PGI-9 1lWSl3

La evaluacin archivstica de los documentos que contienen informaciones personales:

un estudio del RAMP con directrices

ProgramaGeneralde Informacin y UNISIST Organizacib de las NacionesUnidas para la Educacin,la Ciencia y la Cultura

Pars, 1991

original: Ingles

PGI-9 l/wS/3 Paris, abril de 1991

LA EVALUACION ARCHIVSTICA DE LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIONES PERSONALES:. UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

Preparadopor Terry Cook

ProgramaGeneralde Informacin y UNISIST Organizacinde las NacionesUnidas para la Educacin,la Ciencia y la Cultura .

Asiento recomendado: Terry Cook La evaluacin archivhtica de los documentos que contienen informaciones personales: un estudio del RAMP con directrices / preparadopor Terry Cook [para el] Programa General de Informacin y UNISIST. - Par&, UNESCO, 1991. - 84 pginas,30 cm. - (PGI-91/WS/3) 1 II - Ttulo - UNESCO. ProgramaGeneral de Informacin y UNISIST

III - Programa de Gestin de Documentosy Archivos (RAMP) 0 - UNESCO, 1991

PREFACIO A fin de ayudar a los Estados Miembros, especialmentea los paises en.desarrollo, a atender sus necesidades en los campos especializadosde la Administracin de Archivos y la Gestin de Documentos, la Divisin del Programa General de Informacin ha organizado un Programa de Gestin de Documentosy Archivos @AMP). Los objetivos generalesdel RAMP son: - crear conciencia y fomentar el conocimiento, entre los gobiernos de los Estados Miembros, de los valores y la utilidad de los registros y archivos como recursos de informacin bsicos; - ayudar a los paisesy a las regiones,previa solicitud, a organizar y elaborar sistemasde gestin de registros y archivos asf como los servicios necesarios para una plena utilizaci6n efectiva de estosrecursosde informacin bsicos; - promover el progreso y la difusin de conocimientos, y colaborar en esta labor, mediante la formacin de profesionales especializadosen la gestin de archivos y registros, que es la base de una poltica adecuadade archivos y de un desarrollo armonioso de estaciencia. Las actividades del RAMP giran en tomo a las siguientes materias: desarrollo de infraestructuras;formacin y educacin;proteccin del patrimonio de archivos; promocin del desarrollo y la aplicacin de tecnologfas modernas de informacin asf como investigaciones sobre la teorfa y la practica de la gestin de archivos. El presente estudio se ha preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y est destinado a ayudar a los especialistasencargadosde documentos que contienen informaciones personales.Se define la expresin informaciones personales y se anahzanlas caracterfsticas de los documentosque las contienen,prestndoseespecialatencin a los documentos de personal de los funcionarios gubernamentales.La evaluaci6n de esta parte importante de nuestra memoria colectiva tropieza con numerososproblemas para los que se brinda en el estudio una orientacin general. Se presentan un modelo conceptual (macroevaluaci6n) y su aplicacin en la labor practica de archivos. El estudio concluye con un resumenmuy til de las directricesy una bibliografa selecta. Cualquier comentario o sugerencia respecto del presente estudio deber& dirigirse a: Divisin del Programa General de Informacin, UNESCO, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris, Francia. Otros estudios preparadospor el Programa RAMP pueden solicitarse tambin a la . misma direccin.

INDICE l?&im PROLOGO................................................................................................................. 1. INTRODUCCION .....................................................................*...................... - Importancia de los documentosque contieneninformaciones personales - Problemasque planteanlos documentosque contieneninformaciones personales - La evaluaciny susdificultades - Finalidad del presenteestudio - Limitaciones del estudio 2. LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIONES PERSONALE: DEFINICIONES, CARACTERISTICAS Y CATEGORIAS ESPECIALES .........................................................~.....~...... - Introduccin - Terminologa archivsticautilizada en el estudio - Definicin de informacionespersonales - Caracterfsticas de los documentosque contieneninformaciones personales - Categorfasespeciales, I: Documentosesenciales que contienen informaciones personales y requierenuna conservacinpermanente - Categorasespeciales,II: La evaluacinde los ficheros de personal de los funcionarios - CategorasEspeciales,IIk Polftica de evaluacin, genealogay valor informativo 3. UN MODELO TEORICO ...................f............................................................. - Introduccin - El fracasode la evaluacin tradicional de archivos - La evaluacin: de lo material a lo conceptual - Hacia la elaboracinde un modelo: dinmica de la evaluaciny dinmica societal . - Modelo de evaluacin para la interaccin ciudadano-Estado - Conclusin METODOLOGIAS, CRITERIOS Y OPCIONES DE EVALUACION ............. - Introduccin - El mtitodo de evaluacinglobal - Evaluacin de ficheros de casos:Normas generales - Evaluacin de ficheros de casos:Criterios especificos - Evaluacin de ficheros de casos:Asuntos practicosy de conservacin - Opcionesde evaluacin - El muestreo: rasgosgenerales - Conclusin 24 iv 1

10

4.

41

.. . -lll-

5.

DIRECTRICES .................................................................................................

61

APENDICE: EL PROYECTO DEL FBI DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA EVALUACION ............................................................................................. BIBLIOGRAFIA SELECTA ...................................................................................... 69 71

- iv PROLOGO Este estudio contiene orientaciones para que los archiveros y administradores de documentos, en especial del sector pblico, puedan efectuar la evaluacin archivstica de los documentos que contienen informaciones personales. Su objetivo en proponer medidas apropiadas para limitar una de las causasprincipales de la acumulacin de documentos a que deben hacer frente los administradoresy documentalistas,sin,atentarpor ello contra la calidad de sus archivos. As pues, el estudio se centra casi exclusivamenteen los documentosen papel (o textuales) que, generalmentereunidos en series de ficheros de casos, constituyen la masa documental ms voluminosa de las administracionespblicas del siglo XX. El estudio se refiere a un aspectode la administracinde archivos y documentos que no cuenta con una teora y una practica bien desarrolladas.Por consiguiente, se ba procurado preparar un modelo y unas directrices aplicablesuniversalmente.Las normas presentadasno estaranal alcancede todos los archivos, en especialde los que carecende fondos suficientes y tienen una masa de documentos atrasadosen espera de tratamiento, pero la aplicacin del modelo y las directrices debiera permitir a todos los archivos, cualquiera sea su nivel, elaborar criterios de evaluacin,metodologfasy opcionesaplicablesa suscircunstanciasconcretas. El estudio se divide en cinco partes principales. En un captulo de introduccin se pone sucintamente de relieve el valor que tienen para la investigacin los documentos con informaciones personalesy los problemas que plantea su tratamiento. Tambi6n se aclaran el tema especfico y las limitaciones del presenteinforme. El segundo capitulo comienza con la definicin de los principales t&minos archivfsticos utilizados en el estudio, que puede ser especialmente til para los lectores que no pertenecen a una comunidad archivstica de Amrica del Xorte o de lengua inglesa. En la parte principal de este captulo se definen las informaciones personales y las caracterfsticas de los documentos que las contienen. Se examinan tambin tres categorasespeciales de estos documentos:los registros de personal de los funcionarios pblicos; los tipos esenciales de documentos que deben conservarse permanentementey en todos los casos; y los documentos frente a los cuales el archivero se encuentra con las manos atadas por razones polfticas o de otro tipo. En el Capftulo 3 se presenta un modelo terico o conceptual para evaluar todos los dems tipos de documentos con datos personalesque los archiverosdebencategorizar para establecerel valor que puedan tener en el futuro. Este modelo constituye el eje del presenteestudio; al situar los documentos que contienen informaciones personalesen un contexto social ms amplio, permite que los amhiveros efecten una especie de macroevaluaci6n con objeto de seleccionar los documentos ms importantes entre los miles que produce una administraci6n pblica moderna. Sin este marco conceptual, las directrices practicas de evaluacin camcerian de una base slida. En el Capitulo 4 se ofrecen criterios de evaluacin, metodologas y opciones que permiten poner en prctica el modelo conceptual. Tambin figuran cuestionespmcticas y de conservacin relacionadascon la evaluacin de los documentos que contienen informaciones personales.Por ltimo, en el Captulo V se resumenlos aspectosesenciales del estudio en una serie de directrices y se menciona la seccin del texto donde se las estudia. Por ltimo, se incluyen un ap6ndicey una bibliografa Muchas personas participaron en el nacimiento de este estudio. Michael Roper, Secretario Generadel Consejo Internacional de Archivos, organiz6 y presidi una reunin de un grupo de expertos en Coblenza, Repblica Federal de Alemania, que bajo su presidencia

-V-

debati, durante ms de dos dfas, en marzo de 1989, los problemas que plantean los documentos con informaciones personales. Siegfiied Bttner prepar para esa reunin un documento de base, La evaluacin de los documentospblicos que contienen informaciones personales:Ensayo sobreun problema por resolver. Terry Cook fue el relator de la reunin de Coblenza. Participaron en los debates los siguientes archiveros: Siegfiied Bttner, Bundesarchiv, Repblica Federal de Alemania, Ten-y Cook, National Archives of Canada; Joergen Marthinsen, Riksarkivet, Noruega; Gerard Naud, Archives nationales de France; Trudy Peterson,National Archives and RecordsAdministration, EstadosUnidos de Amrica; y Michael Roper, Public Record Office, Reino Unido. Henning Bauer, socilogo de la Universidad de Colonia, Repblica Federalde Alemania, asisti tambin a los debates. Los archiverosque participaron en los animadosdebatesde Coblenza no ~610aportaron muchasde las ideas que figuran en el presenteinforme, sino que tambin comentaron las notas que tom durante las reuniones,me facilitaron ejemplaresde diversos informes y bibliograffas pertinentes y examinaron el manuscrito. A todos ellos, mi profundo agradecimiento por las ideas, consejos y aliento que me prodigaron. Trudy Peterson, en especial, me proporcion materiales y amplios comentarios. Michael Roper describi adecuadamente el ambiente de la reunin en los siguientes t&mi.nos: Resulta muy alentador que un grupo integrado por un norteamericano,un canadiense, un ingk?s,un francs,un alemny un noruego pudiera resolver la contradiccin que pare& existir entre el pragmatismopropio de inglesesy norteamericanos por una parte y, por otra, las aspiraciones tericas de los representantes de Europa continental, y producir asi directrices universalmenteaplicables1.En efecto, se trat de una reunin muy positiva y esperoque el afan de cooperacinque la presidi se refleje en el presenteinforme. Deseo expresarademasmi gratitud a otros cinco colegasque leyeron el manuscrito en su primera versin y me formularon valiosos comentarios y sugerencias: Gordon Dodds, Provincial Archives of Manitoba, Canad; Luciana Duranti, Univt~sity of British Columbia, Canad; Robert Hayward, Treasury Board Secretariat, Gobierno de Canad; Tom Nesmith, National Archives of Canada; y Helen Samuels, MassachusettsInstitute of Technology, Estados Unidos de Amrica. Sus comentarios profundos y estimulantes me permitieron introducir muchascorreccionesen la versin definitiva. La segundaversi6n fue examinadapor tres colegas de los National Archives of Carrada,quienes a su vez formularon comentarios sobre el fondo y el estilo: Ed Dahl, CandaceLoewen, y Sheila Powell. Tambin quiero dar las gracias a Lee McDonald, de los National Archives of Canada, por la oportunidad que me brind de representar a Canad en la reunin de Coblenza, y a Eldon Frost, de la misma institucin, por conseguirmedos semanasde vacacionespara que pudiera redactar la primera versin del estudio. Pero mis expresionesde agradecimientopor la valiosa ayuda que he recibido quedarian incompletas sin la mencin especial de Siegfried Bttner. Su documento de base, al que se sumaron numerososy atinadoscomentariosdurante la reunin de Coblenza y despusde ella, constituye la fecunda semilla del presente informe. Las ideas de Siegfried Biittner sobre el contexto social en que se efectala evaluacinarchivstica se reflejan en muchasde las p&inas que siguen. Terry Cook Ottawa Agosto de 1990

-ti.

1.

Michael Roper, Intemational Developments in Records Management, Records ManagementBulleti 31 (abril de 1989), pg. 4.

1. INTRODUCCION
. . portanua de los documentos aue contienen informaciones personales

1. Un destacado archivero canadienseha dicho que de todos los bienes nacionales, los archivos son los mas valiosos. Son el regalo que una generacinhace a otra, y el cuidado que les prodiguemos es fndice de nuestro grado de civilizaci6n~. En este siglo, el volumen de ese regalo se ha acrecentadode manera espectaculary en proporcin directa al aumento de las interacciones entre el ciudadano y el Estado moderno. Debido al auge de la administracin pblica, en los registros de nuestra poca aparecenconstantementeinformaciones sobre los ciudadanos,creadaspor ellos o relativas a los mismos. La historia de nuestra civikaci6n no puede escribirsesin estos registros que contienendatos personales;de ah la necesidadde que los archiveros conserven los documentos ms importantes que son nuestro regalo a las generacionesfuturas. Ademas de su valor administrativo primordial en el organismo que les dio origen, esosdocumentostienen valor para los archivos por cuatro razonesprincipales. 2. Algunas categorfasde documentoscon informacionespersonalesprotegen los derechos de los ciudadanos. Los archivos empezaron a constituirse hace milenios con el objeto de garantizar los derechos del soberano, pero en nuestras actuales sociedadesdemocrticas, el soberano es el pueblo. Cabe citar numerosos ejemplos de utilizacin de archivos con informaciones personalesen apoyo de los derechosfundamentalesy jurfdicos del pueblo: las reclamacionesterritoriales de los pueblosindgenas,la compensacina las vctimas de guerra u otros excesosestatales,la documentacin de intrusiones ilegales o contrarias a la tica por parte del Estado moderno en las vidas de los ciudadanos(experimentossecretosdelavado de cerebro, exposicin de soldados o ciudadanosdesprevenidosa riesgos nucleareso qufmicos, mtodos inaceptables de policia o de espionaje, etc.). Los archivos que contienen informaciones personalespermiten tarnbien desenmascarar la tirana o las actividades ilegales de los dirigentes; las actividades de Kurt Wakiheim y de Ferdinando Marcos durante la Segunda Guerra Mundial se descubrieron gracias a los ficheros que les concernan. Esos documentos constituyen una fuente valiosa para demostrar la responsabilidad de la administracin pblica y resultan por tanto indispensables para el proceso democrtico. Ello quiere decir que, aun habiendodesaparecidola funcin primaria u original para la que fueron creados,esosdocumentostienen un valor administrativo. Los archivos creadospor un motivo puedenser necesariospara la administraci6npblica por otros motivos totalmente imprevistos. Limitemonos a citar un ejemplo: los documentos producidos en Canad para controlar la reinstalacin forzosa de ciudadanosde origen japons durante la SegundaGuerra Mundial han servido cuarentaaosdespuspara pagarcompensaciones a las personasas desplazadas*. 3. Los documentos que contienen informacionespersonalesson el eje de la nueva historia social basada en las teoras de la escuela de los Annales3. Hasta ahora, la labor de los historiadores y de especialistasde otras disciplinas se ha centrado en sociedadesdel pasado recurriendo a archivos (mucho menos voluminosos) que contienen informaciones personales procedentes de otras pocas. Los estudiosos de maana llevaran a cabo investigaciones similares gracias a documentos que se estn produciendo en la actualidad. Las pautas y los temasque se descubranen esasinvestigacionesno ~610enriquecernnuestravisin del pasado, sino que, ademas,nos pondr& al corriente de la dinmica y los mecanismosde la sociedaden que vivimos. De ah la necesidadde que los archiveros conservenen cantidad suficiente los documentos de ese tipo para que las generaciones futuras puedan utilizarlos como parte de su

PGI-91/WS/3 - pag. 2 patrimonio. Sin estos tipos de registro se podr contar la historia de los gobiernos, pero no la del pueblo. En una palabra, algunas categoras de archivos que contienen datos personales poseen, desde el punto de vista de la investigacin histrica, un potencial extraordinario que las convierte en parte esencialde nuestramemoria colectiva en una era democrtica. 4. Los documentos que contienen informaciones personalespueden tambin adquirir gran importancia para el desarrollo y la evolucin de las polticas pblicas. Los ficheros de casos constituidos con el paso del tiempo proporcionan los datos longitudinales y demognficos necesariospara evaluar la validez del cambio y la necesidadde modificar las polticas, los programas y las actitudes. La actitud de la administracin pblica con respecto a la mujer, los jvenes, los emigrantes, los presos, los pueblos indfgenas,los pobres y los diferentes grupos tnicos, tribales y religiosos, por ejemplo, ha experimentado grandescambios en los ltimos decenios. La investigacin sociol6gica sobre esos cambios puede contribuir a mejorar las actitudes y los servicios relativos a esos grupos, reducir la discriminaci6n y los prejuicios y poner a prueba, naturalmente, las hiptesis acadmicasbsicas acerca del origen de esas actitudes y servicios 4. Ms en general, la influencia de las polticas estatales de impuestos, subsidios econmicos y becas de investigacin puede evaluarseanalizando los amhivos que contienen informaciones personaW. 5. Esos archivos son tambin, evidentemente,la base de las investigacionesgenealgicas. En un mundo cada vez ms annimo, la gente se interesacada vez ms por descubrir sus races y establecer un vinculo personal con el pasado; la importancia creciente-de esa bsqueda obligara a los archivos a conservar un numero mayor de documentos que contengan informaciones personales. 6. Hemos reseadoel valor social mltiple de los documentosque contienen informaciones personales.Empero, los archiveros de organismos pblicos no han tenido la costumbre de conservar los ficheros de casos,juzgando que era suficiente conservar una muestra de los documentos. El valor que esos documentos presentan para la investigacin y las maneras nuevasde tratar la informacin que brinda la informtica constituye un desafo para que los archiverosestablezcannuevoscriterios de adquisicin y selecci6n6. Problemzggaue m . . . los documentos aue contienen mformaaones perso~

7. En la definicin de esos nuevos criterios de evaluacin, el problema principal es la enorme cantidad de documentoscon informacionespersonales.En la actualidad, el nmero de documentos de todo tipo ha aumentadode manera explosiva, contengan o no informaciones personales.Los archivos nacionalesde Francia han decidido conservardocumentosdel periodo 1945-1960, cuyo numero iguala el de los documentos procedentes de los cuatro siglos precedentes.En Estados Unidos de Amrica y Canad, la cantidad de registros pblicos se duplica cada decenio. En el Reino Unido, los documentos conservadosen 1979 en quince departamentos principales, que ocupaban casi 1,5 millones de metros lineales de estantes, aumentaban60 mil metros al ao. A mediadosdel decenio de 1980, se estimabaque el Estado canadienseconservaba2,5 millones de metros de documentos escritos activos e inactivos, es decir, unos 20 mil millones de pginasde informacin. Tambin en Canad,la totalidad de los ficheros de casos de inmigracin posteriores a 1945 representan el triple de todos los documentos conservados en los archivos nacionales de Canad relativos a todas las dependencias del Estado durante ms de un siglo. Y el crecimiento se acelera:los documentos de los gobernadoresdel Estado de Illinois en el siglo XIX ocupan 280 decimetros cbicos; los

PGI-91nVSI3 - pg. 3 gobernadoresrecientes han acumulado ms de 75 veces ese volumen7. Estas cantidades de documentos superan la capacidad de cualquier archivo. Y aunque los archivos pudieran conservarlos,los investigadoresno apreciaranel nwtltado: una montaade papelesimposible de describir y controlar, donde sera muy difkil o imposible ubicar informaciones tiles para una investigacin. 8. A los descomunalesproblemas de cantidad se suman los problemas de calidad. Las interaccionesdel ciudadano y el Estado moderno son sumamentecomplejas, estn tepartidas en los archivos de numerososorganismosy correspondental vez a diferentesjurisdicciones de archivos (nacional, provincial, municipal, universitario, etc.). De por s, el numero, las dimensiones y el alcance de los organismospblicos han crecido en este siglo en grado tan asombroso como el numero y la complejidad de los documentos que producen. Tambin ocurre que los documentos correspondientesa un solo organismo o programa, que tienen su origen en centenaresde oficinas, no se conservenen la sede central del organismo. Es decir que la modificacin de los procedimientosafecta tambin a la gestin y la documentaciny, en definitiva, a la homogeneidadde los registros*. Teniendo en cuenta ademasque en un sistema descentralizadode ese tipo no se procede a una ubicacin sistem&ica de los documentos, se comprende la dificultad de obtener muestras estadsticamentevalidas. Por otra parte, los archivos modernos que contienen informaciones personalessuelen integrarse en forma de ficheros de casos que quedan asi llenos de fotocopias, copias de circulares, formularios e impresos de orgenesdiversos,muchasvecesprocedentes de basesde datos informatizadas.En los ficheros de polftica se observa una carencia de documentos, pues muchas decisiones importantes se toman por telfono, en conversaciones personaleso de otro modo9;los ficheros de casos, por el contrario, suelen presentar un exceso de documentacin escrita. En este contexto, se tendr un exceso de documentacin; las decisiones esencialesrelativas a un ciudadano estaranregistradas,pero los motivos realesen que se basala decisin (por ejemplo, impedir que un extranjero entre en el territorio) puedenno estarlolo. Se tiene asf un resultado contradictorio: en medio de una masaexcesivade informaciones,faltan algunasinformaciones esenciales. 9. Se plantea otro problema de importancia que dependede la tensin fundamental entre la conservacinen los archivos y, sobre todo, la utilizacin pblica de los documentosrelativos a personas por un lado y, por otro, la creciente preocupacin por la proteccin de la vida privada. Hay que recordar que las informaciones sobre las personasson informaciones que los propios ciudadanossuministran sobresi mismos; se observauna restriccin crecientede esa informacin y de su utilizacin por la administraci6n pblica..Un nmero creciente de paises cuenta con leyes sobre la vida privada que limitan dr&.icamente el acopio (y mucho ms la utilizacin) de ciertos tipos de informaciones personales por parte del Estado y, por consiguiente, de sus archivos. Se ha llegado a prohibir la interconexin de informaciones existentes en distintos fondos o bases de datos para obtener un perfil ms amplio del ciudadano. Las leyes sobre la proteccin de la vida privada prohiben tambin la utilizacin de las informaciones personalescon fines administrativos que no sean los que motivaron su acopio. E incluso cuando se autoriza la creacin de ciertos tipos de registros de informaciones sobre las personas, se obstaculiza la actividad del archivero porque la ley prohibe explcitamente la transferenciade esosregistrosa los archivos. 10. Todos los archivos son, en mayor o menor grado, objeto de presiones polfticas, explcitas por parte de los legisladoreso implcitas por parte de los grupos de presin, para que conserven un nmero mayor de informaciones sobre las personas del que seria necesario

PGI-91nVSI3 - pg. 4 exclusivamenteen funcin de los archivos.Por ejemplo, en EstadosUnidos de AmCrica, donde hay una fuerte tradicin militar y patritica, la administracin nacional de archivos y registros tiene grandesdificultades, y a vecestropieza con una imposibilidad polftica, para destruir los ficheros militares personales,por ms voluminosos y repetitivos que sean. Tambin en los Estados Unidos, un vigoroso movimiento en favor de las libertades cvicas dio origen a la revaluacin de los documentosdel FBI. En Canad,los archiverosfueron vfctimas de ataques en la prensa y tuvieron que comparecer ante una comisin real creada por el Parlamento al sospechar(equivocadamente,como luego se descubri) que se haban destruido importantes documentos sobre inmigraci6n12.En un pals donde exista un vivo inter& por la genealogano ser fcil destruir documentos que contengan datos importantes sobre personasaun cuando, con arreglo a otros criterios amhivsticos, se estimara que esos documentos no presentan mucho inters. Los archiveros de todos los paises y jurisdicciones deben prestar atencin a estas polticas de descarte y mantener una actitud equilibrada que se apoye en una buena teora y prctica de los archivosl3. Al mismo tiempo, deben tener presenteque, en pocas de recursos limitados, cada documento que conserven sin necesidad en los archivos ser un obstculo para la adquisicin y conservacinde otro documento dotado de autntico valor. ll. Los archiveros que deben resolver estos problemas han perdido en muchos casos el apoyo de sus comunidadesde usuarios.No son muchos los socilogos que, con el argumento de que un archivero no puede prever las necesidades futuras de la investigacin, sostienenque correspondeconservartodos los documentos;pero muchos lamentanno disponer, por motivos prcticos, de un registro archivstico completo. En siglos precedentes,la interaccin entre el ciudadano y el Estado y el nmero de documentosproducidos eran mucho menoresy resultaba posible e incluso deseableconservartodos los documentosque contenfandatos personales;la sociedad actual consideraraque esa amplitud de espfritu constituye un despilfarro, si no una tonterfa. Los archiveros, al igual que todos los habitantes del mundo real, deben elegir y seleccionar14. IJII evaluaclon v sus dificultado 12. Pero esaseleccinno resulta fcil. El autor de un importante texto sobre el tema sostiene que la evalucin es el mayor desafo profesional con que se enfrentan los archiveros15. Con todo, la evaluacin se lleva a cabo muchas veces en forma err&ica, fragmentaria, no coordinada e incluso accidental, con el resultado de que los documentos de archivo dan una imagen parcial y deformada16. Ello se debe a que, al menos en el mundo de habla inglesa, la teora de la evaluacin archivsticaest en paales.Esa teora no ha ido mucho ms al.hS de la fase taxonmica, es decir de la categorizacindescriptiva del distinto valor de los documentos (informacin o prueba, primario o secundario, etc.). No se ha Ilegado a un nivel donde la investigacin de la dinmica social permita elaborar un modelo terico de la evaluacin. Por lo tanto, la evaluaci6n se efecta muchasvecesen forma aisladamediante la aplicacin sucesiva de esos valores taxonmicos a cada serie de documentos. (En este estudio se procura aplicar, en cambio, un enfoque global o generaldonde las seriesse comparanen un nivel macro para determinar cuales son las ms importantes, antes de evaluar en s cada serie de documentos.) A causa de este vaco conceptual, los autores de un reciente estudio norteamericano sobre teorfa archivfstica renunciaron a ocuparse del tema, sealando al mismo tiempo que la elaboracin de un corpus de teora de la evaluacin es tal vez la necesidadms urgente que existe en el mbito de la archiv&ica*7. Esta afirmacin, que se aplica a todos los documentos de archivo, resulta especialmentevalida para los que contienendatos personales,habida cuenta de los problemas que plantean. Es necesarioocuparsedel problema de la evaluacin de todos
.,

PGI-91/ws/3 - pg. 5 los documentos,pero se afirma con razn que las informaciones personales,sobre todo cuando se acumulan en voluminosos ficheros de casos,plantean un problema aparte que requiere un _ tratamiento especial18. 13. Cuando se trata de evaluar documentos modernos que contienen informaciones personales,el archivero ve su tarea considerablemente facilitada si el organismo productor de los documentos practica una polftica de gestin adecuada.Conviene alentar a los organismos productores de documentosen este sentido, pues un buen administrador de documentos es el aliado natural del archivero. Uno y otro se ocupan del mismo documento en diferentes etapas de su ciclo vital. Ambos tienen un inten?sesencial en la conservacin de documentos que poseen un valor administrativo permanente. Ambos necesitan encuestas e inventarios de registros fiables para establecerun cuidadosocontrol centrahzadode los documentos,definir el diseo y la gestin de los formularios y clasificar cadadocumentoen el correspondientefichero de manera clara, lgica y coherente. Y los dos se preocupan por lograr un tratamiento econmico y oportuno de los documentos, ya se trate de transferirlos a un archivo o de destruirlos (en ambos casos, tal vez despusde un periodo de almacenamientopasivo en un centro de documentacin). Por otra parte, existen diferencias entre el administrador de documentos y el archivero en cuanto a su inter+s dominante y su orientacin. El primero se interesa por todos los documentos producidos; el segundo ~610puede interesarseen ultima instancia por un 5% del total. El administrador slo debe rendir cuentas a su propia organizacin y aplica criterios econmicosy de gestin; el archivero, sin olvidar esosfactores, debe adoptar una perspectivamucho ms amplia teniendo en cuenta factores culturales y de patrimonio. Pero es evidente que el archivero puede utilizar muchos de los instrumentos que usa el administrador de documentospara contribuir a la identificacin y el traslado de un mejor documento de archivor9. .Finalidad del gresente estudio 14. El presente informe est destinado a proporcionar a los archiveros orientaciones para evaluar los documentos con informaciones personales. Estas directrices constituyen una orientacin generaly no ofrecensolucionesdefinitivas. Fijan una direccin, establecen el marco terico para abordar y pensarpaso a pasoel diffcil problema de la evaluacin.A nuestrojuicio, las solucionesconcretasy normas fijas relativas a los numerososaspectosde la evaluacin de documentos con informacionespersonalespodrn llegar a establecerse en el futuro. En primer lugar, la evaluacinde seriesde documentosde cualquier tipo, y mucho ms los que contienen datos personales,representauna actividad subjetiva para la que no hay respuestasabsolutas ciendficas. La evaluacin consiste muchas veces en elegir la menos mala de varias posibilidades.En segundolugar, la situacin de cada pais ha de influir en la aplicacin de estas directrices en funcin de las condiciones existentes en materia de tipos de registros y sus creadores y de las tradiciones nacionales en materia de elaboracin y utilizaci6n de los archivos, aunquelos marcos tericos y principios archivfsticosdebanen teora trascenderesos factores. Habiendo introducido todos estos matices, subrayemosuna vez ms que, ademasde ayudar a los archiveros a resolver de manera inmediata un problema difkil, estas directrices estn destinadasa abrir la va a soluciones ms permanentesa medida que se las aplique y revise a la luz de la experienciapractica.

