ntroductIon ............................................................................................................. 1 1. L'Intrt de la PlanIfIcatIon ................................................................................... 2 2. Cantt Project en quelques mots ............................................................................. J J. Tlchargement de Cantt Project sur son ordInateur .................................................... J 4. CratIon et enregIstrement d'un fIchIer .................................................................... 4 5. EcrIture des tches et des jalons............................................................................. 4 6. nscrIptIon des FH ............................................................................................... 5 7. CestIon des nIveaux de tches (meres / fIlles) ............................................................ 6 8. AttrIbutIon des dates / dures ............................................................................... 6 9. 7entIlatIon des FH et gestIon des charges de travaIl ..................................................... 7 10. ApparItIon des FH et de l'avancement sur le Cantt ...................................................... 7 11. 0Iagramme des FH et gestIon des charges de travaIl..................................................... 8 12. CratIon des dpendances et gestIon des carts .......................................................... 8 1J. CestIon du suIvI avancement ................................................................................. 9 14. Parametres du 0Iagramme de Cantt ...................................................................... 10 15. Partager son TravaIl .......................................................................................... 10 ConclusIon ............................................................................................................. 12 1
IntroductIon
Ce guIde d'utIlIsatIon du logIcIel Cantt Project s'adresse tous les membres des FNE soucIeux de planIfIer leurs actIvIts de manIere claIre, effIcace et volutIve. En l'utIlIsant, vous aurez galement la possIbIlIt de partager votre travaIl aussI bIen avec votre quIpe projet, qu'avec la coordInatIon de votre FNE ou le SecrtarIat ExcutIf.
C'est outIl est en effet, outre sa fonctIonnalIt de planIfIcatIon, un outIl de communIcatIon et de cohsIon, lments Incontournable pour mobIlIser une quIpe et aInsI mener bIen un projet.
8Ien sur, un projet ne s'arrte pas qu' sa planIfIcatIon, maIs entre dans un processus global communment appel gestIon de projet . Pour mIeux comprendre ce que cela sIgnIfIe et aInsI tre capable d'apprhender l'excutIon de son projet exhaustIvement, nous vous InvItons consulter le manuel sur la CestIon de Projet, que nous avons galement mIs sur la plateforme du FE.
Nous serons amens dvelopper l'utIlIsatIon de Cantt Project. 7ous serez alors les premIers Informs vIa la plateforme de communIcatIon du FE, hberge l'adresse suIvante : http://rIe com.nIng.com .
8onne lecture !
L'Agence de |decIne PrventIve (A|P) SecrtarIat ExcutIf du FE
2 1. L'Intrt de Ia PIanIfIcatIon La planIfIcatIon est une tape prImordIale dans la mthodologIe projet. C'est elle quI dtermInera le bon droulement et enchaInement des actIvIts. Elle va engendrer une reprsentatIon graphIque du projet quI permettra d'atteIndre les objectIfs de cout, de dlaI et de qualIt noncs par le commandItaIre.
La planIfIcatIon correspond : au dcoupage des actIvIts ncessaIres pour la ralIsatIon du projet en tches leur ordonnancement (leur classement) leur IntgratIon dans un calendrIer l'affectatIon des moyens humaIns et fInancIers Tout ce processus s'effectue vIdemment dans le cadre d'un budget ddI au projet, doIt tre troItement adapt la ralIt vIa le suIvIavancement maIs va permettre d'obtenIr des reprsentatIons graphIques : le dIagramme de Cantt et le dIagramme des ressources.
a) 0Iagramme de Cantt Le dIagramme de Cantt est un outIl quI permet, sur un mme plan, de faIre apparatre les tches d'un projet, leur ordonnancement et dpendances, aInsI que le suIvI avancement et les ressources affectes (voIr exemple cIapres).
b) 0Iagramme des Fessources Le dIagramme des Fessources est un outIl quI permet de faIre apparatre les tches et la charge de travaIl affectes par ressource (voIr exemple cIapres).
c) Le prrequIs la cratIon de ces dIagrammes Les tableaux cIapres sont une premIere reprsentatIon du projet et vont permettre d'tablIr le dIagramme de Cantt sur un logIcIel tel que Cantt Project. l faut donc avoIr dtermIn les tches du projet par phase et leur ordonnancement la dure de ralIsatIon des tches J les dpendances des tches entre elles (les fleches noIres) et leur cart (le chIffre cot des fleches) les dates de dbut et de fIn les ressources y affecter Les roles de chaque ressource
Projet de FormatIon des Agents de Sant Ia CestIon des VaccIns (versIon sImpIIfIe) Phases l Tches Nombre jours 0but prIode FIn prIode Pessources Phase de 0veloppement
Analyse de la sItuatIon 19 01fvr 26fvr 8ob. ChoIx de la meIlleure solutIon (jalon) 1 01mars SIdjou, 8ob.
