UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ Ingeniera en Sistemas de Informacin y Ciencias de la Computacin Contabilidad General Lic.

Leonardo Barrios Definicin de Cuentas Contables 0900-07-2450 Jossu Isaac Pineda Ramrez Seccin C, Jornada Vespertina Guatemala 10 de Marzo de 2010 Cuentas Contables La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificacin de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada. A continuacin la definicin de las cuentas ms comunes y utilizadas, de pasivo y de activo, en las operaciones contables. Activo Caja Representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad dinero en efectivo, monedas, billetes, cheques, giros postales, bancarios y telegrficos recibidos de otras entidades. Aumenta Cuando recibes dinero en efectivo. Disminuye cuando pagas en efectivo. Caja Chica Representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad. Es el dinero en efectivo propiedad de la empresa destinado a liquidar pagos menores. Aumenta cuando el fondo por no ser suficiente se incremente. Disminuye Cuando el fondo por ser excesivo se reduzca. Bancos Es activo porque representa el valor del dinero depositado en el banco propiedad de la entidad. Representa el valor de los depsitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad. Aumenta al depositar la empresa dinero o valores al cobro. Disminuye cuando expide cheques a

ser cobrados en el banco. Inversiones Temporales Representa el importe de las acciones y otros valores de inmediata realizacin que son propiedad de la entidad. Estn representadas por acciones y otros valores de inmediata realizacin que la empresa adquiere en casas de bolsa u otros organismos del sector financiero con el propsito de obtener un rendimiento o ganancia en plazo corto y evitar que su efebo disponible no produzca un beneficio. Aumenta Cuando adquiere acciones, bonos, obligaciones, cdulas hipotecarias, bonos de prenda, etc. Disminuye Cuando se venden. Mercaderas Representa el valor de las mercaderas que son propiedad De la entidad, aunque lo es al principiar y terminar el ejercicio. Son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta. Aumenta Cuando compra o le devuelven Mercaderas. Disminuye Cuando vende o devuelve mercaderas. Clientes Representa el valor de las ventas a crdito que la empresa tiene derecho de cobrar. Entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercaderas a crdito, sin exigir una garanta documental Aumenta Cada vez que se vende mercaderas a crdito. Disminuye Cuando los clientes pagan totalmente o parcialmente la cuenta, devuelven mercaderas o se les concede algn descuento o rebaja. Documentos por cobrar Representa el valor nominal de las letras de cambio y pagares que la empresa tiene el derecho de cobrar. Son los ttulos de crdito a favor de la entidad, letras de cambio, pagars Aumenta cuando recibe letras de cambio o pagars a su favor. Disminuye cuando cobra, endosa, o cancela uno de estos documentos. Deudores diversos Representa el importe de los adeudos que no sean por venta De mercaderas. A crdito que la empresa tiene derecho de cobrar. Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercaderas. Aumenta cada vez que a la empresa le quedan a deber por un concepto distinto al de venta de mercaderas. Disminuye Cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su cuenta, o devuelven los valores que estaban a su cargo. Anticipo a Proveedores Representa el importe de los anticipos entregados a cuenta de los pedidos de mercaderas o

servicios que la entidad tiene derecho a exigir que le sean devueltos si los proveedores no cumplen oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato. Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa entrega a proveedores, su finalidad es asegurar el suministro oportuno de mercaderas. Aumenta cada vez que la empresa efecte anticipos a proveedores a cuenta de futuras compras de mercaderas o servicios. Disminuye por el importe de la amortizacin o cancelacin del anticipo cuando se liquide el saldo a favor de los proveedores y ellos entreguen facturado el pedido. Disminuye por la devolucin del importe del anticipo cuando se cancela algn tipo de pedido por incumplimiento del proveedor. Terrenos Representa el precio de la adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa. Son predios propiedad de la entidad. Aumenta cada vez que se compran terrenos. Disminuye cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Edificios Representa el precio de costo de los edificios propiedad de la empresa. Son propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc. Propiedad de la empresa Aumenta cada vez que se compran edificios. Disminuye cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Mobiliario y equipo Representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad de la empresa. Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, bsculas, mquinas de oficina, entre otros, propiedad de la empresa. Aumenta cada vez que se compra mobiliario y equipo. Disminuye cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Equipo de Cmputo Representa el precio de costo del equipo de cmputo electrnico propiedad de la empresa. Son CPUs, teclados, monitores, impresoras, drives, escaners, plotters, etc. Aumenta cada vez que se compra equipo de cmputo. Disminuye cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Equipo de entrega y Reparto Representa el precio de costo del equipo de entrega o reparto propiedad de la empresa. Son vehculos de transporte areo, terrestre y martimo que son propiedad de la empresa. Aumenta cada vez que se compran equipo de entrega y reparto. Disminuye cuando se venden o

