MANAGEMENT UL EVENIMENTEL OR

SUPORT DE CURS

Page0

Cap. 1 CE ESTE UN EVENIMENT? Un eveniment poate fi descris ca o adunare public, n scopul de festivitate, de educaie, de marketing sau de reuniune. Evenimentele pot fi clasificate n funcie de dimensiunea acestora, tipul i contextul n care au loc. Un eveniment poate fi:

1) Sociale / evenimente pe ciclul de via al individului

Evenimente ca aniversare zi de natere, ziua absolvirii, petrecerea burlacilor, logodna, nunta, aniversare, zi de pensionare, inmormantare etc.
2) Evenimente educaionale i de carier

Evenimente de genul trg educaional, trg de cariere, reuniuni de lucru pe anumit teme, seminarii, dezbateri, concursuri, competiii etc.
3) Evenimente sportive

Evenimente de genul Jocuri Olimpice, Cupe Mondiale, ntreceri de maraton, turnee de tenis etc.
4) Evenimente de divertisment

Evenimente de genul concertelor muzicale, festivaluri, parade de mod, decernri de premii, spectacole de bijuterii, culinare etc.
5) Evenimente politice

Evenimente de genul mitinguri electorale, maruri, turnee electorale etc.

6) Evenimente corporative

Evenimente de genul reuniuni, conferine, expoziii, acini de stimulare/recompensare, lansri de produse, caravane, ntlniri cu consumatorii etc.
7) Evenimente religioase

Evenimente de genul festivaluri religioase, aciuni religioase, reuniuni religioase etc.

8) Aciuni de caritate i colectare de fonduri

CAP. 2 PERSOANELE IMPLICATE IN ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT

Numrul de persoane implicate n organizarea unui eveniment depinde de mrimea i amploarea evenimentului. In timp ce organizarea unei petreceri mici poate solicita doar una sau dou persoane, organizarea unui eveniment foarte mare cum ar fi Jocurile Olimpice companie de management al evenimentelor poate avea urmtoarele categorii de specialiti:
1) Managerul evenimentului

El are urmtoarele responsabiliti:

1. este responsabil pentru planificarea i producerea ntregului eveniment. 2. este responsabil pentru managementul achiziiilor i gestionarea resurselor. 3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului (riscurilor legate

de planificarea de evenimente i de producie)

2) Coordonatorul evenimentului

El este responsabil pentru coordonarea ntregii echipe de specialiti i se asigur c operaiunile sunt eficiente i eficace.
3) Managerul informaiilor

El are urmtoarele responsabiliti:

1. integreaz informaiile obinute prin diferite surse. 2. este responsabil pentru documentaia aferent tuturor operaiunile efectuate nainte de

eveniment, n timpul i dup eveniment.

3. menine baza de date furnizori de servicii, delegai, invitai, organizatori, sponsori,

parteneri, clieni, publicul int, mass-media i personae oficiale.

4. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

managementul informaiilor, cum ar fi pierderea de date)

4) Managerul logistic

El are urmtoarele responsabiliti:

1. responsabil pentru avize personalizate i alte avize. 2. responsabil pentru depozitare de mrfuri 3. asigurari 4. deplasarea bunurilor i mrfurilor de la o locaie la alta n modul cel mai eficient.

5. managementul aprovizionrii i de gestionare a resurselor. 6. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de

managementul logistic, precum furtul de marfa, etc)

5) Managerul securitii

El are urmtoarele responsabiliti:

1.

este responsabil pentru formularea, pregtirea i punerea n aplicare a planului de

securitate i strategii. de exemplu, cum s protejeze delegai, invitai, furnizorii de servicii, organizatori, sponsori, parteneri, clieni, publicul int, bunuri i mrfuri, etc
2. 3.

asigur securitatea n contextul achiziiilor i de gestionare a resurselor. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului, (riscuri legate de

securitate, cum ar fi panica)

6) Managerul cu infrastructura

El are urmtoarele responsabiliti:

1. gestioneaz achiziiile i resursele. 2. nfiinarea i demontare a infrastructurii pentru ntregul eveniment cum ar fi:

0 a. Construcia pereilor frontier, pori de intrare i de ieire, drumurile de acces, alei i locuri de parcare, 1 b. Constructii de camere verzi, camere pentru personal, camere de depozitare, camere tehnice, toalete, sisteme de canalizare, boxe contoare, cabine i chiocuri, 2 c. asigurarea branamentului de energie electric, ap i conexiuni telefonice, 3 d. conservare (de exemplu, curenia). formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de administrarea infrastructurii ca deficit de lucrtori, materiale, disfuncionaliti etc).

CAP. 3 CARIERA IN MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR Event Management este o industrie de multe milioane de dolari, care este n cretere, la o rata de 150% pe an cu evenimente fiind gzduite aproape zilnic. Deci, a face o cariera in management de eveniment este o alegere bun. Organizarea unui perfect sincronizat, bine planificat, bine realizat i memorabil eveniment, necesit supravegherea i serviciile unor profesioniti bine pregtii i cu experien. Prin urmare, societile de administrare de evenimente sunt ntotdeauna n cutare de profesioniti pentru evenimente. Succesul unui manager de eveniment depinde de ct de bine a organizat evenimentul i de msura n care el este capabil de a atinge obiectivele evenimentului i de marketing. Salariul unui manager de eveniment depinde de calificarea sa, volumul de experien n evenimente, mass-media i contacte corporative. Postura de antreprenor dup doi sau trei ani de experien n domeniu este foarte recomandat. Dac putei oferi valoare clienilor dvs, veniturile obinute pot fi considerabile. Abilitile unui manager de evenimente Organizarea de evenimente este o cariera care cere mult munc, grad ridicat de energie, flexibilitate i motivaie, bune abilitati de comunicare, crearea de reele puternice, excelent PR (Relaii Publice) aptitudini, ochi pentru detaliu, abiliti puternice de organizare, caliti de lider, diplomaie, rbdare, cunoatere a pieei i un munte de creativitate. Calificri necesare pentru un manager de evenimente Nu exist nici o cerin minim de calificare pentru a deveni un manager de eveniment pentru evenimente non-corporate. Orice persoan cu puternice abiliti de organizare i PR excelente poate organiza evenimente non-corporate. Totui, pentru organizarea de evenimente corporate, o diplom n management de eveniment, PR, turism, managementul ospitalitii, administrarea afacerilor sau de marketing este o necesitate. Acest lucru se datoreaz faptului c evenimentele corporative sunt organizate pentru a promova i vinde produsele companiei sau servicii sau pentru a construi / consolida imaginea mrcii sale. O persoana cu 2-3 ani de experien de lucru n domeniul de vnzri / marketing poate organiza, de asemenea, evenimente corporate, fr nici o educaie formal n caz de management de evenimente sau de administrare a afacerilor.