Phase de ralIsatIon FdactIon du CahIer des Charges 10 02mars 16mars 8ob, 0Iallo
Phase opratIonnelle SessIons de formatIon J 29mars 01avr 8ob. EvaluatIon de la formatIon 2 J1mars 02avr 8ob., SIdjou
Membres de lquipe proj et Rles Bob Logisticien National Sidjou Mdecin Chef Diallo Coordinateur PEV
2. Cantt Project en queIques mots C'est un logIcIel gratuIt dIsponIble sur nternet quI a J prIncIpales fonctIonnalIts : PlanIfIer 7entIler les ressources SuIvre l'avancement
l a 2 prIncIpaux Intrts : la convIvIalIt de l'Interface la facIlIt du partage du travaIl
3. TIchargement de Cantt Project sur son ordInateur Aller sur la plateforme du FE et slectIonner l'onglet outIl . 7ous y trouverez un lIen pour tlcharger le logIcIel Cantt Project. Une foIs sur le sIte, clIquer sur 0ownload Cantt Project , ce quI va lancer le tlchargement. SuIvez les InstructIons (Excuter.) L'utIlIsatIon de Cantt Project ncessIte l'applIcatIon Java ScrIpt FuntIme. SI vous ne l'avez pas dj sur votre ordInateur, l'ouverture de Cantt Project ouvrIra le lIen propIce au tlchargement de cette applIcatIon. SInon, clIquez sur http://java.com/fr/download/manual.jsp (dIsponIble sur la plateforme du FE) et slectIonnez le lIen de votre systeme d'exploItatIon (choIx entre WIndows, LInux, Apple et SolarIs). Excuter le processus.
nstallatIon de Cantt Project 1 2 4 Une foIs le logIcIel tlcharg, le processus d'InstallatIon va se lancer. l est tres rapIde. l suffIt de valIder les proposItIons. ToutefoIs, au nIveau du choIx des fonctIonnalIts. l faut cocher la case Dpen |Icrosoft Project fIles wIth Cantt Project .
Le logIcIel est donc prt tre utIlIs.
NDTE : Sur l'espace d'affIchage du Cantt, les colonnes grIses, correspondent aux weekends quI sont exclus des dures des tches Penser sauvegarder rgulIerement !
4. CratIon et enregIstrement d'un fIchIer a) PremIere tape : CratIon DuvrIr le logIcIel (une fentre d'astuces s'ouvre, vous pouvez la parcourIr ou la fermer) 0ans la barre de menu, clIquer sur projet , puIs sur nouveau
Complter oblIgatoIrement la rubrIque Nom. Les rubrIques DrganIsatIon, LIen nternet et descrIptIon sont facultatIves maIs nanmoIns conseIlles. FaItes suIvant. Ce qu'Il est Important de prvoIr des le dbut du projet, c'est le nombre de jours ouvrables par semaIne. 7ous pouvez choIsIr quels jours seront travaIlls ou non, aInsI que le calendrIer des jours frIs. Une foIs cela faIt, faIre ok.
b) 0euxIeme tape : EnregIstrement clIquer sur projet , puIs enregIstrez sous et suIvre le processus normal d'enregIstrement d'un fIchIer 5. EcrIture des tches et des jaIons Crer votre premIere tche : a. ClIquer sur tches dans la barre de menus, puIs sur nouvelle tche (raccourcI = fleche bleue) b. 0ans la barre quI s'ouvre dans la partIe gauche de l'cran vIerge, remplIr le nom de la tche, puIs clIquer sur Entrer FaIre de mme pour toutes les tches prvues
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Pour crer un jalon, Il suffIt de : - Crer normalement une tche (voIr cIdessus) - DuvrIr la fentre proprIts de la tche - Cocher la case poInt bIlan Le jalon apparatra sous forme de losange sur le dIagramme de Cantt. La dure d'un jalon est le plus souvent d'un jour. ToutefoIs, sI une tche postrIeure est lIe ce jalon, le faIt de mettre une dure suprIeure 1 dcalera le dbut de cette tache dpendante du mme nombre de jours.
6. InscrIptIon des PH Pour rentrer les roles / professIons des ressources humaInes afIn de les affecter ensuIte aux ressources, clIquer sur EdItIon , puIs choIsIr Prfrences . EnsuIte, clIquer sur Foles , en bas gauche. Une fentre s'ouvre avec un tableau. Sous la catgorIe Foles , InscrIre les dIffrents roles des membres de l'quIpe projet (+ ventuellement les consultants, Intervenants.)
