Apostila Completa Arquivologia PDF

Ensino de Qualidade. Deciso de Sucesso.
Normas de Arquivologia Prof. Lino Madureira
ARQUIVOLOGIA
APOSTILA 2009.
Prof.. Lino Madureira
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MDULO 1
ARQUIVOLOGIA Estudo, cincia e arte dos arquivos. o complexo de conhecimentos tericos e prticos relativos organizao de Arquivos e s tarefas dos Arquivistas. ARQUIVISTICA Princpios e tcnicas a serem observados na construo, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos. DOCUMENTO Registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. *Informao: a noo, idia ou mensagem contida num documento. A informao sempre incorprea, por isso definida como matria prima abstrata. ORGOS DE DOCUMENTAO - Arquivo Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoas, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. - Biblioteca Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. - Museu Instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
GNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartogrfico Cartogrfico
ORIGEM BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so produzidos e conservados com objetivos culturais. - Os documentos so produzidos e conservados com objetivos funcionais.
AQUISIO ou CUSTDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos so - Os documentos no colecionados de fontes so objetos de diversas, adquiridos por coleo; provm das compra ou doao. atividades pblicas ou - Os documentos privadas, servidas existem em numerosos pelo arquivo. exemplares. - Os documentos so - A significao do produzidos num nico acervo documental no exemplar, ou limitado depende da relao que em nmero de cpias. os documentos tenham - H uma significao entre si. orgnica entre os documentos.
MTODO DE AVALIAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades - Preserva-se a documentao isoladas. - O julgamento no referente a uma tem carter atividade, como um irrevogvel. conjunto e no como - O julgamento unidades isoladas. envolve questes de - Os julgamentos so convenincia, e no de finais e irrevogveis. preservao ou perda - A documentao no total. raro existe em via nica.
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg)