Cum s devii organizator de evenimente Putei ncepe cariera n domeniul managementului de eveniment, fie prin aderarea la orice societate de management de eveniment ca un stagiar / ucenic sau prin aderarea la un institut de management de eveniment ca un student. Avantajul variantei din urm este c putei nva lucruri repede i s devenii un profesionist n evenimente certificat. Ceea ce alte persoane reuesc s nvee n mai muli ani, prin experiena de munc, putei nva n 6 pn la 12 luni, prin cursuri certificate de management de eveniment. Dei o astfel de certificare nu este obligatorie pentru a lucra n domeniu, o diplom de la un institut reputat poate fi un inceput promitor pentru dumneavoastr dac dorii s excelai n acest domeniu ntr-un ritm mai rapid. Prin certificare putei demonstra competena distinctiv, i c avei cunotine, formare, experien, hotrre i capacitatea de a planifica i gestiona un eveniment de succes. Societilor de administrare Eveniment i entitile mass-media recunosc treptat valoarea profesionitilor de eveniment certificai i n viitorul apropiat vor da prioritate acestora n faza de recrutare. Pstrai n minte un singur lucru. Nici o companie de management al evenimentelor nu organizeaza toate tipurile de evenimente. Exista unele companii care organizeaz numai evenimente corporate; unele organizeaz numai expozitii n timp ce alte cteva pot organiza doar spectacole de moda, concerte sau de nunta. Prin urmare, decidei care tip de eveniment v place cel mai mult i alturai-v apoi societii care este specializat n organizarea acestui eveniment. De exemplu, dac v plac concertele de muzic, atunci v putei altura companiei care este specializata in organizarea de concerte de muzic.

CAP. 4 ANALIZA SWOT IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR Cercetarea pieei nainte de organizarea unui eveniment, trebuie s aflm dac exist o pia (adic audien) pentru evenimentul preconizat sau nu. De exemplu, s presupunem c dorim s organizm un spectacol de mod n Oman. n cazul n care oamenii de acolo nu au un interes cert fa de mod, atunci nu este o idee prea bun de a organiza un astfel de eveniment acolo. Evenimentul va eua n mod sigur. Analiza pieei Dac exist o pia pentru evenimentul preconizat, atunci putem trece la analiza pieei. Analiza pie ei nseamn gsirea de informaii despre audiena int. Vom afla cine reprezint audiena int n funcie de grupa de vrst, sex, calificare, profesie, nivelul de cunotine, venitul, personalitate, tradiii, religie, stilul de via etc. Nu exist nici un element de atractivitate pentru eveniment, la nivel naional, dac audiena int aparine numai de judeul Cluj. Vom afla care sunt dorinele i ateptrile publicului int la evenimentul preconizat. Toate aceste informaii ne vor ajuta n elaborarea unui plan de eveniment mai bun. Analiza concurenei Aceasta nseamn gsirea de informaii despre concurenii notri. Vom afla cine sunt competitorii, din nou n funcie de vrst, sex, calificri, nivelul de cunotine, experien n organizarea de evenimente, cifra de afaceri, valoarea de pia, PR (mass-media i corporative contacte) i cota de pia. Trebuie s aflm cum promoveaz i cum pun n oper evenimentele lor. Ce fac ei n cadrul evenimentelor lor? De ce oamenii vin la evenimentele lor? Pentru aceasta ar trebui s participm la evenimente organizate de concureni i apoi s elaborm un raport de eveniment. Raportul de eveniment va conine lucruri ca

- aranjarea scaunelor i luminilor - materiale promoionale utilizate - planul locului de desfurare a evenimentului - partea de alimentaie - detalii de contact ale sponsorilor, partenerilor, clienilor - furnizori de servicii conexe, precum DJ-ii, cosmeticiene, interprei, fotografi, cameramani,

decorator, florar etc.

Trebuie s aflm ct mai multe informaii posibil despre evenimentele organizate de concureni.

CAP. 5 CERCETAREA PIETEI IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR

Cercetarea produselor/serviciilor Dac se are n vedere organizarea unui eveniment corporativ, atunci este necesar pentru organizator s efectueze o cercetare a produselor / serviciilor promovate i vndute de ctre acel client corporativ.

- trebuie aflat cum i promoveaz compania produsele sale - cum intenioneaz compania s-i construiasc imaginea asociat produselor sale (imaginea - care este valoarea de pia i cota de pia a companiei i produsele sale? - care - care - care sunt clienii produsul? sunt caracteristicile produsului? sunt avantajele i dezavantajele produsului n compara ie cu produsele

de brand)?

concurenilor? Aceast cercetare ne va ajuta mai trziu s facem o campanie de promovare eficace pentru evenimentul corporativ. Analiza SWOT In cadrul analizei SWOT:
-

S nseamn puncte forte W nseamn punctele slabe O nseamn oportuniti T nseamn ameninri Este un instrument planificare strategic utilizat pentru

de

identificarea i analiza punctelor tari, punctelor slabe, oportunitilor i ameninrilor implicate n proiectul dvs. Analiza SWOT se mai poate realiza la nivelul ntregii organizaii. Forte: Acestea sunt atributele proiectului dumneavoastr care sunt utile n realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experien n evenimente, nalt nivel de motivare, PR excelent, cota de pia bun etc. Puncte slabe: Acestea sunt acele atribute ale proiectului dumneavoastr care sunt nefavorabile realizrii obiectivelor proiectului. De exemplu:, lipsa de fonduri, echipa de eveniment lipsit de experien, nivel de energie sczut, lipsa de mass-media i de contacte corporative etc.

