa introducerea si selectarea paragrafelor dorite; pentru primul paragraf din lista. La tastarea lui <ENTER>, urmatorul simbol de lista se introduce automat; ultimul astfel de simbol poate fi anulat prin inactivarea butonului asociat listei. Crearea listelor cu bulete O lista cu bulete poate fi creata prin activarea butonului corespunzator din bara de instrumente Formatting. Tipul de marcaj utilizat n acest caz pentru paragrafele listei este unul implicit. n cazul n care utilizatorul doreste sa si aleaga sau sa modifice simbolul pentru marcarea paragrafelor, spatiul dintre text si acest simbol sau modul de aliniere a simbolului fata de text, se va folosi optiunea Bullets and Numbering a meniului Format. n urma lansarii n executie a acestei comenzi, se afiseaza fereastra de dialog Bullets and Numbering. Pagina Bulleted pune la dispozitia utilizatorilor sapte tipuri predefinite de marcaje (None inactiveaza marcajul de lista). Un astfel de marcaj poate fi selectat prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe dreptunghiul asociat. n cazul n care se doreste modificarea fereastra de dialog Customize Bulleted List. Aceasta permite, prin intermediul cmpurilor sale, alegerea unui alt simbol de marcaj (Bullet Character), modificarea alinierii listei (Bullet Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj si text (Text Position), modificarea dimensiunii marcajului (Font) si vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview). Crearea listelor numerotate O lista numerotata poate fi creeata cu ajutorul butonului Numbering din bara de instrumente Formatting sau utilizarea paginii Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering. Dupa cum s-a descris mai sus, optiunea se poate alege pentru un grup de paragrafe selectate sau crearea listei numerotate se poate activa pentru primul paragraf si inactiva la sfrsitul listei. Pagina Numbered din SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 11

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 fereastra de dialog Bullets and Numbering contine sapte tipuri predefinite de numerotari. Ca si n cazul paginii Bulleted, un clic cu mouse-ul pe dreptunghiul corespunzator unei astfel de numerotari este suficient pentru a crea o lista Numbered cu caracteristicile respective. n cazul n care se doreste modificarea stilului de numerotare, se va actiona butonul Customize, care afiseaza fereastra de dialog Customize Numbered List. Aceasta permite, prin intermediul cmpurilor sale, selectarea tipului de numerotare (Number style), alinierea numerotarii (Number Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj si text (Text Position) si vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview). Crearea tabelelor Un tabel este o structura dreptunghiulara de celule organizate pe linii si coloane. O celula se gaseste la intersectia dintre o linie si o coloana si poate contine att text ct si imagini grafice, iar caracteristicile ei pot fi configurate de catre utilizator. O celula dintr-un tabel se va redimensiona n functie de marimea informatiei continute, spre deosebire de situatia n care se creaza o structura aliniata (de tip tabel) cu ajutorul tabulatorilor. Cea mai simpla metoda de a crea un tabel este realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul Insert Table de pe Toolbar-ul Standard, prin care utilizatorul selecteaza numarul de linii si coloane pe care le va avea noul tabel. Butonul Insert Table n cazul n care utilizatorul doreste sa specifice la crearea tabelului si anumite caracteristici de format, va folosi optiunea Insert Table a meniului Table. Se va afisa fereastra de dialog Insert Table care permite, prin intermediul cmpurilor sale, precizarea numarului de coloane/linii (Number of Columns/Rows) si latimea coloanelor noului tabel ( Column Width). Butonul AutoFormat da posibilitatea alegerii unui mod predefinit de configurare a tabelului (din 34 existente). Optiunea Gridlines a meniului Table permite, n cazul n care nu s-a ales un format predefinit pentru tabel, afisarea unor linii ntrerupte care marcheaza limitele celulelor tabelului. n ceea ce priveste deplasarea cursorului n cadrul unui tabel, sunt n general valabile regulile pentru deplasarea cursorului n text. Remarcam totusi utilitatea tastei TAB care realizeaza trecerea la celula urmatoare, a combinatiei SHIFT+TAB care realizeaza trecerea la celula anterioara si a combinatiilor tastelor HOME, END, PAGE UP si PAGE DOWN cu tasta ALT care realizeaza respectiv trecerea la prima celula din linie, ultima din linie, prima din coloana, ultima din coloana. Caracterul TAB se poate introduce ntr-o celula prin intermediul combinatiei CTRL+TAB. Selectarea celulelor, liniilor sau coloanelor dintr-un tabel Daca dorim realizarea unor operatii asupra unor linii, coloane sau celule dintr-un tabel, acestea se vor selecta nainte de precizarea operatiei dorite - de exemplu, copieri sau mutari de zone din tabel. Liniile unui tabel se pot selecta printr-un clic cu mouse-ul n stnga liniei, iar coloanele printr-un clic deasupra coloanei (cursorul mouse-ului trebuie sa aiba forma unei sageti care indica coloana); o anumita zona se mai poate selecta prin deplasarea mouse-ului cu butonul stng apasat. Meniul Table ofera de asemenea optiuni de selectare pentru linia curenta (Select Row), coloana curenta (Select Column) si ntregul tabel (Select Table). O alta posibilitate de selectare este utilizarea tastei SHIFT n combinatie cu tastele de deplasare. Fiecarui element selectat n tabel (celula, grup de celule, linie, coloana) i este asociat un meniu contextual care, n functie de elementul selectat permite operatii de copiere si mutare, inserare de celule/linii/coloane, stergere, modificarea dimensiunilor, formatare. Introducerea si stergerea celulelor din tabel Pentru introducerea unor celule ntr-un tabel existent, selectam celula/celulele, linia sau coloana n care urmeaza a fi introduse noile celule si se activeaza optiunea Insert Cells, Insert Row sau Insert Columns din meniului Table sau din meniul contextual al zonei selectate. n cazul optiunii Insert Cells, care apare pentru o zona de celule selectate, se afiseaza o fereastra de dialog care permite alegerea uneia dintre urmatoarele patru optiuni: Shift Cells Right - se adauga cte o celula cu aceleasi dimensiuni n stnga fiecarei celule selectate. Celulele selectate vor fi deplasate spre dreapta; Shift Cells Down - se adauga cte o celula cu aceleasi dimensiuni deasupra fiecarei celule selectate. Celulele selectate vor fi deplasate n jos; Insert Entire Row - se adauga o ntreaga linie deasupra liniei celulelor selectate; Insert Entire Column - se adauga o ntreaga coloana n stnga coloanei celulelor selectate. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 12

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Daca n prealabil se selecteaza o ntreaga coloana (Select Column), atunci optiunea Insert Cells se transforma n Insert Columns, care insereaza o coloana n stnga celei selectate, pastrnd caracteristicile acesteia. Pentru stergerea de celule, linii sau coloane se folosesc comenzile Delete Cells, Delete Rows, Delete Columns ale meniului Table. Lansarea n executie a optiunii Delete Cells determina afisarea unei fereastre de dialog cu urmatoarele optiuni: Shift Cells Left - sterge celulele selectate si le muta la stnga pe cele din dreapta lor; Shift Cells Up - sterge celulele selectate si le muta n sus pe cele de sub ele; Delete Entire Row - sterge ntreaga linie; Delete Entire Column - sterge ntreaga coloana. Daca se selecteaza n prealabil o ntreaga coloana, optiunea Delete Cells setransforma n Delete Columns si permite stergerea coloanei(lor) selectate. Comenzile pentru introducerea si stergerea de celule se regasesc si n meniurile contextuale corespunzatoare fiecarei zone selectate. Modificarea dimensiunilor celulelor unui tabel Utilizatorul are posibilitatea de a modifica latimea celulelor, naltimea liniilor si spatierea ntre coloanele unui tabel. Toate aceste operatiuni se pot realiza prin intermediul optiunii Cell Height and Width a meniului Table. Desi optiunile mai sus enumerate permit o setare mai riguroasa a dimensiunilor celulelor, cea mai rapida modalitate de redimensionare a acestora ramne deplasarea cumouse-ul a liniilor de demarcatie dintre linii sau coloane (cursorul mouse-ului se va modifica sugestiv). Chenare si titluri Pentru ncadrarea tabelului si trasarea liniilor interioare se selecteaza zona dorita si se aplica n mod corespunzator unul din butoanele barei Borders: Outside Border Top Border, Bottom Border, Left Border, Right Border, All Borders, Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical Border, No Border. Stilul liniilor se poate schimba din caseta liniilor. Un titlu de tabel se introduce uzual n prima linie, n care delimitarile dintre celule sau sters cu Table - Merge Cells sau cu aceeasi optiune a meniului contextual. Daca se doreste repetarea titlului pe mai multe pagini, atunci se selecteaza linia respectiva si seactiveaza optiunea Table - Headings (remarcam insa ca un asemenea titlu nu se va repeta pe paginile definite de un delimitator de pagina introdus manual). Formatarea tabelelor Optiunile de formatare cunoscute (bold, italic, sublinieri, culori etc) se pot aplica fiecarei celule n parte sau, eventual, mai multor celule selectate. Prin combinarea acestor optiuni cu diverse tipuri de linii si chenare, se pot realiza formate personalizate de tabele. Totusi, cea mai simpla modalitate de formatare a tabelelor este alegerea optiunii Table Autoformat din meniul Table, prin intermediul careia utilizatorul poate opta pentru unul din formatele de tabele predefinite. Eventual, acesta poate fi si punctul de plecare pentru noi formatari. Atributele de formatare sunt simbolizate cu un caracter special atat pentru celule, ct si pentru linii; acest marcaj poate fi vizualizat prin activarea butonului Show/Hide. Daca ntr-o copiere de continut de celula sau de linie ntreaga se include acest simbol, se vor copia si atributele de formatare. Sectionarea si combinarea celulelor Una sau mai multe celule selectate dintr-un tabel pot fi mpartite n mai multe alte celule prin intermediul optiunii Split Cells a meniului Table sau a meniului contextual. Dupa activarea acestei comenzi se va afisa o fereastra de dialog care permite precizarea numarului de celule n care va fi divizata fiecare dintre celulele selectate. Doua sau mai multe celule selectate ale unui tabel pot fi contopite prin intermediul optiunii Merge Cells din meniul Table sau din meniul contextual. Editorul Word permite si sectionarea unui tabel (mpartirea lui n doua tabele succesive) prin intermediul optiunii Split Table a meniului Table. Sectionarea se va realizadeasupra liniei curente din tabel, iar ntre cele doua tabele se va introduce un marcaj de sfrsit de paragraf. Etichetarea si ordonarea tabelelor. Numerotarea liniilor unui tabel Optiunea Caption din meniul Insert permite asocierea unei etichete si a unui text descriptiv tabelului curent. Fereastra de dialog Caption da posibilitatea alegerii pozitiei etichetei fata de tabel (Below/Above Selected Item), numerotarii tabelelor (Numbering) si introducerii automate de etichete (AutoCaption). SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 13

