Trabajo de suministro ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ALMACN

Carlina Morelos Lara Luz mery valdes pacheco Efrn Carrasquilla Zabaleta Eduardo Teheran Cera Mara Montero Suray Angulo Cerda

Ruby herrera herrera

Administracin de los servicios de la salud

2013

INTRODUCCIN

El Servicio de almacn y Farmacia, como toda organizacin, necesita una estructura, que incorpore los niveles e indicadores estratgicos y operativos necesarios en funcin de su idiosincrasia particular, articulndolos de forma adecuada, con la misin, visin, y valores; con el fin de poder pilotar y realizar el seguimiento del funcionamiento del Servicio de Almacn y Farmacia, con base en la estrategia adoptada por el mismo, as como conocer en cualquier momento el estado actual del Servicio de almacn y Farmacia segn una escala o indicador de valoracin global sustentada sobre las valoraciones de sus niveles estratgicos y operativos. Esta estructura definida se vehiculiza mediante una aplicacin informtica desarrollada a tal efecto, con el objetivo de facilitar y agilizar la consecucin de los fines de la estructura de la organizacin y los objetivos misionales. Desde esta perspectiva este trabajo contiene los elementos fundamentales de la organizacin de la estructura de la Unidad de almacn del Hospital San Vicente de Paul del municipio de Santa Cruz de Lorica Crdoba. .

1. OBJETIVOS

Desarrollar una herramienta que permita el pilotaje y/o seguimiento del funcionamiento del Servicio de almacn y farmacia del Hospital San Vicente de Paul del municipio de Santa Cruz de Lorica Crdoba.

Conocer el estado actual del Servicio de almacn y Farmacia del Hospital San Vicente de Paul del municipio de Santa Cruz de Lorica Crdoba. sobre una escala de valoracin del mismo, y de sus niveles estratgicos y operativos.

2. ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DEL ALMACN DEL HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE LORICA

DESCRIPCIN DE LA UNIDAD 2.1. PORTAFOLIO La E.S.E. Hospital San Vicente de Paul del municipio de Santa Cruz de Lorica Crdoba; se encuentra ubicado en CARRERA 26 NO 17-124 B/ SAN PEDRO LORICA CORDOBA COLOMBIA

Identificada a travs del NIT: 800204153 Gerente: Vctor Manuel Ariza Palma, El servicio de Almacn y farmacia hospitalaria forma parte de los servicios centrales del hospital forma parte de la subdireccin de Logstica Recursos humanos Los empleados son el principal y ms valioso activo. Tanto el presente como el futuro de la E.S.E. Hospital San Vicente de Paul del municipio de Santa Cruz de Lorica dependen del desarrollo personal y profesional de los mismos. Somos conscientes de que la calidad de nuestros servicios es el resultado de la combinacin de talentos y tecnologas reunidas en una estructura que esta orientada en satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios que son el eje de todas nuestras actividades. Nuestra filosofa de Recursos Humanos se basa en promover el trabajo en equipo, la flexibilidad y el compromiso, liderando el entusiasmo en vez de gestionar la obediencia. Queremos establecer las bases para comunicar a travs de la capacitacin, actualizada en forma sistemtica por medio de la investigacin y el desarrollo, y enriquecida a travs del intercambio de las prcticas ms adecuadas entre las diferentes reas de la Fundacin el conocimiento acumulado a nivel individual. Es un hospital que trabaja de forma constante para poder ofrecer cada da a sus usuarios una asistencia sanitaria de calidad, en un clima de trabajo donde se gratifique la innovacin, el compromiso, la iniciativa y el trabajo en equipo. Recursos Materiales. Las personas integrantes de la unidad de almacn con perfil administrativo cuentan en su puesto de trabajo con ordenador, Office y SAP R/3 (Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a travs de mdulos) y mdulo MM (administra y controla los materiales y servicios de la organizacin. Es decir, participa dentro del proceso de una organizacin desde que surge la necesitad de compra de un material / servicio hasta que el mismo es recibido /

consumido, y finalmente facturado.), como usuarios con perfiles distintos.