Oportuniti: Acestea sunt acei factori externi care sunt utili n realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: concuren restrns, condiii economice favorabile, sprijin din partea autoritilor locale, dispunerea de infrastructur de vrf etc. Ameninri: Acestea sunt acei factori externi care sunt nefavorabili realizrii obiectivelor proiectului. De exemplu: o concuren puternic, sprijin puin sau chiar deloc de la autoritile locale, vreme rea, infrastructura slab, indisponibilitatea materiilor prime etc. Este foarte important s efectuai o analiz SWOT nainte de dezvoltarea unui plan de eveniment pentru a dezvolta o strategie care maximizeaz potenialul punctelor forte i oportunitilor i n acelai timp, se minimizeaz impactul punctelor slabe i ameninrilor. Raportul de analiz Dup realizarea cercetrii pieei, concurenilor, produselor/serviciilor i a analizei SWOT, vei crea un raport care conine detaliile tuturor acestor investigaii. Documentaia privind cercetrile este important, mai trziu, pentru evaluarea evenimentului. Raportul de analiz v va ajuta, de asemenea, n obinerea de sponsorizare pentru eveniment.

CAP. 6 - SFATURI UTILE IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR

Ar fi util s urmrim rspunsurile la o serie de ntrebri (respectiv de ce, ce, cnd, unde, cine i cum) pentru a crea un plan de eveniment. De ce? "De ce" nseamn care este raiunea pentru care este conceput i organizat evenimentul, respecitv obiectivul principal. Ce dorii s obinei de la eveniment? De exemplu: dorii s organizai evenimentul pentru a spori imaginea companiei de marc, creterea vnzrilor societii, pentru a promova produse/servicii sau pentru a promova o cauz social etc. Definirea obiectivelor evenimentului de la nceput foarte este foarte important n faza de planificare deoarece ea v ofer direcia n care ar trebui s acionai, pentru a realiza aceste obiective. Organizarea unui eveniment fr obiective clar definite este o mare pierdere de timp i resurse. Ce? "Ce" nseamn ceea ce avei de gnd s facei n contextul evenimentului, respectiv care va fi:
-

Numele evenimentului Meniul de alimente i buturi Profilul evenimentului Profilul invitailor Tema evenimentului Prestatorii de servicii
-

Condiiile minimale, chiar obligaiile

participanilor
-

Condiiile de acces ale participanilor Faciliti Eventuale taxe de intrare Atuurile eveniment Campania promoional Programe Bugetul evenimentului

Cnd In ce perioad avei de gnd s organizai evenimentul (chiar data i ora)? Pstrai urmtoarele lucruri n minte n timp ce alegei data i ora pentru eveniment:
1)

Selectai data i ora conform audienei int, neignornd comoditatea i disponibilitatea. De

exemplu: nu se organizeaz evenimente n timpul zilelor lucrtoare, zilelor de srbtoare. Adesea, cel mai bun timp pentru a organiza evenimente este n week-end.
2)

Asigurai-v c evenimentul (ca dat i or), nu intr n conflict (nu se suprapune) cu alt

eveniment mai semnificativ. De exemplu: nu este o idee bun s organizai un concert de muzic cu impact local, ntr-o zi cnd exist un concert cu Iris.
3)

Momentul va ine cont i de condiiile climatice n timp ce se alege data i ora pentru

eveniment. Este aproape un dezastru s organizai un eveniment in aer liber ntr-o zi cnd este furtun sau se ateapt ploi abundente. Aici putei folosi i propria experien dac suntei familiarizat cu condiiile climatice din regiunea unde intenionai s organizai evenimentul sau putei obine ajutor de la furnizorii de prognoze meteo. Oricum, trebuie s aflai cum va fi vremea n ziua evenimentului. Unde Va pune n discuie locaia n care avei de gnd s organizai evenimentul. Cine Cine vor fi organizatori, sponsori, parteneri, clieni i public int? Ct de multe categorii de public int (i care este numrul lor) v ateptai s viziteze evenimentul i de ce? Trebuie s avei o foarte bun estimare pentru acest lucru, deoarece va trebui s convingei potenialii coorganizatori i sponsori de numrul de persoane care va participa la eveniment. Cum Se refer la modul concret n care vei produce i comercializa evenimentul.

CAP. 7 - SELECTAREA LOCULUI DE DESFASURARE A EVENIMENTULUI

Pstrai n minte urmtoarele lucruri n timp ce alegei un loc pentru evenimentul dumneavoastr:
1) Audiena int / numrul de participani

Acest lucru nseamn numrul de persoane pe care l ateptam s participe la eveniment. Asigurai-v c locaia poate gzdui cu uurin audiena int preconizat. Locul de ntlnire nu trebuie s fie prea mic sau prea mare pentru oaspei. In cazul n care este prea mic locaia, oaspeii vor simi un disconfort. Dac este prea mare, atunci vei ajunge s pltii prea mult pentru locaie. ncercai s obinei i rspunsuri clare dac participanii vor fi prezeni la eveniment. Deoarece muli oameni neleg deja aceast necesitate, ei ar trebui s nu fie deranjai de solicitarea de a rspunde napoi, n ceea ce privete intenia de a participa la eveniment. n acest fel, putei obine cifre destul de exacte privind numrul de clieni, care v va ajuta n a decide, de asemenea, cantitile de produse alimentare i buturi.
2) Statutul audienei int

Dac audiena int sunt oameni bogai, atunci locul de ntlnire trebuie s fie o staiune sau un hotel de cinci stele i toate serviciile furnizate n timpul evenimentului trebuie s fie de calitate foarte nalt.
3) Accesibilitate pentru audiena int

Selectai locul conform comoditii audienei int. Locul de ntlnire ales de dumneavoastr nu trebuie s fie foarte departe de locul unde triesc majoritatea participanilor. Locul trebuie s aib iluminat corespunztor i ventilaie. Ar trebui s nu fie ntr-o zon zgomotoas sau poluat. Acesta trebuie s fie absolut ngrijit i curate.
4) Condiii climaterice

Pstrai condiiile climatice n minte n timp ce alegei un loc de ntlnire. Dac avei de gnd s organizai un eveniment n aer liber n timpul sezonului ploios sau n timpul iernii, nu este o idee bun. ncercai ntotdeauna s organizai evenimentele n interior, dac este posibil, deoarece astfel i costurile sunt mai mici.