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 n scopul ordonarii textului dintr-un tabel se va folosi optiunea Sort din meniul Table. Ea functioneaza ca si n cazul listelor. Implicit, se vor realiza ordonAri pe coloane, iar, n cazul unor valori egale pentru primul criteriu de sortare, se vor aplica criterii suplimentare. Numerotarea celulelor unui tabel se poate realiza automat prin selectarea acestora si actionarea butonului Numbering sau a optiunii Bullets and Numbering (utilizate pentru crearea listelor). Realizarea conversiei text/tabel si viceversa Optiunea Convert Text To Table a meniului Table permite conversia unui text selectat ntr-un tabel ale carui caracteristici vor fi descrise prin intermediul ferestrei de dialog cu acelasi nume. n scopul asocierii corecte a viitoarelor celule din tabel, trebuie specificat numarul de coloane ( Number of Columns) si un caracter cu rol de separator ntre elementele fiecarei linii (caracterul de sfrsit de paragraf, TAB, spatiu, virgula etc. ). De obicei, marcajul de sfrsit de paragraf (ENTER) indica sfrsitul unei linii n viitorul tabel. Pentru conversia inversa, de la tabel la text, se vor selecta liniile tabelului care vor fi convertite (pentru ntregul tabel este suficienta pozitionarea cursorului n cadrul tabelului) si se va lansa optiunea Convert Table To Text a meniului Table. n fereastra de dialog care se deschide va fi specificat tipul de separator utilizat pentru marcarea sfrsitului de coloana. Imagini si grafice Pentru introducerea unei imagini sau a unui grafic ntr-un document Word se utilizeaza meniul Insert, optiunea Picture. Imaginea poate fi aleasa din biblioteca de imagini Clip Art, dintre imaginile stocate pe hard (From File) sau dintre imaginile provenite de la Scanner sau de la Camera Foto (From Scanner or Camera). Pentru introducerea unui grafic se apeleaza editorul de grafice aflat la dispozitia Word-ului. Datele de care dispuneti se introduc n celulele tabelului de valori, de unde sunt automat transpuse n grafic.

Pentru a selecta un grafic sau o imagine efectuati clic dreapta deasupra sa. Conturul acesteia se va nconjura cu un chenar avnd patratele n colturi. Pozitionati mouse-ul desupra acestor colturi evidentiate si atunci cnd capata forma de dubla sageata diagonala trageti cu clic dreapta apasat pna ajungeti la dimensiunea dorita. Daca forma pointer-ului este de cruce, atunci puteti muta imaginea selectata acolo unde doriti. Pentru a muta o imagine dintr-un document n altul, selectati imaginea_ clic dreapta_ Copy_clic n noua locatie_Paste. Pentru a sterge o imagine dintr-un document selectati imaginea_ clic dreapta_ Cut. Simboluri si semne specifice Problema simbolurilor matematice sau a literelor grecesti se poate rezolva astfel: 1. Clic Tools_ Customize si se va deschide caseta de dialog specifica 2. Clic Commands_ selecteaza Insert, apoi Symbol 3. Clic pe iconul Symbol si tinnd apasat butonul stng al mouse-ului deplasati-va catre bara de meniuri, unde veti elibera iconul.nchideti caseta de dialog 4. Clic pe simbolul si se va deschide tabelul cu simboluri ca n figura alaturata. Indici si puteri Pentru a putea scrie puteri utilizam optiunea Superscript pusa la dispozitie de editorul Wordului. Deoarece este posibil sa utilizati mai des aceasta optiune vom descrie modul n care se poate SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 14

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 accesa. - selectam cifrele pe care trebuie sa le scrieti la putere ( indice), alegem optiunea - Font din meniul Format si selectam butonul din dreptul textului Superscript (Subscript). Operatii de cautare si de nlocuire a cuvintelor Atunci cnd dorim gasirea unui cuvnt sau a unei expresii vom utiliza functia Find care poate fi apelata din meniul Edit, sau cu combinatia de taste CTRL+F. Rezultatul cautarii este potitionarea cursorului de inserare n document. Daca dorim si nlocuirea vom utiliza functia Find and Replace, din acelasi meniu, sau CTRL+H. nlocuirea se poate executa pentru toate cuvintele simultan sau pe rnd, dupa ce au fost gasite si vizualizate. Fereastra de Gasire si Inlocuire:

Despartirea n silabe Implicit, un cuvnt care nu ncape pe rndul curent va fi automat trecut pe rndul urmator (aceasta faciliate se numeste word wrap). Pentru a o evita se poate apela la despartirea n silabe la capatul rndului cu ajutorul optiunii Tools - Language - Hyphenation, n a carei fereastra de dialog se activeaza optiunea Automatically Hyphenate Document. Daca nu dorim despartirea cuvintelor scrise cu majuscule, vom inactiva comutatorul Hyphenate Words n CAPS. Zona de despartire n silabe (Hyphenation Zone) specifica distanta fata de marginea din dreapta de unde se va ncerca despartirea n silabe, iar numarul maxim de linii consecutive n care sa se realizeze despartirea se precizeaza cu una dintre optiunile casetei Limit Consecutive Hyphens To. Daca despartirea automata nu este convenabila, putem opta pentru cea manuala (cu ajutorul butonului Manual); n acest caz vom introduce cratima n pozitia dorita. Antete si subsoluri de pagina Header-ul (Antet) si Footer-ul (Subsol) paginii reprezinta zonele superioara si inferioara ale paginii, zone n care nu se scrie text obisnuit, dar se pot introduce informatii speciale care sa se repete apoi pe fiecare pagina (de exemplu: titlul capitolului, numarul paginii, data si ora crearii, versiunea documentului, numele autorului sau sigla firmei). Antetele si subsolurile diferitelor pagini se pot trata n mod diferit prin definirea de sectiuni diferite ( Insert - Break) sau prin tratarea separata a paginilor pare si a celor impare. Vizualizarea si editarea acestor portiuni ale documentului se poate realiza n urma activarii optiunii Header and Footer din meniul View. Se vor afisa zonele rezervate pentru antet, respectiv subsol si bara de instrumente Header and Footer cu butoane pentru: 1. comutarea ntre zona antetului si cea a subsolului; 2. afisarea antetului/subsolului sectiunii urmatoare a documentului; 3. inserarea aceluiasi antet/subsol ca n sectiunea anterioara; 4. inserarea unui cmp de numar de pagina; 5. inserarea unui cmp de data; 6. inserarea unui cmp de ora; 7. afisarea ferestrei de dialog Page Setup; 8. ascunderea/afisarea textului din document (pentru a vedea mai clar antetul si subsolul); 9. nchiderea modului de vizualizare a antetelor si subsolurilor, cu revenirea n document (Close).

Pentru numerotarea paginilor, n afara de butonul Insert Page Numbers din bara de formatare Header and Footer, putem folosi optiunea Insert - Page Numbers din meniul principal. Vom preciza pozitia numarului de pagina: n antet sau subsol (Top of Page sau Bottom of Page), la stnga (Left), la dreapta (Right), centrat (Center) sau pentru paginile n oglinda, spre interiorul ( Inside) sau exteriorul SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 15

