PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Para estudiar el proceso administrativo, debe tenerse en cuenta que est constituido por: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.

PLANEACION. Definicin. La planeacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base a las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos. La planeacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. Etapas. Para entender mejor como se ejecuta la planeacin, es conveniente descomponerla en tres fases secuenciales: determinacin de los objetivos por alcanzar, toma de decisiones respecto de las acciones futuras, y elaboracin de planes. Determinacin de los objetivos.

La fijacin de objetivos es la primera actividad que debe realizarse: saber adnde se pretende llegar para poder llegar hasta all. Los objetivos son resultados establecidos de antemano que deben conseguirse en cierto periodo. Respecto del tiempo establecido para lograrlos, pueden ser inmediatos, mediatos o remotos. Cuanto ms lejanos estn en el tiempo ms remotos se

vuelven y, por consiguiente, su consecucin se halla sujeta a mayor incertidumbre. Los objetivos inmediatos estn limitados por u periodo de crecimiento a partir del cual se tornan mediatos y, en consecuencia, su consecucin reviste cierta incertidumbre. Toma de Decisiones.

Despus de fijar los objetivos de la organizacin, la tarea de planeacin consiste en establecer las acciones racionales necesarias para el logro satisfactorio de tales objetivos. Por consiguiente es necesario tomar decisiones respecto de cmo conseguir los objetivos fijados. L proceso decisorio es la consecuencia directa de la existencia de varios caminos o cursos de accin alternativos, de los cuales debe escogerse uno. Esta seleccin es el resultado de un proceso de toma de decisiones. Aunque toda planeacin es un proceso de toma de decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de planeacin. El proceso decisivo implica caractersticas especiales como: La toma de decisiones es el ncleo de la responsabilidad administrativa. El administrador de escoger constantemente que se debe hacer, quien debe hacerlo, cuando, donde y, muchas veces como hacerlo. Elaboracin de planes.

La planeacin produce un resultado inmediato: el plan y este constituye el evento intermedio entre el proceso de planeacin y el proceso de implementacin de sta. Todos los planes tienen un propsito comn: la previsin, programacin y coordinacin de una secuencia lgica de eventos que si se aplican con xito, que si se aplican con xito, deberan conducir a la consecucin de los objetivos que los rigen. El plan describe un cursos de accin en un tiempo determinado, representando la respuesta anticipada en el tiempo para conseguir un objetivo fijado, por ello es necesario que proporcione respuestas a la preguntas qu, cmo, cundo, y por quin. Tipos. Puede hablarse de tres niveles de la planeacin:

Planeacin estratgica: es la ms amplia de la organizacin. Sus caractersticas son: Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a varios aos en el futuro. Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recurso y reas de actividad: se preocupa por alcanzar los objetivos del nivel organizacional. Est definida por la cpula de la organizacin en el nivel institucional y corresponde al plan mayor, al que se hallan subordinados todos los dems.

Planeacin

tctica:

realizada

en

el

nivel

departamental.

Sus

caractersticas principales son: Proyectada a mediano plazo, en general para el ejercicio anual. Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos especficos; se preocupa por alcanzar los objetivos

departamentales. De halla definida en el nivel intermedio para cada departamento de la empresa. Planeacin operacional: realizada para cada tarea o actividad. Sus principales caractersticas son: Proyectada a corto plazo, para el futuro inmediato. Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por alcanzar metas especficas. Est definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad. Principios. Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible. Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos. Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

Elementos. Los Propsitos: las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue de forma permanente o semipermanente un grupo social. La Investigacin: aplicada a la planeacin, la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. Los objetivos: representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Las Estrategias: cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo, de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas: son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre Problemas que se repiten dentro de una organizacin. Programas: son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. Presupuestos: son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realidad de dicho plan. Procedimientos: establecen en orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realidad de un trabajo repetitivo.