5) Istoria locului

nainte de stabilirea unui loc de ntlnire verificai istoricul locaiei. Aflai ct de multe evenimente au fost organizate n locul acela pn n prezent. In acest fel putei afla dac locaia este adecvat pentru gzduirea de evenimente. Acest lucru v va ajuta mult atunci cnd vei organiza mai trziu evenimente acolo, deoarece va trebui s depunei mai puin efort n a face locul adecvat pentru eveniment. Dac locul desfurrii are probleme de ordinul relaiilor cu vecinii (acetia anunand poliia la alte evenimente), atunci nu este o idee bun de a organiza un eveniment acolo, mai ales in aer liber.
6) Servicii puse la dispoziie n locul respectiv

nainte de rezervarea unui loc de ntlnire, verificai numrul de servicii furnizate de locaie, precum:
-

Facilitatea de parcare Condiiile de securitate Personalul existent Eventualele restricii Serviciile suplimentare

7) Taxele percepute n locaia respectiv

Adresai o serie de ntrebri titularului spaiului, nainte de angajarea unui loc pentru eveniment:
-

care este taxa pentru obinerea locului? ce se include aceast tax? ce nu este inclus n tax? exist vreun cost pentru parcare?
-

care este suplimentul de pre pentru amenajarea unei zone de alimentaie,

inclusiv pentru consum de alcool?

-

care este costul suplimentar pentru servicii de cazare? care sunt taxele i cum se taxeaz serviciile suplimentare? ce modaliti de plat sunt disponibile? care sunt formele de rambursare a sumelor pltite, n caz de renunare?

8) Vizitarea locului

n cazul n care vei merge, ca un manager de eveniment, la un potenial loc de desfurare, pentru inspecie, cel mai bun mod este s v nregistrai acolo ca un oaspete anonim, stai acolo timp de 2-3 zile i de a folosi deliberat toate serviciile furnizate de locaie. s

Asigurai-v c aerul condiionat, ventilatoarele, sursele de apa funcioneaz corect, lifturile sunt operaionale. Exist o iluminare adecvat, iar salubrizare este prompt. Mai verificai i ct de util, politicos i profesional este personalul din locaie. Verificai dac exist sau nu o reglementare local cu privire la zgomot. Verificai cum se asigur securitate spaiului de parcare i cum este chiar situaia criminalitii n zona unde se afl locul. Asigurai-v c locul este coerent cu tema evenimentului.
9) Volumul de munc necesar

n funcie de istoria locului de desfurare, serviciile furnizate i vizitarea locaiei, putei determina ct de mult efort este necesar pentru a face locul potrivit pentru eveniment. Selectai un loc de ntlnire care necesit un efort ct mai mic, deoarece cu att mai mic va fi i costul final al evenimentului. Contractarea locului de desfurare a evenimentului Ce este un contract? Este un acord care este executoriu, prin lege, n orice context de afaceri. Ce este un acord? Un acord este o promisiune sau set de promisiuni. Cnd un contract este considerat a fi valid? Un contract este considerat valabil atunci cnd:
1.

A fost ncheiat ntre dou sau mai multe

pri, care sunt legal competente i autorizate s semneze un contract.

2.

A fost ncheiat prin voin liber a prilor. Voin liber nseamn acordul a fost fcut:

fr a face ameninri sau a folosi fora fizic; fr orice influen nejustificat, adic partea aflat n poziie dominant s nu profite de poziia sa sau autoritatea sa pentru a obine consimmntul celeilalte pri; fr fraud; fr alterarea de fapte; nu din greeal.
3) Contractul

conine clauze (adic drepturi i obligaii). Un contract fr clauze clare i

ferme este legal nesemnificativ. Puncte importante de reinut cu ocazia contractrii locului desfurrii evenimentului
1) Indiferent ce se negociaz, indiferent ce este oferit sau reciproc convenit, trebuie stipulat ntr-

un format scrise pe hrtie, semnat i tampilat n mod valabil de ctre prile din contract i

care sunt legal competente i autorizate s intre ntr-un contract. A nu se negocia niciodat, nimic, verbal.
2) Decidei elementele compensatorii n cazul n care evenimentul este forat s se anuleze din

cauze precum: restricii de zgomot, greve ale personalului, schimbri n rndul personalului de conducere, schimbarea proprietarului locaiei, faliment sau alt eveniment gzduit de locul respectiv.
3) Asigurai-v c contractul garanteaz:
-

datele rezervate, perioada, facilitile locaiei. lista cu toate serviciile stabilite i taxele

asociate pentru aceste servicii, inclusiv costul maxim, exact structurat.

-

angajamentele discutate i convenite.

4) Niciodat nu semnai un contract imediat dup

vizita la faa locului. Mai bine luai o copie a contractului acas, cititi-1 bine de mai multe ori i discutai cu membrii echipei dvs.i chiar cu un avocat.Comparai contractul cu alte variante de locaii i abia apoi acceptai-l/respingei-l pe acesta.
5) Consultai ntotdeauna avocatul dvs pentru a revizui contractul i asigurai-v c contractul

v protejeaz interesele. n timpul contractrii cu administratorul locaiei vizate, asigurai-v c contractul dumneavoastra conine clauzele urmtoare:
1) Nu ar trebui s existe nici o activitate de construcii/reparaii la cldirea locaiei sau la oricare

dintre prile sale, fr aprobarea prealabil n ziua evenimentului.