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 paginii (Outside). Numerele de pagina se pot formata folosind butonul Format din fereastra de dialog Page Numbers. Formatarile de tip antet si subsol pot fi valabile pentru ntregul document sau doar la nivel de sectiune, pot sa difere pentru paginile pare si impare (facilitate utila pentru paginile alaturate - "facing pages" - care se leaga sub forma de carte) sau pot fi diferite pentru prima pagina fata de celelalte (in care, de exemplu, titlul poate nlocui informatiile de antet). Aceste caracteristici se specifica odata cu celelalte atribute de formatare a paginilor, folosind optiunea File-PageSetup. Dimensiunile antetului si ale subsolului pot fi modificate prin intermediul aceleeasi optiunii Page Setup din meniul File sau prin intermediul riglei verticale specifice modului Page Layout de vizualizare a documentului. Cap.3. PREZENTAREA APLICATIEI DE CALCUL TABELAR EXCEL. INTRODUCERE EXCEL este un program de calcul tabelar care ne ofera urmatoarele operatii: -organizarea si prelucrarea datelor sub forma de tabele; -lucrul cu mai multe tabele; -tiparirea tabelelor; -operatii cu blocuri de texte; -operatii de cautare si inlocuire; -formatarea tabelului(dupa stiluri de formatare predefinite sau definite de utilizator); -formatarea documentului la nivel de pagina ; -crearea forularelor de introducerea datelor; -sortarea datelor din tabele pe baza unui criteriu definit; - realizarea ce calcule stratistice si subtotaluri cu valorile din tabel; -inserarea obiectelor in tabel(imagini, sunete, ecuatii, diagrame); -crearea si folosirea macrocomenzilor, etc. Extensia asociata fisierelor cu tabele, administrate de aplicatia Excel , este xls. Lansarea in executie se face din butonul Start, All Programs, clic pe MS Office Excel . MENIURILE EXCEL MENIUL FILE OPTIUNEA New Open SEMNIFICATIA Deschide un registru nou sau un sablon. Deschide un regisdtru creat anterior, un sablon sau un alt tip de fisier care poate fi prelucrat de aplicatie. Close Inchide registrul de lucru active. Save Salveaza modificarile facute in registrul de lucru. Save As Salveaza noua versiune a registrului , sub un alt nume. SaveWorkspace Salveaza intr-un fisier configuratia spatiului de lucru. Pege Permite alegerea valorii parametrilor care determina aranjarea in pagina pentru Setup sectiunile selectate. Print Deschide un submeniu cu optiuni prin care puteti administra zona care va fi tiparita Area dintr-o foaie de calcul ( definim limitele zonei sau anulam definitia). PrintPreview Optiune de tip comutator pentru previzualizarea documentului tiparit. Print Tipareste la imprimanta o singura copie a fisierului text. Send To Deschide un submeniu din care putem allege destinatarul catre care poate fi trimis documentul active folosind posta electronica. Properties Afiseaza informatii despre fisierul care contine registrul active. Lista cu Afiseaza o lista cu ultimele inregistrari deschise. Putem sa deschidem rapid un registru register delucru din lista executand clic pe numele lui. Exit Inchide aplicatia Excel si ne cere sa confirmam salvarea documentelor deschise. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 16

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013 MENUL EDIT OPTIUNEA Undo Repeat Cut /Copy/ Paste Paste Special Fill

2012 -

SEMNIFICATIA Anuleaza ultima actiune de corectura de text. Repeta ultima actiune de corectura de text. Operatii care utilizeaza zona de memorie Clipboard. Permite alegerea modului in care va fi inserat obiectul in document: prin incapsulare sau prin legare. Deschide un submeniu din care puteti sa alegem modul in care vor fi completate cu date celulele selectate. Clear Deschide un submenu din care putem sa alegem ce se va sterge din celulele selectate (continutul, formatarile sau comentariile). Delete... Permite stailirea celulelor care vor fi sterse. Delete Sheet Sterge foile de calcul selectate din registrul curent. Move or Copy Muta sau copiaza foile de calcul selectate intr-un alt registru sau in acelasi registru Sheet... ,intr-o alta pozitie. Find... Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate. Replace... Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate si il inlocuieste cu un sir de caractere. Go To... Selecteaza celulele care indeplinesc o anumita conditie. Links... Permite actualizarea legaturilor din foaia de calcul (adaugarea de noi leggaturi ,stergerea unor legaturi ,schimbarea caii la care a fost adaugata legatura). Object Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat. Aplicatia va incarca in ferestra sa de lucru obiectul selectat in document. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect. MENIUL VIEW OPTIUNEA Normal/Page Break/ Preview Toolbar FormulaBar StatusBar Header and Footer Comments CustomViews... Report Manager Full Screen Zoom... SEMNIFICATIA Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de vizualizare: modul normal, sau modul previzualizare a intreruperilor de pagina. Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor cu instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor). Optiune de tip comutator care controleaza afisarea barei formulei. Optiune de tip comutator care controleaa afisarea barei de stare. Permite editarea antetului si/sau a subsolului de pagina. Optiune de tip comutator care afiseaza caseta de editare a comentariului. Permite crearea unor vizualizari ale registrului de lucru. Permite combinarea unei foi de calcul cu o vizualizare si/sau cu un scenariu pentru a realiza un raport care va putea fi tiparit la imprimanta. Optiune de tip comutator care, daca este activata , comuta in modul de vizualizare ecran complet. Permite modificarea scarii de afisare in fereastra document. MENIUL INSERT OPTIUNEA SEMNIFICATIA Cells... Insereaza celule , randuri sau coloane. Rows Insereaza randuri deasupra celulelor selectate. Columns Insereaza coloane in stanga celulelor selectate. Worksheet Insereaza o foaie de calcul la stanga foii selectate. Chart... Insereaza o diagrama. PegeBreak... Insereaza marcajul de intrerupere pagina. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia

17

Function ... Name Comment Picture Map... Object...

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Insereaza o functie. Deschide un submeniu pentru administrarea numelor care pot fi atribuite celulelor, unui grup de celule, unei constante sau unei valori calculate. Insereaza un comentariu. Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imagini preluate dintr-un fisier cu imagini sau dintr-o alta aplicatie. Insereaza o harta. Harta este creata pe baza datelor selectate , care reprezinta referinte geografice. Permite inserarea unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista cu aplicaiile instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului. MENIUL FORMAT SEMNIFICATIA Formateaza valorile din celulelel selectate (stabilirea unui format pentru valorile numerice, alinierea , fontul caracterelor, chenarul si fundalul celulelor). Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea randurilor selectate. Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea coloanelor selectate. Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea foii de calcul active. Aplica o formatare predefinita asupra celulelor selectate. Aplica o anumita formatare numai asupra celulelor care corespund unui criteriu construit pe baza unor valori si a unor formule de calcul Administreaza stilurilor de formare (creare, modificare, stergere) MENIUL TOOLS

OPTIUNEA Cells... Row Column Sheet AutoFormat Conditional Formatting... Style...

OPTIUNEA Speeling... AutoCorect... Track Changes Protection Goal Seek... Scenarios... Auditing Solver... Macro Add- Ins... Customize... Options... Wizard

SEMNIFICATIA Permite verificarea foii de calcul dpv ortografic F7 Administreaza intrarile in AutoCorrect (creaerea si stergerea lor). Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor efectuate in foaia de calcul. Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea foii de clcul sau a registrului de lucru (inclusiv stabilirea unor parole). Permite folosirea analizei de tip cauta rezultatul final. Permite folosirea analizei prin construirea scenariilor. Permite revizuirea documentului pentru gasirea erorilor din formulele in executie). Permite folosirea analizei de tip rezolvare. Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie). Permite adaugarea unor noi facilitati la interfata aplicatiei Excel. Personalizeaza elementele interfetei (bare cu instrumente, sistemul de meniuri si scurtaturile de la tastatura). Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitie de aplicatia Excel(editare, tiparire, vizualizare, etc.). Deschide un submeniu cu proceduri asistent. MENIUL DATA

OPTIUNE Sort... Filter Form... Subtotals... Validation...

SEMNIFICATIE Aranjeaza ordonat dupa un anumit criteriu datele din celulele selectate Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea filtrelor Afiseaza un formular pentru introducerea datelor. Calculeaza totaluri cu datele din coloanele specifice . Permite definirea unui criteriu de validare a datelor dintr-o celula sau dintr-o serie de celule . SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 18

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Table... Creeaza un tabel de date care poate fi folosit pentru analize. Text to Columns... Transforma un text in coloane. TemplateWizard... Lanseaza in executie procedora asistent pentru crearea unui sablon . Consolidate... Calculeaza suma valorilor numerice din mai multe zone sursa dintr-o foaie de calculator si afiseaza rezultatul in tabel. Group and Deschide un submeniu cu obtiune pentru creare grupurilor de coloane pentru care se Outline va calcula suma valorilor Pivot TableReport Lanseaza in executie procedura asistent pentru crearea tabelului pivot.

MENIUL WINDOW OPTIUNEA NewWindow Arrange All Hide Unhide... Split/ Remove Split Freeze Panes Lista cu ferestre document deschise SEMNIFICATIA Deschide o noua fereastra Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopee unele pe altele. Ascunde fereastra document curenta. Afiseaza fereastra document ascunsa. Imparte foaia de calcul din fereastra activa in 4 zone de lucru (panouri) si permite dimensionarea acestor zone, respectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone. Blocheaza derularea continutului panoului selectat. Afiseaza o lista cu numele registrelor deschise. Putem sa activam rapid un alt registru executand clic pe numele lui in lista.