ORGANIZACIN. Definicin. Como funcin administrativa y parte integrante del proceso

administrativo se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados n su administracin; establecer relaciones entre

ellos y asignar las atribuciones de cada uno. Para conseguir los objetivos, cuando los planes se ejecutan bien y las personas trabajan con eficiencia, las actividades deben agruparse con lgica y debe distribuirse la autoridad para evitar los conflictos y la confusin. Etapas. Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo. Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud. Cargos y tareas: designar a las personas para que lleven a cabo las actividades. Asignar los recursos necesarios Coordinar los esfuerzos

Componentes. La funcin de organizar consta de 4 componentes: tareas, persona, rganos, relaciones. Tareas: el trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de divisin que origina la especializacin de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se derivan de los objetivos definidos en la planeacin, y son la base de la organizacin. Las funciones se subdividen en tareas. Personas: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porcin especfica del trabajo global. En principio, esa designacin debera tener en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, prctica y comportamiento de cada persona. rganos: el trabajo las personas se agrupan en rganos, en la medida en que tengan caractersticas u objetivos semejantes. Los rganos se dispones en niveles jerrquicos y reas de actividades Relaciones: las relaciones son quiz el concepto mas importante en la funcin de organizacin. Es la relacin existente entre los rganos

componentes de la organizacin y entre las personas, con relacin a su trabajo. Adems la relacin existente entre una persona y su trabajo, entre una persona y otra situadas en diversos sectores de la empresa, y la relacin informal entre los participantes en situaciones fuera del trabajo. DIRECCION. Definicin. Es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs, de la motivacin, comunicacin y supervisin. El papel de la direccin es poner a funcionar la empresa y dinamizarla. la direccin es la funcin administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organizacin, y de sus respectivos subordinados. Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de direccin, de hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La direccin incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin

Etapas: Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre varias alternativas. Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente

establecidas para ejecutar los planes

Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos tendiente a la obtencin de objetivos.

Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social.

Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una manera correcta

Principios de la Direccin Motivacin: Es una caracterstica de la Psicologa humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organizacin son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organizacin. La motivacin fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administracin cientfica. Los gerentes determinaban cuales eren la forma ms eficiente de ejecutar tareas repetitivas y despus motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto ms producan los trabajadores ms ganaban el supuesto bsico era que los gerentes entendan el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podan ser motivado mediante el dinero. La conclusin es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan tiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organizacin. Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las

cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; tambin involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.

Comunicacin: La comunicacin es el fluido vital de una organizacin, los errores de comunicacin en ms de una organizacin han ocasionado daos muy severos, por tanto la comunicacin efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra comn para las funciones

administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las polticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razn del intercambio regular de informacin las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta leccin. Equipos y Trabajo en equipo: Un equipo se define como dos o ms personas que interactan y se influyen entre s, con el propsito de alcanzar un objetivo comn. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propsito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comit el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten. Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.

CONTROL. Definicin. Es una funcin administrativa que evala el desempeo aplicado si es necesario medidas correctivas, de manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes. Tambin se define como la medicin y la correlacin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa.

Importancia del Control El control es esencial para llevar un buen desempeo del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carcter, ya que a travs dicha funcin se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstculo o impedimento, es una necesidad administrativa. Etapas. El proceso bsico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos: Establecimiento de estndares

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lgico en el proceso de control seria elaborar planes. Los estndares son simples criterios de desempeo, se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacin en lo que se realizan mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer cmo van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de ejecucin de los planes. Medicin del desempeo.

Aunque este tipo de medicin no siempre resulta practico, la medicin del desempeo con los estndares debera hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurra y se eviten mediante las acciones apropiadas. Si los estndares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados. Correccin de las desviaciones. Los estndares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeo se mide de acuerdo con ello, es ms fcil corregir las desviaciones.

Los administradores sabes exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignacin de las tareas individuales o de grupos. La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administracin y se puede relacionar con las de ms funciones administrativas. Tipos de Control.

Control preliminar. Control concurrente. Control de retroalimentacin.

Tcnicas de Control.

Presupuesto Estado Financiero Punto de equilibrio

Factores a Controlar.

Cantidad Tiempo Costo Calidad

ANLISIS DE PROBLEMA. El anlisis de problema es un conjunto de tcnicas para: Analizar la situacin desde el punto de vista de los involucrados. Identificar los problemas principales en este contexto. Visualizar las relaciones de causa efecto en el rbol de problemas. Mostrar las interrelaciones entre los problemas.