2) Nici un alt eveniment nu poate avea loc n ziua evenimentului nostru. (Dac chiar nu este

posibil, atunci asigurai-v c acel alt eveniment nu afecteaz serviciile furnizate nou, din lips de personal sau de locuri de parcare)

CAP.8 - MARKETINGUL EVENIMENTULUI

Pai implicai n crearea unei campanii promoionale pentru eveniment Pasul 1: Stabilirea obiectivelor publicitii.
-

a crete gradul de contientizare despre a obine sponsori i clieni pentru eveniment s mulumii sponsorilor i clienilor

eveniment.
-

dumneavoastr. Pasul 2: Decidei asupra activitilor dumneavoastr promoionale Cum avei de gnd s promovai evenimentul dumneavoastr, organizatorii, sponsorii, clienii i partenerii, nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. nainte de a trece mai departe, s clarificm puin ce este mass-media. Mass-media se refer la diferite mijloace de comunicare. n general sunt cinci categorii de mass-media: tiprit, electronic, outdoor, de tranzit i alte forme de mass-media. Presa include: ziare, reviste, comunicate de presa, bilete, invitaii, bannere, postere etc. Mass-media electronic include TV, Radio, Internet, telefon, borne electronice etc. Mass-media outdoor include panouri i baloane etc. Media de tranzit include formele de promovare prin intermediul autoturismelor, taxiurilor, autobuzelor, camioanelor, trenurilor, avioanelor etc. Cum poate fi folosit media tiprit pentru promovare
1.

Promovarea evenimentului, sponsorilor i clienilor prin

anunuri n ziare, reviste, jurnale comerciale, comunicate de pres, bilete, invitaii, bannere i postere.
2.

Imprimai-v numele companiei i logo-ul folosind inuta

personalului, pixuri, jurnale, cadouri, catalogul manifestrii i alte materiale promoionale. Cum poate fi utilizat mass-media electronic pentru promovare
1. Promovai evenimentul, sponsorii i clienii prin reclame TV i Radio 2. Furnizai spaiu publicitar gratuit pe site-ul companiei dumneavoastr, unde sponsorii i

clienii i pot promova produsele i serviciile pentru anumite perioade de timp.

3. Dezvoltarea unui site al evenimentului doar pentru a promova evenimentul viitor i a oferi o

facilitate pentru nregistrarea online. Toate detaliile cu privire la eveniment trebuie s fie disponibile pe site.
4. Folositi suporturi electronice pentru afiri vizuale: ecran plasm, ecran LCD, ecran

LED, ecran de proiecie, panouri video etc pentru a promova sponsorii i clienii dumneavoastr. Cum poate fi folosit media exterioar pentru promovare
1. Promovai

evenimentul, sponsorii i clienii prin panouri de afiaj i reclam.Exist dou

tipuri de panouri: panou cu defilare mesaj i panou mobil. Panourile pot fi iluminate, pictate, holografice, cu afi din hrtie.
2. Putei,

de asemenea, face promovare prin intermediul unor chiocuri, baldachine i baloane

gigant. Cum poate fi folosit media de tranzit pentru promovare

1. Caravanele sunt n general folosite n tranzit mass-media. 2. Panourile mobile, afiaje LED mobile sau rulote, de asemenea, pot fi utilizate pentru

promovare

CAP. 9 - ETAPELE PRODUCERII UNUI EVENIMENT

Etapa 1: Efectuai o analiz a evenimentului. Etapa 2: Pregtii un plan de eveniment. Etapa 3: Verificai oportunitatea iniierii acelui eveniment. Discutai planul de eveniment cu alte persoane, pentru a obine opinii i sugestii. Etapa 4: Identificai organizatorii, sponsorii, partenerii i clienii evenimentului. Etapa 5: Elaborai un calendar al evenimentului. Un calendar de eveniment este o list ordonat de activiti care sunt necesare a fi executate pentru a produce i comercializa evenimentul. Aceste activiti sunt de trei tipuri: activiti nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. Pai n pregtirea unui calendar de eveniment Pasul 1: Creai o list de activiti nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. Pasul 2: Stabilii termene pentru fiecare activitate. Pasul 3: Repartizai aceste activiti membrilor echipei de eveniment. Not: Pentru evenimente ample, va trebui s pregtii un calendar separat pentru fiecare seciune a evenimentului. Managementul echipei de eveniment Este nevoie de o echip pentru a organiza un eveniment. Nu se poate face totul individual. Gestionarea incorect a evenimentului este de cele mai multe ori cauzat de gestionarea incorect echipei. Pentru al a obine echipei un de management performant

eveniment, trebuie derulate urmtoarele aciuni: Cunoatei-v echipa Doar a le tii numele, feele i profilul posturilor membrilor echipei nu este suficient. Trebuie s existe o bun cunoatere a personalitii, stilului de via, preferinelor, calificarea educaional, nivelul de cunotine, religie i n special nevoile, i dorinele. Prin nevoi i dorine ne referim la nevoile fiziologice, nevoile de siguran, nevoi sociale, nevoile de stim, nevoile de cunoatere i nevoile de autorealizare.

