MR Autor: notas de nuestra consultora Rev.

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CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO
En primer trmino extraje algunos conceptos que pueden resultarle de inters sobre lo qu es un ERP; para que pueda comprender el alcance y limitaciones de implementar sistemas de este tipo. En segundo lugar voy a comentarle algo especfico de Plataforma ERP. En tercer lugar intento graficar cmo podemos compatibilizar; o mejor dicho integrar otros desarrollos al ERP.

Qu es un ERP?

I - ERP - PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES

DEFINICIN Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin integrales que asocian los aspectos operativos, productivos, comerciales, contables y financieros. Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en una sola base de datos. Por lo tanto el ERP contiene produccin, almacenamiento, logstica, activos fijos, finanzas y tambin la contabilidad. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo en todo momento (salvando las limitaciones de permisos y seguridad). Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Reingeniera para eliminar datos u operaciones innecesarias o duplicadas.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y la disminucin de los costos totales de operacin.
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CARACTERSTICAS QUE TIPIFICAN UN ERP Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables:

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Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, el que un cliente haga un pedido o aprobacin de un servicio crea una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, Tesorera, Clientes, proveedores, compras, contratos, control de almacn, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen aprovechar para revisar y alinear sus procesos con el software. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, no siendo siempre imprescindible.

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Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. Esto diferencia un ERP con una suite de gestin o sistema de gestin.

Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples reas, intereses, roles y personajes. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, experiencia del implementador y una correcta metodologa. IMPLANTACIN A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios: Estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP. La consultora tcnica: muchas veces implica programacin, conectividad, seguridad. Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo costo, u omitir contratar un proveedor integrador, que ayude tanto en la implantacin como en los aspectos de tecnologa, y especialmente en capacitacin y gestin del cambio. VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. La instalacin del sistema ERP puede ser costosa. Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente: la falta de efectividad en alguna rea puede ir generando basura de datos que contamina la claridad de la informacin. La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.

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ERP VERSUS SOFTWARE DE GESTIN La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en un nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todos los usuarios en la empresa (obviando por el momento permisos de seguridad) de una manera centralizada. Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones independientes ya sea que duplican la informacin (aun cuando la enlacen luego automticamente) o que no la centralicen en tiempo real en una nica base de datos. Tambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos). En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero muchas veces estn comercial y publicitariamente confundidos. Esto hace que muchas empresas medianas o aun grandes, se enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un software que crean del tipo ERP y que deja fuera de sus necesidades - actuales o futuras - muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el devenir del tiempo.

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II - PLATAFORMA ERP
Muchos especialistas en temas de software empresario aseguran que lo ms valioso en la compra de un ERP, es la calidad e integridad de la base de datos. Esto es as, puesto que esa base de datos constituye el repositorio de Mdulo de todos los datos de la empresa; coexistiendo ms o menos Presupuesto Mdulo de aplicaciones modulares con funcionalidad especfica para llenar o Proveedores .... .... consultar los datos contenidos.
....

Plataforma es un producto certificado con normas ISO y tiene una base de datos con ms de 1000 tablas conteniendo todos los datos necesarios.

BASE DE DATOS

Mdulo de clientes Mdulo Contable

Por lo tanto si bien es cierto que gran parte de los procesos de negocio suelen estar contemplados en Plataforma; ms importante an es que sea posible integrar otras aplicaciones o solicitar desarrollos a medida especficos con el fin de completar la customizacin o de generar informes y reportes ad-hoc.

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Aunque hay ms, estos son los principales mdulos con los que cuenta hoy Plataforma para la optimizacin del funcionamiento de cada una de las reas de la empresa, cubriendo as la totalidad del ciclo operativo. Destacamos que la implantacin de PLATAFORMA le permite a la empresa tener una funcionalidad completa en forma muy rpida y sencilla; integrando de forma casi inmediata todos los procesos de negocio: la gestin de cuentas corrientes, la contabilidad, la produccin, la logstica y las finanzas. A la vez, es de destacar y valorar que si el cliente cuenta con desarrollos propios de software, stos pueden integrarse con el ERP.

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INTEC, QUE ES EL SOFTWARE FACTORY DE LOS PRODUCTOS PLATAFORMA BRINDA APOYO Y AMPLIA DOCUMENTACIN SOBRE EL CONTENIDO Y DINMICA DE LOS DATOS.

III - LOS DESARROLLOS PROPIOS SE INTEGRAN CON EL ERP?

Si bien lo ms frecuente es que Plataforma abarque en forma integral todo el proceso de negocios, existen circunstancias muy particulares en las que podra resultar conveniente integrar algn desarrollo a medida1.

CMO SE LOGRA LA INTEGRACIN?

Se aprovecha al mximo la base de datos y mdulos de aplicaciones de Plataforma, estableciendo un punto de contacto que habitualmente se ubica en las fronteras de las relaciones con el cliente.
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Intec realiza, a solicitud del cliente, desarrollos y ajustes a medida integrados al ERP.
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Dicho de otro modo esto implica sencillamente que el software desarrollado por el equipo de sistemas del cliente utilice las tablas de Plataforma y a su vez que registre datos en la Proveedores base de datos del ERP.
Tesorera

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A modo de ejemplo podemos citar el caso de Contabilidad propio: soporte a un cliente que desarrolla con su equipo de Presupuesto clientes medida de las Activo Fijo sistemas un carrito de compras web; pero Operaciones web clientes este software se alimentar de los artculos, AFIP, .... precios, stocks y otros datos contenidos en la base de datos de Plataforma; generando a su vez una nota de pedido y reservas de stock tpicas de Plataforma. De este modo el proceso sigue siendo dominado por el ERP. Adicionalmente, existen dos mdulos de Plataforma especialmente aptos para sta tareas. Importacin automtica de comprobantes (IMAC): Se define un repositorio ajeno a la base de datos, desde el cual el sistema puede incorporar comprobantes (pedidos, facturas, rdenes de compra, transferencias entre depsitos y remitos). Ver ms Tareas Programadas (TAPR): Es un gestor de tareas que permite que ante un evento lgico determinado el sistema en forma automtica enve correo electrnico, o ejecute una accin de escritura concreta sobre la base de datos.

Desarrollo

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