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El acta de una reunin es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institucin pblica o privada, una asociacin o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelacin adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurar el orden del da de la reunin. Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre estn recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas pginas estn numeradas.
El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acord en la reunin, normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el orden en que aparecen en el orden del da, independientemente de la cronologa real. Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia mocin, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos tambin puede figurar. Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jimnez propone ...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el nmero de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisin por votacin nominal, entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si sta se efecta por consentimiento general, sin una votacin formal, este hecho puede ser registrado. Los recuentos podrn omitirse en muchos casos (por ejemplo, en un
acta se puede leer "Despus de votar, el Comit acord ..."), o bien aparecer indicaciones genricas ("la propuesta se aprob por unanimidad"; "por mayora simple de los presentes se decidi..."). A veces ciertos aspectos que ocupan una fraccin importante de la reunin son registrados de modo muy resumida, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discuti la cuestin jurdica sin llegar a ningn acuerdo". Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levant la sesin.