Fiecare persoan are nevoi diferite i prioriti diferite n a le ndeplini. n timp ce pentru unii recunoaterea este mai important dect sigurana locului de munc, pentru alii, sigurana locului de munc este mult mai important. Nevoile fiziologice Reflect nevoia de a avea alimente, ap, cldur, adpost i alte lucruri necesare pentru supravieuire. Membrii echipei vor resimi aceste nevoi, iar n cazul n care aceste nevoi nu sunt respectate pot s apar disconfort, boal i durere. Un bun manager de eveniment trebuie s se asigure c toate nevoile fiziologice ale echipei sunt ndeplinite din timp n timp. Nevoile de securitate Acestea includ necesitatea de a fi n siguran, dar i sigurana locului de munc i securitatea financiar. Ca manager de eveniment avei obligaia de a asigura sigurana echipei, n special cea a femeilor din echip. Nicio persoan nu poate da un randament bun ntr-un mediu nesigur. Pentru a proteja echipa de daune psihologice, asigurai-v c nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Furnizarea de siguran a locului de munc pentru echip, de asemenea, este foarte important. n nici un moment, un membru al echipei nu ar trebui s simt c locul su de munc este n pericol. Nevoile sociale Este nevoie s se simt un sentiment de apartenen i de acceptare. Necesitatea de a iubi i de a fi iubit de ctre prieteni, partenerul intim, familia i grupuri sociale precum o echip de eveniment. Pentru a ndeplini aceast nevoie, trebuie s fie relaii cordiale ntre tine i echip, dar i printre membrii echipei. Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dac el are probleme considerabile de familie. ncercai tot ce putei pentru a reduce problemele sale familiale. ncercai s obinei o reducere a stresului su, oferindu-i o zi liber sau implicndu-l ntr-un joc sportiv care i place cel mai mult. Persoanele care au puternice nevoi sociale nu ar trebui introduse ntr-o sarcin n care au o interaciune mic cu oamenii. Acestea sunt mai bune pentru locuri de munc n vnzri sau PR.

Nevoile de stim Presupun nevoia de a obine respectarea, recunoaterea, faima i statutul aparte Unii oameni au mai puternic nevoia de stim dect alii. Va trebui s identificai acei membri ai echipei care au nevoi de stim puternice i apoi s gsii modaliti de a-i ajuta n acest sens. De exemplu dac o persoan muncete din greu pentru a obine recunoatere ntre membrii echipei i nu i se d aceast recunoatere (prin felicitri n faa colectivului sau prin avansare), mai devreme sau mai trziu motivaia lui va merge njos i el nu va da rezultate optime. Nevoi de cunoatere nseamn nevoia de a nelege, de a nva, de a descoperi i de a explora. Persoanele care au puternice nevoi de cunoatere nu ar trebui introduse ntr-o aciune care este monoton i care nu ofer posibiliti de cretere intelectual. Sincer vorbind, oameni cu puternice nevoi de cunoatere nu sunt potrivite pentru gestionarea unui eveniment. Nevoia de autorealizare Este nevoia de a fi cel mai bun. Foarte puini oameni au acest tip de nevoie. Dac avei pe cineva n echip cu aceast nevoie, vei avea i avantaje i dezavantaje. Avantajul este c v putei atepta ntotdeauna la rezultate optime din partea lui/ei. Dezavantajul este c aceast persoan va cuta neobosit obinerea unei poziii de conducere i dac nu o obine, atunci ea foarte probabil va prsi echipa i chiar poate deveni un concurent.

CAP. 10 - MANAGEMENTUL STRESULUI IN CONTEXTUL EVENIMENTELOR Stresul este parte integrant din gestionarea oricrui eveniment. Fiecare persoan implicat n eveniment este sub un stres constant, pe tot parcursul implementrii acelui eveniment. In timp ce un anumit volum de stres este necesar, pentru a se obine rezultate optime, un stres prelungit (care persist sptmni, luni, iar uneori ani) poate crea trei tipuri de probleme la o persoan:
1)

Fiziologice: boli de inima, tensiune arterial

ridicat, migrene, diabet zaharat, astm, obezitate, infertilitate etc.

2) 3)

Psihologic: anxietate, depresie, lips de concentrare etc. Comportamental: insomnie, abuz de alimente sau nfometare, absenteism etc.

Ca un manager de eveniment este sarcina noastr s avem grij de sntatea fiziologic i psihologic a noastr i a membrilor echipei. Pentru aceasta, trebuie s aflm semnele stresului, cauzele stresului i apoi s formulm, pregtim i punem n aplicare strategii de diminuare a stresului. Semne ale stresului Simptome fizice comune: dureri de cap, afeciuni stomacale, grea, ameeal, creterea n greutate sau pierderea de greutate, insomnie, rceli frecvente etc Simptome emoionale comune: toane, agitaie, depresie, nefericirea, sentimentul de singurtate i izolare, nerbdare, iritabilitate etc. Simptomele comportamentale comune: consum de alimente n exces, lipsa acestui consum, somn prelungit sau prea scurt, activiti suprapuse, rosul unghiilor, neglijarea responsabilitilor, izolarea de alii, consum excesiv de alcool, fumat excesiv, consum de medicamente pentru relaxare etc. Simptome cognitive comune: pierderi de memorie, lipsa de concentrare, judeci simple, negativism, team de a anticipa. Not: Aceste simptome ale stresului variaz de la o persoan la alta, deoarece fiecare persoan are alt personalitate, percepie, toleran la stres i suport din partea familiei i prietenilor.

Cauze ale stresului Pot fi un numr semnificativ de cauze ale stresului:

1)

Schimbri majore viaa personal: cstorie, divor, naterea unui copil, un nou loc de Locul de munc prin natura sa: insatisfacie n munc, conflicte, retribuie insuficient, Stres legat de mediu: condiii proaste de munc, poluare, zgomot, prea frig sau prea Alte surse: probleme personale (cum ar fi perfecionism, stim de sine redus, pesimism,

munc, concediere, pensionare etc

2)

suprancrcare a locului de munc, discriminare rasial, sexual sau hruire etc.

3)

mult cldur, vecintate nesigur etc.

4)

ateptri nerealiste etc), probleme de familie, probleme financiare, lipsa de sprijin din partea familiei i a prietenilor etc. Strategii pentru reducerea stresului Ca manager de eveniment putei face urmtoarele lucruri pentru a reduce stresul:
1) Stabilii obiective realiste pentru dvs i pentru echip. 2) Evitai toate situaiile care cauzeaz stres 3) In cazul n care o persoan se confrunt cu nemulumire la locul de munc, atunci

determinai nevoile sale (sociale, de stim etc) i ncercai s le ndeplinii prin diverse stimulente financiare i nonfinanciare. Proiectai locurile de munc n aa fel, nct s utilizai competenele i abilitile unei persoane i n acelai timp aceasta s-i ndeplineasc nevoile sale.
4) Proiectai un loc de munc pentru o persoan astfel nct ea s se confrunte cu un minim

de conflicte i s nu aib nicio ambiguitate n ceea ce privete sarcinile.