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MTODO DE CLASSIFICAO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza mtodos - Estabelece predeterminados. classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas - Exige conhecimento do sistema, do particularidades. contedo e da - Exige conhecimento significao dos da relao entre as documentos a unidades, a classificar. organizao e o funcionamento dos rgos.
CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Pblicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Institucionais Comerciais Pessoais
MTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades - Aplica-se a discriminadas. conjuntos de - As sries (anurios, documentos. peridicos,...) so - As sries so unidades isoladas para consideradas unidades catalogao. para fins de descrio.
CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO - Franqueado Franqueado ao pblico, utilizando algumas formalidades de consulta. - Confidencial Que podem ser consultados por pessoas credenciadas. - Restrito Arquivos que preservam a segurana nacional. CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU FREQUENCIA DE USO 1 Idade - Corrente Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So conservados pela administrao e somente o pessoal dessa administrao tem competncia para sobre o seu trato, classificao e utilizao.
ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2) FINALIDADE 1 Servir administrao 2 Servir histria FUNO Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservao - Acessibilidade e pesquisa
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2 Idade - Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda
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solicit-los. No h necessidade conservados prximos aos escritrios. de serem Aquele produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. Caracterstica - Criao e recepo por uma entidade - Prova de transaes passadas - Carter orgnico ou administrativo - Exemplar nico CARACTERSTICAS Conforme suas caractersticas, forma ou contedo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo. DEFINIO EXEMPLOS TCNICA Material sobre o - Acetato - Papel SUPORTE qual as informaes so - Fita Magntica - Disco ptico registradas Estgio de - Original FORMA preparao e de - Cpia transmisso de Rascunho/Minuta documentos Configurao - Cartaz FORMATO fsica de um suporte, de - Livro acordo com a - Planta natureza e o - Folhas avulsas modo como foi confeccionado Configurao - Audiovisual que assume o - Fonogrfico GNERO documento de - Iconogrfico acordo com o - Textual sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo Configurao - Boletim - Certido ESPCIE que assume um documento de - Declarao acordo com a - Relatrio disposio e a natureza das informaes nele contidas Configurao - Boletim de que assume uma Ocorrncia TIPO
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Saem do domnio exclusivo da administrao que os produziu e tornam-se passivos de ao comum desta e da Administrao de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. 3 Idade - Permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. So de competncia exclusiva da Administrao dos Arquivos. CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO / ATUAO - Setoriais So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. - Gerais / Centrais So os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS - Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razo merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao ... - Especializados Documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem, so tambm chamados de arquivos tcnicos. DOCUMENTOS DE ARQUIVO
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espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou - Certido de Nascimento - Declarao de Imposto de Renda com a disposio das informaes nele contidas. (D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinrios Cuja divulgao no prejudica a Administrao. - Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito, requerem medias especiais de salvaguardar sua custdia e divulgao. Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. (Decreto n 4.553, Art. 5) QUESTES MDULO 1 1 -A
DIVISO DE GNERO DOCUMENTAL, QUE RENE TIPOS DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERSTICAS COMUNS DA ESTRUTURAO DA INFORMAO, DENOMINA-SE:
3 - As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder pblico devem (A) ser organizadas por assuntos, seguindo o mtodo proposto pelo cdigo de catalogao anglo-americano (AACR2). (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentao quando retratarem aspectos urbanos antigos. (C) constituir fundos diferentes, de acordo com o fotgrafo autor da imagem. (D) ser agregadas s demais fotografias, pblicas ou privadas, do mesmo assunto, constituindo-se colees temticas. (E) sujeitar-se aos princpios e tcnicas arquivsticos, estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia.
A) SRIE; B) ESPCIE DOCUMENTAL; C) GRUPO; D) SUBSEO OU SUBGRUPO; E) SUBSRIE.
2 - Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so definidos segundo uma certa categorizao de documentos arquivsticos. Assinale a definio que melhor conceitua essa categorizao. (A) Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (B) Denominao dos documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. (C) Configurao que assume um documento de acordo
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Considerando o universo de normas, conceitos, prticas e finalidades das atividades desenvolvidas no mbito da Arquivologia, julgue os itens subseqentes.
4 - Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras (V) (F)
5 - A acumulao, formao tpica dos arquivos, ope-se coleo, em que h
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a) procedimentos seletivos de reunio de documentos. b) transferncia natural de documentos. c) relao orgnica entre documentos d) correspondncia entre os documentos e a s atividades da instituio. e) ligao entre os valores primrios e secundrios dos documentos. a) Permanentes, correntes, temporrios. b) Temporrios, intermedirios, correntes. c) Correntes, temporrios, intermedirios. d) Intermedirios, correntes, temporrios. e) Correntes, intermedirios, permanentes.
11 Um conjunto de diversos documentos referentes a um mesmo assunto chama-se a) expurgo. b) indexao. c) inventrio. d) dossi. e) guia.
6 - O gnero distingue os documentos a) b) c) d) e) textuais dos iconogrficos e audiovisuais. pblicos dos privados e notariais. sigilosos dos reservados e confidenciais. ativos dos semi-ativos e inativos. manuscritos dos impressos e dactiloscritos.
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7 - Contrato de prestao de servio exemplo de GESTO DE DOCUMENTOS a) b) c) d) e) espcie documental. gnero documental. suporte. formato. tipo documental. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159, Art. 3) OS TRS MOMENTOS DA GESTO DE DOCUMENTOS Produo dos Documentos Inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Manuteno e Uso Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. Destinao Final dos Documentos Programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo.
8 - A classificao dos documentos de arquivo em textual, audiovisual, cartogrfico ou iconogrfico implica em definio (A) da espcie documental. (B) da forma do documento. (C) do formato do documento. (D) do gnero documental. (E) do tipo documental.
9 - Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: (A) pblicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. (D) tipolgicos e diplomticos. (E) administrativos e histricos. 10 O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs fases. Identifique a ordem correta.
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AVALIAO DE DOCUMENTOS A avaliao de documentos de arquivo a etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. *Ciclo de Vida dos Documentos 1 Idade Arquivo Corrente 2 Idade Arquivo Intermedirio 3 Idade Arquivo Permanente OBJETIVO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS Reduo da massa documental Liberao de espao fsico Melhor conservao dos documentos de guarda permanente Incremento pesquisa Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (tramite) Eficincia administrativa Fiscal Tcnico Histrico METODOLOGIA DE AVALIAO A Tabela de Temporalidade instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrem na legislao. PRAZO DE VIGNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. PRAZO DE PRESCRIO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrio: Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica). PRAZO DE PRECAUO
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VALOR PRIMRIO Qualidade inerente s razes da criao de todo documento, em decorrncia das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituio. VALOR SECUNDRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao primria (utilizao primria - vigncia administrativa). VALORES Probatrio Legal
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Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. De que maneira ser processada. O que ser feito com o resduo da eliminao. Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os seguintes dados: rgo Produtor Srie Documental Datas-limite Quantidade Eliminada (em metros lineares) Data da Eliminao Assinatura dos Responsveis PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS DE AVALIAO Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel.
rea Responsvel Item Documental Folha N Data / / de Observaes DF opcional a seleo por amostragem das provas dos candidatos, segundo critrios estabelecidos pela Comisso Permanente de Avaliao.
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao.
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade C Corrente / I Intermedirio / DF Destinao Final
ELIMINAO Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda predominantemente papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessrios ao processamento de eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. Quem registra o ato. Onde e quando ser realizada.
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Tempo Arquivamento C I
Constituio de Bancas Examinadoras; Editais; Exemplares nicos de Provas; Gabaritos; Resultados; e Recurso
Guarda permanente
Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao. Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades. Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel da seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades. Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite.
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Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico. Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD. Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume. Acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente. Propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio. Elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. Coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes. Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata. QUESTES MDULO 2 12 - UM ARQUIVO PBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAO ARMAZENADA, DEVER INTRODUZIR UMA POLTICA DE GESTO DOS DOCUMENTOS PBLICOS CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E INTERMEDIRIAS, ALM DA PERMANENTE. DE IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO METODOLGICO OPERACIONAL DEVER SER IMPLEMENTADO:
ARRANJO E DESTINAO DA PRODUO DOCUMENTAL; B) OTIMIZAO DOS PROCEDIMENTOS E DAS ATIVIDADES ARQUIVSTICAS; C) AVALIAO, SELEO, ARQUIVAMENTO E MICROFILMAGEM; D) LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL;
COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar, exigem a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definirem critrios de valor, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista. COMISSO CENTRAL DE AVALIAO Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo. Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao. Orientar a execuo das decises registradas na Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo). Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. Aprovar as amostragens. Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.
A)
COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo.
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E) controle do fluxo de documentos.
A EQUAO RELATIVA UTILIZAO DE ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS = VALOR SECUNDRIO = NECESSIDADE HISTRICA.
13 - OBSERVE
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SOBRE
ESSA ESCLARECEM: EQUAO,
ROUSSEAU
COUTURE
A) OS AUTORES NO ACEITAM A DENOMINAO VALOR SECUNDRIO; B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS S POSSUEM DOCUMENTOS DE VALOR HISTRICO INTRNSECO; C) NO SE DEVE ASSOCIAR O VALOR SECUNDRIO NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTRICA, ELA UMA ENTRE OUTRAS; D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDRIO AGREGA A NECESSIDADE HISTRICA; E) A NECESSIDADE HISTRICA INDEPENDE DO VALOR SECUNDRIO E DO VALOR PRIMRIO.
16 - Os documentos de segunda idade so aqueles a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. c) que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final. d) que exigem medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. e) reunidos de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido.
14 - Durante o perodo da Ditadura Militar, parte da represso aos opositores foi feita pela via jurdicolegal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoo de prticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episdio bem ilustrativo de que
(A) nenhum documento neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula.
17 - Nas operaes de destinao propostas por T. R. Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, no consta
(B) o uso secundrio dos documentos fica escondido nas entrelinhas at que uma pesquisa torne isso pblico. (C) o documento de arquivo em si neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicao, condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira inteno documental. (E) documentos inverdicos podem ser transformados em documentos autnticos atravs de pesquisa cientfica.
a) b) c) d) e)
a doao. a destruio. a microfilmagem. a transferncia. o recolhimento.
18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definio de prazos de guarda de documentos de arquivo, correto afirmar que
a) se relaciona ao valor secundrio. b) ocorre durante a vigncia do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. d) pressupe a garantia de direitos. e) se define durante a tramitao.
Com relao poltica de avaliao a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivstico, julgue os seguintes itens. 19 - Compete s comisses setoriais de avaliao de documentos a aprovao das amostragens. (V) (F)
15 - A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criao at a sua eliminao ou guarda permanente, passando pelos estgios corrente e intermedirio. (V) (F)
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Acerca do recolhimento de documentos, julgue os itens subseqentes. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. b) a adoo do mtodo numricocronolgico pelos protocolos dos rgos pblicos um poderoso instrumento de apoio. c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. d) a liberao de espao fsico tem sido um argumento forte. e) a eliminao de documentos, segundo recomendao do CONARQ, no pode ser feita por meio de fragmentao manual ou mecnica.
20 - Somente sero recolhidos fase permanente os documentos com valor secundrio. (V) (F) 21 - Por diagnstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. b) a elaborao de planos de destinao de documentos. c) a execuo das determinaes das tabelas de temporalidade. d) a aplicao das normas da ISAD(G). e) a anlise das informaes bsicas sobre arquivos.
25 - Nos arquivos permanentes, o potencial informativo dos documentos a) inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. b) extrapola as razes pelas quais foram criados. c) depende de sua vigncia jurdicoadministrativa. d) equivale ao que lhes permite o valor primrio. e) no favorece a pesquisa retrospectiva.
22 - Na elaborao da tabela de temporalidade, so atividades prvias: a) eliminao de documentos suprfluos e repetitivos. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do rgo produtor. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermedirio. d) relao de documentos a serem microfilmados. e) recolhimento das sries documentais ao arquivo permanente.
26 - O princpio arquivstico da organicidade baseia-se na relao entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. b) as atividades da instituio e as de entidades congneres. c) os documentos e as atividades da instituio. d) os originais e as cpias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados.
23 - Na prtica de avaliao, so em geral considerados de valor permanente a) as cpias cujos originais so conservados. b) os documentos cujos textos esto reproduzidos em outros. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. d) os documentos desprovidos de interesse para a administrao. e) os documentos apcrifos.
27 - A ADMINISTRAO DA PRODUO, TRAMITAO, ORGANIZAO, USO E AVALIAO DE DOCUMENTOS, MEDIANTE TCNICAS E PRTICAS ARQUIVSTICAS, A FIM DA RACIONALIZAO E EFICINCIA DOS ARQUIVOS, DENOMINA-SE: (A) ORGANIZAO E MTODOS (OM); (B) GESTO DE DOCUMENTOS; (C) CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS;
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24 - Na avaliao de documentos de arquivo,
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(D) DESTINAO DE DOCUMENTOS; (E) PRINCPIO DA UNIDADE PROTOCOLIZADORA. 30 Para definir os prazos de reteno e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa necessria a Tabela a) Cronolgica. b) PHA. c) de Temporalidade Documental d) de Temporalidade Assessoral. e) CUTTER.
28 - prtica corriqueira nas instituies brasileiras a formao de grandes depsitos de massa documental acumulada, vulgarmente denominados arquivo morto. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acmulo. (B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papis permanentes. (C) representam documentos sem nenhum valor jurdico ou histrico. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleo. (E) deveriam intermedirio. ser recolhidos ao arquivo
MDULO 3
MICROFILMAGEM Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996). Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68. Portaria n158 de 20 de junho de 1996 - da Secretaria de Justia - dispe sobre o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos
29 - De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminao de documentos pblicos de valor permanente (A) ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao. (B) ocorrer aps a elaborao e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) ocorrer mediante autorizao do chefe do poder executivo da esfera de competncia dos documentos. (D) no permitida por serem documentos imprescritveis e inalienveis devido ao valor histrico, probatrio e informativo. (E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no houver compradores interessados na sua aquisio.
Vantagens: Integridade das informaes. Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas atravs de Leitores de Microfilme. Segurana: Duas vias de microfilme, original e cpia, proporcionando Microfilmagem total segurana.
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Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de ndices em banco de dados, busca das informaes em poucos minutos e cpias em papel se necessrio. Reduo de espao: em at 98% de reduo de espao fsico dos arquivos. Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968. Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com as mdias magnticas e pticas. A jaqueta formada por duas folhas de polister especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde sero inseridas as tiras de microfilme. As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padro de uma jaqueta 105mm x 148mm. Suas principais vantagens so a possibilidade de atualizao por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminao da informao e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexao, possvel por meio de vrios recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc. Microficha A microficha nada mais que uma folha de filme, normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padro e a mais usada a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns so: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma cmara planetria tipo Step & Repeat Utilizando uma cmara C.O.M.
MICROFORMAS Principais Bitolas 16mm (at A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicaes, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme a microforma bsica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de informaes sujeitas a atualizaes constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqencial numrico ou cronolgico. As larguras mais usadas so 16mm para documentao administrativa e os de 35mm para arquivos tcnicos de plantas, mapas, livros, etc.
MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento aps o outro ao longo da pelcula de microfilme. Pode ser obtido em cmaras rotativas e planetrias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm - Fotograma em p - Comic Mode
Jaqueta
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- Fotogramas Deitado - Cine Mode Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da mquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme esto em movimento no momento da microfilmagem. A microfilmadora rotativa possibilita filmagem no sistema duo ou duplex. a
Duplex Frente e verso de um documento so microfilmados simultaneamente, com uma nica passagem do documento pela mquina. S obtm-se o Duplex com microfilmadora rotativa.
Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo.
Processadoras EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetrias Composta de uma base fixa onde est o campo fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o documento quanto o filme esto parados no momento da microfilmagem. Aps a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visveis.
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imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital. Duplicadores Utilizado para fazer cpias das microformas
Document Imaging
Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.
o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos digitalizados. Os documentos originalmente em mdias analgicas (papel, mirofilme,...) devero ser convertidos atravs de processos de digitalizao. A principal vantagem o armazenamento e a diminuio do volume fsico dos documentos. 13.000 pginas A4 digitalizadas cabem em 1 CD-ROM.
Outro aspecto importante com relao disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida atravs de senhas. Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e tramitao de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos so processados. Com os documentos convertidos para imagens, era preciso uma tecnologia que substitusse o processo humano de trmite de documentos em papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decises onde necessrio um intenso trmite de documentos muitas vezes at em cidades e pases diferentes.
GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Definio
Vantagens: Incremento ao Tramite Informao just in time.