Pour crer la FH, clIquer sur Fessources dans la barre de menu, puIs sur nouvelle ressource . Une fentre s'ouvre. FemplIr au mInImum le nom. 7ous avez galement la possIbIlIt d'affecter le role de la personne grce au menu droulant du champ Fole par dfaut . ClIquer sur DK. PuIs cocher la case |ettre le nombre de jours souhaIt 6
Cette procdure renvoIe automatIquement sur la fentre dIagramme des ressources , ou l'on voIt apparatre la nouvelle ressource. Dn peut revenIr au dIagramme de Cantt en clIquant sur Cantt (voIr ovale rouge sur l'Image cIdessus).
7. CestIon des nIveaux de tches (mres l fIIIes) Les fonctIonnalIts du logIcIel quI vont permettre d'effectuer cela, s'appellent Indenter et IndentatIon . Se placer sur la tche fIlle et clIquer sur Indenter . Elle se dcale d'un cran par rapport la tche mere.
Les tches meres sont des tches quI englobent un lot de tches. Elles dbuteront la date de dbut de la premIere tche du lot et termIneront la date de fIn de la dernIere tche du lot. l ne faut donc pas leur attrIbuer de ressources ou de dates de dbut et de fIn. A savoIr que l'on peut Indenter autant qu'on veut, puIsqu'une phase va pouvoIr englober un lot d'actIvIts, contenant ellesmmes un lot de tches.
8. AttrIbutIon des dates l dures Se placer sur la premIere tche fIlle et clIquer sur proprIts . Une fentre s'ouvre, dans laquelle on va pouvoIr dtermIner une date de dbut et de fIn (ou un nombre de jours ouvrables). ,OHVWFRQVHLOOpGHGpWHUPLQHUODGDWHGHILQHQXWLOLVDQWODIRQFWLRQGXUpH. Le faIre pour toutes les tches fIlles
7 . VentIIatIon des PH et gestIon des charges de travaII Toujours dans proprIts de la tche , clIquez dans l'onglet ressources. Sous Nom de la ressource pour chaque lIgne, s'affIche un menu droulant avec les noms des ressources humaInes prvues au pralable pour le projet. Sous UnIt , remplIr le pourcentage de temps de travaIl que la ressource doIt passer sur la tche .
Pour lImIner une ressource, accIdentellement attrIbue la tche, se placer sur la ressource et clIquez sur la croIx rouge sItue sur la gauche. 10. ApparItIon des PH et de I'avancement sur Ie Cantt 0ans la barre de menu, choIsIr AffIchage , puIs, proprIts du dIagramme de Cantt . Une fentre s'ouvre.
Aller dans la partIe 0taIls et affIcher le menu droulant de la commande audessus . ChoIsIr ressources affectes . (Dn peut faIre le mme processus pour affIcher aInsI les dates de dbut et de fIn, les responsables des tches, la dure de la tche, la progressIon de la tche.)
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FaIre de mme pour l'avancement maIs choIsIr le menu droulant audessous .
11. 0Iagramme des PH et gestIon des charges de travaII Duvrez le dIagramme des ressources (onglet cot de celuI Cantt ) Dbservez les sur et souscharges de travaIl (respectIvement en rouge et en vert) et prenez une dcIsIon (proprIts, puIs ressources et renseIgnez le pourcentage d'unIt) Duvrez le menu droulant devant la ressource pour connatre les tches auxquelles elle est affecte et quI crent ses charges.
12. CratIon des dpendances et gestIon des carts Toujours dans proprIts de la tche , clIquez dans l'onglet prdcesseurs . ChoIsIr la tche antrIeure quI doIt tre termIne avant son commencement et la choIsIr dans le menu droulant sous nom de la tche
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Fester dans une relatIon de FIn0but LaIsser l'cart 0 sI les deux tches s'enchanent sans jours ouvrables entre eux. SInon, mettre dans cart le nombre de jours ouvrables quI spare les 2 tches. A renseIgner, s'Il est absolument ncessaIre qu'Il y aIt un laps de temps entre les deux tches. Le faIt de reculer la tche antrIeure d'une prIode x, dcalera la tche dpendante de la mme prIode x) $WWHQWLRQ : - sI on prend tche n et tche n+1, o Un cart de 2 sIgnIfIe jour de fIn de la tche n et un autre jour ouvrable. N+1 commence le lendemaIn (DWWHQWLRQRQIRQFWLRQQHHQMRXUVRXYUDEOHV) ([HPSOH : tche n termIne le 26 fvrIer, un cart de 2 sIgnIfIe que n+1 commencera le 28 (dans le cas ou la prIode du 26 au 28 fvrIer ne contIent que des jours ouvralbes). o SI n et n+1 ont un cart de 2 et que l'on rduIt la dure de n de 1 jour, n+1 commence un jour plus tot. 0e mme sI on augmente la dure de n. o Par contre, sI on rduIt ou augmente l'cart entre n et n+1, Il ne se passe rIen, c'est nous de modIfIer la date de dbut de n+1 La procdure consIste donc en l'enregIstrement normal des dates de dbut et de fIn des tches, puIs en l'attrIbutIon des carts de dpendances correspondantes. - pour que l'cart soIt enregIstr, Il faut clIquer sur la barre du dessous (afIn que la case d'cart ne soIt plus en surbrIllance), puIs ensuIte faIre DK ou changer d'onglet.