software este ltimo en el que estn dados de alta

Tambin disponen de dos etiquetadoras industriales que se utilizan para reetiquetar todos los materiales fungibles almacenables que se suministran productos con cdigo de barras. Se Utilizan los cdigos de barras, ledos mediante pistolas fijas para registrar los consumos por los diferentes centros de coste en los distintos almacenes. Tambin se utilizan pistolas porttiles lectoras para la realizacin de los inventarios anuales de una forma ms rpida y con reduccin de la posibilidad de error. En los procesos de almacenamiento; se pretende la mxima automatizacin posible. El sistema de reposicin permite fijar para determinados productos un punto de pedido y una cantidad de reposicin, que marca las cantidades que deben reponerse una vez que el punto de pedido se sobrepasa. Existe un (1) almacn general, el cual cuenta un espacio fsico reducido, teniendo en cuenta que este se divide en tres espacios: uno para organizar la mercanca de mayor rotacin, uno para las oficinas de almacn y de parte de compras. El otro espacio contiene la mercanca paletizable y de menor rotacin. La altura de apilamiento es bastante considerable. En el almacn ; una mayor participacin en el valor de las existencias es el relacionado con el laboratorio, si bien por el proceso de aumento del nmero de materiales planificados, se ha ajustado el valor de las mismas, reduciendo tanto su importe en cifra bruta, como su participacin relativa en el importe global de existencias. En lo que se refiere a pura actividad del servicio de almacn, debemos utilizar el parmetro de nmero de movimientos, que indica la ocupacin de los recursos. La tabla siguiente nos muestra la actividad en los tres ltimos aos: Movimientos de Material a los distintos almacenes del Hospital. La organizacin de los almacenes se basa en el etiquetado de

Seccin Consulta Reanimacin Quirfano Farmacia Hospitalizacin Obstetricia Laboratorio Urgencia

2010 2.346,00 1.145,00 2.886,00 2.618,00 2.807,00 6.861,00 8.920,00

2011 1.710,00 1.521,00 2.607,00 3.055,00 2.909,00 7.536,00 9.183,00

2012 1.856,00 1.122,00 2.623,00 3.020,00 2.541,00 8.098,00 10.667,00

2.2 .MISION VISION PRINCIPIOS Y VALORES

Misin

Nuestra Misin es la prestacin de asistencia sanitaria especializada a los ciudadanos mejorando el cuidado de cada paciente optimizando el uso de los medicamentos y productos sanitarios adaptndonos a las nuevas demandas asistenciales minimizando costos, previniendo perdidas y deterioros por dao de empaque o del producto Visin

Nuestra visin es la obtencin de resultados ptimos sobre la salud de los pacientes mediante el empleo eficiente y seguro de una farmacoterapia basada en la evidencia comprometida con las necesidades y expectativas de nuestros pacientes, manejando un adecuado el control de existencias y de inventarios y asegurando la calidad de los productos y la entrega justos a tiempo en cantidad suficiente; desarrollando al mximo las capacidades profesionales y personales de sus trabajadores.

Principios y Valores Orientacin al paciente y a la sociedad. Bsqueda de la Excelencia y mejora continua. Transparencia. Orientacin a resultados. Clima laboral agradable y seguro. Trabajo en equipo. Innovacin. Compromiso social y respeto con el medio ambiente. Seguridad Clnica El trabajo en equipo La calidad, la eficiencia, la transparencia. La formacin y el conocimiento

2.3 OBJETIVOS: Asegurar la calidad de los productos y la entrega a tiempo en cantidad suficiente brindando un ptimo servicio a los pacientes y tranquilidad a su familia. disponer de un diseo funcional de manera que, por su ubicacin, superficie, instalaciones, comunicaciones, utillaje, puede conseguir unos niveles ptimos de actividad funcional. Realizar seguimientos, controles y evaluaciones permanentes, tendientes a minimizar costos, prevenir perdidas, robos y obsolescencias asegurando la calidad de los productos.

 Disponer de recursos humanos para poder desarrollar las actividades propias del Servicio 1.4 PLANES ESTRATGICOS