2.4. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD SI IN EXCEL. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD. Procesorul Word cuprinde multe tipuri de diagrame si de reprezentari grafice. Daca avem Excel instalat ,exista posibilitatea de a crea diagrame Excel in Word, facand clic in meniul Insert ObjectMicrosoft Excel chart (sau Microsoft Graph Chart). Diagramele pe care le cream se vor incorpora in Word, iar datele din acesta se stocheaza intr-o foaie de lucru Excel care este incorporata in fisierul din Word REALIZAREA DIAGRAMELOR IN EXCEL Diagramele permit crearea unei reprezentari grafice a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele se pot utiliza pentru a face datele mai usor de asimilat pentru persoanele care parcurg foile de lucru tiparite. Diagrama poate fi amplasata in aceeasi foaie de lucru care contine datele reprezentate in diagrama (diagrama inglobata) sau intr-o foaie de lucru separata (foaie tip diagrama).Diagrama inglobata este tiparita alaturi de foaia de lucru, diagrama pe o foaie de lucru este tiparita independent. La modificarea datelor, in ambele cazuri, diagrama va fi actualizata automat.Se poate, de asemenea publica o diagrama pe o pagina Web. Pentru a incepe realizarea unei diagrame care va contine reprezentarea datelor din foaia de calcul curenta, se utilizeaza aplicatia expert- Chart Wizard . Pentru a crea o diagrama, trebuie mai intai introduse datele pe foaia de lucru. Apoi se selecteaza datele respective i se utilizeaz Expertul diagram(Wizard) pentru a ncepe procesul de alegere a tipului diagramei si a diferitelor optiuni pentru diagrame. In Excel putem crea numeroase tipuri de diagrame diferite. Tipul de diagrame selectat depinde de natura datelor pe care incercam sa le reprezentam si de modul in care dorim sa prezentam datele respective. TIPURI DE DIAGRAME Principalele tipuri de diagrame (cu destinatia lor) sunt: SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 19

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 *diagrame circulare- pentru a prezenta relatia dintre componentele unui intreg. *diagrame cu bare- pentru a compara valorile inregistrate la un anumit moment de timp. * diagrame de tip coloane- asemanatoare cu diagramele cu bare , folosite pentru a scoate in evidenta diferentele dintre diferitele elemente. *diagrama cu linii - pentru a scoate in evidenta tendintele si schimbarile de valori in timp. * diagrama de distributie asemanatoare cu o diagrama cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta diferentele dintre doua seturi de valori. *diagrama cu suprafete asemanatoare diagramei cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta modificarea in timp a unor valori. *diagrama tip radar *diagrama tip puncte= foosita pentru a indica legatura dintre maimulte serii de valori Majoritatea acestor diagrame prezinta si versiuni tridimensionale., ceea ce permite distingerea si mai buna a diferitelor seturi de date. ETAPELE REALIZARII UNEI DIAGRAME. Realizarea diagramelor presupune parcurgerea urmatorilor pasi: 1)Realizarea tabelului.Se introduc datele.Din meniul Format selectam tipul de marigini, tipul de date text pentru cap tabel si numeric pentru restul tabelului,etc . 2)Alegerea tipului de diagrama in functie de rolul acesteia. 3)Selectarea zonei pe care dorim sa o reprezentam grafic. 4) Editarea legendei si a etichetelor. Pentru construirea diagramei se vor folosi urmatoarele obiecte: -Zona diagramei:cuprinde intreaga diagrama , inclusiv legenda si titlul. -Zona graficului-sunt reprezentate seriile de date prin puncte, linii, bare,coloane,arce de cerc.este marginita de axe si cuprinde marcajele datelor, etichetele datelor,etc. -Axele x si y(si z daca diagrama este reprezentata 3-D) pe axa Ox sunt reprezentate categoriile de date, iar pe axa Oy sunt reprezentate valorile datelor.Exceptie fac graficele circulare( care nu au axe), diagramele de tip bare (care inverseaza axele), diagramele de tip puncte(folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor). -Etichetele axelor (Axis title)= nume care se ataseaza axelor -Marcaje de pe axa(Tick -mark)=linii scurte care intersecteaza axa si pun in evidenta intervalele in care este impartita axa. -Etichete de marcaje de pe axe(tick-mark labels)=sunt nume sau valori atasate marcajelor de pe axa -Marcaje de date( Data marker)=sunt reprezentarile in diagrama ale datelor din seria de date ( puncte, linii, dreptunghiuri, arce de cerc). -Seria de valori grup de valori folosite pentru reprezentarea dupa o axa.poate fi luata dintr-un rand sau dintr-o coloana a tabelului sau a unei foi de calcul. -Etichetele datei(Data labels) =sunt valori care se ataseaza elementelor cu care este construita diagrama (bare, felii, puncte) pentru a stii exact ce valoare reprezinta. -Legenda = este plasata in afara zonei graficului si se utilizeaza pentru identificarea partilor diagramei.ea precizeaza corespondenta dintre culoare sau modul de umplere si numele datei. -Titlul (Chart Title) in partea superioara a diagramei. -Caroiajul (Gridline)=retea de linii transate pe verticala si/sau pe orizontala, care imparte graficul in mai multe zone. -Linia de tendinte(Trendline)= reprezentare grafic aa tendintei de evolutie a datelor.Nu poate fi folosita in diagrame 3D sau in cele de tip circular. -Barele de erori (Error bars)=bare grafice incluse in diagrame pentru a exprima erorile care apar in reprezentarea datelor. Nu este obligatoriu sa includem in diagrama linia de tendinte, barele de erori, titlul diagramei, legenda, etichetele axelor, sau etichetele datelor, altfel diagrama va deveni greu de citit si de interpretat. 5)Amplasarea diagramei : -in foaia de calcul care contine datele si va fi tiparita impreuna cu datele -intr-o foaie de calcul separata , din acelasi registru, care va fi tiparita separat de datele din foaia de calcul. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 20

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

Cap.4 BAZE DE DATE = ACCESS 4.1. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD). O Baza de Date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date. DEFINITIE: SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare( exemple de SGBD: MS EXCEL, ACCESS, FOX PRO, ORACLE, etc.). FUNCTIILE SGBD.: Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii: -de descriere ,care rezida n definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date; -de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; -de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare; -de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.; -de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei n cazul deteriorarii; -de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces. Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de date simple sau complexe. Pentru a deschide aplicaia Access se parcurge calea: Start - (All) Programs - Microsoft Office Microsoft Access. Atunci cnd se deschide aplicaia, apare fereastra Getting Started (Pornire); n panoul din partea dreapt se poate opta pentru deschiderea unei baze de date recent folosite, pentru crearea unei baze de date noi sau pentru obinerea de ajutor. Pentru a deschide o baz de date anterior creat, se d clic pe linkul More (Mai multe) din seciunea Open (Deschidere) din panoul aflat n dreapta, n fereastra din imaginea de mai sus - n caseta Open (Deschidere) se localizeaz baza de date i se deschide cu dublu clic sau cu clic pe numele bazei de date i apoi pe butonul Open (Deschidere). O cale simpl de a deschide o baz de date este prin dublu clic pe pictograma corespunztoare fiierului. O baz de date, anterior creat i salvat, se poate modifica prin crearea de noi obiecte precum tabele, interogri, rapoarte etc sau prin copierea, tergerea, redenumirea obiectelor deja existente. Deoarece crearea / modificarea acestor obiecte presupune salvarea lor, baza de date nu mai trebuie salvat (salvarea se face implicit). Moduri de vizualizare n fereastra unei baze de date Access, obiectele acesteia pot fi vizualizate n diverse moduri: Design View (Vizualizare Proiect) acest mod de vizualizare se folosete pentru adugarea de noi cmpuri n tabel, stabilirea tipului de date corespunztor fiecrui cmp, (eventual) adugarea unei descrieri n dreptul fiecrui cmp; Datasheet View (Foaie de date) acest mod de vizualizare se folosete pentru introducerea nregistrrilor (liniilor) ntr-un tabel. Pentru a comuta de la un mod de vizualizare la alt mod de vizualizare, se acceseaz comanda View (Vizualizare) - Datasheet View (Foaie de date) , dac tabela este deschis n modul de vizualizare proiect, respectiv View (Vizualizare) - Design View (Vizualizare n mod proiectare), dac tabela este deschis n modul de vizualizare foaie de date. O alt cale de a trece de la un mod de vizualizare la cellalt este prin utilizarea butoanelor Open (Deschidere) respectiv Design (Proiect) din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 21

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

4.2. TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD. Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt: -Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule); -Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere; -Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice; -Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format; -Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute); -Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare; -Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format; -OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor) : este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert; -Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier; -Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No. 4.3. MODELE DE BAZE DE DATE. In functie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date: -modelul ierarhic( arborescent) -modelul retea -modelul relational. Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore n care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere ntre inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare. Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare. SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 22

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare subset grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale . 4.4 CREAREA I EXPLOATAREA TABELELOR UNEI BAZE DE DATE

1.

Proiectarea unei baze de date: Prima etap n proiectarea unei baze de date este analiza sarcinilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare utilizator care va folosi baza de date. n cazul n care nu se acord suficient atenie acestei etape, exist riscul ca mari pri din aplicaie s fie rescrise ulterior. Urmeaz etapa de analiz a datelor i de creare a designului aplicaiei. Trebuie identificat fiecare informaie necesar ndeplinirii fiecrei sarcini; informaiile vor fi mprite apoi pe subiecte, fiecare subiect devenind apoi un tabel n baza de date. De exemplu un subiect (obiect) pentru o culegere online de teste gril poate fi o ntrebare. ntrebrile pot fi caracterizate prin enun i grad de dificultate. Fiecrei caracteristici a ntrebrilor i se asociaz: un tip de date potrivit o dimensiune maxim necesar eventual reguli de validare Termeni utilizai n "limbajul" bazelor de date: coloan (cmp) - o singur bucat de informaie despre un obiect linie (nregistrare) - o colecie de informaii despre un singur obiect tabel (tabel) - o colecie a tuturor datelor unui tip specific de obiecte (de exemplu: toate informaiile stocate despre toate ntrebrile din baza de date culegere) cmp cheie primar - un cmp sau o combinaie de cmpuri dintr-un tabel care identific n mod unic fiecare linie din tabel cmp cheie natural - un cmp cheie primar ce face parte n mod natural din datele coninute de tabel (de exemplu: enunul unei ntrebri - ntrebrile sunt diferite ntre ele); n general se recomand ns folosirea unui cmp cheie adugat (de exemplu un cmp de tip AutoNumber, aa cum este id_intrebare) drept cheie primar cmp cheie compus - un cmp cheie primar care conine mai mult dect un cmp dintr-un tabel relaie - dou tabele dintr-o baz de date, care au o valoare cheie comun cmp cheie strin un cmp din partea mai muli a unei legturi de tipul unul la mai muli Normalizarea repezint procesul de aplicare asupra bazei de date a unui set de reguli pentru a asigura faptul c baza de date ajunge la structura optim (n sensul c are cele mai potrivite tabele, iar acestea conin cele mai potrivite cmpuri). Formele normale sunt paii din acest set de reguli, care se parcurg ntr-o anumit ordine. Mai jos sunt enunate cteva reguli de baz pentru normalizare: cmpurile trebuie s fie atomice (fiecare bucat de informaie trebuie divizat ct mai mult; de exemplu: n loc s existe cmpul nume n care s se rein ntregul nume al unei persoane, este de preferat s existe dou cmpuri, unul care s rein numele, iar cellalt prenumele) fiecare nregistrare trebuie s conin un cmp care s identifice n mod unic nregistrarea respectiv (cheie primar) o cheie primar ar trebui s fie scurt, stabil i simpl (scurt - de dimensiuni mici, nu un cmp cu 50 de caractere; stabil - cmp a crui valoare variaz foarte puin sau deloc; simpl - utilizatorul s lucreze cu uurin cu aceasta) fiecare cmp ar trebui s furnizeze informaii suplimentare despre nregistrarea pentru care cheia primar servete drept identificator (s nu se obin valoarea unui cmp din valoarea altui cmp) orice informaie trebuie s existe o singur dat n baza de date (se elimin astfel redundana datelor)

2.