13. CestIon du suIvI avancement Le logIcIel ne faIt apparatre par dfaut, que les mentIons noms , date de dbut , date de fIn , sur la partIe gauche du dIagramme de Cantt. ClIquer sur la barre de ces IntItuls et dans la fentre quI s'ouvre cocher avance . Chaque tche doIt tre 0 en dbut de projet.
10 Pour renseIgner l'avancement d'une tche, clIquer sur une tche, puIs sur proprIts de la tche et mettre jour le pourcentage d'avancement. L'avancement se matrIalIse par un traIt sur la barre de tche.
14. Paramtres du 0Iagramme de Cantt Comment modIfIer la prIode rfrence du dIagramme de Cantt (en jours, en semaInes.) Se servIr des commandes zoom avant et zoom arrIere ou de la molette de la sourIs apres avoIr clIquer sur l'espace du dIagramme.
Comment ajouter ou retIrer une colonne de champs au 0Iagramme de Cantt : (YRLU pJDOHPHQW SDUDJUDSKHVXUODYDQFHPHQW) Se placer sur la barre des champs et faIre un clIc droIt. Cocher ou dcocher les themes dj proposer ou clIquez sur ajouter une colonne personnalIse , pour crer un nouveau champ
15. Partager son TravaII En attendant de pouvoIr exporter le projet sur un serveur (processus en cours d'ImplmentatIon), Cantt Project prvoIt la possIbIlIt d'exporter des fIchIers sous dIffrents formats. Le format JPEC, permet d'exporter unIquement le dIagramme que l'on est en traIn de consulter Le format P0F permet d'dIter un rapport ( lIre grce Adobe Feader) contenant : o La descrIptIon du projet o Une lIste des tches avec leurs dIffrentes InformatIons mentIonnes o La lIste des ressources avec leurs InformatIons o Le dIagramme de Cantt o Le dIagramme des ressources Le format HT|L (utIlIsable vIa |ozIlla FIrefox 1 ) permet d'obtenIr ces mmes InformatIons maIs ncessIte une connexIon nternet. l a l'avantage d'offrIr une lecture plus aIse notamment en ce quI concerne le dIagramme de Cantt (s'Il est tres long dans le temps, des fleches de dplacement permettront de le parcourIr)
ClIquer sur Projet , puIs exporter . ChoIsIr le format quI nous Intresse. ChoIsIr l'emplacement ou ranger le fIchIer (clIquer sur le dossIer) FemplIr le champ nom du fIchIer . FaIre DK. Le fIchIer se cr l'emplacement choIsI. l faudra le consulter pour ouvrIr le fIchIer.
1 CratuItement tlchargeable sur : http://www.mozIllaeurope.org/fr/fIrefox/ 11
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ConcIusIon
Ce guIde d'utIlIsatIon de Cantt Project est une aIde prcIeuse pour avancer pas pas dans le logIcIel Cantt Project. Nous esprons avoIr explIqu tous les lments ncessaIres la planIfIcatIon effIcace de vos projets.
ToutefoIs, l'utIlIsatIon d'un logIcIel demande de la pratIque et malgr ces explIcatIons, vous pourrIez tre amens rencontrer des dIffIcults.
Sachez donc, que vous pourrez dIsposez d'une aIde technIque personnalIse en contactant le SecrtarIat ExcutIf du FE, - SoIt en consultant la FoIre QuestIon prsente sur la plateforme du FE, - SoIt en contactant les membres du SecrtarIat ExcutIf comptents dans ce domaIne. En voIcI les coordonnes :
- 0avId Houto, CoordInateur nternatIonal du FE dhoueto@aamp.org - harjorIe NIcoI, |anager de Projet pour le FE mnIcol@aamp.org
Les coordonnes de du SecrtarIat ExcutIf : Agence de hdecIne PrventIve 0J 8P 2J09 Cotonou 8nIn Tel.: (229) 21 J7 72 12/09 Fax.: (229) 21 JJ 59 89 www.aamp.org
Ce manuel sera amen voluer selon les remarques des utIlIsateurs et pourra contenIr terme l'explIcatIon de nouvelles fonctIonnalIts.