PGI-91/WS/3 - pg. 6 ~imitac!iones del estudio 15. Este estudio presentadiversaslimitaciones en cuanto a los aspectosque abarcay los que no aborda: .

a)

Se refiere exclusivamentea los documentos producidos por las administraciones pblicas. Las observacionesy conclusionesdel estudio pueden resultar tiles para los archiveros que evalen documentos con datos personales producidos por empresasprivadas, universidades,sindicatos, iglesias o particulares, pero no se refiere especfficamente a los mismos. La argumentaciny los ejemplos se refieren siempre a archivosnacionales. Se ocupa casi exclusivamentede los documentosque contienen datos personalesy se presentan en formato de papel (o textual). Las versiones micrograficas o electrnicas de esos documentos ~610se mencionan en su intenelaci6n con los documentos en papel. Asimismo se mencionan brevemente de pasada las informaciones personales consignadas en mapas,fotograffas y pelculas. Se centra nicamenteen la evaluacinde documentosque contienen informaciones personales.No se abordan directamente cinco temas pertinentes y estrechamente relacionados,a saber,la evaluacinen general, la gestin de los documentos y los procedimientosde gestin, los registros legibles por m@tina, el respeto de la vida privada y el muestreo,todos ellos tratadosen otros estudios del RAMP que no nos proponemos repetir. Para facilitar la lectura se resumen algunas conclusiones de dichos estudios, sobre todo en materia de muestreo, pero no se vuelven a considerarlos analisis o argumentaciones contenidosen esosinformes. En el captulo siguiente se sealan otras limitaciones relativas a los tipos de documentos con informaciones personalescomprendidos en el presenteestudio y se presentandefiniciones que facilitaran el manejo del tema.

b)

d)

1.

. . . Arthur G. Doughty, en The Ca~&an Arclnves and ns Acttvities (Ottawa, 1924), (citado en Archives: Mbr of C@a Past/Miroir du ws du C& (Ottawa, 1972). La frase de Doughty es citada con frecuenciapor los archiveroscanadienses y est grabadaen el pedestalde la estatuaque se le erigi en Ottawa. Para un estudio general, veaseJudith Robert+Moore, The Gffice of the Custodian of Enemy Property: An Gverview of the Office and Its Records, 1920-1952, khivaria 22 (verano 1986), pgs. 95-106. El programa de compensacionesa los ciudadanos de origen japons y la intervencin de los Archivos Nacionales de Canad fueron examinados por Nancy McMahon, Coming Full Circle: Contemporary uses of the Records of the Gffice of the Custodian of Enemy Property, ponencia ante la Conferencia Anual de la Asociacin de Archiveros de Canad,Victoria, B.C. 1 de junio de 1990.

2.

PGI-91/WS/3 - pg. 7 3. El tema fue muy bien examinado por Tom Nesmith, Archives from de Bottom Up: Social History and Amhival Scholarship,Archiva 14 (verano 1982), pgs. 5-26. Tom Nesmith fue invitado a dirigir ese nmero temtico de Atchiv& que lleva el titulo de Archives and Social History, donde figuran artfculos sobre la utilizacin de los documentos que contienen informaciones personalesen la investigacin de problemas sociales.Cabe citar otros dos importantes estudiosdestinadosa los archiveros:G.J. Parr, Case Records as Sourcesfor Social History, Atchivaria 4 (verano 1977), pgs. 122136; y Peter Gillis, The CaseFile: Problemsof Acquisition and Accessfiom the Federal Perspective,Archivaria 6 (verano 1978), pgs. 32-39. Otros artculos han versadosobre el valor y la utilizacin de tipos especialesde documentos personalesen un contexto archivstico; as, por ejemplo, R. Joseph Anderson, Public Welfare Case Records: A Study of Archival Practices, Arnerican Archivist 43 (primavera de 1980), pgs. 169179; David J. Klaassen, Achieving Balanced Documentation: Social Services from a Consumer Perspective, The Midwestem Archiy& ll (1986), pgs. 112-124, y en especiallas pginas 118 y 119; y John C. Rumm, Working Through the Records: Using Business Records to Study Workers and the Management of Labour, Archiva& 27 (invierno 1988-1989), pgs. 67-96. Otra perspectiva sobre la utilizacin de los documentos de archivo figura en Michel Duchein, Jos obsm oue se oponen al .. . . xceso. a la um6n y a la mferen& de la infomci6n conservadaen los archivos, un estudio del RAMP (Pars, 1983), pgs. 8-10. Danielle Laberge, Information, Knowledge, and Rights: The Preservationof Archives as a Political and Social Issue, Archiva 25 (invierno 1987-1988), pgs. 44-50. El artculo examina estos problemas mediante documentos relativos a los delincuentes juveniles._ Cabe subrayarque las investigacionesde las polfticas pblicas se basanen su mayonlaen las informaciones personales tomadas de esos documentos y se interesan ms, por consiguiente,en las seriesde datos que en las seriesde documentos.De maneraanaloga, los mtodos de investigacinque utilizan los socilogos, los encargadosde formular las polticas pblicas y los investigadores de la escuela de los ,4nn& en materia de evaluacin de las informaciones personales no son equivalentes a los mtodos de investigacin y evaluacin que utilizan los archiveros; el intercambio podrfa resultar, _ empero, fecundo. Parr, Case Records,,&&ivaria, pg. 136. Con respecto a Francia, Estados Unidos y Canad, vase Caro1 Couture y Jean-Yves Rousseau, Les Archives au XXC si$cle, 1982); en lo relativo a Gran Bretaa, ver Sampling Particular Instance Papers, RAD Gccasional Paper N 8 (Londres: Public Record Office, 1984), pag. 2; y en lo relativo a Illinois, ver F. Gerald Ham, Archival Choices: Managing the Historial Record in an Age of Abundance, en Nancy E. Peace, . compiladora, Archival Choices:MananE the Historical Record 111 an Aze of Abundance (Lexington Mass., 1984), pg. 133. En cuanto a los documentos canadiensesde inmigracin y las cifras correspondientes a metros y pginas,vaseTen-y Cook, Billions of Records: What to Keep - What to Destroy? The Archivist 13 (marzo-abril 1986), pgs. l-2. Tambi6n hay ejemplos de estecrecimiento explosivo en Fehx Hull, The Use o.f . . . Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Studv With Gurdelmes (Pars, 1981), pg. 2.

4.

5.

6. 7.

PGI-91/wS/3 - pg. 8 8. Ese fue el eje de la discusin en el caso de los ficheros de la Oficina Federal de Investigaciones(FBI). Finalmente sedemostr que no era cierto lo declaradopor el FBI, en cuanto a que la informacin sobre personasacopiadaen los registros de casos en la oficina sobre el terreno era duplicada en la sede o incorporada a informes fichados en la sede. La mejor sntesis sobre este importante caso se encuentra en James Gmgory Bradsher, The FBI Records Appraisal, The mestern Archi& 13 (1988), pgs. 5166. F. Gerald Ham, The Archival Edge, en Maygene Daniels y Timothy Walch, compil., AModem Archives Re& (Washington, 1984) p8gs. 330-331 (artfculo publicado inicialmente en 1975).

9.

10. El ejemplo y la importante distincin me fueron comunicados por Trudy Peterson en carta del 19 de marzo de 1990. . .. . ll. VCase Duchein, Los obstculos que se oponen al acceso. a la utrhzacin v a la . rencia de la mformacln conservadaen los archivos que constituye una excelente sintesis del problema. Se encontrara una buena introd&ci6n al problema en D.H. H*ertyl frokctine svme Sceties: ne Fede& Wubhc 0 *mar Hill, NC y Londres, f989). Sweden. Erance.Qnuh and the Urdted%& (Chape1 12. En cuanto al enjuiciamiento de los criminales de guerra, vaseTerry Cook, Nazi Cases Not a Factor. For the Record: Archivist Honorable, The Globe and Mail, Toronto, ll de agosto de 1986, pag. A7; y Robert Hayward, Working in Thin Air: Gf Archives and the Deschnes Commission, Archiva 26 (verano 1988), pgs. 122-136. 13. La frase citada y muchasde las ideas de este parrafo pertenecena Trudy Peterson,en la carta que me envi el 19 de marzo de 1990. 14. Ham, Archival Choices, Archival Cho&, pg. 133. . , . . . 15. Maynard J. Brichford, Archives and Mvpts. Apprarsal& Accessiomng > Society of Ameritan Archivist Basic Manual Series(Chicago, 1977), pg. 1. _ 16. Esta es la acusacin que formula, a mi juicio con razn, Gerald Ham, The Archival Edge, mdem Archives Reader,pag. 326. Ham aade(pg. 328) que los archiveros no han logrado establecer una polftica de adquisicin coherente y amplia debido a los obstculos y tradiciones que existen en la profesin procedentesde las viejas funciones de conservaciny custodia. . . . . . . A mtorrcal 17. Richard C. Bemer, Archival Theory and Pracuce m the Umted States. Am&& (Seattle y Londres, 1983), pgs. 6-7. El subdesarrollorelativo de la teoria de la evaluacin archivstica, al menos en Amrica del Norte, aparece,en ocasionesde modo implfcito, en dos estudios sobre el tema: Harold T. Pinkett, Ameritan Archival Theory: The State of the Art, Ameriw Archiv& 44 (verano 1981), pgs. 217-219; y Nancy E. Peace, Deciding What To Save: Fifty Years of Theory and Practice, en Nancy E. . Peace, compil., ArchivaI Choices: Manthe Histprical Record m an %eepf Abundance (Lexington, 1984), pgs. 1-18. En el Captulo 3 del presente estudio se sealaaue la teora en Eurona estms avanzada.

PGI-91/WS/3 - pg. 9 18. Michael Cook, Archives Administration: A Manual for Intermediate and Smaller d for Local Govemment (Londres, 1977), pg. 64. 19. Una excelente introduccin sobre esta relacin y sobre la gestin de documentos en general se encuentra en el libro de Ira A. Penn, Anne Morddel, Gail Pennix y Kelvin Smith, Records Mwent Handbook (Brookfield, VT. y Aldershot, 1989). Tambin . . en Eric Ketelaar, Lep&&i6n v replamentos e matena de archivos v gesu 6n de . . documentos. un estudio del RAMP con dnectr& (Par& 1985); y en Derek Charman, Parfs, 1984).

PGI-91/ws/3 - pg. 10 2. LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIONES PERSONALES: DEFINICIONE!3, CARACTERISTICAS Y CATEGORAS ESPECIALES .. tmducuon 1. En estecaptulo se empiezapor definir los principales t&minos archivsticosutilizados en el estudio, con objeto de procurar evitar las dificultades terminolgicas con que podrkn tropezar los lectores pertenecientesa tradiciones archivsticasdistintas de la del autor. Se explican por consiguiente la indole de las informaciones personales de que se trata y las caracterfsticas de los documentos que las contienen. Los documentos y colecciones de documentos tienen caracteristicasmaterialese intelectuales.En la ltima parte del capitulo se presentanlos criterios de evaluacinrelativos a tres categorfasespecialesde documentos con informaciones personales:los documentos esencialesque todo archivero debe conservar; los ficheros del personal de la administracinpblica; y los documentos que conllevan problemas especiales,polticos o de otro tipo. . Terminoloea archivstica utiliza& en el estudo 2. Los mismos tkminos archivsticos pueden utilizarse con sentido diferente en distintos pases.S610al final del capitulo quedara patente el significado de los t&minos archivisticos y se presentara una definicin completa de los documentos que contienen informaciones personales. Pero es preciso definir de entrada algunos &minos bsicos necesariospara el buen entendimiento del estudio. Los ms importantes se presentana continuacin. 3. Fichero de casa: Un fichero de casos no es un documento en s, sino un conjunto de registros y documentos que se conservan juntos porque presentan rasgos conceptuales comunes. El fichero de casos puede consi& en uno o varios elementos materiales de clasificacin (carpeta, caja, sobre, cajn, etc.). En el plano conceptual, el fichero de casos se relaciona casi siempre con un tema concreto (hecho, persona, lugar, proyecto, contrato o transaccin). En este estudio, la expresin genrica fichero de casos es el t&mino genrico que se emplea para referirse al formato ms corriente y voluminoso en el que archiveros y administradores de archivos conservan los documentos que contienen informaciones personales. En diferentes paises se puede dar al fichero de casos el nombre de fichero de proyecto, fichero de casos individual, fichero de transaccin, carpeta personal, etc. Cabe diferenciar dos tipos de fichero de casossegn la funcin conceptual de los documentos que contengan:

al

El fichero de caso particular: se refiere a un acontecimientoo transaccinsingular. A vecesse les da el nombre de documentosde un caso particular. En esefichero se pueden incluir todos los documentos relativos a la obtencin de un puesto de trabajo, la presentacina un concurso o la obtencin de una beca o un subsidio, por ejemplo. El fichero de casos evolutivo: contiene documentos relativos a ms de un acontecimiento o transaccinreferentestodos a la misma persona. Tambin se le da el nombre de fichero de casos permanente. Puede contener los documentos relativos a la situacin policial, de salud, los seguroso la condicin de empleado o estudiante.

PGI-91/ws/3 - pg. 15 fichero temtico y luego en un fichero de poltica, segn la importancia del problema y la persona de que se trate; es posible sacar informacin contenida en el fichero original para incorporarla a algn tipo de registro; podrn existir fndices relativos a algunos o todos estos formatos de documentacin;adems,buena parte de la informacin puede estar disponible en registros infonn&icos, cuyas hojas impresas o informes estadfsticos pueden volver como documentos que se incorporaran al fichero original. Naturalmente, estas interconexiones y duplicaciones parciales o completas de la informacin deben identificarse materialmente y entenderseintelectualmenteen el procesode evaluacin. 18. En el fichero de caso es posible encontrar otro medio que contenga informaciones personales,o una referencia a un medio que puede encontrarsematerialmentealmacenadoen otro lugar por las dificultades que plantean su tamao, formato o fragilidad. Cabe mencionar las radiografas, las grabacionessonoraso cintas de escuchastelefnicas, las fotografas de la polica, el material cartogrfico, las pelculasde vigilancia, etc. Es posible tambien que existan objetos (muestrasmklicas, armas,ropa) relacionadoso con referenciaen el fichero de casos; pero estosmaterialesno documentalesno son de la responsabilidaddel archivero. 19. Por ltimo la evaluacin puede verse muy influida por la disposicin material de los registros que contienen informaciones personales. Las cartas de protesta contra medidas estatalesimportantes (la legislacin sobre el aborto, la captura de animales para obtener su piel, la poltica de inmigraci6n, por ejemplo) puedenservir para documentarlas oscilacionesde la emocin pblica si se las disponeen orden cronolgico. Si es por orden alfabetice de autores o por orden geografico, la dimensin cronolgica resultara mucho menos evidente tanto para el archivero como el investigador. Los mtodos de indizado pueden deformar u ocultar tanta informacin cqmo la que revelan. 20. Tipologia del contex& . Dejando de lado su contenido temtico (inmigraci6n, impuestos, etc.), las caracterfsticascontextualesde un documento que contengainformaciones personales debernincluir su foco principal (alcanceo exhaucin) y las circunstanciasy el emplazamiento de su creacin. Cabe consideraraqu numerososaspectos:

a)

Foco (alcance y exhaucin) - Corresponde considerarque la serie de ficheros de casostiene su foco principal en las medidas e ideas de: a) el funcionario que administra el programa, b) el ciudadano que interacta con el programa, c) una tercera entidad o persona, o d) una combinacinde los mismos? - $e refiere la informacin a la totalidad de la poblacin adulta del pafs o est limitada a grupos especiales (fuerzas armadas, inmigrantes, tribus), clases o grupos profesionales (ficheros de salud de los mineros, licencias de pilotos), grupos divididos por sexo (asignaciones familiares), edad (pensioneso subsidios de educacin)o regin (subsidiosagrcolaso de pesca)? - Seincluyen en el material tanto los casosrechazados como los aceptados? - $e incluyen todos los casosdisponibles y documentadosen forma normal o se han eliminado deliberadamente algunosdocumentos(no se cre ningn fichero) o se han perdido o descartado?

PGI-91/WS/3 - pg. 16 - $omprenden los ficheros en su conjunto el mismo lapso que el programa para el que fueron creadoso ~610 una parte del mismo? - @stAn los ficheros vinculados con otras seriesy otros programas?

b)

Circunstancias de creacin - La documentacin ha sido producida directamente por el funcionario ylo el ciudadano, o indirectamente por un tercero (abogado,traductor, juez, relator)? - La participacin en el programaes obligatoria o voluntaria? - Se ha mantenido la documentacinen su forma primaria no tratada, o ha sido sustituida o complementadapor otros datos acumulados? - En el curso normal de las operaciones,iha sido la informacin que figura en el documentode papel trasladadaa microfilm o formato electrnico? - Con respectoa una personaen un programa, iexisten varios ficheros o uno solo? - Los casosexcepcionales, polemices o que sientenun precedente,sedocumentan aparte de los casos normales y de rutina por medio de carpetas, nmeros o colores diferentes para el fichero, o del indizado o el resumen de los datos pertinentes, o de la creacin de ficheros adicionales (tal vez en el nivel de apelacino & audienciaespecial)? - Respetan el funcionario o el ciudadano,las normas de discrecin al producir los documentoso interactuar con el programa? _ - LESposible decir si el programa, y por lo tanto los ficheros de caso, tienen una funcin nica (jurdica, normativa, de investigacin, de patentes, de impuestos, subsidios,becaso premios, servicio social, etc.) o tienen funciones mltiples? - Una serie de fichero puede haber conservado a lo largo del tiempo una homogeneidadaparentede contenido, formato y aspecto, pero cabe preguntarse si el contenido de los ficheros no ha sufrido cambios importantes debidos a la estructura administrativa, el mandato y las polticas y la manera en que el personallos aplica, e incluso de la legislacin relativa al programa. - Han sido utilizados los ficheros por la administracinque los cre, o tal vez otra dependencia, para msde una finalidad?

Localizacin - Cabe preguntarsetambin si la administraci6nque cre los documentos sobre la interaccin del individuo con el programa esta repartida en diferentes sitios (la sede, la regin, en el terreno) y si cuenta con un fichero en cada uno de ellos o con un fichero centralizado.

PGI-9 l/WS/3 - pg. 13 15. Puedenaparecerinformacionespersonalesprcticamenteen cualquier forma material de documento o conjunto de documentos en papel6. En el presente estudio introducimos una distincin importante, a saber, que slo definimos como documentos que contienen informaciones personales los que han sido organizados y recuperados en virtud de un identificador personal: nombre, numero de seguridad social u otro numero de identificacin, etc. Por ejemplo, a los fines de la evaluacin, los ficheros temticosy de poltica no deben ser consideradoscomo documentoscon informacionespersonales.Puede haber excepciones,pero las informaciones personalesconsignadasen los ficheros temticos y de poltica aparecenen forma secundariaa la finalidad principal y deben ser evaluadosen el marco de los sistemasy series ms amplios de registro de ficheros a que pertenecenmediante la aplicacin de una teora y unos criterios de evaluacindiferenteso, al menos, moditicados7.De manera anliloga, los ficheros de casos dispuestos, mamados y recuperados segn nombres de grupos, asociacionesy empresasy no de individuos deben evaluarse tambin independientemente, aunque incluyan (como muchas veces sucede) documentos que contienen informaciones _ personales*. 16. Tipologa fsica. Con estasexcepciones,se enunciana continuacin en orden crecientede complejidad las tipologas materiales de los documentos o colecciones de documentos que contienen informaciones personales,es decir, los diversos tipos de documentos donde puedan figurar informaciones personales identificables. Hemos procurado establecer una lista ilustrativa y no exhaustivaya que, como se indic en el pkrafo 12, existen decenasde distintos tipos de documentoscon infamaciones personales:

a)

Formularios. El formulario es un documento impreso o producido de manera ar@oga donde figuran espacios para insertar informaciones o datos. Algunos presentanun espacioabierto para comentariosu observaciones, pero en generallos espaciosdel formulario estn estrictamentedefinidos con una gama de respuestas predeterminadas. Por lo general,el formulario se refiere a un individuo (y a vecesa su familia) y resulta asi muy similar al fichero de caso particular. Es posible reunir formularios relativos a varios o muchos individuos para constituir un fichero nico o disposicin serial (con frecuencia se conservande este modo los certificados financieros). Se constituye as una informacin personalmuy homogneaque cada vez con mayor frecuenciase trasladaa registros informatizados. Hay que recordar que los formularios pueden ser rellenados fntegramente por el ciudadano (cuestionarios, censos modernos, algunas instancias), por el ciudadano y el funcionario en asociacin (asuntos impositivos, aprobaciones de hipotecas, numerosos tipos de solicitud), o exclusivamentepor el funcionario (documentos policiales, evaluacindel candidatoo el cliente, etc.). Listas y registros. Se trata de documentos donde el ncleo esencial de informacin, procedentemuchas vecesde otros documentos, se resume y unifica por oposicin a las informacionesque se mantienendispersas.(La lista o el registro contiene un conjunto de informaciones;un fichero o volumen contiene un conjunto de documentos.) Las listas y los registros estn cada vez ms informatizados y se llevan por lo general en orden cronolgico o numrico, por ejemplo, los registros de nacimientosy muertes,las listas militares, electoralesy de pagos. A veces,esas informaciones se registran en tarjetas. (Los registros y listas pueden tambin ayudar a encontrarotros documentos;vasems adelantela seccin Indices.)

b)

PGI-91lws/3 - pg. 14

CarpetaNolumen. Al igual que los ficheros, los vohmenes son conjuntos de documentos donde se reunen las cartas enviadasy recibidas, por lo general por orden alfab&ico o cronolgico. Suelen utilizarse una carpeta para las cartas enviadasy otra para las recibidas.A diferencia del fichero temtico, en el volumen la correspondencia se recupera directamente o por medio de mdices anexos, gracias a un identfcador personal. En una organizacin moderna se recurre cada vez menos a estetipo de registro, que ha sido reemplazadopor la informtica. Fichero de caso particular. Se trata de un fichero relacionado con un hecho determinado o una transaccin y, por lo general, con un solo individuo. Suele haber tm numero elevado de ficheros de este tipo, que tienen un contenido homogneo, no son muy grandesy abarcanun lapso breve (semanaso mesesy, a veces, hasta dos aos). Por consiguiente, resulta fcil pasar estos documentos al formato electrnico. Cabe mencionar los ficheros relativos a becas, premios y subsidios; los subsidios de educacin profesional; los registros de inmigracin; y muchos documentos de tribunales (el Estado contra Juan Prez, la quiebra de Marfa Gonzlez). El fichero de caso evolutivo. En este tipo de fichero se documenta la interaccin del individuo con el Estado en varios casosconexos pero separados,que pueden abarcar aos o decenios. En comparacin con los ficheros de casos particulares, los ficheros de casosevolutivos son ms gruesos,tienen un contenido ms variado y abarcanun periodo mas largo. Podran incluirse en esta categoralos ficheros de personal, los registros policiales y mdicos, los documentosrelativos a estudiantes, etc. Indkes. Es posible preparar uno o ms ndicesrelativos a todos los documentos o conjuntos de documentosque contienen informacionespersonalesmencionadosen los prrafos precedentes. Se trata de instrumentos de bsqueda que pueden adoptar la forma de registros, ftrdicesde registros, listas, mdices en tarjeta, tarjetas de historia del fichero o diversos tipos de ndices informatizados. Estos ndices deben considerarse tambin como documentos que contienen informaciones personales.

d)

el

f)

Hemos examinado estos seis formatos desde el punto de vista de la tipologia ffsica, pero no hay que olvidar que tambin presentan caractersticas conceptuales o intelectuales. El archivero debe entenderel amIlisis,el diseo y la normalizacin que han guiado la preparacin de un formulario o un sistemade clasificacin de ficheros; de ese modo, la tipologia fisica del documento adquiere su importancia contextual. En estos asuntos, la utilizaci6n de un tipo moderno de an&sis diplomtico9 permite que el archivero comprenda que la forma y la estructura de los documentosque contienen informacionespersonalesguardan relacin con el contenido temtico, por lo que contribuyen a la evaluacinde los documentos. 17. Cabe formular varias observacionessobre la tipologa aqui expuestade los documentos que contienen informaciones personales. En primer lugar, tanto los administradores de documentos como los archiveros deben reconocer las interconexionesque existen entre estos diferentes formatos de documentos con informaciones personales. Es posible encontrar informaciones personales conexas en dos o ms lugares: el fichero de un caso particular relativo a un individuo puede existir en paralelo con un fichero temtico o ser convertido en

PGI-91/WS/3 - pg. ll . 4. Fichero temtico: Se trata de un fichero en el que se conservandocumentosrelacionados con un tema especfficoo un asunto temtico. Puedehaber 20.000 ficheros de casosrelativos a la concesin o denegacin de becas a 20.000 estudiantescada ano; el fichero tematico se referir%a los procedimientos operativos generales,los mtodos y los problemas con que se tropez en todos ellos, informes generales sobre los resultados del programa y las modificaciones que se recomendaronal respecto. ,. : Se trata de un caso especial de fichero temtico relativo a la 5. Fichero de pohtica experiencia de una actividad de programa. En el ejemplo del punto precedente,el fichero de poltica puede referirse primero a la creacin de las becas, luego a la asignacin de un presupuestopara el programa, las modificacionesimportantes de las normas de admisin y la decisin de proseguirlo o no. Los documentosque podrfan constituir el fichero de politica se conservanpor lo general en el fichero temtico correspondiente;pero una buena tcnica de administraci6n & documentosaconsejaconservarlosen un fichero de polftica aparte vinculado de manera evidente en el sistema de clasificaci6n (por lo comn en un bloque secundario dentro de la clasificacin numricaprimaria). 6. Ficheros de personak Se trata de ficheros de casos evolutivos que una organizacin mantiene para cada uno de sus empleados,con datos personalesrelativos a sus antecedentes laborales y desempeoen el servicio. En algunos pasesse les da indistintamente los nombres de fichero de personalo fichero personal. 7. Ficheros de administraci6n: Serefieren a una funcin (personal,locales, finanzas,equipo, etc.) compartida por todas las dependenciasdel Estado, a diferencia de las funciones operacionalesparticularesde cadauna. 8. Serie: Se da el nombre de serie a los ficheros, volmenes, registros o documentos organizados como un conjunto orgnico nico por estar relacionados con un tema o una funcin determinados, resultar de actividades idnticas, tener un formulario comn o estar relacionados entre si por la ndole de su creacin, recepcin o utilizacin comn. Su interrelacin implica que se debenevaluarcomo una entidad nica. 9. Evaluacin: En el presente estudio utilizamos este termino (0, indistintamente, el de seleccinr) para designar el proceso de determinar en un archivo qu documentos se conservaranpermanentemente con arreglo a una serie de valores. Esos valores se examinanen el presenteestudio. 10. Muestreo: Se trata de la seleccinde unidadeso ficheros de una serie de maneraque los ficheros o unidadeselegidos seanrepresentativosdel conjunto o reflejen alguna caracterstica importante del conjunto del que fueron tomados. En el Captulo 4 se examinanvarios mtodos de muestreo. Pefinicin de informaciones Dersonalq ll. Se da el nombre de informaciones personales a todas las relativas a un individuo identificable, consignadasen cualquier tipo de formato. Por ejemplo, en Canad la ley de proteccin de la vida privada define en sentido amplio las informacionespersonales,entre las que incluyen: las informaciones relativas a la raza, el origen nacional 0 tnico, el color, la religin, la edad y el estado civih la historia o la situacin de una persona en los aspectos

PGI-91/WS/3 - pg. 12 educativo, mdico, penal y laboral, las transacciones financierasen que participa; todo nmero, smbolo o cdigo de identificaci6n que se asigneal individuo; la direccin, las huellas digitales y el grupo sanguineo; las opiniones y los criterios personales (con algunas excepciones limitadas en el mbito de las becas y los premios); la correspondenciaque la persona haya enviado a una dependenciaestatal y tenga implcita o explcitamente una fndole privada o confidencial y las respuestasque puedan revelar el contenido de la correspondenciaoriginal; los juicios y opiniones emitidos sobreeseindividuo por otra persona;y el nombre de la persona cuando aparezcaen un contexto general que revele implcitamente informaciones sobre ella2. En una perspectivams general,tambin debenincluirse entre las informacionespersonaleslas peticiones, quejas y observacionesrecibidas de una persona acerca de cualquier programa estatal, las informaciones sobre casos de aplicaci6n de la ley o sobre toda transaccin del individuo con el Estado en materia de programassocialeso de otros beneficios,informaciones estadsticaso informatizadassobre un individuo y ficheros sobre empleadosestatalespresentes o pasado@. 12. Las informaciones personalesque se acabande mencionar puedenapareceren diferentes tipos de documentos, entre los que figuran instancias, declaraciones, peticiones y quejas, apelaciones,demandas,reclamaciones,informes, contratos, listas, registros, nminas, premios, subsidios, becas,facturas, certificados, p&amos, pagos, exmenes,cuestionarios,audiencias, acuerdos, testamentos, cesiones, licencias y permisos, patentes, registros, pasaportes, asignacionesy muchfsimos otrosa.Estos tipos de documentos suelen ser formularios; pero su funcin puede aparecertambin en cartas y notas que por lo general se acumulan en ficheros de casos. El administrador de documentos tiene la funcin de identificar, describir y proteger los documentos que contienen informacionespersonalescon arreglo a la ley de proteccin de la vida privada-de la jurisdiccin de que se trate y con una buena practica de gestin de los documentos. 13. Los documentos con informaciones personalesproceden de mltiples contextos que de nada servira enunciar aqu. Lirnitkmonos a mencionar las categorfasprincipales; definidas en un estudio del RAMP sobre la cuestin: estado civil y filiacin (nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones,adopciones);salud (los registros del mdico, hospital, seguridadsocial, asilo y consumo de medicamentos);fortuna y rentas (impuestos,bancos,inversiones,sueldosy salarios); procedimientos penales (los juicios son pblicos; pero no ocurre lo mismo con los expedientesjudiciales, las piezas del sumario, las actas, las sentencias,las amnistas y los perdones,que en la mayora de los pasesestnexcluidos de la libre difusin durante periodos prolongados); los documentossobre la vida profesional (ficheros de personal, de estudios y de algunos clientes); las opiniones personales,en especiallas formuladas bajo promesaexplcita o implcita de confidencialidad; las informaciones estadisticasbsicas(censos,encuestas);y los registros policiales en sus diversasformas (en la mayorfa de los pafsesson los documentos que despiertanel mayor recelo en materia de informacionespersonales)s. , . Caracterxstwas de los documentos que conbenen informaciones uersonales 14. Los documentos que contienen informaciones personales presentan diversas caracterfsticastanto por su formato material como por las circunstanciasy el contexto de su produccin. El conjunto de esas caractersticasdemuestra la riqueza y diversidad de esas informaciones. En esta seccin se describenalgunascaractersticasde esos documentos. Ms adelante se vera la importancia de comprender la complejidad y la interrelacin de estos factores para evaluar estetipo de documentos.