se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Depsito en garanta Representa el importe de las cantidades dejadas en guarda que la empresa tiene el derecho de exigir, le sean devueltas por el depositario al terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo. Son los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que la empresa deja en guarda para garantizar valores o servicios que va a disfrutar. Por ejemplo el depsito que se deja como garanta para el arrendamiento de un edificio. Aumenta cada vez que la empresa deja en guarda dineros o valores. Disminuye conforme le devuelven el importe de dichos depsitos por haber terminado el plazo de contrato o por cancelacin del mismo. Inversiones Permanentes Representa las acciones y otros valores negociables que son propiedad de la empresa. Son las que estn representadas por acciones y otros valores negociables convertibles en efectivo. En un plazo mayor de un ao, que la empresa adquiere en organismos del sector financiero con el propsito de obtener un rendimiento o beneficio mayor del que produce las inversiones temporales de inmediata realizacin. Aumenta cuando la empresa adquiere acciones y otros valores negociables de otras entidades. Disminuye Cuando los vende. Gastos de Investigacin y desarrollo Solo cuando existan costos y gastos de I + D pendientes de aplicacin a resultados de operacin futuros. Son los gastos que la empresa efecta en la creacin de nuevos tipos de productos, de procesos de elaboracin o de servicios, con la expectativa de lograr comercializarlos. Aumenta Cuando la empresa efecta gastos de I + D. Disminuye por la aplicacin a resultados de operacin de los costos y gastos de I + D conforme se incurren. Gastos en Etapas preoperativas de Organizacin y Administracin Representa el valor de los gastos en etapas preoperativas de organizacin y administracin pendientes de aplicacin a resultados de operacin futuros. Son los gastos que hace la empresa durante su etapa preoperatoria cuyas actividades se encuentran encaminadas a iniciar sus operaciones comerciales o industriales. Aumenta Cuando la entidad efecta gastos en su etapa preoperatoria. Disminuye por el importe de la amortizacin de los gastos preoperatorios. Gastos de Mercadotecnia Es cuenta del activo por la parte del valor de la publicidad o promocin, as como del costo de creacin de marcas y nombres comerciales que est pendiente de aplicarse a resultados de operacin futuros.

Son los gastos que hace la entidad con la finalidad de obtener conocimiento del mercado para un producto o servicio. (Darlo a conocer, desarrollarlo y mantener la preferencia del consumidor, creacin de marcas y nombres comerciales, publicidad y promociones, mercadeo) Aumenta Cuando la empresa efecta gastos de marketing. Disminuye Por la aplicacin a resultados de operacin de los gastos De investigacin, publicidad o promocin devengados y por la amortizacin de marcas y nombres comerciales Gastos de Organizacin Slo por la parte del costo de los gastos de organizacin Y reorganizacin que est pendiente de aplicacin a resultados de operacin futuros. Son los gastos que la entidad paga a profesionales especializados en la organizacin de negocios o en la reorganizacin de empresas Aumenta cuando la empresa paga servicios de organizacin y reorganizacin. Disminuye Por la aplicacin a resultados de operacin de los gastos de organizacin y reorganizacin conforme se incurren. Gastos de Instalacin Representa el costo de las instalaciones que son propiedad de la empresa, naturalmente la baja del valor que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe considerarse gasto. Son todos los gastos que efecta la empresa para acondicionar el local de su negocio, as como para darle al mismo cierta comodidad y presentacin. Aumenta Por cada uno de los Gastos que haga la empresa para acondicionar el local. Disminuye Por la parte proporcional de que dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo. Papelera y tiles Representa el precio de costo de la papelera y tiles que es propiedad de la empresa; naturalmente la parte que se haya utilizado o consumido es la que debe considerarse gasto. Es el conjunto de material de papelera y objetos de escritorio que se emplean en la labor de una empresa. (Libros, registros, bolgrafos, tintas, correctores, gomas, clips, etc.) Aumenta Cada vez que se compran papelera y tiles de escritorio. Disminuye por el valor de los materiales y tiles que se vayan utilizando. Propaganda y Publicidad Representa el precio de costo de la propaganda y Publicidad que es propiedad de la empresa; naturalmente, la parte que se haya distribuido o publicado es la que debe considerarse gasto. Son los medios por los cuales se da a conocer al pblico determinada actividad, servicio o producto que la empresa proporciona produce o vende. (Volantes, publicaciones peridicas, televisoras, folletos, radio, revistas, anuncios, pginas web, etc.) Aumenta Cada vez que se pague por impresin o contratacin de propaganda y publicidad. Disminuye Por la parte de Publicidad y propaganda que se distribuya o publique.