Sistema de GED
um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som,
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Um sistema de GED composto por:

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Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada. Hard Disk
Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como, por exemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica, udio, e sero convertidos para o formato digital. Para a realizao destes procedimentos so utilizados Hardwares especficos: Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura (Vdeo e / ou udio). Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-ptica um documento analgico (impresso) em cdigo binrio (documento eletrnico, documento digital) pela deteco e medida da luz refletida ou transmitida. Indexao: a indexao o processo que garantir a recuperao dos documentos, na indexao so atribudos termo (palavras-chave) relacionados ao contedo do documento. Esse processo pode ser realizado com a identificao destes termos antes da digitalizao do documento ou aps a digitalizao, o que vai definir o momento exato da indexao o grau de complexidade de identificao destes termos. Discos pticos Mdia que aceita e mantm informaes sob a forma de marcas numa camada de gravao que pode ser lida com um raio ptico.
CD-ROM CD-R DVD DVD-R BLUE-RAY WORM (Write Once, Read Many)
Discos Magneto-pticos Utiliza um campo magntico que altera a informao quando o disco aquecido atravs do laser. Nos processos de gravao, alterao e/ou excluso dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, e um campo magntico faz a alterao necessria. No processo de leitura apenas o laser utilizado no processo. CD-RW DVD-RW
Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconhea o contedo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). OCR Optical Character Recognicion ICR Intelligent Character Recognition
Consulta (Visualizao) Para a realizao de uma consulta adequada aos documentos de grande importncia a utlizao de monitores de alta definio onde se possa visualizar um documento com a menor distoro de tamanho possvel. A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo, que processam a imagem, e para os monitores.
Armazenamento (Storage) Discos Magnticos Disco com superfcie magntica na qual podem ser armazenados dados pela magnetizao de reas de sua superfcie. Disquetes
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Sada (Output)
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A sada de um sistema de GED a possibilidade de se obter o documento impresso novamente, para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resoluo e com uma boa velocidade de impresso de pginas por minuto. Outro aspecto relevante possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos, exemplo: COM Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. COLD Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos pticos. QUESTES MDULO 3 31 - NA LITERATURA ARQUIVSTICA, SISTEMA HBRIDO
A COMBINAO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS, APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A OFERECER. SO REQUISITOS BSICOS PARA O XITO DE QUALQUER MTODO DE REPRODUO:
D)
COMUTAO BIBLIOGRFICA; NORMAS INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCPIOS ARQUIVSTICOS;
E) FUNDAMENTOS ARQUIVSTICOS; INSERO NO PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAO;

COMUTAO DE REGISTROS DOCUMENTAIS INTERNACIONAIS. 33 - ARQUIVO PBLICO MUNICIPAL ACABOU DE COMPRAR UMA DIGITALIZADORA DE MICROFILMES. O EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS INFORMAES MICROFILMADAS EM QUALQUER SUPORTE INFORMTICO, FOI INCORPORADO AO ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES, AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO, ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS DOCUMENTOS ATRAVS DE TERMINAIS EM REDE E DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.
Nesta situao especfica, a confeco de um filme cpia, a partir do filme original, (A) obrigatria por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questes de segurana. (B) desnecessria, j que o arquivo pode atender melhor os consulentes atravs das cpias eletrnicas. (C) desnecessria se uma cpia em Cd-Rom for depositada junto ao cartrio de ttulos e documentos. (D) necessria para garantir a consulta em caso de pane do sistema informtico. (E) desnecessria porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espao climatizado para o armazenamento.
A) SELEO E DESTINAO DOS DOCUMENTOS; B) HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO; C) AVALIAO E ORGANIZAO DA DOCUMENTAO; D) SELEO E RESTAURAO DA DOCUMENTAO; E) TRANSFERNCIA DA DOCUMENTAO E SUA FOTOGRAMETRIA.
32 - A
ADOO DE RECURSOS TECNOLGICOS PARA ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO REQUER A OBSERVNCIA DE CRITRIOS FUNDAMENTAIS QUE LEVEM EM CONSIDERAO:
A) LEGISLAO EM VIGOR; COMUTAO BIBLIOGRFICA INTERNACIONAL, APLICAO DE NORMAS INTERNACIONAIS;

PRECEITOS TCNICOS DA ARQUIVOLOGIA, LEGISLAO EM VIGOR E RELAO CUSTO/BENEFCIO DE SUA IMPLANTAO; RELAO CUSTO BENEFCIO DE SUA IMPLANTAO; APLICAO DE NORMAS INTERNACIONAIS; COMUTAO DE REGISTROS DOCUMENTAIS NACIONAIS E INTERNACIONAIS;
B)
C)
34 - O procedimento de microfilmagem elimina o prvio tratamento tcnico da documentao. (V) (F)
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Tendo em vista a legislao que regula a microfilmagem de documentos oficiais, julgue os itens a seguir. 35 - A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de microfichas. (V) (F) 36 - vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. (V) (F) documentos, a literatura arquivstica recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco ptico. fita magntica. disco rgido. filme de sais de prata. pergaminho.
42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM: (A)

SUBSTITUI AVALIAO DE A ETAPA ARQUIVSTICA DOCUMENTOS; DA
(B) 37 - Na microfilmagem, poder ser utilizado qualquer grau de reduo, desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reproduo. (V) (F) As discusses em torno da produo e preservao dos documentos eletrnicos tm sido uma constante nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivstica em todo o mundo. Acerca dos documentos eletrnicos, julgue os itens a seguir. 38 - Na conservao desses documentos, aconselhvel a transferncia peridica dos dados para outros suportes. (V) (F) 39 - O documento eletrnico pode apresentar perdas da integridade do contedo. (V) (F) 40 - Os documentos eletrnicos so distintos dos documentos em suporte-papel, pois a) b) c) d) no alcanam valor histrico. so desprovidos de autenticidade. tm espcies e tipos indeterminados. demandam diferentes mtodos de leitura e de conservao. e) s podem ser analisados por cientistas da informao.
NO ELIMINA O PRVIO TRATAMENTO TCNICO DA DOCUMENTAO;
(C) OTIMIZA O ARRANJO DO ACERVO E A ORDENAO DE SUAS SRIES; (D) FEITO CONCOMITANTEMENTE AVALIAO E A SELEO DOCUMENTAL;
COM A
(E) SIMPLIFICA O USO DOS MTODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO. 43 - Voc contratado como consultor de uma instituio pblica que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituio lhe pede que encaminhe solues para o problema. Voc, ento, (A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar menos espao. (B) prope um novo fluxograma que otimize o trmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminao dos documentos permanentes sem valor histrico. (D) elabora um projeto de gesto para os documentos das fases corrente e intermediria. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. 44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem GRAAS 17
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41 - Na soluo de problemas de mudana de suporte, para fins de guarda prolongada de