Objetivo Disponer de un diseo funcional de manera que, por su ubicacin, superficie, instalaciones, comunicaciones, utillaje, actividad funcional. Criterios - Localizacin 1. Tendr fcil comunicacin con las unidades de hospitalizacin y otros servicios. 2. Tendr fcil acceso desde el exterior del hospital hasta el Servicio de Farmacia. 3. La va de acceso al Servicio ser diferente a la de las vas sucias del hospital. - Distribucin de superficie 5. Su superficie estar en funcin del nmero de camas y de la complejidad del hospital. 6. Todas las reas del Servicio tendrn que formar un conjunto o unidad funcional . Conviene que sus dependencias no estn muy lejanas. 7. Habr, como mnimo, las siguientes reas definidas: rea de almacn. puede conseguir unos niveles ptimos de

rea de dispensacin. rea administrativa y de gestin. rea de informacin del medicamento. rea de laboratorios. rea de almacn de inflamables. La entrada de mercancas ser independiente del resto de accesos al Servicio. 8. El rea de recepcin de mercancas estar diferenciada de la de almacenamiento. 9. La superficie del almacn estar condicionada por el nmero de camas, la frecuencia de pedidos, la situacin geogrfica y si, adems, se dispensa material sanitario. 10. El almacn dispondr de un sistema regulador de la temperatura ambiente para garantizar la conservacin de los frmacos. 11. Los productos almacenados (material sanitario, sustancias, especialidades farmacuticas, etc.) estarn separados y debidamente clasificados. 12. La zona de almacn de medicacin tendr que estar directamente comunicada con la zona de registro, preparacin y dispensacin de las rdenes mdicas. 13. Habr un lugar donde se garantizarn las condiciones de seguridad de los productos inflamables. 14. Habr un lugar donde se garantizarn las condiciones de seguridad para el almacenamiento de los productos y especialidades de estupefacientes y psictropos. 15. Habr un lugar donde se garantizarn las condiciones de temperatura para conservar los medicamentos termolbiles.

16. Se dispondr de un lugar especfico para almacenar los medicamentos objeto de ensayos clnicos. - rea de dispensacin 18. El rea de dispensacin dispondr de una zona de recepcin de peticiones, otra de preparacin y otra para el almacenamiento de los medios de traslado de medicamentos. 19. En todo hospital en que se dispensen medicamentos a enfermos ambulatorios se tendr que disponer de un rea diferente a la de dispensacin para su atencin. - rea administrativa y de gestin 20. Habr un despacho para el jefe de Servicio, con una superficie que permita desarrollar las tareas de organizacin del mismo. 21. Se dispondr de una zona que permita realizar las tareas administrativas del Servicio. Objetivo: Disponer de recursos humanos para poder desarrollar las actividades propias del servicio. Habr un farmacutico, jefe del Servicio, legalmente autorizado, que ser el responsable y que dispondr del ttulo de especialista en Farmacia Hospitalaria. Criterios 1. El Servicio depender de la Direccin Mdica y formar parte de los Servicios Centrales del hospital. 2. El Servicio dispondr de una organizacin jerarquizada que estar bajo la responsabilidad y la direccin de un farmacutico, jefe del Servicio.

3. Todo el personal farmacutico del Servicio dispondr de formacin especfica y especializada dentro del campo de la Farmacia Hospitalaria. 4. Todo el Servicio contar, adems del jefe de Servicio, con otro farmacutico especialista, como mnimo. 5. El nmero de farmacuticos estar en relacin con el nmero de camas y/o nivel hospitalario. 6. Para garantizar el buen funcionamiento del Servicio, adems del personal farmacutico, ste estar dotado de personal administrativo, auxiliar y de enfermera, en un nmero suficiente y en funcin de las necesidades del Servicio. 7. Si la estructura del hospital lo requiere se dispondr de unidades descentralizadas de farmacia a cargo de farmacuticos y con el soporte del personal correspondiente. 8. El jefe del Servicio ser el responsable de las diferentes tareas y de los procedimientos que se desarrollen en su Servicio. 9. Todo el personal conocer su lugar de trabajo, las tareas que desarrollar y tambin sus responsabilidades. 10. La presencia fsica farmacutica ser garantizada todo el tiempo que permanezca abierto el Servicio.

Factores de xito:

1. Capacitacin: Inventarios Planes estratgicos 2. Organizacin interna 3. Comunicacin 4. Evaluacin continuada 5. Definicin de las funciones y responsabilidades

Lneas estratgicas. 1. Lnea estrategia 1: Perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Disponer de profesionales capacitados para llevar a cabo la misin y que se sientan satisfechos de la misma. Mejorar la capacitacin de las personas que trabajan en el almacn y farmacia. Mejorar la gestin del conocimiento externo e interno. 2. Lnea estratgica 2: Perspectiva proceso interno: Agilizar la toma de decisiones. Mejorar la capacidad de innovacin Mejorar los circuitos de comunicacin interna. 3. Linea estratgica 3 Comunicacin Mejorar la coordinacin y comunicacin entre procesos claves (reas de trabajo) para poder ofrecer un servicio de mxima calidad que d respuesta a las necesidades de quienes lo requieran.