FGI-91/WS/3 - pg. 17 - Cuando existen varios ficheros y/o varias sedesadministrativasque interactan con el ciudadano, seestablecenlaxos formales o informales entre los distintos fragmentosde informacin? 21. Los archiverosdebenidentificar y evaluar las caracterMicasmaterialesy contextualesde los ficheros de caso, pues como se vera en los dos capitulos siguientes,esas caracterkticas influyen directamente en la determinacin de su valor potencial permanente dentro de un modelo terico de evaluacin. Ahora bien, esascaractenlsticas no saltan a la vista, sino que deben ser descubiertaspor el archivero graciasa una investigacin minuciosa de la naturalezae historia de los documentosy suscreadores. Categonas
, .

. . . L Jhxumentoses~onInformaeoneS . una conserv&n

. pegmmm&

22. De los documentosque contienen informacionespersonales,algunasdas& o categorfas deben ser conservadas siemprepor los archiveros,cualquiera sea el lugar en que acten. Esos documentos pueden no estar materialmenteconservadosen los archivos nacionalesy pueden proceder de administracionesestatales,provinciales, locales o municipales. De todos modos presentanuna importancia indiscutible desdeel punto de vista de los derechosjurdicos de la persona, de los intereses de la administracin y de los objetivos de la investigacin, pues permiten establecerun perfil demogrfico bsico del pafs. La comunidad de archiveros debe ocuparse de la preservacinde las siguientes categorfas de documentos con informaciones personales:

al

Los documentos relativos al estado civil. Se trata por lo generalde formularios y registros que deben conservarse pues documentan nacimientos, defunciones, bodas,divorcios, adopciones,ciudadanfay naturalizaci6n. Documentos del registro de propiedad inmobiliaria. Se trata de documentos relativos a la delimitacin de las tierras y otros bienes inmuebles y las transformacionesy transacciones relativas a los mismos. Documentos que deben conservarsepermanentemente en virtud de requisitos legales. En algunos pases, la ley obliga a conservar permanentemente los documentos de los tribunales, los testamentosy las decisionesde diversos tipos adoptadas por rganos, organismos y tribunales semijudiciales de carcter normativo. La conservacinpermanentede todos los documentosde los tribunales plantea problemas muy serios; los archiveros deben verificar qu documentos deben conservarpermanentemente (el problema de la selectividad se examina ms adelante,en el prrafo 43). Censos de poblacin. El censo nacional es el documento de mayor valor en materia de informaciones personalespara las investigacionesde diversasdisciplinas como para los genealogistasy para el Estado en relacin con sus principales programas, pues suministran la informacin demogr&ica esencial necesariapara disear, ejecutar y modificar sus principales programas. Los archiveros deben respetar el carcter confidencial de los datos obtenidos en los censos y evitar su difusin pblica en un plazo razonable.

c>

d)

PGI-9 l/WS/3 - pg. 18 23. Hay que insistir en que no es necesarioconservartodos los documentosrelacionadoscon estascuatro categorfas.Por ejemplo, los datos primarios de un censo son indispensables, pero no lo son, en cambio, los cuestionarios en que se acopiaron esos datos, los diversos formularios y documentos de tratamiento y los ficheros tematicos conexos, que deben ser evaluados con arreglo a otros criterios. Lo mismo se puede decir con respecto a los documentos de tribunales: las sentenciasy los antecedentes del caso son indispensables,pero no lo son las actas de procedimiento del tribunal, las transcripcionesni los ficheros de casos. En sntesis,debido a su corto nmero, las categorfasde documentosesenciales que contienen informaciones personales cuya conservacin no se discute, no plantean a los archiveros problemas de evaluacin sino de conservacin (costo y espacio de almacenamiento, confidencialidad y utilizacin; y la posibilidad de pasarlosa microfilm, medios electrnicos o disco ptico). Pero estos problemas prkticos y tcnicos pueden influir en la decisin final sobre la adquisicin de los documentos y la constitucin de un elemento, aunque sea secundario en el proceso de evaluacin (la distincin entre evaluacin y conservacin se analiza con ms detalle en el Capitulo 4). . , esgeual~ Categgums : ., IL La evaluauon de los ficheros de perso~& gie los funcionar&

24. Los ficheros de personal de los empleadosdel Estado (que comprendendos subgrupos: los miembros del ejercito y de la polica) constituyen una categoriaespecialde documentoscon informaciones personales. Ya se dijo que los ficheros de personal son ficheros de caso evolutivos, pero convieneexaminarlosaqu por separado.Los ficheros de personalconstituyen normalmente la nica categorfa de documentos internos o administrativos que contienen informaciones personalesimportantes. La conservacinde esos documentos durante el lapso de su utilizacin primaria, administrativa,jurfdica y fiscal (por lo general, la carrera activa del empleado y su jubilacin que da derecho a pensin) no constituye un problema de evaluacin archivstica aunque dicho lapso pueda durar 70 o ms aos. El valor permanente de esos documentos radica fundamentalmente en la informacin cuantitativa y estadstica que contienen, que apareceren la manipulacin de la versin electrnica del documento. Esos datos son necesarios,por ejemplo, para las investigacioneshistricas y sociolgicas sobre el absentismolaboral, las pautas de enfermedad,los problemas ligados a la edad y el sexo, los sueldos,las polfticas de recursoshumanosy la movilidad de carreraro. 25. Ademas de esta informacin primaria cuantitativa o acumulada, que es preferible conservar en formato electrnico y no en los voluminosos ficheros originales de papel, puede ser necesario por motivos cualitativos conservar algunas categorasde ficheros de personal civil (es decir, no militar) en su formato original en papel. En todos los pafseshay al servicio del Estado personaseminentescuyos ficheros debenconservarse en beneficio de la biograffa, la historia de la administraci6n y las areastemticas de que se ocupaban (ciencias, agricultura, transportes, etc.). Ademas de las informacionescontenidasen papel que puedan trasladarseal medio electrnico, figuran a menudo en los ficheros de esaspersonalidadesrecortes de prensa de sus actividades, discursos y publicaciones, noticias sobre premios, cartas de felicitacin, curriculum vitae, cursos a los que asisti6, bibliografas, etc. Cabe sealarque en el decenio de 1980 el valor de esta informacin cualitativa tiende, por dos motivos, a ser menor que en los deceniosprecedentes.Primero, las leyes de proteccin de la vida privada limitan drAsticamente la cantidad y el tipo de informacionespersonalesque puedenconservarlos empleadoresacerca de susempleados;incluso exigen que al cabo de lapsosrelativamentebrevesse proceda a sacar de los ficheros y destruir ciertos tipos de informacin (por ejemplo, las evaluaciones de

PGI-91/WS/3 - pg. 19 rendimiento en el trabajo). En segundolugar, la informacin demograficabsicarelativa a anos recientes que figura en el documento en papel se encuentra tambin ahora en formato electrnico. 26. Algunos ficheros de personalcontienen,no obstante,informacionesvaliosas,sobre todo los que fueron constituidos hace aos. No resulta fcil decidir cuales son las categorlas del personal pblico cuyos ficheros hay que conservar. En este sentido citaremos el ejemplo canadiensea titulo de orientacin, puesno olvidamos que las circunstanciasvatan de un pafs a otro. En Canad se conservanlos ficheros de las siguientescategorfasde personal civil: los cuatro niveles superioresde la jerarqufa administrativade todos los departamentos(es decir, el fichero de toda persona que en un momento de su carrera haya llegado a la categota de viceministro, ministro auxiliar, director general o director); los niveles superioresde todos los consejosy comisiones (presidentey comisionado); todos los embajadores,cnsulesgeneralesy jefes de misin del servicio exterior; los cuatro niveles superiores(hastael grado de inspector) de la polica nacional; los capitanesde todos los buquesde propiedad estatal; los supervisores e ingenierosque participan en las obras pblicasde importancia; todos los jueces federales;los funcionarios superiores relacionados con la cumbre del Estado (Gobernador General), la funcin legislativa (Parlamento)y la funcin judicial (Tribunal Supremoy Tribunal Federal). 27. En Canadse conservanotros ficheros de importancia cuya identificacin no resulta tan sencilla: los ficheros de ciudadanos que no han llegado a los puestos eminentes de la administracin federal enunciadosen el pArrafo anterior, pero cuyas carrerasdentro o fuera de la administracin pblica los han llevado a puestos destacadosen los mbitos universitario, cientfico, econmico, mdico, jurfdico y de otro tipo; los deportistas de relieve nacional o internacional, l-aspersonasque han recibido premios o distinciones importantes, nacionales o internacionales,civiles o militares; los miembrosdel Parlamentoo de legislaturasprovinciales y los alcaldesde las ciudadesimportantes;y todos los funcionarios fallecidos en actos de servicio (los guardianesde prisin, vigilantes, rehenes).Cabe considerar,ademas,para su conservacin en el archivo los ficheros de empleadosque han ocupado posiciones singularesen el aparato del Estado o han cumplido carreras de duracin excepcional y toda persona que haya participado en un hecho o acontecimientode gran inter& hist6rico*i. Otras consideraciones de evaluacin de las series de documentos de personal relativas a su tratamiento conjunto con otros documentosque contienen informacionespersonalesse examinaranen los dos prximos capftulos. Aqu nos ocupamos de esos documentos slo desde el punto de vista de su evaluacin. 28. Una categora especialde documentosde personalse refiere a las fuerzas armadasde la nacin. Algunos pasestienden a conservartodos los documentosde ese tipo que se producen en periodos de guerra activa en calidad de memorial de todas las personasque sirvieron a su pas (y a veces murieron) y en calidad de ficheros que puedan tener un valor intrinseco de investigacin. En cuanto a los ficheros del personal militar en tiempo de paz, adems de conservar un perfil de todo el personal de las fuerzas armadas gracias a los registros electrnicos de las basesde datos,se recomiendaun enfoque similar al indicado en los prrafos precedentes con respectoal personalcivil: conservartodos los ficheros de todo el personal que haya llegado a un cierto nivel en las fuerzas armadas(nivel que podr variar de un pas a otro) y los de las personasque hayan alcanzadouna posicin eminente,premios, distinciones, etc., en el ejkito.

PGI-91/WS/3 - pg. 20

29. En el parrafo 10 del Captulo 1 se indic que en virtud de presiones polfticas, la evaluacin puede no quedar en manos del archivero. Cuando se trata de destruir algunas categoras de documentos, los archiveros tropiezan con grandes dificultades si se refieren a ciertos problemas nacionales,por ejemplo, los documentos del periodo nazi en Alemania, los ficheros del personal militar en los Estados Unidos de Amrica y los documentos financieros relativos a los indios del Canad.En estos casosno se trata de criterios de evaluacin sino de un problema de recursos para que los archivos puedan responder a esas-presiones.En los ltimos aos se tiene el ejemplo notable de la genealogfacuyo resurgimiento impone a los archivos una exigencia particular. En t&ninos de evaluacin archivfstica, la orientacin es clara: en un archivo nacional, los ficheros de casos de la mayora de los programas operacionales no deben conservarse exclusivzunente por motivos genealgicos. Esto no significa que la genealoga no sea importante, ni que las personas que investigan las genealogasno encuentreninformaciones tiles en las muestraso seleccionesde las series de ficheros de casos conservadospor otros motivos, sino que ~610 se conserva un pequeo nmero de esasseriespor motivos exclusivamentegenealgicos.De lo contrario, los archivos de todo el mundo deberfanconservarpermanentemente todos los ficheros de casos pues por definicin tienen todos un valor genealgico. El nmero de ficheros y series rwlmente conservadospor los archiverosdependerade la presin que ejerza el pblico. Naturalmente la informacin genealgica a gran escala se conserva efectivamente en las cuatro categotas esencialesde documentos mencionados en el parrafo 22 que, combinados con las fuentes impresas locales @fas telefnicas, listas de impuestos, etc.), proporcionaran informacin genealgica bsica sobre todos los ciudadanos. Conservar exclusivamente por su valor genealgico cualquier otro detalle sobre la vida de las personasprocedente de ficheros de casosespecfficospuedeconsiderarseun lujo que no todos los archivos se puedenpermitir. 30. Otras series de ficheros de casos que contienen informaciones personales pueden presentar un interks archivstico primordial o exclusivo por su valor informativo en relacin con ciertos individuos, lugares o acontecimientos. Se considera el documento en una perspectiva que no se refiere a su valor de prueba sobre la Indole de la dependencia administrativa que lo produjo ni a su valor colectivo como parte de un todo. El valor informativo existe en s y de por s, sin relacin con las pruebasque el documento aporte sobre las gestiones administrativas. Los resultados de un censo o los documentos de llegada de inmigrantes constituyen ejemplos clsicos 12.Tambin son ejemplos del valor informativo las pequeasseriesde ficheros relativos a la adquisicin de obras de arte por una galerla nacional o a los subsidios de investigacin a cienBicos eminentes; la importancia de esos ficheros consistira ante todo en la informacin que contienen sobre cada uno de los donantes,obras de arte, ciendficos y sus proyectos, sin olvidar que ambasseries (o una muestra de cada una de ellas) podrn contener tambin pruebas del funcionamiento de dependenciasestatales. En cambio, una serie de ficheros donde se documenten los subsidios otorgados para la capacitaci6n profesional de centenaresde miles de obreros no tiene valor por la informacin que contiene sobre cada obrero, sino en forma colectiva (por lo general en una pequea muestra), por las pruebas que aporta sobre el funcionamiento y la acogida del programa. La evaluacin de los documentosque contieneninformacionespersonales,desdeel punto de vista del valor informativo que presentansobre determinadaspersonas,debe realizarsedirectamente con arreglo a los criterios generalesde evaluacin que se expondAn en el- Captulo 4 (y ya mencionadosen parte en el examende los documentosde personal).

PGI-9 llWSf3 - pg. 21 31. Hay que recordar empero, que el presenteestudio se centra en un problema mas difkil, a saber, la evaluacin de los documentos que contienen informaciones personalespor su valor documental colectivo. Para comprender mejor la misin del archivero en la evaluacin de una serie de documentos de este tipo (que naturalmente constituyen la gran mayorfa de los documentos que contienen informaciones personales)es necesario situarlos en un contexto te6rico, relativo a cmo la sociedadlos producey utiliza.

1.

Reconozco que esta equivalencia no es correcta desde el punto de vista tcnico. En teora, correspondea los archiveros decidir en primer tkmino qu6 grupos o fondos de documentos trataran de conseguir por medio de una estrategia de adquisicin o documentacin.A continuacin efectuaranla evaluacin,es decir, elegir& de los fondos que les interesan series de documentos o conjuntos de ficheros de una serie y los transferir& temporalmenteal archivo. Ya en el archivo tiene lugar la seleccina medida que el archivero distribuye y describelos documentos,descartalos que carecende valor y designa los que conservarapermanentemente. En la realidad practica y hasta no hace mucho, no exista una orientacin estratgica en el polo de admisin y, dentro del archivo, se efectuabamuy poca seleccin.En el tratamiento generalde ficheros de casos, la doble evaluacin sela un lujo, por lo que se procede a efectuar simultneamentela evaluacin y la seleccin. Canad, pivacy Act 29-30-31 Elizabeth II, c. ll 1, seccin 3. La ley canadiensede proteccin de la vidaprivada pareceser una de las pocas leyes nacionalesque presentan una definicin exhaustivade la informacin personal o privada; sobre este punto, vase . . . Michel Duchein, Los obstculos oue se ODO nen al acceso. a la utthwn v a 4 . . . . . e la mfomn conservadaen los atchivos. un estudio del RAMP (Pars, Canad, Minister of Supply and Services,Personal Information In&x 1988 (Ottawa, 1988), pg. iii. Se trata de una lista parcial extrafda del documento canadienseElersQnal InforuI.ation Index, pgs. SI-l a SI-33 y siguientes. Para una lista muy completa de las diferentes categoras de documentos personales, vase Maynard J. Brichford, &chives & . . . . . ManuscnDts. and Accessronmg(Chicago, 1977),pgs. 22 y 23. Estas categorashan sido tomadasde Duchein, Los obstculosaue se oponen al acceso, .. . . B la wct6n y a la transferenciade la mformacin conservadaen los archivos pgs. 21-25. En el documento canadiensePersonal Information Inda se enumeran mas de 4.000 seriesde documentosque contienen informacionespersonales,desdelos subsidios agrkolas a los veteranos,de los pr&amos inmobiliarios a los contratos postales, de las solicitudes de trabajo estival presentadaspor estudiantesa los formularios mdicos de inmigracin, y de la supervisin de las quiebras a las pensionesde los ancianos.En ese documento, los administradores y archiveros encontraran material excelente de identificacin, descripci6n y control de los documentoscon informaciones personales.

2.

3. 4.

5.

PGI-91/WS/3 - pg. 22 6. En el plano tcnico, corresponde distinguir entre los documentos en s (formulario, tarjetas) y los conjuntos de documentos (ficheros, volmenes). Para no sobrecargar el texto, en la tipologia incluyo ambos grupos bajo el t6rmino de documentos, aunque reconozco que este uso no es correcto desdeun punto de vista tcnico. Con respecto a los ficheros temticos y de polftica, la informacin personal se encuentra por lo general en notas, formularios, informes, cartas y otros documentoscontenidos en esos ficheros. Se trata de una informacin personal ms cualitativa y subjetiva que cuantitativa y estadstica, aunque tambien es posible ubicar en esos ficheros informes tiles de resmenesestadfsticosy conjuntos de informaciones personales.En cuanto a los casos que sientan precedente en los procedimientos y las practicas, los administradotes de documentos suelen transformar el fichero de caso particular en fichero temtico, o bien mencionan el tema del fichero de caso en los documentos del fichero tematico. Las informaciones personales que se encuentran en los ficheros tematicos y, ms raramente, en los ficheros de polftica, no son homogeneas,aparecen con frecuencia dispersasy en forma episdica y no es posible recuperarlasmediante un identificador personal(nombre, numero de identidad, etc.). Las informaciones personalesdispersasen los ficheros temticos conservannaturalmente su carcter de tales, en el sentido de que los administradores de documentos y los archiveros deben respetar las condicionesde seguridady confidencialidad adecuadas,es decir, siguen comprendidas en las disposicionesde las leyes de proteccin de la vida privada. La diplo.mtica es una ciencia poco conocida en los crculos archivsticos de Amrica del Norte, que estudia la forma real de los documentos para establecersu validez y su valor como fuentes histricas. La ciencia archivistica se centra en el contexto de procedencia de los creadores de documentos, de los propios documentos y de su contenido informativo; la diplomtica, de manera mucho ms estricta, se centra en la forma de un documento para descubrir su autenticidad, categorfa (original o copia), autorfa formal, calidad de documento privado o pblico, etc. Para ms detalles sobre el origen europeo de la diplomtica, su ndole y su posible aplicacin a los problemas modernos de documentos, vase Luciana Duranti Diplomatics: New Uses for an Old Science,Archivaria 28 (verano 1988), pgs.7-27, que es el primero de una serie de seis artfculos. Vase tambi6n Don C. Skemer, Diplomatics and Archives, Ameritan &&&.& 52 (verano 1989), pgs. 376-382.

7.

8.

9.

10. En relacin con los registros electrnicos de personal y su evaluacin, vase Harold . . . estudio del Naugler, Evaluacin nor los archivos de los repistros kplbles a ti. con direcaices (Pars, 1984) pgs. 36-37. ll. Estas categoras proceden de las directrices operativas contenidas en el documento oficial canadiense, General Records Dis~osal Schedule Schedule 5: Persormel, publicado peridicamentepor los Archivos Nacionalesde C&ula. Las directrices figuran en National Archives of Canada, operational file 9440-5, memorandum of Federal Archives Division to National Records Centre, 10 May 1982. El Personnel Records Centre se ocupa de aplicar los criterios de evaluacinelaboradospor los archiverosde la Divisin de Archivos Federalesa los ficheros de personal de todas las dependenciasdel Estado.

PGI-9lfWSl3 - pg. 23 12. Esta afirmacin es cierta en el plano conceptual; en la realidad no es posible establecer una distincin tajante ni siquiera en los casos ms exQemos.Por ejemplo, en el censo nacional, la indole y el diseo del cuestionario, los diferentes tipos de datos acopiados a lo largo del tiempo y las calificacionesaplicadaspor los funcionarios son todos ejemplos del valor de prueba..Pero si los documentos del censo tuvieran ~610ese valor, bastara con que el archivo conservarauna pequeamuestra.

PGI-9l/WS/3 - pg. 24 3. UN MODELO TEORICO ., troducuo n 1. En este capftulo se propondr un modelo para ayudar a comprendercmo se producen y, por consiguiente,cmo se evalanlos documentosque contieneninformacin personal. Si bien el contexto en que se aplicara este modelo se define con ms detalles en el Capitulo 4, es posible hacer ya una presentacindel mismo y destacarque la evaluacinde seriesde ficheros de casosdeberarealizarseen el siguiente orden: - Primero, deberan evaluarse las series de ficheros temticos del organismo a que compete la informacin o el programa documentados en los ficheros de casos que contienen informacin personal,desdelos niveles ms altos de formulacin de polfticas y coordinacin de programashastalos sectoresoperacionalesms amplios. - En segundo lugar, habra que evaluar los sistemasy documentoselectrnicos conexos, en particular todos los sistemasde suministro y anklisis de programas. _ - En tercer lugar, convendrfa evaluar los documentos de informacin personal que pertenecena la categorfade documentosesenciales(vea la seccin2.22 ms arriba). - En cuarto lugar, evaluar las seriesde ficheros de casosque tienen valor, esencialmente, a nivel colectivo o por su contenido testimonial, y que constituyen la gran mayorfa de los documentos generadospor las administracionespblicas (que es el tema central de este captulo). - Por ultimo, proceder a la evaluacin de determinadosbicherosde una serie con valor geneal6gico o informativo particular (tema que se tratara en el Capftulo 4). Si bien el modelo presentadoy la investigacin propuesta en este capitulo para la evaluaci6n colectiva de ficheros de casos,as como el esquemaantesexpuesto,puedenservir para evaluar otros tipos de registros antes de llegar a las seriesde ficheros de casosmencionadas(es decir, ficheros temticos, documentos electrnicos, etc.), las aplicaciones alternativas del modelo desbordanlos lfmites del presenteestudio. . . 0 I,tradmona EI fracaso de la evaluaclon 1,I dearch ivos 2. Desde siempre, cuando los archiveroshan tenido que evaluar una serie de documentos, han realizado tres actividadesintelectualesprecisaso, mejor aun, se han planteado tres tipos distintos de preguntas: - cmo evaluar los documentos por su contexto, forma y contenido (factores como la antigedad, el periodo de tiempo que abarcan, su singularidad, su extensin, la estructura interna, la relacin con otros documentos, datos sobre las actividades, las ideas y el contexto de organizacin en que trabaj su autor, informacin suplementaria sobre personas,lugaresy cosas); - cmo analizar si los documentospueden servir en investigacionesen curso o previstas (mas problemticas),en una o variasdisciplinas;

PGI-91/wS/3 - pg. 25 - cmo resolver las cuestionesprcticasy tknicas relacionadascon el costo de ordenar y describir el documento, preservarlo y tal vez copiarlo, almacenarlo y facilitarlo a los investigadores, ya que estos factores pueden modificar negativamente una decisin previa de evaluar el documento. 3. En este mtodo tradicional de evaluaci6n falta una visin terica general de la produccin de documentosdentro de la sociedad.Dicha visin es fundamental para permitir a los archiveros decidir, en primer lugar, a qu series de documentos debieran aplicar los tres niveles o conjuntos citados de preguntas relativas a la evaluacin*. Cuando se trata de documentos que contienen informacin personal,tal como han sido definidos en este estudio, el proceso conlleva la elaboracibn de un modelo o paradigma sobre la forma en que el ciudadano interacta con el Estado. Naturalmente,algunasde estasinteraccionesresultan mas tiles que otras para reflejar la naturalezade la sociedad,la dinmica del gobierno, la vida de los ciudadanos y las preocupaciones ideolgicas predominantes. Por ello, es necesario identificar los principales factores coadyuvantesy las variablesms significativas de cada uno, para determinar cualesde esasinteraccionesciudadano-Estadoson ms importantes y en que circunstancias se producen. S610 despues de haber determinado por este medio las interacciones ms significativas, el archivero se concentrara en la serie de documentos que contienen informacin personal generadospor esasinteracciones,para aplicar algunos de los criterios de evaluacintradicionalesantesmencionados.En primer lugar, dehe procedersea la macroevaluacin basadaen este modelo terico, fundamental para hacer frente a la gran complejidad y manejar la enorme cantidad de documentos modernos que contienen informacin personal. El archivero que intente aplicar un mtodo particular a cada serie de documentos, sin un contexto terico, terminara por sumirse en una confusin total. Sm embargo, como se seal antes, en la literatura de archivos hay muy poco escrito sobre este enfoque terico de la evaluacin de documentos, y los archiveros admiten que ello lleva a tomar decisionesfortuitas e inadecuadas en materia de evaluaci6n2.

., La evdwuon. . de lo material a lo conceDQ@

4. Al menos en un primer momento, la evaluacindebe considerarsecomo una cuestin de predominio del intelecto sobrela materia. Para el archivero, el contexto de la informacin y los procesos de produccin de documentosque engloban una serie de registros deben trascender el medio de almacenamientoque sustentala informacin o, incluso, su contenido tematico3. Los archiveros no deben dejarse distraer, en un primer momento, por la forma material o la organizacin esquemtica del documento, sino que deben examinar los procesos y las funciones subyacentes en su produccin. En esta primera y crucial etapa de-la evaluacin, los profesionalesdebencomprenderlas razonespor las que se produjeron los documentosy no su contenido, cmo fueron creadosy utilizados originalmente, en vez de su posible aplicacin en el futuro, y qu6 funciones y mandatos formales del productor reflejan, ms que las caracterfsticas fsicas que pueden o no presentar los documentos. Los archiveros deben centrarseen el fondo de la comunicacin entre el ciudadanoy el Estado,ms que en el mensaje propiamente dicho. Este vnculo intelectual con el productor hace que lo fundamental en la procedencia del documento no sea su origen ffsico, en la oficina de su productor, sino la finalidad conceptual original que tenfan los documentos en esa misma oficina4. Una vez entendido esto, el archivero puede identificar los documentos o grupos de documentos con mayor valor potencial y evaluarlosm& detalladamente.