5) Descurajai politica i favoritismele la locul de munc. 6) Rezolvai conflictele interpersonale judicios i rapid. 7) Pregtii un manual de politici care mpiedic i se adreseaz la toate tipurile de hruire

(emoional, fizice si sexuale) si discriminare. Manualul trebuie s statueze clar, c consecinele nerespectrii manualului vor fi severe. Distribuii copii ale manualului ctre toi membri echipei i cerei-le s-l citeasc.

8) Asigurai-v c toate nevoile fiziologice (hran, ap, cldur, adpost i alte lucruri

necesare pentru buna funcionare) ale echipei sunt ndeplinite din timp n timp, pe parcursul evenimentului.
9) Protejai-v echipa de daune psihologice, asigurndu-v c nu sunt conflicte interne (cum

ar fi ciocniri ale ego-urilor, altercaii, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Dac exist conflicte, atunci ncercai s le rezolvaijudicios. Sigurana locului de munc pentru echip este, de asemenea, foarte important. n nici un moment, vreun membru al echipei nar trebui s simt c locul su de munc este n pericol. Avei grij de echip i dincolo de locul de munc. Dac orice membru al echipei se confrunt cu o problem financiar, ncercai s-l ajutai ct de mult este posibil.
10)

Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dac are probleme considerabile de

familie.clncercai tot ce putei pentru a reduce aceste probleme familiale. n cazul n care nu se poate face acest lucru, cel puin acceptai problemele sale. ncercai s reducei stresul su oferindu-i o zi liber sau implicndu-l ntr-un sport care i place. Cerei i celorlali membri ai echipei s-l susin.
11)

Majoritatea stres n contextul unui eveniment se datoreaz managementului defectuos

al timpului. Este greu s rmi calm i concentrat cnd lucrurile nu merg modul n care ar trebui, i exist abateri de la program. Planificai n avans lucrurile i defalcai planul pe fiecare activitate, n detalii. Asta este singura soluie.
12)

Includei timp de odihn si relaxare n programul zilnic att pentru dumneavoastr, ct ncurajai pe toat lumea s adopte un stil de via sntos, prin exerciii regulate,

i pentru membri echipei.

13)

diet, meditaie, sport etc.

CAP. 11 -

PLANUL DE GESTIONARE A RISCURILOR

PENTRU EVENIMENTE Un eveniment este plin de incertitudini precum pene de curent, defeciuni ale echipamentului, urgene medicale, certuri, situaii de panic, incendiu, retragerea unei sponsor etc. Cum putem avea de-a face cu toate aceste evenimente neprevzute fr un plan de gestionare a riscurilor bine gndit. Gestiunea riscurilor se face n fiecare etap de producie a unui eveniment. De exemplu, cnd gestiunea riscurilor se face n cmpul de gestionare a informaiilor, atunci arede-a face cu pierderi de date, furt de date sau defeciuni ale calculatoarelor. Cnd gestiunea riscului este fcut n domeniul securitii, atunci se pun n discuie certuri, situaii de panic, incendii, accidente etc. In mod similar, exist riscuri asociate cu: resursele umane, finanele, comercializarea, managementul calitii, participanii, alimente i buturi, gestionarea tehnic, infrastructur, logistic, achiziii i echipa de conducere. Elaborarea planului de gestionare a riscurilor pentru evenimente Deoarece managementul riscurilor este o foarte important parte a managementului de eveniment, acesta se efectueaz n mod planificat si profesional. Urmtorii pai sunt implicai n gestionarea riscurilor: Pasul 1: Identificai acele elemente sau activiti care ar putea s aib un risc. O list a acestor elemente este deja specificat mai sus, precum gestionarea informaiilor, securitate, achiziii publice etc. Pasul 2: Identificarea riscurilor asociate cu fiecare element sau activitate. De exemplu furtul de marf este asociat cu gestionarea logisticii. n mod similar, pierderile de date sunt asociate cu gestionarea informaiilor. Pasul 3: Determinai posibilitatea apariiei riscul si a gravitii consecinelor dac riscul se ntmpl. De exemplu

Elemente
Managementul

Risc pierderea datelor furtul de date date denaturate ceart, ncierare

Posibilitatea sczut mare foarte mare sczut

Gravitatea foarte mare mare foarte mare sczut

informaiilor
Managementul securitii

Pasul 4: Prioritizarea (ierarhizarea) riscurilor Riscurile cu gravitate mare a consecinelor ar trebui gestionate cu prioritate. Pasul 5: Formularea, pregtirea si implementarea strategiilor pentru a gestiona riscurile. Unele strategii comune utilizate pentru gestionarea riscurilor sunt:
* * *

Evitarea riscurilor - evitai acele elemente si activiti care ar putea s aib un risc. Riscul de retenie - acceptai unele sau toate consecinele asociate cu un risc. Riscul de Transfer - se transfer riscul unui ter. Pentru exemplu transferai Reducerea riscurilor - reducerea riscului asociat cu un anumit element sau activitate prin

responsabilitatea securitii evenimentului unei agenii de securitate.

*

elaborarea unui plan de msuri eficiente de intervenie. Pasul 6: Monitorizarea riscurilor periodic, astfel nct strategiile folosite pentru a gestiona riscurile s poat fi actualizate sau revizuite.