Crearea unei tabele. Crearea unei baze de date pornind de la zero se face prin parcurgerea pailor: SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 23

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 se acceseaz comanda File (Fiier) / New (Nou) sau se apas butonul din bara de instrumente Standard se selecteaz Blank Database (Baz de date necompletat) din lista de opiuni aflat n partea dreapt a ecranului se selecteaz folderul n care se va salva baza de date se introduce numele fiierului baz de date (implicit acestuia i se adaug extensia .mdb) se apas butonul Create (Creare) Crearea unui tabel se poate face: crearea unui tabel prin utilizarea expertului (Table Wizard): - se selecteaz Tables (Tabele) din lista de obiecte a ferestrei Database (Baz de date) - se d dublu clic pe pictograma Create Table by Using Wizard (Creare tabel folosind expertul) - apare fereastra Table Wizard (Expert creare) n care se parcurg paii descrii mai jos >> se alege unul dintre tabelele predefinite, clasificate n dou categorii: afaceri (business) i personale (personal); >> se aleg cmpurile dnd dublu clic pe numele cmpului sau clic pe numele cmpului i clic pe butonul ; clic pe butonul Next (Urmtorul) pentru a trece la pasul al doilea

>> se scrie numele noului tabel i se accept sau nu ca aplicaia Access s stabileasc o cheie primar (se recomand ca fiecare tabel s aib o cheie primar, dar nu este obligatoriu); clic pe butonul Next (Urmtorul) pentru a trece la pasul al treilea >> aplicaia Access ncearc s identifice relaiile dintre noul tabel i tabelele deja existente n baza de date; relaiile permit asigurarea integritii datelor (de exemplu: se pot defini relaii astfel nct s nu poat fi introduse rspunsuri pentru ntrebri inexistente); cu toate acestea, relaiile propuse de Access pot fi modificate sau se pot aduga legturi noi folosind butonul Relationships (Relaii); clic pe butonul Next (Urmtorul) pentru a trece la pasul al patrulea >> stabilirea designului tabelului, introducerea de date n tabel; clic pe butonul Finish (Terminare) pentru crearea noului tabel Dezavantajul major al crerii unui tabel folosind aceast metod este c opiunile n ceea ce privete stabilirea cmpurilor i a tipurilor de date asociate acestora sunt limitate. crearea unui tabel dintr-o foaie de date (Create table by entering data) - presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Baz de date) - dublu clic pe pictograma Create Table by entering data (Creare tabel prin introducere de date) (sau clic pe butonul New (Nou)i apoi pe opiunea Datasheet View (Vizualizare foaie de date)) - apare fereastra corespunztoare noului tabel, n care se pot introduce numele cmpurilor prin dublu clic pe antetul coloanei (sau prin clic dreapta pe antetul coloanei i alegerea comenzii Rename Column (Redenumire coloan) din meniul aprut) i nregistrri n tabel (Access va ncerca s detecteze automat, n funcie de valorile introduse, tipurile de date corespunztoare cmpurilor; de aceea trebuie atenie sporit atunci cnd se realizeaz aceast operaie) - pentru salvare se apas butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmeaz introducerea numelui tabelului i, eventual, adugarea unei chei primare crearea unui tabel pornind de la zero ( cea mai recomandata !) - presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Baz de date) SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 24

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 - dublu clic pe pictograma Create Table in Design View (Creare tabel n modul vizualizare proiect) (sau clic pe butonul Design (Proiect) din fereastra bazei de date) - se completeaz numele cmpurilor, se aleg tipurile corespunztoare de date, se scriu eventual descrieri n dreptul fiecrui cmp; se stabilesc proprieti ale cmpurilor - pentru salvare se apas butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmeaz introducerea numelui tabelului i, eventual, dac nu a fost stabilit deja, adugarea unei chei primare Aceast metod ofer mult flexibilitate i control n crearea tabelelor deoarece permite stabilirea numelui, tipului de date i a proprietilor fiecrui cmp. 3. Definirea unei chei primare Cheia primar reprezint un cmp (sau o combinaie de cmpuri) care identific n mod unic o nregistrare. Pentru a aduga o cheie primar ntr-un tabel, se deschide tabelul n modul de vizualizare Design (Proiect), se d clic dreapta pe cmpul ce va deveni cheie primar (dac este vorba de o combinaie de cmpuri, se vor selecta toate i apoi se va da clic dreapta pe selecie) i se alege comanda corespunztoare din meniul aprut.

Dac a fost salvat tabelul fr a fi stabilit cheia primar, Access va semnala acest aspect. Se poate reveni n modul de vizualizare Design (Proiect) pentru stabilirea sau adugarea unei chei primare. 4. Stabilirea unui index Cel mai important index dintr-un tabel este indexul cheie primar; acesta asigur unicitatea valorilor din cmpul / cmpurile indexului, oferind tabelului, n acelai timp, o ordine implicit a nregistrrilor. Indexurile cresc performanele atunci cnd se realizeaz operaii de cutare, sortare sau grupare dup unul sau mai multe cmpuri deoarece au rolul de a ordona logic nregistrrile dintr-un tabel. Pentru a crea un index pentru un cmp, se stabilete valoarea Yes (No Duplicates) / Da (Fr Dubluri) sau Yes (Duplicates Ok) / Da (Cu Dubluri) pentru proprietatea Indexed (Indexat) a cmpului respectiv (proprietatea se gsete n Field Properties (Proprieti cmp), seciune care apare pentru orice cmp, cnd tabelul este deschis n modul de vizualizare Design (Proiect)). Pentru a crea un index cu mai multe cmpuri, se efectueaz urmtorii pai: se acceseaz comanda View (Vizualizare) / Indexes (Indexuri); apare fereastra Indexes (Indexuri) se scrie numele indexului n coloana Index Name (Nume index) din coloana Field Name (Nume cmp) se selecteaz cmpurile care vor fi adugate n index se selecteaz atributele indexului se apas Ok pentru a nchide fereastra Indexes (Indexuri 5. Modificarea proprietilor unui cmp Pentru modificarea proprietilor unui cmp este necesar ca tabelul s fie deschis n modul de vizualizare Design (Proiect). Lista de proprieti permite stabilirea dimensiunii cmpului, ce format s aib datele introduse, care este valoarea implicit pentru cmp, o regul de validare a datelor introduse, dac este obligatoriu s existe o valoare pentru cmpul respectiv, dac exist vreun index pentru cmp etc. Este necesar ca tabelul s fie salvat dac se modific cel puin o proprietate.

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

25

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

6.

Adugarea de nregistrri ntr-o baz de date. tergerea de nregistrri dintr-o baz de date Pentru a aduga nregistrri ntr-un tabel, se deschide tabelul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) i se alege una dintre metodele: accesarea comenzii Insert (Inserare) - New Record (nregistrare nou) apsarea combinaiei de taste Ctrl i + apsarea butonului aflat n partea de jos a ferestrei tabelului Pentru a terge una sau mai multe nregistrri, se parcurg paii: selectarea nregistrrilor (se poate face cu ajutorul mouse-ului i/sau al tastelor sgei) apsarea tastei Delete confirmarea tergerii n caseta de dialog care apare; datele terse nu mai pot fi recuperate (tergerea este posibil dac tabelul nu conine nregistrri restricionate de relaiile existente ntre tabele; de exemplu: nu se poate terge o nregistrare din tabelul intrebari deoarece exist n tabelul raspunsuri nregistrri legate de aceasta) 4.5. CREAREA I FORMATAREA FORMULARELOR ASOCIATE UNOR TABELE 1.Crearea unui formular simplu. Introducerea datelor n baza de date folosind formulare simple Cea mai rapid cale de a crea un formular este prin folosirea utilitarului AutoForm (Machet Automat). Pentru a crea un formular cu ajutorul machetei automate se parcurg urmtorii pai: clic pe obiectul Tables (Tabele) din fereastra Database (Baz de date) clic pe tabelul sau interogarea pentru care se va crea formular clic pe comanda New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Baz de date) se alege AutoForm (Machet Automat) - are loc deschiderea ferestrei unui nou formular n care pot fi adugate nregistrri prin apsarea butonului corespunztor din bara de navigare a formularului

O alt cale de a crea un formular este prin utilizarea expertului (v-o recomand!). Paii care se parcurg sunt urmtorii: clic pe obiectul Forms (Formulare) din fereastra Database (Baz de date) i apoi dublu clic pe comanda Create form by using Wizard (Creare formular utiliznd expertul) comanda are ca efect apariia ferestrei Form Wizard (Expert formular) n care se vor parcurge patru pai: SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 26