PGI-91/WS/3 - pg. 26 5. Este enfoque conceptual de la evaluacin de los documentos con informaciones personalesno resta importancia a los pasosde evaluacintradicionalesenunciadosantes en la seccin 2: determinar el valor testimonial e informativo de los documentos, su utilidad para la investigacin, y otros factores prkticos y t.kcnicos.En cambio, este enfoque postula que el archivero debe analizar estos aspectos~610despus de que la macroevaluacinhaya puesto claramentede manifiesto qu seriesde documentosvale la pena evaluar en una segundaetapa o, an mejor, convendra que se las considerara como elementos constitutivos del enfoque terico. En ambos casos, no deben ser analizadasaisladamente,como sucedea menudo, por considerkselas los nicos factoresimportantes5. 6. Este metodo de evaluacin conceptual obliga a los archiveros a establecerun plan de investigacin en sus actividadescotidianas. La evaluacin no es un mero procedimiento o proceso, sino una labor de anlisis minucioso y exige conocimientos especializados en archivos, diplomacia e historia La aplicacin de directrices o el empleo de listas de comprobacin en el proceso de evaluacin, asf como el desarrollo de estrategiasms amplias de adquisicin, nicamentedan resultadospositivos si se basanen w1 cabal entendimiento de la historia del productor de los documentos, sus funciones oficiales y mandatos jurklicos, su estructurade organizacin interna, sus procesosde adopcin de decisiones,sus procedimientos de produccin de documentos y la evolucin de todos estos factores a lo largo del tiempo; el archivero debe entender tambin pefectamentelas caractersticas,a menudo sutiles, de los documentos propiamente dichos. Estos factores son particularmente complejos cuando la informacin personal que contienen los documentos esti repartida en varias jurisdicciones o, peor aun, en dos o ms pafses.El trabajo intelectual que suponedescifrar las-complejidadesde la interaccin ciudadano-Estadoen funcin de estos factores es por cierto ambicioso y se basa en una cuidadosay fundamentadainvestigaci6n6.En este mtodo, la bsquedade aplicaciones concretas y posibles de los documentos en la investigacin no forma parte del trabajo del archivero. De hecho, la adquisicin de documentospara utilizarlos en investigacionesen curso o previstasno encajacon la finalidad de los archivosy atentacontra una evaluacin eficaz. 7. Este nuevo mCtododebe ir acompaadode una dinmica actividad de archivos, en la que se preste especialatencin a la gestin de documentosy su disposicin (aspectoque se tratar con ms detalle en el Captulo 4). En un contexto de evaluacincentrado en los archivos, los archiveros se concentranactivamenteen el 5 por ciento (o menos) de los documentosen poder de la administracin pblica que tienen valor permanente,en vez de aprobar pasivamentela destruccin del 95 por ciento del material de valor efmero. El volumen y la naturaleza de los documentos modernos exigen una reorientacin de la labor del archivero de un principio de ehminaci6n negativo a uno de seleccin positiva7. Este nuevo enfoque es particularmente importante cuando se trabaja con la enorme cantidad de docwnentos que contienen informacin personal. 8. Hay otros aspectosconceptualesque afectana la teora de la evaluacin.Si bien se salen de los lmites del presente estudio de evaluacin de los documentos que contienen informaciones personales,los archiveros deben tenerlos tambin en cuenta en el contexto de sus respectivassituacionesnacionalese institucionales.Ademsde evaluar determinadasseries de documentos, a fin de decidir cuales se conservarany cuales se eliminaran -segn criterios tradicionales de seleccin de archivos (vasela Seccin 2 ms arriba)-, los archiveros deben incorporar al marco de evaluacin las polticas y los mandatos institucionales de adquisicin, ya que stos contribuirn a definir (y a menudo delimitar) el campo en que pueden obtenerse los documentos. Con frecuencia, estas polticas reflejaran tambin las presiones (antes

PGI-91/WS/3 - pg. 27 mencionadas)que se ejercen sobre los archiveros. En resumidascuentas, en el momento de desarrollar una estrategia de adquisicin es necesarioconciliar los criterios de evaluacin de documentos con las polfticas institucionales. Naturalmente, en la practica de enunciar o equilibrar estaecuacin,lasjurisdicciones institucionalesvariarande un pas a otros. 9. Un enfoque conceptual muy interesante de la evaluacin es la estrategia de documentacin enunciadaen los ltimos aos en Estados Unidos de Am&ica. Esa estrategia postula que la evaluacin debe trascender los criterios de evaluacin de documentos y las respectivas polticas de adquisicin de los organismos de archivo (aunque debe tambi6n incorporarlos) y adoptar un enfoque pluriinstitucional que combine numerosas actividades archivsticas, a fin de documentar los principales temas de intert?spara la sociedad. En su analisis, la estrategia de documentacin integra documentos oficiales y otros registros institucionales,manuscritosprivados y material grAfico especiale informacin publicada. En un primer momento, no se analiza la procedenciadel material, sino los temas que abarca (0, ms exactamente,sus funciones en la sociedad),como la formacin de estudiantesuniversitarios o el desarrollo de la industria inform&.ka; otra posibilidad es centrarseen una zona geogr&ica muy limitada, pero documentandodentro de ella una gran variedad de temas. Se ha sealado acertadamenteque la finalidad de la estrategia de documentacinconsiste en complementar, mas que en sustituir, los mtodos de evaluacin tradicionales y que no es lo mismo que la evaluacin universal de archivos, aunquelamentablemente ha sido utilizada de esa forma. Por consiguiente,la estrategiade documentacinrebasacon creceslos lfmites del presenteestudio de evaluacin de los documentos con informaciones personales generados por las administracionespblicas. La estrategia de documentacin entraa tambin el riesgo de una considerable duplicacin de temas o funciones -a no ser que se aplique de manera muy circunscrita o en el plano local-, con la consiguienteposibilidad de que se produzca duplicacin de la labor de investigacin y adquisicin de documentos de los archiveros. En muchos sentidos,la estrategiapareceratener ms pertinenciaen el mbito de los manuscritosprivados que en el de los documentosadministrativoso institucionales.No obstante,la nueva tendencia de la estrategia de documentacin para la macroevaluacin,consistenteen comprender las funciones sociales antes de evaluar un determinado grupo de documentos y en basar ese entendimiento en una investigacin y un an4lisis minuciosos, es complementaria y anA.loga al enfoque adoptadoen esteestudiog. fhicia la elaboracin de un modelo: dinmica de la evaluacin v djn&nidea 10. Los archiveroseuropeoshan propugnadodurantemucho ms tiempo que sus homlogos norteamericanosque era necesariocomprender cmo funciona la sociedad y de qu forma genera documentos antes de proceder a una evaluacin concreta de estoslO.La dinmica societal deberfa ser un elemento central de la evaluacin. Si bien debe admitirse la imposibilidad de eliminar el caracter subjetivo e incluso artstico de la evaluacin, desde el punto de vista europeo los archiveros deben especular menos sobre posibles.usos de los documentos en el futuro y centrarsems en la elaboracinde criterios para garantizar que los documentos adquiridos reflejen los valores, los esquemas y las funcionesde la sociedaden que viven sus productores.Sin embargo,esteenfoqueno debeconfundirsecon un hegelianismosin sentido crtico. Los esquemas y funcionesdebenreflejar las complejasrealidadesde la sociedad actual y no amoldarse a una ideologa dominante, en virtud de la cual se buscarfan y considerarkn con valor archivfstico tan ~610 aquellos documentos que, por ejemplo, demuestrenla preeminenciadel materialismo dialctico o del liberalismo capitalistal*.

PGI-$WWS/3 - pg. 28 11. Sin embargo, persisteel problema de que los historiadores,los archiveroso, incluso, los filsofos nunca pueden determinar objetivamente esta plena realidad de los esquemasy las funciones sociales (y que los documentos deberfan reflejar). Por lo tanto, icmo pueden seleccionar los archiveros un trozo de vida representativo para reflejar una realidad insondable?La solucin estriba en centrarsemenosen dicha realidad y ms en las modalidades y los medios fiu&.rnentaIes por los que se conforma dicha realidad. Mediante la investigacin y la reflexin, el archivero puede determinar dnde habti ms posibilidades de encontrar los mejores testimonios documentales(en contraposicina la verdad histrica) de esa malidai. As como los factoresprincipales o los agentesque moldeandichos testimonios. En Alemani& na definido esteenfoque como una concentracinen la imagen de la sociedad,es decir, no rn la realidad objetiva de la sociedad propiamente dicha -que nunca puede conocerse totalmentesino, ms bien, en los mecanismoso lugares dentro de ella donde el ciudadano interacta con el Estado para producir las percepcionesms agudasy transparentes de la dinknica social y las cuestiones que interesan a la sociedad 12. Es en esos niveles donde se hallaran los mejores testimonios documentales.La cuhninaci6n de esa evidencia, si la seleccionansobre esta base incluso centenares de archiverosen una multiplicidad de lugares,compondr con el tiempo una kalidad en los niveles ms vastosde la metahistoria,el mito y los idealesdel contrato social, incluso aunque ningn archivero pueda percibir esta realidad global mientras trabaja en sus partes. Si el mtodo utilizado en el trabajo parcial es correcto, la totalidad en el resultado final se reflejara. Adems, hay que destacardesde el principio que dichas percepcionesde la imagen no deben forzosamente ajustarse a las ideologas dominantes, las practicas y las instituciones del Estado (y, a menudo, no lo harzk); de hecho, como se ver, estas percepcionesresultan a menudo ms valiosascuando se desvande las normas prevalecientes. Por tanto, la evaluacin consiste para cada archivero en garantizar una elevada calidad de la imagen reflejada en los documentos seleccionadospara conservaren los archivos. El resto del captulo estara dedicado a estudiar el concepto de imagen y su funcin en la seleccin de los documentosque contienen informacin personalpara ser archivados. 12. Es fundamental entender esta nocin clave de imagen. La palabra imagen evoca percepcin, imitacin, metfora y reflejo especular.Cuando se dice de una mujer que es la imagen de su madre, ciertamente no se esta afirmando que esa mujer es su madre en una realidad objetiva sino, ms bien, que en determinados aspectos esenciales de su comportamiento y su aspectorefleja suscaracterfsticas ms importantes. Lo mismo sucedecon las instituciones del Estado.Aunque no cotidianamenteni en un momento aislado en el tiempo, las administraciones pblicas y dependenciasgubernamentalesterminaran por reflejar la imagen de la sociedad, es decir, las esperanzas,aspiraciones,actividades y frustraciones articuladas por los ciudadanos,reflejo que ser ms patente donde la interaccin ciudadanoEstado seams fuerte. Esto no suponeque estereflejo o imagen seauna realidad objetiva de la sociedad, sino que contiene las caractersticasy los rasgos principales de dicha realidad. La imagen ser ms ntida y estarams abierta al cambio en las sociedadesdemocr&icas, pero en todas ir establecindose gradualmentela dinmica aquf expuesta. 13. Para los archiverosresulta imposible percibir la imagen total, global de la sociedad,as como no puede captarsela realidad objetiva de la sociedadpropiamente dicha. Aunque puede conservarse como un ideal la percepcinde estaimagen holstica, no ser un elemento przctico de la realidad de trabajo13. Esta totalidad debe permanecercomo elemento sensible en la conciencia del archivero y no como una metodologfa formal. Por un lado, es evidente que existe un aspecto mterno de la vida humana que se mantiene relativamente al margen de las funciones de la administraci6n pblica y no esta documentadoen los registros administrativos,

PGI-91lWSI3 - pg. 29 incluso en esta poca de considerable injerencia estatal y de gran interaccin ciudadanoEstado. Por otro, siemprehay gente que se deslizapor las grietas de la sociedad.En los paises occidentales,por ejemplo, el consensodemocmtico suele ser blanco, masculino y capitalista, y los grupos marginadosque no forman parte de ese consensoni estn facultados por 61apenas aparecen reflejados (si es que alguna vez sucede) en los programas y las instituciones del Estado. No obstante,como se ver, la voz de estos grupos marginados~610puede hacerseoir (y, por lo tanto, ser documentada) -ms all de la supervivenciacasual de papeles privados diseminados- a travs de su interaccin con el Estado. Por ello, el archivero debe escuchar atentamente,para cerciorarsede que estasvocespuedanoirse. 14. Ahora bien, aunque esta imagen holfstica colectiva sea demasiadovasta para poder ser aprehendidapor un solo archivero, existe realmente. No es una construccin artificial ni un salto de fe idealista. La funcin del archivero es garantizarno ~610que la imagen reflejada en los documentos seleccionadospara su preservacinen archivos sea exacta y lo ms amplia posible, sino que debe poder trabajar tambin con fragmentos ms pequeos, discretos y manejablesde esta imagen total, en vez de arremeter contra molinos de viento. Cuando se trata de documentosque contieneninformacin personal,esa parte serfanlas dependencias y organismos estatalesque producen dichos documentos y reflejan esa porcin de la imagen social formada por la relacin ciudadano-Estado vinculada a la/s funcinks de dicho organismo. En ese sentido, la imagen de la sociedadse construye inductivamente a partir de la experiencia humana real por conducto de las instituciones (y, por lo tanto, de los documentos) que colectivamente producen sus ciudadanos, y no deductivamente, adhirindose o ajustndosebien a algn ideal abstracto insondable o a las doctrinas sociales prevalecientesdel Estadol4. Por consiguiente,la imagen colectiva u holfstica se ir& formando gradualmente mediante una evaluacin de sus partes, si bien dicha evaluacin avanzara sin duda de conformidad con las dimensionesde la totalidad conocidas hasta ese momento. A diferencia de la estrategia de la documentacin, que se centra primero en los temas y las funciones -que siempre suscitancontroversiassobre el nmero que se elegir& su prioridad y su considerable duplicacin-, el enfoque de la imagen aqu propugnado ofrece la ventaja suplementariade enraizar su origen, en primer lugar, en instituciones concretasy existentesy en los documentosque stasproducen. 15. En una poca en la que, forzosamente,los archiveros conservaranun porcentaje cada vez menor de la enorme cantidad de informacin que se genera-y esto resulta particularmente valido para los voluminosos ficheros de casos que contienen documentos con informacin personal- se acrecienta por ende la importancia de la convergencia entre la imagen de la sociedad y la exactitud con que aquella se refleja en los documentosde archivo. El archivero no intenta conocer o comprender la imagen propiamente dicha, ya que ello exigirfa una vida entera de estudio, es filosficamente imposible e impedira completar cualquier evaluacin (io cualquier otro trabajo!). En cambio, el archivero orienta su investigacin, dentro de este modelo de macroevaluacin,a la determinaci6nde mecanismos y lugares (el cmo y el dnde) de la formacin de la imagen -que constituyen los centros clave o puntos crfticos de la interaccin ciudadano-Estado-a fin de poder realmente individualizar y evaluar las mejores series. 16. La interaccin del ciudadano con el Estado y, por consiguiente, los documentos que contienen informacin personal en los que queda constanciade esa interaccin, tienen gran importancia en esta imagen. La dial&ica central de la sociedad es la tensin entre las principales corrientes ideolgicas y el fenmeno masivo de la vida colectiva de la poblacin, y

PGI-91/ws/3 - pg. 30 suele interactuar con ms dinamismo a travt?sde las dependencias estatales.Prcticamenteno hay ningn aspecto de la vida humana que se sustraiga a esta diaktica (es decir, colectivamenteen la imagen, si no individualmentepara cada ciudadano). Como se observ en el primer captulo del presenteestudio, los ciudadanosdefiendencadavez ms celosamentesus derechos, tratan de conseguir ms privilegios sociales, econmicos y jurdicos, cuestionan o respaldan medidas estatales en un vertiginoso espectro de funciones, y son objeto de imposiciones fiscales, recuentos y registros que se realizan de mltiples formas. Rellenan formularios, escriben cartas, firman peticiones y se los evala y entrevista continuamente. La obsesinmoderna con las burocraciasimpersonalesy el papeleo atestigua el alcancede esta interaccin y de las tensionesresultantes.Por lo tanto, es necesariotrabajar con mayor detalle para comprender la naturalezade esa interaccin, los factores o agentescentralesque influyen en ella y sus repercusionesen la evaluacin de los documentos con informacin personal resultantes de la interaccin, es decir, qu efectos tienen sobre el archivero y su mejor entendimiento de la manera y el punto en que se conforma la imagen de la sociedad y, por consiguiente, la manera de ubicar los mejores testimonios documentalesde este proceso y _ centrarseen ellos. . . audadano-Es@& . Modelo de evaluacin para la interacuon 17. Tres factores definen la interaccin ciudadano-Estado:el programa, el organismo y el ciudadano15. A partir de esta interaccin se producen los documentos que contienen informacin personal y que debe evaluar el archivero. El anilisisde estos tres factores por separadoy la investigacin de las variablesfundamentalesde cada uno de ellos, muchasde las cuales harn referencia a las tipologas materiales y contextuales de los documentos que contienen informaci6n personaldescritasen el Captulo 2, permitinln proponer en las secciones siguientes un mtodo de macroevaluacin adecuado para proceder a la seleccin de los documentos. Esta explicaci6n de la interaccin entre programa, organismo y ciudadano demostrara que la mecnica,la ubicacin o la naturalezade la formacin de la imagen social que debe analizar el archivero vara considerablementede un conjunto de interacciones ciudadano-Estadoa otro y, por consiguiente,entre dos series resultantesde documentos con informacin personal. Segnel tipo de variacin que se produce, los documentostienen ms o menos valor permanente. 18. JZl proprama. El programa es el objetivo, la intencin, la idea e incluso la teora o ideologfa subyacentesen una funcin determinada de la administracin. Se-articula mediante leyes, reglamentos,directivas y normasde orientacin, manualesde procedimiento operacional y relacionesde mandatospublicadas,as como en los debatesparlamentariosy en comentarios de la prensa El programa rebasa la mera enunciaci6n de una ideologa polftica o de una polftica partidaria; se extiende al designio intelectual de los funcionarios pblicos, por el que se interpretan y modifican tanto la ideologa como las polticas en el quehacer prctico de la administracin pblica. La importancia del programadependede su repercusinen la sociedad, en parte determinada por su continuidad, permanencia,alcance y cobertura de la poblacin interesada y, tambin, de su pertinencia para abordar los principales problemas sociales o cuestiones polfticas importantes, su influencia y el grado de cambio que produce en comparacin con programas similares. No obstante, existe la idea bsicade que un programa es un impulso, un agente o un reflejo del cambio social. Si los archiveros se limitaran a documentar el programa propiamente dicho, bastara con obtener los documentos antes mencionados(leyes, reglamentos,procedimientos,manuales,etc.) junto con todos los ficheros de poltica conexos y los principales ficheros temticos. Pero nunca se deberadocumentar el

PGI-91nVs/3 - pg. 31 programa utilizando los ficheros de casoscon informacin personal que tanto abundan en la basede la piramide de la informacin. 19. Pero esto nunca es fcil. En la practica, el programa no siempre alcanza sus objetivos. A menudo se observauna considerablediscrepanciaentre la intencin y la articulacin formal de un programa y la manera en que ste funciona en la realidad. Cuanto mayor es esta discrepancia, ms importantes son los documentos conexos que contienen informacin personaP6.Cuando se trata de programas controvertidos, como la ayuda mdica para la prctica del aborto en algunospaseso la introduccin de normaspara la entrada de refugiados econmicos, en otros, la divergencia entre el objetivo de la poltica gubernamental o del programa y su resultado es obvia y da lugar a un amplio y a menudo apasionadodebate. En asuntospol6micos como stos, cada fichero de caso (ya se trate de la consulta mdica de una mujer encinta o una audiencia de apelacin de un inmigrante ilegal) contendr vestigios de estos conflictos ms amplios entre la teora y la ideologia del programa, por un lado, y su practica y recepcin (esta ltima no exenta de factores ideolgicos). (Como se ver, eso no significa que cada uno de estos ficheros deba ser conservadoen archivos) Incluso en mbitos menos discutidos, como el pago del impuesto sobre la renta, existen reglamentacionesfijas y, paralelamente,una realidad en la que la mayora de los contribuyentes tergiversan la ley en provecho propio. Pero incluso aqu hay un entendimiento ticito, por parte del Estado y del ciudadano,de la diferencia existenteentre manipular un poco las cifras para redondearlasy el fraude impositivo delictivo. Sin embargo, de este modo, & facto hay una modificacin del programa; la imagen ms exacta de la sociedad apareceren aquellos aspectosen que se produce un cambio ms radical. 20. Ese an&li$s de un programa tiene tambin un aspectonegativo: cuando su fracaso refleja o pone de manifiesto una importante realidad social, a saber,que los ciudadanosafectadospor dicho programa no participaron en absoluto en el mismo o del mbdo previsto. Incluso un programa sin repercusiones considerables para la sociedad refleja en su intencin una ment&#& o ideologa predominante o un paradigma intelectuaVfilos6fico/cultural y, por consiguiente, tambin puede tener importancia. Cuando los programasfracasansuelen quedar considerablemente menos rastros de ellos en los ficheros temticos, por lo que las razonesde este fracaso o del incumplimiento de los objetivos fijados ~610aparecerarr claramente en los _ ficheros de casos. 21. La divergencia entre el objetivo y los resultadosde un programa dependede mltiples factores, algunos de los cuales se observanen toda la sociedad; otros, como se vera, estn vinculados con la naturalezadel organismo y del ciudadanoy otros son inherentesal programa mismo. En este ltimo caso, jconsiste el programa en reglas inflexibles rgidamente aplicadas, o es dctil y deja un margen al libre arbitrio y la flexibilidad en su ejecucin? Permite el programa al ciudadano (as como al funcionario pblico) intervenir segn su criterio para decidir sus aportaciones cualitativas e interaccin? Est estipulada por ley la participacin o es voluntaria? De que manera se obtiene la informacin para el programa: directamente del ciudadano o indirectamente?&a operacin de acopio de informacin es pblica o confidencial?Hay que decidir si el programa tiene una aplicacin directa o indirecta: si es indirecta, los documentos con informacin personal del programa de aplicacin directa seranms importantes que los otros (como las subvenciones para la construccin de viviendas o la investigacin medica concedidas a las provincias o estados por el gobierno central; despus,las provincias o los estadospuedenasignarlasdirectamentea propietarios locales o a

PGI-9UWSI3 - pg. 32 investigadores;en ese caso, la documentacin sobre esta distribucin resultara ms til para documentar la interaccin ciudadano-Estado). 22. Con respecto a la evaluacinarchivsticarelativa a las variablesdel programa, si bien se volversla tratar el tema, cuanto mayor seael libre arbitrio y la variacin que permita ste, ms posibilidades habti de que los ficheros de casos personalesdelimiten una imagen social ms exacta, que no se refleja en los ficheros de polfticas y tematicos ni en los documentos que definen el programa propiamente dicho (leyes, directrices, etc.). Por supuesto, esto es importante exclusivamente en la evaluacinde aquellos programasque tienen una repercusin considerable sobre la sociedad y cuyos objetivos y finalidades cambian, se modifican o se abandonan con frecuencia, poniendo de manifiesto que, en ese programa en particular, la dialectica de la interaccin ciudadano-Estadotena una influencia concreta. El archivero debe tener presenteeste factor de imagen en relacin con el programa, para decidir si los ficheros de casospersonalesque lo componen tienen valor permanente.Asf pues, la flexibilidad de un programa no confiere automticamentea susdocumentosvalor atchivfstic~~~. 23. .El or@mo. En la claridad de la imagen influye algo ms que la distorsin o la flexibilidad del programa correspondiente. Los organismos pblicos tambin pueden ser tendenciosos. Mientras que programa se refiere a un proyecto intelectual general e ideolgico en sentido amplio, organismo designa las estructuras administrativas (comprendidos los administradores) creadas por el Estado para aplicar o concretar dicha ideologa o programa. Los organismosde la administracin pblica estn integrados por seres humanosque tienen su propia lealtad, sus prejuicios e ideologfas, no siempre coincidentescon las polticas oficiales y los objetivos enunciados por la administracin. La orientacin antidemoctitica de los funcionarios pblicos en la Repblica de Weimar, en Alemania, es un conocido ejemplo; otro serfan las tendencias proliberales de la administracin canadiense de+us de 1957, durante la gestin del primer gobierno conservadoren el poder en 22 aos. La oposicin decidida de los funcionarios pblicos en organizaciones cuya cultura da al personal un importante margen de maniobra puede socavar, acelerar, retardar o, incluso, paralizar complicados programas. En este sentido, al analizar los procesos de adopcin de decisiones, las prkticas de contratacin y de ascensosdel personal, el carcter de la administraci6n (profesional, administrativa, tcnica) y la jerarqua y organizacin internas, el archivero puede determinar qu tipo de naturaleza o cultura de funcionamiento tiene el organismo. $s bsicamente negativa (es decir, que se interpretan estrictamente normas inflexibles, como sucedeen muchos organismosimpositivos, de asignacinde pensioneso de seguro de desempleo), positiva (el organismo fomenta activamente el desarrollo socioeconmico a travs de normas dctiles que permiten la flexibilidad y el libre arbitrio, como sucedeen muchos organismosregionalesde desarrollo o culturales), o ms bien neutral (se realizan investigacionesy se trabaja bsicamenteen la reunin de datos, por ejemplo, los organismos de estadfsticas)? No es que estos tres tipos de naturaleza tengan mayor o menor importancia en la evaluacinarchivstica,pero contribuyen a determinar si los ficheros de casos de un organismo pondr&nde manifiesto variacionesimportantes con respecto al programa o a la poltica oficial, segn el grado de iniciativa, interpretacin, discriminaci6n y margen de maniobra que permita el organismo a sus funcionarios y administradores.Debe tambi6n tenerse en cuenta que los funcionarios pblicos puedenser tendenciosospor razonespersonales,como las oportunidades de carrera, las posibilidadesde ascensoo la preferenciao discriminaci6n de algunos ciudadanos por razones de raza, color, pertenencia tnica, religin y sexo. En la medida en que estos factores se dan en un organismo de manera significativa, se plantea la

PGI-?l/wS/3 - pg. 33 posibilidad de que haya desviaciones del programa oficial (que se reflejaran en los ficheros de casosindividuales de dicho organismo). 24. Existen otros factoresimportantes que afectanal organismo**.Con respecto al programa propiamente dicho, ies Cstala funcin primaria o secundariaauxiliar del organismo?E.seste organismo el motor principal del programa en comparacin con otros? (Cuatro importantes dependencias de la administracin pblica canadiense crearon ficheros de casos sobre subvencionesa ciudadanospara realizar obrasde aislamientotrmico durante los aos de crisis energtica)~Qu grado de descentralizacintiene el organismoy en qu nivel de la jerarqua se produce la interaccin clave ciudadano-organismo ? Qu nivel tiene mayor margen de maniobra en la aplicacin de la polftica y las directrices enunciadas? En Canad,por ejemplo, un inmigrante puedepasarpor ms de doce niveles buroctiticos distintos, comprendidos varios tribunales de audienciasy de apelacin, hasta llegar a la oficina del Ministro; por ello es sin duda esencial que el archivero comprenda cmo funciona el organismo en cada nivel y qu relaciones existen entre los distintos niveles, a fin de determinar el o los mbitos clave de adopcin de decisiones. Por ultimo, debe analizarse tambin en qu medida el organismo agrega informacin (que el ciudadanoquiza desconoce)a los datos ya recibidos de la persona, por ejemplo, informacin positiva sobre el ciudadano, antecedentes penales-uotros controles de referencia que se sumaran a los registros de personal. La regla general de estos factores administrativos es que cuanto menor y menos flexible sea el espacio de interaccin entre el ciudadano y el administrador (u organismo), menos significativos resultarAn los ficheros de casos que contienen informacin personal para definir la imagen social (o aquella parte en la que se produce la interaccin ciudadano-Estado). 25, El organismo influye tambin considerablemente en la organizacin y estructura de los documentosy sistemasde conservacinde stos.Es fundamentalcomprenderla naturalezadel medio que sustentael mensaje,ya que la calidad de la imagen reflejada por los documentos siempre esta modelada, y a menudo deformada, por las limitaciones de los diversos sistemas documentales.Por consiguiente,deben investigarsedetenidamentelas practicas del organismo en ese sentido, a fin de determinar la naturalezae importancia de las tipologias materialesy el contexto de cada documento con informacin personal (c6mo se produce, archiva e indiza). Como ya se indic en el Captulo 2, estos sistemasdocumentalespueden, por su estructura misma, aumentar o reducir la distancia entre el ciudadano, por un lado, y el organismo y el programa, por otro. Volviendo al ejemplo del organismode inmigracin canadiense,aunqueun inmigrante que agota todas las vas de apelacin podra interactuar con ms de doce dependenciasadministrativasdistintas, muchas de 6stas comparten el mismo fichero de caso individual: le agregan informacin y luego lo transmiten verticalmente dentro de la jerarqua para continuar el proceso incorporando as nueva documentacin. En ese caso, la distancia entre las diversas dependencias administrativasy el ciudadano -algunas son muy abordables, otras muy distantes y difkiles de abordar- resulta menos significativa para el archivero que evala el documento con informacin personal, ya que el fichero de caso reflejara la interaccin ciudadano-Estado,si no a todos los niveles, al menos en la mayorfa de Cstos.En organismosen los que cada nivel burocrtico mantengasu propio fichero de caso, sucedersin duda lo contrario. Y aunqueen la interaccin entre un individuo y el organismo se creen uno o ms ficheros, los archiveros deben determinar tambin si los ficheros no habituales, que suscitan poknicas o sientan precedentes,reciben un tratamiento especial dentro del sistema documental del organismo: si se los archiva por separado,se les asignaun cdigo, un color o una clave especialo se resumey clasifica por separadola informacin esencial.Por lo tanto, de esta forma y de otras ya descritasen el Captulo 2, la funcin del organismo en la creacin y la

PGI-9l/WS/3 - pg. 34 conservacinde documentostiene una repercusinindirecta, pero importante, en la naturaleza de la imagen de la interaccin ciudadano-Estado. 26. Al tratar de documentar el organismo propiamente dicho y su modo de funcionamiento, el archivero investigara y a menudo obtendra organigramas,informacin sobre los programas (enunciado de mandatos, manualesde procedimiento, reglamentos,etc., ya enumeradosantes en la seccin 18), informes anuales,documentosy ejemplos sobregestin de formularios, guas de clasificaci6n de documentos, historiales internos e informacin sobre el personal (capacitacin, promocin, estructuras de carreras, etc.). Nuevamente, parte de esta informacin podr localizarse en los ficheros de polfticas y ficheros tematicos. No obstante, como ha observado acertadamente un comentatistaig, la difusin de informacin en publicaciones o documentos de la administmci6n pblica (presupuestos,verificaciones de cuentas, perfiles estadsticos,informes de investigaciones,audienciaspblicas) es tan grande que los archiveros, en esta Cpoca de sobrecarga de informacin, deben ser sumamente selectivoscon respectoa la cantidad de documentosque obtienen de cada organismo ~610para mostrar su modo de funcionamiento (valor testimonial de los documentos). Si esto es valido para los archivos de polfticas y los archivos temticos se infiere que, como regla general, los ficheros de casosque contienen informacin personal no deberfanadquirirse nicamente por su valor testimonial (excepto una muestra reducida cuya finalidad es demostrar qu tipos de formularios y procedimientos se utilizaron, cuando estos son importantes y no pueden documentarse por ningn otro medio). En resumen, el archivero no debe utilizar estos elementos del organismo para determinar si los documentos que contienen informacin personal pueden servir para documentar la historia de aqul, sino ms bien para sealar la capacidaddel organismo -por su naturalezaintrfnseca-de influir de modo signific,ativosobre la dialectica ciuda&no-Estado y precisaras an ms la imagen social derivada. 27. El ciudu. Es obvio que el ciudadano cumple una funcin central en la interaccin ciudadano-Estado y en los documentos resultantes que contienen informacin personal; sin embargo, los archiveros -y por consiguientelos investigadores-pasanpor alto este factor con demasiada frecuencia2O. Ademas, puesto que la importancia histrica del organismo y del programa queda mejor documentada, como ya se dijo, por otras fuentes, el principal valor archivstico de los ficheros de casoscon informacin personal se pone de manifiesto cuando reflejan las actitudes y el comportamiento de los ciudadanos sobre los que tratan los documentosy no por la forma en que revelanla naturalezade las operacionesgubernamentales propiamentedichas. 28. Es importante, en este punto, considerar tanto la cantidad de la informacin producida (si se obtuvo mediante participaci6n obligatoria o voluntaria -que constituye un aspecto del programa en s mismo-) como su calidad: su grado de integridad y de exactitud, la distancia mental entre el ciudadanoy el programaconcreto (cuantomayor la distancia, ms significativa) y la duracin de la interaccin entre el ciudadanoy el organismo (una aplicacin puntual versus una funcin permanente, como registros mdicos o policiales). iEs la contribucin del ciudadano endgena (creada directa o indirectamente por la persona. a travs de un mediador/traductor/funcionario que rellena el formulario/abogado) o es el organismo quien crea el documento (con o sin conocimiento del ciudadano)?Las transacciones en que participa el ciudadano, le permiten expresar opiniones y emociones a travs de una redaccin libre (cartasindividuales o una seccin observacionesen los formularios, con espaciosuficiente) o debe limitarse a rellenar casilleros previamente definidos y elegir entre varias opciones determinadasde antemano?Si en cambio (o adems)el administrador documenta las opiniones