4. Lnea estratgica 4: Evaluacin continuada Disear protocolos de evaluacin.

Indicador estratgi co 4

Indicado r

1.5 MECANISMOS DE COMUNICACIN

La identificacin temprana de los temas relacionados con el empleado es esencial para garantizar no solo el cumplimiento del Cdigo de Conducta bsico, sino tambin para crear un lugar de trabajo participativo, al respaldar la lnea de comunicacin eficaz y genuinamente abierta entre el coordinador de almacn y farmacia y los empleados. Se logra esto mediante mecanismos de comunicacin formales en los que destacan: Poltica de Puertas Abiertas para alentar a cualquier empleado a comunicar a la coordinacin cualquier asunto y recibir una respuesta inmediata.

Mesas redondas de empleados y la coordinacin con seguimiento y resultados claros: Las mesas redondas estn organizadas por los equipos de gerencia y los empleados para identificar las mejores prcticas, analizar los problemas y desarrollar en forma colectiva un plan de accin para remediacin. La frecuencia de las mesas redondas vara : mensual, bimensual o trimestral; de acuerdo a las necesidades presentadas.

Buzones de Sugerencias Los buzones de sugerencias ubicados en el piso de farmacia y las dependencias que ms hacen uso del servicio.

3. CONCLUSIN

De este trabajo, se puede concluir que: En los ltimos aos, el almacn y la farmacia hospitalaria han cambiado de

manera vertiginosa su concepto y desarrollo profesional. El cambio profundo, necesario y positivo, ha supuesto una reorganizacin de las dependencias del Servicio de almacn y Farmacia y una nueva planificacin de

las estructuras existentes ms en consonancia con la actividad propia de la dependencia. El servicio de farmacia hospitalaria; es el responsable legal del uso de los medicamentos en un hospital, lo que implica que es responsable de la seleccin, adquisicin, conservacin, preparacin, administracin, dispensacin y distribucin a los pacientes de los medicamentos correctamente prescritos; es por eso que la planificacin de su estructura y manejo es fundamental.

La gestin global del servicio y de las tareas que componen el servicio de farmacia, supone acomodarse constantemente a una serie de factores como la demanda variable de pacientes, la aparicin de nuevas patologas y nuevos tratamientos, la valoracin adecuada de la oferta de productos que la industria pone a su disposicin.

La poltica sanitaria y la gestin de un hospital se encuentra en una constante bsqueda de un mejor equilibrio entre coste, calidad y acceso.

4. RECOMENDACIONES

En un hospital, el nmero de pacientes que van a necesitar un tratamiento concreto en muchos casos resulta impredecible; es por eso que se recomienda tomar las decisiones adecuadas con el fin de optimizar los recursos de que se dispone

Es importante tener

en cuenta que, debido a su naturaleza y organizacin existen multitud de agentes que pueden decidir el

interna, en un hospital

consumo de medicamentos al formar parte de su tarea facultativa y clnica.

De manera peridica; se deben buscar estrategias que permitan una mejora en cualquier aspecto de la sanidad la cual ha de ser directa o indirectamente dirigida a la consecucin del fin ltimo de conseguir una buena atencin al paciente.

Es importante estar en permanente

bsqueda de la eficiencia, la aparicin de

nuevas tecnologas al servicio de la sanidad pueden implicar un cambio en sistemas de gestin y asignacin de recursos que requiere de un conocimiento detallado del sistema en mltiples aspectos, no slo el sanitario.

5. BIBLIOGRAFA.

MANUEL BARQUN, Direccin de hospitales; sptima edic. Mc GRAU Hill, interamericana. TEMES MINTES, Jose Luis. Gestin hospitalaria, Mc Graw Hill 3 edicin Interamericana Espaa 2002.

 WILIAM PEA DAZA, Mdulo de Administracin Hospitalaria, Programa de Administracin de Servicios de Salud Palom FJ. Tcnicas actualizadas de organizacin administrativa.2 edicin. Ed. Index. 1982. Arias I. La Seccin de Farmacotecnia en un Servicio de Farmacia de Hospital. La Farmacia de Hospital en 1980.
Madrid. Fondo de Investigaciones Sanitarias de la Seguridad Social, 1982.