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(A) um processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. (B) um processo de reproduo fotogrfica, de quaisquer documentos em graus de reduo nfimos. (C) um processo de reproduo em filme ou em microfichas, de documentos arquivsticos com grau de reduo de 96,5%. (D) qualquer processo de reproduo tica de documentos e imagens com grau de reduo superior a 95%. (E) qualquer processo de transferncia de quaisquer informaes documentais para suportes mais reduzidos. Benefcios alimentao vale-transporte Nas subclasses sero inseridas tipolgicas como, RG e CPF. RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionrios documentos pessoais - cpia do RG - cpia do CPF Benefcios alimentao vale-transporte as sries
A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema chamado de Plano de Classificao. O Plano de Classificao pode seguir o critrio FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL. Critrio Funcional: que tem por eixo as funes desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo
MDULO 4
CLASSIFICAO O objetivo da classificao dar visibilidade s funes e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que classificao antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de um arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem respeito s funes / atividades detectadas, por exemplo: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionrio e Benefcios RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionrios Benefcios Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade. RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionrios documentos pessoais
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Um Plano de Classificao deve possuir trs caractersticas (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade * Plano de Classificao X Quadro de Arranjo Plano de Classificao: Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
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Quadro de Arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes.
(Dicionrio de Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
Sistema Direto: a busca do documento realizada diretamente no local onde o documento est guardado. Sistema Indireto: para se localizar um documento necessrio utilizar um ndice ou um cdigo. ORDENAO ALFABTICA Existem dois tipos de ordenao alfabtica. - LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenao. (desconsiderar o espao entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai - PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenao.
ORDENAO Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: N do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor) Data Local de procedncia Nome do emissor ou do destinatrio Para a definio do critrio de ordenao devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqncia numrica), extratos bancrios (ordem cronolgica). MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO ALFABTICO GEOGRFICO NUMRICOS Simples Dgito Terminal Cronolgico IDEOGRFICOS (Assunto) Alfabtico enciclopdico dicionrio Numricos duplex decimal
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Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro * Para ambos os casos as partculas no devem ser consideradas no momento da ordenao (de, da, e,...) MTODO ALFABTICO O elemento considerado para ordenao o NOME. Regras de Alfabetao 1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. GRAAS 19

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ALFABETADO Paulino Macedo Andrade, Jos Antunes Pedro Paulo Silveira Jos Antunes Macedo, Paulino Andrade Silveira, Pedro Paulo 2) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabtica do prenome Joo Antunes Paulo Antunes Anbal Antunes ALFABETADO Antunes, Anbal Antunes, Joo
Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito Teixeira, Oscar (General) Vasconcelos, Jarbas (Governador)
7) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. ALFABETADO
Jose Oviedo y Baos Arco y Molinero, Ramon del Ramon del Arco y Molinero Oviedo y Baos, Jose
8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so registrados como se apresentam, sem inverso
Li Yutang Al Ben-Hur
Antunes, Paulo 3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam. ALFABETADO
ALFABETADO
Al Ben-Hur Li Yutang
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam. ALFABETADO

Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So Bento
9) Nomes de empresas e instituies devem ser transcritos como se apresentam, porm, os artigos iniciais no devem ser considerados para alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda.
Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar So Bento, Luis Carlos da Silva
ALFABETADO
Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.
5) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ltimo sobrenome e no so separadas. ALFABETADO
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastio de Pdua Jnior Antonio de Brito Neto Brito Neto, Antonio de Oliveira Sobrinho, Oscar de Pdua Jnior, Sebastio de
10) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito por extenso devero aparecer no final entre parnteses. ALFABETADO
II Conferncia da Sade Conferncia da Sade (II) Quarto Encontro de Turismo Congresso de Direito Penal 3 Congresso de Direito Penal (3) Encontro de Turismo (Quarto)
6) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses. ALFABETADO

Governador Jarbas Brito, Paula (Dra.)
MTODO GEOGRFICO
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Utiliza informaes do aspecto geogrfico do documento. Existem 3 (trs) formas de arquivamento Ex: 1 FORMA: ESTADO CIDADE Ex: Os documentos so agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte Ex: Dentro das divises estaduais seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco Recife Pernambuco Caruaru Pernambuco Limoeiro Pernambuco Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Caic Rio Grande do Norte Mossor 2 FORMA: CIDADE ESTADO Ex: Os documentos so agrupados por Cidade Caic Limoeiro Mossor Natal Olinda Recife Ex: Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Caic Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossor Rio Grande do Norte Natal Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco
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3 FORMA: PAS CIDADE Os documentos so agrupados por Pas Frana Portugal Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL FRANA Frana Paris Frana Lorena PORTUGAL Portugal Lisboa Portugal Coimbra Portugal Porto
Ex:
MTODO NUMRICO SIMPLES O Mtodo numrico simples considera um nmero j existente no documento (ex: n de matrcula do funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um nmero ao documento. IMPORTANTE . Controle da numerao para no atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes. O mtodo numrico simples um mtodo indireto pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para a realizao de uma busca. Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de Matrcula.
PASTAS Dossis de Funcionrios

41737 40072 30095 30021
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20241
NDICE ALFABTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhes, Joo - 20241 Tenrio, Edilson 30021
No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.
INFORMAO CRONOLGICA
DIA MS 1 Janeiro / jan. /01 2 Fevereiro / fev / 02 3 Maro / mar. / 03 4 Abril / abr. / 04 5 Maio / maio / 05 ... Junho / jun. / 06 ... Julho / jul / 07 ... Agosto / ago. /08 ... Setembro / set. / 09 29 Outubro / out. /10 30 Novembro / nov. / 11 31 Dezembro / dez. / 12 ANO ... ... 1940 ... ... 1965 1966 ... ... 1999 2000 2001 1 ANO Seqncia da Ordenao
MTODO DGITO-TERMINAL Os documentos so numerados seqencialmente, porm, os nmeros so dispostos em grupos de dois dgitos, separados por hfen, e lidos da direita para a esquerda formando pares. Ex: Decompondo o nmero 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primrio para ordenao 19, seguido do grupo secundrio, 93, e do grupo tercirio 82. Se o nmero apresentar apenas cinco dgitos o grupo tercirio dever ser complementado com um nmero 0 (zero). Ex: 56212 Ex: NUMRICO DGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 05-62-12
2 MS
3 DIA
ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica. EX: ATESTADO MDICO CONTA DE GUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SADA TESTE DE ADMISSO
ASSUNTO - ALFABTICO ENCICLOPDICO
Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um TTULO GERAL. EX: CONTABILIDADE Conta de gua Conta de Luz Notas Fiscais
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MTODO NUMRICO CRONOLGICO Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao.
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nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de sada PESSOAL Atestado Mdico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admisso ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que exige cuidado para que no sejam criadas pastas com assuntos j includos em sub-pastas. Ex: CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 Ex: CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 Ex: CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de gua 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Sada 1-2-3
PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAO (que contm toda estrutura numrica
1-1 1
utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico que dever ser utilizado com base no assunto).
PLANO DE CLASSIFICAO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de gua 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Sada NDICE Conta de gua Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2-3 1-2
para cada assunto principal atribudo um nmero
Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

1-2-3 1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2
Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivises
Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises.
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ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey Classificao Decimal de Dewey (CDD).
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Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada para assuntos gerais. ROTINA DE PROTOCOLO 0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia O nmero de classificao composto por uma parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou no ter uma parte decimal. Ex: 612 616 616.1 616.2 Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejam necessrios. Lembrando que cada novo nmero um nvel de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: No h uma classificao universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espcie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Tcnica e no o Sistema de Classificao. Ex: 100 110 111 112 120 121 121.1 121.2 122 123 * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Grupo 1 Recebimento Classificao Recebe a documentao , faz a separao de acordo com a sua classificao, adiciona o carimbo de data de recebimento. Grupo 2 Registro Movimentao Funciona como uma atividade de distribuio de documentos. Faz o registro do documento anotando dados de identificao, e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. QUESTES MDULO 4 45 - Indique a ordenao alfabtica mais correta para as instituies abaixo: (A)Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico
CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de gua Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada servios produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada
A desvantagem que a cada nvel temos um nmero de subdivises limitado.