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 se alege din lista de tabele propus tabelul pentru care se va crea formular, se mut cmpurile

acestuia n zona Selected fields (Cmpuri selectate) folosind butonul clic pe butonul Next (Urmtorul) se alege aspectul (layout) dorit pentru formular (nu Pivot Table sau Pivot Chart) clic pe butonul Next (Urmtorul) se alege stilul (style) dorit pentru formular clic pe butonul Next (Urmtorul) se scrie numele (name) formularului - clic pe butonul Finish (Terminare); dac se dorete introducerea imediat de noi nregistrri cu ajutorul formularului, butonul radio Open the form to view or enter information (Deschidere formular pentru afiarea sau introducerea informaiilor) rmne marcat

2. Formatarea textului. Schimbarea culorii fondului ntr-un formular. Pentru a schimba formatarea fontului utilizat ntr-un formular este necesar deschiderea acestuia n modul de vizualizare Design (Proiect) : - se selecteaz etichetele, dnd clic pe fiecare i innd apsat tasta Shift (etichetele se afl n partea stng; a nu se confunda cu textbox-urile (casetele text) din formular) se d clic dreapta pe selecia fcut i se alege comanda Font Color (Culoare font/din fa) din meniul contextual aprut se alege noua culoare din lista de culori propus - se selecteaz casetele text, dnd clic pe fiecare i innd apsat tasta Shift (casetele text se afl n partea dreapt; a nu se confunda cu labels (etichetele) din formular) se d clic dreapta pe selecia fcut i se alege comanda Font Color (Culoare font/din fa) din meniul contextual aprut se alege noua culoare din lista de culori propus - se selecteaz toate obiectele prin apsarea combinaiei de taste Ctrl+A - se aleg tipul i dimensiunea fontului din bara de instrumente Formatting (Formatare) Pentru a schimba culoarea fondului ntr-un formular se d clic dreapta pe suprafaa de lucru a formularului (nu pe vreun obiect al acestuia) se alege comanda Fill /Back Color (Culoare de umplere/fundal) - se alege noua culoare din lista de culori propus. Aceast operaie este posibil dac nu a fost ales un fundal predefinit pentru formular. Se salveaz modificrile fcute n formular dnd clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard sau accesnd comanda File (Fiier) Save (Salvare). SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 27

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 3. Importul unei imagini sau fiier text ntr-un formular. Modificarea modului de aranjare a obiectelor n formular Pentru a importa o imagine, se deschide formularul n modul de vizualizare Design (Proiect), apoi se d clic pe butonul Insert Picture (Inserare imagine) din ToolBox (Caseta de instrumente) sau se acceseaz comanda Insert (Inserare) Picture (Imagine), se alege imaginea Enter. Pentru a importa un fiier text, se acceseaz comanda Insert (Inserare) - Object (Obiect) Pentru a modifica modul de aranjare a obiectelor n formular, este necesar deschiderea acestuia n modul de vizualizare Design (Proiect), selectarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului i deplasarea lor n locul dorit, folosind tehnica drag&drop. Cel mai uor mod de a selecta un obiect este de a face clic pe el. Un obiect selectat este nconjurat de repere de selecie. O metod de a selecta mai multe obiecte const n meninerea apsat a tastei Shift i executare de clic pe fiecare obiect. O alt metod de selectare a mai multor obiecte este prin ncadrarea obiectelor ntr-un dreptunghi trasat cu ajutorul mouse-ului, dar prezint dezavantajul c obiectele trebuie s fie adiacente n formular. Obiectele dintr-un formular pot fi aliniate cu uurin prin selectare i alegerea comenzii Format (Formatare) - Align (Aliniere) - Left (Stnga)/ Right (Dreapta)/ Top (Sus) / Bottom (Jos). Alinierea obiectelor se poate face i n raport cu liniile de gril ale formularului (Snap to Grid (Fixare la liniile grilei) din meniul Format). 4. Conectarea la o baz de date existent. Cutarea unei nregistrri Conectarea formularului se poate face la o tabel sau la o interogare (query) a bazei de date n care se lucreaz, pentru a prelua unele cmpuri din tabelele sau interogrile acesteia. Paii care se parcurg sunt urmtorii: - se deschide formularul n modul Design View (Vizualizare Proiect) ; - se d clic pe pictograma Properties (Proprieti) din bara de instrumente Form Design (Proiect formular) (sau clic dreapta ntr-o zon liber din seciunea Details (Detalii) i apoi clic pe comanda Properties (Proprieti) din meniul aprut); - n caseta de dialog care se deschide, se selecteaz Form (Formular) din lista ascuns (dac nu este deja selectat); - pentru proprietatea Record Source (Sursa nregistrrilor) se selecteaz tabelul / interogarea pentru care se creeaz formularul (clic pe sgeata de la lista ascuns) - se deschide o caset ce conine toate cmpurile tabelului / interogrii (caseta care conine cmpurile tabelului / interogrii se poate deschide folosind comanda View (Vizualizare) - Field list (List cmpuri), avnd formularul deschis tot n modul design / proiect) Pentru a cuta o nregistrare cu ajutorul unui formular, se deschide formularul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). Se acceseaz comanda Edit (Editare) Find (Gsire) sau se apas combinaia de taste Ctrl+F se scriu cuvintele dup care se face cutarea i se aleg opiunile de cutare (cuvintele pot fi cutate ntr-un singur cmp sau n ntregul tabel; se pot afla la nceputul cmpului, oriunde n cmp sau se impune potrivirea cu ntreg cmpul) se d clic pe butonul Find Next (Urmtorul) pentru a gsi prima apariie a secvenei cutate. Repetarea ultimei aciuni conduce la gsirea tuturor apariiilor secvenei cutate. 4.6. CREAREA I MODIFICAREA INTEROGRILOR NTR-O BAZ DE DATE 1.Crearea unei interogri simple Pentru a crea o interogare simpl, n Access exist dou metode uzuale al cror prim pas const n selectarea pictogramei Queries (Interogri) din lista de obiecte a ferestrei Database (Baz de date): Crearea unei interogri n modul de vizualizare proiect (design): - se d dublu clic pe Create Query in Design View (Creare interogare n modul de vizualizare proiect) - n caseta Show Table (Afiare tabel) se d clic pe tabelul din care vor fi preluate nregistrrile i apoi pe butonul Add (Adugare) (dac interogarea nou se bazeaz pe o alt interogare, se activeaz subpagina Queries (Interogri) din caseta Show Table (Afiare tabel) pentru a selecta interogarea de baz) - - dup ce a fost adugat tabelul, caseta Show Table (Afiare tabel) se nchide prin apsarea butonului Close (nchidere) - se adaug n interogare, cu dublu clic, cmpurile din tabelul intrebari care vor face parte din interogare - n seciunea Sort (Sortare) a cmpului enun se alege opiunea ascending (ascendent) SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 28

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013 - n seciunea Criteria (Criterii) a cmpului dificultate se scrie =1

2012 -

- se salveaz interogarea, folosind comanda File (Fiier) - Save (Salvare) sau apsnd butonul din bara de instrumente Standard Crearea unei interogri folosind expertul (va recomand sa utilizati aceasta metoda): - se d dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul) - se alege tabelul intrebari dac nu este deja selectat n lista tabelelor i se d dublu clic pe cmpurile enunt i dificultate (sau clic pe cmp i apoi pe butonul - clic pe butonul Finish (Terminare) )

2. Crearea unei interogri multiple Pentru a crea o interogare multipl, n Access exist dou metode uzuale al cror prim pas const n selectarea pictogramei Queries (Interogri) din lista de obiecte a ferestrei Database (Baz de date): crearea unei interogri n modul de vizualizare proiect (design): Exemplu: S se creeze interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte care s cuprind fiecare ntrebare i rspunsul corect asociat acesteia, ordonate cresctor dup enunul ntrebrii. - se d dublu clic pe Create Query in Design View (Creare interogare n modul de vizualizare proiect) - n caseta Show Table (Afiare tabel) se adaug tabelele intrebari i raspunsuri, prin clic pe tabel i apoi pe butonul Add (Adugare) (dac interogarea nou se bazeaz pe interogri, se activeaz subpagina Queries (Interogri) din caseta Show Table (Afiare tabel) pentru a selecta interogrile de baz; n subpagina Both (Ambele) sunt afiate att interogrile, ct i tabelele, de aceea este recomandat pentru crearea interogrilor bazate att pe tabele, ct i pe interogri) - dup ce s-au adugat tabelele, n caseta Show Table (Afiare tabel) se apas butonul Close (nchidere) - se adaug n interogare, cu dublu clic, cmpurile necesare din tabelele intrebari i raspunsuri i anume enunt, enunt_raspuns i corect (relaia ntre aceste dou tabele a fost creat ntr-o lecie anterioar) - n seciunea Sort (Sortare) a cmpului enun se alege opiunea ascending (ascendent)

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

29

seciunea

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013 Criteria (Criterii) a cmpului corect

2012 se scrie =1

- se salveaz interogarea, folosind comanda File (Fiier) - Save (Salvare) sau apsnd butonul din bara de instrumente Standard crearea unei interogri folosind expertul (v-o recomand): - se d dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul) - se alege tabelul intrebari i se d dublu clic pe cmpul enunt (sau clic pe cmp i apoi pe butonul ) - se alege tabelul raspunsuri i se d dublu clic pe cmpul enunt_raspuns (sau clic pe cmp i apoi pe butonul ) - clic pe butonul Finish (Terminare) - interogarea se va salva automat sub un nume propus de Access (numele poate fi modificat prin clic dreapta pe interogare - alegerea comenzii Rename (Redenumire) - scrierea noului nume Enter