PGI-91/WS/3 - pg. 35 de ese mismo ciudadano, se formularan preguntas similares pero, en ese caso, debe tambin analizarsela prosa libre para verificar si se utilizan estereotiposo si hay prrafos en los que se han repetido modelos, en vez de recurrir a una prosa ms original y expresiva para reflejar las opiniones del ciudadano. Y en todo esto, ~cuntasideas, emociones y opiniones del ciudadano figuran en los documentos en comparacin con las realmente documentadasen el programa 0 el organismo? &M.eractaconscientemente el ciudadano con el organismo y el programa y tiene margen para intervenir, puede ejercer su libre arbitrio e influir sobre las decisionesque se adoptan?La significacin de los documentosdependen4 tambin del grado en que el ciudadano esta predispuestoa ser exacto y exhaustivoy de su capacidadpara formular observacionesde manera precisa y completa. Por supuesto, tambin lo contrario puede ser cierto ya que si algunos ciudadanosconsideranque un programaes errneo o injusto, procuran arruinarlo suministrando informacin inexacta e incompleta. Por ltimo, debe sopesarsela distancia que tiene el sujeto con la comunicaci6n que suministra: hablar de uno mismo, un familiar, un vecino o un conocido -por citar cuatro gradosde lejanfa- pone de manifiesto que la exactitud objetiva disminuye a medida que se acrecientala lejanfa, aunqueno forzosamentela importancia archivstica . 29. mortancra evaluadora de este modeb . Si bien el programa, el organismo y el ciudadano han sido tratados por separado en los prrafos anteriores, y los archiveros probablemente anahzaranindividualmente estos factores en sus trabajos de investigacin, los tres deben combinarse en el momento de decidir la evaluacin. Los documentos que contienen informacin personal derivados de la interaccin ciudadano-Estado son importantes para documentar la interaccin propiamente dicha y na el programa, el organismo o el ciudadano por separado. Como ya se dijo, existen fuentes ms eficaces y menos volumnosas para hacerlo, sin tener que recurrir a la obtencin de ficheros de casos individuales. No obstante, es en el ncleo de este modelo terico -en el que interactan programa, organismo y ciudadano- donde tiene lugar la dial&ica fundamental, es decir, en la interaccin misma y no en sus tres elementos separados.Es aqu donde la imagen es ms exacta.Ello no significa que todaslas imgenesreflejadasen los ficheros de casosformados en ese punto de coincidencia o de interaccin sean significativas. Algunas son bastantetriviales; otras excesivamente rutinarias. Es posible que reflejen o se adhieran estrechamente al programa estructurado y a los objetivos y mandatos del organismo. Algunas, aunque sean significativas, pueden documentarseutilizando fuentes menos voluminosas.Pero cuando otras fuentes no pueden kn.inar suficientemente la imagen, por ejemplo, si hay una diferencia considerableentre los objetivos del programa y sus resultadosconcretos, los acontecimientos son tan excepcionales a los ojos de los contemporaneos (por ejemplo, el Holocausto, contingentesde refugiados, etc.) que convienedefinir la imagen con ms detalle o los grupos marginados encuentran una voz (aunque esta repercuta quedamentea travt?sde otros), los documentos de ficheros de casosgeneradosen dicho punto de interaccin pueden tener valor permanente.Las importantes variables en los tres componentesdel modelo que transforman dicha virtualidad en valor real dependen totalmente, como se mencion antes en varios contextos diferentes, de la flexibilidad y el libre arbitrio admitidos durante el programa, as como de la posibilidad que se d a los ciudadanosde manifestar sus opiniones y reflejar sus actividadessinceramentey no de manerademasiadoformal, deformadao indirecta. Conclusin 30. Como se ver en el captulo siguiente, hay otros factores que pueden matizar y, de hecho, modificar una decisin en principio positiva de proceder a una evaluacin, tomada a

PGI-91lWSl3 - pg. 36 partir del modelo relativo a los documentoscon informacin personal. Sin embargo, como se observ antes,estos critmios de evaluacin tradicionales intervienen despus de aplicarsela macroevaluacin basadaen el modelo de la interaccin ciudadano-Estado.Dicho modelo es genrico y no dependede funciones particulams (inmigracin, aplicacin de la ley o atencin sanitaria), ms bien, puede aplicarse a todas las funciones y es un mamo de evaluacin que deberla preceder al analisis de las funciones especificas. Ademas, este enfoque no busca explcitamente valores en los documentos propiamente dichos -ya sean testimoniales o de informacin- sino que procura sabercon que grado de exactitud estos documentosproyectan y clarifican la imagen de la dialctica ciudadano-Estado. Naturalmente, ello incl~ valores testimoniales y de informacin, aunquelos combinara y, en cierto sentido, trascended. 3 1. En resumen,este enfoque terico permite soslayarun dilema insoluble con que tropiezan los archiveros del mundo entero: resultar&imposible proceder a una evaluacin adecuadaa no ser que el archivero pueda abarcarel universo informativo de documentos administrativos en su totalidad y conjeturar sobre todos los temas clave, los movimientos y la poblacin de la sociedad, requisito evidentemente inasequible. Este modelo ofrece un punto de partida y, tambin, una justificacin terica del mismo. Al aceptar el modelo de la dial&ica ciudadanoEstado, el archivero puede centrarsecon seguridaden una parte manejabledel todo, sin verse obligado a conocer el universo en su totalidad. As, trabajara en el plano del documento que contiene informacin personal en busca de indicios de variaciones,deformaciones y cambios significativos entre los objetivos y los resultados. Es aqu donde la imagen de la sociedad es ms exacta.La responsabilidaddel archivero en la evaluacines garantizar una elevadacalidad de la imagen en los documentoscon informacin personalseleccionadospara archivo. Vale la pena reiterar que ello no implica que estos documentos deban constituir la totalidad de la imagen. Como se vera, otros tipos de documentosde archivo y muchos vestigios patrimoniales y artsticos desempeantambin un papel importante. Este modelo se aplica nicamente al fragmento de la imagen reflejada en los ficheros de casosque contienen informacin personal producidos durante la interaccin ciudadano-Estado.

1.

Como se vera en este captulo y en el siguiente,no debenaplicarsetodos los aspectosde la evaluacin tradicional; se citan aqu como elementosdel debate y a ttulo informativo. El ar&isis de los posibles usos de los documentos, por ejemplo, deforma considerablemente la evaluacin,mientras que otras varias cuestionesestn relacionadas con la conservacin y el acceso a los documentos y no, en primer t&mino, con su evaluacin. Vase ms arriba Capitulo 1, seccin 12 y, en particular, las referenciasen nota de pie de pgina a Bemer y Ham. Un enunciado anterior de esta postura se encuentraen Terry Cook, The Tyranny of the Medium: A Comment on Total Archives, Archiva& 9 (invierno 1979-1980), pgs. 141-150. Ello dio lugar a un debatecuyo resumenculmin en el trabajo de Terry Cook, . Media Myopia, Archivaria 12 (verano 1981), pgs 146-157. Mi concepcin al respecto se vio considerablemente influida por David Bearman, quien me dijo una vez que la mejor manerade enfocar la evaluacino de describir documentos

2. 3.

4.

PGI-91NvSI3 - pg. 37 era cubrirlos con una bolsa, no mirarlos y concentrarse en las funciones y los mandatos de su productor. Vase tambin su ponencia (que se publicar prximamente) sobre Multi-Sensory Data and Its Management, presentadaen el Symposium on Current Records,Consejo Internacional de Archivos, Ottawa, Canad,15-19 de mayo de 1989; y David Bearman y Richard Lytle, The Power of the Principie of Provenance(invierno 1985-1986), pgs. 14-27. Si bien las investigacionesde Bearman derivan a menudo explfcitamente de un debate sobre descripcin de archivos, es indudable que se pueden aplicar a la evaluacin. He tratado este tema ms detenidamente en Terry Cook, Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivists, Archivana 23 (invierno 1986-1987), pgs. 124-125. 5. Comparesecon la importante afirmacin de David Klaassende que un archivero debe empezar por conceptualizar un universo compuesto por los documentos escritos generadoso acumuladospor los participantes y los observadoresdel mbito definido. Dicho de otra forma, a la pregunta qu se ha escrito? debe anteponerseotra Lquin hubiera tenido razones para escribir, a causa de su inter& y su participacin en este mbito? (en el caso de los documentos administrativos, en lugar de mbito, podra decirse un organismo o un programa definidos.) En cambio, a los bibliotecarios les interesa lo que se ha escrito sobre un programa ms que lo que los participantes (es decir, los productores de documentos) han creado en el marco de ste. Vase David J. Klaassen, Archieving Balanced Documentation: Social Services from a Consumer Perspective,The Midwestem Archivist ll (1986) pg. 116. Vanse los antecedentesde este enfoque en Ten-y Cook, From Information to Knowledge: An Intellectual Paradigm for Archives, Archiva& 19 (invierno 19841985), pgs. 40-42 y e Tom Nesmith, The Archival Perspective,Archiva 22 (verano 1986), pgs. 10-l 1; y B;rbaraL. Crag, Meeting the Future by Returning to the Past: A Commentary on Hugh Taylors Transformations, Archi@ 25 (invierno 19871988), pgs. 7-11. Dentro de la misma tradicin de investigacin, pero desde otra perspectiva,el intento de revivir en Amrica del Norte una centenariaciencia auxiliar de la Historia, la diplomacia, derivadade Ia Historia y actualizaday aplicada a los archivos, lleva Ia compleja riqueza de la investigacin diplomtica, directamente y por analogia, hacia las funciones archivsticasmodernas; vase Luciana Duranti, Diplomatics: New Uses for an Old Science, Archiva 28 (verano 1988), en particular las pgs. 7-l 1. Hugh Taylor, en su imaginativa forma habitual, hace avanzaran ms las fronteras de Ia investigacin archivstica y pide a los archiveros que consideren parte de su labor la investigacin en teora y tecnologfa de la comunicacin; entre varios trabajos recientes, pueden consultarseMy Very Act and Deed: Some Reflections on the Role of Textual Recordsin the Conduct of Affairs, -can Archivist 5 1 (otoo 1988), pags. 456-469. Por ultimo, la totalidad del numero doble invierno-primavera de 1988 de &a&can Archivist (Volumen 51) esta dedicado al establecimiento de un calendario de investigacin para archiverosen todas las funciones de Ia profesin; para la evaluacin, vase Richard J. Cox y HeIen W. Samuels, The Archivists First Responsibility: A ResearchAgenda to Improve the Identification and Retention of Records of Enduring Value, pgs. 28-42 y las observaciones subsiguientes, por Frank Boles y Frank J. Burke. Vase Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of ArchivaI Sources, Archivana 24 (verano 1987), pg. 95 y m (se trata de una traduccin de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer, quienes

6.

7.

PGI-91lWSl3 - pg. 38 redactaron la breve introduccin del artfculo originahnente publicado en 1972 por Booms en &&&&e 7eie, Volumen 68). 8. Frank Boles explica bien este punto en Mix Two Parts Interest to One Part Information and Appraise Until Done: Understanding Contemporary Record Selection Processes, . encan Archivist 50 (verano 1987), pgs. 356-368. La afirmacin original pertenece a Helen Willa Samuels, Who Controls The Past, . encan Archiv& 49 (primavera 1986), pgs. 109-124. El artculo de Samuelsy Cox citado en la nota 6 (Archivists First Responsibility) es una panormica actualizada y sus notas de pie de pgina contienen tiles referencias suplementarias. Vase, en particular, Larry Hackman y Joan Warnow-Blewett, The Documentation Strategy Process:A Model and a Case Study, Ameritan Archiv& 50 (invierno 1987), pgs. 1247; y Richard J. Cox, A Documentation Strategy Case Study: Westem New York, encan Archivist 52 (primavera 1989), pgs. 192-200, de donde se tomaron las citas que aparecenen el texto (pg. 193).

9.

10. La afirmacin ms importante (originalmente de 1972, que refleja en su texto y notas el debate que tena lugar en Europa en aquel momento) pertenecea Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage, Archiva pgs. 69-107. Es sta una brillante conceptualizacinterica de la funcin del archivero en la sociedad.Considero que nadie ha reflexionado con mayor profundidad que Booms sobre la postura filosfica e incluso Cticadel archivero. ll. w. Booms seala esto en su crtica de la orientacin marxista de las practicas de evaluacinarchivsticaen Alemania Griental.

12. El t&mino y el argumento pertenecena Siegfried Bttner, y se utilizan en su documento de antecedentespreparado para el presenteestudio (The Appraisal of Public Records Containing Personal Data: An Essay on an Unsolved Problem); en mi Prefacio figuran ms detalles sobre este documento y sobre mi deuda de gratitud hacia l. La metfora de la imagen especularde la sociedad ha interesado a otros autores, insatisfechoscon la evaluacin tradicional: vase F. Gerald Ham, The Archival Edge, en Maygene F. . Daniels y Timothy Walch, eds., A Modem Archives Reader (Washington, 1984), pgs. 334-335; y Cook, Leaving Safe and Accustomed Ground, &hiv@, pgs. 124125. 13. Anlogamente, la estrategia norteamericana de documentaci6n se concentra inductivamente en temas concretos y en zonas geograficasreducidas,en vez de intentar aislar y documentar en un ejercicio nico cada tema y funcin concebibles para los EstadosUnidos de Amrica (oel mundo?) en su totalidad. Como se observaen el punto 3.14, ello se debe a cierta endeblezconceptualdel enfoque propiamentedicho. 14. Se admite que esto acta ms sutiente de lo que se indica en el texto. Mientras que los ciudadanos crean efectivamente documentos, directa o indirectamente, ~610 indirectamenteparticipan en la creacin de instituciones. Las nuevasinstituciones o, ms bien, los nuevosprogramasiniciados en organismosms antiguos, necesitantiempo para desarrollarse.Asimismo, las instituciones ms antiguas pueden seguir existiendo mucho desnus de haber disminuido su utilidad. nor lo aue la inercia aue arrastran nuede

PGI-91fWs/3 - pg. 39 empanarlas realidadespresentes.Estos intervalos de tiempo y filtros socialesdeforman la dial&ica aqu propuesta, pero no atentan contra ella. Tambin, como se ver, los documentos pueden fusionarse,descartarse,enmendarseo volver a clasificarse, lo que altera la evidencia de la interaccin original o prevista del ciudadano con el Estado. Naturalmente, al efectuar los juicios de evaluacin,el archivero debe ser consciente de estasdeformacionesy tenerlasen cuenta, y lo hace mediante una investigacin rigurosa de la historia de los documentosy de susproductores. 15. El modelo aparece esbozado en SozialwissenschaftlicheDatenkunde fr prozessproduzierte Daten: Entstehungsbedingungenund Indikatorenqualitt, en Wolfgang Bick, Reinhard Mann, y Paul Mller, eds., Morschung und Verwdtungsdaten (Stuttgart, 1984), pgs. 123 y siguientes. 16. Un lector del borrador del manuscrito consider que el estudio de esta distincin (como sugierenlos prrafos siguientes)convierte al archivero en un historiador social, lo que es inadecuado.Por lo tanto, deseo aclarar este punto y, a la vez, mi objetivo. Mi hiptesis es que en su trabajo de evaluacin, todos los archiveros deberfan investigar tanto las funciones y los mandatos de los productores de documentos como la historia, la evolucin y la finalidad de los programaspor ellos establecidos;los archiverosdeberan entrevistar a los usuarios principales de estos documentos e intentar evaluar la importancia del programa, independientemente de que sus creadores lo consideren un 6xito o un fracaso, as como las modificacionesque deberanproducirse con el tiempo. Es esta investigacin, en definitiva, la que permite a los archiveros determinar la importancia de los documentos o su valor durante el proceso de evaluacin. Dicho proceso lleva a emitir constantementejuicios sobre la importancia y la eficacia de un programa y de sus documentos,juicios que, en mi opinin, constituyen el ncleo de cualquier nocin de evaluacinarchivstica.No obstante,esto ditiere considerablemente de cualquier intento de contraponer el contenido de los documentos a tendencias y esquemassociales ms amplios, tarea que de hecho incumbe al historiador y a otros investigadores. 17. Nuevamente, como a lo largo de todo el captulo, es necesario insistir en que una generalizacinde este tipo se refiere nicamentea aquellas series de ficheros de casos evaluadaspor su importancia colectiva o su valor testimonial. Como se indic al final del Captulo 2, las series de ficheros que no tienen repercusionessobre el concepto de imagen pueden, de todas maneras,tener valor informativo para los genealogistaso los historiadoreslocales. 18. Michael A. Lutzker en Max Weber and the Analysis of Modem Bureaucratic Organization: Notes Toward a Theory of Appraisal, Ameritan Archivist, 45 (primavera 1982), pgs. 119-130, facilita una gua excelente de algunos de los factores que los archiverosdebierantener en cuenta para comprenderel funcionamiento de un organismo y su procesode adopcin de decisiones. 19. F. Gerald Ham, Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of Abundance, en Nancy E. Peace,ed., Archival Choices(Lexington, 1984), pg. 137.

PGI-91/WS/3 - pg. 40 20. Vase Klaassen,Achieving BalancedDocumentation, The Midwestem Archivi& pgs. ll l- 124, en particular las pgs. 118-119. El autor utiliza cqnsumidor como consumidor, usuario o cliente de los programasde los servicios socialesque analiza.

PGI-91/WS/3 - pg. 41 4. METODOLOGIAS, CRITERIOS Y OPCIONES DE EVALUACION Introduccis 1. En este captulo se esbozan mtodos, criterios y enfoques pr&cticos que el archivero puede adoptar para evaluar los documentos que contienen informacin personal. Esa evaluacin operaen dos niveles: _ - para la gran mayora de seriesde archivosde casosque tienen principalmente valor por su carcter colectivo o testimonial y que por tanto se han seleccionado para una evaluacinms detalladautilizando el modelo de macroevaluacindel Captulo 3, y - para las series que ~610tienen cierto valor informativo acerca de personas,lugares y cosas. El captulo comienza recomendandoun enfoque global como nica forma lgica de adoptar decisionesde evaluacincorrectas.A continuaci6n figuran criterios generalesy especfficosde evaluacin utilizables tanto para archivos especiales de una serie (de valor informativo) y para seriescompletas (de valor testimonial que arrojan mas luz sobre la imagen de la sociedad). Se tratan despusdiversostemasprkticos y de conservacin,a los que siguen varias opciones de evaluacin, con un breveresumende muestreo.
,

.. de evaluaclon Plobal

2. Los archiveros deberan evaluar las series de documentos que contienen informacin personal como parte de un universo ms amplio de informacin*. No hacerlo equivale a comenzar por la base de la piramide de archivos con los registros ms vlummososy ms repetitivos que tienen un valor menor en lugar de empezarpor la cspide, con los archivos de polticas, y seguir por la parte intermedia con los archivos temticos. El archivero debe considerar el valor de los documentosproducidos por la formulacin de polfticas y luego los que resultan de sus operacionesgenerales,su interpretacin y sus modificaciones (tal como lo revelan los registros de polticas y de temas), antesde poder entendery evaluar correctamente los documentos generadospor la aplicacin diaria de las polfticas (tal como lo revelan los archivos de casos). Al tratar los archivos de casos en s, el archivero debiera considerar en primer lugar el modelo de imagen de sociedady ulteriormente los temas de valor informativo con independenciade los de valor colectivo y testimonial de la serie. 3. Como se indica en el Capitulo 3, ademas,los documentos que contienen informacin personal deben por definicin evaluarseen relacin con un contexto ms amplio, sobre todo cuando dichos documentos adquieren su principal importancia porque para determinada funcin enriquecen la imagen de la interaccin entre el ciudadano y el Estado. Dicha imagen ser la ms completa y por tanto la que ms debieratratar de documentar el archivero, cuando hay prueba de cambios, variacionesy deformacionesconsiderablesentre los objetivos y los resultados de un programa determinado y cuando el organismo deja suficiente margen al ciudadano para que exprese sus propias opiniones 2. As, el archivero puede determinar ipsp facto la cultura operantedel programa y del organismo fijndose primero elas fuentes que la revelan:

PGI-91/WS/3 - pg. 42 - archivos de polticas y de temascuya importancia para la imagen se explic en el ltimo capitulo; - registros electrnicosque agreganmucho ms precisamentela informacin ms amorfa de los archivos de casos y aclaran los correspondientespatrones demogrficos y estadsticos; - fuentes del gobierno central (presupuestos, verificaciones de cuentas, encuestas, informes, etc.); - manualesde procedimientoy formularios; - legislacin; - informacin afin publicaday semipublicada, Tras haber determinado qu6 registros de polfticas y de temasy qu baseselectrnicasde datos preservaran los archivos y la disponibilidad de otra informacin pertinente (pero no de archivos), y ~610entonces,podr evaluar el archivero la claridad de la imagen de la interaccin entre el ciudadano y el Estado y el valor de los documentos de casos relacionados que contienen informacin personal. Por ultimo, como ya se ha dicho, si las seriesde archivos de casos no tienen valor para aclarar la imagen societal colectiva, hay que evaluarlas de todas formas, en ultima instancia por el valor informativo que pueden tener acerca de personas, hechosy lugares concretos. En este enfoque global, por lo tanto, considerarefectivamentelos documentos que contienen informacin personal es paradjicamenteel ultimo paso y no el primero de la evaluacin de esosdocumentos.Considerarlos archivosde casosde informacin personal aisladamente de estos otros factores y documentos contribuye a una evaluacin archivsticadeficiente. 4. Sin embargo, la aplicacin de este marco de referenciade la evaluacin global puede no coincidir con las prioridades de los organismos gubernamentales con respecto.aI calendario planeado de sus propios documentos.El calendariode registros es un calendario elaborado por un administrador de documentosdonde se indica durante cuanto tiempo hay que conservarlos archivos o grupos de archivos, dnde hay que conservarlos(si en el organismo o en el centro de archivos), y su destino final (transferenciaa un archivo o destruccin). Si los archiveros pueden registrar sus decisionesde evaluacinen calendariosdentro del proceso de aprobacin de stos, el resultado ser un proceso de destino final ms eficiente y econmico, que reducir considerablementeel trabajo de los archiveros y muy probablemente permitira que no se pierdan ni se destruyan por inadvertenciadocumentos valiosos. En este proceso ha sucedido tradicionalmente que todos los documentos pertinentes de un programa o una subunidad administrativa determinados,conservadosen todo tipo de medios, no se anoten integramente en calendario, aunque esto es convenientey debe favorecerse.Sin embargo, generalmentelos voluminosos documentos que contienen informacin personal, que muchas veces tienen el periodo ms corto de retencin, seran los primeros con los que se decide qu hacer, por la sencilla razn de que el organismo no deseaque subanlos elevadoscostos de almacenamiento que supone conservarlos mucho tiempo. Pero eso no significa que haya que evaluar dichos documentos primero aisladamente:la anotacin en el calendario es un simple instrumento para registrar una decisin de evaluacin, entre sus otras funciones. El archivero debiera entonces evaluar dentro de un contexto global -como se dijo antes- todas las series y medios de los

PGI-91MrSI3 - pg. 43 documentos producidos en una determinadaoficina que guardenrelacin con la evaluacin del modelo de imagen, incluso si ~610una pequeaparte de los documentos estn formalmente anotadosen el calendario en un momento dado. 5. Dentro del mismo enfoque global de su tarea, los archiverosdeberanpensaren adoptar el concepto de conjunto al evaluar los documentos.Si hay varias seriesinterrelacionadasde documentoscon informacin personal-10sregistros militares de las personaspodrfan incluir el archivo de personal, los archivos del tribunal marcial, los archivos de entierros, etc.-, esos documentosdebenevaluarse juntos de forma que la informacin repetitiva se pueda identificar con ms facilidad y se pueda hacer una mejor evaluacin. La misma agrupacin se da en archivos de inmigracin y naturalizaci6ny en algunosregistrosde los tribunales3. 6. El calendario de la evaluacinde seriesde ficheros de casoso documentos similams de informacin personal variara. Por lo que respectaa los documentos esenciales,la decisin se puede tomar inmediatamente.En cuanto a las seriesms rutinarias y homogneas,al igual que sucede en la evaluacin de registros electrnicos en la fase de concepcin del sistema, los documentos se pueden evahtar en el momento en que se elaboran o incluso antes. Se precisa aqu un analisisdiplomtico para comprenderla forma, el proceso y la estructura que sustenta los documentos en si lo que a la vez revelara mucho acercadel contenido informativo antes incluso de que se produzcan los documentos.En tales casos,los archiverosdeben controlar la situacin peridicamentepara decidir si con el tiempo hacefalta una nuevaevaluacin debido a cambios en el programa, en el organismo o en la estructura de los documentos. Pero para la mayorfa de las seriesque contienenficheros de casoscon informacin personal,el problema de la retencin girara en torno a si los documentos reflejan una imagen societal que deforma, altera, o niega-un proyecto determinado del programa o del organismo. Casi por definicin, tales casos tendra.n que ver con temas pblicos o funciones gubernamentalesque son conflictivas, causa de grandes debates en foros pblicos, y con una carga emocional para muchos ciudadanos(comprendidoslos archiveros)en el momento en que se producen. En esos casos,el tiempo dota de la necesariaperspectivaa la decisin de evaluacin.Ese tiempo puede ganarsealmacenandolos documentospor periodos de uso espordico en centros de registro, pero los archiverosdeben precaversecontra el uso excesivode esta estrategiapara no saturar los centros con documentos intiles que conllevan costos cada vez ms altos de ah-nacenamiento. El almacenamientoen centros no se justifica por el mero hecho de que los que generan los documentos, los administradores y los archiveros no quieran adoptar decisionesdiffciles. Sin embargo, una buena investigacin y un correcto anAisis archivfsticos acortarn el tiempo necesariode permanenciaen el limbo de esos documentos. Incluso si se retrasala evaluacinefectiva mientras se adquierela perspectivamencionada,el archivero debe seguir todava acopiando la documentacin pertinente y entrevistando lo antes posible a los funcionarios responsablesde los departamentos,antes de que una y otros desaparezcany experienciae impresionesimportantesse pierdan. 7. El enfoque global de la evaluaciny la reorientacinde los archiverospara que pasende una actitud de receptores pasivos a otra de seleccionadores activos, junto con el calendario ideal de la evaluacin, pueden a veces entrar en conflicto con los objetivos de los administradoresde archivoscon quieneslos archiverosdebencooperar. Todos ellos han tenido la experiencia de recibir pronto toneladasde documentos sin previo aviso, con lo que no les queda ninguna posibilidad de tratarlos ntegmmentecon los demasen su universo informativo o activamenteen cuanto al aislamiento (de acuerdocon el Captulo 3) de los documentosclave que merecela pena conservarpara mantenerla mas fiel imagen de la sociedad.Este dilema no

PGI-91/ws/3 - pg. 44 tiene fcil solucin, pero como la cantidad de documentosaumentasin cesary el espacio y los otros recursos disminuyen tanto para los administradores de documentos de los diversos departamentoscomo para los archiveros, es forzoso que stos rompan ese cculo vicioso y recuperen el control del programa archivstico. Esto puede hacerseponiendo en practica un enfoque planeadoy estrategicodel calendario de los documentoscon los organismos,o sea, un plan basado en prioridades archivfsticasderivadasde la investigacin de todas las complejas variablesmencionadasen los Captulos 2 y 3, pero que reconozcatambin la necesidadde que los organismos tengan autoridad (generalmenterecibida del archivero nacional en la mayorfa de paises)para destruir documentossin valor archivstico cuandoseaoportuno4. ., de ficheros de casos. . no~eneral~ Evaluaclon 8. La regla principaI de trabajo para los archiveros al evaluar todos los documentos es destruirloss. Con la proporcin normal de 5 a 95% entre conservary destruir -que en muchos pasesse acercams a 2:98 6 1:99- no es ni ciendficamenteconvenienteni econmicamente justificable gastar la mayor parte de nuestro tiempo y nuestra energa en entresacar minuciosamentecosassin valor de la enorme masade documentos6.Si esto se aplica a todos los registros, se aplica especialmentea las grandesseriesde ficheros de casos que contienen informacin personal. El archivero no debe tratar de dar explicaciones por lo que se va a destruir, sino ms bien justificar de modo claro y perentorio lo que se va a guardar. De ese 5% de los documentos de papel seleccionados,gran parte seran archivos de polticas o de temas significativos, pero una gran cantidad puede ser ficheros de casos textuales en papel (sobre todo cuando hay fuertes presiones para que se conserven documentos por su valor informativo)7. 9. Los documentosesencialesque contieneninformacin personal,como ya se indic en las secciones 22 y 23 del Captulo 2, no se rigen por estas reglas ni por las consideraciones tericas del Captulo 3. Los archivos no adquierenesascategorasesencialesde documentos para obtener una imagen ms clara de la sociedad(aunqueobviamentecontribuyan a ello), sino ms bien para tener un perfil demogrfico de la nacin, proteger los derechos de los ciudadanosy respaldaralgunosprocesos judiciales. 10. Asimismo los documentos de personal se adquieren por derecho propio por su valor testimonial e informativo (vaseel Captulo 2, secciones24 a 28) y por su contribucin a la imagen societal general. ll. Cuando el valor principal de los documentos importantes con informacin personal que vienen del macroanalisisde la imagen societal es consideradopor el archivero como de valor colectivo y cuantitativo ms que personal y cualitativo, por lo general se debe conservar el documento en forma electrnica y no en papel, si existen ambasposibilidades.Las ventajasde la versin legible por maquina del documento son muchas,ademasdel claro ahorro de costos de espacio y almacenamiento:la facilidad de manejo de la informacin, la comodidad de lo annimo que permite el accesopblico en virtud de leyes ms estrictas sobre la intimidad, la vinculacin con otros datos para crear nuevas bases de informacin y el potencial de agregacin y analisis estadstico8.Como se seal6 antes, esta regla puede aplicarse tambin a los documentos esenciales con informacin personalal igual que a las seriesde documentos de administraci6n de personal.