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(C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de So Paulo

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Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de So Paulo 46 - Considerando a correspondncia entre o nmero de identificao dos dossis funcionais com os respectivos funcionrios, conforme indica a tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde ordem correta de arquivamento dos nomes pelo mtodo dgito-terminal. N do dossi 103.678 322.206 152.206 151.977 784.120 984.020 Nome do funcionrio Maria Jlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antnio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit Maria Jlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antnio Heron Ferreira Maria Jlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joo Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabia Antnio Heron Ferreira Maria Jlia Rodrigues
47 - Indique, entre as alternativas, a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. (A) O arranjo deve levar em considerao a ordem original dos documentos, ou seja, a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, nas reas e estruturas que lhes so destinadas, respeitando sempre os princpios da arquivologia. (C) Denomina-se arranjo ordenao dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhana de atividades, em fundos, sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. (D) Um sistema de arranjo de arquivos pblicos pelo qual, para cada documento, h que remontar ao rgo governamental, repartio administrativa ou instituio por que foi expedido ou recebido. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operaes que, de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade GRAAS 25
(A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit Antnio Heron Ferreira Maria Jlia Rodrigues (B) Maria Jlia Rodrigues Antnio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabia Joo Guilherme Smit (C) Antnio Heron Ferreira Joo Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabia
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produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo. b) c) d) e) enciclopdica. alfabtica. dicionria. decimal.
48 - O mtodo de arquivamento numrico simples aquele em que as pastas so ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, tambm, um ndice alfabtico remissivo para a codificao das pastas. (V) (F)
51 - Uma entidade, pblica ou privada, deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes contedos. b) nos assuntos tratados na correspondncia dos seus rgos de cpula. c) nos cdigos de classificao dos documentos do governo federal. d) na distribuio hierrquica dos documentos em dez grandes classes. e) nas competncias, funes e atividades por ela desenvolvidas.
49 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, receber de vrios setores documentos a serem redistribudos uma rotina caracterstica de a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermedirio. d) arquivo permanente. e) sala de consulta.
52 - Um plano de classificao deve basear-se

50 - Observe o quadro abaixo:
Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropolgica Histria Sociologia Monografias Antropologia Histria Histria Antiga Histria Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural
a) nos gneros documentais, formatos e suportes. b) no contedo informacional dos documentos que integram as diferentes sries. c) no grau de sigilo e no perodo de vigncia dos documentos. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histricos. e) na estrutura, funes e atividades das instituies de origem dos documentos.
53 - As qualidades que so atribudas por Schellenberg a um sistema de arquivamento so:

SISTEMA DE NOTAO MISTA, NDICES REMISSIVOS E MNEMNICO; (B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXVEL E QUE ADMITA EXPANSES; (C) FLEXVEL, MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO; (D) EXPANSES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMRICO, CODIFICAES ALFANUMRICAS; (E) SISTEMA MNEMNICO, DE ASSUNTO-NUMRICO E SUJEITO A EXPANSES.
(A)
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde a) duplex.
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DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS PASTAS SO ORDENADAS DE ACORDO COM O REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES. USA-SE, TAMBM, UM NDICE ALFABTICO REMISSIVO PARA A CODIFICAO DAS PASTAS. TRATA-SE DO MTODO:
54 - MTODO
MDULO 5
PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, no permitindo que estes venham a se deteriorar.
(A) DECIMAL; (B) DUPLEX; (C) ENCICLOPDICO; (D) ALFANUMRICO; (E) NUMRICO SIMPLES.
CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deteriorao j iniciado.
55 - A utilizao de mtodos numricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de recebimento dos documentos. (B) pode ser aplicado em correspondncias se houver um ndice alfabtico. (C) deve guardar estreita relao com a ordem alfabtica dos documentos. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um nmero de srie original. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. 56 Na administrao de documentos correntes tem-se a preocupao de conserv-los de maneira ordenada e acessvel. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam bem a) classificados e manuseados. b) classificados e arquivados. c) selecionados e arquivados. d) selecionados e classificados. e) selecionados e manuseados. 57 A colocao correta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, onde cada documento deve ocupar um nico e exclusivo lugar, chamada de a) arranjo. b) notao.
c) etiquetas.
RESTAURAR Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que j sofreram um processo de deteriorao e perderam informaes de forma parcial ou total. CARACTERSTICAS DO PAPEL O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras. O controle do conjunto de elementos ambientais fundamental para a preservao dos acervos. FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve ser mantido pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferao de fungos e bactrias, bem como garante caractersticas propcias para infestao por animais. J a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradio.
d) projees. e) classificados.
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importante fazer o monitoramento do ambiente atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa circulao do ar. Radiao da Luz O Controle da luminosidade um elemento que contribui para a preservao dos documentos. A incidncia luz natura ou artificial sobre os documentos causa danos de forma irreversvel, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel. Qualidade do Ar importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurana dos documentos, os gases que provocam reaes qumicas formando cidos que danificam os documentos, e as partculas slidas que se encontram em suspenso. AGENTES BIOLGICOS Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene. INTERVENO HUMANA O homem um dos maiores agentes de deteriorao dos documentos. Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos so atos intencionais que podem ser minimizados com uma poltica de acesso e segurana dos documentos.
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Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais prprios para cada suporte documental. Essa prtica vai garantir a proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar o mobilirio com padro arquivstico. A utilizao de forma correta dos invlucros (envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes para garantir a integridade documental, visto que a prtica mais comum a superlotao dos invlucros, danificando os documentos na sua manipulao de retirada e guarda.
QUESTES MDULO 5 58 - O uso de condicionadores de ar para a climatizao de um arquivo deve (A) ser substitudo por umidificadores e vaporizadores em regies secas e ridas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (C) integrar em uma nica circulao de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para no resfriar demais o ambiente. (E) ser suspenso nos horrios em que o arquivo est fechado ao pblico.
59 - Entre as atividades de conservao, assinale a que corresponde utilizao de agentes qumicos para a destruio de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. a) Laminao b) Umidificao c) Higienizao d) Desacidificao e) Fumigao
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Com relao preservao de documentos, julgue os itens subseqentes. 60 - Os documentos de terceira idade que, porventura, apresentem um estado de conservao precrio devem ser objeto de avaliao para posterior eliminao. (V) (F) 61 - A laminao corresponde utilizao de agentes qumicos para a eliminao de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. (V) (F) 62 - A umidificao um procedimento em que documentos ressecados so colocados em uma atmosfera mida, para readquirirem flexibilidade pela absoro de vapor dgua. (V) (F) 63 - A encapsulao um processo de preservao no qual o documento colocado entre duas superfcies de plstico transparente, cujas bordas so seladas. (V) (F)
FONTES DE INFORMAO
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED gerenciamento eletrnico de documentos BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). Toda a coleo disponvel na integra em: http://www.saesp.sp.gov.br BELLOTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 120 p. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. ver. amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p. CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica = Tcnica; Arquivologia = Cincia. CENADEM http://www.cenadem.com.br DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. FILIPPI, Patrcia; LIMA, Solange Ferraz de; CARVALHO, Vnia Carneiro de. Como tratar colees de fotografias. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 93 p. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 60 p.
GRAAS
64 - Na conservao dos arquivos, deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa, por meio do termohigrmetro. b) expor o papel radiao ultravioleta, para que o papel no fique ressecado. c) utilizar fungicidas e gua nocombate aos esporos ativos e dormentes. d) permitir que os gases e partculas slidas atuem no controle da qualidade do ar. e) passar borracha nos papis de textura porosa para efetuar limpeza de superfcie. 65 - Para estabilizar os documentos, interrompendo o processo de deteriorao de seu suporte, deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfcie. b) adotar procedimentos arquivsticos irreversveis. c) utilizar materiais de qualidade arquivstica. d) evitar colas a base de metilcelulose. e) promover a cultura de trmitas.
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LUCCAS, Lucy; SERIPIERRI, Dione. Conservar para no restaurar: uma proposta para preservao de documentos em bibliotecas. Braslia: Thesaurus, 1995. 128 p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. 356 p. SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 386 p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo: CENADEM. SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de conservao preventiva de documentos: papel e filme. So Paulo: EDUSP, 2005. 80 p. SILVA, Marilene Luzia da. Administrao de departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. So Paulo: rica, 2005. 230 p. SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar vocabulrio controlado para aplicao em arquivos. So Paulo: Arquivo do Estado, 2003. 55 p. arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios GRAAS 30
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LEGISLAO ARQUIVISTICA LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de
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pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse
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pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do
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Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
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Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
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Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora dele. 2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. 4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de ser arquivados. 7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides originais de microfilmagem de documentos oficiais. 1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de
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produzirem efeitos jurdicos em juzos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias. 2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para autenticao de reprodues realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos com a terceiros. Art. 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes. Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva [Dirio Oficial da Unio, de 10 de maio de 1968]
DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao GRAAS 33
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Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes
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microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. GRAAS 34
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1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos
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cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes, s normas deste GRAAS 35
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Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman JAIME ANTUNES DA SILVA [Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de 1996] [Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202] (NO FINAL DO TEXTO - ANEXO COM AS SINALTICAS) ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que
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tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos; Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos; Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve: Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2. Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL
TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUTROS DOCUMENTOS
Acrdo _ Deciso proferida por tribunal, em grau de recurso. Alvar _ Documento por meio do qual a administrao pblica autoriza ou licencia o exerccio de uma atividade, de um direito ou prtica de algum ato. Tambm se chama alvar a autorizao judicial para a prtica de algum ato. Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a redao de um projeto. Esboo de um plano, de um projeto.
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Ata _ Documento contendo registro expositivo, tanto de fatos ocorridos, como de deliberaes tomadas durante reunies formais. Atestado _ Declarao de autoridade competente, afirmando ou negando o que do conhecimento oficial do signatrio. Aviso _ Correspondncia usada nos ministrios militares, do oficial superior para o subordinado. Na rea civil, correspondncia trocada entre ministrios ou entre dirigentes de rgos subordinados Presidncia da Repblica. Boletim _ Publicao peridica, em geral de pequeno formato, destinada a divulgar matria de interesse das instituies. Certido _ Documento extrado de registros pblicos originais por quem tenha autoridade para faz-lo, ou o expediente em que no servio pblico se d f acerca de algo constante de seus assentamentos. Certificado _ Ato escrito em que se afirma um fato. Certificar significa "dar por certo". Circular _ Documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vrios destinatrios. Contrato _ Acordo em que pessoas ou instituies se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa. Conveno _ Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais ou para oficializar ajustes entre partes. Convnio _ pacto firmado entre instituies. O mesmo que ajuste. Deciso _ Documento em que se registra a resoluo aprovada por rgo colegiado. Declarao _ Documento em que algum, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinio ou conceito. Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento
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para o cumprimento de leis, faz nomeaes, promoes etc. Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo (federal, estadual ou municipal) baixado para atender a imperativos constitucionais no que se refere a atribuies que lhe so privativas. Distrato _ Desfazimento de contrato. Edital _ Aviso ao pblico em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgao por meio da imprensa, chamando a ateno para um ato ou fato administrativo. Estatuto _ Conjunto de normas orgnicas relativas a entidades pblicas ou privadas, a corporaes ou associaes de classe. Exposio de motivos _ Documento em que autoridades sugerem a seus superiores decises a respeito de assunto sobre o qual fazem relato circunstanciado. Inqurito administrativo _ Processo para apurar responsabilidade de servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar). Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (mdicos, engenheiros e outros tcnicos) depois de relatar minuciosamente os exames a que procedem e as condies a que chegaram. Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo. Expediente que consubstancia a expresso da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo no Poder Legislativo. submetida sano do chefe do Poder Executivo. Mandado _ Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa, para cumprimento de alguma diligncia. O mandado judicial o mais conhecido e dele h diversos tipos: de citao, de priso, de busca e apreenso etc. Manifesto _ Exposio pblica de programa poltico, religioso ou diplomtico, elaborada por autoridades, corporaes etc.
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Manual _ Obra de formato cmodo que rene disposies de trabalho, diretrizes, decises, mtodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada funo. Medida provisria _ Ato expedido pelo presidente da Repblica, com fora de lei, nos casos de relevncia e urgncia, o qual, submetido ao Congresso Nacional, poder ser convertido ou no em lei, no prazo de trinta dias a partir da publicao. Memorando _ Correspondncia interna de breve tramitao e pequeno formato. Memorial _ Requerimento coletivo ou petio individual, em que a parte expe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretenso. Mensagem _ Comunicao ou correspondncia entre os representantes dos poderes do Estado, especialmente enviada ao Poder Legislativo para proposio de medidas que devem ser consubstanciadas em lei. Minuta _ Esboo ou rascunho de qualquer ato, contrato ou correspondncia, a ser revisto e aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Moo _ Meio pelo qual se prope algo numa assemblia (moo de simpatia, desagravo, aplauso etc.). Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado usualmente em forma de relatrio. Nota _ Comunicao entre ministros ou entre autoridades em geral. Designa tambm registro ou servio de notariado. Notificao _ Documento pelo qual se d a conhecer um preceito a algum, pessoa fsica ou jurdica, para a prtica ou no de um ato. Ofcio _ Instrumento oficial de comunicao entre autoridades ou destas com entidades pblicas ou particulares. Ordem do dia _ Relao de matrias escolhidas para tratamento em sesso daquela data. Ordem de servio _ Ato de competncia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Parecer _ Opinio tcnica, dada com a finalidade de servir de base deciso sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurdico, tcnico ou cientfico). Pauta _ Relao das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reunies oficiais. Petio _ O mesmo que requerimento. Portaria _ Ato de competncia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Processo _ Documento que, uma vez autuado, passa a receber informaes, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. Proviso _ Documento oficial com a finalidade de conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o exerccio de um cargo, de uma profisso, ou de expedir instrues. Regimento _ Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um rgo incluindo finalidades, estrutura organizacional, competncias e atribuies, alm de suas ligaes com outros rgos ou entidades. Regulamento _ Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execuo. Relatrio _ Exposio circunstanciada de ocorrncia, da execuo de atividades ou do funcionamento de uma instituio. Requerimento _ Documento escrito por particular ou servidor pblico, solicitando o atendimento de uma pretenso qualquer. GRAAS 38
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Requisio _ Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execuo de determinada ao.
Definies extradas de: MACHADO, Helena Corra, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantao de arquivos municipais. So Paulo : Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendrio, 1996.
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ANEXO 1- SMBOLOS UTILIZADOS ISO 9878/1990
OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros.

ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALTICAS QUADRO DE APLICAO
I - SINALTICAS QUE ANTECEDEM SEQNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:
SMBOLOS ISO SINALTICAS 1. INCIO DO ROLO (ANEXO 1) PONTOS 70 ou superior MILMETROS 18 ou superior Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao incio do filme. Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que sero microfilmados encontram-se em outro rolo. Deve ser usada para indicar as omisses, problemas de legibilidade ou outras ocorrncias previstas no art. 9 do Decreto n 1.799, de 30 janeiro de 1996. Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Cada rolo de microfilme poder receber um nmero, para fins de identificao, registro, controle e acesso. Deve constar de todos os rolos. Caso a instituio possua logotipo, este poder integrar a sinaltica. CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR 1 INFORMAES SOBRE O USO
2. CONTINUAO DE OUTRO ROLO
70 ou superior
18 ou superior
3. IMAGEM DE OBSERVAO
__
14 a 30
3a7
4. DENSIDADE UNIFORME
__
__
__
5. NMERO DO FILME
__
70 ou superior
18 ou superior
6. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DA INSTITUIO DETENTORA DO ACERVO 7. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM 8. RESTRIES QUANTO REPRODUO
__
14 a 30
3a7
Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocnio, convnio, intercmbio etc. 14 a 30 3a7 Pode ser usada para __ informar ao usurio que a instituio se reserva o direito de recusar pedidos de reproduo de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 [Direitos Autorais), Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores. (1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros __
36 a 58
9 a 15
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SMBOLOS ISO SINALTICAS (ANEXO 1) 9. SMBOLOS UTILIZADOS 10. IMAGEM DE ABERTURA ANEXO 1 __
CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR 2 PONTOS 14 a 30 14 a 30 MILMETROS 3a7 3a7
INFORMAES SOBRE O USO
11. IDENTIFICAO DO FUNDO / COLEO
__
70 ou superior
18 ou superior
12. CONTEDO DO ROLO
__
36 a 58
9 a 15
Deve constar de todos os rolos, visando orientao do usurio. Deve constar de todos os rolos, para a identificao dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7 do Decreto n 1.799/96. Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, colees, sries etc.), acrescentando outras informaes de interesse para a melhor orientao do usurio. Deve ser usada para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usurio da mudana de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA.
13. CARTO DE RESOLUO 14. SEPARAO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS
__
__
__
__
__
__
15. GRAU DE REDUO
Deve constar de todos os rolos para informar os graus de reduo adotados. Sempre que houver necessidade de alterao do grau de reduo para determinado conjunto documental, o novo grau de reduo adotado dever ser informado. (2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros __
36 a 58
9 a 15
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II - SINALTICAS POSTERIORES SEQNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

CORPO DAS LETRAS E SINALTICAS SMBOLOS ISO NMEROS ARIAL OU SIMILAR (ANEXO 1) __ PONTOS __ MILMETROS __ INFORMAES SOBRE O USO
1. DENSIDADE UNIFORME
2. CARTO DE RESOLUO
__
__
__
Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Deve constar de todos os rolos, contendo as informaes previstas no art. 8 do Decreto n 1.799/96. Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontramse microfilmados em outro rolo. Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao fim do filme.
3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO
__
14 a 20
3a7
4. CONTINUA EM OUTRO ROLO
70 ou superior
18 ou superior
5. FIM DO ROLO
70 ou superior
18 ou superior
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PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg)

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A) SRIE; B) ESPCIE DOCUMENTAL; C) GRUPO; D) SUBSEO OU SUBGRUPO; E) SUBSRIE.

5 - A acumulao, formao tpica dos arquivos, ope-se coleo, em que h

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E) controle do fluxo de documentos.

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a doao. a destruio. a microfilmagem. a transferncia. o recolhimento.

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24 - Na avaliao de documentos de arquivo,

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GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Vantagens: Incremento ao Tramite Informao just in time.

Um sistema de GED composto por:

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COMUTAO BIBLIOGRFICA; NORMAS INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCPIOS ARQUIVSTICOS;

E) FUNDAMENTOS ARQUIVSTICOS; INSERO NO PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAO;

A) LEGISLAO EM VIGOR; COMUTAO BIBLIOGRFICA INTERNACIONAL, APLICAO DE NORMAS INTERNACIONAIS;

34 - O procedimento de microfilmagem elimina o prvio tratamento tcnico da documentao. (V) (F)

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42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM: (A)

NO ELIMINA O PRVIO TRATAMENTO TCNICO DA DOCUMENTAO;

41 - Na soluo de problemas de mudana de suporte, para fins de guarda prolongada de

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4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam. ALFABETADO

6) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses. ALFABETADO

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para cada assunto principal atribudo um nmero

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A desvantagem que a cada nvel temos um nmero de subdivises limitado.

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