CAP. 12 MANAGEMENTUL INFORMATIILOR IN CADRUL EVENIMENTELOR

Managementul informaiilor include obinerea de informaii din diverse surse i apoi organizarea, regsirea i ntreinerea lor. Pentru evenimente de dimensiuni mici, putei face gestionarea informaiilor de unul singur. Cu toate acestea, pentru evenimente de mari dimensiuni, vei avea nevoie de un manager de informaii. Acest manager de informaii poate avea mai muli asisteni, n funcie de dimensiunea evenimentului. Un manager de informaii este responsabil pentru ntreinerea bazei de date cu furnizorii de servicii (cum ar fi decoratori, tehnicieni, DJ, florar, artiti etc), cu invitai, sponsori, parteneri, organizatori, delegai, lectori, reprezentani mass-media, clieni i audien int. Informaiile care de obicei sunt gestionate reprezint detalii de contact i toate operaiunile de afaceri i tranzaciile monetare efectuate nainte, n timpul i dup evenimen. Un manager de informaii este responsabil pentru documentarea despre astfel de activiti. n caz de reuniuni i conferine, el este cel care nregistreaz lucrrile i dezbaterile. De asemenea el formuleaz, pregtete i implementeaz planul de gestionare a riscului legat de informaii (pierderi de date, furt de date sau defeciuni ale aparatelor). Exist multe programe software pentru managementul evenimentelor disponibile pe pia, programe care pot ajuta i pe planul managementului informaiilor. Managementul achiziiilor n cadrul evenimentelor Este ntregul proces de cumprare a bunurilor i serviciilor pentru a sprijini operaiunile de afaceri. Procesul include stabilirea nevoilor i apoi localizarea, selectarea, negociere, contractarea, gestionarea i plata furnizorilor. Managementul logistic n contextul evenimentelor

Gestionarea logisticii presupune mutarea de bunuri i mrfuri de la o locaie la alta n modul cel mai eficace i cel mai eficient. Pentru evenimente mici sau locale gestiunea logisticii se poate face de unul singur. Dar pentru evenimente mari, n special cele internaionale va trebui s se apeleze la serviciile unui operator logistic. Un eveniment de nivel naional sau internaional ar putea avea nevoie:
1) Sprijin n faza de pre i post livrare 2) Legturi cu diverse departamente guvernamentale i organizaii. 3) Pregtirea documentaiei necesar pentru importul sau exportul de mrfuri. 4) Transport multimodal rutier, aerian sau maritim. 5) Depozitarea i distribuia de mrfuri 6) Asigurare ncrcturii i urmrirea acesteia 7) Consolidarea ncrcturii 8) Vmuire i diverse alte forme de verificri i impuneri. 9) Diverse tipuri de servicii de management al achiziiilor i management al resurselor. 10)

Formularea, elaborarea i punerea n aplicare a unui plan de gestionare a riscurilor,

de exemplu riscuri legate de furtul de mrfuri. Un manager logistic trebuie s fie expert n toate domeniile menionate anterior. El are cunotine extinse despre regulile, reglementrile, politicile, procedurile i documentaia necesar pentru importul, exportul sau manipularea bunurilor i mrfurilor. El are cunotine largi despre costurile de transport, regimul vamal, practicile bancare etc. Prin urmare, el este indispensabil pentru evenimente de nivel naional sau internaional.

CAP. 13 - MANAGEMENTUL SECURITATII IN CADRUL EVENIMENTELOR Gestionarea include formularea, pregtirea i punerea n aplicare a unor planuri de securitate i strategii pentru evenimente, respectiv cum s se asigure protecia clienilor, delegailor, invitailor, sponsorilor, massfurnizorilor, partenerilor, organizatorilor,

reprezentanilor

media, bunurilor i mrfurilor n mprejurri neprevzute precum:

1) Foc

In caz de incendiu la locul evenimentului, utilizai echipamentele pentru stingerea focului. In acelai timp, toat lumea ar trebui evacuat din locaie n condiii de siguran. Dezvoltarea unui plan de ieire de urgen trebuie realizat pentru o astfel de situaie. n cazul n care focul este necontrolabil, atunci se apeleaz la pompieri. Urmai cteva sfaturi pentru prevenirea incendiilor specificate n continuare:
1. Nu punei material inflamabile sau combustibile n locaia evenimentului, mai ales n

zona oaspeilor sau cea cu scaune.

2.

Asigurai-v c toate cile de intrare i ieire nu sunt blocate prin materiale sau prin Asigurai-v c locul desfurrii evenimentului are ci distincte de intrare i de

diverse mijloace.
3.

ieire, are sistem de alarm de incendiu i stingtoare de incendiu.

4. Utilizai numai acele echipamente electrice care au protecie. 5. Exist cel puin un medic cu trus de prim ajutor, mpreun cu o ambulan, pentru a se

ocupa de urgene medicale.

6. Personalul trebuie s fie bine pregtit pentru acordarea primului ajutor i trebuie s fie

capabil s utilizeze stingtoare de incendiu sau s gestioneze mulimea n caz de incendiu.

2) Cderi de tensiune

n cazul n care evenimentul este organizat ntr-un loc unde penele de curent sunt ceva comun, trebuie s existe suficient putere de rezerv. In caz de cdere de tensiune, pornii luminile de urgen i apoi activai generatoarele auxiliare. Ar fi cel mai bine s avei un sistem UPS (surs de curent nentreruptibil). Creai un plan de urgen separat, pentru a gestiona mulimea prezent la eveniment n caz de pan de curent.
3) Cderea echipamentului

Utilizai numai echipamente fabricate de branduri reputate, astfel nct posibilitatea de a se strica s fie ct mai mic. Angajai numai tehnicieni de lumin i sunet care tiu cum s rezolve prompt orice defeciune a echipamentelor i care au i echipamente/materiale de rezerv.
4)

Urgene medicale O echip paramedical mpreun cu o ambulan trebuie s fie prezent la locul evenimentului. n cazul n care acest lucru este prea mult pentru

bugetul evenimentului, atunci cel puin un medic cu o trus de prim ajutor trebuie s fie prezent n locaie. Toat echipa de eveniment trebuie s fie bine pregtit n acordarea primului ajutor. Dac este posibil, ncercai s cunoatei antecedentele medicale ale invitailor i apoi pregtii un plan n caz de urgen medical n consecin.
5) Starea vremii nepotrivit 6) Renunarea n ultima clip 7) Retragerea unor sponsori 8) Probleme de infrastructur 9) Probleme tehnice
'