PGI-91/WS/3 - pg. 45 12. Como se destacabaen el captulo anterior, los documentos que contienen informacin personal no deben mantenersepara documentar el significado histrico de un programa o un organismo en s (en oposicin al concepto de ilti 6n de la imagen societal). La nica excepcin es que un pequeo ejemplo de ficheros de casos puede guardarse a veces para mostrar los formularios empleados cuando el programa revestfa especial importancia. Mantener muchos ejemplos o muestrasms formales simplementepara mostrar los procesos del organismo o las caractersticasde su funcionamiento diario es rara vez justificable. Como ya se ha dicho, la informacin sobre los procesos y las operaciones esta inmediatamente disponible en todas partes del universo informativo y de la jerarqufa de los documentos. Esta regla comprende tambin el mantenimientode aditamentoso de artefactos afines relacionados con los ficheros de casos,como rayos X, huellas digitales, armas,muestrasde sangre,etc. 13. El uso primario de los documentos no se debe confundir con su uso secundario, usos archivfsticos, aunque las caracterfsticasdel uso primario son evidentementeimportantes para entenderel contexto de los documentosen el procesode evaluacin.El mero hecho de que un departamento use un documento mucho tiempo e incluso a veces en forma permanente no convierte esos ficheros de casos en documento archivfstico, a no ser que tengan tambitk importancia en relacin con el modelo societal de que trata el Captulo 3 o posean valor informativo para la investigacin. Tambin puede ser que, como se dijo antes, en algunos pasesla presin polftica exija que se almacenenesos documentosen los archivos nacionales, pero es sauna decisin pragmticay no basadaen la importancia archivfstica. 14. Ademas de estudiar y entendertodos los factores y las variablesenumeradosen los dos ltimos captulos, los archiveros deben asegurarseque no estn dando una importancia indebida a diversos tipos de documentos. No pueden evaluar una gran serie de ficheros de casos con verificaciones en puntos dados o aceptando la palabra de los funcionarios del organismo de que diversosdocumentosestnduplicados en otras serieso en otros niveles de la jerarqua administrativa. Los archiveros pueden abordar la tarea de modo ms global y mas cientffico. En la evaluacin de 135.000 pies cbicos de ficheros de cass de litigios del Departamento de Justicia de los Estados Unidos, por ejemplo, los archiveros siguieron el propio sistema de clasificacin del Departamento para desglosarlos casos en 194 categoras diferentes (desde el secuestrohasta el fraude a las compafasde seguros) y utibzaron luego una metodologa coherentede muestreopara seleccionarun numero equilibrado de ficheros de cada categorapara estudiarlosdurante el procesode evaluacin.Se trataba en este caso de un muestreo para evaluacinms que para adquisicin y transferencia.Como el numero de casos iba desdems de 10.000 en cada una de las categorasde antimonopolio, terrenos e impuestos hasta menos de 10 para las relacionadascon uso abusivo de insignias,violaciones del censo o pr&arnos agrfcolas, esa categorizacin y ese muestreo cientficos son necesarios para desentraar las caractersticasde los documentos involucrados y evitar que los casos que tienen pocos ejemplos resulten descartados y los que tienen muchos resulten hiperrepresentados.La metodologa del Departamento de Justicia no ~610es directamente adecuadapara las series de ficheros de casos personalesde otras dependencias judiciales, de tribunales, policfa y espionaje,sino tambin para todas las seriesque a primera vista parecen ser homogneas,pero tienen en realidad diversascategorfaso funciones interna@. ., Evaluaron de fiche ros de casos. cr~tmos es~eaficos
. l l .

15. No se trata en esta seccin de formular orientaciones completas con argumentos y ejemplos exhaustivossobre los criterios de evaluacinarchivfsticaen generaFO, sino ms bien

PGI-91iWSl3 - pg. 46 de ofrecer un resumentan ~610 de los factores que influyen en la evaluacinde los documentos que contienen informacin personal. Si, de acuerdo con el modelo de macroevahwin, se determina que una serie de ficheros de casos tiene valor permanente potencial, habr& que considerar a continuacin una serie secundariade factores de evaluacin. Asimismo, las series que carecende esevalor colectivo o testimonial para ihnninar la imagen de la sociedadpueden tener valor informativo. En los siguientesprrafos se exponen los factores de evaluacin para ambos casos: la identiicacin dentro de una serie de los ficheros individuales de particular importancia (valor informativo) y el manejo de todos los casos de una serie como reflejo colectivo de la interaccin entre los ciudadanosy el Estado (modelo de macroevaluacin).El primer caso obliga a sacar los casos especialesde todo el conjunto, y el segundo hacer un muestreo (cuando no es necesarioo no es posible guardar todos los archivos) para asegurarse de que la parte que se conserva en el archivo es una representacino un_reflejo valido del todo. 16. La serie como un todo . Sin negar la importancia de los casosexcepcionalesy pol&nicos dentro de una serie de ficheros de casosni el valor informativo general de la serie, es la serie como un todo, como un agregadode la relacin entre el ciudadanoy el Estado, lo que primero debiera llamar la atencin del archivero. En dichos casos, tras determinar que la serie s es claramenteidnea para iluminar la imagen de la sociedad,como se expuso en el Captulo 3, el archivero que evale la serie de documentosque contienen informacin personal debera tener en cuenta varios factores adicionalesque son comunesa toda evaluacin:

Integralidad de la serie. Cuanto ms completa sea una serie, comprendidos tanto los casoscon buenosresultadoscomo los que tienen malos, los insumos regionales y de la sede,mayor sersu valor. Autenticidad. Debe haber seguridadde que los documentos son genuinos, creados en el proceso normal de actividad de acuerdo con los procedimientos establecidos, y que tienen claros nexos de origen con el productor. Unicidad. Hay que determinar si el documento esta materialmente duplicado en todo o en gran parte en forma electrnica, microgrfica publicada, si la informacin importante que contiene esta tabulada, resumida o extractada en archivos de polftica y temticos, basesde datos o publicaciones, y, en tal caso, como ya se dijo, si la versin impresa en papel del fichero debieran adquirirla los archivos. Si el documento o la informacin son nicos, hay que determinar si simplementeconfirman impresionesya registradasen otra parte, si complementan lo que ya se sabeo si aportan un acervonuevo y no explotado de datos. Relacin con otros documentos. Si los documentos complementan o amplfan el entendimiento o la importancia de otros documentoscustodiados en los archivos, su valor aumenta. Igualmente hay que considerar la posibilidad de vincular los documentoso los datos entre ellos y otros documentos. Fechasy lapso de tiempo. Cuanto ms antiguos sean los datos de la serie, sobre todo para los documentos de casos anteriores a 1945, cuando escaseaban otras fuentesde informacin personal,ms valor puedetener la serie. Asimismo, para los estudios comparativos y longitudinales, cuanto ms largo sea el lapso de tiempo

b)

d)

el

PGI-91/WS/3 - pg. 47 cubierto por una serie de documentos con informacin personal, mayor ser su valor. _ f) Extensin. Evidentemente hay que considerar el volumen general actual de las seriesy su fndice de acumulacinanual. Utilizabilidad. Los documentosdeben ser legibles, coherentes,ir acompaadosde la correspondiente documentacin de apoyo y deben ordenarse o indizarse de forma que resulten o puedanresultar utilizables a los investigadores. mximo valor si su composicin (y el programa y el organismo de donde emana) permite que la informacin de los ciudadanos se registre ditectamente y no indirectamente,en prosa libre y no en formularios preestablecidos,y si refleja las opiniones de los puntos de vista en vez de limitarse a la aplicacin rfgida de procedimientospredeterminados.

fa

h> Rigidez y flexibilidad. Como se dijo in extenso en el Captulo 3, la serie tendr su

17. Puede ser til para los archiverospensar en hacer una lista de evaluacin de preguntas para evaluar los documentosque contieneninformacin personal.Como se ha dicho antes, esa lista debe usarsetras una investigaci6nextensivapor parte del archivero de los antecedentes y las caracter&icas de los documentos y el productor de los mismos y tras -haberrealizado la macroevaluacin expuesta en el Captulo 3. Es evidente que las preguntas planteadas variaran de un organismo a otro segn sus objetivos y funciones especificos. Se prepar una lista de verificacin as, que comprendela mayora de los puntos, si no todos, basndose en la prestigiosa evaluacin de los ficheros de casos del FBI a cargo de la Administracin de Archivos y RegistrosNacionales,que se reproduceen el Apndice de esteestudio. 18. Por ultimo, tras haber analizado la estrategia de la documentacin, los archiveros que deben procedera la evaluacinde grandescantidadesde documentoscon informacin personal deberfanorganizar redesnacionalespara que los documentosque se van a evaluar en su propia jurisdiccin, siguiendo los criterios mencionados,sean realmente nicos y que la informacin en ellos contenida no este reflejada o incluso duplicada en documentos parecidosconservados en otras centrales de depsito de archivos 11. Extendiendo las consideracionesms alh del contenido de otros ficheros, los archiveros deben tener presente que la imagen societal es tambin reflejada y preservadapor bibliotecarios, directores de museos y galeras de arte, interpretes de sitios hist6ricos, registradoresde la historia oral y muchos otros profesionales del patrimonio. Los resultados de su trabajo pueden perfectamente permitir al archivero destruir determinados tipos de informacin que, en virtud de los otros testimonios, resultan menos esenciales para la imagen global. Esasredesnacionalesno serlin fciles de establecerni trabajaransiempre en armonfa,pero su necesidadsalta a la vista y hay que hacerel esfuerzo. . 19. Casos esp& dentro de una sen e. No hay mejor manera de introducir la evaluacin del valor informativo de una serieque citar las admirablesorientacionesexpuestasen el manual de la Administracin de Archivos y Registros Nacionalespara evaluar ciertos ficheros de casos con fines de conservacinpermanente: Los seleccionadoscorrespondennormalmentea una o ms de las siguientescategoras: casos: a) Sent un precedentey por tanto dio como resultado un cambio importante de poltica o procedimiento; b) Estuvo involucrado en un litigio de envergadura;c) Recibi

PGI-91lWS/3 - pg. 48 muchsima atencin por parte de los medios de comunicacin social; d) Su singularidad fue ampliamente reconocida por autoridades ajenas al gobierno; e) Fue examinado extensamente en el informe anual del organismo al Congreso; o f) Fue seleccionadopara documentar los procedimientos del organismo ms que para obtener informacin relacionada con el tema del fichero individual. Las categoras a) a e) establecen el carcter excepcional de un determinado fichero de casos, mientras que el caso f) se refiere a ficheros rutinarios escogidos para servir de ejemplo de las polticas y los procedimientos del organismo que los produjo. Las clases de ficheros de casos seleccionadospara su conservacin permanente segn los criterios antes establecidos comprenden, pero no exclusivamente,becas de investigacin concedidas para realizar estudios; proyectos de investigacin y desarrollo; ficheros de casos de investigacin, aplicacin de la ley y litigios; ficheros de casosde servicios socialesy seguridad social; ficheros de casosde relacioneslaborales;ficheros de casosrelacionadoscon el desarrollo de los recursos naturales y la preservacinde estudios (isitios?) hist6ricos; ficheros de casosde obraspblicas, y ficheros de casosde los tribunales federale@. Como ya se indic antes, la categora f) (valor testimonial) ~610 debiera usarse muy esporklicamente para los documentos que contienen informacin personal y nunca deberla exceder de una pequea muestra Ahora bien, a no ser que el organismo productor desee codificar materialmentelos archivos (con diferentesnumeraciones,marcasde colores, un sello o una anotacin en la cubierta) para indicar que algn fichero de casos es realmente excepcional y correspondea las categorasa) a e), hay pocas posibilidadesde que el archivero pueda aislar esos ficheros utilizando estascategoras,sobre todo si hay centenaresde miles de ficheros. 20. Hay tres alternativas. Una consiste en aislar los ejemplos importantes por fechas: doculaentos militares en aos de guerra, registros de inmigracin de los aos de migraciones especialeso evacuacionesforzosas, ya sea mundialmente o por paises concretos; todos los ficheros producto de los aos iniciales, los comienzos o los periodos controvertidos de un determinado programa. Una segundaalternativa,que sigue el ejemplo ampliado de los ficheros de casos de personal mencionados en el Captulo 2 se centra en determinados niveles o categorfasde individuos cuando esa organizacinjerkquica existe y salta claramentea la vista en el sistema de clasificacin empleado para los documentos. Una tercera alternativa, ms segura, consiste en centrarse en el archivo gordo o archivo de secciones o volmenes mltiples13. Como los casos excepcionales, inhabituales o pol6micos generan casi por definicin ms correspondencia que los casoscorrientes,esosficheros sernvoluminosos y por consiguiente fcilmente identificables, incluso dentro de series largas establecidas para su conservacin en archivo. Evidentemente no todos los ficheros voluminosos siguen necesariamente este patrn: puede que alguien haya estado pagando rutinariamente un pr&amo en cuotas mensualesdurante treinta aos (generandode esta forma un grueso fichero de 360 recibos). El archivero tendr que evaluar las razones de la voluminosidad de determinadosficheros de una serie cuando se presenten,para cerciorarsede que son realmente excepcionales. Tambin es 16gico que esos ficheros excepcionales puedan contener perfectamentetodo lo que el archivero estime necesariopara documentar los puntos lgidos de la dialctica de la relacin entre el ciudadano y el Estado. Despusde todo, esos ficheros polemices y que sientan precedentesrepresentanpor sus caractersticaslos-cambios forzosos de imagen del programa y las intencionesy los objetivos del organismo (vaselo relativo al muestreo sistematice en la seccin 32 infru). En algunas situaciones el archivero puede

PGI-91lWS/3 - pg, 49 tambin querer seleccionarpara su conservacinuna base normal de informacin que sirva a los investigadorespara comparary contrastarcon estoscasosespecialesy excepcionales.
.C Els . , . .,

21. Hay algunos factores prkticos y de conservacinque pueden influir en la decisin final de adquirir una serie de documentoscon informacin personal o bien ~610una parte de ella y no toda. El archivero debe sopesarestos factores, pero ~610despus de haber seguido las cuatro etapas de investigacin y aplicacin de la macroevaluacin, el analisis global, las reglas generalesy los criterios especficosantesenunciados.Si despusde ese proceso llega a la conclusin de que los documentosque contieneninformacin personaltienen valor y habra que adquirir algunos de ellos o todos, hay que considerar entonceslos siguientesproblemas, que no son de evaluacinsino de conservacin,distincin sutil pero importante. Aunque estos factores prkticos y de conservacininfluyen a todas luces en las caracterfsticase incluso a vecesen la posibilidad de la adquisicinde los documentos,no afectanen sf a la determinacin intelectual de si Cstostienen o no valor permanente.Por ejemplo, los billones de bitios de datos climticos recibidos cada da de centenaresde satlites y estacionesde teledeteccin de la tierra tienen valor permanentepara el estudio ecol6gico a largo plazo, pero ningn archivo est equipado para adquirirlos directamente.As, esosdatos se evalancomo de valor permanente, pero los problemasprcticoso de conservacinimpiden su transferenciareal a un archivo. 22. El factor prctico mas patente es el costo de conservarlos documentos. Hay los costos obvios del espacionecesariopara almacenarlos documentosy suscajasy ponerlos en estantes. Menos visibles pero igualmenteimportantes son los costos relacionadoscon el tiempo salarial y el material necesariopara ordenar y describir los documentos,conservarlosy posiblemente copiarlos, y ponerlos a disposicin del pblico. Al conservarlo mejor posible los documentos sin sobrepasarel presupuesto,muchos archivos observaranque no pueden guardar todas las series deseablesde ficheros de casos y tendran que tomar algunas decisionesdr&icas. Si el am8.isi.s anterior se ha estudiado y documentadocuidadosamente y si es suficientementeglobal en todo un organismo -como se defini en las secciones2 a 7 de este captulo- las prioridades entre series que entran en concurrencia seran ms fciles de identificar para adoptar una dec5sin definitiva, 23. A veces hay prohibiciones legislativas o estatutariasque impiden a los archiveros ver algunas series de documentos para evaluarlos o que legalmente prohiben la transferenciade algunascategorasde ellos a los archivos, o ambascosas.En tales casos,los archiveros (y las comunidadesexteriores que los apoyan) deben hacer presin en pro de enmiendaslegislativas o disposiciones administrativas para superar esas prohibiciones. Tericamente, la propia legislacin archivstica confiere a los archiveros el derecho de evaluar e incluso adquirir documentosde contenido delicado. 24. Cuando los documentosoriginales en papel son demasiadoextensos,es posible convertir la informacin, o partesclave de ella, en datoselectrnicos,microfilmes o discos pticos. A no ser que el organismo productor haya hecho esta conversin, la mayorfa de archivos podrn apreciar que los costos de conversin son superioresa los de almacenamientoy que ~610una pequea parte de sus fondos sera tratada as. Incluso cuando se dispone de versiones en microfilme o computadora del documento, los archiveros estn advertidos de que esa miniaturizaci6n no sustituye una correcta evaluacin.Guardar documentosintiles, incluso los

PGI-91/ws/3 - pg. 50 que exigen poco espacio de almacenamiento,complica innecesariamente la descripcin y la bsqueday confunde la buscadaimagen total de la sociedad. 25. Algunas consideraciones practicaspueden afectar el calendario de la transferenciade los documentos que contienen informacin personal, aunque esto tiene poco que ver con la evaluacin en comparacin con la adquisicin. Si los documentos se siguen utilizando activamente en un organismo o pueden ser objeto de muchas peticiones de libertad de informacin o respeto de la vida privada, puede ser convenienteampliar su periodo formal de retencin y demorar as su transferenciaa los archivospara evitar una acumuIaci6nexcesivade referencias. Inversamente, si el archivero teme que los documentos corran un riesgo de destruccin o reordenacin que desbarateel orden original, los periodos de retenci6n deben acortarse y los documentos se deben poner a salvo en los archivos lo antes posible. Esta segundahiptesis se produce cuando los documentos son muy delicados o embarazosospara el gobierno de turno o cuando el organismo tiene carcter transitorio (una comisin de investigaci6n, una pequeaoficina) y estallegando al final de su existencia. 26. Otra estrategia de preservacinpuede ser compartir entre varios archivos de UM red formal (o inclusive informalmente a travs de las fronteras nacionales)una serie voluminosa de documentos que supera la capacidad de cualquiera de ellos para quedarse con todo. Por ejemplo, en Gran Bretaa ms de 300.000 pies de registros de embarquesy marineros (~610 desde 1954) se trataron as: la Gicina de Registro Publico guard todas las listas de tripulaciones hasta 1860 y, a partir de ese ao, una muestra del lo%, junto con las listas de la tripulacin de ciertos buques bien conocidos. Una muestra de las dems listas de un ao de cada diez fue conservadapor el Museo Martimo Nacional, algunas listas de tripulaciones se entregaron a archivos locales (relativas a barcos registradosen puertos de la zona), y todo el resto se transfiri al Atlantic Canada Shipping Project de la Memorial University de Terranova14.Si bien los puristas pueden discutir acercadel orden original, o alegar que este enfoque se limita a esquivar una decisin de evaluacin ms drastica, los investigadoresestn contentos con esta soluci6n que no estabaal alcancede la capacidadde la Gficina de Registros Pblicos. 27. Por ultimo, como se mencion en el Captulo 1, las leyes ms restrictivas sobre la vida privada que entran en vigor en todo el mundo oponen restriccionesmuy estrictas a la entrega de documentos con informacin personal a terceraspartes. Esas leyes pueden dictaminar que no se acopien determinados tipos de informaciones personales o pueden exigir que los documentos que contenganese tipo de informacin se destruyanal cabo de un breve periodo de utilizaci6n primaria, o pueden prohibir la transferenciade esos documentos a los archivos (vanselas restricciones legislativas anteriormente tratadas), 0 impedir que los investigadores utilicen los documentos incluso si se transfieren. Los archivos deben aprender a vivir en este nuevo medio, demostrandoa los gobiernosque los patrocinan que van a respetarlas leyes y no van a librar documentoscon informacin personalen formas que atenten contra el derecho de las personas a la vida privada. Los archiveros debieran tambin tratar de convencer a sus patrocinadores y legisladoresde que la informacin personal acabarapor perder a la larga su carcter delicado y que en tales circunstanciaslos documentos con informacin personal se pueden poner a disposicin de las consultas pblicas. Por lo tanto, esos documentos no se deben destruir con el mero objeto de proteger la intimidad personal. De este modo es posible, como en la ley canadiensesobre la vida privada, determinar exencionesespecficasdel uso archivstico de los documentos que contienen informaciones personales15. En la misma lnea, manteniendo un fichero delicado de un ciudadano como parte de una muestra, sobre todo en

PGI-91/WS/3 - pg. 5 1 funcin del clima poltico del pas, los archivospuedenrealmenteperjudicar a ese ciudadano y dejarlo a merced de un enjuiciamiento, la vergenzapblica o algo peor. Es esencialque los documentos que contenganinformacin personaltan delicaday que se conservenen una serie solamente por su importancia colectiva no resulten disponibles en virtud de instrumentos descriptivos que permitan recuperarlos mediante un identificador personal para cualquier propsito, ni siquiera la investigacin genealgica, durante toda la vida de la persona. Asimismo, hay que tomar precaucionespara almacenar (y destruir, si conviene) de manera seguraesainformacin delicada. .. Ouciones de evaluauoq 28. Despu& de las etapasanalticascitadas,el archivero puede adoptar una de las siguientes decisiones:

a>

. Se guardamn enteros muy Conservar permanentementetodos los documentos pocos documentos con informacin personal aparte de las clases esenciales definidas en el Captulo 2. Quizs una pequeaserie de ficheros de casos de un programa en que los casosfueron objeto de apelaciny dirimidos en la oficina del Ministro seran un ejemplo, o bien los ejemplos antes citados (vaseel Captulo 2.30) de los archivos de artistas de una galera nacional o de subvencionesde investigacin a ciendficos superiores.Como regla generalen tales casos,por lo que se refiere a seriesinterrelacionadasde documentos,es preferible guardar todos los de una serie pequeaen vez de algunasmuestrasde una serie mas amplia. Sacar v conservardocumentosclave solamentede los ficheros. Los formularios de registros de inmigracin o historiales medicos y laborales, una vez sacadosde los ficheros de casos, despojan a lo que queda de su carcter archivstico. De todas formas es una tareaenjundiosasacardichos documentosde una serie grande si esta labor no la hace el departamentoproductor en el curso de su trabajo normal. Es buena practica de administracin de documentos (donde los archiveros tienen evidentementeun inter& natural) asegurarse de que los formularios clave puedan separarse fcilmente del material eftinero. Hacer una muestra de los documentas. El muestreo permite conservar las caractersticas del conjunto, tanto material como intelectualmente,en parte o en su totalidad. Vase ms adelante la seccin especial sobre muestreo para mas informacin. Tomar un ejemplo de los documentos. Esto supone tomar un espcimen muy pequeo (un fichero o una caja por ao tal vez) solamente para mostrar los formularios y los procesos utilizados. Como ya se ha indicado, hay maneras mejores de documentarel valor testimonial de un programa, y este mtodo debiera usarse con gran mesura para los documentos voluminosos que contienen informacin personal. Destruir todos los doca . Esta ser evidentementela deci$6n que se adopte para la mayora de las series de ficheros de casos personalesproducidos por los gobiernos modernos.

b)

PGI-91/WS/3 - pg. 52 29. En cualquier fase de este proceso, los archiveros pueden considerar la posibilidad de convertir los documentos o la informacin clave contenida en ellos en informacin electr6nica, microgrfica o de disco ptico como alternativa al acopio de series extensasde voluminosos documentos de papel, o pensaren adjudicar los documentosa otro centro de almacenamiento, pero Cstasson opciones de conservacin,como ya se ha dicho, y no de evaluacin. En esos casos, los documentos con informacin personal se han evaluado ya como informacin de valor permanente antes de que se considerenlos aspectospr&cticos y de conservacinde la transferenciay la adquisicin efectivas. El muestreo: raspa Penerales 30. No es la finalidad de este estudio analizar detalladamentelas diferentes metodologas de muestreo ni revisar casos reales de muestreo tomados de la practica archivfstica. Se ha publicado un estudio del RAMP sobre muestreo, y los lectores pueden consultarlo para tener ms detalles y ejemplos concretos 16.Nos proponemosaquf tan ~610ofrecer un breve resumen del muestreo como opcin de evaluacin para la adquisicin de documentos que contengan informacin personal.Puedehaber quienesobjeten que ~610el muestreo aleatorio o estadfstico es muestreo verdadero, y que los dems medios que se citan a continuaci6n deban denominarsecon ms propiedad seleccin. Sin embargo, a diferencia del ejemplo, todos ellos tratan de representaralgunaso todas las caractersticas del conjunto en la parte escogida,y por esta razn se denominan aqu muestreo. Aunque hay muchos mtodos de muestreo, la mayorfa correspondena una (o a una combinacin) de las cuatro clasessiguientes*7. 3 1. Muestreo estadsticQ. Es una seleccinbasadaen tcnicasmaternaticasque determinan el numero apropiado de casos(o sea el tamao de la muestra) y el medio mal -de seleccionarlos casos concretos necesarios para conservar una muestra representativa (estadsticamente valida) de toda la serie. A vecesse denomina muestreode probabilidades. Ejemplo: Seleccin basada en tablas aleatorias de nmeros o en un generador automatizado de nmeros al azar, y sacando enseguida los ficheros que correspondan a los nmeros identificados aleatoriamente. Hay tres tipos de muestreo estadstico o aleatorio: el muestreo simple (en el que los nmeros aleatoriosse aplican ciegamentea toda la poblacin, lo que a vecessignifica que se pueden preterir por completo pequeascantidadesde archivos de un tipo determinado); muestreo sistemtico (en el que el primer nmero se escoge al azar y luego se va escogiendo cada numero enCsimo ulterior, metodo que resulta particularmentetil para las seriesorganizadascronolgicamente y para evitar el sndromede los espaciosno explorados) y el azar estratificado (en el que el todo se descompone en partes 16gicas,como las categoras de los ficheros de casosde litigios de la Justicia de Estados Unidos, y a continuacin cada parte o cada oficina se muestrea aleatoriamente,lo que garantiza que no quedaninguna parte sin explorar)ra. La muestra puede servir para reconstruir el todo y normalmente los resultados seti estadsticamente validos. En teora no hay sesgoy por ello es fcilmente explicable a los investigadoresla muestra. En caso de disposicin numkrica de los ficheros, puede ser relativamente fcil para el personal administrativo obtener la muestra. Por ultimo, los archiverospuedencontrolar el tamao de la muestra, y normalmente ser bastantemanejable, ya que hasta en las grandes

Ventajas:

PGI-91/ws/3 - pg. 53 seriesse puede asignarla ponderacinestadLstica apropiada, incluso cuando se selecciona una muestra relativamente pequea (mas o menos un mkirno de 1.500 casos en total es la experiencia de los Archivos Nacionales estadounidenses para cualquier tamao de muestra, ya se trate de 10.000 6 de 10 millones de casos). Desventajas: Existen evidentementepocas posibilidades de que se incluyan en la muestra aleatoria o estadisticalos pocos casosexcepcionales o sobresalientes de la serie, aunque se puede compensar esta deficiencia utilizando un segundo metodo (vase mas adelante) para complementar la muestra aleatoria. Los investigadores tampoco pueden hacer un trabajo longitudinal; no se puede seguir la pista de un condadoo una personaa lo largo del tiempo, puesto que lo ms probable es que el condado o la persona no sean seleccionadosen cada muestreo aleatorio anual o decenal de la serie. Para los archivos ordenados alfab&icamente o de otro modo no numrico, la muestra estadstica es muy difcil de sacar, ya que exigir4 un recuento y frecuentemente la costosa numeracin de todos los ficheros antesde obtenerla.Y para las seriescomplejas de archivos, puede ser necesariauna muestra estratificada (o sea, mltiple) para tener la seguridadde que se muestreanlos diversostipos de acciones,cosa que resulta muy cara y exige grandesconocimientos estadfsticos.Un alto nivel de analisis tambin es preciso para determinar la homogeneidadde las series y la naturalezade las caractersticas de los ficheros cada una de las cuales hay que ponderar estadfsticamente.Los archiveros no debieran temer los analisis complejos ni tener que capacitarsecon nuevos conocimientos, sino limitarse a tener cuidado para que el tiempo dedicado a determinar estos factores no sobrepaseel umbral de los beneficios decrecientes.De la misma forma en que todo el univelso de informacin raramentees conocido al archivero por lo que respecta a las grandes series de archivos continuos tal vez diseminados en centenaresde oticinas sobre el terreno, es algo difcil y siempre caro aplicar t&micas de muestreoestadstico:se puede,por supuesto,muestrearcada oficina por separado o sumar el numero total de ficheros de cada oficina para determinar el todo antes de iniciar el muestreo aleatorio. Ms diffcil de determinar (y de defender) es cuando hacer la muestra: cadaao? y, en tal caso,henqu fecha?,cadadiez anos?,cadaveinticinco aos?... Por ultimo, lo que es ms problemtico para las series continuas organizadassin puntos de corte lgico, como sucedecon la mayora de los programas operacionales,la naturaleza sin fin del sistema de documentos significa que el universo de la informacin es incognoscible. Los primeros ficheros de la serie estarn listos para su destruccino conservacinmucho tiempo antesde que se haya iniciado siquiera el ultimo fichero. Un universo de informacin incognoscible impide un muestreo estadsticamente valido; solamente es adecuado para las series cerradas o contenidas. Evidentemente,el archivero puede imponer fechas de corte (para cerrar una serie abierta), o hacer muestras estadsticas a intervalos de tiempo determinadosde todos los vohmenescerrados de ficheros acumuladoshasta el momento. Pero con esastcticas el tamao de la muestra total se vuelve incontrolable, y para toda la serie (cuando al final se detiene) no hay seguridad de que la suma de las aproximadamente 20 6 50 muestras tomadasde partes de la serie a lo largo de los aos seaigual (y estadsticamente valida) a la muestrahipottica (pero imposible de obtener)de la serie entera.