O interogare creat n modul design (proiect) se salveaz prin folosirea comenzii File (Fiier) - Save (Salvare) sau apsnd butonul din bara de instrumente Standard Interogrile create cu ajutorul expertului (wizard) se salveaz automat sub un nume propus de Access care poate fi modificat prin clic dreapta pe interogare - alegerea comenzii Rename (Redenumire) - scrierea noului nume - Enter. 3.Adugarea, eliminarea de cmpuri ntr-o/dintr-o interogare Pentru a aduga / elimina cmpuri ntr-o / dintr-o interogare, se deschide interogarea n modul de vizualizare proiect (design) - pentru adugare, se d dublu clic pe numele cmpului din tabel sau, dac deja exist cmpul respectiv n interogare, se marcheaz butonul corespunztor din seciunea Show (de exemplu: se adaug cmpul corect din tabelul raspunsuriri n interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte); se salveaz folosind una dintre metodele precizate mai sus

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

30

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

- pentru eliminare, se demarcheaz butonul corespunztor cmpului ce va fi eliminat, plasat n seciunea Show (Afieaz) ; se salveaz folosind una dintre metodele precizate mai sus

4.7 FILTRAREA I SORTAREA DATELOR


1.Filtre: adugare, eliminare Exist patru metode pentru filtrarea nregistrrilor dintr-o foaie de date, i anume: filtrare prin selecie, filtrare pe formular, filtrare prin introducere i filtrare/sortare complex. Filtrare prin selecie - filtrarea nregistrrilor prin selectarea valorilor dintr-un formular sau dintr-o foaie de date: 1. ntr-un cmp al unui formular sau al unei foi de date se caut un exemplu al valorii care trebuie coninut de nregistrri pentru a fi incluse n rezultatele filtrului 2. se selecteaz toat valoarea dintr-un cmp sau o parte a acesteia (modul n care este realizat selecia determin nregistrrile returnate de filtru) 3. se execut clic pe butonul Filter by selection (Filtrare prin selectare) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel) sau se se acceseaz comanda Records (nregistrri) Filter (Filtrare) Filter by Selection (Filtrare prin selectare). pentru a elimina filtrul, se d clic pe butonul Eliminare filtru din aceeai bar de instrumente. Filtrare pe formular - filtrarea nregistrrilor prin introducerea valorilor ntr-o vizualizare necompletat a formularului sau a foii de date 1. se deschide formularul sau tabelul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) 2. se d clic pe butonul Filter by Form (Filtrare dup machet) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel) sau se acceseaz comanda Records (nregistrri) Filter (Filtrare) Filter by Form (Filtrare dup machet) 3. se d clic pe fila Cutare pentru a introduce criteriul folosit pentru filtrare n cmpul dup care se face filtrarea; pentru a preciza valori alternative pe care nregistrrile le pot avea pentru a fi incluse n rezultatele filtrului, de d clic pe fila Sau a formularului sau a foii de date i se introduce un alt criteriu (filtrul va ntoarce toate nregistrrile care au valorile precizate n fila Cutare i toate nregistrrile care au valorile precizate n fila Sau) 4. pentru salvare, se d clic pe butonul Save as query (Salvare ca interogare) din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) sau se acceseaz comanda File (Fiier) Save as query (Salvare ca interogare), apoi se scrie numele interogrii - Ok 5. pentru aplicarea filtrului, se d clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) din bara

4.

6. pentru a elimina filtrul, se d clic pe butonul Eliminare filtru din aceeai bar de instrumente. Filtrare prin introducere - filtrarea nregistrrilor prin introducerea criteriilor ntr-un formular sau foaie de date 1. se deschide formularul sau tabelul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) 2. variante disponibile: SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 31

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 se precizeaz valoarea exact ce trebuie s apar ntr-un cmp din nregistrrile filtrate (se d clic n cmpul care conine valoarea dup care se va face filtrarea clic dreapta pe mouse - din meniul aprut se alege comanda Filter by (Filtrare pentru) - se introduce valoarea utilizat la filtrare) se precizeaz un criteriu mai complex (se d clic n cmpul care conine valoarea dup care se va face filtrarea - clic dreapta pe mouse - din meniul aprut se alege comanda Filter by (Filtrare pentru) - se tasteaz ntreaga expresie utiliznd combinaia corespunztoare de identificatori, operatori, metacaractere i valori pentru a produce rezultatul dorit) 3. variante disponibile: pentru a aplica filtrul i a nchide meniul de comenzi rapide, se apas tasta Enter pentru a aplica filtrul i a pstra afiat meniul de comenzi rapide (astfel nct s fie posibil adugarea unor criterii suplimentare pentru cmp), se apas tasta Tab; se introduce noul criteriu i se apas din nou Tab Filtrare / sortare complex - filtrarea nregistrrilor utiliznd comanda Advanced Filter / Sort (Filtrare / Sortare complex) 1. se deschide formularul, interogarea sau tabelul n modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) 2. se d clic n formularul sau foaia de date care urmeaz a fi filtrat 3. din meniul Records (nregistrri) se alege comanda Filter (Filtrare) - Advanced Filter / Sort (Filtrare / Sortare complex) 4. se adaug cmpurile care conin valorile sau criteriile pe care filtrul le va utiliza pentru a gsi nregistrrile (cu dublu clic pe cmpul din tabel) 5. pentru a preciza o ordine de sortare, se d clic n celula Sort (Sortare) a unui cmp, se d clic pe sgeata care indic o list ascuns, se alege o ordine de sortare: ascendent sau descendent (Access sorteaz mai nti cel mai din stnga cmp din gril, apoi urmtorul cmp pentru care s-a stabilit o ordine de sortare i aa mai departe) 6. n celula Criteria(Criterii) pentru cmpurile incluse se introduce valoarea cutat sau o expresie

7. pentru aplicarea filtrului, se d clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) 2.Selecia i sortarea datelor dup criterii sau n baza operatorilor logici uzua Sortarea nregistrrilor ntr-un Formular (Form) presupune clic pe cmpul care va fi utilizat la sortarea nregistrrilor, urmat de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendent) sau pe Sort Descending (Sortare descendent) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel). ntr-un formular exist posibilitatea sortrii n funcie de un singur cmp la un moment dat. Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau dup data calendaristic. Ordinea de sortare poate fi cresctoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descresctoare (de la 100 la 0, de la Z la A). Sortarea nregistrrilor ntr-o Foaie de date (Datasheet) presupune clic pe cmpul care va fi utilizat la sortarea nregistrrilor, urmat de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendent) sau pe Sort Descending (Sortare descendent) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel). ntr-o foaie de date exist ns i posibilitatea sortrii n acelai timp n funcie de dou sau mai multe coloane adiacente selectate. Access sorteaz nregistrrile ncepnd cu cea mai din stnga coloan selectat. De aceea, n exemplul de mai jos, pentru a face o sortare a datelor n funcie de cmpurile funcia i nume si prenume este necesar deplasarea acestora, astfel nct cmpul funcia s se afle naintea cmpului nume i prenume. Urmeaz apoi selectarea celor dou cmpuri i apsarea butonului de sortare corespunztor. Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau dup data calendaristic. Ordinea de sortare poate fi cresctoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descresctoare (de la 100 la 0, de la Z la A). Sortarea nregistrrilor ntr-o Interogare (Query) presupune utilizarea modului de vizualizare Proiect (Design). Pentru a sorta dup mai multe cmpuri, mai nti se aranjeaz cmpurile n interogare deoarece aplicaia sorteaz mai nti cel mai din stnga cmp; apoi, pentru valori egale n primul cmp de sortare, ordonarea nregistrrilor corespunztoare se va face n funcie de urmtorul cmp din dreapta, i aa mai departe (de exemplu: pentru a sorta mai nti cmpul funcia i apoi cmpul nume i SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 32

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 prenume , cmpul funcia trebuie s fie amplasat n stnga cmpului nume i prenume n gril). n seciunea Sort (Sortare) a fiecrui cmp de sortare se d clic pentru selectarea opiunii de sortare ascendent sau descendent. Pentru a examina rezultatele interogrii, se d clic pe comanda View (Vizualizare) din bara de instrumente. Sortarea nregistrrilor ntr-un Raport (Report) presupune deschiderea raportului n modul de vizualizare Proiect (Design). Se face clic pe Sortare i Grupare din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) pentru a afiarea casetei Sortare i Grupare. n primul rnd al coloanei Cmp/Expresie, se selecteaz un nume de cmp sau se tasteaz o expresie (orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic; expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date). Cmpul sau expresia din primul rnd reprezint primul nivel de sortare (cel prioritar). Al doilea rnd este al doilea nivel de sortare i aa mai departe (se poate sorta dup pn la 10 cmpuri sau expresii ntr-un raport). Cnd se completeaz n coloana Cmp/Expresie, Microsoft Access seteaz implicit Ordine de sortare pe Ascendent.