Mostrar el camino para solucionar los problemas. En el marco del planeamiento estratgico tiene sentido utilizar esta

tcnica en situaciones en que se quiere acometer una nueva empresa o se quiere hacer tabula rasa con el pasado, sea por un cambio radical en el entorno de la empresa o porque la organizacin ha perdido la confianza en el planeamiento estratgico. Cmo realizar el Anlisis de Problemas? Reunir a los involucrados en una sala, entregndole a cada uno un conjunto de tarjetas. En ellas los involucrados debern identificar los problemas que encuentran en la organizacin y en su relacin con otras reas. Las reglas del ejercicio son: 1. Formular el problema (percibido por los involucrados) como un estado negativo. 2. Un problema no es la ausencia de una solucin es un estado existente negativo 3. Escribir un slo problema por tarjeta. 4. Identificar nicamente los problemas existentes (percibidos por los involucrados) no los posibles o potenciales. 5. La importancia de un problema no est determinada por su ubicacin en el rbol de problemas.

La evaluacin de una alternativa planteada como solucin de un problema tiene como objeto conocer su rentabilidad econmica y social, de tal manera que asegure resolver una necesidad humana en forma eficiente, segura y rentable. Solo as es posible asignar los recursos econmicos a la mejor alternativa. La habilidad de desarrollar alternativas a menudo es tan importante como seleccionar correctamente entre ellas la mejor, muchas veces la ingeniosidad, el sentido comn reducen las posibilidades, pero es con una investigacin donde se reconocen ms los factores limitantes que obstaculizan

poner en prctica cada alternativa, y solo las que superan estas limitantes deben ser analizadas ms en detalle, para elegir de entre estas la ptima. Para tomar una decisin sobre una alternativa a la solucin de un problema es necesaria que esta sea cometida al anlisis multidisciplinario de diferentes especialistas, ya que la decisin no puede ser tomada por una sola persona con un enfoque limitado, o ser analizada desde un solo punto de vista. Una vez que se tienen las alternativas apropiadas, se har en la planeacin la evaluacin y seleccin de la ptima, para ello se contrasta cada alternativa contra diversos factores, de los que se reconocen dos grupos; los factores cuantitativos que son los que se pueden medir en trminos numricos como el tiempo, costos de operacin, costo de materia prima, etctera; y los cualitativos que son difciles de medir numricamente (algunas veces se les asigna un porcentaje de ocurrencia) tales como huelgas laborales, siniestros, poltica internacional devaluacin, etctera. Evaluacin de alternativas. Implica la determinacin del valor o la adecuacin de las alternativas que se generaron. Cul solucin ser la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero tambin existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este ser una ayuda o un obstculo en el futuro. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisin. Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de accin que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.

Seleccin de la mejor alternativa. Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya est en condiciones de tomar la decisin. Debe considerar tres trminos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar. Maximizar: es tomar la mejor decisin posible. Satisfacer: es la eleccin de la primera opcin que sea mnimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado. Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Una vez seleccionada la mejor alternativa se lleg al final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta seleccin es bastante simple. El tomador de decisiones slo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificacin ms alta en el paso nmero cinco. El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lgico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la seleccin de aquella alternativa que maximizar la meta. Vamos a analizar la toma de decisiones de una forma totalmente racional: _Orientada a un objetivo: Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solucin que ms se ajusta a las necesidades concretas. _Todas las opciones son conocidas: El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinacin. As mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles. _Las preferencias son claras: Se supone que se pueden asignar valores numricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUC. UNIVERSITARIA IUT DE LOS LLANOS P.N.F DE ADMINISTRACION SECCIO I- TRAYECTO I- TRIMESTRE III

VALLE DE LA PASCUA- EDO GUARICO

Facilitador(a): _Marja Zamora

Participantes: _Chvez, Jos CI:22.615.910 _Campos Catherine CI:20.954.725 _Martnez, Milvicet CI:20.260.297 _lvarez Aura CI:24.238.298 _Garca, Yusbeilys CI:

OCTUBRE DE 2012