PGI-$l/wS/3 - pg. 54 32. Muestreo sistemtico . Es una seleccin basada en una caracterstica material de los documentos o ficheros sin tener en cuenta la informacin sustantiva de los ficheros seleccionados. Ejemplos: Todos los archivos de los aos que terminan en 2 o de los apellidos que comienzancon F; cadavigsimo o ensimoarchivo; cada seguro social o cada numero de identidad terminado en 5; todos los ficheros que miden ms de una pulgada de grosor o que tienen ms de determinadosvohmeneso seccionesde formato (el mtodo denominado de fichero grueso), que evidentemente variara de una serie a otra en la deftici6n de grueso. La muestra es relativamentefcil de sacary no necesitagrandesconocimientos sobre el contenido sustantivoque cubre el fichero. As, pueden obtenerla con un costo relativamente bajo los empleados de las oficinas de archivos o de los centros de registros, sin necesidadde la intervencin directa (y costosa) de los archiveros o de los funcionarios superioresdel programa de los departamentos que tienen conocimientos sobre el contenido de los ficheros. Como se dijo anteriormente (vase 4.20), si se utihza el m6todo del fichero grueso, hay muchasposibilidadesde que el archivero pueda obtener la mayoria de los casos que presentanverdaderadificultad.

Ventajas:

Desventajas: Este mtodo no es estadsticamente valido y no se puede utilizar para reconstruir el todo. Es difcil de explicar a los investigadores(o sea, justificar por qu se guardanlos aosque terminan en 2 en lugar de los que terminan en 17,etc.). Es imposible controlar el tamao de la muestra (especialmentecon el mtodo de fichero grueso) y por tanto es muy diffcil planificar el espacio. Y, evidentemente,este mtodo (con la excepcin parcial del mtodo de fichero grueso) no garantiza la conservacinde los casossobresalienteso pol6micos. Inversamente el mtodo del fichero grueso puede dar como resultado que se conservencasosque son la excepciny no la regla. . 33. Muestreo ej. Seleccin que se hace cualitativamente para documentar alguna caractersticao actividad o algn periodo de tiempo tipicos. Ejemplos: Todos los ficheros de una regin determinadapara mostrar cmo funciona una oficina tfpica sobreel terreno; o todos los ficheros de los aos inmediatamente anteriores y siguientes a la reorganizacin de un organismo o a un cambio legislativo importante, para mostrar cmo repercuten en el funcionamiento en si; o todos los ficheros de determinados tipos de actas de tribunales (por ejemplo, todas las sentenciasde crmenes);o todos los ficheros de funcionarios pblicos que llegan al grado de director o mas; como otro ejemplo, el archivero podrfa guardar tambin todas las series de muchos organismos de una zona geografica muy densa (una regin o una ciudad pequeas) que sea representativade toda la nacin como para tener una fotograffa instantaneade la sociedad. El fichero grueso tambin puede ser una muestra ejemplar, aunque su caractersticamaterial lo sita primero en la categorfa de muestreo sistemtico (vase4.32). Si el fichero es grueso porque alguna caracterktica recurrente del programa hace que lo sea (ms que por su mero tamao), entonces si es esa caracterstica la que el archivero considera que merece

PGI-91/WS/3 - pg. 55 conservarse por razones mas cualitativas que meramente cuantitativas, el mCtododel fichero gruesoes tambin una muestraejemplar. Ventajas: El mtodo puede justificarse ante los investigadores, aunque con cierta dificultad, y se puedeutilizar para seguir un programaa lo largo del tiempo.

Desventajas: El mCtodo no es estadsticamente valido y no se puede utilizar para reconstruir el todo. No tiene en cuenta los casos excepcionalesy no permite controlar el tamao de la muestra.Exige conocimientossustantivospara tomar las muestras adecuadas, puesto que la tipicidad de la caracterfsticao el rasgo aislado o del periodo de tiempo podrn siempre ponerse en tela de juicio, y por lo tanto exigir al archiveroun analisisy una explicacin minuciosos. 34. Muestreo excepcional. Seleccin de ficheros relativos a individuos significativos, programasque sientan precedentes y casosseeros. Ejemplos: Sacar los casos individuales excepcionalesde una serie obedece a criterios distintos en cada caso. Ahora bien, hay varios tipos de individuos que requieren atencin y que se enunciaronen Wninos generalesen la seccin.4.19, y en la seccin 2.27 se citaba un ejemplo concreto de ficheros de personal relativo a cmo aislar los casosfamosos,polmicos y primeros de los casosordinarios y rutinarios. Una vez mas, segn las razones a que se deba el tamao inusitadamentevoluminoso de los ficheros, el fichero grueso es un mtodo que en algunas series puede indicar casos excepcionales y que sientan precedentes. Esta seleccin se puede justificar, aunque con cierta dificultad, porque suele salvar los ficheros controvertidosque los investigadorespiden con frecuencia.

Ventajas:

Desventajas: Evidentemente,el mtodo no es estadsticamente valido y puede dar una falsa impresi6n de cmo era la serie original entera (o sea, deformar la visin de un caso tpico). Este mtodo requiere grandes conocimientos sustantivos y relativamenteuna buenaidentificacin y ordenacinprevias de los ficheros para que los casos excepcionales se puedan localizar y sacar. Est muy estrechamentevinculado con las tendenciasactuales de la investigacin y por tanto puede presentar mucho sesgo. El tamao de la muestra no se puede controlar. _ 35. En el muestreoestratificado se empleael mismo mtodo de muestreopara adquirir dos o mas muestrasde la misma serie a fin de proteger diferentescaracterMicasdel todo: tribunales de primera instancia y tribunales de apelacin; oficinas sobre el terreno y oficinas regionales; diferentes niveles de ingresos; o cualesquieraotros estratos en los que resulte til dividir los ficheros. 36. El archivero puede tambin combinar, cuando convenga, dos o ms de los mtodos anteriores. Si uno de los mtodos elegidos es el muestreo aleatorio o estadstico, evidentemente tiene que aplicarse primero para que no se desvirte la validez estadstica del todo. Puede ser convenienteutilizar primero el muestreoestadsticoo sistemtico y buscar luego una muestraejemplar 0 excepcional.

PGI-91/WS/3 - pg. 56 Conclwon 37. La mayora de decisiones de evaluacin de las series de documentos que contienen informacin personal seran complicadasy estratificadassegn el organismo, el programa, los ciudadanosy la naturaleza de los documentos. Un ejemplo concreto podfa ser til aquf a los lectores. Volviendo al organismo canadiensede inmigracin antes citado en este informe, las siguientes decisiones de evaluacin se adoptaron a finales de 1987 en relacin con un programa de documentosde los ficheros de casosen papel situados en la sede,en las oficinas regionales y en los centros de relacin sobre el terreno, as como los de numerosasjuntas de apelacin y tribunales19. Otros tres tipos de documentos no quedaron comprendidos en el programa presentadopor el organismo, pero esos documentos se tuvieron tambi6n en cuenta en la decisin de evaluacin para conseguir una evaluacin ms global y precisa: los ficheros temticos y de polfticas, los formularios microfilmados de la Ilegada de cada inmigrante y los datos demogrficos electrnicos relativos a los inmigrantes. Aunque haba distinciones sutiles entre los diferentes niveles de la jerarqufa, en general se identificaron para conservar en el archivo los siguientesdocumentos: . - todos los ficheros de casos en los que los apellidos empezabanpor la letra F (apenas una muestra de menosdel 4 por ciento de la serie), y - todos los casosinusitados, controvertidos, histricos, o que sientanprecedentesegn la defticiin del organismo; - todos los ficheros de casosque todava subsistendesdeantesde una fecha significativa en el desarrollo de los sistemas automatizados y los documentos electrnicos que quedanen el organismo (1969); - todos los ficheros gruesos(cuyasdimensionessehayan especificado); - todos los casos que tienen un prefijo especial SF que indica una clasificacin de secreto o considerado secreto (indicando de esta forma que se trata de informacin delicada ajuicio del organismo); - todos los ficheros de casos de quienes presentaron apelacin ante los niveles o tribunales ms altos del sistema; . - todos los ficheros de casosde un determinado grupo tnico a lo largo de un periodo de ocho decenios(que se hayan mantenido intactos en elorganismo); - todos los ficheros de casoscon prefijos especiales(H para hind, etc.) que designen un grupo Ctnico determinado o una persona de dicho grupo, apartados de las series principales de ficheros de casos,y - todos los fndices,registros, manualesde clasificaci6n de ficheros y demsinstrumentos similares de localizacin. Se escogi6 la letra F porque, tras un amplio estudio y analisis informatizado, se lleg6 a la conclusin de que era una de las pocasletras que abarcacasi todos los patroneslingfsticos de apellidos de grupos tnicos. No se consider posible el muestreo aleatorio estadsticamente
.,

PGI-91rWSI3 - pg. 57 vlido debido a la forma en que estn organizados,numeradosy dispersoslos documentos y debido a que la serie es sin fin y no delimitada. En esta decisin de evaluacinse recomend la destruccin de ms de 95% del total de ficheros fo sealos que no estabanen la muestra de la letra F o las demscategorasmucho ms limitadas), y prcticamentecasi todos los ficheros, que eran muy voluminosos, relacionadoscon pr&amos o garandasde pasajesy transportes (ficheros con los prefijos AP, TL, o W). Igualmente se reconoci al prepararla evaluacinque, a medida que los Archivos Nacionalesde Canadvan teniendo un mejor control de las bases electrnicas de datos del organismo de inmigracin; varias categodas de documentos que actualmente se hallan en el programa de conservacinpermanenteen papel pueden no ser ya necesarias:la muestraF y el grupo tnico aislado, por ejemplo. Asimismo, cuando los tramites relacionados con el extranjero estn mejor ktegrados electrnicamente, tambin puede suspendersela conservacin archivstica de los documentos microfhnados relativos a las solicitudes y los casos del extranjero de los documentos del organismo independiente encargado de las relaciones exteriores del Gobierno canadiense.La evaluacin debe seguir siendo tambin un proceso din&nico, que cambia contantemente segn evolucionan las circunstanciasde produccin de documentosy transformacinde los medios20. 38. En conclusin, al evaluar documentos que contienen informacin personal tal como se han definido en este estudio, el archivero debe considerar cuatro factores en este orden: investigar y analizar el modelo de macroevaluacin de la imagen societal; utilizar el enfoque global de evaluacin y programacin de los documentos; aplicar las reglas generales de trabajo y criterios especfficosde evaluacin; y ponderar la decisin, si todavfa es positiva en este punto, con todas las dems consideracionespracticas, de conservacin o polticas correspondientes.En la mayoria de los casos,las consideracionespolticas llevaran a alguna forma de muestreocomo la mejor alternativa.

1.

Una excepcin, como se seala en el Capitulo 2, serfan algunas de las categorfas esenciales de documentoscon informacin personal que los archiverosdeberanguardar colectivamenteen cada psis. Como alh se decia, es 6ste un problema menos relacionado con la evaluacinque con la preservacin:qu formato y qu6 medio guardar, separarlos documentosesencialesde los de apoyo, etc. Por supuesto, puede haber datos valiosos en ficheros de casos en los que no hay variacin o deformacin significativas del programay las intencionesdel organismo, pero que deberfan acopiarse nicamente si se atienen a los criterios de valor informativo. Dichos datos no contribuyen al valor testimonial o colectivista de la imagen, porque se da por supuesta (y debe darse) dicha conformidad en la imagen, a menos que est documentadade otro modo medianteel modelo que se trata en el Capitulo 3, y tambin este bien descrita en otras muchas fuentes (ficheros temticos, publicaciones,manuales de procedimiento, etc.); reunir ficheros voluminosos de casos simplementepara probar dicha conformidad no tiene sentido. El concepto y el t&mino son de Trudy Petersons,en la carta que me envi el 19 de marzo de 1990.

2.

3.

PGI-91IWS/3 - pg. 58 4. Como se apunt anteriormente,tratar sobreel calendario de los documentosy su destino va ms alhi del alcancede este estudio. Est a disposicin de los que deseenproseguir el tema un informe extenso que analiza estos problemas y propone un enfoque activo y planificado del destino de los documentos. Vase National Archives of Canada, Scheduling Task Group, Strategic Planning Framework Study for the Disposition of Government Records, (Estudio del marco de referenciade la planificacin estratgica del destino de los archivos gubernamentales),30 de enero de 1989 (informe final del grupo, redactado por Cynthia J. Durance). Un estudio anterior pero todavfa til del tema es el de Task Forte on Appraisal and Disposition of Federal Records de los National Archives and Records Service (ahora Administration), Appraisal and Disposition Policies in NARS: A Report and Recommendations to the Archivist of the United States on Performanceof the Appraisal and Disposition Functions in the National Archives and Records Service (Polticas de evaluacin y destino del Servicio de Archivos y Registros Nacionales: Informe y recomendacionesa los archiveros de Estados Unidos sobre el desempeode las funciones de evaluaciny destino en el Servicio de Archivos y . Registros Nacionales), de 1983. Tal vez esto est expresadoen t&minos ms contundentesen la declaracin de poltica de los Archivos del Estadode Nueva York: Si hay cualquier principio archivfstico que resuma nuestra actividad de evaluaci6n, es el de que todo documento debe rechazarsea menos que haya justicaciones definidas e imperativas para su conservacin, citado en F. Gerald Ham, Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of Abundance en Nancy E. Peace, ed., Archival Choices (Lexington, 1984), pag. 136. Ham titula acertadamente estaseccinde su articulo evaluacindisciplinada. Hans Booms, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of Archival Sources,Archivaria 24 (verano 1987), pg. 95. El comentario de Booms se sita en el contexto de la defensa de un enfoque activo por parte de los archiverosde seleccionarlos mejores documentosen vez de reaccionarpasivamentea los programas de destino de documentos presentados por los departamentos, con la principal intencin de almacenaren centros o destruir los menos importantes y los ms voluminosos. A esterespectovasetambin el Capitulo 3.7. Por ejemplo, hay 80.000 pies cbicos de documentosde pensionesmilitares y afines del siglo XIX bajo custodia de la Administracin de Archivos y Registros-Nacionales(carta de Trudy Peterson al autor de 19 de marzo de 1990). Asimismo, el proyecto de evaluacin del Departamento de Justicia de la Administracin de Archivos y Registros Nacionales seleccion para conservacin permanente, tras muy cuidadoso analisis, 39.000 de los 135.000 pies de ficheros de casosde litigios que databande comienzos de los aos 40, y conservar6en lo sucesivo 2.400 pies de los 5.800 pies que anualmente acumula. (Vhse United States,National Archives and RecordsAdministration, Office of . . . Records Administration, mofent of Justrce Case Frles. Final w (Washington, 1989), pgs. l-3.) En el encomiado y muy intenso analisis de evaluacin del FBI se trataron ms de cinco millones de ficheros de casos, 500.000 pies, y cien millones de fichas de fndice. De todo ello, casi 1,2 millones de ficheros de casos, la NARA va a retener un total de 50.000 pies. (Vase JamesGregory Bradsher, The FBI Records Appraisal, The Midwem 13 (1988), pgs. 53,61.) Ello constituye para los archivos volmenesingentesde documentospara conservar.

5.

6.

7.

PGI-91/Ws/3 - pg. 59 8. Acerca de las caractersticas especiales de los documentoselectrnicos , . y su importancia para la evaluacin, vaseHarold Naugler, Evaluacin nor los arclnvos de los registros . . bibles a mguina: estudio del RAMP con dnectrrceg(Pars, 1984), pgs. 37-41. Vase National Archives and Records Administmtion, B of Dep-nt of . . . ustrce Case Frles. D~SSKQ . Este informe de menos de cincuenta pginas es un ejemplo conciso y excelentede evaluacinde documentosque contienen informacin personal, y su metodologa serinteresantepara los lectoresdel presenteestudio. El modelo seguido por la Justicia se inspir en el del FBI, que a la vez se basabaen el proyecto de actas de tribunales de Massachusetts,dirigido por Michael Hindus. (Vase Bradsher, FBI RecordsAppraisal, Midwestern Archivist, pgs. 55-56).

9.

10. Como se dijo en el Capitulo 1, esto va ms alH del alcancedel presenteestudio. Ademas de los demsestudios del RAMP citados en la bibliografa, el lector que deseetener una visin general de la evaluacin puede remitirse a Maynard J. Brichford, tives 4 . . . ioning (Chicago, 1977). La Annotated Bibliography Mmm.p@. &qmsd and Access on Appraisal de Julia Marks Young publicada en el A~Gx& At&i& 48 (primavera 1985), en las pgs. 190 a 216, enumera 128 artculos, libros y estudios que tratan de la evaluacin y constituye una excelente introduccin a esta materia en general. Un excelente resumen, que va ms alla de su nfasis particular en los documentos universitarios y que se completa con grficos tiles y una lista de factores de evaluacin, es Exploring the Black Box: The Appraisal of University Administrative Records de Frank Boles y Julia Marks Young, en las pgs. 121 a 140 de la misma revista. ll. Se defiende vigorosamenteeste argumento en The Documentation Strategy Process:A Model and a Case Study de Larry Hackman y Joan Warnow-Blewett en Ameritan Amhivist 50 (invierno 1987), pgs. 15 a 17.

12. National Archives and Records Service, mosition of Federal Rec& (Washington, 1981), cuadro 4, citado en Leonard Rapport: In the Valley of Decision: What To Do about the Multitude of Files of Quasi Casesen &rican An&&& 48 (primavera 1985), pg. 178, nota de pie de pgina. 10. Rapport plantea dudas en su trabajo acercade si dichos criterios no dejan pasar todava demasiadosdocumentosintiles a los archivos. 13. El concepto ha sido utilizado en el caso de evaluacindel FBI y en otras investigaciones de muestreo. Para un am@& preciso del valor del sndrome del fichero grueso, vase .. . . National Archives and Records Services,4ppr&al of Denment of Jushce m Case Fi, pgs. 47 a 49. A travCsde la totalidad de las 194 categorlas de documentos evaluadosy tras un cuidadosoanalisis del contenido y el valor de los ficheros, se hallaron los siguientesrangosde valor archivstico: Clasificacin del valor archivstico (%) Ficheros de muestraregular Ficheros de una sola seccin Ficherosde varias secciones
092

MedianoEscaso
292

l9!dQ
82,2 84,l 39,2

090 591

194 19,3

15,2 14,3 36,2

PGI-91/WS/3 - pg. 60 14. El caso se describe con ms detalle en Michael Cook, en -ves ABt9inistration, (Londres, 1977), pgs. 73 y 74 y en carta que Michael Roper me dirigi el 16 de marzo de 1990. 15. El efecto de la legislaci6n sobre la libertad de informacin y la vida privada en el trabajo archivistico se analiza muy acertadamenteen Robert J. Hayward, Federal Access and Privacy Legislation and the Public Archives of Canada, Archivatia 18 (verano 1984), pgs. 47 a 57. Sobre un aspecto que influye directamente en la calidad de la imagen disponible en los documentosque contienen informacin personal, vaseJamesGmgory 6 (primavera Bradsher, Privacy Act Expungements: A Reconsideration, Prove1988), pgs. 1 a 25. Para un ejemplo de la creciente preocupacin por el suministro de informacin personal especialmente delicada a terceras partes, vase Privacy . Commissioner of Canada, &DS & the Prwacy Act (Ottawa, 1989), pgs. 42 a 44. . . VCase tambin Consejo Internacional de Archivos, Access to Arcb and Privacy, . . Proceedhgs of the Twenty-Thlrd Table Conference. . ustm. 1985 (Pars, 1987); y nuevamenteMichel .. . weso. a la ~~cdn y a la transferenciade la infomcr un estudio RAMP (Pars, 1983). 16. Vase Felix Hull, mcin de Tcnicas de Muestreo y la Conservacin de . . Bocurwrtos: Estudro del RAMP y tictr ces (Paris, 1981). Los dos estudios de casos ms conocidos son el de los National Archives and Records Service: &,praisal of ti . . Records of the Federal Bureau of Investm&on.. A Report to m Harold T. Greene, . . . . Y.S. (Washington, 1981), y el de Michael Stephen Hindus, Theodore M. Hammett y Barbara M. Hobson: The F&s of the . . An Analvsrs (Boston, achusettsSuperior Court. 1859-1959. and a Plan for a 1979). Vase tambin el caso de evaluacindel Departamentode Justicia descrito en la nota 7. 17. Los siguientes prrafos siguen muy de cerca el texto de Trudy Huskamp Peterson: . Summary of Sampling Techniques, en sus &sic Archival Wo&&~p Fxercrses (Chicago, 1982), pgs. 12 y 13, aunquese han aadido algunos puntosy se han ampliado algunosdetallesy algunosejemplos. 18. Estoy muy reconocido a mi colega Tom Nesmith por esta subdivisin tripartita del borrador (marzo de 1990) de su trabajo de poltica: Sampling Textual Archival Records in the Govemment Archives Division, National Archives of Canada. 19. National Archives of Canada,RecordsRetention and Disposal Authority 881012. 20. Como ejemplo vase Rapport: In the Valley of Decision, man Archivist, pgs. 173-189, y su clsico anterior: No Grandfather Clause: ReappraisingAccessioned . Records, en Maygene F. Daniels y Timothy Walch, eds., Aern Archives Re& (Washington, 1984), pgs. 80 a 90, artculo que se public por primera vez en 1981.

IGI-91/WS/3 - pg. 61 5. DIRECTRICES Las siguientes directrices esti encaminadasa resumir los puntos decisivos de este estudio. Pueden servir de klice de los razonamientosy ejemplos ms completos presentados en el informe, ya que cada directriz lleva, sealadas con corchetes,referenciasal capitulo y al pArrafo o prrafos pertinentesdel propio texto. En general, las directrices siguen el orden de los cuatro capitulos anteriores y se centran en las acciones0 instruccionesapropiadaspara el archivero y el documentalista que se ocupan de los documentos con informacin de fndole personal En el presente estudio, dichos documentos se limitan nicamente a los registrados en formato de papel (o textual) [vase 1.151 que se organizan o recuperan mediante identificadores personales,como el nombre o el nmero de la seguridad social [2.15]. En el estudio, los ficheros temticos y los ficheros de polftica, no han de considerarse como documentos de informacin personal a efectos de evaluacin. Si bien puede haber excepciones ocasionales, la informacin personal que figura en dichos documentos es secundariaen lo que ataea su objetivo principal y se deberkmevaluar como parte de sistemas y series ms amplios de registros por ficheros a los que pertenecen,utilizando criterios de evaluacin un tanto diferentes o modificados. De modo similar, los ficheros de casos clasificados, etiquetadosy recuperadospor nombresde grupos, asociacionesy empresas,y no de individuos, se deberanevaluar tambin por separado. Los archiveroscuya lengua maternano es el ingl& puedenremitirse a la seccinespecial C2.3- 2.101en la que se definen los trminos archivfsticosutilizados en el presenteestudio. Las principales directrices que se desprenden de esteestudio figuran a continuacin: 1. Los documentos que contienen informaci6n personal tienen valor para los archivos porque: - protegen los derechosde los ciudadanos[ 1.21, - fomentan las investigacioneshistricas y de otra ndole para poner de .manifiesto la memoria colectiva de la sociedad[ 1.31, - contribuyen al desarrollode las polticas de la administracin pblica [ 1.41,y - respaldanlos interesesgenealgicos[ 1.51. 2. Existen varios problemas de envergadura en la evaluacin de los documentos que contienen informacin personal: - su enorme volumen [ 1.71, - su calidad fragmentariay desigual [ 1.81,

PGI-91/WS/3 - pg. 62 - la creciente preocupacin por la violacin de la intimidad personal al permitir, en primer lugar, el acopio de dichos datos o su difusin ulterior [ 1.91,y - la presin poltica que se ejerce sobre los archivos para que acepten gran nmero de documentos con informacin personal que, segn otros criterios, tendran un valor archvsticolimitado o carecerkn de l. 3. En especial en Amrica del Norte los archiverosno han elaborado una teorfa idnea de evaluacin y, en consecuencia,la adquisicin de documentos ha sido a menudo fmgmentaria, inconexa y de poca calidad [ 1.121.Esta flagrante omisin terica, si bien es grave para todos los tipos de documentos, es especialmente perturbadora para aquellos que contienen informaci6n personal, debido a los problemas especiales que plantean (vase la antes mencionadadirectriz 2). 4. La informacin personal se define como cualquier informacin sobre una persona identificable registrada en cualquier formato [2.11]. Gran nmero de ejemplos de dicha informacin figuran en esta seccindel estudio, as como muchos tipos de documentosen que figura una informacin personal y muchos de los contextos o funciones gubernamentalesen . que se originan [2.11 - 2.131. 5. Se presenta en detalle una tipologa material de las seis categorfas principales de documentos o series de documentos donde se puede encontrar una informacin personal identificable. Son las siguientes: - formularios, - listas y registros, - compendiosde correspondencia y volmenes, - ficheros de casosrelativos a acontecimientosespecffkos, - ficheros de casosrelativos a acontecimientoscontinuos, e - ndices C2.16:a. a f.]. Al evaluar los documentos de informacin personal, se debern tomar en consideracin los nexos materiales entre los documentos [2.17], otros medios de difusin y aparatos conexos [2.18], y la ordenacinde los documentos[2.19]. 6. Los documentos con informacin personal contienen asimismo caracterfsticas importantes basadasen su contexto, y dichos factorescontextualesson: - su alcancey cobertura, - las circunstanciasque acompaansu produccin, y - su ubicacin en la jerarqufa administrativa [2.20]. 7. Determinadas categoras de informacin personal son fundamentales y debetan ser conservadas por los archiverosdel mundo entero. Son las siguientes: - los documentosque dan testimonio del estadocivil, - los documentosde registro de tierras, - determinadosdocumentosjurdicos y legislativos, y - el censonacional de la poblacin [2.22 - 2.231.