Crearea i modificarea rapoartelor


1.Crearea unui raport n Access sunt disponibile mai multe tipuri de rapoarte: rapoarte de detaliu, rapoarte sumare, rapoarte care conin grafice i diagrame, rapoarte care conin formulare, rapoarte care conin etichete, rapoarte care conin orice combinaie din cele enumerate anterior. A) Pentru a crea un raport cu ajutorul utilitarului AutoReport (Raport Automat), se d clic pe comanda New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Baz de date) se alege AutoReport (Raport Automat) se deschide fereastra unui nou raport. Raportul se salveaz dnd clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard sau accesnd comanda File (Fiier) Save (Salvare). B) Pentru a crea un raport bazat pe un singur tabel sau interogare, cu ajutorul expertului, se d clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Baz de date) i apoi dublu clic pe comanda Create report by using Wizard (Creare raport utiliznd expertul) comanda are ca efect apariia ferestrei Report Wizard (Expert raport) n care se vor parcurge ase pai: se alege tabelul sau interogarea din lista de tabele i interogri propus, se mut n zona Selected fields (Cmpuri selectate), cmpurile care vor aprea n raport, folosind butonul corespunztor clic pe butonul Next (Urmtorul) nu se alege niciun nivel de grupare (nu a fost impus n exemplul de mai jos) clic pe butonul Next (Urmtorul) se aleg de la unul pn la maxim trei cmpuri dup care se va face sortarea; ordinea de sortare propus este ascendent, se modific dac etse cazul clic pe butonul Next (Urmtorul) se alege aspectul (layout) dorit i orientarea paginii pentru raport clic pe butonul Next (Urmtorul) se alege stilul (style) dorit pentru raport clic pe butonul Next (Urmtorul) se scrie numele raportului i se d clic pe butonul Finish (Terminare) C) Pentru a crea un raport n modul Design (Proiect), se d clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Baz de date) i apoi dublu clic pe comanda Create report in Design View (Creare raport n modul Vizualizare proiect) comanda are ca efect apariia ferestrei Report Design (Raport). O alt cale este de a da clic pe Reports (Rapoarte) din lista de obiecte, apoi clic pe butonul New (Nou), pentru a deschide caseta de dialog New Report (Raport nou); se d clic pe Design View (Vizualizare proiect) i se folosete lista derulant pentru a selecta tabelul sau interogarea pe care se va baza raportul - Ok; apare de asemenea fereastra Report Design (Raport). n fereastra Report Design (Raport) sunt disponibile cteva instrumente printre care ferestrele Properties (Proprieti), Toolbox (Caset de instrumente), Field List (List de cmpuri) i Sorting and Grouping (Sortare i grupare). De asemenea sunt disponibile dou bare de instrumente pentru a face mai uoar realizarea i personalizarea rapoartelor: Report Design (Designul raportului) i Formatting (Formatare).

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

33

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

n Access, structura unui raport este mprit n seciuni. Pentru a crea rapoarte utile, este necesar nelegerea funcionrii fiecrei seciuni. De exemplu, seciunea n care va fi plasat un control calculat determin modul n care Access calculeaz rezultatele. Urmtoarea list afieaz un rezumat al tipurilor de seciuni i utilizrile lor. Antet raport Aceast seciune se imprim o singur dat, la nceputul raportului. Se utilizeaz antetul raportului pentru a afia informaiile care apar n mod normal pe o copert, cum ar fi o sigl, un titlu sau data. Cnd se plaseaz un control calculat care utilizeaz funcia agregat Sum n antetul raportului, suma se calculeaz pentru ntreg raportul. Antetul raportului se imprim nainte de antetul paginii Antet pagin Aceast seciune se imprim n partea de sus a fiecrei pagini. De exemplu, se utilizeaz un antet de pagin pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagin. Antetul grup Aceast seciune se imprim la nceputul fiecrui grup de nregistrri. Se utilizeaz antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, ntr-un raport grupat dup enunul ntrebrii, se utilizeaz antetul grupului pentru a imprima enunurile ntrebrilor. Cnd se plaseaz un control calculat care utilizeaz funcia agregat Sum n antetul grupului, suma se calculeaz pentru grupul curent. Detaliu Aceast seciune se imprim o dat pentru fiecare rnd din sursa de nregistrri. Seciunea Detaliu este locul n care se plaseaz controalele care formeaz corpul principal al raportului. Subsol grup Aceast seciune se imprim la finalul fiecrui grup de nregistrri. Se utilizeaz un subsol de grup pentru a imprima informaii rezumative pentru un grup. Subsol pagin Aceast seciune se imprim la finalul fiecrei pagini. Se utilizeaz un subsol de pagin pentru a imprima numerele de pagin sau informaiile pentru fiecare pagin. Subsol raport Aceast seciune se imprim o dat la finalul raportului. Se utilizeaz subsolul de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informaii de rezumat pentru ntreg raportul. Observaie: n vizualizarea Proiect (Design), subsolul raportului apare sub subsolul de pagin. Cu toate acestea, cnd raportul se imprim sau este examinat, subsolul raportului apare deasupra subsolului de pagin, dup ultimul subsol de grup sau linie de detaliu pe ultima pagin. Mai jos sunt puse n eviden seciunile dintr-un raport vizualizat n modul Design (Proiect) respectiv Preview (Previzualizare). Exemplu: S se creeze un raport care s conin toate enunurile ntrebrilor din tabelul intrebari, grupate dup gradul de dificultate i ordonate alfabetic dup enun. Raportul va avea afiate data i ora n subsol i numrul de pagin n subsolul fiecrei pagini.

2. Crearea, modificarea unui antet i subsol Pentru a modifica un raport este necesar ca acesta s fie deschis n modul de vizualizare Design (Proiect) care permite modificarea sa. Pentru aceasta se d clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 34

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2012 2013 fereastra Database (Baz de date) i apoi clic pe raportul ce urmeaz s fie modificat; se acioneaz butonul Design (Proiect) . Pentru a aduga n antetul raportului un alt text, se selecteaz textul existent i se scrie noul text. Pentru a aduga data i ora curente, n subsolul raportului, se acceseaz comanda Insert (Inserare) Date and Time (Dat i or) se alege formatul de afiare dorit dintre cele propuse Ok implicit acestea vor fi inserate n antetul raportului, de unde pot fi mutate folosind mecanismul Cut (Decupare) Paste (Lipire) Pentru a aduga o imagine n subsolul fiecrei pagini a raportului, se acceseaz comanda Insert (Inserare) Picture (Imagine) se alege imaginea Ok dac este cazul se poate muta cu ajutorul mouse-ului n cadrul seciunii Page Footer (Subsolul paginii) Pentru a modifica fontul unor obiecte (etichete sau casete text), se selecteaz obiectele se d clic pe butonul Font Color (Culoare Font) din bara de instrumente Format Query/Report (Formatare Machet/Raport) i se alege o culoare sau pe butonul Font Size (Dimensiune font) din bara de instrumente Format Query/Report (Formatare Machet/Raport) pentru a stabili o alt dimensiune pentru font. Modificrile se salveaz cu ajutorul combinaiei de taste Ctrl+S sau al comenzii File(Fiier) Save (Salvare) sau al butonului corespunztor din bara de instrumente Standard 3.Gruparea datelor ntr-un raport, total-raport, subtotal-raport Dac se impune alegerea unui nivel de grupare atunci cnd se creeaz un raport cu ajutorul expertului, Access poate fi utilizat pentru a aduga n raport sume, numrri i totaluri. Pentru aceasta este necesar deschiderea raportului n modul Vizualizare Proiect (Design) i crearea unui control calculat n subsolul raportului. Un control calculat este cel a crui surs de date este o expresie i nu un cmp. Cnd se deschide un raport care conine un control calculat, Access calculeaz valoarea corect utiliznd datele curente. De exemplu, pentru a imprima data curent ntr-un raport, se introduce expresia =Date() ntr-o caset text. =Date() este o funcie predefinit care returneaz data curent aa cum este stocat n ceasul de sistem al computerului. Cnd Access execut acest raport, expresia din controlul calculat, =Date(), este evaluat, iar data curent este afiat n controlul raportului. Funcia SUM - Pentru a calcula suma valorilor dintr-un cmp, pentru ntregul raport, se plaseaz un control caset text n subsolul raportului i se seteaz proprietatea SursControl a casetei text la urmtoarea expresie:
=Sum([Nume_cmp])

Funcia SUM calculeaz totalul pentru un set de valori din sursa de nregistrri i este una dintre funciile agregate din Access care pot fi utilizate pentru a calcula valori de sintez. Majoritatea totalurilor sunt generate prin calcularea unei sume, fie pentru un grup de nregistrri, fie pentru toate nregistrrile. Cnd se calculeaz o sum, este important seciunea din raport n care se plaseaz controlul calculat ce conine expresia sumei. Access stabilete modul de agregare a sumei pe baza locului n care este plasat controlul , respectiv, pe baza seciunii din raport alese. De exemplu, pentru a calcula totalul pentru o nregistrare, se creeaz o caset text calculat n seciunea detaliu. Pentru a crea un subtotal ntr-un raport grupat dup un cmp, se creaz o caset text calculat n seciunea antet de grup sau subsol de grup pentru acel grup. Pentru a imprima un total general pentru ntregul raport, se creeaz o caset text calculat n seciunea antet sau subsol de raport a acelui raport. Funcia COUNT - S presupunem c exist un raport intrebari n care, la sfrit, se dorete adugarea numrului de ntrebri. Pentru a numra ntrebrile, se creeaz un control caset text i se seteaz proprietatea SursControl la o expresie care arat astfel:
=Count(*)

Asteriscul determin ca Access s numere toate rndurile din seciunea detaliu, dar rezultatul depinde de amplasarea casetei text. Ca i la calcularea sumei, este important seciunea din raport n care este plasat caseta text, deoarece Access stabilete modul de agregare a numrrii pe baza seciunii de raport alese. Dac se plaseaz controlul caset text n antetul de grup sau n subsolul de grup, numrarea va include numai rndurile detaliu pentru acel grup. Dac se plaseaz controlul caset text n antetul de raport sau n subsolul de raport, numrarea include toate rndurile detaliu pentru ntregul raport.

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

35

Scoala Postliceala Sanitara FUNDENI 2013

2012 -

SUPORT DE CURS T.I.C.

Prof. Ing. Dumitru Silvia

36

S-ar putea să vă placă și