Primas de seguros Representa el importe de las primas de seguro, que la empresa ha pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compaas aseguradoras, en caso de algn siniestro, el pago correspondiente a los daos ocasionados; naturalmente, la parte de dichos intereses haya disminuido es la que debe considerarse gasto. Son los pagos que hace la empresa a las compaas aseguradoras por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc. Aumenta Cada vez que se pague a las compaas aseguradoras primas sobre contratos de seguro. Disminuye Por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio. Rentas Pagadas por Anticipado Representa el valor de varias rentas que la empresa ha pagado por las cuales tiene derecho de ocupar el edificio durante el tiempo que se ha pagado por anticipado; naturalmente, la parte que de dichas rentas se haya disminuido es la que debe considerarse gasto. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al edificio que ocupa la empresa, que an no estando vencidas se pagaron anticipadamente; estos pagos anticipados se hacen por estipularlo as el contrato de arrendamiento o porque as le conviene a los intereses de la entidad. Aumenta Cada vez que la entidad paga por anticipado el importe de varias rentas. Disminuye Por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el transcurso del tiempo. Intereses pagados por Anticipado Representa el importe de los intereses que la empresa ha pagado por anticipado por los cuales tiene el derecho de pagar el prstamo hasta el final del plazo que comprenden los intereses; naturalmente, la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que debe considerarse gasto. Son los intereses que la empresa paga antes del vencimiento de un crdito. (Prstamos en los cuales los intereses se descuentan de manera anticipada de la cantidad originalmente solicitada por un determinado lapso de tiempo) Aumenta Cada vez que la empresa paga intereses por anticipado. Disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se hayan convertido en gasto por el transcurso del tiempo. Pasivo Proveedores Representa el importe de las compras de mercaderas efectuadas a crdito que la empresa tiene la obligacin de pagar. Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercaderas. A crdito sin darles ninguna garanta documental Aumenta cada vez que la entidad compra mercaderas a crdito. Disminuye Cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercaderas al proveedor o ste conceda algn

descuento o rebaja. Documentos por Pagar Representa el importe de las letras y pagars que la empresa tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo. Son los ttulos de Crdito a cargo de la empresa tales como letras de cambio y pagars. Aumenta cuando la empresa expida letras de cambio o pagars a su cargo. Disminuye Cada vez que pague o cancele uno de estos documentos. Acreedores Diversos Representa el valor de los adeudos que no proceden de la compra de mercaderas que la empresa tiene la obligacin de pagar. Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de la compra de mercaderas. Aumenta Cada vez que la empresa quede a deber por un concepto distinto de la compra de mercaderas. (Por ejemplo al recibir un prstamo en efectivo., al comprar mobiliario a crdito)Aumenta cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta, o le devuelve al acreedor los valores que le haba adquirido. Anticipo de clientes Representa el importe de los anticipos recibidos de clientes a cuenta de pedidos de mercaderas o de servicios que la empresa tiene la obligacin de devolver a los clientes sino cumple oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato. Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa recibe de sus clientes, a cuenta de futuras ventas de mercanca. (Su finalidad es contar con recursos para producir los artculos solicitados y, a la vez tener una mayor seguridad de la venta de su produccin). Aumenta Cuando recibe anticipo de clientes a cuenta de futuras ventas de mercaderas o de servicios. Disminuye Por el importe de la amortizacin o cancelacin del anticipo cuando la empresa cobra el saldo a cargo de los clientes y entrega facturado el pedido o tambin por la devolucin del importe del anticipo cuando se cancela algn pedido debido al incumplimiento de la entrega prometida. Gastos pendientes de Pago, Gastos por Pagar o Gastos Acumulados Representa el valor a que asciende la obligacin de pagar servicios o beneficios devengados an no cubiertos por la empresa. Son los gastos por servicios o beneficios devengados, que estn pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellos se pueden citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes, el servicio de llamadas telefnicas, el suministro de energa elctrica y agua, el arrendamiento, etc. Aumenta Cuando no se pague algn servicio o beneficio devengado por la empresa. Aumenta Cuando la entidad pague total o parcialmente el adeudo correspondiente.

Impuestos pendientes de Pago, Impuestos por pagar o Impuestos Acumulados: Representa el valor a que asciende la obligacin de pagar impuestos o cuotas aun no cubiertas por la entidad. Son los impuestos generados o causados, devengados que estn pendientes de pago a cargo de la empresa. Aumenta cuando se conoce la obligacin adquirida de pagar algn impuesto o cuota. Disminuye Cuando la empresa paga total o parcialmente el adeudo correspondiente. Acreedores Hipotecarios o Hipotecas por Pagar Representa el importe de los prstamos hipotecarios que la empresa tiene la obligacin de liquidar. Son las obligaciones que tienen como garanta la escritura de bienes inmuebles, se entiende por bienes inmuebles los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rpidamente. Aumenta cada vez que la empresa recibe prstamos cuya garanta est constituida por la escritura de un bien inmueble. Disminuye por los pagos que la empresa haga a cuenta o liquidacin de dichos prstamos hipotecarios. Rentas cobradas por anticipado Representa el valor de las rentas que la empresa ha cobrado por anticipado, por las cuales tiene la obligacin con el arrendatario de continuar proporcionando el inmueble; naturalmente, la parte que de dichas rentas haya disminuido es la que se debe considerar ingreso por rentas. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas la empresa haya cobrado anticipadamente. Aumenta Cada vez que la empresa cobre rentas por anticipado. Disminuye Por la parte proporcional que de dichas rentas se hayan devengado conforme el paso del tiempo. Intereses cobrados por Anticipado Representa el importe de los intereses que la empresa ha cobrado anticipadamente por los cuales tiene la obligacin de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado durante el tiempo que comprende los intereses; naturalmente, la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar ingreso por intereses. Son el importe de los intereses que an no estando vencidos la empresa ha cobrado anticipadamente. Aumenta Cada vez que la empresa cobra intereses por anticipado. Disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en ingreso.