PGI-91/WS/3 - pg. 63 8. Por razonesde eficacia, se trata por separadola evaluacinde los documentos relativos al personal de la administracin pblica, si bien la mayoria de ellos figuran en los ficheros de casos relativos a acontecimientos continuos. Aunque reviste suma importancia la versin electrnica de dichos documentos,se deberanconservaren algunosde los ficheros de casosen formato de papel. Se proponen criterios de seleccin,comprendidala utilizaci6n de los niveles que existen dentro de la jerarqufa y de las categodasespecialesde empleadospara constituir por separado ficheros importantes, as como otros factores para determinar su posible valor informativo. Se propone que los documentosreferentesal personalde la polica nacional y de las fuerzas armadasde cadapsis reciban un tratamiento an&logo[2.24 - 2.281. 9. Se examinanlas polticas de evaluacin por las cualesse obliga a vecesa los archivos, mediante presionespolticas o pblicas, a registrar determinadosdocumentosque, si no fuera as, no conservarfan.El crecienteinten?spor la genealogfaconstituye en el presenteestudio un tema principal de interk Si bien la informacin geneaI6gicase acopia mejor dentro de la categorade documentosfundamentales(vasela directriz 7) o por mediacin de otras fuentes, y puede aparecerde modo incidental en muchasseriesy muestrasde documentos de archivo adquiridos por otros motivos, la inmensamayora de ficheros de casosprocedentesde la mayor parte de los programas operacionalesno deberan ser conservadospor un archivo nacional meramente por su valor genealgico. Si fuera ste su nico valor, debetian casi siempre destruirse [2.29]. 10. Es importante estableceruna distincin (como se haceen los Capitulos 3 y 4 del presente estudio) entre los documentoscon informacin personal-primordialmente las seriesde ficheros de casos y de ficheros de casosindividuales- que, por un lado, poseenun valor permanente, por lo que revelan colectivamente acerca del fenmeno que describen o por los testimonios que contienen acercade las operacionesgubernamentales y, por otro, aquellos que poseenun valor informativo por lo que ponen de manifiesto acercade personas,lugareso cosasconcretas [2.30]. ll, En el Captulo 3 se aborda el primero y el ms difcil de dichos problemas: cmo determinar el valor colectivo y testimonial en las seriesde ficheros de casos. Se propugna un modelo terico de macroevaluacin que se centra en primer lugar en las fuerzas sociales dinmicas que intervienen en la creacin de los documentos con informacin personal. Es necesario comprender la fndole de la interaccin entre el ciudadano y el Estado y las numerosasvariablesque de ella se desprendenantesde que el archivero pueda determinar con precisin la serie que seria mejor evaluar. Por lo tanto, en primer lugar, la.evaluacin de los ficheros de casos que contienen informacin personal deberla pasar del plano material al conceptual, de los documentosconcretos a las funciones y estructurasde la sociedada las que obedecela produccin de dichos documentos[3.1- 3.51. 12. Este planteamiento conceptual de la evaluacin requiere que en sus actividades cotidianas los archiverosse sometana un programa de investigacin.La evaluacinconstituye una tarea de an&sis minucioso y de investigacinarchivistica, diplomtica e histrica, y no es un mero procedimiento o proceso. La aplicacin de directrices o listas de verificacin en el procesode evaluacin, as como la formulacin de estrategiasms ampliasde adquisicin, ~610 funcionan si esa aplicacin se fundamentaen un entendimiento cabal por parte del archivero de: los antecedentes del autor de los documentos, susfunciones oficiales y mandatos jurdicos,

PGI-91lVVSl3 - pg. 64 su estructuraorganizativa interna, sus procesosde adopcin de decisiones, susprocedimientos de produccin de documentos,y las modificaciones en todos estospuntos con el pasodel tiempo [3.6]. 13. Este planteamientoconceptualde la evaluacindebe complementarsecon la importancia concedida, en funcin de los archivos, a la documentaciny a las actividadesde ordenacin de los documentos. En un medio orientado hacia la evaluacin, los archiveros se concentran activamente en 5% (o menos) de los documentosde los fondos gubernamentales que poseen valor permanente, en vez de dedicarse pasivamentea aprobar la destruccin del 95% que carecede valor continuo [3.7 y 4.81. 14. Los archiverosdebenincorporar polticas y mandatosinstitucionalesde adquisicin en el marco de su evaluacin,ya que stos tambin definen (y normalmenterestringen) el mbito en que podran adquirirse los documentos[3.8]. 15. La utilizacin actual y anticipada de los documentos, y, en consecuencia,las consultas con los usuarios, no deberancumplir una funcin preponderanteen el proceso de evaluacin. Sera mejor que los archiverosprestaranmenos atencin a los posiblesusos de los documentos en el futuro y que se centraran ms en elaborar criterios para que los documentos que se adquieranreflejen los valores,los modelos y las funciones de la sociedadcontempokrea de los productores de los documentos [3.10,3.6]. 16. A lo largo del tiempo, los departamentosy organismosdel gobierno han de reflejar la imagen de la sociedad -es decir, reflejar las esperanzas, las aspiraciones,las actividadesy los desengaosarticulados por sus ciudadanos,y todo ello ser evidente al m&ximo cuando sea ms inttnsa la accin recproca entre el ciudadano y el Estado. El modelo presentadoen este captulo trata de explicar los mecanismoso situacionesde la sociedad en que el ciudadano acta en reciprocidad con el Estadocon objeto de conseguiruna visin ms clara (y, por tanto, el mejor testimonio documental) de la dinmica y los problemasde la sociedad.La evaluacin consistira as en asegurarun alto nivel de calidad de la imagen reflejada en los documentos seleccionadospara su conservacinarchivstica [3.10 - 3.161. _ 17. En el modelo hay tres factores que definen la accin recproca entre el ciudadano y el Estado: ., e el programa [3.18 - 3.221, el organismo [3.23 - 3.261,y el ciudadano [3.27 - 3.281.

A partir de esta accin recfproca se crean los documentos que contienen la informacin personal que debem evaluar el archivero. Observando uno tras otro estos tres factores y analizando las variantes decisivas de cada uno, estas secciones del captulo estudian el planteamiento de macroevaluacin adecuado para seleccionar dichos documentos. Esta explicacin de la accin recproca del programa, el organismo y el ciudadano se centra en el mecanismo, la ubicacin o la irdole de la formacin de la imagen de la sociedad que el archivero debeti considerar. Esta accin recproca varia mucho de una a otra de las acciones recprocas entre el ciudadano y el Estado y, por consiguiente, de una serie a otra de documentos resultantescon informacin personal. Segn el tipo de variacin de que se trate,

PGI-91/WS/3 - pg. 65 los documentos poseen ms o menos valor permanente. En resumidas cuentas, la regla general de evaluacin de este modelo consiste en que, cuanto ms restringido y menos flexible sea el alcance de la accin recproca entre, el ciudadano, por un lado, y, por otro, el administrador (u organismo) y el programa, menos importancia revestirn los ficheros de casos con informacin personal en lo que atae a deslindar la imagen de la sociedad [3.29 - 3.311. 18. Los archiverosdebernevaluar de modo global las seriesde documentos que contienen informacin personal, como parte de un universo ms amplio de informacin. No hacerlo as equivaldra a empezar por la base de la piramide archivstica con los documentos ms voluminosos y reiterativos que poseenmenos valor, en vez de comenzar por la cspide. Hay que establecertres fasesgeneralesde evaluacinde los ficheros de casos: - Comenzar por los ficheros polticos, seguidos por los ficheros temticos, los documentoselectrnicos,los documentosde la administracincentral, los manualesde procedimiento y formularios, y la informacin publicaday casi publicada - S610 tras determinar qu documentos polticos y temticos, y quC bases de datos electrnicoshan de ser conservados en los archivos,as como la disponibilidad de otras informacionespertinentes,podr el archivero evaluar tanto la nitidez de la imagen en la accin recproca entre el ciudadano y el Estado como el valor de los documentos conexos de casos que contienen informacin personal para poner de relieve dicha imagen de modo colectivo o global. - Por ultimo, si la serie de ficheros de casoscarecede valor en lo que atae a poner de relieve la imagen colectiva y social, no por ello debe dejar de evaluarse, en ltima instancia, en aras del valor informativo que podria te,ler acercade personas,sucesosy lugares concretos. Por tanto, dentro de este planteamiento global, el hecho de examinar concretamente los documentos que contienen informacin personalconstituye, irnicamente, el ltimo paso y no el primero para su evaluacin [4.1 - 4.31. 19. Existe una estrecha relacin entre la evaluacin archivstica y un slido programa de gestin de documentos.Aunque puede haber diferenciasen las prioridades que podrfan actuar contra este planteamiento global de ordenacinde los documentosdescrito en la directriz 18, la observanciade la planificacin estratgicadel proceso de programacin podra reducir esos problemas [1.13,4.4,4.7]. 20. Al evaluar los documentos,los archiverosdeben adoptar el concepto de ramificacin. Si existen varias series interrelacionadasde documentos con informacin personal, hay que evaluarlasconjuntamente para que la informacin redundantese pueda identificar con mayor facilidad, y realizar as una mejor evaluacin[4.5]. 21. El almacenamientoen centros de documentos podria servir para obtener distancia y perspectiva al tomar decisiones de evaluacin, sobre todo para las series de. documentos relacionadoscon asuntospblicos o funciones gubernamentales de carcter polt?micoque son objeto de acaloradosdebatesen los foros pblicos y que estn cargados de emotividad para muchos ciudadanos (comprendidos los archiveros) en el momento en que se producen. Los

PGI-91/WS/3 - pg. 66 documentalistas y archiveros debern precaverse contra la utilizaci6n excesiva de esta estrategiaa fin de evitar que se ocupen los centroscon documentosintiles e incurrir en costos de almacenamientocadavez ms elevados. 22. La regla principal de trabajo de los archiveros para la evaluacin de todos los documentos consiste en destruirlos. El inters del archivero no debe centrarse en explicar lo que se destruye, sino ms bien en justificar lo que se conserva. [4.8, tambin 3.71. 23. Las series de ficheros de casos y otros documentos con informacin personal se deben conservar habitualmente en formato electrnico en vez de formato de papel, cuando existen uno y otro. Muchas son las ventajas de la versin de lectura automatizada del documento, ademsdel evidente ahorro de espacioy de costosde almacenamiento: la manejabilidadde la informacin, la facilidad del anonimato que permite el accesopblico en la perspectivade una legislacin ms rigurosa sobrela intimidad, - la vinculacin con otros datospara crear nuevasbasesde informacin y - el potencial de agregaciny analisis estadstico[4.11, vasetambin 2.241. 24. Los documentos que contienen informacin personal no deben conservarsenicamente para registrar la importancia histrica de un programa o de un organismo per se (en oposicin al concepto de -iluminar la imagen de la sociedado de conservarinformacin sobre personas, lugares y cosasconcretos). La nica excepcinestriba en que a vecesse podrfa conservaruna muestra reducida de ficheros de casos para indicar las formas utilizadas cuando el programa revesta particular importancia y no se pueden obtener en ninguna otra parte,. lo cual, por irona, podra ser particularmentecierto en el caso de programasmalogrados [3.20]. El hecho de conservar amplios ejemplos o muestras ms formales nicamente para mostrar los procedimientos del organismo o la ndole de sus operacionescotidianas rara vez esjustificable [4.12, tambin 3.18,3.26,3.27]. 25. Los archiveros deben asegurarse de que no concedendemasiadaimportancia a diversos tipos de documentos. No pueden evaluar una serie voluminosa de ficheros de casos mediante un sondeo puntual o aceptandola palabra de los funcionarios del organismo de que varios documentos se duplican en otras seriesy/o en otros niveles de la jerarqufa administrativa. Se propone como solucin una metodologa de muestreo con fines de evaluacin (mas bien que de adquisicin) [4.15]. 26. Una vez que se haya aislado una serie como valiosa por su valor colectivo y testimonial para la imagen de la sociedad, se emplean criterios especficosde evaluacin con objeto de estimar la serie en su conjunto [4.16 - 4.181: - la integridad, - la autenticidad, - la singularidad, - la relacin con otros documentos,

PGI-91/WS/3 - pg. 67 - las fechasy el lapso de tiempo, - la extensin, - la facilidad de uso, - un factor de flexibilidad opuestoa la rigidez. 27. Para los documentos que ~610 tienen valor por el carcter informativo de casos especiales dentro de una serie, se proponen asimismo criterios especficos de evaluacin. Estos se refieren a casosque: - al establecer un precedente, originaron un cambio importante de poltica o de procedimiento; - estabanimplicados en un litigio de envergadura; - habanrecibido gran atencin por parte & los medios de comunicacin; - haban sido ampliamente reconocidos por las autoridades establecidas fuera del organismo debido a su singularidad, o hablan sido examinados detalladamenteen el informe anual del organismo presentado a su patrocinadorjurfdico. Ademas de otros varios factores cualitativos propuestos para diferenciar los pocos ficheros importantes de los muchos ficheros de rutina, tambin se examina y recomienda el . empleo del mtodo del fichero voluminoso [4.19 - 4.201. 28. Varias cuestionespticticas y de conservacininfluyen en la evaluacinarchivstica: - los costosde almacenamientoy otros, - las prohibiciones reglamentarias, - la conversin a los mediosde comunicacin, - la oportunidad de las transferenciasde documentos, - las redesde archivos, y - el accesoy las restriccionesen relacin con la intimidad [4.21 - 4.271 Las repercusionesde estos factores en la evaluacin se explica con cierto detenimiento en estassecciones. 29. Si los documentos se siguen utilizando activamente en un organismo o pudieran ser objeto de muchaspeticionesde libertad de informacin o de intimidad, es aconsejableextender su periodo oficial de retencin y retrasar as su transferenciaa los archivos a fin de evitar una carga excesiva de trabajo de referencia. A la inversa, si los documentos se encuentran materialmente amenazadosde destruccin o por una reordenacin que hara desaparecersu orden original, los periodos de retencin deben acortarse y los documentos deben gozar de proteccin en los archivos lo antesposible 14.251. 30. Tras haber llevado a termino la investigacin y el an&lisisde evaluacin, el archivero deberescogerentre las cinco opcionesde evaluacinsiguientes: - conservartodos los documentos, - conservar~610los documentosclave de los ficheros,

PGI-91lWS/3 - pLig.68 - tomar muestrasde los ficheros, - seleccionarun ejemplo de los documentos,o - destruir todos los documentos[4.28]. 31. Para comodidad de los usuarios de este informe, se resumen los cuatro mtodos principales de muestreo,con ejemplos y las ventajasy desventajas de ca& mtodo observado: muestreoestadsticoal azar o muestreoprobabilstico, muestreosistemticoo con basematerial, muestreoejemplar 0 cualitativo, y muestreoexcepcional [4.30 - 4.361.

32. La complejidad y la estratificacin de la mayora de las decisionesde evaluacinrelativas a la serie de documentoscon informacin personaldependerandel organismo, el programa, los ciudadanos y la ndole de los documentos. Se ofrece un ejemplo concreto basado en los ficheros de casosde inmigracin en Canad,que podrfa ser til para los lectores [4.37]. 33. En conclusin, cuando se evalan los documentos que contienen informacin personal tal como se definen en el presenteestudio, el archivero debe tener en cuenta cuatro factores en el orden siguiente: - la investigaciny la aplicacin del modelo de macroevaluacinde la imagen de la sociedad; - la utilizacin de un planteamiento global de la evaluacin y programacin de los documentos; - la aplicacin de reglasgeneralesde trabajo y de criterios especficosde evaluacin; - la moderacin de la decisin, si al llegar a este punto sigue siendo positiva, gracias a todas las consideracionespertinentesde carcter prctico, poltico y de conservacin que puedanexistir. En la mayoria de los casos, estas ltimas podrfan dar por resultado-alguna forma de muestreocomo la mejor opcin.

PGI-91lWS/3 - pg. 69 APENDICE EL PROYECTO DEL FBI DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA EVALUACION En el conocido caso de los archivos de la Oficina Federal de Investigacin (FBI), los criterios de evaluacin archivktica fueron formalmente presentadospor la National Archives and Records Administration (Administraci6n de Archivos y Registros Nacionales) en su Informe Final. Aunque no abarcantodos los factores que figuran en el presente estudio, se reproducen aqu dichos criterios como directriz complementaria o lista de control para los archiveros que evalan los documentos que contienen informaciones personales (vase National Archives and Records Service, s of the Records of the Federal Bureau . . of . . Coufi for ae Dlsmct on. A ReDwold T kene U S DBof Columbia (Washington, 1981), Volumen 2, Apndice D, sin numeracinde pginas). , . Caractersticas materrales e intelectuales de la chsifica~n - LContiene la clasificacin investigacionesde un solo tipo o de mltiples tipos de violaciones? - Qucambios se han producido en la clasificacin con el pasodel tiempo? - Cual es el volumen actual de los documentos? Cu&les el ndice de acumulacin? - Qualcancetiene la destruccin? - Qu nivel de valor de investigacin existe en la sede? $obre el terreno y en las legaciones?* - Existeuna correlacinentre el tamaodel fichero y el valor de la investigacin? - ~Existe una correlacin entre cualquier otra caractersticaidentificable del fichero y el valor de la investigacin? - @e encuentrala oficina de origen en la sedeo sobreel terreno? - iExiste una diferencia entre el valor de la investigacinde los ficheros de la oficina de origen y los de la oficina auxiliar? - @on excepcionalmenteimportantes determinadasoficinas sobre el terreno para este tipo de investigacin? - Es viable conseguir una muestra procedentede todas las oficinas sobre el terreno? LDe una sola?$e varias?

Legaciones esel tthuiuo con que se conocenlas oficinas del FBI en el exrranjero.

PGI-91/wS/3 - pg. 70

- LConservanlos Archivos Nacionalesotros documentossobrela misma actividad? - &Ml es la disposicin, segnel programa, de los documentosde otro organismo que registrala misma actividad? - @ueden vincularselos documentos del PB1 con los documentos de otro organismo? Con qu6 grado de facilidad? - iTiene el FBI jurisdiccin primaria, compartida o secundariaen lo que se refiere a esta violacin? - Constituyen estos documentos una fuente principal o una fuente secundaria de informacin sobre la violacin? Si es secundaria,son necesariospara documentar la violacin? - Existen otras fuentes en los archivos de la Gficina referentesa la informacin sobre sus actividades en esta esfera de investigacin? @tal es la disposicin de dichos documentos? iExiste suficiente documentacin por la Gficina que se encuentre estrechamente vinculada con la violacin en la clasificacin considerada? Informacin en el fichero de casos - Quimportancia reviste la violacin que constituyeel tema de estosficheros? - iQu importancia tiene la informacin que figura en estos ficheros acerca de la violacin? - Quimportancia atribuy la Oficina a la violacin? - iQu6 tipos de informacin figuran en esosficheros? - Cmo se comparan los ficheros de casos, que reflejan el modo en que se llevan a cabo concretamentelas investigaciones,con las polticas declaradasacerca del modo en que se suponeque se llevan a la practica? - ~Documentanlos ficheros la utilizaci6n por la oficina de tcnicas extraordinarias o discutibles ylo violacionesde los derechosconstitucionales? - Qu tipos de investigacin se pueden efectuar a partir de estos ficheros? Qu probabilidad existe de que se lleven a cabo? - LESsusceptiblela informacin de analisisestadstico? - A falta de dicha informacin, resultar&n perjudicadoslos estudiosen una determinada esfera?

PGI-9 llWSl3 - pag. 7 1 BIBLIOGRAFIA SELECTA

En la siguiente bibliograffa se enumeranfuentes selectivasque el lector podra consultar para investigar con mayor detenimiento algunos de los temas mencionados en el texto (no figuran referenciasa cadauno de los puntos citados en las notasadjuntasa cadacapitulo). Para disponer de bibliografias ms detalladas sobre la evaluacin y otras cuestiones conexas, el lector debera consultar la excelente Annotated Bibliography on Appraisal (Bibliograffa anotada sobre la evaluacin),de Julia Marks Young, -can Archiv& 48 (primavera 1985), pginas 190-216, donde se enumeran y resumen 128 ardculos, libros y estudios que . versan sobre la evaluacin, o bien las seccionespertinentes del conocido Modem Archives and . . Manuscripts: A Select Blbho& (Archivos y manuscritos modernos: una bibliografa selecta),de Frank B. Evans, Society of Ameritan Archivists (Chicago, 1975).
* * *

Anderson, R. Joseph, Public Welfare Case Records: A Study of Archival Practices, . errcanArchivist 43 (primavera 1980), pginas 169-179. Bearman, David, y Richard Lytle, The Power of the Principie of Provenance,Archivaria 21 (invierno 1985-1986),pginas 14-27. . . . . . A I-IaS0nca.l Bemer, Richard C., Archival Theory and Practrcem the United States. Anal= (Seattle y Londres, 1983). Bick Wolfgang, Reinhard Mann y Paul Mller, SozialwissenschaftlicheDatenkunde fr prozess-produzierte Daten: Entstehungsbedingungen und Indikatorenquahtt, en Wolfgang Bick, Reinhard Mann, y Paul Mller, eds., &&lforschung und Verwaltunpsdaten (Stuttgart, 1984). Boles, Frank, Mix Two Parts Interest to One Part Information and Appraise Until Done: Understanding Contemporary Record Selection Processes,Ameritan Atchiv& 50 (verano 1987), pginas 356-369. Boles, Frank, y Julia Marks Young, Exploring the Black Box: The Appraisal of University Administrative Records,Ameritan Archivist 48 (primavera 1985), pginas 121-140. Booms, Hans, Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issuesin the Appraisal of Archival Sources, Archiva& 24 (verano 1987), pginas 69-107 (es una traduccin de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer, quienes presentan asimismo una breve introduccin del artculo original de Booms, 1972, publicado en ehe 7eitschri& Val. 68). Bradsher, JamesGregory, The FBI Appraisal, The Midwestem Archivist 13 (1988), pginas 51-66. Bradsher, James Gregory, Privacy Act Expungements:A Reconsideration, Prove. (primavera 1988), pginas l-25. 6

PGI-91AVSl3 - pg. 72 Brichford, Maynard J., Archives and Manuscripts: Appraisal & Accessioning, Society of Ameritan Archivists Basic Manual Series(Chicago, 1977). Buckland, Y., PersonnelRecords,Approachesto Problemsin Records Management1, Society of Archivists RecordsManagementGroup (Londres, 1985). Bttner, Siegfried, The Appraisal of Public Records Containing Personal Data: An Essay on an Unsolved Problem, (manuscrito preparadopor la reunin del grupo de expertos del CIA, celebrada en Coblenza, Repblica Federal de Alemania, en marzo de 1989: para ms informacin, vaseel prefacio). Biittner, Siegfried, Ressortprinzip und berlieferungsbildung, en Friedrich P. Kahlenburg, de und zur ed., Aus der Arbeit der Archive: Beit@ge zu Arch vwesen. zu Quell& Geschichte.Festschrift fr Hans Booms (Boppardmam RhLin, 1989), piginas 153-16 1. Canada,National Archives of Carrada, GeneralRecordsDisposal Sched& (Ottawa, 1986). Canada, National Archives of Canada, Scheduling Task Group, Strategic Planning Framework Study for the Disposition of Govemment Records, 30 de enero de 1989 (informe final del Grupo, redactadopor Cynthia J. Durance). Canada,Privacy Act, 29-30-31 Elizabeth II, c. ll 1. Canada,Supply and ServicesCanada,PersonalInformation Index 1988 (Ottawa, 1988). Charman, Derek, Records Survevs and Schedules:A RAMP Study with Guidelines (Pars, 1984). Cook, Michael, The Managementof Information from Archives (Aldershot, 1986). Cook, Michael, Archives Admmtion: A Manual for Intermediate and Smaller Organizations and for Local Government (Londres, 1977). Cook, Terry, Billions of Records: What to Keep -- What to Destroy? The Archivist 13 (marzo-abril 1986), pginas 1-3. Cook, Terry, From Information to Knowledge: An Intellectual Paradigm for Archives, Archivaria 19 (invierno 1984 1985), pginas28-49. Cook, Terry, Media Myopia, Archiva& 12 (verano 1981), pginas 146-157. Cook, Terry, The Tyranny of the Medium: A Comment on Total Archives, Archiva& 9 (invierno 1979-1980), pginas 141-150. _ Couture, Caro1 y Jean-Yves Rousseau, The Life of a Document: A Global Approach to Archives and Reco ds Manaeement (Montreal, 1987), (Traduccin inglesa de JRS archivesau e si&&, 1982).r

PGI-91/WS/3 - pg. 73 Cox, Richard J. y Helen W. Samuels,The Archivists First Responsibility: A ResearchAgenda to Improve the Identification and Retention of Records of Enduring Value, Ameritan Archivist 5 1 (invierno-primavera 1988), pginas28-42. Cox, Richard J., A Documentation Strategy Case Study: Westem New York, Ameritan Archivist 52 (primavera 1989), pginas 192-200. Craig, Barbara L., Meeting the Future by Retuming to the Past: A Commentary on Hugh Taylors Transformations, Archivaria 25 (invierno 1987-1988),pginas7-l 1. . Duchein, Michel, Obstaclesto the Access. Use and Transfer of Information From Archives, A RAMP Study (Pars, 1983). Duranti, Luciana, Diplomatics: New Usesfor and Old Science,Archivaria 28 (verano 1988), pginas7-27. . Flaherty, D.H., Protectin- Privacy in SurveillanceSocieties:The Federal Repubhcof GeSweden. France.Canda. and the Umted u (Chape1 Hill, NC, y Londres, 1989). Gillis, Peter, The Case File: Problems of Acquisition and Access from the Federal Perspective,Archivaria 6 (verano 1978), pginas 32-39. G~pti, Marilla B., Archival A~~raisal of Records of Imematio& Orga&atiQns: A RAMp Study with Guidelines (Pars, 1985). Hackman, Larry y Joan Wamow-Blewett, The Documentation Strategy Process: A Model axl a CaseStudy, Ameritan Archivist 50 (invierno 1987),pginas 12-47. Ham, F. Gerald, ArchivaI Choices:Managing the Historical Record in an Age of. Abundance, en Nancy e. Peace, ed., Archival Choices: Manaeing the Historical Record in an Age of Abundance (Lexington, Mass., 1984). Ham, F. Gerald, The Archival Edge, en Maygene Daniels y Timothy Walch, eds., A Modem Archives Reader(Washington, 1984). Hayward, Robert J., Federal Access and Privacy Legislation and the Public Archives of Canada, Amhivaria 18 (verano 1984), pginas47-57. Hindus, Michael Stephen, Theodore M. Hammett, y Barbara M. Hobson, The Files of the MassachusettsSuperior Court. 1859-1959:An Analysi s and a Plan for Actroq (Boston, 1979). Hull, Felix, The Use o Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Study with Guidelines (Pars,fi98 1). . . Proceedings o the Intemational Council on Archives, Access to Archives and Privacv. Twentv-Third Intemational Archival Round Table Conference.Austin. 1985 (Pars, 1987): . Ketelaar, Eric, Archival and Records Manageme nt JRP islation and Rewns. Study with Guidelin- (Pars, 1985). . A RAMP

PGI-91/wS/3 - pg. 74 Klaassen,, David J., Achieving Balanced Documentation: Social Services from a Consumer Perspective,The Midwestem Archa vist ll (1986), paginas 111-124. Kula, Sam, The Amhival 1983).
%g~raisal

. . . of Movin~ Imapes:A RAMP Study wlth Gurdehnes(Pars,

Laberge, Danielle, Information, Knowledge, and Rights: The Preservation of Archives as a Political and Social Issue, Archivari 25 (invierno 1987-1988),pginas44-50. Leary, William H., The Archival Appraisal of Photowhs: (Pars, 1985). . . A RAMP Study . with . Gutdehnes

Lutzker, Michael A., Max Weber and the Analysis of Modem Bureaucratic Organization: Notes Toward a Theory of Appraisal, Ameritan Archivist 45 (primavera 1982), pginas 119130. Naugler, Harold, The Archival Anpra&& of Machine-Readable Records:A RAMP Study with Guidelina (Pars, 1984). Nesmith, Tom, The Archival Perspective,Archiva 22 (verano 1986), pginas 8-l 1.

Nesmith, Tom, Archives from the Bottom Up: Social History and Archival Scholarship, Archivaria 14 (verano 1982), pginas 5-26. Parr, G.J., Case Records as Sourcesfor Social History, Archivaria 4 (verano 1977), pginas 122- 136. Peace,Nancy E., Deciding What To Save: Fifty Years of Theory and Practice, en Nancy E. Peace, ed., Archival Choices: Managina the Historical Record in an Aee of Abundance (Lexington, 1984). Penn, Ira A., Arme Morddel, GaiI Pennix, y Kelvin Smith, Records Man@(Brookfield, VT. y Aldershot, 1989). Peterson, Trudy Huskamp, Summary of Sampling Techniques, en su Basic Archivd Workshop Exercises(Chicago, 1982), pginas 12-13. Pinkett, Harold T., Ameritan Archival Theory: The State of the Art, Amencan (verano 1981), pginas 217-222. 44

Rapport, Leonard, In the Valley of Decision: What To Do about the Multitude of Files of Quasi Cases,Ameritan Archiv& 48 (primavera 1985), pginas 173-189. Rapport, Leonard, No Grandfather Clause: ReappraisingAccessionedRecords, en Maygene F. Daniels y Timothy Walch, eds., A Modem Archives Reader (Washington, 1984), p&inas 80-90. Roberts-Moore, Judith, The Office of the Custodian of Enemy Property: An Gverview of the Office and Its Records, 1920-1952, Archivaria 22 (verano 1986), pginas95-106.

PGI-9lAVSl3 - pg- 75 Rumrn, John C., Working Through the Records: Using BusinessRecords to Study Workers and the Managementof Labour, Archivaria 27 (invierno 1988-1989), pginas67-96. Samuels, Helen Willa, Who Controls the Past, Ameritan Archivist 49 (primavera 1986), paginas 109-124. Schellenberg,T.R., The ADDIX~S~~ of Modem Public Records,Bulletin N 8, National Archives and Records Service (Washington, 1956). Skemer, Don C., Diplomatics and Archives, Ameritan Archivist 52 (verano 1989), pginas 376-382. Taylor, Hugh, My Very Act and Deed: Some Reflections on the Role of Textual Records in the Conduct of Affairs, Ameritan Archivist 5 1 (otoo 1988), pginas456-469. United Kingdom, Public Record Office, Sampling Particular Instance Papers, RAD Occasional PaperNo 8 (Londres, 1984). United States, National Archives and Records Administration, Office of Records Administration, umisal of Denartment of Justice Case Files: Final Renort (Washington, 1989). United States,National Archives and Records Service,Appraisal of the Records of the Fw . . Bureau of Investization: A Renort to Hon. Harold T. Greene. U.S. Dlstnct Court fo r the District of Columbia (Washington, 1981). United States, NationaI Archives and Records Service, Disposition of Federal Records (Washington, 1981). United States, National Archives and Records Service, Task Forte on Appraisal and Disposition of Federal Records, Appraisal and Disposition Policies in NARS: A Report and Recommendationsto the Archivist of the United States on Performanceof the Appraisal and Disposition Functions in the National Archives and RecordsService, Washington, 1983.